D-ACOP

1
The City of Chandler Housing and Redevelopment
Department
Admissions and Continued Occupancy Policy
(ACOP)
2025
Effective 07/01/2025
Introduction
ABOUT THE ACOP

2
TABLE OF CONTENTS
CHAPTER C.....................................................................................................................1
OVERVIEW OF THE PROGRAM AND PLAN............................................................. 1
PART I: THE PHA........................................................................................................ 2
1-I.A. Overview.........................................................................................................2
1-I.B. Organization and Structure of the PHA...........................................................2
1-I.C. PHA Mission................................................................................................... 2
1-I.D. The PHA’s Commitment to Ethics and Service.............................................. 3
PART II: THE PUBLIC HOUSING PROGRAM............................................................ 4
1-II.A. Overview and History of the Program............................................................4
1-II.B. Public HOUSING PROGRAM BASICS..........................................................4
1-II.C. Public Housing Partnerships..........................................................................5
1-II.D. Applicable Regulations.................................................................................. 8
PART III: THE ADMISSIONS AND CONTINUED OCCUPANCY POLICIES.............. 9
1-III.A. Overview and Purpose of the Policy.............................................................9
1-III.B. Contents of the Policy...................................................................................9
1-III.C. Updating and Revising the Policy...............................................................10
CHAPTER C.....................................................................................................................1
FAIR HOUSING AND EQUAL OPPORTUNITY...........................................................1
PART I: NONDISCRIMINATION..................................................................................2
2-I.A. Overview.........................................................................................................2
2-I.B. Nondiscrimination........................................................................................... 2
PART II: POLICIES RELATED TO PERSONS WITH DISABILITIES..........................5
2-II.A. Overview........................................................................................................5
2-II.B. Definition of Reasonable Accommodation.....................................................6
2-II.C. Request for an Accommodation.................................................................... 7
2-II.D. Verification of Disability..................................................................................8
2-II.E. Approval/Denial of A Requested Accommodation.........................................9
2-II.F. Program Accessibility for Persons with Hearing or Vision Impairments
.................................................................................................................. 10
2-II.G. Physical Accessibility...................................................................................10

3
2-II.H. Denial or Termination of Assistance............................................................11
PART III: IMPROVING ACCESS TO SERVICES FOR PERSONS WITH
LIMITED ENGLISH PROFICIENCY (LEP)................................................12
2-III.A. Overview.....................................................................................................12
2-III.B. Oral Interpretation.......................................................................................12
2-III.C. Written Translation......................................................................................14
2-III.D. Implementation Plan...................................................................................14
CHAPTER C.....................................................................................................................1
ELIGIBILITY................................................................................................................. 1
3-I.A. Overview.........................................................................................................2
3-I.B. Family and Household [24 CFR §5.105(a)(2), 24 CFR §5.403, FR
notice 02/03/12, Notice PIH 2014-20], Notice pih 2023-27, and fr
notice 2/14/23..............................................................................................2
3-I.C. Family Break-Up and Remaining Member of Tenant Family..........................3
3-I.D. Head of Household [24 CFR §5.504(b)]......................................................... 4
3-I.E. Spouse, Cohead, and Other Adult..................................................................4
3-I.F. DependentS AND MINORS [24 CFR §5.603].................................................5
3-I.G. Full-Time Student [24 CFR §5.603]................................................................5
3-I.H. Elderly and Near-Elderly Persons, and Elderly Family [24 CFR 5.100,
5.403, 945.105, and fr notice 02/03/12].......................................................6
3-I.I. Persons with Disabilities and Disabled Family [24 CFR §5.403, FR
notice 02/03/12]...........................................................................................6
3-I.J. Guests [24 CFR §5.100]..................................................................................7
3-I.K. Foster Children and Foster Adults [24 CFR 5.603].........................................8
3-I.L. Absent Family Members..................................................................................9
3-I.M. Live-In Aide.................................................................................................. 10
PART II: BASIC ELIGIBILITY CRITERIA...................................................................11
3-II.A. Income Eligibility and Targeting...................................................................11
3-II.B. Citizenship or Eligible Immigration Status [24 CFR §5, Subpart E]............. 13
3-II.C. Social Security Numbers [24 CFR §5.216 and §5.218, Notice PIH
2018-24].................................................................................................... 15
3-II.D. Family Consent to Release of Information [24 CFR §5.232, HOTMA]
.................................................................................................................. 16

4
3-II.E. EIV SYSTEM SEARCHES [EIV FAQs; EIV System Training 9/30/20;
AND NOTICE PIH 2023-27]...................................................................... 16
PART III: DENIAL OF ADMISSION............................................................................17
3-III.A. Overview.....................................................................................................17
3-III.B. Required Denial of Admission [24 CFR §960.204]..................................... 19
3-III.C. restriction on assistance based on assets [24 cfr 5.618]............................20
PHA PHA P.....................................................................................................................21
3-III.D. Other Permitted Reasons for Denial of Admission..................................... 21
3-III.E. Screening....................................................................................................25
PHA PHA P.....................................................................................................................25
3-III.F. Criteria for Deciding to Deny Admission..................................................... 29
3-III.G. Prohibition Against Denial of Assistance to Victims of Domestic
Violence, Dating Violence, Sexual Assault, Stalking, and Human
Trafficking..................................................................................................31
3-III.H. Notice of Eligibility or Denial....................................................................... 33
CHAPTER C.....................................................................................................................1
APPLICATIONS, WAITING LIST, AND TENANT SELECTION...................................1
PART I: THE APPLICATION PROCESS..................................................................... 2
4-I.A. Overview.........................................................................................................2
4-I.B. Applying For Assistance................................................................................. 2
4-I.C. Accessibility of the Application Process..........................................................3
4-I.D. Placement on the Waiting List........................................................................ 3
PART II: MANAGING THE WAITING LIST..................................................................5
4-II.A. Overview........................................................................................................5
4-II.B. Organization of the Waiting List.....................................................................5
4-II.C. Opening and Closing the Waiting List............................................................6
4-II.D. Family Outreach [24 CFR §903.2(d); 24 CFR §903.7(a) and (b)]................. 7
4-II.E. Reporting Changes in Family Circumstances................................................8
4-II.F. Updating the Waiting List............................................................................... 8
PART III: TENANT SELECTION................................................................................11
4-III.A. Overview.....................................................................................................11

5
4-III.B. Selection Method........................................................................................ 11
4-III.C. Notification of Selection.............................................................................. 17
4-III.D. The Application Interview............................................................................18
4-III.E. Final Eligibility Determination [24 CFR §960.208]...................................... 20
CHAPTER C.....................................................................................................................1
OCCUPANCY STANDARDS AND UNIT OFFERS......................................................1
PART I: OCCUPANCY STANDARDS..........................................................................2
5-I.A. Overview.........................................................................................................2
5-I.B. Determining Unit Size..................................................................................... 2
5-I.C. Exceptions to Occupancy Standards..............................................................4
PART II: UNIT OFFERS [24 CFR §1.4(b)(2)(ii); 24 CFR §960.208]............................ 5
5-II.A. Overview........................................................................................................5
5-II.B. Number of Offers........................................................................................... 5
5-II.C. Time Limit for Unit Offer Acceptance or Refusal........................................... 6
5-II.D. Refusals of Unit Offers...................................................................................6
5-II.E. Accessible Units [24 CFR §8.27]................................................................... 7
5-II.F. Designated Housing.......................................................................................8
CHAPTER C.....................................................................................................................1
INCOME AND RENT DETERMINATIONS.................................................................. 1
PART I: ANNUAL INCOME..........................................................................................2
6-I.A. Overview [24 CFR 5.609]................................................................................2
6-I.B. Household Composition and Income..............................................................3
6-I.C. calculating Annual Income..............................................................................6
6-I.D. Earned Income............................................................................................... 7
6-I.F. Business and self-employment Income [24 CFR §5.609(b)(28);notice
pih 2023-27].............................................................................................. 10
ASSETS ASSET AS A ASSETS  ASSETS...................................................................11
6-I.G. student financial assistance [24 CFR §5.609(b)(9)...................................... 12
TYPES TY TYPES OF....................................................................................................12
6-I.H. Periodic Payments [Notice PIH 2023-27]..................................................... 17

6
6-I.J. Welfare Assistance........................................................................................20
6-I.M. Additional Exclusions from Annual Income [24CFR 5.609(B)].....................22
PART III: ADJUSTED INCOME................................................................................. 39
6-III.A. Introduction................................................................................................. 39
6-III.B. Dependent Deduction................................................................................. 41
6-III.C. Elderly or Disabled Family Deduction.........................................................41
6-III.D. HEALTH AND Medical CARE Expenses Deduction [24 CFR
§5.611(a)(3)(i)].......................................................................................... 41
6-III.E. Disability Assistance Expenses Deduction [24 CFR §5.603(b) and 24
CFR §5.611(a)(3)(ii)]................................................................................. 42
6-III.F. CHILDCARE Expense Deduction............................................................... 44
PART IV: CALCULATING RENT............................................................................... 53
6-IV.A. Overview of Income-Based Rent Calculations........................................... 53
6-IV.B. Financial Hardships Affecting Minimum Rent [24 CFR §5.630]................. 55
6-IV.C. Utility Allowances [24 CFR§ 965, Subpart E].............................................58
6-IV.D. Prorated Rent for Mixed Families [24 CFR §5.520]................................... 60
6-Iv.E. Flat Rents and Family Choice In Rents [24 CFR §960.253]....................... 61
CHAPTER C.....................................................................................................................1
VERIFICATION [24 CFR §960.259, 24 CFR §5.230 Notice PIH 2023-27]..................1
PART I: GENERAL VERIFICATION REQUIREMENTS.............................................. 1
7-I.A. Family Consent to Release of Information [24 CFR §960.259, 24 CFR
§5.230; and notice pih 2023-27]..................................................................1
7-I.d. Verification Hierarchy [Notice PIH 2023-27]....................................................6
PART II: VERIFYING FAMILY INFORMATION......................................................... 16
7-II.A. Verification of Legal Identity.........................................................................16
7-II.B. Social Security Numbers [24 CFR §5.216 and Notice PIH 2023-27]...........16
7-II.C. Documentation of Age................................................................................. 18
7-II.D. Family Relationships....................................................................................19
7-II.E. Verification of Student Status.......................................................................20
7-II.F. Documentation of Disability..........................................................................20
7-II.H. Verification of Preference Status................................................................. 22
PART III: VERIFYING INCOME AND ASSETS......................................................... 26

7
7-III.A. Earned Income............................................................................................26
7-III.B. Business and Self Employment Income..................................................... 26
7-III.C. Periodic Payments and Payments In Lieu of Earnings...............................28
7-III.D. Alimony or Child Support [Notice pih 2023-27]...........................................28
7-III.F. Assets and Income from Assets..................................................................30
7-III.h. Net Income from Rental Property................................................................32
7-III.j. Retirement Accounts.................................................................................... 32
PART IV: VERIFYING MANDATORY DEDUCTIONS............................................... 36
7-IV.A. Dependent and Elderly/Disabled Household Deductions...........................36
7-IV.D. Child Care Expenses..................................................................................40
CHAPTER C.....................................................................................................................1
LEASING AND INSPECTIONS [24 CFR §5, Subpart G; 24 CFR §966, Subpart
A]................................................................................................................. 1
PART I: LEASING........................................................................................................ 2
8-I.A. Overview.........................................................................................................2
8-I.C. Execution of Lease......................................................................................... 3
8-I.D. Modifications to the Lease..............................................................................3
8-I.E. Security Deposits [24 CFR §966.4(b)(5)]........................................................5
8-I.F. Payments Under The Lease........................................................................... 6
PART II: INSPECTIONS.............................................................................................. 9
8-II.A. Overview........................................................................................................9
8-II.B. pha-conducted Inspections..........................................................................10
CHAPTER C.....................................................................................................................1
REEXAMINATIONS..................................................................................................... 1
PART I: ANNUAL REEXAMINATIONS FOR FAMILIES  PAYING INCOME-
BASED RENTS; [24 CFR §960.257]...........................................................2
9-I.A. Overview.........................................................................................................2
9-I.B. Scheduling Annual Reexaminations............................................................... 3
9-I.C. Conducting Annual Reexaminations...............................................................4
9-I.F. Effective Dates................................................................................................7
PART II: REEXAMINATIONS FOR FAMILIES PAYING FLAT RENTS [24 CFR
§960.253(f)]................................................................................................. 8

8
9-II.A. Overview........................................................................................................8
9-II.B. Full Reexamination of Family Income and Composition................................9
9-II.C. Reexamination of Family Composition (“Annual Update”).............................9
PART III: INTERIM REEXAMINATIONS [24 CFR §960.257(b); 24 CFR §966.4;
and Notice PIH 2023-27]........................................................................... 11
9-III.A. Overview.....................................................................................................11
9-III.B. Changes in Family and Household Composition........................................12
9-III.C. Changes Affecting Income or Expenses.....................................................14
9-III.D. effective dates.............................................................................................18
9-IV.A. Overview.....................................................................................................19
9-IV.B. Changes in Utility Allowances [24 CFR §965.507, 24 CFR §966.4]...........19
9-IV.C. Notification of New Tenant Rent.................................................................19
9-IV.D. Discrepancies.............................................................................................19
Chapter 10....................................................................................................................1
PETS [24 CFR §5, Subpart C; 24 CFR §960, Subpart G]............................................1
PART I: ASSISTANCE ANIMALS [Section 504; Fair Housing Act (42 U.S.C.); 24
CFR §5.303; 2 CFR §960.705]....................................................................2
10-I.A. Overview.......................................................................................................2
10-I.B. Approval of Assistance Animals [Notice FHEO 2020-01]............................. 2
10-I.C. Care and Handling........................................................................................5
PART II: PET POLICIES FOR ALL DEVELOPMENTS [24 CFR 5, Subpart C; 24
CFR 960, Subpart G]...................................................................................6
10-II.A. Overview......................................................................................................6
10-II.B. Management Approval of Pets.....................................................................6
10-II.C. Standards for Pets [24 CFR §5.318; §960.707(b)]...................................... 7
10-II.D. Pet Rules..................................................................................................... 9
PART III: PET DEPOSITS AND FEES IN ELDERLY/DISABLED
DEVELOPMENTS..................................................................................... 14
10-III.A. Overview...................................................................................................14
10-III.B. Pet Deposits..............................................................................................14
10-III.C. Other Charges.......................................................................................... 15
PART IV: PET DEPOSITS AND FEES IN  GENERAL OCCUPANCY
DEVELOPMENTS..................................................................................... 16

9
10-IV.A. Overview...................................................................................................16
10-IV.B. Pet Deposits............................................................................................. 16
10-IV.C. Non-Refundable Nominal Pet Fee........................................................... 17
10-IV.D. Other Charges..........................................................................................18
CHAPTER CH.................................................................................................................. 1
COMMUNITY SERVICE.............................................................................................. 1
PART I: COMMUNITY SERVICE REQUIREMENT..................................................... 1
11-I.A. Overview.......................................................................................................1
11-I.B. Requirements................................................................................................1
11-I.C. Determination of Exemption Status and Compliance  [24 CFR
§960.605(c)(3)]............................................................................................5
11-I.D. Documentation And Verification [24 CFR §960.605(c)(4)], §960.607,
Notice PIH 2016-08].................................................................................... 8
11-I.E. Noncompliance............................................................................................. 9
PART II: IMPLEMENTATION OF COMMUNITY SERVICE.......................................11
11-II.A. Overview....................................................................................................11
TRANSFER POLICY....................................................................................................1
PART I EMERGENCY TRANSFERS...........................................................................2
12-I.A. Overview.......................................................................................................2
12-I.B. Emergency Transfers....................................................................................2
12-I.C. Emergency Transfer Procedures..................................................................3
12-I.D. Costs of Transfer.......................................................................................... 3
PART II: PHA REQUIRED TRANSFERS.....................................................................4
12-II.A. Overview......................................................................................................4
12-II.B. Types of PHA Required Transfers...............................................................4
12-II.C. Adverse Action [24 CFR §966.4(e)(8)(i)]..................................................... 6
12-II.D. Cost of Transfer...........................................................................................6
PART III: TRANSFERS REQUESTED BY TENANTS.................................................7
12-III.A. Overview.....................................................................................................7
12-III.B. Types of Resident Requested Transfers.................................................... 7
12-III.C. Eligibility for Transfer.................................................................................. 8
12-III.D. Security Deposits........................................................................................9

10
12-III.E. Cost of Transfer.......................................................................................... 9
12-III.F. Handling of Requests..................................................................................9
PART IV: TRANSFER PROCESSING.......................................................................10
12-IV.A. Overview...................................................................................................10
12-IV.B. Transfer List..............................................................................................10
12-IV.C. Transfer Offer Policy................................................................................ 11
12-IV.D. Good Cause for Unit Refusal................................................................... 11
12-IV.E. Deconcentration....................................................................................... 12
12-IV.F. Reexamination Policies for Transfers.......................................................12
LEASE TERMINATIONS..............................................................................................1
PART I: TERMINATION BY TENANT..........................................................................2
13-I.A. Tenant Chooses To Terminate The Lease [24 CFR §966.4(k)(1)(ii)
and 24 CFR §966.4(i)(1)]............................................................................ 2
PART II: TERMINATION BY PHA – MANDATORY.....................................................2
13-II.A. Overview......................................................................................................2
13-II.B. Failure to Provide Consent [24 CFR §960.259(a) and (b)].......................... 2
13-II.C. Failure To Document Citizenship [24 CFR §5.514(c) and (d) and 24
CFR §960.259(a)]........................................................................................2
13-II.D. Failure To Disclose And Document Social Security Numbers [24
CFR §5.218(c), 24 CFR §960.259(a)(3), Notice PIH 2018-24]................... 3
13-II.E. Failure To Accept The PHA’s Offer of A Lease Revision [24 CFR
§966.4(i)(2)(ii)(E)]........................................................................................ 3
13-II.F. Methamphetamine Conviction [24 CFR §966.4(l)(5)(i)(A)]...........................4
13-II.G. Lifetime Registered Sex Offenders (PIH Notice 2012-28)...........................4
13-II.H. Noncompliance With Community Service Requirements [24 CFR
§966.4(i)(2)(ii)(D), 24 CFR §960.603(b) and 24 CFR
§960.607(b)(2)(ii) and (c)]........................................................................... 4
13-II.I Death of a Sole Family Member [Notice PIH 2012-4].................................... 4
PHA PHA P.......................................................................................................................6
PHA PHA P.......................................................................................................................7
PHA PHA P.......................................................................................................................7
PHA PHA P.......................................................................................................................8

11
PHA PHA P.......................................................................................................................9
PHA PHA P.......................................................................................................................9
PART III: TERMINATION BY PHA – OTHER AUTHORIZED REASONS................. 10
13-III.A. Overview...................................................................................................10
13-III.B. Mandatory Lease Provisions [24 CFR §966.4(i)(5)]..................................10
13-III.C. Other Authorized Reasons For Termination [24 CFR §966.4(I)(2)
and (5)(ii)(B)]............................................................................................. 16
13-III.D. Alternatives to Termination of Tenancy.................................................... 18
13-III.E. Criteria for Deciding to Terminate Tenancy.............................................. 19
13-III.F. Terminations Related To Domestic Violence, Dating Violence,
Sexual Assault, Stalking, or human trafficking.......................................... 22
PART IV: NOTIFICATION REQUIREMENTS,  EVICTION PROCEDURES, AND
RECORD KEEPING.................................................................................. 25
13-IV.A. Overview...................................................................................................25
13-IV.B. Conducting Criminal Records Checks [24 CFR §5.903(e)(ii) and 24
CFR §960.259].......................................................................................... 25
13-IV.C. Disclosure of Criminal Records To Family [24 CFR §5.903(f), 24
CFR §5.905(d) and 24 CFR §966.4(I)(5)(iv)]............................................ 26
13-IV.D. Lease Termination Notice [24 CFR §966.4(I)(3); Notice PIH 2021-
29]............................................................................................................. 26
13-IV.E. Eviction [24 CFR §966.4(i)(4) and §966.4(m)]..........................................29
13-IV.F. Notification To Post Office [24 CFR §966.4(i)(5)(iii)(B)]............................30
13-IV.G. Record Keeping....................................................................................... 30
THIS THIS MA TH THIS THIS THIS THIS MATE TH THIS TH TH THIS TH THIS M
THIS THIS  THI-T-TH-THI-TH THIS M TH THIS  TH THI THIS THIS MATE TH THIS M
THI THIS THIS MATERI THI THIS MAT THI THIS MA TH THI THIS THI THIS MAT TH
THI THIS M THIS M THI THIS  THIS  THIS MATER THI THI TH THI THIS MATE THIS
THI THIS MAT THIS M TH THIS MA TH THIS M THI THIS THIS MAT TH
THIS MATERIA THI THI THIS MAT THIS MATERIA TH THIS MATE TH THI
THIS MATERI THIS MATE THIS MA TH THIS M THIS MATE TH THIS MATE THIS THI
THI THIS THI THIS MA THIS MAT-THIS THIS M THIS MAT THIS  TH THI
THIS MATERI THIS MAT THIS MATE THIS MAT THIS MA THIS MAT THIS M TH THIS
THIS THIS MATE THIS MATERIA TH THIS MAT THIS THI THIS MATE TH THIS TH
THIS MATERI THIS MATERIAL TH THIS MA TH THI THIS MATE THIS MATERIAL I
THIS THIS MATE TH THI THIS  THIS MA THIS MA THIS MAT THIS  THI THIS TH THI
THIS MAT THI TH THI THIS MATER THIS M THI THIS MA THIS MA THI TH T
THIS MA THIS TH THIS MA THI THI TH THI THIS M THIS M......................................43

12
GRIEVANCES AND APPEALS....................................................................................1
Note that this chapter is not the PHA’s grievance procedure. The grievance
procedure is a document separate from the ACOP. This chapter of
the ACOP provides the policies that drive the grievance procedure.  A
sample grievance procedure is provided as Exhibit 14-1. However,
please note that the procedure provided is only a sample and is
designed to match up with the default policies in the model ACOP. As
such, the PHA would need to modify accordingly should any
alternative policy decisions be adopted.......................................................1
PART I: INFORMAL HEARINGS FOR PUBLIC HOUSING APPLICANTS..................1
14-I.A. Overview.......................................................................................................1
14-I.B. Informal Hearing Process [24 CFR §960.208(a) and PH Occ GB, p.
58]............................................................................................................... 1
PART II: INFORMAL HEARINGS WITH REGARD TO NONCITIZENS...................... 7
14-II.A. Hearing and Appeal Provisions for Noncitizens [24 CFR §5.514]............... 7
PART III: GRIEVANCE PROCEDURES FOR PUBLIC HOUSING RESIDENTS
...................................................................................................................11
14-III.A. Requirements [24 CFR §966.52].............................................................. 11
14-III.B. Definitions [24 CFR §966.53; 24 CFR §966.51(a)(2)(i)]........................... 11
ANY ANY CRI ANY CRI ANY ANY CRIM ANY ANY CR ANY CR AN ANY 
AN ANY CRI ANY CRIM AN ANY ANY  ANY C ANY CR ANY CRI AN ANY  ANY CRIM
AN ANY CRIM AN ANY ANY AN................................................................................... 11
ANY ANY-ANY DR ANY DRU ANY DRU AN AN ANY ANY ANY DRU....12
14-III.C. Applicability [24 CFR §966.51]................................................................. 12
14-III.D. Informal Settlement of Grievance [24 CFR §966.54] [See local
procedure, “Grievance Policy and Flowchart” for details]..........................13
14-III.E. Procedures to Obtain a Hearing After the Informal Settlement
Meeting [24 CFR §966.56(a)]....................................................................14
14-III.F. Selection of Hearing Officer/PANEL [24 CFR §966.53(e), PIH 2016-
05]............................................................................................................. 16
14-III.G. REMOTE HEARINGS [PIH 2020-32]....................................................... 16
14-III.H. Procedures Governing The Hearing [24 CFR §966.56]............................19
14-III.I. Decision of the Hearing Officer/Panel [24 CFR §966.57]...........................22
CHAPTER CH.................................................................................................................. 1

13
PROGRAM INTEGRITY...............................................................................................1
PART I: PREVENTING, DETECTING, AND  INVESTIGATING ERRORS AND
PROGRAM ABUSE.....................................................................................2
15-I.A. Preventing Errors and Program Abuse.........................................................2
15-I.B. Detecting Errors and Program Abuse...........................................................3
15-I.C. Investigating Errors and Program Abuse......................................................4
PART II: CORRECTIVE MEASURES AND PENALTIES.............................................5
15-II.A. Under- Or Overpayment.............................................................................. 5
15-II.B. Family-Caused Errors and Program Abuse.................................................6
15-II.C. PHA-Caused Errors or Program Abuse.......................................................7
15-II.D. Criminal Prosecution....................................................................................9
15-II.E. Fraud and Program Abuse Recoveries........................................................9
CHAPTER CH.................................................................................................................. 1
PROGRAM ADMINISTRATION...................................................................................1
PART I: SETTING UTILITY ALLOWANCES................................................................2
[24 CFR §965 Subpart E].............................................................................................2
16-I.A. Overview.......................................................................................................2
16-I.B Utility Allowances...........................................................................................2
16-I.C. Surcharges for PHA-Furnished Utilities [24 CFR §965.506].........................4
16-I.D. Notice Requirements [24 CFR §965.502].....................................................4
16-I.E. Reasonable Accommodation AND INDIVIDUAL RELIEF [24 CFR
§965.508].................................................................................................... 5
PART II: ESTABLISHING FLAT RENTS......................................................................6
16-II.A. Overview......................................................................................................6
16-II.B. Flat Rents [24 CFR §960.253(b) and Notice PIH 2022-33]......................... 6
PART III: FAMILY DEBTS TO THE PHA..................................................................... 7
16-III.A. Overview.....................................................................................................7
16-III.B. Repayment Policy.......................................................................................8
PART IV: PUBLIC HOUSING ASSESSMENT SYSTEM (PHAS)..............................11
16-IV.A. Overview...................................................................................................11
16-IV.B. PHAS Indicators [24 CFR §902 Subparts A, B, C, D, and E]...................11
16-IV.C. PHAS Scoring [24 CFR 902 Subpart F]................................................... 12

14
PART V: RECORD KEEPING....................................................................................13
16-V.A. Overview....................................................................................................13
16-V.B. Record Retention.......................................................................................13
THE THE THE THE PH THE PHA  THE P THE PHA MU THE  THE P THE P THE PH
TH THE THE P THE THE THE THE PH TH THE THE PH THE THE T THE P THE TH
THE P THE  THE  THE THE THE THE THE PH THE THE-THE...................................13
16-V.C. Records Management...............................................................................15
PART VI: REPORTING REQUIREMENTS FOR CHILDREN WITH ELEVATED
BLOOD LEAD LEVEL............................................................................... 17
16-VI.A. Reporting Requirements [24 CFR §35.1130(e), Notice PIH  2017-
13]............................................................................................................. 17
PART VII: VIOLENCE AGAINST WOMEN ACT (VAWA): NOTIFICATION,
DOCUMENTATION, AND CONFIDENTIALITY........................................ 17
16-VII.A.  Overview.................................................................................................17
16-VII.B. Definitions [24 CFR §5.2003, FR Notice 8/6/13]..................................... 18
16-VII.C. Notification [24 CFR 5.2005(a)]...............................................................20
16-VII.D. Documentation [24 CFR §5.2007]...........................................................21
16-VII.E. Confidentiality [24 CFR §5.2007(b)(4)]....................................................24
GLOSSARY..................................................................................................................1
A.
ACRONYMS USED IN PUBLIC HOUSING................................................ 1
B.
GLOSSARY OF PUBLIC HOUSING terms.................................................4
GLOSSARY

Intro I
Introduction
ABOUT THE ACOP
REFERENCES CITED IN THE ACOP
Authority for PHA policies is derived from many sources.  Primary among these sources
are regulations and guidance issued by HUD.  State law also directs PHA policy.  State
law must be followed where such law exists and does not conflict with federal
regulations.  In the absence of legal requirements or HUD guidance, industry practice
may lead to PHA policy. Finally, the public housing lease will affect PHA policy and
therefore must be consistent with federal and state laws and regulations.
HUD
HUD provides the primary source of PHA policy through federal regulations, HUD
Notices and handbooks. Compliance with federal regulations, current HUD Notices and
HUD handbooks is mandatory.
HUD provides nonmandatory guidance to PHAs through HUD published guidebooks.
Expired HUD Notices and handbooks also provide guidance for PHA policy.  Following
HUD guidance is optional, as long as PHA policies comply with federal law, federal
regulations and mandatory policy.  Because HUD has already determined that the
guidance it provides is consistent with mandatory policies, PHA reliance on HUD
guidance provides the PHA with a “safe harbor.”
Content contained on the HUD website can provide further clarification of HUD policies.
For example, FAQs on the HUD website can provide direction on the application of
federal regulations to a specific pattern.
State Law
Where there is no mandatory federal guidance, PHAs must comply with state law, if it
exists. Where state law is more restrictive than federal law, but does not conflict with it,
the PHA should follow the state law.
Industry Practice
Where no law or HUD authority exists on a particular subject, industry practice may
support PHA policy. An industry practice is a way of doing things that is followed by
most housing authorities.

Intro I
RESOURCES CITED IN THE ACOP
The ACOP cites several documents.  Where a document or resource is cited frequently,
it may be abbreviated.  Where it is cited only once or twice, the ACOP may contain the
entire name of the document or resource.  Following is a key to abbreviations used for
various sources that are frequently cited in the ACOP, and a list of references and
document locations that are referenced in the ACOP or that may be helpful to you.
Public Housing Occupancy Guidebook
In June 2020 HUD began issuing a new version of the Public Housing Occupancy
Guidebook chapter-by-chapter. Unlike the previous version of the guidebook in which
chapters were numbered, the new version includes chapter names, but no numbers. As
the new version of the guidebook has not yet been fully released, and since the
previous version of the guidebook contains guidance not found in the new version, the
policy cites both versions of the guidebook. Therefore, where the Public Housing
Occupancy Guidebook is cited in the policy, the citation will make a distinction between
the “old” and “new” versions of the guidebook. The “old” version of the guidebook will
continue to be cited as PH OCC GB with a chapter/page reference (example: PH OCC
GB, p. 5-4). If HUD has also released a new chapter on the same topic with information
that either adds new information or updates existing information from the previous
guidebook, the new guidebook will be cited as New PH OCC GB with a chapter title and
page reference (example: New PH OCC GB, Lease Requirements, p. 11).
On September 29, 2023, HUD issued Notice PIH 2023-27 to implement sections 102
and 104 of the Housing Opportunity Through Modernization Act of 2016 (HOTMA). The
notice supersedes relevant portion of the guidebook, specifically the chapters on
eligibility and occupancy, income determinations, and reexaminations. Where chapters
have not been altered by the HOTMA implementation notice, the model policy continues
to site the Public Housing Occupancy Guidebook.
Abbreviations
Throughout the ACOP, abbreviations are used to designate certain documents in
citations. The following is a table of abbreviations of documents cited by the ACOP.
Abbreviation
Document
CFR
Code of Federal Regulations
HUD-50058 IB
HUD-50058 Instruction Booklet
PH OCC GB
Public Housing Occupancy Guidebook, June 2003
New PH OCC
GB
Public Housing Occupancy Guidebook, Various dates of release
RHIIP FAQs
Rental Housing Integrity Improvement Program (RHIIP)
Frequently Asked Questions
VG
Verification Guidance, March 2004 (attachment to PIH Notice
2004-1)

Intro I
Resources and Where to Find Them
The HUD website is https://www.hud.gov/.
Guidebooks, handbooks, and other HUD resources may be found at the HUDClips
website: https://www.hud.gov/program_offices/administration/hudclips
Following is a list of resources helpful to the PHA or referenced in the ACOP, and the
online location of each.
Document and Location
Code of Federal Regulations
http://www.ecfr.gov
Enterprise Income Verification (EIV) System PHA Security Procedures
https://www.hud.gov/sites/documents/EIVSECGUIDEPHA.PDF
Executive Order 11063
https://www.archives.gov/federal-register/codification/executive-order/11063.html
Federal Register
https://www.federalregister.gov/
HOTMA Final Rule
https://www.federalregister.gov/documents/2023/02/14/2023-01617/housing-opportunity-through-
modernization-act-of-2016-implementation-of-sections-102-103-and-
104?utm_campaign=subscription+mailing+list&utm_source=federalregister.gov&utm_medium=email
HOTMA Implementation Notice, PIH 2023-27
https://www.hud.gov/sites/dfiles/OCHCO/documents/2023-27pihn.pdf
Joint Statement of the Department of Housing and Urban Development and the Department of Justice,
issued May 17, 2004
https://www.justice.gov/sites/default/files/crt/legacy/2010/12/14/joint_statement_ra.pdf
Final Guidance to Federal Financial Assistance Recipients Regarding Title VI Prohibition Against National
Origin Discrimination Affecting Limited English Proficient Persons, published January 22, 2007
https://www.lep.gov/guidance/HUD_guidance_Jan07.pdf

Intro I
Notice PIH 2010-26, Nondiscrimination and Accessibility Notice
http://www.hud.gov/offices/pih/publications/notices/10/pih2010-26.pdf
Notice PIH 2017-12, Administrative Guidance for Effective and Mandated Use of the Enterprise Income
Verification (EIV) System
https://www.hud.gov/sites/documents/PIH2017-12EIVNOTICE.PDF
Public Housing Occupancy Guidebook, June 2003
https://www.hud.gov/sites/documents/DOC_10760.PDF
VAWA Resources
https://www.hud.gov/vawa

1-1
CHAPTER 1
OVERVIEW OF THE PROGRAM AND PLAN
INTRODUCTION
The PHA receives its operating subsidy for the public housing program from the
Department of Housing and Urban Development. The PHA is not a federal department
or agency. A public housing agency (PHA) is a governmental or public body, created
and authorized by state law to develop and operate housing and housing programs for
low-income families. The PHA enters into an Annual Contributions Contract with HUD to
administer the public housing program. The PHA must ensure compliance with federal
laws, regulations, and notices, and must establish policy and procedures to clarify
federal requirements and to ensure consistency in program operation.
This chapter contains information about the PHA and its programs with emphasis on the
public housing program. It also contains information about the purpose, intent, and use
of the plan and guide.
There are three parts to this chapter:
Part I: The Public Housing Agency (PHA). This part includes a description of the
PHA, its jurisdiction, its programs, and its mission and intent.
Part II: The Public Housing Program. This part contains information about public
housing operation, roles and responsibilities, and partnerships.
Part III: The Admissions and Continued Occupancy (ACOP). This part discusses the
purpose and organization of the plan and its revision requirements.

1-2
PART I: THE PHA
1-I.A. OVERVIEW
This part describes the PHA’s creation and authorization, the general structure of the
organization, and the relationship between the PHA Board and staff.
1-I.B. ORGANIZATION AND STRUCTURE OF THE PHA
Public housing is funded by the federal government and administered by the City of
Chandler Housing and Redevelopment Division for the jurisdiction of City of Chandler.
PHAs are governed by a board of officials that are generally called “commissioners.”
Although some PHAs may use a different title for their officials, this document will
hitherto refer to the “board of commissioners” or the “board” when discussing the board
of governing officials.
Commissioners are appointed in accordance with state housing law and generally serve
in the same capacity as the directors of a corporation. The board of commissioners
establishes policies under which the PHA conducts business and ensures that those
policies are followed by PHA staff. The board is responsible for preserving and
expanding the agency’s resources and assuring the agency’s continued viability and
success.
Formal actions of the PHA are taken through written resolutions, adopted by the board,
and entered into the official records of the PHA.
The principal staff member of the PHA is the executive director (ED), who is selected
and hired by the board. The ED oversees the day-to-day operations of the PHA and is
directly responsible for carrying out the policies established by the commissioners. The
ED’s duties include hiring, training, and supervising the PHA’s staff, as well as
budgeting and financial planning for the agency. Additionally, the ED is charged with
ensuring compliance with federal and state laws, and program mandates. In some
PHAs, the ED is known by another title, such as chief executive officer or president.
1-I.C. PHA MISSION
The purpose of a mission statement is to communicate the purpose of the agency to
people inside and outside of the agency. It provides the basis for strategy development,
identification of critical success factors, resource allocation decisions, as well as
ensuring client and stakeholder satisfaction.
PHA Policy
The Housing and Redevelopment Division (the Housing Authority) of the City of
Chandler is a local municipal subcomponent unit of government incorporated
within the City of Chandler with the purpose of providing, facilitating, and
managing affordable housing products and supportive services to eligible
persons with limited incomes, through a variety of federal, state, local and private
resources.

1-3
1-I.D. THE PHA’S COMMITMENT TO ETHICS AND SERVICE
As a public service agency, the PHA is committed to providing excellent service to all
public housing applicants, residents, and the public. In order to provide superior service,
the PHA resolves to:

Administer applicable federal and state laws and regulations to achieve high
ratings in compliance measurement indicators while maintaining efficiency in
program operation to ensure fair and consistent treatment of clients served.

Provide housing that is safe, habitable, functionally adequate, operable, and free
of health and safety hazards—in compliance with the National Standards for the
Physical Inspection of Real Estate: Inspection Standards (NSPIRE)— for very
low- and low-income families.

Achieve a healthy mix of incomes in its public housing developments by
attracting and retaining higher income families and by working toward
deconcentration of poverty goals.

Encourage self-sufficiency of participant families and assist in the expansion of
family opportunities that address educational, socio-economic, recreational, and
other human service needs.

Promote fair housing and the opportunity for very low- and low-income families of
all races, ethnicities, national origins, religions, ethnic backgrounds, and with all
types of disabilities, to participate in the public housing program and its services.

Create positive public awareness and expand the level of family and community
support in accomplishing the PHA’s mission.

Attain and maintain a high level of standards and professionalism in day-to-day
management of all program components.

Administer an efficient, high-performing agency through continuous improvement
of the PHA’s support systems and commitment to our employees and their
development.
The PHA will make every effort to keep residents informed of program rules and
regulations, and to advise participants of how the program rules affect them.

1-4
PART II: THE PUBLIC HOUSING PROGRAM
1-II.A. OVERVIEW AND HISTORY OF THE PROGRAM
The intent of this section is to provide the public and staff an overview of the history and
operation of public housing.
The United States Housing Act of 1937 (the “Act”) is responsible for the birth of federal
housing program initiatives, known as public housing. The Act was intended to provide
financial assistance to states and cities for public works projects, slum clearance, and
the development of affordable housing for low-income residents. There have been many
changes to the program since its inception in 1937.
The Housing Act of 1965 established the availability of federal assistance, administered
through local public agencies, to provide rehabilitation grants for home repairs and
rehabilitation. This act also created the federal Department of Housing and Urban
Development (HUD).
The Housing Act of 1969 created an operating subsidy for the public housing program
for the first time. Until that time, public housing was a self-sustaining program.
In 1998, the Quality Housing and Work Responsibility Act (QHWRA) – also known as
the Public Housing Reform Act or Housing Act of 1998 – was signed into law. Its
purpose was to provide more private sector management guidelines to the public
housing program and provide residents with greater choices. It also allowed PHAs more
remedies to replace or revitalize severely distressed public housing developments.
Highlights of the Reform Act include: the establishment of flat rents; the requirement for
PHAs to develop five-year and annual plans; income targeting, a requirement that 40%
of all new admissions in public housing during any given fiscal year be reserved for
extremely low-income families; and resident self-sufficiency incentives.
On July 29, 2016, the Housing Opportunity Through Modernization Act of 2016
(HOTMA) was signed into law. HOTMA made numerous changes to statutes governing
HUD programs, including sections of the United States Housing Act of 1937. Title I of
HOTMA contains 14 different sections that impact the public housing and Section 8
programs. The Final Rule implementing broad changes to income and assets in
Sections 102 and 104 of HOTMA, and for PHAs that administer the public housing
program over-income provisions in Section 103, was officially published in the Federal
Register on February 14, 2023. On September 29, 2023, HUD issued notice PIH 2023-
27, which provided guidance to PHAs on the implementation of the program changes
described in the Final Rule.
1-II.B. PUBLIC HOUSING PROGRAM BASICS
HUD writes and publishes regulations in order to implement public housing laws
enacted by Congress. HUD contracts with the PHA to administer programs in
accordance with HUD regulations and provides an operating subsidy to the PHA. The
PHA must create written policies that are consistent with HUD regulations. Among these

1-5
policies is the PHA’s Admissions and Continued Occupancy Policy (ACOP). The ACOP
must be approved by the board of commissioners of the PHA.
The job of the PHA pursuant to HUD regulations is to provide safe, habitable dwelling
units,  to low-income families at an affordable rent. The PHA screens applicants for
public housing and, if they are determined to be eligible for the program, the PHA
makes an offer of a housing unit. If the applicant accepts the offer, the PHA and the
applicant will enter into a written lease agreement. At this point, the applicant becomes
a tenant in the public housing program.
In the context of the public housing program, a tenant is defined as the adult person(s)
(other than a live-in aide who (1) executed the lease with the PHA as lessee of the
dwelling unit, or, if no such person now resides in the unit, (2) who resides in the unit,
and who is the remaining head of household of the tenant family residing in the dwelling
unit. [24 CFR §966.53]. The Public Housing Occupancy Guidebook refers to tenants as
“residents.” The terms “tenant” and “resident” are used interchangeably in this policy.
Additionally, this policy uses the term “family” or “families” for residents or applicants,
depending on context.
Since the PHA owns the public housing development, the PHA is the landlord. The PHA
must comply with all of the legal and management responsibilities of a landlord in
addition to administering the program in accordance with HUD regulations and PHA
policy.
1-II.C. PUBLIC HOUSING PARTNERSHIPS
To administer the public housing program, the PHA must enter into an Annual
Contributions Contract (ACC) with HUD. The PHA also enters into a contractual
relationship with the tenant through the public housing lease. These contracts define
and describe the roles and responsibilities of each party.
In addition to the ACC, the PHA and family must also comply with federal regulations
and other HUD publications and directives.  For the program to work and be successful,
all parties involved – HUD, the PHA, and the tenant – play an important role.

1-6
The following chart illustrates key aspects of these relationships.
The Public Housing Relationships

1-7
What Does HUD Do?
Federal law is the source of HUD responsibilities. HUD has the following major
responsibilities:

Develop regulations, requirements, handbooks, notices, and other guidance to
implement housing legislation passed by Congress.

Allocate operating subsidies to PHAs

Allocate capital funding to PHAs

Provide technical assistance to PHAs on interpreting and applying program
requirements

Monitor PHA compliance with program requirements and PHA performance in
program administration.
What does the PHA do?
The PHA’s responsibilities originate in federal regulations and the ACC. The PHA owns
and manages public housing developments, administers the program under contract
with HUD and has the following major responsibilities:

Ensure compliance with all non-discrimination, equal opportunity, and fair
housing laws, and ensure that the program is accessible to persons with
disabilities

Establish local policies and procedures for operating the program

Accept applications from interested applicant families and determine whether
they are income eligible for the program

Maintain waiting list and select families for admission

Screen applicant families for suitability as renters

Maintain housing units by making any necessary repairs in a timely manner

Make unit offers to families (minimize vacancies without overcrowding)

Maintain properties to the standard of safe, habitable dwelling units (including
assuring compliance with National Standards for the Physical Inspection of Real
Estate (NSPIRE)

Make sure the PHA has adequate financial resources to maintain its housing
stock

1-8

Perform regular reexaminations of family income and composition in accordance
with HUD requirements

Collect rent due from the assisted family and comply with and enforce provisions
of the lease

Ensure that families comply with program rules

Provide families with prompt and professional service

Comply with all fair housing and equal opportunity requirements.  HUD
regulations and requirements, the ACC, HUD-approved applications for funding,
the PHA’s ACOP, and other applicable federal, state, and local laws
What does the Tenant do?
The tenant’s responsibilities are articulated in the public housing lease. The tenant has
the following broad responsibilities:

Comply with the terms of the lease and PHA house rules, as applicable

Provide the PHA with complete and accurate information, determined by the PHA
to be necessary for administration of the program

Cooperate in attending all appointments scheduled by the PHA

Allow the PHA to inspect the unit at reasonable times and after reasonable notice

Take responsibility for care of the housing unit, including any violations of
NSPIRE caused by the family

Not engage in drug-related or violent criminal activity

Notify the PHA before moving or termination of the lease

Use the assisted unit only for residence and as the sole residence of the family.
Not sublet the unit or assign the lease

Promptly notify the PHA of any changes in family composition

Not commit fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in connection with
any housing programs

Take care of the housing unit and report maintenance problems to the PHA
promptly
If all parties fulfill their obligations in a professional and timely manner, the program
responsibilities will be fulfilled in an effective manner.

1-9
1-II.D. APPLICABLE REGULATIONS
Applicable regulations include:

24 CFR Part 5: General Program Requirements

24 CFR Part 8: Nondiscrimination

24 CFR Part 35:  Lead-Based Paint

24 CFR Part 902: Public Housing Assessment System

24 CFR Part 903: Public Housing Agency Plans

24 CFR Part 945: Designated Housing

24 CFR Part 960: Admission and Occupancy Policies

24 CFR Part 965: PHA-Owned or Leased Projects – General Provisions

24 CFR Part 966: Lease and Grievance Procedures
PART III: THE ADMISSIONS AND CONTINUED OCCUPANCY POLICIES
1-III.A. OVERVIEW AND PURPOSE OF THE POLICY
The ACOP is the PHA’s written statement of policies used to carry out the housing
program in accordance with federal law and regulations, and HUD requirements.  The
ACOP is required by HUD, and it must be available for public review [CFR 24 Part 903].
The ACOP also contains policies that support the objectives contained in the PHA’s
Agency Plan.
All issues related to public housing not addressed in this ACOP are governed by federal
regulations, HUD handbooks and guidebooks, notices and applicable state and local
laws. The policies in this ACOP have been designed to ensure compliance with the
consolidated ACC and all HUD-approved applications for program funding. The PHA is
responsible for complying with all changes in HUD regulations pertaining to public
housing. If such changes conflict with this plan, HUD regulations will have precedence.
1-III.B. CONTENTS OF THE POLICY
Unlike the housing choice voucher program, HUD regulations for public housing do not
contain a list of what must be included in the ACOP.  However, individual regulations
contain requirements of inclusion in the PHA’s written policy.  At a minimum, the ACOP
plan should cover PHA policies on these subjects:

The organization of the waiting list and how families are selected and offered
available units, including any PHA admission preferences, procedures for
removing applicant names from the waiting list, and procedures for closing and
reopening the PHA waiting list (Chapters 4 and 5);

1-10

Transfer policies and the circumstances under which a transfer would take
precedence over an admission (Chapter 12);

Standards for determining eligibility, suitability for tenancy, and the size and type
of the unit needed (Chapters 3 and 5);

Procedures for verifying the information the family has provided (Chapter 7);

The method for achieving de-concentration of poverty and income-mixing of
public housing developments (Chapter 4);

Grievance procedures (Chapter 14);

Policies concerning payment by a family to the PHA of amounts the family owes
the PHA (Chapter 15 and 16);

Interim redeterminations of family income and composition (Chapter 9);

Policies Regarding Community Service Requirements; (Chapter 11);

Polices and rules about safety and ownership of pets in public housing (Chapter
10).
 Mandatory vs. Discretionary Policy
HUD makes a distinction between mandatory policies and non-mandatory policies:

Mandatory policies: those driven by legislation, regulations, current handbooks,
current PIH notices, and legal opinions from the Office of General Counsel,

Optional, non-binding guidance includes guidebooks, FAQs, PIH notices that
have expired and recommendations from individual HUD staff.
HUD expects PHAs to develop policies and procedures that are consistent with
mandatory policies and to make clear the optional policies the PHA has adopted.  The
ACOP is comprised of mandatory policies and optional PHA policy.  HUD emphasizes
the need for a clearly written and comprehensive ACOP to guide staff in the clear and
consistent application of policy.
HUD suggestions, recommendations, written issuances, and guidance are consistent
with mandatory federal policy. Therefore, using HUD guidance in the preparation of
PHA policy, even though it is not mandatory, provides a PHA with a “safe harbor.” If a
PHA adopts  an alternative policy, it must make its own determination that such policy is
consistent with legislation, regulations, and other mandatory requirements. There may
be very good reasons for adopting a policy or procedure that is different from that
suggested by HUD, but PHAs should carefully think through those decisions and be
able to articulate how their policy is consistent with federal laws, regulations, and
mandatory policy.

1-11
1-III.C. UPDATING AND REVISING THE POLICY
The PHA will revise this ACOP as needed to comply with changes in HUD regulations.
The original policy and any changes must be approved by the board of commissioners
of the PHA, the pertinent sections included in the Agency Plan, and a copy provided to
HUD.
PHA Policy
The PHA will review and update the ACOP as needed to reflect changes in
regulations, PHA operations, or when needed to ensure staff consistency in
operation.

2-1
CHAPTER 2
FAIR HOUSING AND EQUAL OPPORTUNITY
INTRODUCTION
This chapter explains the laws and HUD regulations requiring PHAs to affirmatively
further civil rights and fair housing in all federally assisted housing programs. The letter
and spirit of these laws are implemented through consistent policy and procedures. The
responsibility to further nondiscrimination pertains to all areas of the PHA’s public
housing operations.
This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to these topics in
three parts:
Part I: Nondiscrimination. This part presents the body of laws and regulations
governing the responsibilities of the PHA regarding nondiscrimination.
Part II: Policies Related to Persons with Disabilities. This part discusses the
rules and policies of the public housing program related to reasonable
accommodation for persons with disabilities. These rules and policies are based on
the Fair Housing Act (42.U.S.C.) and Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973,
and incorporate guidance from the Joint Statement of The Department of Housing
and Urban Development and the Department of Justice (DOJ), issued May 17, 2004.
Part III: Prohibition of Discrimination against Limited English Proficiency
(LEP). This part details the obligations of the PHA to ensure meaningful access to
the public housing program and its activities by persons with Limited English
Proficiency (LEP). This part incorporates the Final Guidance to Federal Financial
Assistance Recipients Regarding Title VI Prohibition against National Origin
Discrimination Affecting Limited English Proficiency (LEP) Persons published
January 22, 2007, in the Federal Register.

2-2
PART I: NONDISCRIMINATION
2-I.A. OVERVIEW
Federal laws require PHAs to treat all applicants and tenant families equally, providing
the same quality of service, regardless of family characteristics and background.
Federal law prohibits discrimination in housing on the basis of race, color, religion, sex,
national origin, age, familial status, and disability. In addition, HUD regulations provide
for additional protections regarding sexual orientation, gender identity, and marital
status. The PHA will comply fully with all federal, state, and local nondiscrimination
laws, and with rules and regulations governing fair housing and equal opportunity in
housing and employment, including:

Title VI of the Civil Rights Act of 1964

Title VIII of the Civil Rights Act of 1968 (as amended by the Community
Development Act of 1974 and the Fair Housing Amendments Act of 1988)

Executive Order 11063 and 13988.

Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973

The Age Discrimination Act of 1975

Title II of the Americans with Disabilities Act (to the extent that it applies,
otherwise Section 504 and the Fair Housing Amendments govern)

The Equal Access to Housing in HUD Programs Regardless of Sexual
Orientation or Gender Identity Final Rule, published in the Federal Register
February 3, 2012, and further clarified in Notice PIH 2014-20.

Violence against Women Act (VAWA)

Any applicable state laws or local ordinances and any legislation protecting
individual rights of tenants, applicants, or staff that may subsequently be enacted
When more than one civil rights law applies to a situation, the laws will be read and
applied together.
PHA Policy
No state or local nondiscrimination laws or ordinances apply.
2-I.B. NONDISCRIMINATION
Federal regulations prohibit discrimination against certain protected classes and other
groups of people. State and local requirements, as well as PHA policies, can prohibit
discrimination against additional classes of people.
The PHA shall not discriminate because of race, color, sex, religion, familial status, age,
disability, or national origin (called “protected classes”).
Familial status includes children under the age of 18 living with parents or legal
custodians, pregnant women, and people securing custody of children under the age of
18.

2-3
The PHA will not discriminate on the basis of marital status, gender identity, or sexual
orientation [FR Notice 02/03/12; Executive Order 13988].
PHA Policy
The PHA does not identify any additional protected classes.
The PHA will not use any of these factors to:

Deny to any family the opportunity to apply for housing, nor deny to any qualified
applicant the opportunity to participate in the public housing program

Provide housing that is different from that provided to others

Subject anyone to segregation or disparate treatment

Subject anyone to sexual harassment

Restrict anyone's access to any benefit enjoyed by others in connection with the
housing program

Treat a person differently in determining eligibility or other requirements for
admission

Steer an applicant or tenant toward or away from a particular area based on any
of these factors

Deny anyone access to the same level of services

Deny anyone the opportunity to participate in a planning or advisory group that is
an integral part of the housing program

Discriminate in the provision of residential real estate transactions

Discriminate against someone because they are related to or associated with a
member of a protected class

Publish or cause to be published an advertisement or notice indicating the
availability of housing that prefers or excludes persons who are members of a
protected class
Providing Information to Families
The PHA must take steps to ensure that families are fully aware of all applicable civil
rights laws. As part of the public housing orientation process, the PHA will provide
information to public housing applicant families about civil rights requirements.

2-4
2.I.C.  DISCRIMINATION COMPLAINTS
General Housing Discrimination Complaints
If an applicant or tenant family believes that any family member has been discriminated
against by the PHA, the family should advise the PHA. The PHA should make every
reasonable attempt to determine whether the applicant or tenant family’s assertions
have merit and take any warranted corrective action.
In all cases, the PHA may advise the family to file a fair housing complaint if the family
feels they have been discriminated against under the Fair Housing Act.
PHA Policy
Applicants or tenant families who believe that they have been subject to unlawful
discrimination may notify the PHA either orally or in writing.
Within 10 business days of receiving the complaint, the PHA will investigate and
attempt to remedy discrimination complaints made against the PHA. The PHA
will also advise the family of their right to file a fair housing complaint with HUD’s
Office of Fair Housing and Equal Opportunity (FHEO). The fair housing poster,
posted in conspicuous and accessible locations in PHA lobbies, will reference
how to file a complaint with FHEO.
The PHA will keep a record of all complaints, investigations, notices, and
corrective actions. (See Chapter 16.)
Complaints under the Equal Access Final Rule [Notice PIH 2014-20]
Notice PIH 2014-20 requires an articulated complaint process for allegations of
discrimination under the Equal Access Final rule. The Equal Access Final Rule requires
that PHAs provide equal access regardless of marital status, gender identity, or sexual
orientation. The PHA will be informed on these obligations by the HUD Field Office or
FHEO when an Equal Access complaint investigation begins.
PHA Policy
Applicants or tenant families who believe that they have been subject to unlawful
discrimination based on marital status, gender identity, or sexual orientation
under the Equal Access Rule may notify the PHA either orally or in writing.
Within 10 business days of receiving the complaint, the PHA will provide a written
notice to those alleged to have violated the rule. The PHA will also send a written
notice to the complainant informing them that notice was sent to those alleged to
have violated the rule, as well as information on how to complete and submit a
housing discrimination complaint form to HUD’s FHEO.
The PHA will attempt to remedy discrimination complaints made against the PHA
and will conduct an investigation into all allegations of discrimination.

2-5
Within 10 business days following the conclusion of the PHA’s investigation, the
PHA will provide the complainant and those alleged to have violated the rule with
findings and either a proposed corrective action plan or an explanation of why
corrective action is not warranted.
The PHA will keep a record of all complaints, investigations, notices, and
corrective actions. (See Chapter 16.)
VAWA Complaint Processing [Notice FHEO 2023-01]
A complainant may, not later than one year after an alleged VAWA violation has
occurred or terminated, file a complaint with FHEO alleging such violation. If there is a
violation that began prior to a year before the complaint is filed, but it continues into the
one-year time period, HUD will accept the complaint. FHEO will investigate the
complaint if it is timely and FHEO otherwise has jurisdiction. If a complaint is filed more
than one year after the alleged violation occurred or terminated, FHEO may, but is not
required to, investigate the allegations under the additional authority and procedures
described in FHEO 2023-01.
Complaints do not need to allege a violation of the Fair Housing Act for FHEO to accept
and investigate the complaint.
PHA Policy
Applicants or tenant families who wish to file a VAWA complaint against the PHA
may notify the PHA either orally or in writing.
The PHA will advise the family of their right to file a VAWA complaint with HUD’s
FHEO. The PHA will inform the family that not later than one year after an
alleged VAWA violation has occurred or terminated, applicants and tenants who
believe they have been injured by a VAWA violation or will be injured by such a
violation that is about to occur may file a VAWA complaint using FHEO’s online
complaint form via mail, email, or telephone.
The PHA will attempt to remedy complaints made against the PHA and will
conduct an investigation into all allegations of discrimination.
The PHA will keep a record of all complaints, investigations, notices, and
corrective actions. (See Chapter 16.)
PART II: POLICIES RELATED TO PERSONS WITH DISABILITIES
2-II.A. OVERVIEW
One type of disability discrimination prohibited by the Fair Housing Act is the refusal to
make reasonable accommodation in rules, policies, practices, or services when such
accommodation may be necessary to afford a person with a disability the equal
opportunity to use and enjoy a program or dwelling under the program.
The PHA must ensure that persons with disabilities have full access to the PHA’s
programs and services. This responsibility begins with the first inquiry of an interested

2-6
family and continues through every programmatic area of the public housing program
[24 CFR 8].
The PHA must provide a notice to each tenant that the tenant may, at any time during
the tenancy, request reasonable accommodation of a handicap of a household member,
including reasonable accommodation so that the tenant can meet lease requirements or
other requirements of tenancy [24 CFR §966.7(b)].
PHA Policy
The PHA will provide for alternate format applications for persons requiring a
reasonable accommodation in the online application process.
The PHA will ask all applicants and participants if they require any type of
accommodations, in writing, on the intake application, reexamination documents,
and notices of adverse action by the PHA, by including the following language:
For applicants:
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division is committed to
fully complying with all state, federal and local laws involving non-
discrimination and equal opportunity.  Any person who believes he/she needs
a reasonable accommodation to participate in any program for the City of
Chandler Housing and Redevelopment Division should notify our office at
least twenty-four hours prior to the date of the accommodation will be
required.
For Reexamination documents and notices of adverse action by the PHA:
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division is committed to
fully complying with all state, federal and local laws involving non-
discrimination and equal opportunity.  Any person who believes he/she needs
a reasonable accommodation to participate in any program for the City of
Chandler Housing and Redevelopment Division should notify their housing
specialist at least twenty-four hours prior to the date of the accommodation
will be required.
The PHA will display posters and other housing information and signage in locations
throughout the PHA’s office in such a manner as to be easily readable from a
wheelchair.
2-II.B. DEFINITION OF REASONABLE ACCOMMODATION
A “reasonable accommodation” is a change, exception, or adjustment to a policy,
practice, or service that may be necessary for a person with a disability to have an
equal opportunity to use and enjoy a dwelling, including public and common use
spaces. Since policies and services may have a different effect on persons with
disabilities than on other persons, treating persons with disabilities the same as others
will sometimes deny them an equal opportunity to use and enjoy a dwelling. [Joint

2-7
Statement of the Departments of HUD and Justice: Reasonable Accommodations under
the Fair Housing Act].
Federal regulations stipulate that requests for accommodations will be considered
reasonable if they do not create an "undue financial and administrative burden" for the
PHA or result in a “fundamental alteration” in the nature of the program or service
offered. A fundamental alteration is a modification that alters the essential nature of a
provider’s operations.
Types of Reasonable Accommodations
When it is reasonable (see definition above and Section 2-II.E), the PHA shall
accommodate the needs of a person with disabilities. Examples include but are not
limited to:

Permitting applications and reexaminations to be completed by mail, telephone,
or walk-in.  Reexaminations must be by appointment only. Walk-in applicants will
be directed to the online process only during times the waitlist is open.

Providing “large-print” forms

Conducting home visits

Permitting a higher utility allowance for the unit if a person with disabilities
requires the use of specialized equipment related to the disability

Modifying or altering a unit or physical system if such a modification or alteration
is necessary to provide equal access to a person with a disability

Installing a ramp into a dwelling or building

Installing grab bars in a bathroom

Installing visual fire alarms for hearing impaired persons

Allowing a PHA-approved live-in aide to reside in the unit if that person is
determined to be essential to the care of a person with disabilities, is not
obligated for the support of the person with disabilities and would not be
otherwise living in the unit.

Providing a designated handicapped-accessible parking space

Allowing an assistance animal

Permitting an authorized designee or advocate to participate in the application or
certification process and any other meetings with PHA staff

Displaying posters and other housing information in locations throughout the

2-8
PHA's office in such a manner as to be easily readable from a wheelchair
2-II.C. REQUEST FOR AN ACCOMMODATION
If an applicant or participant indicates that an exception, change, or adjustment to a
rule, policy, practice, or service is needed because of a disability, HUD requires that the
PHA treat the information as a request for a reasonable accommodation, even if no
formal request is made [Joint Statement of the Departments of HUD and Justice:
Reasonable Accommodations under the Fair Housing Act].
The family must explain what type of accommodation is needed to provide the person
with the disability full access to the PHA’s programs and services.
If the need for the accommodation is not readily apparent or known to the PHA, the
family must explain the relationship between the requested accommodation and the
disability.
PHA Policy
The PHA will encourage the family to make its request in writing using a
reasonable accommodation request form.
2-II.D. VERIFICATION OF DISABILITY
The regulatory civil rights definition for persons with disabilities is provided in Exhibit 2-1
at the end of this chapter. The definition of a person with a disability for the purpose of
obtaining a reasonable accommodation is much broader than the HUD definition of
disability, which is used for waiting list preferences and income allowances.
Before providing an accommodation, the PHA must determine that the person meets
the definition of a person with a disability, and that the accommodation will enhance the
family’s access to the PHA’s programs and services.
If a person’s disability is obvious or otherwise known to the PHA, and if the need for the
requested accommodation is also readily apparent or known, no further verification will
be required [Joint Statement of the Departments of HUD and Justice: Reasonable
Accommodations under the Fair Housing Act].
If a family indicates that an accommodation is required for a disability that is not obvious
or otherwise known to the PHA, the PHA must verify that the person meets the
definition of a person with a disability, and that the limitations imposed by the disability
require the requested accommodation.
When verifying a disability, the PHA will follow the verification policies provided in
Chapter 7. All information related to a person’s disability will be treated in accordance
with the confidentiality policies provided in Chapter 16 (Program Administration). In
addition to the general requirements that govern all verification efforts, the following
requirements apply when verifying a disability:

2-9

Third-party verification must be obtained from an individual identified by the
family who is competent to make the determination. A doctor or other medical
professional, a peer support group, a non-medical service agency, or a reliable
third party who is in a position to know about the individual’s disability may
provide verification of a disability [Joint Statement of the Departments of HUD
and Justice: Reasonable Accommodations under the Fair Housing Act]

The PHA must request only information that is necessary to evaluate the
disability-related need for the accommodation. The PHA may not inquire about
the nature or extent of any disability.

Medical records will not be accepted or retained in the participant file.

In the event that the PHA does receive confidential information about a person’s
specific diagnosis, treatment, or the nature or severity of the disability, the PHA
will dispose of it.  In place of the information, the PHA will note in the file that the
disability and other requested information have been verified, the date the
verification was received, and the name and address of the knowledgeable
professional who sent the information [Notice PIH 2010-26].
2-II.E. APPROVAL/DENIAL OF A REQUESTED ACCOMMODATION [Joint Statement
of the Departments of HUD and Justice: Reasonable Accommodations under the Fair
Housing Act, Notice PIH 2010-26]
The PHA must approve a request for an accommodation if the following three conditions
are met.

The request was made by or on behalf of a person with a disability.

There is a disability-related need for the accommodation.

The requested accommodation is reasonable, meaning it would not impose an
undue financial and administrative burden on the PHA, or fundamentally alter the
nature of the PHA’s operations.
Requests for accommodations must be assessed on a case-by-case basis. The
determination of undue financial and administrative burden must be made on a case-by-
case basis involving various factors, such as the overall size of the PHA’s program with
respect to the number of employees, type of facilities and size of budget, type of
operation including composition and structure of workforce, the nature and cost of the
requested accommodation, and the availability of alternative accommodations that
would effectively meet the family’s disability-related needs.
Before making a determination whether to approve the request, the PHA may enter into
discussion and negotiation with the family, request more information from the family, or
may require the family to sign a consent form so that the PHA may verify the need for
the requested accommodation.
PHA Policy

2-10
After a request for an accommodation is presented, the PHA will respond, in
writing, within 10 business days.
If the PHA denies a request for an accommodation because there is no
relationship, or nexus, found between the disability and the requested
accommodation, the PHA will discuss with the family the reason for the denial. If
the family cannot provide additional information to clarify the requested
accommodation, the PHA will notify the family, in writing, or its determination
within 10 business days from the date of the most recent discussion or
communication with the family. The notice will inform the family of the right to
appeal the PHA’s decision through an informal hearing (if applicable) or the
grievance process (see Chapter 14).
If the PHA denies a request for an accommodation because it is not reasonable
(it would impose an undue financial and administrative burden or fundamentally
alter the nature of the PHA’s operations), the PHA will discuss with the family
whether an alternative accommodation could effectively address the family’s
disability-related needs without a fundamental alteration to the public housing
program and without imposing an undue financial and administrative burden.
If the PHA believes that the family has failed to identify a reasonable alternative
accommodation after interactive discussion and negotiation, the PHA will notify
the family, in writing, of its determination within 10 business days from the date of
the most recent discussion or communication with the family.
2-II.F. PROGRAM ACCESSIBILITY FOR PERSONS WITH HEARING OR VISION
IMPAIRMENTS
HUD regulations require the PHA to take reasonable steps to ensure that persons with
disabilities related to hearing and vision have reasonable access to the PHA's programs
and services [24 CFR §8.6].
At the initial point of contact with each applicant, the PHA shall inform all applicants of
alternative forms of communication that can be used other than plain language
paperwork.
PHA Policy
To meet the needs of persons with hearing impairments, TTD/TTY (text
telephone display / teletype) communication will be available.
To meet the needs of persons with vision impairments, large-print and audio
versions of key program documents will be made available upon request. When
visual aids are used in public meetings or presentations, or in meetings with PHA
staff, one-on-one assistance will be provided upon request.
Additional examples of alternative forms of communication are sign language
interpretation; having material explained orally by staff; or having a third-party
representative (a friend, relative or advocate, named by the applicant) to receive,
interpret, and explain housing materials and be present at all meetings.

2-11
2-II.G. PHYSICAL ACCESSIBILITY
The PHA must comply with a variety of regulations pertaining to physical accessibility,
including the following.

Notice PIH 2010-26

Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973

The Americans with Disabilities Act of 1990

The Architectural Barriers Act of 1968

The Fair Housing Act of 1988
The PHA’s policies concerning physical accessibility must be readily available to
applicants and resident families. They can be found in three key documents.

This policy, the Admissions and Continued Occupancy Policy, describes the key
policies that govern the PHA’s responsibilities with regard to physical
accessibility.

Notice PIH 2010-26 summarizes information about pertinent laws and
implementing regulations related to non-discrimination and accessibility in
federally funded housing programs.

The PHA Plan provides information about self-evaluation, needs assessment,
and transition plans.
The design, construction, or alteration of PHA facilities must conform to the Uniform
Federal Accessibility Standards (UFAS). Notice PIH 2010-26 contains specific
information on calculating the percentages of units for meeting UFAS requirements.
Newly constructed facilities must be designed to be readily accessible to and usable by
persons with disabilities. Alterations to existing facilities must be accessible to the
maximum extent feasible, defined as not imposing an undue financial and administrative
burden on the operations of the public housing program.
2-II.H. DENIAL OR TERMINATION OF ASSISTANCE
A PHA’s decision to deny or terminate the assistance of a family that includes a person
with disabilities is subject to consideration of reasonable accommodation [24 CFR
§966.7].
When applicants with disabilities are denied assistance, the notice of denial must inform
them of their right to request an informal hearing [24 CFR §960.208(a)].
When a family’s lease is terminated, the notice of termination must inform the family of
their right to request a hearing in accordance with the PHA’s grievance process [24
CFR §966.4(l)(3)(ii)].

2-12
When reviewing reasonable accommodation requests, the PHA must consider whether
reasonable accommodation will allow the family to overcome the problem that led to the
PHA’s decision to deny or terminate assistance. If a reasonable accommodation will
allow the family to meet the requirements, the PHA must make the accommodation [24
CFR §966.7].
In addition, the PHA must provide reasonable accommodation for persons with
disabilities to participate in the hearing process [24 CFR §966.56(h)].

2-13
PART III: IMPROVING ACCESS TO SERVICES FOR PERSONS WITH LIMITED
ENGLISH PROFICIENCY (LEP)
2-III.A. OVERVIEW
Language for Limited English Proficiency (LEP) Persons can be a barrier to accessing
important benefits or services, understanding, and exercising important rights,
complying with applicable responsibilities, or understanding other information provided
by the public housing program. In certain circumstances, failure to ensure that LEP
persons can effectively participate in or benefit from federally assisted programs and
activities may violate the prohibition under Title VI against discrimination on the basis of
national origin. This part incorporates the Final Guidance to Federal Assistance
Recipients Regarding Title VI Prohibition against National Origin Discrimination
Affecting Limited English Proficiency (LEP) Persons, published January 22, 2007, in the
Federal Register.
The PHA will take affirmative steps to communicate with people who need services or
information in a language other than English. These persons will be referred to as
Persons with Limited English Proficiency (LEP).
LEP persons are defined as persons who do not speak English as their primary
language and who have a limited ability to read, write, speak, or understand English.
For the purposes of this Admissions and Continued Occupancy Policy, LEP persons are
public housing applicants and resident families, and parents and family members of
applicants and resident families.
In order to determine the level of access needed by LEP persons, the PHA will balance
the following four factors: (1) the number or proportion of LEP persons eligible to be
served or likely to be encountered by the public housing program; (2) the frequency with
which LEP persons come into contact with the program; (3) the nature and importance
of the program, activity, or service provided by the program to people’s lives; and (4) the
resources available to the PHA and costs. Balancing these four factors will ensure
meaningful access by LEP persons to critical services while not imposing undue
burdens on the PHA.
2-III.B. ORAL INTERPRETATION
The PHA will offer competent interpretation services free of charge, upon request, to the
LEP person.
When providing oral assistance, the PHA is expected to ensure competency of the
language service provider, no matter which of the strategies outlined below are used.
Competency requires more than self-identification as bilingual.
Some bilingual staff or community volunteers, for instance, may be able to communicate
effectively in a different language when communicating information directly in that
language, but not be competent to interpret in and out of English.

2-14
PHA Policy
The PHA will offer competent interpretation services free of charge, upon request
to the LEP person.
The PHA will utilize a language line for telephone interpreter services.
The PHA will utilize staff translators for Spanish-speaking interpreter services.
When exercising the option to conduct remote hearings, however, for languages
other than Spanish, the PHA will coordinate with a remote interpretation service
which will have available video conferencing technology available, as well as
voice-only interpretation.
The PHA will follow the guidelines in the City of Chandler Language Access Plan
and Procedures for Persons with Limited English Proficiency.
The PHA should not plan to rely on an LEP person’s family members, friends, or other
informal interpreters to provide meaningful access to important programs and activities.
The PHA, at its discretion, may choose to use the language services even when LEP
persons desire to use an interpreter of their choosing.
LEP persons may feel more comfortable when a trusted family member or friend acts as
an interpreter. In addition, in exigent circumstances that are not reasonably foreseeable,
(for example, an unscheduled meeting to discuss a change report) temporary use of
interpreters not provided by the PHA may be necessary.
However, the accompanying adult interpreter must agree to provide such service and
then only if the PHA agrees that it is appropriate under the circumstances (28 CFR
§35.160-164; 24 CFR §8.6).
PHA Policy
For non-administrative meetings and Where LEP persons desire, they will be
permitted to use, at their own expense, an interpreter of their own choosing, in
place of or as a supplement to the free language services offered by the PHA.
The interpreter may be a family member or friend, however the PHA will not rely
on a minor to serve as the interpreter.
The interpreter may be a family member or friend, however, in meetings involving
housing rules, regulations or other legal matters, COCHRD will provide an
interpreter.
For administrative meetings, the PHA will continue to provide free translation
services to ensure proper and legal translation occurs, during administrative
hearings, termination actions, or when housing services or benefits are at stake,
or any time the family does not request an interpreter of their choosing:

Where precise, complete, and accurate interpretations or translations of
information and/or testimony are critical for legal reasons, or where the

2-15
competency of the LEP person’s interpreter is not established, the PHA will
provide its own, independent interpreter, even if an LEP person wants to
use their own interpreter as well.

If the interpreter chosen by the family is a minor, the PHA will not rely on the
minor to serve as the interpreter.

In the case where the family brings their own interpreter even though the
PHA is providing translation services for the communications between the
PHA and the family.

The PHA’s interpreter will provide the legal, official interpretation for the
meeting, even when the LEP person brings their own interpreter.
The PHA will analyze the various kinds of contacts it has with the public, to
assess language needs and decide what reasonable steps should be taken.
“Reasonable steps” may not be reasonable where the costs imposed
substantially exceed the benefits.
Where feasible and possible, according to its language assistance plan (LAP),
the PHA will train and hire bilingual staff to be available to act as interpreters and
translators, will pool resources with other PHAs, and will standardize documents.
2-III.C. WRITTEN TRANSLATION
Translation is the replacement of a written text from one language into an equivalent
written text in another language.
PHA Policy
In order to comply with written-translation obligations, the PHA will take the
following steps:

The PHA will provide written translations of vital documents for each
eligible LEP language group that constitutes 5 percent or 1,000
persons, whichever is less, of the population of persons eligible to be
served or likely to be affected or encountered.

 Translation of other documents, if needed, can be provided orally; or

If there are fewer than 50 persons in a language group that reaches
the 5 percent trigger, the PHA may not translate vital written materials,
but will provide written notice in the primary language of the LEP
language group of the right to receive competent oral interpretation of
those written materials, free of cost.
2-III.D. IMPLEMENTATION PLAN
After completing the four-factor analysis and deciding what language assistance
services are appropriate, the PHA shall determine whether it is necessary to develop a

2-16
written implementation plan to address the identified needs of the LEP populations it
serves.
If the PHA determines that it is not necessary to develop a written implementation plan,
the absence of a written plan does not obviate the underlying obligation to ensure
meaningful access by LEP persons to the PHA’s public housing program and services.
PHA Policy
If it is determined that the PHA serves very few LEP persons, and the PHA has
very limited resources, the PHA will not develop a written LEP plan, but will
consider alternative ways to articulate in a reasonable manner a plan for
providing meaningful access. Entities having significant contact with LEP
persons, such as schools, grassroots and faith-based organizations, community
groups, and groups working with new immigrants will be contacted for input into
the process.
If the PHA determines it is appropriate to develop a written LEP plan, the
following five steps will be taken: (1) Identifying LEP individuals who need
language assistance; (2) identifying language assistance measures; (3) training
staff; (4) providing notice to LEP persons; and (5) monitoring and updating the
LEP plan.

2-17
EXHIBIT 2-1: Definition of a Person with a Disability Under Federal Civil Rights
Laws
 [24 CFR Parts §8.3 and §100.201]
A person with a disability, as defined under federal civil rights laws, is any person who:

Has a physical or mental impairment that substantially limits one or more of the
major life activities of an individual, or

Has a record of such impairment, or

Is regarded as having such impairment
The phrase “physical or mental impairment” includes:

Any physiological disorder or condition, cosmetic or disfigurement, or anatomical
loss affecting one or more of the following body systems: neurological;
musculoskeletal; special sense organs; respiratory, including speech organs;
cardiovascular; reproductive; digestive; genitourinary; hemic and lymphatic; skin;
and endocrine; or

Any mental or psychological disorder, such as mental retardation, organic brain
syndrome, emotional or mental illness, and specific learning disabilities. The term
“physical or mental impairment” includes but is not limited to such diseases and
conditions as orthopedic, visual, speech and hearing impairments, cerebral
palsy, autism, epilepsy, muscular dystrophy, multiple sclerosis, cancer, heart
disease, diabetes, mental retardation, emotional illness, drug addiction and
alcoholism.
“Major life activities” includes, but is not limited to, caring for oneself, performing manual
tasks, walking, seeing, hearing, breathing, learning, and/or working.
“Has a record of such impairment” means has a history of, or has been misclassified as
having, a mental or physical impairment that substantially limits one or more major live
activities.
“Is regarded as having an impairment” is defined as having a physical or mental
impairment that does not substantially limit one or more major life activities but is
treated by a public entity (such as the PHA) as constituting such a limitation; has none
of the impairments defined in this section but is treated by a public entity as having such
an impairment; or has a physical or mental impairment that substantially limits one or
more major life activities, only as a result of the attitudes of others toward that
impairment.
The definition of a person with disabilities does not include:

Current illegal drug users

2-18

People whose alcohol use interferes with the rights of others

Persons who objectively pose a direct threat or substantial risk of harm to others
that cannot be controlled with a reasonable accommodation under the public
housing program.
The above definition of disability determines whether an applicant or participant is
entitled to any of the protections of federal disability civil rights laws. Thus, a person
who does not meet this definition of disability is not entitled to a reasonable
accommodation under federal civil rights and fair housing laws and regulations.
The HUD definition of a person with a disability is much narrower than the civil rights
definition of disability. The HUD definition of a person with a disability is used for
purposes of receiving the disabled family preference, the $550 elderly/disabled
household deduction , the allowance for medical expenses, or the allowance for
disability assistance expenses.
The definition of a person with a disability for purposes of granting a reasonable
accommodation request is much broader than the HUD definition of disability. Many
people will not qualify as a disabled person under the public housing program, yet an
accommodation is needed to provide equal opportunity.

3-1
CHAPTER 3
ELIGIBILITY
INTRODUCTION
The PHA is responsible for ensuring that every individual and family admitted to the
public housing program meets all program eligibility requirements. This includes any
individual approved to join the family after the family has been admitted to the program.
The family must provide any information needed by the PHA to confirm eligibility and
determine the level of the family’s assistance.
To be eligible for the public housing program:
The applicant family must:

Qualify as a family as defined by HUD and the PHA.

Have income at or below HUD-specified income limits.

Qualify on the basis of citizenship or the eligible immigrant status of family
members.

Provide social security number information for household members as
required.

Consent to the PHA’s collection and use of family information as provided for
in PHA-provided consent forms.

Not currently be receiving a duplicative subsidy.

Meet net asset and property ownership restriction requirements.
The PHA must determine that the current or past behavior of household members does
not include activities that are prohibited by HUD or the PHA.
This chapter contains three parts:
Part I: Definitions of Family and Household Members. This part contains
HUD and PHA definitions of family and household members and explains initial
and ongoing eligibility issues related to these members.
Part II: Basic Eligibility Criteria. This part discusses income eligibility, and rules
regarding citizenship, social security numbers, and family consent.
Part III: Denial of Admission. This part covers factors related to an applicant’s
past or current conduct (e.g., criminal activity) that can cause the PHA to deny
admission as well as the asset limitation for public housing.

3-2
PART I: DEFINITIONS OF FAMILY AND HOUSEHOLD MEMBERS
3-I.A. OVERVIEW
Some eligibility criteria and program rules vary depending upon the composition of the
family requesting assistance. In addition, some requirements apply to the family as a
whole and others apply to individual persons who will live in the public housing unit. This
part provides information that is needed to correctly identify family and household
members and explains HUD's eligibility rules.
3-I.B. FAMILY AND HOUSEHOLD [24 CFR §5.105(A)(2), 24 CFR §5.403, FR NOTICE
02/03/12, NOTICE PIH 2014-20], NOTICE PIH 2023-27, AND FR NOTICE 2/14/23
The terms family and household have different meanings in the public housing program.
Family
To be eligible for admission, an applicant must qualify as a family. Family as defined by
HUD includes but is not limited to the following, regardless of actual or perceived sexual
orientation, gender identity, or marital status, a single person, who may be an elderly
person, displaced person, disabled person, near-elderly person, or any other single
person; an otherwise eligible youth who has attained at least 18 years of age and not
more than 24 years of age and who has left foster care, or will leave foster care within
90 days, in accordance with a transition plan described in section 475(5)(H) of the
Social Security Act (42 U.S.C. 675(5)(H), and is homeless or is at risk of becoming
homeless at age 16 or older; or a group of persons residing together.  Such group
includes, but is not limited to, a family with or without children (a child who is temporarily
away from the home because of placement in foster care is considered a member of the
family), an elderly family, a near-elderly family, a disabled family, a displaced family,
and the remaining member of a tenant family.  The PHA has the discretion to determine
if any other group of persons qualifies as a family.  Gender Identity means actual or
perceived gender characteristics.
Sexual orientation means homosexuality, heterosexuality, or bisexuality.
PHA Policy
A family also includes two or more individuals who are not related by blood,
marriage, adoption, or other operation of law, but who either can demonstrate
that they have lived together previously or certify that each individual’s income
and other resources will be available to meet the needs of the family.
Each family must identify the individuals to be included in the family at the time of
application and must update this information if the family’s composition changes.

3-3
Household
Household is a broader term that includes additional people who, with the PHA’s
permission, live in a public housing unit, such as live-in aides, foster children, and foster
adults.
3-I.C. FAMILY BREAK-UP AND REMAINING MEMBER OF TENANT FAMILY
Family Break-up
Except under the following conditions, the PHA has discretion to determine which
members of an assisted family continue to receive assistance if the family breaks
up:

If the family breakup results from an occurrence of domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the PHA must ensure that
the victim retains assistance. (For documentation requirements and policies
related to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, and
human trafficking see Section 16-VII.D of this ACOP.)

If a court determines the disposition of property between members of the
assisted family, the PHA is bound by the court’s determination of which family
members continue to receive assistance.
PHA Policy
When a family on the waiting list breaks up into two otherwise eligible families,
only one of the new families may retain the original application date. Other former
family members may submit a new application with a new application date if the
waiting list is open.
If a family breaks up into two otherwise eligible families while living in public
housing, only one of the new families will retain occupancy of the unit.
If a court determines the disposition of property between members of the
applicant or resident family, the PHA will abide by the court's determination.
In the absence of a judicial decision or an agreement among the original family
members, the PHA will determine which family will retain their placement on the
waiting list, or continue in occupancy.  In making its determination, the PHA will
take into consideration the following factors:
(1) the interest of any minor children, including custody arrangements
(2) the interest of any ill, elderly, or disabled family members

3-4
(3) the interest of any family member who is or has been the victim of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking, , including a family member who was forced to leave a public
housing unit as a result of such actual or threatened abuse, and provides
documentation in accordance with Section 16-VII.D of this ACOP;
(4)  (4) any possible risks to family members as a result of criminal activity,
and
(5) (5) the recommendations of social service professionals.
Remaining Member of a Tenant Family [24 CFR 5.403]
The HUD definition of family includes the remaining member of a tenant family, which is
a member of a resident family who remains in the unit when other members of the
family have left the unit [PH Occ GB, p. 26]. Household members such as live-in aides,
foster children, and foster adults do not qualify as remaining members of a family.
If dependents are the only “remaining members of a tenant family” and there is no
family member able to assume the responsibilities of the head of household, see
Chapter 6, Section 6-I.B, for the policy on “Caretakers for a Child.”
3-I.D. HEAD OF HOUSEHOLD [24 CFR 5.504(B)]
Head of household means the adult member of the family who is considered the head
for purposes of determining income eligibility and rent. The head of household is
responsible for ensuring that the family fulfills all of its responsibilities under the
program, alone or in conjunction with a cohead or spouse.
PHA Policy
The family may designate any qualified family member as the head of household.
The head of household must have the legal capacity to enter into a lease under
state and local law. A minor who is emancipated under state law may be
designated as head of household.
3-I.E. SPOUSE, COHEAD, AND OTHER ADULT
A family may have a spouse or cohead, but not both [HUD-50058 IB, p. 13].
Spouse means the marriage partner of the head of household.
PHA Policy
A marriage partner includes the partner in a "common law" marriage as defined
in state law. The term “spouse” does not apply to friends, roommates, or
significant others who are not marriage partners. A minor who is emancipated
under state law may be designated as a spouse.

3-5
A cohead is an individual in the household who is equally responsible with the head of
household for ensuring that the family fulfills all of its responsibilities under the program,
but who is not a spouse.  A family can have only one cohead.
PHA Policy
Minors who are emancipated under state law may be designated as a cohead.
Other adult means a family member, other than the head, spouse, or cohead, who is 18
years of age or older. Foster adults and live-in aides are not considered other adults
[HUD-50058 IB, p. 14].
3-I.F. DEPENDENTS AND MINORS [24 CFR §5.603]
A minor is a member of the family, other than the head of family or spouse, who is
under 18 years of age.
A dependent is a family member who is under 18 years of age or a person of any age
who is a person with a disability or a full-time student, except that the following persons
can never be dependents: the head of household, spouse, cohead, foster
children/adults, and live-in aides. Identifying each dependent in the family is important
because each dependent qualifies the family for a deduction from annual income as
described in Chapter 6.
Joint Custody of Dependents
PHA Policy
Dependents that are subject to a joint custody arrangement will be considered a
member of the family if they live with the applicant or resident family 50 percent
or more of the time.
When more than one applicant or assisted family (regardless of program) are
claiming the same dependents as family members, the family with primary
custody at the time of the initial examination or reexamination will be able to
claim the dependents. If there is a dispute about which family should claim them,
the PHA will make the determination based on available documents such as
court orders, an IRS income tax return showing which family has claimed the
child for income tax purposes, school records, or other credible documentation
acceptable to the PHA.
3-I.G. FULL-TIME STUDENT [24 CFR §5.603]
A full-time student (FTS) is a person who is attending school or vocational training on a
full-time basis. The time commitment or subject load that is needed to determine if
attendance is full-time is defined by the educational institution.

3-6
Identifying each FTS is important because (1) each family member that is an FTS, other
than the head, spouse, or cohead, qualifies the family for a dependent deduction and
(2) the income of such an FTS is treated differently from the income of other family
members.
3-I.H. ELDERLY AND NEAR-ELDERLY PERSONS, AND ELDERLY FAMILY [24 CFR
5.100, 5.403, 945.105, AND FR NOTICE 02/03/12]
Elderly Persons
An elderly person is a person who is at least 62 years of age [24 CFR §5.100].
Near-Elderly Persons
A near-elderly person is a person who is 50-61 years of age [24 CFR §945.105].
Elderly Family
An elderly family is one in which the head, spouse, cohead, or sole member is an
elderly person [24 CFR §5.403]. Identifying elderly families is important because these
families qualify for the elderly family allowance and the medical allowance as described
in Chapter 6 and may qualify for a particular type of development as noted in Chapter 4.
3-I.I. PERSONS WITH DISABILITIES AND DISABLED FAMILY [24 CFR §5.403, FR
NOTICE 02/03/12]
Persons with Disabilities
Under the public housing program, special rules apply to persons with disabilities and to
any family whose head, spouse, or cohead is a person with disabilities. The technical
definitions of individual with handicaps and persons with disabilities are provided in
Exhibit 3-1 at the end of this chapter. These definitions are used for a number of
purposes including ensuring that persons with disabilities are not discriminated against
based upon disability.
As discussed in Chapter 2, the PHA must make all aspects of the public housing
program accessible to persons with disabilities and consider requests for reasonable
accommodations when a person’s disability limits their full access to the unit, the
program, or the PHA’s services.
Disabled Family
A disabled family is one in which the head, spouse, or cohead is a person with
disabilities. Identifying disabled families is important because these families qualify for

3-7
the disabled family allowance and the medical allowance as described in Chapter 6 and
may qualify for a particular type of development as noted in Chapter 4.
Even though persons with drug or alcohol dependencies are considered persons with
disabilities for the purpose of non-discrimination, this does not prevent the PHA from
denying admission or taking action under the lease for reasons related to alcohol and
drug abuse in accordance with the policies found in Part III of this chapter and in
Chapter 13.
3-I.J. GUESTS [24 CFR §5.100]
A guest is defined as a person temporarily staying in the unit with the consent of a
tenant or other member of the household who has express or implied authority to so
consent on behalf of the tenant.
The lease must provide that the tenant has the right to exclusive use and occupancy of
the leased unit by the members of the household authorized to reside in the unit in
accordance with the lease, including reasonable accommodation of their guests [24
CFR §966.4(d)]. The head of household is responsible for the conduct of visitors and
guests, inside the unit as well as anywhere on or near PHA premises [24 CFR
§966.4(f)].
PHA Policy
A resident family must notify the PHA when overnight guests will be staying in
the unit for more than three days. A guest can remain in the unit no longer than
14 consecutive days or a total of 30 cumulative calendar days during any 12-
month period.
A family may request an exception to this policy for valid reasons (e.g., care of a
relative recovering from a medical procedure expected to last 20 consecutive
days). An exception will not be made unless the family can identify and provide
documentation of the residence to which the guest will return.
Children who are subject to a joint custody arrangement or for whom a family has
visitation privileges, that are not included as a family member because they live
outside of the public housing unit more than 50 percent of the time, are not
subject to the time limitations of guests as described above.
Former residents who have been evicted are not permitted as overnight guests.
Guests who represent the public housing unit address as their residence address
or address of record for receipt of benefits or any other purposes will be
considered unauthorized occupants. In addition, guests who remain in the unit
beyond the allowable time limit will be considered to be unauthorized occupants,
and their presence constitutes a violation of the lease.

3-8
The PHA will consider unauthorized occupants to be trespassers. The family in
tenancy that allows an unauthorized occupant to reside in their unit is not in
compliance with the lease and is subject to termination of tenancy. Some
examples of unauthorized occupants include:

A former resident of the PHA who has been evicted from a PHA
development;

Persons that have been trespassed from a PHA development;

Guests who represent the unit address as their residence address or
address of record for receipt of benefits or any other purposes will be
considered unauthorized occupants;

Family members over age 17 or emancipated minors who moved from the
dwelling unit to establish new households;

Persons that have joined the household without undergoing screening;

Guests who remain in the unit beyond the allowable time limit; and

A person (often a relative) that came to the unit as an extended visitor
because the resident needed support, for example, after a medical
procedure but stayed on in the unit beyond the time needed by the resident.
Former residents who have been evicted or trespassed are not permitted as visitors or
overnight guests.
The burden of proof that the individual is a guest rests on the family.  In the absence of
such proof, the individual will be considered an unauthorized member of the household
and the PHA will terminate assistance since prior approval was not requested for the
addition.
3-I.K. FOSTER CHILDREN AND FOSTER ADULTS [24 CFR 5.603]
A foster adult is a member of the household who is 18 years of age or older and meets
the definition of a foster adult under state law.  In general, a foster adult is a person who
is 18 years of age or older, is unable to live independently due to a debilitating physical
or mental condition, and is placed with the family by an authorized placement agency or
by judgement, decree, or other order of any court of competent jurisdiction.
A foster child is a member of the household who meets the definition of a foster child
under state law.  In general, a foster child is placed with the family by an authorized
placement agency (e.g., public child welfare agency) or by judgement, decree, or other
order of any court of competent jurisdiction.

3-9
Foster children and foster adults that are living with an applicant or resident family are
considered household members but not family members. The income of foster
children/adults is not counted in family annual income and foster children/adults do not
qualify for a dependent deduction [24 CFR §5.603 and HUD-50058 IB, pp. 13-14].
PHA Policy
A foster child or foster adult may be allowed to reside in the unit if their presence
would not overcrowd the unit.
Children that are temporarily absent from the home as a result of placement in foster
care are discussed in Section 3-I.L.
3-I.L. ABSENT FAMILY MEMBERS
Individuals may be temporarily or permanently absent from the unit for a variety of
reasons including educational activities, placement in foster care, employment, and
illness.
Definitions of Temporarily and Permanently Absent
PHA Policy
Generally, an individual who is or is expected to be absent from the public
housing unit for 30 consecutive days is considered temporarily absent and
continues to be considered a family member. Generally, an individual who is or is
expected to be absent from the public housing unit for more than 30 consecutive
days is considered permanently absent and no longer a family member.
Exceptions to this general policy are discussed below.
Absent Students
PHA Policy
When someone who has been considered a family member attends school away
from home, the person will continue to be considered a family member unless
information becomes available to the PHA indicating that the student has
established a separate household, or the family declares that the student has
established a separate household.
Absences Due to Placement in Foster Care [24 CFR §5.403]
Children temporarily absent from the home as a result of placement in foster care are
considered members of the family.
PHA Policy
If a child has been placed in foster care, the PHA will verify with the appropriate
agency whether and when the child is expected to be returned to the home.

3-10
Unless the agency confirms that the child has been permanently removed from
the home, the child will be counted as a family member.
Absent Head, Spouse, or Cohead
PHA Policy
An employed head, spouse, or cohead absent from the unit, up to a maximum of
180 consecutive days due to employment will continue to be considered a family
member.  A head, spouse, or cohead who is absent from the unit because of a
military deployment or active service will continue to be considered a family
member.
Individuals Confined for Medical Reasons
PHA Policy
An individual confined to a nursing home or hospital on a permanent basis is not
considered a family member, and the income of that person is not counted.
If there is a question about the status of a family member, the PHA will request
verification from a responsible medical professional and will use this
determination. If the responsible medical professional cannot provide a
determination, the person generally will be considered temporarily absent. The
family may present evidence that the family member is confined on a permanent
basis and request that the person not be considered a family member.
Return of Permanently Absent Family Members
PHA Policy
The family must request PHA approval for the return of any adult family members
that the PHA has determined to be permanently absent. The individual is subject
to the eligibility and screening requirements discussed elsewhere in this chapter.
3-I.M. LIVE-IN AIDE
Live-in aide means a person who resides with one or more elderly persons, or near-
elderly persons, or persons with disabilities, and who: (1) is determined to be essential
to the care and well-being of the persons, (2) is not obligated for the support of the
persons, and (3) would not be living in the unit except to provide the necessary
supportive services [24 CFR §5.403].
The PHA must approve a live-in aide if needed as a reasonable accommodation in
accordance with 24 CFR 8.
A live-in aide is considered a household member but not a family member.
The income of the live-in aide is not counted in determining the annual income of the
family. [24 CFR §5.609(c)(5)]. Relatives may be approved as live-in aides if they meet

3-11
all of the criteria defining a live-in aide. However, a relative who serves as a live-in aide
is not considered a family member and would not be considered a remaining member of
a tenant family.
PHA Policy
A family’s request for a live-in aide may be made in writing. The PHA will verify
the need for a live-in aide with a reliable, knowledgeable professional as provided
by the family, such as a doctor, social worker, or case worker, that the live-in aide
is essential for the care and well-being of the elderly, near elderly, or disabled
family member.
For continued approval, the family must submit a new written request subject to
PHA verification at every other year during the annual reexamination unless a
knowledgeable professional declares on verification that disability-related need is
permanent or lifelong.
In addition, the family and live-in aide will be required to submit a certification
stating that the live-in aide is (1) not obligated for the support of the person(s)
needing the care, and (2) would not be living in the unit except to provide the
necessary supportive services.
The PHA has the discretion not to approve a particular person as a live-in aide,
and may withdraw such approval, if [24 CFR §966.4(d)(3)(i)]:
1) The person commits fraud, bribery or any other corrupt or criminal act in
connection with any federal housing program;
2) The person has a history of drug-related criminal activity or violent criminal
activity; or
3) The person currently owes rent or other amounts to the PHA or to another
PHA in connection with Section 8 or public housing assistance under the
1937 Act.
Within 10 business days of receiving a request for a live-in aide, including all
required documentation related to the request, the PHA will notify the family of its
decision in writing.
Occasional, intermittent, multiple, or rotating care givers typically do not reside in the
unit and would not qualify as live-in aides.  Therefore, an additional bedroom should not
be approved for a live-in aide under these circumstances [PIH 2014-25].

3-12
PART II: BASIC ELIGIBILITY CRITERIA
3-II.A. INCOME ELIGIBILITY AND TARGETING
Income Limits
HUD is required by law to establish income limits that determine the income eligibility of
applicants for HUD’s assisted housing programs, including the public housing program.
The income limits are published annually and are based on HUD estimates of the
median incomes for families of different sizes in a particular area or county.
Types of Low-Income Families [24 CFR §5.603(b)]
Low-income family. A family whose annual income does not exceed 80 percent of the
median income for the area, adjusted for family size.
Very low-income family. A family whose annual income does not exceed 50 percent of
the median income for the area, adjusted for family size.
Extremely low-income family. A family whose annual income does not exceed the
federal poverty level or 30 percent of the median income for the area, whichever
number is higher.
Area median income is determined by HUD, with adjustments for smaller and larger
families. HUD may establish income ceilings higher or lower than 30, 50, or 80 percent
of the median income for an area if HUD finds that such variations are necessary
because of unusually high or low family incomes.
HUD also publishes over-income limits annually, but these are not used at admission.
Over-income limits will be discussed in Chapter 13.
Using Income Limits for Eligibility [24 CFR 960.201and Notice PIH 2023-27
Income limits are used to determine eligibility at admission. Eligibility is established by
comparing a family's annual income with HUD’s published income limits. To be income-
eligible, a family must be a low-income family.  Income and net family assets of
household members are excluded when determining income eligibility; however,
household members are considered for purposes of unit size and subsidy standards.
Using Income Limits for Targeting [24 CFR 960.202(b)]
At least 40 percent of the families admitted from the PHA waiting list to the public
housing program during a PHA fiscal year must be extremely low-income families. This
is called the “basic targeting requirement.”
If admissions of extremely low-income families to the PHA’s housing choice voucher
program during a PHA fiscal year exceed the 75 percent minimum targeting

3-13
requirement for that program, such excess shall be credited against the PHA’s public
housing basic targeting requirement for the same fiscal year.
The fiscal year credit for housing choice voucher program admissions that exceed the
minimum voucher program targeting requirement must not exceed the lower of:

Ten percent of public housing waiting list admissions during the PHA fiscal year

Ten percent of waiting list admission to the PHA’s housing choice voucher
program during the PHA fiscal year

The number of qualifying low-income families who commence occupancy during
the fiscal year of public housing units located in census tracts with a poverty rate
of 30 percent or more. For this purpose, qualifying low-income family means a
low-income family other than an extremely low-income family.
For discussion of how income targeting is used in tenant selection, see Chapter 4.
3-II.B. CITIZENSHIP OR ELIGIBLE IMMIGRATION STATUS [24 CFR 5, SUBPART E]
Housing assistance is available only to individuals who are U.S. citizens, U.S. nationals
(herein referred to as citizens and nationals), or noncitizens that have eligible
immigration status. At least one family member must be a citizen, national, or noncitizen
with eligible immigration status in order for the family to qualify for any level of
assistance.
All applicant families must be notified of the requirement to submit evidence of their
citizenship status when they apply. Where feasible, and in accordance with the PHA’s
Limited English Proficiency (LEP) Plan, the notice must be in a language that is
understood by the individual if the individual is not proficient in English.
Declaration [24 CFR 5.508]
HUD requires each family member to declare whether the individual is a citizen, a
national, or an eligible noncitizen, except those members who elect not to contend that
they have eligible immigration status. Those who elect not to contend their status are
considered to be ineligible noncitizens. For citizens, nationals, and eligible noncitizens
the declaration must be signed personally by the head, spouse, cohead, and any other
family member 18 or older, and by a parent or guardian for minors. The family must
identify in writing any family members who elect not to contend their immigration status
(see Ineligible Noncitizens below). No declaration is required for live-in aides, foster
children, or foster adults.
U.S. Citizens and Nationals
In general, citizens and nationals are required to submit only a signed declaration that
claims their status. However, HUD regulations permit the PHA to request additional
documentation of their status, such as a passport.

