Agreement with Defensewerx

info@energywerx.org
www.energywerx.org
1
DEFENSEWERX – ENERGYWERX
TERMS AND CONDITIONS AGREEMENT
This Terms and Conditions Agreement (“TCA or Agreement”) is made and entered into as of the Effective Date by and
between  DEFENSEWERX d/b/a ENERGYWERX (“DEFENSEWERX”),  a  Florida  not-for-profit  corporation  with  its
principal place of business located at 1140 E John Sims Parkway No. 1, Niceville, FL 32578 and City of Glendale
(“Selectee”), with its principal place of business located at 5901 N Glen Harbor Blvd. Glendale, AZ 85307-4502 (each
a “Party” and collectively the “Parties”).
RECITALS
WHEREAS, DEFENSEWERX is a not-for-profit corporation, acting as a partnership intermediary for the United States
of America (the “Government”), chartered to create an innovative environment for bringing together the best minds
of industry, academia, and Government to collaborate and find solutions to the toughest science and technology
challenges while championing science, technology, engineering, and mathematics education for all levels of society,
including, but not limited to, support of the Partnership Intermediary Agreement (“PIA”) between DEFENSEWERX
and the Department of Energy (“DOE”).
WHEREAS, Selectee  is  an  entity  with  expertise  and  capabilities  deemed  to  be  valuable  to  the  purposes  of  the
associated DOE opportunity.
WHEREAS, the PIA, entered into under 15 U.S.C. § 3715, authorizes DEFENSEWERX, under the direction and approval
of DOE, to enter into terms and conditions agreements with entities such as Selectee.
WHEREAS, DEFENSEWERX wishes to engage Selectee to perform tasks (“Services”) in furtherance of the purposes of
the associated DOE opportunity.
WHEREAS, Selectee wishes to provide DEFENSEWERX with Services.
NOW, THEREFORE, in acknowledgment of the recitals above and in consideration of the terms, covenants, and
conditions hereinafter set forth, including in the attached and hereto incorporated Exhibits, and for other good and
valuable consideration, the receipt and sufficiency of which are hereby acknowledged, the Parties, each intending to
be legally bound, hereby agree as follows:
ARTICLE I – RETENTION AND SERVICES
1.1.
Term. This Agreement shall become effective on the date of the last signature (“Effective Date”) and, unless
otherwise terminated in accordance with the terms of Section 1.10 of this Agreement or stated to survive
termination, will continue for sixty (60) days after the final deliverable date specified in the Statement of
Effort (“SOE”) in Exhibit I.
1.2.
Services. Selectee, in providing the Services contemplated under this Agreement, shall:
a.
Perform the Services as more particularly set forth in the SOE contained in Exhibit I in a timely,
professional,  and  workmanlike  manner  in  accordance  with  applicable  and  relevant  industry
standards, including any requirements and obligations set forth in the SOE;
b.
In its performance of this Agreement, utilize properly trained, skilled, and experienced personnel,
supplied with all necessary and adequate equipment and personal protective gear;
c.
Timely disclose all circumstances to DEFENSEWERX that currently exist or arise during performance
of this Agreement that create a conflict of interest in accordance with Section 4.3;
d.
Communicate with DEFENSEWERX regarding performance of Services under this Agreement, and
progress thereof, as often as reasonably necessary and upon DEFENSEWERX’s request;

info@energywerx.org
www.energywerx.org
2
e.
Provide DEFENSEWERX with all relevant information, documents, and technical support reasonably
necessary for performance of Services under this Agreement, and provide the same at the request
of DEFENSEWERX; and
f.
Deliver all Milestones by the date set forth in Exhibit I.
1.3.
No Assurances. Neither Party guarantees any results, including, without limitation, their nature, utility, or
economic or commercial value, of the required Services more particularly set forth in the SOE. Selectee shall
provide Services, more particularly set forth in the SOE, on a best-efforts basis.
1.4.
Timing and Delay. Selectee recognizes and agrees that failure to meet the milestones in accordance with
the delivery schedule detailed in the SOE under Exhibit I (“Milestones”) may result in administrative expense
or other damages to DEFENSEWERX and DOE. Selectee shall, therefore, inform DEFENSEWERX immediately
of any anticipated delays in Milestone delivery and of any remedial actions being taken to ensure completion
of the Milestone according to such delivery schedule. Selectee shall have the opportunity to cure such delays
within thirty (30) days of the original deadline, or if mutually agreed by DOE and the Parties in writing, the
delivery schedule of the SOE may be adjusted.
1.5.
Reports. Selectee shall provide DEFENSEWERX with a status summary of work in progress of its activities
based on the schedule defined in the SOE in Exhibit I.
1.6.
Audits. During the Term under Section 1.1 and surviving for three (3) years thereafter, DEFENSEWERX shall
have the right from time to time to inspect and audit all records relating to Services under this Agreement
and otherwise as to this Agreement to the extent necessary for DEFENSEWERX or DOE to comply with any
audit to which DEFENSEWERX or DOE are subjected. Selectee shall cooperate with any audit right exercised
by DEFENSEWERX under this Section 1.6.
1.7.
Independent Contractor. The  Parties  agree  to  perform  the  Services  hereunder  solely  as  independent
contractors. The Parties will remain independent contractors in their relationship with one other. The Parties
agree that nothing in this Agreement shall be construed as creating a joint venture, partnership, franchise,
agency, employer/employee, or other similar relationship between the Parties, or as authorizing either Party
to act as the agent of the other Party. DEFENSEWERX shall not be responsible for withholding taxes with
respect to Selectee’s compensation hereunder. The Parties shall not have a claim against the other for
vacation pay, sick leave, retirement benefits, social security, worker’s compensation, health or disability
benefits, unemployment insurance benefits, or employee benefits of any kind. Nothing in this Agreement
shall create any obligation between either Party and a third-party except with respect to the protections of
the Government and DOE as set forth herein.
1.8.
Attestations. Each Party attests and certifies as follows:
a.
It has full power, authority, legal competency, and right to enter into and perform its obligations
under this Agreement;
b.
This Agreement is a legal, valid, and binding obligation of each Party, legally enforceable against it
in accordance with its terms;
c.
Entering into this Agreement will not violate the charter or bylaws of either Party or any material
contract to which that Party is also a Party;
d.
It is financially able to satisfy any funding commitments made pursuant to this Agreement;
e.
It has the sole right to control and direct the means, details, manner, and method by which the
Services are carried out;
f.
It has the necessary knowledge, skills, experience, and ability to perform the required Services; and

info@energywerx.org
www.energywerx.org
3
g.
It has the right to perform the Services at any place or location, and at such times as it shall
determine.
1.9.
Event of Default. Each of the following events shall constitute an “Event of Default”:
a.
Selectee’s Services, as enumerated by the SOE in Exhibit I, being performed by any party other than
Selectee – with the exception of specialized and/or technical services which were identified during
the application process;
b.
Services, as enumerated by the SOE in Exhibit I, being performed by Selectee after the Term under
Section 1.1 or Termination under Section 1.10; and
c.
Selectee’s failure to perform any obligation under Section 1.2, including failure to perform by any
associated Milestone delivery date.
1.10.
Termination. This Agreement may be terminated by:
a.
Either Party, or by DOE pursuant to an instruction to DEFENSEWERX, upon thirty (30) days written
notice to the other Party, with or without cause;
b.
Either Party, or by DOE pursuant to an instruction to DEFENSEWERX, upon a material breach of any
term of this Agreement by the other Party, if the other Party’s material breach is not cured within
thirty (30) days written notice thereof;
c.
Either Party, or by DOE pursuant to an instruction to DEFENSEWERX, if the other Party files a
bankruptcy  petition  that  is  not  dismissed  within  ten  (10)  business  days,  the  other  Party  is
adjudicated  bankrupt  or  is  otherwise  insolvent,  or  the  other  Party  ceases  to  do  business  or
otherwise terminates its business operations; or
d.
DEFENSEWERX upon any Event of Default.
1.11.
Post-Termination. Selectee shall submit an invoice to DEFENSEWERX based on the prorated fixed price for
that Milestone and such proration will be based on effort expended from the last Milestone payment up to
the point of termination. The DOE Agreements Officer (“AO”), in consultation with DEFENSEWERX and in
their discretion, will determine if and how much of an appropriate prorated payment is warranted. Selectee
acknowledges and agrees that no other compensation, of any nature or type, shall be payable hereunder
following the termination of this Agreement.
1.12.
Remedies. If either Party materially breaches any term of this Agreement or terminates this Agreement due
to an Event of Default, in addition to any rights and remedies under this Agreement, the non-breaching or
non-terminating Party shall have the right to exercise any and all remedies at law or in equity. All rights and
remedies under this Agreement and at law or in equity are cumulative and shall not preclude one another.
Notwithstanding any other term of this Agreement, a Party may immediately seek injunctive relief to protect
Confidential Information or any intellectual property.
ARTICLE II – PAYMENT
2.1.
Payment.  DEFENSEWERX  shall  pay  to  Selectee  a  total  sum  of  $247,266  (USD)  in  accordance  with  the
Schedules & Milestones in Table 1 and the Payment Schedule in Table 2 of Exhibit I. If Selectee anticipates
non-cancellable  incurred  costs,  then  the  estimated  cost(s)  should  be  identified,  substantiated,  and
addressed by proposing a modification to Milestone/Payment #1 in the Payment Schedule in Table 2 of
Exhibit I.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
4
2.2.
Payment Modification. No modification, increase, or other adjustment to the fee of Section 2.1 or Exhibit I
may be made except those made by mutual agreement and executed by both Parties, in writing, and affixed
to this Agreement in Exhibit J: Engineering Change Proposal.
2.3.
Invoices. DEFENSEWERX’s payments to Selectee in accordance with Section 2.1 and Exhibit I is expressly
conditioned on Selectee’s submission of a sufficiently detailed invoice to DEFENSEWERX upon, and only
upon, full completion of each Milestone as identified in the Schedules & Milestones in Table 1 and the
Payment Schedule in Table 2 of Exhibit I.
2.4.
Taxes and Expenses. Each Party shall be solely responsible for payment of its own respective income, social
security, workers' compensation, other employment related, other foreign or domestic, and any other taxes
of any type. All fees due to Selectee are expressly enumerated by this Agreement, and DEFENSEWERX shall
not pay to Selectee any fees other than that indicated by Section 2.1 and Exhibit I, or otherwise mutually
agreed to by the Parties in writing, including any costs or expenses incurred by Selectee related to its
performance of this Agreement.
2.5.
Payment After Default. Notwithstanding Section 2.1 or Exhibit I, DEFENSEWERX shall not pay to Selectee
any fees, or portion of any fees, except to the extent required by Section 1.11, when (i) prohibited by any
applicable Government law, regulation, or policy; or (ii) Selectee is in default pursuant to Section 1.9; or (iii)
this  Agreement  is  terminated  pursuant Section  1.10.  Furthermore,  all  fees  due  to  Selectee  under  this
Agreement are expressly conditioned upon DEFENSEWERX’s receipt of funding associated with Selectee’s
Services under the PIA.
ARTICLE III – NON-DISCLOSURE AND INDEMNIFICATION
3.1.
Non-Disclosure.
a.
The  Parties  acknowledge  that  the  existence  and  the  terms  of  this  Agreement  and  any  oral  or
written information, including intellectual property of any kind, exchanged between the Parties in
connection with the preparation and performance this Agreement are regarded as DEFENSEWERX
business proprietary information (“BPI”). The Parties may exchange BPI amongst each other, with
the DOE Point of Contact(s) listed in Exhibit I, and, only to the extent necessary for performance of
a Party’s obligations under this Agreement, with a Party’s officers, members, managers, employees,
agents, contractors, subsidiaries, successors, and assigns. Selectee’s right to disclose BPI to any of
Selectee’s officers, members, managers, employees, agents, contractors, subsidiaries, successors,
and  assigns  is  expressly  conditioned  on  Selectee  acquiring  such  officers,  members,  managers,
employees, agents, contractors, subsidiaries, successors, and assigns’ written agreement to this
Section 3.1. Selectee shall not release BPI to any third-party, except as allowed under this Section
3.1(a), unless:
i.
The DOE AO has given prior written approval;
ii.
Disclosure is required by the Freedom of Information Act or any other applicable law or
regulation;
iii.
Disclosure is required for Selectee to perform the Services as defined by Exhibit I;
iv.
The BPI is otherwise in public domain before the date of release;
v.
The BPI is limited to the content of the general agreement and objectives between DOE,
DEFENSEWERX,  and  Selectee,  and  is  used  to  establish  network  relationships  and/or
support activities for the partnership; or
vi.
Disclosure of the BPI is requested pursuant to a subpoena issued by a court of competent
jurisdiction;  provided  however  that  in  this  instance  the  Selectee  shall  provide

