2025-10-21 City Council Meeting Minutes_DRAFT

D R A F T
REGULAR MEETING OF THE COMMON COUNCIL
CITY OF EL MIRAGE
CITY COUNCIL CHAMBERS
10000 N. EL MIRAGE ROAD
6:00 PM -TUESDAY, OCTOBER 21, 2025
 
Minutes
 
           
   
1.
ROLL CALL
Present:  Mayor Alexis Hermosillo; Vice Mayor Jacquelyn Parsons; Councilmember Monica
Dorcey; Councilmember Ryan Eldridge; Councilmember Donna Winston
(phone) 
Absent:  Councilmember Scottie Gentry (excused); Councilmember Anita Norton
(excused) 
2.
CALL TO ORDER - meeting called to order at 6:00 p.m. 
Pledge of Allegiance
Moment of Silence
 
3.
CALL TO THE PUBLIC
Citizens desiring to speak on any issue within the jurisdiction of the public body
may do so at this time. Comments shall be limited to three (3) minutes per
person and shall be addressed to the City Council as a whole. At the conclusion of
the Call to the Public, individual City Council Members may (1) respond to criticism
made by those who have spoken, (2) direct staff to review or follow up on the
matter, and/or (3) direct that the matter be put on a future agenda.
Philip Bynum, resident, defined civil service and stated that elected officials are
elected to exhibit this type of leadership for the good of the citizens. He stated
that continuing the renovations to City Hall after citizens rejected it is ridiculous.
Mr. Bynum stated there were no grounds for the action on October 7th.
Steve Gilliam, resident, stated a resident expressed concern at a previous council
meeting about the entrance to the emergency room for individuals traveling north
on El Mirage Road. He stated they would have to make a U-Turn at Cactus Road,
and if someone was injured, the city would get sued. He stated there should be a
20-foot space to let people in and out of the entrance.  Mr. Gilliam also stated
surplus funds need to go to the Public Works Department to clean up the washes
that are filled with debris and are currently unusable.
Aaron Flannery, resident, stated that on October 7th, the Council embarrassed
themselves and El Mirage. He stated that an employee was used as a pawn, that
censures are political, and human resources should be used for employee disputes.
He stated the rank of the chamber is that the Council is in charge of the City
Manager, and the Council works for the citizens. Mr. Flannery stated the Consent
Agenda is filled again with spending items that need to be discussed openly and
thanked the Council for the 5:00 p.m. Work Session meeting and open discussion.
He stated the tax rate is increasing, and there should be more money given back
to the residents.

Jim McPhetres, resident, concured with Mr. Falannery's comments and the need to
move forward.  He stated the Work Session was very informative, and he was glad
to see the Council take some of the ideas suggested by residents. He stated the
amount of money proposed for renovations is absurd and asked the Council to
mind the budget. Mr. McPhetres stated there was a shooting at Sundial Park, and
it is very dangerous. He stated the sprinkler systems are broken, and there are
holes in the ground, and someone could get hurt. In addition, the river wash is
overgrown with trees, and there are people living in them. He stated that money
needs to go to take care of the inner city parks.
 
4.
CONSENT AGENDA
All items listed under the Consent Agenda will be voted on with one motion. If
discussion is desired regarding any Consent Agenda Item, that item will be
removed from the Consent Agenda and voted on separately.
 
1.
Consideration and action to authorize the City Manager to sign a one-year contract
with BizConnectPro to provide business licensing services for an amount not to
exceed $35,000. (Administration)
  
 
2.
Consideration and action to approve a purchase of goods and services from Empire
Pump Corporation in an amount not to exceed $244,365 for the rehabilitation of
well site equipment as part of Capital Improvement Project 62065 and authorize
the finance department to make any necessary transfers. (Public Works)
  
 
3.
Consideration and action to approve a final plat to accept and record public
right-of-way, utility, and access easements for El Mirage RV and Boat Storage on a
10.3-acre property located at the southeast corner of El Mirage Road and
Cactus Road, submitted by Nimble Consulting, LLC. (Development Services)
  
 
4.
Consideration and action to approve the purchase of three 2026 Police Ford
Explorers through the vehicle replacement program at a total cost not to exceed
$249,000 ($243,427.71 plus $5,572.29 contingency) from Peoria Ford under AZ
State Contract CTR059322 (Police).
At Councilmember Eldridge's request, this item was pulled from Consent for consideration
and action on the Regular Agenda as 5.1.a.
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey, to approve the purchase of
three 2026 Police Ford Explorers through the vehicle replacement program, as presented.
Motion passed (5/0).
  