3-14
PHA Policy
Family members who declare citizenship or national status will not be required to
provide additional documentation unless the PHA receives information indicating
that an individual’s declaration may not be accurate.
Eligible Noncitizens
In addition to providing a signed declaration, those declaring eligible noncitizen status
must sign a verification consent form and cooperate with PHA efforts to verify their
immigration status as described in Chapter 7. The documentation required for
establishing eligible noncitizen status varies depending upon factors such as the date
the person entered the U.S., the conditions under which eligible immigration status has
been granted, the person’s age, and the date on which the family began receiving HUD-
funded assistance.
Lawful residents of the Marshall Islands, the Federated States of Micronesia, and Palau,
together known as the Freely Associated States, or FAS, are eligible for housing
assistance under Section 141 of the Compacts of Free Association between the U.S.
Government and the Governments of the FAS [Public Law 106-504].
Ineligible Noncitizens
Those noncitizens who do not wish to contend their immigration status are required to
have their names listed on a non-contending family members listing, signed by the
head, spouse, or cohead (regardless of citizenship status), indicating their ineligible
immigration status. The PHA is not required to verify a family member’s ineligible status
and is not required to report an individual’s unlawful presence in the U.S. to the United
States Citizenship and Immigration Services (USCIS).
Providing housing assistance to noncitizen students is prohibited [24 CFR §5.522]. This
prohibition extends to the noncitizen spouse of a noncitizen student as well as to minor
children who accompany or follow to join the noncitizen student. Such prohibition does
not extend to the citizen spouse of a noncitizen student or to the children of the citizen
spouse and noncitizen student. Such a family is eligible for prorated assistance as a
mixed family.
Mixed Families
A family is eligible for admission as long as at least one member is a citizen, national, or
eligible noncitizen. Families that include eligible and ineligible individuals are considered
mixed families. Such families will be given notice that their assistance will be prorated,
and that they may request a hearing if they contest this determination. See Chapter 6
for a discussion of how rents are prorated, and Chapter 14 for a discussion of grievance
hearing procedures.

3-15
Ineligible Families [24 CFR 5.514(d), (e), and (f)]
A PHA may elect to provide assistance to a family before the verification of the eligibility
of the individual or one family member [24 CFR §5.512(b)]. Otherwise, no individual or
family may be assisted prior to the affirmative establishment by the PHA that the
individual or at least one family member is eligible [24 CFR §5.512(a)].
PHA Policy
The PHA will not provide assistance to a family before the verification of at least
one family member as a citizen, national, or eligible noncitizen.
When a PHA determines that an applicant family does not include any citizens,
nationals, or eligible noncitizens, following the verification process, the family will
be sent a written notice within 10 business days of the determination.
The notice will explain the reasons for the denial of assistance and will advise the
family of its right to request an appeal to the United States Citizenship and
Immigration Services (USCIS), or to request a grievance hearing with the PHA.
The grievance hearing with the PHA may be requested in lieu of the USCIS
appeal, or at the conclusion of the USCIS appeal process. The notice must also
inform the applicant family that assistance may not be delayed until the
conclusion of the USCIS appeal process, but that it may be delayed pending the
completion of the grievance hearing process.
Grievance hearing procedures are contained in Chapter 14.
Timeframe for Determination of Citizenship Status [24 CFR §5.508(g)]
For new occupants joining the resident family the PHA must verify status at the first
interim or regular reexamination following the person’s occupancy, whichever comes
first.
If an individual qualifies for a time extension for the submission of required documents,
the PHA must grant such an extension for no more than 30 days [24 CFR §5.508(h)].
Each family member is required to submit evidence of eligible status only one time
during continuous occupancy.
PHA Policy
The PHA will verify the status of applicants at the time other eligibility factors are
determined.
3-II.C. SOCIAL SECURITY NUMBERS [24 CFR 5.216 AND 5.218, NOTICE PIH 2018-
24]
The applicant and all members of the applicant’s household must disclose the complete
and accurate social security number (SSN) assigned to each household member, and

3-16
the documentation necessary to verify each SSN. If a child under age 6 has been added
to an applicant family within the 6 months prior to program admission, an otherwise
eligible family may be admitted to the program and must disclose and document the
child’s SSN within 90 days of admission. A detailed discussion of acceptable
documentation is provided in Chapter 7.
Note: These requirements do not apply to noncitizens who do not contend eligible
immigration status.
In addition, each participant who has not previously disclosed an SSN, has previously
disclosed an SSN that HUD or the SSA determined was invalid, or has been issued a
new SSN must submit their complete and accurate SSN and the documentation
required to verify the SSN at the time of the next interim or annual reexamination or
recertification. Participants age 62 or older as of January 31, 2010, whose determination
of eligibility was begun before January 31, 2010, are exempt from this requirement, and
remain exempt even if they move to a new assisted unit.
The PHA must deny assistance to an applicant family if they do not meet the SSN
disclosure and documentation requirements contained in 24 CFR 5.216.
3-II.D. FAMILY CONSENT TO RELEASE OF INFORMATION [24 CFR 5.232, HOTMA]
HUD requires each adult family member, and the head of household, spouse, or
cohead, regardless of age, to sign form HUD-9886, Authorization for the Release of
Information Privacy Act Notice, the form HUD-52675, Debts Owed to Public Housing
Agencies and Terminations, and other consent forms as needed to collect information
relevant to the family’s eligibility and level of assistance. Chapter 7 provides detailed
information concerning the consent forms and verification requirements.  The consent
form remains effective until the family is denied assistance, assistance is terminated, or
the family provides written notification to revoke consent.
The PHA must deny admission to the program if any member of the applicant family
fails to sign and submit consent forms which allow the PHA to obtain information that
the PHA has determined is necessary in administration of the public housing program
[24 CFR §960.259(a) and (b)] and 24 CFR 5.232(a)],
However, this does not apply if the applicant or participant, or any member of their
family, revokes their consent with respect to the ability of the PHA to access financial
records from financial institutions, unless the PHA establishes a policy that revocation of
consent to access financial records will result in denial or termination of assistance or
admission [24 CFR 5.232 (c)].
PHA Policy
PHA will require the form HUD-9886 to be signed at least once for each adult
household member, but the PHA may require the form HUD-9886 to be signed
at any other time, as needed. The PHA has established a policy that the family’s

3-17
revocation of consent to allow the PHA to access records from financial
institutions will result in denial of admission.
3-II.E. EIV SYSTEM SEARCHES [EIV FAQS; EIV SYSTEM TRAINING 9/30/20; AND
NOTICE PIH 2023-27]
Existing Tenant Search
Prior to admission to the program, the PHA must search for all household members
using the EIV Existing Tenant Search module. The PHA must review the reports for any
SSA matches involving another PHA or a multifamily entity and follow up on any issues
identified. The PHA must provide the family with a copy of the Existing Tenant Search
results if requested. At no time may any family member receive duplicative assistance.
If the tenant is a new admission to the PHA, and a match is identified at a multifamily
property, the PHA must report the program admission date to the multifamily property
and document the notification in the tenant file. The family must provide documentation
of move-out from the assisted unit, as applicable.
PHA Policy
The PHA will contact the other PHA, or owner identified in the report to confirm
that the family has moved out of the unit and obtain documentation of current
tenancy status, including a form HUD-50058 or 50059, as applicable, showing an
end of participation.
The PHA will only approve assistance contingent upon the move-out from the
currently occupied assisted unit.
Debts Owed to PHAs and Terminations
All adult household members must sign the form HUD-52675, Debts Owed to Public
Housing and Terminations. Prior to admission to the program, the PHA must search for
each adult family member in the Debts Owed to PHAs and Terminations module.
If a current or former tenant disputes the information in the module, the tenant should
contact the PHA directly in writing to dispute the information and provide any
documentation that supports the dispute. If the PHA determines that the disputed
information is incorrect, the PHA will update or delete the record from EIV. Former
tenants may dispute debt and termination information for a period of up to three years
from the end of participation date in the program.
PHA Policy
The PHA will require each adult household member to sign the form HUD-52675
once at the eligibility determination. Any new members added to the household

3-18
after admission will be required to sign the form HUD-52675 prior to being added
to the household.
The PHA will search the Debts Owed to PHAs and Terminations module as part
of the eligibility determination for new households and as part of the screening
process for any household members added after the household is admitted to the
program. If any information on debts or terminations is returned by the search,
the PHA will determine if this information warrants a denial in accordance with
the policies in Part III of this chapter.
Income and Income Validation Tool (IVT) Reports
For each new admission, the PHA is required to review the EIV Income and IVT
Reports to confirm and validate family reported income within 120 days of the IMS/PIC
submission date of the new admission. The PHA must print and maintain copies of the
EIV Income and IVT reports in the tenant file and resolve any discrepancies with the
family within 60 days of the EIV Income or IVT report dates.
PART III: DENIAL OF ADMISSION
3-III.A. OVERVIEW
A family that does not meet the eligibility criteria discussed in Parts I and II, must be
denied admission.
In addition, HUD requires or permits the PHA to deny admission based on certain types
of current or past behaviors of family members as discussed in this part. The PHA’s
authority in this area is limited by the Violence against Women Act (VAWA), which
prohibits the denial of admission to an otherwise qualified applicant on the basis, or as a
direct result of the fact, that the applicant is or has been the victim of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking [see 24 CFR §5.2005(b)].
While the regulations state that the PHA must prohibit admission for certain types of
criminal activity and give the PHA the option to deny for other types of previous criminal
history, more recent HUD rules and OGC guidance must also be taken into
consideration when determining whether a particular individual’s criminal history merits
denial of admission.
When considering any denial of admission, PHAs may not use arrest records as the
basis for the denial.  Further, HUD does not require the adoption of “One Strike” policies
and reminds PHAs of their obligation to safeguard the due process rights of applicants
and tenants [Notice PIH 2015-19].
HUD’s Office of General Counsel issued a memo on April 4, 2016, regarding the
application of Fair Housing Act standards to the use of criminal records. This memo
states that a PHA violates the Fair Housing Act when their policy or practice has an
unjustified discriminatory effect, even when the PHA had no intention to discriminate.

3-19
Where a policy or practice that restricts admission based on criminal history has a
disparate impact on a particular race, national origin, or other protected class, that
policy or practice is in violation of the Fair Housing Act if it is not necessary to serve a
substantial, legitimate, nondiscriminatory interest of the PHA, or if that interest could be
served by another practice that has a less discriminatory effect [OGC Memo 4/4/16].
HUD codified this stance on disparate impact and discriminatory effects in a final rule
dated March 31, 2023. In doing so, HUD also standardized its long-practiced three-step
approach to assessing burdens of proof.
PHAs who impose blanket prohibitions on any person with any conviction record, no
matter when the conviction occurred, what the underlying conduct entailed, or what the
convicted person has done since then will be unable to show that such policy or practice
is necessary to achieve a substantial, legitimate, nondiscriminatory interest. Even a
PHA with a more tailored policy or practice that excludes individuals with only certain
types of convictions must still prove that its policy is necessary. To do this, the PHA
must show that its policy accurately distinguishes between criminal conduct that
indicates a demonstrable risk to resident safety and property and criminal conduct that
does not.
This part covers the following topics:

Required denial of admission

The asset limitation in public housing

Other permitted reasons for denial of admission

Screening

Criteria for deciding to deny admission

Prohibition against denial of admission to victims of domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking

Notice of eligibility or denial
3-III.B. Required Denial of Admission [24 CFR §960.204]
PHAs are required to establish standards that prohibit admission of an applicant to the
public housing program if they have engaged in certain criminal activity or if the PHA
has reasonable cause to believe that a household member’s current use or pattern of
use of illegal drugs, or current abuse or pattern of abuse of alcohol may threaten the
health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by other residents.
Where the statute requires that the PHA prohibit admission for a prescribed period of
time after some disqualifying behavior or event, the PHA may choose to continue that
prohibition for a longer period of time [24 CFR §960.204(a)].
HUD requires the PHA to deny assistance in the following cases:

Any member of the household has been evicted from federally assisted housing in
the last 3 years for drug-related criminal activity. HUD permits but does not require

3-20
the PHA to admit an otherwise-eligible family if the household member has
completed a PHA-approved drug rehabilitation program or the circumstances which
led to eviction no longer exist (e.g., the person involved in the criminal activity no
longer lives in the household).
PHA Policy
The PHA will admit an otherwise-eligible family who was evicted from federally
assisted housing within the past 3 years for drug-related criminal activity only if
the PHA is able to verify that the household member who engaged in the criminal
activity has completed a supervised drug rehabilitation program approved by the
PHA, or the person who committed the crime is no longer living in the household.
If it is found that after admission the ineligible family member is residing in the
unit, the family will be terminated.

The PHA determines that any household member is currently engaged in the use of
illegal drugs. Drug means a controlled substance as defined in Section 102 of the
Controlled Substances Act [21 U.S.C. 802]. Currently engaged in the illegal use of a
drug means a person has engaged in the behavior recently enough to justify a
reasonable belief that there is continuing illegal drug use by a household member
[24 CFR §960.205(b)(1)].
PHA Policy
Currently engaged in is defined as any use of illegal drugs during the previous
three (3) months.

The PHA has reasonable cause to believe that any household member's current use
or pattern of use of illegal drugs, or current abuse or pattern of abuse of alcohol,
may threaten the health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by
other residents.
PHA Policy
The PHA will consider the use of a controlled substance or alcohol to be a
pattern if there is more than one incident during the previous three (3) months.
In determining reasonable cause, the PHA will consider all credible evidence,
including but not limited to, any record of convictions, arrests, or evictions of
household members related to the use of illegal drugs or the abuse of alcohol. A
record or records of arrest(s) will not be used as the sole basis for the denial or
proof that the applicant engaged in disqualifying criminal activity. The PHA will
also consider evidence from treatment providers or community-based
organizations providing services to household members.

Any household member has ever been convicted of drug-related criminal activity for
the production or manufacture of methamphetamine on the premises of federally
assisted housing.

3-21

Any household member is subject to a lifetime registration requirement under a state
lifetime sex offender registration program.
State laws purporting to legalize medical or recreational marijuana directly conflict with
the admission and continued requirements of the Quality Housing and Work
Responsibility Act of 1998 (“Public Housing Reform Act”) and are thus subject to
preemption. [September 24, 1999, HUD Letter Re: Medical Use of Marijuana]
PHA Policy
The use, possession, or growing of marijuana by any household member on the
premises of a subsidized unit is grounds for termination of assistance. The
“premises” includes, but is not limited to, the interior and exterior of the
subsidized unit, patio/balcony, sidewalks, walkways, recreation areas/common
areas, laundry room, parking lot, etc.).
Household members with a “medical marijuana card” are not exempt from this
rule.
The use of marijuana may include smoking, edibles, or other forms of the drug.
3-III.C. RESTRICTION ON ASSISTANCE BASED ON ASSETS [24 CFR 5.618]
There are two circumstances under which a family is ineligible for the program based on
asset ownership.
First, assistance may not be provided to any family if the family’s net assets exceed
$100,000 (adjusted annually by HUD).
Second, the family has real property that is suitable for occupancy by the family as a
residence and the family has:

A present ownership interest in the real property;

A legal right to reside in the real property; and

The effective legal authority to sell (based on state or local laws of the jurisdiction
where the property is located) the real property.
However, the real property restriction does not apply in the following circumstances:

Any property for which the family is receiving assistance for a manufactured home
under 24 CFR 982.620 or under the HCV Homeownership program;

Any property that is jointly owned by a member of the family and at least one non-
household member who does not live with the family, if the non-household member
resides at the jointly owned property;

Any family that is offering the property for sale; or

Any person who is a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking.

3-22
-
When a family asks for an exception because a family member is a victim of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, the PHA must
comply with all the confidentiality requirements under VAWA. The PHA must
accept a self-certification from the family member, and the restrictions on
requesting documentation under VAWA apply.
A property is considered suitable for occupancy unless the family demonstrates that it:

Does not meet the disability-related needs for all members of the family (e.g.,
physical accessibility requirements, disability-related need for additional bedrooms,
proximity to accessible transportation, etc.);

Is not sufficient for the size of the family;
PHA Policy
The PHA defines not sufficient for the size of the family as being overcrowded
based on the PHA’s occupancy standards in Chapter 5.

Is geographically located so as to be a hardship for the family (e.g., the distance or
commuting time between the property and the family’s place of work or school would
be a hardship to the family, as determined by the PHA or owner);

Is not safe to reside in because of the physical condition of the property (e.g.,
property’s physical condition poses a risk to the family’s health and safety and the
condition of the property cannot be easily remedied); or

Is not a property that a family may reside in under the State or local laws of the
jurisdiction where the property is located.
3-III.D. OTHER PERMITTED REASONS FOR DENIAL OF ADMISSION
HUD permits but does not require the PHA to deny admission for the reasons discussed
in this section.
Criminal Activity [24 CFR 960.203 (c)]
The PHA is responsible for screening family behavior and suitability for tenancy. In
doing so, the PHA may consider an applicant’s history of criminal activity involving
crimes of physical violence to persons or property and other criminal acts, which would
adversely affect the health, safety, or welfare of other tenants.
PHA Policy
If any household member is currently engaged in or has engaged in any of the
following criminal activities, within the past three (3) years, the family will be
denied admission.
Drug-related criminal activity, defined by HUD as the illegal manufacture, sale,
distribution, or use of a drug, or the possession of a drug with intent to
manufacture, sell, distribute, or use the drug [24 CFR 5.100].

3-23
Violent criminal activity, defined by HUD as any criminal activity that has as one
of its elements the use, attempted use, or threatened use of physical force
substantial enough to cause, or be reasonably likely to cause, serious bodily
injury or property damage [24 CFR 5.100].
Criminal activity that may threaten the health, safety, or welfare of other tenants
[24 CFR 960.203(c)(3)].
Criminal activity that may threaten the health or safety of PHA staff, contractors,
subcontractors, or agents.
Criminal sexual conduct, including but not limited to sexual assault, incest, open,
and gross lewdness, or child abuse.
Evidence of such criminal activity includes, but is not limited to:

Any record of convictions, arrests, or evictions for suspected drug-related or
violent criminal activity of household members within the past three (3)
years. A record or records of arrest(s) will not be used as the sole basis for
the denial or proof that the applicant engaged in disqualifying criminal
activity.
In making its decision to deny assistance, the PHA will consider the factors discussed in
Sections 3-III.F and 3-III.G. Upon consideration of such factors, the PHA may, on a
case-by-case basis, decide not to deny assistance.
Previous Behavior [24 CFR 960.203(c) and (d) and PH Occ GB, p. 48]
HUD authorizes the PHA to deny admission based on relevant information pertaining to
the family’s previous behavior and suitability for tenancy.
In the event of the receipt of unfavorable information with respect to an applicant, the
PHA must consider the time, nature, and extent of the applicant’s conduct (including the
seriousness of the offense). As discussed in Section 3-III.F, the PHA may also need to
consider whether the cause of the unfavorable information may be that the applicant is
the victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
PHA Policy
The PHA will deny admission to an applicant family if the PHA determines that
the family:

Has a pattern of unsuitable past performance in meeting financial
obligations, including rent within the past three years.

3-24

Has a pattern of disturbance of neighbors, destruction of property, or living
or housekeeping habits at prior residences within the past three years,
which may adversely affect the health, safety, or welfare of other tenants.

Owes rent or other amounts to this or any other PHA or owner in
connection with any assisted housing program.

The family has breached the terms of a repayment agreement entered into
with the PHA, unless the family repays the full amount of the debt covered
in the repayment agreement prior to being selected from the waiting list.

Misrepresented or does not provide true and complete information related
to eligibility, including income, award of preferences for admission,
expenses, family composition or rent, or any other information that the
PHA or HUD determines is necessary in the administration of the
program.

Any family member has been evicted from federally assisted housing or
abandoned the federally assisted housing in the last three years. (Staff
would consider the date and circumstances of any past eviction or
termination in determining its relevance to PHA tenancy.)

Has a household member, regardless of age, who has been trespassed
(including criminally trespassed) from a City of Chandler Public Housing
site during the last three years.

Has committed fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in
connection with any federal housing program in the last three years.

Owes rent or other amounts to any PHA in connection with HCV Section
8, public housing, or other public housing assistance under the 1937 Act,
unless the family repays the full amount of the debt prior to being selected
from the waiting list.

When denying admission due to family debts as shown in HUD’s
EIV system, the PHA will provide the family with a copy of the EIV
Debt Owed to PHA and Termination report.

If the family wishes to dispute the information in the report, the
family must contact the PHA that entered the information in EIV in
writing, explaining why EIV information is disputed.

The family must also provide a copy of the letter and all applicable
verification to the PHA to support the family’s claim. The PHA will
consider the information provided by the family prior to issuing a
notice of denial.

3-25

Has engaged in or threatened violent or abusive behavior toward PHA
personnel:

Abusive or violent behavior towards PHA personnel includes verbal as
well as physical abuse or violence. Use of racial epithets, or other
language, written or oral, that is customarily used to intimidate may be
considered abusive or violent behavior.

Threatening refers to oral or written threats or physical gestures that
communicate intent to abuse or commit violence.
In making its decision to deny admission, the PHA will consider the factors
discussed in Sections 3-III.F and 3-III.G. Upon consideration of such factors, the
PHA may, on a case-by-case basis, decide not to deny admission.
The PHA will consider the existence of mitigating factors, such as loss of
employment or other financial difficulties, before denying admission to an
applicant based on the failure to meet prior financial obligations.
3-III.E. SCREENING
Screening for Eligibility
PHAs are authorized to obtain criminal conviction records from law enforcement
agencies to screen applicants for admission to the public housing program. This
authority assists the PHA in complying with HUD requirements and PHA policies to
deny assistance to applicants who are engaging in or have engaged in certain criminal
activities. In order to obtain access to the records the PHA must require every applicant
family to submit a consent form signed by each adult household member [24 CFR
5.903].
The PHA may not pass along to the applicant the costs of a criminal records check [24
CFR 960.204(d)].
PHA Policy
The PHA will perform criminal background checks through local law enforcement
for all adult household members. The PHA may not pass along to the applicant
the costs of a criminal records check.
If the results of the criminal background check indicate there may have been past
criminal activity, but the results are inconclusive, the PHA will request a
fingerprint card and will request information from the National Crime Information
Center (NCIC).
PHAs are required to perform criminal background checks necessary to determine
whether any household member is subject to a lifetime registration requirement under a

3-26
state sex offender program in the state where the housing is located, as well as in any
other state where a household member is known to have resided [24 CFR
960.204(a)(4)].
PHA Policy
The PHA will use the Dru Sjodin National Sex Offender database to screen
applicants for admission.
Additionally, PHAs must ask whether the applicant, or any member of the applicant’s
household, is subject to a lifetime registered sex offender registration requirement in
any state. [Notice PIH 2012-28].
If the PHA proposes to deny admission based on a criminal record or on lifetime sex
offender registration information, the PHA must notify the household of the proposed
action and must provide the subject of the record and the applicant a copy of the record
and an opportunity to dispute the accuracy and relevance of the information prior to a
denial of admission [24 CFR 5.903(f) and 5.905(d)].
Obtaining Information from Drug Treatment Facilities [24 CFR §960.205]
HUD authorizes PHAs to request and obtain information from drug abuse treatment
facilities concerning applicants. Specifically, the PHA may require each applicant to
submit for all household members who are at least 18 years of age, and for each family
head, spouse, or cohead regardless of age, one or more consent forms signed by such
household members that requests any drug abuse treatment facility to inform the PHA
whether the drug abuse treatment facility has reasonable cause to believe that the
household member is currently engaging in illegal drug use.
Drug Abuse Treatment Facility means an entity that holds itself out as providing, and
provides, diagnosis, treatment, or referral for treatment with respect to the illegal drug
use, and is either an identified unit within a general care facility, or an entity other than a
general medical care facility.
Currently engaging in illegal use of a drug means illegal use of a drug that occurred
recently enough to justify a reasonable belief that there is continuing illegal drug use by
a household member.
Any consent form used for the purpose of obtaining information from a drug abuse
treatment facility to determine whether a household member is currently engaging in
illegal drug use must expire automatically after the PHA has made a final decision to
either approve or deny the admission of such person.
Any charges incurred by the PHA for information provided from a drug abuse treatment
facility may not be passed on to the applicant or tenant.
If the PHA chooses to obtain such information from drug abuse treatment facilities, it
must adopt and implement one of the two following policies:

3-27
Policy A: The PHA must submit a request for information to a drug abuse
treatment facility for all families before they are admitted. The request must be
submitted for each proposed household member who is at least 18 years of age,
and for each family head, spouse, or cohead regardless of age.
Policy B: The PHA must submit a request for information only for certain
household members, whose criminal record indicates prior arrests or conviction
for any criminal activity that may be a sole basis for denial of admission or whose
prior tenancy records indicate that the proposed household member engaged in
destruction of property or violent activity against another person, or they
interfered with the right of peaceful enjoyment of the premises of other residents.
If the PHA chooses to obtain such information, it must abide by the HUD requirements
for records management and confidentiality as described in 24 CFR 960.205(f).
PHA Policy
The PHA will obtain information from drug abuse treatment facilities to determine
whether any applicant family’s household members are currently engaging in
illegal drug activity only when the PHA has determined that the family will be
denied admission based on a family member’s drug-related criminal activity, and
the family claims that the culpable family member has successfully completed a
supervised drug or alcohol rehabilitation program.
Screening for Suitability as a Tenant [24 CFR 960.203(c)]
The PHA is responsible for the screening and selection of families to occupy public
housing units. The PHA may consider all relevant information. Screening is important to
public housing communities and program integrity, and to ensure that assisted housing
is provided to those families that will adhere to lease obligations.
PHA Policy
The PHA will consider the family’s history with respect to the following factors:

Payment of rent and utilities

Caring for a unit and premises

Respecting the rights of other residents to the peaceful enjoyment of their
housing

Criminal activity that is a threat to the health, safety, or property of others

Behavior of all household members as related to the grounds for denial as
detailed in Sections 3-III.B and C

Compliance with any other essential conditions of tenancy

3-28
Resources Used to Check Applicant Suitability [PH Occ. GB, pp. 47-56]
PHAs have a variety of resources available to them for determination of the suitability of
applicants. Generally, PHAs should reject applicants who have recent behavior that
would warrant lease termination for a public housing resident.
PHA Policy
In order to determine the suitability of applicants the PHA will examine applicant
history for the past three years. Such background checks will include:
Past Performance in Meeting Financial Obligations, Especially Rent
PHA and landlord references for the past three years, gathering information
about past performance meeting rental obligations such as rent payment
record, late payment record, whether the PHA/landlord ever began or
completed lease termination for non-payment, and whether utilities were ever
disconnected in the unit. PHAs and landlords will be asked if they would rent
to the applicant family again.
If an applicant has no rental payment history the PHA will check court records
of eviction actions and other financial judgments, and credit reports. A lack of
credit history will not disqualify someone from becoming a public housing
resident, but a poor credit rating may.
Applicants with no rental payment history will also be asked to provide the
PHA with personal references. The references will be requested to complete
a verification of the applicant’s ability to pay rent if no other documentation of
ability to meet financial obligations is available. The applicant will also be
required to complete a checklist documenting their ability to meet financial
obligations.
If previous landlords do not respond to requests from the PHA, the applicant
may provide other documentation that demonstrates their ability to meet
financial obligations (e.g., rent receipts, cancelled checks, etc.)
Disturbances of Neighbors, Destruction of Property or Living or Housekeeping
Habits at Prior Residences that May Adversely Affect Health, Safety, or Welfare
of Other Tenants, or Cause Damage to the Unit or the Development
PHA and landlord references for the past three years, gathering information
on whether the applicant kept a unit clean, safe and sanitary; whether they
violated health or safety codes; whether any damage was done by the
applicant to a current or previous unit or the development, and, if so, how
much the repair of the damage cost; whether the applicant’s housekeeping
caused insect or rodent infestation; and whether the neighbors complained
about the applicant or whether the police were ever called because of
disturbances.

3-29
Police and court records within the past three years will be used to check for
any evidence of disturbance of neighbors or destruction of property that might
have resulted in arrest or conviction. A record or records of arrest(s) will not
be used as the sole basis for the denial or proof that the applicant engaged in
disqualifying activity.
A personal reference will be requested to complete a verification of the
applicant’s ability to care for the unit and avoid disturbing neighbors if no
other documentation is available. In these cases, the applicant will also be
required to complete a checklist documenting their ability to care for the unit
and to avoid disturbing neighbors.
Home visits may be used to determine the applicant’s ability to care for the
unit.
3-III.F. CRITERIA FOR DECIDING TO DENY ADMISSION
Evidence
PHA Policy
The PHA will use the preponderance of the evidence as the standard for making
all admission decisions.
Preponderance of the evidence is defined as evidence which is of greater weight
or more convincing than the evidence which is offered in opposition to it; that is,
evidence which as a whole, shows that the fact sought to be proved is more
probable than not.
Preponderance of the evidence may not be determined by the number of
witnesses, but by the greater weight of all evidence.
The fact that an applicant or tenant was arrested for a disqualifying offense shall
not be treated or regarded as proof that the applicant or tenant engaged in
disqualifying criminal activity. The arrest may, however, trigger an investigation to
determine whether the applicant or tenant actually engaged in disqualifying
criminal activity. As part of its investigation, CCHRD may obtain the police report
associated with the arrest and consider the reported circumstances of the arrest.
CCHRD may also consider any statements made by witnesses or the applicant
or tenant not included in the police report; whether criminal charges were filed;
whether, if filed, criminal charges were abandoned, dismissed, not prosecuted, or
ultimately resulted in an acquittal; and any other evidence relevant to determining
whether or not the applicant or tenant engaged in disqualifying activity.
Consideration of Circumstances [24 CFR 960.203(c)(3) and (d)]
HUD authorizes the PHA to consider all relevant circumstances when deciding whether
to deny admission based on a family’s past history except in the situations for which
denial of admission is mandated (see Section 3-III.B).

3-30
In the event the PHA receives unfavorable information with respect to an applicant,
consideration must be given to the time, nature, and extent of the applicant’s conduct
(including the seriousness of the offense). In a manner consistent with its policies, PHAs
may give consideration to factors that might indicate a reasonable probability of
favorable future conduct.
PHA Policy
The PHA will consider the following facts and circumstances prior to making its
decision:

The seriousness of the case, especially with respect to how it would affect
other residents’ safety or property

The effects that denial of admission may have on other members of the
family who were not involved in the action or failure to act

The extent of participation or culpability of individual family members,
including whether the culpable family member is a minor or a person with
disabilities, or (as discussed further in Section 3-III.F) a victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking

The length of time since the violation occurred, including the age of the
individual at the time of the conduct, as well as the family’s recent history
and the likelihood of favorable conduct in the future.

While a record or records of arrest(s) will not be used as the sole basis for denial,
an arrest may trigger an investigation to determine whether the applicant actually
engaged in disqualifying criminal activity.  As part of its investigation, the PHA
may obtain the police report associated with the arrest and consider the reported
circumstances of the arrest. The PHA may also consider:

Any statements made by witnesses, or the applicant not included in
the police report

Whether criminal charges were filed

Whether, if filed, criminal charges were abandoned, dismissed, not
prosecuted, or ultimately resulted in an acquittal

Any other evidence relevant to determining whether or not the
applicant engaged in disqualifying activity

Evidence of criminal conduct will be considered if it indicates a demonstrable risk
to safety and/or property

Evidence of the applicant family’s participation in or willingness to participate in
social service or other appropriate counseling service programs

3-31

In the case of drug or alcohol abuse, whether the culpable household member is
participating in or has successfully completed a supervised drug or alcohol
rehabilitation program or has otherwise been rehabilitated successfully
The PHA will require the applicant to submit evidence of the household member’s
current participation in or successful completion of a supervised drug or alcohol
rehabilitation program, or evidence of otherwise having been rehabilitated successfully.
Removal of a Family Member's Name from the Application
Should the PHA’s screening process reveal that an applicant’s household includes an
individual subject to state lifetime registered sex offender registration; the PHA must
offer the family the opportunity to remove the ineligible family member from the
household.  If the family is unwilling to remove that individual from the household, the
PHA must deny admission to the family. [Notice PIH 2012-28].
For other criminal activity, the PHA may permit the family to exclude the culpable family
members as a condition of eligibility. [24 CFR 960.203(c)(3)(i)].
PHA Policy
As a condition of receiving assistance, a family may agree to remove the
culpable family member from the application. In such instances, the head of
household must certify that the family member will not be permitted to visit or to
stay as a guest in the public housing unit.
After admission to the program, the family must present evidence of the former
family member’s current address upon PHA request.
Reasonable Accommodation [PH Occ GB, pp. 58-60]
If the family includes a person with disabilities, the PHA’s decision concerning denial of
admission is subject to consideration of reasonable accommodation in accordance with
24 CFR Part 8.
PHA Policy
If the family indicates that the behavior of a family member with a disability is the
reason for the proposed denial of admission, the PHA will determine whether the
behavior is related to the disability. If so, upon the family’s request, the PHA will
determine whether alternative measures are appropriate as a reasonable
accommodation. The PHA will only consider accommodations that can
reasonably be expected to address the behavior that is the basis of the proposed
denial of admission. See Chapter 2 for a discussion of reasonable
accommodation.

3-32
3-III.G. PROHIBITION AGAINST DENIAL OF ASSISTANCE TO VICTIMS OF
DOMESTIC VIOLENCE, DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, STALKING, AND
HUMAN TRAFFICKING
The Violence against Women Act (VAWA) and the HUD regulations at 24 CFR
5.2005(b) prohibit PHAs from denying admission to an otherwise qualified applicant on
the basis or as a direct result of the fact that the applicant is or has been a victim of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Although the VAWA 2022 statute does not specifically include human trafficking in the
list of victims protected under VAWA, in 2022 HUD began including human trafficking as
part of the list of victims protected under VAWA (as seen in Notices PIH 2022-06, PIH
2022-22, and PIH 2022-24). In the absence of a final rule implementing VAWA 2022
and to mirror HUD’s recent usage, this policy includes human trafficking in addition to
domestic violence, dating violence, sexual assault, and stalking anywhere such a list
appears. Definitions of key terms used in VAWA are provided in Section 16-VII of this
ACOP, where general VAWA requirements and policies pertaining to notification,
documentation, and confidentiality are also located.
Notification
VAWA requires PHAs to provide applicants who are denied assistance with a notice of
VAWA Notice of Occupancy Rights (form HUD-5380) and a domestic violence
certification form (HUD-5382) at the time the applicant is denied.
PHA Policy
The PHA acknowledges that a victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking may have an unfavorable history
(e.g., a poor credit history, poor rental history, a record of previous damage to an
apartment, a prior arrest record) due to adverse factors that would warrant denial
under the PHA’s policies.
While the PHA is not required to identify whether adverse factors that resulted in
the applicant’s denial are a result of domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking, the applicant may inform the PHA that
their status as a victim is directly related to the grounds for the denial. The PHA
will request that the applicant provide enough information to the PHA to allow the
PHA to make an objectively reasonable determination, based on all
circumstances, whether the adverse factor is a direct result of their status as a
victim.
The PHA will include in its notice of denial information about the protection
against denial provided by VAWA in accordance with section 16-VII.C of this
ACOP, a notice of VAWA rights, and a copy of the form HUD-5382. The PHA will
request in writing that an applicant wishing to claim this protection notify the PHA
within 14 business days.

3-33
Documentation
Victim Documentation [24 CFR §5.2007]
PHA Policy
If an applicant claims the protection against denial of admission that VAWA
provides to victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking,
or human trafficking, the PHA will request in writing that the applicant provide
documentation supporting the claim in accordance with Section 16-VII.D of this
ACOP.
Perpetrator Documentation
PHA Policy
If the perpetrator of the abuse is a member of the applicant family, the applicant
must provide additional documentation consisting of one of the following:

A signed statement (1) requesting that the perpetrator be removed from the
application and (2) certifying that the perpetrator will not be permitted to visit
or to stay as a guest in the public housing unit

Documentation that the perpetrator has successfully completed, or is
successfully undergoing, rehabilitation or treatment. The documentation
must be signed by an employee or agent of a domestic violence service
provider or by a medical or other knowledgeable professional from whom
the perpetrator has sought or is receiving assistance in addressing the
abuse. The signer must attest under penalty of perjury to their belief that the
rehabilitation was successfully completed or is progressing successfully.
The victim and perpetrator must also sign or attest to the documentation.
3-III.H. NOTICE OF ELIGIBILITY OR DENIAL
The PHA will notify an applicant family of its final determination of eligibility in
accordance with the policies in Section 4-III.E.
If a PHA uses a criminal record or sex offender registration information obtained under
24 CFR 5, Subpart J, as the basis of a denial, a copy of the record must precede the
notice to deny, with an opportunity for the applicant to dispute the accuracy and
relevance of the information before the PHA can move to deny the application. In
addition, a copy of the record must be provided to the subject of the record [24 CFR
5.903(f) and 5.905(d)].
PHA Policy

3-34
If, based on a criminal record or sex offender registration information an applicant
family appears to be ineligible, the PHA will notify the family in writing of the
proposed denial and provide a copy of the record to the applicant and to the
subject of the record. The family will be given 10 business days to dispute the
accuracy and relevance of the information. If the family does not contact the PHA
to dispute the information within that 10-day period, the PHA will proceed with
issuing the notice of denial of admission. A family that does not exercise their
right to dispute the accuracy of the information prior to issuance of the official
denial letter will still be given the opportunity to do so as part of the informal
hearing process.
Notice requirements related to denying admission to noncitizens are contained in
Section 3-II.B.
Notice policies related to denying admission to applicants who may be victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking or human trafficking are
contained in Section 3-III.F.

3-35
EXHIBIT 3-1: Detailed Definitions Related To Disabilities
Person with Disabilities [24 CFR §5.403]
The term person with disabilities means a person who has any of the following types of
conditions.
1. Has a disability, as defined in 42 U.S.C. Section 423(d)(1)(A), which reads:
Inability to engage in any substantial gainful activity by reason of any
medically determinable physical or mental impairment which can be expected
to result in death, or which has lasted or can be expected to last for a
continuous period of not less than 12 months
In the case of an individual who has attained the age of 55 and is blind (within
the meaning of “blindness” as defined in Section 416(i)(1) of this title), inability
by reason of such blindness to engage in substantial gainful activity, requiring
skills or ability comparable to those of any gainful activity in which he has
previously engaged with some regularity and over a substantial period of
time.
2. Has a developmental disability as defined in the Developmental Disabilities
Assistance and Bill of Rights Act of 2000 [42 U.S.C.15002(8)], which defines
developmental disability in functional terms as follows:
(A) IN GENERAL - The term developmental disability means a severe,
chronic disability of an individual that-
(i) is attributable to a mental or physical impairment or combination of mental
and physical impairments;
(ii) is manifested before the individual attains age 22;
(iii) is likely to continue indefinitely;
(iv) results in substantial functional limitations in 3 or more of the following
areas of major life activity: (I) self-care, (II) receptive and expressive
language, (III) learning, (IV) mobility, (V) self-direction, (VI) capacity for
independent living, (VII) economic self-sufficiency; and
(v) reflects the individual’s need for a combination and sequence of special,
interdisciplinary, or generic services, individualized supports, or other forms of
assistance that are of lifelong or extended duration and are individually
planned and coordinated.
(B) INFANTS AND YOUNG CHILDREN – An individual from birth to age 9,
inclusive, who has a substantial developmental delay or specific congenital or
acquired condition, may be considered to have a developmental disability
without meeting 3 or more of the criteria described in clauses (i) through (v) of
subparagraph (A) if the individual, without services and supports, has a high
probability of meeting those criteria later in life.

3-36
3. Has a physical, mental, or emotional impairment that is expected to be of long
continued and indefinite duration; substantially impedes their ability to live
independently and is of such a nature that the ability to live independently could
be improved by more suitable housing conditions.
People with the acquired immunodeficiency syndrome (AIDS) or any conditions arising
from the etiologic agent for AIDS are not excluded from this definition.
A person whose disability is based solely on any drug or alcohol dependence does not
qualify as a person with disabilities for the purposes of this program.
For purposes of reasonable accommodation and program accessibility for persons with
disabilities, the term person with disabilities refers to an individual with handicaps.
Individual with Handicaps [24 CFR 8.3]
Individual with handicaps means any person who has a physical or mental impairment
that substantially limits one or more major life activities; has a record of such an
impairment, or is regarded as having such an impairment. The term does not include
any individual who is an alcoholic or drug abuser whose current use of alcohol or drugs
prevents the individual from participating in the program or activity in question, or whose
participation, by reason of such current alcohol or drug abuse, would constitute a direct
threat to property or the safety of others. As used in this definition, the phrase:
(1) Physical or mental impairment includes:
(a) Any physiological disorder or condition, cosmetic disfigurement, or anatomical
loss affecting one or more of the following body systems: neurological;
musculoskeletal; special sense organs; respiratory, including speech organs;
cardiovascular; reproductive; digestive; genitourinary; hemic and lymphatic; skin;
and endocrine
(b) Any mental or psychological disorder, such as mental retardation, organic brain
syndrome, emotional or mental illness, and specific learning disabilities. The term
physical or mental impairment includes, but is not limited to, such diseases and
conditions as orthopedic, visual, speech and hearing impairments, cerebral
palsy, autism, epilepsy, muscular dystrophy, multiple sclerosis, cancer, heart
disease, diabetes, mental retardation, emotional illness, drug addiction and
alcoholism.
(2) Major life activities mean functions such as caring for oneself, performing manual
tasks, walking, seeing, hearing, speaking, breathing, learning, and working.
(3) Has a record of such an impairment means has a history of, or has been
misclassified as having, a mental or physical impairment that substantially limits one
or more major life activities.
(4) Is regarded as having an impairment means:

3-37
(a) Has a physical or mental impairment that does not substantially limit one or more
major life activities but that is treated by a recipient as constituting such a
limitation
(b) Has a physical or mental impairment that substantially limits one or more major
life activities only as a result of the attitudes of others toward such impairment
(c) Has none of the impairments defined in paragraph (a) of this section but is
treated by a recipient as having such an impairment

4-1
CHAPTER 4
APPLICATIONS, WAITING LIST, AND TENANT SELECTION
INTRODUCTION
When a family wishes to reside in public housing, the family must submit a pre-
application that provides the PHA with the information needed to make a preliminary
determination of the family’s eligibility. HUD requires the PHA to place all eligible
families that apply for public housing on a waiting list. When a unit becomes available,
the PHA must select families from the waiting list in accordance with HUD requirements
and PHA policies as stated in its Admissions and Continued Occupancy Policy (ACOP)
and its annual plan.
The PHA is required to adopt a clear approach to accepting applications, placing
families on the waiting list, and selecting families from the waiting list, and must follow
this approach consistently. The actual order in which families are selected from the
waiting list can be affected if a family has certain characteristics designated by HUD or
the PHA to receive preferential treatment.
HUD regulations require that the PHA comply with all equal opportunity requirements,
and it must affirmatively further fair housing goals in the administration of the program
[24 CFR §960.103, PH Occ GB p. 13].  Adherence to the selection policies described in
this chapter ensures that the PHA will be in compliance with all relevant fair housing
requirements, as described in Chapter 2.
This chapter describes HUD and PHA policies for accepting applications, managing the
waiting list, and selecting families from the waiting list. The PHAs policies for assigning
unit size and making unit offers are contained in Chapter 5. Together, Chapters 4 and 5
of the ACOP comprise the PHA’s Tenant Selection and Assignment Plan (TSAP).
The policies outlined in this chapter are organized into three sections, as follows:
Part I: The Application Process. This part provides an overview of the
application process and discusses how applicants can obtain and submit
applications.  It also specifies how the PHA will handle the applications it
receives.
Part II: Managing the Waiting List. This part presents the policies that govern
how the PHA’s waiting list is structured, when it is opened and closed, and how
the public is notified of the opportunity to apply for public housing. It also
discusses the process the PHA will use to keep the waiting list current.
Part III: Tenant Selection. This part describes the policies that guide the PHA in
selecting families from the waiting list as units become available. It also specifies
how in-person interviews will be used to ensure that the PHA has the information
needed to make a final eligibility determination.

4-2
PART I: THE APPLICATION PROCESS
4-I.A. OVERVIEW
This part describes the policies that guide the PHA’s efforts to distribute and accept pre-
applications/applications, and to make preliminary determinations of applicant family
eligibility that affect placement of the family on the waiting list. This part also describes
the PHA’s obligation to ensure the accessibility of the application process.
4-I.B. APPLYING FOR ASSISTANCE
Any family that wishes to reside in public housing must apply for admission to the
program [24 CFR §1.4(b)(2)(ii), 24 CFR §960.202(a)(2)(iv), and PH Occ GB, p. 68].
HUD permits the PHA to determine the format and content of its applications, as well
how such applications will be made available to interested families, and how
applications will be accepted by the PHA.
However, the PHA must include Form HUD-92006, Supplement to Application for
Federally Assisted Housing, as part of the PHA’s application [Notice PIH 2009-36].
PHA Policy
Families wishing to apply will be required to complete a pre-application. No one
will be denied the right to request or submit a pre-application when the waitlist is
open. The PHA will utilize an online application process. Applicants may use any
computer, tablet, or smart phone with internet access to apply.
Alternate formats will be available for Reasonable Accommodations. Alternate
formats may include requesting a pre-application for reasonable accommodation,
modification, and auxiliary aids or services by contacting the PHA office.
Applicants may also submit a paper pre-application by email, or in person at the
PHA office. The PHA will also strive to accommodate those that may not have
internet access to a computer at the Chandler Public Libraries.
The PHA required two-step process will be used when it is expected that a family
will not be selected from the waiting list for at least 60 days from the date of pre-
application. Under the two-step application process, the applicant must complete
a Pre-Application.
During the Pre-Application process, the PHA initially will require families to
provide only the information needed to make an initial assessment of the family’s
placement on the waitlist. The family will be required to provide all of the
information necessary to establish family eligibility and the amount of rent the
family will pay when selected from the waiting list.
Applications must be filled out completely in order to be accepted by the PHA for
processing. If an application is incomplete, the PHA will notify the family of the
additional information required.

4-3
4-I.C. ACCESSIBILITY OF THE APPLICATION PROCESS
The PHA must take a variety of steps to ensure that the application process is
accessible to those people who might have difficulty complying with the standard PHA
application process.
Elderly or Disabled Populations [24 CFR §8; PH Occ GB, p. 68]
The PHA must provide reasonable accommodation as needed for elderly persons or
persons with disabilities to make the application process fully accessible. The facility
where applications are accepted, and the application process must be fully accessible
or the PHA must provide an alternate approach that provides equal access to the
program.  Chapter 2 provides a full discussion of the PHA’s policies related to providing
reasonable accommodations for people with disabilities.
The PHA will provide for alternate format pre-applications to the online application
process for persons requiring a reasonable accommodation that have been approved
by the City of Chandler Housing and Redevelopment Division.
Limited English Proficiency (LEP)
PHAs are required to take reasonable steps to ensure meaningful access to their
programs and activities by persons with Limited English Proficiency (LEP) [24 CFR 1].
Chapter 2 provides a full discussion on the PHA’s policies related to ensuring access to
people with Limited English Proficiency (LEP).
4-I.D. PLACEMENT ON THE WAITING LIST
The PHA must accept applications from families for whom the list is open unless there
is good cause for not accepting the application (such as denial of assistance) for the
grounds stated in the regulations [24 CFR §982.206(b)(2)].
The PHA will accept applications only from approved methods.  The PHA will not accept
duplicate applications for the same program.
The PHA reserves the right to review pre-applications for an initial assessment prior to
placing on the waiting list.
Where the family is determined to be ineligible, the PHA must notify the family in writing
[24 CFR 960.208(a); PH Occ GB, p. 41].
No applicant has a right or entitlement to be listed on the waiting list, or to any particular
position on the waiting list.

4-4
Eligible for Placement on the Waiting List
PHA Policy
The PHA will utilize a random lottery selection for pre-application placement on
the waitlist. All interested persons are encouraged to apply. Once the waitlist
closes, all accepted pre-applications will be shuffled randomly through a
computerized selection process and each pre-application will be given a
sequential waitlist number based on where their pre-application fell during the
shuffle. The sequential number will be the pre-application’s waitlist number.
Because the PHA reserves the right to limit the number of pre-applications
placed on an established waitlist, only those pre-applications with a waitlist
number less than, or equal to, the pre-determined number of pre-applications,
will be placed on the waitlist and become part of the established waitlist. Those
pre-applications with a waitlist number greater than the pre-determined number
of pre-applications to be placed on the waitlist will be denied. (Note: Pre-
applicants are encouraged to claim preferences for which they qualify, but these
preferences will only be taken into consideration at the point when a pre-
applicant is selected from the waitlist to start the eligibility process. Pre-
applicants with preferences will be selected from an established waitlist before
pre-applicants without preferences.)
Only pre-applicants who submitted a completed pre-application prior to the
deadline will be placed on the list for selection in the random lottery selection
process. The PHA reserves the right to select from the pre-applicant list a pre-
determined number of pre-applications to move to the waitlist. For each public
posting, the PHA will assess the needs at the time of the waitlist and the pre-
determined number of waitlist spots will be posted on the public notice.
Applicants will receive written notification through the mail via U.S. Postal Service
that their pre-application has been placed on the waitlist or that their pre-
application has been denied, notification will be done within 60 to 90 days of
closing of the pre-application period.
Waitlist numbers will not be disclosed at any time while an applicant is on a
waitlist. Applicants may access their online account to determine if their
application is still active, or they may make inquiries at the housing office.
The PHA will assign families on the waiting list according to the bedroom size for
which a family qualifies as established in its occupancy standards (see Chapter
5).
Placement on the waiting list does not indicate that the family is, in fact, eligible
for assistance. A final determination of eligibility will be made when the family is
selected from the waiting list.
The second phase is when the family is selected from the waiting list. This is
called Eligibility, during which time the PHA will verify any preference(s) claimed
and determine eligibility and suitability for admission to the program (See
Chapter 3).

4-5
PART II: MANAGING THE WAITING LIST
4-II.A. OVERVIEW
The PHA must have policies regarding the type of waiting list it will utilize as well as how
the waiting list will be organized and managed. This includes policies on notifying the
public on the opening and closing of the waiting list to new applicants, updating family
information, purging the list of families that are no longer interested in or eligible for
public housing, and conducting outreach to ensure a sufficient number of applicants.
In addition, HUD imposes requirements on how the PHA may structure its waiting list
and how families must be treated if they apply for public housing at a PHA that
administers more than one assisted housing program.
4-II.B. ORGANIZATION OF THE WAITING LIST
The PHA’s public housing waiting list must be organized in such a manner to allow the
PHA to accurately identify and select families in the proper order, according to the
admissions policies described in this ACOP.
PHA Policy
The waiting list will contain the following information for each applicant listed:

Name and identifying number of head of household;

Unit size (family members), based on applicant information supplied on
the pre-application;

Amount annual income;

Date and time of application/ application number;

Race and ethnicity of the head of household;

Disabled or Elderly status of head of household;

Preference points, based on applicant information supplied on the pre-
application

The specific site(s) selected (only if PHA offers site-based waiting lists)
The PHA may adopt one community-wide waiting list or site-based waiting lists. The
PHA must obtain approval from HUD through submission of its Annual Plan before it
may offer site-based waiting lists.  Site-based waiting lists allow families to select the
development where they wish to reside and must be consistent with all applicable civil
rights and fair housing laws and regulations [24 CFR §903.7(b)(2)].
PHA Policy
The PHA will maintain one single community-wide waiting list for its
developments.  Within the list, the PHA will designate subparts to easily identify
who should be offered the next available unit (i.e., mixed populations, general
occupancy, unit size, and accessible units).

4-6
The PHA will not adopt site-based waiting lists.
HUD requires that public housing applicants must be offered the opportunity to be
placed on the waiting list for any tenant-based or project-based voucher or moderate
rehabilitation program that the PHA operates if 1) the other programs’ waiting lists are
open, and 2) the family is qualified for the other programs [24 CFR §982.205(a)(2)(i)].
HUD permits, but does not require, that PHAs maintain a single merged waiting list for
their public housing, Section 8, and other subsidized housing programs [24 CFR
§982.205(a)(1)].
PHA Policy
The PHA will not merge the public housing waiting list with the waiting list for any
other program the PHA operates.
4-II.C. OPENING AND CLOSING THE WAITING LIST
Closing the Waiting List
The PHA is permitted to close the waiting list, in whole or in part, if it has an adequate
pool of families to fully lease units in all of its developments, or for administrative
reasons.  The PHA may close the waiting list completely, or restrict intake by
preference, type of project, or by size and type of dwelling unit. [PH Occ GB, p. 31].
PHA Policy
The PHA will disclose in the public notice the close of the waitlist. The PHA
reserves the right to close the waiting list when the estimated waiting period for
housing applicants on the list reaches 24 months, or the PHA will assess the
needs at the time of the waitlist and the pre-determined number of waitlist spots
will be posted on the public notice or for administrative reasons. Where the PHA
has particular preferences or other criteria that require a specific category of
family, the PHA may elect to continue to accept applications from these
applicants while closing the waiting list to others.
The PHA reserved the right to select from the applicant pool a pre-determined
number of applicants to move to the waitlist. For each posting, the PHA will
assess the needs at the time of the waitlist and the pre-determine number of
waitlist spots will be posted on the public notice.
Reopening the Waiting List
If the waiting list has been closed, it may be reopened at any time. The PHA should
publish a notice announcing the opening of the waiting list in local newspapers of
general circulation, minority media, and other suitable media outlets. Such notice must
comply with HUD fair housing requirements. The PHA should specify who may apply,
and where and when applications will be received.

4-7
PHA Policy
The PHA will announce the reopening of the waiting list at least 10 business days
prior to the date applications will first be accepted. If the list is only being
reopened for certain categories of families, this information will be contained in
the notice. The notice will specify where, when, and how applications are to be
received.
The PHA will give public notice by publishing the relevant information in suitable
media outlets including, but not limited to:

East Valley Tribune

All Arizona PHA’s

City Scope

Local Social Service Agencies

Chanweb

Channel 11 Public Service

La Voz
The PHA will also publish the public notice on its website, or social media
platforms and other online platforms for local housing news.
4-II.D. FAMILY OUTREACH [24 CFR §903.2(D); 24 CFR §903.7(A) AND (B)]
The PHA should conduct outreach as necessary to ensure that the PHA has a sufficient
number of applicants on the waiting list to fill anticipated vacancies and to assure that
the PHA is affirmatively furthering fair housing and complying with the Fair Housing Act.
Because HUD requires the PHA to admit a specified percentage of extremely low-
income families, the PHA may need to conduct special outreach to ensure an adequate
number of such families apply for public housing.
PHA outreach efforts must comply with fair housing requirements. This includes:

Analyzing the housing market area and the populations currently being served to
identify underserved populations

Ensuring that outreach efforts are targeted to media outlets that reach eligible
populations that are underrepresented in the program

Avoiding outreach efforts that prefer or exclude people who are members of a
protected class
PHA outreach efforts must be designed to inform qualified families about the availability
of units under the program. These efforts may include, as needed, any of the following
activities:

Submitting press releases to local newspapers, including minority newspapers

Developing informational materials and flyers to distribute to other agencies

4-8

Providing application forms to other public and private agencies that serve the
low-income population

Developing partnerships with other organizations that serve similar populations,
including agencies that provide services for persons with disabilities
PHA Policy
The PHA will monitor the characteristics of the population being served and the
characteristics of the population as a whole in the PHA’s jurisdiction. Targeted
outreach efforts will be undertaken if a comparison suggests that certain
populations are being underserved.
4-II.E. REPORTING CHANGES IN FAMILY CIRCUMSTANCES
PHA Policy
While the family is on the waiting list, the family must inform the PHA, within 10
business days of changes in family size or composition, preference status, or
contact information, including current residence, mailing address, and phone
number. The changes must be submitted in writing either through the applicant’s
online account or on a Change Report form.  If using a Change Report form, the
applicant copy of the form must be time and date stamped by the City of
Chandler Housing office to be considered valid. The copy of the form will be
provided to the participant.
Upon completion of the online resident system, the family will be urged to use the
PHA website/online process for submitting Change Report.
Changes in an applicant's circumstances while on the waiting list may affect the
family's qualification for a particular bedroom size or entitlement to a preference.
When an applicant reports a change that affects their placement on the waiting
list, the waiting list will be updated accordingly. Families with preferences will be
selected before families not claiming a preference.
4-II.F. UPDATING THE WAITING LIST
HUD requires the PHA to establish policies that describe the circumstances under
which applicants will be removed from the waiting list [24 CFR §960.202(a)(2)(iv)].
Purging the Waiting List [NEW PH OCC GB  2.4]
The decision to remove an applicant family that includes a person with disabilities from
the waiting list is subject to reasonable accommodation. If the applicant did not respond
to the PHA’s request for information or updates because of the family member’s
disability, the PHA must, upon the family’s request, reinstate the applicant family to their
former position on the waiting list as a reasonable accommodation [24 CFR §8.4(a), 24
CFR §100.204(a), and NEW PH Occ GB,Chp. 2.4; 2.4.2]. See Chapter 2 for further
information regarding reasonable accommodations.

4-9
PHA Policy
The waiting list will be purged every other year to ensure that all applicant
information is current.
To update the waiting list, the PHA will send an update request via first class mail
to each family on the waiting list to determine whether the family continues to be
interested in, and to qualify for the program.
This update request will be sent to the last address that the PHA has on record
for the family. The update request will provide a deadline by which the family
must respond and will state that failure to respond will result in the applicant’s
name being removed from the waiting list.
Families must respond via the online system on or before the due date or
respond by mail as indicated in purge letter instructions.  Responses should be
postmarked or received by the PHA not later than 15 business days from the
date of the PHA letter.
If the family fails to respond within 14 business days, the family will be removed
from the waiting list and the notice will be mailed to the last address of record or
other address provided by the applicant.
If the notice is returned by the post office with no forwarding address, the
applicant will be removed from the waiting list and a notice will be mailed to the
last address of record or other address provided by the applicant.
If the notice is returned by the post office with a forwarding address, the notice
will be re-sent to the address indicated. The family will have 14 business days to
respond from the date the letter was re-sent. If the family fails to respond within
this time frame, the family will be removed from the waiting list and a notice will
be mailed to the last address of record.
Applicants’ names may be withdrawn or removed either at their request or
because the PHA is unable to contact them to follow up on their application.
No informal hearing is required following withdrawal of an application for non-
response, although the PHA usually maintains files of withdrawn applications for
three years or until the next HUD occupancy audit [NEW PH OCC GB, 2.4]
If a family is removed from the waiting list for failure to respond, management
may reinstate the family if the lack of response was due to PHA error, or to
circumstances beyond the family’s control. If the lack of response was due to
circumstances beyond the family’s control, or as a result of a family member’s
disability, or as a direct result of status as a victim of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking, including an adverse factor resulting from
such abuse, the family will need to provide a written statement outlining the issue
and the evidence to support the claim.

4-10
Removal from the Waiting List [NEW PH OCC GB, 2.4]
PHA Policy
The PHA will not remove an applicant’s name from the waiting list unless:.

The applicant requests in writing to be removed from the list (no hearing
required);

The applicant does not meet either the eligibility, or suitability criteria for the
program (hearing required, as this is an eligibility decision);

The applicant has been pulled and has been offered a unit and accepts the
unit (see 10.7, Offer of a Unit.) (no hearing required)

If the PHA determines that the family is not eligible for admission (see
Chapter 3) at any time while the family is on the waiting list, the family will
be removed from the waiting list (hearing required);

If the family is removed from the waiting list for a non-response to a request
for information (no hearing required).
If a family is removed from the waiting list because the PHA has determined the
family is not eligible for admission, a notice will be sent to the family’s address of
record as well as to any alternate address provided on an informal review
request. The notice will state the reasons the family was removed from the
waiting list and will inform the family how to request an informal hearing
regarding the PHA’s decision (see Chapter 14) [24 CFR §960.208(a)].
PHA Policy
If the PHA receives no response from the applicant within the specified time
frame, the applicant shall be removed from the waiting list. If the applicant
responds within 60 calendar days of the due date, the PHA will review for return
to the waiting list.
This will be allowed only once during the time a family is on the waiting list.
Notice and Right to Dispute Denial [NEW PH OCC GB 10.1.1]
PHAs must send a formal notice of rejection to an applicant who is rejected for
admission.
The notice can be worded so that rejections for eligibility and for screening can be
handled on the same form. If the household is rejected because of criminal activity, the
notice should include language that offers the applicant a copy of the criminal records
and an opportunity to dispute the accuracy and relevance of the record.
The informal hearing for rejected applicants is not a Grievance Hearing. Only PHA
residents are entitled to grievance hearings.
Informal Hearing for Rejected Applicants [NEW PH OCC GB, 10.1.1]

4-11
The purpose of the hearing is to permit the applicant to hear the details of the reasons
for rejection, present evidence to the contrary if available, and claim mitigating
circumstances if possible. The person who made the original decision to reject, or a
subordinate of that person, may not conduct the hearing. A written record of the hearing
decision should be mailed to the applicant and placed in the applicant’s file. If the
hearing decision overturns the rejection, processing for admission should resume (24
CFR § 960.208)
This is not a hearing for a non-responsive applicant dropped during the update or during
any other time the applicant did not respond to a request for information. A non-
responsive applicant does not get a hearing.
PART III: TENANT SELECTION
4-III.A. OVERVIEW
The PHA must establish tenant selection policies for families being admitted to public
housing [24 CFR §960.201(a)].  The PHA must not require any specific income or racial
quotas for any developments [24 CFR §903.2(d)].  The PHA must not assign persons to
a particular section of a community or to a development or building based on race,
color, religion, sex, disability, familial status, or national origin for purposes of
segregating populations [24 CFR §1.4(b) and 24 CFR §903.2(d)].
The order in which families will be selected from the waiting list depends on the
selection method chosen by the PHA and is impacted in part by any selection
preferences that the family qualifies for. The availability of units also may affect the
order in which families are selected from the waiting list.
The PHA must maintain a clear record of all information required to verify that the family
is selected from the waiting list according to the PHA’s selection policies [24 CFR
§960.206(e)(2)].  The PHA’s policies must be posted any place where the PHA receives
applications. The PHA must provide a copy of its tenant selection policies upon request
to any applicant or tenant. The PHA may charge the family for providing a copy of its
tenant selection policies [24 CFR §960.202(c)(2)].
PHA Policy
When an applicant or resident family requests a copy of the PHA’s tenant
selection policies, the PHA will provide copies to them free of charge.
4-III.B. SELECTION METHOD
PHAs must describe the method for selecting applicant families from the waiting list,
including the system of admission preferences that the PHA will use.

4-12
Local Preferences [24 CFR §960.206]
PHAs are permitted to establish local preferences and to give priority to serving families
that meet those criteria. HUD specifically authorizes and places restrictions on certain
types of local preferences. HUD also permits the PHA to establish other local
preferences, at its discretion.
Any local preferences established must be consistent with the PHA plan and the
consolidated plan and must be based on local housing needs and priorities that can be
documented by generally accepted data sources [24 CFR §960.206(a)].
These preferences will not have the purpose or effect of delaying or otherwise denying
admission to the program based on the race, color, ethnic origin, gender, religion,
disability, or age of any member of an applicant family [24 CFR §960.206].
PHA Policy
Families will be selected from the waitlist in numeric order, based on a family’s
assigned sequential number with consideration provided for eligible preferences.
Families with a preference will be selected before families without a preference.
Preferences will be calculated in a “lumping” order, whereby, a family with one
preference will have the same number of points as a family with multiple
preferences.
The PHA uses the following Local Preferences:
A. Displaced person(s): Individuals or families who have/has been displaced by
local government action or whose dwelling has been extensively damaged or
destroyed as a result of a disaster declared or otherwise formally recognized
pursuant to Federal disaster relief laws 24 CFR § 5.403(b). For purposes of
redevelopment activities, a family may also be displaced as defined in the
Uniform Relocation Act. Such families have been displaced if they have been
required to permanently move from real property for the rehabilitation or
demolition of such property. These families may be entitled to specified benefits
under the Uniform Relocation Act. 49CFR § 24.2
B. Living or Working in Chandler: Applicant must physically live in Chandler.
C.  Working in Chandler: Applicant must physically work or be hired to work in City
of Chandler.
D. Chronically Homeless: The following definition must be met.  A chronically
homeless person as defined by the U.S. Department of HUD (24 CFR§ 570.3):
(1) A “homeless individual with a disability,” as defined in Section 401(9) of the
McKinney–Vento Homeless Assistance Act (42 U.S.C. 11360(9)), who: (i) Lives
in a place not meant for human habitation, a safe haven, or in an emergency
shelter; and ii) Has been homeless and living as described in paragraph (1)(i) of
this definition continuously for at least 12 months or on at least 4 separate
occasions in the last 3 years, as long as the combined occasions equal at least

4-13
12 months and each break in homelessness separating the occasions included
at least 7 consecutive nights of not living as described in paragraph (1)(i). Stays
in institutional care facilities for fewer than 90 days will not constitute as a break
in homelessness, but rather such stays are included in the 12–month total, as
long as the individual was living or residing in a place not meant for human
habitation, a safe haven, or an emergency shelter immediately before entering
the institutional care facility; (2) An individual who has been residing in an
institutional care facility, including a jail, substance abuse or mental health
treatment facility, hospital, or other similar facility, for fewer than 90 days and
met all of the criteria in paragraph (1) of this definition, before entering that
facility; or (3) A family with an adult head of household (or if there is no adult in
the family, a minor head of household) who meets all of the criteria in
paragraph (1) or (2) of this definition, including a family whose composition has
fluctuated while the head of household has been homeless.
E. Currently Employed/Employment Program: Families whose Head, Spouse,
Head, or Sole Member is employed.  Applicants with an adult family member
enrolled in an employment training program or currently working (20) hours a
week..  Working hours must be attributed to only one family member.  Family
cannot combine work hours.
F. Full-time Student: Applicants with an adult family member enrolled in school on
a full-time basis.
G. Elderly families where the head of household or spouse is at least 62+ years of
age.
H. Disabled families and families with a disabled household member.
The above preferences are not weighted and will be used in a “lumping” manner so as
to allow an applicant with one preference to have the same advantage as an applicant
qualifying for all preferences. Applicants are encouraged to claim as many preferences
for which they qualify. Verification of preferences will be conducted at the time of
eligibility. Selected applicants going through the eligibility process who have claimed
preferences for which they do not qualify and cannot verify will be returned to the waitlist
and their pre-application will be updated with the correct preference information.
Income Targeting Requirement [24 CFR §960.202(b)]
HUD requires that extremely low-income (ELI) families make up at least 40 percent of
the families admitted to public housing during the PHA’s fiscal year. ELI families are
those with annual incomes at or below the federal poverty level or 30 percent of the
area median income, whichever number is higher [Federal Register notice 6/25/14]. To
ensure this requirement is met, the PHA may skip non-ELI families on the waiting list in
order to select an ELI family.

4-14
If a PHA also operates a housing choice voucher (HCV) program, admissions of
extremely low-income families to the PHA’s HCV program during a PHA fiscal year that
exceed the 75 percent minimum target requirement for the voucher program, shall be
credited against the PHA’s basic targeting requirement in the public housing program
for the same fiscal year. However, under these circumstances the fiscal year credit to
the public housing program must not exceed the lower of: (1) ten percent of public
housing waiting list admissions during the PHA fiscal year; (2) ten percent of waiting list
admissions to the PHA’s housing choice voucher program during the PHA fiscal year; or
(3) the number of qualifying low-income families who commence occupancy during the
fiscal year of PHA public housing units located in census tracts with a poverty rate of 30
percent or more. For this purpose, qualifying low-income family means a low-income
family other than an extremely low-income family.
PHA Policy
The PHA will monitor progress in meeting the ELI requirement throughout the
fiscal year. ELI families will be selected ahead of other eligible families on an as-
needed basis to ensure that the income targeting requirement is met.
Mixed Population Developments [24 CFR §960.407]
A mixed population development is a public housing development or portion of a
development that was reserved for elderly families and disabled families at its inception
(and has retained that character) or the PHA at some point after its inception obtained
HUD approval to give preference in tenant selection for all units in the development (or
portion of a development) to elderly and disabled families [24 CFR §960.102]. Elderly
family means a family whose head, spouse, cohead, or sole member is a person who is
at least 62 years of age. Disabled family means a family whose head, spouse, cohead,
or sole member is a person with disabilities [24 CFR §5.403]. The PHA must give
elderly and disabled families equal preference in selecting these families for admission
to mixed population developments. The PHA may not establish a limit on the number of
elderly or disabled families that may occupy a mixed population development. In
selecting elderly and disabled families to fill these units, the PHA must first offer the
units that have accessibility features for families that include a person with a disability
and require the accessibility features of such units. The PHA may not discriminate
against elderly or disabled families that include children (Fair Housing Amendments Act
of 1988).
Units Designated for Elderly or Disabled Families [24 CFR §945]
The PHA may designate projects or portions of a public housing project specifically for
elderly or disabled families. The PHA must have a HUD-approved allocation plan before
the designation may take place.
Among the designated developments, the PHA must also apply any preferences that it
has established. If there are not enough elderly families to occupy the units in a
designated elderly development, the PHA may allow near-elderly families to occupy the

4-15
units [24 CFR §945.303(c)(1)]. Near-elderly family means a family whose head, spouse,
or cohead is at least 50 years old, but is less than 62 [24 CFR §5.403].
If there are an insufficient number of elderly families and near-elderly families for the
units in a development designated for elderly families, the PHA must make available to
all other families any unit that is ready for re-rental and has been vacant for more than
60 consecutive days [24 CFR §945.303(c)(2)].
The decision of any disabled family or elderly family not to occupy or accept occupancy
in designated housing shall not have an adverse effect on their admission or continued
occupancy in public housing or their position on or placement on the waiting list.
However, this protection does not apply to any family who refuses to occupy or accept
occupancy in designated housing because of the race, color, religion, sex, disability,
familial status, or national origin of the occupants of the designated housing or the
surrounding area [24 CFR §945.303(d)(1) and (2)].
This protection does apply to an elderly family or disabled family that declines to accept
occupancy, respectively, in a designated project for elderly families or for disabled
families, and requests occupancy in a general occupancy project or in a mixed
population project [24 CFR §945.303(d)(3)].
PHA Policy
The PHA has designated elderly housing.  The PHA’s development with
designated housing is as follows:
Kingston Arms, 127 North Kingston
When there are insufficient elderly families on the waiting list who wish to reside in a
designated elderly development, near-elderly families will receive a preference over
other families for designated elderly units.
Deconcentration of Poverty and Income-Mixing [24 CFR §903.1 and §903.2]
The PHA's admission policy must be designed to provide for deconcentration of poverty
and income-mixing by bringing higher income tenants into lower income projects and
lower income tenants into higher income projects. A statement of the PHA’s
deconcentration policies must be included in its annual plan [24 CFR §903.7(b)].
The PHA’s deconcentration policy must comply with its obligation to meet the income
targeting requirement [24 CFR §903.2(c)(5)].
Developments subject to the deconcentration requirement are referred to as ‘covered
developments’ and include general occupancy (family) public housing developments.
The following developments are not subject to deconcentration and income mixing
requirements: developments operated by a PHA with fewer than 100 public housing
units; mixed population or developments designated specifically for elderly or disabled
families; developments operated by a PHA with only one general occupancy

4-16
development; developments approved for demolition or for conversion to tenant-based
public housing; and developments approved for a mixed-finance plan using HOPE VI or
public housing funds [24 CFR §903.2(b)].
Steps for Implementation [24 CFR §903.2(c)(1)]
To implement the statutory requirement to deconcentrate poverty and provide for
income mixing in covered developments, the PHA must comply with the following steps:
Step 1. The PHA must determine the average income of all families residing in all the
PHA's covered developments. The PHA may use the median income, instead of
average income, provided that the PHA includes a written explanation in its annual plan
justifying the use of median income.
PHA Policy
The PHA will determine the average income of all families in all covered
developments on an annual basis.
Step 2. The PHA must determine the average income (or median income, if median
income was used in Step 1) of all families residing in each covered development. In
determining average income for each development, the PHA has the option of adjusting
its income analysis for unit size in accordance with procedures prescribed by HUD.
PHA Policy
The PHA will determine the average income of all families residing in each
covered development (not adjusting for unit size) on an annual basis.
Step 3. The PHA must then determine whether each of its covered developments falls
above, within, or below the established income range (EIR), which is from 85% to 115%
of the average family income determined in Step 1. However, the upper limit must never
be less than the income at which a family would be defined as an extremely low-income
family (federal poverty level or 30 percent of median income, whichever number is
higher).
Step 4. The PHA with covered developments having average incomes outside the EIR
must then determine whether or not these developments are consistent with its local
goals and annual plan.
Step 5. Where the income profile for a covered development is not explained or justified
in the annual plan submission, the PHA must include in its admission policy its specific
policy to provide for deconcentration of poverty and income mixing.
Depending on local circumstances the PHA’s deconcentration policy may include, but is
not limited to the following:

4-17

Providing incentives to encourage families to accept units in developments where
their income level is needed, including rent incentives, affirmative marketing
plans, or added amenities

Targeting investment and capital improvements toward developments with an
average income below the EIR to encourage families with incomes above the
EIR to accept units in those developments

Establishing a preference for admission of working families in developments
below the EIR

Skipping a family on the waiting list to reach another family in an effort to further
the goals of deconcentration

Providing other strategies permitted by statute and determined by the PHA in
consultation with the residents and the community through the annual plan
process to be responsive to local needs and PHA strategic objectives
A family has the sole discretion whether to accept an offer of a unit made under the
PHA's deconcentration policy. The PHA must not take any adverse action toward any
eligible family for choosing not to accept an offer of a unit under the PHA's
deconcentration policy [24 CFR §903.2(c)(4)].
If, at annual review, the average incomes at all general occupancy developments are
within the EIR, the PHA will be considered to be in compliance with the deconcentration
requirement and no further action is required.
PHA Policy
For developments outside the EIR the PHA will take the following actions to
provide for deconcentration of poverty and income mixing:
The PHA's Deconcentration Policy, as described in the PHA Plan, may include
skipping of families on the waiting list in order to bring families above the
established income range into developments below the established income
range, and to bring families below the established income range into
developments above the established income range.
Order of Selection [24 CFR §960.206(e)]
The PHA system of preferences may select families either according to the date and
time of application or by a random selection process.
PHA Policy
The PHA will utilize a lottery system and families will be selected from the waitlist
in numeric order, based on a family’s assigned sequential number with
consideration provided for eligible preferences. Families with a preference will be
selected before families without a preference. Preferences will be calculated in a

4-18
“lumping” order, whereby, a family with one preference will have the same
number of points as a family with multiple preferences. The methods and formats
of pre-applications will be posted in each notice and will depend upon the needs
at the time the waitlist is opened.
When selecting applicants from the waiting list, the PHA will match the
characteristics of the available unit (unit size, accessibility features, unit type) to
the applicants on the waiting lists. The PHA will offer the unit to the highest-
ranking applicant who qualifies for that unit size or type, or that requires the
accessibility features.
By matching unit and family characteristics, it is possible that families who are
lower on the waiting list may receive an offer of housing ahead of families with an
earlier date and time of application or higher preference status.
Factors such as deconcentration or income mixing, and income targeting will also
be considered in accordance with HUD requirements and PHA policy.
4-III.C. NOTIFICATION OF SELECTION
When the family has been selected from the waiting list, the PHA must notify the family
[24 CFR §960.208].
PHA Policy
The PHA will notify the family by first class mail when it is selected from the
waiting list.
The notice will inform the family of the following:

Date, time, and location of the eligibility interview, or process for obtaining
an eligibility interview appointment, and any procedures for rescheduling
the interview;

Who is required to attend the interview;

All eligibility documents that must be provided, including information about
what constitutes acceptable documentation, and due dates;

Documents that must be provided at the interview to document eligibility
for a preference, if applicable; and

Other documents and information that should be brought to the interview.
If a notification letter is returned to the PHA with no forwarding address or the online
system is not updated with the current information to maintain active status on the
waiting list, the family will be removed from the waiting list without further notice. Such
failure to act on the part of the applicant prevents the PHA from making an eligibility
determination; however, an informal review may be requested.

4-19
4-III.D. THE APPLICATION INTERVIEW
HUD recommends that the PHA obtain the information and documentation needed to
make an eligibility determination through a private interview. Being invited to attend an
interview does not constitute admission to the program.
Assistance cannot be provided to the family until all SSN documentation requirements
are met.
However, if the PHA determines that an applicant family is otherwise eligible to
participate in the program, the family may retain its place on the waiting list for a period
of time determined by the PHA [Notice PIH 2018-24].
Reasonable accommodation must be made for elderly persons or persons with
disabilities who are unable to attend an interview due to their disability [24 CFR §8.4(a)
and 24 CFR §100.204(a)].
PHA Policy
Families selected from the waiting list are required to participate in an eligibility
interview.
The head of household and all adult family members will be strongly encouraged
to attend the interview together. However, the head of household, the spouse, or
a legal representative (documented through a legal power of attorney or
guardianship) may attend the interview on behalf of the family. Verification of
information pertaining to adult members of the household not present at the
interview will not begin until signed release forms are returned to the PHA.
The interview will be conducted only if the head of household, or spouse, or legal
representative provides appropriate documentation of legal identity (Chapter 7
provides a discussion of proper documentation of legal identity). If the family
representative does not provide the required documentation at the time of the
scheduled interview, they will be required to provide the documentation within 10
business days.
Pending disclosure and documentation of social security numbers, the PHA will
allow the family to retain its place on the waiting list for thirty (30) days.
If the family is claiming a waiting list preference, the family must provide
documentation to verify their eligibility for a preference (see Chapter 7). If the
family is verified as eligible for the preference, the PHA will proceed with the
interview. If the PHA determines the family is not eligible for the preference, the
interview will not proceed, and the family will be placed back on the waiting list
according to the date and time of their application.
The family must provide the information necessary to establish the family’s
eligibility, including suitability, and to determine the appropriate amount of rent

4-20
the family will pay. The family must also complete required forms, provide
required signatures, and submit required documentation. If any materials are
missing, the PHA will provide the family with a written list of items that must be
submitted.
Any required documents or information that the family is unable to provide at the
interview must be provided. Upon formal review of all submitted documentation a
notice will be sent to the applicant family giving 10 business days to supply
supporting documents.(Chapter 7 provides details about longer submission
deadlines for particular items, including documentation of Social Security
numbers and eligible noncitizen status).
After the first 10 business day notice, if there are documents outstanding, an
additional 10 business day notice of request for documentation will be sent to the
applicant family. If the family is unable to obtain the information or materials
within the required time frame, the family may request an extension for
reasonable cause, to be reviewed by management. If the required documents
and information are not provided within the required time frame (plus any
extensions), the family will be sent a notice of denial (see Chapter 3).
An advocate, interpreter, or other assistant may assist the family with the
application and the interview process.
Interviews will be conducted in English. For Limited English Proficiency (LEP)
applicants, the PHA will provide translation services in accordance with the
PHA’s LAP plan.
If the family is unable to attend a scheduled interview, the family should contact
the PHA in advance of the interview to schedule a new appointment.
In all circumstances, if a family does not attend a scheduled interview, the PHA
will send another notification letter with a new interview appointment time.
Applicants who fail to attend two scheduled interviews without PHA approval will
have their applications made inactive based on the family’s failure to supply
information needed to determine eligibility.
The second appointment letter will state that failure to appear for the appointment
without a request to reschedule will be interpreted to mean that the family is no
longer interested, and their application will be made inactive. Such failure to act
on the part of the applicant prevents the PHA from making an eligibility
determination; therefore, the PHA will not offer an informal hearing.
4-III.E. FINAL ELIGIBILITY DETERMINATION [24 CFR §960.208]
The PHA must verify all information provided by the family (see Chapter 7). Based on
verified information related to the eligibility requirements, including PHA suitability
standards, the PHA must make a final determination of eligibility (see Chapter 3).

4-21
When a determination is made that a family is eligible and satisfies all requirements for
admission, including tenant selection criteria, the applicant must be notified of the
approximate date of occupancy insofar as that date can be reasonably determined [24
CFR§ 960.208(b)].
PHA Policy
The PHA will notify a family in writing of their eligibility within 10 business days of
the determination and will provide the approximate date of occupancy insofar as
that date can be reasonably determined.
The PHA will expedite the administrative process for determining eligibility to the
extent possible for applicants who are admitted to the public housing program as
a result of an emergency transfer from another PHA program.
The PHA must promptly notify any family determined to be ineligible for admission of
the basis for such determination, and must provide the applicant upon request, within a
reasonable time after the determination is made, with an opportunity for an informal
hearing on such determination [24 CFR §960.208(a)].
PHA Policy
If the PHA determines that the family is ineligible, the PHA will send written
notification of the ineligibility determination within 10 business days of the
determination. The notice will specify the reasons for ineligibility and will inform
the family of its right to request an informal hearing (see Chapter 14).
If the PHA uses a criminal record or sex offender registration information obtained under
24 CFR §5, Subpart J, as the basis of a denial, a copy of the record must precede the
notice to deny, with an opportunity for the applicant to dispute the accuracy and
relevance of the information before the PHA can move to deny the application. See
Section 3-III.G for the PHA’s policy regarding such circumstances.
Upon making an eligibility determination, the PHA must provide the family a notice of
VAWA rights (form HUD-5380) as well as the HUD VAWA self-certification form (form
HUD-5382) in accordance with the Violence against Women Act of 2013, and as
outlined in 16-VII.C., at the time the applicant is provided assistance or at the time the
applicant is denied assistance. The notice and self-certification from must accompany
the written notification of eligibility determination.  This notice must be provided in both
of the following instances: (1) when a family actually begins receiving assistance (lease
execution); or (2) when a family is notified of its ineligibility.

5-1
CHAPTER 5
OCCUPANCY STANDARDS AND UNIT OFFERS
INTRODUCTION
The PHA must establish policies governing occupancy of dwelling units and offering
dwelling units to qualified families.
This chapter contains policies for assigning unit size and making unit offers. The PHA’s
waiting list and selection policies are contained in Chapter 4. Together, Chapters 4 and
5 of the ACOP comprise the PHA’s Tenant Selection and Assignment Plan (TSAP).
Policies in this chapter are organized in two parts.
Part I: Occupancy Standards. This part contains the PHA’s standards for
determining the appropriate unit size for families of different sizes, compositions,
and types.
Part II: Unit Offers. This part contains the PHA’s policies for making unit offers
and describes actions to be taken when unit offers are refused.

5-2
PART I: OCCUPANCY STANDARDS
5-I.A. OVERVIEW
Occupancy standards are established by the PHA to ensure that units are occupied by
families of the appropriate size. This policy maintains the maximum usefulness of the
units, while preserving them from underutilization or from excessive wear and tear due
to overcrowding. Part I of this chapter explains the occupancy standards. These
standards describe the methodology and factors the PHA will use to determine the size
unit for which a family qualifies and includes the identification of the minimum and
maximum number of household members for each unit size. This part also identifies
circumstances under which an exception to the occupancy standards may be approved.
5-I.B. DETERMINING UNIT SIZE
In selecting a family to occupy a particular unit, the PHA may match characteristics of
the family with the type of unit available, for example, number of bedrooms [24 CFR
§960.206(c)].
HUD does not specify the number of persons who may live in public housing units of
various sizes. PHAs are permitted to develop appropriate occupancy standards as long
as the standards do not have the effect of discriminating against families with children
[PH Occ GB, p. 62].
Although the PHA does determine the size of unit the family qualifies for under the
occupancy standards, the PHA does not determine who shares a bedroom/sleeping
room.
The PHA’s occupancy standards for determining unit size must be applied in a manner
consistent with fair housing requirements.
PHA Policy
PHA will use the same occupancy standards for each of its developments.
The PHA’s occupancy standards are as follows:

The PHA will assign one bedroom for each two persons within the
household, except in the following circumstances:

Persons of the opposite sex (other than spouses/couples, and children
under age 5) will not be required to share a bedroom.

Persons of different generations will not be required to share a
bedroom (e.g., grandparents, parents) except:
o
A single pregnant woman with no other household members
and a single parent with one child and no other household

5-3
members will be assigned a 1-bedroom unit. Assuming no other
changes in family composition, after the child reaches the age of
5 years, the family will be eligible for transfer to a 2-bedroom
unit.

An unborn child will not be counted as a person in determining unit
size.

Live-in aides will be allocated a separate bedroom. No additional
bedrooms will be provided for the live-in aide’s family.

Single person families will be allocated a zero or one bedroom.

Children related to a household member by birth, adoption, or court
awarded custody will be considered when determining unit size.

Foster children will be considered when determining unit size. The
family may add foster children to the household as long as it does not
overcrowd the unit based on the PHA’s occupancy standard.

Children away at school, but for whom the unit is considered the
primary residence, and children temporarily placed outside the home,
will be considered when determining unit size.

Children in the process of being adopted will be considered when
determining unit size.

Children who will live in the unit less than 50 percent of the time will not
be considered when determining unit size.
The PHA will reference the following standards in determining the appropriate unit
bedroom size for a family:
OCCUPANCY STANDARDS
BEDROOM SIZE
MINIMUM NUMBER OF
PERSONS
MAXIMUM NUMBER OF
PERSONS
0
1
1
1
1
2
2
2
4
3
3
6
4
4
8
5
6
10
6
8
12

5-4
5-I.C. EXCEPTIONS TO OCCUPANCY STANDARDS
Types of Exceptions
PHA Policy
The PHA will consider granting exceptions to the occupancy standards at the
family’s request if the PHA determines the exception is justified by the
relationship, age, sex, health, or disability of family members, or other personal
circumstances.
For example, an exception may be granted if a larger bedroom size is needed for
medical equipment due to its size and/or function, or as a reasonable
accommodation for a person with disabilities. An exception may also be granted
for a smaller bedroom size in cases where the number of household members
exceeds the maximum number of persons allowed for the unit size in which the
family resides (according to the chart in Section 5-I.B) and the family does not
want to transfer to a larger size unit.
When evaluating exception requests the PHA will consider the size and
configuration of the unit. In no case will the PHA grant an exception that is in
violation of local housing or occupancy codes, regulations, or laws.
Requests from applicants to be placed on the waiting list for a unit size smaller
than designated by the occupancy standards will be approved as long as the unit
is not overcrowded according to local code, and the family agrees not to request
a transfer for a period of two years from the date of admission, unless they have
a subsequent change in family size or composition.
To prevent vacancies, the PHA may provide an applicant family with a larger unit
than the occupancy standards permit. However, in these cases the family must
agree to move to a suitable, smaller unit when another family qualifies for the
larger unit and there is an appropriate size unit available for the family to transfer
to.
Processing of Exceptions
PHA Policy
All requests for exceptions to the occupancy standards must be submitted in
writing.

5-5
In the case of a request for exception as a reasonable accommodation, the PHA
will encourage the resident to make the request in writing using a reasonable
accommodation request form. However, the PHA will consider the exception
request any time the resident indicates that an accommodation is needed
whether or not a formal written request is submitted.
Requests for a larger size unit must explain the need or justification for the larger
size unit and must include appropriate documentation. Requests based on health
-related reasons must be verified by a knowledgeable professional source,
unless the disability and the disability-related request for accommodation is
readily apparent or otherwise known.
The PHA will notify the family of its decision within 10 business days of receiving
the family’s request.
PART II: UNIT OFFERS [24 CFR §1.4(b)(2)(ii); 24 CFR §960.208]
5-II.A. OVERVIEW
The PHA must assign eligible applicants to dwelling units in accordance with a plan that
is consistent with civil rights and nondiscrimination laws.
In filling an actual or expected vacancy, the PHA must offer the dwelling unit to an
applicant in the appropriate offer sequence. The PHA will offer the unit until it is
accepted. This section describes the PHA’s policies with regard to the number of unit
offers that will be made to applicants selected from the waiting list. This section also
describes the PHA’s policies for offering units with accessibility features.
PHA Policy
The PHA will maintain a record of units offered, including location, date and
circumstances of each offer, each acceptance or rejection, including the reason
for the rejection.
5-II.B. NUMBER OF OFFERS
PHA Policy
Under this plan, the PHA will determine how many locations within its jurisdiction
have available units of suitable size and type in the appropriate type of project.
Applicants from the appropriate waiting list will be offered two (2) suitable vacant
units for occupancy.
The offers will be made in sequence and the applicant must refuse the first offer
before the second offer is made.  If both offers are rejected, unless there is a
good cause for refusing the offers, the applicant will be removed from the waiting
list and will be required to complete a new application when the waiting list is
open.

5-6
If the applicant is on the waiting list for the Housing Choice Voucher Section 8
program, refusal of a public housing unit will not affect placement on the other
list.
If the PHA offers an accessible unit to a non-disabled applicant and the offer is
rejected, the offer will not count.
5-II.C. TIME LIMIT FOR UNIT OFFER ACCEPTANCE OR REFUSAL
PHA Policy
Applicants must accept or refuse a unit offer within three (3) business days of the
date of the unit offer.  Offers made by telephone will be confirmed by letter.
5-II.D. REFUSALS OF UNIT OFFERS
Good Cause for Unit Refusal
An elderly or disabled family may decline an offer for designated housing. Such a
refusal must not adversely affect the family's position on or placement on the
public housing waiting list [24 CFR §945.303(d)].
PHA Policy
Applicants may refuse to accept a unit offer for "good cause."  Good cause
includes situations in which an applicant is willing to move but is unable to do so
at the time of the unit offer, or the applicant demonstrates that acceptance of the
offer would cause undue hardship not related to considerations of the applicant’s
race, color, national origin, etc. [PH Occ GB, p. 104]. Examples of good cause for
refusal of a unit offer include, but are not limited to, the following:

The family demonstrates to the PHA’s satisfaction that accepting the unit
offer will require an adult household member to quit a job, drop out of an
educational institution or job training program, or take a child out of day
care or an educational program for children with disabilities.

The family demonstrates to the PHA’s satisfaction that accepting the offer
will place a family member’s life, health, or safety in jeopardy. The family
should offer specific and compelling documentation such as restraining
orders; other court orders; risk assessments related to witness protection
from a law enforcement agency; or documentation of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking in
accordance with Section 16-VII.D of this ACOP. Reasons offered must be
specific to the family. Refusals due to location alone do not qualify for
this good cause exemption.

5-7

A health professional verifies temporary hospitalization or recovery from
illness of the principal household member, other household members (as
listed on final application) or live-in aide necessary to the care of the
principal household member.
The unit is inappropriate for the applicant’s disabilities, or the family does
not need the accessible features in the unit offered and does not want to
be subject to a 30-day notice to move.

The unit has lead-based paint and the family includes children under the age of
six.
In the case of a unit refusal for good cause the applicant will not be removed from the
waiting list as described later in this section. The applicant will remain at the top of the
waiting list until the family receives an offer for which they do not have good cause to
refuse.
The PHA will require documentation of good cause for unit refusals.
Unit Refusal Without Good Cause
PHA Policy
When an applicant rejects the final unit offer without good cause, the PHA will
remove the applicant’s name from the waiting list and send notice to the family of
such removal. The notice will inform the family of their right to request an informal
hearing and the process for doing so (see Chapter 14).
The applicant may reapply for assistance if the waiting list is open. If the waiting
list is not open, the applicant must wait to reapply until the PHA opens the waiting
list.
5-II.E. ACCESSIBLE UNITS [24 CFR §8.27]
PHAs must adopt suitable means to assure that information regarding the availability of
accessible units reaches eligible individuals with disabilities and take reasonable
nondiscriminatory steps to maximize the utilization of such units by eligible individuals
whose disability requires the accessibility features of a particular unit.
When an accessible unit becomes vacant, before offering such units to a non-disabled
applicant the PHA must offer such units:

First, to a current resident of another unit of the same development, or other
public housing development under the PHA’s control, who has a disability that
requires the special features of the vacant unit and is occupying a unit not having
such features, or if no such occupant exists, then

Second, to an eligible qualified applicant on the waiting list having a disability that
requires the special features of the vacant unit.

5-8
When offering an accessible unit to an applicant not having a disability requiring the
accessibility features of the unit, the PHA may require the applicant to agree (and may
incorporate this agreement in the lease) to move to a non-accessible unit when
available.
PHA Policy
Families requiring an accessible unit may be over-housed in such a unit if there
are no resident or applicant families of the appropriate size who also require the
accessible features of the unit.
When there are no resident or applicant families requiring the accessible features
of the unit, including families who would be over-housed, the PHA may offer the
unit to a non-disabled applicant.
When an applicant who does not require accessibility features for disabled
persons accepts an accessible unit, the applicant acknowledges and agrees to
transfer to a unit without such features should another person eligible for housing
assistance need the accessible dwelling unit.  The applicant further
acknowledges the responsibility for all costs associated with the transfer to
another dwelling unit.
5-II.F. DESIGNATED HOUSING
When applicable, the PHA’s policies for offering units designated for elderly families
only or for disabled families only are described in the PHA’s Designated Housing Plan.

10

6-1
Chapter 6
INCOME AND RENT DETERMINATIONS
[24 CFR Part 5, Subparts E and F; 24 CFR 960, Subpart C]
INTRODUCTION
A family’s annual income is used to determine their income eligibility for the public
housing program and is also used to calculate the amount of the family’s rent payment.
The PHA will use the policies and methods described in this chapter to ensure that only
eligible families receive assistance and that no family pays more or less rent than is
required under the regulations. This chapter describes HUD regulations and PHA
policies related to these topics in three parts as follows:
Part I: Annual Income. HUD regulations specify the sources of income which
are excluded from the family’s annual income. These requirements and PHA
policies for calculating annual income are found in Part I.
Part II: Assets. HUD regulations specify the types of assets which are excluded
from a family’s annual income. These requirements and PHA policies for
calculating income from assets are found in Part II.
Part III: Adjusted Income. Once annual income has been established HUD
regulations require the PHA to subtract from annual income any of five
mandatory deductions for which a family qualifies and allow the PHA to adopt
additional permissive deductions.  These requirements and PHA policies for
calculating adjusted income are found in Part III.
Part IV: Calculating Rent. This part describes the statutory formula for
calculating total tenant payment (TTP), the use of utility allowances, and the
methodology for determining family rent payment. Also included here are flat
rents and the family’s choice of  rent.

6-2
PART I: ANNUAL INCOME
6-I.A. OVERVIEW [24 CFR 5.609]
Annual income includes:

All amounts, not specifically excluded in 24 CFR 5.609(b);

All amounts received from all sources by each member of the family who is 18 years
of age or older or is the head of household or spouse;

Unearned income by or on behalf of each dependent who is under 18 years of age;
and

Imputed returns of an asset based on the current passbook savings rate, as
determined by HUD, when the value of net family assets exceeds $50,000 (which
amount HUD will adjust annually) and the actual returns from a given asset cannot
be calculated.
In addition to this general definition, the regulations at 24 CFR 5.609(b) provide a
comprehensive listing of all sources of income that are excluded from annual income.
Note, unlike in previous version of the regulations, the current regulations governing
annual income do not list sources of income that are to be included. Instead, HUD relies
on the definition of excluded income under 24 CFR 5.609(b) to provide the scope of
what is included. To that end, generally, all income is included unless it is specifically
excluded by regulation.
Annual income includes “all amounts received,” not the amount that a family may be
legally entitled to receive but did not receive. For example, a family’s child support or
alimony income must be based on payments received, not the amounts to which the
family is entitled by court or agency orders [Notice PIH 2023-27].
Annual income also includes all actual anticipated income from assets (provided the
income is not otherwise excluded) even if the asset itself is excluded from net family
assets [Notice PIH 2023-27]. 24 CFR 5.603(b)(1) describes HUD regulations for treating
specific types of assets.
The full texts of those portions of the regulations are provided in exhibits at the end of
this chapter as follows:

Annual Income Full Definition (Exhibit 6-1)

Treatment of Family Assets (Exhibit 6-2)

The Effect of Welfare Benefit Reduction (Exhibit 6-3)
Sections 6-I.B and 6-I.C discuss general requirements and methods for calculating
annual income. The rest of this section describes how each source of income is treated
for the purposes of determining annual income.  Verification requirements for annual
income are discussed in Chapter 7.

6-3
6-I.B. HOUSEHOLD COMPOSITION AND INCOME
Overview
Income received by all family members must be counted unless specifically excluded by
the regulations. It is the responsibility of the head of household to report changes in
family composition in accordance with HUD regulations and PHA policies in Chapter 9.
The rules on which sources of income are counted vary somewhat by family member.
The chart below summarizes how family composition affects income determinations.
Summary of Income Included and Excluded by Person
Live-in aides
Income from all sources (both earned and unearned)
is excluded [24 CFR §5.609(b)(8)].
Foster child or foster adult
Income from all sources (both earned and unearned)
is excluded [24 CFR §5.609(b)(8)].
Head, spouse, or cohead
Other adult family members
All sources of income not specifically excluded by the
regulations are included [24 CFR 5.609(a)].
Minors
Earned income of children under 18 years of age is
excluded [24 CFR §5.609(b)(3)].
All sources of unearned income, except those
specifically excluded by the regulations, are included.
Full-time students 18 years
of age or older (not head,
spouse, or cohead)
Earned income in excess of the dependent deduction
is excluded [24 CFR §5.609(b)(14)].
All sources of unearned income, except those
specifically excluded by the regulations, are included.
Temporarily Absent Family Members
The current regulations governing annual income do not specifically address temporarily
absent family members. The regulations also do not define “temporarily” or
“permanently” absent or specify a timeframe associated with a temporary versus a
permanent absence.
PHA Policy
Unless specifically excluded by the regulations, the income of all family members
approved to live in the unit will be counted, even if the family member is
temporarily absent from the unit.
Generally, an individual who is or is expected to be absent from the assisted unit
for30  consecutive days or less is considered temporarily absent and continues
to be considered a family member. Generally, an individual who is or is expected

6-4
to be absent from the assisted unit for more than 180 consecutive days is
considered permanently absent and no longer a family member. Exceptions to
this general policy are discussed below.
Absent Students
PHA Policy
When someone who has been considered a family member attends school away
from home, the person will continue to be considered a family member unless
information becomes available to the PHA indicating that the student has
established a separate household, or the family declares that the student has
established a separate household.
Absences Due to Placement in Foster Care
Children temporarily absent from the home as a result of placement in foster care (as
confirmed by the state child welfare agency) are considered members of the family [24
CFR §5.403].
PHA Policy
If a child has been placed in foster care, the PHA will verify with the appropriate
agency whether and when the child is expected to be returned to the home.
Unless the agency confirms that the child has been permanently removed from
the home, the child will continue to be counted as a family member.
Absent Head, Spouse, or Cohead
PHA Policy
An employed head, spouse, or cohead absent from the unit more than 180
consecutive days due to employment will continue to be considered a family
member.
Family Members Confined for Medical Reasons
If a family member is confined to a nursing home or hospital on a permanent
basis, PHAs may determine that that person is no longer a member of the
assisted household, and the income of that person is not counted [New PH OCC
GB, Income Determinations, p. 12].
PHA Policy
The PHA will request verification from a responsible medical professional and will
use this determination. If the responsible medical professional cannot provide a
determination, the person generally will be considered temporarily absent. The
family may present evidence that the family member is confined on a permanent
basis and request that the person not be considered a family member.