info@energywerx.org
www.energywerx.org
5
DEFENSEWERX and DOE prompt notice of the subpoena and a reasonable opportunity,
prior to any disclosure of the BPI, to formally object to the subpoena and/or seek an
injunction or other relief from the court preventing disclosure of the BPI.
b.
Requests for approval under Section 3.1(a)(i) shall identify the specific BPI to be released, the
medium to be used, and the purpose for the release. Selectee shall submit its requests under this
Section  3.1(b)  simultaneously  through  DEFENSEWERX  and  to  the  DOE  AO  per  the  guidance
provided in the SOE in Exhibit I.
c.
Notwithstanding the permissibility of Disclosure of BPI under Sections 3.1(a)(i)-(v), Selectee will
make reasonable efforts to notify and coordinate with DEFENSEWERX or DOE prior to disclosure of
any BPI such that DEFENSEWERX or DOE are aware of such disclosure and may request redactions
to  the  extent  permitted  by  law.  If  Selectee  does  not  comply  with  a  reasonable  request  for
redactions, Selectee shall not disclose the associate BPI.
d.
By  entering  into  this  Agreement,  Selectee  does  not  and  will  not  require  its  employees  or
contractors to sign internal nondisclosure or confidentiality agreements or statements prohibiting
or otherwise restricting its employees or contactors from lawfully reporting waste, fraud, or abuse
to a designated investigative or law enforcement representative of a federal department or agency
authorized to receive such information.
e.
The  undersigned  further  attests  that  Selectee  does  not  and  will  not  use  any  Federal  funds  to
implement or enforce any nondisclosure and/or confidentiality policy, form, or agreement it uses
unless it contains the following provisions:
i.
These provisions are consistent with and do not supersede, conflict with, or otherwise
alter the employee obligations, rights, or liabilities created by existing statute or Executive
order  relating  to  (1)  classified  information,  (2)  communications  to  Congress,  (3)  the
reporting  to  an  Inspector  General  of  a  violation  of  any  law,  rule,  or  regulation,  or
mismanagement,  a  gross  waste  of  funds,  an  abuse  of  authority,  or  a  substantial  and
specific danger to public health or safety, or (4) any other whistleblower protection. The
definitions,  requirements,  obligations,  rights,  sanctions,  and  liabilities  created  by
controlling Executive orders and statutory provisions are incorporated into this Agreement
and are controlling.
ii.
The limitation above shall not contravene requirements applicable to Standard Form 312,
Form 4414, or any other form issued by a Federal department or agency governing the
nondisclosure of classified information.
iii.
Notwithstanding  provision  listed  in  paragraph  Section  3.1(e)(i),  a  nondisclosure  or
confidentiality policy form or agreement that is to be executed by a person connected
with the conduct of an intelligence or intelligence-related activity, other than an employee
or officer of the United States Government, may contain provisions appropriate to the
particular activity for which such document is to be used. Such form or agreement shall,
at a minimum, require that the person will not disclose any classified information received
in the course of such activity unless specifically authorized to do so by the United States
Government. Such nondisclosure or confidentiality forms shall also make it clear that they
do not bar disclosures to Congress, or to an authorized official of an executive agency or
the Department of Justice, that are essential to reporting a substantial violation of law.
f.
The terms of this Section 3.1 shall survive termination of this Agreement pursuant to Section 1.1
for a period of nine (9) years thereafter.
3.2.
Indemnification.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
6
a.
Selectee  shall  defend,  indemnify,  and  hold  DEFENSEWERX,  including  its  officers,  members,
managers, employees, agents, contractors, subsidiaries, successors, and assigns, harmless from
and against any third-party claims, actions, or damages arising out of Selectee’s performance under
this Agreement, provided, however, Selectee shall not offer settlement in any such claim without
the agreement of DEFENSEWERX, which agreement shall not be unreasonably withheld. Selectee
shall  be  liable  to  DEFENSEWERX  for  any  claims,  actions,  or  damages  due  to  Selectee’s  own
negligence  or  intentional  acts.  Failure  of  insurance  coverage,  if  any,  for  any  reason,  shall  not
exonerate  Selectee  from  its  indemnity  obligations  hereunder.  This  obligation  to  defend  shall
include all costs of defense as they accrue. This Section 3.2(a) shall survive termination of this
Agreement, for any reason, for a period of three (3) years thereafter.
B.
DEFENSEWERX shall defend, indemnify, and hold Selectee harmless from and against any third-
party  claims,  actions,  or  damages  arising  out  of  DEFENSEWERX’s  performance  under  this
Agreement, provided, however, DEFENSEWERX shall not offer settlement in any such claim without
the agreement of Selectee, which agreement shall not be unreasonably withheld. DEFENSEWERX
shall be liable to Selectee for any third-party claims, actions, or damages due to DEFENSEWERX’s
own negligence or intentional acts. Failure of insurance coverage, if any, for any reason, shall not
exonerate DEFENSEWERX from its indemnity obligations hereunder. This obligation to defend shall
include all costs of defense as they accrue.
ARTICLE IV – ADHERENCE TO APPLICABLE POLICIES, REGULATIONS, AND LAWS
4.1.
Real Property and Equipment. Real property and equipment purchased with project funds (federal share
and Selectee cost share) under this Agreement must be used by Selectee in the program or project for which
it was acquired as long as it is needed, whether or not the project or program continues to be supported by
the  federal  funding.  Title  to  Selectee  property  acquired  will  conditionally  vest  upon  acquisition  with
Selectee.  Selectee  cannot  encumber  this  property  and  must  request  disposition  instructions  prior  to
disposing of or selling the property as long as it maintains a Current Fair Market Value of $5,000 or more.
Selectee may continue to use the real property and equipment after the conclusion of the agreement period
of performance so long as Selectee submits a written Request for Continued Use for DOE authorization,
which is approved by the DOE Agreements Officer1 (AO). The non-federal entity must comply with the
property use, maintenance and insurance, and disposition requirements at 2 C.F.R. § 200.310-.316 unless
explicitly directed otherwise, in writing, by the DOE AO. This Section 4.1 shall not apply if no project funds
are used by Selectee to purchase real property or equipment.
4.2.
Access to Records. In accordance with 42 U.S.C. § 7137, the Comptroller General of the United States, or
any  of  his  duly  authorized  representatives,  shall  have  access  to  and  the  right  to  examine  any  books,
documents, papers, records, or other recorded information of Selectee receiving Federal funds or assistance
under this Agreement, including subagreements.
4.3.
No Conflicts of Interest, Other Activities.
a.
Performance of Work in the United States. All work under this Agreement must be performed in
the United States (i.e., Selectee must expend 100% of the total project effort in the United States)
unless Selectee receives advance written authorization from DEFENSEWERX (in coordination with
the DOE AO) to perform certain work overseas. To request a waiver for this requirement, Selectee
shall submit a Foreign Work Approval Request using the Foreign Work Approval Request form
found at: https://energywerx.wufoo.com/forms/wi7lppx0cvl9cs/.
b.
Lobbying Restrictions. By accepting funds under this Agreement, Selectee agrees that none of the
funds  obligated  to  this  Agreement  shall  be  expended,  directly  or  indirectly,  to  influence
1 Cognizant Contracting Officer/Agreements Officer (CO): A Government employee who can bind the Government
to an agreement, such as an other transaction (OT) or similar agreement, with a partnership intermediary within the
scope  of  the  authority  delegated  to  the  CO  by  the  cognizant  HCA  or  by  the  Department’s  Senior  Procurement
Executive (SPE).

