MCDOT_AD HOC STAKEHOLDER TASK FORCE_BOS PRESENTATION_FINAL.PPTX

Ad Hoc Task Force Committee
Final Report & Recommendations

Presenters
Jesse Gutierrez (Director)
Maricopa County Department of Transportation
Josh Robinson (Hilgart Wilson)
Communication & Standards Subcommittee Chair
Michael Lanata (Lennar)
Permitting & Inspections Subcommittee Chair

Overview
1. Communication and Standards – To identify ways to 
enhance access and understanding of information across all 
customer types.
2. Permitting and Inspections – To explore ways to improve 
consistency and efficiencies through process refinement.
T w o   S u b c o m m i t t e e s   w e r e   f o r m e d   a t   t h e   7 / 2 0 / 2 3   k i c k o f f   m e e t i n g :

Communication & Standards Recommendations
RECOMMENDATION: Request MCAO evaluate existing policy regarding acceptance of in-lieu 
payments to satisfy developer’s proportionate share of infrastructure without initiation of Capital 
Improvement Project (CIP) (In Progress - Target completion September 2024).
1 . I S S U E :   T o   c r e a t e   a   s y s t e m   t h a t   a l l o w s   f o r   i n - l i e u   c o n t r i b u t i o n s   f o r  
i n f r a s t r u c t u r e   i m p r o v e m e n t s
2 . I S S U E :   T o   p r o v i d e   a   c o n s i s t e n t   a n d   e f f i c i e n t   a p p r o a c h   t o   a n n e x a t i o n          
a n d   d e - a n n e x a t i o n .
RECOMMENDATIONS: 
A.  Continue effort to pursue Intergovernmental Agreements (IGA) with municipalities to facilitate 
swaps related to ROW and annexations (In Progress - Will remain ongoing effort).
B.  Post already established IGA’s to online Road Information Tool GIS map (In Progress - Target 
completion August 2024.

Communication & Standards Recommendations
RECOMMENDATION: Prepare a procedure for reviewers to determine when a construction 
document submittal can proceed with outstanding comments that are minor in nature. Develop a 
“checkbox” to indicate when and which aspects of the submittal can proceed (Implemented).
3 . I S S U E :   T o   d e v e l o p   a   p r o c e d u r e   t h a t   a l l o w s   f o r   “ a t   r i s k ”   s u b m i t t a l s   o f  
c o n s t r u c t i o n   d o c u m e n t s   p r i o r   t o   f i n a l   a p p r o v a l   o f   t r a f f i c   s t u d y .
4 . I S S U E :   T o   p r o v i d e   a   f o r u m   f o r   d i s c u s s i n g   i n d u s t r y   f e e d b a c k   a n d   i n p u t  
o n   m i n i m u m   d e s i g n   s t a n d a r d s .    
RECOMMENDATIONS: 
A.  Establish forum for stakeholders to provide input and feedback on minimum design standards, 
standard corrections and items that require EOR involvement (Implemented). 
B.   Attend Home Builders Association of Central Arizona regular meetings to communicate   
updates on design standards and average review times (Implemented).

Communication & Standards Recommendations
RECOMMENDATIONS: 
A. Provide online hub for submitting, viewing, tracking reviews across departments, viewing 
average review times, providing workflow updates to multiple stakeholders, making payments. 
(In Progress – Target completion June 2024).
B. Hold focus group with customers to provide feedback. Provide user-guide to customers.  (In 
Progress – Target completion June 2024).
5 . I S S U E :   T o   i m p r o v e   o n l i n e   p e r m i t t i n g   p r o c e s s .  
6 . I S S U E :   T o   c r e a t e   s t a n d a r d s   f o r   m i c r o   t r e n c h i n g .    
RECOMMENDATION: Develop standards for micro trenching by engaging with key industry 
stakeholders and benchmarking micro trenching standards adopted by other local jurisdictions (In 
Progress – Target completion January 2025).

Communication & Standards Recommendations
RECOMMENDATION:  Create specific goals for average intake time, average 1st review time, and 
average 2nd review time (Implemented).
7 . I S S U E :   T o   i m p r o v e   c o m m u n i c a t i o n   r e g a r d i n g   r e v i e w   t i m e s .  
8 . I S S U E :   T o   i m p r o v e   d e t a i l s   o n   S i g n i n g   &   S t r i p i n g   r e v i e w   c o m m e n t s   t o  
e n s u r e   e x p e c t a t i o n s   a r e   c l e a r .  
RECOMMENDATIONS: 
A. Develop procedure to provide redlined plans, in addition to Signing & Striping review comments 
(Implemented).
B. Develop procedure to provide specific reference to the code or design standard for each review 
comment (Implemented).
C. Develop procedure to identify comments on subsequent reviews as “repeat comment” or “new 
comment” (Implemented).

Communication & Standards Recommendations
RECOMMENDATION:  Create a procedure that requires staff offer to schedule a meeting with 
customers upon issuance of 3rd review comments. This meeting may explore options to separate 
other pending permits so other aspects of the project can proceed (Implemented).
9 . I S S U E :   T o   r e d u c e   t h e   n u m b e r   o f   r e v i e w s .

Permitting & Inspections Recommendations
RECOMMENDATION: Create a policy to have 3 MCDOT staff present on inspection walks. Any 
exceptions (i.e., for training purposes or to cover large subdivisions) will be communicated in 
advance to customers (Implemented).
1 . I S S U E :   T o   s t a n d a r d i z e   s t a f f i n g   r a t i o s   f o r   i n s p e c t i o n   w a l k s .
2 . I S S U E :   T o   e n s u r e   f o l l o w   u p   i n s p e c t i o n s   f o c u s   o n   d e f i c i e n c i e s   f r o m   p r i o r  
i n s p e c t i o n s .
RECOMMENDATIONS: 
A.  Incorporate procedure for inspections guidelines that limits focus of second inspection walk to 
items noted during the first inspection walk, except for structural and health and safety 
items(Implemented).
B.  Incorporate procedure for inspections guidelines that directs staff to take pictures of all items 
requiring correction following substantial, final, and warranty walks to clearly relay deficiencies 
to customers(Implemented).