 
5.
Consideration and action to approve the purchase of two 2025 Toyota Camry
dual-purpose vehicles through the vehicle replacement program at a total cost not
to exceed $68,000 ($65,732.96 plus $2,267.04 contingency) from Larry H. Miller
Toyota under AZ State Contract CTR070729. (Police).
At Councilmember Eldridge's request, this item was pulled from Consent for consideration
and action on the Regular Agenda as 5.1.b.
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey to approve the purchase of
two 2025 Toyota Camry dual-purpose vehicles through the vehicle replacement program, as
presented.
Motion passed (5/0).
  
 
Page 2 of 6 
Regular Meeting - Council Minutes
October 21, 2025

6.
Consideration and action to approve the minutes of the Regular City Council
Meeting held Tuesday, October 7, 2025.
At City Clerk Jill Boltz's request, this item was pulled from Consent for consideration and
action on the Regular Agenda as 5.1.c.
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey, to approve the minutes as
amended.
Motion passed (5/0).
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey, to approve Consent Agenda
Items 4.1, 4.2, and 4.3.
Motion passed (5/0).
  
 
5.
REGULAR AGENDA
Consent Agenda Item 4.4 was pulled and discussed as Regular Agenda Item 5.1.a.
Consideration and action to approve the purchase of three 2026 Police Ford
Explorers through the vehicle replacement program at a total cost not to exceed
$249,000 ($243,427.71 plus $5,572.29 contingency) from Peoria Ford under AZ
State Contract CTR059322 (Police).
Mayor Hermosillo stated this item was pulled by Councilmember Eldridge.
Councilmember Eldridge asked what vehicles were being replaced, the
maintenance cost for those vehicles, and the mileage. What is the plan for the
vehicles that are no longer being used, and how long will it take for the auction
process? Lieutenant Takashige stated there are three vehicles that need
replacement. These vehicles have high miles, idle hours, and total mileage, with
high vehicle maintenance and repair costs over the last three years. Lt. Takashige
stated the city has a procedure in place where vehicles would be sent off to an
auction house once all sensitive and emergency equipment has been removed. The
process of auctioning off vehicles can be prolonged to get paperwork in place and
remove equipment. 
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey, to approve the purchase of
three 2026 Police Ford Explorers through the vehicle replacement program, as presented.
Motion passed (5/0).
Consent Agenda Item 4.5 was pulled and discussed as Regular Agenda Item 5.1.b.
Consideration and action to approve the purchase of two 2025 Toyota Camry
dual-purpose vehicles through the vehicle replacement program at a total cost not
to exceed $68,000 ($65,732.96 plus $2,267.04 contingency) from Larry H Miller
Toyota under AZ State Contract CTR070729. (Police).
Mayor Hermosillo stated this item was pulled by Councilmember Eldridge.
Councilmember Eldridge asked what these two vehicles would be used for. Will
these vehicles be replaced, and is there an estimate on how many miles these
vehicles would be driven per year? Lt. Takashige stated these vehicles would be
unmarked, dual-purpose vehicles that would be utilized by administrative staff and
for covert, non-enforcement needs. He stated they would be equipped with
emergency vehicle lights and sirens so that they could be used in a covert
surveillance-type operation in and around the city and would serve a multitude of
operations. He stated the previous vehicles had almost 190,000 miles on they
would not be driven as often as regular patrol vehicles. 
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey to approve the purchase of
two 2025 Toyota Camry dual-purpose vehicles through the vehicle replacement program, as
presented.
Motion passed (5/0).
Consent Agenda Item 4.6 was pulled and discussed as Regular Agenda Item 5.1.c.
Consideration and action to approve the minutes of the Regular City Council
Page 3 of 6 
Regular Meeting - Council Minutes
October 21, 2025

Meeting held Tuesday, October 7, 2025.
Jill Boltz, City Clerk, stated this item was pulled by her due to a comment that was
received from Councilmember Norton-McDaniel due to a minor clarification on
page 16. She stated the edits were made and a copy provided to the
councilmembers.
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey, to approve the minutes as
amended.
Motion passed (5/0).
 