info@energywerx.org
www.energywerx.org
7
congressional action on any legislation or appropriation matters pending before Congress, other
than to communicate to Members of Congress as described in 18 U.S.C. § 1913. This restriction is
in addition to those prescribed elsewhere in statute and regulation.
c.
The  DOE  interim  Conflict  of  Interest  (“COI”)  Policy  can  be  found  at  the  following  link:
https://www.energy.gov/management/pf-2022-17-department-energy-interim-conflict-interest-
policy-requirements-financial. The interim COI Policy is applicable to all non-Federal entities that
receive DOE funding by means of a financial assistance award or other transactions and, through
the implementation of this interim COI Policy by the entity, to each Investigator who is planning to
participate in, or is participating in, the project funded wholly or in part under the DOE award. The
interim COI Policy establishes standards that provide a reasonable expectation that the design,
conduct, and reporting of projects funded wholly or in part under DOE awards will be free from
bias resulting from financial conflicts of interest or organizational conflicts of interest. Selectee is
subject to the requirements of the interim COI Policy, and Selectee must certify that it is compliant
with all requirements in the interim COI Policy. Selectee must flow down the requirements of the
interim COI Policy to any subrecipient non-Federal entities.
4.4.
Foreign Collaboration. Selectee must provide DEFENSEWERX, for coordination with DOE, with advanced
written notification of any existing or potential collaboration with foreign organizations or governments in
connection with its DOE-funded agreement scope. Selectee must await further guidance from the DOE AO
prior to contacting the proposed foreign organization or government regarding the potential collaboration
or negotiating the terms of any potential agreement.
a.
Description of new and existing collaborations that should be reported: In general, a collaboration
will involve some provision of a thing of value to, or from, Selectee. A thing of value includes but
may not be limited to all resources made available to, or from, the Selectee in support of and/or
related to this Agreement, regardless of whether or not they have monetary value. Things of value
also may include in-kind contributions (such as office/laboratory space, data, equipment, supplies,
employees,  students).  Collaborations  do  not  include  routine  workshops,  conferences,  use  of
Selectee’s  services  and  facilities  by  foreign  investigators  resulting  from  its  standard  published
process for evaluating requests for access, or the routine use of foreign facilities by Selectee staff
in accordance with Selectee’s standard policies and procedures.
b.
Export Controls. The  United  States  government  regulates  the  transfer  of  information,
commodities, technology, and software considered to be strategically important to the United
States to protect national security, foreign policy, and economic interests without imposing undue
regulatory burdens on legitimate international trade. There is a network of Federal agencies and
regulations that govern exports that are collectively referred to as “Export Controls.” Selectee  is
responsible  for  ensuring  compliance  with  all  applicable  United  States  Export  Control  laws  and
regulations relating to any work performed under this Agreement. Selectee must immediately
report to DEFENSEWERX and DOE any Export Controls violations related to the project funded
under this Agreement, at the Selectee sub level, and provide the corrective action(s) to prevent
future violations.
4.5.
Suspension and Debarment. In accordance with Executive Orders 12549 and 12689, the regulations at 2
C.F.R.  Part  180,  Guidance  for  Governmentwide  Debarment  and  Suspension  (Nonprocurement),  are
applicable to this Agreement.
4.6.
U.S. Competitiveness. The Selectee agrees that any products embodying any subject invention or produced
through the use of any subject invention will be manufactured substantially in the United States unless
otherwise approved by DOE. In the event DOE agrees to foreign manufacture, there will be a requirement
that  the  Government's  support  of  the  technology  be  recognized  in  some  appropriate  manner,  e.g.,
alternative binding commitments to provide an overall net benefit to the United States economy. Selectee
agrees that it will not license, assign or otherwise transfer any of its subject inventions to any entity, at any
tier,  unless  that  entity  agrees  to  these  same  requirements.  Should  any  entity  receiving  rights  in  the
invention(s) from Selectee: (1) undergo a change in ownership amounting to a controlling interest, or (2)

info@energywerx.org
www.energywerx.org
8
sell, assign, or otherwise transfer title or exclusive rights in the invention(s), then the assignment, license,
or other transfer of rights in the subject invention(s) is/are suspended until approved in writing by DOE.
DEFENSEWERX and Selectee, including Selectee’s successors or assigns, will convey to DOE, upon written
request from DOE, title to any subject invention, upon a breach of this paragraph. Selectee will include this
paragraph in all subawards/contracts, regardless of tier, for experimental, developmental or research work.
A subject invention is any invention conceived or first actually reduced in performance of work under an
agreement. An invention is any invention or discovery which is or may be patentable. At any time in which
an entity cannot meet the requirements of this Section 4.6, the entity may request a modification or waiver
of this Section 4.6. For example, the entity may propose modifying the language of this Section 4.6 in order
to change the scope of the requirements or to provide more specifics on the application of the requirements
for a particular technology. As another example, the entity may request that this Section 4.6 be waived in
lieu of a net benefits statement or United States manufacturing plan. The statement or plan would contain
specific  and  enforceable  commitments  that  would  be  beneficial  to  the  United  States  economy  and
competitiveness. Commitments could include manufacturing specific products in the United States, making
a specific investment in a new or existing United States manufacturing facility, keeping certain activities
based in the United States or supporting a certain number of jobs in the United States related to the
technology. If DOE, in its sole discretion, determines that the proposed modification or waiver promotes
commercialization and provides substantial United States economic benefits, DOE may grant the request
and, if granted, modify the Agreement terms and conditions for the requesting entity accordingly. This
Section 4.6 is implemented by DOE pursuant to a Determination of Exceptional Circumstances under the
Bayh-Dole Act and DOE Patent Waivers.
4.7.
OIG. The mission of the DOE Office of Inspector General (“OIG”) is to strengthen the integrity, economy and
efficiency of DOE’s programs and operations including deterring and detecting fraud, waste, abuse, and
mismanagement.  The  OIG  accomplishes  this  mission  primarily  through  investigations,  audits,  and
inspections  of  DOE  activities  to  include  grants,  cooperative  agreements,  loans,  and  contracts.  The  OIG
maintains a Hotline for reporting allegations of fraud, waste, abuse, or mismanagement. To report such
allegations, please visit https://www.energy.gov/ig/office-inspector- general. Selectee must disclose, in a
timely manner, in writing to DOE all violations of Federal criminal law involving fraud, bribery, or gratuity
violations potentially affecting this Agreement.
4.8.
Cost Share. If the Cost Share Agreement terms are applicable to Selectee’s Services, as indicated by Exhibit
A, Selectee shall execute Exhibit B and comply with the obligations set forth thereby.
4.9.
Cybersecurity Plan. If  a  Cybersecurity  Plan  is  required  for  the  performance  of  Selectee’s  Services,  as
indicated by Exhibit A, Selectee shall execute Exhibit C and comply with the obligations set forth thereby.
4.10.
NEPA. If the National Environmental Policy Act (“NEPA”) is applicable to Selectee’s Services, as indicated by
Exhibit A, Selectee shall execute Exhibit D and comply with the obligations set forth thereby.
4.11.
CPS. If the Current and Pending Support (“CPS”) terms are applicable to Selectee’s Services, as indicated by
Exhibit A, Selectee shall execute Exhibit E and comply with the obligations set forth thereby.
4.12.
Davis-Bacon Act. If  the  Davis-Bacon  Act  is  applicable  to  Selectee’s  Services,  as  indicated  by Exhibit  A,
Selectee shall execute Exhibit F and comply with the obligations set forth thereby.
4.13.
BABA. If the Build America, Buy America Act (“BABA”) is applicable to Selectee’s Services, as indicated by
Exhibit A, Selectee shall execute Exhibit G and comply with the obligations set forth thereby.
4.14.
Confidentiality. If special confidentiality consideration are applicable to Selectee’s Services, as indicated by
Exhibit A, Selectee shall execute Exhibit H and comply with the obligations set forth thereby.
4.15.
Intellectual Property. If Selectee’s Services sufficiently involve intellectual property, as indicated by Exhibit
A, Selectee shall execute Exhibit L and comply with the obligations set forth thereby.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
9
4.16.
Publicity and Publication.  The addendum which applies (either Exhibit M or Exhibit N) to appropriately
address DOE’s communications strategy for this Opportunity will be indicated in Exhibit A.
ARTICLE V – GENERAL TERMS
5.1.
Insurance. Each Party shall procure and maintain, at each Party’s own cost and expense, throughout the
term of this Agreement, insurance or indemnity protection that is commercially reasonable or required by
applicable relevant law. Selectee shall provide to DEFENSEWERX a certificate of insurance as evidence of
such coverage upon DEFENSEWERX’s request.
5.2.
Assignment. Selectee shall not assign or otherwise transfer its rights or obligations under this Agreement
without express written consent of DEFENSEWERX and DOE. Any assignment or transfer made without such
express written consent shall be void and constitute a material breach of this Agreement.
5.3.
Successors and Assigns. This Agreement is for the sole benefit of the Parties hereto, and reference to a Party
or the Parties shall include, as applicable, a Party’s successors and permitted assigns. Nothing herein shall
confer upon any other third-party any legal or equitable right, benefit, or remedy of any nature whatsoever,
under or by reason of this Agreement, unless expressly stated otherwise.
5.4.
Modification. No amendment, modification, or supplement to this Agreement shall be effective unless in
writing and signed by an authorized representative of each Party.
5.5.
Waiver. No waiver by either Party of any term of this Agreement will be effective unless explicitly set forth
in writing and signed by the waiving Party. No waiver by either Party will operate or be construed as a waiver
of any failure, breach, or default not expressly identified by such written waiver, whether of a similar or
different character, and whether occurring before or after said waiver. Except as otherwise set forth in this
Agreement, no failure to exercise, or delay in exercising, any right, remedy, power, or privilege arising from
this Agreement will operate or be construed as a waiver thereof. No single or partial exercise of any right,
remedy, power, or privilege hereunder will preclude any other or further exercise thereof or the exercise of
any other right, remedy, power, or privilege.
5.6.
Force Majeure. Neither Party shall be liable to the other Party for failure to perform any of its obligations
under this Agreement, except for those obligations under Section 2.1 to the extent a Milestone has been
met by Selectee, during any time in which such performance is prevented by fire, flood, or other natural
disaster, pandemic, war, embargo, riot, civil disobedience, or the intervention of any government authority,
or any other cause outside of the reasonable control of the Parties, provided that the Party so prevented
uses  its  best  efforts  to  perform  under  this  Agreement  and  provided  further,  that  such  Party  provide
reasonable written notice to the other Party of such inability to perform. Performance obligations of the
Parties may be extended by the amount of delay caused by Force Majeure events under this Section 5.6,
upon mutual written agreement.
5.7.
Dispute Resolution.
a.
In General.  The Parties must resolve any dispute, controversy, or claim arising out of or relating to
this  Agreement,  or  alleged  breach  or  invalidity  hereof  (each,  a  “Dispute”),  pursuant  to  this
Section 5.7. Provided, however, that the commencement of the Dispute resolution process set
forth in this Section 5.7 shall not limit either Party’s rights or remedies contained elsewhere in this
Agreement.
b.
Informal.    The  Parties  must  first  attempt  in  good  faith  to  resolve  the  Dispute  by  informal
consultation and negotiation. Any Dispute which is not resolved through this process after a period
of five (5) business days from an initial written notice of attempting to resolve such Dispute by
negotiation and consultation from a Party (or such shorter period designated by a Party due to time
constraints relevant to the specific Dispute), shall be resolved as described below.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
10
c.
Mediation.  If the Dispute is not resolved pursuant to Section 5.7(b) above, then the Dispute shall
be submitted to non-binding mediation. The Parties shall engage in the mediation process in good
faith  and  select  a  mutually  acceptable  mediator.  If  the  Parties  cannot  agree  on  a  mutually
acceptable  mediator,  the  first  available  mediator  residing  in  the  County  of  Okaloosa,  State  of
Florida,  based  upon  the  mediator  database  maintained  by  the  Florida  State  Courts  shall  be
selected. Each Party shall bear its own expenses to prepare for and attend mediation, including
attorneys’  fees,  if  any.  Fees  of  the  mediator  shall  be  split  equally  between  the  Parties.  Any
mediation  under  this  Section 5.7(c)  shall  be  attended  by  representatives  of  each  Party  with
decision making authority virtually or in person in the County of Okaloosa, State of Florida.
d.
Litigation.  No Party shall institute any litigation in a court of law with respect to a Dispute other
than (i) if the other Party to the Dispute refuses or fails to comply with the Dispute resolution
process set forth above, or (ii) if the Dispute is not resolved pursuant to Section 5.7(c) above.
e.
Costs. Excluding  Sections 5.7(a)-(c),  a  non-prevailing  Party  to  any  Dispute  litigated  under
Section 5.7(d) shall reimburse the prevailing Party for its reasonable attorneys’ fees, court costs,
and all other expenses, whether or not taxable by the court as costs, in addition to any other relief
to which the prevailing Party may be entitled. Furthermore, and notwithstanding any other term
of  this  Agreement,  Selectee  shall  reimburse  DEFENSEWERX  for  any  administrative  costs  and
expenses incurred by Selectee’s failure to meet the Milestones identified by the SOE of Exhibit I.
5.8.
Limitation of Liability. Notwithstanding anything to the contrary in this Agreement, in no event will either
Party be liable for any indirect, punitive, special, incidental, or consequential damages arising under or
related  to  this  Agreement,  including,  but  not  limited  to,  loss  of  profits,  use,  data,  or  other  economic
advantage. Provided, however, this Section 5.8 shall not apply if the breach is caused by a Party’s willful,
reckless, or negligent action, inaction, or omission.
5.9.
Corporate Felony Conviction and Federal Tax Liability Assurance. This term applies to Selectees that are
organized as corporations. A corporation includes any entity that has filed articles of incorporation in any of
the  50  states,  the  District  of  Columbia,  or  the  various  territories  of  the  United  States,  but  not  foreign
corporations. It includes both for-profit and non-profit organizations.  By entering into this Agreement, the
Selectee attests that its corporation has not been convicted of a felony criminal violation under Federal law
in the twenty-four (24) months preceding the date of Selectee’s signature herein. The Selectee further
attests that its corporation does not have any unpaid Federal tax liability that has been assessed, for which
all judicial and administrative remedies have been exhausted or have lapsed, and that is not being paid in a
timely manner pursuant to an agreement with the authority responsible for collecting the tax liability.
5.10.
Governing Law. The validity, interpretation, construction, performance, enforcement, and remedies of or
relating to this Agreement, and the rights and obligations of the Parties to this Agreement, shall be governed
and construed in all respects by the substantive laws of the State of Florida, without regard to the conflict
of laws rules or statutes of Florida or any other jurisdiction that might result in the application of other law.
5.11.
Venue. All disputes arising under or related to this Agreement, to the extent allowed by Section 5.7 or other
applicable Sections, shall be commenced and maintained exclusively in the federal or state courts situated
in the County of Okaloosa, State of Florida, and all Parties hereby irrevocably submit to the jurisdiction and
venue of any such court.
5.12.
Counterparts. This Agreement may be executed in counterparts, each of which shall be deemed an original,
but all of which together are deemed to be one and the same Agreement. A signed copy of this Agreement
delivered by facsimile, email, or other means of electronic transmission is deemed to have the same legal
effect as delivery of an original signed copy of this Agreement. DocuSign shall have the same force and effect
as an original signature.
5.13.
Severability. If  any  term  of  this  Agreement  is  invalid,  illegal,  or  unenforceable  in  any  jurisdiction,  such
invalidity, illegality, or unenforceability will not affect the enforceability of any other term of this Agreement
or invalidate or render unenforceable such term in any other jurisdiction. Upon a determination that any
term is invalid, illegal, or unenforceable, the Parties shall negotiate in good faith to modify this Agreement