Permitting & Inspections Recommendations
RECOMMENDATION: 
A. Incorporate procedure for inspections guidelines that require all streets be flooded during initial 
inspection walk and one-year warranty walk. Limit flooding on follow up inspection walks to 
localized areas where remaining issues were documented (Implemented).
B. Incorporate procedure for inspection guidelines that creates a standard to have at least one 
representative from MCDOT, an Engineer of Record (EOR) representative, and a developer 
representative present for inspections to initiate the warranty period (Implemented). 
3 . I S S U E :   T o   e v a l u a t e   t h e   m e t h o d s   a n d   e x t e n t   t o   w h i c h   s t r e e t s   a r e  
f l o o d e d   p r i o r   t o   i n s p e c t i o n   w a l k s .

Permitting & Inspections Recommendations
4 .   I S S U E :   T o   e n s u r e   c o n s i s t e n c y   a m o n g   i n s p e c t o r s   r e g a r d i n g   t h e  
a p p l i c a t i o n   o f   s t a n d a r d s   a n d   a c c e p t e d   t o l e r a n c e s   a n d   a l l o w   f o r   l e s s  
r e l i a n c e   o n   E n g i n e e r   o f   R e c o r d   ( E O R ) .
RECOMMENDATIONS: 
A. Review and update MCDOT’s list of standard corrections for common deviations found during 
inspection walks (Implemented).
B. Publish list of repairs that do not require EOR involvement (Implemented).
5 .   I S S U E :   T o   e v a l u a t e   t h e   n e e d   f o r   t h e   E n g i n e e r   o f   R e c o r d   ( E O R )   t o   b e  
p h y s i c a l l y   p r e s e n t   t o   v e r i f y   c e r t a i n   t a s k s .
RECOMMENDATION: Research and create an option for the EOR to verify certain construction 
activities using virtual means (In Progress – Target completion September 2024).

Permitting & Inspections Recommendations
6 .   I S S U E :   T o   c r e a t e   f l e x i b i l i t y   w i t h   t i m e f r a m e s   f o r   c o r r e c t i o n .
RECOMMENDATION: Update policy to allow for flexible timeframes based on customer needs 
(Implemented).
7 .   I S S U E :   T o   e v a l u a t e   t h e   c u r r e n t   p r o c e s s   f o r   i n i t i a t i n g   t h e   w a r r a n t y  
p e r i o d .
RECOMMENDATIONS: 
A. Develop a policy that allows the warranty period to begin after health and safety items have 
been addressed (Implemented).
B. Develop a procedure whereby Planning & Development Department drainage inspectors 
conduct final inspection for minor items (In Progress – Target completion date April 2024).
C. Initiate change to P-36 ordinance to allow customers to select either a 1-year or 2-year 
warranty period (In Progress – Initiate regulatory change process (EROP) in May 2024).

Permitting & Inspections Recommendations
8 .   I S S U E :   T o   c r e a t e   p r o c e s s   t h a t   d o e s   n o t   i n c l u d e   a l l   a s p e c t s   o f   a   p r o j e c t  
i n   a   s i n g l e   b o n d .
RECOMMENDATION: Update process to allow for issuance of multiple bonds that total Engineer of 
Record’s total cost estimate to allow for flexible timeframes based on customer needs (In Progress 
– MCAO review completed by September 2024).
9 .   I S S U E :   T o   e v a l u a t e   t o l e r a n c e s   f o r   A D A   r a m p s   a n d   e n s u r e   c o n s i s t e n t  
a p p l i c a t i o n   o f   s t a n d a r d s .
RECOMMENDATIONS: 
A. Incorporate into MCDOT design manual the updated ADA ramp design standard that 
eliminates potential uneven transition (Implemented).
B. Train staff to use the same allowable tolerances for MCDOT sidewalks on ADA ramps 
(Implemented).

Permitting & Inspections Recommendations
1 0 .   I S S U E :   T o   i d e n t i f y   a d d i t i o n a l   o p p o r t u n i t i e s   t o   s h o r t e n   r e v i e w   t i m e s   b y      
e v a l u a t i n g   s t a f f   w o r k l o a d   a n d   c u r r e n t   p r o c e s s e s .    
RECOMMENDATION: Benchmark staff to workload ratio from similar jurisdictions. Use results to 
make recommendations on staffing levels, including necessary fee adjustments to support any 
staffing needs (In Progress – Target completion date of June 2024).

Action Requested
To consider the recommendations, accept the report, whole or in 
part, as submitted by the Ad Hoc Task Force and to provide 
guidance and direction to staff.

Thank You
Permitting & Inspections Subcommittee: Michael Lanata (Subcommittee Chair), Zach Hilgart, Jannelle 
Speake, Jose Castillo, Sean Fabor, Spencer Kamps, David Martin, Jeremy Johnson, Andrew Capper, Jason 
Belnap, Tono Bluth Matt McCracken, Michael Norris, and David Schlief
 
Communication & Standards Subcommittee: Josh Robinson (Subcommittee Chair), Ashley Marsh, Dan 
Auxier, Michael Lanata, Michael Norris, and Sean Fabor
 
Staff: Jesse Gutierrez, Jason Mahkovtz, Tracie Riggs, Alana Lewicki, and Andy Linton