1.
Consideration and action to authorize the City Manager to implement a Utility
Payment Deferral Plan for those military and federal employees impacted by the
Federal Government shutdown. (Mayor/Council)
Vice Mayor Parsons stated this item is to defer city water payments for federal and
military employees impacted by the shutdown until the government is back up and
running. Impacted residents would have 60 days to pay the deferment that was
provided to them once the government reopens.  
Council discussion included residents needing to provide federal employment
identification as well as, Arizona Public Service could possibly be providing some
type of deferment during the federal government shutdown.
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey, to authorize the City
Manager to implement a temporary utility payment deferral program effective immediately
and to remain in effect until 60 days following the opening of the Federal Government.
Motion passed (5/0).
  
 
2.
Consideration and action to approve Ordinance O25-10-09 setting forth and fixing
dates, times, and location of the 2026 City Council Meetings. (Council)
Ms. Boltz presented an Ordinance setting forth and fixing the dates and times and
the location of the 2026 City Council meetings. 
Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey, to approve Ordinance
O25-10-09 setting forth and fixing the dates, times, and location of the 2026 City Council
Meetings, as presented.
Motion passed (5/0).
  
 
3.
Consideration and action to authorize the City Manager to enter into a
construction contract with Shade N' Net to install six shade structures at park and
recreation locations for a cost of $312,326.61 plus a contingency of $30,000, and
authorize the Finance Department to make any necessary transfers. (Parks and
Recreation)
Sean VonRoenn, Parks and Recreation Director, provided background on the shade
structures proposals. This project contains three budgeted items for six shade
structures, four at pocket park locations throughout the community, one at
Gateway Park Splash Pad, and one replacement shade structure at the YMCA. In
the 2025 Parks and Recreation Master Plan Community Survey, respondents
ranked shade areas as the highest demand/interest for park amenities. Mr.
VonRoenn stated shade extends the useful life and desirability of playground and
splashpad features. 
Council discussion included the lifespan of shade structures, how quickly the
structures will be put in place, and warranty on the new structures. Mr. VonRoenn
stated that shade structures will need to be repaired from time to time. The hope
is to have the structures in place before next summer and there is a 15-year
warranty on the fabric and 20-year warranty on the steel.
  
Page 4 of 6 
Regular Meeting - Council Minutes
October 21, 2025

Vice Mayor Parsons moved, seconded by Councilmember Dorcey to approve the contract
with Shade N' Net, as presented.
Motion passed (5/0). 
 
6.
CITY MANAGER'S COMMENTS & SUMMARY OF CURRENT EVENTS 
The City Council may not act upon any matter in the City Manager's summary, but
may have general comments or questions.
Crystal Dyches, City Manager, introduced Kari Sliva, Marketing and
Communications Coordinator, who gave a presentation on the Mass Notification
System.
 
7.
MAYOR'S COMMENTS and COUNCIL SUMMARY OF CURRENT EVENTS 
The Mayor and City Council may not discuss or act upon any matter in the
summary unless the specific matter is properly noticed for legal action.
Mayor Hermosillo stated this week marks the 24th Annual Arizona Cities and
Towns Week and acknowledged the contributions from employees, volunteers, and
colleagues who help make El Mirage a welcoming place to work, live and play. She
stated she signed an official proclamation recognizing Arizona Cities and Towns
Week. Mayor Hermosillo announced that there are less than 30 days to submit
parade entry applications for the Winter Fest Parade.
Councilmember Dorcey stated that she has worked through the Council Code of
Conduct process with the Mayor. She publicly apologized for using offensive
language in the last meeting and assured that it would not happen again. She also
stated that she wanted to congratulate the staff who worked on the 5th Avenue
Sewer Project, which is now complete. 
Councilmember Eldridge thanked Regan for a great job with the Domestic Violence
Walk, which was a success. He also mentioned the Trick or Trunk event at the
YMCA on the 27th from 5:00 pm to 7:00 pm. He stated on Saturday from 11:30
am to 1:00 pm, the Vice Mayor, Mayor and himself would be hosting a small
business luncheon at the library.
Councilmember Winston thanked Regan and the team for doing a wonderful job
with the Domestic Violence Walk. She reminded everyone of the Fall Festival this
Friday at 5:00 pm.
 
8.
ADJOURNMENT - meeting was adjourned at 6:59 p.m.
 
                                                           
Alexis A. Hermosillo, Mayor
ATTEST:
                                                     
Jill A. Boltz, City Clerk
I hereby certify the aforementioned minutes are a true and accurate record of the Regular El
Mirage City Council Meeting held on Tuesday, October 21, 2025, and a quorum was present.
  
                                                               
Jill A. Boltz, City Clerk
Page 5 of 6 
Regular Meeting - Council Minutes
October 21, 2025

Page 6 of 6 
Regular Meeting - Council Minutes
October 21, 2025