info@energywerx.org
www.energywerx.org
11
to affect the original intent of the Parties as closely as possible in order that the rights and obligations
contemplated hereby be consummated as originally contemplated to the greatest extent possible.
5.14.
Merger. This Agreement, including and together with any related Exhibits, is the sole and entire agreement
of the Parties with respect to the subject matter herein, and supersedes all prior and contemporaneous
understandings,  agreements,  representations,  and  warranties,  whether  written  or  oral,  regarding  such
subject matter.
5.15.
Conflicts. In the event of any conflict between, or any ambiguity caused by, the terms of this Agreement and
its incorporated Exhibits, this Agreement shall control.
5.16.
Headings. The headings or captions used in this Agreement are for reference purposes only and are not
intended to be used or relied upon in interpreting or enforcing this Agreement.
5.17.
Funding.  Funding for this Agreement is provided by PI Project Order PPO-02.
IN WITNESS WHEREOF, the Parties hereto have executed this Agreement as of this date last below written:
DEFENSEWERX
By: 
Name: Christi Pezzone
Title: ENERGYWERX Deputy Director
Date:
CITY OF GLENDALE
By: 
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
By: 
Name: Julie K. Bower
Title: City Clerk
Date:
APPROVED AS TO FORM
By: 
Name: Michael D. Bailey
Title: City Attorney
Date:

info@energywerx.org
www.energywerx.org
12
Exhibit A:  Checklist of Possible Requirements for the Selectee
This DOE program or effort mandates that the Selectee adhere to specific requirements beyond the TCA.
Per guidance from DOE, the following Exhibits apply to this program or effort.  As such, the Selectee is subject to
the terms and conditions of each identified applicable provision, noted with an “X” in the Required column:
Required
Exhibit
Requirement
X
Exhibit B
Cost Sharing Agreement
X
Exhibit C
Cybersecurity Plan
Exhibit D
National Environmental Policy Act (NEPA) Implementing Procedures Agreement
Exhibit E
Current and Pending Support (CPS)
X
Exhibit F
Davis-Bacon Act Requirements associated with the Bipartisan Infrastructure Law (BIL)
X
Exhibit G
Build America, Buy America Act
Exhibit H
Non-Disclosure Agreement (NDA)
X
Exhibit I
Statement of Effort
X
Exhibit J
Engineering Change Proposal (ECP)
Exhibit K
Intellectual Property (IP) Disclosure Form
Exhibit L
Intellectual Property
Exhibit M
Publicity and Publications without Federal Research Exception
X
Exhibit N
Publicity and Publications allowing Federal Research Exception

info@energywerx.org
www.energywerx.org
13
IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have signed and sealed this Agreement as of the day and year first
above written,
DEFENSEWERX
By:  ___________________________________
Name:  Christi Pezzone
Title: ENERGYWERX Deputy Director
Date:
City of Glendale
By:  ___________________________________
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
By: 
Name: Julie K. Bower
Title: City Clerk
Date:
APPROVED AS TO FORM
By: 
Name: Michael D. Bailey
Title: City Attorney
Date:

info@energywerx.org
www.energywerx.org
14
Exhibit B:  Cost Sharing Agreement
Cost Sharing may be applicable in some instances. The Selectee’s cost share for the budget must reflect the
overall cost share ration negotiated by the parties. This ratio must be at least the statutory minimum based
on the nature of the project.
a.
Cost Sharing Obligations. By accepting federal funds under this Agreement, the Selectee agrees that it
is liable for the stated percentage of the total allowable project costs, as specified below:
Government Share
$ / %
Selectee Share
$ / %
Total Project Cost
$247,266 / 50%
$247,266 / 50%
$494,532
The Selectee is required to pay the “Cost Share” amount as a percentage of the total project costs in each
invoice period for the duration of the period of performance. If the project is terminated or is otherwise not
funded to completion, the Selectee is not required to pay the entire “Cost Share” amount; however, the
Selectee is required to pay its share (i.e., percentage) of the total project cost incurred to date as of the
termination or end date of the Agreement.
b.
Source of Cost Share. Cost share shall be provided by non-Federal funds unless otherwise authorized
by statute. In calculating the amount of the non-Federal contribution:
i.
Base the non-Federal contribution on total project costs, including the cost of work where funds
are  provided directly to a partner, consortium member or subrecipient, such as a Federally
Funded Research and Development Center;
ii.
Include the following costs as allowable in accordance with the applicable cost principles:
1.
Cash;
2.
Personnel costs;
3.
The value of a service, other resource, or third-party in-kind contribution;
4.
Indirect costs or facilities and administrative costs; and/or
5.
Any funds received under the power program of the Tennessee Valley
Authority (except to the extent that such funds are made available under an
annual appropriation Act);
iii.
Exclude the following costs:
1.
Revenues or royalties from the prospective operation of an activity beyond the
time considered in the award;
2.
Proceeds from the prospective sale of an asset of an activity; or
3.
Other appropriated Federal funds.
iv.
Repayment of the Federal share of a cost-shared activity under Section 988 of the Energy Policy
Act of 2005 shall not be a condition of the award.
c.
Cost Share Recordkeeping. The Selectee is required to document and maintain records of project costs
paid by DOE and project costs that the Selectee claims as cost sharing, including in-kind contributions.
Upon request, the Selectee is required to provide such records to the PI, who will provide the records
to the Agreements Officer.
d.
Inability to Comply with Cost Sharing Obligations. If the Selectee determines that it might be unable to
meet its cost sharing obligations, the Selectee is required to notify DEFENSEWERX immediately, who
will notify the Agreements Officer. The notification must include the following information:
i.
whether the Selectee intends to continue or phase out the project, and

info@energywerx.org
www.energywerx.org
15
ii.
if the Selectee intends to continue the project, how the Selectee will pay (or secure replacement
funding for) the Selectee‘s share of the total project cost.
If the Selectee fails to meet its cost sharing obligations, DEFENSEWERX will consult with the Agreements
Officer and may terminate this Agreement or otherwise recover some or all of the financial assistance
provided.
e.
Modifying Cost Sharing Contributions. The Selectee must notify the PI, who will submit and receive
written authorization from the Agreements Officer, before modifying the amount of cost share
contribution.
IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have signed and sealed this Agreement as of the day and year first
above written,
DEFENSEWERX
By:  ___________________________________
Name:  Christi Pezzone
Title: ENERGYWERX Deputy Director
Date:
City of Glendale
By:  ___________________________________
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
By: 
Name: Julie K. Bower
Title: City Clerk
Date:
APPROVED AS TO FORM
By: 
Name: Michael D. Bailey
Title: City Attorney
Date:

info@energywerx.org
www.energywerx.org
16
Exhibit C:  Cybersecurity Plan
The Selectee must meet the stated objectives and milestones set forth in its Cybersecurity Plan, which is
incorporated in this Exhibit C.
A report on the Selectee’s progress towards meeting the objectives and milestones set forth in the
Cybersecurity Plan must be included in the continuation application.
Any DOE and/or Laboratory review comments or feedback provided to Selectee does not constitute an
endorsement or approval of any specific elements within the cybersecurity plan or the proposed security
approach. Therefore, such feedback should not be referenced or used in marketing or promotional materials.
The Cybersecurity Checklist starts on the next page.
IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have signed and sealed this Agreement as of the day and year first
above written,
DEFENSEWERX
By:  ___________________________________
Name:  Christi Pezzone
Title: ENERGYWERX Deputy Director
Date:
City of Glendale
By:  ___________________________________
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
By: 
Name: Julie K. Bower
Title: City Clerk
Date:
APPROVED AS TO FORM
By: 
Name: Michael D. Bailey
Title: City Attorney
Date:

info@energywerx.org
www.energywerx.org
17
Cybersecurity Plan Checklist
Cybersecurity Plan Checklist
The Bipartisan Infrastructure Law (BIL) provides a strategic opportunity to upgrade the nation’s energy
infrastructure for a clean, resilient, secure energy future. America’s safety and well-being depends on cybersecurity.
It is critical that we ensure cybersecurity is embedded in BIL-funded systems and technologies to minimize
potential disruptions to our energy supply chain, infrastructure, and economy. To that end, development of a
cybersecurity plan, outlining important details such as goals, activities, & milestones, is required for all BIL-funded
projects to ensure that the project cybersecurity runs smoothly.
Asset, Change, & Inventory Management
1.
Are you installing an Information Technology (IT) asset/equipment for this project? (Note: IT assets are a
discrete set of electronic information resources organized for the collection, processing, maintenance, use,
sharing, dissemination, or disposition of information)
☐Yes          ☒No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of the IT asset/equipment
2.
Are you installing an Operational Technology (OT) asset(s)/equipment for this project? (Note: OT assets are
assets that are necessary for service delivery or production activities. Examples include industrial control
systems, building management systems, process control systems, safety instrumented systems)
☐Yes          ☒No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of the OT asset/equipment
If you answered “Yes” for any of the questions above, please proceed to questions 3-10
Risk & Vulnerabilities
3.
Are there any potential cybersecurity vulnerabilities & risks for the IT/OT asset(s) in this project?
☐Yes          ☐No          ☐N/A

info@energywerx.org
www.energywerx.org
18
If yes, please provide a brief description of all identified risks and vulnerabilities for the IT/OT asset(s)
in this project
4.
Are there currently measures, or measures to be implemented, to address identified vulnerabilities & risks
for the IT/OT asset(s) in this project?
☐Yes          ☐No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of plan to address identified vulnerabilities and risks for the IT/OT
asset(s) in this project
Identity and Access Management
5.
Are there currently measures, or measures to be implemented, to manage physical & electronic control
access to IT/OT asset(s) and facility?
☐Yes          ☐No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of plan to manage physical & electronic control access to the
IT/OT asset(s) and facility
Situational Awareness, Event Incident and Response, & Continuity of Operations
6.
Are there currently measures, or measures to be implemented, to document & address cybersecurity
events or incidents for the IT/OT asset(s) in this project?
☐Yes          ☐No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of plan to document & address cybersecurity events or
incidents for the IT/OT asset(s) in this project
Supply Chain and Third-Party Risk Management
7.
Are there currently measures, or measures to be implemented, to manage third-party or supply chain
cybersecurity risks (e.g., purchase of counterfeit hardware, software from unknown provenance, etc.) for
the IT/OT asset(s) in this project?
☐Yes          ☐No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of plan to manage third-party or supply chain cybersecurity
risks for the IT/OT asset(s) in this project
Training
8.
Will there be cybersecurity training required for operating and/or installing the IT/OT asset(s) in this
project?
☐Yes          ☐No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of the necessary training required for operating and/or
installing the IT/OT asset(s) in this project

info@energywerx.org
www.energywerx.org
19
Cybersecurity Architecture
9.
Are there currently in place, or going to be implemented, the appropriate controls and protections (e.g.,
network protection, software protection, IT/OT asset security) for the IT/OT asset(s) in this project?
☐Yes          ☐No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of existing, or going to be implemented, controls and
protections for the IT/OT asset(s) in this project
Cybersecurity Program Management
10. Will there be cybersecurity management processes to oversee and ensure cybersecurity activities are
completed for this project are met?
☐Yes          ☐No          ☐N/A
If yes, please provide a brief description of the plan to manage the cybersecurity activities for this
project

info@energywerx.org
www.energywerx.org
20
Exhibit D:  National Environmental Policy Act (NEPA) Implementing Procedures Agreement
NEPA is not applicable for this effort.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
21
Exhibit E:  Current and Pending Support (CPS)
Current and Pending Support is not applicable for this effort.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
22
Exhibit F:  Davis-Bacon Act Requirements associated with the Bipartisan Infrastructure Law (BIL)
This award is funded under Division D of the Bipartisan Infrastructure Law (BIL). All laborers and mechanics
employed by the Selectee, subrecipients, contractors or subcontractors in the performance of construction,
alteration, or repair work in excess of $2000 on an award funded directly by or assisted in whole or in part by
funds made available under this award shall be paid wages at rates not less than those prevailing on similar
projects in the locality, as determined by the Secretary of Labor in accordance with subchapter IV of chapter
31 of title 40, United States Code commonly referred to as the “Davis-Bacon Act” (DBA).
Selectees shall provide written assurance acknowledging the DBA requirements for the award or project and
confirming that all of the laborers and mechanics performing construction, alteration, or repair work in excess
of $2000 on projects funded directly by or assisted in whole or in part by and through funding under the
award are paid or will be paid wages at rates not less than those prevailing on projects of a character similar
in the locality as determined by Subchapter IV of Chapter 31 of Title 40, United States Code (Davis-Bacon Act).
The Selectee must comply with all of the Davis-Bacon Act requirements, including but not limited to:
(1) ensuring that the wage determination(s) and appropriate Davis-Bacon clauses and requirements are
flowed down to and incorporated into any applicable subcontracts or subrecipient awards.
(2) being responsible for compliance by any subcontractor or subrecipient with the Davis-Bacon labor
standards.
(3) receiving and reviewing certified weekly payrolls submitted by all subcontractors and subrecipients for
accuracy and to identify potential compliance issues.
(4) maintaining original certified weekly payrolls for 3 years after the completion of the project and must
make those payrolls available to the DOE or the Department of Labor upon request, as required by 29 CFR
5.6(a)(2).
 (5) conducting payroll and job-site reviews for construction work, including interviews with employees, with
such frequency as may be necessary to assure compliance by its subcontractors and subrecipients and as
requested or directed by the DOE.
(6) cooperating with any authorized representative of the Department of Labor in their inspection of records,
interviews with employees, and other actions undertaken as part of a Department of Labor investigation.
(7) posting in a prominent and accessible place the wage determination(s) and Department of Labor
Publication: WH-1321, Notice to Employees Working on Federal or Federally Assisted Construction Projects.
(8) notifying the Contracting Officer of all labor standards issues, including all complaints regarding incorrect
payment of prevailing wages and/or fringe benefits, received from the Selectee, subrecipient, contractor, or
subcontractor employees; significant labor standards violations, as defined in 29 CFR 5.7; disputes concerning
labor standards pursuant to 29 CFR parts 4, 6, and 8 and as defined in FAR 52.222-14; disputed labor
standards determinations; Department of Labor investigations; or legal or judicial proceedings related to the
labor standards under this Contract, a subcontract, or subrecipient award.
(9) preparing and submitting to the Contracting Officer, the Office of Management and Budget Control
Number 1910-5165, Davis Bacon Semi-Annual Labor Compliance Report, by April 21 and October 21 of each
year. Form submittal will be administered through the iBenefits system (https://doeibenefits2.energy.gov) or
its successor system.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
23
The Selectee must undergo Davis-Bacon Act compliance training and must maintain competency in Davis-
Bacon Act compliance. The Contracting Officer will notify the Selectee of any DOE sponsored Davis-Bacon Act
compliance trainings. The Department of Labor offers free Prevailing Wage Seminars several times a year that
meet this requirement, at https://www.dol.gov/agencies/whd/government-
contracts/construction/seminars/events.
The Department of Energy has contracted with a third-party DBA electronic payroll compliance software
application. The Selectee must ensure the timely electronic submission of weekly certified payrolls as part of
its compliance with the Davis-Bacon Act unless a waiver is granted to a particular Selectee, contractor, or
subcontractor because they are unable or limited in their ability to use or access the software.
Davis Bacon Act Electronic Certified Payroll Submission Waiver
A waiver must be granted before the award starts. The applicant does not have the right to appeal EERE’s
decision concerning a waiver request.
For additional guidance on how to comply with the Davis-Bacon provisions and clauses, see:
https://www.dol.gov/agencies/whd/government-contracts/construction  and
https://www.dol.gov/agencies/whd/government-contracts/protections-for-workers-in-construction
IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have signed and sealed this Agreement as of the day and year
first above written,
DEFENSEWERX
By:  ___________________________________
Name:  Christi Pezzone
Title: ENERGYWERX Deputy Director
Date:
City of Glendale
By:  ___________________________________
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
APPROVED AS TO FORM
By:  
 
By:                                                      
Name: Julie K. Bower
Name: Michael D. Bailey
Title: City Clerk
Title: City Attorney
Date:
Date:

info@energywerx.org
www.energywerx.org
24
Exhibit G:  Build America, Buy America Act
This provision applies to designated Buy American Requirement for Infrastructure Projects.
A. Definitions
Components are defined as the articles, materials, or supplies incorporated directly into the end
manufactured product(s).
Construction Materials are an article, material, or supply—other than an item primarily of iron or steel; a
manufactured product; cement and cementitious materials; aggregates such as stone, sand, or gravel; or
aggregate binding agents or additives—that is used in an infrastructure project and is or consists primarily of
non-ferrous metals, plastic and polymer-based products (including polyvinylchloride, composite building
materials, and polymers used in fiber optic cables), glass (including optic glass), lumber, drywall, coatings
(paints and stains), optical fiber, clay brick; composite building materials; or engineered wood products.
Domestic Content Procurement Preference Requirement- means a requirement that no amounts made
available through a program for federal financial assistance may be obligated for an infrastructure project
unless—
(A) all iron and steel used in the project are produced in the United States;
(B) the manufactured products used in the project are produced in the United States; or
(C) the construction materials used in the project are produced in the United States.
Also referred to as the Buy America Requirement.
Infrastructure includes, at a minimum, the structures, facilities, and equipment located in the United States,
for: roads, highways, and bridges; public transportation; dams, ports, harbors, and other maritime facilities;
intercity passenger and freight railroads; freight and intermodal facilities; airports; water systems, including
drinking water and wastewater systems; electrical transmission facilities and systems; utilities; broadband
infrastructure; and buildings and real property; and generation, transportation, and distribution of energy -
including electric vehicle (EV) charging.  The term “infrastructure” should be interpreted broadly, and the
definition provided above should be considered as illustrative and not exhaustive.
Manufactured Products are items used for an infrastructure project made up of components that are not
primarily of iron or steel; construction materials; cement and cementitious materials’ aggregates such as
stone, sand, or gravel; or aggregate binding agents or additives.
Primarily of iron or steel means greater than 50% iron or steel, measured by cost.
Project- means the construction, alteration, maintenance, or repair of infrastructure in the United States.
Public- The Buy America Requirement does not apply to non-public infrastructure. For purposes of this
guidance, infrastructure should be considered “public” if it is: (1) publicly owned or (2) privately owned but
utilized primarily for a public purpose. Infrastructure should be considered to be “utilized primarily for a
public purpose” if it is privately operated on behalf of the public or is a place of public accommodation.
B. Buy America Requirement
None of the funds provided under this award (federal share or Selectee cost-share) may be used for a project
for infrastructure unless:
1.
All iron and steel used in the project is produced in the United States—this means all manufacturing
processes, from the initial melting stage through the application of coatings, occurred in the United
States;
2.
All manufactured products used in the project are produced in the United States—this means the
manufactured product was manufactured in the United States; and the cost of the components of the

