Construction Notification Presentation

City Project Notification Policy
City Council Connectivity Subcommittee
                                                                                                                                  July 30, 2025

Agenda and Goals of Meeting
 
• Discuss the current state of Chandler’s construction notification
policies
• Current practices with strengths and weaknesses  
• Identifying gaps for each type of project
• Recommend strategies for improved communication
• Construction Notification occurs for the following types of
projects:
• Fiber installation projects
• CIP projects
• City maintenance projects
• Non-city projects (private development/other agencies)

FIBER INSTALLATION PROJECTS
•
Broadband infrastructure and digital equity are crucial for Chandler's goal to be
the most connected city. 
• High-speed internet fosters economic growth, education, healthcare access, and
social inclusion.
• Construction to build the necessary infrastructure is not always convenient.
• Agencies are federally required to allow fiber to be built in the right-of-way. The
city cannot deny permits if they meet engineering requirements.
•
Fiber installation projects meet the City Council Strategic Framework by meeting
the following objectives:
•
Forward-thinking transportation and technology networks with fiber and
wireless technology providers that quickly and reliably connect people and
business.
•
Chandler strives to be the Most Connected City and a Community of
Innovation
2

FIBER CONSTRUCTION NOTIFICATION PROGRAM
History of the Program:
•
January 2002 - Ordinance 3246 - Construction Signs Required
•
November 2020 - Council Subcommittee on Small Wireless in Right-of-Way
•
November 2020-December 2020 - Staff worked with the industry to develop notification
policy - DSP-201, implemented in December 2020
Current Practices:
•
Notice businesses and residents within 300 feet of construction at least 7 days in advance.
•
HOAs must be noticed at least 10 days in advance.
•
Proof of notification must be available at the preconstruction meeting.
•
If more than 2 weeks between notice and construction start a 2nd notice is required.
2
Notifications delivered:
•
~500 homes per Fiber To The Home (FTTH) permit on average;
•
Total Issued FTTH permits as of 5/19/2025 = ~102 permits
•
More than 51,000 notifications have been delivered for FTTH projects

FTTH Builds
•
7 Providers actively
building FTTH in
Chandler
•
~51,000 homes*
passed to date
*Some of those areas pass the
same homes twice –
construction fatigue is an issue
in neighborhoods with providers
coming in after each other, or
when followed by a city driven
project.

Current Process
    - Strengths and Weaknesses
• Strengths
•
Residents are generally more informed today
•
Notices do help cut down on complaints
•
Providers are providing the proof of notification
• Weaknesses
•
Locate markings often go out before notices
•
Door hangers look like advertisements (because they are)
•
If work doesn’t start companies fail to re-notice
•
Companies often overlook notifying businesses
•
Business employees often fail to share construction information
•
Construction signs aren’t always put out as required
•
Residents can’t tell the difference between city and non-city projects

Current Industry
Door Hanger
examples:

City Capital Improvement Projects
•
How Does a Project Become a CIP Project?
•
Projects are approved yearly through the budget to address needs
identified through:
•
City master plans
•
City approved bond projects 
•
Lifecycle replacement
•
Public requests 
•
State or Federal compliance requirements 
•
Emergency Repairs
•
Projects involving new construction-as opposed to maintenance-
require a Professional Engineer to provide a design

City CIP Projects
•
Two phases for each CIP project- design phase and construction phase
•
Public outreach is different for each project due to the following considerations:
•
Project impacts to the public
•
Size of project area
•
Duration of project, especially the portion that impacts the public
•
Rapid schedule changes

Current Practices for CIP Projects
        Design Phase
•
Website
•
Project Hotline
•
Social Media Outreach
•
E-Blasts
•
Mailers – Post Cards
•
Public Meetings
•
Transportation
Commission
•
Business Outreach
•
Resident Outreach
Construction Phase
•
Website
•
Project Hotline
•
Social Media Outreach
•
E-Blasts
•
Mailers – Post Cards 
•
Door Hangers 
•
Public Meetings
•
Contruction Signage
•
Traffic Restriction
Website

City CIP Projects
•
Public Outreach by the Numbers
•
1,400 - Monthly E-Blasts 
•
19,887 - Mailers on 7 current projects
•
15 - Calls to the Hotline per month
•
10 to 25 - Typical Public Meeting Attendance 
•
16,967 - Number of hits on Project Website
       this calendar year
•
7,907 - Number of hits on Traffic Restriction
              Website this calendar year

CIP Projects Strengths and Weaknesses
•
Strengths
•
Public Information Officer attends weekly meetings to share
complaints with Contractor, City Staff, and Consultant.  
•
This provides quick responses to residents from all parties.
•
Post Cards are easily tracked to verify they were delivered.
•
E-Blasts bring information to the public on a regular basis.
•
Website has good information on the project and used in any
native language of a Chandler resident
•
Weaknesses 
•
Cost

City Maintenance Projects
•
Mill and Overlay Program
Right of entry letter (Signature Required) (ADA driveway impacted residents only)
•
6-8 months prior to ADA work. (Mailer)
•
2nd attempt 30 days before ADA (door to door)
•
Depending on situation may requires a 3rd attempt. (Hand delivered)
ADA
•
Pre warning signs 5-7 days before work begins (project information on signs)
•
Door hanger 72 hours Before Work begins (to residents impacted by work)
Mill and Overlay/Seals
•
Pre warning signs 5-7 days before work begins (project information on signs).
•
Door hanger 72 hours before work begins ( On affected streets only)

City Maintenance Projects
•
Resident Notification Examples

Recommended Improvements
•
Update Door Hangers
•
Uniformity of door hangers regardless of city or non-city driven project
•
Consistency with construction sign code
•
QR Code allowed, but for a project website (not just a sign up for service website)
•
Barricade panels with information plaques
•
Including the right information
•
Keeping them up to date
•
Construction Signs
•
Mandatory Traffic Control Plan
•
DSP-201 Policy Update
•
Modify language to limit the notice going out no more than 30 days in advance of
construction rather than 2 weeks.
•
Citywide Construction Hotline – Contract, FTE or Temp (for pilot)
•
Clearinghouse for business and resident concerns  and complaints
•
A dedicated employee who is trained and updated on all active projects in the city.

Proposed Door
Hanger Format:
•
Align with
Construction Sign
requirements in City
Code 46-2.7(E)

Next Steps and Timelines
•
Update Utility Permit Manual for publish in July 2025 to include:
•
Door hanger specifications;
•
Project website requirement for large build projects expected to last more than 3 months;
•
Barricade panel update requirements.
•
Construction Signs
•
Mandatory Traffic Control Plan (implemented along with the new TCP program)
•
DSP-201 Policy Update for publish in July 2025
•
Modify language to limit the notice going out no more than 30 days in advance of construction
rather than 2 weeks.
•
Citywide Construction Hotline – Pilot Program
•
Central point to answer questions for residents
•
Provide updates and contact information for all construction projects
•
Potential partial funding from FTTH contract for position

Questions?
https://www.chandleraz.gov/government/departments/development-services/telecommunications-and-utility-franchise