6-5
When an individual who has been counted as a family member is determined
permanently absent, the family is eligible for the medical expense deduction only
if the remaining head, spouse, or cohead qualifies as an elderly person or a
person with disabilities.
Joint Custody of Children
PHA Policy
Dependents that are subject to a joint custody arrangement will be considered a
member of the family, if they live with the applicant or resident family 50 percent
or more of the time.
When more than one applicant or assisted family (regardless of program) are
claiming the same dependents as family members, the family with primary
custody at the time of the initial examination or reexamination will be able to
claim the dependents. If there is a dispute about which family should claim them,
the PHA will make the determination based on available documents such as
court orders, an IRS income tax return showing which family has claimed the
child for income tax purposes, school records, or other credible documentation.
Caretakers for a Child
PHA Policy
The approval of a caretaker is at the PHA’s discretion and subject to the PHA’s
screening criteria. If neither a parent nor a designated guardian remains in a
household, the PHA will take the following actions.

If a responsible agency has determined that another adult is to be brought
into the unit to care for a child for an indefinite period, the designated
caretaker will not be considered a family member until a determination of
custody or legal guardianship is made.

If a caretaker has assumed responsibility for a child without the
involvement of a responsible agency or formal assignment of custody or
legal guardianship, the caretaker will be treated as a visitor for 90 days.
After the 90 days has elapsed, the caretaker will be considered a family
member unless information is provided that would confirm that the
caretaker’s role is temporary. In such cases the PHA will extend the
caretaker’s status as an eligible visitor.

At any time that custody or guardianship has legally been awarded to a
caretaker, the lease will be transferred to the caretaker, as head of
household.

6-6

During any period that a caretaker is considered a visitor, the income of
the caretaker is not counted in annual income and the caretaker does not
qualify the family for any deductions from income.
6-I.C. CALCULATING ANNUAL INCOME
The methodology used for calculating income differs depending on whether income is
being calculated at initial occupancy, interim reexamination, or at annual reexamination.
However, income from assets is always anticipated regardless of certification type.
Anticipating Annual Income [24 CFR 5.609(c)(1)]
At initial occupancy and for an interim reexamination of family income, the PHA is
required to use anticipated income (current income) for the upcoming 12-month period
following the new admission or interim reexamination effective date.  Policies related to
verifying income are found in Chapter 7.
PHA Policy
When the PHA cannot readily anticipate income based upon current
circumstances (e.g., in the case of temporary, sporadic, or variable employment,
seasonal employment, unstable working hours, or suspected fraud), the PHA will
review and analyze historical data for patterns of employment, paid benefits, and
receipt of other income and use the results of this analysis to establish annual
income.
Any time current circumstances are not used to project annual income, a clear
rationale for the decision will be documented in the file. In all such cases the
family may present information and documentation to the PHA to show why the
historic pattern does not represent the family’s anticipated income.
In all cases, the family file will be documented with a clear record of the reason
for the decision, and a clear audit trail will be left as to how the PHA annualized
projected income.
Known Changes in Income
If the PHA verifies an upcoming increase or decrease in income, annual income will be
projected by applying each income amount to the appropriate part of the 12-month
period.
Example: An employer reports that a full-time employee who has been
receiving $8/hour will begin to receive $8.25/hour in the eighth week
after the effective date of the new admission or interim reexamination. In
such a case the PHA would calculate annual income as follows:      
($8/hour × 40 hours × 7 weeks) + ($8.25 × 40 hours × 45 weeks).

6-7
The family may present information that demonstrates that implementing a change
before its effective date would create a hardship for the family. In such cases the PHA
will calculate annual income using current circumstances and then, should the change
in income require the PHA to conduct an interim reexamination, conduct an interim
reexamination in accordance with PHA policy in Chapter 9.
Calculating Annual Income at Annual Reexamination [24 CFR.609(c)(2);
Notice PIH 2023-27]
At annual reexamination, PHAs must first determine the family’s income for the previous
12-month period and use this amount as the family income for annual reexaminations;
however, adjustments to reflect current income must be made. Any change of income
since the family’s last annual reexamination, including those that did not meet the
threshold to process an interim reexamination of family income in accordance with PHA
policies in Chapter 9 and HUD regulations, must be considered. If, however, there have
been no changes to income, then the amount of income calculated for the previous 12-
month period is the amount that will be used to determine the family’s rent. Income from
assets is always anticipated, irrespective of the income examination type. Policies
related to conducting annual reexaminations are located in Chapter 9.
6-I.D. EARNED INCOME
Wages and Related Compensation [24 CFR 5.609(a; Notice PIH 2023-27]
The earned income of each member of the family who is 18 years of age or older, or
who is the head of household or spouse/cohead regardless of age, is included in annual
income. Income received as a day laborer or seasonal worker is also included in annual
income, even if the source, date, or amount of the income varies [24 CFR 5.609
(b)(24)].
Earned income means income or earnings from wages, tips, salaries, other employee
compensation, and net income from self-employment. Earned income does not include
any pension or annuity, transfer payments (meaning payments made or income
received in which no goods or services are being paid for, such as welfare, social
security, and governmental subsidies for certain benefits), or any cash or in-kind
benefits [24 CFR 5.100].
A day laborer is defined as an individual hired and paid one day at a time without an
agreement that the individual will be hired or work again in the future [24 CFR 5.603(b)].
A seasonal worker is defined as an individual who is hired into a short-term position
(e.g., for which the customary employment period for the position is six months or
fewer) and the employment begins about the same time each year (such as summer or
winter). Typically, the individual is hired to address seasonal demands that arise for the
particular employer or industry [24 CFR 5.603(b)]. Some examples of seasonal work
include employment limited to holidays or agricultural seasons. Seasonal work may

6-8
include but is not limited to employment as a lifeguard, ballpark vendor, or snowplow
driver [Notice PIH 2023-27].
PHA Policy
The PHA will include in annual income the full amount, before any payroll
deductions, of wages and salaries, overtime pay, commissions, fees, tips and
bonuses, and other compensation.
Military Pay
All regular pay, special pay, and allowances of a member of the Armed Forces are
counted except for the special pay to a family member serving in the Armed Forces who
is exposed to hostile fire [24 CFR 5.609(b)(11)].
Earnings of a Minor [24 CFR 5.609(b)(3)]
A minor is a member of the family, other than the head of household or spouse, who is
under 18 years of age.  Employment income earned by minors is not included in annual
income. All other sources of unearned income, except those specifically excluded by the
regulations, are included.
Earned Income of Full-Time Students [24 CFR 5.609(b)(14)]
The earned income of a dependent full-time student in excess of the amount of the
dependent deduction is excluded from annual income. All sources of unearned income,
except those specifically excluded by the regulations, are included.
A family member other than the head of household or spouse/cohead is considered a
full-time student if they are attending school or vocational training on a full-time basis
[24 CFR 5.603(b)]. Full-time status is defined by the educational or vocational institution
the student is attending [New PH OCC GB, Lease Requirements, p. 5].
6-I.E. EARNED INCOME DISALLOWANCE [24 CFR 960.255; Streamlining Final
Rule (SFR) Federal Register 3/8/16; Notice PIH 2023-27]
HOTMA removed the statutory authority for the EID. The EID is available only to
families that are eligible for and participating on the program as of December 31, 2023,
or before; no new families may be added on or after January 1, 2024. If a family is
receiving the EID prior to or on the effective date of December 31, 2023, they are
entitled to the full amount of the benefit for a full 24-month period. The policies below
are applicable only to such families. No family will still be receiving the EID after
December 31, 2025. The EID will sunset on January 1, 2026, and the PHA policies

6-9
below will no longer be applicable as of that date or when the last qualifying family
exhausts their exclusion period, whichever is sooner.
Calculation of the Disallowance
Calculation of the earned income disallowance for an eligible member of a qualified
family begins with a comparison of the member’s current income with their “baseline
income.” The family member’s baseline income is their income immediately prior to
qualifying for the EID. The family member’s baseline income remains constant
throughout the period that they are participating in the EID.
Calculation Method
Initial 12-Month Exclusion
During the initial exclusion period of 12 consecutive months, the full amount (100
percent) of any increase in income attributable to new employment or increased
earnings is excluded.
PHA Policy
The initial EID exclusion period will begin on the first of the month following the
date an eligible member of a qualified family is first employed or first experiences
an increase in earnings.
Second 12-Month Exclusion
During the second exclusion period of 12 consecutive months, the PHA must exclude at
least 50 percent of any increase in income attributable to employment or increased
earnings.
PHA Policy
During the second 12-month exclusion period, the PHA will exclude 100 percent
of any increase in income attributable to new employment or increased earnings.
Lifetime Limitation
The EID has a two-year (24-month) lifetime maximum. The two-year eligibility period
begins at the same time that the initial exclusion period begins and ends 24 months
later. During the 24-month period, an individual remains eligible for EID even if they
begin to receive assistance from a different housing agency, move between public
housing and Section 8 assistance, or have breaks in assistance.  The EID will sunset on
January 1, 2026. In no circumstances will a family member’s exclusion period continue
past January 1, 2026.

6-10
Individual Savings Accounts [24 CFR 960.255(d)]
The PHA may, but is not required to, establish a policy to offer a qualified family paying
income-based rent an ISA instead of being given the EID.
PHA Policy
The PHA chooses not to establish a system of individual savings accounts (ISAs)
for families who qualify for the EID.
6-I.F. BUSINESS AND SELF-EMPLOYMENT INCOME [24 CFR 5.609(B)(28);NOTICE
PIH 2023-27]
Annual income includes “net income from the operation of a business or profession.
Net income is gross income minus business expenses that allows the business to
operate. Gross income is all income amounts received into the business, prior to the
deduction of business expenses.
Expenditures for business expansion or amortization of capital indebtedness may not be
used as deductions in determining net income. An allowance for depreciation of assets
used in a business or profession may be deducted, based on straight line depreciation,
as provided in Internal Revenue Service regulations. Any withdrawal of cash or assets
from the operation of a business or profession will be included in income, except to the
extent the withdrawal is reimbursement of cash or assets invested in the operation by
the family”
PHA Policy
To determine business expenses that may be deducted from gross income, the
PHA will use current applicable Internal Revenue Service (IRS) rules for
determining allowable business expenses [see IRS Publication 535], unless a
topic is addressed by HUD regulations or guidance as described herein.
Independent Contractors
Income received as an independent contractor is included in annual income, even if the
source, date, or amount of the income varies [24 CFR 2.609 (b)(24)].
An independent contractor is defined as an individual who qualifies as an independent
contractor instead of an employee in accordance with the Internal Revenue Code
Federal income tax requirements and whose earnings are consequently subject to the
Self-Employment Tax. In general, an individual is an independent contractor if the payer
has the right to control or direct only the result of the work and not what will be done and
how it will be done [24 CFR 5.603(b)].
Business Expansion
HUD regulations do not permit the PHA to deduct from gross income expenses for
business expansion.

6-11
PHA Policy
Business expansion is defined as any capital expenditures made to add new
business activities, to expand current facilities, or to operate the business in
additional locations.
For example, purchase of a street sweeper by a construction business for the
purpose of adding street cleaning to the services offered by the business would
be considered a business expansion. Similarly, the purchase of a property by a
hair care business to open at a second location would be considered a business
expansion.
Capital Indebtedness
HUD regulations do not permit the PHA to deduct from gross income the amortization of
capital indebtedness.
PHA Policy
Capital indebtedness is defined as the principal portion of the payment on a
capital asset such as land, buildings, and machinery. This means the PHA will
allow as a business expense interest, but not principal, paid on capital
indebtedness.
Negative Business Income
If the net income from a business is negative, no business income will be included in
annual income; a negative amount will not be used to offset other family income.
Withdrawal of Cash or Assets from a Business
HUD regulations require the PHA to include in annual income the withdrawal of cash or
assets from the operation of a business or profession unless the withdrawal reimburses
a family member for cash or assets invested in the business by the family.
PHA Policy
Acceptable investments in a business include cash loans and contributions of
assets or equipment. For example, if a member of a tenant family provided an up
-front loan of $2,000 to help a business get started, the PHA will not count as
income any withdrawals from the business up to the amount of this loan until the
loan has been repaid.
Investments do not include the value of labor contributed to the business without
compensation.

6-12
Co-owned Businesses
PHA Policy
If a business is co-owned with someone outside the family, the family must
document the share of the business it owns. If the family’s share of the income is
lower than its share of ownership, the family must document the reasons for the
difference.
Assets Owned by a Business Entity
If a business entity (e.g., limited liability company or limited partnership) owns the asset,
then the family’s asset is their ownership stake in the business, not some portion of the
business’s assets. However, if the family holds the assets in their own name (e.g., they
own one-third of a restaurant) rather than in the name of a business entity, then the
percentage value of the asset owned by the family is what is counted toward net family
assets (e.g., one-third of the value of the restaurant) [Notice PIH 2023-27].
6-I.G. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [24 CFR 5.609(B)(9)
The regulations distinguish between two categories of student financial assistance paid
to both full-time and part-time students.
Types of Assistance
Any assistance to students under section 479B of the Higher Education Act of 1965
(Tile IV of the HEA) must be excluded from the family’s annual income [24 CFR
5.609(b)(9)(i)].
Examples of assistance under title IV of the HEA include:

Federal Pell Grants;

Teach Grants;

Federal Work Study Programs;

Federal Perkins Loans;

Income earned in employment and training programs under section 134 of the
Workforce Innovation and Opportunity Act (WIOA); or

Bureau of Indian Affairs/Education student assistance programs
-
The Higher Education Tribal Grant
-
The Tribally Controlled Colleges or Universities Grant Program
Any other grant-in-aid, scholarship, or other assistance amounts an individual receives
for the actual covered costs charged by the institute of higher education not otherwise
excluded by the Federally mandated income exclusions are excluded [24 CFR
5.609(b)(9)(ii)]. Actual covered costs are defined as the actual costs of:

6-13

Tuition, books, and supplies;
-
Including supplies and equipment to support students with learning disabilities or
other disabilities

Room and board; and

Other fees required and charged to a student by the education institution.
For a student who is not the head of household or spouse/cohead, actual covered costs
also include the reasonable and actual costs of housing while attending the institution of
higher education and not residing in an assisted unit.
Further, to qualify, other student financial assistance must be expressly:

For tuition, book, supplies, room and board, or other fees required and charged to
the student by the education institution;

To assist a student with the costs of higher education; or

To assist a student who is not the head of household or spouse with the reasonable
and actual costs of housing while attending the educational institution and not
residing in an assisted unit.
The student financial assistance may be paid directly to the student or to the
educational institution on the student’s behalf. However, any student financial
assistance paid to the student must be verified by the PHA.
The financial assistance must be a grant or scholarship received from:

The Federal government;

A state, tribal, or local government;

A private foundation registered as a nonprofit;

A business entity (such as corporation, general partnership, limited liability company,
limited partnership, joint venture, business trust, public benefit corporation, or
nonprofit entity); or

An institution of higher education.
Student financial assistance, does not include:

Financial support provided to the student in the form of a fee for services performed
(e.g., a work study or teaching fellowship that is not excluded under section 479B of
the Higher Education Act HEA);

Gifts, including gifts from family or friends; or

Any amount of the scholarship or grant that, either by itself or in combination with
assistance excluded under the HEA, exceeds the actual covered costs of the
student.

6-14
Calculating Income from Student Financial Assistance [HOTMA Student Financial
Assistance Resource Sheet; Notice PIH 2023-27]
The formula for calculating the amount of other student financial assistance that is
excluded from income always begins with deducting the assistance received under
479B of the HEA from the total actual covered costs, because the 479B assistance is
intended to pay the student’s actual covered costs. When a student receives assistance
from both Title IV of the HEA and from other sources, the assistance received under
Title IV of the HEA must be applied to the student’s actual covered costs first and then
other student financial assistance is applied to any remaining actual covered costs.
Once actual costs are covered, any remaining student financial assistance is
considered income.
PHA Policy
If a student only receives financial assistance under Title IV of the HEA and does
not receive any other student financial assistance, the PHA will exclude the full
amount of the assistance received under Title IV from the family’s annual
income. The PHA will not calculate actual covered costs in this case.
If the student does not receive any assistance under Title IV of the HEA but does
receive assistance from another source, the PHA will first calculate the actual
covered costs to the student in accordance with 24 CFR 5.609(b)(ii). The PHA
will then subtract the total amount of the student’s financial assistance from the
student’s actual covered costs. The PHA will include any amount of financial
assistance in excess of the student’s actual covered costs in the family’s annual
income.
Example 1

Actual covered costs: $20,000

Other student financial assistance: $25,000

Excluded income:  $20,000 ($25,000 in financial assistance - 
$20,000 in actual covered costs)

Included income: $5,000
When a student receives assistance from both Title IV of the HEA and from other
sources, the PHA will first calculate the actual covered costs to the student in
accordance with 24 CFR 5.609(b)(ii). The assistance received under Title IV of
the HEA will be applied to the student’s actual covered costs first and then the
other student financial assistance will be applied to any remaining actual covered
costs.

6-15
If the amount of assistance excluded under Title IV of the HEA equals or exceeds
the actual covered costs, none of the assistance included under other student
financial assistance” would be excluded from income.
Example 2

Actual covered costs: $25,000

Title IV HEA assistance: $26,000

Title IV HEA assistance covers the students entire actual
covered costs.

Other Student Financial Assistance: $5,000

Excluded income: The entire Title IV HEA assistance of
$26,000

Included income: All other financial assistance of $5,000

6-16
If the amount of assistance excluded under Title IV of the HEA is less than the
actual covered costs, the PHA will exclude the amount of other student financial
assistance up to the amount of the remaining actual covered costs.
Example 3

Actual covered costs: $22,000

Title IV HEA assistance: $15,000

The remaining amount not covered by Title IV HEA assistance
is $7,000 ($22,000 in actual covered costs - $15,000 in Title IV
HEA assistance).

Other Student Financial Assistance: $5,000

$7,000 in remaining actual covered costs - $5,000 in other
financial assistance

Excluded income: $15,000 entire amount of the Title IV
HEA Assistance + $5,000 in other financial assistance

Included income: $0
Example 4

Actual covered costs: $18,000

Title IV HEA Assistance: $15,000

The remaining amount not covered by Title IV HEA assistance
is $3,000 ($18,000 in actual covered costs - $15,000 in Title IV
HEA Assistance)

Other student Financial Assistance: $5,000

When other student financial assistance is applied, financial
assistance exceeds actual covered costs by $2,000 ($3,000 in
actual covered costs - $5,000 in other financial assistance).

Included income: $2,000 (the amount by which the financial aid
exceeds the student's actual covered costs).

6-17
6-I.H. PERIODIC PAYMENTS [NOTICE PIH 2023-27]
Periodic payments are forms of income received on a regular basis. HUD regulations
specify periodic payments that are not included in annual income.  Regulations do not
specify which types of periodic payments are included in annual income.
Income that has a discrete end date and will not be repeated beyond the coming year is
excluded from a family’s annual income because it is nonrecurring income. However,
this does not include unemployment income and other types of periodic payments that
are received at regular intervals (such as weekly, monthly, or yearly) for a period of
greater than one year that can be extended. For example, a family receives income
from a guaranteed income program in their city that has a discrete beginning and end
date. While the guaranteed income will be repeated in the coming year, it will end
before the family’s next annual reexamination. This income is fully excluded from annual
income.
Insurance payments and settlements for personal or property losses, including but not
limited to payments under health insurance, motor vehicle insurance, and workers’
compensation, are excluded from annual income. However, periodic payments paid at
regular intervals (such as weekly, monthly, or yearly) for a period of greater than one
year that are received in lieu of wages for workers’ compensation are included in annual
income. Payments received in lieu of wages for worker’s compensation are excluded,
even if paid in periodic payments, if the income will last for a period of less than one
year.
Lump-Sum Payments for the Delayed Start of a Periodic Payment [24 CFR
5.609(b)(16)]
Deferred periodic amounts from Supplemental Security Income (SSI) and Social
Security benefits that are received in a lump sum amount or in prospective monthly
amounts, or any deferred Department of Veterans Affairs (VA) disability benefits that
are received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts are excluded
from annual income.
PHA Policy
The PHA will include in annual income lump sums received as a result of delays
in processing periodic payments (other than those specifically excluded by the
regulation), such as unemployment or welfare assistance.
When a delayed-start payment is received that is to be included and the family
reports this during the period in which the PHA is processing an annual
reexamination, the PHA will adjust the family’s rent retroactively for the period the
payment was intended to cover.
If the delayed-start payment is received outside of the time the PHA is
processing an annual reexamination, then the PHA will consider whether the
amount meets the threshold to conduct an interim reexamination. If so, the PHA

6-18
will conduct an interim in accordance with PHA policies in Chapter 9. If not, the
PHA will consider the amount when processing the family’s next annual
recertification.
Retirement Accounts [24 CFR 5.609(b)(26); Notice PIH 2023-27]
Income received from any account under a retirement plan recognized as such by the
IRS, including individual retirement arrangements (IRAs), employer retirement plans,
and retirement plans for self-employed individuals is not considered actual income from
assets.
However, any distribution of periodic payments from such accounts is included in
annual income at the time they are received by the family.
An asset moved to a retirement account held by a member of the family is not
considered to be an asset disposed of for less than fair market value.
Social Security Benefits [Notice PIH 2023-27]
The PHA is required to use the gross benefit amount to calculate annual income from
Social Security benefits.
Annually in October, the Social Security Administration (SSA) announces the cost-of-
living adjustment (COLA) by which federal Social Security and SSI benefits are adjusted
to reflect the increase, if any, in the cost of living. The federal COLA does not apply to
state-paid disability benefits. Effective the day after the SSA has announced the COLA,
PHAs are required to factor in the COLA when determining Social Security and SSI
annual income for all annual reexaminations and interim reexaminations of family
income that have not yet been completed and will be effective January 1 or later of the
upcoming year [Notice PIH 2023-27].
PHA Policy
Annual income includes “all amounts received,” not the amount that a family may
be legally entitled to receive but which they do not receive. When the SSA
overpays an individual, resulting in a withholding or deduction from their benefit
amount until the overpayment is paid in full, the PHA must use the reduced
benefit amount after deducting only the amount of the overpayment withholding
from the gross benefit amount. Further, if a family’s social security income is
garnsihed for any reason, the PHA will use the net amount after the garnishment
in order to calculate the family’s income.
Alimony and Child Support
Annual income includes “all amounts received,” not the amount that a family may be
legally entitled to receive but which they do not receive. For example, a family’s child-

6-19
support or alimony income must be based on payments received, not the amounts to
which the family is entitled by court or agency orders [Notice PIH 2023-27].
PHA Policy
The PHA will count all regular payments of alimony or child support awarded as
part of a divorce or separation agreement.
The PHA will count court-awarded amounts for alimony and child support unless
the family certifies and the PHA verifies that the payments are not being made.
In order to verify that payments are not being made, the PHA will review child
support payments over the last 12 months.
If payments are being made regularly, the PHA will use the amount
received during the last 12 months (excluding any lump sums received). If
payments have been made for a period less than 12 months, the PHA will
average all payments that have been made.
At new admission or interim recertification, if any lump sum payments
were made in the past 12 months, the PHA will determine the likelihood of
the family receiving another similar payment within the next 12 months
before deciding whether or not this amount will be included in the
calculation of annual income.
If the PHA determines and can appropriately verify that the family in
all likelihood will not receive a similar payment, then the amount will
not be considered when projecting annual income.
If the PHA determines that it is likely that the family will receive a
similar payment and can appropriately verify it, the amount will be
included when projecting annual income.
If no payments have been made in the past 12 months and there are no
lump sums, the PHA will not include alimony or child support in annual
income
6-I.I. NONRECURRING INCOME [24 CFR 5.609(b)(24) and Notice PIH 2023-27]
Nonrecurring income, which is income that will not be repeated beyond the coming year
(e.g., 12 months following the effective date of the certification) based on information
provided by the family, is excluded from annual income. The PHA may accept a self-
certification from the family stating that the income will not be repeated in the coming
year. See Chapter 7 for PHA policies related to verification of nonrecurring income.

6-20
Income received as an independent contractor, day laborer, or seasonal worker is not
excluded from income as nonrecurring income, even if the source, date, or amount of
the income varies.
Income that has a discrete end date and will not be repeated beyond the coming year
during the family’s upcoming annual reexamination period will be excluded from a
family’s annual income as nonrecurring income. This exclusion does not include
unemployment income and other types of periodic payments that are received at regular
intervals (such as weekly, monthly, or yearly) for a period of greater than one year that
can be extended.
Income amounts excluded under this category may include, but are not limited to:

Nonrecurring payments made to the family or to a third party on behalf of the family
to assist with utilities;

Payments for eviction prevention;

Security deposits to secure housing;

Payments for participation in research studies (depending on the duration); and

General one-time payments received by or on behalf of the family.
Nonrecurring income that is excluded under the regulations includes:

Payments from the U.S. Census Bureau for employment (relating to decennial
census or the American Community Survey) lasting no longer than 180 days and not
culminating in permanent employment [24 CFR 5.609(b)(24)(i)].

Direct federal or state payments intended for economic stimulus or recovery [24
CFR 5.609(b)(24)(ii)].

Amounts directly received by the family as a result of state refundable tax credits or
state or federal tax refunds at the time they are received [24 CFR 5.609(b)(24)(iii)
and (iv)].

Gifts for holidays, birthdays, or other significant life events or milestones (e.g.,
wedding gifts, baby showers, anniversaries) [24 CFR 5.609(b)(24)(v)].

Non-monetary, in-kind donations, such as food, clothing, or toiletries, received from
a food bank or similar organization [24 CFR 5.609(b)(24)(vi)]. When calculating
annual income, PHAs are prohibited from assigning monetary value to non-monetary
in-kind donations received by the family [Notice PIH 2023-27]. Non-recurring, non-
monetary in-kind donations from friends and family are excluded as non-recurring
income.

 Lump-sum additions to net family assets, including but not limited to lottery or other
contest winnings [24 CFR 5.609(b)(24)(vii)].

6-21
6-I.J. WELFARE ASSISTANCE
Overview
Welfare assistance is counted in annual income. Welfare assistance includes
Temporary Assistance for Needy Families (TANF) and any payments to individuals or
families based on need that are made under programs funded separately or jointly by
federal, state, or local governments.
Sanctions Resulting in the Reduction of Welfare Benefits [24 CFR 5.615]
The PHA must make a special calculation of annual income when the welfare agency
imposes certain sanctions on certain families. The full text of the regulation at 24 CFR
§5.615 is provided as Exhibit 6-3. The requirements are summarized below. This rule
applies only if a family was a public housing resident at the time the sanction was
imposed.
Covered Families
The families covered by 24 CFR 5.615 are those “who receive welfare assistance or
other public assistance benefits (‘welfare benefits’) from a State or other public agency
(’welfare agency’) under a program for which Federal, State or local law requires that a
member of the family must participate in an economic self-sufficiency program as a
condition for such assistance.” [24 CFR 5.615(b)]
Imputed Income
When a welfare agency imposes a sanction that reduces a family’s welfare income
because the family commits fraud or fails to comply with the agency’s economic self-
sufficiency program or work activities requirement, the PHA must include in annual
income “imputed” welfare income. The PHA must request that the welfare agency
provide the reason for the reduction of benefits and the amount of the reduction of
benefits. The imputed welfare income is the amount that the benefits were reduced as a
result of the sanction.
This requirement does not apply to reductions in welfare benefits: (1) at the expiration of
the lifetime or other time limit on the payment of welfare benefits, (2) if a family member
is unable to find employment even though the family member has complied with the
welfare agency economic self-sufficiency or work activities requirements, or (3) because
a family member has not complied with other welfare agency requirements [24 CFR
5.615(b)(2)].
Offsets
The amount of the imputed welfare income is offset by the amount of additional income
the family begins to receive after the sanction is imposed. When the additional income

6-22
equals or exceeds the imputed welfare income, the imputed income is reduced to zero
[24 CFR 5.615(c)(4)].
6-I.K. STATE PAYMENTS TO ALLOW INDIVIDUALS WITH DISABILITIES TO LIVE
AT HOME [24 CFR 5.609(b)(19)]
Payments made by or authorized by a state Medicaid agency (including through a
managed care entity) or other state or federal agency to an assisted family to enable a
member of the assisted family who has a disability to reside in the family’s assisted unit
are excluded.
Authorized payments may include payments to a member of the assisted family through
state Medicaid-managed care systems, other state agencies, federal agencies or other
authorized entities.
The payments must be received for caregiving services a family member provides to
enable another member of the assisted family who has a disability to reside in the
family’s assisted unit. Payments to a family member for caregiving services for
someone who is not a member of the assisted family (such as for a relative that resides
elsewhere) are not excluded from income.
Furthermore, if the agency is making payments for caregiving services to the family
member for an assisted family member and for a person outside of the assisted family,
only the payments attributable to the caregiving services for the caregiver’s assisted
family member would be excluded from income.
6-I.L. CIVIL RIGHTS SETTLEMENTS [24 CFR 5.609(b)(25); FR Notice 2/14/23]
Regardless of how the settlement or judgment is structured, civil rights settlements or
judgments, including settlements or judgments for back pay, are excluded from annual
income. This may include amounts received because of litigation or other actions, such
as conciliation agreements, voluntary compliance agreements, consent orders, other
forms of settlement agreements, or administrative or judicial orders under the Fair
Housing Act, Title VI of the Civil Rights Act, Section 504 of the Rehabilitation Act
(Section 504), the Americans with Disabilities Act, or any other civil rights or fair housing
statute or requirement.
While these civil rights settlement or judgment amounts are excluded from income, the
settlement or judgment amounts will generally be counted toward the family’s net family
assets (e.g., if the funds are deposited into the family’s savings account or a revocable
trust under the control of the family or some other asset that is not excluded from the
definition of net family assets). Income generated on the settlement or judgment amount
after it has become a net family asset is not excluded from income. For example, if the
family received a settlement or back pay and deposited the money in an interest-
bearing savings account, the interest from that account would be income at the time the
interest is received.

6-23
Furthermore, if a civil rights settlement or judgment increases the family’s net family
assets such that they exceed $50,000 (as annually adjusted by an inflationary factor),
then income will be imputed on the net family assets pursuant to 24 CFR 5.609(a)(2). If
the imputed income, which HUD considers unearned income, increases the family’s
annual adjusted income by 10 percent or more, then an interim reexamination of income
will be required unless the addition to the family’s net family assets occurs within the
last three months of the family’s income certification period and the PHA or owner
chooses not to conduct the examination.
6-I.M. ADDITIONAL EXCLUSIONS FROM ANNUAL INCOME [24CFR 5.609(B)]
Other exclusions contained in 24 CFR 5.609(b) that have not been discussed earlier in
this chapter include the following:

Payments received for the care of foster children or foster adults or state or tribal
kinship or guardianship care payments [24 CFR 5.609(b)(4)].

Insurance payments and settlements for personal or property losses, including
but not limited to payments through health insurance, motor vehicle insurance,
and workers’ compensation [24 CFR 5.609(b)(5)] However, periodic payments
paid at regular intervals (such as weekly, monthly, or yearly) for a period of
greater than one year that are received in lieu of wages for workers’
compensation are included in annual income [Notice PIH 2023-27].

Amounts received by the family that are specifically for, or in reimbursement of,
the cost of health and medical care expenses for any family member [24 CFR
5.609(b)(6)].

Any amounts recovered in any civil action or settlement based on a claim of
malpractice, negligence, or other breach of duty owed to a family member arising
out of law, that resulted in a member of the family becoming disabled [24 CFR
5.609(b)(7)].

Income and distributions from any Coverdell education savings account under
Section 530 of the Internal Revenue Code of 1986 or any qualified tuition
program under Section 529 of such Code [24 CFR 5.609(b)(10)].

Income earned by government contributions to, and distributions from, “baby
bond” accounts created, authorized, or funded by federal, state, or local
government [24 CFR 5.609(b)(10)].

The special pay to a family member serving in the Armed Forces who is exposed
to hostile fire [24 CFR 5.609(b)(11)].

Payments related to aid and attendance under 38 U.S.C. 1521 to veterans in
need of regular aid and attendance [24 CFR 5.609(b)(17)]. This income exclusion
applies only to veterans in need of regular aid and attendance and not to other
beneficiaries of the payments, such as a surviving spouse [Notice PIH 2023-27].

6-24

Loan proceeds (the net amount disbursed by a lender to or on behalf of a
borrower, under the terms of a loan agreement) received by the family or a third
party (e.g., proceeds received by the family from a private loan to enable
attendance at an educational institution or to finance the purchase of a car) [24
CFR 5.609(b)(20)]. The loan borrower or co-borrower must be a member of the
family for this income exclusion to be applicable [Notice PIH 2023-27].

Payments received by tribal members as a result of claims relating to the
mismanagement of assets held in trust by the United States, to the extent such
payments are also excluded from gross income under the Internal Revenue
Code or other federal law [24 CFR 5.609(b)(21)]. Generally, payments received
by tribal members in excess of the first $2,000 of per capita shares are included
in a family’s annual income for purposes of determining eligibility. However, as
explained in Notice PIH 2023-27, payments made under the Cobell Settlement,
and certain per capita payments under the recent Tribal Trust Settlements, must
be excluded from annual income in HUD programs that adopt the definitions of
annual income in 24 CFR 5.609, the Census Long Form, and the IRS Form
1040, including the programs affected by Notice PIH 2023-27.

Replacement housing “gap” payments made in accordance with 49 CFR Part 24
that offset increased out of pocket costs of displaced persons that move from one
federally subsidized housing unit to another federally subsidized housing unit.
Such replacement housing “gap” payments are not excluded from annual income
if the increased cost of rent and utilities is subsequently reduced or eliminated,
and the displaced person retains or continues to receive the replacement
housing “gap” payments [24 CFR 5.609(b)(23)].

Income earned on amounts placed in a family’s Family Self-Sufficiency account
[24 CFR 5.609(b)(27)].

Amounts received by participants in other publicly assisted programs which are
specifically for or in reimbursement of out-of-pocket expenses incurred (e.g.,
special equipment, clothing, transportation, child care, etc.) and which are made
solely to allow participation in a specific program [24 CFR 5.609(c)(12)(ii)].

Amounts received by a person with a disability that are disregarded for a limited
time for purposes of Supplemental Security Income eligibility and benefits because
they are set aside for use under a Plan to Attain Self-Sufficiency (PASS) [(24 CFR
5.609(b)12)(i)].

Amounts received under a resident service stipend not to exceed $200 per month.
A resident service stipend is a modest amount received by a resident for
performing a service for the PHA or owner, on a part-time basis, that enhances the
quality of life in the development [24 CFR 5.600(b)(12)(iii).

Incremental earnings and benefits to any family member resulting from participation
in qualifying training program funded by HUD or in qualifying federal, state, tribal, or
local employment training programs (including training programs not affiliated with a
local government) and training of a family member as resident management staff are

6-25
excluded from annual income. Amounts excluded by this provision must be received
under employment training programs with clearly defined goals and objectives and
are excluded only for the period during which the family member participates in the
training program unless those amounts are excluded under 24 CFR 5.609(b)(9)(i)
[24 CFR 5.609(b)(12)(iv)].
PHA Policy
The PHA defines training program as “a learning process with goals and
objectives, generally having a variety of components, and taking place in a
series of sessions over a period of time. It is designed to lead to a higher level
of proficiency, and it enhances the individual’s ability to obtain employment. It
may have performance standards to measure proficiency. Training may
include but is not limited to: (1) classroom training in a specific occupational
skill, (2) on-the-job training with wages subsidized by the program, or (3)
basic education” [expired Notice PIH 98-2, p. 3].
The PHA defines incremental earnings and benefits as the difference
between (1) the total amount of welfare assistance and earnings of a family
member prior to enrollment in a training program and (2) the total amount of
welfare assistance and earnings of the family member after enrollment in the
program [expired Notice PIH 98-2, pp. 3–4].
In calculating the incremental difference, the PHA will use as the pre-
enrollment income the total annualized amount of the family member’s
welfare assistance and earnings reported on the family’s most recently
completed HUD-50058.
End of participation in a training program must be reported in accordance with
the PHA’s interim reporting requirements (see Chapter 11).

Reparation payments paid by a foreign government pursuant to claims filed under
the laws of that government by persons who were persecuted during the Nazi era
[24 CFR 5.609(b)(13)].

Adoption assistance payments for a child in excess of the amount of the
dependent deduction per adopted child [24 CFR 5.609(b)(15)].

Refunds or rebates on property taxes paid on the dwelling unit [24 CFR
5.609(b)(20)].

Amounts that HUD is required by federal statute to exclude from consideration as
income for purposes of determining eligibility or benefits under a category of
assistance programs that includes assistance under any program to which the
exclusions set forth in 24 CFR 5.609(b) apply.  HUD will publish a notice in the
Federal Register to identify the benefits that qualify for this exclusion.  Updates will
be published when necessary [24 CFR 5.609(b)(22)].

6-26

HUD publishes an updated list of these exclusions periodically. The most recent
list of exclusions was published in the Federal Register on May 20, 2014, it
includes:
(a) The value of the allotment provided to an eligible household under the Food
Stamp Act of 1977 (7 U.S.C. 2017 (b))
(b) Benefits under Section 1780 of the School Lunch Act and Child Nutrition Act
of 1966, including WIC
(c) Payments to Volunteers under the Domestic Volunteer Services Act of 1973
(42 U.S.C. 5044(g), 5058)
(d) Payments received under the Alaska Native Claims Settlement Act (43 U.S.C.
1626(c))
(e) Income derived from certain sub-marginal land of the United States that is
held in trust for certain Indian tribes (25 U.S.C. 459e)
(f) Payments or allowances made under the Department of Health and Human
Services’ Low-Income Home Energy Assistance Program (42 U.S.C. 8624(f))
(g) Payments received under programs funded in whole or in part under the
Workforce Investment Act of 1998 (29 U.S.C. 2931)
(h) Deferred disability benefits from the Department of Veterans Affairs, whether
received as a lump sum or in monthly prospective amounts.
(i) Income derived from the disposition of funds to the Grand River Band of
Ottawa Indians (Pub. L. 94-540, 90 Stat. 2503-04)
(j) Payments, funds, or distributions authorized, established, or directed by the
Seneca Nation Settlement Act of 1990 (25 U.S.C. 1774f(b))
(k) A lump sum or periodic payment received by an individual Indian pursuant to
the Class Action Settlement Agreement in the United States District Court
case entitled Elouise Cobell et al. v Ken Salazar et al., for a period of one
year from the time of receipt of that payment in the Claims Resolution Act of
2010
(l) The first $2,000 of per capita shares received from judgment funds awarded
by the Indian Claims Commission or the U. S. Claims Court, the interests of
individual Indians in trust or restricted lands, including the first $2,000 per
year of income received by individual Indians from funds derived from
interests held in such trust or restricted lands (25 U.S.C. 1407-1408)
(m) Benefits under the Indian Veterans Housing Opportunity Act of 2010 (only
applies to Native American housing programs)

6-27
(n) Payments received from programs funded under Title V of the Older
Americans Act of 1985 (42 U.S.C. 3056(f))
(o) Payments received on or after January 1, 1989, from the Agent Orange
Settlement Fund or any other fund established pursuant to the settlement in
In Re Agent Orange-product liability litigation, M.D.L. No. 381 (E.D.N.Y.)
(p) Payments received under 38 U.S.C. 18339(c) to children of Vietnam veterans
born with spinal bifida, children of women Vietnam veterans born with certain
defects, and children of certain Korean service veterans born with spinal
bifida.
(q) Payments received under the Maine Indian Claims Settlement Act of 1980 (25
U.S.C. 1721)
(r) The value of any childcare provided or arranged (or any amount received as
payment for such care or reimbursement for costs incurred for such care)
under the Child Care and Development Block Grant Act of 1990 (42 U.S.C.
9858q)
(s) Earned income tax credit (EITC) refund payments received on or after
January 1, 1991 (26 U.S.C. 32(j))
(t) Payments by the Indian Claims Commission to the Confederated Tribes and
Bands of Yakima Indian Nation or the Apache Tribe of Mescalero Reservation
(Pub. L. 95-433)
(u) Amounts of scholarship funded under Title IV of the Higher Education Act of
1965, including awards under federal work-study programs or under the
Bureau of Indian Affairs student assistance programs (20 U.S.C.108.7uu). For
Section 8 programs, the exception found in § 237 of Public Law 109-249
applies and requires that the amount of financial assistance in excess of
tuition and mandatory fees shall be considered income in accordance with the
provisions codified at 24 CFR §5.609(b)(9), except for those persons with
disabilities as defined by 42 U.S.C. 1437 a(b)(3)(E) (Pub. L. 109-249) (See
Section 6-I.L. for exceptions.)
(v) Allowances, earnings, and payments to AmeriCorps participants under the
National and Community Service Act of 1990 (42 U.S.C. 12637(d))
(w) Any amount of crime victim compensation (under the Victims of Crime Act)
received through crime victim assistance (or payment or reimbursement of
the cost of such assistance) as determined under the Victims of Crime Act
because of the commission of a crime against the applicant under the Victims
of Crime Act (42 U.S.C. 10602)
(x) Any amounts in an “individual development account” as provided by the
Assets for Independence Act, as amended in 2002.

6-28
(y) Payments made from the proceeds of Indian tribal trust cases as described in
Notice PIH 2013-30, “Exclusion from Income of Payments under Recent
Tribal Trust Settlements” (25 U.S.C. 117b(a)).
(z) Major disaster and emergency assistance received under the Robert T.
Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act and comparable
disaster assistance provided by states, local governments, and disaster
assistance organizations.
(aa)Distributions from an ABLE account, and actual or imputed interest on the
ABLE account balance [See also Notice PIH 2019-09]

6-29
PART II: ASSETS
6-II.A. OVERVIEW
Annual income includes all actual anticipated income from assets (unless otherwise
excluded by the regulations) even if the asset itself is excluded from net family assets
[Notice PIH 2023-27].
The regulation at 24 CFR 5.603(b)(3) provides a list of items that are excluded from the
calculation of net family assets. Note, unlike previous versions of the regulations, the
current regulations do not list types of assets that are included in annual income.
Instead, HUD relies on the definition of items excluded from assets to provide the scope
of what is included. Exhibit 6-2 provides the regulatory definition of net family assets.
Optional policies for family self-certification of assets are found in Chapter 7. Policies
related to the asset limitation may be found in Chapter 3.
Income from assets is always anticipated, irrespective of the income examination type.
PHA Policy
The PHA generally will use current circumstances to determine both the value of
an asset and the anticipated income from the asset. The PHA will use other than
current circumstances to anticipate income when (1) an imminent change in
circumstances is expected, (2) it is not feasible to anticipate a level of income
over 12 months, or (3) the PHA believes that past income is the best indicator of
anticipated income. For example, if a family member owns real property that
typically receives rental income, but the property is currently vacant, the PHA can
take into consideration past rental income along with the prospects of obtaining a
new tenant.
Any time current circumstances are not used to determine asset income, a clear
rationale for the decision will be documented in the file. In such cases, the family
may present information and documentation to the PHA to show why the asset
income determination does not represent the family’s anticipated asset income.
6-II.B. ASSETS DISPOSED OF FOR LESS THAN FAIR MARKET VALUE
[24 CFR 5.603(b)(2)]
PHAs must include the value of any business or family assets disposed of by an
applicant or participant for less than fair market value (including a disposition in trust,
but not in a foreclosure or bankruptcy sale) during the two years preceding the date of
application or reexamination, as applicable, in excess of the consideration received for
the asset.

6-30
An asset moved to a retirement account held by a member of the family is not
considered to be an asset disposed of for less than fair market value. [Notice PIH 2023-
27].
Minimum Threshold
HUD does not specify a minimum threshold for counting assets disposed of for less
than fair market value. A PHA may establish a policy to ignore small amounts such as
charitable contributions [New PH OCC GB, Income Determinations, p. 24].
PHA Policy
The PHA will not include the value of assets disposed of for less than fair market
value unless the cumulative fair market value of all assets disposed of during the
past two years exceeds the gross amount received for the assets by more than
$1,000.
Separation or Divorce
The regulation also specifies that assets are not considered disposed of for less than
fair market value if they are disposed of as part of a separation or divorce settlement
and the applicant or tenant receives important consideration not measurable in dollar
terms.
PHA Policy
All assets disposed of as part of a separation or divorce settlement will be
considered assets for which important consideration not measurable in monetary
terms has been received. In order to qualify for this exemption, a family member
must be subject to a formal separation or divorce settlement agreement
established through arbitration, mediation, or court order.
Foreclosure or Bankruptcy
Assets are not considered disposed of for less than fair market value when the
disposition is the result of a foreclosure or bankruptcy sale. Negative equity in real
property or other investments does not prohibit the owner from selling the property or
other investments, so negative equity alone would not justify excluding the property or
other investments from family assets.
Asset Owned by a Business Entity
If a business entity (e.g., limited liability company or limited partnership) owns the asset,
then the family’s asset is their ownership stake in the business, not some portion of the
business’s assets. However, if the family holds the assets in their own name (e.g., they
own one third of a restaurant) rather than in the name of a business entity, then the
percentage value of the asset owned by the family is what is counted toward net family
assets (e.g., one-third of the value of the restaurant) [Notice PIH 2023-27].

6-31
Family Declaration
PHA Policy
Families must sign a declaration form at initial certification and each annual
recertification identifying all assets that have been disposed of for less than fair
market value or declaring that no assets have been disposed of for less than fair
market value. The PHA may verify the value of the assets disposed of if other
information available to the PHA does not appear to agree with the information
reported by the family.
6-II.C. ASSET INCLUSIONS AND EXCLUSIONS
Checking and Savings Accounts [Notice PIH 2023-27]
HUD considers bank accounts as non-necessary items of personal property. Whether or
not non-necessary personal property is counted toward net family assets depends on
the combined value of all of the family’s assets.

When the combined value of net family assets is greater than $50,000, as adjusted
by inflation, checking and/or savings accounts would be counted toward net family
assets.

When the combined value of all non-necessary personal property does not exceed
$50,000, as adjusted by inflation, all non-necessary personal property is excluded
from net family assets. In this case, the value of the family’s checking and/or savings
accounts would not be considered when calculating net family assets.
However, actual income from checking and savings accounts is always included in a
family’s annual income, regardless of the total value of net family assets or whether the
asset itself is included or excluded from net family assets, unless that income is
specifically excluded.
ABLE Accounts [24 CFR 5.609(b)(10); Notice PIH 2019-09]
An Achieving a Better Life Experience (ABLE) account is a type of tax-advantaged
savings account that an eligible individual can use to pay for qualified disability
expenses. Section 103 of the ABLE Act mandates that an individual’s ABLE account
(specifically, its account balance, contributions to the account, and distributions from the
account) is excluded when determining the designated beneficiary’s eligibility and
continued occupancy under certain federal means-tested programs. The PHA must
exclude the entire value of the individual’s ABLE account from the household’s assets.
Distributions from the ABLE account are also not considered income. However, all wage
income received, regardless of which account the money is paid to, is included as
income.
Investment Accounts Such as Stocks, Bonds, Saving Certificates, and Money
Market Funds [24 CFR 5.603(b)(1)]

6-32
HUD considers financial investments such as stocks and bonds non-necessary items of
personal property. Whether non-necessary personal property is counted toward asset
depends on the combined value of all of the family’s assets.

When the combined value of net family assets is greater than $50,000, as adjusted
by inflation, financial investments such as stocks and bonds are considered part of
net family assets. In this case, the value of the family’s financial investments such as
stocks and bonds would be counted toward net family assets.

When the combined value of all non-necessary personal property does not exceed
$50,000, as adjusted by inflation, all non-necessary personal property is excluded
from net family assets. In this case, the value of the family’s financial investments
such as stocks and bonds would not be considered when calculating net family
assets.
However, actual income from financial accounts is always included in a family’s annual
income, regardless of the total value of net family assets or whether the asset itself is
included or excluded from net family assets, unless that income is specifically excluded.
When a stock issues dividends in some years but not others (e.g., due to market
performance), the dividend is counted as the actual return when it is issued, but when
no dividend is issued, the actual return is $0. When the stock never issues dividends,
the actual return is $0.
PHA Policy
The PHA will include interest or dividends earned by investment accounts as
actual income from assets even when the earnings are reinvested.
The cash value of such an asset is determined by deducting from the market
value any broker fees, penalties for early withdrawal, or other costs of converting
the asset to cash.
In determining the market value of an investment account, the PHA will use the
value of the account on the most recent investment report.
Necessary and Non-Necessary Personal Property [24 CFR 5.603(b)(3)(i)]
All assets are categorized as either real property (e.g., land, a home) or personal
property.
Personal property includes tangible items, like boats, as well as intangible items, like
bank accounts.
The value of necessary items of personal property is excluded from the calculation of
net family assets.  Necessary items of personal property include a car used for
commuting or medical devices.

6-33
HUD defines necessary personal property as items essential to the family for the
maintenance, use, and occupancy of the premises as a home; or they are necessary for
employment, education, or health and wellness. Necessary personal property includes
more than merely items that are indispensable to the bare existence of the family. It
may include personal effects (such as items that are ordinarily worn or utilized by the
individual), items that are convenient or useful to a reasonable existence, and items that
support and facilitate daily life within the family’s home. Necessary personal property
also includes items that assist a household member with a disability, including any items
related to disability-related needs, or that may be required for a reasonable
accommodation for a person with a disability. Necessary personal property does not
include bank accounts, other financial investments, or luxury items. Items of personal
property that do not qualify as necessary personal property are classified as non-
necessary personal property.
The combined value of all non-necessary items of personal property is only included in
annual income when the combined total value exceeds $50,000 (adjusted annually).
When the combined value of all non-necessary personal property does not exceed
$50,000, as adjusted by inflation, all non-necessary personal property is excluded from
net family assets.
While not an exhaustive list, the following table from Notice PIH 2023-27 provides
examples of necessary and non-necessary personal property.

6-34
Necessary Personal Property
Non-Necessary Personal Property
Car(s)/vehicle(s) that a family relies on for
transportation for personal or business
use (e.g., bike, motorcycle, skateboard,
scooter)
 Furniture, carpets, linens, kitchenware
Common appliances
Common electronics (e.g., radio,
television, DVD player, gaming system)
Clothing
Personal effects that are not luxury items
(e.g., toys, books)
Wedding and engagement rings
 Jewelry used in religious/cultural
celebrations and ceremonies
Religious and cultural items
Medical equipment and supplies
 Health care–related supplies
Musical instruments used by the family
Personal computers, phones, tablets, and
related equipment
Professional tools of trade of the family,
for example professional books
Educational materials and equipment
used by the family, including equipment
to accommodate persons with disabilities
Equipment used for exercising (e.g.,
treadmill, stationary bike, kayak,
paddleboard, ski equipment)
Recreational car/vehicle not needed for
day-to-day transportation for personal or
business use (campers, motorhomes,
traveling trailers, all-terrain vehicles
(ATVs))
Bank accounts or other financial
investments (e.g., checking account,
savings account, stocks/bonds)
Recreational boat/watercraft
Expensive jewelry without religious or
cultural value, or which does not hold
family significance
Collectibles (e.g., coins/stamps)
Equipment/machinery that is not used to
generate income for a business
Items such as gems/precious metals,
antique cars, artwork, etc.

6-35
PHA Policy
In determining the value of non-necessary personal property, the PHA will use
the family’s estimate of the value.
Lump-Sum Additions to Net Family Assets [24 CFR 5.609(b)(24(viii); Notice PIH
2023-27]
The regulations exclude income from lump-sum additions to family assets, including
lottery or other contest winnings as a type of nonrecurring income.
In addition, lump sums from insurance payments, settlements for personal or property
losses, and recoveries from civil actions or settlements based on claims of malpractice,
negligence, or other breach of duty owed to a family member arising out of law that
resulted in a member of the family becoming a family member with a disability are
excluded from income.
Further, deferred periodic amounts from Supplemental Security Income (SSI) and
Social Security benefits that are received in a lump sum amount or in prospective
monthly amounts, or any deferred Department of Veterans Affairs disability benefits that
are received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts are also
excluded from income.
However, these amounts may count toward net family assets. The PHA must consider
any actual or imputed returns from assets as income at the next applicable income
examination. In the case where the lump sum addition to assets would lead to imputed
income, which is unearned income, that increases the family’s annual adjusted income
by 10 percent or more, then the addition of the lump sum to the family’s assets will
trigger an immediate interim reexamination of income in accordance with Chapter 9.
This reexamination of income must take place as soon as the lump sum is added to the
family’s net family assets unless the addition takes place in the last three months of
family’s income certification period and the PHA chooses not to conduct the
examination.
For a discussion of lump-sum payments that represent the delayed start of a periodic
payment, most of which are counted as income, see sections 6-I.H and 6-I.I.
PHA Policy
Any lump-sum receipts are only counted as assets if they are retained by a family
in a form recognizable as an asset. [RHIIP FAQs]. For example, if the family
receives a $1,000 lump sum for lottery winnings, and the family immediately
spends the entire amount, the lump sum will not be counted toward net family
assets.
Jointly Owned Assets [Notice PIH 2023-27]

6-36
For assets owned jointly by the family and one or more individuals outside of the
assisted family, the PHA must include the total value of the asset in the calculation of
net family assets, unless:

The asset is otherwise excluded;

The family can demonstrate that the asset is inaccessible to them; or

The family cannot dispose of any portion of the asset without the consent of another
owner who refuses to comply.
If the family demonstrates that they can only access a portion of an asset, then only that
portion’s value is included in the calculation of net family assets for the family.
Any income from a jointly owned asset must be included in annual income, unless:

The income is specifically excluded;

The family demonstrates that they do not have access to the income from that asset;
or

 The family only has access to a portion of the income from that asset.
PHA Policy
If the family demonstrates that they can only access a portion of the income from
an asset, then only that portion’s value is included in the calculation of income
from assets.
If an individual is a beneficiary who is entitled to access the account’s funds only upon
the death of the account’s owner, and may not otherwise withdraw funds from an
account, then the account is not an asset to the assisted family, and the family should
provide proper documentation demonstrating that they are only a beneficiary on the
account.
Trusts [24 CFR 5.609(b)(2) and 5.603(b)(4)]
A trust is a legal arrangement generally regulated by state law in which one party (the
creator or grantor) transfers property to a second party (the trustee) who holds the
property for the benefit of one or more third parties (the beneficiaries).
The following types of trust distributions are excluded from annual income:

Distributions of the principal or corpus of the trust; and

Distributions of income from the trust when the distributions are used to pay the
costs of health and medical care expenses for a minor.
The basis for determining how to treat trusts relies on information about who has access
to either the principal in the account or the income from the account. There are two
types of trusts, revocable and irrevocable.

6-37
When the creator sets up an irrevocable trust, the creator has no access to the funds in
the account. Irrevocable trusts not under the control of any member of the family or
household are not assets. Typically, special needs trusts are considered irrevocable.
The value of the trust is not included in net family assets, so long as the fund continues
to be held in a trust that is not revocable by, or under the control of, any member of the
family or household [24 CFR 5.603(b)(4)]. Where an irrevocable trust is excluded from
net family assets, the PHA must not consider actual income earned by the trust (e.g.,
interest earned, rental income if property is held in the trust) for so long as the income
from the trust is not distributed. If the value of the trust is not considered part of the
family’s net assets, then distributions from the trust are treated as follows:

All distributions from the trust’s principal are excluded from income.

Distributions of income earned by the trust (i.e., interest, dividends, realized gains, or
other earnings on the trust’s principal), are included as income unless the
distribution is used to pay for the health and medical expenses for a minor.
Revocable trusts under the control of the family or household (e.g., the grantor is a
member of the assisted family or household) are considered assets and must be
included in net family assets.
If the value of the trust is considered part of the family’s net assets, then distributions
from the trust are not considered income to the family. The PHA must count all actual
returns (e.g., interest earned) from the trust as income or, if the trust has no actual
returns (e.g., if the trust is comprised of farmland that is not in use) and the total value of
the combined net family assets exceeds $50,000 (as that amount is updated for
inflation), as imputed returns, as applicable.
Life Insurance [FR Notice 2/14/23 and Notice PIH 2023-27]
Net family assets do not include the value of term life insurance, which has no cash
value to the individual before death.
The cash value of a life insurance policy available to a family member before death,
such as a whole life or universal life policy, is included in the calculation of the value of
the family’s assets. The cash value is the surrender value. While the cash value of an
insurance policy is considered an asset, the face value of any policy is not. If such a
policy earns dividends or interest that the family could elect to receive, the amount of
dividends or interest is counted as income from the asset whether or not the family
actually receives it.
Tax Refunds [24 CFR 5.603(b)(3)(xi) and Notice PIH 2023-27]
All amounts received by a family in the form of federal tax refunds or refundable tax
credits are excluded from a family’s net family assets for a period of 12 months after
receipt by the family.
At the time of an annual or interim reexamination of income, if the federal tax refund
was received during the 12 months preceding the effective date of the reexamination,

6-38
then the amount of the refund that was received by the family is subtracted from the
total value of the account in which the federal tax refund or refundable tax credits were
deposited. When the subtraction results in a negative number, then the balance of the
asset is considered $0.
If the tax refund or refundable tax credit is deposited into another excluded asset, such
as a retirement account or a Coverdell Education Savings Account, then the deposit will
have no effect on the balance of the asset (i.e., there is no need for the PHA to subtract
the amount of the deposit from the value of the excluded asset).
Asset Exclusions [24 CFR 5.603(b)]
The following are excluded from the calculations of net family assets:

The value of any account under a retirement plan recognized as such by the IRS,
including individual retirement arrangements (IRAs), employer retirement plans, and
retirement plans for self-employed individuals [24 CFR 5.603(b)(3)(iii)].

The value of real property that the family does not have the effective legal authority
to sell in the jurisdiction in which the property is located [24 CFR 5.603(b)(3)(iv)].
-
Real property as used in this part has the same meaning as that provided under
the law of the state in which the property is located [24 CFR 5.100].
-
Examples of this include but are not limited to co-ownership situations (including
situations where one owner is a victim of domestic violence), where one party
cannot unilaterally sell the real property; property that is tied up in litigation; and
inherited property in dispute [Notice PIH 2023-27].

Any amounts recovered in any civil action or settlement based on a claim of
malpractice, negligence, or other breach of duty owed to a family member arising out
of law, that resulted in a family member being a person with a disability [24 CFR
5.603(b)(3)(v)];

The value of any Coverdell education savings account under section 530 of the
Internal Revenue Code of 1986 [24 CFR 5.603(b)(3)(vi)];

The value of any qualified tuition program under Section 529 of such Code [24 CFR
5.603(b)(3)(vi)];

The value of any “baby bond” account created, authorized, or funded by federal,
state, or local government [24 CFR 5.603(b)(3)(vi)];

Interests in Indian trust land [24 CFR 5.603(b)(3)(vii)];

Equity in a manufactured home where the family receives assistance under 24 CFR
part 982 [24 CFR 5.603(b)(3)(viii)];

Equity in property under the Homeownership Option for which a family receives
assistance under 24 CFR part 982 [24 CFR 5.603(b)(3)(ix)];

Family Self-Sufficiency accounts [24 CFR 5.603(b)(3)(x)];

6-39

Federal tax refunds or refundable tax credits for a period of 12 months after receipt
by the family [24 CFR 5.603(b)(3)(xi)].

The full amount of assets held in an irrevocable trust [Notice PIH 2023-27]; and

The full amount of assets held in a revocable trust where a member of the family is
the beneficiary, but the grantor/owner and trustee of the trust is not a member of the
participant family or household [Notice PIH 2023-27].
6-II.D. DETERMINING INCOME FROM ASSETS
In some cases, amounts that are excluded from net family assets may be included as
annual income when disbursements are made to a family from an asset. In other cases,
amounts are excluded from annual income as a lump-sum addition to net family assets,
but those funds are then considered a net family asset if held in an account or other
investment that is considered part of net family assets [Notice PIH 2023-27].
Net Family Assets
Net family assets are defined as the net cash value of all assets owned by the family,
after deducting reasonable costs that would be incurred in disposing real property,
savings, stocks, bonds, and other forms of capital investment.
PHA Policy
Reasonable costs that would be incurred when disposing of an asset include, but
are not limited to, penalties for premature withdrawal, broker and legal fees, and
settlement costs incurred in real estate transactions such as settlement costs and
transfer taxes [New PH OCC GB, Income Determinations, p. 24].
The calculation of asset income sometimes requires the PHA to make a distinction
between an asset’s market value and its cash value.

The market value of an asset is its worth in the market (e.g., the amount a buyer
would pay for real estate or the total value of an investment account).

The cash value of an asset is its market value less all reasonable amounts that
would be incurred when converting the asset to cash.
The cash value of real property or other assets with negative equity would be
considered $0 for the purposes of calculating net family assets. Negative equity in real
property or other investments does not prohibit the family from selling the property or
other investments, so negative equity alone would not justify excluding the property or
other investments from family assets [Notice PIH 2023-27].
Actual Income from Assets
Income from assets must be included on the Form HUD-50058 regardless of the
amount of income. Actual income from assets is always included in a family’s annual
income, regardless of the total value of net family assets or whether the asset itself is

6-40
included or excluded from net family assets, unless that income is specifically excluded
by 24 CFR 5.609(b).
Income or returns from assets are generally considered to be interest, dividend
payments, and other actual income earned on the asset, and not the increase in market
value of the asset. The increase in market value is relevant to the cash value of the
asset for the purpose of determining total net family assets and imputing income.
The PHA may determine the net assets of a family based on a self-certification by the
family that the net family assets do not exceed $50,000 (adjusted annually by HUD),
without taking additional steps to verify the accuracy of the declaration [24 CFR
5.618(b)]. Policies related to verification of assets are found in Chapter 7 of this policy.
The PHA may not calculate or include any imputed income from assets when net family
assets total $50,000 or less [24 CFR 5.609(b)(1)]. The actual income from assets must
be included on the Form HUD-50058.
Imputed Income from Assets
When net family assets exceed $50,000 (adjusted annually by HUD), the PHA may not
rely on self-certification. If actual returns can be calculated, the PHA must include actual
income from the asset on the Form HUD-50058 (for example, a savings account or CD
where the rate of return is known). If actual returns cannot be calculated, the PHA must
calculate imputed returns using the HUD-determined passbook rate (for example, real
property or a non-necessary item of personal property such as a recreational boat). If
the PHA can compute actual income from some but not all assets, the PHA must
compute actual returns where possible and use the HUD-determined passbook rate for
assets where actual income cannot be calculated [24 CFR 5.609(a)(2)].
An asset with an actual return of $0 (such as a non-interest-bearing checking account),
is not the same as an asset for which an actual return cannot be computed (such as
non-necessary personal property). If the asset is a financial asset and there is no
income generated (for example, a bank account with a zero percent interest rate or a
stock that does not issue cash dividends), then the asset generates zero actual asset
income, and imputed income is not calculated. When a stock issues dividends in some
years but not others (e.g., due to market performance), the dividend is counted as the
actual return when it is issued, and when no dividend is issued, the actual return is $0.
When the stock never issues dividends, the actual return is consistently $0.
PART III: ADJUSTED INCOME
6-III.A. INTRODUCTION
Overview
HUD regulations require PHAs to deduct from annual income any of five mandatory
deductions for which a family qualifies and allow the PHA to deduct other permissive

6-41
deductions in accordance with PHA policy. The resulting amount is the family’s adjusted
income. Mandatory deductions are found in 24 CFR 5.611.
This part covers policies related to these mandatory deductions. Verification
requirements related to these deductions are found in Chapter 7.
Anticipating Expenses
PHA Policy
Generally, the PHA will use current circumstances to anticipate expenses. When
possible, for costs that are expected to fluctuate during the year (e.g., childcare
during school and non-school periods and cyclical medical expenses), the PHA
will estimate costs based on historic data and known future costs.
If a family has an accumulated debt for medical or disability assistance
expenses, the PHA will include as an eligible expense the portion of the debt that
the family expects to pay during the period for which the income determination is
being made. However, amounts previously deducted will not be allowed even if
the amounts were not paid as expected in a preceding period. The PHA may
require the family to provide documentation of payments made in the preceding
year.
5.611 Adjusted income means annual income (as determined under § 5.609) of the members
of the family residing or intending to reside in the dwelling unit, after making the following
deductions:
(a) Mandatory deductions
(1) $480 for each dependent (adjusted annually by HUD, rounded to the next lowest multiple
of $25);
(2) $525 for any elderly family or disabled family (adjusted annually by HUD, rounded to the
next lowest multiple of $25);
(3) The sum of the following, to the extent the sum exceeds ten percent of annual income:
(i) Unreimbursed health and medical care expenses of any elderly family or disabled family;
(ii) Unreimbursed reasonable attendant care and auxiliary apparatus expenses for each
member of the family who is a person with disabilities, to the extent necessary to enable any
member of the family (including the member who is a person with disabilities) to be
employed; and
(4) Any reasonable child care expenses necessary to enable a member of the family to be
employed or to further his or her education.
(i)

6-42
When calculating health and medical care expenses, the PHA will include those
expenses anticipated to be incurred during the 12 months following the
certification date reexam which are not covered by an outside source, such as
insurance. The allowance is not intended to give a family an allowance equal to
last year’s expenses, but to anticipate regular ongoing and anticipated expenses
during the coming year. Since these expenses are anticipated, the PH
Occupancy Guidebook states “it is likely that actual expenses will not match what
was anticipated. Typically, this would not be considered an underpayment as
long as at the time of the annual reexamination, the expenses were calculated
based on the appropriate verification” [New PH OCC GB, Income
Determinations, p. 30]. For annual reexaminations, the PHA will use information
for the previous 12-month period.
6-III.B. DEPENDENT DEDUCTION
An allowance of $480 is deducted from annual income for each dependent (which
amount will be adjusted by HUD annually in accordance with the Consumer Price Index
for Urban Wage Earners and Clerical Workers, rounded to the next lowest multiple of
$25) [24 CFR 5.611(a)(1)]. Dependent is defined as any family member other than the
head, spouse, or cohead who is under the age of 18 or who is 18 or older and is a
person with disabilities or a full-time student. Foster children, foster adults, and live-in
aides are never considered dependents [24 CFR 5.603(b)].
6-III.C. ELDERLY OR DISABLED FAMILY DEDUCTION
A single deduction of $525 is taken for any elderly or disabled family (which amount will
be adjusted by HUD annually in accordance with the Consumer Price Index for Urbab
Wage Earners and Clerical Workers, rounded to the next lowest multiple of $25) [24
CFR 5.611(a)(2).
An elderly family is a family whose head, spouse, cohead, or sole member is 62 years
of age or older, and a disabled family is a family whose head, spouse, cohead, or sole
member is a person with disabilities [24 CFR 5.403].
6-III.D. HEALTH AND MEDICAL CARE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR
5.611(A)(3)(I)]
Unreimbursed health and medical care expenses may be deducted to the extent that, in
combination with any disability assistance expenses, they exceed ten percent of annual
income.
This deduction is permitted only for families in which the head, spouse, or cohead is at
least 62 or is a person with disabilities. If a family is eligible for a medical expense
deduction, the medical expenses of all family members are counted.

6-43
Definition of Medical Expenses
HUD regulations define health and medical care expenses at 24 CFR 5.603(b) to mean
“any costs incurred in the diagnosis, cure, mitigation, treatment, or prevention of
disease or payments for treatments affecting any structure or function of the body.
Health and medical care expenses include medical insurance premiums and long-term
care premiums that are paid or anticipated during the period for which annual income is
computed.”
Medical insurance premiums continue to be eligible health and medical care expenses.
Health and medical care expenses may be deducted from annual income only if they
are eligible and not otherwise reimbursed and may only be deducted for elderly or
disabled families.
Although HUD revised the definition of health and medical care expenses to reflect the
Internal Revenue Service (IRS) general definition of medical expenses, HUD is not
permitting PHAs to specifically align their policies with IRS Publication 502 for
determining which expenses are included in HUD’s mandatory deduction for health and
medical care expenses. PHAs must review each expense to determine whether it is
eligible in accordance with HUD’s definition of health and medical care expenses.
Families that Qualify for Both Health and Medical and Disability Assistance
Expenses
PHA Policy
This policy applies only to families in which the head, spouse, or cohead is 62 or
older or is a person with disabilities.
When expenses anticipated by a family could be defined as either a health and
medical care or disability assistance expenses, the PHA will consider them
health and medical care expenses unless it is clear that the expenses are
incurred exclusively to enable a person with disabilities to work.
6-III.E. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.603(B) AND
24 CFR 5.611(A)(3)(II)]
Unreimbursed reasonable expenses for attendant care and auxiliary apparatus for each
member of the family who is a person with disabilities may be deducted if they: (1) are
necessary to enable a family member 18 years or older to work, (2) are not paid to a
family member or reimbursed by an outside source, (3) in combination with any medical
expenses, exceed ten percent of annual income, and (4) do not exceed the earned
income received by the family member who is enabled to work.

6-44
Earned Income Limit on the Disability Assistance Expense Deduction
A family can qualify for the disability assistance expense deduction only if at least one
family member (who may be the person with disabilities) is enabled to work [24 CFR
5.603(b)].
The disability expense deduction is capped by the amount of “earned income received
by family members who are 18 years of age or older and who are able to work” because
of the expense [24 CFR 5.611(a)(3)(ii)]. The earned income used for this purpose is the
amount verified before any earned income disallowances or income exclusions are
applied.
PHA Policy
The family must identify the family members enabled to work as a result of the
disability assistance expenses. In evaluating the family’s request, the PHA will
consider factors such as how the work schedule of the relevant family members
relates to the hours of care provided, the time required for transportation, the
relationship of the family members to the person with disabilities, and any special
needs of the person with disabilities that might determine which family members
are enabled to work.
When the PHA determines that the disability assistance expenses enable more
than one family member to work, the disability assistance expenses will be
capped by the sum of the family members’ incomes [New PH Occ GB, Income
Determination, p. 28]
Eligible Auxiliary Apparatus [Notice PIH 2023-27]
Auxiliary apparatus items may include expenses for wheelchairs, ramps, adaptations to
vehicles, guide dogs, assistance animals, or special equipment to enable a person who
is blind or has low vision to read or type, or special equipment to assist a person who is
deaf or hard of hearing.
Eligible Attendant Care [Notice PIH 2023-27]
Examples of attendant care expenses can include teaching a person with disabilities
how to perform day-to-day tasks independently like cleaning, bathing, doing laundry,
and cooking. Attendant care can be 24-hour care, or care during sporadic periods
throughout the day. The family determines the type of attendant care that is appropriate
for the person with disabilities.
PHA Policy
Attendant care expenses will be included for the period that the person enabled
to work is employed plus reasonable transportation time. The cost of general
housekeeping and personal services is not an eligible attendant care expense.
However, if the person enabled to work is the person with disabilities, personal
services necessary to enable the person with disabilities to work are eligible.

6-45
If the care attendant also provides other services to the family, the PHA will
prorate the cost and allow only that portion of the expenses attributable to
attendant care that enables a family member to work. For example, if the care
provider also cares for a child who is not the person with disabilities, the cost of
care must be prorated. Unless otherwise specified by the care provider, the
calculation will be based upon the number of hours spent in each activity and/or
the number of persons under care.
Payments to Family Members
No disability expenses may be deducted for payments to a member of a tenant family
[23 CFR 5.603(b)].  However, expenses paid to a relative who is not a member of the
tenant family may be deducted if they are not reimbursed by an outside source.
Necessary and Reasonable Expenses
The family determines the type of care or auxiliary apparatus to be provided and must
describe how the expenses enable a family member to work. The family must certify
that the disability assistance expenses are necessary and are not paid or reimbursed by
any other source.
PHA Policy
The PHA determines the reasonableness of the expenses based on typical costs
of care or apparatus in the locality. To establish typical costs, the PHA will collect
information from organizations that provide services and support to persons with
disabilities. A family may present, and the PHA will consider, the family’s
justification for costs that exceed typical costs in the area.
Families that Qualify for Both Health and Medical and Disability Assistance
Expenses
PHA Policy
This policy applies only to families in which the head or spouse is 62 or older or
is a person with disabilities.
When expenses anticipated by a family could be defined as either health and
medical care or disability assistance expenses, the PHA will consider them
health and medical care expenses unless it is clear that the expenses are
incurred exclusively to enable a person with disabilities to work.
6-III.F. CHILDCARE EXPENSE DEDUCTION
HUD defines childcare expenses at 24 CFR 5.603(b) as “amounts anticipated to be paid
by the family for the care of children under 13 years of age (including foster children)
during the period for which annual income is computed, but only where such care is
necessary to enable a family member to actively seek employment, be gainfully

6-46
employed, or to further their education and only to the extent such amounts are not
reimbursed. The amount deducted shall reflect reasonable charges for childcare.
In the case of childcare necessary to permit employment, the amount deducted shall not
exceed the amount of employment income that is included in annual income.”
Clarifying the Meaning of Child for This Deduction
Childcare expenses do not include child support payments made to another on behalf of
a minor who is not living in an assisted family’s household [VG, p. 26]. However,
childcare expenses for foster children that are living in the assisted family’s household
are included when determining the family’s childcare expenses [HCV GB, p. 5-29].
Qualifying for the Deduction
Determining Who is Enabled to Pursue an Eligible Activity
PHA Policy
The family must identify the family member(s) enabled to pursue an eligible
activity. The term eligible activity in this section means any of the activities that
may make the family eligible for a childcare deduction (seeking work, pursuing an
education, or being gainfully employed).
In evaluating the family’s request, the PHA will consider factors such as how the
schedule for the claimed activity relates to the hours of care provided, the time
required for transportation, the relationship of the family member(s) to the child,
and any special needs of the child that might help determine which family
member is enabled to pursue an eligible activity.
Seeking Work
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to seek
employment, the family must provide evidence of the family member’s efforts to
obtain employment at each reexamination. The deduction may be reduced or
denied if the family member’s job search efforts are not commensurate with the
childcare expense being allowed by the PHA.
Furthering Education
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to further
their education, the member must be enrolled in school (academic or vocational)
or participating in a formal training program. The family member is not required to
be a full-time student, but the time spent in educational activities must be
commensurate with the childcare claimed.

6-47
Being Gainfully Employed
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to be
gainfully employed, the family must provide evidence of the family member’s
employment during the time that childcare is being provided. Gainful employment
is any legal work activity (full- or part-time) for which a family member is
compensated.
Earned Income Limit on Childcare Expense Deduction
When a family member looks for work or furthers their education, there is no cap on the
amount that may be deducted for childcare – although the care must still be necessary
and reasonable. However, when childcare enables a family member to work, the
deduction is capped by “the amount of employment income that is included in annual
income” [24 CFR 5.603(b)].
The earned income used for this purpose is the amount of earned income verified after
any earned income disallowances or income exclusions are applied.
When the person who is enabled to work is a person with disabilities who receives the
earned income disallowance (EID) or a full-time student whose earned income above
$480 is excluded, childcare costs related to enabling a family member to work may not
exceed the portion of the person’s earned income that actually is included in annual
income. For example, if a family member who qualifies for the EID makes $15,000 but
because of the EID only $5,000 is included in annual income, childcare expenses are
limited to $5,000.
The PHA must not limit the deduction to the least expensive type of childcare. If the
care allows the family to pursue more than one eligible activity, including work, the cap
is calculated in proportion to the amount of time spent working [HCV GB, p. 5-30].
PHA Policy
When the childcare expense being claimed is to enable a family member to work,
only one family member’s income will be considered for a given period of time.
When more than one family member works during a given period, the PHA
generally will limit allowable childcare expenses to the earned income of the
lowest-paid member. The family may provide information that supports a request
to designate another family member as the person enabled to work.
Eligible Child Care Expense
The type of care to be provided is determined by the tenant family. The PHA may not
refuse to give a family the childcare expense deduction because there is an adult family
member in the household that may be available to provide childcare [VG, p. 26].

6-48
Allowable Child Care Activities
PHA Policy
For school-age children, costs attributable to public or private school activities
during standard school hours are not considered. Expenses incurred for
supervised activities after school or during school holidays (e.g., summer day
camp, after-school sports league) are allowable forms of childcare.
The costs of general housekeeping and personal services are not eligible.
Likewise, childcare expenses paid to a family member who lives in the family’s
unit are not eligible; however, payments for childcare to relatives who do not live
in the unit are eligible.
If a childcare provider also renders other services to a family or childcare is used
to enable a family member to conduct activities that are not eligible for
consideration, the PHA will prorate the costs and allow only that portion of the
expenses that is attributable to childcare for eligible activities. For example, if the
care provider also cares for a child with disabilities who is 13 or older, the cost of
care will be prorated. Unless otherwise specified by the childcare provider, the
calculation will be based upon the number of hours spent in each activity and/or
the number of persons under care.
Necessary and Reasonable Costs
Childcare expenses will be considered necessary if: (1) a family adequately explains
how the care enables a family member to work, actively seek employment, or further
their education, and (2) the family certifies, and the childcare provider verifies, that the
expenses are not paid or reimbursed by any other source.
PHA Policy
Childcare expenses will be considered for the time required for the eligible
activity plus reasonable transportation time. For childcare that enables a family
member to go to school, the time allowed may include not more than one study
hour for each hour spent in class.
To establish the reasonableness of childcare costs, the PHA will use the
schedule of childcare costs from a qualified local entity that either subsidizes
childcare costs or licenses childcare providers.   Families may present, and the
PHA will consider, justification for costs that exceed typical costs in the area.
6-III.G. HARDSHIP EXEMPTIONS [24 CFR 5.611(c), (d), and (e)]
Health and Medical Care and Disability Assistance Expenses [24 CFR 5.611(c);
Notice PIH 2023-27]

6-49
The regulations provide for two types of hardship exemption categories for families that
qualify for unreimbursed health and medical care expenses and/or disability assistance
expenses. A family will benefit from this hardship exemption only if the family has
eligible expenses that can be deducted in excess of five percent of annual income. In
order to claim unreimbursed health and medical care expenses, the family must have a
head, cohead, or spouse that is elderly or a person with a disability. In order to claim
unreimbursed reasonable attendant care and auxiliary apparatus expenses, the family
must include a person with a disability, and the expenses must enable any member of
the family (including the member who is a person with a disability) to be employed.
Families may be eligible for relief under one of two categories; phased-in relief or
general relief, as defined below.
Phased-In Relief
The first category is applicable to all families who received a deduction for
unreimbursed health and medical care and/or reasonable attendant care or auxiliary
apparatus expenses based on their most recent income review. The family must receive
phased-in relief if they are determined to be eligible. These families will begin receiving
a 24-month phased-in relief at their next annual or interim reexamination, whichever
occurs first.
For these families, the threshold amount is phased-in as follows:

The family is eligible for a deduction totaling the sum of expenses that exceeds 5
percent of annual income for the first 12 months.

At the conclusion of 12 months, the family is eligible for a deduction totaling the sum
of their expenses that exceed 7.5 percent of annual income for another 12 months.

At the conclusion of 24 months, the standard threshold amount of 10 percent would
be used, unless the family qualifies for relief under the general hardship relief
category.
-
When an eligible family’s phased-in relief begins at an interim reexamination, the
PHA will need to process another transaction one year later to move the family
along to the next phase. The transaction can be either an interim reexamination if
triggered, or a non-interim reexamination transaction.
Prior to the end of the 24-month period, the family may request a hardship exemption
under the second category as described below. If the family is found eligible under the
second category, the hardship exemption under the first category ends, and the family’s
hardship is administered in accordance with the requirements listed below. Once a
family requests general relief, the family may no longer receive phased-in relief.
PHAs must track the 24-month phase-period for each eligible family, even if a family’s
expenses go below the appropriate phase-in percentage, during the first or second 12-
month phase-in period. The phase-in must continue for families who move to another
public housing unit at the same PHA. When the family is treated as a new admission

6-50
under a different property/program (e.g., the family moves from public housing to the
HCV program), unless the PHA has a written policy to continue the phased-in relief
upon admission, the family’s expense deduction will be calculated using the 10-percent
threshold unless request for general relief is approved by the PHA.
PHA Policy
The PHA will not continue the phased-in relief for families who move from the
HCV program to public housing. These families will be treated as new
admissions and the sum of expenses that exceeds 10 percent of annual income
will be used to calculate their adjusted income.
General Relief
The second category is for families that can demonstrate:

Their health and medical and/or disability assistance expenses increased (other than
the transition to the higher threshold); or

The family’s financial hardship is a result of a change in circumstances (as defined in
PHA policy) that would not otherwise trigger an interim reexamination.
The family may request a hardship exemption under the second category regardless of
whether the family previously received the health and medical and/or disability
assistance deductions or are currently or were previously receiving relief under the
phased-in relief category above. HUD requires that PHAs develop policies defining what
constitutes a hardship for purposes of this exemption.
The PHA must obtain third-party verification of the hardship or must document in the file
the reason third-party verification was not available. PHAs must attempt to obtain third-
party verification prior to the end of the 90-day hardship exemption period.
PHA Policy
To qualify for a hardship exemption, a family must submit a request in writing.
The request must show that the family’s health and medical and/or disability
assistance expenses have increased (other than the transition to the higher
threshold) or that the family’s financial hardship is a result of a change in
circumstances. The PHA defines a change in circumstances as a decrease in
income or increase in other expenses that has resulted in the family’s financial
hardship but does not, on its own, trigger an interim reexam in accordance with
PHA policies.
Examples of circumstances constituting a financial hardship may include the
following situations:
The family is awaiting an eligibility determination for a federal, state, or
local assistance program, such as a determination for unemployment
compensation or disability benefits;

6-51
The family’s income decreased because of a loss of employment, death of
a family member, or due to a natural or federal/state declared disaster; or
Other circumstances as determined by the PHA.
The family must provide third-party verification of the hardship with the request. If
third-party verification is not available, the PHA will document the file with the
reason and will attempt to obtain third-party verification prior to the end of the 90-
day hardship exemption period.
The PHA must promptly notify the family in writing of the change in the determination of
adjusted income and the family’s rent resulting from hardship exemptions. The notice
must inform the family of when the hardship exemption will begin and expire [24 CFR
5.611(e)(2)].
PHA Policy
The PHA will make a determination of whether the family qualifies within 30
calendar days and will notify the family in writing of the result within 10 business
days of the determination.
If the PHA denies the hardship exemption request, the PHA notice will
also state that if the family does not agree with the PHA determination, the
family may request a hearing.
If the family qualifies for an exemption, the PHA will include the date the
hardship exemption will begin and the date it will expire as well as
information on how to request a 90-day extension based on family
circumstances.
If the family qualifies, the family will receive a deduction for the sum of eligible expenses
that exceed five percent of annual income.
The family’s hardship relief ends when the circumstances that made the family eligible
for the relief are no longer applicable or after 90 days, whichever is earlier. However,
the PHA may, at its discretion, extend the relief for one or more additional 90-day
periods while the family’s hardship condition continues. PHAs are not limited to a
maximum number of 90-day extensions. PHAs must establish written policies regarding
the types of circumstances that will allow a family to qualify for a financial hardship and
when such deductions may be eligible for additional 90-day extensions. PHAs must
develop policies requiring families to report if the circumstances that made the family
eligible for the hardship exemption are no longer applicable.
PHA Policy
The family may request an extension either orally or in writing prior to the end of
the hardship exemption period. The PHA will extend relief for an additional 90-
days if the family demonstrates to the PHA’s satisfaction that the family continues
to qualify for the hardship exemption based on circumstances described above.
The PHA will require updated verification based on the family’s current

6-52
circumstances. Additional extension may be granted on a case-by-case basis
provided the family continues to request extensions prior to the end of each
hardship exemption period. Families must report if the circumstances that made
the family eligible for the hardship exemption are no longer applicable. At any
time, the PHA may terminate the hardship exemption if the PHA determines that
the family no longer qualifies for the exemption.
Childcare Expense Hardship Exemption [24 CFR 5.611(d) and Notice PIH 2023-27]
A family whose eligibility for the childcare expense deduction is ending may request a
financial hardship exemption to continue receiving the deduction. If the family
demonstrates to the PHA’s satisfaction that the family is unable to pay their rent
because of the loss of the childcare expense deduction, and that the childcare expense
is still necessary even though the family member is not working, looking for work, or
seeking to further their education, the PHA must recalculate the family’s adjusted
income and continue the childcare deduction.
The PHA must develop a policy to define what constitutes a hardship, which includes
the family’s inability to pay rent. The PHA must obtain third-party verification of the
hardship or must document in the file the reason third-party verification was not
available. PHAs must attempt to obtain third-party verification prior to the end of the 90-
day hardship exemption period.
PHA Policy
For a family to qualify, they must demonstrate that their inability to pay rent would
be as a result of the loss of this deduction. The PHA defines this hardship as a
potential decrease in income or increase in other expenses that would result from
the loss of the childcare expense and such loss would impact the family’s ability
to pay their rent.
Some factors to consider when determining if the family is unable to pay rent
may include determining that the rent, utility payment, and applicable expenses
(childcare expenses or health and medical expenses) are more than 40 percent
of the family’s adjusted income, or verifying whether the family has experienced
unanticipated expenses, such as large medical bills, that have affected their
ability to pay their rent.
The family must also demonstrate that the childcare expense is still necessary
even though the family member is no longer employed or furthering their
education. The PHA will consider qualification under this criterion on a case-by
case basis (for example, if the family member who was employed has left their
job in order to provide uncompensated care to an elderly friend or family member
who is severely ill and lives across town).
The family must provide third-party verification of the hardship with the request. If
third-party verification is not available, the PHA will document the file with the

6-53
reason and will attempt to obtain third-party verification prior to the end of the 90-
day hardship exemption period.
The PHA must promptly notify the family in writing of the change in the determination of
adjusted income and the family’s rent resulting from hardship exemptions.
If the PHA denies the request, the notice must specifically state the reason for the
denial. PHAs must provide families 30 days’ notice of any increase in rent.
If the PHA approves the request, the notice must inform the family of when the hardship
exemption will begin and expire [24 CFR 5.611(e)(2)]. The notice must also state the
requirement for the family to report to the PHA if the circumstances that made the family
eligible for relief are no longer applicable and that the family’s adjusted income and
tenant rent will be recalculated upon expiration of the hardship exemption [Notice PIH
2023-27].
PHA Policy
The PHA will make a determination of whether the family qualifies within 30
calendar days and will notify the family in writing of the result within 10 business
days of the determination.
If the PHA denies the hardship exemption request, the PHA notice will
also state that if the family does not agree with the PHA determination, the
family may request a grievance hearing.
If the family qualifies for an exemption, the PHA will include all required
information listed above as well as information on how to request a 90-day
extension based on family circumstances.
If the family qualifies, the hardship exemption and the resulting alternative adjusted
income calculation must remain in place for a period of up to 90 days.
The PHA may, at its discretion, extend the hardship exemptions for additional 90-day
periods based on family circumstances and as stated in PHA policies. PHAs are not
limited to a maximum number of 90-day extensions.  PHAs must develop policies
requiring families to report if the circumstances that made the family eligible for the
hardship exemption are no longer applicable.
PHAs must promptly notify families in writing if they are denied either an initial hardship
exemption or an additional 90-day extension of the exemption. If the PHA denies the
request, the notice must specifically state the reason for the denial.
PHAs must notify the family if the hardship exemption is no longer necessary, and the
hardship exemption will be terminated because the circumstances that made the family
eligible for the exemption are no longer applicable. The notice must state the
termination date and provide 30 days’ notice of rent increase, if applicable.
PHA Policy

6-54
The family may request an extension either orally or in writing prior to the end of
the hardship exemption period. The PHA will extend relief for an additional 90-
days if the family demonstrates to the PHA’s satisfaction that the family continues
to qualify for the hardship exemption. The PHA will require updated verification
based on the family’s current circumstances. Additional extensions may be
granted on a case-by-case basis provided the family continues to request
extensions prior to the end of each hardship exemption period. Families must
report if the circumstances that made the family eligible for the hardship
exemption are no longer applicable. At any time, the PHA may terminate the
hardship exemption if the PHA determines that the family no longer qualifies for
the exemption.
6-III.H. PERMISSIVE DEDUCTIONS [24 CFR 5.611(b)(1)(i)]
The PHA may adopt additional permissive deductions from annual income if they
establish a policy in the ACOP.  Permissive deductions are additional, optional
deductions that may be applied to annual income. As with mandatory deductions,
permissive deductions must be based on need or family circumstance and deductions
must be designed to encourage self-sufficiency or other economic purpose.  If the PHA
offers permissive deductions, they must be granted to all families that qualify for them
and should complement existing income exclusions and deductions [PH Occ GB, p.
128].  Permissive deductions may be used to incentivize or encourage self-sufficiency
and economic mobility.
If the PHA chooses to adopt permissive deductions, the PHA is not eligible for an
increase in Capital Fund and Operating Fund formula grants based on the application of
those deductions. The PHA must establish a written policy for such deductions.
The Form HUD-50058 Instruction Booklet states that the maximum allowable amount
for total permissive deductions is less than $90,000 per year.
PHA Policy
The PHA has opted not to use permissive deductions.

6-55
PART IV: CALCULATING RENT
6-IV.A. OVERVIEW OF INCOME-BASED RENT CALCULATIONS
The first step in calculating income-based rent is to determine each family’s total tenant
payment (TTP). Then, if the family is occupying a unit that has tenant-paid utilities, the
utility allowance is subtracted from the TTP. The result of this calculation, if a positive
number, is the tenant rent. If the TTP is less than the utility allowance, the result of this
calculation is a negative number, and is called the utility reimbursement, which may be
paid to the family or directly to the utility company by the PHA.
TTP Formula [24 CFR 5.628]
HUD regulations specify the formula for calculating the total tenant payment (TTP) for a
tenant   family. TTP is the highest of the following amounts, rounded to the nearest
dollar:

30 percent of the family’s monthly adjusted income (adjusted income is defined in
Part II)

10 percent of the family’s monthly gross income (annual income, as defined in
Part I, divided by 12)

The welfare rent (in as-paid states only)

A minimum rent between $0 and $50 that is established by the PHA
The PHA has authority to suspend and exempt families from minimum rent when a
financial hardship exists, as defined in Section 6-IV.B.
Welfare Rent [24 CFR 5.628]
PHA Policy
Welfare rent does not apply in this locality.
Minimum Rent [24 CFR 5.630]
PHA Policy
The minimum rent for this locality is $50.
Optional Changes to Income-Based Rents [24 CFR 960.253(c)(2) and PH Occ GB,
pp. 131-134]
PHAs have been given very broad flexibility to establish their own, unique rent
calculation systems as long as the rent produced is not higher than that calculated using
the TTP and mandatory deductions. At the discretion of the PHA, rent policies may
structure a system that uses combinations of permissive deductions, escrow accounts,
income-based rents, and the required flat and minimum rents.

6-56
The PHA’s minimum rent and rent choice policies still apply to affected families. Utility
allowances are applied to PHA designed income-based rents in the same manner as
they are applied to the regulatory income-based rents.
The choices are limited only by the requirement that the method used not produce a
TTP or tenant rent greater than the TTP or tenant rent produced under the regulatory
formula.
PHA Policy
The PHA chooses not to adopt optional changes to income-based rents.
Ceiling Rents / Flat Rents [24 CFR 960.253(c)(2) and (d)]
Ceiling rents are used to cap income-based rents. They are part of the income-based
formula. If the calculated TTP exceeds the ceiling rent for the unit, the ceiling rent is
used to calculate tenant rent (ceiling rent/TTP minus utility allowance). Increases in
income do not affect the family since the rent is capped. The use of ceiling rents fosters
upward mobility and income mixing.
Because of the mandatory use of flat rents, the primary function of ceiling rents now is
to assist families who cannot switch back to flat rent between annual reexaminations
and would otherwise be paying an income-based tenant rent that is higher than the flat
rent.
Ceiling rents must be set to the level required for flat rents (which will require the
addition of the utility allowance to the flat rent for properties with tenant-paid utilities)
[PH Occ GB, p. 135].
PHA Policy
The PHA chooses not to use ceiling rents.
Utility Reimbursement [24 CFR 982.514(b); 982.514]
Utility reimbursement occurs when any applicable utility allowance for tenant-paid
utilities exceeds the TTP. HUD permits the PHA to pay the reimbursement to the family
or directly to the utility provider.
PHA Policy
The PHA will make all utility reimbursement payments to qualifying families to the
electric utility company(s) of their choice.
The PHA may make all utility reimbursement payments to qualifying families on a
monthly basis or may make quarterly payments when the monthly reimbursement
amount is $15.00 or less. Reimbursements must be made once per calendar-year
quarter, either prospectively or retroactively, and must be prorated if the family leaves
the program in advance of its next quarterly reimbursement. The PHA must also adopt
hardship policies for families for whom receiving quarterly reimbursement would create

6-57
a financial hardship. The PHA must issue reimbursements that exceed $15.00 per
month on a monthly basis.
PHA Policy
The PHA will issue all utility reimbursements monthly.
6-IV.B. FINANCIAL HARDSHIPS AFFECTING MINIMUM RENT [24 CFR 5.630]
Overview
If the PHA establishes a minimum rent greater than zero, the PHA must grant an
exemption from the minimum rent if a family is unable to pay the minimum rent because
of financial hardship.
The financial hardship exemption applies only to families required to pay the minimum
rent. If a family’s TTP is higher than the minimum rent, the family is not eligible for a
hardship exemption. If the PHA determines that a hardship exists, the TTP is the
highest of the remaining components of the family’s calculated TTP.
HUD-Defined Financial Hardship
Financial hardship includes the following situations:
(1) The family has lost eligibility for or is awaiting an eligibility determination for a
federal, state, or local assistance program. This includes a family member who is
a noncitizen lawfully admitted for permanent residence under the Immigration and
Nationality Act who would be entitled to public benefits but for Title IV of the
Personal Responsibility and Work Opportunity Act of 1996.
PHA Policy
A hardship will be considered to exist only if the loss of eligibility has an impact
on the family’s ability to pay the minimum rent.
For a family waiting for a determination of eligibility, the hardship period will end
as of the first of the month following (1) implementation of assistance, if
approved, or (2) the decision to deny assistance. A family whose request for
assistance is denied may request a hardship exemption based upon one of the
other allowable hardship circumstances.
(2) The family would be evicted because it is unable to pay the minimum rent.
PHA Policy

6-58
For a family to qualify under this provision, the cause of the potential eviction
must be the family’s failure to pay rent or tenant-paid utilities.
(3) Family income has decreased because of changed family circumstances,
including the loss of employment.
(4) A death has occurred in the family.
PHA Policy
In order to qualify under this provision, a family must describe how the death has
created a financial hardship (e.g., because of funeral-related expenses or the
loss of the family member’s income).
(5) The family has experienced other circumstances determined by the PHA.
PHA Policy
The PHA has not established any additional hardship criteria.
Implementation of Hardship Exemption
Determination of Hardship
When a family requests a financial hardship exemption, the PHA must suspend the
minimum rent requirement beginning the first of the month following the family’s
request.
The PHA then determines whether the financial hardship exists and whether the
hardship is temporary or long-term.
PHA Policy
The PHA defines temporary hardship as a hardship expected to last 90 days or
less.  Long term hardship is defined as a hardship expected to last more than 90
days.
When the minimum rent is suspended, the family share reverts to the highest of the
remaining components of the calculated TTP. The example below demonstrates the
effect of the minimum rent exemption.
Example: Impact of Minimum Rent Exemption
Assume the PHA has established a minimum rent of $50.
TTP – No Hardship
TTP – With Hardship
$0
$15
30% of monthly adjusted income
10% of monthly gross income
$0
$15
30% of monthly adjusted income
10$ of monthly gross income
N/A
Welfare rent
N/A
Welfare rent

6-59
$50
Minimum rent
$50
Minimum rent
Minimum rent applies
TTP = $50
Hardship exemption granted
TTP = $15
PHA Policy
To qualify for a hardship exemption, a family must submit a request for a
hardship exemption in writing. The request must explain the nature of the
hardship and how the hardship has affected the family’s ability to pay the
minimum rent.
The PHA will make the determination of hardship within 30 calendar days.
No Financial Hardship
If the PHA determines there is no financial hardship, the PHA will reinstate the minimum
rent and require the family to repay the amounts suspended.
For procedures pertaining to grievance hearing requests based upon the PHA’s denial
of a hardship exemption, see Chapter 14, Grievances and Appeals.
PHA Policy
The PHA will require the family to repay the suspended amount within 30
calendar days of the PHA’s notice that a hardship exemption has not been
granted.
Temporary Hardship
If the PHA determines that a qualifying financial hardship is temporary, the PHA must
suspend the minimum rent for the 90-day period beginning the first of the month
following the date of the family’s request for a hardship exemption.
At the end of the 90-day suspension period, the family must resume payment of the
minimum rent and must repay the PHA the amounts suspended. HUD requires the PHA
to offer a reasonable repayment agreement, on terms and conditions established by the
PHA. The PHA also may determine that circumstances have changed, and the hardship
is now a long-term hardship.
For procedures pertaining to grievance hearing requests based upon the PHA’s denial
of a hardship exemption, see Chapter 14, Grievances and Appeals.
PHA Policy
The PHA will enter into a repayment agreement in accordance with the PHA's
repayment agreement policy (see Chapter 16).

6-60
Long-Term Hardship
If the PHA determines that the financial hardship is long-term, the PHA must exempt the
family from the minimum rent requirement for so long as the hardship continues. The
exemption will apply from the first of the month following the family’s request until the
end of the qualifying hardship. When the financial hardship has been determined to be
long-term, the family is not required to repay the minimum rent.
PHA Policy
The hardship period ends when any of the following circumstances apply:
(1) At an interim or annual reexamination, the family’s calculated TTP is greater
than the minimum rent.
(2) For hardship conditions based on loss of income, the hardship condition will
continue to be recognized until new sources of income are received that are
at least equal to the amount lost. For example, if a hardship is approved
because a family no longer receives a $60/month child support payment,
the hardship will continue to exist until the family receives at least
$60/month in income from another source or once again begins to receive
the child support.
(3) For hardship conditions based upon hardship-related expenses, the
minimum rent exemption will continue to be recognized until the cumulative
amount exempted is equal to the expense incurred.
6-IV.C. UTILITY ALLOWANCES [24 CFR 965, SUBPART E]
Overview
Utility allowances are provided to families paying income-based rents when the cost of
utilities is not included in the rent. When determining a family’s income-based rent, the
PHA must use the utility allowance applicable to the type of dwelling unit leased by the
family.
For policies on establishing and updating utility allowances, see Chapter 16.
Reasonable Accommodation and Individual Relief
On request from a family, PHAs must approve a utility allowance that is higher than the
applicable amount for the dwelling unit if a higher utility allowance is needed as a
reasonable accommodation to make the program accessible to and usable by the family
with a disability [24 CFR 8 and 100, PH Occ GB, p. 172].