info@energywerx.org
www.energywerx.org
25
manufactured product that are mined, produced, or manufactured in the United States is greater than
55 percent of the total cost of all components of the manufactured product, unless another standard
for determining the minimum amount of domestic content of the manufactured product has been
established under applicable law or regulation; and
3.
All construction materials are manufactured in the United States—this means that all manufacturing
processes for the construction material occurred in the United States.
The Buy America Requirement only applies to articles, materials, and supplies that are consumed in,
incorporated into, or permanently affixed to an infrastructure project. As such, it does not apply to tools,
equipment, and supplies, such as temporary scaffolding, brought into the construction site and removed at
or before the completion of the infrastructure project. Nor does a Buy America Requirement apply to
equipment and furnishings, such as movable chairs, desks, and portable computer equipment, that are
used at or within the finished infrastructure project but are not an integral part of the structure or
permanently affixed to the infrastructure project.
Selectees are responsible for administering their award in accordance with the terms and conditions,
including the Buy America Requirement.  The Selectee must ensure that the Buy America Requirement
flows down to all subawards and that the subawardees and subrecipients comply with the Buy America
Requirement.  The Buy America Requirement term and condition must be included all sub-awards,
contracts, subcontracts, and purchase orders for work performed under the infrastructure project.
C. Certification of Compliance
The Selectee must certify or provide equivalent documentation for proof of compliance that a good faith
effort was made to solicit bids for domestic products used in the infrastructure project under this Award.
The Selectee must also maintain certifications or equivalent documentation for proof of compliance that
those articles, materials, and supplies that are consumed in, incorporated into, affixed to, or otherwise used
in the infrastructure project, not covered by a waiver or exemption, are produced in the United States. The
certification or proof of compliance must be provided by the suppliers or manufacturers of the iron, steel,
manufactured products and construction materials and flow up from all subawardees, contractors and
vendors to the Selectee. The Selectee must keep these certifications with the award/project files and be
able to produce them upon request from DOE, auditors or Office of Inspector General.
D. Waivers
When necessary, the Selectee may apply for, and DOE may grant, a waiver from the Buy America
Requirement. Requests to waive the application of the Buy America Requirement must be in writing to the
Contracting Officer. Waiver requests are subject to review by DOE and the Office of Management and
Budget, as well as a public comment period of no less than 15 calendar days.
Waivers must be based on one of the following justifications:
1.
Public Interest- Applying the Buy America Requirement would be inconsistent with the public interest;
2.
Non-Availability- The types of iron, steel, manufactured products, or construction materials are not
produced in the United States in sufficient and reasonably available quantities or of a satisfactory
quality; or
3.
Unreasonable Cost- The inclusion of iron, steel, manufactured products, or construction materials
produced in the United States will increase the cost of the overall project by more than 25 percent.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
26
Requests to waive the Buy America Requirement must include the following:
•
Waiver type (Public Interest, Non-Availability, or Unreasonable Cost);
•
Selectee name and Unique Entity Identifier (UEI);
•
Award information (Federal Award Identification Number, Assistance Listing  number);
•
A brief description of the project, its location, and the specific infrastructure involved;
•
Total estimated project cost, with estimated federal share and Selectee cost share breakdowns;
•
Total estimated infrastructure costs, with estimated federal share and Selectee cost share
breakdowns;
•
List and description of iron or steel item(s), manufactured goods, and/or construction material(s)
the Selectee seeks to waive from the Buy America Preference, including name, cost, quantity(ies),
country(ies) of origin, and relevant Product Service Codes (PSC) and North American Industry
Classification System (NAICS) codes for each;
•
A detailed justification as to how the non-domestic item(s) is/are essential the project;
•
A certification that the Selectee made a good faith effort to solicit bids for domestic products
supported by terms included in requests for proposals, contracts, and non-proprietary
communications with potential suppliers;
•
A justification statement—based on one of the applicable justifications outlined above—as to why
the listed items cannot be procured domestically, including the due diligence performed (e.g.,
market research, industry outreach, cost analysis, cost-benefit analysis) by the Selectee to attempt
to avoid the need for a waiver. This justification may cite, if applicable, the absence of any Buy
America-compliant bids received for domestic products in response to a solicitation; and
•
Anticipated impact to the project if no waiver is issued.
The Selectee should consider using the following principles as minimum requirements contained in their
waiver request:
•
Time-limited: Consider a waiver constrained principally by a length of time, rather than by the
specific project/award to which it applies. Waivers of this type may be appropriate, for example,
when an item that is “non-available” is widely used in the project. When requesting such a waiver,
the Selectee should identify a reasonable, definite time frame (e.g., no more than one to two
years) designed so that the waiver is reviewed to ensure the condition for the waiver (“non-
availability”) has not changed (e.g., domestic supplies have become more available).
•
Targeted: Waiver requests should apply only to the item(s), product(s), or material(s) or
category(ies) of item(s), product(s), or material(s) as necessary and justified. Waivers should not be
overly broad as this will undermine domestic preference policies.
•
Conditional: The Selectee may request a waiver with specific conditions that support the policies
of IIJA/BABA and Executive Order 14017.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
27
DOE may request, and the Selectee must provide, additional information for consideration of this wavier.
DOE may reject or grant waivers in whole or in part depending on its review, analysis, and/or feedback from
OMB or the public. DOEs final determination regarding approval or rejection of the waiver request may not
be appealed. Waiver requests may take up to 90 calendar days to process.
IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have signed and sealed this Agreement as of the day and year
first above written,
DEFENSEWERX 
By:  ___________________________________
Name:  Christi Pezzone
Title: ENERGYWERX Deputy Director
Date:
City of Glendale
By:  ___________________________________
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
By: 
Name: Julie K. Bower
Title: City Clerk
Date:
APPROVED AS TO FORM
By: 
Name: Michael D. Bailey
Title: City Attorney
Date:

info@energywerx.org
www.energywerx.org
28
Exhibit H:  Non-Disclosure Agreement (NDA)
Non-Disclosure Agreement is not applicable for this effort.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
29
Exhibit I:  Statement of Effort (SOE)
1
BACKGROUND
DEFENSEWERX has the primary objective to provide services for the Department of Energy (DOE) to increase
the likelihood of success in the conduct of cooperative or joint activities typically with small business firms
and educational institutions.  DEFENSEWERX serves as the Partnership Intermediary to work with the DOE’s
Office of Manufacturing and Energy Supply Chains (MESC) office on facilitating the Industrial Assessment
Centers (IAC) Implementation Funding Program. For this purpose, DEFENSEWERX is doing business as
ENERGYWERX.
2
PURPOSE
This is a project to work with DEFENSEWERX (DEFENSEWERX), doing business as ENERGYWERX, as a
Partnership Intermediary to facilitate critical activity that aligns with the broader IAC Implementation Funding
Program objectives, focused in the area of the Implementation Funding: IAC Implementation Grants
workstream. The workstream provide funding to small- and medium-sized manufacturers (SMMs) who have
received assessments from either an IAC or CHP/Onsite Energy TAP between 2018 and 2024, or other
qualified third party assessor since 2021. Recipients are eligible to receive a maximum award of $300,000,
and a maximum 50% federal cost share.
3
SCOPE/OBJECTIVES
3.1
Overall expectations for the Implementation Funding: IAC Implementation Grants workstream:
3.1.1
Identify eligible SMMs who have received either an IAC or CHP TA/Onsite Energy TAP assessment
between 2018 and 2024, or qualified third party assessor assessment between 2021 and 2024.
3.1.2
Evaluate eligible SMMs who have received either IAC or CHP/Onsite Energy TAP assessments
between 2018 and 2024, or a qualified third party assessor assessment between 2021 and 2024, to
determine which entities receive an award.
3.1.3
Select eligible recipients and begin finalizing project scope of work, budget, and terms and
agreement.
3.1.4
Recipients to align with PI on reporting and funding schedule.
3.2
City of Glendale (“SELECTEE”) shall work with ENERGYWERX and DOE to implement funded projects
from IAC or CHP TAP assessments and capture estimated impacts that meet the Implementation Funding: IAC
Implementation Grants workstream.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
30
4
SPECIFIC TASKS
4.1
Programmatic – SELECTEE shall:
4.1.1
Collaborate with DOE Program Office personnel, U.S. Federal Government employees, industry,
and/or academic partners as required by DOE Program Manager (PM) and Subject Matter
Investigators (SMIs).
4.1.2
Generate finalized scope of work with the Partnership Intermediary – including final budget figures
(DOE and Applicant Costs), Schedule of the Project, an
4.1.2.1
Note: ENERGYWERX (ENWX) understands that estimates received in the past may no longer
be accurate. If the SELECTEE finds that the actual cost is more than the estimate, please
reach out to ENWX for further assistance.
4.1.2.2
Note: The maximum Federal Cost Share contribution remains $300,000.
4.1.3
The SELECTEE will follow the reporting structure/requirement laid out in table 2 below.
4.1.4
The SELECTEE shall complete the following documentation to ensure documentation of findings,
results, and/or recommended next steps.
4.1.4.1
Overall Project Health Form: Providing a narrative on project progress, accomplishments, or
concerns [Attachment 1]
4.1.4.1.1
Note: Please submit one attachment per recommendation 2
4.1.4.2
Project Financials Form: Outlining spend to date on funded projects with respective
invoices. [Attachment 2]
4.1.4.2.1
Note: Please submit one attachment per recommendation3
4.1.4.3
Project Impact Form: Outlining project impact across key metrics for implemented projects.
[Attachment 3]
4.1.4.3.1
Note: Please submit one attachment per recommendation4
4.1.5
Provide finalized list of recommendations to implement in the table below to ensure sufficient
documentation of recommendation progress.
Recommendation Description
Davis Bacon Act Applies
1
Chiller Upgrades
Yes
2
Cooling Tower Upgrade
Yes
Table 1: List of Recommendations to Implement
4.1.6
Coordinate directly with DOE, and their designated transfer office, on specific terms and negotiation
of shared patent rights between DOE and identified partners. 
  