6-61
Likewise, residents with disabilities may not be charged for the use of certain resident-
supplied appliances if there is a verified need for special equipment because of the
disability [PH Occ GB, p. 172].
See Chapter 2 for policies related to reasonable accommodations.
Further, the PHA may grant requests for relief from charges in excess of the utility
allowance on reasonable grounds, such as special needs of the elderly, ill, or residents
with disabilities, or special factors not within control of the resident, as the PHA deems
appropriate. The family must request the higher allowance and provide the PHA with an
explanation about the additional allowance required.
PHAs should develop criteria for granting individual relief, notify residents about the
availability of individual relief, and notify participants about the availability of individual
relief programs (sometimes referred to as “Medical Baseline discounts”) offered by the
local utility company [Utility Allowance GB, p. 19; 24 CFR 965.508].
PHA Policy
The family must request the higher allowance and provide the PHA with
information about the amount of additional allowance required.
The PHA will consider the following criteria as valid reasons for granting
individual relief:
The family’s consumption was mistakenly portrayed as excessive due to
defects in the meter or errors in the meter reading.
The excessive consumption is caused by a characteristic of the unit or
owner-supplied equipment that is beyond the family’s control, such as a
particularly inefficient refrigerator or inadequate insulation. The allowance
should be adjusted to reflect the higher consumption needs associated
with the unit until the situation is remedied. The resident should be granted
individual relief until the allowance is adjusted.
The excessive consumption is due to special needs of the family that are
beyond their control, such as the need for specialized equipment in the
case of a family member who is ill, elderly, or who has a disability.
In determining the amount of the reasonable accommodation or individual relief,
the PHA will allow a reasonable measure of additional usage as necessary. To
arrive at the amount of additional utility cost of specific equipment, the family may
provide information from the manufacturer of the equipment, or the family or PHA
may conduct an internet search for an estimate of usage or additional monthly
cost.
Information on reasonable accommodation and individual relief for charges in
excess of the utility allowance will be provided to all residents at move-in and
with any notice of proposed allowances, schedule surcharges, and revisions. The

6-62
PHA will also provide information on utility relief programs or medical discounts
(sometimes referred to as “Medical Baseline discounts”) that may be available
through local utility providers.
The family must request the higher allowance and provide the PHA with
information about the amount of additional allowance required.
At its discretion, the PHA may reevaluate the need for the increased utility
allowance as a reasonable accommodation at any regular reexamination.
If the excessive consumption is caused by a characteristic of the unit or PHA-
supplied equipment that is beyond the family’s control, such as a particularly
inefficient refrigerator or inadequate insulation, the individual relief to the resident
will cease when the situation is remedied.
Utility Allowance Revisions [24 CFR 965.507]
The PHA must review at least annually the basis on which utility allowances have been
established and, if reasonably required in order to continue adherence to standards
described in 24 CFR 965.505, must establish revised allowances.
The PHA must revise the utility allowance schedule if there is a rate change that by
itself or together with prior rate changes not adjusted for, results in a change of 10
percent or more from the rates on which such allowances were based.
Adjustments to resident payments as a result of such changes must be retroactive to
the first day of the month following the month in which the last rate change taken into
account in such revision became effective. Such rate changes are not subject to the 60-
day notice [24 CFR 965.507(b)].
The tenant rent calculations must reflect any changes in the PHA’s utility allowance
schedule [24 CFR 960.253(c)(3)].
PHA Policy
Between annual reviews of utility allowances, the PHA will only revise its utility
allowances due to a rate change, when required to by the regulation.
6-IV.D. PRORATED RENT FOR MIXED FAMILIES [24 CFR 5.520]
HUD regulations prohibit assistance to ineligible family members. A mixed family is one
that includes at least one U.S. citizen or eligible immigrant and any number of ineligible
family members. Except for non-public housing over income families, the PHA must
prorate the assistance provided to a mixed family. The PHA will first determine TTP as if
all family members were eligible and then prorate the rent based upon the number of
family members that actually are eligible. To do this, the PHA must:

6-63
(1) Subtract the TTP from the flat rent applicable to the unit. The result is the
maximum subsidy for which the family could qualify if all members were eligible.
(2) Divide the family maximum subsidy by the number of persons in the family to
determine the maximum subsidy per each family member who is eligible
(member maximum subsidy).
(3) Multiply the member maximum subsidy by the number of eligible family
members.
(4) Subtract the subsidy calculated in the last step from the flat rent.  This is the
prorated TTP.
(5) Subtract the utility allowance for the unit from the prorated TTP.  This is the
prorated rent for the mixed family.
PHA Policy
Revised public housing flat rents will be applied to a mixed family’s rent
calculation at the first annual reexamination after the revision is adopted.
(6) When the mixed family’s TTP is greater than the applicable flat rent, use the TTP
as the prorated TTP. The prorated TTP minus the utility allowance is the prorated
rent for the mixed family.
6-IV.E. FLAT RENTS AND FAMILY CHOICE IN RENTS [24 CFR 960.253]
Flat Rents [24 CFR 960.253(b)]
The flat rent is designed to encourage self-sufficiency and to avoid creating
disincentives for continued residency by families who are attempting to become
economically self-sufficient.
Changes in family income, expenses, or composition will not affect the flat rent amount
because it is outside the income-based formula.
Policies related to the reexamination of families paying flat rent are contained in Chapter
9, and policies related to the establishment and review of flat rents are contained in
Chapter 16.
Family Choice in Rents [24 CFR 960.253(a) and (e)]

6-64
With the exception of non-public housing over income families, once each year, the
PHA must offer families the choice between a flat rent and an income-based rent. The
family may not be offered this choice more than once a year. The PHA must document
that flat rents were offered to families under the methods used to determine flat rents
for the PHA.
PHA Policy
The annual PHA offer to a family of the choice between flat and income-based
rent will be conducted upon admission and upon each subsequent annual
reexamination.
The PHA will require families to submit their choice of flat or income-based rent
in writing and will maintain such requests in the tenant file as part of the
admission or annual reexamination process.
The PHA must provide sufficient information for families to make an informed choice.
This information must include the PHA’s policy on switching from flat rent to income-
based rent due to financial hardship and the dollar amount of the rent under each
option. However, if the family chose the flat rent for the previous year the PHA is
required to provide an income-based rent amount only in the year that a reexamination
of income is conducted or if the family specifically requests it and submits updated
income information.
Switching from Flat Rent to Income-Based Rent Due to Hardship [24 CFR
960.253(f)]
With the exception of non-public housing over-income families, a family can opt to
switch from flat rent to income-based rent at any time if they are unable to pay the flat
rent  due to financial hardship.  If the PHA determines that a financial hardship exists,
the PHA must immediately allow the family to switch from flat rent to the income-based
rent.
PHA Policy
Upon determination by the PHA that a financial hardship exists, the PHA will
allow a family to switch from flat rent to income-based rent effective the first of
the month following the family’s request.
Reasons for financial hardship include:

The family has experienced a decrease in income because of changed
circumstances, including loss or reduction of employment, death in the family, or
reduction in or loss of earnings or other assistance

The family has experienced an increase in expenses, because of changed
circumstances, for medical costs, childcare, transportation, education, or similar
items

6-65

Such other situations determined by the PHA to be appropriate
PHA Policy
The PHA considers payment of flat rent to be a financial hardship whenever the
switch to income-based rent would be lower than the flat rent [PH Occ GB, p.
137].
Flat Rents and Earned Income Disallowance [A&O FAQs]
Because the EID is a function of income-based rents, a family paying flat rent cannot
qualify for the EID even if a family member experiences an event that would qualify the
family for the EID.
If the family later chooses to pay income-based rent, they would only qualify for the EID
if a new qualifying event occurred.
Under the EID original calculation method, a family currently paying flat rent that
previously qualified for the EID while paying income-based rent and is currently within
their exclusion period would have the exclusion period continue while paying flat rent as
long as the employment that is the subject of the exclusion continues.  A family paying
flat rent could therefore see a family member’s exclusion period expire while the family
is paying flat rent.
Under the EID revised calculation method, a family currently paying flat rent that
previously qualified for the EID while paying income-based rent and is currently within
their exclusion period would have the exclusion period continue while paying flat rent
regardless whether the employment that is the subject of the exclusion continues. A
family paying flat rent could therefore see a family member’s exclusion period expire
while the family is paying flat rent.

6-180
EXHIBIT 6-1: ANNUAL INCOME FULL DEFINITION
24 CFR 5.609
(a) Annual income includes, with respect
to the family:
(1) All amounts, not specifically excluded
in paragraph (b) of this section, received
from all sources by each member of the
family who is 18 years of age or older or is
the head of household or spouse of the
head of household, plus unearned income
by or on behalf of each dependent who is
under 18 years of age, and
(2) When the value of net family assets
exceeds $50,000 (which amount HUD will
adjust annually in accordance with the
Consumer Price Index for Urban Wage
Earners and Clerical Workers) and the
actual returns from a given asset cannot
be calculated, imputed returns on the
asset based on the current passbook
savings rate, as determined by HUD.
(b)Annual income does not include the
following:
 (1) Any imputed return on an asset when
net family assets total $50,000 or less
(which amount HUD will adjust annually in
accordance with the Consumer Price
Index for Urban Wage Earners and
Clerical Workers) and no actual income
from the net family assets can be
determined.
(2) The following types of trust
distributions:
(i) For an irrevocable trust or a revocable
trust outside the control of the family or
household excluded from the definition of
net family assets under § 5.603(b):
(A) Distributions of the principal or corpus
of the trust; and
(B) Distributions of income from the trust
when the distributions are used to pay the
costs of health and medical care
expenses for a minor.
(ii) For a revocable trust under the control
of the family or household, any
distributions from the trust; except that
any actual income earned by the trust,
regardless of whether it is distributed,
shall be considered income to the family
at the time it is received by the trust.
(3) Earned income of children under the
18 years of age.
(4) Payments received for the care of
foster children or foster adults, or State or
Tribal kinship or guardianship care
payments.
(5) Insurance payments and settlements
for personal or property losses, including
but not limited to payments through health
insurance, motor vehicle insurance, and
workers’ compensation.
(6) Amounts received by the family that
are specifically for, or in reimbursement
of, the cost of health and medical care
expenses for any family member.
(7) Any amounts recovered in any civil
action or settlement based on a claim of
malpractice, negligence, or other breach
of duty owed to a family member arising
out of law, that resulted in a member of
the family becoming disabled.
(8) Income of a live-in aide, foster child, or
foster adult as defined in §§ 5.403 and
5.603, respectively.
(9)
(i) Any assistance that section 479B of the
Higher Education Act of 1965, as
amended (20 U.S.C. 1087uu), requires be
excluded from a family’s income; and

6-181
(ii) Student financial assistance for tuition,
books, and supplies (including supplies
and equipment to support students with
learning disabilities or other disabilities),
room and board, and other fees required
and charged to a student by an institution
of higher education (as defined under
Section 102 of the Higher Education Act
of 1965 (20 U.S.C. 1002)) and, for a
student who is not the head of household
or spouse, the reasonable and actual
costs of housing while attending the
institution of higher education and not
residing in an assisted unit.
(A) Student financial assistance, for
purposes of this paragraph (9)(ii), means
a grant or scholarship received from— (
1) The Federal government;
(2) A State, Tribe, or local government;
(3) A private foundation registered as a
nonprofit under 26 U.S.C. 501(c)(3);
(4) A business entity (such as corporation,
general partnership, limited liability
company, limited partnership, joint
venture, business trust, public benefit
corporation, or nonprofit entity); or
(5) An institution of higher education.
(B) Student financial assistance, for
purposes of this paragraph (9)(ii), does
not include—
(1) Any assistance that is excluded
pursuant to paragraph (b)(9)(i) of this
section;
(2) Financial support provided to the
student in the form of a fee for services
performed (e.g., a work study or teaching
fellowship that is not excluded pursuant to
paragraph (b)(9)(i) of this section); (
3) Gifts, including gifts from family or
friends; or
(4) Any amount of the scholarship or grant
that, either by itself or in combination with
assistance excluded under this paragraph
or paragraph (b)(9)(i), exceeds the actual
covered costs of the student. The actual
covered costs of the student are the
actual costs of tuition, books and supplies
(including supplies and equipment to
support students with learning disabilities
or other disabilities), room and board, or
other fees required and charged to a
student by the education institution, and,
for a student who is not the head of
household or spouse, the reasonable and
actual costs of housing while attending
the institution of higher education and not
residing in an assisted unit. This
calculation is described further in
paragraph (b)(9)(ii)€ of this section.
(C) Student financial assistance, for
purposes of this paragraph (b)(9)(ii) must
be:
(1) Expressly for tuition, books, room and
board, or other fees required and charged
to a student by the education institution;
(2) Expressly to assist a student with the
costs of higher education; or
(3) Expressly to assist a student who is
not the head of household or spouse with
the reasonable and actual costs of
housing while attending the education
institution and not residing in an assisted
unit.
(D) Student financial assistance, for
purposes of this paragraph (b)(9)(ii), may
be paid directly to the student or to the
educational institution on the student’s
behalf. Student financial assistance paid
to the student must be verified by the
responsible entity as student financial
assistance consistent with this paragraph
(b)(9)(ii).
(E) When the student is also receiving
assistance excluded under paragraph

6-182
(b)(9)(i) of this section, the amount of
student financial assistance under this
paragraph (b)(9)(ii) is determined as
follows:
(1) If the amount of assistance excluded
under paragraph (b)(9)(i) of this section is
equal to or exceeds the actual covered
costs under paragraph (b)(9)(ii)(B)(4) of
this section, none of the assistance
described in this paragraph (b)(9)(ii) of
this section is considered student financial
assistance excluded from income under
this paragraph (b)(9)(ii)(E).
(2) If the amount of assistance excluded
under paragraph (b)(9)(i) of this section is
less than the actual covered costs under
paragraph (b)(9)(ii)(B)(4) of this section,
the amount of assistance described in
paragraph (b)(9)(ii) of this section that is
considered student financial assistance
excluded under this paragraph is the
lower of:
(i) the total amount of student financial
assistance received under this paragraph
(b)(9)(ii) of this section, or
(ii) the amount by which the actual
covered costs under paragraph
(b)(9)(ii)(B)(4) of this section exceeds the
assistance excluded under paragraph
(b)(9)(i) of this section.
(10) Income and distributions from any
Coverdell education savings account
under section 530 of the Internal Revenue
Code of 1986 or any qualified tuition
program under section 529 of such Code;
and income earned by government
contributions to, and distributions from,
“baby bond” accounts created, authorized,
or funded by Federal, State, or local
government.
(11) The special pay to a family member
serving in the Armed Forces who is
exposed to hostile fire.
(12)
(i) Amounts received by a person with a
disability that are disregarded for a limited
time for purposes of Supplemental
Security Income eligibility and benefits
because they are set aside for use under
a Plan to Attain Self-Sufficiency (PASS);

6-183
(ii) Amounts received by a participant in
other publicly assisted programs which
are specifically for or in reimbursement of
out-of-pocket expenses incurred (e.g.,
special equipment, clothing,
transportation, childcare, etc.) and which
are made solely to allow participation in a
specific program;
(iii) Amounts received under a resident
service stipend not to exceed $200 per
month. A resident service stipend is a
modest amount received by a resident for
performing a service for the PHA or
owner, on a part-time basis, that
enhances the quality of life in the
development.
(iv) Incremental earnings and benefits
resulting to any family member from
participation in training programs funded
by HUD or in qualifying Federal, State,
Tribal, or local employment training
programs (including training programs not
affiliated with a local government) and
training of a family member as resident
management staff. Amounts excluded by
this provision must be received under
employment training programs with clearly
defined goals and objectives and are
excluded only for the period during which
the family member participates in the
employment training program unless
those amounts are excluded under
paragraph (b)(9)(i) of this section.
(13) Reparation payments paid by a
foreign government pursuant to claims
filed under the laws of that government by
persons who were persecuted during the
Nazi era.
(14) Earned income of dependent fulltime
students in excess of the amount of the
deduction for a dependent in § 5.611.
(15) Adoption assistance payments for a
child in excess of the amount of the
deduction for a dependent in § 5.611.
(16) Deferred periodic amounts from
Supplemental Security Income and Social
Security benefits that are received in a
lump sum amount or in prospective
monthly amounts, or any deferred
Department of Veterans Affairs disability
benefits that are received in a lump sum
amount or in prospective monthly
amounts.
(17) Payments related to aid and
attendance under 38 U.S.C. 1521 to
veterans in need of regular aid and
attendance.
(18) Amounts received by the family in the
form of refunds or rebates under State or
local law for property taxes paid on the
dwelling unit.
(19) Payments made by or authorized by
a State Medicaid agency (including
through a managed care entity) or other
State or Federal agency to a family to
enable a family member who has a
disability to reside in the family’s assisted
unit. Authorized payments may include
payments to a member of the assisted
family through the State Medicaid agency
(including through a managed care entity)
or other State or Federal agency for
caregiving services the family member
provides to enable a family member who
has a disability to reside in the family’s
assisted unit.
(20) Loan proceeds (the net amount
disbursed by a lender to or on behalf of a
borrower, under the terms of a loan
agreement) received by the family or a
third party (e.g., proceeds received by the
family from a private loan to enable
attendance at an educational institution or
to finance the purchase of a car).
(21) Payments received by Tribal
members as a result of claims relating to
the mismanagement of assets held in
trust by the United States, to the extent
such payments are also excluded from

6-184
gross income under the Internal Revenue
Code or other Federal law.
(22) Amounts that HUD is required by
Federal statute to exclude from
consideration as income for purposes of
determining eligibility or benefits under a
category of assistance programs that
includes assistance under any program to
which the exclusions set forth in
paragraph (b) of this section apply. HUD
will publish a notice in the Federal
Register to identify the benefits that
qualify for this exclusion. Updates will be
published when necessary.
(23) Replacement housing “gap”
payments made in accordance with 49
CFR part 24 that offset increased out of
pocket costs of displaced persons that
move from one federally subsidized
housing unit to another Federally
subsidized housing unit. Such
replacement housing “gap” payments are
not excluded from annual income if the
increased cost of rent and utilities is
subsequently reduced or eliminated, and
the displaced person retains or continues
to receive the replacement housing “gap”
payments.
(24) Nonrecurring income, which is
income that will not be repeated in the
coming year based on information
provided by the family. Income received
as an independent contractor, day
laborer, or seasonal worker is not
excluded from income under this
paragraph, even if the source, date, or
amount of the income varies.
Nonrecurring income includes:
(i) Payments from the U.S. Census
Bureau for employment (relating to
decennial census or the American
Community Survey) lasting no longer than
180 days and not culminating in
permanent employment.
(ii) Direct Federal or State payments
intended for economic stimulus or
recovery.

6-185
(iii) Amounts directly received by the
family as a result of State refundable tax
credits or State tax refunds at the time
they are received.
(iv) Amounts directly received by the
family as a result of Federal refundable
tax credits and Federal tax refunds at the
time they are received.
(v) Gifts for holidays, birthdays, or other
significant life events or milestones (e.g.,
wedding gifts, baby showers,
anniversaries).
(vi) Non-monetary, in-kind donations,
such as food, clothing, or toiletries,
received from a food bank or similar
organization.
(vii) Lump-sum additions to net family
assets, including but not limited to lottery
or other contest winnings.
(25) Civil rights settlements or judgments,
including settlements or judgments for
back pay.
(26) Income received from any account
under a retirement plan recognized as
such by the Internal Revenue Service,
including individual retirement
arrangements (IRAs), employer retirement
plans, and retirement plans for self-
employed individuals; except that any
distribution of periodic payments from
such accounts shall be income at the time
they are received by the family.
(27) Income earned on amounts placed in
a family’s Family Self Sufficiency Account.
(28) Gross income a family member
receives through self-employment or
operation of a business; except that the
following shall be considered income to a
family member:
(i) Net income from the operation of a
business or profession. Expenditures for
business expansion or amortization of
capital indebtedness shall not be used as
deductions in determining net income. An
allowance for depreciation of assets used
in a business or profession may be
deducted, based on straight line
depreciation, as provided in Internal
Revenue Service regulations; and
(ii) Any withdrawal of cash or assets from
the operation of a business or profession
will be included in income, except to the
extent the withdrawal is reimbursement of
cash or assets invested in the operation
by the family.

6-186

6-187
EXHIBIT 6-2: Treatment of Family Assets
24 CFR 5.603(b) Net Family Assets
(1) Net family assets is the net cash value
of all assets owned by the family, after
deducting reasonable costs that would be
incurred in disposing real property,
savings, stocks, bonds, and other forms of
capital investment.
(2) In determining net family assets, PHAs
or owners, as applicable, must include the
value of any business or family assets
disposed of by an applicant or tenant for
less than fair market value (including a
disposition in trust, but not in a foreclosure
or bankruptcy sale) during the two years
preceding the date of application for the
program or reexamination, as applicable,
in excess of the consideration received
therefor. In the case of a disposition as
part of a separation or divorce settlement,
the disposition will not be considered to
be for less than fair market value if the
applicant or tenant receives consideration
not measurable in dollar terms. Negative
equity in real property or other
investments does not prohibit the owner
from selling the property or other
investments, so negative equity alone
would not justify excluding the property or
other investments from family assets.
(3) Excluded from the calculation of net
family assets are: (i) The value of
necessary items of personal property; (ii)
The combined value of all nonnecessary
items of personal property if the combined
total value does not exceed $50,000
(which amount will be adjusted by HUD in
accordance with the Consumer Price
Index for Urban Wage Earners and
Clerical Workers); (iii) The value of any
account under a retirement plan
recognized as such by the Internal
Revenue Service, including individual
retirement arrangements (IRAs), employer
retirement plans, and retirement plans for
self-employed individuals; (iv) The value
of real property that the family does not
have the effective legal authority to sell in
the jurisdiction in which the property is
located; (v) Any amounts recovered in any
civil action or settlement based on a claim
of malpractice, negligence, or other
breach of duty owed to a family member
arising out of law, that resulted in a family
member being a person with a disability;
(vi) The value of any Coverdell education
savings account under section 530 of the
Internal Revenue Code of 1986, the value
of any qualified tuition program under
section 529 of such Code, the value of
any Achieving a Better Life Experience
(ABLE) account authorized under Section
529A of such Code, and the value of any
“baby bond” account created, authorized,
or funded by Federal, State, or local
government. (vii) Interests in Indian trust
land; (viii) Equity in a manufactured home
where the family receives assistance
under 24 CFR part 982; (ix) Equity in
property under the Homeownership
Option for which a family receives
assistance under 24 CFR part 982; (x)
Family Self-Sufficiency Accounts; and (xi)
Federal tax refunds or refundable tax
credits for a period of 12 months after
receipt by the family.
 (4) In cases where a trust fund has been
established and the trust is not revocable
by, or under the control of, any member of
the family or household, the trust fund is
not a family asset and the value of the
trust is not included in the calculation of
net family assets, so long as the fund
continues to be held in a trust that is not

6-69
EXHIBIT 6-3: The Effect of Welfare Benefit Reduction
24 CFR 5.615 - Public housing program
and Section 8 tenant-based assistance
program: How welfare benefit
reduction affects family income.
(a) Applicability. This section applies to
covered families who reside in public housing
(part 960 of this title) or receive Section 8
tenant-based assistance (part 982 of this
title).
(b) Definitions. The following definitions apply
for purposes of this section:
Covered families. Families who receive
welfare assistance or other public assistance
benefits ("welfare benefits'') from a State or
other public agency ("welfare agency'') under
a program for which Federal, State, or local
law requires that a member of the family must
participate in an economic self-sufficiency
program as a condition for such assistance.
Economic self-sufficiency program. See
definition at Sec. 5.603.
Imputed welfare income. The amount of
annual income not actually received by a
family, as a result of a specified welfare
benefit reduction, that is nonetheless included
in the family's annual income for purposes of
determining rent.
Specified welfare benefit reduction.
(1) A reduction of welfare benefits by the
welfare agency, in whole or in part, for a
family member, as determined by the welfare
agency, because of fraud by a family member
in connection with the welfare program; or
because of welfare agency sanction against a
family member for noncompliance with a
welfare agency requirement to participate in
an economic self-sufficiency program.
(2) "Specified welfare benefit reduction'' does
not include a reduction or termination of
welfare benefits by the welfare agency:
(i) at expiration of a lifetime or other time limit
on the payment of welfare benefits;
(ii) because a family member is not able to
obtain employment, even though the family
member has complied with welfare agency
economic self-sufficiency or work activities
requirements; or
(iii) because a family member has not
complied with other welfare agency
requirements.
(c) Imputed welfare income.
(1) A family's annual income includes the
amount of imputed welfare income (because
of a specified welfare benefits reduction, as
specified in notice to the PHA by the welfare
agency), plus the total amount of other annual
income as determined in accordance with
Sec. 5.609.
(2) At the request of the PHA, the welfare
agency will inform the PHA in writing of the
amount and term of any specified welfare
benefit reduction for a family member, and the
reason for such reduction, and will also inform
the PHA of any subsequent changes in the
term or amount of such specified welfare
benefit reduction. The PHA will use this
information to determine the amount of
imputed welfare income for a family.
(3) A family's annual income includes imputed
welfare income in family annual income, as
determined at the PHA's interim or regular
reexamination of family income and
composition, during the term of the welfare
benefits reduction (as specified in information
provided to the PHA by the welfare agency).
(4) The amount of the imputed welfare
income is offset by the amount of additional
income a family receives that commences
after the time the sanction was imposed.
When such additional income from other
sources is at least equal to the imputed
(5) The PHA may not include imputed welfare
income in annual income if the family was not
an assisted resident at the time of sanction.

6-70
(d) Review of PHA decision.
(1) Public housing. If a public housing tenant
claims that the PHA has not correctly
calculated the amount of imputed welfare
income in accordance with HUD
requirements, and if the PHA denies the
family's request to modify such amount, the
PHA shall give the tenant written notice of
such denial, with a brief explanation of the
basis for the PHA determination of the
amount of imputed welfare income. The PHA
notice shall also state that if the tenant does
not agree with the PHA determination, the
tenant may request a grievance hearing in
accordance with part 966, subpart B of this
title to review the PHA determination. The
tenant is not required to pay an escrow
deposit pursuant to Sec. 966.55(e) for the
portion of tenant rent attributable to the
imputed welfare income in order to obtain a
grievance hearing on the PHA determination.
(e) PHA relation with welfare agency.
(1) The PHA must ask welfare agencies to
inform the PHA of any specified welfare
benefits reduction for a family member, the
reason for such reduction, the term of any
such reduction, and any subsequent welfare
agency determination affecting the amount or
term of a specified welfare benefits reduction.
If the welfare agency determines a specified
welfare benefits reduction for a family
member, and gives the PHA written notice of
such reduction, the family's annual incomes
shall include the imputed welfare income
because of the specified welfare benefits
reduction.
 (2) The PHA is responsible for determining
the amount of imputed welfare income that is
included in the family's annual income as a
result of a specified welfare benefits reduction
as determined by the welfare agency and
specified in the notice by the welfare agency
to the PHA. However, the PHA is not
responsible for determining whether a
reduction of welfare benefits by the welfare
agency was correctly determined by the
welfare agency in accordance with welfare
program requirements and procedures, nor
for providing the opportunity for review or

6-70
hearing on such welfare agency
determinations.
 (3) Such welfare agency determinations are
the responsibility of the welfare agency, and
the family may seek appeal of such
determinations through the welfare agency's
normal due process procedures. The PHA
shall be entitled to rely on the welfare agency
notice to the PHA of the welfare agency's
determination of a specified welfare benefits
reduction.
.

7-1
Chapter 7
VERIFICATION
[24 CFR §960.259, 24 CFR §5.230 Notice PIH 2023-27]
INTRODUCTION
The PHA must verify all information that is used to establish the family’s eligibility and
level of assistance and is required to obtain written authorization from the family in order
to collect the information. Applicants and program participants must cooperate with the
verification process as a condition of receiving assistance. The PHA must not pass on
the cost of verification to the family.
The PHA must follow the verification guidance provided by HUD in Notice PIH 2023-27
and any subsequent guidance issued by HUD. This chapter summarizes those
requirements and provides supplementary PHA policies.
Part I describes the general verification process. Part II provides more detailed
requirements related to family information. Part III provides information on income and
assets, and Part IV covers mandatory deductions.
Verification policies, rules and procedures will be modified as needed to accommodate
persons with disabilities. All information obtained through the verification process will be
handled in accordance with the records management policies established by the PHA.
PART I: GENERAL VERIFICATION REQUIREMENTS
7-I.A. FAMILY CONSENT TO RELEASE OF INFORMATION [24 CFR 960.259, 24
CFR 5.230; AND NOTICE PIH 2023-27]
Consent Forms
The family must supply any information that the PHA or HUD determines is necessary
to the administration of the program and must consent to PHA verification of that
information [24 CFR 960.259(a)(1)]. All adult family members must sign consent forms
as needed to collect information relevant to the family’s eligibility and level of
assistance. While PHAs must use form HUD-9886, this form does not release all the
information necessary to the administration of the program. The PHA must also develop
its own release forms to cover all other necessary information.
Form HUD-9886 [24 CFR 5.230(b)(1), (b)(2), (c)(4), and (c)(5); Notice PIH 2023-27]
All adult applicants and tenants must sign form HUD-9886, Authorization for Release of
Information. All adult family members (and the head and spouse/cohead regardless of
age) are required to sign the Form HUD-9886 at admission. Participants, prior to
January 1, 2024, signed and submitted Form HUD-9886 at each annual reexamination.
HOTMA eliminated this requirement and instead required that the Form HUD-9886 be

7-2
signed only once. On or after January 1, 2024 (regardless of the PHA’s HOTMA
compliance date), current program participants must sign and submit a new Form HUD-
9886 at their next interim or annual reexamination. This form will only be signed once.
Another Form HUD-9886 will not be submitted to the PHA except under the following
circumstances:

When any person 18 years or older becomes a member of the family;

When a current member of the family turns 18; or

As required by HUD or the PHA in administrative instructions.
The PHA has the discretion to establish policies around when family members must
sign consent forms when they turn 18. PHAs must establish these policies stating when
family members will be required to sign consent forms at intervals other than at
reexamination.
PHA Policy
Family members turning 18 years of age between annual recertifications will be
notified in writing that they are required to sign the required Consent to the
Release of Information Form HUD-9886 at the family’s next annual or interim
reexamination, whichever is earlier.
The purpose of form HUD-9886 is to facilitate automated data collection and computer
matching from specific sources and provides the family's consent only for the specific
purposes listed on the form. HUD and the PHA may collect information from State
Wage Information Collection Agencies (SWICAs) and current and former employers of
adult family members. Only HUD is authorized to collect information directly from the
Internal Revenue Service (IRS) and the Social Security Administration (SSA).
The PHA may obtain any financial record from any financial institution, as the terms
financial record and financial institution are defined in the Right to Financial Privacy Act
(12 U.S.C. 3401), whenever the PHA determines the record is needed to determine an
applicant’s or participant’s eligibility for assistance or level of benefits [24 CFR
5.230(c)(4)].
The executed form will remain effective until the family is denied assistance, assistance
is terminated, or the family provides written notification to the PHA to revoke consent.
Penalties for Failing to Consent [24 CFR 5.232]
If any family member who is required to sign a consent form fails to do so, the PHA will
deny admission to applicants and terminate the lease of tenants [24 CFR 5.232(a)]. The
family may request a hearing in accordance with the PHA's grievance procedures.
However, this does not apply if the applicant, participant, or any member of their family,
revokes their consent with respect to the ability of the PHA to access financial records
from financial institutions, unless the PHA establishes a policy that revocation of
consent to access financial records will result in denial or termination of assistance or

7-3
admission [24 CFR 5.232(c)]. PHAs may not process interim or annual reexaminations
of income without the family’s executed consent forms.
PHA Policy
The PHA has established a policy that revocation of consent to access financial
records will result in denial of admission or termination of assistance in
accordance with PHA policy.
In order for a family to revoke their consent, the family must provide written
notice to the PHA.
Within 10 business days of the date the family provides written notice, the PHA
will send the family a notice acknowledging receipt of the request and explaining
that revocation of consent will result in denial or termination of assistance, as
applicable. At the same time, the PHA will notify the local HUD office.
7-I.B. USE OF OTHER PROGRAMS’ INCOME DETERMINATIONS [24 CFR
5.609(c)(3) and notice PIH 2023-27]
PHAs may, but are not required to, determine a family’s annual income, including
income from assets, prior to the application of any deductions, based on income
determinations made within the previous 12-month period, using income determinations
from means-tested federal public assistance programs. PHAs are not required to accept
or use determinations of income from other federal means-tested forms of assistance. If
the PHA adopts a policy to accept this type of verification, the PHA must establish in
policy when they will accept Safe Harbor income determinations and from which
programs. PHAs must also create policies that outline the course of action when
families present multiple verifications from the same or different acceptable Safe Harbor
programs. Means-tested federal public assistance programs include:

Temporary Assistance for Needy Families (TANF) (42 U.S.C. 601, et seq.);

Medicaid (42 U.S.C. 1396 et seq.);

Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP) (42 U.S.C. 2011 et seq.);

Earned Income Tax Credit (EITC) (26 U.S.C. 32);

Low-Income Housing Credit (LIHTC) program (26 U.S.C. 42);

Special Supplemental Nutrition Program for Woman, Infants, and Children (WIC) (42
U.S.C. 1786);

Supplemental Security Income (SSI) (42 U.S.C. 1381 et seq.);

Other programs administered by the HUD Secretary;

Other means-tested forms of federal public assistance for which HUD has
established a memorandum of understanding; and

7-4

Other federal benefit determinations made in other forms of means-tested federal
public assistance that the Secretary determines to have comparable reliability and
announces through the Federal Register.
If the PHA elects to use the annual income determination from one of the above-listed
forms of means-tested federal public assistance, then they must obtain the income
information by means of a third-party verification. The third-party verification must state
the family size, must be for the entire family, and must state the amount of the family’s
annual income. The annual income need not be broken down by family member or
income type. Annual income includes income earned from assets, therefore when using
Safe Harbor to verify a family’s income, PHAs will neither further inquire about a family’s
net family assets, nor about the income earned from those assets, except with respect
to whether or not the family owns assets that exceed the asset limitation in 24 CFR
5.618. The Safe Harbor documentation will be considered acceptable if any of the
following dates fall into the 12-month period prior to the receipt of the documentation by
the PHA:

Income determination effective date;

Program administrator’s signature date;

Family’s signature date;

Report effective date; or

Other report-specific dates that verify the income determination date.
The only information that PHAs are permitted to use to determine income under this
method is the total income determination made by the federal means-tested program
administrator. Other federal programs may provide additional information about income
inclusions and exclusions in their award letters; however, these determinations and any
other information must not be considered by the PHA. PHAs are not permitted to mix
and match Safe Harbor income determinations and other income verifications.
If the PHA is unable to obtain Safe Harbor documentation or if the family disputes the
other program’s income determination, the PHA must calculate the family’s annual
income using traditional methods as outlined in Notice PIH 2023-27 and this chapter.
If the PHA uses a Safe Harbor determination to determine the family’s income, the
family is obligated to report changes in income that meet the PHA’s reporting
requirement and occur after the effective date of the transaction.
The amounts of unreimbursed reasonable attendant care expenses and child-care
expenses deducted from a family’s annual income, except for when a family is approved
for a child-care expense hardship exemption, must still be capped by the amount
earned by any family member who is enabled to work as a result of the expense. PHAs

7-5
are therefore required to obtain third-party verification of the applicable employment
income and cap the respective expense deductions accordingly.
PHA Policy
The PHA will not accept verification from other federal assistance programs. All
income will be verified in accordance with the requirements of HUD’s verification
hierarchy and PHA policies in this chapter.
7-I.C. STREAMLINED INCOME DETERMINATIONS [24 CFR 960.257(c);
Notice PIH 2023-27]
HUD permits PHAs to streamline the income determination process for family members
with fixed sources of income. While third-party verification of all income sources must be
obtained during the intake process and every three years thereafter, in the intervening
years, the PHA may determine income from fixed sources by applying a verified cost of
living adjustment (COLA) or other inflationary adjustment factor. Streamlining policies
are optional. The PHA may, however, obtain third-party verification of all income,
regardless of the source. Further, upon request of the family, the PHA must perform
third-party verification of all income sources.
Fixed sources of income include Social Security and SSI benefits, pensions, annuities,
disability or death benefits, and other sources of income subject to a COLA or rate of
interest. The determination of fixed income may be streamlined even if the family also
receives income from other non-fixed sources.
Two streamlining options are available, depending upon the percentage of the family’s
income that is received from fixed sources.
When 90 percent or more of a family’s unadjusted income is from fixed sources, the
PHA may apply the inflationary adjustment factor to the family’s fixed-income sources,
provided that the family certifies both that 90 percent or more of their unadjusted income
is fixed and that their sources of fixed income have not changed from the previous year.
Sources of non-fixed income are not required to be adjusted and must not be adjusted
by a COLA, but PHAs may choose to adjust sources of non-fixed income based on third
-party verification. PHAs have the discretion to either adjust the non-fixed income or
carry over the calculation of non-fixed income from the first year to years two and three.
When less than 90 percent of a family’s unadjusted income consists of fixed income,
PHAs may apply a COLA to each of the family’s sources of fixed income. PHAs must
determine all other income using standard verification requirements as outlined in
Notice PIH 2023-27.
PHA Policy
When the PHA does not use a Safe Harbor income determination from a federal
assistance program to determine the family’s annual income as outlined above,
then PHA will use a streamlined income determinations where applicable.

7-6
Regardless of the percent of a family’s unadjusted income from fixed income
sources:
The PHA will streamline the annual reexamination process by applying the
verified COLA/inflationary adjustment factor to fixed-income sources.
The family will be required to sign a self-certification stating that their sources of
fixed income have not changed from the previous year.
The PHA will document in the file how the determination that a source of income
was fixed was made.
If the family’s sources of fixed income have changed from the previous year, the
PHA will obtain third-party verification of any new sources of fixed income.
All other income will be verified using third-party verification as outlined in Notice
PIH 2023-27 and Chapter 7 of this policy.
In the following circumstances, regardless of the percentage of income received
from fixed sources, the PHA will obtain third-party verification as outlined in
Notice PIH 2023-27 and Chapter 7 of this policy:
Of all assets when net family assets exceed the HUD-published threshold
($50,000 for 2024, and $51,600 for 2025);
Of all deductions and allowances from annual income;
If a family member with a fixed source of income is added;
If verification of the COLA or rate of interest is not available;
During the intake process and at least once every three years thereafter.
7-I.D. VERIFICATION HIERARCHY [NOTICE PIH 2023-27]
When the PHA does not use a streamlined determination of income or an income
determination from a means-tested federal assistance program, HUD requires the PHA
to obtain third-party verification of:

Reported family annual income;

The value of net family assets when the net value exceeds $50,000 (as adjusted
annually);

 Expenses related to deductions from annual income; and

Other factors that affect the determination of adjusted income.
HUD mandates the use of the EIV system and offers administrative guidance on the use
of other methods to verify family information and specifies the circumstances in which

7-7
each method will be used. In general, HUD requires the PHA to use the most reliable
form of verification that is available and to document the reasons when the PHA uses a
lesser form of verification.
HUD developed a hierarchy that described verification documentation from most
acceptable to least acceptable. The PHA must demonstrate efforts to obtain third party
verification prior to accepting self-certification except instances when self-certification is
explicitly allowed.
In order of priority, the hierarchy is:

Highest: Level 6: Up-front Income Verification (UIV) using HUD’s Enterprise Income
Verification (EIV) system

Highest: Level 5: Up-front Income Verification (UIV) using a non-EIV system

High: Level 4:
-
Written third-party verification from the source, also known as “tenant-provided
verification”
-
Or EIV plus self-certification

Medium: Level 3: Written third-party verification form

Medium: Level 2: Oral third-party verification

Low: Level 1: Self-certification (not third-party verification)
Each of the verification methods is discussed in subsequent sections below.
File Documentation
The PHA must document in the file how the figures used in income and rent calculations
were determined. All verification attempts, information obtained, and decisions reached
during the verification process will be recorded in the family’s file in sufficient detail to
demonstrate that the PHA has followed all of the verification policies set forth in this
ACOP. The record should be sufficient to enable a staff member or HUD reviewer to
understand the process followed and conclusions reached.
7-I.E. LEVEL 5 AND 6 VERIFICATION: UP-FRONT INCOME VERIFICATION (UIV)
Up-front income verification (UIV) refers to the PHA’s use of the verification tools
available from independent sources that maintain computerized information about
earnings and benefits for a number of individuals. PHAs may use UIV sources before or
during a family reexamination.
UIV will be used to the extent that these systems are available to the PHA.
There may be legitimate differences between the information provided by the family and
UIV-generated information. If the family disputes the accuracy of UIV data, no adverse

7-8
action can be taken until the PHA has independently verified the UIV information and
the family has been granted the opportunity to contest any adverse findings through the
PHA's informal review/hearing processes.
Upfront Income Verification Using HUD’s Enterprise Income Verification (EIV)
System
PHAs must use HUD’s EIV system in its entirety as a third-party source to verify tenant
employment and income information during annual and streamlined reexaminations of
family composition and income in accordance with 24 CFR 5.236 and Notice PIH 2023-
27.
HUD’s EIV system contains data showing earned income, unemployment benefits,
social security benefits, and SSI benefits for participant families.
The income validation tool (IVT) in EIV provides projections of discrepant income for
wages, unemployment compensation, and SSA benefits pursuant to HUD’s data
sharing agreements with other departments.
The following policies apply to the use of HUD’s EIV system.
EIV Income and IVT Reports
PHAs are required to obtain an EIV Income and IVT report for each family any time the
PHA conducts an annual reexamination. However, PHAs are not required to use the
EIV Income and IVT reports:

At annual reexamination if the PHA used Safe Harbor verification from another
means-test federal assistance program to determine the family’s income; or

During any interim reexaminations.
The EIV Income and IVT Reports are also not available for program applicants at
admission.
When required to use the EIV Income Report, in order for the report to be considered
current, the PHA must pull the report within 120 days of the effective date of the annual
reexamination.
The EIV Income Report may be used to verify and calculate income at annual
reexamination if the family self-certifies that the amount is accurate and representative
of current income. The family must be provided with the information in EIV.
PHA Policy
PHAs are required to obtain an EIV Income Report for each family any time the
PHA conducts an annual reexamination. However, PHAs are not required to use
the EIV Income Report:

7-9

At annual reexamination if the PHA used Safe Harbor verification from another
means-tested federal assistance program to determine the family’s income; or

During any interim reexaminations.
The EIV Income Report is also not available for program applicants at admission.
When required to use the EIV Income Report, in order for the report to be
considered current, the PHA must pull the report within 120 days of the effective
date of the annual reexamination.
Income and IVT reports will only be used for interim reexaminations as
necessary. For example, EIV may be used to verify that families claiming zero
income are not receiving income from any sources listed in EIV.
Income and IVT reports will be retained in resident files with the applicable
annual documents or interim reexamination documents (if applicable) for the
duration of tenancy.
When the PHA determines through EIV reports and third-party verification that a
family has concealed or under-reported income, corrective action will be taken
pursuant to the policies in Chapter 15, Program Integrity.
New Hires Report [Notice PIH 2023-27]
The New Hires Report identifies participant families who have new employment within
the last six months. The report is updated monthly.
PHAs must review this information at annual reexamination except when the PHA uses
Safe Harbor verification from another means-tested federal assistance program to
determine the family’s income.
PHAs that do not require families to undergo interim reexaminations for earned income
increases after an interim decrease are not required to review this report between a
family’s annual reexamination. If the PHA requires an interim for increases in earned
income after an interim decrease, then the PHA must review the report quarterly after
the family’s interim decrease.
PHA Policy
In accordance with PHA policies in Chapter 9, the PHA does not process interim
reexaminations for families who have increases in earned income. Except for
instances in which the PHA uses Safe Harbor income determinations to
determine a family’s annual income, the PHA will only review the New Hires
Report at annual reexamination.
No Income Reported by HHS or SSA Report

7-10
This report is a tool for PHAs to identify participants who passed the SSA identity test,
but no income information was reported by either HHS or SSA records. This scenario
does not mean that they tenant does not have any income. PHAs obtain written, third-
party verification of any income reported by the tenant. The PHA must identify in its
policies and procedures when this report will be pulled [Notice PIH 2023-27].
PHA Policy
The PHA will generate the No Income Reported by HHS or SSA Report quarterly
and will retain the report.
The PHA will re-verify the status of tenants identified on the report. Based on the
information provided by the family and in EIV, the PHA may require that family
members provide verifications or sign release forms in order to obtain additional
verification.
When the PHA determines through this report and third-party verification that a
family has concealed or under-reported income, corrective action will be taken
pursuant to the policies in Chapter 15, Program Integrity.
EIV Identity Verification Report
The EIV system verifies resident identities against Social Security Administration (SSA)
records. These records are compared to HUD data for a match on social security
number, name, and date of birth.
PHAs are required to use EIV’s Identity Verification Report on a monthly basis to
improve the availability of income information in EIV [Notice PIH 2023-27].
When identity verification for a resident fails, a message will be displayed within the EIV
system and no income information will be displayed.
PHA Policy
The PHA will identify residents whose identity verification has failed by reviewing
EIV’s Identity Verification Report on a monthly basis.
The PHA will attempt to resolve discrepancies by obtaining appropriate
documentation from the tenant. When the PHA determines that discrepancies
exist as a result of PHA errors, such as spelling errors or incorrect birth dates, it
will correct the errors promptly.
Deceased Tenants Reports [Notice PIH 2012-4 and Notice PIH 2023-27]
The Deceased Tenant Report identifies residents that have been reported by the SSA
as deceased. The PHA is required to review the report at least quarterly.
PHA Policy
The PHA will review the Deceased Tenants Report monthly.

7-11
When the Deceased Tenants Report identifies an individual as being deceased, PHAs
must immediately send a letter to the head of household or emergency contact person
(if the head of household is deceased and there is no other adult household member) to
confirm the death of the listed household member. The PHA must conduct a home visit
to determine if anyone is residing in the unit.
PHAs are required to list the move-out date for the family as of the date on which the
family or designee of the deceased tenant’s estate returned the keys and signed a
vacate notice; the date the public housing lease was terminated; or the date the PHA
legally regained possession of the unit, whichever occurs first.
When the only remaining household member is the live-in aide, the live-in aide is not
entitled or eligible for continued occupancy. The PHA may not designate the live-in aide
as the new head of household or change the relation code on the Form HUD-50058.
Other EIV Reports [Notice PIH 2023-27]
The PHA is required to review the Multiple Subsidy Report at least quarterly and the
Failed EIV Pre-Screening and Failed Verification (Failed SSA Identity Test) reports at
least monthly.
Upfront Income Verification Using Non-HUD Systems
HUD encourages PHAs to utilize other upfront verification sources such as the Work
Number and web-based state benefits systems.
PHA Policy
The PHA will inform all applicants and residents of its use of the following UIV
resources:
The Work Number
7-I.F. LEVEL 4 VERIFICATION [Notice PIH 2023-27]
HUD identifies two types of Level 4 verification: written-third party verification from the
source and EIV + self-certification.
EIV + Self-Certification
EIV may be used as written third-party verification and may be used to calculate income
if the family agrees with the information in EIV and self-certifies that the amount is
accurate and representative of current income. This practice is known as EIV + self-
certification. When calculating income using this method, the PHA may use its
discretion to determine which method of calculation is reasonable: the last four quarters
combined or an average of any number of quarters. The family must be provided with
the information from EIV.
PHA Policy
At annual reexamination, if the PHA is unable to use a determination of income
from a means-tested federal assistance program and if there are no reported

7-12
changes to an income source, the PHA will use EIV + self-certification as
verification of employment income, provided the family agrees with the amounts
listed in EIV.
The PHA will use an average of the last two quarters of income listed in EIV to
determine income from employment. The PHA will provide the family with the
information in EIV. The family will be required to sign a self-certification stating
that the amount listed in EIV is accurate and representative of current income. If
the family disagrees with the amount in EIV, the amount is not reflective of
current income, or if less than two quarters are available in EIV, the PHA will use
written third-party verification from the source as outlined below.
The PHA will not use this method of verification at new admission since EIV is
not available for applicant families or at interim reexamination since the income
information in EIV is not current.
Written Third-Party Verification from the Source
Written, third-party verification from the source is also known as “tenant-provided
verification.” In order to qualify as written-third party verification from the source, the
documents must be original or authentic and (generally) dated within 120 days of the
date received by the PHA. For fixed-income sources, a statement dated within the
appropriate benefit year is acceptable documentation. Documents may be supplied by
the family or received from a third-party source.
Examples of acceptable tenant-provided documents include, but are not limited to pay
stubs, payroll summary reports, employer notice or letters of hire and termination, SSA
benefit verification letters, bank statements, child support payment stubs, welfare
benefit letters and/or printouts, and unemployment monetary benefit notices. Income tax
returns with corresponding official tax forms and schedules attached and including third-
party receipt of transmission for income tax return filed (i.e., tax preparer’s transmittal
receipt, summary of transmittal from online source, etc.) are an acceptable form of
written, third-party verification.
The PHA is required to obtain, at minimum, two current and consecutive pay stubs
when calculating income using third-party verification from the source. For new income
sources or when two pay stubs are not available, the PHA should determine income
based on the information from a traditional written, third-party verification form or the
best available information.
When the family disputes EIV-reported employment income, the PHA uses written third-
party verification.
When verification of assets is required, PHAs are required to obtain a minimum of one
statement that reflects the current balance of banking/financial accounts.

7-13
PHA Policy
In general, the PHA will use third-party verification from the source in the
following circumstances:
At annual reexamination when EIV + self-certification is not used;
For all new admissions; and
For all interim reexaminations.
The PHA will not use this method if the PHA is able to use an income
determination from a means-tested federal assistance program or if the PHA
uses EIV + self-certification as outlined above.
In general, third-party documents provided by the family or the source must be
dated within 120 days of the date received by the PHA. However, for fixed-
income sources, a statement dated within the appropriate benefit year is
acceptable documentation.
The PHA may reject documentation provided by the family if the document is not
an original, if the document appears to be forged, or if the document is altered,
mutilated, or illegible. If the PHA determines that third-party documents provided
by the family are not acceptable, the PHA will explain the reason to the family
and request additional documentation from the family or will use a lower form of
verification such as a written third-party verification form.
When verification of assets held by a banking or financial institution is required,
the PHA will obtain one statement that reflects the current balance of the
account.
When pay stubs are used, the PHA will require the family to provide the two most
current, consecutive pay stubs when pay is received bi-weekly or semi-monthly,
four paystubs when received weekly, and one paystub when received monthly.
At the PHA’s discretion, if additional paystubs are needed due to the family’s
circumstances (e.g., sporadic income, fluctuating schedule, etc.), the PHA may
request additional paystubs or a payroll record.
7-I.G. LEVEL 3 VERIFICATION: WRITTEN, THIRD-PARTY FORM
[Notice PIH 2023-27]
This type of verification is a form developed by the PHA and used uniformly for all
families when needed to collect information from a third-party source. This is known as
“traditional third-party verification.” PHAs send a PHA-developed form directly to the
third-party source by mail, fax, or email and the source completes the form by hand (in
writing or typeset).
The PHA may use this method when higher forms are unavailable or are rejected by the
PHA or when the family is unable to provide acceptable verification. The PHA may skip

7-14
this level of verification and may instead substitute oral third-party verification before
moving to self-certification.
PHA Policy
Typically, the PHA will attempt to send written third-party verification forms to the
verification source whenever higher forms of verification are unavailable.
However, on a case-by-case basis, the PHA may choose to obtain oral third-
party verification without first attempting, and in lieu of, a written-third party
verification form.
7-I.H. LEVEL 2: ORAL THIRD-PARTY VERIFICATION [Notice PIH 2023-27]
For third-party oral verification, PHAs contact sources, identified by UIV techniques or
by the family, by telephone or in person.
Third-party oral verification may be used when requests for written third-party
verification forms have not been returned within a reasonable time—e.g., 10 business
days.
PHAs must document in the file the date and time of the telephone call or visit, the
name of the person contacted, the telephone number, as well as the information
confirmed.
The PHA may skip this level of verification if they attempted written third-party
verification via a form and the source did not respond and move directly to self-
certification.
PHA Policy
In general, the PHA will attempt to obtain written third-party verification via a form
from the verification source. If written third-party verification forms are not
returned within 10 business days, the PHA will accept notarized self-certification
from the family.
However, if the PHA chooses to obtain oral third-party verification, the PHA will
document in the file the date of the telephone call or visit, the name of the person
contacted and the telephone number, as well as the information confirmed.
When Third-Party Verification is Not Required [Notice PIH 2023-27]
Third-party verification may not be available in all situations. HUD has acknowledged
that it may not be cost-effective or reasonable to obtain third-party verification of
income, assets, or expenses when these items would have a minimal impact on the
family’s total tenant payment.
PHA Policy
If the family cannot provide original documents, the PHA will pay the service
charge required to obtain third-party verification, unless it is not cost effective in
which case a notarized self-certification will be acceptable as the only means of
verification. The cost of verification will not be passed on to the family.

7-15
Primary Documents
Third-party verification is not required when legal documents are the primary source,
such as a birth certificate or other legal documentation of birth.
7-I.I. LEVEL 1: NON-THIRD-PARTY VERIFICATION TECHNIQUE: SELF-
CERTIFICATION [Notice PIH 2023-27]
Non-third-party verification consists of a signed statement of reported income and/or
expenses. This verification method should be used as a last resort when the PHA has
not been successful in obtaining information via all other required verification
techniques.
Self-certification, however, is an acceptable form of verification when:

A source of income is fully excluded;

Net family assets total $50,000 or less and the PHA has adopted a policy to accept
self-certification;

The family declares that they do not have any present ownership in any real
property;

A family states that they have non-recurring income that will not be repeated in the
coming year; and/or

The PHA has adopted a policy to implement streamlined annual recertifications for
fixed sources of income.
When the PHA was required to obtain third-party verification but instead relies on self-
certification, the family’s file must be documented to explain why third-party verification
was not available.
HUD does not require that a self-certification be notarized; however, HUD recommends
including language on any self-certification to ensure the certifier understands the
consequences of knowingly providing false information.
PHA Policy
When information cannot be verified by a third party or by review of documents,
family members will be required to submit notarized self-certifications attesting to
the accuracy of the information they have provided to the PHA.
The PHA may require a family to certify that a family member does not receive a
particular type of income or benefit.
The notarized self-certification must be made in a format acceptable to the PHA
and must be signed by the family member whose information or status is being
verified.

7-16
PART II: VERIFYING FAMILY INFORMATION
7-II.A. VERIFICATION OF LEGAL IDENTITY
PHA Policy
The PHA will require families to furnish verification of legal identity for each
household member.
Verification of Legal Identity for Adults
Verification of Legal Identity for
Children
Certificate of birth, naturalization
papers
Church issued baptismal certificate
Current, valid driver's license or
Department of Motor Vehicle
identification card
U.S. military discharge (DD 214)
Current U.S. passport
Current government employer
identification card, with photo
Certificate of birth
Adoption papers
Custody agreement
Health and Human Services ID
Certified school records
If a document submitted by a family is illegible for any reason or otherwise questionable,
more than one of these documents may be required.
If none of these documents can be provided and at the PHA’s discretion, a third party
who knows the person may attest to the person’s identity. The certification must be
provided in a format acceptable to the PHA and be signed by the family member whose
information or status is being verified.
Legal identity will be verified for all applicants at the time of eligibility determination and
in cases where the PHA has reason to doubt the identity of a person representing
themselves to be a tenant or a member of a tenant family.
7-II.B. SOCIAL SECURITY NUMBERS [24 CFR 5.216 AND NOTICE PIH 2023-27]
The family must provide documentation of a valid social security number (SSN) for each
member of the household, with the exception of individuals who do not contend eligible
immigration status. Exemptions also include existing residents who were at least 62
years of age as of January 31, 2010, and had not previously disclosed an SSN.
The PHA must accept the following documentation as acceptable evidence of the social
security number:

An original SSN card issued by the Social Security Administration (SSA)

7-17

An original SSA-issued document, which contains the name and SSN of the
individual

An original document issued by a federal, state, or local government agency,
which contains the name and SSN of the individual
While PHAs must attempt to gather third-party verification of SSNs prior to admission as
listed above, PHAs also have the option of accepting a self-certification and a third-party
document (such as a bank statement, utility or cell phone bill, or benefit letter) with the
applicant’s name printed on it to satisfy the SSN disclosure requirement if the PHA has
exhausted all other attempts to obtain the required documentation. If verifying an
individual’s SSN using this method, the PHA must document why the other SSN
documentation was not available.
If the tenant’s SSN becomes verified in EIV, then no further verification is required. If the
tenant’s SSN fails the SSA identity match, then the PHA must obtain a valid SSN card
issued by the SSA or an original document issued by a federal or state government
agency that contains the name of the individual and the SSN of the individual, along
with other identifying information of the individual. The tenant’s assistance must be
terminated if they fail to provide the required documentation.
PHA Policy
The PHA will verify an individual’s SSN in the situations described above using
the method described above as a last resort when no other forms of verification
of the individual’s SSN are available.
The PHA may only reject documentation of an SSN provided by an applicant or resident
if the document is not an original document, if the original document has been altered,
mutilated, is illegible, or if the document appears to be forged.
PHA Policy
The PHA will explain to the applicant or resident the reasons the document is not
acceptable and request that the individual obtain and submit acceptable
documentation of the SSN to the PHA within 90 days.
If an applicant family includes a child under 6 years of age who joined the household
within the 6 months prior to the date of program admission, an otherwise eligible family
may be admitted and must provide documentation of the child’s SSN within 90 days. A
90-day extension will be granted if the PHA determines that the resident’s failure to
comply was due to unforeseen circumstances and was outside of the resident’s control.
PHA Policy
The PHA will grant one additional 90-day extension if needed for reasons beyond
the applicant’s control, such as delayed processing of the SSN application by the
SSA, natural disaster, fire, death in the family, or other emergency.
When the resident requests to add a new household member who is at least 6 years of
age, or who is under the age of 6 and has an SSN, the resident must provide the

7-18
complete and accurate SSN assigned to each new member at the time of reexamination
or recertification, in addition to the documentation required to verify it. The PHA may not
add the new household member until such documentation is provided.
When a resident requests to add a new household member who is under the age of 6
and has not been assigned an SSN, the resident must provide the SSN assigned to
each new child and the required documentation within 90 calendar days of the child
being added to the household. A 90- day extension will be granted if the PHA
determines that the resident’s failure to comply was due to unforeseen circumstances
and was outside of the resident’s control. During the period the PHA is awaiting
documentation of the SSN, the child will be counted as part of the assisted household.
PHA Policy
The PHA will grant one additional 90-day extension if needed for reasons beyond
the resident’s control such as delayed processing of the SSN application by the
SSA, natural disaster, fire, death in the family, or other emergency.
Social security numbers must be verified only once during continuously assisted
occupancy.
PHA Policy
The PHA will verify each disclosed SSN by:

Obtaining documentation from applicants and residents that is
acceptable as evidence of social security numbers

Making a copy of the original documentation submitted, returning it
to the individual, and retaining a copy in the file folder
Once the individual’s verification status is classified as “verified,” the PHA may, at its
discretion, remove and destroy copies of documentation accepted as evidence of social
security numbers.  The retention of the EIV Summary Report or Income Report is
adequate documentation of an individual’s SSN.
PHA Policy
Once an individual’s status is classified as “verified” in HUD’s EIV system, the
PHA will not remove and destroy copies of documentation accepted as evidence
of social security numbers.
7-II.C. DOCUMENTATION OF AGE
A birth certificate or other official record of birth is the preferred form of age verification
for all family members. For elderly family members an original document that provides
evidence of the receipt of social security retirement benefits is acceptable.
PHA Policy
If an official record of birth or evidence of social security retirement benefits
cannot be provided, the PHA will require the family to submit other documents

7-19
that support the reported age of the family member (e.g., school records, driver's
license if birth year is recorded) and to provide a self-certification. 
Age must be verified only once during continuously assisted occupancy.
7-II.D. FAMILY RELATIONSHIPS
Applicants and tenants are required to identify the relationship of each household
member to the head of household. Definitions of the primary household relationships
are provided in the Eligibility chapter.
PHA Policy
Family relationships are verified only to the extent necessary to determine a
family’s eligibility and level of assistance. Certification by the head of household
normally is sufficient verification of family relationships.
Marriage
PHA Policy
Certification by the head of household is normally sufficient verification. If the
PHA has reasonable doubts about a marital relationship, the PHA will require the
family to document the marriage with a marriage certificate or other
documentation to verify that the couple is married.
In the case of a common law marriage, the couple must demonstrate that they
hold themselves to be married (e.g., by telling the community they are married,
calling each other husband and wife, using the same last name, filing joint
income tax returns).
Separation or Divorce
PHA Policy
Certification by the head of household is normally sufficient verification. If the
PHA has reasonable doubts about a divorce or separation, the PHA will require
the family to provide documentation of the divorce, or separation with a certified
copy of a divorce decree, signed by a court officer; a copy of a court-ordered
maintenance or other court record; or other documentation that shows a couple
is divorced or separated.
Absence of Adult Member
PHA Policy
If an adult member who was formerly a member of the household is reported to
be permanently absent, the family must provide evidence to support that the
person is no longer a member of the family (e.g., documentation of another

7-20
address at which the person resides such as a lease or utility bill), if the PHA so
requests.
Foster Children and Foster Adults
PHA Policy
Third-party verification from the state or local government agency responsible for
the placement of the individual with the family is required.
7-II.E. VERIFICATION OF STUDENT STATUS
PHA Policy
The PHA requires families to provide information about the student status of all
students who are 18 years of age or older. This information will be verified only if:

The family claims full-time student status for an adult other than the head,
spouse, or cohead, or

The family claims a childcare deduction to enable a family member to
further their education.

The family includes a student enrolled in an
7-II.F. DOCUMENTATION OF DISABILITY
The PHA must verify the existence of a disability in order to allow certain income
disallowances and deductions from income. The PHA is not permitted to inquire about
the nature or extent of a person’s disability [24 CFR 100.202(c)]. The PHA may not
inquire about a person’s diagnosis or details of treatment for a disability or medical
condition. If the PHA receives a verification document that provides such information,
the PHA will not place this information in the tenant file. Under no circumstances will the
PHA request a resident’s medical record(s). For more information on health care privacy
laws, see the Department of Health and Human Services’ website at www.os.dhhs.gov.
The PHA may make the following inquiries, provided it makes them of all applicants,
whether or not they are persons with disabilities [VG, p. 24]:

Inquiry into an applicant’s ability to meet the requirements of ownership or
tenancy

Inquiry to determine whether an applicant is qualified for a dwelling available only
to persons with disabilities or to persons with a particular type of disability

Inquiry to determine whether an applicant for a dwelling is qualified for a priority
available to persons with disabilities or to persons with a particular type of
disability

7-21

Inquiry about whether an applicant for a dwelling is a current illegal abuser or
addict of a controlled substance

Inquiry about whether an applicant has been convicted of the illegal manufacture
or distribution of a controlled substance
Family Members Receiving SSA Disability Benefits
Verification of receipt of disability benefits from the Social Security  Administration
(SSA)  is sufficient for verification of disability for the purpose of qualification for waiting
list preferences or certain income disallowances and deductions [VG, p. 23].
PHA Policy
For family members claiming disability who receive disability payments from the
SSA, the PHA will attempt to obtain information about disability benefits through
HUD’s Enterprise Income Verification (EIV) system. If documentation is not
available through HUD’s EIV system, the PHA will request a current (dated within
the last 60 days) SSA benefit verification letter from each family member claiming
disability status. If a family member is unable to provide the document, the PHA
will ask the family to obtain a benefit verification letter either by calling SSA at 1-
800-772-1213 or by requesting one from www.ssa.gov. Once the family receives
the benefit verification letter, they will be required to provide the letter to the PHA.
Family Members Not Receiving SSA Disability Benefits
Receipt of veteran’s disability benefits, worker’s compensation, or other non-SSA
benefits based on the individual’s claimed disability are not sufficient verification that the
individual meets HUD’s definition of disability in 24 CFR 5.403, necessary to qualify for
waiting list preferences or certain income disallowances and deductions.
PHA Policy
For family members claiming disability who do not receive SSI or other disability
payments from the SSA, a knowledgeable professional must provide third-party
verification that the family member meets the HUD definition of disability. See the
Eligibility chapter for the HUD definition of disability. The knowledgeable
professional will verify whether the family member does or does not meet the
HUD definition.

7-22
7-II.G. CITIZENSHIP OR ELIGIBLE IMMIGRATION STATUS [24 CFR §5.508]
Overview
Housing assistance is not available to persons who are not citizens, nationals, or
eligible immigrants. Prorated assistance is provided for "mixed families" containing both
eligible and ineligible persons. See the Eligibility chapter for detailed discussion of
eligibility requirements. This chapter (7) discusses HUD and PHA verification
requirements related to citizenship status.
The family must provide a certification that identifies each family member as a U.S.
citizen, a U.S. national, an eligible noncitizen or an ineligible noncitizen and submit the
documents discussed below for each family member. Once eligibility to receive
assistance has been verified for an individual it need not be collected or verified again
during continuously assisted occupancy [24 CFR 5.508(g)(5)]
U.S. Citizens and Nationals
HUD requires a declaration for each family member who claims to be a U.S. citizen or
national. The declaration must be signed personally by any family member 18 or older
and by a guardian for minors.
The PHA may request verification of the declaration by requiring presentation of a birth
certificate, United States passport or other appropriate documentation.
PHA Policy
Family members who claim U.S. citizenship or national status will not be required
to provide additional documentation unless the PHA receives information
indicating that an individual’s declaration may not be accurate.
Eligible Immigrants
Documents Required
All family members claiming eligible immigration status must declare their status in the
same manner as U.S. citizens and nationals.
The documentation required for eligible noncitizens varies depending upon factors such
as the date the person entered the U.S., the conditions under which eligible immigration
status has been granted, age, and the date on which the family began receiving HUD-
funded assistance. Exhibit 7-1 at the end of this chapter summarizes documents family
members must provide.

7-23
PHA Verification [HCV GB, pp 5-3 and 5-7]
For family members age 62 or older who claim to be eligible immigrants, proof of age is
required in the manner described in 7-II.C. of this ACOP. No further verification of
eligible immigration status is required.
For family members under the age of 62 who claim to be eligible immigrants, the PHA
must verify immigration status with the U.S. Citizenship and Immigration Services
(USCIS).
The PHA will follow all USCIS protocols for verification of eligible immigration status.
7-II.H. VERIFICATION OF PREFERENCE STATUS
The PHA must verify any preferences claimed by an applicant that determined their
placement on the waiting list.
PHA Policy
A. Displaced person(s): Individuals or families who have/has been displaced
by local government action or whose dwelling has been extensively
damaged or destroyed as a result of a disaster declared or otherwise
formally recognized pursuant to Federal disaster relief laws.
B. Living in theCity of Chandler: Applicant must physically live in City of
Chandler.
C. Working in the City of Chandler: Applicant must physically work, or be
hired to work in the City of Chandler.
D. :
(1) A “homeless individual with a disability,” as defined in Section 401(9) of
the McKinney–Vento Homeless Assistance Act (42 U.S.C. 11360(9)),
who:
(i) Lives in a place not meant for human habitation, a safe haven, or in an
emergency shelter; and
ii) Has been homeless and living as described in paragraph (1)(i) of this
definition continuously for at least 12 months or on at least 4 separate
occasions in the last 3 years, as long as the combined occasions equal at
least 12 months and each break in homelessness separating the
occasions included at least 7 consecutive nights of not living as described
in paragraph (1)(i). Stays in institutional care facilities for fewer than 90
days will not constitute as a break in homelessness, but rather such stays
are included in the 12–month total, as long as the individual was living or

7-24
residing in a place not meant for human habitation, a safe haven, or an
emergency shelter immediately before entering the institutional care
facility;

(2) An individual who has been residing in an institutional care facility,
including a jail, substance abuse or mental health treatment facility,
hospital, or other similar facility, for fewer than 90 days and met all of
the criteria in paragraph (1) of this definition, before entering that
facility; or

(3) A family with an adult head of household (or if there is no adult in
the family, a minor head of household) who meets all of the criteria in
paragraph (1) or (2) of this definition, including a family whose
composition has fluctuated while the head of household has been
homeless.
 
E. Currently Employed/Employment Program: Families whose Head, Spouse, Head, or
Sole Member is employed.  Applicants with an adult family member enrolled in an
employment training program or currently working (20) hours a week or attending
school on a full-time basis. Working hours must be attributed to only one family
members. Family cannot combine work hours.
F. Full-Time Student: Applicants with and adult family member, enrolled in school on a
full-time basis.
G. Elderly families where the head of household or spouse is at least 62+ yers of age.
Verification of disability may include documentation proving age.
H. Disabled families and families with a disabled household member.
PHA Policy
The PHA may verify that the family qualifies for Chronically Homeless based on
1) referral letter from a non-profit organization in which the applicant is enrolled
or verifying their status as an unaccompanied homeless person with a disabling
condition and 2) printout from the Homeless Management Information System
(HMIS).
The PHA may verify that the family qualifies for the working family preference
based on the verification received from the employer. If the employment
verification is not received from the employer within a reasonable amount of time,
the family’s submission of the working member’s most recent paycheck stub
indicating that the working member works at least 20 hours per week.  The
paycheck stub must have been issued to the working member within the last
thirty days.

7-25
The PHA may verify that the family qualifies for adult family member(s) enrolled
in an employment training program preference based on the verification received
from the institution of agency that is providing the employment-training program.
Elderly status will be verified by a birth certificate or other form of valid
identification showing birth date (e.g., Social Security documents, passport, etc.).
Disabled status will be verified by a Social Security Administration
letter/document showing the person is disabled, or by a letter received from a
disability or medical professional willing to sign under oath that an individual is
disabled.

7-26
PART III: VERIFYING INCOME AND ASSETS
Chapter 6 of this ACOP describes in detail the types of income that are included and
excluded and how assets and income from assets are handled. Any income reported by
the family must be verified. This part provides PHA policies that supplement the general
verification procedures specified in Part I of this chapter.
7-III.A. EARNED INCOME
Tips
PHA Policy
Tips will be verified via third party documentation such as paystubs or
employment verification. If tips are not indicated on paystubs, the participant will
self-certify their estimated annual tip income.
.
Wages
PHA Policy
When the PHA requires third-party verification of wages, the family must provide
the most recent and consecutive paystubs based on the frequency of pay
indicated below:

Biweekly (every two weeks) or semi-monthly (twice a month) – 2 paystubs 

Weekly – 4 paystubs 

Monthly – 1 paystub 
7-III.B. BUSINESS AND SELF EMPLOYMENT INCOME
The PHA must obtain written, third-party verification when the income type is not
available in EIV. This includes income from self-employment.
PHA Policy
Business owners and self-employed persons will be required to provide:

Schedule C from their tax return of the most recent year filed.

If accelerated depreciation was used on the tax return or financial
statement, an accountant's calculation of depreciation expense, computed
using straight-line depreciation rules.
For self-employed individuals who claim they do not have to file tax returns, the
PHA will have the participant self-certify they have not filed. In lieu of tax
documents participants will complete the notarized self-employment certification

7-27
providing two calendar months of income and expense information in accordance
with the IRS.
The above verification process will be used for those employed in “gig
employment” as listed below. The PHA will also review the printed statements of
monthly income from the applicable app for all hours worked and pay received as
well as the corresponding IRS Form 1099 or 1099k.

Examples of “gig employment” include but not limited to:
o
Uber, Lyft, DoorDash/ Uber Eats
o
Task-based gig work: assembling furniture, being a mover,
cleaning, babysitting, tending to yardwork, or tech services such as
web. development, and animal services (such as dog walking, pet
sitting, or grooming services).
o
On-demand roles that individuals can take as freelancers or
independent contractors (hair services, nail techs, food sales,
content creation).
At any reexamination the PHA may request documents that support submitted
financial statements such as manifests, appointment books, cash books, or bank
statements. Once proper verification is provided and interim reexamination will
be processed in accordance to PHA policy.
7-III.C. PERIODIC PAYMENTS AND PAYMENTS IN LIEU OF EARNINGS
For policies governing streamlined income determinations for fixed sources of income,
please see Chapter 9.
Social Security/SSI Benefits
Verification requirements for Social Security (SS) and Supplemental Security Income
(SSI) benefits differ for applicants and participants.
For applicants, since EIV does not contain SS or SSI benefit information, the PHA must
ask applicants to provide a copy of their current SS and/or SSI benefit letter (dated
within the current calendar year)for each family member that receives SS and/or SSI
benefits. If the family is unable to provide the document or documents, the PHA should
help the applicant request a benefit verification letter from SSA’s website at
www.ssa.gov or ask the family to request one by calling SSA at 1-800-772-1213. The
PHA must obtain the original benefit letter from the applicant, make a photocopy of the
document for the file, and return the original to the family.
For participants, the PHA must obtain information through the HUD EIV system and
confirm with the participants that the current listed benefit amount is correct.

If the participant agrees with the amount reported in EIV, the PHA must
use the EIV-reported gross benefit amount to calculate annual income

7-28
from Social Security. PHAs are required to use the EIV-reported SS and
SSI benefit amounts when calculating income unless the tenant disputes
the EIV-reported amount. For example, an SSA benefit letter may list the
monthly benefit amount as $450.80 and EIV displays the amount as
$450.00. The PHA must use the EIV-reported amount unless the
participant disputes the amount.

If the participant disputes the EIV-reported benefit amount, or if benefit
information is not available in EIV, the PHA must request a current SSA
benefit verification letter (dated within the last 120 calendar days) from
each family member that receives SS and/or SSI benefits. If the family is
unable to provide the document or documents, the PHA should help the
participant request a benefit verification letter from SSA’s website at
www.ssa.gov or ask the family to request one by calling SSA at 1-800-772
-1213. The PHA must obtain the original benefit letter from the participant,
make a photocopy of the document for the file, and return the original to
the family.

Photocopies of social security checks or bank statements are not
acceptable forms of verification for SS/SSI benefits.
7-III.D. ALIMONY OR CHILD SUPPORT [NOTICE PIH 2023-27]
Annual income includes “all amounts received,” not the amount that a family may
be legally entitled to receive but which they do not receive. For example, a
family’s child support or alimony income must be based on payments received,
not the amounts to which the family is entitled by court or agency orders. A copy
of a court order or other written payment agreement alone may not be sufficient
verification of amounts received by a family.
PHA Policy
The methods the PHA will use to verify alimony and child support payments differ
depending on whether the family declares that it receives regular payments.

If the family declares that it receives regular payments, verification will be
obtained in the following order of priority:
1) Copies of the receipts and/or payment stubs for the 12 months prior to
PHA request.
2) Third-party verification form from the state or local child support
enforcement agency.
3) Third-party verification form from the person paying the support
4) Family's self-certification of amount received
If the family declares that it

7-29
 
A statement from any agency responsible for enforcing payment that shows the
family has requested enforcement and is cooperating with all enforcement
efforts.
If the family has made independent efforts at collection, a written statement from
the attorney or other collection entity that has assisted the family in these efforts 
Note: Families are not required to undertake independent enforcement action.
7-III.E. NONRECURRING INCOME [Notice PIH 2023-27]
Income that will not be repeated beyond the coming year (i.e., the 12 months following
the effective date of the certification), based on information provided by the family, is
considered nonrecurring income and is excluded from annual income. PHAs may
accept a self-certification from the family stating that the income will not be repeated in
the coming year.
PHA Policy
The PHA will accept self-certification from the family stating that income will not
be repeated in the coming year. However, the PHA may choose, on a case-by-
case basis, to require third-party verification that income sources will not be
repeated in the coming year.
7-III.F. ASSETS AND INCOME FROM ASSETS
Net Family Assets [24 CFR 5.603]
At admission and reexam, for families with net assets totaling $50,000 or less (adjusted
annually), the PHA may, but is not required to, accept the family’s self-certification that
the family’s assets do not exceed $50,000 without taking any additional steps to verify
the accuracy of the declaration. The declaration must include the amount of income the
family expects to receive from assets which must be included in the family’s income.
This includes declaring income from checking and savings accounts which, although
excluded from the calculation of net family assets (because the combined value of non-
necessary personal property does not exceed $50,000), may generate asset income.
PHAs must clarify during the self-certification process which assets are
included/excluded from net family assets.
For PHAs that choose to accept self-certification, the PHA is required to obtain third-
party verification of all assets, regardless of the amount, at least once every three years.
PHAs who choose not to accept self-certifications of assets must verify all families’
assets on an annual basis.

7-30
When net family assets have a total value over $50,000, the PHA may not rely on the
family’s self-certification. Third-party verification of assets is required when net family
assets exceed $50,000, adjusted annually by HUD.
When verification of assets is required, PHAs are required to obtain a minimum of one
statement that reflects the current balance of banking/financial accounts.
PHA Policy
For families with net assets totaling $50,000 or less, the PHA will accept the
family’s self-certification of the value of family assets and anticipated asset
income. The family’s declaration must show each asset, and the amount of
income expected from that asset. All family members 18 years of age and older
must sign the family’s declaration. The PHA reserves the right to require
additional verification in situations where the accuracy of the declaration is in
question. Any income the family expects to receive from assets will be included
in the family’s annual income. The family will be required to provide third-party
verification of net family assets every three years.
In determining the value of checking accounts, The PHA will use 3 months of
consecutive bank statements. In determining the value of savings accounts, the
PHA will use the current balance.
In determining the anticipated income from an interest-bearing checking or
savings account when verification is required and the rate of return is known, the
PHA will multiply the current balance of the account by the current rate of interest
paid on the account. If a checking account does not bear interest, the anticipated
income from the account is zero.
Self-Certification of Real Property Ownership [24 CFR 5.618(b)(2)]
The PHA must determine whether a family has present ownership in real property that
is suitable for occupancy for purposes of determining whether the family is compliant
with the asset limitation described in Chapters 3 and 13. At admission and reexam, the
PHA may accept a self-certification from the family that the family does not have any
present ownership in any real property that is suitable for occupancy. If the family
declares they have present ownership in real property, the PHA must obtain third-party
verification.
PHA Policy
Both at admission and reexam, the PHA will accept self-certification from the
family that the family does not have any present ownership in any real property.
The certification will state that the family does not have any present ownership
interest in any real property and must be signed by all family members 18 years
of age and older. The PHA reserves the right to require additional verification in
situations where the accuracy of the declaration is in question.

7-31
If the family declares they have a present ownership in real property, the PHA will
obtain third-party verification of the following factors: whether the family has the
legal right to reside in the property; whether the family has effective legal
authority to sell the property; and whether the property is suitable for occupancy
by the family as a residence. However, in cases where a family member is a
victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, the PHA
will comply with confidentiality requirements under 24 CFR 5.2007 and will
accept a self-certification.
7-III.G. ASSETS DISPOSED OF FOR LESS THAN FAIR MARKET VALUE
The family must certify whether any assets have been disposed of for less than fair
market value in the preceding two years. HUD permits PHAs to accept a self-
certification from a family as verification of assets disposed of for less than fair market
value [HCV GB, p. 5-28]. The PHA needs to verify only those certifications that warrant
documentation [HCV GB, p. 5-28].
PHA Policy
The PHA will accept a self-certification from a family as verification of assets
disposed of for less than fair market value.
The PHA will verify the value of assets disposed of only if:
The PHA does not already have a reasonable estimation of its value from
previously collected information, or
The amount reported by the family in the certification appears obviously in
error.
Example 1: An elderly resident reported a $10,000 certificate of deposit at the
last annual reexamination and the PHA verified this amount. Now the person
reports that she has given this $10,000 to her son. The PHA has a reasonable
estimate of the value of the asset; therefore, reverification of the value of the
asset is not necessary.
Example 2: A family member has disposed of its 1/4 share of real property
located in a desirable area and has valued her share at approximately $5,000.
Based upon market conditions, this declaration does not seem realistic.
Therefore, the PHA will verify the value of this asset.
7-III.H. NET INCOME FROM RENTAL PROPERTY
PHA Policy
The family must provide:

7-32

A current executed lease for the property that shows the rental amount or
certification from the current tenant;

A self-certification from the family members engaged in the rental of
property providing an estimate of expenses for the coming year and the
most recent IRS Form 1040 with Schedule E (Rental Income).

If schedule E was not prepared, the PHA will require the family members
involved in the rental of property to provide a self-certification of income
and expenses for the previous year and may request documentation to
support the statement including tax statements, insurance invoices, bills
for reasonable maintenance and utilities, and bank statements or
amortization schedules showing monthly interest expense.
7-III.I. FEDERAL TAX REFUNDS OR REFUNDABLE TAX CREDITS [Notice PIH 2023
-27]
PHAs are not required to verify the amount of the family’s federal tax refund or
refundable tax credit(s) if the family’s net assets are equal to or below $50,000
(adjusted annually for inflation), even in years when full verification of assets is required
or if the PHA does not accept self-certification of assets. PHAs must verify the amount
of the family’s federal tax refund or refundable tax credits if the family’s net assets are
greater than $50,000.
7-III.J. RETIREMENT ACCOUNTS
PHA Policy
The PHA will accept written third-party documents supplied by the family as
evidence of the status of retirement accounts.
The type of original document that will be accepted depends upon the family
member’s retirement status.
Before
Upon
After
7-III.K. INCOME FROM EXCLUDED SOURCES [Notice PIH 2023-27]
A detailed discussion of excluded income is provided in Chapter 6, Part I.

7-33
HUD guidance on verification of excluded income draws a distinction between income
which is fully excluded and income which is only partially excluded.
For fully excluded income, the PHA is not required to verify the income using third-party
verification, document why third-party verification is not available, or report the income
on the 50058. Fully excluded income is defined as income where the entire amount
qualifies to be excluded from the annual income determination in accordance with 24
CFR 5.609(b) and any Federal Register notice on mandatory exclusions issued by HUD
(for example, food stamps, earned income of a minor, or foster care funds).
PHAs may accept a family’s signed application or reexamination form as self-
certification of fully excluded income. They do not have to require additional
documentation. However, if there is any doubt that a source of income qualifies for full
exclusion, PHAs have the option of requiring additional verification.
For partially excluded income, the PHA is required to follow the verification hierarchy
and all applicable regulations, and to report the income on the 50058. Partially excluded
income is defined as income where only a certain portion of what is reported by the
family qualifies to be excluded and the remainder is included in annual income (for
example, the income of an adult full-time student).
PHA Policy
The PHA will accept the family’s self-certification as verification of fully excluded
income. The PHA may request additional documentation if necessary to
document the income source.
The PHA will verify the source and amount of partially excluded income as
described in Part 1 of this chapter.
7-III.L. ZERO INCOME REVIEWS [Notice PIH 2023-27]
A zero-income review is an assessment, sometimes periodic, performed by the PHA of
the income of a family who claims that they do not receive income from any source,
including from assets. During such reviews, it is common for PHAs to request that
families complete and sign a worksheet explaining how they pay for the household’s
expenses. HUD does not require PHAs to conduct periodic zero income reviews. In
calculating annual income, PHAs must not assign monetary value to nonmonetary in-
kind donations from a food bank or similar organization received by the family [24 CFR
5.609(b)(24)(vi)]. PHAs that perform zero income reviews must update local
discretionary policies, procedures, and forms. Families who begin receiving income
which does not trigger an interim reexamination should no longer be considered zero
income even though the family’s income is not reflected on the Form HUD-50058.
PHA Policy

7-34
The PHA will check UIV sources and/or may request information from third-party
sources to verify that certain forms of income such as unemployment benefits,
TANF, SS, SSI, earned income, child support, etc. are not being received by
families claiming to have zero annual income.
The PHA will also require that each family member who claims zero income
status complete a notarized zero-income form. If any sources of income are
identified on the form, the PHA will verify the income in accordance with the
policies in this chapter prior to including the income in the family’s annual
income.
The PHA will only conduct interims in accordance with PHA policy in Chapter 9.
7-III.M. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [24 CFR 5.609(b)(9)]
The regulations under HOTMA distinguish between two categories of student financial
assistance paid to both full-time and part-time students. Any assistance to students
under section 479B of the Higher Education Act of 1965 (Tile IV of the HEA) must be
excluded from the family’s annual income [24 CFR 5.609(b)(9)(i)]. Any other grant-in-
aid, scholarship, or other assistance amounts an individual receives for the actual
covered costs charged by the institute of higher education not otherwise excluded by
the federally mandated income exclusions are excluded [24 CFR 5.609(b)(9)(ii)].
PHA Policy
For a student subject to having a portion of their student financial assistance
included in annual income in accordance with 24 CFR 5.609(b)(9), the PHA will
request written third-party verification of both the source and the amount. Family-
provided documents from the educational institution attended by the student will
be requested, as well as documents generated by any other person or entity
providing such assistance, as reported by the student.
In addition, the PHA will request written verification of the student’s tuition, fees,
and other required charges.
If the PHA is unable to obtain third-party written verification of the requested
information, the PHA will pursue other forms of verification following the
verification hierarchy in section 7-I.B.
PART IV: VERIFYING MANDATORY DEDUCTIONS
7-IV.A. DEPENDENT AND ELDERLY/DISABLED HOUSEHOLD DEDUCTIONS
The dependent and elderly/disabled family deductions require only that the PHA verify
that the family members identified as dependents or elderly/disabled persons meet the
statutory definitions. No further verifications are required.

7-35
Dependent Deduction
See Chapter 6 for a full discussion of this deduction. The PHA will verify that:

Any person under the age of 18 for whom the dependent deduction is claimed is
not the head, spouse or cohead of the family and is not a foster child;

Any person age 18 or older for whom the dependent deduction is claimed is not a
foster adult or live-in aide and is a person with a disability or a full time student.
Elderly/Disabled Family Deduction
See the Eligibility chapter for a definition of elderly and disabled families and Chapter 6
for a discussion of the deduction. The PHA will verify that the head, spouse, or cohead
is 62 years of age or older or a person with disabilities.
7-IV.B. HEALTH AND MEDICAL CARE EXPENSE DEDUCTION
Policies related to medical expenses are found in Chapter 6. The amount of the
deduction will be verified following the standard verification procedures described in
Part I.
The PHA must comply with the Health Insurance Portability and Accountability Act
(HIPAA) (Pub. L. 104-191, 110 Stat. 1936) and the Privacy Act of 1974 (Pub. L. 93-579,
88 Stat. 1896) when requesting documentation to determine unreimbursed health and
medical care expenses. The PHA may not request documentation beyond what is
sufficient to determine anticipated health and medical care costs. Before placing bills
and documentation in the tenant file, the PHA must redact all personally identifiable
information [FR Notice 2/14/23].
Amount of Expense
PHA Policy
Medical expenses will be verified through:
Written third-party documents provided by the family, such as pharmacy
printouts or receipts.
When income is projected at new admission or interim, the PHA will make
a best effort to determine what expenses from the past are likely to
continue to occur in the future. The PHA will also accept evidence of
monthly payments or total payments that will be due for medical expenses
during the upcoming 12 months.
Written third-party verification forms if the family is unable to provide
acceptable documentation.
Before placing bills and documentation in the tenant file, the PHA will redact all
personally identifiable information.

7-36
If the PHA receives documentation from a verification source that contains the
individual’s specific diagnosis, information regarding the individual’s treatment,
and/or information regarding the nature or severity of the person’s disability, the
PHA will immediately dispose of this confidential information; this information will
never be maintained in the individual’s file. If the information needs to be
disposed of, the PHA will note in the individual’s file that verification was
received, the date received, and the name and address of the
person/organization that provided the verification. Under no circumstances will
PHA include an applicant’s or resident’s medical records in the file [Notice PIH
2010-26].
In addition, the PHA must verify that:

The household is eligible for the deduction.

The costs to be deducted are qualified health and medical care expenses.

The expenses are not paid for or reimbursed by any other source.

Costs incurred in past years are counted only once.
Eligible Household
The health and medical care expense deduction is permitted only for households in
which the head, spouse, or cohead is at least 62 or a person with disabilities. The PHA
will verify that the family meets the definition of an elderly or disabled family provided in
the Eligibility chapter, and as described in Chapter 7 (7-IV.A) of this plan.
Qualified Expenses
To be eligible for the health and medical care expense deduction, the costs must qualify
as medical expenses. See Chapter 6 for the PHA’s policy on what counts as a medical
expense.
Unreimbursed Expenses
To be eligible for the health and medical care expense deduction, the costs must not be
reimbursed by another source.
PHA Policy
The family will be required to certify that the medical expenses are not paid or
reimbursed to the family from any source. If expenses are verified through a third
party, the third party must certify that the expenses are not paid or reimbursed
from any other source.
Expenses Incurred in Past Years
PHA Policy
When anticipated costs are related to on-going payment of medical bills incurred
in past years, the PHA will verify:

7-37
The anticipated repayment schedule
The amounts paid in the past, and
Whether the amounts to be repaid have been deducted from the family’s
annual income in past years
7-IV.C. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES
Policies related to disability assistance expenses are found in 6-II.E. The amount of the
deduction will be verified following the standard verification procedures described in
Part I.
The PHA must comply with the Health Insurance Portability and Accountability Act
(HIPAA) (Pub. L. 104-191, 110 Stat. 1936) and the Privacy Act of 1974 (Pub. L. 93-579,
88 Stat. 1896) when requesting documentation to determine unreimbursed auxiliary
apparatus or attendance care costs. The PHA may not request documentation beyond
what is sufficient to determine anticipated reasonable attendant care and auxiliary
apparatus costs. Before placing bills and documentation in the tenant file, the PHA must
redact all personally identifiable information [FR Notice 2/14/23].
Amount of Expense
Attendant Care
PHA Policy
Expenses for attendant care will be verified through:

Written third-party documents provided by the family, such as receipts or
cancelled checks.

Third-party verification form signed by the provider, if family-provided
documents are not available.

If third-party verification is not possible, written family certification as to
costs anticipated to be incurred for the upcoming 12 months.
Before placing bills and documentation in the tenant file, the PHA will redact all
personally identifiable information.
If the PHA receives documentation from a verification source that contains the
individual’s specific diagnosis, information regarding the individual’s treatment,
and/or information regarding the nature or severity of the person’s disability, the PHA
will immediately dispose of this confidential information; this information will never be
maintained in the individual’s file. If the information needs to be disposed of, the
PHA will note in the individual’s file that verification was received, the date received,
and the name and address of the person/organization that provided the verification.
Under no circumstances will PHA include an applicant’s or resident’s medical
records in the file [Notice PIH 2010-26].

7-38
Auxiliary Apparatus
PHA Policy
Expenses for auxiliary apparatus will be verified through:
Written third-party documents provided by the family, such as billing
statements for purchase of auxiliary apparatus, or other evidence of
monthly payments or total payments that will be due for the apparatus
during the upcoming 12 months.
Third-party verification form signed by the provider, if family-provided
documents are not available.
If third-party or document review is not possible, written family certification
of estimated apparatus costs for the upcoming 12 months.
In addition, the PHA must verify that:

The family member for whom the expense is incurred is a person with disabilities (as
described in 7-II.F above).

The expense permits a family member, or members, to work (as described in
Chapter 6.).

The expense is not reimbursed from another source (as described in Chapter 6.).
Family Member is a Person with Disabilities
To be eligible for the disability assistance expense deduction, the costs must be
incurred for attendant care or auxiliary apparatus expense associated with a person with
disabilities. The PHA will verify that the expense is incurred for a person with disabilities
(See 7-II.F.).
Family Member(s) Permitted to Work
The PHA must verify that the expenses claimed actually enable a family member, or
members, (including the person with disabilities) to work.
PHA Policy
The PHA will require the family to follow the proper reasonable accommodation
process verifying the family member requires attendant care or an auxiliary
apparatus to be employed, or that the attendant care or auxiliary apparatus
enables another family member, or members, to work. (See 6-II.E.).
Unreimbursed Expenses

7-39
To be eligible for the disability expenses deduction, the costs must not be reimbursed
by another source.
PHA Policy
The family will be required to certify that attendant care or auxiliary apparatus
expenses are not paid by or reimbursed to the family from any source.
7-IV.D. CHILD CARE EXPENSES
Policies related to childcare expenses are found in Chapter 6. The amount of the
deduction will be verified following the standard verification procedures described in
Part I. In addition, the PHA must verify that:

The child is eligible for care. (12 or younger).

The costs claimed are not reimbursed.

The costs enable a family member to work, actively seek work, or further their
education.

The costs are for an allowable type of childcare.

The costs are reasonable.
Eligible Child
To be eligible for the childcare deduction, the costs must be incurred for the care of a
child under the age of 13. The PHA will verify that the child being cared for (including
foster children) is under the age of 13 (See 7-II.C.).
Unreimbursed Expense
To be eligible for the childcare deduction, the costs must not be reimbursed by another
source.
PHA Policy
The family and the care provider will be required to certify that the childcare
expenses are not paid by or reimbursed to the family from any source.
Pursuing an Eligible Activity
The PHA must verify that the family member(s) that the family has identified as being
enabled to seek work, pursue education, or be gainfully employed, are actually pursuing
those activities.
PHA Policy
Information to be Gathered

7-40

The PHA will verify information about how the schedule for the claimed
activity relates to the hours of care provided, the relationship of the family
member(s) to the child, and any special needs of the child that might help
determine which family member is enabled to pursue an eligible activity.
Seeking Work

Whenever possible the PHA will use documentation from a state or local
agency that monitors work-related requirements (e.g., welfare or
unemployment). In such cases the PHA will request family-provided
verification from the agency of the member’s job seeking efforts to date
and require the family to submit to the PHA any reports provided to the
other agency.

In the event third-party verification is not available, the PHA will provide
the family with a form on which the family member must record job search
efforts. The PHA will review this information at each subsequent
reexamination for which this deduction is claimed.
Furthering Education

The PHA will request third-party documentation to verify that the person
permitted to further their education by the childcare is enrolled and provide
information about the timing of classes for which the person is registered.
The documentation may be provided by the family.
Gainful Employment

The PHA will seek third-party verification of the work schedule of the
person who is permitted to work by the childcare. In cases in which two or
more family members could be permitted to work, the work schedules for
all relevant family members may be verified.  The documentation may be
provided by the family.
Allowable Type of Child Care
The type of care to be provided is determined by the family, but must fall within certain
guidelines, as discussed in Chapter 6.
PHA Policy
The PHA will verify that the type of childcare selected by the family is allowable,
as described in Chapter 6.
The PHA will verify that the fees paid to the childcare provider cover only
childcare costs (e.g., no housekeeping services or personal services) and are
paid only for the care of an eligible child (e.g., prorate costs if some of the care is
provided for ineligible family members).

7-41
The PHA will verify that the childcare provider is not an assisted family member.
Verification will be made through the head of household’s declaration of family
members who are expected to reside in the unit.
Reasonableness of Expenses
Only reasonable childcare costs can be deducted.
PHA Policy
The actual costs the family incurs will be compared with the PHA’s established
standards of reasonableness for the type of care in the locality to ensure that the
costs are reasonable.
If the family presents a justification for costs that exceed typical costs in the area,
the PHA will request additional documentation, as required, to support a
determination that the higher cost is appropriate.

7-42
EXHIBIT 7-1: Summary of Documentation Requirements for Noncitizens 
[HCV GB, pp. 5-9 and 5-10]
All noncitizens claiming eligible status must sign a declaration of eligible immigrant
status on a form acceptable to the PHA.
Except for persons 62 or older, all noncitizens must sign a verification consent form
Additional documents are required based upon the person's status.
Elderly Noncitizens
A person 62 years of age or older who claims eligible immigration status also must
provide proof of age such as birth certificate, passport, or documents showing
receipt of SS old-age benefits.
All other Noncitizens
Noncitizens that claim eligible immigration status also must present the applicable
USCIS document. Acceptable USCIS documents are listed below.

Form I-551 Alien Registration Receipt
Card (for permanent resident aliens)

Form I-94 Arrival-Departure Record
annotated with one of the following:

“Admitted as a Refugee
Pursuant to Section 207”

“Section 208” or “Asylum”

“Section 243(h)” or “Deportation
stayed by Attorney General”

“Paroled Pursuant to Section
221 (d)(5) of the USCIS”
Form I-94 Arrival-Departure Record
with no annotation accompanied by:

A final court decision granting
asylum (but only if no appeal is
taken);

A letter from a USCIS asylum
officer granting asylum (if
application is filed on or after
10/1/90) or from a USCIS district
director granting asylum
(application filed before 10/1/90);

A court decision granting
withholding of deportation; or

A letter from an asylum officer
granting withholding or deportation
(if application filed on or after
10/1/90).
Form I-688 Temporary Resident Card
annotated “Section 245A” or Section 210”
Form I-688B Employment
Authorization Card annotated “Provision
of Law 274a. 12(11)” or “Provision of Law
274a.12”.

A receipt issued by the USCIS indicating that an application for issuance of a
replacement document in one of the above listed categories has been made and
the applicant’s entitlement to the document has been verified; or

Other acceptable evidence. If other documents are determined by the USCIS to
constitute acceptable evidence of eligible immigration status, they will be
announced by notice published in the Federal Register

8-1
CHAPTER 8
LEASING AND INSPECTIONS
[24 CFR 5, Subpart G; 24 CFR 966, Subpart A]
INTRODUCTION
Public housing leases are the contractual basis of the legal relationship between the
PHA and the tenant. All units must be occupied pursuant to a dwelling lease agreement
that complies with HUD regulations.
HUD regulations require the PHA to inspect each dwelling unit prior to move-in, at move
-out, and annually during the period of occupancy. In addition, the PHA may conduct
additional inspections in accordance with PHA policy.
This chapter is divided into two parts as follows:
Part I: Leasing. This part describes pre-leasing activities and the PHA’s policies
pertaining to lease execution, lease modification, and payments under the lease.
Part II: Inspections. This part describes the PHA’s policies for inspecting
dwelling units and notifying families of HUD REAC NSPIRE inspections.

8-2
PART I: LEASING
8-I.A. OVERVIEW
An eligible family may occupy a public housing dwelling unit under the terms of a lease.
The lease must meet all regulatory requirements and must also comply with applicable
state and local laws and codes.
The term of the lease must be for a period of 12 months. The lease must be renewed
automatically for another 12-month term, except that the PHA may not renew the lease
if the family has violated the community service requirement and if the family is
determined to be over income for 24 consecutive months [24 CFR 966.4(a)(2)].
PHAs must adopt smoke-free policies, which HUD required to be implemented no later
than July 30, 2018. The policy is attached as Exhibit 8-1.
Part I of this chapter contains regulatory information on leasing, where applicable, as
well as the PHA’s leasing policies.
For policies on lease requirements for families whose incomes have exceeded the over-
income limit for 24 consecutive months, see 13-III.C., Over-Income Families.
8-I.B. LEASE ORIENTATION
PHA Policy
After unit acceptance but prior to occupancy, a PHA representative will conduct a
lease orientation with the family. The head of household or spouse is required to
attend.
Orientation Agenda
PHA Policy
When families attend the lease orientation, they will be provided with the
following copies:

The lease

The PHA’s grievance procedure

The house rules

The PHA’s schedule of maintenance charges

“Is Fraud Worth It?” (form HUD-1141-OIG), which explains the types of actions a
family must avoid and the penalties for program abuse

“What You Should Know about EIV,” a guide to the Enterprise Income
Verification (EIV) system published by HUD as an attachment to Notice PIH 2017
-12

Form HUD-5380, VAWA Notice of Occupancy Rights

8-3

Form HUD-5382, Certification of Domestic Violence, Dating Violence, Sexual
Assault, or Stalking

Smoke Free Policy

A notice that includes the procedures for requesting relief and the PHA’s criteria
for granting requests for relief for excess utility surcharges.

The HUD pamphlet on lead-based paint entitled, “Protect Your Family from Lead
in Your Home.”
Topics to be discussed and explained to all families include:

Applicable deposits and all other charges

Review and explanation of lease provisions, including House Rules and unit
maintenance requests and work orders

The PHA’s interim reporting requirements

Review and explanation of occupancy forms

Community service requirements

Family choice of rent

VAWA protections

Smoke-free policies
8-I.C. EXECUTION OF LEASE
The lease must be executed by the tenant and the PHA, except for automatic renewals
of a lease [24 CFR 966.4(a)(3)].
A lease is executed at the time of admission for all new residents. A new lease is also
executed at the time of transfer from one PHA unit to another.
The lease must state the composition of the household as approved by the PHA (family
members and any PHA-approved live-in aide) [24 CFR 966.4(a)(1)(v)]. See Section 8-
I.D. for policies regarding changes in family composition during the lease term.
PHA Policy
The head of household, spouse or cohead, and all other adult members of the
household will be required to sign the public housing lease prior to admission. An
appointment will be scheduled for the parties to execute the lease. The head of
household will be provided a copy of the executed lease and the PHA will retain
a copy in the resident’s file.
Files for households that include a live-in aide will contain file documentation
signed by the live-in aide, that the live-in aide is not a party to the lease and is
not entitled to PHA assistance. The live-in aide is only approved to live in the unit
while serving as the care attendant for the family member who requires the care.

8-4
8-I.D. MODIFICATIONS TO THE LEASE
The lease may be modified at any time by written agreement of the tenant and the PHA
[24 CFR 966.4(a)(3)].
Modifications to the Lease Form
The PHA may modify its lease from time to time. However, the PHA must give residents
at least thirty (30) days advance notice of the proposed changes and an opportunity to
comment on the changes. The PHA must also consider any comments before formally
adopting the new lease [24 CFR 966.3].
After proposed changes have been incorporated into the lease and approved by the
Board, each family must be notified at least 60 days in advance of the effective date of
the new lease or lease revision. A resident's refusal to accept permissible and
reasonable lease modifications that are made in accordance with HUD requirements, or
are required by HUD, is grounds for termination of tenancy [24 CFR 966.4(l)(2)(iii)(E)].
PHA Policy
The family will have 30 days to accept the revised lease. If the family does not
accept the offer of the revised lease within that 30-day timeframe, the family’s
tenancy will be terminated for other good cause in accordance with the policies in
Chapter 13.
Schedules of special charges and rules and regulations are subject to modification or
revision. Because these schedules are incorporated into the lease by reference,
residents and resident organizations must be provided at least thirty days written notice
of the reason(s) for any proposed modifications or revisions and must be given an
opportunity to present written comments. The notice must be delivered directly or
mailed to each tenant; or posted in at least three conspicuous places within each
structure or building in which the affected dwelling units are located, as well as in a
conspicuous place at the project office, if any, or if none, a similar central business
location within the project. Comments must be taken into consideration before any
proposed modifications or revisions become effective [24 CFR §966.5].
After the proposed revisions become effective, they must be publicly posted in a
conspicuous manner in the project office and must be furnished to applicants and
tenants on request [24 CFR 966.5].
PHA Policy
When the PHA proposes to modify or revise schedules of special charges or
rules and regulations, the PHA will post a copy of the notice in the central
office,and mail a copy of the notice to each resident family. Documentation of
proper notice will be included in each resident file.

8-5
Other Modifications
PHA Policy
The lease will be amended to reflect all changes in family composition.
If, for any reason, any member of the household ceases to reside in the unit, the
lease will be amended by drawing a line through the person's name. The head of
household and PHA will be required to initial and date the change.
If a new household member is approved by the PHA to reside in the unit, the
person’s name and birth date will be added to the lease. The head of household
and PHA will be required to initial and date the change. If the new member of the
household is an adult, they will also be required to sign and date the lease.
Policies governing when and how changes in family composition must be
reported are contained in Chapter 9, Reexaminations.
8-I.E. SECURITY DEPOSITS [24 CFR 966.4(B)(5)]
At the option of the PHA, the lease may require security deposits. The amount of the
security deposit cannot exceed one month’s rent, or a reasonable fixed amount as
determined by the PHA.
The PHA may allow for gradual accumulation of the security deposit by the family, or
the family may be required to pay the security deposit in full prior to occupancy. Subject
to applicable laws, interest earned on security deposits may be refunded to the tenant
after vacating the unit or used for tenant services or activities.
PHA Policy
Residents must pay a security deposit to the PHA at the time of admission. The
amount of the security deposit is as follows:
Public Housing Development
Bedroom Size
Security Deposit Amount
1
$350
2
$400
3
$450
4
$500
5
$550
Public Housing Scattered Sites
Bedroom Size
Security Deposit Amount
2
$525
3
$550
4
$600

8-6
5
$675
The security deposit must be paid in full prior to occupancy.
The PHA will hold the security deposit for the period the family occupies the unit. The
PHA will not use the security deposit for rent or other charges while the resident is living
in the unit.
Within 30 days of move-out, the PHA will refund to the resident the amount of the
security deposit, less any amount needed to pay the cost of unpaid rent, damages listed
on the move-out inspection report that exceed normal wear and tear, and other charges
due under the lease.
The PHA will provide the resident with a written list of any charges against the security
deposit within 14 business days of the move-out inspection. If the resident disagrees
with the amount charged, the PHA will provide a meeting to discuss the charges.
If the resident transfers to another unit, the PHA will transfer the security deposit to the
new unit. The tenant will be billed for any maintenance or other charges due for the “old”
unit.
8-I.F. PAYMENTS UNDER THE LEASE
Rent Payments [24 CFR 966.4(b)(1)]
Families must pay the amount of the monthly tenant rent determined by the PHA in
accordance with HUD regulations and other requirements. The amount of the tenant
rent is subject to change in accordance with HUD requirements.
The lease must specify the initial amount of the tenant rent at the beginning of the initial
lease term, and the PHA must give written notice stating any change in the amount of
tenant rent and when the change is effective.
PHA Policy
The tenant rent is due and payable at the PHA-designated location on the first of
every month. If the first falls on a weekend or holiday, the rent is due and payable
on the first business day thereafter.
If a family’s tenant rent changes, the PHA will notify the family of the new amount
and the effective date by sending a “Notice of Rent Adjustment” which will
become an attachment to the lease.
Late Fees and Nonpayment [24 CFR 966.4(b)(3); Notice PIH 2021-29]
At the option of the PHA, the lease may provide for payment of penalties when the
family is late in paying tenant rent [24 CFR 966.4(b)(3)].

8-7
The lease must provide that late payment fees are not due and collectible until two
weeks after the PHA gives written notice of the charges. The written notice is
considered an adverse action and must meet the requirements governing a notice of
adverse action [24 CFR 966.4(b)(4)].
The notice of proposed adverse action must identify the specific grounds for the action
and inform the family of their right for a hearing under the PHA grievance procedures.
The PHA must not take the proposed action until the time for the tenant to request a
grievance hearing has expired, or (if a hearing was requested within the required
timeframe,) the grievance process has been completed [24 CFR 966.4(e)(8)].
PHA Policy
If the family fails to pay their rent by the fifth day of the month, and the PHA has
not agreed to accept payment at a later date, a 14-day Notice to Vacate, or such
longer period as may be required by HUD,  will be issued to the resident for
failure to pay rent, demanding payment in full or the surrender of the premises.
If the family has received four (4) 14-day Notices to Vacate (or such longer
period as may be required by HUD) termination letters in a lease period, even if
they pay all amount specified in the notice, the lease violation will not be cured,
and the family must vacate the premises.
In addition, if the resident fails to make payment by the end of office hours on the
fifth day of the month, a late fee of $25.00 will be charged. Notices of late fees
will be in accordance with requirements regarding notices of adverse action.
Charges are due and payable 14 calendar days after billing.  If the family
requests a grievance hearing within the required timeframe, the PHA may not
take action for nonpayment of the fee until the conclusion of the grievance
process. If the resident can document financial hardship, the late fee may be
waived on a case-by-case basis.
If the PHA agrees to accept payment at a later date, a ‘Tenant Payment
Agreement’ will be signed by the resident, housing representative and the
housing assistance senior program manager.  The payment amount will include
late fees and will need to be collected in the month that the rent is due.  When a
check is returned for insufficient funds or is written on a closed account, the rent
will be considered unpaid and a returned check fee of $25.00 will be charged to
the family.  The fee will be due and payable 14 days after billing.
Any rent payment received will be applied to the oldest rent charges in the
resident's account with the exception of debts currently under a payment
agreement.

8-8
Excess Utility Charges
If the PHA charges the tenant for consumption of excess utilities, the lease must state
the basis for the determination of such charges. The imposition of charges for
consumption of excess utilities is permissible only if the charges are determined by an
individual check meter servicing the leased unit or result from the use of major tenant-
supplied appliances [24 CFR 966.4(b)(2)].
Schedules of special charges for utilities that are required to be incorporated in the
lease by reference must be publicly posted in a conspicuous manner in the
development office and must be furnished to applicants and tenants on request [24 CFR
966.5].
The lease must provide that charges for excess utility consumption are not due and
collectible until two weeks after the PHA gives written notice of the charges. The written
notice is considered an adverse action and must meet the requirements governing a
notice of adverse action [24 CFR 966.4(b)(4)].
The notice of proposed adverse action must identify the specific grounds for the action
and inform the family of their right to a hearing under the PHA grievance procedures.
The PHA must not take the proposed action until the time for the tenant to request a
grievance hearing has expired, or (if a hearing was requested within the required
timeframe,) the grievance process has been completed [24 CFR 966.4(e)(8)].
PHA Policy
When applicable, families will be charged for excess utility usage according to
the PHA’s current posted scheduled.  Notices of excess utility charges will be
mailed monthly and will be in accordance with requirements regarding notices of
adverse actions. Charges are due and payable 14 calendar days after billing. If
the family requests a grievance hearing within the required timeframe, the PHA
may not take action for nonpayment of the charges until the conclusion of the
grievance process.
Nonpayment of excess utility charges is a violation of the lease and is grounds
for eviction.
The PHA may grant requests for relief from surcharges from excess utility
consumption of PHA-furnished utilities as a reasonable accommodation where
the PHA deems an exception is appropriate to meet the needs of the elderly, ill,
or disabled residents. In determining whether to grant this request, the PHA will
consider special factors affecting utility usage that are not within the control of the
resident, such as the need for medical equipment. Residents may request relief
in accordance with Section 2-II.C. of this ACOP. The PHA will process such
requests in accordance with Section 2-II.E. of this ACOP.
Notice of the availability of procedures for requesting relief (including the PHA
representative with whom initial contact may be made by the resident) and the
PHA’s criteria for granting requests, will be included in each notice to residents of

8-9
changes in utility allowances or surcharges as well as to new residents as part of
the lease orientation.
Maintenance and Damage Charges
If the PHA charges the tenant for maintenance and repair beyond normal wear and tear,
the lease must state the basis for the determination of such charges [24 CFR
966.4(b)(2)].
Schedules of special charges for services and repairs which are required to be
incorporated in the lease by reference must be publicly posted in a conspicuous manner
in the development office and must be furnished to applicants and tenants on request
[24 CFR 966.5].
The lease must provide that charges for maintenance and repair beyond normal wear
and tear are not due and collectible until two weeks after the PHA gives written notice of
the charges. The written notice is considered an adverse action and must meet the
requirements governing a notice of adverse action [24 CFR 966.4(b)(4)].
The notice of proposed adverse action must identify the specific grounds for the action
and inform the family of their right for a hearing under the PHA grievance procedures.
The PHA must not take the proposed action until the time for the tenant to request a
grievance hearing has expired, or (if a hearing was requested within the required
timeframe,) the grievance process has been completed [24 CFR 966.4(e)(8)].
PHA Policy
When applicable, families will be charged for maintenance and/or damages
according to the PHA’s current schedule. Work that is not covered in the
schedule will be charged based on the actual cost of labor and materials to make
needed repairs (including overtime, if applicable).
Notices of maintenance and damage charges will be mailed monthly and will be
in accordance with requirements regarding notices of adverse actions. Charges
are due and payable 14 calendar days after billing. If the family requests a
grievance hearing within the required timeframe, the PHA may not take action for
nonpayment of the charges until the conclusion of the grievance process.
Nonpayment of maintenance and damage charges is a violation of the lease and
is grounds for eviction.
PART II: INSPECTIONS
8-II.A. OVERVIEW
The PHA is obligated to maintain safe and habitable dwelling units and to make
necessary repairs to dwelling units [24 CFR 966.4(e)]. The National Standards for the

8-10
Inspection Physical Inspection of Real Estate (NSPIRE) are the standard under which
HUD housing units, including those under the public housing program, are inspected.
NSPIRE ensures that residents of public housing live in safe, habitable dwellings, and
the items and components located inside, outside, and within the units are functionally
adequate, operable, and free of health and safety hazards [24 CFR 5.703(a)]. Further,
units must comply with state and local code requirements (such as fire, mechanical,
plumbing, carbon monoxide, property maintenance, and residential code) [24 CFR
5.703(f)] as well as with all requirements related to the evaluation and control of lead-
based paint hazards [24 CFR 5.703(e)(2)].
Under NSPIRE, public housing units are subject to three types of inspections: annual
self-inspections, NSPIRE Inspections (which are used to assess and score the PHA
under the Public Housing Assessment System (PHAS)), and NSPIRE Plus Inspections
(which are triggered by poor property conditions).HUD regulations also require the PHA
to inspect each public housing  unit prior to move-in and at move-out,  The PHA may
require additional inspections, in accordance with PHA policy. This part contains the
PHA’s policies governing inspections by the PHA and HUD, notification of unit entry,
and inspection repair timelines.  This section discusses inspections conducted by the
PHA (including annual self-inspections) and inspections conducted by HUD REAC.
8-II.B. PHA-CONDUCTED INSPECTIONS
The PHA is obligated to maintain dwelling units and the project in safe and habitable
condition and to make necessary repairs to dwelling units [24 CFR 966.4(e)].
Types of PHA-Conducted Inspections
Move-In Inspections [24 CFR 966.4(i)]
The lease must require the PHA and the family to inspect the dwelling unit prior to
occupancy in order to determine the condition of the unit and equipment in the unit. A
copy of the initial inspection, signed by the PHA and the tenant, must be provided to the
tenant and retained in the resident file.
PHA Policy
Any adult family member may attend the initial inspection and sign the inspection
form for the head of household.
Move-Out Inspections [24 CFR 966.4(i)]
The PHA must inspect the unit at the time the resident vacates the unit and must allow
the resident to participate in the inspection if they wish, unless the tenant vacates
without notice to the PHA. The PHA must provide to the tenant a statement of any
charges to be made for maintenance and damage beyond normal wear and tear.

8-11
The difference between the condition of the unit at move-in and move-out establishes
the basis for any charges against the security deposit so long as the work needed
exceeds that for normal wear and tear.
PHA Policy
When applicable, the PHA will provide the tenant with a statement of charges to
be made for maintenance and damage beyond normal wear and tear, within 14
business days of conducting the move-out inspection.
Self-Inspections [24 CFR 5.707]
Annually all PHAs are required to self-inspect their properties, including all units, to
ensure units are maintained in accordance with NSPIRE standards in 24 CFR 5.703. As
part of the self-inspection process, PHAs must ensure that deficiencies previously cited
and repaired as a result of an NSPIRE inspection have not subsequently failed.
The PHA must maintain the results of self-inspections for three years and must provide
the results to HUD upon request.
Quality Control Inspections
The purpose of quality control inspections is to assure that all defects were identified in
the original inspection, and that repairs were completed and within an acceptable time
frame.
PHA Policy
The Maintenance Supervisor will conduct quality control inspections in
accordance with the PHA’s maintenance plan.
Special Inspections
PHA Policy
PHA staff may conduct a special inspection for any of the following reasons:

Housekeeping

Unit condition

Suspected lease violation

Preventive maintenance

Routine maintenance

There is reasonable cause to believe an emergency exists
Other Inspections
PHA Policy
Building exteriors, grounds, common areas and systems will be inspected
according to the PHA’s maintenance plan.

8-12
Notice of Entry
Non-emergency Entries [24 CFR 966.4(j)(1)]
The PHA may enter the unit, with reasonable advance notification to perform routine
inspections and maintenance, make improvements and repairs, or to show the unit for
re-leasing. A written statement specifying the purpose of the PHA entry delivered to the
dwelling unit at least two days before such entry is considered reasonable advance
notification.
PHA Policy
The PHA will notify the resident in writing at least 48 hours prior to any non-
emergency inspection.
For regular annual self-inspections, the family will receive at least two weeks
written notice of the inspection to allow the family to prepare the unit for the
inspection.
A “routine inspection” includes, without limitation, an annual inspection of the
dwelling unit, monthly pest control treatment and any required follow up
inspection necessary to assure compliance with the Housekeeping Standards
and House Rules.
Entry for repairs requested by the family will not require prior notice. Resident-
requested repairs presume permission for the PHA to enter the unit.
Except for emergencies, management will not enter the dwelling unit to perform
inspections where a pet resides unless accompanied for the entire duration of the
inspection by the pet owner or responsible person designated by the pet owner in
accordance with the pet policies in Section 10-II.D.
Emergency Entries [24 CFR 966.4(j)(2)]
The PHA may enter the dwelling unit at any time without advance notice when there is
reasonable cause to believe that an emergency exists. If no adult household member is
present at the time of an emergency entry, the PHA must leave a written statement
showing the date, time, and purpose of the entry prior to leaving the dwelling unit.
Scheduling of PHA-Conducted Inspections
PHA Policy
Inspections will be conducted during business hours between 7:00 a.m. and 5:00
p.m. If a family needs to reschedule an inspection, they must notify the PHA at
least 24 hours prior to the scheduled inspection. The PHA will reschedule the
inspection no more than once unless the resident has a verifiable good cause to
delay the inspection. The PHA may request verification of such cause.

8-13
Attendance at Inspections
Residents are required to be present for move-in inspections [24 CFR §966.4(i)]. There
is no such requirement for other types of inspections.
PHA Policy
While the resident is required to be present for move-in inspections, the resident
is not required to be present for other types of inspections. The resident may
attend the inspection if they wish. If no one is at home, the inspector will enter the
unit, conduct the inspection, and leave a copy of the inspection report in the unit.
Repairs
Correction timeframes differ depending on whether repairs are considered
emergency or non-emergency repairs.
Emergency Repairs [24 CFR 966.4(h)]
If the unit is damaged to the extent that conditions are created which are hazardous to
the life, health, or safety of the occupants, the tenant must immediately notify the PHA
of the damage, and the PHA must make repairs within a reasonable time frame.  Under
NSPIRE, the PHA must correct all Life-Threatening and Severe deficiencies within 24
hours.
If the damage was caused by a household member or guest, the PHA must charge the
family for the reasonable cost of repairs. The PHA may also take lease enforcement
action against the family.
If the PHA cannot make repairs quickly, the PHA must offer the family standard
alternative accommodations. If the PHA can neither repair the defect within a
reasonable time frame nor offer alternative housing, rent shall be abated in proportion to
the seriousness of the damage and loss in value as a dwelling. Rent shall not be abated
if the damage was caused by a household member or guest, or if the resident rejects
the alternative accommodations.
Non-emergency Repairs
PHA Policy
The PHA will correct deficiencies resulting in a non-emergency work order
identified during a PHA conducted inspection within 15 business days of the
inspection date. If the PHA is unable to make repairs within that period due to
circumstances beyond the PHA’s control (e.g., required parts or services are not
available, weather conditions, etc.) the PHA will notify the family of an estimated
date of completion.
The family must allow the PHA access to the unit to make repairs.

8-14
Except for emergencies, management will not enter the dwelling unit to perform
repairs where a pet resides unless accompanied for the entire duration of the
repair by the pet owner or responsible person designated by the pet owner in
accordance with the pet policies in Section 10-II.D.
Resident-Caused Damages
PHA Policy
Damages to the unit beyond wear and tear will be billed to the tenant in
accordance with the policies in 8-I.F., Maintenance and Damage Charges.
Repeated or excessive damages to the unit beyond normal wear and tear will be
considered a serious or repeated violation of the lease.
Notices of lease termination will also be issued to residents who purposely
disengage the unit’s smoke detector.
Utilities that are the resident’s responsibility and are found not in service will be
cause for a 5 five-day lease termination.
Housekeeping
PHA Policy
Residents whose housekeeping habits pose a non-emergency health or safety
risk, encourage insect or rodent infestation, or cause damage to the unit are in
violation of the lease.  In these instances, the PHA will provide proper notice of a
lease violation.
A reinspection will be conducted within 30 days to confirm that the resident has
complied with the requirement to abate the problem. Failure to abate the problem
or allow for a reinspection is considered a violation of the lease and may result in
termination of tenancy in accordance with Chapter 13.
Notices of lease violation will also be issued to residents who purposely
disengage the unit’s smoke detector and/or carbon monoxide alarm. Only one
warning will be given. A second incidence will result in lease termination.
8-II.C. NSPIRE INSPECTIONS [24 CFR 5.705(c); Notice PIH 2023-16]

8-15
During an NSPIRE inspection, REAC inspectors will inspect areas and associated items
or components that are listed in the regulations as affirmative requirements and those
included within the NSPIRE standards. For most properties, the frequency of NSPIRE
inspections is determined by the date of the prior inspection and the score received.
Notice to Residents [Notice PIH 2023-16]
The PHA must provide notice to all residents as described in 24 CFR 5.711(h) and the
lease.
PHA Policy
The PHA will provide all residents with at least seven days’ notice of an NSPIRE
inspection. Notice will be provided through multiple communication methods,
including by posted notice on each resident’s door and through email where
applicable. All materials, notices, and communications to families regarding the
inspection will be clearly communicated and provided in a manner that is
effective for persons with hearing, visual, and other communication-related
disabilities consistent with Section 504 of the Rehabilitation Act (Section 504)
and HUD’s Section 504 regulation, and Titles II or III of the Americans with
Disabilities Act (ADA) and implementing regulations.
24-Hour Corrections [24 CFR 5.711(c); Notice PIH 2023-16]
At the conclusion of the NSPIRE inspection, or at the end of the day on multi-day
inspections, HUD provides the PHA with a list of Life-Threatening and Severe
deficiencies. The PHA must correct all Life-Threatening and Severe deficiencies within
24 hours, with certification of correction submitted to HUD within two business days of
receipt of notification of the deficiency.
If permanent repair will take longer than the allowable time in the relevant standard for
the deficiency, the PHA must provide HUD with a timeframe for completing permanent
repairs and submit evidence that the repair is in progress. Any extension to the
allowable time for rectifying the deficiency is allowed only upon HUD approval for good
cause.
PHA Policy
The PHA will correct all Life-Threatening and Severe deficiencies within 24
hours. Correcting the deficiency means the PHA will resolve or sufficiently
address the deficiency in a manner that it no longer poses a severe health or
safety risk to residents, or the hazard is blocked until permanent repairs can be
completed. A correction could include controlling or blocking access to the
hazard by performing a temporary relocation of the resident while repairs are
made.
While the PHA will complete all repairs expeditiously, if a permanent repair is not
possible within 24-hours, the PHA will correct the deficiency by performing an
interim repair to remove the health and safety hazard. If the correction is
temporary or professional services or materials are unavailable within 24 hours,

8-16
the PHA will provide a target date for permanent correction. Such interim repairs
will be fully completed within a reasonable timeframe approved by HUD.
The family must allow the PHA access to the unit to make repairs.
Non-emergency Repairs
Under NSPIRE, the PHA must correct Moderate deficiencies within 30 days and Low
deficiencies within 60 days, or as otherwise provided in the NSPIRE standards. Repairs
should be permanent fixes, unless otherwise approved by HUD in writing. HUD may
also prescribe timelines in Corrective Action Plans as defined in 24 CFR 902.3 or
Corrective Action Agreements as described in 24 CFR 902.105.
PHA Policy
If the PHA is unable to make repairs within the periods identified in the NSPIRE
standards due to circumstances beyond the PHA’s control (e.g., required parts or
services are not available, weather conditions, etc.), the PHA will provide HUD
with a timeframe for completing permanent repairs and obtain HUD approval.
The PHA will also notify the family of an estimated date of completion.
The family must allow the PHA access to the unit to make repairs.
Except for emergencies, management will not enter the dwelling unit to perform
repairs where a pet resides unless accompanied for the entire duration of the
repair by the pet owner or responsible person designated by the pet owner in
accordance with the pet policies in Section 10-II.D.
EXHIBIT 8-1: Smoke-Free Policy
The City of Chandler Housing and Redevelopment (COCHRD) and the United
States Department of Housing and Urban Development (HUD) have become
increasingly aware of the ill effects caused by secondhand  smoke.  These  ill  effects
include but  are  not  limited  to  (1)  health  concerns  raised  by  other residents  who
experience  secondhand  smoke  filtering  into  adjoining  apartments,  with  resulting
increased potential  for  lung  related  illnesses  and  disorders;  (2)  additional  costs  for
maintenance  such  as  cleaning, painting, replacing blinds and cleaning air conditioning
coils;  (3)  safety concerns resulting from  smokers disconnecting the smoke alarms in
their units.
In response to these concerns and in order to provide a safe living environment for all
Residents, on February 3, 2017, HUD issued a federal rule requiring all Public Housing
Authorities implement a smoke-free policy. The COCHRD adopted the following Policy
effective December 31, 2017:

8-17

Smoking is not permitted anywhere on public housing grounds, to include living
units, interior and exterior common areas, outdoor areas, and in or near public
housing and administrative office buildings.

The term “prohibited tobacco products” is defined as items that involve the
ignition and burning of tobacco leaves, such as: cigarettes, cigars, pipes, and
water pipes (also known as hookahs).

The term “electronic delivery device” means any product that can be used to
deliver aerosolized or vaporized nicotine, lobelia, or any other substance to the
person inhaling from the device, including, but not limited to, an e-cigarette, e-
cigar, e-pipe, or vape pen.

The term “interior common areas” include but are not limited to hallways, rental
and administrative offices, community rooms/centers, laundry rooms/centers and
similar structures.

“Smoke” or “Smoking” means inhaling or exhaling smoke, aerosol, or vapor from
any lighted or heated cigar, cigarette, pipe, electronic delivery device, or any
other natural or synthetic tobacco or plant product.  “Smoke” or “Smoking” also
includes burning or possessing any lighted or heated cigar, cigarette, pipe,
electronic delivery device, or any other natural or synthetic tobacco or plant
product intended for inhalation.

The premises to be occupied by Resident and members of Resident’s
household have been designated as a smoke-free living environment. Resident,
members of Resident’s household, and guests shall  not  smoke  anywhere  in  the
unit  leased  by  Resident, interior common areas utilized by Residents and staff,
and in or near the public housing buildings.

Residents are responsible for notifying their guests and invitees that the
COCHRD has designed the property as a smoke-free property. Residents are
responsible for ensuring  that their guests  and any and all  visitors  under  their
control fully comply  with  this policy.

Non-Smoking areas within the property include the following areas:

Smoking is not permitted anywhere on public housing grounds, to include living
units, interior and exterior, common areas, outdoor areas, and in or near public
housing, playgrounds, and administrative office buildings.

Resident should promptly provide the COCHRD with a written statement of any
incident where tobacco smoke is migrating into Resident’s unit from sources
outside Resident’s unit.

The COCHRD has posted No Smoking signs at entrances and exits, common
areas, hallways and in conspicuous places at Public Housing family sites.

8-18

The COCHRD will take reasonable steps to enforce this Smoke-Free Policy and
to make the unit smoke-free. The COCHRD is not required to take steps in
response to smoking unless the COCHRD knows of a violation of this Smoke-
Free Policy or has been provided with written notice of any violation of this Policy.

A material breach of this Policy shall be a material breach of the resident’s lease
agreement and the Rules and Regulations and grounds for termination of
tenancy through a graduated enforcement framework will include:

A lease amendment identifying the actions that constitutes a policy violation
and encourage residents to promptly provide a written statement of any
incident where tobacco smoke is migrating into the resident’s unit from
sources outside the resident’s unit.

If a determination is made on objective facts supported by written
statements, that a tenant is in violation, the COCHRD may serve a written
notice of lease violation(s) to the tenant to meet with the housing specialist
to discuss the violation(s). Documentation of noncompliance, if there are
repeated violations (more than two) or persistent non-responsiveness will
constitute a violation of the lease.

Eviction proceedings as a last resort.
As referenced in Section X of Resident’s lease and the Smoke-Free Policy Attachment
restrictions.
1) Resident acknowledges that the COCHRD’s adoption of a Smoke-Free living
environment and its efforts to designate  the  unit  as  Smoke-Free  do  not  make  the
COCHRD  guarantor  of  Resident’s health  or  of  the smoke-free  condition  of  Resident
unit  or  the  common  areas.  Resident  acknowledges  that  the  COCHRD’S adoption of
a smoke-free living environment and its efforts to designate the unit as smoke-free
do not in any way change the standard of care that the COCHRD has to Resident’s
household to render units designated as smoke-free any safer, more habitable,
or improved in terms of air quality standards than any other rental premises. The
COCHRD  specifically disclaims  any implied or  express  warranties  that the
Resident’s premises will have any higher or improved air quality standards than
any  other  rental units.  The  COCHRD  cannot  and  does  not  warranty  or  promise  that
the  rental  premises  will be free from secondhand smoke.
2) Resident  acknowledges  that  the  COCHRD’S  ability  to  police,  monitor,  or  enforce
the  restrictions  of  this Policy is dependent in significant part on voluntary
compliance by Resident and Resident’s guests and invitees. Residents with
respiratory ailments, allergies, or any other physical or mental condition relating to
smoke are put on notice that the COCHRD does not assume any higher duty of
care to enforce this Policy than any other obligation imposed on them under the
Lease or Rules and Regulations.

8-19
3) To assist all residents with the Smoke-Free Policy  transition and to accommodate
resident  interest in smoking cessation, the COCHRD is committed to providing
resources for cessation education and outreach.
Please refer to the Lease Addendum and/or your Section X of the Lease for information
regarding the Smoke-Free Policy restrictions.
By signing below, the resident acknowledges receipt of the Smoke-Free Policy.
Resident
Date
Resident
Date
Resident
Date
Resident
Date

9-1
Chapter 9
REEXAMINATIONS
[24 CFR 960.257, 960.259, 966.4]
INTRODUCTION
With the exception of non-public housing over income families, the PHA is required to
reexamine each family’s income and composition periodically, and to adjust the family’s
rent accordingly. PHAs must adopt policies for conducting annual and interim
reexaminations that are consistent with regulatory requirements and must conduct
reexaminations in accordance with such policies [24 CFR 960.257(c)].
The frequency with which the PHA must reexamine the income and composition of a
family depends on whether the family pays income-based or flat rent.  HUD requires the
PHA to offer all families the choice of paying income-based rent or flat rent at least
annually. The PHA’s policies for offering families a choice of rents are located in
Chapter 6.
This chapter discusses both annual and interim reexaminations.
Part I: Annual Reexaminations for Families Paying Income Based Rents.
This part discusses the requirements for annual reexamination of income and
family composition. Full reexaminations are conducted at least once a year for
families paying income-based rents.
Part II: Reexaminations for Families Paying Flat Rents. This part contains the
PHA’s policies for conducting full reexaminations of family income and
composition for families paying flat rents. These full reexaminations are
conducted at least once every 3 years. This part also contains the PHA’s policies
for conducting annual updates of family composition for flat rent families.
Part III: Interim Reexaminations. This part includes HUD requirements and
PHA policies related to when a family may and must report changes that occur
between annual reexaminations.
Part IV: Recalculating Tenant Rent. After gathering and verifying required
information for an annual or interim reexamination, the PHA must recalculate the
tenant rent. While the basic policies that govern these calculations are provided
in Chapter 6, this part describes the policies that affect these calculations during
a reexamination.
Part V: Non-Interim Reexamination Transactions. This part describes
transactions that do not entail changes to the family’s adjusted income.

9-2
Policies governing reasonable accommodation, family privacy, required family cooperation and
program abuse, as described elsewhere in this ACOP, apply to annual and interim
reexaminations.
PART I: ANNUAL REEXAMINATIONS FOR FAMILIES 
PAYING INCOME-BASED RENTS; [24 CFR 960.257]
9-I.A. OVERVIEW
For those families who choose to pay income-based rent, the PHA must conduct a
reexamination of income and family composition at least annually [24 CFR
960.257(a)(1)]. With the exception of over-income families, who must have their income
reviewed at 12 and 24 months, for flat rent families, the PHA must conduct a
reexamination of family composition at least annually and must conduct a reexamination
of family income at least once every three years [24 CFR 960.257(a)(2)]. For any non-
public housing over income families, the PHA may not conduct an annual reexamination
of family income. Policies related to the reexamination process for families paying flat
rent are located in Part II of this chapter.
For all residents of public housing, whether those residents are paying income-based or
flat rents, the PHA must conduct an annual review of community service requirement
compliance. This annual reexamination is also a good time to have residents sign
consent forms for criminal background checks in case the criminal history of a resident
is needed at some point for the purposes of lease enforcement or eviction.
The PHA is required to obtain all of the information necessary to conduct
reexaminations. How that information will be collected is left to the discretion of the
PHA.  Families are required to provide current and accurate information on income,
assets, allowances and deductions, family composition and community service
compliance as part of the reexamination process [24 CFR 960.259].
Unlike when performing an interim reexamination or at intake, at annual reexamination,
the PHA must determine the income of the family for the previous 12-month period,
except where the PHA uses a streamlined income determination. Income from assets,
however, is always anticipated, irrespective of the income examination type [Notice PIH
2023-27]. PHAs also have the option of using a “safe harbor” income verification from
another federal means-tested program to verify gross annual income. Chapter 7
contains the PHA’s policies related to streamlined income determinations and the use of
safe harbor income verifications.
This part contains the PHA’s policies for conducting annual reexaminations.

9-3
9-I.B. SCHEDULING ANNUAL REEXAMINATIONS
The PHA must establish a policy to ensure that the annual reexamination for each
family paying an income-based rent is completed within a 12-month period [24 CFR
960.257(a)(1)].
PHA Policy
Generally, the PHA will schedule annual reexaminations to coincide with the
family's anniversary date. The PHA will begin the annual reexamination process
approximately 120 days in advance of the scheduled effective date.
Anniversary date is defined as 12 months from the effective date of the family’s
last annual reexamination or, during a family’s first year in the program, from the
effective date of the family’s initial examination (admission).
If the family transfers to a new unit, the PHA will perform a new annual
reexamination, and the anniversary date will be changed.
The PHA may also schedule an annual reexamination for completion prior to the
anniversary date for administrative purposes.
Notification of and Participation in the Annual Reexamination Process
The PHA is required to obtain information needed to conduct annual reexaminations.
How that information will be collected is left to the discretion of the PHA. However,
PHAs should give tenants who were not provided the opportunity to provide contact
information at the time of admission the option to complete Form HUD-92006 at this
time.  The PHA should provide the family with the opportunity to update, change, or
remove information from the HUD-92006 at the time of the annual reexamination
[Notice PIH 2009-36].
PHA Policy
The PHA generally can require the participate to  attend an annual reexamination
interview, which must be attended by the head of household, spouse, or cohead.
If participation in an in-person interview poses a hardship because of a family
member’s disability, the family should contact the PHA to request a reasonable
accommodation. (See Chapter 2)
The PHA has the sole discretion to hold the annual reexamination via an online
process, or an in-person interview.  Notification of annual reexamination
interviews will be sent by first-class mail and will contain method of the
reexamination. If in-person, the notice will include the date, time, and location of
the interview. In addition, it will inform the family of the information and
documentation that must be brought to the interview.

9-4
If the family is unable to attend a scheduled interview, the family should contact
the PHA in advance of the interview to schedule a new appointment. In all
circumstances, if a family does not attend the scheduled interview the PHA will
send a second notification with a new interview appointment time.
If a family fails to attend two scheduled interviews without PHA approval, the
family will be in violation of their lease and may be terminated in accordance with
the policies in Chapter 13.
An advocate, interpreter, or other assistant may assist the family in the interview
process.
9-I.C. CONDUCTING ANNUAL REEXAMINATIONS
The terms of the public housing lease require the family to furnish information regarding
income and family composition as may be necessary for the redetermination of rent,
eligibility, and the appropriateness of the housing unit [24 CFR 966.4(c)(2)].
PHA Policy
The PHA has the sole discretion to require that documentation for annual
reexaminations is sent to the PHA via the housing authority’s online process.
Families will be asked to provide all required information (as described in the
reexamination notice) through the tenant’s online account.  The PHA may also
opt to complete the reexamination appointment in person.
The required information will include a PHA-designated reexamination form, an
Authorization for the Release of Information/Privacy Act Notice, as well as
supporting documents or forms related to the family’s income, expenses, and
family composition.
Any required documents or information that the family is unable to provide for the
annual reexamination process must be provided within 10 business days of the
request. If the family is unable to obtain the information or materials within the
required time frame, the family may request an extension.
If the family does not provide the required documents or information within the
required time frame (plus any extensions), the family will be in violation of their
lease and may be terminated in accordance with the policies in Chapter 13.
Families who have extenuating circumstances or are elderly will be permitted to
complete their reexamination by mail or by using their online account process. A
request for an exception must be submitted in writing and will be reviewed and
approved by management on a case-by-case basis.
The information provided by the family generally must be verified in accordance with the
policies in Chapter 7. Unless the family reports a change, or the agency has reason to

9-5
believe a change has occurred in information previously reported by the family, certain
types of information that are verified at admission typically do not need to be re-verified
on an annual basis. These include:

Legal Identity

Age

Social security numbers

A person’s disability status

Citizenship or immigration status
9-I.D. CALCULATING ANNUAL INCOME AT ANNUAL REEXAMINATION
[24 CFR 5.609(c)(2) and Notice PIH 2023-27]
The PHA must determine the income of the family for the previous 12-month period and
use this amount as the family income for annual reexaminations, except where the PHA
uses a streamlined income determination as indicated in Chapter 7 of this policy. The
PHA may also use Safe harbor income determinations dated within the last 12 months
from a means-tested federal public assistance program at annual reexamination as
outlined in Chapter 7 of this policy.
Except when using streamlined or safe harbor income determinations, in determining
the income of the family for the previous 12-month period, any change of income since
the family’s last annual reexamination, including those that did not meet the threshold to
process an interim reexamination in accordance with PHA policies and 24 CFR 5.657(c)
or 960.257(b) must be considered.
Income from assets is always anticipated, irrespective of the income examination type.
A change in income may be a loss of income or the addition of a new source of income.
Changing to a different employer in the prior year does not necessarily constitute a
change if the income earned from either employer is substantially the same. The PHA
should look at the entirety of the family’s unearned income and earned income from the
prior year in which earned income may have been one constant job or many different
jobs that start and stop.
Cost of Living Adjustments (COLA) to Social Security income and Social Security
disability income are always considered changes to income because the COLA is an
adjustment that automatically occurs annually by law. See Chapter 6 for PHA policies
on when the COLA is applied and Chapter 7 on streamlined determination of income for
inflationary adjustments.
Notice PIH 2023-27 lists the following steps to calculate both earned and unearned
income at annual reexamination.
Step 1: The PHA determines annual income for the previous 12-month period by
reviewing the following information:

9-6

The EIV Income Report pulled within 120 days of the effective date of the annual
reexamination;

The income reported on the most recent HUD-50058; and

The amount of prior-year income reported by the family on the PHA’s annual
reexamination paperwork.
Step 2: The PHA takes into consideration any interim reexamination of family income
completed since the last annual reexamination.

If there was an interim reexamination performed, the PHA must use the annual
income from the interim to determine the family’s total annual income, provided there
are no additional changes.

If the PHA did not perform an interim or there have been changes since the last
reexamination, the PHA moves to Step 3.
Step 3: If there were changes in annual income not processed by the PHA since the
last reexamination, the PHA must use current income. The family will be required to
report their income for the prior year and whether there have been permanent changes.
If there are no reported changes to an income source, the PHA may use documentation
of prior-year income to calculate the annual income. For example, the PHA may use the
following documentation:

EIV + self-certification (wages, Supplemental Security Income (SSI), Social Security,
and unemployment)

Current written third-party verification from the source verifying prior-year income
that is dated within 120 days of receipt by the PHA, for example:
-
Year-end statements
-
Paycheck with year-to-date amounts
-
Tax forms (Form 1040, W2, 1099, etc.)
If there are reported changes by the family or the PHA notes discrepancies between
EIV and what the family reports, the PHA must follow the verification hierarchy
(described in Chapter 7) to document and verify income. Exhibit 9-1 provides detailed
examples of how the PHA calculates income from different sources at annual
reexamination using the above method.
9-I.E. OTHER CONSIDERATIONS
Change in Unit Size
Changes in family or household composition may make it appropriate to consider
transferring the family to comply with occupancy standards. The PHA may use the
results of the annual reexamination to require the family to move to an appropriate size
unit [24 CFR §960.257(a)(4)].  Policies related to such transfers are located in Chapter
12.

9-7
Criminal Background Checks
Information obtained through criminal background checks may be used for lease
enforcement and eviction [24 CFR 5.903(e)(1)(ii)]. Criminal background checks of
residents will be conducted in accordance with the policy in Section 13-IV.B.
PHA Policy
Each household member age 18 and over will be required to execute a consent
form for a criminal background check as part of the annual reexamination
process.
Additionally, HUD recommends that at annual reexaminations PHAs ask whether the
tenant, or any member of the tenant’s household, is subject to a lifetime sex offender
registration requirement in any state [Notice PIH 2012-28].
PHA Policy
At the annual reexamination, the PHA will ask whether the tenant, or any
member of the tenant’s household, is subject to a lifetime sex offender
registration requirement in any state. The PHA will perform criminal background
checks through local law enforcement and will use the Dru Sjodin National Sex
Offender database to verify the information provided by the tenant.
If the PHA proposes to terminate assistance based on lifetime sex offender registration
information, the PHA must notify the household of the proposed action and must
provide the subject of the record and the tenant a copy of the record and an opportunity
to dispute the accuracy and relevance of the information prior to termination. [24 CFR
5.903(f) and 5.905(d)]. (See Chapter 13.)
Compliance with Community Service
For families who include nonexempt individuals, the PHA must determine compliance
with community service requirements once each 12 months [24 CFR §960.257(a)(3)].
See Chapter 11 for the PHA’s policies governing compliance with the community
service requirement.
9-I.F. EFFECTIVE DATES
As part of the annual reexamination process, the PHA must make appropriate
adjustments in the rent after consultation with the family and upon verification of the
information [24 CFR 960.257(a)(1)].
PHA Policy
In general, an increase in the tenant rent that results from an annual
reexamination will take effect on the family’s anniversary date, and the family will
be notified at least 30 days in advance.

9-8

If less than 30 days remain before the scheduled effective date, the
increase will take effect on the first of the month following the end of the
30-day notice period.

If the PHA chooses to schedule an annual reexamination for completion
prior to the family’s anniversary date for administrative purposes, the
effective date will be determined by the PHA, but will always allow for the
30-day notice period.

If the family causes a delay in processing the annual reexamination,
increases in the tenant rent will be applied retroactively to the scheduled
effective date of the annual reexamination. The family will be responsible
for any underpaid rent and may be offered a repayment agreement in
accordance with the policies in Chapter 16.
In general, a decrease in the tenant rent that results from an annual
reexamination will take effect on the family’s anniversary date:
-If a family moves to a new unit the decrease will take effect on the
effective date of the new lease.

If the PHA chooses to schedule an annual reexamination for completion
prior to the family’s anniversary date for administrative purposes, the
effective date will be determined by the PHA.

If the family causes a delay in processing the annual reexamination,
decreases in the tenant rent will be applied prospectively, from the first
day of the month following completion of the reexamination processing.
Delays in reexamination processing are considered to be caused by the family if
the family fails to provide information requested by the PHA by the date
specified, and this delay prevents the PHA from completing the reexamination as
scheduled.
PART II: REEXAMINATIONS FOR FAMILIES PAYING FLAT RENTS
[24 CFR 960.253(f)]
9-II.A. OVERVIEW
HUD requires that the PHA offer all families the choice of paying income-based rent or
flat rent at least annually. The PHA’s policies for offering families a choice of rents are
located in Chapter 6.
For families who choose flat rents, the PHA must conduct a reexamination of family
composition at least annually and must conduct a reexamination of family income at
least once every 3 years [24 CFR 960.253(f)].  The PHA is only required to provide the

9-9
amount of income-based rent the family might pay in those years that the PHA conducts
a full reexamination of income and family composition, or upon request of the family
after the family submits updated income information [24 CFR 960.253(e)(2)].  However,
these regulations are not applicable to over-income families. Once an over-income
determination is made, the PHA must conduct an interim reexamination at 12 and 24
months, as applicable, to determine if the family remains over-income [Notice PIH 2023-
03].
As it does for families that pay income-based rent, the PHA must also review
compliance with the community service requirement for families with nonexempt
individuals.
This part contains the PHA’s policies for conducting reexaminations of families who
choose to pay flat rents.
9-II.B. FULL REEXAMINATION OF FAMILY INCOME AND COMPOSITION
Frequency of Reexamination
PHA Policy
For families paying flat rents, the PHA will conduct a full reexamination of family
income and composition once every three years.
However, for flat rent families who become over-income, this policy will not apply.
The PHA will instead conduct an interim reexamination at 12 and 24 months
following the initial over-income determination as needed to verify the family
remains over-income. The family will continue to be given a choice between
income-based and flat rent at each annual reexamination during the over-income
grace period.
If the family is subsequently determined to no longer be over-income:
If the determination is the result of an annual reexamination, the family will
be given a choice between income-based or flat rent at reexam. If the
family selects flat rent, the PHA will resume reexamination of family
income and composition once every three years.
If determination is as a result of an interim reexamination, the PHA will
conduct an annual reexamination for the family at their next scheduled
annual date. If the family selects flat rent, the PHA will resume
reexamination of family income and composition once every three years.
Families will only be given the choice between income-based and flat rent
at annual reexamination.
Reexamination Policies
PHA Policy

9-10
In conducting full reexaminations for families paying flat rents, the PHA will follow
the policies used for the annual reexamination of families paying income-based
rent as set forth in Sections 9-I.B through 9-I.E above.
9-II.C. REEXAMINATION OF FAMILY COMPOSITION (“ANNUAL UPDATE”)
As noted above, full reexaminations are conducted every 3 years for families paying flat
rents. In the years between full reexaminations, regulations require the PHA to conduct
a reexamination of family composition (“annual update”) [24 CFR 960.257(a)(2)].  Over-
income families who select the flat rent are not subject to annual update as their income
must be reviewed, and an interim reexamination conducted, at 12 and 24 months as
applicable.
The annual update process is similar to the annual reexamination process, except that
the PHA does not collect information about the family’s income and expenses, and the
family’s rent is not recalculated following an annual update.
Scheduling
The PHA must establish a policy to ensure that the reexamination of family composition
for families choosing to pay the flat rent is completed at least annually [24 CFR
960.257(a)(2)].
PHA Policy
For families paying flat rents, annual updates will be conducted in each of the 2
years following the full reexamination.
In scheduling the annual update, the PHA will follow the policy used for
scheduling the annual reexamination of families paying income-based rent as set
forth in Section 9-I.B. above.
Conducting Annual Updates
The terms of the public housing lease require the family to furnish information
necessary for the redetermination of rent and family composition [24 CFR 966.4(c)(2)].
PHA Policy
Generally, the family will not be required to attend an interview for an annual
update.
However, if the PHA determines that an interview is warranted, the family may be
required to attend.
Notification of the annual update will be sent by first-class mail and will inform the
family of the information and documentation that must be provided to the PHA.
The family will have 10 business days to submit the required information to the

9-11
PHA. If the family is unable to obtain the information or documents within the
required time frame, the family may request an extension. The PHA will accept
required documentation by mail, by email, by fax, or in person.
If the family’s submission is incomplete, or the family does not submit the
information in the required time frame, the PHA will send a second written notice
to the family. The family will have 10 business days from the date of the second
notice to provide the missing information or documentation to the PHA.
If the family does not provide the required documents or information within the
required time frame (plus any extensions), the family will be in violation of their
lease and may be terminated in accordance with the policies in Chapter 13.
Change in Unit Size
Changes in family or household composition may make it appropriate to consider
transferring the family to comply with occupancy standards. The PHA may use the
results of the annual update to require the family to move to an appropriate size unit [24
CFR 960.257(a)(4)].  Policies related to such transfers are located in Chapter 12.
Criminal Background Checks
Information obtained through criminal background checks may be used for lease
enforcement and eviction [24 CFR 5.903(e)].  Criminal background checks of residents
will be conducted in accordance with the policy in Section 13-IV.B.
PHA Policy
Each household member age 18 and over will be required to execute a consent
form for criminal background check as part of the annual update process.
The PHA will perform criminal background checks through local law enforcement
and use the Dru Sjodin National Sex Offender database for all adult household
members.
If the recertification screening reveals that the tenant has falsified information or
otherwise failed to disclose criminal history on his/her full application and/or
recertification forms, the PHA will pursue termination of assistance, as described
in Chapter 13, Mandatory Termination of Assistance.
Compliance with Community Service
For families who include nonexempt individuals, the PHA must determine compliance
with community service requirements once each 12 months [24 CFR 960.257(a)(3)].
See Chapter 11 for the PHA’s policies governing compliance with the community
service requirement.

9-12
PART III: INTERIM REEXAMINATIONS
[24 CFR 960.257(b); 24 CFR 966.4; and Notice PIH 2023-27]
9-III.A. OVERVIEW
Family circumstances may change during the period between annual reexaminations.
HUD and PHA policies define the types of information about changes in family
circumstances that must be reported, and under what circumstances the PHA must
process interim reexaminations to reflect those changes.
A family may request an interim determination of family income or composition because
of any changes since the last determination. The PHA must conduct any interim
reexamination within a reasonable period of time after the family request or when the
PHA becomes aware of a change in the family’s adjusted income that must be
processed in accordance with HUD regulations. What qualifies as a “reasonable time”
may vary based on the amount of time it takes to verify information, but the PHA
generally should conduct the interim reexamination not longer than 30 days after the
PHA becomes aware of changes in income.
Notice PIH 2023-27 changes the conditions under which interim reexaminations must
be conducted, codifies when interim reexaminations should be processed and made
effective, and requires related changes for annual reexaminations and streamlined
income determinations. When the PHA determines that an interim reexamination of
income is necessary, they must ask the family to report changes in all aspects of
adjusted income.
9-III.B. CHANGES IN FAMILY AND HOUSEHOLD COMPOSITION
Reporting
PHAs must require families to report household composition changes; however, PHAs
determine the timeframe in which reporting happens [Notice PIH 2023-27]. The PHA
must adopt policies prescribing when and under what conditions the family must report
changes in family composition [24 CFR 960.257(b)(5)].
Changes in family or household composition may make it appropriate to consider
transferring the family to comply with occupancy standards. Policies related to such
transfers are located in Chapter 12.
PHA Policy
All families, those paying income-based rent as well as flat rent, must report all
changes in family and household composition that occur between annual
reexaminations (or annual updates) within ten (10) business days of the change
(e.g., If the resident or any member of the family is employed, the start date of
employment would start the count of 10 business days).

9-13
The changes must be submitted in writing on a Change Report form.
New Family Members Not Requiring Approval
The addition of a family member as a result of birth, adoption, or court-awarded custody
does not require PHA approval. However, the family is required to promptly notify the
PHA of the addition [24 CFR 966.4(a)(1)(v)].
PHA Policy
The family must inform the PHA in writing of the birth, adoption, or court-awarded
custody of a child within ten (10) business days.
New Family and Household Members Requiring Approval
With the exception of children who join the family as a result of birth, adoption, or court-
awarded custody, a family must request PHA approval to add a new family member [24
CFR 966.4(a)(1)(v)] or other household member (live-in aide or foster child) [24 CFR
966.4(d)(3)].
The PHA may adopt reasonable policies concerning residence by a foster child or a live
-in aide and defining the circumstances in which PHA consent will be given or denied.
Under such policies, the factors considered by the PHA may include [24 CFR
966.4(d)(3)(i)]:

Whether the addition of a new occupant may necessitate a transfer of the family
to another unit, and whether such units are available.

The PHA’s obligation to make reasonable accommodation for persons with
disabilities.
PHA Policy
Families must request PHA approval to add a new family member, live-in aide,
foster child, or foster adult. This includes any person not on the lease who is
expected to stay in the unit for more than 14 consecutive days or a total of 30
cumulative calendar days during any 12-month period, and therefore no longer
qualifies as a “guest.” Requests must be made in writing and approved by the
PHA prior to the individual moving into the unit. If adding a person to a household
(other than a child by birth, adoption, or court-awarded custody) will require a
transfer to a larger size unit (under the transfer policy in Chapter 12), the PHA
will approve the addition only if the family can demonstrate that there are medical
needs or other extenuating circumstances, including reasonable accommodation,
that should be considered by the PHA. Exceptions will be made on a case-by-
case basis.

9-14
The PHA will not approve the addition of a new family or household member
unless the individual meets the PHA’s eligibility criteria (see Chapter 3) and
documentation requirements (See Chapter 7, Part II).
If the PHA determines that an individual does not meet the PHA’s eligibility
criteria or documentation requirements, the PHA will notify the family in writing of
its decision to deny approval of the new family or household member and the
reasons for the denial.
The PHA will make its determination within 10 business days of receiving all
information required to verify the individual’s eligibility.
Departure of a Family or Household Member
The family must promptly notify the PHA if any household member (including a live-in
aide, foster child, or foster adult) no longer lives in the unit. The PHA must process an
interim for all decreases in adjusted income when a family member permanently moves
out of the unit.
PHA Policy
If a household member ceases to reside in the unit, the family must inform the
PHA within 10 business days. This requirement also applies to family members
who had been considered temporarily absent, who are now permanently absent.
The PHA will process an interim if the family’s adjusted income will decrease as
a result of a family member permanently moving out of the unit.
Documentation of the household members new address will be required to
remove the individual from the household. 
9-III.C. CHANGES AFFECTING INCOME OR EXPENSES
PHA Policy
This section only applies to families paying income-based rent. Families paying
flat rent are not required to report changes in income or expenses.
Interim reexaminations for changes in income or expenses may be scheduled either
because the PHA has reason to believe that changes in income or expenses may have
occurred, or because the family reports a change.
The PHA must estimate the income of the family for the upcoming 12-month period to
determine family income for an interim reexamination [24 CFR 5.609(c)(1)]. Policies for
projecting income are found in Chapter 6.
Interim Decreases [24 CFR 960.257(b)(2) and Notice PIH 2023-27]

9-15
A family may request an interim determination of family income for any change since
the last determination. However, the PHA may decline to conduct an interim
reexamination if the PHA estimates the family’s adjusted income will decrease by an
amount that is less than 10 percent of the family’s adjusted income. The PHA may set a
lower threshold in PHA policy such as performing an interim for any decreases in
adjusted income, although HUD prohibits the PHA from setting a dollar-figure threshold.
However, while the PHA has some discretion, HUD requires that the PHA perform an
interim reexamination for a decrease in adjusted income of any amount in two
circumstances:

When there is a decrease in family size attributed to the death of a family member;
or

When a family member permanently moves out of the assisted unit during the period
since the family’s last reexamination.
In the above circumstances, the PHA must perform an interim reexamination for any
decrease in adjusted income.
If the net effect of the changes in adjusted income due to a decrease in family size
results in no change or an increase in annual adjusted income, then PHA must process
the removal of the household member(s) as a non-interim reexamination transaction
without making changes to the family’s annual adjusted income.
PHA Policy
The PHA will conduct an interim reexamination any time the family’s adjusted
income has decreased by any amount.
Interim Increases [24 CFR 960.257(b)(3) and Notice PIH 2023-27]
Increases Less than 10 Percent
PHAs must not process interim reexaminations for income increases that result in less
than a 10 percent increase in annual adjusted income.
Increases 10 Percent or Greater
PHAs must conduct an interim reexamination of family income when the PHA becomes
aware that the family’s adjusted income has changed by an amount that the PHA
estimates will result in an increase of 10 percent or more in adjusted income, with the
following exceptions:

PHAs may not consider any increases in earned income when estimating or
calculating whether the family’s adjusted income has increased, unless the family
has previously received an interim reduction during the same reexamination cycle;
and

9-16

PHAs may choose not to conduct an interim reexamination during the last three
months of a certification period if a family reports an increase in income within three
months of the next annual reexamination effective date.
When the family previously received an interim reexamination for a decrease to
adjusted income during the same annual reexamination cycle, a PHA has the discretion
whether to consider a subsequent increase in earned income.
PHA Policy
When a family reports an increase in their earned income between annual
reexaminations, the PHA will conduct an interim reexamination when the family’s
adjusted income has increased by 10 percent or more.
When the family previously received an interim reexamination resulting in a
decrease to annual adjusted income since the families last annual reexamination,
the PHA will process the increase in earned income when the 10 percent
threshold has been met.
The PHA will process an interim reexamination for any increases in unearned
income of 10 percent or more in adjusted income.
The PHA will not perform an interim reexamination when a family reports an
increase in income (whether earned or unearned income) within three months of
their annual reexamination effective date. However, families who delay reporting
income increases until the last three months of their certification period may be
subject to retroactive rent increases in accordance with the PHA policies in
Chapter 15.
Concurrent Increases in Earned and Unearned Income [Notice PIH 2023-27]
When the family reports an increase in both earned and unearned income at the same
time, the PHA must look at the earned and unearned income changes independently of
each other to determine if an interim reexamination is performed. The PHA will only
conduct an interim reexamination when the increase independently meets the 10
percent threshold and all other requirements for performing interim reexaminations. For
example, if a family reported increases in both earned and unearned income that overall
resulted in a 12 percent increase in their adjusted income, but the change in earned
income represented a 7 percent increase and the change in unearned income
represented a 5 percent increase, the PHA may not perform an interim for either change
since neither change meets the 10 percent threshold amount independently. If the
change in unearned income met the 10 percent threshold in this case, the PHA would
be required to perform an interim. If the change in earned income met the 10 percent
threshold in this case, the PHA would refer to PHA policy to determine whether an
interim was required.
Cumulative Increases [Notice PIH 2023-27]

9-17
A series of smaller reported increases in adjusted income may cumulatively meet or
exceed the 10-percent increase threshold, at which point the PHA must conduct an
interim reexamination in accordance with PHA policy.
Public Housing Over-Income Families [24 CFR 960.507(c); Notice PIH 2020-3; and
Notice PIH 2023-27]
Regardless of changes in adjusted income, in some circumstances the PHA is required
to conduct an interim reexamination to determine whether a family’s income continues
to exceed the public housing over-income limit. PHAs are required to conduct income
examinations of public housing families who have been determined to exceed the over-
income limit at specific intervals. When a PHA makes an initial determination that a
family is over-income during an interim reexamination, the PHA must conduct a second
interim reexamination 12 months after the over-income determination, and then again
12 months after the second over-income determination, unless the family’s income falls
below the over-income limit during the 24-month period. This continued evaluation of
the family’s over-income status requires the PHA to notify any family that exceeds the
over-income limit that they remain over the income limit, even if the family is paying the
flat rent [24 CFR 960.253]. An interim income reexamination to determine if a public
housing family remains over-income does not reset the family’s normal annual
reexamination date.
Family Reporting
The PHA must adopt policies consistent with HUD regulations prescribing when and
under what conditions the family must report a change in family income or composition
[24 CFR 960.257(b)(5)].
PHA policy may require families to report only changes that the family estimates meet
the threshold for an interim reexamination or the PHA may establish policies requiring
that families report all changes in income and household composition, and the PHA will
subsequently determine if the change requires an interim reexamination [Notice PIH
2023-27].
When the PHA determines that an interim reexamination of income is necessary, they
must ask the family to report changes in all aspects of adjusted income. For example, if
the family is reporting a decrease in adjusted income that is more than 10 percent, but
the family also had a change in assets that would result in a change in income, the
change in assets must also be reviewed [Notice PIH 2023-27].
PHA Policy
The family will be required to report all changes in income regardless of the
amount of the change, whether the change is to earned or unearned income, or if
the change occurred during the last three months of the certification period.
Families must report changes in income within 10 business days of the date the
change takes effect. The family mustnotify the PHA of changes in writing on the

9-18
Change Report form. If the family provides oral notice, the PHA will require the
family to submit the changes in writing on the Change Report form.
When the Change Report is received by the PHA, the family must submit any
required information or documents within 10 business days of receiving a request
from the PHA. This time frame may be extended for good cause with PHA
approval. The PHA will accept required documentation by mail, email, or in
person.
Upon full verification of the change, the PHA will determine whether the change
will require an interim reexamination.
If the change will not result in an interim reexamination, the PHA will note
the information in the tenant file but will not conduct an interim
reexamination. The PHA will send the family written notification within 10
business days of making this determination informing the family that the
PHA will not conduct an interim reexamination.
If the change will result in an interim reexamination, the PHA will follow the
interim policies address in Chapter 9. The PHA will conduct the interim
within a reasonable time period based on the amount of time it takes to
verify the information.
Generally, the family will not be required to attend an interview for an interim
reexamination. However, if the PHA determines that an interview is warranted,
the family may be required to attend.
9-III.D. EFFECTIVE DATES
Changes Reported Timely [24 CFR 960.257(b)(6) and Notice PIH 2023-27]
If the family reports a change in family income or composition timely in accordance with
PHA policies:

For rent increases, the PHA must provide the family with 30 days advance written
notice. The rent increase is effective the first of the month after the end of that 30-
day notice period.

Rent decreases are effective on the first of the month after the date of the actual
change leading to the interim reexamination of family income. This means the
decrease will be applied retroactively.
Changes Not Reported Timely [24 CFR 960.257(b)(6)(ii) and (iii) and Notice PIH
2023-27]

9-19
If the family failed to report a change in family income or composition timely in
accordance with PHA policies:

For rent increases, the PHA must implement any resulting rent increases
retroactively to the first of the month following the date of the change leading to the
interim reexamination of family income.

For rent decreases, the PHA must implement the change no later than the first rent
period following completion of the interim reexamination.
However, the PHA may choose to adopt a policy that would make the effective date of
the rent decrease retroactive to the first of the month following completion of the
reexamination. PHAs may choose to establish conditions or requirements for when such
a retroactive application would apply. PHAs that choose to adopt such policies must
ensure the earliest date that the retroactive decrease is applied is the later of:

The first of the month following the date of the change that led to the interim
reexamination; or

The first of the month following the most recent previous income examination.
In applying a retroactive change in rent as the result of an interim reexamination, the
PHA must clearly communicate the effect of the retroactive adjustment to the family so
that there is no confusion over the amount of the rent that is the family’s responsibility.
PHA Policy
In general, when the family fails to report a change in income or family
composition timely, and the change would lead to a rent decrease, the PHA will
apply the decrease the first of the month following completion of the interim
reexamination.
The PHA will decide to apply decreases retroactively on a case-by-case basis.
When the PHA applies the results of interim decreases retroactively, the PHA will
clearly communicate the effect of the retroactive adjustment to the family and
may enter into a repayment agreement in accordance with PHA policies.
PART IV: RECALCULATING TENANT RENT
9-IV.A. OVERVIEW
For those families paying income-based rent, the PHA must recalculate the rent amount
based on the income information received during the reexamination process and notify
the family of the changes [24 CFR 966.4, §960.257]. While the basic policies that
govern these calculations are provided in Chapter 6, this part lays out policies that affect
these calculations during a reexamination.

9-20
9-IV.B. CHANGES IN UTILITY ALLOWANCES [24 CFR 965.507, 24 CFR 966.4]
The tenant rent calculations must reflect any changes in the PHA’s utility allowance
schedule [24 CFR 960.253(c)(3)]. Chapter 16 discusses how utility allowance schedules
are established.
PHA Policy
Unless the PHA is required to revise utility allowances retroactively, revised utility
allowances will be applied to a family’s rent calculations at the first annual
reexamination after the allowance is adopted.
9-IV.C. NOTIFICATION OF NEW TENANT RENT
The public housing lease requires the PHA to give the tenant written notice stating any
change in the amount of tenant rent, and when the change is effective [24 CFR
966.4(b)(1)(ii)].
When the PHA redetermines the amount of rent (Total Tenant Payment or Tenant Rent)
payable by the tenant, not including determination of the PHA’s schedule of Utility
Allowances for families in the PHA’s Public Housing Program, or determines that the
tenant must transfer to another unit based on family composition, the PHA must notify
the tenant that the tenant may ask for an explanation stating the specific grounds of the
PHA determination, and that if the tenant does not agree with the determination, the
tenant shall have the right to request a hearing under the PHA’s grievance procedure
[24 CFR 966.4(c)(4)].
9-IV.D. DISCREPANCIES
During an annual or interim reexamination, the PHA may discover that information
previously reported by the family was in error, or that the family intentionally
misrepresented information. In addition, the PHA may discover errors made by the
PHA. When errors resulting in the overpayment or underpayment of rent are
discovered, corrections will be made in accordance with the policies in Chapter 15.
PART V: NON-INTERIM REEXAMINATION TRANSACTIONS
Notice PIH 2023-27
Families may experience changes within the household that do not trigger an interim
reexamination under PHA policy and HUD regulations but which HUD still requires the
PHA to report via Form HUD-50058. These are known as non-interim reexamination
transactions. In these cases, PHAs will submit a separate, new action code on Form
HUD-50058. The following is a list of non-interim reexamination transactions:

Adding or removing a hardship exemption for the child care expense deduction;

9-21

Updating or removing the phased-in hardship relief for the health and medical care
expense deduction and/or reasonable attendant care and auxiliary apparatus
expense deduction (the phased-in relief will begin at an eligible family’s first annual
or interim reexamination, whichever is sooner, after January 1, 2024);  

Adding or removing general hardship relief for the health and medical care expense
deduction and/or reasonable attendant care and auxiliary apparatus expense
deduction;

Adding or removing a minimum rent hardship;

Adding or removing a non-family member (i.e., live-in aide, foster child, foster adult);

Ending a family’s EID or excluding 50 percent (decreased from 100 percent) of a
family member’s increase in employment income at the start of the second 12-month
EID period.

Adding a family member and the increase in adjusted income does not trigger an
interim reexamination under the final rule;

Removing a family member and the increase in adjusted income does not trigger an
interim reexamination under the final rule;

Adding/updating a family or household member’s Social Security number; and

Updating a family member’s citizenship status from eligible to ineligible or vice versa,
resulting in a change to the family’s rent and/or utility reimbursement, if applicable
(i.e., family begins receiving prorated assistance or previously prorated assistance
becomes full assistance), or updating the prorated rent calculation due to the
addition or removal of family members in household with an ineligible noncitizen(s).
PHAs must make all other changes to assets, income, and deductions at the next
annual or interim reexamination of income, whichever is sooner.

9-22
EXHIBIT 9-1: CALCULATING INCOME AT ANNUAL REEXAMINATION
Example 1: Calculating Annual Income at Annual Reexamination Using EIV
Staff are processing the 3/1/2024 annual reexamination for Ruby Myers and her minor
daughter, Georgia. No interim reexaminations have been processed, and Ruby has not
reported  any  changes  to  annual  income  to  the  PHA  since  the  3/1/2023  annual
reexamination. The SSA-published 2024 COLA is 7 percent.
Last reexamination – 3/1/2023 Annual Reexamination
Ruby:
Wages: $30,000
Georgia:
SSI: $10,980 ($915 monthly)
The EIV report pulled on 12/15/2023
Ruby:
Georgia:
Wages Total: $33,651
SSI Total: $10,980
Quarter 3 of 2023: $8,859 (City Public School)
2023 benefit $915 monthly
Quarter 2 of 2023: $8,616 (City Public School)
Quarter 1 of 2023: $8,823 (City Public School)
Quarter 4 of 2022: $7,353 (City Public School)

9-23
Income Reported on Reexamination Application
Ruby:
Wages at City Public School: $32,000
(switched jobs but no permanent change
to amount)
Georgia:
SSI benefits: $10,980 (no changes)
Calculating Ruby’s wages:
Step 1: Determine prior annual income
from EIV (i.e., Q4 2022 through Q3 of
2023: $33,651).
Step 2: Take into consideration any interim
reexamination of family income completed
since the last annual reexamination (in this
case, there have been no interim
reexaminations processed since the last
annual reexamination).
Step 3: Ruby certifies that the $33,651 of
wages in EIV is accurate and reflects her
current annual income, so the PHA will
use $33,651 for annual wages for the
3/1/2024 annual reexamination given there
have been no additional changes to
annual income.
Calculating Georgia’s SSI benefit:
Step 1: Determine the prior annual income
from EIV (i.e., $915 x 12 months:
$10,980).
Step 2: Take into consideration any interim
reexamination of family income completed
since the last annual reexamination (in this
case, there have been no interim
reexaminations processed since the last
annual reexamination).
Step 3: Ruby certifies the SSI income in
EIV is accurate and reflects Georgia’s
current annual income. The PHA must
adjust the prior-year income (2023 SSI
benefit) by the 7- percent COLA and will
use this amount to calculate annual SSI
income for the 3/1/2024 annual
reexamination:
COLA: $64.05 ($915 x 0.07)
New gross SSI benefit: $11,748.60
($979.05 x 12 months)
If Ruby did not agree with the annual
wages reported in EIV, the PHA/MFH
Owner would be required to verify her
current income in accordance with HUD’s
verification hierarchy.
Summary of Annual Income (as reported on the HUD-50058)
Ruby (Head of Household):
Other Wage: $33,651
Georgia (Other Youth Under 18):
SSI: $11,748

9-24
Myers Family Total Annual Income:
$45,399
Example 2: Calculating Annual Income at Annual Reexamination Using EIV:
Family Disagrees with EIV
Staff are processing Paul Hewson’s 5/1/2024 annual reexamination. Since the last
annual reexamination, Paul reported a decrease in annual income that exceeded 10
percent. Last year, Paul reported a decrease in earned income because he transferred
from a full-time job at Sasha’s Sweets to a part-time job at Viking Bakery. Following
HUD’s EIV verification hierarchy, staff confirmed Paul was no longer employed at
Sasha’s Sweets and decreased his anticipated annual income from $28,000 to $7,500
resulting from his new part-time employment at Viking Bakery; an interim reexamination
was processed effective 7/1/2023. After the 7/1/2023 interim, Paul worked briefly at two
different jobs, but he says he is no longer working and is not planning to work.
5/1/2023 Annual Reexamination
Wages: $28,000
The EIV report pulled on 1/15/2024
Wages Total: $18,271
Quarter 3 of 2023: $2,500 (Viking Bakery)
Quarter 3 of 2023: $796 (Sweet Tooth Candy
Bar)
Quarter 2 of 2023: $1,300 (Sasha’s Sweets)
Quarter 2 of 2023: $584 (Larry’s
Concessions)
Quarter 2 of 2023: $2,401 (Viking Bakery)
Quarter 1 of 2023: $6,500 (Sasha’s Sweets)
Quarter 4 of 2022: $600 (Sasha’s Sweets)
SS/SSI: No history of benefits

9-25
Income Reported on Reexamination Application
Wages: $0 (permanent change; no longer receiving)
Social Security: $14,400 ($1,200 monthly)
Paul certified on the PHA’s annual reexamination paperwork that he does not agree
with the annual wages of $18,271 reported in EIV and it is not reflective of his current
anticipated annual income. He reported he is currently unemployed, and provided a
copy of an award letter from the Social Security Administration to document that he will
begin receiving a monthly disability benefit of $1,200 effective 3/1/2024.
Calculating Wages and SS Benefit
Step 1: Determine prior annual income taking into consideration the 8/1/2023 interim
reexamination (i.e., EIV wages reflected Q4 2022 through Q3 2023: $18,271)
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed
since the last annual reexamination. In this case, there was a 7/1/2023 interim that
reduced wages to $7,500.
Step 3: Obtain documentation to verify current income and confirm Paul is no longer
employed at Viking Bakery or The Sweet Tooth Candy Bar (the employers reported in
the most recent quarter of EIV). This step is necessary, because Paul did not agree with
the EIV income report or income reported on the last interim reexamination. Paul
reported that he is no longer working at all.
Process the annual reexamination effective 5/1/2024 using annual SS income of
$14,400 and $0 wages.
Summary of Annual Income (as reported on the HUD-50058)
Paul (Head of Household): $14,400 (SS)
Hewson Family Total Annual Income: $14,400

9-26
Example 3: Calculating Annual Income at Annual Reexamination
Staff are processing the 11/1/2024 annual reexamination for Samantha and Fergus
Pool, head of household and spouse. On 2/14/2024 Samantha reported her monthly
child support payment was reduced from $200 to $100 per month, but an interim
reexamination was not processed because the reduction in child support income for
Samantha’s daughter, Hailey, did not result in a decrease of 10 percent or more in
annual adjusted income, and the PHA did not establish a lower threshold. Samantha
did not report any additional changes to the PHA.
Last reexamination – 11/1/2023 Annual Reexamination
Samantha:
Business income: $28,000
VA disability pension: $12,000
Child support: $2,400
Fergus:
Wages: $8,250
Other non-wage income: $3,000 (Go
Fund Me online fundraiser)
The EIV report pulled on 9/16/2024
Samantha:
Fergus:
Wages Total: $0 (no wage data reported
since Q1 2023)
Wages Total: $8,600
Quarter 1 of 2024: $2,100 (Ian’s Fish ‘n’
Chips)
Quarter 1 of 2024: $500 (Claire’s
Healthcare Supplies)
Quarter 4 of 2023: $1,000 (Claire’s
Healthcare Supplies)

9-27
Quarter 3 of 2023: $1,800 (The Onion
Garden Shop)
Quarter 2 of 2023: $3,200 (Ivar’s Fish
Haus)

9-28
Calculating Samantha’s Net Business Income
Step 1: Determine prior annual net business income (i.e., $28,000 on last
HUD–50058.
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed
since the last annual reexamination. In this case, there have been no interim
reexaminations processed since the last annual reexamination.
Step 3: Adjust to reflect current net business income. Samantha reported on the
annual reexamination application that business income permanently decreased to
$18,000. The PHA must obtain supporting documentation from Samantha that
demonstrates current net business income. Samantha provided documentation that
supported the current annual net business income is $18,000. Process the annual
reexamination effective 11/1/2024 using annual net business income determined in
Step 3.
Calculating Samantha’s VA Pension Income
Step 1: Determine prior annual VA pension income (i.e., $12,000 supported by a VA
award letter Samantha supplied that documents the prior year monthly VA pension
was $1,000).
Current Family Circumstances: Income Reported on Reexamination Application
Samantha and Fergus reported how much income was earned/received in the
previous 12-month period and noted permanent changes, where applicable, for each
source of their income on PHA’s annual reexamination form. However, no information
was reported by the family concerning other non-wage income. Fergus reported only
wages and his current employment at Ian’s Fish ‘n’ Chips for the annual
reexamination. The family supplied the supporting documentation noted below to the
PHA for the 11/1/2024 annual reexamination.
Samantha:
Business income: $28,750 (last year);
has decreased to $18,000 (permanent
change)
VA disability benefit: $12,000 (last year);
has increased to $12,300 (permanent
change)
Child support: $2,400 (last year); has
decreased to $1,200 (permanent change)
Fergus:
Wages: $6,000

9-29
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed
since the last annual reexamination. In this case, there have been no interim
reexaminations processed since the last annual reexamination.
Step 3: The PHA needs to adjust to reflect current VA pension income. Samantha
supplies a VA award letter showing a monthly pension of $1,025, or $12,300 annually.
Process the annual reexamination effective 11/1/2024 using annual VA pension
income determined in Step 3 ($12,300 in this example).
Calculating Samantha’s Child Support Income
Step 1: Determine prior annual child support income (i.e., $2,400 on the last
HUD–50058).
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed
since the last annual reexamination. In this case, there have been no interim
reexaminations processed since the last annual reexamination. The family reported a
decrease from $200 to $100 monthly, but the change was not processed because it
did not meet the threshold.
Step 3: The family reported changes, so the PHA must adjust to reflect current child
support income. In this example, the family submitted a child support history report
from the local child support office that documents regular $100 monthly child supports
payments beginning 3/1/2024 through the current month. Process the annual
reexamination effective 11/1/2024 using current annual child support income
determined in Step 3 ($1,200 in this example).
Calculating Fergus’ Wages
Step 1: Determine prior annual income from wages in EIV (i.e., Q2 2023 through Q1
of 2024: $8,600).
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed
since the last annual reexamination. In this case, there have been no interim
reexaminations processed since the last annual reexamination.
Step 3: There is a discrepancy between what the family reported and EIV, so the PHA
must verify and adjust to reflect current annual income from wages. Fergus reported
$6,000 in annual income from wages on the annual reexamination from a single

9-30
employer, Ian’s Fish ‘n’ Chips. The PHA projected annual income of $7,800 based on
the two paystubs for this employer, and EIV shows $8,600 earned in the most recent
four quarters in EIV. To complete Step 3, the PHA must do the following:

Resolve the discrepancy between EIV wages, the $6,000 annual income Fergus
reported, and the $7,800 projected based on the paystubs he provided, and

Verify he is no longer employed at Claire’s Healthcare Supplies in accordance with
HUD’s verification hierarchy and local policies.
The PHA determined that Fergus reported his net vs. gross annual income from wages,
which he corrected on the annual reexamination form to reflect his current gross annual
income of $9,000. The PHA verified Fergus was no longer employed at Claire’s
Healthcare Supplies and obtained two additional paystubs. Based on four current and
consecutive paystubs, Fergus is now projected to earn $9,360 annually. Process the
annual reexamination effective 11/1/2024 using income from wages determined in Step
3 ($9,360 in this example).
Calculating Fergus’ Other Non-Wage Income
Step 1: Determine prior annual income from other non-wage income (i.e.,
$3,000 on the last HUD– 50058).
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income
completed since the last annual reexamination. In this case, there have been
no interim reexaminations processed since the last annual reexamination.
Step 3: The family did not report any non-wage income on the annual
reexamination form, but it was included on the last HUD–50058. The PHA
must verify and adjust to reflect current non-wage income. The PHA must
verify no income was received through a “Go Fund Me” online fundraiser so
that it may be excluded. Fergus provided a self-certification that he hasn’t
solicited funds online and doesn’t plan to in the following year; he also
provided records from the account that documented no fundraising activity in
the prior 12-month period. Process the annual reexamination effective
11/1/2024 using annual non-wage income of $0 determined in Step 3.
Summary of Annual Income (as reported on the HUD-50058)
Samantha (Head of Household):
Own business: $18,000
Pension: $12,300
Child support: $1,200
Fergus (Co-head):
Wages: $9,360

9-31
Poole Family Total Annual Income: $40,860

10-1
Chapter 10
PETS
[24 CFR §5, Subpart C; 24 CFR §960, Subpart G]
INTRODUCTION
This chapter explains the PHA's policies on the keeping of pets and describes any
criteria or standards pertaining to the policies. The rules adopted are reasonably related
to the legitimate interest of the PHA to provide a decent, safe, and sanitary living
environment for all tenants, and to protect and preserve the physical condition of the
property, as well as the financial interest of the PHA.
The chapter is organized as follows:
Part I: Assistance Animals. This part explains the difference between
assistance animals, including service and support animals, and pets and
contains policies related to the designation of an assistance animal as well as
their care and handling.
Part II: Pet policies for all developments. This part includes pet policies that
are common to both elderly/disabled developments and general occupancy
developments.
Part III: Pet deposits and fees for elderly/disabled developments. This part
contains policies for pet deposits and fees that are applicable to elderly/disabled
developments.
Part IV: Pet deposits and fees for general occupancy developments. This
part contains policies for pet deposits and fees that are applicable to general
occupancy developments.

10-2
PART I: ASSISTANCE ANIMALS
[Section 504; Fair Housing Act (42 U.S.C.); 24 CFR 5.303; 24 CFR 960.705]
[Notice FHEO 2020-01]
10-I.A. OVERVIEW
This part discusses situations under which permission for an assistance animal,
including service and support animals, may be denied, and also establishes standards
for the care of assistance animals.
Notice FHEO 2020-01 was published January 28, 2020. The notice provides guidance
to help PHAs and other housing providers distinguish between a person with a non-
obvious disability who has a legitimate need for an assistance animal and a person
without a disability who simply wants to have a pet or avoid the costs and limitations
imposed by the PHA’s pet policies. FHEO 2020-01 makes clear that the notice is
guidance and a tool for PHAs and other housing providers to use at their discretion and
provides a set of best practices for addressing requests for assistance animals. The
guidance in FHEO 2020-01 should be read together with HUD’s regulations prohibiting
discrimination under the Fair Housing Act (FHA) and the HUD/Department of Justice
(DOJ) Joint Statement on Reasonable Accommodation under the Fair Housing Act.
Housing providers may also be subject to the Americans with Disabilities Act (ADA) and
should therefore refer also to DOJ’s regulations implementing Titles II and III of the ADA
at 28 CFR Parts 35 and 36, in addition to DOJ’s other guidance on assistance animals.
There are two types of assistance animals: (1) service animals, and (2) other animals
that do work, perform tasks, provide assistance, and/or provide therapeutic emotional
support for individuals with disabilities (i.e., support animals).
Assistance animals, including service and support animals, are not pets, and thus, are
not subject to the PHA’s pet policies described in Parts II through IV of this chapter [24
CFR §5.303; §960.705; Notice FHEO 2020-01].
10-I.B. APPROVAL OF ASSISTANCE ANIMALS [NOTICE FHEO 2020-01]
Service Animals
Notice FHEO 2020-01 states that PHAs should initially follow the Department of Justice
(DOJ) analysis to assessing whether an animal is a service animal under the Americans
with Disabilities Act (ADA). Under the ADA, a service animal means any dog that is
individually trained to do work or perform tasks for the benefit of an individual with a
disability, including a physical, sensory, psychiatric, intellectual, or other mental
disability. Other species of animals, whether wild or domestic, trained, or untrained, are
not service animals for the purposes of this definition. The work or tasks performed by a
service animal must be directly related to the individual’s disability.

10-3
As a best practice, housing providers may use the following questions to help them
determine if an animal is a service animal under the ADA:

Is the animal a dog? If not, the animal is not a service animal but may be another
type of assistance animal for which an accommodation is needed (support
animal).

Is it readily apparent that the dog is trained to do work or perform tasks for the
benefit of the individual with a disability? If yes, further inquiries are inappropriate
because the animal is a service animal. If not, it is advisable that the PHA limit its
inquiries to the following two questions: (1) Is the animal required because of the
disability? and (2) What work or task has the animal been trained to perform?
If the answer to question (1) is “yes” and work or a task is identified in response
to question (2), grant the requested accommodation if otherwise reasonable. If
the answer to either question is “no,” the animal does not qualify as a service
animal but may be a support animal.
A service animal must be permitted in all areas of the facility where members of the
public are allowed.
Support Animals (Assistance Animals other than Service Animals)
If the animal does not qualify as a service animal, the PHA must next determine
whether the animal would qualify as a support animal (other type of assistance animal).
If the individual has indeed requested a reasonable accommodation to get or keep an
animal in connection with a physical or mental impairment or disability, the PHA may
use the following questions to help them assess whether to grant the accommodation in
accordance with the policies outlined in Chapter 2 (the PHA is not required to grant a
reasonable accommodation that has not been requested):

Does the person have an observable disability or does the PHA already have
information giving them reason to believe that the person has a disability? If not,
has the person requesting the accommodation provided information that
reasonably supports that the person seeking the accommodation has a
disability?

If the person has an observable disability, the PHA already has information giving
them reason to believe the person has a disability, or the person has provided
information supporting that they have a disability, then has the person provided
information that reasonably supports that the animal does work, performs tasks,
provides assistance, and/or provides therapeutic emotional support with respect
to the individual’s disability?

If yes, is the animal commonly kept in households? An animal commonly kept in
households would be a dog, cat, small bird, rabbit, hamster, gerbil, other rodent,
fish, turtle, or other small, domesticated animal that is traditionally kept in the

10-4
home for pleasure rather than for commercial purposes. For purposes of this
assessment, reptiles (other than turtles), barnyard animals, monkeys, kangaroos,
and other non-domesticated animals are not considered common household
animals.
If the individual is requesting to keep a unique animal not commonly kept in
households, then the requestor has the substantial burden of demonstrating a
disability-related therapeutic need for the specific animal or the specific type of
animal. Such individuals are encouraged to submit documentation from a health
care professional.
General Considerations
A person with a disability is not automatically entitled to have an assistance animal.
Reasonable accommodation requires that there is a relationship between the person’s
disability and their need for the animal [PH Occ GB, p. 179].
Before denying a reasonable accommodation request due to lack of information
confirming an individual’s disability or disability-related need for an animal, the PHA is
encouraged to engage in a good-faith dialog with the requestor called the “interactive
process” [FHEO 2020-01].
A PHA may not refuse to allow a person with a disability to have an assistance animal
merely because the animal does not have formal training. Some, but not all animals that
assist persons with disabilities are professionally trained. Other assistance animals are
trained by the owners themselves and, in some cases, no special training is required.
The question is whether or not the animal performs the assistance or provides the
benefit needed by the person with the disability [PH Occ GB, p. 178].
A PHA’s refusal to permit persons with a disability to use and live with an assistance
animal that is needed to assist them, would violate Section 504 of the Rehabilitation Act
and the Fair Housing Act unless [PH Occ GB, p. 179]:

There is reliable objective evidence that the animal poses a direct threat to the
health or safety of others that cannot be reduced or eliminated by a reasonable
accommodation

There is reliable objective evidence that the animal would cause substantial
physical damage to the property of others
The Fair Housing Act does not require a dwelling to be made available to an individual
whose tenancy would constitute a direct threat to the health or safety of other
individuals or would result in substantial physical damage to the property of others. A
PHA may therefore refuse a reasonable accommodation for an assistance animal if the
specific animal poses a direct threat that cannot be eliminated or reduced to an
acceptable level through the actions the individual takes to maintain or control the
animal (e.g., keeping the animal in a security enclosure).

10-5
While most requests for reasonable accommodations involve one animal, requests
sometimes involve more than one animal (for example, a person has a disability-related
need for both animals, or two people living together each have a disability-related need
for a separate assistance animal). The decision-making process in Notice FHEO 2020-
01 should be used in accordance with the reasonable accommodation policies in
Chapter 2 for all requests for exceptions or modifications to the PHA’s rules, policies,
practices, and procedures so that persons with disabilities can have assistance animals
in the housing where they reside.
PHAs have the authority to regulate service animals and assistance animals under
applicable federal, state, and local law [24 CFR 5.303(b)(3); 960.705(b)(3)].
PHA Policy
For an animal to be excluded from the pet policy and be considered a service
animal, it must be a trained dog, and there must be a person with disabilities in
the household who requires the dog’s services.
For an animal to be excluded from the pet policy and be considered a support
animal, there must be a person with disabilities in the household, there must be
a disability-related need for the animal, and the family must request and the
PHA approve a reasonable accommodation in accordance with the criteria
outlined in Notice FHEO 2020-01 and the policies contained in Chapter 2.
10-I.C. CARE AND HANDLING
HUD regulations do not affect any authority a PHA may have to regulate assistance
animals, including service animals, under federal, state, and local law [24 CFR 5.303;
24 CFR 960.705].
PHA Policy
Residents are responsible for feeding, maintaining, providing veterinary care, and
controlling their assistance animals. A resident may do this on their own or with
the assistance of family, friends, volunteers, or service providers.
Residents must care for assistance animals in a manner that complies with state
and local laws, including anti-cruelty laws.
Residents must ensure that assistance animals do not pose a direct threat to the
health or safety of others, or cause substantial physical damage to the
development, dwelling unit, or property of other residents.
When a resident’s care or handling of an assistance animal violates these
policies, the PHA will consider whether the violation could be reduced or
eliminated by a reasonable accommodation. If the PHA determines that no such

10-6
accommodation can be made, the PHA may withdraw the approval of a particular
assistance animal.

10-7
PART II: PET POLICIES FOR ALL DEVELOPMENTS
[24 CFR 5, Subpart C; 24 CFR 960, Subpart G]
10-II.A. OVERVIEW
The purpose of a pet policy is to establish clear guidelines for ownership of pets and to
ensure that no applicant or resident is discriminated against regarding admission or
continued occupancy because of ownership of pets. It also establishes reasonable rules
governing the keeping of common household pets. This part contains pet policies that
apply to all developments.
10-II.B. MANAGEMENT APPROVAL OF PETS
Registration of Pets
PHAs may require registration of the pet with the PHA [24 CFR 960.707(b)(5)].
PHA Policy
Pets must be registered, and the pet agreement must be executed with the PHA
before they are brought onto the premises.
Registration includes documentation signed by a licensed veterinarian or
state/local authority that the pet has been spayed or neutered as applicable or in
the case of underage animals within 30 days of the pet reaching 6 months of
age; Documentation signed by a licensed veterinarian that the pet has received
all inoculations required by state or local law, and that the pet has no
communicable disease(s) and is pest-free; Documentation that the pet is
licensed in accordance with state or local law and one photograph of the pet.
This registration must be renewed annually and will be coordinated with the
annual reexamination date.
Pets will not be approved to reside in a unit until the completion of the registration
requirements are met and the pet agreement is executed.
Refusal to Register Pets
PHA Policy
The PHA will refuse to register a pet if:

The pet is not a common household pet as defined in Section 10-II.C.
below;

Keeping the pet would violate any pet restrictions listed in this policy;

10-8

The pet owner fails to provide complete pet registration information,
execute a pet agreement, or fails to update the registration annually;

The applicant has previously been charged with animal cruelty under state
or local law; or has been evicted, had to relinquish a pet, or been
prohibited from future pet ownership due to pet rule violations or a court
order; or

The PHA reasonably determines that the pet owner is unable to keep the
pet in compliance with the pet rules and other lease obligations. The pet's
temperament and behavior may be considered as a factor in determining
the pet owner's ability to comply with provisions of the lease.
If the PHA refuses to register a pet, a written notification will be sent to the pet
owner within 10 business days of the PHA’s decision. The notice will state the
reason for refusing to register the pet and will inform the family of their right to
appeal the decision in accordance with the PHA’s grievance procedures.
Pet Agreement
PHA Policy
Residents who have been approved to have a pet must enter into a pet
agreement with the PHA, or the approval of the pet will be withdrawn.
The pet agreement is the resident’s certification that they have received a copy of
the PHA’s pet policy and applicable house rules, that they have read the policies
and/or rules, understands them, and agrees to comply with them.
The resident further certifies by signing the pet agreement that they understand
that noncompliance with the PHA’s pet policy and applicable house rules may
result in the withdrawal of PHA approval of the pet or termination of tenancy.
10-II.C. STANDARDS FOR PETS [24 CFR 5.318; 960.707(B)]
PHAs may establish reasonable requirements related to pet ownership including, but
not limited to:

Limitations on the number of animals in a unit, based on unit size;

Prohibitions on types of animals that the PHA classifies as dangerous, provided
that such classifications are consistent with applicable state and local law;

Prohibitions on individual animals, based on certain factors, including the size
and weight of the animal;

Requiring pet owners to have their pets spayed or neutered

10-9
Cat declawing is not a requirement or condition of pet ownership in public housing and
HUD encourages PHAs to refrain from engaging in this practice [New PH OCC GB, Pet
Ownership, 
p. 9].
PHA’s may not require pet owners to have any pet’s vocal cords removed.
PHAs may not require pet owners to obtain or carry liability insurance.
Definition of “Common Household Pet”
There is no regulatory definition of common household pet for public housing programs,
although the regulations for pet ownership in both elderly/disabled and general
occupancy developments use the term. The regulations for pet ownership in
elderly/disabled developments expressly authorize PHAs to define the term [24 CFR
5.306(2)].
PHA Policy
Common household pet means a domesticated animal, such as a dog (maximum
adult weight: 20 full grown), cat, bird, or fish that is traditionally recognized as a
companion animal and is kept in the home for pleasure rather than commercial
purposes.
The COCHRD also permits a hamster, gerbil, guinea pig or a turtle. The size of the
aquarium may not exceed 10 gallons.
The following animals are not considered common household pets:
Reptiles
Rodents
Insects
Arachnids
Wild animals or feral animals
Pot-bellied pigs
Animals used for commercial breeding
Pet Restrictions
PHA Policy
The following animals are not permitted:

Any animal whose adult weight will exceed 20 pounds

Dogs of the pit bull, Rottweiler, chow, or boxer breeds

10-10

Ferrets or other animals whose natural protective mechanisms pose a risk
to small children of serious bites or lacerations.

Any animal not permitted under state or local law or code

Vicious

Exotic

Reptiles

Insects

Arachnids

Wild animals or feral animals

Pot-bellied pigs

Animals used for commercial breeding
Number of Pets
PHA Policy
Residents may own a maximum of one (1) pet.  In the case of fish, residents may
keep no more than can be maintained in a safe and healthy manner in a tank
holding up to 10 gallons. Such a tank or aquarium will be counted as 1 pet.
Other Requirements
PHA Policy
Dogs and cats must be spayed or neutered at the time of registration or, in the
case of underage animals, within 30 days of the pet reaching 6 months of age.
Exceptions may be made upon veterinary certification that subjecting this
particular pet to the procedure would be temporarily or permanently medically
unsafe or unnecessary.
Pets must be licensed in accordance with state or local law. Residents must
provide proof of licensing at the time of registration and annually, in conjunction
with the resident’s annual reexamination.
10-II.D. PET RULES
Pet owners must maintain pets responsibly, in accordance with PHA policies, and in
compliance with applicable state and local public health, animal control, and animal
cruelty laws and regulations [24 CFR 5.315; 24 CFR 960.707(a)].

10-11
Pet Area Restrictions
PHA Policy
Pets must be maintained within the resident's unit. When outside of the unit
(within the building or on the grounds) dogs and cats must be kept on a leash or
carried. They must be under the control of the resident or other responsible
individual at all times.
Pets other than dogs or cats must be kept in a cage or carrier when outside of
the unit.
Pets are not permitted in common areas including lobbies, community rooms,
and laundry areas except for those common areas which are entrances to and
exits from the building.
Pet owners are not permitted to exercise pets or permit pets to deposit waste on
project premises outside of the areas designated for such purposes.
Designated Pet/No-Pet Areas [24 CFR 5.318(g), PH Occ GB, p. 182]
PHAs may designate buildings, floors of buildings, or sections of buildings as no-pet
areas where pets generally may not be permitted. Pet rules may also designate
buildings, floors of building, or sections of building for residency by pet-owning tenants.
PHAs may direct initial tenant moves as may be necessary to establish pet and no-pet
areas.
The PHA may not refuse to admit, or delay admission of, an applicant on the grounds
that the applicant’s admission would violate a pet or no-pet area. The PHA may adjust
the pet and no-pet areas or may direct such additional moves as may be necessary to
accommodate such applicants for tenancy or to meet the changing needs of the existing
tenants.
PHAs may not designate an entire development as a no-pet area, since regulations
permit residents to own pets.
PHA Policy
With the exception of common areas as described in the previous policy, the
PHA has not designated any buildings, floors of buildings, or sections of buildings
as no-pet areas. In addition, the PHA has not designated any buildings, floors of
buildings, or sections of buildings for residency of pet-owning tenants.
Cleanliness
PHA Policy

10-12
The pet owner shall be responsible for the removal of waste by placing it in a
sealed plastic bag and disposing of it in a suitable covered trash container.
The pet owner shall take adequate precautions to eliminate any pet odors within
or around the unit and to maintain the unit in a sanitary condition at all times.
Litter box requirements:

Pet owners must promptly dispose of waste from litter boxes and must
maintain litter boxes in a sanitary manner.

Litter shall not be disposed of by being flushed through a toilet.

Litter boxes shall be kept inside the resident's dwelling unit.
Alterations to Unit
PHA Policy
Pet owners shall not alter their unit, patio, premises, or common areas to create
an enclosure for any animal.
Installation of pet doors is prohibited.
Noise
PHA Policy
Pet owners must agree to control the noise of pets so that such noise does not
constitute a nuisance to other residents or interrupt their peaceful enjoyment of
their housing unit or premises. This includes, but is not limited to loud or
continuous barking, howling, whining, biting, scratching, chirping, or other such
activities.
Pet Care
PHA Policy
Each pet owner shall be responsible for adequate care, nutrition, exercise, and
medical attention for their pet.
Each pet owner shall be responsible for appropriately training and caring for their
pet to ensure that the pet is not a nuisance or danger to other residents and does
not damage PHA property.
No animals may be tethered or chained inside or outside the dwelling unit at any
time.

10-13
Responsible Parties
PHA Policy
The pet owner will be required to designate two responsible parties for the care
of the pet if the health or safety of the pet is threatened by the death or incapacity
of the pet owner, or by other factors that render the pet owner unable to care for
the pet.
A resident who cares for another resident's pet must notify the PHA and sign a
statement that they agree to abide by all of the pet rules.
Inspections and Repairs
PHA Policy
Except for emergencies, management will not enter the dwelling unit for
performance of repairs or inspections where a pet resides unless accompanied
for the entire duration of the inspection or repair by the pet owner or responsible
person designated by the pet owner.
The pet must be held under physical restraint by the pet owner or responsible
person until management has completed its tasks. Any delays or interruptions
suffered by management in the inspection, maintenance, and upkeep of the
premises due to the presence of a pet may be cause for lease termination.
Pets Temporarily on the Premises
PHA Policy
Pets that are not owned by a tenant are not allowed on the premises. Residents
are prohibited from feeding or harboring stray animals.
This rule does not apply to visiting pet programs sponsored by a humane society
or other non-profit organizations and approved by the PHA.
Pet Rule Violations
PHA Policy
All complaints of cruelty and all dog bites will be referred to animal control or an
applicable agency for investigation and enforcement.
If a determination is made on objective facts supported by written statements
received by an eyewitness, that a resident/pet owner has violated the pet rules
the COCHRD may serve a written notice of lease violation(s) to the resident/pet
owner.
The notice will contain a brief statement of the factual basis for the determination
and the pet rule(s) that were violated. The notice will also state:

10-14

That the pet owner has 3 business days from the effective date of the
service of notice to correct the violation or make written request for a
meeting to discuss the violation(s);

That the pet owner is entitled to be accompanied by another person of
their choice at the meeting;

That the pet owner's failure to correct the violation(s), request a meeting,
or appear at a requested meeting may result in initiation of procedures to
remove the pet, or to terminate the pet owner's tenancy.
Notice of Pet Removal
PHA Policy
If the pet owner and the PHA are unable to resolve the violation at the meeting or
the pet owner fails to correct the violation in the time period allotted by the PHA,
the PHA may serve notice to remove the pet.
The notice will contain:
A brief statement of the factual basis for the PHA's determination of the
pet rule that has been violated
The requirement that the resident /pet owner must remove the pet within
30 calendar days of the notice
A statement that failure to remove the pet may result in the initiation of
termination of tenancy procedures
Pet Removal
PHA Policy
If the death or incapacity of the pet owner threatens the health or safety of
the pet, or other factors occur that render the owner unable to care for the
pet, the situation will be reported to the responsible party designated by
the pet owner.
If the responsible party is unwilling or unable to care for the pet, or if the
PHA after reasonable efforts cannot contact the responsible party, the
PHA may contact the appropriate state or local agency and request the
removal of the pet.
In the event of the death of a pet, the resident/pet owner shall properly and
immediately remove and dispose of the remains. The remains shall not be
placed in any container on the grounds of a COCHRD property.  Burial on
the grounds is strictly prohibited.

10-15
If the pet is removed as a result of any aggressive act on the part of the
pet, the pet will not be allowed back on the premises.
Termination of Tenancy
PHA Policy
The PHA may initiate procedures for termination of tenancy based on a pet rule
violation if:

The pet owner has failed to remove the pet or correct a pet rule violation
within the time period specified;

The pet rule violation is sufficient to begin procedures to terminate tenancy
under terms of the lease.
Emergencies
PHA Policy
The PHA will take all necessary steps to ensure pets that become vicious,
display symptoms of severe illness, or demonstrate behavior that constitutes an
immediate threat to the health or safety of others, are immediately removed from
the premises by referring the situation to the appropriate state or local entity
authorized to remove such animals.
If it is necessary for the PHA to place the pet in a shelter facility, the cost will be
the responsibility of the pet owner.
If the pet is removed as a result of any aggressive act on the part of the pet, the
pet will not be allowed back on the premises.
PART III: PET DEPOSITS AND FEES IN ELDERLY/DISABLED DEVELOPMENTS
10-III.A. OVERVIEW
This part describes the PHA’s policies for pet deposits and fees in elderly, disabled and
mixed population developments. Policies governing deposits and fees in general
occupancy developments are described in Part IV.