4.2
All Phases – SELECTEE shall:
4.2.1
Provide own facilities, materials, and labor to support Implementation Funding: IAC Implementation
2 If an awarded applicant plans to implement 3 different recommendations (e.g., LED light replacement, HVAC
replacements, and solar panel installation), then the applicant will fill out 3 separate forms for each recommendation
3 If an awarded applicant plans to implement 3 different recommendations (e.g., LED light replacement, HVAC
replacements, and solar panel installation), then the applicant will fill out 3 separate forms for each recommendation
4 If an awarded applicant plans to implement 3 different recommendations (e.g., LED light replacement, HVAC
replacements, and solar panel installation), then the applicant will fill out 3 separate forms for each recommendation

info@energywerx.org
www.energywerx.org
31
Grants workstream in accordance with the TCA as well as any mandated exhibits from the SOE’s
addendums.
4.2.2
Provide a written status to DEFENSEWERX (dba ENWX) quarterly.
4.2.3
Utilize Teams Video Teleconference (or approved alternative) for all virtual meetings, technical
program reviews, and/or demonstrations.
4.2.4
If requested, conduct in-person meetings and/or technical demonstrations at locations TBD by DOE
PM and SMI(s).
5
SCHEDULE AND MILESTONES
The following schedule and milestones are proposed for this effort depending on the timeline
implementation. Below is a schedule of the anticipated milestones. There will be quarterly check ins (due on
the 15th of the month) where the SELECTEE provides a bulleted status to info@energywerx.org. Twice a year,
in June and December, SELECTEE will also provide reporting documentation in addition to the bulleted status
update. The reporting documentation can be found at the end of this agreement and in the ENERGYWERX
Invoicing One Drive:  https://8502264383-
my.sharepoint.com/:f:/g/personal/info_energywerx_org/Euo9NzS2j71BomBDPpAtAzQBnCw6bxcn00G1knPt4
noi5w?e=eF0vnc.
Milestone
Due
ENWX provides notice to proceed; B2B
Agreement executed & SELECTEE completes
ENWX Invoice Intake Form
January 2025
SELECTEE completes email check in providing
project status to ENWX & program team.
March 15,2024
SELECTEE completes email check in providing
project status to ENWX & program team & first
batch of reporting documentation
June 15, 2025
SELECTEE completes email check in providing
project status to ENWX & program team
September 15, 2025
SELECTEE completes email check in providing
project status to ENWX & program team &
second batch of reporting documentation
December 15,2025
SELECTEE completes email check in providing
project status to ENWX & program team
March 15, 2025
SELECTEE completes email check in providing
project status to ENWX & program team & third
batch of reporting documentation
June 15, 2026
SELECTEE completes email check in providing
project status to ENWX & program team
September 15, 2026
SELECTEE completes email check in providing
project status to ENWX & program team &
fourth batch of reporting documentation
December 15, 2026
SELECTEE submits batch final of reporting
documentation & final deliverable package
September – December 2026
Program review of final batch of reporting
documentation complete
September – December 2026
Address any critical follow ups from program
team second batch of reporting documentation
September – December 2026
Final Deliverable Approved – Project
Completion
September – December 2026
Note: Projects shorter than 2 years will submit their final batch of reporting and address any critical follow ups
from the program team during the quarter following project completion.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
32
Table 2: Project Schedule & Milestones
6
SECURITY
This is an unclassified activity; however, all work, communication, documentation, and participant details are
Business Proprietary.  Information may only be exchanged between parties working directly on the program.
Requests for publication or distribution of information to media or outside parties must be made in writing to
DEFENSEWERX (dba ENERGYWERX) pursuant to Paragraph 19 the Terms and Conditions Agreement for
coordination with DOE. No publication or distribution of information may be made prior to DOE approval, and
such information will be withheld from public disclosure to the extent permitted by law, including the
Freedom of Information Act. Without assuming any liability for inadvertent disclosure, the Parties will seek to
limit disclosure of such information to their respective employees on a need-to-know basis, and to outside
reviewers only when necessary and in coordination with DOE. This restriction does not limit the U.S. Federal
Government’s right to use the information if it is obtained from another source.
Personnel performing work under this Statement of Effort may receive, have access to or participate in the
development of proprietary or source selection information (e.g., cost or pricing information, budget
information or analyses, specifications or work statements, etc.) or perform evaluation services which may
create a current or subsequent Organizational Conflict of Interest (OCI) as defined in FAR Subpart 9.5. The
Parties shall notify DOE immediately whenever it becomes aware that such access or participation may result
in any actual or potential OCI and shall promptly submit a plan to avoid or mitigate any such OCI.
SELECTEE certifies that it qualifies as a domestic entity. To qualify as a domestic entity, the entity must be
organized, chartered or incorporated (or otherwise formed) under the laws of a particular state or territory of
the United States; have majority domestic ownership and control; and have a physical place of business in the
United States.
SELECTEE certifies that it is not owned by, controlled by, or subject to the jurisdiction or direction of
government of Country of Risk, and that individuals performing this work are not part of a foreign talent
program sponsored by a Country of Risk. DOE defines Country of Risk to include China, Russia, North Korea
and Iran. This list is subject to change.
7
GOVERNMENT FURNISHED EQUIPMENT, INFORMATION, AND FACILITIES
The U.S. Federal Government will not provide any equipment or facilities.
8
DESIRED OUTCOME AND DELIVERABLES
8.1
SELECTEE shall work to deliver:
8.1.1.1
 Completion of the reporting documentation as called out in section 4.1.3
8.1.1.1.1
The final set of reporting documentation to outline the following detail including –
final project spend across the targeted recommendations, realized cost and energy
savings, CO2 emissions impact, and/or number of jobs created
8.1.1.2
Finalize implementation of targeted recommendations
8.1.1.3
Public Summary Sheet providing an overview of the project(s) implemented.
9
PAYMENT SCHEDULE
DEFENSEWERX, dba ENERGYWERX, proposes milestone payments and purchase order details in conjunction
with the work to be performed (NOTE:  Timeline may be accelerated, if applicable). Please be advised this

info@energywerx.org
www.energywerx.org
33
agreement is contingent upon DEFENSEWERX receipt of task funding through the Partnership Intermediary
Agreement with DOE.
City of Glendale has been awarded $247,266 to support the estimated total value of the work $494,532, with
your contribution then being $247,266.
Pmt
Invoice
Submission
Milestone
Pmt Amt
Cumulative
1
March 2024
SELECTEE completes email check in
providing project status to ENWX &
program team
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount
2
June 2025
SELECTEE completes email check in
providing project status to ENWX &
program team & first batch of reporting
documentation
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount +
March
Cumulative
3
September 2025
SELECTEE completes email check in
providing project status to ENWX &
program team
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount + June
Cumulative
4
December 2025
SELECTEE completes email check in
providing project status to ENWX &
program team & second batch of reporting
documentation
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount +
September
Cumulative
5
March 2025
SELECTEE completes email check in
providing project status to ENWX &
program team
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount +
December
Cumulative
6
June 2026
SELECTEE completes email check in
providing project status to ENWX &
program team & third batch of reporting
documentation
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount +
March
Cumulative
7
September 2026
SELECTEE completes email check in
providing project status to ENWX &
program team
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount + June
Cumulative
8
December 2026
SELECTEE completes email check in
providing project status to ENWX &
program team & fourth batch of reporting
documentation
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount +
September
Cumulative
9
Project Completion
SELECTEE submits batch final of reporting
documentation & final deliverable package
50% of total costs
incurred up to
(Federal Cost Share
– 10%)
= Payment
Amount +
Cumulative to
Date
Month after project
completion
DOE review of final batch of reporting
documentation complete
N/A
Month after DOE
review of final batch
of reporting
Address any critical follow ups from
program team second batch of reporting
documentation
N/A
10
Month after follow
ups addressed
Final Deliverable Approved – Project
Completion
=10% of total
award
=  $247,266
Note: All invoices submitted through the ENWX Invoicing System need to include documentation in support of
the milestone. This should include receipts that show payments have been made by SELECTEE, copies of emails
sending quarterly status, copies of reporting documentation during the applicable quarter).

info@energywerx.org
www.energywerx.org
34
Final reporting documentation invoice can be submitted one month after project is complete, regardless of
what month it is completed in. Final invoice for 10% of the federal cost share can be submitted after DOE
approves the reporting documentation.
Tables 3: Project implementation payment schedule
10 POINTS OF CONTACT
The following points of contact (POCs) will be used for the duration of the agreement.  All parties must be
notified if a change in POC is requested.
Points of Contact:
DOE PM
Name: Justin Smith
Email: justin.smith2@hq.doe.gov
DOE Technical POC/Subject Matter Investigator
Name / Primary: Mustafa Mahmoud
Email: Mustafa.mahmoud@hq.doe.gov
DOE Technical POC/Subject Matter Investigator
Name / Alternate:  Clifton Yin
Email:  Clifton.yin@hq.doe.gov
DOE Agreements Officer
Name / Alternate: Laura Merrick
Email: laura.merrick@ee.doe.gov
ENERGYWERX Director
Name:  Carla Heron
Email:  cheron@ENERGYWERX.org
ENERGYWERX Deputy Directory
Name:  Christi Pezzone
Email:  cpezzone@ENERGYWERX.org
DEFENSEWERX Financial POC
Name:  Joanna Gomez
Email: jgomez@defensewerx.org
City of Glendale Primary Technical Program Manager POC
Name:  Karla Camou Guerra
Email: kcamouguerra@glendaleaz.com
City of Glendale Alternate Technical Program Manager POC
Name:  Jenny Doyle
Email: JDoyle2@glendaleaz.com
 
City of Glendale Primary Administrative POC
Name:  Melanie Mikolic
Email: MMikolic@glendaleaz.com
City of Glendale Alternate Administrative POC
Name:  Dan Hatch
Email: Dhatch@glendaleaz.com

info@energywerx.org
www.energywerx.org
35
Roles:
ITAC IMPLEMENTATION GRANTS
DAVIS-BACON ACT COMPLIANCE OVERVIEW
Davis-Bacon Act Requirements for Recipients of Bipartisan Infrastructure Law Funding
The Davis-Bacon Act helps ensure that federally funded projects prioritize workers and protect communities by
upholding local wage and labor standards. That includes the requirement that award recipients pay AT LEAST the
prevailing wages to workers performing project construction. It also includes two regular tracking components:
1.
Weekly Payroll Tracking
2.
Semi-annual Reporting
Read more about Davis-Bacon here.
Additional Resources:
Weekly DBA Payroll Tracking with LCP Tracker
DBA Weekly Pay Compliance Options
Bipartisan Infrastructure Law Davis-Bacon Fact Sheet | U.S. Department of Labor
  General Davis-Bacon Information
  6 Weeks Before Work Begins
Awardee (Prime Approver)
Energywerx and the DOE
Contractor
The awardee provides the following information to Energywerx by email:
Awardee’s DBA Contact

Contact Name for the individual in the awardee’s organization that will be responsible for working
with the DOE to ensure Davis-Bacon compliance. 