10-16
10-III.B. PET DEPOSITS
Payment of Deposit
The PHA may require tenants who own or keep pets in their units to pay a refundable
pet deposit. This deposit is in addition to any other financial obligation generally
imposed on tenants of the project [24 CFR 5.318(d)(1)].
The maximum amount of pet deposit that may be charged by a PHA on a per dwelling
unit basis, is the higher of the total tenant payment (TTP) or such reasonable fixed
amount as the PHA may require. The PHA may permit gradual accumulation of the pet
deposit by the pet owner [24 CFR 5.318(d)(3)].
The pet deposit is not part of the rent payable by the resident [24 CFR 5.318(d)(5)].
PHA Policy
Pet owners are required to pay a pet deposit in addition to any other required
deposits.
Resident/Pet owners of a dog or cat that meet the standards are required to pay a
$250.00 deposit before the pet is brought on the premises. $250.00 is refunded
when the resident vacates the premises, and the property has no damages caused
by the pet.
The deposit must be paid in full before the pet is brought on the premises.
Refund of Deposit [24 CFR 5.318(d)(1)]
The PHA may use the pet deposit only to pay reasonable expenses directly attributable
to the presence of the pet, including (but not limited to) the costs of repairs and
replacements to, and fumigation of, the tenant’s dwelling unit. The PHA must refund the
unused portion of the pet deposit to the tenant within a reasonable time after the tenant
moves from the project or no longer owns or keeps a pet in the unit.
PHA Policy
The PHA will refund the pet deposit to the resident, less the costs of any
damages caused by the pet to the dwelling unit, within 30 days of move-out or
removal of the pet from the unit.
The resident will be billed for any amount that exceeds the pet deposit. The PHA
will provide the resident with a written list of any charges against the pet deposit
within 14 business days of the move-out inspection. If the resident disagrees with
the amount charged to the pet deposit, the PHA will provide a meeting to discuss
the charges.

10-17
10-III.C. OTHER CHARGES
Pet Fees
PHA Policy
Resident/Pet owners, who have a dog or a cat that meet the standards, are not
required to pay a non-refundable pet fee or a sanitation fee.
Sanitation fee for unauthorized pets

Residents who have a dog or cat without the written permission of the
COCHRD will be charged a $150.00 sanitation fee.
Pet-Related Damages During Occupancy
PHA Policy
All reasonable expenses incurred by the PHA as a result of damages directly
attributable to the presence of the pet in the property will be the responsibility of
the resident, including but not limited to:

The cost of repairs and replacements to the resident's dwelling unit

Fumigation of the dwelling unit

Repairs to common areas of the project

Elimination of fleas
If the resident is in occupancy when such costs occur, the resident shall be billed
for such costs in accordance with the policies in Section 8-I.F, Maintenance and
Damage Charges. Pet deposits will not be applied to the costs of pet-related
damages during occupancy.
Charges for pet-related damage are not part of rent payable by the resident.
Pet Waste Removal Charge
The regulations do not address the PHA’s ability to impose charges for house pet rule
violations. However, charges for violation of PHA pet rules may be treated like charges
for other violations of the lease and PHA tenancy rules.
PHA Policy
A separate pet waste removal charge of $10.00 per occurrence will be assessed
against pet owners who fail to remove pet waste in accordance with this policy.
Notices of pet waste removal charges will be in accordance with requirements
regarding notices of adverse action. Charges are due and payable 14 calendar
days after billing. If the family requests a grievance hearing within the required

10-18
timeframe, the PHA may not take action for nonpayment of the charge until the
conclusion of the grievance process.
Charges for pet waste removal are not part of rent payable by the resident.
PART IV: PET DEPOSITS AND FEES IN 
GENERAL OCCUPANCY DEVELOPMENTS
10-IV.A. OVERVIEW
This part describes the PHA’s policies for pet deposits and fees for those who reside in
general occupancy developments.
10-IV.B. PET DEPOSITS
A PHA may require a refundable pet deposit to cover additional costs attributable to the
pet and not otherwise covered [24 CFR 960.707(b)(1)].
A PHA that requires a resident to pay a pet deposit must place the deposit in an
account of the type required under applicable State or local law for pet deposits, or if
there are no such requirements, for rental security deposits, if applicable. The PHA
must comply with such laws as to retention of the deposit, interest, and return of the
deposit to the resident, and any other applicable requirements [24 CFR 960.707(d)].
Payment of Deposit
PHA Policy
All resident pet owners of a dog or cat that meet the standards are required to
pay a pet deposit of $250.00 in addition to any other required deposits. The
deposit must be paid in full before the pet is brought on the premises.
$100.00 is refunded when the resident vacates the premises, and the property
has no damages caused by the pet.
$150.00 is a non-refundable pet sanitation fee.
The pet deposit is not part of rent payable by the resident.
Refund of Deposit
PHA Policy
The PHA will refund the pet deposit to the resident, less the costs of any
damages caused by the pet to the dwelling unit, within 30 days of move-out or
removal of the pet from the unit.

10-19
The resident will be billed for any amount that exceeds the pet deposit.
The PHA will provide the resident with a written list of any charges against the
pet deposit within 14 business days of the move-out inspection. If the resident
disagrees with the amount charged to the pet deposit, the PHA will provide a
meeting to discuss the charges.
10-IV.C. NON-REFUNDABLE NOMINAL PET FEE
PHAs may require payment of a non-refundable nominal pet fee to cover the
reasonable operating costs to the development relating to the presence of pets [24 CFR
960.707(b)(1)].
PHA Policy
Resident/Pet owners, who have a dog or a cat that meet the standards, are
required to pay a non-refundable nominal pet fee of $10.00 per month.
This fee is intended to cover the reasonable operating costs to the project
relating to the presence of pets. Reasonable operating costs to the project
relating to the presence of pets include, but are not limited to:

Landscaping costs

Pet control costs

Insurance costs

Clean-up costs
The pet fee of $10.00 will be billed on a monthly basis, and payment will be due
14 calendar days after billing.
Charges for the non-refundable pet fee are not part of rent payable by the
resident.
Sanitation fee for unauthorized pets
Residents who have a dog or cat without the written permission of the COCHRD
will be charged a $150.00 sanitation fee and must remove the animal from the
premises within 48 hours.
10-IV.D. OTHER CHARGES
Pet-Related Damages During Occupancy
PHA Policy
All reasonable expenses incurred by the PHA as a result of damages directly
attributable to the presence of the pet in the project will be the responsibility of
the resident, including:

10-20

The cost of repairs and replacements to the resident’s dwelling unit

Fumigation of the dwelling unit

Repairs to common areas of the project

Elimination of fleas
If the resident is in occupancy when such costs occur, the resident shall be billed
for such costs in accordance with the policies in Section 8-I.F, Maintenance and
Damage Charges.
Pet deposits will not be applied to the costs of pet-related damages during
occupancy.
Charges for pet-related damage are not part of rent payable by the resident.
Pet Waste Removal Charge
The regulations do not address the PHA’s ability to impose charges for house pet rule
violations. However, charges for violation of PHA pet rules may be treated like charges
for other violations of the lease and PHA tenancy rules.
PHA Policy
A separate pet waste removal charge of $10.00 per occurrence will be assessed
against pet owners who fail to remove pet waste in accordance with this policy.
Such charges will be due and payable 14 calendar days after billing.
Charges for pet waste removal are not part of rent payable by the resident.

11-1
CHAPTER 11
COMMUNITY SERVICE
INTRODUCTION
This chapter explains HUD regulations requiring PHAs to implement a community
service program for all nonexempt adults living in public housing.
This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to these topics in two
parts:
Part I: Community Service Requirements. This part describes who is subject
to the community service requirement, who is exempt, and HUD’s definition of
economic self-sufficiency.
Part II: PHA Implementation of Community Service. This part provides PHA
policy regarding PHA implementation and program design.
PART I: COMMUNITY SERVICE REQUIREMENT
11-I.A. OVERVIEW
HUD regulations pertaining to the community service requirement are contained in 24
CFR §960 Subpart F (§960.600 through §960.609). PHAs and residents must comply
with the community service requirement, effective with PHA fiscal years that
commenced on or after October 1, 2000. Per §903.7(l)(1)(iii), the PHA Plan must
contain a statement of how the PHA will comply with the community service
requirement, including any cooperative agreement that the PHA has entered into or
plans to enter into.
Community service is the performance of voluntary work or duties that are a public
benefit, and that serve to improve the quality of life, enhance resident self-sufficiency, or
increase resident self-responsibility in the community. Community service is not
employment and may not include political activities [24 CFR §960.601(b)].
In administering community service requirements, the PHA must comply with all
nondiscrimination and equal opportunity requirements [24 CFR §960.605(c)(5)].
11-I.B. REQUIREMENTS
Each adult resident of the PHA, who is not exempt, must [24 CFR §960.603(a)]:

Contribute 8 hours per month of community service; or

11-2

Participate in an economic self-sufficiency program (as defined in the
regulations) for 8 hours per month; or

Perform 8 hours per month of combined activities (community service and
economic self-sufficiency programs).

The required community service or self-sufficiency activity may be completed 8
hours each month or may be aggregated across a year. Any blocking of hours is
acceptable as long as 96 hours is completed by each annual certification of
compliance [Notice PIH 2015-12].
Definitions
Exempt Individual [24 CFR §960.601(b), Notice PIH 2015-12]
An exempt individual is an adult who:

Is age 62 years or older

Is blind or disabled (as defined under section 216[i][l] or 1614 of the Social
Security Act), and who certifies that because of this disability s/he is unable to
comply with the service provisions

Is a primary caretaker of such an individual

Is engaged in work activities
PHA Policy
The PHA will consider 30 hours per week as the minimum number of hours
needed to qualify for a work activity exemption.

Is able to meet requirements of being exempted under a state program funded
under part A of title IV of the Social Security Act, or under any other welfare
program of the state in which the PHA is located, including a state-administered
welfare-to-work program

This exemption applied to anyone whose characteristics or family situation
meet the welfare agency exemption criteria and can be verified.

Is a member of a family receiving assistance, benefits, or services under a state
program funded under part A of title IV of the Social Security Act, or under any
other welfare program of the state in which the PHA is located, including a state-
administered welfare-to-work program and the supplemental nutrition assistance
program (SNAP), and has not been found by the state or other administering
entity to be in noncompliance with such program.

11-3

Is a member of a non-public housing over-income family.
Community Service [24 CFR §960.601(b), Notice PIH 2015-12]
Community service is the performance of voluntary work or duties that are a public
benefit, and that serve to improve the quality of life, enhance resident self-sufficiency, or
increase resident self-responsibility in the community.  Community service is not
employment and may not include political activities.
Eligible community service activities include, but are not limited to, work at:

Local public or nonprofit institutions such as schools, head start programs, before
or after school programs, childcare centers, hospitals, clinics, hospices, nursing
homes, recreation centers, senior centers, adult day care programs, homeless
shelters, feeding programs, food banks, distribution either donated or commodity
foods), or clothes closets, (distributing donated clothing.).

Nonprofit organizations serving PHA residents or their children such as: Boy or
Girl Scouts, Boys or Girls Club, 4-H clubs, Police Assistance League (PAL),
organized children’s recreation, mentoring or education programs, Big Brothers
or Big Sisters, garden centers, community clean-up programs, beautification
programs.

Programs funded under the Older Americans Act, such as Green Thumb Service
Corps of Retired Executives, senior meals programs, senior centers, Meals on
Wheels.

Public or nonprofit organizations dedicated to seniors, youth, children, residents,
citizens, special-needs populations or with missions to enhance the environment,
historic resources, cultural identities, neighborhoods, or performing arts

PHA housing to improve grounds or provide gardens (so long as such work does
not alter the PHA’s insurance coverage); or work through resident organizations
to help other residents with problems, including serving on the Resident Advisory
Board.

Care for the children of other residents so parent may volunteer.
PHAs may form their own policy in regard to accepting community services at profit-
motivated entities, acceptance of volunteer work performed at homes or offices of
general private citizens, and court-ordered or probation-based work.
PHA Policy

11-4
Community services at profit-motivated entities, volunteer work performed at
homes or offices of general private citizens, and court-ordered or probation-
based work will not be considered eligible community service activities.
Community Service must be only in the City of Chandler or serving citizens from
the City of Chandler.
Economic Self-Sufficiency Program [24 CFR §5.603(b), Notice PIH 2015-12]
For purposes of satisfying the community service requirement, an economic self-
sufficiency program is defined by HUD as any program designed to encourage, assist,
train, or facilitate economic independence of assisted families or to provide work for
such families.
Eligible self-sufficiency activities include but are not limited to:

Job readiness or job training

Training programs through local one-stop career centers, workforce investment
boards (local entities administered through the U.S. Department of Labor), or
other training providers

Employment counseling, work placement, or basic skills training

Education, including higher education (junior college or college), GED classes, or
reading financial, or computer literacy classes

Apprenticeships (formal or informal)

English proficiency or English as a second language classes

Budgeting and credit counseling

Any other program necessary to ready a participant to work (such as substance
abuse or mental health counseling)
Work Activities [42 U.S.C. 607(d)]
As it relates to an exemption from the community service requirement, work activities
means:

Unsubsidized employment

Subsidized private sector employment

Subsidized public sector employment

11-5

Work experience (including work associated with the refurbishing of publicly
assisted housing) if sufficient private sector employment is not available

On-the-job training

Job search and job readiness assistance

Community service programs

Vocational educational training (not to exceed 12 months with respect to any
individual)

Job skills training directly related to employment

Education directly related to employment, in the case of a recipient who has not
received a high school diploma or a certificate of high school equivalency

Satisfactory attendance at secondary school or in a course of study leading to a
certificate of general equivalence, in the case of a recipient who has not
completed secondary school or received such a certificate
Notification Requirements [24 CFR §960.605(c)(2), Notice PIH 2015-12, Notice PIH
2016-06]
The PHA must give each family a written description of the community service
requirement, the process for claiming status as an exempt person, and the process for
PHA verification of exempt status. The PHA must also notify the family of its
determination identifying the family members who are subject to the service
requirement, and the family members who are exempt.  In addition, the family must sign
a certification, such as Attachment A of Notice PIH 2015-12, that they have received
and read the policy and understand that if they are not exempt, failure to comply with
the requirement will result in nonrenewal of their lease. The family must also sign a
certification at annual reexamination, such as Attachment B of Notice PIH 2015-12,
certifying that they understand the requirement.
PHA Policy
The PHA will provide the family with a copy of the Community Service Policy
found in Exhibit 11-1 of this chapter at lease-up, lease renewal, when a family
member is determined to be subject to the community service requirement during
the lease term, and at any time upon the family’s request. The policy will notify
the family that self-certification forms are subject to review by the PHA.
On an annual basis, at the time of lease renewal, the PHA will notify the family in
writing of the family members who are subject to the community service
requirement and the family members who are exempt. If the family includes
nonexempt individuals the notice will include a list of agencies in the community

11-6
that provide volunteer and/or training opportunities, as well as a documentation
form on which they may record the activities they perform, and the number of
hours contributed. The form will also have a place for a signature by an
appropriate official, who will certify to the activities and hours completed.
11-I.C. DETERMINATION OF EXEMPTION STATUS AND COMPLIANCE 
[24 CFR §960.605(C)(3)]
The PHA must review and verify family compliance with service requirements annually
at least thirty days before the end of the twelve-month lease term. The policy for
documentation and verification of compliance with service requirements may be found
at Section 11-I.D., Documentation and Verification.
PHA Policy
Where the lease term does not coincide with the effective date of the annual
reexamination, the PHA will change the effective date of the annual
reexamination to coincide with the lease term. In making this change, the PHA
will ensure that the annual reexamination is conducted within 12 months of the
last annual reexamination.
Annual Determination
Determination of Exemption Status
An exempt individual is excused from the community service requirement [24 CFR
§960.603(a)].
PHA Policy
At least 60 days prior to lease renewal, the PHA will review and verify the
exemption status of all adult family members. This verification will only be done
on an annual basis unless the family reports a change or the PHA has reason to
believe that an individual’s exemption status has changed. For individuals who
are exempt because they are 62 years of age and older, or disabled, verification
of exemption status will be done only at the initial examination.
Upon completion of the verification process, the PHA will notify the family of its
determination in accordance with the policy in Section 11-I.B., Notification
Requirements.
Determination of Compliance
The PHA must review resident family compliance with service requirements annually at
least 30 days before the end of the 12-month lease term [24 CFR §960.605(c)(3)]. As
part of this review, the PHA must verify that any family member that is not exempt from
the community service requirement has met their service obligation.

11-7
PHA Policy
Approximately 90-120 days prior to the end of the lease term, the PHA will
provide written notice requiring the family to submit documentation that all
subject family members have complied with the service requirement. The family
will have 10 business days to submit the PHA required documentation form(s).
If the family fails to submit the required documentation within the required
timeframe, or PHA approved extension, the subject family members will be
considered noncompliant with community service requirements, and notices of
noncompliance will be issued pursuant to the policies in Section 11-I.E.,
Noncompliance.
Change in Status between Annual Determinations
PHA Policy
Exempt to Nonexempt Status:
If an exempt individual becomes nonexempt during the 12-month lease term,
it is the family’s responsibility to report this change to the PHA within 10
business days.
Within 10 business days of a family reporting such a change, or the PHA
determining such a change is necessary, the PHA will provide written notice
of the effective date of the requirement, a list of agencies in the community
that provide volunteer and/or training opportunities, as well as a
documentation form on which the family member may record the activities
performed and number of hours contributed.
The effective date of the community service requirement will be the first of the
month following 30-day notice.
Determination of Initial Compliance
When an adult family member becomes subject to community service, their
must perform 8 hours of community service for the months they are subject to
the requirement before the end of the lease term (anniversary date).
Example 1: Alberto Jones turns 18 on 5/10/15 and is not exempt from the
community service requirement. His community service requirement begins
on 6/1/15, and his initial compliance is reviewed before the end of the lease
term (anniversary date), which is 11/30/15.

Alberto must perform 6 months of community service in his initial
compliance period, before the end of the lease term (anniversary date).
Example 2: Lisa Dewhurst leaves her job on 9/20/14 and is not exempt from
the community service requirement. Her community service requirement
begins on 10/1/14, and her initial compliance is reviewed before the end of the
lease term (anniversary date), which is 6/30/15

Ms. Dewhurst must perform 9 months of community service in her initial

11-8
Nonexempt to Exempt Status
If a nonexempt person becomes exempt during the twelve-month lease term,
it is the family’s responsibility to report this change to the PHA within 10
business days. Any claim of exemption will be verified by the PHA in
accordance with the policy at 11-I.D., Documentation and Verification of
Exemption Status.
Within 10 business days of a family reporting such a change, or the PHA
determining such a change is necessary, the PHA will provide the family
written notice that the family member is no longer subject to the community
service requirement, if the PHA is able to verify the exemption.
The exemption will be effective immediately.
11-I.D. DOCUMENTATION AND VERIFICATION [24 CFR §960.605(C)(4)], §960.607,
NOTICE PIH 2016-08]
The PHA must retain reasonable documentation of service requirement performance or
exemption in participant files.
Documentation and Verification of Exemption Status
PHA Policy
All family members who claim they are exempt from the community service
requirement will be required to sign the community service exemption
certification form found in Exhibit 11-3. The PHA will provide a completed copy to
the family and will keep a copy in the tenant file.
The PHA will verify that an individual is exempt from the community service
requirement by following the verification hierarchy and documentation
requirements in Chapter 7.
The PHA makes the final determination whether or not to grant an exemption
from the community service requirement. If a resident does not agree with the
PHA’s determination, s/he can dispute the decision through the PHA’s grievance
procedures (see Chapter 14).

11-9
Documentation and Verification of Compliance
At each regularly scheduled reexamination, each nonexempt family member presents a
signed standardized certification form developed by the PHA of community service and
self-sufficiency activities performed over the last 12 months [Notice PIH 2015-12].
If qualifying community service activities are administered by an organization other than
the PHA, a family member who is required to fulfill a service requirement must provide
documentation required by the PHA.  The PHA may require a self-certification or
certification form a third party [24 CFR §960.607].
If the PHA accepts self-certification of compliance with the community service
requirement, it must provide a form, which includes a statement that the client
performed the required hours, contact information for the community service provider, a
description of activities performed, and dates of service.
If the PHA accepts self-certification, it must validate a sample of certifications through
third-party documentation. The PHA must notify families that self-certification forms are
available and that a sample of self-certifications will be validated.
HUD strongly encourages PHAs to investigate community service compliance when
there are questions of accuracy.
PHA Policy
Each individual who is subject to the community service requirement will be
required to record their community service or self-sufficiency activities and the
number of hours contributed on the required form. The certification form will also
include places for signatures and phone numbers of supervisors, instructors, and
counselors certifying to the number of hours contributed.
Families will be required to submit the documentation to the PHA, upon request
by the PHA, at least annually.
If the PHA has reasonable cause to believe that the certification provided by the
family is false or fraudulent, the PHA has the right to require additional third-party
verification.
11-I.E. NONCOMPLIANCE
Noncompliant Residents
The lease specifies that it is renewed automatically for all purposes unless the family
fails to comply with the community service requirement and families determined to be
over-income for 24 consecutive months. Violation of the service requirement is grounds
for nonrenewal of the lease at the end of the twelve-month lease term, but not for
termination of tenancy during the course of the twelve-month lease term [24 CFR
§960.603(b)].

11-10
PHAs may not evict a family due to CSSR noncompliance. However, if PHA finds a
tenant is noncompliant with CSSR, the PHA must provide written notification to the
tenant of the noncompliance, which must include:

A brief description of the finding of non-compliance with CSSR.

A statement that the PHA will not renew the lease at the end of the current 12-
month lease term unless the tenant enters into a written work-out agreement with
the PHA, or the family provides written assurance that is satisfactory to the PHA
explaining that the tenant or other noncompliant resident no longer resides in the
unit. Such written work-out agreement must include the means through which a
noncompliant family member will comply with the CSSR requirement [24 CFR
§960.607(c), Notice PIH 2015-12].
The notice must also state that the tenant may request a grievance hearing on the
PHA’s determination, in accordance with the PHA’s grievance procedures, and that the
tenant may exercise any available judicial remedy to seek timely redress for the PHA’s
nonrenewal of the lease because of the PHA’s determination.
PHA Policy
The notice of noncompliance will be sent at least 45 days prior to the end of the
lease term.
The family will have 10 business days from the date of the notice of
noncompliance to enter into a written work-out agreement to cure the
noncompliance over the 12-month term of the new lease, provide documentation
that the noncompliant resident no longer resides in the unit, or to request a
grievance hearing.
If the family reports that a noncompliant family member is no longer residing in
the unit, the family must provide documentation that the family member has
actually vacated the unit before the PHA will agree to continued occupancy of the
family. Documentation must consist of a certification signed by the head of
household as well as evidence of the current address of the family member that
previously resided with them.
If the family does not request a grievance hearing or does not take either
corrective action required by the notice of noncompliance within the required 10
business day timeframe, the PHA will terminate tenancy in accordance with the
policies in Section 13-IV.D.
Continued Noncompliance and Enforcement Documentation [24 CFR §960.607(b)]
Should a family member refuse to sign a written work-out agreement or fail to comply
with the terms of the work-out agreement, PHAs are required to initiate termination of
tenancy proceedings at the end of the current 12-month lease (see 24 CFR §966.53(c))

11-11
for failure to comply with lease requirements. When initiating termination of tenancy
proceedings, the PHA will provide the following procedural safeguards:

Adequate notice to the tenant of the grounds for terminating the tenancy and for
non-renewal of the lease;

Right of the tenant to be represented by counsel;

Opportunity for the tenant to refute the evidence presented by the PHA, including
the right to confront and cross-examine witnesses and present any affirmative
legal or equitable defense which the tenant may have; and,

A decision on the merits.
PHA Policy
Notices of continued noncompliance will be sent at least 30 days prior to the end
of the lease term and will also serve as the family’s termination notice. The notice
will meet the requirements for termination notices described in Section 13-IV.D,
Form, Delivery, and Content of the Notice.
The family will have 10 business days from the date of the notice of non-
compliance to provide documentation that the noncompliant resident no longer
resides in the unit, or to request a grievance hearing.
If the family reports that a noncompliant family member is no longer residing in
the unit, the family must provide documentation that the family member has
actually vacated the unit before the PHA will agree to continued occupancy of the
family. Documentation must consist of a certification signed by the head of
household as well as evidence of the current address of the noncompliant family
member that previously resided with them.
If the family does not request a grievance hearing or provide such documentation
within the required 10 business day timeframe, the family’s lease and tenancy
will automatically terminate at the end of the current lease term without further
notice.
PART II: IMPLEMENTATION OF COMMUNITY SERVICE
11-II.A. OVERVIEW
Each PHA must develop a policy for administration of the community service and
economic self-sufficiency requirements for public housing. It is in the PHA’s best
interests to develop a viable, effective community service program, to provide residents
the opportunity to engage in the community and to develop competencies.

11-12
PHA Implementation of Community Service
The PHA may not substitute any community service or self-sufficiency activities
performed by residents for work ordinarily performed by PHA employees or replace a
job at any location where residents perform activities to satisfy the service requirement
[24 CFR §960.609].
PHA Policy
The PHA will notify its insurance company if residents will be performing
community service at the PHA. In addition, the PHA will ensure that the
conditions under which the work is to be performed are not hazardous.
If a disabled resident certifies that s/he is able to perform community service, the
PHA will ensure that requests for reasonable accommodation are handled in
accordance with the policies in Chapter 2.
PHA Program Design
The PHA may administer qualifying community service or economic self-sufficiency
activities directly or may make community service activities available through a
contractor, or through partnerships with qualified organizations, including resident
organizations, and community agencies or institutions [24 CFR §960.605(b)].
PHA Policy
The PHA will attempt to provide the broadest choice possible to residents as they
choose community service activities.
The PHA’s goal is to design a service program that gives residents viable
opportunities to become involved in the community and to gain competencies
and skills. The PHA will work with resident organizations and community
organizations to design, implement, assess, and recalibrate its community
service program.
The PHA will make every effort to identify volunteer opportunities throughout the
community, especially those in proximity to public housing developments. To the
greatest extent possible, the PHA will provide names and contacts at agencies
that can provide opportunities for residents, including persons with disabilities, to
fulfill their community service obligations. The PHA will provide in-house
opportunities for volunteer work or self-sufficiency programs when possible.
If a member of the family is participating in the FSS program, the PHA will
coordinate individual training and service plans (ITSPs) with the community
service requirement.  Regular meetings with the FSS Specialist will satisfy
community service activities and will verify community service hours within
individual monthly logs.

11-13
EXHIBIT 11-1: Community Service and Self-Sufficiency Policy
A. Background
The Quality Housing and Work Responsibility Act of 1998 requires that all nonexempt
(see definitions) public housing adult residents (18 or older) contribute eight (8) hours
per month of community service (volunteer work) or participate in eight (8) hours of
training, counseling, classes, or other activities that help an individual toward self-
sufficiency and economic independence. This is a requirement of the public housing
lease.
B. Definitions
Community Service – community service activities include, but are not limited to,
work at:

Local public or nonprofit institutions such as schools, head start programs, before
or after school programs, childcare centers, hospitals, clinics, hospices, nursing
homes, recreation centers, senior centers, adult day care programs, homeless
shelters, feeding programs, food banks (distributing either donated or commodity
foods), or clothes closets (distributing donated clothing).

Nonprofit organizations serving PHA residents or their children such as: Boy or
Girl Scouts, Boys or Girls Club, 4-H clubs, Police Assistance League (PAL),
organized children’s recreation, mentoring or education programs, Big Brothers
or Big Sisters, garden centers, community clean-up programs, beautification
programs.

Programs funded under the Older Americans Act, such as Green Thumb, Service
Corps of Retired Executives, senior meals programs, senior centers, Meals on
Wheels

Public or nonprofit organizations dedicated to seniors, youth, children, residents,
citizens, special-needs populations or with missions to enhance the environment,
historic resources, cultural identities, neighborhoods, or performing arts.

PHA housing to improve grounds or provide gardens (so long as such work does
not alter the PHA’s insurance coverage); or work through resident organizations
to help other residents with problems, including serving on the Resident Advisory
Board.

Care for the children of other residents so parent may volunteer
NOTE: Political activity is excluded.
PHA Policy

11-14
Community Service must be only in the City of Chandler or serving citizens from
the City of Chandler.
Self-Sufficiency Activities – self-sufficiency activities include, but are not
limited to:

Job readiness or job training

Training programs through local one-stop career centers, workforce
investment boards (local entities administered through the U.S. Department
of Labor), or other training providers

Employment counseling, work placement, or basic skills training

Education, including higher education (junior college or college) or reading,
financial, or computer literacy classes

Apprenticeships (formal or informal)

English proficiency or English as a second language classes

Budgeting and credit counseling

Any other program necessary to ready a participant to work (such as
substance abuse or mental health counseling)
Exempt Adult – an adult member of the family who meets any of the following
criteria:

Is 62 years of age or older

Is blind or a person with disabilities (as defined under section 216[i][l] or
1614 of the Social Security Act), and who certifies that because of this
disability they are unable to comply with the service provisions, or is the
primary caretaker of such an individuals

Is engaged in work activities

Is able to meet requirements under a state program funded under part A of
title IV of the Social Security Act, or under any other welfare program of the
state in which the PHA is located, including a state-administered welfare-to-
work program; or

Is a member of a family receiving assistance, benefits, or services under a
state program funded under part A of title IV of the Social Security Act, or
under any other welfare program of the state in which the PHA is located,
including a state-administered welfare-to work program and the

11-15
supplemental nutrition assistance program (SNAP), and has not been found
by the state or other administering entity to be in noncompliance with such
program.

Is a member of a non-public housing over-income family.
PHAs can use reasonable guidelines in clarifying the work activities in coordination
with TANF, as appropriate.
Work Activities – as it relates to an exemption from the community service
requirement, work activities means:

Unsubsidized employment

Subsidized private sector employment

Subsidized public sector employment

Work experience (including work associated with the refurbishing of publicly
assisted housing) if sufficient private sector employment is not available

On-the-job training

Job search and job readiness assistance

Community service programs

Vocational educational training (not to exceed 12 months with respect to
any individual)

Job skills training directly related to employment

Education directly related to employment, in the case of a recipient who has
not received a high school diploma or a certificate of high school
equivalency

Satisfactory attendance at secondary school or in a course of study leading
to a certificate of general equivalence, in the case of a recipient who has not
completed secondary school or received such a certificate

Provision of childcare services to an individual who is participating in a
community service program
C. Requirements of the Program
1) The eight (8) hours per month may be either volunteer work or self-sufficiency
program activity, or a combination of the two.

11-16
2) At least eight (8) hours of activity must be performed each month or may be
aggregated across a year.  Any blocking of hours is acceptable as long as 96
hours is completed by each annual certification of compliance.
3) Family obligation:

At lease execution, all adult members (18 or older) of a public housing
resident family must:

Sign a certification (Attachment A) that they have received and read
this policy and understand that if they are not exempt, failure to
comply with the community service requirement will result in a
nonrenewal of their lease; and

Declare if they are exempt. If exempt, they must complete the
Exemption Form (Exhibit 11-3) and provide documentation of the
exemption.

Upon written notice from the PHA, nonexempt family members must
present complete documentation of activities performed during the
applicable lease term. This documentation will include places for
signatures of supervisors, instructors, or counselors, certifying to the
number of hours contributed.

If a family member is found to be noncompliant at the end of the 12-month
lease term, they, and the head of household, will be required to sign an
agreement with the housing authority to make up the deficient hours over
the next twelve (12) month period, or the lease will be terminated.

At annual reexamination, the family must also sign a certification certifying
that they understand the community service requirement.
4) Change in exempt status:

If, during the twelve (12) month lease period, a nonexempt person
becomes exempt, it is their responsibility to report this to the PHA and
provide documentation of exempt status.

If, during the twelve (12) month lease period, an exempt person becomes
nonexempt, it is their responsibility to report this to the PHA. Upon receipt
of this information the PHA will provide the person with the appropriate
documentation form(s) and a list of agencies in the community that
provide volunteer and/or training opportunities.
D. Authority Obligation
1) To the greatest extent possible and practicable, the PHA will:

11-17

Provide names and contacts at agencies that can provide opportunities for
residents, including residents with disabilities, to fulfill their community
service obligations.

Provide in-house opportunities for volunteer work or self-sufficiency
activities.
2) The PHA will provide the family with a copy of this policy, and all applicable
exemption verification forms and community service documentation forms, at
lease-up, lease renewal, when a family member becomes subject to the
community service requirement during the lease term, and at any time upon the
family’s request.
3) Although exempt family members will be required to submit documentation to
support their exemption, the PHA will verify the exemption status in accordance
with its verification policies. The PHA will make the final determination as to
whether or not a family member is exempt from the community service
requirement. Residents may use the PHA’s grievance procedure if they
disagree with the PHA’s determination.
4) Noncompliance of family member:

At least thirty (30) days prior to the end of the 12-month lease term, the
PHA will begin reviewing the exempt or nonexempt status and compliance
of family members;

If, at the end of the initial 12-month lease term under which a family
member is subject to the community service requirement, the PHA finds
the family member to be noncompliant, the PHA will not renew the lease
unless:

The head of household and any other noncompliant resident enter
into a written agreement with the PHA, to make up the deficient
hours over the next twelve (12) month period; or

The family provides written documentation satisfactory to the PHA
that the noncompliant family member no longer resides in the unit.

If, at the end of the next 12-month lease term, the family member is still
not compliant, a 30-day notice to terminate the lease will be issued and
the entire family will have to vacate, unless the family provides written
documentation satisfactory to the PHA that the noncompliant family
member no longer resides in the unit;

The family may use the PHA’s grievance procedure to dispute the lease
termination.

11-18
All adult family members must sign and date below, certifying that they have read and
received a copy of this Community Service and Self-Sufficiency Policy.
Resident
Date
Resident
Date
Resident
Date
Resident
Date

11-19
EXHIBIT 11-2: Definition of a Person with a Disability Under 
Social Security Acts 216(i)(l) and Section 1416 (excerpt) for 
Purposes of Exemption from Community Service
Social Security Act:
216(i)(1): Except for purposes of sections 202(d), 202(e), 202(f), 223, and 225, the term
“disability” means (A) inability to engage in any substantial gainful activity by reason of
any medically determinable physical or mental impairment which can be expected to
result in death or has lasted or can be expected to last for a continuous period of not
less than 12 months, or (B) blindness; and the term “blindness” means central visual
acuity of 20/200 or less in the better eye with the use of a correcting lens. An eye, which
is accompanied by a limitation in the fields of vision such that the widest diameter of the
visual field subtends an angle no greater than 20 degrees shall be considered for
purposes of this paragraph as having a central visual acuity of 20/200 or less.
Section 1416 (excerpt):
SEC. 1614. [42 U.S.C. 1382c] (a)(1) For purposes of this title, the term “aged, blind, or
disabled individual” means an individual who—
(A) is 65 years of age or older, is blind (as determined under paragraph (2)), or is
disabled (as determined under paragraph (3)), and
(B)(i) is a resident of the United States, and is either (I) a citizen or (II) an alien
lawfully admitted for permanent residence or otherwise permanently residing in
the United States under color of law (including any alien who is lawfully present
in the United States as a result of the application of the provisions of section
212(d)(5) of the Immigration and Nationality Act), or
(ii) is a child who is a citizen of the United States and, who is living with a parent
of the child who is a member of the Armed Forces of the United States assigned
to permanent duty ashore outside the United States.
(2) An individual shall be considered to be blind for purposes of this title if he has
central visual acuity of 20/200 or less in the better eye with the use of a
correcting lens. An eye, which is accompanied by a limitation in the fields of
vision such that the widest diameter of the visual field subtends an angle no
greater than 20 degrees shall be considered for purposes of the first sentence of
this subsection as having a central visual acuity of 20/200 or less. An individual
shall also be considered to be blind for purposes of this title if he is blind as
defined under a State plan approved under title X or XVI as in effect for October
1972 and received aid under such plan (on the basis of blindness) for December
1973, so long as he is continuously blind as so defined.
(3)(A) Except as provided in subparagraph (C), an individual shall be considered
to be disabled for purposes of this title if he is unable to engage in any
substantial gainful activity by reason of any medically determinable physical or
mental impairment which can be expected to result in death or which has lasted
or can be expected to last for a continuous period of not less than twelve months.

11-20
EXHIBIT 11-3: PHA Determination of Exemption for Community Service
Family:
Adult Family Member:
This adult family member meets the requirements for being exempted from the PHA’s
community service requirement for the following reason:
r 62 years of age or older. (Documentation of age in file)
r Is a person with disabilities and self-certifies below that they are unable to
comply with the community service requirement. (Documentation of HUD
definition of disability in file)
Tenant certification: I am a person with disabilities and am unable to comply
with the community service requirement.
Signature of Family Member
Date
r Is the primary caretaker of such an individual in the above category.
(Documentation in file)
r Is engaged in work activities. (Employment Verification in file)
r Is able to meet requirements under a state program funded under part A of title
IV of the Social Security Act, or under any other welfare program of the state in
which the PHA is located, including a state-administered welfare-to-work
(Documentation in file)
r Is a member of a family receiving assistance, benefits, or services under a state
program funded under part A of title IV of the Social Security Act, or under any
other welfare program of the state in which the PHA is located, including a state-
administered welfare-to-work program and the supplemental nutrition assistance
program (SNAP), and has not been found by the state or other administering
entity to be in noncompliance with such program (Documentation in file)
Signature of Family Member
Date
Signature of PHA Official
Date

11-21
EXHIBIT 11-4: CSSR Work-Out Agreement
Date:
Noncompliant Adult:
Adult Family Member:
Community Service & Self-Sufficiency Requirement (CSSR):
Under Section 12 of the U.S. Housing Act, the ____________________________
(insert name of PHA) is required to enforce the community service and self-sufficiency
requirement (CSSR). Under the CSSR, each nonexempt adult family member residing
in public housing must perform 8 hours per month of community service or self-
sufficiency activities.
Noncompliance:   ________________________ (insert name of PHA) has found that
the nonexempt individual named above is in noncompliance with the CSSR. This work-
out agreement is the PHA’s written notification to you of this noncompliance.
Our records show that for the most recent lease term you were required to perform:
________ hours of CSSR activities. However, there were ________ hours of
verified CSSR activities. Therefore, you are in noncompliance for ________
hours.
__________________________ (insert name of PHA) will not renew the lease at the
end of the current 12-month lease term unless the head of household and noncompliant
adult sign a written work-out agreement with ________________________ (insert
name of PHA), or the family provides written assurance that is satisfactory to
___________________________ (insert name of PHA) explaining that the
noncompliant adult no longer resides in the unit. The regulations require that the work-
out agreement include the means through which a noncompliant family member will
comply with the CSSR requirement. [24 CFR §960.607(c), Notice PIH 2015-12]. The
terms of the CSSR work-out agreement are on the reverse side of this page.
Enforcement: Should a family member refuse to sign this CSSR work-out agreement,
or fail to comply with the terms of this CSSR work-out agreement, or fail to provide
satisfactory written assurance that the noncompliant adult no longer resides in the unit,
_____________________ (insert name of PHA) is required to initiate termination of
tenancy proceedings at the end of the current 12-month lease [24 CFR §966.53(c)].

11-22
Terms of CSSR Work-Out Agreement
Noncompliant Adult:
Please check one of the below boxes:
r I [head of household or spouse/cohead] certify that the noncompliant adult
named above no longer resides in the unit. [Verification attached.]
r I, the noncompliant adult named above, agree to complete ________ hours in
the upcoming 12-month lease term. These hours include the _________ hours
not fulfilled in the most previous lease term, plus the 96 hours for the upcoming
lease term.
Below is a description of means through which I will comply with the CSSR requirement:
Description of Activity
Number of Hours
1
2
3
4
5
Total Hours
SIGNED AND ATTESTED THIS DATE
Signature:
Head of Household
Date
Noncompliant Adult, if other than Head of Household
Date
PHA Official
Date

12-1
Chapter 12
TRANSFER POLICY
INTRODUCTION
This chapter explains the PHA’s transfer policy, based on HUD regulations, HUD
guidance, and PHA policy decisions.
This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to transfers in four
parts:
Part I: Emergency Transfers. This part describes emergency transfers,
emergency transfer procedures, and payment of transfer costs.
Part II: PHA Required Transfers. This part describes types of transfers that
may be required by the PHA, notice requirements, and payment of transfer costs.
Part III: Transfers Requested by Residents. This part describes types of
transfers that may be requested by residents, eligibility requirements, security
deposits, payment of transfer costs, and handling of transfer requests.
Part IV: Transfer Processing. This part describes creating a waiting list,
prioritizing transfer requests, the unit offer policy, examples of good cause,
deconcentration, transferring to another development and reexamination.
The PHA may require the tenant to move from the unit under some circumstances.
There are also emergency circumstances under which alternate accommodations for
the tenant must be provided, that may or may not require a transfer.
The tenant may also request a transfer, such as a request for a new unit as a
reasonable accommodation.
The PHA must have specific policies in place to deal with acceptable transfer requests.

12-2
PART I EMERGENCY TRANSFERS
12-I.A. OVERVIEW
HUD categorizes certain situations that require emergency transfers [PH OCC GB, p.
147].  The emergency transfer differs from a typical transfer in that it requires immediate
action by the PHA.
In the case of a genuine emergency, it may be unlikely that the PHA will have the time
or resources to immediately transfer a tenant. Due to the immediate need to vacate the
unit, placing the tenant on a transfer waiting list would not be appropriate. Under such
circumstances, if an appropriate unit is not immediately available, the PHA should find
alternate accommodations for the tenant until the emergency passes, or a permanent
solution, i.e., return to the unit or transfer to another unit, is possible.
12-I.B. EMERGENCY TRANSFERS
If the dwelling unit is damaged to the extent that conditions are created which are
hazardous to life, health, or safety of the occupants, the PHA must offer standard
alternative accommodations, if available, where necessary repairs cannot be made
within a reasonable time [24 CFR 966.4(h)].
VAWA requires the PHA to adopt an emergency transfer plan for victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking.
PHA Policy
The following are considered emergency circumstances warranting an immediate
transfer of the tenant or family:

Maintenance conditions in the resident’s unit, building or at the site that
pose an immediate, verifiable threat to the life, health or safety of the
resident or family members that cannot be repaired or abated within 24
hours. Examples of such unit or building conditions would include: a gas
leak, no heat in the building during the winter, no water, toxic
contamination, and serious water leaks.

A verified incident of domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking. For instances of domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the threat may be
established through documentation outlined in section 16-VII.D. In order to
request the emergency transfer, the requestor must submit an emergency
transfer request form (HUD-5383) (Exhibit 16-4 of this ACOP), although
the PHA may waive this requirement in order to expedite the transfer
process.

The PHA will immediately process requests for transfers due to domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking.

12-3
The PHA will allow a tenant to make an internal emergency transfer under
VAWA when a safe unit is immediately available. The PHA defines
immediately available as a vacant unit, that is ready for move-in within a
reasonable period of time, not to exceed seven (7) days.  If an internal
transfer to a safe unit is not immediately available, the PHA will assist the
resident in seeking an external emergency transfer either within or outside
the PHA’s programs.

The PHA has adopted an emergency transfer plan, which is included as
Exhibit 16-3 to this plan.
12-I.C. EMERGENCY TRANSFER PROCEDURES
PHA Policy
Any condition that would produce an emergency work order would qualify a
family for an emergency transfer if the repairs cannot be made within 24 hours.
If the transfer is necessary because of maintenance conditions, and an
appropriate unit is not immediately available, the PHA will provide temporary
accommodations to the tenant by arranging for temporary lodging at a hotel or
similar location. The family is entitled to alternative accommodations even if the
tenant, household member, guest, or other covered person is responsible for the
damage that caused the hazard or if a family is in the process of being evicted.
If the conditions that required the transfer cannot be repaired, or the condition
cannot be repaired in a reasonable amount of time, the PHA will transfer the
resident to the first available and appropriate unit after the temporary relocation.
Emergency transfers that arise due to maintenance conditions are mandatory for
the tenant.
If the emergency transfer is necessary to protect a victim of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the PHA will follow
procedures outlined in Exhibit 16-4.
12-I.D. COSTS OF TRANSFER
PHA Policy
The PHA will bear the reasonable costs of temporarily accommodating the tenant
and of long-term transfers, if any, due to emergency conditions.
The reasonable cost of transfers includes the cost of packing, moving, and
unloading.
The PHA will establish a moving allowance based on the typical costs in the
community of packing, moving, and unloading. To establish typical costs, the

12-4
PHA will collect information from companies in the community that provide these
services.
The PHA will reimburse the family for eligible out-of-pocket moving expenses up
to the PHA’s established moving allowance.

12-5
PART II: PHA REQUIRED TRANSFERS
12-II.A. OVERVIEW
HUD regulations regarding transfers are minimal, leaving it up to the PHA to develop
reasonable transfer policies.
The PHA may require that a resident transfer to another unit under some
circumstances.  For example, the PHA may require a resident to transfer to make an
accessible unit available to a disabled family. The PHA may also transfer a resident in
order to maintain occupancy standards based on family composition. Finally, a PHA
may transfer residents in order to demolish or renovate the unit.
A transfer that is required by the PHA is an adverse action and is subject to the notice
requirements for adverse actions [24 CFR 966.4(e)(8)(i)].
12-II.B. TYPES OF PHA REQUIRED TRANSFERS
PHA Policy
The types of transfers that may be required by the PHA, include, but are not
limited to, transfers to make an accessible unit available for a disabled family,
transfers to comply with occupancy standards, transfers for demolition,
disposition, revitalization, or rehabilitation, and emergency transfers as discussed
in Part I of this chapter.
Transfers required by the PHA are mandatory for the tenant.  The family will be
given seven (7) days to vacate the unit after receipt of written notice.
Transfers to Make an Accessible Unit Available
When a family is initially given an accessible unit, but does not require the accessible
features, the PHA may require the family to agree to move to a non-accessible unit
when it becomes available [24 CFR 8.27(b)].
PHA Policy
When a non-accessible unit becomes available, the PHA will transfer a family
living in an accessible unit that does not require the accessible features, to an
available unit that is not accessible. The PHA may wait until a disabled resident
requires the accessible unit before transferring the family that does not require
the accessible features out of the accessible unit.
When a tenant who does not require accessibility features for disabled persons
accepts an accessible unit, the tenant acknowledges and agrees to transfer to a
unit without such features should another person eligible for housing assistance
need the accessible dwelling unit.  The tenant further acknowledges the
responsibility for all costs associated with the transfer to another dwelling unit.

12-6
Occupancy Standards Transfers
The PHA may require a resident to move when a reexamination indicates that there has
been a change in family composition, and the family is either overcrowded or over-
housed according to PHA policy [24 CFR 960.257(a)(4)]. On some occasions, the PHA
may initially place a resident in an inappropriately sized unit at lease-up, where the
family is over-housed, to prevent vacancies. The public housing lease must include the
tenant’s agreement to transfer to an appropriately sized unit based on family
composition [24 CFR 966.4(c)(3)].
PHA Policy
The PHA will transfer a family when the family size has changed, and the family
is now too large (overcrowded) or too small (over-housed) for the unit occupied.
For purposes of the transfer policy, overcrowded and over-housed are defined as
follows:

Overcrowded: the number of household members exceeds the maximum
number of persons allowed for the unit size in which the family resides,
according to the chart in Section 5-I.B.

Over-housed: the family no longer qualifies for the bedroom size in which
they are living based on the PHA’s occupancy standards as described in
Section 5-I.B.
The PHA may also transfer a family who was initially placed in a unit in which the
family was over-housed to a unit of an appropriate size based on the PHA’s
occupancy standards, when the PHA determines there is a need for the transfer.
The PHA may elect not to transfer an over-housed family in order to prevent
vacancies.
A family that is required to move because of family size will be advised by the
PHA that a transfer is necessary, and that the family has been placed on the
transfer list.
Families that request and are granted an exception to the occupancy standards
(for either a larger or smaller size unit) in accordance with the policies in Section
5-I.C. will only be required to transfer if it is necessary to comply with the
approved exception.
Demolition, Disposition, Revitalizations, or Rehabilitation, Including Rental
Assistance Demonstration (RAD) Conversions Transfers
These transfers permit the PHA to demolish, sell or do major capital or rehabilitation
work at a building site [PH Occ GB, page 148].

12-7
PHA Policy
The PHA will relocate a family when the unit or site in which the family lives is
undergoing major rehabilitation that requires the unit to be vacant, or the unit is
being disposed of or demolished. The PHA’s relocation plan may or may not
require transferring affected families to other available public housing units.
If the relocation plan calls for transferring public housing families to other public
housing units, affected families will be placed on the transfer list.
In cases of revitalization or rehabilitation, the family may be offered a temporary
relocation if allowed under Relocation Act provisions, and may be allowed to
return to their unit, depending on contractual and legal obligations, once
revitalization or rehabilitation is complete.
12-II.C. ADVERSE ACTION [24 CFR 966.4(E)(8)(I)]
A PHA required transfer is an adverse action. As an adverse action, the transfer is
subject to the requirements regarding notices of adverse actions.  If the family requests
a grievance hearing within the required timeframe, the PHA may not take action on the
transfer until the conclusion of the grievance process.
12-II.D. COST OF TRANSFER
PHA Policy
The PHA will bear the reasonable costs of transfers that the PHA requires,
except that residents will be required to bear the cost of occupancy standards
transfers.
The reasonable costs of transfers include the cost of packing, moving, and
unloading.
The PHA will establish a moving allowance based on the typical costs in the
community of packing, moving, and unloading. To establish typical costs, the
PHA will collect information from companies in the community that provide these
services.
The PHA will reimburse the family for eligible out-of-pocket moving expenses up
to the PHA’s established moving allowance.

12-8
PART III: TRANSFERS REQUESTED BY TENANTS
12-III.A. OVERVIEW
HUD provides the PHA with discretion to consider transfer requests from tenants. The
only requests that the PHA is required to consider are requests for reasonable
accommodation. All other transfer requests are at the discretion of the PHA. To avoid
administrative costs and burdens, this policy limits the types of requests that will be
considered by the PHA.
Some transfers that are requested by tenants should be treated as higher priorities than
others due to the more urgent need for the transfer.
12-III.B. TYPES OF RESIDENT REQUESTED TRANSFERS
PHA Policy
The types of requests for transfers that the PHA will consider are limited to
requests for transfers to alleviate a serious or life-threatening medical condition,
transfers due to a threat of physical harm or criminal activity, reasonable
accommodation, transfers to a different unit size as long as the family qualifies
for the unit according to the PHA’s occupancy standards, and transfers to a
location closer to employment. No other transfer requests will be considered by
the PHA.
The PHA will consider the following as high priority transfer requests:

When a transfer is needed to alleviate verified medical problems of a
serious or life-threatening nature

When there has been a verified threat of physical harm or criminal activity.
Such circumstances may, at the PHA’s discretion, include an assessment
by law enforcement indicating that a family member is the actual or
potential victim of a criminal attack, retaliation for testimony, or a hate
crime.

When a family requests a transfer as a reasonable accommodation.
Examples of a reasonable accommodation transfer include, but are not
limited to, a transfer to a first-floor unit for a person with mobility
impairment, or a transfer to a unit with accessible features.
The PHA will consider the following as regular priority transfer requests:

When a family requests a larger bedroom size unit even though the family
does not meet the PHA’s definition of overcrowded, as long as the family
meets the PHA’s occupancy standards for the requested size unit

12-9

When the head of household or spouse is employed 25 miles or more
from the public housing unit, has no reliable transportation and public
transportation is not adequate.
Transfers requested by the tenant are considered optional for the tenant.
12-III.C. ELIGIBILITY FOR TRANSFER
Transferring residents do not have to meet the admission eligibility requirements
pertaining to income or preference.  However, the PHA may establish other standards
for considering a transfer request [PH Occ GB, p. 150].
PHA Policy
Except where reasonable accommodation is being requested, the PHA will only
consider transfer requests from residents that meet the following requirements:

Have not engaged in criminal activity that threatens the health and safety
of residents and staff

Owe no back rent or other charges, or have a pattern of late payment

Have no housekeeping lease violations or history of damaging property

Can get utilities turned on in the name of the head of household
(applicable only to properties with tenant-paid utilities)
A resident with housekeeping standards violations will not be transferred until the
resident passes a follow-up housekeeping inspection.
Exceptions to the good record requirement may be made when it is to the PHA’s
advantage to make the transfer.
Exceptions will also be made when the PHA determines that a transfer is
necessary to protect the health or safety of a resident who is a victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, and who
provides documentation of abuse in accordance with Section 16-VII.D of this
ACOP. Tenants who are not in good standing may still request an emergency
transfer under VAWA.
If a family requested to be placed on the waiting list for a unit size smaller than
designated by the occupancy guidelines, the family will not be eligible to transfer
to a larger size unit for a period of two years from the date of admission, unless
they have a change in family size or composition, or it is needed as a reasonable
accommodation.

12-10
12-III.D. SECURITY DEPOSITS
PHA Policy
When a family transfers from one unit to another, the PHA will transfer their
security deposit to the new unit. The tenant will be billed for any maintenance or
others charges due for the “old” unit.
12-III.E. COST OF TRANSFER
The PHA must pay moving expenses to transfer a resident with a disability to an
accessible unit as an accommodation for the resident’s disability [Notice PIH 2010-26].
PHA Policy
The resident will bear all of the costs of transfer s/he requests. However, the
PHA will bear the transfer costs when the transfer is done as a reasonable
accommodation.
12-III.F. HANDLING OF REQUESTS
PHA Policy
Residents requesting a transfer to another unit or development will be required to
submit a written request for transfer.
In order to request the emergency transfer under VAWA, the resident will be
required to submit an emergency transfer request form (HUD-5383) (Exhibit 16-4
of this ACOP). The PHA may, on a case-by-case basis, waive this requirement
and accept a verbal request in order to expedite the transfer process. If the PHA
accepts an individual’s statement, the PHA will document acceptance of the
statement in the individual’s file in accordance with 16-VII.D. of this ACOP.
Transfer requests under VAWA will be processed in accordance with the PHA’s
Emergency Transfer Plan (Exhibit 16-3).
In case of a reasonable accommodation transfer, the PHA will encourage the
resident to make the request in writing using a reasonable accommodation
request form. However, the PHA will consider the transfer request any time the
resident indicates that an accommodation is needed whether or not a formal
written request is submitted.
The PHA will respond by approving the transfer and putting the family on the
transfer list, by denying the transfer, or by requiring more information or
documentation from the family, such as documentation of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking in accordance with
section 16-VII.D of this ACOP.
If the family does not meet the “good record” requirements under Section 12-
III.C., the manager will address the problem and, until resolved, the request for
transfer will be denied.

12-11
The PHA will respond within ten (10) business days of the submission of the
family’s request. If the PHA denies the request for transfer, the family will be
informed of its grievance rights.
PART IV: TRANSFER PROCESSING
12-IV.A. OVERVIEW
Generally, families who request a transfer should be placed on a transfer list and
processed in a consistent and appropriate order. The transfer process must be clearly
auditable to ensure that residents do not experience inequitable treatment.
12-IV.B. TRANSFER LIST
PHA Policy
The PHA will maintain a centralized transfer list to ensure that transfers are
processed in the correct order and that procedures are uniform across all
properties.
Emergency transfers will not automatically go on the transfer list. Instead,
emergency transfers will be handled immediately, on a case-by-case basis. If the
emergency cannot be resolved by a temporary accommodation, and the resident
requires a permanent transfer, the family will be placed at the top of the transfer
list.
Transfers will be processed in the following order:
1) Emergency transfers (hazardous maintenance conditions, VAWA)
2) High-priority transfers (verified medical condition, threat of harm or
criminal activity, and reasonable accommodation)
3) Transfers to make accessible units available
4) Demolition, renovation, etc.
5) Occupancy standards
6) Other PHA-required transfers
7) Other tenant-requested transfers
Within each category, transfers will be processed in order of the date a family was
placed on the transfer list, starting with the earliest date.

12-12
With the approval of the executive director, the PHA may, on a case-by-case basis,
transfer a family without regard to its placement on the transfer list in order to address
the immediate need of a family in crisis.
Demolition and renovation transfers will gain the highest priority as necessary to allow
the PHA to meet the demolition or renovation schedule.
Transfers will take precedence over waiting list admissions.
12-IV.C. TRANSFER OFFER POLICY
PHA Policy
Residents will receive one offer of a transfer.
When the transfer is required by the PHA, the refusal of that offer without good
cause will result in lease termination.
When the transfer has been requested by the resident, the refusal of that offer
without good cause will result in the removal of the family from the transfer list. In
such cases, the family must wait six months to reapply for another transfer.
12-IV.D. GOOD CAUSE FOR UNIT REFUSAL
PHA Policy
Examples of good cause for refusal of a unit offer include, but are not limited to,
the following:

The family demonstrates to the PHA’s satisfaction that accepting the unit
offer will require an adult household member to quit a job, drop out of an
educational institution or job training program, or take a child out of day
care or an educational program for children with disabilities.

The family demonstrates to the PHA’s satisfaction that accepting the offer
will place a family member’s life, health, or safety in jeopardy. The family
should offer specific and compelling documentation such as restraining
orders, other court orders, or risk assessments related to witness
protection from a law enforcement agency, or documentation of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking in
accordance with section 16-VII.D of this ACOP. Reasons offered must be
specific to the family. Refusals due to location alone do not qualify for this
good cause exemption.

A health professional verifies temporary hospitalization or recovery from
illness of the principal household member, other household members (as
listed on final application) or live-in aide necessary to the care of the
principal household member.

12-13

The unit is inappropriate for the applicant’s disabilities, or the family does
not need the accessible features in the unit offered and does not want to
be subject to a 30-day notice to move.

The unit has lead-based paint and the family includes children under the
age of six.
The PHA will require documentation of good cause for unit refusals.
12-IV.E. DECONCENTRATION
PHA Policy
If subject to deconcentration requirements, the PHA will consider its
deconcentration goals when transfer units are offered. When feasible, families
above the Established Income Range will be offered a unit in a development that
is below the Established Income Range, and vice versa, to achieve the PHA’s
deconcentration goals. A deconcentration offer will be considered a “bonus” offer;
that is, if a resident refuses a deconcentration offer, the resident will receive one
additional transfer offer.
12-IV.F. REEXAMINATION POLICIES FOR TRANSFERS
PHA Policy
The reexamination date will be changed to the first of the month in which the
transfer took place.

13-1
Chapter 13
LEASE TERMINATIONS
INTRODUCTION
Either party to the dwelling lease agreement may terminate the lease in accordance
with the terms of the lease. A public housing lease is different from a private dwelling
lease in that the family’s rental assistance is tied to their tenancy.  When the family
moves from their public housing unit, they lose their rental assistance. Therefore, there
are additional safeguards to protect the family’s tenancy in public housing.
Likewise, there are safeguards to protect HUD’s interest in the public housing program.
The PHA has the authority to terminate the lease because of the family’s failure to
comply with HUD regulations, for serious or repeated violations of the terms of the
lease, and for other good cause. HUD regulations also specify when termination of the
lease is mandatory by the PHA.
When determining PHA policy on terminations of the lease, the PHA must consider
state and local landlord-tenant laws in the area where the PHA is located. Such laws
vary from one location to another, and these variances may be either more or less
restrictive than federal law or HUD regulation.
This chapter presents the policies that govern voluntary termination of the lease by the
family and the mandatory and voluntary termination of the lease by the PHA. It is
presented in four parts:
Part I: Termination by Tenant. This part discusses the PHA requirements for
voluntary termination of the lease by the family.
Part II: Termination by PHA - Mandatory. This part describes circumstances
when termination of the lease by the PHA is mandatory. This part also explains
nonrenewal of the lease for noncompliance with community service requirements
and families that have been over the income limit for 24 consecutive months.
Part III: Termination by PHA – Other Authorized Reasons. This part describes
the PHA’s options for lease termination that are not mandated by HUD regulation
but for which HUD authorizes PHAs to terminate. For some of these options HUD
requires the PHA to establish policies and lease provisions for termination, but
termination is not mandatory. For other options the PHA has full discretion
whether to consider the options as just cause to terminate as long as the PHA
policies are reasonable, nondiscriminatory, and do not violate state or local
landlord-tenant law. This part also discusses the alternatives that the PHA may
consider in lieu of termination, and the criteria the PHA will use when deciding
what actions to take.

13-2
Part IV: Notification Requirements. This part presents the federal requirements
for disclosure of criminal records to the family prior to termination, the HUD
requirements and PHA policies regarding the timing and content of written
notices for lease termination and eviction, and notification of the post office when
eviction is due to criminal activity. This part also discusses record keeping related
to lease termination.
PART I: TERMINATION BY TENANT
13-I.A. TENANT CHOOSES TO TERMINATE THE LEASE [24 CFR 966.4(K)(1)(II)
AND 24 CFR 966.4(I)(1)]
The family may terminate the lease at any time, for any reason, by following the
notification procedures as outlined in the lease. Such notice must be in writing and
delivered to the property site office or the PHA central office or sent by pre-paid first-
class mail, properly addressed.
PHA Policy
If a family desires to move and terminate their tenancy with the PHA, they must
give at least 30 calendar days advance written notice to the PHA of their intent to
vacate. When a family must give less than 30 days’ notice due to circumstances
beyond their control the PHA, at its discretion, may waive the 30-day
requirement.
The notice of lease termination must be signed by the head of household,
spouse, or cohead.
PART II: TERMINATION BY PHA – MANDATORY
13-II.A. OVERVIEW
HUD requires mandatory termination of the lease for certain actions or inactions of the
family.  There are other actions or inactions of the family that constitutes grounds for
lease termination, but the lease termination is not mandatory.  The PHA must establish
policies for termination of the lease in these cases where termination is optional for the
PHA.
For those tenant actions or failures to act where HUD requires termination, the PHA has
no such option. In those cases, the family’s lease must be terminated. This part
describes situations in which HUD requires the PHA to terminate the lease.

13-3
13-II.B. FAILURE TO PROVIDE CONSENT [24 CFR 960.259(A) AND (B)]
The PHA must terminate the lease if any family member fails to sign and submit any
consent form s/he is required to sign for any reexamination.  See Chapter 7 for a
complete discussion of consent requirements.
13-II.C. FAILURE TO DOCUMENT CITIZENSHIP [24 CFR 5.514(C) AND (D) AND 24
CFR 960.259(A)]
The PHA must terminate the lease if (1) a family fails to submit required documentation
within the required timeframe concerning any family member’s citizenship or
immigration status; (2) a family submits evidence of citizenship and eligible immigration
status in a timely manner, but United States Citizenship and Immigration Services
(USCIS) primary and secondary verification does not verify eligible immigration status of
the family, resulting in no eligible family members; or (3) a family member, as
determined by the PHA, has knowingly permitted another individual who is not eligible
for assistance to reside (on a permanent basis) in the unit. For (3), such termination
must be for a period of at least 24 months. This does not apply to ineligible noncitizens
already in the household where the family’s assistance has been prorated.
See Chapter 7 for a complete discussion of documentation requirements.
13-II.D. FAILURE TO DISCLOSE AND DOCUMENT SOCIAL SECURITY NUMBERS
[24 CFR 5.218(C), 24 CFR 960.259(A)(3), NOTICE PIH 2018-24]
The PHA must terminate assistance if a participant family fails to disclose the complete
and accurate social security numbers of each household member and the
documentation necessary to verify each social security number.
However, if the family is otherwise eligible for continued program assistance, and the
PHA determines that the family’s failure to meet the SSN disclosure and documentation
requirements was due to circumstances that could not have been foreseen and were
outside of the family’s control, the PHA may defer the family’s termination and provide
the opportunity to comply with the requirement within a period not to exceed 90
calendar days from the date the PHA determined the family to be noncompliant.
PHA Policy
The PHA will defer the family’s termination and provide the family with the
opportunity to comply with the requirement for a period of 90 calendar days for
circumstances beyond the participant’s control such as delayed processing of the
SSN application by the SSA, natural disaster, fire, death in the family, or other
emergency, if there is a reasonable likelihood that the participant will be able to
disclose an SSN by the deadline.

13-4
See Chapter 7 for a complete discussion of documentation and certification
requirements.
13-II.E. FAILURE TO ACCEPT THE PHA’S OFFER OF A LEASE REVISION [24 CFR
966.4(I)(2)(II)(E)]
The PHA must terminate the lease if the family fails to accept the PHA’s offer of a lease
revision to an existing lease, provided the PHA has done the following:

The revision is on a form adopted by the PHA in accordance with 24 CFR §966.3
pertaining to requirements for notice to tenants and resident organizations and
their opportunity to present comments.

The PHA has made written notice of the offer of the revision at least 60 calendar
days before the lease revision is scheduled to take effect.

The PHA has specified in the offer a reasonable time limit within that period for
acceptance by the family.
See Chapter 8 for information pertaining to PHA policies for offering lease revisions.
13-II.F. METHAMPHETAMINE CONVICTION [24 CFR 966.4(L)(5)(I)(A)]
The PHA must immediately terminate the lease if the PHA determines that any
household member has ever been convicted of the manufacture or production of
methamphetamine on the premises of federally assisted housing.
See Part 13-III.B. below for the HUD definition of premises.
13-II.G. LIFETIME REGISTERED SEX OFFENDERS (PIH NOTICE 2012-28)
Should a PHA discover that a member of an assisted household was subject to a
lifetime registration requirement at admission and was erroneously admitted after June
25, 2001, the PHA must immediately terminate assistance for the household member.
In this situation, the PHA must offer the family the opportunity to remove the ineligible
family member from the household. If the family is unwilling to remove that individual
from the household, the PHA must terminate assistance for the household.
13-II.H. NONCOMPLIANCE WITH COMMUNITY SERVICE REQUIREMENTS [24 CFR
966.4(I)(2)(II)(D), 24 CFR 960.603(B) AND 24 CFR 960.607(B)(2)(II) AND (C)]
The PHA is prohibited from renewing the lease at the end of the 12-month lease term
when the family fails to comply with the community service requirements as described in
Chapter 11.

13-5
13-II.I DEATH OF A SOLE FAMILY MEMBER [NOTICE PIH 2012-4]
The PHA must immediately terminate the lease following the death of the sole family
member.
13-II.J. OVER_INCOME FAMILIES [24 CFR 960.507; FR Notice 7/26/18;
Notice PIH 2023-03; FR Notice 2/14/23]
In the public housing program, an over-income family is defined as a family whose
income exceeds the over-income limit for 24 consecutive months. When this occurs, the
PHA must either:

Terminate the family’s tenancy within six months of the PHA’s final notification of the
end of the 24-month grace period; or

Within 60 days of the PHA’s final notification of the end of the 24-month grace period
or the next lease renewal (whichever is sooner), have the family execute a new
lease that is consistent with 24 CFR 960.509 and charge the family a monthly rent
that is the higher of the applicable fair market rent (FMR) or the amount of monthly
subsidy for the unit, including amounts from the operating and capital funds.
However, a PHA that owns or operates fewer than 250 public housing units may
continue to lease public housing units to families whose incomes exceed the low-
income limit at initial occupancy in accordance with 24 CFR 960.503. Otherwise, the
PHA must establish a continued occupancy policy for over-income families in the ACOP
indicating which of the above will occur.
PHA Policy
For families whose income exceeds the over-income limit for 24 consecutive
months, the PHA will evict or terminate the tenancies of families if they continue to
exceed the over income limit for a period of two years.
At annual or interim reexamination, if a family’s adjusted income exceeds the
applicable over-income limit, the PHA will document the family file and begin tracking
the family’s over-income status.
If one year after the applicable annual or interim reexamination the family’s income
continues to exceed the applicable over-income limit, the PHA will notify the family in
writing that their income has exceeded the over-income limit for one year, and that if
the family continues to be over-income for 12 consecutive months, the family will be
subject to the PHA’s over-income policies.
HUD allows for PHAs to terminate assistance after two years of a family consistently
exceeding the over-income limit for their household size. COCHRD will monitor the
family’s over-income status for the entire two years and the family will be notified of
their status at each point of the process during the two years.

13-6
If the family continues to be over-income at the end of the two-year period, then the
family will be given a final 30-day notice of termination of assistance based on the
income information on file.
If the family’s income should change before the termination date to the point where
the family is no longer over income, COCHRD will void the termination. The over-
income limits are updated when the new income limits are announced by HUD each
year.
Over-Income Limit [Notice PIH 2023-03]
The PHA must publish over-income limits in their ACOP and update them no later than
60 days after HUD publishes new income limits each year. The over-income limit is
calculated by multiplying the very low-income limit (VLI) by 2.4, as adjusted for family
size.
PHA Policy
The PHA will rely on the following over-income limits. These numbers will be
updated within 60 days of HUD publishing new income limits each year and will
be effective for all annual and interim reexaminations once these policies have
been adopted.
Family Size
1
2
3
4
5
6
7
8
VLI
$36,000
$41,100
$46,300
$51,400
$55,550
$59,650
$63,750
$67,850
Over-
Income
Limit (2.4
adjustment)
$86,400
$98,640
$111,12
0
$123,360
$133,320
$143,160
$153,00
$162,840
For families larger than eight persons, the over-income limit will be calculated by
multiplying the applicable very low-income limit by 2.4.
Decreases in Income [24 CFR 960.507(c)(4)]
If, at any time during the consecutive 24-month period following the initial over-income
determination, the PHA determines that the family’s income is below the over-income
limit, the PHA’s over-income policies no longer apply to the family. If the PHA later
determines that the family’s income exceeds the over-income limit at a subsequent
annual or interim reexamination, the family is entitled to a new 24 consecutive month
period and new notices under this section.
PHA Policy
If, at any time during the 24-month period following the initial over-income
determination, an over-income family experiences a decrease in income, the

13-7
family may request an interim redetermination of rent in accordance with PHA
policy in Chapter 9.
If, as a result, the previously over-income family is now below the over-income
limit, the family is no longer subject to over-income provisions as of the effective
date of the recertification. The PHA will notify the family in writing within 10
business days of the determination that over-income policies no longer apply to
them.
Initial Notice of Over-Income Status [24 CFR 960.507(c)(1); Notice PIH 2023-03]
If the PHA determines the family has exceeded the over-income limit during an annual
or interim reexamination, the PHA must provide written notice to the family of the over-
income determination no later than 30 days after the income examination. The notice
must state that the family has exceeded the over-income limit and continuing to do so
for a total of 24 consecutive months will result in the PHA following its continued
occupancy policy for over-income families. The PHA must afford the family an
opportunity for a hearing if the family disputes within a reasonable time the PHA’s
determination that the family has exceeded the over-income limit. Exhibits 13-1 and 13-
2 provide sample initial notices based on HUD’s model notices.
PHA Policy
At annual or interim reexamination, if a family’s income exceeds the applicable
over-income limit, within 10 business days of the determination, the PHA will
notify the family in writing of the determination. The notice will state that if the
family continues to be over-income for 24 consecutive months, the family will be
subject to the PHA’s over-income policies. The notice will state that the family
may request a hearing if the family disputes the PHA’s determination in
accordance with PHA policies in Chapter 14. The PHA will ensure that all notices
and communications are provided in a manner that is effective for persons with
hearing, visual, and other impairments.
Second Notice of Over-Income Status [24 CFR 960.507(c)(2); Notice PIH 2023-03;
Notice PIH 2023-27]
The PHA must conduct an income examination 12 months after the initial over-income
determination, even if the family is paying flat rent, unless the PHA determined the
family’s income fell below the over-income limit since the initial over-income
determination. This includes when the PHA makes an initial determination that a family
is over-income during an interim reexamination. In this case the PHA must conduct a
second interim reexamination 12 months after the over-income determination, unless
the family’s income falls below the over-income limit during the 24-month period. See
Chapter 9 for PHA policies on interims for over-income families.

13-8
If the PHA determines the family continues to exceed the over-income limit for 12
consecutive months, the PHA must provide written notification of this 12-month over-
income determination no later than 30 days after the income examination. The notice
must state that the family has exceeded the over-income limit for 12 consecutive
months and continuing to do so for a total of 24 consecutive months will result in the
PHA following its continued occupancy policy for over-income families. Additionally, if
applicable under PHA policy, the notice must include an estimate (based on current
data) of the alternative non-public housing rent for the family’s unit. The PHA must
afford the family an opportunity for a hearing if the family disputes within a reasonable
time the PHA’s determination that the family has exceeded the over-income limit.
Exhibits 13-3 and 13-4 provide sample 12-month notices based on HUD’s model
notices.
PHA Policy
If a family’s income continues to exceed the applicable over-income limit after 12
consecutive months, within 10 business days of the determination, the PHA will
notify the family in writing of the determination. The notice will state that if the
family continues to be over-income for 24 consecutive months, the family will be
subject to the PHA’s over-income policies.  The notice will also state that the
family may request a hearing if the family disputes the PHA’s determination in
accordance with PHA policies in Chapter 14. The PHA will ensure that all notices
and communications are provided in a manner that is effective for persons with
hearing, visual, and other impairments.
Final Notice of Over-Income Status [24 CFR 960.507(c)(3) and 960.509;
Notice PIH 2023-03; Notice PIH 2023-27]
Unless the PHA determined the family’s income fell below the over-income limit since
the second over-income determination, the PHA must conduct an income examination
24 months after the initial over income determination, even if the family is paying flat
rent. When a PHA makes an initial determination that a family is over-income during an
interim reexamination, the PHA must conduct an interim reexamination 12 months after
the over-income determination, and then again 12 months after the second over-income
determination, unless the family’s income falls below the over-income limit during the 24
-month period.
If the family continues to be over-income based on this determination, the PHA must
provide written notification of this determination no later than 30 days after the income
examination. The notice must state that the family has exceeded the over-income limit
for 24 consecutive months and that the PHA will follow its continued occupancy policies
for over-income families. The PHA must afford the family an opportunity for a hearing if
the family disputes within a reasonable time the PHA’s determination that the family has

13-9
exceeded the over-income limit. Exhibits 13-5 and 13-6 provide sample 24-month
notices based on HUD’s model notices.
PHA Policy
For families whose income exceeds the over-income limit for 24 consecutive
months, the PHA will evict or terminate the tenancies of families if they continue to
exceed the over income limit for a period of two years.
At annual or interim reexamination, if a family’s adjusted income exceeds the
applicable over-income limit, the PHA will document the family file and begin tracking
the family’s over-income status.
If one year after the applicable annual or interim reexamination the family’s income
continues to exceed the applicable over-income limit, the PHA will notify the family in
writing that their income has exceeded the over-income limit for one year, and that if
the family continues to be over-income for 12 consecutive months, the family will be
subject to the PHA’s over-income policies.
HUD allows for PHAs to terminate assistance after two years of a family consistently
exceeding the over-income limit for their household size. COCHRD will monitor the
family’s over-income status for the entire two years and the family will be notified of
their status at each point of the process during the two years.
If the family continues to be over-income at the end of the two-year period, then the
family will be given a final 30-day notice of termination of assistance based on the
income information on file.
If the family’s income should change before the termination date to the point where
the family is no longer over income, COCHRD will void the termination. The over-
income limits are updated when the new income limits are announced by HUD each
year.
PART III: TERMINATION BY PHA – OTHER AUTHORIZED REASONS
13-III.A. OVERVIEW
Besides requiring PHAs to terminate the lease under the circumstances described in
Part II, HUD requires the PHA to establish provisions in the lease for termination
pertaining to certain criminal activity, alcohol abuse, and certain household obligations
stated in the regulations. While these provisions for lease termination must be in the
lease agreement, HUD does not require PHAs to terminate for such violations in all
cases. The PHA has the discretion to consider circumstances surrounding the violation
or, in applicable situations, whether the offending household member has entered or
completed rehabilitation, and the PHA may, as an alternative to termination, require the
exclusion of the culpable household member. The PHA must adopt policies concerning
the use of these options.

13-10
In addition, HUD authorizes PHAs to terminate the lease for other grounds, but for only
those grounds that constitute serious or repeated violations of material terms of the
lease or for other good cause. The PHA must develop policies pertaining to what
constitutes serious or repeated lease violations, and other good cause, based upon the
content of the PHA lease. In the development of the terms of the lease, the PHA must
consider the limitations imposed by state and local landlord-tenant law, as well as HUD
regulations and federal statutes. Because of variations in state and local landlord-tenant
law, and because HUD affords PHAs wide discretion in some areas, a broad range of
policies could be acceptable.
The PHA also has the option to terminate the tenancies of certain over-income families.
The PHA may consider alternatives to termination and must establish policies
describing the criteria the PHA will use when deciding what action to take, the types of
evidence that will be acceptable, and the steps the PHA must take when terminating a
family’s lease.
13-III.B. MANDATORY LEASE PROVISIONS [24 CFR 966.4(I)(5)]
This section addresses provisions for lease termination that must be included in the
lease agreement according to HUD regulations. Although the provisions are required,
HUD does not require PHAs to terminate for such violations in all cases, therefore PHA
policies are needed.
Definitions [24 CFR 5.100]
The following definitions will be used for this and other parts of this chapter:
Affiliated individual is defined in Section 16-VII.B.
Covered person means a tenant, any member of the tenant’s household, a guest, or
another person under the tenant’s control.
Dating violence is defined in section 16-VII.B.
Domestic violence is defined in section 16-VII.B.
Drug means a controlled substance as defined in section 102 of the Controlled
Substances Act [21 U.S.C. 802].
Drug-related criminal activity means the illegal manufacture, sale, distribution, or use of
a drug, or the possession of a drug with the intent to manufacture, sell, distribute, or use
the drug.

13-11
Guest means a person temporarily staying in the unit with the consent of a tenant or
other member of the household who has express or implied authority to so consent on
behalf of the tenant.
Household means the family and PHA-approved live-in aide. The term household also
includes foster children and/or foster adults that have been approved to reside in the
unit [HUD-50058, Instruction Booklet, p. 65].
Other person under the tenant’s control means that the person, although not staying as
a guest in the unit, is, or was at the time of the activity in question, on the premises
because of an invitation from the tenant or other member of the household who has
express or implied authority to so consent on behalf of the tenant. Absent evidence to
the contrary, a person temporarily and infrequently on the premises solely for legitimate
commercial purposes is not under the tenant’s control.
Premises means the building or complex or development in which the public or assisted
housing dwelling unit is located, including common areas and grounds.
Sexual assault is defined in Section 16-VII.B.
Stalking is defined in Section 16-VII.B.
Violent criminal activity means any criminal activity that has as one of its elements the
use, attempted use, or threatened use of physical force substantial enough to cause, or
be reasonably likely to cause, serious bodily injury or property damage.
Drug Crime On or Off the Premises [24 CFR 966.4(l)(5)(i)(B)]
The lease must provide that drug-related criminal activity engaged in on or off the
premises by the tenant, member of the tenant’s household or guest, or any such activity
engaged in on the premises by any other person under the tenant’s control is grounds
for termination.
PHA Policy
The PHA will terminate the lease for drug-related criminal activity engaged in, on,
or off the premises by any tenant, member of the tenant’s household or guest,
and any such activity engaged in on the premises by any other person under the
tenant’s control.
The PHA will consider all credible evidence, including but not limited to, Police
Reports, any record of arrests or convictions of covered persons related to the
drug-related criminal activity.
A record or records of arrest will not be used as the sole basis for the termination
or proof that the participant engaged in disqualifying criminal activity.

13-12
In making its decision to terminate the lease, the PHA will consider alternatives as
described in Section 13-III.D and other factors as described in Section 13-III.E and 13-
III.F. Upon consideration of such alternatives and factors, the PHA may, on a case-by-
case basis, choose not to terminate the lease.
Illegal Use of a Drug [24 CFR 966.4(I)(5)(i)(B)]
The lease must provide that a PHA may evict a family when the PHA determines that a
household member is illegally using a drug or that a pattern of illegal use of a drug
interferes with the health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by other
residents.
PHA Policy
The PHA will terminate the lease when the PHA determines that a household
member is illegally using a drug or the PHA determines that a pattern of illegal
use of a drug interferes with the health, safety, or right to peaceful enjoyment of
the premises by other residents.
A pattern of illegal drug use means more than one incident of any use of illegal
drugs during the previous three months.
The PHA will consider all credible evidence, including but not limited to, Police
Reports, or any record of arrests or convictions of household members related to
the use of illegal drugs.
A record or records of arrest will not be used as the sole basis for the termination
or proof that the participant engaged in disqualifying criminal activity.
In making its decision to terminate the lease, the PHA will consider alternatives
as described in Section 13-III.D and other factors as described in Section 13-III.E
and 13-III.F. Upon consideration of such alternatives and factors, the PHA may,
on a case-by-case basis, choose not to terminate the lease.
State laws purporting to legalize medical and recreational marijuana directly
conflict with the admission and continued requirements of the Quality Housing
and Work Responsibility Act of 1998 (“Public Housing Reform Act”) and are thus
subject to preemption. [September 24, 1999, HUD Letter Re: Medical Use of
Marijuana]
PHA Policy
The use, possession, or growing of marijuana by any household member on the
premises of a subsidized unit is grounds for termination of assistance. The
“premises” includes, but is not limited to, the interior and exterior of the
subsidized unit, patio/balcony, sidewalks, walkways, recreation areas/common
areas, laundry room, parking lot, etc.).

13-13
Household members with a “medical marijuana card” are not exempt from this rule.
The use of marijuana may include smoking, edibles, or other forms of the drug.
Threat to Other Residents [24 CFR 966.4(l)(5)(ii)(A)]
The lease must provide that any criminal activity by a covered person that threatens the
health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by other residents
(including PHA management staff residing on the premises) or by persons residing in
the immediate vicinity of the premises is grounds for termination of tenancy.
PHA Policy
The PHA will terminate the lease when a covered person engages in any criminal
activity that threatens the health, safety, or right to peaceful enjoyment of the
premises by other residents (including PHA management staff residing on the
premises) or by persons residing in the immediate vicinity of the premises.
Immediate vicinity means within a three-block radius of the premises.
The PHA will consider all credible evidence, including but not limited to, Police
Reports, any record of arrests or convictions of covered persons related to the
criminal activity.
A record or records of arrest will not be used as the sole basis for the termination
or proof that the participant engaged in disqualifying criminal activity.
In making its decision to terminate the lease, the PHA will consider alternatives
as described in Section 13-III.D and other factors as described in Sections 13-
III.E and 13-III.F. Upon consideration of such alternatives and factors, the PHA
may, on a case-by-case basis, choose not to terminate the lease.
Alcohol Abuse [24 CFR 966.4(l)(5)(vi)(A)]
PHAs must establish standards that allow termination of tenancy f the PHA determines
that a household member has engaged in abuse or pattern of abuse of alcohol that
threatens the health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by other
residents.
PHA Policy
The PHA will terminate the lease if the PHA determines that a household
member has engaged in abuse or a pattern of abuse of alcohol that threatens the
health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by other residents.
A pattern of such alcohol abuse means more than one incident of any such
abuse of alcohol during the previous three months.

13-14
The PHA will consider all credible evidence, including but not limited to, Police
Reports, any record of arrests or convictions of household members related to
the abuse of alcohol.
A record or records of arrest will not be used as the sole basis for the termination
or proof that the participant engaged in disqualifying criminal activity.
In making its decision to terminate the lease, the PHA will consider alternatives
as described in Section 13-III.D and other factors as described in Sections 13-
III.E and 13-III.F. Upon consideration of such alternatives and factors, the PHA
may, on a case-by-case basis, choose not to terminate the lease.
Furnishing False or Misleading Information Concerning Illegal Drug Use or
Alcohol Abuse or Rehabilitation [24 CFR 966.4(l)(5)(vi)(B)]
PHAs must establish standards that allow termination of tenancy if the PHA determines
that a household member has furnished false or misleading information concerning
illegal drug use, alcohol abuse, or rehabilitation of illegal drug users or alcohol abusers.
PHA Policy
The PHA will terminate the lease if the PHA determines that a household
member has furnished false or misleading information concerning illegal drug
use, alcohol abuse, or rehabilitation of illegal drug users or alcohol abusers.
The PHA will consider all credible evidence, including but not limited to, Police
Reports, any record of arrests or convictions of household members related to
the use of illegal drugs or the abuse of alcohol, and any records or other
documentation (or lack of records or documentation) supporting claims of
rehabilitation of illegal drug users or alcohol abusers.
In making its decision to terminate the lease, the PHA will consider alternatives
as described in Section 13-III.D and other factors as described in Section 13-III.E
and 13-III.F. Upon consideration of such alternatives and factors, the PHA may,
on a case-by-case basis, choose not to terminate the lease.
Other Serious or Repeated Violations of Material Terms of the Lease – Mandatory
Lease Provisions [24 CFR 966.4(l)(2)(i) and 24 CFR 966.4(f)]
HUD regulations require certain tenant obligations to be incorporated into the lease.
Violations of such regulatory obligations are considered to be serious or repeated
violations of the lease and grounds for termination. Incidents of actual or threatened
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking may
not be construed as serious or repeated violations of the lease by the victim or
threatened victim [24 CFR §5.2005(c)(1)].
PHA Policy

13-15
The PHA will terminate the lease for the following violations of tenant obligations
under the lease:
Failure to make payments due under the lease, including nonpayment of rent
(see Chapter 8 for details pertaining to lease requirements for payments due);
Repeated late payment of rent or other charges.  Four (4) late payments within a
12 month period shall constitute a repeated late payment.
Failure to fulfill the following household obligations:

Not to assign the lease or to sublease the dwelling unit. Subleasing
includes receiving payment to cover rent and utility costs by a person living
in the unit who is not listed as a family member.

Not to provide accommodations for boarders or lodgers.

To use the dwelling unit solely as a private dwelling for the tenant and the
tenant’s household as identified in the lease, and not to use or permit its
use for any other purpose.

To abide by necessary and reasonable regulations promulgated by the
PHA for the benefit and well-being of the housing project and the tenants,
which shall be posted in the project office and incorporated by reference in
the lease.

To comply with all obligations imposed upon tenants by applicable
provisions of building and housing codes materially affecting health and
safety.

To keep the dwelling unit and such other areas as may be assigned to the
tenant for the tenant’s exclusive use in a clean and safe condition.

To dispose of all ashes, garbage, rubbish, and other waste from the
dwelling unit in a sanitary and safe manner.

To use only in a reasonable manner all electrical, plumbing, sanitary,
heating, ventilating, air-conditioning and other facilities and appurtenances
including elevators.

To refrain from, and to cause the household and guests to refrain from
destroying, defacing, damaging, or removing any part of the dwelling unit or
project

To pay reasonable charges (other than for normal wear and tear) for the
repair of damages to the dwelling unit, or to the project (including damages

13-16
to project buildings, facilities, or common areas) caused by the tenant, a
member of the household or a guest

To act, and cause household members or guests to act, in a manner which
will not disturb other residents’ peaceful enjoyment of their
accommodations and will be conducive to maintaining the project in a
decent, safe, and sanitary condition
In making its decision to terminate the lease, the PHA will consider alternatives as
described in Section 13-III.D and other factors as described in Sections 13-III.E
and 13-III.F. Upon consideration of such alternatives and factors, the PHA may,
on a case-by-case basis, choose not to terminate the lease.
13-III.C. OTHER AUTHORIZED REASONS FOR TERMINATION [24 CFR 966.4(I)(2)
AND (5)(II)(B)]
HUD authorizes PHAs to terminate the lease for reasons other than those described in
the previous sections. These reasons are referred to as “other good cause.”
Other Good Cause [24 CFR 966.4(l)(2)(ii)(B) and (C)]
HUD regulations state that the PHA may terminate tenancy for other good cause. The
regulations provide a few examples of other good cause, but do not limit the PHA to
only those examples. The Violence against Women Reauthorization Act prohibits PHAs
from considering incidents of actual or threatened domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking as “other good cause” for terminating the
assistance, tenancy or occupancy rights of the victim or threatened victim of such
violence [see 24 CFR 5.2005 (c)(1)].
PHA Policy
The PHA will terminate the lease for the following reasons.

Fugitive Felon or Parole Violator.  If a tenant is fleeing to avoid
prosecution, or custody or confinement after conviction, for a crime, or
attempt to commit a crime, that is a felony under the laws of the place
from which the individual flees, or that, in the case of the State of New
Jersey, is a high misdemeanor; or violating a condition of probation or
parole imposed under federal or state law.

Persons subject to sex offender registration requirement. If any member of
the household has, during their current public housing tenancy, become
subject to a registration requirement under a state sex offender
registration program.

Discovery of facts after admission to the program that would have made
the tenant ineligible

13-17

Discovery of material false statements or fraud by the tenant in connection
with an application for assistance or with reexamination of income

Failure to furnish such information and certifications regarding family
composition and income as may be necessary for the PHA to make
determinations with respect to rent, eligibility, and the appropriateness of
the dwelling unit size

Failure to transfer to an appropriate size dwelling unit based on family
composition, upon appropriate notice by the PHA that such a dwelling unit
is available

Failure to permit access to the unit by the PHA after proper advance
notification for the purpose of performing routine inspections and
maintenance, for making improvements or repairs, or to show the dwelling
unit for re-leasing, or without advance notice if there is reasonable cause
to believe that an emergency exists

Failure to promptly inform the PHA of the birth, adoption, or court-awarded
custody of a child. In such a case, promptly means within 10 business
days of the event.

Failure to abide by the provisions of the PHA pet policy

If the family has breached the terms of a repayment agreement entered
into with the PHA

If a family member has violated federal, state, or local law that imposes
obligations in connection with the occupancy or use of the premises.

If a household member has engaged in or threatened violent or abusive
behavior toward PHA personnel.

Abusive or violent behavior towards PHA personnel includes verbal as
well as physical abuse or violence. Use of racial epithets, or other
language, written or oral, that is customarily used to intimidate may be
considered abusive or violent behavior.

Threatening refers to oral or written threats or physical gestures that
communicate intent to abuse or commit violence.
In making its decision to terminate the lease, the PHA will consider alternatives
as described in Section 13-III.D and other factors described in Sections 13-III.E
and 13-III.F. Upon consideration of such alternatives and factors, the PHA may,
on a case-by-case basis, choose not to terminate the lease.

13-18
Family Absence from Unit [24 CFR 982.551(i)]
It is reasonable that the family may be absent from the public housing unit for brief
periods. However, the PHA needs a policy on how long the family may be absent from
the unit. Absence in this context means that no member of the family is residing in the
unit.
PHA Policy
The family must supply any information or certification requested by the PHA to
verify that the family is living in the unit, or relating to family absence from the
unit, including any PHA-requested information or certification on the purposes of
family absences. The family must cooperate with the PHA for this purpose.
The family must promptly notify the PHA when all family members will be absent
from the unit for an extended period. An extended period is defined as any period
greater than 30 calendar days. In such a case promptly means within 10
business days of the start of the extended absence.
If a family is absent from the public housing unit for more than 30 consecutive
days, and the family does not adequately verify that they are living in the unit; the
PHA will terminate the lease for other good cause.
Abandonment of the unit. If the family appears to have vacated the unit without
giving proper notice, the PHA will follow state and local landlord-tenant law
pertaining to abandonment before taking possession of the unit. If necessary, the
PHA will secure the unit immediately to prevent vandalism and other criminal
activity.
13-III.D. ALTERNATIVES TO TERMINATION OF TENANCY
Exclusion of Culpable Household Member [24 CFR 966.4(l)(5)(vii)(C)]
As an alternative to termination of the lease for criminal activity or alcohol abuse HUD
provides that the PHA may consider exclusion of the culpable household member. Such
an alternative can be used for any other reason where such a solution appears viable in
accordance with PHA policy.
Additionally, under the Violence against Women Act, the PHA may bifurcate a lease in
order to terminate the tenancy of an individual who is a tenant or lawful occupant of a
unit and engages in criminal activity directly related to domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking.
PHA Policy
The PHA will consider requiring the tenant to exclude a household member in
order to continue to reside in the assisted unit, where that household member

13-19
has participated in or been culpable for action or failure to act that warrants
termination.
As a condition of the family’s continued occupancy, the head of household must
certify that the culpable household member has vacated the unit and will not be
permitted to visit or to stay as a guest in the assisted unit. The family must
present evidence of the former household member’s current address upon PHA
request.
Repayment of Family Debts
PHA Policy
If a family owes amounts to the PHA, as a condition of continued occupancy, the
PHA will require the family to repay the full amount or to enter into a repayment
agreement, within 30 days of receiving notice from the PHA of the amount owed.
See Chapter 16 for policies on repayment agreements.
13-III.E. CRITERIA FOR DECIDING TO TERMINATE TENANCY
A PHA that has grounds to terminate a tenancy is not required to do so, except as
explained in Part II of this chapter, and may consider all of the circumstances relevant to
a particular case before making a decision.
Evidence [24 CFR 982.553(c)]
For criminal activity, HUD permits the PHA to terminate the lease if a preponderance of
the evidence indicates that a household member has engaged in the activity, regardless
of whether the household member has been arrested or convicted, and without
satisfying the standard of proof used for a criminal conviction.
PHA Policy
The PHA will use the preponderance of the evidence as the standard for making
all termination decisions.
Preponderance of the evidence is defined as evidence which is of greater weight
or more convincing than the evidence which is offered in opposition to it; that is,
evidence which as a whole shows that the fact sought to be proved is more
probable than not.
Preponderance of the evidence may not be determined by the number of
witnesses, but by the greater weight of all evidence.

13-20
Consideration of Circumstances [24 CFR 966.4(l)(5)(vii)(B)]
Although it is required that certain lease provisions exist for criminal activity and alcohol
abuse, HUD provides that the PHA may consider all circumstances relevant to a
particular case in order to determine whether or not to terminate the lease.
Such relevant circumstances can also be considered when terminating the lease for any
other reason.
PHA Policy
The PHA will consider the following facts and circumstances before deciding
whether to terminate the lease for any of the HUD required lease provisions or
for any other reasons:

The seriousness of the offending action, especially with respect to how it
would affect other residents’ safety or property

The extent of participation or culpability of the leaseholder, or other
household members, in the offending action, including whether the
culpable member is a minor, a person with disabilities, or (as discussed
further in Section 13-III.F) a victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking

The effects that the eviction will have on other family members who were
not involved in the action or failure to act

The effect on the community of the termination, or of the PHA’s failure to
terminate the tenancy

The effect of the PHA’s decision on the integrity of the public housing
program

The demand for housing by eligible families who will adhere to lease
responsibilities

The extent to which the leaseholder has shown personal responsibility and
whether they have taken all reasonable steps to prevent or mitigate the
offending action

The length of time since the violation occurred, including the age of the
individual at the time of the conduct, as well as the family’s recent history,
and the likelihood of favorable conduct in the future

While a record or records of arrest will not be used as the sole basis for
termination, an arrest may, however, trigger an investigation to determine
whether the participant actually engaged in disqualifying criminal activity.
As part of its investigation, the PHA may obtain the police report
associated with the arrest and consider the reported circumstances of the
arrest. The PHA may also consider:

Any statements made by witnesses, or the participant not included in
the police report

Whether criminal charges were filed

13-21

Whether, if filed, criminal charges were abandoned, dismissed, not
prosecuted, or ultimately resulted in an acquittal

Any other evidence relevant to determining whether or not the
participant engaged in disqualifying activity

Evidence of criminal conduct will be considered if it indicates a
demonstrable risk to safety and/or property.

In the case of program abuse, the dollar amount of the underpaid rent and
whether or not a false certification was signed by the family.
Consideration of Rehabilitation [24 CFR 966.4(l)(5)(vii)(D)]
HUD authorizes PHAs to take into consideration whether a household member who had
used illegal drugs or abused alcohol and is no longer engaging in such use or abuse is
participating in or has successfully completed a supervised drug or alcohol rehabilitation
program.
PHA Policy
In determining whether to terminate the lease for illegal drug use or a pattern of
illegal drug use, or for abuse or a pattern of abuse of alcohol, by a household
member who is no longer engaging in such use or abuse, the PHA will consider
whether such household member has successfully completed a supervised drug
or alcohol rehabilitation program.
For this purpose, the PHA will require the tenant to submit evidence of the
household member’s successful completion of a supervised drug or alcohol
rehabilitation program.
Reasonable Accommodation [24 CFR 966.7]
If the family includes a person with disabilities, the PHA’s decision to terminate the
family’s lease is subject to consideration of reasonable accommodation in accordance
with 24 CFR Part 8.
PHA Policy
If a family indicates that the behavior of a family member with a disability is the
reason for a proposed termination of lease, the PHA will determine whether the
behavior is related to the disability. If so, upon the family’s request, the PHA will
determine whether alternative measures are appropriate as a reasonable
accommodation. The PHA will only consider accommodations that can
reasonably be expected to address the behavior that is the basis of the proposed
lease termination. See Chapter 2 for a discussion of reasonable accommodation.

13-22
Nondiscrimination Limitation [24 CFR 966.4(l)(5)(vii)(F)]
The PHA’s eviction actions must be consistent with fair housing and equal opportunity
provisions of 24 CFR 5.105.
13-III.F. TERMINATIONS RELATED TO DOMESTIC VIOLENCE, DATING
VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, STALKING, OR HUMAN TRAFFICKING
This section addresses the protections against termination of tenancy that the Violence
against Women Act (VAWA) provides for public housing residents who are victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking. For
general VAWA requirements and PHA policies pertaining to notification, documentation,
and confidentiality, see Section 16-VII of this ACOP, where definitions of key VAWA
terms are also located.
VAWA Protections against Termination [24 CFR 5.2005(c)]
VAWA provides that no person may deny assistance, tenancy, or occupancy rights to
public housing to a tenant on the basis or as a direct result of criminal activity directly
relating to domestic violence, dating violence, sexual assault,  or stalking that is
engaged in by a member of the household of the tenant or any guest or other person
under the control of the tenant, if the tenant or affiliated individual is the victim or
threatened victim of such domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking
[FR Notice 8/6/13].
VAWA further provides that incidents of actual or threatened domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking may not be construed either as serious or repeated
violations of the lease by the victim or threatened victim of such violence or as good
cause for terminating the tenancy or occupancy rights of the victim of such violence [24
CFR §5.2005(c)(1), FR Notice 8/6/13].

Although the VAWA 2022 statute does not specifically include human trafficking
in the list of victims protected under VAWA, in 2022 HUD began including human
trafficking as part of the list of victims protected under VAWA (as seen in Notices
PIH 2022-06, PIH 2022-22, and PIH 2022-24). In the absence of a final rule
implementing VAWA 2022 and to mirror HUD’s recent usage, this policy includes
human trafficking in addition to domestic violence, dating violence, sexual
assault, and stalking anywhere such a list appears.
PHAs and owners may not coerce, intimidate, threaten, interfere with, or retaliate
against any person who exercises or assists or encourages a person to exercise any
rights or protections under VAWA [FR Notice 1/4/23].
Limits on VAWA Protections [24 CFR 5.2005(d) and (e), FR Notice 8/6/13]
While VAWA prohibits a PHA from using domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking as the cause for a termination or eviction action

13-23
against a public housing tenant who is the victim of the abuse, the protections it
provides are not absolute. Specifically:

VAWA does not limit a PHA’s otherwise available authority to terminate
assistance to or evict a victim for lease violations not premised on an act of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking
providing that the PHA does not subject the victim to a more demanding standard
than the standard to which it holds other tenants.

VAWA does not limit a PHA’s authority to terminate the tenancy of any public
housing tenant if the PHA can demonstrate an actual and imminent threat to
other tenants or those employed at or providing service to the property if that
tenant’s tenancy is not terminated.
HUD regulations define actual and imminent threat to mean words, gestures, actions, or
other indicators of a physical threat that (a) is real, (b) would occur within an immediate
time frame, and (c) could result in death or serious bodily harm [24 CFR §5.2005(d)(2)
and (e)]. In determining whether an individual would pose an actual and imminent
threat, the factors to be considered include:

The duration of the risk

The nature and severity of the potential harm

The likelihood that the potential harm will occur

The length of time before the potential harm would occur [24 CFR §5.2005(e)]
In order to demonstrate an actual and imminent threat, the PHA must have objective
evidence of words, gestures, actions, or other indicators. Even when a victim poses an
actual and imminent threat, however, HUD regulations authorize a PHA to terminate the
victim’s assistance “only when there are no other actions that could be taken to reduce
or eliminate the threat, including but not limited to transferring the victim to a different
unit, barring the perpetrator from the property, contacting law enforcement to increase
police presence or develop other plans to keep the property safe, or seeking other legal
remedies to prevent the perpetrator from acting on a threat” [24 CFR 5.2005(d)(3)].
Additionally, HUD regulations state that restrictions “predicated on public safety cannot
be based on stereotypes but must be tailored to particularized concerns about individual
residents” [24 CFR 5.2005(d)(3)].
PHA Policy
In determining whether a public housing tenant who is a victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking is an
actual and imminent threat to other tenants or those employed at or providing
service to a property, the PHA will consider the following, and any other relevant,
factors:

13-24

Whether the threat is toward an employee or tenant other than the victim
of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking

Whether the threat is a physical danger beyond a speculative threat

Whether the threat is likely to happen within an immediate time frame

Whether the threat to other tenants or employees can be eliminated in
some other way, such as by helping the victim relocate to a confidential
location, transferring the victim to another unit, or seeking a legal remedy
to prevent the perpetrator from acting on the threat
If the tenant wishes to contest the PHA’s determination that they are an actual
and imminent threat to other tenants or employees, the tenant may do so as part
of the grievance hearing or in a court proceeding.
Documentation of Abuse [24 CFR 5.2007]
PHA Policy
When an individual facing termination of tenancy for reasons related to domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking claims
protection under VAWA, the PHA will request in writing that the individual provide
documentation supporting the claim in accordance with the policies in Section 16
-VII.D of this ACOP.
The PHA reserves the right to waive the documentation requirement if it
determines that a statement or other corroborating evidence from the individual
will suffice. In such cases the PHA will document the waiver in the individual’s
file.
Terminating or Evicting a Perpetrator of Domestic Violence
Although VAWA provides protection from termination for victims of domestic violence, it
does not provide such protection for perpetrators. In fact, VAWA gives the PHA the
explicit authority to bifurcate a lease, or remove a household member from a lease, “in
order to evict, remove,  or terminate assistance to any individual who is a tenant or
lawful occupant of the housing and who engages in criminal activity directly relating to
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking against an affiliated
individual or other individual, without evicting, removing, terminating assistance to, or
otherwise penalizing a victim of such criminal activity  who is also a tenant or lawful
occupant of the housing” [FR Notice 8/6/13].  Moreover, HUD regulations impose on the
PHA the obligation to consider lease bifurcation in any circumstances involving
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking [see 24
CFR 966.4(e)(9)].

13-25
Specific lease language affirming the PHA’s authority to bifurcate a lease is not
necessary, and the authority supersedes any local, state, or federal law to the contrary.
However, if the PHA chooses to exercise its authority to bifurcate a lease, it must follow
any procedures prescribed by HUD or by applicable local, state, or federal law for
eviction, lease termination, or termination of assistance. This means that the PHA must
follow the same rules when terminating or evicting an individual as it would when
terminating or evicting an entire family [FR Notice 3/16/07]. However, perpetrators
should be given no more than 30 days’ notice of termination in most cases Notice PIH
2017-18].
PHA Policy
The PHA will bifurcate a family’s lease and terminate the tenancy of a family
member if the PHA determines that the family member has committed criminal
acts of physical violence against other family members or others. This action will
not affect the tenancy or program assistance of the remaining, nonculpable
family members.
In making its decision, the PHA will consider all credible evidence, including, but
not limited to, a signed certification (form HUD-5382) or other documentation of
abuse submitted to the PHA by the victim in accordance with this section and
Section 16-VII.D. The PHA will also consider the factors in Section 13.III.E. Upon
such consideration, the PHA may, on a case-by-case basis, choose not to
bifurcate the lease and terminate the tenancy of the culpable family member.
If the PHA does bifurcate the lease and terminate the tenancy of the culpable
family member, it will do so in accordance with the lease, applicable law, and the
policies in this ACOP. If the person removed from the lease was the only tenant
eligible to receive assistance, the PHA must provide any remaining tenant a
chance to establish eligibility for the unit.  If the remaining tenant cannot do so,
the PHA must provide the tenant reasonable time to find new housing or to
establish eligibility for another housing program covered under VAWA.
The PHA may consider trespassing the perpetrator.
PART IV: NOTIFICATION REQUIREMENTS, 
EVICTION PROCEDURES, AND RECORD KEEPING
13-IV.A. OVERVIEW
HUD regulations specify the requirements for the notice that must be provided prior to
lease termination. This part discusses those requirements and the specific requirements
that precede and follow termination for certain criminal activities, which are addressed in
the regulations.  This part also discusses specific requirements pertaining to the actual
eviction of families and record keeping.

13-26
13-IV.B. CONDUCTING CRIMINAL RECORDS CHECKS [24 CFR 5.903(E)(II) AND 24
CFR 960.259]
HUD authorizes PHAs to conduct criminal records checks on public housing residents
for lease enforcement and eviction. PHA policy determines when the PHA will conduct
such checks.
PHA Policy
The PHA will conduct criminal records checks for all adult household members at
the annual reexamination and when it has come to the attention of the PHA,
either from local law enforcement or by other means that an individual has
engaged in the destruction of property, engaged in violent activity against
another person, or has interfered with the right to peaceful enjoyment of the
premises of other residents.
Such checks will also include sex offender registration information. In order to
obtain such information, all adult household members must sign consent forms
for release of criminal conviction and sex offender registration records on an
annual basis.
The PHA may not pass along to the tenant the costs of a criminal records check.
13-IV.C. DISCLOSURE OF CRIMINAL RECORDS TO FAMILY [24 CFR 5.903(F), 24
CFR 5.905(D) AND 24 CFR 966.4(I)(5)(IV)]
In conducting criminal records checks, if the PHA uses the authority of 24 CFR §5.903
and §5.905 to obtain such information, certain protections must be afforded the tenant
before any adverse action is taken. In such cases if the PHA obtains criminal records
information from a state or local agency showing that a household member has been
convicted of a crime, or is subject to a sex offender registration requirement, relevant to
lease enforcement or eviction, the PHA must notify the household of the proposed
action and must provide the subject of the record and the tenant a copy of such
information, and an opportunity to dispute the accuracy and relevance of the information
before an eviction or lease enforcement action is taken.
PHA Policy
In all cases where criminal record or sex offender registration information would
result in lease enforcement or eviction, the PHA will notify the household in
writing of the proposed adverse action and will provide the subject of the record
and the tenant a redacted copy of such information, and an opportunity to dispute
the accuracy and relevance of the information before an eviction or lease
enforcement action is taken.
The family will be given 10 business days from the date of the PHA notice, to
dispute the accuracy and relevance of the information. If the family does not

13-27
contact the PHA to dispute the information within that 10-business day period,
the PHA will proceed with the termination action.
Should the tenant not exercise their right to dispute prior to any adverse action,
the tenant still has the right to dispute in the grievance hearing or court trial.
13-IV.D. LEASE TERMINATION NOTICE [24 CFR 966.4(I)(3); NOTICE PIH 2021-29]
Form, Delivery, and Content of the Notice
Notices of lease termination must be in writing. The notice must state the specific
grounds for termination; the date the termination will take place, the resident’s right to
reply to the termination notice, and their right to examine PHA documents directly
relevant to the termination or eviction. If the PHA does not make the documents
available for examination upon request by the tenant, the PHA may not proceed with the
eviction [24 CFR 996.4(m)].
PHA Policy
The PHA has the sole discretion to require that informal hearings be conducted
remotely.
At the time the notice is sent to the resident informing them of the right to request
a hearing, the resident will be notified how the hearing will be conducted
(remotely or in person). If remote, the resident will be informed of the processes
involved in a remote hearing and that the PHA will provide technical assistance, if
needed, before the hearing.
Remote hearings will allow the PHA to provide a reasonable accommodation for
a person with a disability, if an applicant does not have childcare or
transportation that would enable them to attend the informal hearing, or if the
applicant believes an in-person informal hearing would create an undue health
risk. The PHA will consider other reasonable requests for a remote informal
hearing on a case-by-case basis.
(24 CFR §966.56(a), states, “The hearing must be scheduled promptly for a time
and place reasonably convenient to both the complainant and the PHA and held
before a hearing officer.)
Further, during the period of time for which HUD determines that a national emergency
requires additional time for families to secure funding, all termination notifications for
nonpayment of rent must include, at a minimum, the language provided in the Appendix
of Notice PIH 2021-29.
When the PHA is required to offer the resident an opportunity for a grievance hearing,
the notice must also inform the resident of their right to request a hearing in accordance
with the PHA’s grievance procedure. In these cases, the tenancy shall not terminate

13-28
until the time for the tenant to request a grievance hearing has expired and the
grievance procedure has been completed.
When the PHA is not required to offer the resident an opportunity for a grievance
hearing because HUD has made a due process determination and the lease termination
is for criminal activity that threatens health, safety or right to peaceful enjoyment or for
drug-related criminal activity, the notice of lease termination must state that the tenant is
not entitled to a grievance hearing on the termination. It must specify the judicial eviction
procedure to be used by the PHA for eviction of the tenant, and state that HUD has
determined that the eviction procedure provides the opportunity for a hearing in court
that contains the basic elements of due process as defined in HUD regulations. The
notice must also state whether the eviction is for a criminal activity that threatens the
health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises of other residents or
employees of the PHA, or for a drug-related criminal activity on or off the premises.
PHA Policy
The PHA will attempt to deliver notices of lease termination directly to the tenant
or an adult member of the household. If such attempt fails, the notice will be sent
by first-class mail the same day. All notices of lease termination will include a
copy of the forms HUD-5382 and HUD-5380 to accompany the termination
notice. Any tenant who claims that the cause for termination involves domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking of which
the tenant or affiliated individual of the tenant is the victim will be given the
opportunity to provide documentation in accordance with the policies in sections
13-III.F and 16-VII.D.
Timing of the Notice [24 CFR 966.4(l)(3)(i;); 24 CFR 966.8; Notice PIH 2021-29]
The PHA must give written notice of lease termination of:

During the period of time for which HUD determines that a national emergency
requires additional time for families to secure federal funding that is available due
to a Presidential declaration of a national emergency, at least 30 days from the
date the tenant receives the notice in the case of failure to pay rent

When such emergency is not present, 14 calendar days in the case of failure to
pay rent

A reasonable period of time considering the seriousness of the situation (but not
to exceed 30 calendar days)

If the health or safety of other residents, PHA employees, or persons
residing in the immediate vicinity of the premises is threatened

If any member of the household has engaged in any drug-related criminal
activity or violent criminal activity

If any member of the household has been convicted of a felony

13-29

30 calendar days in any other case, except that if a state or local law allows a
shorter notice period, such shorter period shall apply
PHA Policy
The PHA will give written notice of 14 calendar days, or such longer period as
may be required by HUD, from the date of the notice for nonpayment of rent. The
PHA will give written notice of 5 calendar days for utilities not in service.
For all other lease terminations, the PHA will give a 30-day written notice or, if
state or local law allows less than 30 days, such shorter notice will be given.
The Notice to Vacate that may be required under state or local law may be combined
with or run concurrently with the notice of lease termination.
PHA Policy
Any Notice to Vacate or Notice to Quit that is required by state or local law will
either be combined with or run concurrently with the Notice of Lease Termination
under this section.
Notice of Nonrenewal Due to Community Service Noncompliance [24 CFR
966.4(l)(2)(ii) (D), 24 CFR 960.603(b) and 24 CFR 960.607(b)]
When the PHA finds that a family is in noncompliance with the community service
requirement, the tenant and any other noncompliant resident must be notified in writing
of this determination.
Notices of noncompliance will be issued in accordance with the requirements and
policies in Section 11-I.E.
PHA Policy
If after receiving a notice of initial noncompliance the family does not request a
grievance hearing or does not take either corrective action required by the notice
within the required timeframe, a termination notice will be issued in accordance
with the policies above.
If a family agreed to cure initial noncompliance by signing an agreement and is
still in noncompliance after being provided the 12-month opportunity to cure, the
family will be issued a notice of continued noncompliance. The notice of
continued noncompliance will be sent in accordance with the policies in Section
11-I.E. and will also serve as the notice of termination of tenancy.
Notice of Termination Based on Citizenship Status [24 CFR 5.514 (c) and (d)]
In cases where termination of tenancy is based on citizenship status, HUD requires the
notice of termination to contain additional information. In addition to advising the family
of the reasons their assistance is being terminated, the notice must also advise the
family of any of the following that apply: the family’s eligibility for proration of assistance,

13-30
the criteria and procedures for obtaining relief under the provisions for preservation of
families, the family’s right to request an appeal to the USCIS of the results of secondary
verification of immigration status and to submit additional documentation or a written
explanation in support of the appeal, and the family’s right to request an informal
hearing with the PHA either upon completion of the USCIS appeal or in lieu of the
USCIS appeal. Please see Chapter 14 for the PHA’s informal hearing procedures.
13-IV.E. EVICTION [24 CFR 966.4(I)(4) AND 966.4(M)]
Eviction notice means a notice to vacate, or a complaint or other initial pleading used
under state or local law to commence an eviction action. The PHA may only evict the
tenant from the unit by instituting a court action, unless the law of the jurisdiction permits
eviction by administrative action, after a due process administrative hearing, and without
a court determination of the rights and liabilities of the parties.
PHA Policy
When a family does not vacate the unit after receipt of a termination notice, by
the deadline given in the notice, the PHA will follow state and local landlord-
tenant law in filing an eviction action with the local court that has jurisdiction in
such cases.
If the eviction action is finalized in court and the family remains in occupancy
beyond the deadline to vacate given by the court, the PHA will seek the
assistance of the court to remove the family from the premises as per state and
local law.
The PHA may not proceed with an eviction action if the PHA has not made available the
documents to be used in the case against the family and has not afforded the family the
opportunity to examine and copy such documents in accordance with the provisions of
24 CFR §966.4(l)(3) and (m).
13-IV.F. NOTIFICATION TO POST OFFICE [24 CFR 966.4(I)(5)(III)(B)]
When the PHA evicts an individual or family for criminal activity, including drug-related
criminal activity, the PHA must notify the local post office serving the dwelling unit that
the individual or family is no longer residing in the unit.
13-IV.G. RECORD KEEPING
For more information concerning general record keeping, see Chapter 16.
PHA Policy
A written record of every termination and/or eviction will be maintained by the
PHA at the development where the family was residing, and will contain the
following information:

Name of resident, number and identification of unit occupied

13-31

Date of the notice of lease termination and any other notices required by state
or local law; these notices may be on the same form and will run concurrently

Specific reason(s) for the notices, citing the lease section or provision that
was violated, and other facts pertinent to the issuing of the notices described
in detail (other than any criminal history reports obtained solely through the
authorization provided in 24 CFR §5.903 and §5.905)

Date and method of notifying the resident

Summaries of any conferences held with the resident including dates, names
of conference participants, and conclusions
EXHIBIT 13-1: SAMPLE NOTICE FOR OVER-INCOME FAMILIES –
INITIAL NOTIFICATION FOR NPHOI FAMILY OPTION1
This material is based upon work supported, in whole or in part, by Federal award number NAL-C-17-094-05 awarded to NALCAB
by the U.S. Department of Housing and Urban Development. The substance and findings of the work are dedicated to the public.
Neither the United States Government, nor any of its employees, makes any warranty, express or implied, or assumes any legal
liability or responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information, apparatus, product, or process disclosed,
or represents that its use would not infringe privately-owned rights. Reference herein to any individuals, agencies, companies,
products, process, services, service by trade name, trademark, manufacturer, or otherwise does not constitute or imply an
endorsement, recommendation, or favoring by the author(s), contributor(s), the U.S. Government or any agency thereof. Opinions
contained herein are those of the author(s) and do not necessarily reflect the official position of, or a position that is endorsed by,
HUD or any Federal agency.
These Sample Notices include provisions required per 24 CFR 960.507(c).
Anything included in brackets and italic is meant as instruction to the PHA in
creating its own notices. Example: [This text is meant as instruction to the PHA.]
1 This sample notice is presented verbatim from HUD’s sample forms used in the
HOTMA Income and Assets Training Series, available at
https://www.hudexchange.info/resource/6849/hotma-sample-notices-for-overincome-
families/. Only the formatting has been changed to be consistent with the formatting
used throughout this ACOP.

13-32

13-33
OVER-INCOME FAMILY
INITIAL NOTIFICATION
_______________________
[name of PHA]
Resident name: 
Address: 
Date:
Purpose
The purpose of this notice is to inform you that ________ [name of PHA] has determined that
your family’s income is above the income limit (over-income) according to federal rules for the
public housing program. This is your initial (first) notice.
What happens next?
For now, your rent will continue to be calculated as usual, you will continue to be offered a
choice between income-based and flat rent, and you do not have to move. If your family
remains over-income for the following 24 consecutive months, you will no longer be eligible for
assistance under the public housing program but may remain in a public housing unit paying an
alternative non-public housing rent calculated under federal rules for non-public housing
tenants.
If you think that we have made a mistake and your family should not be considered over-
income, you may request a hearing by calling: XXX-XXX-XXXX or emailing [address] or
requesting more information from PHA staff at: [location]. If you wish to request a hearing,
please do so as soon as possible. If you do not wish to request a hearing, you do not need to do
anything at this time.

13-34
What about changes to my income?
We will continue to reexamine your income every 12 months as usual. After each
reexamination, you will receive a notification like this one if your family is still over-income.
If your family’s income drops below the over-income limit before the end of the 24 consecutive-
month grace period, you will no longer be considered over-income. If your family’s income
increases again to an amount that is over-income, you will receive another 24 consecutive
month grace period.
If your income changes, contact us using the information provided below to learn the policy for
requesting an interim reexamination.
[PHA: Please note that the following section is optional. The regulations only require this level of
detail for the second notice.]
What if my family remains over-income in 24 consecutive months?
According to the Continued Occupancy Policy, your family may continue to reside in a public
housing unit even if you remain over-income after 24 months. However, your unit will no longer
receive assistance from the federal public housing program so your rent will be calculated
differently.
If you choose to stay in your unit after remaining over-income for 24 consecutive months, you
will:

Pay an “alternative non-public housing rent” (currently estimated at $_____)
The alternative rent is adjusted annually and subject to change.
You will receive a notification with more details on what to expect next if you decide to
remain in a public housing unit after 24 consecutive months of being over-income.
Need to sign a new lease for Non-Public Housing Over-Income (NPHOI) families.
The NPHOI lease will need to be signed no later than 60 days after receiving notification
of the end of the 24-month grace period or at the next lease renewal, whichever is
sooner.
[INSERT PHA CONTACT INFORMATION]

13-35

13-36
EXHIBIT 13-2: SAMPLE NOTICE FOR OVER-INCOME FAMILIES –
INITIAL NOTIFICATION FOR TERMINATE ONLY OPTION2
This material is based upon work supported, in whole or in part, by Federal award number NAL-C-17-094-05 awarded to NALCAB
by the U.S. Department of Housing and Urban Development. The substance and findings of the work are dedicated to the public.
Neither the United States Government, nor any of its employees, makes any warranty, express or implied, or assumes any legal
liability or responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information, apparatus, product, or process disclosed,
or represents that its use would not infringe privately-owned rights. Reference herein to any individuals, agencies, companies,
products, process, services, service by trade name, trademark, manufacturer, or otherwise does not constitute or imply an
endorsement, recommendation, or favoring by the author(s), contributor(s), the U.S. Government or any agency thereof. Opinions
contained herein are those of the author(s) and do not necessarily reflect the official position of, or a position that is endorsed by,
HUD or any Federal agency.
These Sample Notices include provisions required per 24 CFR 960.507(c).
Anything included in brackets and italic is meant as instruction to the PHA in
creating its own notices. Example: [This text is meant as instruction to the PHA.]
2 This sample notice is presented verbatim from HUD’s sample forms used in the
HOTMA Income and Assets Training Series, available at
https://www.hudexchange.info/resource/6849/hotma-sample-notices-for-overincome-
families/. Only the formatting has been changed to be consistent with the formatting
used throughout this ACOP.

13-37
OVER-INCOME FAMILY
INITIAL NOTIFICATION
_______________________
[name of PHA]
Resident name: 
Address: 
Date:
Purpose
The purpose of this notice is to inform you that ________ [name of PHA] has determined that
your family’s income is above the income limit (over-income) according to federal rules for the
public housing program. This is your initial (first) notice.
What happens next?
For now, your rent will continue to be calculated as usual, you will continue to be offered a
choice between income-based and flat rent, and you do not have to move. If your family
remains over-income for the following 24 consecutive months, you will no longer be eligible for
assistance under the public housing program.
If you think that we have made a mistake and your family should not be considered over-
income, you may request a hearing by calling: XXX-XXX-XXXX or emailing [address] or
requesting more information from PHA staff at: [location]. If you wish to request a hearing,
please do so as soon as possible. If you do not wish to request a hearing, you do not need to do
anything at this time.

13-38
What about changes to my income?
We will continue to reexamine your income every 12 months as usual. After each
reexamination, you will receive a notification like this one if your family is still over-income.
If your family’s income drops below the over-income limit before the end of the 24 consecutive-
month grace period, you will no longer be considered over-income. If your family’s income
increases again to an amount that is over-income, you will receive another 24 consecutive
month grace period.
If your income changes, contact us using the information provided below to learn the policy for
requesting an interim reexamination.
[PHA: Please note that the following section is optional. The regulations only require this level of
detail for the second notice.]
What if my family remains over-income for 24 consecutive months?
Within 30 days of the recertification, you will receive a notice like this one informing you that
your family has remained over-income for 24 consecutive months. According to the Continued
Occupancy Policy, families that remain over-income for 24 consecutive months must leave their
units and find other housing in no more than___ [up to 6 depending on PHA policy] months after
receiving notification.
If your family continues to reside in the unit after ____ [restate date], the PHA will begin eviction
proceedings by issuing a notice to vacate.
Until the time of lease termination, you will continue to be a public housing program participant
and will continue to be charged your choice of income-based or flat rent.
[INSERT PHA CONTACT INFORMATION]

13-39
EXHIBIT 13-3: SAMPLE NOTICE FOR OVER-INCOME FAMILIES –
12-MONTH NOTIFICATION FOR NPHOI FAMILY OPTION3
This material is based upon work supported, in whole or in part, by Federal award number NAL-C-17-094-05 awarded to NALCAB
by the U.S. Department of Housing and Urban Development. The substance and findings of the work are dedicated to the public.
Neither the United States Government, nor any of its employees, makes any warranty, express or implied, or assumes any legal
liability or responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information, apparatus, product, or process disclosed,
or represents that its use would not infringe privately-owned rights. Reference herein to any individuals, agencies, companies,
products, process, services, service by trade name, trademark, manufacturer, or otherwise does not constitute or imply an
endorsement, recommendation, or favoring by the author(s), contributor(s), the U.S. Government or any agency thereof. Opinions
contained herein are those of the author(s) and do not necessarily reflect the official position of, or a position that is endorsed by,
HUD or any Federal agency.
These Sample Notices include provisions required per 24 CFR 960.507(c).
Anything included in brackets and italic is meant as instruction to the PHA in
creating its own notices. Example: [This text is meant as instruction to the PHA.]
3 This sample notice is presented verbatim from HUD’s sample forms used in the
HOTMA Income and Assets Training Series, available at
https://www.hudexchange.info/resource/6849/hotma-sample-notices-for-overincome-
families/. Only the formatting has been changed to be consistent with the formatting
used throughout this ACOP.

13-40
OVER-INCOME FAMILY
12 MONTH NOTIFICATION
_______________________
[name of PHA]
Resident name: 
Address: 
Date:
Purpose
The purpose of this notice is to inform you that ________ [name of PHA] has determined that
your family’s income is above the income limit (over-income) according to federal rules for
public housing. This is your 12-month (second) notice.
What happens next?
For now, your rent will continue to be calculated as usual, you will continue to be offered a
choice between income-based and flat rent, and you do not have to move. If your family
remains over-income for the following 12 consecutive months, you will no longer be eligible for
assistance under the public housing program but may remain in a public housing unit paying an
alternative non-public housing rent calculated under federal rules for non-public housing
tenants.
If you think that we have made a mistake and your family should not be considered over-
income, you may request a hearing by calling: XXX-XXX-XXXX or emailing [address] or
requesting more information from PHA staff at: [location]. If you wish to request a hearing,
please do so as soon as possible. If you do not wish to request a hearing, you do not need to do
anything at this time.

13-41
What about changes to my income?
We will need to re-examine your income in 12 months. After the reexamination, you will receive
a notification like this one if your family is still over-income.
If your family’s income drops below the over-income limit before the end of the 24 consecutive-
month grace period, you will no longer be considered over-income. If your family’s income
increases again to an amount that is over-income, you will receive another 24 consecutive
month grace period.
If your income changes, contact us using the information provided below to learn the policy for
requesting an interim reexamination.
What if my family remains over-income in consecutive 12 months?
According to the Continued Occupancy Policy, your family may continue your tenancy even if
you remain over-income for another 12 months (24 consecutive months total). However, your
unit will no longer receive assistance from the federal public housing program so your rent will
be calculated differently.
If you choose to remain in a public housing unit after the 24 month grace period, you will:
No longer be a public housing program participant and will therefore not be eligible to
participate in the resident council or programs specifically for public housing residents.
Pay an “alternative non-public housing rent” (currently estimated at $_____)
Need to sign a new lease
[INSERT PHA CONTACT INFORMATION]

13-42
EXHIBIT 13-4: SAMPLE NOTICE FOR OVER-INCOME FAMILIES –
12-MONTH NOTIFICATION FOR TERMINATE ONLY OPTION4
This material is based upon work supported, in whole or in part, by Federal award number NAL-C-17-094-05 awarded to NALCAB
by the U.S. Department of Housing and Urban Development. The substance and findings of the work are dedicated to the public.
Neither the United States Government, nor any of its employees, makes any warranty, express or implied, or assumes any legal
liability or responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information, apparatus, product, or process disclosed,
or represents that its use would not infringe privately-owned rights. Reference herein to any individuals, agencies, companies,
products, process, services, service by trade name, trademark, manufacturer, or otherwise does not constitute or imply an
endorsement, recommendation, or favoring by the author(s), contributor(s), the U.S. Government or any agency thereof. Opinions
contained herein are those of the author(s) and do not necessarily reflect the official position of, or a position that is endorsed by,
HUD or any Federal agency.
These Sample Notices include provisions required per 24 CFR 960.507(c).
Anything included in brackets and italic is meant as instruction to the PHA in
creating its own notices. Example: [This text is meant as instruction to the PHA.]
4 This sample notice is presented verbatim from HUD’s sample forms used in the
HOTMA Income and Assets Training Series, available at
https://www.hudexchange.info/resource/6849/hotma-sample-notices-for-overincome-
families/. Only the formatting has been changed to be consistent with the formatting
used throughout this ACOP.

13-43
OVER-INCOME FAMILY
12 MONTH NOTIFICATION
_______________________
[name of PHA]
Resident name: 
Address: 
Date:
Purpose
The purpose of this notice is to inform you that ________ [name of PHA] has determined that
your family’s income is above the income limit (over-income) according to federal rules for
public housing. This is your 12-month (second) notice.
What happens next?
For now, your rent will continue to be calculated as usual, you will continue to be offered a
choice between income-based and flat rent, and you do not have to move. If your family
remains over-income for the following 12 consecutive months, you will no longer be eligible for
assistance under the public housing program.
If you think that we have made a mistake and your family should not be considered over-
income, you may request a hearing by calling: XXX-XXX-XXXX or emailing [address] or
requesting more information from PHA staff at: [location]. If you wish to request a hearing,
please do so as soon as possible. If you do not wish to request a hearing, you do not need to do
anything at this time.

13-44
What about changes to my income?
We will need to re-examine your income in 12 months. After the reexamination, you will receive
a notification like this one if your family is still over-income.
If your family’s income drops below the over-income limit before the end of the 24 consecutive-
month grace period, you will no longer be considered over-income. If your family’s income
increases again to an amount that is over-income, you will receive another 24 consecutive
month grace period.
If your income changes, contact us using the information provided below to learn the policy for
requesting an interim reexamination.
What if my family remains over-income in consecutive 12 months?
Within 30 days of the recertification, you will receive a notice like this one informing you that
your family has remained over-income for 24 consecutive months. According to the Continued
Occupancy Policy, families that remain over-income for 24 consecutive months must leave their
units and find other housing in no more than___ [up to 6 depending on PHA policy] months after
receiving notification.
If your family continues to reside in the unit after ____ [restate date], ___ [name of PHA] will
begin eviction proceedings by issuing a notice to vacate.
Until the time of lease termination, you will continue to be a public housing program participant
and will continue to be charged your choice of income-based or flat rent.
[INSERT PHA CONTACT INFORMATION]

13-45
EXHIBIT 13-5: SAMPLE NOTICE FOR OVER-INCOME FAMILIES –
24-MONTH NOTIFICATION FOR NPHOI FAMILY OPTION5
This material is based upon work supported, in whole or in part, by Federal award
number NAL-C-17-094-05 awarded to NALCAB by the U.S. Department of Housing
and Urban Development. The substance and findings of the work are dedicated to
the public. Neither the United States Government, nor any of its employees,
makes any warranty, express or implied, or assumes any legal liability or
responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information,
apparatus, product, or process disclosed, or represents that its use would not
infringe privately-owned rights. Reference herein to any individuals, agencies,
companies, products, process, services, service by trade name, trademark,
manufacturer, or otherwise does not constitute or imply an endorsement,
recommendation, or favoring by the author(s), contributor(s),the U.S. Government
or any agency thereof. Opinions contained herein are those of the author(s) and
do not necessarily reflect the official position of, or a position that is endorsed
by, HUD or any Federal agency.
These Sample Notices include provisions required per 24 CFR 960.507(c).
Anything included in brackets and italic is meant as instruction to the PHA in
creating its own notices. Example: [This text is meant as instruction to the PHA.]
5 This sample notice is presented verbatim from HUD’s sample forms used in the
HOTMA Income and Assets Training Series, available at
https://www.hudexchange.info/resource/6849/hotma-sample-notices-for-overincome-
families/. Only the formatting has been changed to be consistent with the formatting
used throughout this ACOP.

13-46
OVER-INCOME FAMILY
24 MONTH NOTIFICATION
_______________________
[name of PHA]
Resident name: 
Address: 
Date:
Purpose
The purpose of this notice is to inform you that ________ [name of PHA] has determined that
your family’s income is above the income limit (over-income) according to federal rules for
public housing. This is your 24-month (third) notice.
You are no longer eligible for assistance under the public housing program. However, you do
not have to move – see below for details.
What if I disagree that my family is over-income?
If you think that we have made a mistake and your family should not be considered over-
income, you may request a hearing by calling: XXX-XXX-XXXX or emailing [address] or
requesting more information from PHA staff at: [location]. If you wish to request a hearing,
please do so as soon as possible.
What about changes to my income?
Changes to your income after you receive this notice will not change our determination.
Because your family has been over-income for 24 months, you are no longer eligible for
assistance under the public housing program.

13-47
What do I need to do now?
According to the Continued Occupancy Policy, your family may continue your tenancy.
However, because you will not receive assistance from the federal public housing program, your
rent will be calculated differently.
If you choose to remain in a public housing unit, you will:
Pay an “alternative non-public housing rent” (currently $_____)
Need to sign a new lease within 60 days or at your next lease renewal (whichever is sooner)
If the lease is not signed within this time period, the PHA must terminate your tenancy by ____
[no more than 6 months after this notification]. However, per policy,  ___ [name of PHA] may
permit an over-income family to execute the lease after this period (up to 60 days), but before
termination of the tenancy. In this case, the family must pay the total difference between the
alternative non-public housing rent and your public housing rent dating back to the date when
you were required to execute the lease.
If you choose to leave your unit, please inform us as soon as possible according to your existing
lease.
To inform the PHA if you do not plan to remain in a public housing unit: [Use this space to detail
when and how and family can inform the PHA if they decline to stay in the unit.]
[INSERT PHA CONTACT INFORMATION]

13-48
EXHIBIT 13-6: SAMPLE NOTICE FOR OVER-INCOME FAMILIES –
24-MONTH NOTIFICATION FOR TERMINATION ONLY OPTION6
This material is based upon work supported, in whole or in part, by Federal award number NAL-C-17-094-05 awarded to NALCAB
by the U.S. Department of Housing and Urban Development. The substance and findings of the work are dedicated to the public.
Neither the United States Government, nor any of its employees, makes any warranty, express or implied, or assumes any legal
liability or responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information, apparatus, product, or process disclosed,
or represents that its use would not infringe privately-owned rights. Reference herein to any individuals, agencies, companies,
products, process, services, service by trade name, trademark, manufacturer, or otherwise does not constitute or imply an
endorsement, recommendation, or favoring by the author(s), contributor(s), the U.S. Government or any agency thereof. Opinions
contained herein are those of the author(s) and do not necessarily reflect the official position of, or a position that is endorsed by,
HUD or any Federal agency.
These Sample Notices include provisions required per 24 CFR 960.507(c).
Anything included in brackets and italic is meant as instruction to the PHA in
creating its own notices. Example: [This text is meant as instruction to the PHA.]
6 This sample notice is presented verbatim from HUD’s sample forms used in the
HOTMA Income and Assets Training Series, available at
https://www.hudexchange.info/resource/6849/hotma-sample-notices-for-overincome-
families/. Only the formatting has been changed to be consistent with the formatting
used throughout this ACOP.

13-49
OVER-INCOME FAMILY
24 MONTH NOTIFICATION
_______________________
[name of PHA]
Resident name: 
Address: 
Date:
Purpose
The purpose of this notice is to inform you that ________ [name of PHA] has determined that
your family’s income is above the income limit (over-income) according to federal rules for
public housing. This is your 24-month (third) notice.
You are no longer eligible for assistance under the public housing program.
What if I disagree that my family is over-income?
If you think that we have made a mistake and your family should not be considered over-
income, you may request a hearing by calling: XXX-XXX-XXXX or emailing [address] or
requesting more information from PHA staff at: [location]. If you wish to request a hearing,
please do so as soon as possible.
What about changes to my income?
Changes to your income after you receive this notice will not change our determination. If
necessary, you may request an interim reexamination, but a decrease in income or rent will not
make you eligible to remain. Because your family has been over-income for 24 consecutive
months, you are no longer eligible for assistance under the public housing program.

13-50
What do I need to do now?
According to the Continued Occupancy Policy, your family cannot continue your tenancy. You
must find other housing as soon as possible. Our policy is to allow families up to ____ [up to 6
depending on PHA policy] months to find other housing.
If your family continues to reside in the unit after ____ [restate date], the PHA will begin eviction
proceedings by issuing a notice to vacate.
Until the time of lease termination, you will continue to be a public housing program participant
and will continue to be charged your choice of income-based or flat rent.
[The following is an optional section where the PHA may include referral services to support a
family in finding new housing.]
The following services are available to assist you:
[INSERT PHA CONTACT INFORMATION

14-1
CHAPTER 14
GRIEVANCES AND APPEALS
INTRODUCTION
This chapter discusses grievances and appeals pertaining to PHA actions or failures to
act that adversely affect public housing applicants or residents. The policies are
discussed in the following three parts:
Part I: Informal Hearings for Public Housing Applicants. This part outlines
the requirements and procedures for informal hearings for public housing
applicants.
Part II: Informal Hearings with Regard to Noncitizens. This part discusses
informal hearings regarding citizenship status and where they differ from the
requirements for general applicant and tenant grievances.
Part III: Grievance Procedures for Public Housing Residents. This part
outlines the requirements and procedures for handling grievances for public
housing residents.
Note that this chapter is not the PHA’s grievance procedure. The grievance
procedure is a document separate from the ACOP. This chapter of the ACOP
provides the policies that drive the grievance procedure.  A sample grievance
procedure is provided as Exhibit 14-1. However, please note that the procedure
provided is only a sample and is designed to match up with the default policies in
the model ACOP. As such, the PHA would need to modify accordingly should any
alternative policy decisions be adopted.
PART I: INFORMAL HEARINGS FOR PUBLIC HOUSING APPLICANTS
14-I.A. OVERVIEW
When the PHA makes a decision that has a negative impact on an applicant family, the
family is often entitled to appeal the decision. For applicants, the appeal takes the form
of an informal hearing. HUD regulations do not provide a structure for or requirements
regarding informal hearings for applicants (except with regard to citizenship status, to be
covered in Part II). This part discusses the PHA policies necessary to respond to
applicant appeals through the informal hearing process.
14-I.B. INFORMAL HEARING PROCESS [24 CFR §960.208(A) AND PH OCC GB, P.
58]
Informal hearings are provided for public housing applicants. An applicant is someone
who has applied for admission to the public housing program but is not yet a tenant in

14-2
the program. Informal hearings are intended to provide a means for an applicant to
dispute a determination of ineligibility for admission to a project [24 CFR§ 960.208(a)].
Applicants to public housing are not entitled to the same hearing process afforded
tenants under the PHA grievance procedure [24 CFR §966.53(a) and PH Occ GB, p.
58].
Informal hearings provide applicants the opportunity to review the reasons for denial of
admission and to present evidence to refute the grounds for denial.
Use of Informal Hearing Process
While the PHA must offer the opportunity of an informal hearing to applicants who have
been determined as ineligible for admission, the PHA could make the informal hearing
process available to applicants who wish to dispute other PHA actions that adversely
affect them.
PHA Policy
The PHA will only offer informal hearings to applicants for the purpose of
disputing denials of admission.
Notice of Denial [24 CFR §960.208(a)]
The PHA must give an applicant prompt notice of a decision denying eligibility for
admission. The notice must contain a brief statement of the reasons for the PHA
decision and must also state that the applicant may request an informal hearing to
dispute the decision. The notice must describe how to obtain the informal hearing.
PHA Policy
The PHA has the sole discretion to require that informal hearings be conducted
remotely.
The PHA’s notice of denial will include information about how the hearing will be
conducted (remotely or in person). If remote, the resident will be informed of the
processes involved in a remote hearing and that the PHA will provide technical
assistance, if needed, before the hearing.
Remote hearings will allow the PHA to provide a reasonable accommodation for
a person with a disability, if an applicant does not have childcare or
transportation that would enable them to attend the informal hearing, or if the
applicant believes an in-person informal hearing would create an undue health
risk. The PHA will consider other reasonable requests for a remote informal
hearing on a case-by-case basis.
(24 CFR §966.56. (a), states, “The hearing must be scheduled promptly for a
time and place reasonably convenient to both the complainant and the PHA and
held before a hearing officer.)

14-3
When denying eligibility for admission, the PHA must provide the family a notice of
VAWA rights (form HUD-5380) as well as the HUD VAWA self-certification form (form
HUD-5382) in accordance with the Violence against Women Reauthorization Act, and
as outlined in Section 16-VII.C. The notice and self-certification form must accompany
the written notification of the denial of eligibility determination.
Prior to notification of denial based on information obtained from criminal or sex
offender registration records, the family, in some cases, must be given the opportunity
to dispute the information in those records which would be the basis of the denial. See
Section 3-III.G for details concerning this requirement.
Scheduling an Informal Hearing
PHA Policy
A request for an informal hearing must be made in writing and delivered to the
PHA either in person or by first class mail, by the close of the business day, no
later than 10 business days from the date of the PHA’s notification of denial of
admission.
The PHA will schedule and send written notice of the informal hearing within 10
business days of the family’s request.
If the informal hearing will be conducted remotely, at the time the notice is sent to
the family, the family will be informed:

Regarding the processes involved in a remote informal hearing;

That the PHA will provide technical assistance prior to and during
the informal hearing, if needed; and

That if the family or any individual witness has any technological,
resource, or accessibility barriers preventing them from fully
accessing the remote informal hearing, the family may inform the
PHA and the PHA will assist the family in either resolving the issues
or allow the family to participate in an in-person informal hearing, as
appropriate.
Conducting an Informal Hearing [PH Occ GB, p. 58]
PHA Policy
The informal hearing will be conducted by a person other than the one who made
or approved the decision under review, or a subordinate of this person.
The applicant will be provided an opportunity to present written or oral objections
to the decision of the PHA.

14-4
The person conducting the informal hearing will make a recommendation to the
PHA, but the PHA is responsible for making the final decision as to whether
admission should be granted or denied.
Remote Informal Hearings [Notice PIH 2020-32]
There is no requirement that informal hearings be conducted in-person, and as
such, HUD allows PHAs to conduct all or a portion of their informal hearings
remotely either over the phone, via video conferencing, or through other virtual
platforms. If the PHA chooses to conduct remote informal hearings, applicants
may still request an in-person informal hearing, as applicable.
PHA Policy
All PHA policies and processes for remote informal hearings will be conducted in
accordance with due process requirements and compliance with HUD
regulations.
The PHA has the sole discretion to require that informal hearings be conducted
remotely in case of local, state, or national physical distancing orders, and in
cases of inclement weather or natural disaster.
24 CFR §966.56.(a), states, “The hearing must be scheduled promptly for a time
and place reasonably convenient to both the complainant and the PHA and held
before a hearing officer. In addition, the PHA will conduct an informal hearing
remotely upon request of the applicant as a reasonable accommodation for a
person with a disability, if an applicant does not have child care or transportation
that would enable them to attend the informal hearing, or if the applicant believes
an in-person informal hearing would create an undue health risk. The PHA will
consider other reasonable requests for a remote informal hearing on a case-by-
case basis.
Ensuring Accessibility for Persons with Disabilities and LEP Individuals
As with in-person informal hearings, the platform for conducting remote informal
hearings must be accessible to persons with disabilities and the informal hearing must
be conducted in accordance with Section 504 and accessibility requirements. This
includes ensuring any information, websites, emails, digital notifications, and other
virtual platforms are accessible for persons with vision, hearing, and other disabilities.
Further, providing effective communication in a digital context may require the use of
individualized auxiliary aids or services, such as audio description, captioning, sign
language and other types of interpreters, keyboard accessibility, accessible documents,
screen reader support, and transcripts. Auxiliary aids or services must be provided in
accessible formats, in a timely manner, and in such a way to protect the privacy and
independence of the individual. PHAs may never request or require that individuals with

14-5
disabilities provide their own auxiliary aids or services, including for remote informal
hearings.
If no method of conducting a remote informal hearing is available that appropriately
accommodates an individual’s disability, the PHA may not hold against the individual
their inability to participate in the remote informal review, and the PHA should consider
whether postponing the remote informal hearing to a later date is appropriate or whether
there is a suitable alternative.
Due to the individualized nature of disability, the appropriate auxiliary aid or service
necessary, or reasonable accommodation, will depend on the specific circumstances
and requirements.
As with in-person hearings, Limited English Proficiency (LEP) requirements also apply
to remote informal hearings, including the use of interpretation services and document
translation. See Chapter 2 for a more thorough discussion of accessibility and LEP
requirements, all of which apply in the context of remote informal hearings.
Conducting Remote Informal Hearings [PIH 2020-32]
The PHA must ensure that the lack of technology or inability to use technology for
remote informal hearings does not pose a disadvantage to families that may not be
apparent to the PHA. The PHA should determine through a survey or other means if
these barriers exist prior to conducting the remote informal hearing and, if the family
does not have the proper technology to fully participate, either postpone the informal
hearing or provide an alternative means of access.
As with in-person informal hearings, the PHA must provide all materials presented,
whether paper or electronic, to the family prior to the remote informal hearing. The
family must also be provided with an accessible means by which to transmit their own
evidence.
The PHA must ensure that the applicant has the right to hear and be heard. All PHA
policies and processes for remote informal hearings will be conducted in accordance
with due process requirements and will be in compliance with HUD regulations at 24
CFR 966.56 and the guidance for conducting remote hearings specified in Notice PIH
2020-32.
PHA Policy
The PHA will conduct remote informal hearings via a video conferencing
platform, when available. If, after attempting to resolve any barriers, applicants
are unable to adequately access the video conferencing platform at any point, or
upon applicant request, the informal hearing will be conducted by telephone
conferencing call-in. If the family is unable to adequately access the telephone
conferencing call-in at any point, the remote informal hearing will be postponed,
and an in-person alternative will be provided promptly within a reasonable time.

14-6
At least five business days prior to scheduling the remote hearing, the PHA will
provide the family with login information and/or conferencing call-in information
and an electronic copy of all materials being presented via first class mail and/or
email. The notice will advise the family of technological requirements for the
hearing and request the family notify the PHA of any known barriers. The PHA
will resolve any barriers using the guidance in Section 6 of Notice PIH 2020-32,
including offering the family the opportunity to attend an in-person hearing.
If the informal hearing is to be conducted remotely, the PHA will require the
family to provide any documents directly relevant to the informal hearing at least
24 hours before the scheduled hearing through the mail, via email, or text. The
PHA will scan and email copies of these documents to the PHA representative
and to the person conducting the informal hearing the same day.
Documents will be shared electronically whenever possible.
The PHA will follow up the email with a phone call and/or email to the applicant at
least one business day prior to the remote informal hearing to ensure that the
applicant received all information and is comfortable accessing the video
conferencing or call-in platform.
The PHA will ensure that all electronic information stored or transmitted with
respect to the informal hearing is secure, including protecting personally
identifiable information (PII), and meets the requirements for accessibility for
persons with disabilities and persons with LEP.
Informal Hearing Decision [PH Occ GB, p. 58]
PHA Policy
The PHA will notify the applicant of the PHA’s final decision, including a brief
statement of the reasons for the final decision.
In rendering a decision, the PHA will evaluate the following matters:

Whether or not the grounds for denial were stated factually in the notice

The validity of grounds for denial of admission. If the grounds for denial
are not specified in the regulations or in PHA policy, then the decision to
deny assistance will be overturned. See Chapter 3 for a detailed
discussion of the grounds for applicant denial.

The validity of the evidence. The PHA will evaluate whether the facts
presented prove the grounds for denial of admission. If the facts prove that
there are grounds for denial, and the denial is required by HUD, the PHA
will uphold the decision to deny admission.

If the facts prove the grounds for denial, and the denial is discretionary,
the PHA will consider the recommendation of the person conducting the
informal hearing in making the final decision whether to deny admission.

14-7
The PHA will notify the applicant of the final decision, including a statement
explaining the reason(s) for the decision. The notice will be mailed, with return
receipt requested, within 10 business days of the informal hearing, to the
applicant and their representative, if any.
If the informal hearing decision overturns the denial, processing for admission will
resume.
If the family fails to appear for their informal hearing, the denial of admission will
stand, and the family will be so notified.
Reasonable Accommodation for Persons with Disabilities [24 CFR §966.7]
Persons with disabilities may request reasonable accommodations to participate in the
informal hearing process and the PHA must consider such accommodations. The PHA
must also consider reasonable accommodation requests pertaining to the reasons for
denial if related to the person’s disability. See Chapter 2 for more detail pertaining to
reasonable accommodation requests.
PART II: INFORMAL HEARINGS WITH REGARD TO NONCITIZENS
14-II.A. HEARING AND APPEAL PROVISIONS FOR NONCITIZENS [24 CFR §5.514]
Denial or termination of assistance based on immigration status is subject to special
hearing and notice rules. These special hearings are referred to in the regulations as
informal hearings, but the requirements for such hearings are different from the informal
hearings used to deny applicants for reasons other than immigration status.
Assistance to a family may not be delayed, denied, or terminated on the basis of
immigration status at any time prior to a decision under the United States Citizenship
and Immigration Services (USCIS) appeal process. Assistance to a family may not be
terminated or denied while the PHA hearing is pending, but assistance to an applicant
may be delayed pending the completion of the informal hearing.
A decision against a family member, issued in accordance with the USCIS appeal
process or the PHA informal hearing process, does not preclude the family from
exercising the right, that may otherwise be available, to seek redress directly through
judicial procedures.
Notice of Denial or Termination of Assistance [24 CFR §5.514(d)]
As discussed in Chapters 3 and 13, the notice of denial or termination of assistance for
noncitizens must advise the family of any of the following that apply:

14-8

That financial assistance will be denied or terminated; and provide a brief
explanation of the reasons for the proposed denial or termination of assistance.

The family may be eligible for proration of assistance.

In the case of a tenant, the criteria, and procedures for obtaining relief under the
provisions for preservation of families [24 CFR §5.514 and §5.518].

That the family has a right to request an appeal to the USCIS of the results of
secondary verification of immigration status and to submit additional
documentation or explanation in support of the appeal.

That the family has a right to request an informal hearing with the PHA either
upon completion of the USCIS appeal or in lieu of the USCIS appeal.

For applicants, assistance may not be delayed until the conclusion of the USCIS
appeal process, but assistance may be delayed during the period of the informal
hearing process.
United States Citizenship and Immigration Services Appeal Process [24 CFR
§5.514(e)]
When the PHA receives notification that the USCIS secondary verification failed to
confirm eligible immigration status, the PHA must notify the family of the results of the
USCIS verification. The family will have 30 days from the date of the notification to
request an appeal of the USCIS results. The request for appeal must be made by the
family in writing directly to the USCIS. The family must provide the PHA with a copy of
the written request for appeal and proof of mailing.
PHA Policy
The PHA will notify the family in writing of the results of the USCIS secondary
verification within 10 business days of receiving the results.
The family must provide the PHA with a copy of the written request for appeal
and proof of mailing within 10 business days of sending the request to the
USCIS.
The family must forward to the designated USCIS office any additional documentation
or written explanation in support of the appeal. This material must include a copy of the
USCIS document verification request (used to process the secondary request) or such
other form specified by the USCIS, and a letter indicating that the family is requesting
an appeal of the USCIS immigration status verification results.
The USCIS will notify the family, with a copy to the PHA, of its decision. When the
USCIS notifies the PHA of the decision, the PHA must notify the family of its right to
request an informal hearing.

14-9
PHA Policy
The PHA will send written notice to the family of its right to request an informal
hearing within 10 business days of receiving notice of the USCIS decision
regarding the family’s immigration status.
Informal Hearing Procedures for Applicants [24 CFR §5.514(f)]
After notification of the USCIS decision on appeal, or in lieu of an appeal to the USCIS,
an applicant family may request that the PHA provide a hearing. The request for a
hearing must be made either within 30 days of receipt of the PHA notice of denial, or
within 30 days of receipt of the USCIS appeal decision.
The informal hearing procedures for applicant families are described below.
Informal Hearing Officer
The PHA must provide an informal hearing before an impartial individual, other than a
person who made or approved the decision under review, and other than a person who
is a subordinate of the person who made or approved the decision. Such individual or
individuals do not need legal training.
PHA Policy
The PHA will contract a hearing officer.
Efforts will be made to assure that the person selected is neither a friend, nor
enemy, of the complainant that they do not have a personal stake in the matter
under dispute and will otherwise not appear to lack impartiality.
Evidence
The family must be provided the opportunity to examine and copy at the family’s
expense, at a reasonable time in advance of the hearing, any documents in the
possession of the PHA pertaining to the family’s eligibility status, or in the possession of
the USCIS (as permitted by USCIS requirements), including any records and
regulations that may be relevant to the hearing.
PHA Policy
The family will be allowed to copy any documents related to the hearing at a cost
of $.25 per page. This is for documents in addition to what is provided for the
hearing.
 The family must request discovery of PHA documents no later than 12:00 p.m.
on the business day prior to the hearing.

14-10
The family must be provided the opportunity to present evidence and arguments in
support of eligible status. Evidence may be considered without regard to admissibility
under the rules of evidence applicable to judicial proceedings.
The family must also be provided the opportunity to refute evidence relied upon by the
PHA, and to confront and cross-examine all witnesses on whose testimony or
information the PHA relies.
Representation and Interpretive Services
The family is entitled to be represented by an attorney or other designee, at the family’s
expense, and to have such person make statements on the family’s behalf.
The family is entitled to request an interpreter. The PHA is obligated to provide a
competent interpreter, free of charge, upon request. The family may also or instead
provide its own interpreter, at the expense of the family.
Recording of the Hearing
The family is entitled to have the hearing recorded by audiotape. The PHA may, but is
not required to, provide a transcript of the hearing.
PHA Policy
The family will be allowed to have a copy of the informal hearing tape at a
prepaid cost of $5.00 per tape.
Hearing Decision
The PHA must provide the family with a written notice of the final decision, based solely
on the facts presented at the hearing, within 14 calendar days of the date of the informal
hearing. The notice must state the basis for the decision.
PHA Policy
The hearing decision may be provided to the family by the hearing officer in
which case, the PHA will not need to mail one out; however, it is the PHA’s
responsibility to ensure the hearing decision is mailed out within 14 calendar
days of the date of the informal hearing.
Retention of Documents [24 CFR 5.514(h)]
The PHA must retain for a minimum of 5 years the following documents that may have
been submitted to the PHA by the family, or provided to the PHA as part of the USCIS
appeal or the PHA informal hearing process:

The application for assistance

The form completed by the family for income reexamination

14-11

Photocopies of any original documents, including original USCIS documents

The signed verification consent form

The USCIS verification results

The request for a USCIS appeal

The final USCIS determination

The request for an informal hearing

The final informal hearing decision
Informal Hearing Procedures for Residents [24 CFR §5.514(f)]
After notification of the USCIS decision on appeal, or in lieu of an appeal to the USCIS,
a resident family may request that the PHA provide a hearing. The request for a hearing
must be made either within 30 days of receipt of the PHA notice of termination, or within
30 days of receipt of the USCIS appeal decision.
The informal hearing procedures for resident families whose tenancy is being
terminated based on immigration status is the same as for any grievance under the
grievance procedures for resident families found in Part III below.

14-12
PART III: GRIEVANCE PROCEDURES FOR PUBLIC HOUSING RESIDENTS
14-III.A. REQUIREMENTS [24 CFR §966.52]
PHAs must have a grievance procedure in place through which residents of public
housing are provided an opportunity to grieve any PHA action or failure to act involving
the lease or PHA policies which adversely affect their rights, duties, welfare, or status.
The PHA must not only meet the minimal procedural due process requirements
provided under the regulations but must also meet any additional requirements imposed
by local, state or federal law.
The PHA grievance procedure must be included in, or incorporated by reference in, the
lease.
PHA Policy
The PHA grievance procedure will be incorporated by reference in the tenant
lease.
The PHA must provide at least 30-day notice to tenants and resident organizations
setting forth proposed changes in the PHA grievance procedure and provide an
opportunity to present written comments. Comments submitted must be considered by
the PHA before adoption of any changes to the grievance procedure by the PHA.
PHA Policy
Residents and resident organizations will have 30 calendar days from the date
they are notified by the PHA of any proposed changes in the PHA grievance
procedure, to submit written comments to the PHA.
The PHA must furnish a copy of the grievance procedure to each tenant and to
resident organizations.
14-III.B. DEFINITIONS [24 CFR §966.53; 24 CFR §966.51(A)(2)(I)]
There are several terms used by HUD with regard to public housing grievance
procedures, which take on specific meanings different from their common usage. These
terms are as follows:

Grievance – any dispute which a tenant may have with respect to PHA action or
failure to act in accordance with the individual tenant’s lease or PHA regulations
which adversely affect the individual tenant’s rights, duties, welfare, or status

Complainant – any tenant whose grievance is presented to the PHA or at the
project management office

Due Process Determination – a determination by HUD that law of the
jurisdiction requires that the tenant must be given the opportunity for a hearing in
court which provides the basic elements of due process before eviction from the
dwelling unit

14-13

Expedited Grievance – a procedure established by the PHA for any grievance
or termination that involves:

Any criminal activity that threatens the health, safety, or right to peaceful
enjoyment or the PHA’s public housing premises by other residents or
employees of the PHA; or

Any drug-related criminal activity on or off the premises

Elements of Due Process – an eviction action or a termination of tenancy in a
state or local court in which the following procedural safeguards are required:

Adequate notice to the tenant of the grounds for terminating the tenancy
and for eviction

Right of the tenant to be represented by counsel

Opportunity for the tenant to refute the evidence presented by the PHA
including the right to confront and cross-examine witnesses and to present
any affirmative legal or equitable defense which the tenant may have

A decision on the merits

Hearing Officer/Panel – a impartial person/panel or selected by the PHA, other
than the person who made or approved the decision under review, or a
subordinate of that person.  The individual or individuals do not need legal
training.

Tenant – the adult person (or persons) (other than a live-in aide)

Who resides in the unit, and who executed the lease with the PHA as
lessee of the dwelling unit, or, if no such person now resides in the unit,

Who resides in the unit, and who is the remaining head of household of
the tenant family residing in the dwelling unit.

Resident Organization – includes a resident management corporation
14-III.C. APPLICABILITY [24 CFR §966.51]
Grievances could potentially address most aspects of a PHA’s operation. However,
there are some situations for which the grievance procedure is not applicable.
The grievance procedure is applicable only to individual tenant issues relating to the
PHA. It is not applicable to disputes between tenants not involving the PHA. Class
grievances are not subject to the grievance procedure and the grievance procedure is
not to be used as a forum for initiating or negotiating policy changes of the PHA.
If HUD has issued a due process determination, a PHA may exclude from the PHA
grievance procedure any grievance concerning a termination of tenancy or eviction that
involves:

14-14

Any criminal activity that threatens the health, safety or right to peaceful
enjoyment of the premises of other residents or employees of the PHA

Any violent or drug-related criminal activity on or off such premises; or

Any criminal activity that resulted in felony conviction of a household member
In states without due process determinations, PHAs must grant opportunity for
grievance hearings for all lease terminations, regardless of cause, with the following
exception:  PHAs may use expedited grievance procedures for the excluded categories
listed above. These expedited grievance procedures are described in Section 14-III.E.,
below.
If HUD has issued a due process determination, the PHA may evict through the
state/local judicial eviction procedures. In this case, the PHA is not required to provide
the opportunity for a hearing under the PHA’s grievance procedure as described above.
PHA Policy
The PHA is located in a HUD-declared due process state. Therefore, the PHA
will not offer grievance hearings for lease terminations involving criminal activity
that resulted in a felony conviction of a household member or that threatens the
health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises of other residents or
employees of the PHA, or for violent or drug-related criminal activity on or off the
premises, or for any criminal activity that resulted in felony conviction of a
household member.
See Chapter 13 for related policies on the content of termination notices.
14-III.D. INFORMAL SETTLEMENT OF GRIEVANCE [24 CFR §966.54] [SEE LOCAL
PROCEDURE, “GRIEVANCE POLICY AND FLOWCHART” FOR DETAILS]
HUD regulations state that any grievance must be personally presented, either orally or
in writing, to the PHA office or to the office of the housing development in which the
complainant resides so that the grievance may be discussed informally and settled
without a hearing.
The informal settlement is the first step in the Public Housing Grievance process, and is
performed internally, between the tenant and PHA.  As of March 8, 2016, HUD no
longer mandates the grievance process, instead allowing local authority to determine
the process.
PHA Policy
The PHA will accept requests for an informal settlement of a grievance either
orally or in writing (including emailed requests), to the PHA office within 10
business days of the grievable event, to allow the grievance to be discussed
informally and settled without a hearing.

14-15
Within 10 business days of receipt of the request, the PHA will mail and/or email
the tenant the date and time of the appointment. The tenant must notify the PHA
in writing 48 hours in advance to reschedule the appointment.
The PHA has the option to conduct the informal settlement via writing only, or it
may be conducted remotely, telephonically, or in person. The PHA has the sole
discretion regarding the method of an informal settlement.
If a tenant fails to attend the scheduled meeting without prior notice, the PHA will
reschedule the appointment only if the tenant can show good cause for failing to
appear, or if it is needed as a reasonable accommodation for a person with
disabilities.
Good cause is defined as an unavoidable conflict, which seriously affects the
health, safety, or welfare of the family.
HUD regulations require that a summary of such discussion will be prepared within a
reasonable time and one copy will be given to the tenant and one retained in the PHA’s
tenant file.
The summary must specify the names of the participants, dates of meeting, the nature
of the proposed disposition of the complaint and the specific reasons therefore, and will
specify the procedures by which a hearing may be obtained if the complainant is not
satisfied.
PHA Policy
The PHA has the sole discretion to determine the method of holding the informal
grievance settlement meeting.
The PHA will prepare a summary of the informal settlement within 5 business
days; one copy to be given to the tenant and one copy to be retained in the
PHA’s tenant file.
For PHAs who have the option to establish an expedited grievance procedure, and who
exercise this option, the informal settlement of grievances is not applicable to those
grievances for which the expedited grievance procedure applies.
14-III.E. PROCEDURES TO OBTAIN A HEARING AFTER THE INFORMAL
SETTLEMENT MEETING [24 CFR §966.56(A)]
Requests for Hearing and Failure to Request [24 CFR §966.56(a), (c)]
All grievances must be presented in accordance with the informal settlement
procedures prescribed above as a condition prior to a grievance hearing.

14-16
PHA Policy
The resident must submit a written request (including emailed requests) for a
grievance hearing to the PHA within 5 business days of the tenant’s receipt of the
summary of the informal settlement.
If the complainant does not request a hearing, the PHA’s disposition of the
grievance under the informal settlement process will become final.
However, failure to request a hearing does not constitute a waiver by the
complainant of the right to contest the PHA’s action in disposing of the complaint
in an appropriate judicial proceeding [24 CFR §966.56(c)].
Scheduling of Hearings [24 CFR §966.56(a)]
If the complainant has complied with all requirements for requesting a hearing as
described above, a hearing must be scheduled by the PHA promptly for a time and
place reasonably convenient to both the complainant and the PHA.
A written notification specifying the time, place, and the procedures governing the
hearing must be delivered to the complainant and the appropriate PHA official.
PHA Policy
Within 10 business days of receiving a written request for a hearing, the hearing
will be scheduled, and a written notice of the hearing will be sent the
complainant.

If the PHA hearing will be conducted remotely, at the time the notice is sent
to the family, the family will be notified:

Regarding the processes involved in a remote grievance hearing;

That the PHA will provide technical assistance prior to and during the
hearing, if needed; and

That if the family or any individual witness has any technological, resource,
or accessibility barriers, the family may inform the PHA and the PHA will
assist the family in either resolving the issue or allow the family to
participate in an in-person hearing, as appropriate.
The PHA may wish to permit the tenant to request to reschedule a hearing for good
cause.
PHA Policy
The tenant may request to reschedule a hearing for good cause, or if it is needed
as a reasonable accommodation for a person with disabilities. Good cause is
defined as an unavoidable conflict, which seriously affects the health, safety, or

14-17
welfare of the family. Requests to reschedule a hearing must be made orally or in
writing prior to the hearing date. At its discretion, the PHA may request
documentation of the “good cause” prior to rescheduling the hearing.
Expedited Grievance Procedure [24 CFR 966.52(a)]
The PHA may establish an expedited grievance procedure for any grievance concerning
a termination of tenancy or eviction that involves:

Any criminal activity that threatens the health, safety, or right to peaceful enjoyment
of the premises by other residents or employees of the PHA;

Any drug-related criminal activity on or near such premises; or

Any criminal activity that resulted in felony conviction of a household member.
In such expedited grievances, the informal settlement of grievances as discussed in 14-
III.D is not applicable.
The PHA may adopt special procedures concerning expedited hearings, including
provisions for expedited notice or scheduling, or provisions for expedited decision on
the grievance.
PHA Policy
The PHA will not offer expedited grievance procedures.
14-III.F. SELECTION OF HEARING OFFICER/PANEL [24 CFR §966.53(E), PIH 2016-
05]
The grievance hearing must be conducted by an impartial person or persons appointed
by the PHA, other than the person who made or approved the PHA action under review,
or a subordinate of such person.  Such individual or individuals do not need legal
training. PHAs must describe their policies for selection of a hearing officer in their
lease.
PHA Policy
PHA grievance hearings will be conducted by a single hearing officer and not a
panel. The PHA will contract a hearing officer.
The PHA must determine the methodology for appointment of the hearing officer, and it
must be stated in the grievance procedure.
PHA Policy
The PHA will appoint a person who has been selected in the manner required
under the grievance procedure. Efforts will be made to assure that the person
selected is neither a friend, nor enemy, of the complainant that they do not have
a personal stake in the matter under dispute and will otherwise not appear to lack
impartiality.

14-18
The PHA must include the method of selection in the Public Housing Lease. (24 CFR
§966.4) (See Public Housing Lease Agreement, effective 7/1/2019, Section XVI.)
14-III.G. REMOTE HEARINGS [PIH 2020-32]
There is no requirement that grievance hearings be conducted in-person, and as such,
HUD allows PHAs to conduct all or a portion of their grievance hearings remotely either
over the phone, via video conferencing, or through other virtual platforms. If the PHA
chooses to conduct remote grievance hearings, applicants may still request an in-
person hearing, as applicable.
PHA Policy
The PHA has the sole discretion to require that hearings be conducted remotely
in case of local, state, or national physical distancing orders, and in cases of
inclement weather or natural disaster.
In addition, the PHA will conduct a hearing remotely upon request as a
reasonable accommodation for a person with a disability, if a tenant does not
have child care or transportation that would enable them to attend the hearing, or
if the tenant believes an in-person hearing would create an undue health risk.
The PHA will consider other reasonable requests for a remote hearing on a case-
by-case basis.
Discovery of Documents Before the Remote Hearing [PIH 2020-32]
PHA Policy
If the hearing will be conducted remotely, the PHA will compile a hearing packet,
consisting of all documents the PHA intends to produce at the hearing.
The PHA will deliver by mail, email or hand-delivery, copies of the hearing packet
to the tenant, the tenant’s representatives, if any, and the hearing officer at least
three (3) days before the scheduled remote hearing. The original hearing packet
will be in the possession of the PHA representative and retained by the PHA.
If the hearing is to be held in person, the packet will be available at the front desk
for the tenant to pick up at least three (3) days before the scheduled hearing.
If the hearing is to be conducted remotely, the PHA will require the resident to
provide any documents directly relevant to the hearing at least 24 hours before
the scheduled hearing, through US Mail, via email, or text.
The PHA will scan and email copies of these documents to the hearing officer the
same day they are received.
Documents will be shared electronically whenever possible.

14-19
Ensuring Accessibility for Persons with Disabilities ad LEP Individuals
As with in-person grievance hearings, the platform for conducting remote grievance
hearings must be accessible to persons with disabilities and the grievance hearings
must be conducted in accordance with Section 504 and accessibility requirements. This
includes ensuring any information, websites, emails, digital notifications, and other
virtual platforms are accessible for persons with vision, hearing, and other disabilities.
Further, providing effective communication in a digital context may require the use of
individualized auxiliary aids or services, such as audio description, captioning, sign
language and other types of interpreters, keyboard accessibility, accessible documents,
screen reader support, and transcripts. Auxiliary aids or services must be provided in
accessible formats, in a timely manner, and in such a way to protect the privacy and
independence of the individual. PHAs may never request or require that individuals with
disabilities provide their own auxiliary aids or services, including for remote grievance
hearings.
If no method of conducting a remote grievance hearing is available that appropriately
accommodates an individual’s disability, the PHA may not hold against the individual
their inability to participate in the remote grievance hearing, and the PHA should
consider whether postponing the remote hearing to a later date is appropriate or
whether there is a suitable alternative.
Due to the individualized nature of disability, the appropriate auxiliary aid or service
necessary, or reasonable accommodation will depend on the specific circumstances
and requirements.
As with in-person reviews, Limited English Proficiency (LEP) requirements also apply to
remote grievance hearings, including the use of interpretation services and document
translation. See Chapter 2 for a more thorough discussion of accessibility and LEP
requirements, all of which apply in the context of remote grievance hearings.
Conducting Hearings Remotely
The PHA must ensure that the tenant has the right to hear and be heard.
The PHA must ensure that the lack of technology or inability to use technology for
remote grievance hearings does not pose a disadvantage to families that may not be
apparent to the PHA. The PHA should determine through a survey or other means if
these barriers exist prior to conducting the remote grievance hearing and, if the family
does not have the proper technology to fully participate, either postpone the hearing or
provide an alternative means of access.
As with in-person grievance hearings, the PHA must provide all materials presented,
whether paper or electronic, to the family prior to the remote grievance hearing. The
family must also be provided with an accessible means by which to transmit their own
evidence.

14-20
The PHA’s essential responsibility is to ensure grievance hearings meet the
requirements of due process and comply with HUD regulations. Therefore, all PHA
policies and processes for remote grievance hearings will be conducted in accordance
with due process requirements and will be in compliance with HUD regulations at 24
CFR 966.56 and the guidance for conducting remote hearings specified in Notice PIH
2020-32.
PHA Policy
The PHA will conduct remote grievance hearings via a video conferencing
platform, when available. If, after attempting to resolve any barriers, participants
are unable to adequately access the video conferencing platform at any point, or
upon request, the grievance hearing will be conducted by telephone conferencing
call-in. If the family is unable to adequately access the telephone conferencing
call-in at any point, the remote grievance hearing will be postponed, and an in-
person alternative will be provided promptly within a reasonable time.
At least five business days prior to scheduling the remote hearing, the PHA will
provide the family with login information and/or conferencing call-in information
and an electronic copy of all materials being presented via first class mail and/or
email. The notice will advise the family of technological requirements for the
hearing and request the family notify the PHA of any known barriers. The PHA
will resolve any barriers using the guidance in Section 6 of Notice PIH 2020-32,
including offering the family the opportunity to attend an in-person hearing.
The PHA will follow up with a phone call and/or email to the family at least one
business day prior to the remote grievance hearing to ensure that the family
received all information and is comfortable accessing the video conferencing or
call-in platform.
The PHA will ensure that all electronic information stored or transmitted with
respect to the grievance hearing is secure, including protecting personally
identifiable information (PII), and meets the requirements for accessibility for
persons with disabilities and persons with LEP.
14-III.H. PROCEDURES GOVERNING THE HEARING [24 CFR §966.56]
Rights of Complainant [24 CFR §966.56(b)]
The complainant will be afforded a fair hearing. This includes:

The opportunity to examine before the grievance hearing any PHA documents,
including records and regulations that are directly relevant to the hearing. The
tenant must be allowed to copy any such document at the tenant’s expense. If the
PHA does not make the document available for examination upon request by the
complainant, the PHA may not rely on such document at the grievance hearing.
PHA Policy

14-21
The tenant will be allowed to copy any documents related to the hearing at a cost
of $.25 per page.  There will be no charge for documents emailed by the PHA.
The family must request discovery of PHA documents no later than 12:00 p.m.
on the business day prior to the hearing.

The right to be represented by counsel or other person chosen to represent the
tenant and to have such person make statements on the tenant’s behalf.
PHA Policy
Hearings may be attended by the following applicable persons:

The PHA representative(s) and any witnesses for the PHA

The tenant and any witnesses for the tenant

The tenant’s counsel or other representative

PHA’s counsel

Any other person approved by the PHA as a reasonable accommodation for
a person with a disability

The right to a private hearing unless the complainant requests a public hearing.

The right to present evidence and arguments in support of the tenant’s complaint,
to controvert evidence relied on by the PHA or project management, and to
confront and cross-examine all witnesses upon whose testimony or information the
PHA or project management relies.

A decision based solely and exclusively upon the facts presented at the hearing.
Failure to Appear [24 CFR 966.56(c)]
If the complainant or the PHA fails to appear at a scheduled hearing, the hearing officer
may make a determination to postpone the hearing for no more than five business days
or may make a determination that the party has waived their right to a hearing. Both the
complainant and the PHA must be notified of the determination by the hearing officer:
Provided, That a determination that the complainant has waived their right to a hearing
will not constitute a waiver of any right the complainant may have to contest the PHA’s
disposition of the grievance in an appropriate judicial proceeding.
There may be times when a complainant does not appear due to unforeseen
circumstances which are out of their control and are no fault of their own.
PHA Policy
If the tenant does not appear at the scheduled time of the hearing, the hearing
officer will wait up to 20 minutes. If the tenant appears within 20 minutes of the

14-22
scheduled time, the hearing will be held. If the tenant does not arrive within 20
minutes of the scheduled time, they will be considered to have failed to appear.
If the tenant fails to appear and was unable to reschedule the hearing in
advance, the tenant must contact the PHA within 24 hours of the scheduled
hearing date, excluding weekends and holidays. The hearing officer will
reschedule the hearing only if the tenant can show good cause for the failure to
appear, or it is needed as a reasonable accommodation for a person with
disabilities.
“Good cause” is defined as an unavoidable conflict which seriously affects the
health, safety, or welfare of the family.
General Procedures [24 CFR §966.56(d), (e)]
At the hearing, the complainant must first make a showing of an entitlement to the relief
sought and thereafter the PHA must sustain the burden of justifying the PHA action or
failure to act against which the complaint is directed [24 CFR §966.56(d)].
The hearing is conducted informally by the hearing officer/panel. The PHA and the
tenant must be given the opportunity to present oral or documentary evidence pertinent
to the facts and issues raised by the complaint and question any witnesses. In general,
all evidence is admissible and may be considered without regard to admissibility under
the rules of evidence applicable to judicial proceedings [24 CFR §966.56(b), (d)].
PHA Policy
Any evidence to be considered by the hearing officer must be presented at the
time of the hearing. There are four categories of evidence:

Oral evidence: the testimony of witnesses

Documentary evidence: a writing that is relevant to the case, for example,
a letter written to the PHA. Writings include all forms of recorded
communication or representation, including letters, emails, words, pictures,
sounds, videotapes or symbols or combinations thereof.

Police Reports are documentary evidence and will take the place of an
officer’s presence at the informal hearing.

Demonstrative evidence: Evidence created specifically for the hearing and
presented as an illustrative aid to assist the hearing officer, such as a
model, a chart, or other diagram.

Real evidence: A tangible item relating directly to the case.
Hearsay Evidence is evidence based not on a witness’ personal knowledge. In
and of itself, hearsay evidence carries no weight when making a finding of fact.

14-23
The hearing officer may include hearsay evidence when considering their
decision if it is corroborated by other evidence. Even though hearsay evidence is
generally admissible in a hearing, the hearing officer will not base a hearing
decision on hearsay alone unless there is clear probative value and credibility of
the evidence, and the party seeking the change has met the burden of proof.
If the PHA fails to comply with the discovery requirements (providing the tenant
with the opportunity to examine PHA documents prior to the grievance hearing),
the hearing officer will refuse to admit such evidence.
Other than the failure of the PHA to comply with discovery requirements, the
hearing officer has the authority to overrule any objections to evidence.
PHA Policy
The hearing officer/panel must require the PHA, the complainant, counsel and
other participants or spectators to conduct themselves in an orderly fashion.
Failure to comply with the directions of the hearing officer/panel to obtain order
may result in exclusion from the proceedings or in a decision adverse to the
interests of the disorderly party and granting or denial of the relief sought, as
appropriate.
The complainant or the PHA may arrange, in advance and at the expense of the party
making the arrangement, for a transcript of the hearing. Any interested party may
purchase a copy of such transcript [24 CFR §966.56(e)].
PHA Policy
If the complainant would like the PHA to record the proceedings by audiotape,
the request must be made to the PHA by 12:00 p.m. on the business day prior to
the hearing.
The PHA will consider that an audio tape recording of the proceedings is a
transcript.
Accommodations of Persons with Disabilities [24 CFR §966.56(f)]
The PHA must provide reasonable accommodation for persons with disabilities to
participate in the hearing. Reasonable accommodation may include qualified sign
language interpreters, readers, accessible locations, or attendants.
If the tenant is visually impaired, any notice to the tenant, which is required in the
grievance process, must be in an accessible format.
See Chapter 2 for a thorough discussion of the PHA’s responsibilities pertaining to
reasonable accommodation.

14-24
Limited English Proficiency (LEP) (24 CFR §966.56(g)
The PHA must comply with HUD’s LEP Final Rule in providing language services
throughout the grievance process.
14-III.I. DECISION OF THE HEARING OFFICER/PANEL [24 CFR §966.57]
The hearing officer/panel must issue a written decision, stating the reasons for the
decision, within a reasonable time after the hearing. Factual determinations relating to
the individual circumstances of the family must be based on a preponderance of
evidence presented at the hearing. A copy of the decision must be sent to the tenant
and the PHA. The PHA must retain a copy of the decision in the tenant’s folder. A log of
all hearing officer decisions must also be maintained by the PHA and made available for
inspection by a prospective complainant, their representative, or the hearing officer [24
CFR 966.57(a)].
PHA Policy
In rendering a decision, the hearing officer will consider the following matters:

PHA Notice to the Family: The hearing officer will determine if the reasons
for the PHA’s decision are factually stated in the notice.

Discovery: The hearing officer will determine if the family was given the
opportunity to examine any relevant documents in accordance with PHA
policy.

PHA Evidence to Support the PHA Decision: The evidence consists of
the facts presented. Evidence is not conclusion, and it is not argument. The
hearing officer will evaluate the facts to determine if they support the PHA’s
conclusion.

Validity of Grounds for Termination of Tenancy (when applicable): The
hearing officer will determine if the termination of tenancy is for one of the
grounds specified in the HUD regulations and PHA policies. If the grounds
for termination are not specified in the regulations or in compliance with
PHA policies, then the decision of the PHA will be overturned.
The hearing officer will issue a written decision to the family and the PHA no later
than 10 business days after the hearing. The report will contain the following
information:

Hearing Information:
•
Name of the complainant
•
Date, time, and place of the hearing
•
Name of the hearing officer

14-25
•
Name of the PHA representative(s)
•
Name of family representative (if any)
•
Names of witnesses (if any)

Background: A brief, impartial statement of the reason for the hearing and
the date(s) on which the informal settlement was held, who held it, and a
summary of the results of the informal settlement. Also includes the date the
complainant requested the grievance hearing.

Summary of the Evidence: The hearing officer will summarize the
testimony of each witness and identify any documents that a witness
produced in support of their testimony and that are admitted into evidence.

Findings of Fact: The hearing officer will include all findings of fact, based
on a preponderance of the evidence. Preponderance of the evidence is
defined as evidence which is of greater weight or more convincing than the
evidence which is offered in opposition to it; that is, evidence which as a
whole shows that the fact sought to be proved is more probable than not.
Preponderance of the evidence may not be determined by the number of
witnesses, but by the greater weight of all evidence.

Conclusions: The hearing officer will render a conclusion derived from the
facts that were found to be true by a preponderance of the evidence. The
conclusion will result in a determination of whether these facts uphold the
PHA’s decision.

Order: The hearing report will include a statement of whether the PHA’s
decision is upheld or overturned. If it is overturned, the hearing officer will
instruct the PHA to change the decision in accordance with the hearing
officer’s determination. In the case of termination of tenancy, the hearing
officer will instruct the PHA to restore the family’s status.
Procedures for Further Hearing
PHA Policy
The hearing officer may ask the family for additional information and/or might
adjourn the hearing in order to reconvene at a later date, before reaching a
decision. If the family misses an appointment or deadline ordered by the hearing
officer, the action of the PHA will take effect and another hearing will not be
granted.
Final Decision [24 CFR §966.57(b)]
The decision of the hearing officer/panel is binding on the PHA which must take the
action, or refrain from taking the action cited in the decision unless the PHA Board of
Commissioners determines within a reasonable time, and notifies the complainant that:

14-26

The grievance does not concern PHA action or failure to act in accordance
with or involving the complainant’s lease on PHA policies which adversely
affect the complainant’s rights, duties, welfare, or status; or

The decision of the hearing officer/panel is contrary to Federal, state, or local
law, HUD regulations or requirements of the annual contributions contract
between HUD and the PHA
PHA Policy
When the PHA considers the decision of the hearing officer to be invalid due to
the reasons stated above, it will present the matter to the PHA Board of
Commissioners within 10 business days of the date of the hearing officer’s
decision. The Board has 30 calendar days to consider the decision. If the Board
decides to reverse the hearing officer’s decision, it must notify the complainant
within 10 business days of this decision.
A decision by the hearing officer/panel, or Board of Commissioners in favor of the PHA
or which denies the relief requested by the complainant in whole or in part must not
constitute a waiver of any rights, nor effect in any manner whatever, any rights the
complainant may have to a subsequent trial or judicial review in court [24 CFR
§966.57(c)].
EXHIBIT 14-1: GRIEVANCE PROCEDURE
The sample procedure provided below is a sample only and is designed to match
up with the default policies in the model ACOP. If your PHA has made further
policy decisions after NMA has provided you with this chapter, you would need
Definitions applicable to the grievance procedure [24 CFR 966.53].
I.
Introduction
Public housing tenants have the right to request a grievance hearing for any PHA
action or failure to act in accordance with the tenant’s lease.

14-27
Grievance procedures do not apply in the following circumstances:
A. Disputes between tenants not involving the PHA or class grievances [24 CFR
966.51(b)].
B. The grievance procedure is not intended as a forum for initiating or
negotiating policy changes between a group or groups of tenants and the
PHA’s Board of Commissioners [24 CFR 966.51(b)].
C. When the PHA is in a HUD-declared due process state, HUD allows the PHA
to exclude from the PHA grievance procedure any grievance concerning a
termination of tenancy or eviction that involves:
i. Any criminal activity that threatens the health, safety or right to peaceful
enjoyment of the premises of other residents or employees of the PHA;
ii. Any violent or drug-related criminal activity on or off such premises; or
iii. Any criminal activity that resulted in felony conviction of a household
member [24 CFR 966.51(a)(2)].
II.
Definitions [24 CFR 966.53]
A. Grievance: Any dispute a tenant may have with respect to PHA action or
failure to act in accordance with the individual tenant’s lease or PHA
regulations that adversely affects the individual tenant’s rights, duties,
welfare, or status.
B. Complainant: Any tenant (as defined below) whose grievance is presented
to the PHA or at the project management office in accordance with the
requirements presented in this procedure.
C. Elements of due process: An eviction action or a termination of tenancy in a
state or local court in which the following procedural safeguards are required:
i. Adequate notice to the tenant of the grounds for terminating the tenancy
and for eviction
ii. Right of the tenant to be represented by counsel
iii. Opportunity for the tenant to refute the evidence presented by the PHA,
including the right to confront and cross-examine witnesses and to
present any affirmative legal or equitable defense that the tenant may
have
iv. A decision on the merits of the case
D. Hearing officer: An impartial person or persons selected by the PHA other
than the person who made or approved the decision under review, or a
subordinate of that person. Such individuals do not need legal training.
E. Tenant: The adult person (or persons other than a live-in aide) who resides in
the unit and who executed the lease with the PHA as lessee of the dwelling
unit, or if no such person now resides in the unit, the person who resides in

14-28
the unit and  is the remaining head of the household of the tenant family
residing in the dwelling unit.
F. Resident organization: An organization of residents, which also may include
a resident management corporation.
III.
This grievance procedure [24 CFR 966.51]
This grievance procedure is included by reference in all tenant dwelling leases
and will be furnished to each tenant and all resident organizations [24 CFR
966.52 (b) and (d)].
Any changes proposed in this grievance procedure must provide for at least 30
days’ notice to tenants and resident organizations, explaining the proposed
changes and providing an opportunity to present written comments. Comments
will be considered by the PHA before any revisions are made to the grievance
procedure [24 CFR 966.52(c)].
IV.
Informal settlement of a grievance [24 CFR 966.54]
Any grievance request must be personally presented, either orally or in writing
(including email), to the PHA’s central office or the management office of the
development in which the tenant resides within 10 days after the violation.
As soon as the grievance request is received, it will be reviewed by the PHA to
ensure it meets the requirements for a grievance hearing. If the tenant is not
entitled to a grievance, the PHA will notify the tenant that they may instead seek
judicial review and the procedures for requesting such a review [24 CFR
966.4(l)(3)(i)(C)(v)(B)].
Otherwise, within 10 business days, the tenant will be contacted to arrange a
mutually convenient time to meet so the grievance may be discussed and settled
without a hearing. At the informal settlement, the tenant will present their
grievance.
Within five business days following the informal settlement, the PHA will prepare
and either hand deliver, mail, or email to the tenant a summary of the discussion.
The summary will specify the names of the participants; the date of the meeting;
the nature of the proposed resolution of the complaint, with specific reason(s);
and will specify the procedures by which a formal hearing under this procedure
may be obtained if the tenant is not satisfied [24 CFR 966.54]. A copy of this
summary will also be placed in the tenant’s file.
V.
Requesting a formal grievance hearing
If the tenant is not satisfied with the outcome of the informal settlement, the
tenant must submit a written request for a hearing to the management office of

14-29
the development where the tenant lives no later than five business days after
receiving the summary of the informal settlement.
The written request must specify the reasons for the request and the action or
relief sought from the PHA.
VI.
Selecting the hearing officer
A grievance hearing will be conducted by an impartial person appointed by the
PHA as described below:
A. The hearing officer will be appointed directly by the executive director.
B. The hearing officer will be someone who did not make or approve the
decision under review and who is not a subordinate of such persons [24 CFR
066.54(e)].
C. The PHA’s method for selecting a hearing officer will be included in the lease
[24 CFR 966.54(e)].
VII.
Scheduling hearings [24 CFR 966.56(a)]
When a tenant submits a timely request for a grievance hearing, the PHA will
immediately appoint an impartial hearing officer.
Once the hearing has been scheduled, the tenant will receive written notice of
the hearing, sent by mail or email, return receipt requested.
Within 10 days of receiving the written request, the hearing will be scheduled.
The tenant, PHA, and hearing officer will be notified in writing of the date, time
and location of the hearing. If the hearing will be held remotely, the PHA will also
include information on the remote hearing process.
The tenant may request to reschedule a hearing once. Should the tenant need to
reschedule a second time, they may only do so for good cause, or if needed as a
reasonable accommodation for a person with disabilities. Good cause is defined
as an unavoidable conflict which seriously affects the health, safety, or welfare of
the family. Requests to reschedule a hearing must be made orally or in writing at
least one day prior to the hearing date.
VIII.
Procedures governing the hearing [24 CFR 966.56]
The hearing will be held before a hearing officer as described above in Section
VI. The tenant will be afforded a fair hearing, which will include:
A. The opportunity to examine any PHA documents before the hearing, including
records and regulations, that are directly relevant to the hearing.
The tenant must request to view and copy PHA documents relevant to the
hearing by noon of the day before the hearing. The tenant is allowed to copy
any such document at no cost to the tenant.

14-30
If the PHA does not make the document available for examination upon
request by the tenant, the PHA may not rely on such document at the
grievance hearing.
B. The right to be represented by counsel or any other person chosen as the
tenant’s representative, at the tenant’s expense, and to have such person
make statements on the tenant’s behalf.
C. The right to a private hearing unless the tenant requests a public hearing.
D. The right to present evidence and arguments in support of the tenant’s
complaint, to refute evidence relied on by the PHA or project management,
and to confront and cross-examine all witnesses upon whose testimony or
information the PHA or project management relies.
E. A decision based solely and exclusively upon the facts presented at the
hearing [24 CFR 966.56(b)].
The hearing is conducted informally by the hearing officer. The PHA and the
tenant must be given the opportunity to present oral or documentary evidence
that is relevant to the facts and issues raised, and to question any witnesses.
The hearing decision will be based on the preponderance of the evidence,
defined as evidence which is of greater weight or more convincing than the
evidence which is offered in opposition to it; that is, evidence which as a whole
shows that the fact sought to be proved is more probable than not.
Preponderance of the evidence may not be determined by the number of
witnesses, but by the greater weight of all evidence.
The tenant or the PHA may arrange in advance for a transcript or recording of
the hearing at the expense of the party making the arrangement.
The PHA must provide reasonable accommodation for persons with disabilities to
participate in the hearing. Reasonable accommodation may include qualified sign
language interpreters, readers, accessible locations, or attendants. If the tenant
is visually impaired, any notice to the tenant that is required under this procedure
must be in an accessible format [24 CFR 966.56(f)].
The PHA must comply with HUD’s requirements regarding limited English
proficiency (LEP). The tenant has the right to request competent oral
interpretation, free of charge. LEP requirements can be found at:
https://www.hud.gov/program_offices/fair_housing_equal_opp/promotingfh/lep-
faq

14-31
IX.
Remote Hearings
The PHA has the authority to require that hearings be conducted remotely in
certain situations.
X.
Failure to appear at the hearing
If the tenant does not arrive within 15 minutes of the scheduled time, it will be
considered a failure to appear, which means they have given up their right to a
hearing.
Both the tenant and the PHA must be notified of the determination by the hearing
officer. A determination that the tenant has waived their right to a hearing will not
constitute a waiver of any right the tenant may have to contest the PHA’s
disposition of the grievance in an appropriate judicial setting [24 CFR 966.56(c)].
XI.
Decision of the hearing officer [24 CFR 966.57]
The hearing officer will prepare a written decision together with the reasons for
the decision within 10 business days after the hearing. A copy of the decision will
be sent to the tenant and the PHA. The PHA will retain a copy of the decision in
the tenant’s file.
The hearing officer may ask the family for additional information and/or might
adjourn the hearing in order to reconvene at a later date before reaching a
decision. If the family misses a deadline ordered by the hearing officer, the
hearing officer will make a decision based on the evidence presented.
The decision of the hearing officer will be binding on the PHA unless the PHA’s
Board of Commissioners determines within a reasonable time and notifies the
tenant of its determination that:
A. The grievance does not concern PHA action or failure to act in accordance
with or involving the tenant’s lease or PHA regulations, which adversely affect
the tenant’s rights, duties, welfare, or status; or
B. The decision of the hearing officer is contrary to applicable federal, state, or
local law, HUD regulations, or requirements of the annual contributions
contract (ACC) between HUD and the PHA.
When the PHA considers the decision of the hearing officer to be invalid for
either of the reasons stated above, it will present the matter to the PHA Board of
Commissioners within 10 business days of the date of the hearing officer’s
decision. The Board will have 30 calendar days to consider the decision. If the
Board decides to reverse the hearing officer’s decision, it must notify the tenant
within 10 business days of this decision.
A decision by the hearing officer or Board of Commissioners in favor of the PHA
or which denies the relief requested by the tenant, in whole or in part, will not

14-32
constitute a waiver of nor affect in any way the tenant’s right to a trial or judicial
review in any court proceedings, which may be brought in the matter later
[24 CFR 966.57].

15-1
Chapter 15
PROGRAM INTEGRITY
INTRODUCTION
The PHA is committed to ensuring that funds made available to the PHA are spent in
accordance with HUD requirements.
This chapter covers HUD and PHA policies designed to prevent, detect, investigate, and
resolve instances of program abuse or fraud. It also describes the actions that will be
taken in the case of unintentional errors and omissions.
Part I: Preventing, Detecting, and Investigating Errors and Program Abuse.
This part presents PHA policies related to preventing, detecting, and
investigating errors and program abuse.
Part II: Corrective Measures and Penalties. This part describes the corrective
measures the PHA must and may take when errors or program abuses are
found.

15-2
PART I: PREVENTING, DETECTING, AND 
INVESTIGATING ERRORS AND PROGRAM ABUSE
15-I.A. PREVENTING ERRORS AND PROGRAM ABUSE
HUD created the Enterprise Income Verification (EIV) system to provide PHAs with a
powerful tool for preventing errors and program abuse. PHAs are required to use the
EIV system at annual reexamination in accordance with HUD administrative guidance
[24 CFR §5.233]. PHAs are further required to:

Provide applicants and residents with form HUD-52675, “Debts Owed to PHAs and
Terminations”

Require all adult members of an applicant or participant family to acknowledge
receipt of form HUD-52675 by signing a copy of the form for retention in the family
file
PHA Policy
The PHA anticipates that the vast majority of families and PHA employees intend
to and will comply with program requirements and make reasonable efforts to
avoid errors.
To ensure that the PHA’s program is administered effectively and according to
the highest ethical and legal standards, the PHA will employ a variety of
techniques to ensure that both errors and intentional program abuse are rare.

The PHA will provide each applicant and resident with a copy of “Is Fraud
Worth It?” (form HUD-1141-OIG), which explains the types of actions a
family must avoid and the penalties for program abuse.

The PHA will provide each applicant and resident with a copy of “What
You Should Know about EIV,” a guide to the Enterprise Income
Verification (EIV) system published by HUD as an attachment to Notice
PIH 2017-12. In addition, the PHA will require the head of each household
to acknowledge receipt of the guide by signing a copy for retention in the
family file.

The PHA will require mandatory orientation sessions for all prospective
residents either prior to or upon execution of the lease. The PHA will
discuss program compliance and integrity issues. At the conclusion of all
program orientation sessions, the family representative will be required to
sign a program briefing certificate to confirm that all rules and pertinent
regulations were explained to them.

The PHA will routinely provide resident counseling as part of every
reexamination interview in order to clarify any confusion pertaining to
program rules and requirements.

15-3

PHA staff will be required to review and explain the contents of all HUD-
and PHA-required forms prior to requesting family member signatures.

The PHA will place a warning statement about the penalties for fraud (as
described in 18 U.S.C. 1001 and 1010) on key PHA forms and form letters
that request information from a family member.

The PHA will provide each PHA employee with the necessary training on
program rules and the organization’s standards of conduct and ethics.

At every regular reexamination the PHA staff will explain any changes in
HUD regulations or PHA policy that affect residents.
For purposes of this chapter the term error refers to an unintentional error or omission.
Program abuse or fraud refers to a single act or pattern of actions that constitute a false
statement, omission, or concealment of a substantial fact, made with the intent to
deceive, or mislead.
15-I.B. DETECTING ERRORS AND PROGRAM ABUSE
In addition to taking steps to prevent errors and program abuse, the PHA will use a
variety of activities to detect errors and program abuse.
Quality Control and Analysis of Data
PHA Policy
The PHA will employ a variety of methods to detect errors and program abuse,
including:

The PHA routinely will use EIV and other non-HUD sources of up-front
income verification. This includes the Work Number and any other private
or public databases available to the PHA.

At each annual reexamination, current information provided by the family
will be compared to information provided at the last annual reexamination
to identify inconsistencies and incomplete information.

The PHA will compare family-reported income and expenditures to detect
possible unreported income.
Independent Audits and HUD Monitoring
Notice PIH 2015-16 requires all PHAs that expend $750,000 or more in federal awards
annually to have an independent audit (IPA). In addition, HUD conducts periodic on-site

15-4
and automated monitoring of PHA activities and notifies the PHA of errors and potential
cases of program abuse.
PHA Policy
The PHA will use the results reported in any IPA or HUD monitoring reports to
identify potential program abuses as well as to assess the effectiveness of the
PHA’s error detection and abuse prevention efforts.
Individual Reporting of Possible Errors and Program Abuse
PHA Policy
The PHA will encourage staff, residents, and the public to report possible
program abuse.
15-I.C. INVESTIGATING ERRORS AND PROGRAM ABUSE
When the PHA Will Investigate
PHA Policy
The PHA will review all referrals, specific allegations, complaints, and tips from
any source including other agencies, companies, and individuals, to determine if
they warrant investigation. In order for the PHA to investigate, the allegation must
contain at least one independently verifiable item of information, such as the
name of an employer or the name of an unauthorized household member.
The PHA will investigate when inconsistent or contradictory information is
detected through file reviews and the verification process.
Consent to Release of Information [24 CFR 960.259]
The PHA may investigate possible instances of error or abuse using all available PHA
and public records. If necessary, the PHA will require families to sign consent forms for
the release of additional information.
Analysis and Findings
PHA Policy
The PHA will base its evaluation on a preponderance of the evidence collected
during its investigation.
Preponderance of the evidence is defined as evidence which is of greater weight
or more convincing than the evidence which is offered in opposition to it; that is,
evidence that as a whole shows that the fact sought to be proved is more
probable than not. Preponderance of evidence may not be determined by the
number of witnesses, but by the greater weight of all evidence.

15-5
For each investigation the PHA will determine (1) whether an error or program
abuse has occurred, (2) whether any amount of money is owed the PHA, and (3)
what corrective measures or penalties will be assessed.
Consideration of Remedies
All errors and instances of program abuse must be corrected prospectively. Whether the
PHA will enforce other corrective actions and penalties depends upon the nature of the
error or program abuse.
PHA Policy
In the case of family-caused errors or program abuse, the PHA will take into
consideration (1) the seriousness of the offense and the extent of participation or
culpability of individual family members, (2) any special circumstances
surrounding the case, (3) any mitigating circumstances related to the disability of
a family member, (4) the effects of a particular remedy on family members who
were not involved in the offense.
Notice and Appeals
PHA Policy
The PHA will inform the relevant party in writing of its findings and remedies
within 10 business days of the conclusion of the investigation. The notice will
include (1) a description of the error or program abuse, (2) the basis on which the
PHA determined the error or program abuses, (3) the remedies to be employed,
and (4) the family’s right to appeal the results through an informal hearing or
grievance hearing (see Chapter 14).
PART II: CORRECTIVE MEASURES AND PENALTIES
15-II.A. UNDER- OR OVERPAYMENT
An under- or overpayment includes an incorrect tenant rent payment by the family, or an
incorrect utility reimbursement to a family.
Corrections
Whether the incorrect rental determination is an overpayment or underpayment, the
PHA must promptly correct the tenant rent and any utility reimbursement prospectively.
PHA Policy
Increases in the tenant rent will be implemented on the first of the month
following a written 30-day notice.

15-6
Any decreases in tenant rent will become effective the first of the month following
the discovery of the error.
Reimbursement
Whether the family is required to reimburse the PHA or the PHA is required to
reimburse the family depends upon which party is responsible for the incorrect payment
and whether the action taken was an error or program abuse. Policies regarding
reimbursement are discussed in the three sections that follow.
15-II.B. FAMILY-CAUSED ERRORS AND PROGRAM ABUSE
General administrative requirements for participating in the program are discussed
throughout the ACOP. This section deals specifically with errors and program abuse by
family members.
An incorrect rent determination caused by a family generally would be the result of
incorrect reporting of family composition, income, assets, or expenses, but also would
include instances in which the family knowingly allows the PHA to use incorrect
information provided by a third party.
Family Reimbursement to PHA
PHA Policy
In the case of family-caused errors or program abuse, the family will be required
to repay any amounts of rent underpaid. The PHA may, but is not required to,
offer the family a repayment agreement in accordance with Chapter 16. If the
family fails to repay the amount owed, the PHA will terminate the family’s lease in
accordance with the policies in Chapter 13.
PHA Reimbursement to Family
PHA Policy
The PHA will not reimburse the family for any overpayment of rent when the
overpayment clearly is caused by the family.
Prohibited Actions
An applicant or resident in the public housing program must not knowingly:

Make a false statement to the PHA [Title 18 U.S.C. Section 1001].

Provide incomplete or false information to the PHA [24 CFR 960.259(a)(4)].

Commit fraud or make false statements in connection with an application for
assistance or with reexamination of income [24 CFR 966.4(l)(2)(iii)(C)].

15-7
PHA Policy
Any of the following will be considered evidence of family program abuse:

Offering bribes or illegal gratuities to the PHA Board of Commissioners,
employees, contractors, or other PHA representatives

Offering payments or other incentives to a third party as an inducement for
the third party to make false or misleading statements to the PHA on the
family’s behalf

Use of a false name or the use of falsified, forged, or altered documents

Intentional misreporting of family information or circumstances (e.g.,
misreporting of income or family composition)

Omitted facts that were obviously known by a family member (e.g., not
reporting employment income)

Admission of program abuse by an adult family member
The PHA may determine other actions to be program abuse based upon a
preponderance of the evidence, as defined earlier in this chapter.
Penalties for Program Abuse
In the case of program abuse caused by a family the PHA may, at its discretion, impose
any of the following remedies.

The PHA may require the family to repay any amounts owed to the program (see
Section 15-II.B., Family Reimbursement to PHA).

The PHA may require, as a condition of receiving or continuing assistance, that a
culpable family member not reside in the unit. See policies in Chapter 3 (for
applicants) and Chapter 13 (for residents).

The PHA may deny admission or terminate the family’s lease following the
policies set forth in Chapter 3 and Chapter 13 respectively.

The PHA may refer the family for state or federal criminal prosecution as
described in section 15-II.D.
15-II.C. PHA-CAUSED ERRORS OR PROGRAM ABUSE
The responsibilities and expectations of PHA staff with respect to normal program
administration are discussed throughout the ACOP. This section specifically addresses
actions of a PHA staff member that are considered errors or program abuse related to

15-8
the public housing program. Additional standards of conduct may be provided in the
PHA personnel policy.
PHA-caused incorrect rental determinations include (1) failing to correctly apply public
housing rules regarding family composition, income, assets, and expenses, and (2)
errors in calculation.
De Minimis Errors [24 CFR 5.609(c)(4); Notice PIH 2023-27]
The PHA will not be considered out of compliance when making annual income
determinations solely due to de minimis errors in calculating family income. A de
minimis error is an error where the PHA determination of family income deviates from
the correct income determination by no more than $30 per month in monthly adjusted
income ($360 in annual adjusted income) per family.
PHAs must take corrective action to credit or repay a family if the family was
overcharged rent, including when PHAs make de minimis errors in the income
determination. Families will not be required to repay the PHA in instances where the
PHA miscalculated income resulting in a family being undercharged for rent. PHAs state
in their policies how they will repay or credit a family the amount they were overcharged
as a result of the PHA’s de minimis error in income determination.
PHA Policy
The PHA will reimburse a family for any family overpayment of rent, regardless of
whether the overpayment was the result of staff-caused error, staff program
abuse, or a de minimis error.
Prohibited Activities
PHA Policy
Any of the following will be considered evidence of program abuse by PHA staff:

Failing to comply with any public housing program requirements for
personal gain

Failing to comply with any public housing program requirements as a
result of a conflict-of-interest relationship with any applicant or resident

Seeking or accepting anything of material value from applicants, residents,
vendors, contractors, or other persons who provide services or materials
to the PHA

Disclosing confidential or proprietary information to outside parties

Gaining profit as a result of insider knowledge of PHA activities, policies,
or practices

15-9

Misappropriating or misusing public housing funds

Destroying, concealing, removing, or inappropriately using any records
related to the public housing program

Committing any other corrupt or criminal act in connection with any federal
housing program

Committing sexual harassment or other harassment based on race, color,
religion, national origin, familial status, disability, sexual orientation, or
gender identity, either quid pro quo (supervisory harassment) or hostile
environment

Allowing sexual harassment or other harassment based on race, color,
religion, national origin, familial status, disability, sexual orientation, or
gender identity, either quid pro quo (supervisory harassment) or hostile
environment, where the PHA knew or should have known such
harassment was occurring

Retaliating against any applicant, resident, or staff reporting sexual
harassment or other harassment based on race, color, religion, national
origin, familial status, disability, sexual orientation, or gender identity,
either quid pro quo (supervisory harassment) or hostile environment
15-II.D. CRIMINAL PROSECUTION
PHA Policy
When the PHA determines that program abuse by a family or PHA staff member
has occurred and the amount of underpaid rent meets or exceeds the threshold
for prosecution under local or state law, the PHA will refer the matter to the
appropriate entity for prosecution. When the amount of underpaid rent meets or
exceeds the federal threshold, the case will also be referred to the HUD Office of
Inspector General (OIG).
Other criminal violations related to the public housing program will be referred to
the appropriate local, state, or federal entity.
15-II.E. FRAUD AND PROGRAM ABUSE RECOVERIES
PHAs who enter into a repayment agreement with a family to collect rent owed, initiate
litigation against the family to recover rent owed, or begin eviction proceedings against
a family may retain 100 percent of program funds that the PHA recovers [Notice PIH
2007-27 (HA)].
If the PHA does none of the above, all amounts that constitute an underpayment of rent
must be returned to HUD.

15-10
The family must be afforded the opportunity for a hearing through the PHA’s grievance
process.

16-1
Chapter 16
PROGRAM ADMINISTRATION
INTRODUCTION
This chapter discusses administrative policies and practices that are relevant to the
activities covered in this ACOP. The policies are discussed in seven parts as described
below:
Part I: Setting Utility Allowances. This part describes how utility allowances are
established and revised. Also discussed are the requirements to establish
surcharges for excess consumption of PHA-furnished utilities.
Part II: Establishing Flat Rents. This part describes the requirements and
policies related to establishing and updating flat rent amounts.
Part III: Repayment of Family Debts. This part contains policies for recovery of
monies that have been underpaid by families and describes the circumstances
under which the PHA will offer repayment agreements to families. Also discussed
are the consequences for failure to make payments in accordance with a
repayment agreement.
Part IV: Public Housing Assessment System (PHAS). This part describes the
PHAS indicators, how PHAs are scored under PHAS, and how those scores
affect a PHA.
Part V: Record-Keeping. All aspects of the program involve certain types of
record-keeping. This part outlines the privacy rights of applicants and participants
and record retention policies the PHA will follow.
Part VI:  Reporting and Record Keeping for Children with Elevated Blood
Lead Level. This part describes the PHA’s reporting responsibilities related to
children with elevated blood lead levels that are living in public housing.
Part VII: Violence against Women Act (VAWA): Notification, Documentation,
and Confidentiality. This part contains key terms used in VAWA and describes
requirements related to notifying families about their rights and responsibilities
under VAWA; requesting documentation from victims of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking; and human trafficking; and maintaining
the confidentiality of information obtained from victims.

16-2
PART I: SETTING UTILITY ALLOWANCES
[24 CFR 965 Subpart E]
16-I.A. OVERVIEW
PHAs must establish allowances for PHA-furnished utilities for all check metered utilities
and for resident-purchased utilities for all utilities purchased directly by residents from a
utility supplier [24 CFR 965.502(a)].
PHAs must also establish surcharges for excess consumption of PHA-furnished utilities
[24 CFR 965.506].
The PHA must maintain a record that documents the basis on which utility allowances
and scheduled surcharges are established and revised, and the record must be made
available for inspection by residents [24 CFR 965.502(b)].
16-I.B UTILITY ALLOWANCES
The PHA must establish separate allowances for each utility and for each category of
dwelling units the PHA determines to be reasonably comparable as to factors affecting
utility usage [24 CFR 965.503].
The objective of a PHA in establishing utility allowances for each dwelling unit category
and unit size is to approximate a reasonable consumption of utilities by an energy-
conservative household of modest circumstances consistent with the requirements of a
safe, sanitary, and healthful living environment [24 CFR 965.505].
Utilities include gas, electricity, fuel for heating, water, sewerage, and solid waste
disposal for a dwelling unit. In addition, if the PHA does not furnish a range and
refrigerator, the family must be granted a utility allowance for the range and refrigerator
they provide [24 CFR 965.505].
Costs for telephone, cable/satellite TV, and internet services are not considered utilities
[PH Occ GB, p. 138].
Utility allowance amounts will vary by the rates in effect, size and type of unit, climatic
location and sitting of the unit, type of construction, energy efficiency of the dwelling
unit, and other factors related to the physical condition of the unit.  Utility allowance
amounts will also vary by residential demographic characteristics affecting home energy
usage [PH Occ GB, p. 138].
Chapter 14 of the PH Occupancy Guidebook provides detailed guidance to the PHA
about establishing utility allowances.

16-3
Air-Conditioning
“If a PHA installs air conditioning, it shall provide, to the maximum extent economically
feasible, systems that give residents the option of choosing to use air conditioning in
their units.
The design of systems that offer each resident the option to choose air conditioning
shall include retail meters or check meters, and residents shall pay for the energy used
in its operation. For systems that offer residents the option to choose air conditioning
but cannot be check metered, residents are to be surcharged in accordance with
965.506. If an air conditioning system does not provide for resident option, residents are
not to be charged, and these systems should be avoided whenever possible.” [24 CFR
965.505(e)].
PHA Policy
The PHA has installed air-conditioning.
PHA Policy
The United States Department of Housing and Urban Development (HUD) does
not generally allow Housing Authorities to include air conditioning as a part of the
utility allowance for Public Housing.  Per 24 CFR 965.508 (Individual Relief),
Public Housing Authorities may provide relief to resident purchased utilities on
reasonable grounds.  Housing staff and the Public Housing Authority
Commission have determined that in Chandler, Arizona, the desert climate meets
the ‘special factors’ criteria of a 'health and safety' (healthy living environment)
and therefore grants relief to the residents by providing Public Housing residents
with a reasonable air conditioning utility allowance.  Every resident who signs a
Public Housing Lease Agreement is deemed qualified and therefore request an
air conditioning utility allowance.
Utility Allowance Revisions [24 CFR 965.507]
The PHA must review at least annually the basis on which utility allowances have
been established and must revise the allowances, if necessary, in order to
adhere to the standards for establishing utility allowances that are contained in
24 CFR 965.505.
The review must include all changes in circumstances (including completion of
modernization and/or other energy conservation measures implemented by the
PHA) indicating probability of a significant change in reasonable requirements
and changes in utility rates [24 CFR 965.507(a)].
The PHA must revise its allowances for resident-purchased utilities between
annual reviews if there is a rate change, and is required to do so if such change,

16-4
by itself or together with prior rate changes not adjusted for, results in a change
of 10 percent or more from the rate on which the allowance was based.
Adjustments to resident payments as a result of such changes must be
retroactive to the first day of the month following the month in which the last rate
change taken into account became effective. Such rate changes are not subject
to the 60-day notice [24 CFR 965.507(b)].
PHA Policy
Between annual reviews of utility allowances, the PHA will only revise its utility
allowances due to a rate change, when required to by the regulation.
16-I.C. SURCHARGES FOR PHA-FURNISHED UTILITIES [24 CFR 965.506]
For dwelling units subject to allowances for PHA-furnished utilities where check meters
have been installed, the PHA must establish surcharges for utility consumption in
excess of the allowances. Surcharges may be computed on a straight per unit of
purchase basis or for stated blocks of excess consumption and must be based on the
PHA’s average utility rate. The basis for calculating the surcharges must be described in
the PHA’s schedule of allowances. Changes in the amount of surcharges based directly
on changes in the PHA’s average utility rate are not subject to the advance notice
requirements discussed under 16-I.D.
For dwelling units served by PHA-furnished utilities where check meters have not been
installed, the PHA must establish schedules of surcharges indicating additional dollar
amounts residents will be required to pay by reason of estimated utility consumption
attributable to resident-owned major appliances or to optional functions of PHA-
furnished equipment. The surcharge schedule must state the resident-owned equipment
(or functions of PHA-furnished equipment) for which surcharges will be made and the
amounts of such charges. Surcharges must be based on the cost to the PHA of the
utility consumption estimated to be attributable to reasonable usage of such equipment.
PHA Policy
The PHA does have PHA-furnished utilities (water only for family sites).
16-I.D. NOTICE REQUIREMENTS [24 CFR 965.502]
The PHA must give notice to all residents of proposed allowances and scheduled
surcharges, and revisions thereof. The notice must be given in the manner provided in
the lease and must:

Be provided at least 60 days before the proposed effective date of the
allowances, scheduled surcharges, or revisions.

Describe the basis for determination of the allowances, scheduled surcharges, or
revisions, including a statement of the specific items of equipment and function

16-5
whose utility consumption requirements were included in determining the
amounts of the allowances and schedule of surcharges.

Notify residents of the place where the PHA’s documentation on which
allowances and surcharges are based is available for inspection.

Provide all residents an opportunity to submit written comments during a period
expiring not less than 30 days before the proposed effective date of the
allowances, scheduled surcharges, or revisions.
16-I.E. REASONABLE ACCOMMODATION AND INDIVIDUAL RELIEF [24 CFR
965.508]
On request from a family, PHAs must approve a utility allowance that is higher than the
applicable amount for the dwelling unit if a higher utility allowance is needed as a
reasonable accommodation to make the program accessible to and usable by the family
with a disability [24 CFR 8 and 100, PH Occ GB, p. 172].
Likewise, residents with disabilities may not be charged for the use of certain resident-
supplied appliances if there is a verified need for special equipment because of the
disability [24 CFR 8 and 100, PH Occ GB, p. 172].
See Chapter 2 for policies regarding the request and approval of reasonable
accommodations.
Further, the PHA may grant requests for relief from charges in excess of the utility
allowance on reasonable grounds, such as special needs of the elderly, ill, or residents
with disabilities, or special factors not within control of the resident, as the PHA deems
appropriate. The family must request the higher allowance and provide the PHA with
information about the additional allowance required.
PHAs should develop criteria for granting individual relief and to notify residents about
the availability of individual relief, and also to notify participants about the availability of
individual relief programs (sometimes referred to as “Medical Baseline discounts”)
offered by the local utility company [Utility Allowances GB, p. 19. 24 CFR 965.508].

16-6
PART II: ESTABLISHING FLAT RENTS
16-II.A. OVERVIEW
Flat rents are designed to encourage self-sufficiency and to avoid creating disincentives
for continued residency by families who are attempting to become economically self-
sufficient.
Flat rents are also used to prorate assistance for a mixed family. A mixed family is one
whose members include those with citizenship or eligible immigration status, and those
without citizenship or eligible immigrations status [24 CFR 5.504].
This part discusses how the PHA establishes and updates flat rents. Policies related to
the use of flat rents, family choice of rent, flat rent hardships, and proration of rent for a
mixed family are discussed in Chapter 6.
16-II.B. FLAT RENTS [24 CFR 960.253(B) AND NOTICE PIH 2022-33]
Establishing Flat Rents
The 2015 Appropriations Act requires that flat rents must be set at no less than 80
percent of the applicable fair market rent (FMR). Alternatively, the PHA may set flat
rents at no less than 80 percent of the applicable small area FMR(SAFMR) for
metropolitan areas, or 80 percent of the applicable unadjusted rents for nonmetropolitan
areas.
For areas where HUD has not determined a SAFMR or an unadjusted rent, PHAs must set
flat rents at no less than 80 percent of the FMR or apply for an exception flat rent.
The 2015 Appropriations Act permits PHAs to apply for an exception flat rent that is lower
than either 80 percent of the FMR or SAFMR/unadjusted rent if the PHA can demonstrate,
through the submission of a market analysis, that these FMRs do not reflect the market
value of a particular property or unit and HUD agrees with the PHA’s analysis. The market
analysis must be submitted using form HUD-5880, “Flat Rent Market Analysis
Summary.”
PHAs must receive written HUD approval before implementing exception flat rents.
PHAs with a previously approved flat rent exception request may submit a written
request to extend the approved flat rents for up to two additional years, provided local
market conditions remain unchanged. Detailed information on how to request exception
flat rents can be found in Notice PIH 2022-33.
PHAs are now required to apply a utility allowance to flat rents as necessary. Flat rents
set at 80 percent of the FMR must be reduced by the amount of the unit’s utility
allowance, if any.

16-7
Review of Flat Rents
No later than 90 days after the effective date of the new annual
FMRs/SAFMRs/unadjusted rent, PHAs must implement new flat rents as necessary
based changes to the FMR/SAFMR/unadjusted rent or request an exception.
If the FMR falls from year to year, the PHA may, but is not required to, lower the flat rent
to 80 percent of the current FMR/SAFMR/unadjusted rent.
PHA Policy
If the FMR/SAFMR/unadjusted rent is lower than the previous year, the PHA will
reduce flat rents to 80 percent of the current FMR/SAFMR.
Applying Flat Rents
PHA Policy
The PHA will apply updated flat rents at each family’s next annual reexamination
or flat rent update after implementation of the new flat rents.
Posting of Flat Rents
PHA Policy
The PHA will publicly post the schedule of flat rents in a conspicuous manner in
the applicable PHA or project office.
Documentation of Flat Rents [24 CFR 960.253(b)(5)]
The PHA must maintain records that document the method used to determine flat rents,
and that show how flat rents were determined by the PHA in accordance with this
method.
PART III: FAMILY DEBTS TO THE PHA
16-III.A. OVERVIEW
Families are required to reimburse the PHA if they were charged less rent than required
because the family either underreported or failed to report income. PHAs are required to
determine retroactive rent amounts as far back as the PHA has documentation of family
unreported income [Notice PIH 2018-18].
This part describes the PHA’s policies for recovery of monies owed to the PHA by
families.
PHA Policy
When an action or inaction of a resident family results in the underpayment of
rent or other amounts, the PHA holds the family liable to return any
underpayments to the PHA.

16-8
The PHA will enter into repayment agreements in accordance with the policies
contained in this part as a means to recover underpayments.
16-III.B. REPAYMENT POLICY
Family Debts to the PHA
PHA Policy
Any amount owed to the PHA by a public housing family must be repaid. If the
family is unable to repay the debt within 30 days, the PHA will offer to enter into a
repayment agreement in accordance with the policies below.
Refusal to Enter into An Agreement
If the family refuses to repay the debt, does not enter into a repayment agreement, or
breaches a repayment agreement, the PHA will terminate the family’s tenancy.
PHA Policy
When a family refuses to repay monies owed to the PHA, in addition to
termination of program assistance, the PHA will utilize other available collection
alternatives including, but not limited to, the following:
Collection agencies
Small claims court
Civil lawsuit
State income tax set-off program
Repayment Agreement [24 CFR §792.103]
The term repayment agreement refers to a formal written document signed by a tenant
or owner and provided to the PHA in which a tenant or owner acknowledges a debt in a
specific amount and agrees to repay the amount due at specific time periods.
General Repayment Agreement Guidelines
Down Payment Requirement
PHA Policy
Before executing a repayment agreement with a family, the PHA will generally
require a down payment of 10 percent of the total amount owed. If the family can
provide evidence satisfactory to the PHA that a down payment of 10 percent

16-9
would impose an undue hardship, the PHA may, in its sole discretion, require a
lesser percentage or waive the requirement.
Payment Thresholds
Notice PIH 2018-18 recommends that the total amount that a family must pay each
month—the family’s monthly share of rent plus the monthly debt repayment
amount—should not exceed 40 percent of the family’s monthly adjusted income, which
is considered “affordable.” Moreover, Notice PIH 2018-18 acknowledges that PHAs
have the discretion to establish “thresholds and policies” for repayment agreements with
families [24 CFR 982.552(c)(1)(vii)].
PHA Policy
If a family is paying less than 40 percent of its monthly adjusted income (MAI) in
rent, the minimum monthly payment amount will be the greater of the following
two amounts:
The difference between 40 percent of the family’s MAI and the TTP at the
time the agreement is executed
$50
If a family can provide evidence satisfactory to the PHA that a monthly payment
amount of $50 would impose an undue hardship, the PHA may, in its sole
discretion, require a lower monthly payment amount.
If the family’s income increases or decreases during the term of a repayment
agreement, either the PHA or the family may request that the monthly payment
amount be adjusted accordingly.
The PHA has established the following thresholds for repayment of debts:

Amounts between $3,000 and more must be repaid within 18-36 months.

Amounts between $1,000 and $2,999 must be repaid within 12-18
months.

Amounts between $501 and $999 must be repaid within 6-10 months.

Amounts under $500 must be repaid within 3-6 months.

The minimum monthly amount of monthly payment for any payment
agreement is $50.  Any payment agreement in excess of 36 months
requires the approval from the Housing Manager.

16-10
Execution of the Agreement
All repayment agreements must be in writing, dated, and signed by both the family and
the PHA [Notice PIH 2018-18].
PHA Policy
Any repayment agreement between the PHA and a family must be in writing,
signed and dated by the PHA and by the head of household and spouse/cohead
(if applicable), include the total retroactive rent amount owed, amount of lump
sum payment made at time of execution, if applicable, and the monthly
repayment amount [PIH 2018-18].
Due Dates
PHA Policy
All payments are due by the close of business on the agreed upon date.
Late or Missed Payments
PHA Policy
If a payment is not received by the end of the business day on the date due, and
prior approval for the missed payment has not been given by the PHA, the PHA
will send the family a delinquency notice giving the family 14 business days to
make the late payment.
If the payment is not received by the due date of the delinquency notice, it will be
considered a breach of the agreement and the PHA will terminate tenancy in
accordance with the policies in Chapter 13.
If a family receives three delinquency notices for unexcused late payments in a
12-month period, the repayment agreement will be considered in default, and the
PHA will terminate tenancy in accordance with the policies in Chapter 13.
No Offer of Repayment Agreement
PHA Policy
The PHA will not enter into a repayment agreement with a family if there is
already a repayment agreement in place with the family, or if the amount owed
by the family exceeds the federal or state threshold for criminal prosecution.

16-11
Repayment Agreements Terms
All repayment agreements must be in writing, dated, signed by both the family and the
PHA, include the total retroactive rent amount owed, amount of lump sum payment
made at time of execution, if applicable, and the monthly repayment amount. Notice PIH
2018-18 requires certain provisions to be included in any repayment agreement
involving amounts owed by a family because it underreported or failed to report income:

A reference to the items in the public housing lease that state the family’s
obligation to provide true and complete information at every reexamination and
the grounds on which the PHA may terminate assistance because of a family’s
action or failure to act

A statement clarifying that each month the family not only must pay to the PHA
the monthly payment amount specified in the agreement but must also pay to the
PHA the monthly tenant rent

A statement that the terms of the repayment agreement may be renegotiated if
the family’s income decreases or increases

A statement that late or missed payments constitute default of the repayment
agreement and may result in termination of tenancy
PART IV: PUBLIC HOUSING ASSESSMENT SYSTEM (PHAS)
16-IV.A. OVERVIEW
The purpose of the Public Housing Assessment System (PHAS) is to improve the
delivery of services in public housing and enhance trust in the public housing system
among PHAs, public housing residents, HUD, and the general public by providing a
management tool for effectively and fairly measuring the performance of a public
housing agency in essential housing operations.
16-IV.B. PHAS INDICATORS [24 CFR 902 SUBPARTS A, B, C, D, AND E]
The table below lists each of the PHAS indicators, the points possible under each
indicator, and a brief description of each indicator. A PHA’s performance is based on a
combination of all four indicators.
Indicator 1: Physical condition of the PHA’s projects
Maximum Score: 40
The objective of this indicator is to determine the level to which a PHA is
maintaining its public housing in accordance with the standard of safe, habitable
dwelling units.

16-12
To determine the physical condition of a PHA’s projects, inspections are
performed using the National Standards for the Inspection of Real Estate
(NSPIRE). The inspections are performed by an independent inspector arranged
by HUD, and include a statistically valid sample of the units in each project in the
PHA’s public housing portfolio
Indicator 2: Financial condition of the PHA’s projects
Maximum score: 25
The objective of this indicator is to measure the financial condition of the PHA’s
public housing projects for the purpose of evaluating whether the PHA has
sufficient financial resources and is capable of managing those financial
resources effectively to support the provision of housing that is decent, safe,
sanitary, and in good repair.
A PHA’s financial condition is determined by measuring each public housing
project’s performance in each of the following sub-indicators: quick ratio, month’s
expendables net assets ratio, and debt service coverage ratio.
Indicator 3: Management operations of the PHA’s projects
Maximum Score 25
The objective of this indicator is to measure certain key management operations
and responsibilities of a PHA’s projects for the purpose of assessing the PHA’s
management operations capabilities.
Each project’s management operations are assessed based on the following sub-
indicators: occupancy, tenant accounts receivable, and accounts payable.
An on-site management review may be conducted as a diagnosis and feedback
tool for problem performance areas, and for compliance.  Management reviews
are not scored.
Indicator 4: Capital Fund
Maximum Score 10
The objective of this indicator is to measure how long it takes the PHA to obligate
capital funds and to occupy units.
The PHA’s score for this indicator is measured at the PHA level and is based on
the following sub-indicators: timeliness of find obligation and occupancy rate.
16-IV.C. PHAS SCORING [24 CFR 902 SUBPART F]
HUD’s Real Estate Assessment Center (REAC) issues overall PHAS scores, which are
based on the scores of the four PHAS indicators, and the sub indicators under each
indicator. The PHA’s indicator scores are based on a weighted average of the PHA’s
public housing projects’ scores. PHAS scores translate into a designation for each PHA
as high performing, standard, substandard, or troubled.

16-13
A high performer is a PHA that achieves an overall PHAS score of 90 or greater and
achieves a score of at least 60 percent of the points available under the physical,
financial, and management indicators and at least 50 percent of the points available
under the capital fund indicator.
A standard performer is a PHA that has an overall PHAS score between 60 and 89, and
achieves a score of at least 60 percent of the points available under the physical,
financial, and management indicators and at least 50 percent of the points available
under the capital fund indicator.
A substandard performer is a PHA that has an overall PHAS score of at least 60
percent and achieves a score of less than 60 percent under one or more of the physical,
financial, or management indicators.
A troubled performer is a PHA that achieves an overall PHAS score of less than 60, or
achieves less than 50 percent of the total points available under the capital fund
indicator.
These designations can affect a PHA in several ways:

High-performing PHAs are eligible for incentives including relief from specific
HUD requirements and bonus points in funding competitions [24 CFR 902.71].

PHAs that are standard performers may be required to submit and operate under
a corrective action plan to eliminate deficiencies in the PHA’s performance [24
CFR 902.73(a)(1)].

PHAs that are substandard performers will be required to submit and operate
under a corrective action plan to eliminate deficiencies in the PHA’s performance
[24 CFR 902.73(a)(2)].

PHAs with an overall rating of “troubled” are subject to additional HUD oversight
and are required to enter into a memorandum of agreement (MOA) with HUD to
improve PHA performance [24 CFR 902.75].

PHAs that fail to execute or meet MOA requirements may be referred to the
Assistant Secretary to determine remedial actions, including, but not limited to,
remedies available for substantial default [24 CFR 902.75(g) and 24 CFR Part
907].
PHAs must post a notice of its final PHAS score and status in appropriate conspicuous
and accessible locations in its offices within two weeks of receipt of its final score and
designation [24 CFR 902.64(b)(2)].

16-14
PART V: RECORD KEEPING
16-V.A. OVERVIEW
The PHA must maintain complete and accurate accounts and other records for the
program in accordance with HUD requirements, in a manner that permits a speedy and
effective audit. All such records must be made available to HUD or the Comptroller
General of the United States upon request.
In addition, the PHA must ensure that all applicant and participant files are maintained
in a way that protects an individual’s privacy rights, and that comply with VAWA
confidentiality requirements.
16-V.B. RECORD RETENTION
The PHA must keep the last three years of the Form HUD-50058 and supporting
documentation during the term of each assisted lease, and for a period of at least three
years from the end of participation (EOP) date [24 CFR 908.101].
The PHA must maintain Enterprise Income Verification (EIV) system Income Reports in
the tenant file for the duration of the tenancy but for a period not to exceed three years
from the EOP date [Notice PIH 2018-18].
Notice PIH 2014-20 requires the PHA to keep records of all complaints, investigations,
notices, and corrective actions related to violations of the Fair Housing Act or the equal
access final rule.
The PHA must keep confidential records of all emergency transfer requested under the
PHA’s Emergency Transfer Plan, and the outcomes of such requests, and retain the
records for a period of three years,  or for a period of time as specified in program
regulations [24 CFR 5.2002(e)(12)].
PHA Policy
The PHA will keep the last three years of Form HUD-50058 and supporting
documentation, and for at least three years after end of participation, all
documents related to a family’s eligibility, tenancy, and termination.
The PHA will keep Enterprise Income Verification (EIV) system Income Reports
in the tenant file for the duration of the tenancy and for three years from the end
of participation date.
In addition, the PHA will keep the following records for at least three years:
An application from each ineligible family and notice that the applicant is not
eligible
Lead-based paint records as required by 24 CFR 35, Subpart B

16-15
Documentation supporting the establishment of flat rents and the public housing
maximum rent
Documentation supporting the establishment of utility allowances and surcharges
Documentation related to PHAS
Accounts and other records supporting PHA budget and financial statements for
the program
Complaints, investigations, notices, and corrective actions related to violations of
the Fair Housing Act, the equal access final rule, or VAWA
Confidential records of all emergency transfers related to VAWA requested under
the PHA’s Emergency Transfer Plan and the outcomes of such requests
Other records as determined by the PHA or as required by HUD
If a hearing to establish a family’s citizenship status is held, longer retention
requirements apply for some types of documents. For specific requirements, see
Section 14-II.A.
16-V.C. RECORDS MANAGEMENT
PHAs must maintain applicant and participant files and information in accordance with
the regulatory requirements described below.
PHA Policy
All applicant and participant information will be kept in a secure location and
access will be limited to authorized PHA staff.
PHA staff will not discuss personal family information unless there is a business
reason to do so. Inappropriate discussion of family information or improper
disclosure of family information by staff will result in disciplinary action.
When discussing sensitive PII on the telephone, PHA staff will confirm that they
are speaking to the right person before discussing the information and inform
him/her that the discussion will include sensitive information.  PHA staff will not
leave messages containing sensitive PII on voicemail.
PHA staff will avoid discussing sensitive PII if there are unauthorized personnel,
contractors, or guests in the adjacent cubicles, rooms, or hallways who may
overhear their conversation.
When faxing sensitive PII, PHA staff will use the date stamp function, confirm the
fax number, verify that the intended recipient is available, and confirm that he/she
has received the fax.  Before faxing sensitive PII information, PHA staff will

16-16
coordinate with the recipient so that the information is not left unattended on the
receiving end.
PHA staff will request a written statement from the receiving PHA documenting
that the intended recipient is available to receive the fax and they understand the
information will not be left unattended on the receiving end.
PHA Policy
PHA staff will not transmit sensitive PII via an unsecured information system
(e.g., electronic mail, internet, or electronic bulletin board) without first encrypting
the information.
The City of Chandler does not have encrypting capabilities for information
systems; therefore, PHA staff will not use information systems (e.g., electronic
mail, internet, or electronic bulletin board) to transmit sensitive PII.
Privacy Act Requirements [24 CFR 5.212 and Form-9886]
The collection, maintenance, use, and dissemination of social security numbers (SSN),
employer identification numbers (EIN), any information derived from these numbers,
and income information of applicants and participants must be conducted, to the extent
applicable, in compliance with the Privacy Act of 1974, and all other provisions of
Federal, State, and local law.
Applicants and participants, including all adults in the household, are required to sign a
consent form, HUD-9886, Authorization for Release of Information. This form
incorporates the Federal Privacy Act Statement and describes how the information
collected using the form may be used, and under what conditions HUD or the PHA may
release the information collected.
Upfront Income Verification (UIV) Records
PHAs that access UIV data through HUD’s Enterprise Income Verification (EIV) system
are required to adopt and follow specific security procedures to ensure that all EIV data
is protected in accordance with federal laws, regardless of the media on which the data
is recorded (e.g., electronic, paper). These requirements are contained in the HUD
issued document, Enterprise Income Verification (EIV) System, Security Procedures for
Upfront Income Verification (UIV) Data.
PHA Policy
Prior to utilizing HUD’s EIV system, the PHA will adopt and implement EIV
security procedures required by HUD.

16-17
Criminal Records
The PHA may only disclose the criminal conviction records which the PHA receives
from a law enforcement agency to officers or employees of the PHA, or to authorized
representatives of the PHA who have a job-related need to have access to the
information [24 CFR 5.903(e)].
The PHA must establish and implement a system of records management that ensures
that any criminal record received by the PHA from a law enforcement agency is
maintained confidentially, not misused or improperly disseminated, and destroyed, once
the purpose for which the record was requested has been accomplished, including
expiration of the period for filing a challenge to the PHA action without institution of a
challenge or final disposition of any such litigation [24 CFR 5.903(g)].
The PHA must establish and implement a system of records management that ensures
that any sex offender registration information received by the PHA from a State or local
agency is maintained confidentially, not misused or improperly disseminated, and
destroyed, once the purpose for which the record was requested has been
accomplished, including expiration of the period for filing a challenge to the PHA action
without institution of a challenge or final disposition of any such litigation.  However, a
record of the screening, including the type of screening and the date performed must be
retained [Notice PIH 2012-28]. This requirement does not apply to information that is
public information or is obtained by a PHA other than under 24 CFR 5.905.
Medical/Disability Records
PHAs are not permitted to inquire about the nature or extent of a person’s disability. The
PHA may not inquire about a person’s diagnosis or details of treatment for a disability or
medical condition. If the PHA receives a verification document that provides such
information, the PHA should not place this information in the tenant file. The PHA
should destroy the document.
Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, Stalking, or Human
Trafficking  Records
For requirements and PHA policies related to management of documentation obtained
from victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking, see section 16-VII.E.
PART VI: REPORTING REQUIREMENTS FOR CHILDREN WITH ELEVATED
BLOOD LEAD LEVEL
16-VI.A. REPORTING REQUIREMENTS [24 CFR §35.1130(E), NOTICE PIH  2017-13]
The PHA has certain responsibilities relative to children with elevated blood lead levels
that are living in public housing.

16-18
The PHA must report the name and address of a child identified as having an elevated
blood lead level (EBLL) to the public health department within 5 business days of being
so notified by any other medical health care professional. The PHA must also report
each known case of a child with an EBLL to the HUD field office.
PHA Policy
The PHA will provide the public health department written notice of the name and
address of any child identified as having an elevated blood lead level.
The PHA will provide written notice of each known case of a child with an EBLL
to the HUD field office, and to HUD’s Office of Lead Hazard Control (OLHCHH),
within 5 business days of receiving the information.
PART VII: VIOLENCE AGAINST WOMEN ACT (VAWA): NOTIFICATION,
DOCUMENTATION, AND CONFIDENTIALITY
16-VII.A.  OVERVIEW
The Violence against Women Act (VAWA) provides special protections for victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human trafficking who
are applying for or receiving assistance under the public housing program. If your state
or local laws provide greater protection for such victims, those apply in conjunction with
VAWA.

Although the VAWA 2022 statute does not specifically include human trafficking in
the list of victims protected under VAWA, in 2022 HUD began including human
trafficking as part of the list of victims protected under VAWA (as seen in Notices
PIH 2022-06, PIH 2022-22, and PIH 2022-24). In the absence of a final rule
implementing VAWA 2022 and to mirror HUD’s recent usage, this policy includes
human trafficking in addition to domestic violence, dating violence, sexual assault,
and stalking anywhere such a list appears.
In addition to definitions of key terms used in VAWA, this part contains general VAWA
requirements and PHA policies in three areas: notification, documentation, and
confidentiality. Specific VAWA requirements and PHA policies are located in Chapter 3,
“Eligibility” (Sections 3-I.C and 3-III.F); Chapter 5, “Occupancy Standards and Unit
Offers” (Section 5-II.D); Chapter 8, “Leasing and Inspections” (Section 8-I.B); Chapter
12, “Transfer Policy” (Sections 12-III.C, 12-III.F, and 12-IV.D); and Chapter 13, “Lease
Terminations” (Sections 13-III.F and 13-IV.D).
16-VII.B. DEFINITIONS [24 CFR 5.2003, FR NOTICE 8/6/13]
PHA Policy
As used in VAWA:

16-19

The term affiliated individual means, with respect to a person:

A spouse, parent, brother or sister, or child of that individual, or an
individual to whom that person stands in the position or place of a
parent; or

Any individual, tenant, or lawful occupant living in the household of the
victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.

The term bifurcate means, with respect to a public housing or Section 8
lease, to divide a lease as a matter of law such that certain tenants can be
evicted or removed while the remaining family members’ lease and
occupancy rights are allowed to remain intact.

The term dating violence means violence committed by a person who is or
has been in a social relationship of a romantic or intimate nature with the
victim; and where the existence of such a relationship shall be determined
based on a consideration of the following factors:

The length of the relationship

The type of relationship

The frequency of interaction between the persons involved in the
relationship

The term domestic violence includes felony or misdemeanor crimes committed by a
current or former spouse or intimate partner of the victim under the family or
domestic violence laws of the jurisdiction receiving grant funding, and in the case of
victim services, includes the user or attempted use of physical abuse or sexual
abuse, or a pattern of any other coercive behavior committed, enabled, or solicited
to gain or maintain power and control over a victim, including verbal, psychological,
economic, or technological abuse that may or may not constitute criminal behavior,
by a person who is:
-
The current or former spouse or intimate partner of the victim, or person similarly
situated to a spouse or intimate partner of the victim
-
A person who is cohabitating or has cohabitated with the victim as a spouse or
intimate partner
-
A person with whom the victim shares a child in common
-
A person who commits acts against an youth or adult victim who is protected
from those acts under the domestic or family violence laws of the jurisdiction

The term economic abuse means behavior that is coercive, deceptive, or
unreasonably controls or restrains a person’s ability to acquire, use, or maintain

16-20
economic resources to which they are entitled, including using coercion, fraud, and
manipulation to:
-
Restrict a person’s access to money, assets, credit, or financial information
-
Unfairly use a person’s personal economic resources, including money, assets,
and credit, for one’s own advantage
-
Exert undue influence over a person’s financial and economic behavior or
decisions, including forcing default on joint or other financial obligations,
exploiting powers of attorney, guardianship, or conservatorship, or to whom one
has a fiduciary duty

The term sexual assault means:
-
Any nonconsensual sexual act proscribed by Federal, tribal, or State law,
including when the victim lacks the capacity to consent

The term stalking means:
-
To engage in a course of conduct directed at a specific person that would cause
a reasonable person to fear for their safety or the safety of others or suffer
substantial emotional distress.

The term technological abuse means an act or pattern of behavior that occurs within
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking and is intended to
harm, threaten, intimidate, control, stalk, harass, impersonate, exploit, extort, or
monitor another person, except as otherwise permitted by law, that occurs using any
form of technology, including but not limited to:
-
Internet enabled devices
-
Online spaces and platforms
-
Computers
-
Mobile devices
-
Cameras and imaging programs
-
Apps
-
Location tracking devices
-
Communication technologies
-
Any other emergency technologies
16-VII.C. NOTIFICATION [24 CFR 5.2005(A)]
The PHA adopts the following policy to help ensure that all actual and potential
beneficiaries of its public housing program are aware of their rights under VAWA.
PHA Policy
The PHA will post the following information regarding VAWA on its web site. It
will also make the information readily available to anyone who requests it:

16-21

A notice of occupancy rights under VAWA to public housing program
applicants and participants who are or have been victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking (Form HUD-5380,
see Exhibit 16-1)

A copy of form HUD-5382, Certification of Domestic Violence, Dating
Violence, Sexual Assault, or Stalking and Alternate Documentation (see
Exhibit 16-2)

A copy of the PHA’s emergency transfer plan (Exhibit 16-3)

A copy of HUD’s Emergency Transfer Request for Certain Victims of
Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking, Form
HUD-5383 (Exhibit 16-4)

The National Domestic Violence Hot Line: 1-800-799-SAFE (7233) or 1-
800-787-3224 (TTY) (included in Exhibit 16-1)

Contact information for local victim advocacy groups or service providers
Notification to Applicants and Tenants [24 CFR 5.2005(a)(1)]
PHAs are required to inform public housing applicants and tenants of their rights under
VAWA, including their right to confidentiality and the limits thereof when they are denied
assistance, when they are admitted to the program, and when they are notified of an
eviction or termination of housing benefits.
The PHA must distribute a notice of VAWA rights, along with the VAWA self-certification
form (HUD-5382) at each of these three junctures.
PHA Policy
The VAWA information provided to applicants and participants will consist of the
notices in Exhibit 16-1, Notice of Occupancy Rights under the Violence Against
Women Act, and 16-2, Certification of Domestic Violence, Dating Violence,
Sexual Assault, or Stalking, and Alternate Documentation.
The PHA will provide all applicants with information about VAWA at the time they
request an application for housing assistance. The PHA will also include such
information in all notices of denial of assistance (see section 3-III.F).
The PHA will provide all tenants with information about VAWA at the time of
admission (see Section 8-I.B) and at annual reexamination. The PHA will also
include such information in all lease termination notices (see Section 13-IV.D).
The PHA is not limited to providing VAWA information at the times specified in the
above policy. If the PHA decides to provide VAWA information to a tenant following an
incident of domestic violence, Notice PIH 2017-08 cautions against sending the

16-22
information by mail, since the abuser may be monitoring the mail.  The notice
recommends that in such cases the PHA make alternative delivery arrangements that
will not put the victim at risk.
PHA Policy
Whenever the PHA has reason to suspect that providing information about
VAWA to a public housing tenant might place a victim of domestic violence at
risk, it will attempt to deliver the information by hand directly to the victim or by
having the victim come to an office or other space that may be safer for the
individual, making reasonable accommodations as necessary. For example, the
PHA may decide not to send mail regarding VAWA protections to the victim’s unit
if the PHA believes the perpetrator may have access to the victim’s mail, unless
requested by the victim.
When discussing VAWA with the victim, the PHA will take reasonable
precautions to ensure that no one can overhear the conversation such as having
conversations in a private room.
The victim may, but is not required to, designate an attorney, advocate, or other
secure contact for communications regarding VAWA protections.
16-VII.D. DOCUMENTATION [24 CFR 5.2007]
A PHA presented with a claim for initial or continued assistance based on status as a
victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, human trafficking,
or criminal activity related to any of these forms of abuse may—but is not required
to—request that the individual making the claim document the abuse. Any request for
documentation must be in writing, and the individual must be allowed at least 14
business days after receipt of the request to submit the documentation. The PHA may
extend this time period at its discretion. [24 CFR 5.2007(a)]
The individual may satisfy the PHA’s request by providing any one of the following three
forms of documentation [24 CFR 5.2007(b)]:
1) A completed and signed HUD-approved certification form (HUD-5382,
Certification of Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking),
which must include the name of the perpetrator only if the name of the
perpetrator is safe to provide and is known to the victim. The form may be filled
out and submitted on behalf of the victim.
2) A federal, state, tribal, territorial, or local police report or court record, or an
administrative record
3) Documentation signed by a person who has assisted the victim in addressing
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking,
or the effects of such abuse. This person may be an employee, agent, or
volunteer of a victim service provider; an attorney; a mental health professional;

16-23
or a medical professional.  The person signing the documentation must attest
under penalty of perjury to the person’s belief that the incidents in question are
bona fide incidents of abuse. The victim must also sign the documentation.
The PHA may not require third-party documentation (forms 2 and 3) in addition to
certification (form 1), except as specified below under “Conflicting Documentation,” nor
may it require certification in addition to third-party documentation [FR Notice 11/16/16].
PHA Policy
Any request for documentation of domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking will be in writing, will specify a deadline of
14 business days following receipt of the request, will describe the three forms of
acceptable documentation, will provide explicit instructions on where and to
whom the documentation must be submitted, and will state the consequences for
failure to submit the documentation or request an extension in writing, by the
deadline.
The PHA may, in its discretion, extend the deadline for 10 business days. In
determining whether to extend the deadline, the PHA will consider factors that
may contribute to the victim’s inability to provide documentation in a timely
manner, including cognitive limitations, disabilities, Limited English Proficiency
(LEP), absence from the unit, administrative delays, the danger of further
violence, and the victim’s need to address health or safety issues.  Any extension
granted by the PHA will be in writing.
Once the victim provides documentation, the PHA will acknowledge receipt of the
documentation within 10 business days.
Conflicting Documentation [24 CFR 5.2007(e)]
In cases where the PHA receives conflicting certification documents from two or more
members of a household, each claiming to be a victim and naming one or more of the
other petitioning household members as the perpetrator, the PHA may determine which
is the true victim, by requiring each to provide acceptable third-party documentation, as
described above (forms 2 and 3).  The PHA may also request third-party documentation
when submitted documentation contains information that conflicts with existing
information already available to the PHA. The PHA must honor any court orders issued
to protect the victim or to address the distribution of property. Individuals have 30
calendar days to return third-party verification to the PHA. If the PHA does not receive
third-party documentation, and the PHA will deny or terminate assistance as a result,
the PHA must hold separate hearings for the tenants [Notice PIH 2017-18]
PHA Policy
If presented with conflicting certification documents (two or more forms HUD-
5382) from members of the same household, the PHA will attempt to determine
which is the true victim by requiring each of them to provide third-party

16-24
documentation in accordance with 24 CFR 5.2007(e) and by following any HUD
guidance on how such determinations should be made. When requesting third-
party documents, the PHA will provide contact information for local domestic
violence and legal aid offices. In such cases, applicants or tenants will be given
30 calendar days from the date of the request to provide such documentation.
If the PHA does not receive third-party documentation within the required
timeframe (and any extensions), the PHA will deny VAWA protections and will
notify the applicant or tenant in writing of the denial. If, as a result, the applicant
or tenant is denied or terminated from the program, the PHA will hold separate
hearings for the applicants or tenants.
Discretion to Require No Formal Documentation [24 CFR 5.2007(d)]
The PHA has the discretion to provide benefits to an individual based solely on the
individual’s statement or other corroborating evidence—i.e., without requiring formal
documentation of abuse in accordance with 24 CFR 5.2007(b). HUD recommends
documentation in a confidential manner when a verbal statement or other evidence is
accepted.
PHA Policy
If the PHA accepts an individual’s statement or other corroborating evidence (as
determined by the victim) of domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking , the PHA will document acceptance of the
statement or evidence in the individual’s file.
Failure to Provide Documentation [24 CFR 5.2007(c)]
In order to deny relief for protection under VAWA, a PHA must provide the individual
requesting relief with a written request for documentation of abuse. If the individual fails
to provide the documentation within 14 business days from the date of receipt, or such
longer time as the PHA may allow, the PHA may deny relief for protection under VAWA.
16-VII.E. CONFIDENTIALITY [24 CFR 5.2007(B)(4)]
All information provided to the PHA regarding domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking, including the fact that an individual is a victim of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, must
be retained in confidence.  This means that the PHA (1) may not enter the information
into any shared database; (2) may not allow employees or others to access the
information unless they are explicitly authorized to do so and have a need to know the
information for purposes of their work; and (3) may not provide the information to any
other entity or individual, except to the extent that the disclosure is (a) requested or
consented to by the individual in writing, (b) required for use in an eviction proceeding,
or (c) otherwise required by applicable law.
PHA Policy

16-25
If disclosure is required for use in an eviction proceeding or is otherwise required
by applicable law, the PHA will inform the victim before disclosure occurs so that
safety risks can be identified and addressed.

16-26
EXHIBIT 16-1: SAMPLE NOTICE OF OCCUPANCY RIGHTS UNDER THE
VIOLENCE AGAINST WOMEN ACT, FORM HUD-5380
City of Chandler Housing and Redevelopment Division 
Notice of Occupancy Rights under the Violence Against Women Act
To all Tenants and Applicants
The Violence Against Women Act (VAWA) provides protections for victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking.  VAWA protections are not only
available to women but are available equally to all individuals regardless of sex, gender
identity, or sexual orientation.  The U.S. Department of Housing and Urban
Development (HUD) is the Federal agency that oversees that public housing and
housing choice voucher is in compliance with VAWA.  This notice explains your rights
under VAWA.  A HUD-approved certification form is attached to this notice.  You can fill
out this form to show that you are or have been a victim of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking, and that you wish to use your rights under VAWA.”
Protections for Applicants
If you otherwise qualify for assistance under public housing or housing choice voucher,
you cannot be denied admission or denied assistance because you are or have been a
victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Protections for Tenants
If you are receiving assistance under public housing or housing choice voucher, you
may not be denied assistance, terminated from participation, or be evicted from your
rental housing because you are or have been a victim of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking.
Also, if you or an affiliated individual of yours is or has been the victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking by a member of your household or
any guest, you may not be denied rental assistance or occupancy rights under public
housing or housing choice voucher solely on the basis of criminal activity directly
relating to that domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Affiliated individual means your spouse, parent, brother, sister, or child, or a person to
whom you stand in the place of a parent or guardian (for example, the affiliated
individual is in your care, custody, or control); or any individual, tenant, or lawful
occupant living in your household.
Removing the Abuser or Perpetrator from the Household
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division (COCHRD) may divide
(bifurcate) your lease in order to evict the individual or terminate the assistance of the
individual who has engaged in criminal activity (the abuser or perpetrator) directly
relating to domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.

16-27
If the COCHRD chooses to remove the abuser or perpetrator, COCHRD may not take
away the rights of eligible tenants to the unit or otherwise punish the remaining tenants.
If the evicted abuser or perpetrator was the sole tenant to have established eligibility for
assistance under the program, COCHRD must allow the tenant who is or has been a
victim and other household members to remain in the unit for a period of time, in order
to establish eligibility under the program or under another HUD housing program
covered by VAWA or find alternative housing.
In removing the abuser or perpetrator from the household, COCHRD must follow
Federal, State, and local eviction procedures.  In order to divide a lease, COCHRD may,
but is not required to, ask you for documentation or certification of the incidences of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Moving to Another Unit
Upon your request, COCHRD may permit you to move to another unit, subject to the
availability of other units, and still keep your assistance.  In order to approve a request,
COCHRD may ask you to provide documentation that you are requesting to move
because of an incidence of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking.  If the request is a request for emergency transfer, the COCHRD may ask you
to submit a written request or fill out a form where you certify that you meet the criteria
for an emergency transfer under VAWA.  The criteria are:
1) You are a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking.  If COCHRD does not already have documentation that you are a
victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking,
COCHRD may ask you for such documentation, as described in the
documentation section below.
2) You expressly request the emergency transfer.  COCHRD may choose to
require that you submit a form or may accept another written or oral request.
3) You reasonably believe you are threatened with imminent harm from
further violence if you remain in your current unit.  This means you have a
reason to fear that if you do not receive a transfer, you would suffer violence in
the very near future.
OR
You are a victim of sexual assault and the assault occurred on the
premises during the 90-calendar-day period before you request a transfer.
If you are a victim of sexual assault, then in addition to qualifying for an
emergency transfer because you reasonably believe you are threatened with
imminent harm from further violence if you remain in your unit, you may qualify
for an emergency transfer, if the sexual assault occurred on the premises of the
property from which you are seeking your transfer, and that assault happened
within the 90-calendar-day period before you expressly request the transfer.

16-28
The COCHRD will keep confidential requests for emergency transfers by victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, and the location of any
move by such victims and their families.
The COCHRD’s emergency transfer plan provides further information on emergency
transfers, and COCHRD must make a copy of its emergency transfer plan available to
you if you ask to see it.
Documenting You Are or Have Been a Victim of Domestic Violence, Dating
Violence, Sexual Assault or Stalking
The COCHRD can, but is not required to, ask you to provide documentation to “certify”
that you are or have been a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault,
or stalking.  Such request from COCHRD must be in writing, and COCHRD must give
you at least 14 business days (Saturdays, Sundays, and Federal holidays do not count)
from the day you receive the request to provide the documentation.  The COCHRD
may, but does not have to, extend the deadline for the submission of documentation
upon your request.
You can provide one of the following to COCHRD as documentation.  It is your choice
which of the following to submit if the COCHRD asks you to provide documentation that
you are or have been a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking.

A complete HUD-approved certification form given to you by COCHRD with this
notice, that documents an incident of domestic violence, dating violence, sexual
assault, or stalking. The form will ask for your name, the date, time, and location
of the incident of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking,
and a description of the incident.  The certification form provides for including the
name of the abuser or perpetrator if the name of the abuser or perpetrator is
known and is safe to provide.

A record of a Federal, State, tribal, territorial, or local law enforcement agency,
court, or administrative agency that documents the incident of domestic violence,
dating violence, sexual assault, or stalking.  Examples of such records include
police reports, protective orders, and restraining orders, among others.

A statement, which you must sign, along with the signature of an employee,
agent, or volunteer of a victim service provider, an attorney, a medical
professional or a mental health professional (collectively, “professional”) from
whom you sought assistance in addressing domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking, or the effects of abuse, and with the professional
selected by you, attesting under penalty of perjury that they believe that the
incident or incidents of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking are grounds for protection.

Any other statement or evidence that the COCHRD has agreed to accept.

16-29
If you fail or refuse to provide one of these documents within the 14 business days, the
COCHRD does not have to provide you with the protections contained in this notice.
If the COCHRD receives conflicting evidence that an incident of domestic violence,
dating violence, sexual assault, or stalking has been committed (such as certification
forms from two or more members of a household each claiming to be a victim and
naming one or more of the other petitioning household members as the abuser or
perpetrator), the COCHRD has the right to request that you provide third-party
documentation, within thirty 30 calendar days in order to resolve the conflict. If you fail
or refuse to provide third-party documentation where there is conflicting evidence, the
COCHRD does not have to provide you with the protections contained in this notice.
Confidentiality
The COCHRD must keep confidential any information you provide related to the
exercise of your rights under VAWA, including the fact that you are exercising your
rights under VAWA.
The COCHRD must not allow any individual administering assistance or other services
on behalf of COCHRD (for example, employees and contractors) to have access to
confidential information unless for reasons that specifically call for these individuals to
have access to this information under applicable Federal, State, or local law.
The COCHRD must not enter your information into any shared database or disclose
your information to any other entity or individual.  The COCHRD, however, may disclose
the information provided if:

You give written permission to COCHRD to release the information on a time
limited basis.

The COCHRD needs to use the information in an eviction or termination
proceeding, such as to evict your abuser or perpetrator or terminate your abuser
or perpetrator from assistance under this program.

A law requires COCHRD or your landlord to release the information.
VAWA does not limit COCHRD’s duty to honor court orders about access to or control
of the property. This includes orders issued to protect a victim and orders dividing
property among household members in cases where a family breaks up.
Reasons a Tenant Eligible for Occupancy Rights under VAWA May Be Evicted or
Assistance May Be Terminated
You can be evicted, and your assistance can be terminated for serious or repeated
lease violations that are not related to domestic violence, dating violence, sexual
assault, or stalking committed against you.  However, COCHRD cannot hold tenants
who have been victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking
to a more demanding set of rules than it applies to tenants who have not been victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.

16-30
The protections described in this notice might not apply, and you could be evicted, and
your assistance terminated, if COCHRD can demonstrate that not evicting you or
terminating your assistance would present a real physical danger that:
1) Would occur within an immediate time frame, and
2) Could result in death or serious bodily harm to other tenants or those who work
on the property.
If COCHRD can demonstrate the above, COCHRD should only terminate your
assistance or evict you if there are no other actions that could be taken to reduce or
eliminate the threat.
Other Laws
VAWA does not replace any Federal, State, or local law that provides greater protection
for victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.  You may
be entitled to additional housing protections for victims of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking under other Federal laws, as well as under State
and local laws.
Non-Compliance with the Requirements of This Notice
You may report COCHRD for violations of these rights and seek assistance, if needed,
by contacting or filing a complaint with Amy Jacobson, Housing and Redevelopment
Manager or HUD’s Phoenix field office.
For Additional Information
You may view a copy of HUD’s final VAWA rule at https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-
2016-11-16/pdf/2016-25888.pdf. Additionally, COCHRD must make a copy of HUD’s
VAWA regulations available to you if you ask to see them.  For questions regarding
VAWA, please contact your housing specialist.
For help regarding an abusive relationship, you may call the National Domestic Violence
Hotline at 1-800-799-7233 or, for persons with hearing impairments, 1-800-787-3224
(TTY).  You may also contact 2-1-1 within Arizona or at https://211arizona.org/domestic-
violence/
For tenants who are or have been victims of stalking seeking help may visit the National
Center for Victims of Crime’s Stalking Resource Center at
https://www.victimsofcrime.org/our-programs/stalking-resource-center.
For help regarding sexual assault, you may contact 2-1-1 within Arizona or at
https://211arizona.org/domestic-violence/.
Victims of stalking seeking help may contact 2-1-1 within Arizona or at
https://211arizona.org/domestic-violence/.

16-31

16-32
EXHIBIT 16-2: CERTIFICATION OF DOMESTIC VIOLENCE, DATING VIOLENCE,
SEXUAL ASSAULT, OR STALKING AND ALTERNATE DOCUMENTATION, 
FORM HUD-5382
CERTIFICATION OF              U.S. Department of Housing                 OMB Approval No. 2577-
0286
DOMESTIC VIOLENCE,          and Urban Development                                           Exp.
06/30/2017
DATING VIOLENCE,
SEXUAL ASSAULT, OR STALKING,
AND ALTERNATE DOCUMENTATION
Purpose of Form:  The Violence Against Women Act (“VAWA”) protects applicants, tenants,
and program participants in certain HUD programs from being evicted, denied housing
assistance, or terminated from housing assistance based on acts of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking against them.  Despite the name of this law, VAWA
protection is available to victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, and
stalking, regardless of sex, gender identity, or sexual orientation.
Use of This Optional Form:  If you are seeking VAWA protections from your housing provider,
your housing provider may give you a written request that asks you to submit documentation
about the incident or incidents of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
In response to this request, you or someone on your behalf may complete this optional form and
submit it to your housing provider, or you may submit one of the following types of third-party
documentation:
(1) A document signed by you and an employee, agent, or volunteer of a victim service
provider, an attorney, or medical professional, or a mental health professional (collectively,
“professional”) from whom you have sought assistance relating to domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking, or the effects of abuse.  The document must specify,
under penalty of perjury, that the professional believes the incident or incidents of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking occurred and meet the definition of
“domestic violence,” “dating violence,” “sexual assault,” or “stalking” in HUD’s regulations at
24 CFR 5.2003.
(2) A record of a Federal, State, tribal, territorial or local law enforcement agency, court, or
administrative agency; or
(3) At the discretion of the housing provider, a statement or other evidence provided by the
applicant or tenant.
Submission of Documentation:  The time period to submit documentation is 14 business days
from the date that you receive a written request from your housing provider asking that you
provide documentation of the occurrence of domestic violence, dating violence, sexual assault,
or stalking.  Your housing provider may, but is not required to, extend the time period to submit
the documentation, if you request an extension of the time period.  If the requested information
is not received within 14 business days of when you received the request for the documentation,
or any extension of the date provided by your housing provider, your housing provider does not
need to grant you any of the VAWA protections. Distribution or issuance of this form does not
serve as a written request for certification.
Confidentiality:  All information provided to your housing provider concerning the incident(s) of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking shall be kept confidential and

16-33
such details shall not be entered into any shared database.  Employees of your housing
provider are not to have access to these details unless to grant or deny VAWA protections to
you, and such employees may not disclose this information to any other entity or individual,
except to the extent that disclosure is: (i) consented to by you in writing in a time-limited release;
(ii) required for use in an eviction proceeding or hearing regarding termination of assistance; or
(iii) otherwise required by applicable law.

16-34
TO BE COMPLETED BY OR ON BEHALF OF THE VICTIM OF DOMESTIC VIOLENCE,
DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, OR STALKING
1.  Date the written request is received by victim:
________________________________________
2.  Name of
victim:__________________________________________________________________
3.  Your name (if different from
victim’s):______________________________________________
4.  Name(s) of other family member(s) listed on the
lease:_________________________________
5.  Residence of victim:
______________________________________________________________
6.  Name of the accused perpetrator (if known and can be safely
disclosed):__________________
7.  Relationship of the accused perpetrator to the
victim:__________________________________
8.  Date(s) and times(s) of incident(s) (if
known):_________________________________________
10.  Location of
incident(s):___________________________________________________________
This is to certify that the information provided on this form is true and correct to the best of my
knowledge and recollection, and that the individual named above in Item 2 is or has been a victim
In your own words, briefly describe the incident(s):
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

16-35
of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking. I acknowledge that submission
of  false  information  could  jeopardize  program  eligibility  and  could  be  the  basis  for  denial  of
admission, termination of assistance, or eviction.
Signature __________________________________Signed on (Date)
__________________________
Public Reporting Burden:  The public reporting burden for this collection of information is
estimated to average 1 hour per response.  This includes the time for collecting, reviewing, and
reporting the data.  The information provided is to be used by the housing provider to request
certification that the applicant or tenant is a victim of domestic violence, dating violence, sexual
assault, or stalking.  The information is subject to the confidentiality requirements of VAWA. This
agency may not collect this information, and you are not required to complete this form, unless it
displays a currently valid Office of Management and Budget control number.
EXHIBIT 16-3: EMERGENCY TRANSFER PLAN FOR VICTIMS OF DOMESTIC
VIOLENCE, DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, OR STALKING
Attachment: Certification form HUD-5382
City of Chandler Housing and Redevelopment Division
EMERGENCY TRANSFER PLAN
FOR VICTIMS OF DOMESTIC VIOLENCE, DATING VIOLENCE, 
SEXUAL ASSAULT, OR STALKING
Public Housing Program
Emergency Transfers
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division (COCHRD) is concerned
about the safety of its tenants, and such concern extends to tenants who are victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking. In accordance with the
Violence Against Women Act (VAWA), COCHRD allows tenants who are victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking to request an emergency
transfer from the tenant’s current unit to another unit. The ability to request a transfer is
available regardless of sex, gender identity, or sexual orientation.  The ability of
COCHRD to honor such request for tenants currently receiving assistance, however,
may depend upon a preliminary determination that the tenant is or has been a victim of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, and on whether
COCHRD has another dwelling unit that is available and is safe to offer the tenant for
temporary or more permanent occupancy.
This plan identifies tenants who are eligible for an emergency transfer, the
documentation needed to request an emergency transfer, confidentiality protections,
how an emergency transfer may occur, and guidance to tenants on safety and security.
This plan is based on a model emergency transfer plan published by the U.S.

16-36
Department of Housing and Urban Development (HUD), the federal agency that
oversees that the public housing and housing choice voucher (HCV) programs are
in compliance with VAWA.
Eligibility for Emergency Transfers
A tenant who is a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking, as provided in HUD’s regulations at 24 CFR Part 5, subpart L, is eligible for an
emergency transfer if the tenant reasonably believes that there is a threat of imminent
harm from further violence if the tenant remains within the same unit. If the tenant is a
victim of sexual assault, the tenant may also be eligible to transfer if the sexual assault
occurred on the premises within the 90-calendar- day period preceding a request for an
emergency transfer.
A tenant requesting an emergency transfer must expressly request the transfer in
accordance with the procedures described in this plan.
Tenants who are not in good standing may still request an emergency transfer if they
meet the eligibility requirements in this section.
Emergency Transfer Request Documentation
To request an emergency transfer, the tenant shall notify the PHA’s management office
and submit a written request for a transfer to any PHA office. The PHA will provide
reasonable accommodations to this policy for individuals with disabilities. The tenant’s
written request for an emergency transfer should include either:
1. A statement expressing that the tenant reasonably believes that there is a threat
of imminent harm from further violence if the tenant were to remain in the same
dwelling unit assisted under the PHA’s program; OR
2. A statement that the tenant was a sexual assault victim, and that the sexual
assault occurred on the premises during the 90-calendar-day period preceding
the tenant’s request for an emergency transfer.
Confidentiality
The PHA will keep confidential any information that the tenant submits in requesting an
emergency transfer, and information about the emergency transfer, unless the tenant
gives the PHA written permission to release the information on a time-limited basis, or
disclosure of the information is required by law or required for use in an eviction
proceeding or hearing regarding termination of assistance from the covered program.
This includes keeping confidential the new location of the dwelling unit of the tenant, if
one is provided, from the person or persons that committed an act of domestic violence,
dating violence, sexual assault, or stalking against the tenant. See the Notice of
Occupancy Rights under the Violence against Women Act for All Tenants for more

16-37
information about the PHA’s responsibility to maintain the confidentiality of information
related to incidents of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Emergency Transfer Timing and Availability
The PHA cannot guarantee that a transfer request will be approved or how long it will
take to process a transfer request. The PHA will, however, act as quickly as possible to
move a tenant who is a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking to another unit, subject to availability and safety of a unit. If a tenant reasonably
believes a proposed transfer would not be safe, the tenant may request a transfer to a
different unit. If a unit is available, the transferred tenant must agree to abide by the
terms and conditions that govern occupancy in the unit to which the tenant has been
transferred. The PHA may be unable to transfer a tenant to a particular unit if the tenant
has not or cannot establish eligibility for that unit.
If the PHA has no safe and available units for which a tenant who needs an emergency
transfer is eligible, the PHA will assist the tenant in identifying other housing providers
who may have safe and available units to which the tenant could move. At the tenant’s
request, the PHA will also assist tenants in contacting the local organizations offering
assistance to victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking
that are attached to this plan.
Emergency Transfers: Public Housing (PH) Program
If you are a public housing resident and request an emergency transfer as described in
this plan, the PHA will attempt to assist you in moving to a safe unit quickly. The PHA
will make exceptions as required to policies restricting moves.
Emergency transfers for which you are not required to apply for assistance include the
following:

Public housing unit in a different development

Public housing unit in the same development, if you determine that the unit is
safe
At your request, the PHA will refer you to organizations that may be able to further
assist you.
You may also request an emergency transfer to the following programs for which you
are required to apply for assistance:

HCV tenant-based program

HCV project-based assistance

Other programs administered by the PHA (such as state housing programs)

16-38
Emergency transfers will not take priority over waiting list admissions for these types of
assistance. At your request, the PHA will refer you to organizations that may be able to
further assist you.
Safety and Security of Tenants
Pending processing of the transfer and the actual transfer, if it is approved and occurs,
the tenant is urged to take all reasonable precautions to be safe.
Tenants who are or have been victims of domestic violence are encouraged to contact
the National Domestic Violence Hotline at 1-800-799-7233, or a local domestic violence
shelter, for assistance in creating a safety plan. For persons with hearing impairments,
that hotline can be accessed by calling 1-800-787-3224 (TTY).
Tenants who have been victims of sexual assault may call the Rape, Abuse, and Incest
National Network’s National Sexual Assault Hotline at 1-800-656-HOPE, or visit the
online hotline at https://ohl.rainn.org/online/.
Tenants who are or have been victims of stalking seeking help may visit the National
Center for Victims of Crime’s Stalking Resource Center at https://www.victimsofcrime.or
g/our-programs/stalking-resource-center.

16-39
EXHIBIT 16-4: EMERGENCY TRANSFER REQUEST FOR CERTAIN VICTIMS OF
DOMESTIC VIOLENCE, DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, OR STALKING,
FORM HUD-5383
EMERGENCY TRANSFER           U.S. Department of Housing           OMB Approval No. 2577-
0286
REQUEST FOR CERTAIN               and Urban Development                                    Exp.
06/30/2017
VICTIMS OF DOMESTIC
VIOLENCE, DATING VIOLENCE,
SEXUAL ASSAULT, OR STALKING
Purpose of Form: If you are a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking, and you are seeking an emergency transfer, you may use this form to request an
emergency transfer and certify that you meet the requirements of eligibility for an emergency
transfer under the Violence Against Women Act (VAWA).  Although the statutory name
references women, VAWA rights and protections apply to all victims of domestic violence,
dating violence, sexual assault or stalking. Using this form does not necessarily mean that you
will receive an emergency transfer.  See your housing provider’s emergency transfer plan for
more information about the availability of emergency transfers.
The requirements you must meet are:
(1) You are a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking.  If your housing provider does not already have documentation that you
are a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, your
housing provider may ask you for such documentation.  In response, you may
submit Form HUD-5382, or any one of the other types of documentation listed on
that Form.
(2) You expressly request the emergency transfer.  Submission of this form
confirms that you have expressly requested a transfer.  Your housing provider may
choose to require that you submit this form, or may accept another written or oral
request.  Please see your housing provider’s emergency transfer plan for more
details.
(3)  You  reasonably  believe  you  are  threatened  with  imminent  harm  from
further violence if you remain in your current unit.  This means you have a
reason to fear that if you do not receive a transfer you would suffer violence in the
very near future.
OR
You are a victim of sexual assault and the assault occurred on the premises
during the 90-calendar-day period before you request a transfer.  If you are a
victim of sexual assault, then in addition to qualifying for an emergency transfer
because  you  reasonably  believe  you  are  threatened  with  imminent  harm  from
further  violence  if  you  remain  in  your  unit,  you  may  qualify  for  an  emergency
transfer if the sexual assault occurred on the premises of the property from which
you are seeking your transfer, and that assault happened within the 90-calendar-
day period before you submit this form or otherwise expressly request the transfer.
Submission of Documentation:  If you have third-party documentation that demonstrates why
you are eligible for an emergency transfer, you should submit that documentation to your

16-40
housing provider if it is safe for you to do so.  Examples of third party documentation include,
but are not limited to: a letter or other documentation from a victim service provider, social
worker, legal assistance provider, pastoral counselor, mental health provider, or other
professional from whom you have sought assistance; a current restraining order; a recent court
order or other court records; a law enforcement report or records; communication records from
the perpetrator of the violence or family members or friends of the perpetrator of the violence,
including emails, voicemails, text messages, and social media posts.

16-41
Confidentiality:  All information provided to your housing provider concerning the incident(s) of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, and concerning your request for
an emergency transfer shall be kept confidential.  Such details shall not be entered into any
shared database.  Employees of your housing provider are not to have access to these details
unless to grant or deny VAWA protections or an emergency transfer to you.  Such employees
may not disclose this information to any other entity or individual, except to the extent that
disclosure is: (i) consented to by you in writing in a time-limited release; (ii) required for use in
an eviction proceeding or hearing regarding termination of assistance; or (iii) otherwise required
by applicable law.
TO BE COMPLETED BY OR ON BEHALF OF THE PERSON REQUESTING A TRANSFER
1.  Name of victim requesting an emergency transfer:
____________________________________
2.  Your name (if different from
victim’s)_______________________________________________
3.  Name(s) of other family member(s) listed on the
lease:_________________________________
4.  Name(s) of other family member(s) who would transfer with the
victim:___________________
5.  Address of location from which the victim seeks to transfer:
_______________________________________
6.  Address or phone number for contacting the
victim:___________________________________
7.  Name of the accused perpetrator (if known and can be safely
disclosed):__________________
8.  Relationship of the accused perpetrator to the
victim:__________________________________
9.  Date(s), Time(s) and location(s) of
incident(s):_________________________________________
10.  Is the person requesting the transfer a victim of a sexual assault that occurred in the
past 90 days on the premises of the property from which the victim is seeking a transfer?
If yes, skip question 11. If no, fill out question 11. ______________

16-42
11.  Describe why the victim believes they are threatened with imminent harm from
further violence if they remain in their current
unit._____________________________________________
12.  If voluntarily provided, list any third-party documentation you are providing along
with this notice:
____________________________________________________________________________
This is to certify that the information provided on this form is true and correct to the best of my
knowledge, and that the individual named above in Item 1 meets the requirement laid out on this
form  for  an  emergency  transfer.    I  acknowledge  that  submission  of  false  information  could
jeopardize  program  eligibility  and  could  be  the  basis  for  denial  of  admission,  termination  of
assistance, or eviction.
Signature __________________________________Signed on (Date)
___________________________

Glossary-1
GLOSSARY
A.
ACRONYMS USED IN PUBLIC HOUSING
ACC
Annual contributions contract
ACOP
Admissions and Continued Occupancy
ADA
Americans with Disabilities Act of 1990
AIDS
Acquired immune deficiency syndrome
AMI
Area median income
AMP
Asset management project
BR
Bedroom
CDBG
Community Development Block Grant (Program)
CFP
Capital fund program
CFR
Code of Federal Regulations (published federal rules that define and
implement laws; commonly referred to as “the regulations”)
COCC
Central office cost center
CPI
Consumer price index (published monthly by the Department of Labor as
an inflation indicator)
EIV
Enterprise Income Verification
FDIC
Federal Deposit Insurance Corporation
FHA
Federal Housing Administration
FHEO
Fair Housing and Equal Opportunity
FICA
Federal Insurance Contributions Act (established Social Security taxes)
FMR
Fair market rent
FR
Federal Register
FSS
Family Self-Sufficiency (Program)
FY
Fiscal year

Glossary-2
FYE
Fiscal year end
GAO
Government Accountability Office
HA
Housing authority or housing agency
HCV
Housing choice voucher
HIP
Housing Information Portal
HOPE VI
Revitalization of Severely Distressed Public Housing Program
HOTMA
Housing Opportunity through Modernization Act of 2016
HUD
Department of Housing and Urban Development
HUDCLIPS
HUD Client Information and Policy System
IPA
Independent public accountant
IRA
Individual retirement account
IRS
Internal Revenue Service
IVT
Income Verification Tool
JTPA
Job Training Partnership Act
LBP
Lead-based paint
LEP
Limited English Proficiency
LIHTC
Low-income housing tax credit
MTW
Moving to Work
NOFA
Notice of funding availability
NSPIRE
National Standards for the Physical Inspection of Real Estate
OGC
HUD’s Office of General Counsel
OIG
HUD’s Office of Inspector General
OMB 
Office of Management and Budget
PASS
Plan to Achieve Self-Support
PHA
Public housing agency

Glossary-3
PHAS
Public Housing Assessment System
PIH
(HUD Office of) Public and Indian Housing
QC
Quality control
QHWRA
Quality Housing and Work Responsibility Act of 1998 (also known as the
Public Housing Reform Act)
RAD
Rental Assistance Demonstration Program
REAC
(HUD) Real Estate Assessment Center
RFP
Request for proposals
RIGI
Regional inspector general for investigation (handles fraud and program
abuse matters for HUD at the regional office level)
ROSS
Resident Opportunity and Supportive Services
SSA
Social Security Administration
SSI
Supplemental security income
SWICA
State wage information collection agency
TANF
Temporary assistance for needy families
TR
Tenant rent
TTP
Total tenant payment
UA
Utility allowance
UFAS
Uniform Federal Accessibility Standards
UIV
Upfront income verification
URP
Utility reimbursement payment
VAWA
Violence Against Women Reauthorization Act of 2013
VCA
Voluntary Compliance Agreement

Glossary-4
B.
GLOSSARY OF PUBLIC HOUSING TERMS
Accessible. The facility or portion of the facility can be approached, entered, and
used by persons with disabilities.
Adjusted income. Annual income (as determined under 24 CFR 5.609), of the
members of the family residing or intending to reside in the dwelling unit less
allowable HUD deductions and allowances.
Affiliated individual. With respect to an individual, a spouse, parent, brother, sister,
or child of that individual, or a person to whom that individual stands in loco parentis
(in the position or place of a parent), or an individual, tenant, or lawful occupant
living in the household of the victim of domestic violence, dating violence, sexual
assault, or stalking.
Alternative non-public housing rent.  A monthly rent equal to the greater of:
-
The applicable fair market rent, as defined in 24 CFR part 888, subpart A, for
the unit; or
-
The amount of the monthly subsidy provided for the unit, which will be
determined by adding the per unit assistance provided to a public housing
property as calculated through the applicable formulas for the Public Housing
Capital Fund and Public Housing Operating Fund.
Annual contributions contract (ACC). The written contract between HUD and a
PHA under which HUD agrees to provide funding for a program under the 1937 Act,
and the PHA agrees to comply with HUD requirements for the program.
Applicant (applicant family). A family that has applied for admission to a program
but is not yet a participant in the program.
As-paid states. States where the welfare agency adjusts the shelter and utility
component of the welfare grant in accordance with actual housing costs.
Assets. (See net family assets.)
Auxiliary aids. Services or devices that enable persons with impaired sensory,
manual, or speaking skills to have an equal opportunity to participate in, and enjoy
the benefits of, programs or activities receiving federal financial assistance.
Bifurcate. With respect to a public housing or Section 8 lease, to divide a lease as a
matter of law such that certain tenants can be evicted or removed, while the
remaining family members’ lease and occupancy rights are allowed to remain intact.
Ceiling Rent. The highest rent amount the PHA will require a family to pay, for a
particular unit size, when the family is paying an income-based rent.

Glossary-5
Child. A member of the family other than the family head or spouse who is under 18
years of age.
Childcare expenses. Amounts anticipated to be paid by the family for the care of
children under 13 years of age during the period for which annual income is
computed, but only where such care is necessary to enable a family member to
actively seek employment, be gainfully employed, or to further their education and
only to the extent such amounts are not reimbursed. The amount deducted shall
reflect reasonable charges for childcare. In the case of childcare necessary to permit
employment, the amount deducted shall not exceed the amount of employment
income that is included in annual income.
Citizen. A citizen or national of the United States.
Cohead. An individual in the household who is equally responsible for the lease with
the head of household. A family may have a cohead or spouse but not both. A
cohead never qualifies as a dependent. The cohead must have legal capacity to
enter into a lease.
Consent form. Any consent form approved by HUD to be signed by assistance
applicants and participants to obtain income information from employers and
SWICAs; return information from the Social Security Administration (including
wages, net earnings from self-employment, and retirement income); and return
information for unearned income from the IRS. Consent forms expire after a certain
time and may authorize the collection of other information to determine eligibility or
level of benefits.
Covered families. Statutory term for families who are required to participate in a
welfare agency economic self-sufficiency program and who may be subject to a
welfare benefit sanction for noncompliance with this obligation. Includes families who
receive welfare assistance or other public assistance under a program for which
federal, state, or local law requires that a member of the family must participate in an
economic self-sufficiency program as a condition for the assistance.
Dating violence. Violence committed by a person who is or has been in a social
relationship of a romantic or intimate nature with the victim; and where the existence
of such a relationship shall be determined based on a consideration of the following
factors:

The length of the relationship

The type of relationship

The frequency of interaction between the persons involved in the relationship
Day laborer. An individual hired and paid one day at a time without an agreement
that the individual will be hired or work again in the future.

Glossary-6
Dependent. A member of the family (which excludes foster children and foster
adults) other than the family head or spouse, who is under 18 years of age, or is a
person with a disability, or is a full-time student.
Dependent child. In the context of the student eligibility restrictions, a dependent
child of a student enrolled in an institution of higher education. The dependent child
must also meet the definition of dependent as specified above.
Disability assistance expenses. Reasonable expenses that are anticipated, during
the period for which annual income is computed, for attendant care and auxiliary
apparatus for a disabled family member, and that are necessary to enable a family
member (including the disabled member) to be employed, provided that the
expenses are neither paid to a member of the family nor reimbursed by an outside
source.
Disabled family. A family whose head, cohead, spouse, or sole member is a person
with disabilities; two or more persons with disabilities living together; or one or more
persons with disabilities living with one or more live-in aides.
Disabled person. See person with disabilities.
Disallowance. Exclusion from annual income.
Displaced family. A family in which each member, or whose sole member, is a
person displaced by governmental action, or a person whose dwelling has been
extensively damaged or destroyed as a result of a disaster declared or otherwise
formally recognized pursuant to federal disaster relief laws.
Domestic violence. Felony or misdemeanor crimes of violence committed by a
current or former spouse or intimate partner of the victim under the family or
domestic violence laws of the jurisdiction receiving grant funding, and in the case of
victim services, includes the user or attempted use of physical abuse or sexual
abuse, or a pattern of any other coercive behavior committed, enabled, or solicited
to gain or maintain power and control over a victim, including verbal, psychological,
economic, or technological abuse that may or may not constitute criminal behavior,
by a person who is:
- The current or former spouse or intimate partner of the victim, or person similarly
situated to a spouse or intimate partner of the victim
- A person who is cohabitating or has cohabitated with the victim as a spouse or
intimate partner
- A person with whom the victim shares a child in common
- A person who commits acts against a youth or adult victim who is protected from
those acts under the domestic or family violence laws of the jurisdiction

Glossary-7
Domicile. The legal residence of the household head or spouse as determined in
accordance with state and local law.
Drug-related criminal activity. The illegal manufacture, sale, distribution, or use of
a drug, or the possession of a drug with intent to manufacture, sell, distribute, or use
the drug.
Earned income.  Income or earnings from wages, tips, salaries, other employee
compensation, and net income from self-employment.  Earned income does not
include any pension or annuity, transfer payments (meaning payments made or
income received in which no goods or services are being paid for, such as welfare,
Social Security, and governmental subsidies for certain benefits), or any cash or in-
kind benefits.
Economic abuse  Behavior that is coercive, deceptive, or unreasonably controls or
restrains a person’s ability to acquire, use, or maintain economic resources to which
they are entitile, including using coercion, fraud, and manipulation to:
- Restrict a person’s access to money, assets, credit, or financial information
- Unfairly use a person’s personal economic resources, including money, assets,
and credit, for one’s own advantage
- Exert undue influence over a person’s financial and economic behavior or
decisions, including forcing default on joint or other financial obligations, exploiting
powers of attorney, guardianship, or conservatorship, or to whom one has a
fiduciary duty
Economic self-sufficiency program. Any program designed to encourage, assist,
train, or facilitate the economic independence of assisted families, or to provide work
for such families. Can include job training, employment counseling, work placement,
basic skills training, education, English proficiency, Workfare, financial or household
management, apprenticeship, or any other program necessary to ready a participant
to work (such as treatment for drug abuse or mental health treatment). Includes any
work activities as defined in the Social Security Act (42 U.S.C. 607(d)). Also see 24
CFR §5.603(c).
Effective date. The “effective date” of an examination or reexamination refers to: (i)
in the case of an examination for admission, the date of initial occupancy and (ii) in
the case of reexamination of an existing tenant, the date the redetermined rent
becomes effective.
Elderly family. A family whose head, cohead, spouse, or sole member is a person
who is at least 62 years of age; two or more persons who are at least 62 years of
age living together; or one or more persons who are at least 62 years of age living
with one or more live-in aides.
Elderly person. An individual who is at least 62 years of age.

Glossary-8
Eligible family (Family). A family that is income eligible and meets the other
requirements of the 1937 Act and Part 5 of 24 CFR.
Employer identification number (EIN). The nine-digit taxpayer identifying number
that is assigned to an individual, trust, estate, partnership, association, company, or
corporation.
Evidence of citizenship or eligible status. The documents that must be submitted
as evidence of citizenship or eligible immigration status. (See 24 CFR §5.508(b).)
Extremely low-income family. A family whose annual income does not exceed the
federal poverty level or 30 percent of the median income for the area, as determined
by HUD, whichever number is higher, with adjustments for smaller and larger
families. HUD may establish income ceilings higher or lower than 30 percent of
median income if HUD finds such variations are necessary due to unusually high or
low family incomes. (See 24 CFR 5.603.)
Facility. All or any portion of buildings, structures, equipment, roads, walks, parking
lots, rolling stock, or other real or personal property or interest in the property.
Fair Housing Act.  Title VIII of the Civil Rights Act of 1968, as amended by the Fair
Housing Amendments Act of 1988.
Fair market rent (FMR). The rent, including the cost of utilities (except telephone),
as established by HUD for units of varying sizes (by number of bedrooms), that must
be paid in the housing market area to rent privately owned, existing, decent, safe,
and sanitary rental housing of modest (non-luxury) nature with suitable amenities.
See periodic publications in the Federal Register in accordance with 24 CFR Part
888.
Family. Includes but is not limited to the following, regardless of actual or perceived
sexual orientation, gender identity, or marital status, and can be further defined in
PHA policy:
- A single person, who may be:
o
An elderly person, displaced person, disabled person, near-elderly person, or
any other single person;
o
An otherwise eligible youth who has attained at least 18 years of age and not
more than 24 years of age and who has left foster care, or will leave foster
care within 90 days, in accordance with a transition plan described in section

Glossary-9
475(5)(H) of the Social Security Act (42 U.S.C. 675(5)(H)), and is homeless oris at
risk of becoming homeless at age 16 or older; or
- A group of persons residing together, and such group includes, but is not limited to:
o
A family with or without children (a child who is temporarily away from the
home because of placement in foster care is considered a member of the
family);
o
An elderly family;
o
A near-elderly family;
o
A disabled family;
o
A displaced family; and
o
The remaining member of a tenant family.
Family self-sufficiency program (FSS program). The program established by a
PHA within its jurisdiction to promote self-sufficiency among participating families,
including the coordination of supportive services to these families (24 CFR 984.103).
Federal agency. A department of the executive branch of the federal government.
Flat rent. Rent that is based on the market rent charged for comparable units in the
private unassisted rental market, set at no less than 80 percent of the current fair
market rent (FMR) 80 percent of the small area fair market rent (SAFMR), or 80
percent of the unadjusted rent, with utility allowances applied as necessary.  The
unadjusted rent is the FMR estimated directly from source data that HUD uses to
calculate FMRs in nonmetropolitan areas.
Foster adult. A member of the household who is 18 years of age or older and meets
the definition of a foster adult under State law. In general, a foster adult is a person
who is 18 years of age or older, is unable to live independently due to a debilitating
physical or mental condition and is placed with the family by an authorized
placement agency or by judgment, decree, or other order of any court of competent
jurisdiction.
Foster child.
Foster childcare payment. A payment to eligible households by state, local, or
private agencies appointed by the state to administer payments for the care of foster
children.
Full-time student. A person who is attending school or vocational training on a full-
time basis (carrying a subject load that is considered full-time for day students under
the standards and practices of the educational institution attended). (See 24 CFR
§5.603)
Gender Identity. Actual or perceived gender-related characteristics.

Glossary-10
Handicap. Any condition or characteristic that renders a person an individual with
handicaps. (See person with disabilities)
Head of household. The adult member of the family who is the head of the
household for purposes of determining income eligibility and rent.
Health and medical care expenses. Health and medical care expenses are any
costs incurred in the diagnosis, cure, mitigation, treatment, or prevention of disease
or payments for treatments affecting any structure or function of the body. Health
and medical care expenses include medical insurance premiums and long-term care
premiums that are paid or anticipated during the period for which annual income is
computed.
Household. A household includes additional people other than the family who, with
the PHA’s permission, live in an assisted unit, such as live-in aides, foster children,
and foster adults.
Housing agency (HA). See public housing agency.
HUD. The U.S. Department of Housing and Urban Development.
Human trafficking. A crime involving the exploitation of a person for labor, services,
or commercial sex. The Trafficking Victims Protection Act of 2000 and its
subsequent reauthorizations recognize and define two primary forms of human
trafficking:
- Sex trafficking is the recruitment, harboring, transportation, provision, obtaining,
patronizing, or soliciting of a person for the purpose of a commercial sex act in
which a commercial sex act is induced by force, fraud, or coercion, or in which the
person induced to perform such act has not attained 18 years of age. See 22
U.S.C. § 7102(11)(A).
- Forced labor is the recruitment, harboring, transportation, provision, or obtaining of
a person for labor or services, through the use of force, fraud, or coercion for the
purpose of subjection to involuntary servitude, peonage, debt bondage, or slavery.
See 22 U.S.C. § 7102(11)(B).
Imputed asset. An asset disposed of for less than fair market value during the two
years preceding examination or reexamination.
Imputed asset income. When the value of net family assets exceeds $50,000 and
the actual returns from a given asset cannot be calculated, imputed returns on the
asset based on the current passbook savings rate, as determined by HUD.
Imputed welfare income. An amount of annual income that is not actually received
by a family as a result of a specified welfare benefit reduction but is included in the
family’s annual income and therefore reflected in the family’s rental contribution.

Glossary-11
Income-based rent. A tenant rent that is based on the family’s income and the
PHA’s rent policies for determination of such rents.
Income information means information relating to an individual’s income, including:

All employment income information known to current or previous employers or
other income sources

All information about wages, as defined in the state's unemployment
compensation law, including any social security number; name of the employee;
quarterly wages of the employee; and the name, full address, telephone number,
and, when known, employer identification number of an employer reporting
wages under a state unemployment compensation law

Whether an individual is receiving, has received, or has applied for
unemployment compensation, and the amount and the period received

Unearned IRS income and self-employment wages and retirement income

Wage, social security, and supplemental security income data obtained from the
Social Security Administration.
Income Validation Tool (IVT) Accessible through HUD's EIV system, provides
validation of tenant reported wages, unemployment compensation, and Social
Security benefits by comparing the income reported in IMS-PIC via form HUD-50058
to information received from the Department of Health and Human Services’ (HHS)
National Directory of New Hires (NDNH), and the Social Security Administration
(SSA) data sharing agreements.
Independent contractor. An individual who qualifies as an independent contractor
instead of an employee in accordance with the Internal Revenue Code Federal
income tax requirements and whose earnings are consequently subject to the Self-
Employment Tax. In general, an individual is an independent contractor if the payer
has the right to control or direct only the result of the work and not what will be done
and how it will be done.
Individual with handicaps. See person with disabilities.
Jurisdiction. The area in which the PHA has authority under state and local law to
administer the program.
Lease. A written agreement between the PHA and a tenant family for the leasing a
public housing unit. The lease establishes the legal relationship between the PHA
and the tenant family.
Live-in aide. A person who resides with one or more elderly persons, or near-elderly
persons, or persons with disabilities, and who:

Glossary-12

Is determined to be essential to the care and well-being of the persons;

Is not obligated for the support of the persons; and

Would not be living in the unit except to provide the necessary supportive
services.
Local preference. A preference used by the PHA to select among applicant
families.
Low-income family. A family whose income does not exceed 80 percent of the
median income for the area as determined by HUD with adjustments for smaller or
larger families, except that HUD may establish income limits higher or lower than 80
percent for areas with unusually high or low incomes.
Minimum rent. An amount established by the PHA of zero to $50.
Minor. A member of the family household other than the family head or spouse, who
is under 18 years of age.
Mixed family. A family whose members include those with citizenship or eligible
immigration status, and those without citizenship or eligible immigration status.
Monthly adjusted income. One twelfth of adjusted income.
Monthly income. One twelfth of annual income.
National. A person who owes permanent allegiance to the United States, for
example, as a result of birth in a United States territory or possession.
Near-elderly family. A family whose head, spouse, or sole member is a person who
is at least 50 years of age but below the age of 62; or two or more persons, who are
at least 50 years of age but below the age of 62, living together; or one or more
persons who are at least 50 years of age but below the age of 62 living with one or
more live-in aides.
Net family assets. (1) Net family assets is the net cash value of all assets owned by
the family, after deducting reasonable costs that would be incurred in disposing real
property, savings, stocks, bonds, and other forms of capital investment. (2) In
determining net family assets, PHAs or owners, as applicable, must include the
value of any business or family assets disposed of by an applicant or tenant for less
than fair market value (including a disposition in trust, but not in a foreclosure or
bankruptcy sale) during the two years preceding the date of application for the
program or reexamination, as applicable, in excess of the consideration received
therefor. In the case of a disposition as part of a separation or divorce settlement,
the disposition will not be considered to be for less than fair market value if the
applicant or tenant receives consideration not measurable in dollar terms. Negative
equity in real property or other investments does not prohibit the owner from selling

Glossary-13
the property or other investments, so negative equity alone would not justify
excluding the property or other investments from family assets. (3) Excluded from
the calculation of net family assets are: (i) The value of necessary items of personal
property; (ii) The combined value of all non-necessary items of personal property if
the combined total value does not exceed $50,000 (which amount will be adjusted
by HUD in accordance with the Consumer Price Index for Urban Wage Earners and
Clerical Workers); (iii) The value of any account under a retirement plan recognized
as such by the Internal Revenue Service, including individual retirement
arrangements (IRAs), employer retirement plans, and retirement plans for self-
employed individuals; (iv) The value of real property that the family does not have
the effective legal authority to sell in the jurisdiction in which the property is located;
(v) Any amounts recovered in any civil action or settlement based on a claim of
malpractice, negligence, or other breach of duty owed to a family member arising out
of law, that resulted in a family member being a person with a disability; (vi) The
value of any Coverdell education savings account under section 530 of the Internal
Revenue Code of 1986, the value of any qualified tuition program under section 529
of such Code, the value of any Achieving a Better Life Experience (ABLE) account
authorized under Section 529A of such Code, and the value of any “baby bond”
account created, authorized, or funded by Federal, State, or local government. (vii)
Interests in Indian trust land; (viii) Equity in a manufactured home where the family
receives assistance under 24 CFR part 982; (ix) Equity in property under the
Homeownership Option for which a family receives assistance under 24 CFR part
982; (x) Family Self-Sufficiency Accounts; and (xi) Federal tax refunds or refundable
tax credits for a period of 12 months after receipt by the family. (4) In cases where a
trust fund has been established and the trust is not revocable by, or under the
control of, any member of the family or household, the trust fund is not a family asset
and the value of the trust is not included in the calculation of net family assets, so
long as the fund continues to be held in a trust that is not revocable by, or under the
control of, any member of the family or household.

Noncitizen. A person who is neither a citizen nor national of the United States.
Non-public housing over-income family.  A family whose income exceeds the
over-income limit for 24 consecutive months and is paying  the alternative non-public
housing rent.
Over-income family.  A family whose income exceeds the over-income limit.
Over-income limit.  The over-income limit is determined by multiplying the
applicable income limit for very low-income family, as defined in 24 CFR 5.603(b), by
a factor of 2.4.

Glossary-14
PHA Plan. The annual plan and the 5-year plan as adopted by the PHA and
approved by HUD.
Participant (participant family). A family that has been admitted to the PHA
program and is currently assisted in the program.
Person with disabilities. For the purposes of program eligibility. A person who has
a disability as defined under the Social Security Act or Developmental Disabilities
Care Act, or a person who has a physical or mental impairment expected to be of
long and indefinite duration and whose ability to live independently is substantially
impeded by that impairment but could be improved by more suitable housing
conditions. This includes persons with AIDS or conditions arising from AIDS but
excludes persons whose disability is based solely on drug or alcohol dependence.
For the purposes of reasonable accommodation. A person with a physical or mental
impairment that substantially limits one or more major life activities, a person
regarded as having such an impairment, or a person with a record of such
an impairment.
Premises. The building or complex in which the dwelling unit is located, including
common areas and grounds.
Previously unemployed. With regard to the earned income disallowance, a person
who has earned, in the 12 months previous to employment, no more than would be
received for 10 hours of work per week for 50 weeks at the established minimum
wage.
Public assistance. Welfare or other payments to families or individuals, based on
need, which are made under programs funded, separately or jointly, by federal,
state, or local governments.
Public housing agency (PHA). Any state, county, municipality, or other
governmental entity or public body, or agency or instrumentality of these entities,
that is authorized to engage or assist in the development or operation of low-income
housing under the 1937 Act.
Real property:  Has the same meaning as that provided under the law of the State
in which the property is located.
Reasonable accommodation. A change, exception, or adjustment to a rule, policy,
practice, or service to allow a person with disabilities to fully access the PHA’s
programs or services.
Recertification. Sometimes called reexamination. The process of securing
documentation of total family income used to determine the rent the tenant will pay
for the next 12 months if there are no additional changes to be reported.

Glossary-15
Remaining member of the tenant family. The person left in assisted housing who
may or may not normally qualify for assistance on their own circumstances (i.e., an
elderly spouse dies, leaving widow age 47 who is not disabled).
Residency preference. A PHA preference for admission of families that reside
anywhere in a specified area, including families with a member who works or has
been hired to work in the area (See residency preference area).
Residency preference area. The specified area where families must reside to
qualify for a residency preference.
Responsible entity. For the public housing the PHA administering the program
under an ACC with HUD.
Secretary.  The secretary of Housing and Urban Development.
Seasonal worker. An individual who is hired into a short-term position and the
employment begins about the same time each year (such as summer or winter).
Typically, the individual is hired to address seasonal demands that arise for the
particular employer or industry.
Section 8. Section 8 of the United States Housing Act of 1937. Refers to the
housing choice voucher program.
Security deposit. A dollar amount (maximum set according to the regulations)
which can be used for unpaid rent or damages to the PHA upon termination of the
lease.
Sexual Assault. Any nonconsensual sexual act proscribed by federal, tribal, or state
law, including when the victim lacks capacity to consent (42 U.S.C. 13925(a)).
Sexual orientation. Homosexuality, heterosexuality, or bisexuality.
Single person. A person living alone or intending to live alone.
Social security number (SSN). The nine-digit number that is assigned to a person
by the Social Security Administration and that identifies the record of the person’s
earnings reported to the Social Security Administration. The term does not include a
number with a letter as a suffix that is used to identify an auxiliary beneficiary.
Specified welfare benefit reduction. Those reductions of welfare benefits (for a
covered family) that may not result in a reduction of the family rental contribution. A
reduction of welfare benefits because of fraud in connection with the welfare
program, or because of welfare sanction due to noncompliance with a welfare
agency requirement to participate in an economic self-sufficiency program.
Spouse. The marriage partner of the head of household.

Glossary-16
Stalking. To follow, pursue, or repeatedly commit acts with the intent to kill, injure,
harass, or intimidate; or to place under surveillance with the intent to kill, injure,
harass, or intimidate another person; and in the course of, or as a result of, such
following, pursuit, surveillance, or repeatedly committed acts, to place a person in
reasonable fear of the death of, or serious bodily injury to, or to cause substantial
emotional harm to (1) that person, (2) a member of the affiliated individual of that
person, or (3) the spouse or intimate partner of that person.
State wage information collection agency (SWICA). The state agency, including
any Indian tribal agency, receiving quarterly wage reports from employers in the
state, or an alternative system that has been determined by the Secretary of Labor
to be as effective and timely in providing employment-related income and eligibility
information.
Technological abuse. An act or pattern of behavior that occurs within domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking and is intended to harm,
threaten, intimidate, control, stalk, harass, impersonate, exploit, extort, or monitor
another person, except as otherwise permitted by law, that occurs using any form of
technology, including but not limited to:
- Internet enabled devices
- Online spaces and platforms
- Computers
- Mobile devices
- Cameras and imaging programs
- Apps
- Location tracking devices
- Communication technologies
- Any other emergency technologies
Tenant. The person or persons (other than a live-in aide) who executes the lease as
lessee of the dwelling unit.
Tenant rent. The amount payable monthly by the family as rent to the PHA.
Total tenant payment (TTP). The total amount the HUD rent formula requires the
tenant to pay toward rent and utilities.
Unearned income. Any annual income, as calculated under § 5.609, that is not
earned income.
Utilities. Water, electricity, gas, other heating, refrigeration, cooking fuels, trash
collection, and sewage services. Telephone service is not included.

Glossary-17
Utility allowance. (UA) If the cost of utilities (except telephone) and other housing
services for an assisted unit is not included in the tenant rent but is the responsibility
of the family occupying the unit, an amount equal to the estimate made or approved
by a PHA or HUD of the monthly cost of a reasonable consumption of such utilities
and other services for the unit by an energy-conservative household of modest
circumstances consistent with the requirements of a safe, sanitary, and healthful
living environment.
Utility reimbursement. The amount, if any, by which the utility allowance for the
unit, if applicable, exceeds the total tenant payment (TTP) for the family occupying
the unit.
Veteran. A person who has served in the active military or naval service of the
United States at any time and who shall have been discharged or released
therefrom under conditions other than dishonorable.
Violence Against Women Reauthorization Act (VAWA) of 2013. Prohibits
denying admission to the project to an otherwise qualified applicant on the basis that
the applicant is or has been a victim of domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking.
Violent criminal activity. Any illegal criminal activity that has as one of its elements
the use, attempted use, or threatened use of physical force against the person or
property of another.
Waiting list. A list of families organized according to HUD regulations and PHA
policy who are waiting for a unit to become available.
Welfare assistance.
I 
Income assistance from federal or state welfare programs, including assistance
provided under TANF and general assistance. Does not include assistance directed
solely to meeting housing expenses, nor programs that provide health care,
childcare or other services for working families. For the FSS program (24 CFR
984.103), welfare assistance includes only cash maintenance payments designed to
meet a family’s ongoing basic needs. Does not include nonrecurring short term
benefits designed to address individual crisis situations, work subsidies, supportive
services such as child care and transportation provided to families who are
employed, refundable earned income tax credits, contributions to and distributions
from Individual Development Accounts under TANF, services such as counseling,
case management, peer support, child care information and referral, financial
empowerment, transitional services, job retention, job advancement, and other
employment-related services that to not provide basic income support, amounts
solely directed to meeting housing expenses, amounts for health care, Supplemental
Nutrition Assistance Program (SNAP) and emergency rental and utilities assistance,
SSI, SSDI, or social security, and child-only or non-needy TANF grants made to or

Glossary-18
on behalf of a dependent child solely on the basis of the child’s need and not the
need of the child’s current non-parental caretaker.