Contact Email. 

Contact Phone Number. 
Subcontractor Information

Will the awardee be using a sub-contractor?

If yes, the awardee will be responsible for collecting information from their contractor using the
Contractor Intake Form, completing an ID Verification, adding their contractor to the LCP system, and
assigning them to the applicable projects.

Note: If the awardee is not using external labor, they will serve as both the prime approver and the
contractor submitting and approving their own payrolls.
Project Start Date

Estimated date for when work will begin.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
36
  Project Intake Before Work Begins
Project and Wage Intake

The DOE will submit necessary forms to allow the awardee’s prime approver access to the LCP
system, will load the project(s) in the LCP Tracker system, and will assign prevailing wages to the
project. This step can take up to 6 weeks, so it is key that this information is provided with adequate
lead time.
Prime Approver ID Verification, Training, and Contractor Outreach (if applicable)

The awardee’s David-Bacon point of contact will need to complete an ID verification meeting with
the DOE DBA team. The contact will receive an email to schedule this appointment. It is encouraged
that this step is completed as soon as possible. After completing the ID verification, the prime
approver account will be created, and the contact will be able to access the project(s).

We strongly recommend that the organization’s Davis-Bacon contact completes this free on-demand
training to learn about their role as a prime approver in the LCP System: Prime Approver Training.

If the awardee is using external contractors, the awardee will share the Contractor Intake Form with
their contractor and provide the following information to help them fill the form:
o
The LCP Tracker Project Name- this can be found on the prime approver’s LCP account, or by
contacting Energywerx
o
Prime Recipient representative you are working with- the prime approver’s email (whoever
was set up in the LCP system on the project side)
o
DOE Technical Project Officer's Email Address- Mustafa.Mahmoud@hq.doe.gov
Contractor Intake Form and Training

The awardee’s contractor’s point of contact will need to complete the Contractor Intake Form with
the information provided by the prime approver.

We strongly recommend that the contractor completes this on-demand training on the LCP Tracker
if they are not familiar with the system. They can access the free training here: Contractor Training.
Contractor ID Verification and LCP Tracker Contractor Intake

After the contractor completed the intake form, both the contractor and the prime approver will
receive an email from does3s4davisbaconlaborstandards@hq.doe.gov with the subject line
“LCPtracker Contractor Intake: Next Steps” which will include details about the ID verification.

The Prime Approver will need to set up a quick meeting with the Contractor to complete the ID
verification, and then will need to set the contractor up in the LCP system and assign them to the
applicable project. These short videos provide direction on how to complete this step, but please
reach out to the Energywerx (info@energywerx.org) team with any issues.
o
How to Create a Contractor Account in LCPtracker
o
How to Assign a Contractor to a Project in LCPtracker

Note: If the awardee is completing the work with internal labor, the prime approver can use the
videos linked above to create their own contractor account for their company. The prime approver
can serve as the contractor contact or use another contact within their organization.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
37
For DEFENSEWERX (dba ENERGYWERX)
For City of Glendale
By: __________________________________
By: __________________________________
Christi Pezzone
ENERGYWERX Deputy Director
Date:
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
APPROVED AS TO FORM
By: __________________________________
By: __________________________________
Name: Julie K. Bower
Title: City Clerk
Date:
Name: Michael D. Bailey
Title: City Attorney
Date:
  Weekly While Project Work is Occurring
Submitting certified payrolls

Contractor submits weekly payrolls into the LCP system for all weeks that work takes place.

Guidance on how to submit payrolls and use the LCP system as a contractor is available here, as well
as in the on-demand training linked above:
o
Contractor Quick Start Guide
o
Contractor User Guide

The LCP Support team (email: support@lcptracker.com, phone: 714-669-0052) is also available to
help troubleshoot any technical issues.
Approving payrolls

After the contractor submits payrolls, the prime approver will review and approve payrolls. If there
are issues, the approver can reject payrolls and include a message for the contractor on the
corrections needed.

Guidance on how to approve payrolls and use the LCP system as a prime approver is available here,
as well as in the on-demand training linked above:
o
Prime Approver Guide

The LCP Support team (email: support@lcptracker.com, phone: 714-669-0052) is also available to
help troubleshoot any technical issues.
DOE Final Validation

DOE reviews certified payrolls after they have been approved by the awardee’s prime approver and
will monitor and record compliance.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
38
Exhibit J:  Engineering Change Proposal (ECP)
As of the Effective Date, there are no modifications.  Should any modifications be required, this exhibit will be
updated to reflect those mutually agreed to changes and affixed with signatures of both parties below.
IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have signed and sealed this Agreement as of the day and year
first above written,
DEFENSEWERX
By:  ___________________________________
Name: Christi Pezzone
Title: ENERGYWERX Deputy Director
Date:
City of Glendale
By:  ___________________________________
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
By: 
Name: Julie K. Bower
Title: City Clerk
Date:
APPROVED AS TO FORM
By: 
Name: Michael D. Bailey
Title: City Attorney
Date:

info@energywerx.org
www.energywerx.org
39
Exhibit K:  Declaration of Background Intellectual Property (IP)
Declaration of Background Intellectual Property (IP) is not applicable for this effort.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
40
Exhibit L:  Intellectual Property
Intellectual Property is not applicable for this effort.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
41
Exhibit M:  Publicity and Publications without Federal Research Exception
Publicity and Publications without Federal Research Exception is not applicable for this effort.

info@energywerx.org
www.energywerx.org
42
Exhibit N:  Publicity and Publications allowing Federal Research Exception
All work, communication, documentation, and participant details are Business Sensitive. Notifications of any
planned media engagements and publications must be made in writing to DWX (dba ENWX) to provide
advanced notice to DOE.
DOE acknowledges Selectee’s ability to participate in public outreach activities without prior approval so long
as they are in furtherance of the objectives of the ITAC Implementation Grant program (as described in the
SOE) and Selectee notifies DOE afterwards. When possible, DOE requests an opportunity to review and
provide prior approval to written statements and to review any questions provided in advance of media
interviews.
IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have signed and sealed this Agreement as of the day and year
first above written,
DEFENSEWERX
By:  ___________________________________
Name:  Christi Pezzone
Title: ENERGYWERX Deputy Director
Date:
City of Glendale
By:  ___________________________________
Name: Kevin R. Phelps
Title: City Manager
Date:
ATTEST
By: 
Name: Julie K. Bower
Title: City Clerk
Date:
APPROVED AS TO FORM
By: 
Name: Michael D. Bailey
Title: City Attorney
Date:

info@energywerx.org
www.energywerx.org
43
Attachment 1: Overall Project Health Form
Note: If an awarded applicant plans to implement 3 different recommendations (e.g., LED light replacement,
HVAC replacements, and solar panel installation), then fill out 3 separate forms for each recommendation
Date (update using field at right):
August 14, 2023
CONTRACTOR Project Lead Name:
CONTRACTOR Organization:
CONTRACTOR Facility Address
CONTRACTOR City, State, Zip Code:
Project Name:
Project Start Date:
Project Health Indicators:
The CONTRACTOR project team has assigned the following health indicators for the project scope,
schedule and budget:
Health Indicator
(Green, Yellow, or Red)
Comments (Required)
Scope
Schedule
Budget
Green = Project is on track; Yellow = Project has a few issues, but issues are being managed and
closely monitored; Red = Project has serious issues, estimated deadlines are being missed

info@energywerx.org
www.energywerx.org
44
Project Progress/Accomplishments: Overview on implementation progress & accomplishments to
date
Project Concerns and/or required support: Overview on any concerns on project meeting aligned
scope
This document does not prescribe or approve any specific changes to the project scope or budget. Such
changes must be undertaken with the approval of the Department of Energy
CONTRACTOR Project Lead Name:
CONTRACTOR Project Lead
Signature:
Attachment 2: Project Financials Form
Note: If an awarded applicant plans to implement 3 different recommendations (e.g., LED light
replacement, HVAC replacements, and solar panel installation), then fill out 3 separate forms for each
recommendation
Date (update using field at right):
August 14, 2023
CONTRACTOR Project Lead Name:
CONTRACTOR Organization:
CONTRACTOR Facility Address
CONTRACTOR City, State, Zip Code:
Recommendation Name:
Recommendations Start Date:
Expenditures: In the table below, please provide a list of all expenditures (equipment, contractors,
permitting, etc.) to date for implementing the project
Description5
MFG Serial
Number6
Purchase
Date7
Install
Date
Purchase
Cost8
Proof of
Purchase
Submitted?9
5 Brief description of the item or service
6 As applicable, enter the manufacturer's serial number, model number, Federal stock number, national stock
number, or other identification number.
7 Date of purchase for item in MM/DD/YYYY
8 Cost of item or service
9 Provide proof of purchase (e.g., invoice, receipts, contract, etc.)

info@energywerx.org
www.energywerx.org
45
1
2
3
4
5
CONTRACTOR Project Lead Name:
CONTRACTOR Project Lead
Signature:
Attachment 3: Project Impact Form
Note: If an awarded applicant plans to implement 3 different recommendations (e.g., LED light replacement,
HVAC replacements, and solar panel installation), then the applicant will fill out 3 separate forms for each
recommendation
Date (update using field at right):
August 14, 2023
CONTRACTOR Project Lead Name:
CONTRACTOR Organization:
CONTRACTOR Facility Address
CONTRACTOR City, State, Zip Code:
Recommendation Name:
Recommendations Start Date:
Project Impact: In the tables below, please provide an update (as applicable) regarding the
following metrics for the specific recommendation
Metric10
Unit11
Value12
Comments13
1
Annual Electricity Savings
KwH/yr.
2
Annual CO2 Emissions
Reduction
Kg of
CO2/yr.
3
Annual Cost Savings
$/yr.
10 Metric to report with respect to the recommendation. For projects recently completed, for annual metrics,
feel free to report estimated yearly impact via extrapolation of actual data
11 Unit of measure for the metric
12 Actual value of metric
13 Provide any commentary that you may believe is useful for the DOE and PI to know

info@energywerx.org
www.energywerx.org
46
4
# of Permanent Jobs
Created or Maintained due
to Project
#
5
# of Temporary Jobs
Created or Maintained due
to Project
#
6
Jobs & Training Outcome
#
Comments on recommendation impact on site’s operation, & economic & energy performance
CONTRACTOR Project Lead Name:
CONTRACTOR Project Lead
Signature: