HCV Plan

The City of Chandler Housing and Redevelopment Department
Section 8 Housing Choice Voucher
2026
Effective 07/01/2026

2
Contents
INTRODUCTION.........................................................................................................................25
HOTMA CHANGES IN THE ADMINSTRATIVE PLAN.....................................................25
HOTMA VOUCHER FINAL RULE....................................................................................... 26
CHAPTER 1....................................................................................................................................1
Overview of the Program and Plan.............................................................................................1
THE PHA........................................................................................................................................ 2
1-I.A. Overview......................................................................................................................2
1-I.B. Organization and Structure of the PHA....................................................................... 2
1-I.C. PHA Mission................................................................................................................3
1-I.D. The PHA’s Programs................................................................................................... 3
1-I.E. The PHA’s Commitment to Ethics and Service...........................................................4
PART II. THE HOUSING CHOICE VOUCHER (HCV) PROGRAM.....................................5
1-II.A. Overview and History of the Program........................................................................5
1-II.B. HCV Program Basics..................................................................................................7
1-II.C. The HCV Partnerships................................................................................................7
1-II.D. Applicable Regulations.............................................................................................11
PART III: THE HCV ADMINISTRATIVE PLAN................................................................. 12
1-III.A. Overview and Purpose of the Plan.......................................................................... 12
1-III.B. Contents of the Plan [24 CFR §982.54].................................................................. 12
1-III.C. Organization of the Plan..........................................................................................14
1-III.D. Updating and Revising the Plan..............................................................................14
CHAPTER 2....................................................................................................................................1
Fair Housing and Equal Opportunity..........................................................................................1
PART I: NONDISCRIMINATION............................................................................................2
2-I.A. Overview......................................................................................................................2
2-I.B. Nondiscrimination........................................................................................................2
PART II: POLICIES RELATED TO PERSONS WITH DISABILITIES.................................6
2-II.A. Overview.................................................................................................................... 6
2-II.B. Definition of Reasonable Accommodation.................................................................7

3
2-II.C. Request for an Accommodation................................................................................. 8
2-II.D. Verification of Disability............................................................................................8
2-II.E. Approval/Denial of a Requested Accommodation  [Joint Statement of the Departments Of
HUD and Justice: Reasonable Accommodations Under the Fair Housing Act, PIH Notice
2010-26]...................................................................................................................9
2-II.F. Program Accessibility for Persons with Hearing or Vision Impairments.................10
2-II.G. Physical Accessibility...............................................................................................11
2-II.H. Denial or Termination of Assistance........................................................................12
PART III: IMPROVING ACCESS TO SERVICES FOR PERSONS  WITH LIMITED ENGLISH
PROFICIENCY (LEP)..................................................................................................13
2-III.A. OVERVIEW............................................................................................................13
CHAPTER 3....................................................................................................................................1
Eligibility.................................................................................................................................... 1
PART I: DEFINITIONS OF FAMILY AND HOUSEHOLD MEMBERS...............................2
3-I.A. Overview......................................................................................................................2
3-I.B. Family and Household [24 CFR 5.403; FR Notice 02/03/12; notice PIH 2014- 20; and fr
notice 2/14/23]......................................................................................................... 2
3-I.C. Family Break-Up and Remaining Member of Tenant Family.....................................3
3-I.D. Head of Household [24 CFR §5.504(b)]......................................................................4
3-I.E. Spouse, Co-head, and Other Adult...............................................................................4
3-I.F. DependentS AND MINORS [24 CFR §5.603]............................................................ 5
3-I.G. Full-Time Student [24 CFR §5.603, HVC GB p. 5-29]...............................................5
3-I.H. Elderly and Near-Elderly Persons, and Elderly Family [24 CFR §5.100 and 5.403, fr notice
02/03/12].................................................................................................................. 5
3-I.I. Persons with Disabilities and Disabled Family [24 CFR §5.403, fr notice 02/03/12].. 6
3-I.J. Guests [24 CFR §5.100]................................................................................................6
3.I.K. Foster Children and Foster Adults [24 CFR 5.603]..................................................... 7
3-I.L. Absent Family Members.............................................................................................. 9
3-I.M. Live-In Aide.............................................................................................................. 10
PART II: BASIC ELIGIBILITY CRITERIA...........................................................................12
3-II.A. INCOME ELIGIBILITY AND TARGETING........................................................ 12
3-II.B. Citizenship or Eligible Immigration Status  [24 CFR 5, Subpart E]........................ 13
3-II.C. Social Security Numbers [24 CFR §5.216 and §5.218, Notice PIH 2018-24].........16
3-II.D. Family Consent to Release of Information [24 CFR 5.230, 24 CFR §5.232,andHCV GB, p.
5-13].......................................................................................................................16

4
3-II.E. Students Enrolled in Institutions of Higher Education  [24 CFR §5.612; FR Notice 4/10/06
FR Notice 09/21/16]...............................................................................................17
3-II.F. EIV SYSTEM SEARCHES [EIV FAQs; EIV System Training 9/30/20; and notice pih
2023-27].................................................................................................................21
PART III: DENIAL OF ASSISTANCE...................................................................................23
3-III.A. Overview................................................................................................................. 23
3-III.B. Mandatory Denial of Assistance [24 CFR §982.553(a) and 24 CFR 982.552(b)(6)]25
3-III.C. Restriction on Assistance Based on Assets [24 CFR 5.618]...................................26
3-III.D. other permitted reasons for denial of assistance......................................................28
3-III.E. screening..................................................................................................................31
3-III.F. CRITERIA FOR DECIDING TO DENY ASSISTANCE...................................... 33
3-III.G. NOTICE OF ELIGIBILITY OR DENIAL............................................................. 35
3-III.H. PROHIBITION AGAINST DENIAL OF ASSISTANCE TO VICTIMS OF DOMESTIC
VIOLENCE, DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, STALKING, AND HUMAN
TRAFFICKING..................................................................................................... 36
CHAPTER 4....................................................................................................................................1
Applications, Waiting List, and Tenant Selection...................................................................... 1
Introduction............................................................................................................................ 1
PART I: THE APPLICATION PROCESS.................................................................................2
4-I.A. Overview......................................................................................................................2
4-I.B. Applying for Assistance [HCV GB, pp. 4-11 – 4-16,  notice pih 2009-36]................ 2
4-I.C. Accessibility of the Application Process......................................................................3
4-I.D. Placement on the Waiting List.....................................................................................3
PART II: MANAGING THE WAITING LIST..........................................................................5
4-II.A. Overview.................................................................................................................... 5
4-II.B. Organization of the Waiting List [24 CFR §982.204 and §982.205]......................... 5
4-II.C. Opening and Closing the Waiting List [24 CFR §982.206]....................................... 6
4-II.D. Family Outreach [HCV GB, pp. 4-2 to 4-4]...............................................................7
4-II.E. Reporting Changes in Family Circumstances.............................................................8
4-II.F. Updating the Waiting List [24 CFR §982.204; HCV GB 4.5]....................................8
PART III: SELECTION FOR HCV ASSISTANCE................................................................10
4-III.A. Overview................................................................................................................. 10
4-III.B. Selection and HCV Funding Sources......................................................................10
4-III.C. Selection Method.....................................................................................................10

5
4-III.D. Notification of Selection......................................................................................... 14
4-III.E. The Application Interview.......................................................................................15
4-III.F. Completing the Application Process........................................................................16
CHAPTER C................................................................................................................................. 18
Briefings and Voucher Issuance............................................................................................... 18
Introduction.......................................................................................................................... 18
PART I: BRIEFINGS AND FAMILY OBLIGATIONS......................................................... 19
5-I.A. Overview....................................................................................................................19
5-I.B. Briefing [24 CFR §982.301]...................................................................................... 19
5-I.C. Family Obligations.....................................................................................................25
PART II: SUBSIDY STANDARDS AND VOUCHER ISSUANCE......................................28
5-II.A. Overview.................................................................................................................. 28
5-II.B. Determining Family Unit (Voucher) Size [24 CFR §982.402]................................ 28
5-II.C. Exceptions to Subsidy Standards..............................................................................30
5-II.D. Voucher Issuance [24 CFR §982.302]..................................................................... 31
5-II.E. Voucher Term and Extensions..................................................................................31
CHAPTER CH CH........................................................................................................................33
Income and Subsidy Determinations  [24 CFR Part 5, Subparts E and F; 24 CFR §982]....... 33
Introduction.......................................................................................................................... 33
PART I: ANNUAL INCOME.................................................................................................. 34
6-I.A. Overview....................................................................................................................34
6-I.B. Household Composition and Income............................................................................. 35
6-I.C. Anticipating Annual Income......................................................................................38
6-I.D. Earned Income........................................................................................................... 39
6-I.F. BUSINESS INCOME [24 CFR 5.609(b)(2)].............................................................45
6-I.G. ASSETS [24 CFR 5.609(b)(3); 24 CFR 5.603(b)] Overview................................... 46
6-I.H. PERIODIC PAYMENTS...........................................................................................74
6-I.I. PAYMENTS IN LIEU OF EARNINGS.....................................................................75
6-I.J. WELFARE ASSISTANCE.........................................................................................76
6-I.K. PERIODIC AND DETERMINABLE ALLOWANCES [24 CFR 5.609(b)(7)]....... 77
6-I.L. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [24 CFR 5.609(b)(9); Notice PIH 2015-21]78
6-I.M. ADDITIONAL EXCLUSIONS FROM ANNUAL INCOME................................. 80

6
PART II: ADJUSTED INCOME..............................................................................................84
6-II.A. OVERVIEW.............................................................................................................84
6-II.B. DEPENDENT DEDUCTION...................................................................................85
6-II.C. ELDERLY OR DISABLED FAMILY DEDUCTION............................................ 85
6-II.D. MEDICAL EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.611(a)(3)(i)]............................85
6-II.E. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.603(b) and  24 CFR
5.611(a)(3)(ii)]....................................................................................................... 88
6-II.F. CHILDCARE EXPENSE DEDUCTION................................................................. 91
PART III: CALCULATING FAMILY SHARE AND PHA SUBSIDY..................................95
6-III.A. OVERVIEW OF RENT AND SUBSIDY CALCULATIONS...............................95
6-III.B. FINANCIAL HARDSHIPS AFFECTING MINIMUM RENT [24 CFR 5.630]....96
6-III.C. APPLYING PAYMENT STANDARDS [24 CFR 982.505(c) and Notice PIH 2024-34]
..............................................................................................................................101
6-III.D. APPLYING UTILITY ALLOWANCES [24 CFR 982.517]................................104
6-III.E. PRORATED ASSISTANCE FOR MIXED FAMILIES [24 CFR 5.520]............ 106
CHAPTER 6.B................................................................................................................................ 4
INCOME AND SUBSIDY DETERMINATIONS UNDER HOTMA 102/104........................4
PART I: ANNUAL INCOME.................................................................................................... 5
6-I.A. OVERVIEW [24 CFR 5.609]......................................................................................5
6-I.B. HOUSEHOLD COMPOSITION AND INCOME.......................................................6
6-I.C. CALCULATING ANNUAL INCOME.......................................................................9
6-I.D. EARNED INCOME...................................................................................................12
6-I.E. EARNED INCOME DISALLOWANCE FOR PERSONS WITH DISABILITIES [24 CFR
5.617; Streamlining Final Rule (SFR) Federal Register 3/8/16; Notice PIH 2023-27]
................................................................................................................................14
6-I.F. BUSINESS AND SELF-EMPLOYMENT INCOME [24 CFR 5.609(b)(28); Notice PIH
2023-27].................................................................................................................15
PHA PHA P.....................................................................................................................16
6-I.G. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [FR Notice 2/14/23 and Notice PIH 2023-27]
................................................................................................................................17
6-I.H. PERIODIC PAYMENTS...........................................................................................24
6-I.I. NONRECURRING INCOME [24 CFR 5.609(b)(24) and Notice PIH 2023-27].......27
6-I.J. WELFARE ASSISTANCE.........................................................................................28
6-I.K. STATE PAYMENTS TO ALLOW INDIVIDUALS WITH DISABILITIES TO LIVE AT
HOME [24 CFR 5.609(b)(19)].............................................................................. 29

7
6-I.L. CIVIL RIGHTS SETTLEMENTS [24 CFR 5.609(b)(25); FR Notice 2/14/23]....... 29
6-I.M. ADDITIONAL EXCLUSIONS FROM ANNUAL INCOME [24 CFR 5.609(b); FR Notice
1/31/2024].............................................................................................................. 30
PART II: ASSETS....................................................................................................................36
6-II.A. OVERVIEW.............................................................................................................36
6-II.B. ASSETS DISPOSED OF FOR LESS THAN FAIR MARKET VALUE
[24 CFR 5.603(b)(2)]............................................................................................. 36
6-II.C. ASSET INCLUSIONS AND EXCLUSIONS..........................................................38
6-II.D. DETERMINING INCOME FROM ASSETS..........................................................47
PART III: ADJUSTED INCOME............................................................................................ 50
6-III.A. INTRODUCTION...................................................................................................50
6-III.B. DEPENDENT DEDUCTION................................................................................. 51
6-III.C. ELDERLY OR DISABLED FAMILY DEDUCTION...........................................51
6-III.D. HEALTH AND MEDICAL CARE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.611(a)(3)(i)
and 5.603(b)]..........................................................................................................52
6-III.E. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.603(b) and  24 CFR
5.611(a)(3)(ii)]....................................................................................................... 54
6-III.F. CHILDCARE EXPENSE DEDUCTION................................................................56
6-III.G. HARDSHIP EXEMPTIONS [24 CFR 5.611(c), (d), and (e)]................................59
6-III.H. PERMISSIVE DEDUCTIONS [24 CFR 5.611(b)(1)(ii)].......................................65
PART IV: CALCULATING FAMILY SHARE AND PHA SUBSIDY................................. 66
6-IV.A. OVERVIEW OF RENT AND SUBSIDY CALCULATIONS.............................. 66
6-IV.B. FINANCIAL HARDSHIPS AFFECTING MINIMUM RENT [24 CFR 5.630]... 68
6-IV.C. APPLYING PAYMENT STANDARDS [24 CFR 982.505(c) and Notice PIH 2024-34]
................................................................................................................................73
6-IV.D. APPLYING UTILITY ALLOWANCES [24 CFR 982.517]................................. 77
6-IV.E. PRORATED ASSISTANCE FOR MIXED FAMILIES [24 CFR 5.520].............. 79
CHAPTER 7.A................................................................................................................................ 1
VERIFICATION.........................................................................................................................1
PART I. GENERAL VERIFICATION REQUIREMENTS...................................................... 2
7-I.A. Family Consent to Release of Information [24 CFR §982.516; §982.551; CFR §5.230; and
notice pih 2023-27].................................................................................................. 2
7-I.B. OVERVIEW OF VERIFICATION REQUIREMENTS............................................. 3
7-I.C. UP-FRONT INCOME VERIFICATION (UIV)..........................................................5
7-I.D. THIRD-PARTY WRITTEN AND ORAL VERIFICATION..................................... 7

8
7-I.E. SELF-CERTIFICATION........................................................................................... 10
PART II. VERIFYING FAMILY INFORMATION................................................................11
7-II.A. Verification of Legal Identity...................................................................................11
7-II.B. Social Security Numbers [24 CFR 5.216, Notice PIH 2018-24]..............................12
7-II.C. Documentation of Age..............................................................................................14
7-II.D. Family Relationships................................................................................................ 14
7-II.E. Verification of Student Status...................................................................................16
7-II.F. Documentation of Disability..................................................................................... 17
7-II.G. Citizenship or Eligible Immigration Status [24 CFR §5.508]..................................18
7-II.H. Verification of Preference Status..............................................................................20
PART III. VERIFYING INCOME AND ASSETS..................................................................22
7-III.A. Earned Income.........................................................................................................22
7-III.B. Business and Self Employment Income..................................................................23
7-III.C. Periodic Payments and Payments In Lieu of Earnings............................................24
7-III.D. Alimony or Child Support.......................................................................................25
7-III.E. Assets and Income from Assets...............................................................................26
7-III.F. NET INCOME FROM RENTAL PROPERTY...................................................... 26
7-III.G. Retirement Accounts...............................................................................................27
7-III.H. INCOME FROM EXCLUDED SOURCES........................................................... 27
7-III.I. ZERO INCOME FAMILIES [Notice PIH 2023-27]................................................28
7-III.J. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [Notice PIH 2015-21]............................ 29
7-III.K. parental income of students subject to eligibility restrictions.................................30
PART IV. VERIFYING MANDATORY DEDUCTIONS......................................................32
7-IV.A. Dependent and Elderly/Disabled Household Deductions.......................................32
7-IV.B. MedicalExpense Deduction.....................................................................................32
7-IV.C. Disability Assistance Expenses...............................................................................34
7-IV.D. CHILD CARE EXPENSES....................................................................................36
Exhibit 7-1: Summary of Documentation Requirements for Noncitizens  [HCV GB, pp. 5-9 and 5-10]
.......................................................................................................................................39
CHAPTER 7.B................................................................................................................................ 1
VERIFICATION UNDER HOTMA 102/104............................................................................1
PART I: GENERAL VERIFICATION REQUIREMENTS...................................................... 2

9
7-I.A. FAMILY CONSENT TO RELEASE OF INFORMATION [24 CFR 982.516; 24 CFR
982.551; 24 CFR 5.230; and Notice PIH 2023-27]................................................. 2
7-I.B. USE OF OTHER PROGRAMS’ INCOME DETERMINATIONS [24 CFR 5.609(c)(3) and
Notice PIH 2023-27]................................................................................................4
7-I.C. STREAMLINED INCOME DETERMINATIONS [24 CFR 960.257(c); Notice PIH 2023-
27]............................................................................................................................ 5
7-I.D. VERIFICATION HIERARCHY [Notice PIH 2023-27]............................................. 8
7-I.E. LEVEL 5 AND 6 VERIFICATIONS: UP-FRONT INCOME VERIFICATION (UIV)
..................................................................................................................................9
7-I.F. LEVEL 4 VERIFICATION [Notice PIH 2023-27]................................................... 13
7-I.G. LEVEL 3 VERIFICATION: WRITTEN, THIRD-PARTY FORM [Notice PIH 2023 -27]
................................................................................................................................15
7.I.H. LEVEL 2: ORAL THIRD-PARTY VERIFICATION [Notice PIH 2023-27].......... 16
7-I.I. LEVEL 1: NON-THIRD-PARTY VERIFICATION: SELF-CERTIFICATION [Notice PIH
2023-27].................................................................................................................17
Part II: Verifying FAMILY INFORMATION......................................................................... 18
7-II.A. VERIFICATION OF LEGAL IDENTITY.............................................................. 18
7-II.B. SOCIAL SECURITY NUMBERS [24 CFR 5.216, Notice PIH 2023-27].............. 19
7-II.C. DOCUMENTATION OF AGE................................................................................21
7-II.D. FAMILY RELATIONSHIPS...................................................................................21
7-II.E. VERIFICATION OF STUDENT STATUS............................................................. 23
7-II.F. DOCUMENTATION OF DISABILITY.................................................................. 24
7-II.G. CITIZENSHIP OR ELIGIBLE IMMIGRATION STATUS [24 CFR 5.508]......... 26
7-II.H. VERIFICATION OF PREFERENCE STATUS......................................................27
PART III: Verifying Income AND ASSETS............................................................................28
7-III.A. EARNED INCOME................................................................................................28
7-III.B. BUSINESS AND SELF EMPLOYMENT INCOME.............................................29
7-III.C. PERIODIC PAYMENTS AND PAYMENTS IN LIEU OF EARNINGS............. 30
7-III.D. ALIMONY OR CHILD SUPPORT [Notice PIH 2023-27]....................................31
7-III.E. NONRECURRING INCOME [Notice PIH 2023-27].............................................31
7-III.F. ASSETS AND INCOME FROM ASSETS.............................................................32
7-III.G. NET INCOME FROM RENTAL PROPERTY......................................................33
7-III.H. FEDERAL TAX REFUNDS OR REFUNDABLE TAX CREDITS [Notice PIH 2023-27]
................................................................................................................................34
7-III.I. RETIREMENT ACCOUNTS...................................................................................34
7-III.J. INCOME FROM EXCLUDED SOURCES [Notice PIH 2023-27]........................ 34

10
7-III.K. ZERO INCOME FAMILIES [Notice PIH 2023-27].............................................. 35
7-III.L. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [24 CFR 5.609(b)(9)]............................35
7-III.M. parental income of students subject to eligibility restrictions................................ 36
PART PAR PART IV MANDATORY MANDATORY.........................................................37
7-IV.A. DEPENDENT AND ELDERLY/DISABLED HOUSEHOLD DEDUCTIONS... 37
7-IV.B. HEALTH AND MEDICAL CARE EXPENSE DEDUCTION............................. 38
7-IV.C. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES............................................................ 39
7-IV.D. CHILDCARE EXPENSES.....................................................................................42
EXHIBIT 7-1: SUMMARY OF DOCUMENTATION REQUIREMENTS FOR NONCITIZENS
[HCV GB, pp. 5-9 and 5-10].........................................................................................44
CHAPTER C................................................................................................................................. 45
Housing Quality Standards/Uniform Physical Condition Standards for  HCV (NSPIRE) and Rent
Reasonableness Determinations  [24 CFR §982 Subpart I; 24 CFR §982.507]........... 45
Part I: PHYSICAL STANDARDS...........................................................................................46
8-I.A.
General HUD Requirements.................................................................................. 46
8-I.B.
Additional Local Requirements............................................................................. 48
8-I.C.
Life Threatening Conditions [24 CFR §982.404(a);FR Notice 1/18/17]...............49
8-I.D. Owner and Family Responsibilities [24 Cfr §982.404].............................................52
8-I-E. Special Requirements For Children With Elevated Blood Lead Level [24 CFR §35.1225; FR
Notice 1/13/17; PIH Notice 2017-13]....................................................................54
8-I-F. Violation of NSPIRE Space Standards [24 CFR §982.401, 24 CFR §982.403]........54
PART II: THE INSPECTION PROCESS................................................................................55
8-II.A. Overview [24 CFR §982.405].................................................................................. 55
8-II.B. Initial NSPIRE Inspection [24 CFR §982.405(a)]....................................................57
8.II.C. Periodic NSPIRE Inspections [24 CFR §982.405(b), PIH Notice 2016- 05]........... 59
8-II.D. Interim Inspections [24 CFR §982.405(dg)]............................................................ 60
8-II.E. SUPERVISORY Quality Control Inspections [24 CFR §982.405(B); 24 cfr 985.3€; HCV
GB p. 10-32]...........................................................................................................60
8-II.f. INSPECTION RESULTS AND REINSPECTIONS FOR UNITS UNDER HAP
CONTRACT.......................................................................................................... 60
8-II.H. Enforcing Owner Compliance..................................................................................63
8-II.H. Enforcing Family Compliance with NSPIRE [24 CFR §982.404(b)]......................65
PART III: RENT REASONABLENESS [24 CFR §982.507]................................................. 66
8-III.A. Overview................................................................................................................. 66

11
8-III.B. When Rent Reasonableness Determinations Are Required.................................... 66
8-III.C. How Comparability Is Established..........................................................................68
8-III.D. PHA Rent Reasonableness Methodology............................................................... 69
EXHIBIT 8-2: Summary of Tenant Preference Areas Related to Housing Quality.................74
CHAPTER CHAP......................................................................................................................... 75
NATIONAL STANDARDS FOR THE PHYSICAL INSPECTION OF REAL ESTATE AND RENT
REASONABLENESS DETERMINATIONS.............................................................. 75
PART I: NSPIRE STANDARDS.............................................................................................76
8-I.A. INSPECTABLE AREAS [24 CFR 5.703(a)(1) and 24 CFR 5.705(a)(2)]................76
8-I.B. AFFIRMATIVE HABITABILITY REQUIREMENTS [24 CFR 5.703(b), (c), and (d)]
................................................................................................................................76
8-I.C. MODIFICATIONS TO PROVIDE ACCESSIBILITY [24 CFR 100.203; Notice 2003-31;
and Notice PIH 2014-02]....................................................................................... 77
8-I.D. ADDITIONAL LOCAL REQUIREMENTS [24 CFR 5.705(a)(3) and Notice PIH 2024-26]
................................................................................................................................77
8-I.E. LIFE-THREATENING DEFICIENCIES [Notice PIH 2024-26]..............................78
8-I.F. OWNER AND FAMILY RESPONSIBILITIES [24 CFR 982.404]......................... 81
8-I.G. LEAD-BASED PAINT..............................................................................................83
PART II: THE INSPECTION PROCESS................................................................................85
8-II.A. OVERVIEW [24 CFR 982.405]...............................................................................85
8-II.B. INITIAL INSPECTION [24 CFR 982.405(a)].........................................................87
8-II.C. PERIODIC INSPECTIONS [24 CFR 982.405(b) and Notice PIH 2016-05].......... 89
8-II.D. INTERIM INSPECTIONS [24 CFR 982.405(d)].................................................... 89
8-II.E. SUPERVISORY QUALITY CONTROL INSPECTIONS [24 CFR 982.405(b); 24 CFR
985.3(e); HCV GB, p. 10-32].................................................................................90
8-II.F. INSPECTION RESULTS AND REINSPECTIONS FOR UNITS UNDER
HAP CONTRACT................................................................................................. 90
8-II.G. ENFORCING OWNER COMPLIANCE.................................................................94
8-II.H. ENFORCING FAMILY COMPLIANCE [24 CFR 982.404(b)]............................. 97
PART III: RENT REASONABLENESS [24 CFR 982.507]................................................... 97
8-III.B. WHEN RENT REASONABLENESS DETERMINATIONS ARE REQUIRED..98
8-III.C. HOW COMPARABILITY IS ESTABLISHED..................................................... 99
8-III.D . PHA RENT REASONABLENESS METHODOLOGY...................................100
EXHIBIT 8-1: AFFIRMATIVE HABITABILITY REQUIREMENTS................................100

12
CHAPTER 9....................................................................................................................................1
General Leasing Policies.............................................................................................................1
9-I.A. Tenant Screening......................................................................................................... 2
9-I.B. Requesting Tenancy Approval [Form HUD-52517]....................................................3
9-I.C. Owner Participation..................................................................................................... 4
9-I.D. Eligible Units............................................................................................................... 4
9-I.E. Lease And Tenancy Addendum................................................................................... 7
9-I.F. Tenancy Approval [24 CFR §982.305]...................................................................... 10
9-I.G. HAP Contract Execution [24 CFR §982.305]........................................................... 11
9-I.H. Changes in Lease or Rent [24 CFR §982.308].......................................................... 12
CHAPTER 10..................................................................................................................................1
Moving with Continued Assistance and Portability................................................................... 1
PART I: MOVING WITH CONTINUED ASSISTANCE........................................................ 2
10-I.A. Allowable Moves.......................................................................................................2
10-I.B. FAMILY MOVES DUE TO UNIT DEFICIENCIES............................................... 3
10-I.C. Restrictions on Moves................................................................................................5
10-I.D. Moving Process..........................................................................................................6
PART II: PORTABILITY.......................................................................................................... 9
10-II.A. Overview.................................................................................................................. 9
10-II.B. Initial PHA Role....................................................................................................... 9
10-II.C. Receiving PHA Role...............................................................................................16
CHAPTER 11.A.............................................................................................................................. 2
REEXAMINATIONS.................................................................................................................2
PART I: ANNUAL REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516]..................................................3
11-I.A. OVERVIEW.............................................................................................................. 3
11-I.B. STREAMLINED ANNUAL REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516(b);  New HCV GB,
Reexaminations].......................................................................................................4
11-I.C. SCHEDULING ANNUAL REEXAMINATIONS....................................................5
11-I.D. CONDUCTING ANNUAL REEXAMINATIONS.................................................. 7
11-I.E. DETERMINING ONGOING ELIGIBILITY OF CERTAIN STUDENTS
[24 CFR 982.552(b)(5)]........................................................................................... 8
11-I.F. EFFECTIVE DATES................................................................................................. 9
PART II: INTERIM REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516]...............................................10

13
11-II.A. OVERVIEW...........................................................................................................10
11-II.B. CHANGES IN FAMILY AND HOUSEHOLD COMPOSITION.........................10
11-II.C. CHANGES AFFECTING INCOME OR EXPENSES.......................................... 13
11-II.D. PROCESSING THE INTERIM REEXAMINATION...........................................15
PART III: RECALCULATING FAMILY SHARE AND SUBSIDY AMOUNT...................18
11-III.A. OVERVIEW..........................................................................................................18
11-III.B. CHANGES IN PAYMENT STANDARDS AND UTILITY ALLOWANCES...18
11-III.C. NOTIFICATION OF NEW FAMILY SHARE AND HAP AMOUNT...............19
11-III.D. DISCREPANCIES................................................................................................19
CHAPTER CHAPT.......................................................................................................................20
REEXAMINATIONS UNDER HOTMA 102/104.................................................................. 20
PART I: ANNUAL REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516]................................................21
11-I.A. OVERVIEW............................................................................................................ 21
11-I.B. SCHEDULING ANNUAL REEXAMINATIONS..................................................22
11-I.C. CONDUCTING ANNUAL REEXAMINATIONS.................................................24
11-I.D. DETERMINING ONGOING ELIGIBILITY OF CERTAIN STUDENTS
[24 CFR 982.552(b)(5)]......................................................................................... 26
11-I.E. CALCULATING ANNUAL INCOME AT ANNUAL REEXAMINATION
[24 CFR 5.609(c)(2) and Notice PIH 2023-27]..................................................... 27
11-I.F. EFFECTIVE DATES............................................................................................... 29
PART II: INTERIM REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516; Notice PIH 2023-27]............ 30
11-II.A. OVERVIEW...........................................................................................................30
11-II.B. CHANGES IN FAMILY AND HOUSEHOLD COMPOSITION.........................31
11-II.C. CHANGES AFFECTING INCOME OR EXPENSES.......................................... 34
11-II.D. EFFECTIVE DATES [24 CFR 982.516(e) and Notice 2023-27]..........................38
PART III: RECALCULATING FAMILY SHARE AND SUBSIDY AMOUNT...................40
11-III.A. OVERVIEW..........................................................................................................40
11-III.B. CHANGES IN PAYMENT STANDARDS AND UTILITY ALLOWANCES...40
11-III.C. NOTIFICATION OF NEW FAMILY SHARE AND HAP AMOUNT...............41
11-III.D. DISCREPANCIES................................................................................................41
PART IV: NON-INTERIM REEXAMINATION TRANSACTIONS [Notice PIH 2023-27] 42
Exhibit 11-1: CALCULATING Income at Annual Reexamination.........................................43
CHAPTER 12..................................................................................................................................1

14
Termination of Assistance and Tenancy.....................................................................................1
PART I: GROUNDS FOR TERMINATION OF ASSISTANCE..............................................2
12-I.A. Overview....................................................................................................................2
12-I.B. Family No Longer Requires Assistance [24 CFR §982.455].................................... 2
12-I.C. Family Chooses To Terminate Assistance.................................................................2
12-I.D. Mandatory Termination of Assistance.......................................................................3
12-I.E. Mandatory Policies and Other Authorized Terminations...........................................5
PHA POLICY................................................................................................................................. 8
PART II: APPROACH TO TERMINATION OF ASSISTANCE...........................................10
12-II.A. Overview................................................................................................................ 10
12-II.B. Method of Termination [24 CFR §982.552(a)(3)]..................................................10
12-II.C. Alternatives to Termination of Assistance..............................................................10
12-II.D. Criteria for Deciding to Terminate Assistance.......................................................11
12-II.E. Terminating Related to Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, Stalking, or
human trafficking...................................................................................................14
12-II.F. Termination Notice................................................................................................. 17
PART III: TERMINATION OF TENANCY BY THE OWNER............................................ 18
12-III.A. Overview............................................................................................................... 18
12-III.B. Grounds for Owner Termination of Tenancy [24 CFR §982.310, 24 CFR 5.2005(C),
AND Form HUD-52641-A, Tenancy Addendum]................................................ 18
12-III.C. Eviction [24 CFR §982.310(e) and (f) and Form HUD-52641-A, Tenancy Addendum]
................................................................................................................................20
12-III.D. Deciding Whether to Terminate Tenancy [24 CFR §982.310(h)], [24 CFR
§982.310(h)(4)]......................................................................................................20
12-III.E. Effect of tenancy Termination on the Family’s Assistance...................................21
EXHIBIT 12-1: STATEMENT OF FAMILY OBLIGATIONS..............................................22
CHAPTER 13..................................................................................................................................1
Owners........................................................................................................................................1
PART I. OWNERS IN THE HCV PROGRAM.........................................................................2
13-I.A. Owner Recruitment and Retention [HCV GB, pp. 2-4 to 2-6; HCV Landlord Strategy
Guidebook for PHA];...............................................................................................2
13-I.B. Basic HCV Program Requirements........................................................................... 4
13-I.C. Owner Responsibilities [24 CFR §982.452].............................................................. 5
13-I.D. Owner Qualifications.................................................................................................6

15
13-I.E. Non-Discrimination [HAP Contract – Form HUD-52641]........................................9
PART II. HAP CONTRACTS..................................................................................................10
13-II.A. Overview................................................................................................................ 10
13-II.B. HAP Contract Contents.......................................................................................... 10
13-II.C. HAP Contract Payments......................................................................................... 11
13-II.D. Breach of HAP Contract [24 CFR §982.453].........................................................14
13-II.E. HAP Contract Term and Terminations................................................................... 15
13-II.F. Change in Ownership / Assignment of the HAP Contract......................................16
13-II.G. FORECLOSURE [Notice PIH 2010-49]................................................................17
CHAPTER 14..................................................................................................................................1
Program Integrity........................................................................................................................1
PART I: PREVENTING, DETECTING, AND INVESTIGATING ERRORS AND PROGRAM
ABUSE............................................................................................................................2
14-I.A. Preventing Errors and Program Abuse...................................................................... 2
14-I.B. Detecting Errors and Program Abuse.........................................................................3
14-I.C. Investigating Errors and Program Abuse................................................................... 4
PART II: CORRECTIVE MEASURES AND PENALTIES.....................................................6
14-II.A. Subsidy Under- Or Overpayments........................................................................... 6
14-II.B. Family-Caused Errors and Program Abuse.............................................................. 6
14-II.C. Owner-Caused Error or Program Abuse...................................................................8
14-II.D. PHA-Caused Errors or Program Abuse....................................................................9
14-II.E. Criminal Prosecution...............................................................................................11
14-II.F. Fraud And Program Abuse Recoveries...................................................................11
CHAPTER 15..................................................................................................................................1
Special Housing Types [24 CFR 982, Subpart M; NEW HCV GB, Special Housing Types]...1
PART I. SINGLE ROOM OCCUPANCY [24 CFR §982.602 through §982.605; Form HUD-52641,
NEW HCV GB, Special Housing Types, p. 4]............................................................... 2
15-I.A. Overview....................................................................................................................2
15-I.B. Payment Standard, Utility Allowance, and HAP Calculation....................................2
15-I.C. SRO: Housing Quality Standards [24 CFR 982.605(a)]............................................2
PART II. CONGREGATE HOUSING [24 CFR §982.606 through §982.609; Form HUD-52641, NEW
HCV GB, Special Housing Types, p. 6]......................................................................... 4
15-II.A. Overview.................................................................................................................. 4

16
15-II.B. Payment Standard, Utility Allowance, and HAP Calculation.................................. 4
15-II.C. Congreate: Housing Quality Standards.....................................................................5
PART III. GROUP HOME [24 CFR §982.610 through §982.614; Form HUD-52641; NEW HCV GB,
Special Housing  Types, p. 8]......................................................................................... 5
15-III.A. Overview................................................................................................................. 5
15-III.B. Payment Standard, Utility Allowance, and HAP Calculation.................................6
15-III.C. Group home: Housing Quality Standards................................................................6
PART IV: SHARED HOUSING [24 CFR §982.615 through §982.618; Form HUD-52641; Notice PIH
2021-05; NEW HCV GB, Special Housing Types, p. 11]..............................................8
15-IV.A. Overview.................................................................................................................8
15-IV.B. Payment Standard, Utility Allowance and HAP Calculation................................10
15-IV.C. shared housing: Housing Quality Standards......................................................... 11
PART V. COOPERATIVE HOUSING [24 CFR §982.619; NEW HCV GB, Special Housing Types, p.
14]..................................................................................................................................11
15-V.A. Overview................................................................................................................ 11
15-V.B. Payment Standard, Utility Allowance and HAP Calculation.................................12
15-V.C. cooperative: Housing Quality Standards................................................................ 12
PART VI. MANUFACTURED HOMES [24 CFR §982.620 through §982.624; FR Notice 1/18/17;
NEW HCV GB, Special Housing Types, p. 15]........................................................... 12
15-VI.A. Overview...............................................................................................................12
15-VI.B. Special REQUIREMENTS For Manufactured HOMEOWNERS Who Lease A Space
................................................................................................................................13
15-VI.C. Payment Standard, Utility Allowance and HAP Calculation................................13
15-VI.D. manufcatured homes: Housing Quality Standards [24 CFR 982.621]..................15
PART VII. HOMEOWNERSHIP [24 CFR §982.625 through §982.643]...............................16
15-VII.A. Overview [24 CFR §982.625]............................................................................. 16
15-VII.B. Family Eligibility [24 CFR §982.627].................................................................17
15-VII.C. Selection of Families [24 CFR §982.626]........................................................... 18
15-VII.D. Eligible Units [24 CFR §982.628].......................................................................19
15-VII.E. Additional PHA Requirements for Search and Purchase [24 CFR  § 982.629]... 20
15-VII.F. Homeownership Counseling [24 CFR §982.630]................................................ 21
15-VII.G. Home Inspections, Contract of Sale, and PHA Disapproval of Seller [24 CFR §982.631]
................................................................................................................................22
15-VII.H. Financing [24 CFR §982.632]............................................................................. 24
15-VII.I. Continued Assistance Requirements; Family Obligations [24 CFR §982.633]....25

17
15-VII.J. Maximum Term of Homeowner Assistance [24 CFR §982.634]......................... 26
15-VII.K. Homeownership Assistance Payments and Homeownership Expenses [24 CFR
§982.635]............................................................................................................... 26
15-VII.L. Portability [24 CFR 982.636, 982.637, 982.353(b); (c); 982.552; 982.553]....... 28
15-VII.M. Moving With Continued Assistance [24 CFR §982.637]...................................29
15-VII.N. Denial or Termination of Assistance [24 CFR §982.638]...................................30
CHAPTER 16..................................................................................................................................1
Program Administration..............................................................................................................1
PART I: ADMINISTRATIVE FEE RESERVE [24 CFR §982.155].........................................2
PART II: SETTING PROGRAM STANDARDS AND SCHEDULES.................................... 3
16-II.A. Overview.................................................................................................................. 3
16-II.B. PAYMENT STANDARDS [24 CFR §982.503; HCV GB, Chapter 7; and Notice
PIH 2024-34]............................................................................................................3
16-II.C. Utility Allowances [24 CFR §982.517]....................................................................9
PART III: INFORMAL REVIEWS AND HEARINGS...........................................................10
16-III.A. Overview............................................................................................................... 10
16-III.B. INFORMAL REVIEWS....................................................................................... 11
16-III.C. Informal Hearings For Participants [24 CFR §982.555].......................................15
16-III.D. Hearing and Appeal Provisions for Non-Citizens [24 CFR §5.514].....................26
PART IV: OWNER OR FAMILY DEBTS TO THE PHA......................................................30
16-IV.A. Overview...............................................................................................................30
16-IV.B. Repayment Policy................................................................................................. 31
PART V: SECTION 8 MANAGEMENT ASSESSMENT PROGRAM (SEMAP)................ 36
16-V.A. Overview................................................................................................................ 36
16-V.B. SEMAP Certification [24 CFR §985.101]............................................................. 37
16-V.C. SEMAP Indicators [24 CFR §985.3 and form HUD-52648]................................. 37
PART VI: RECORD KEEPING...............................................................................................42
16-VI.A. Overview...............................................................................................................42
16-VI.B. Record Retention [24 CFR §982.158; 24 CFR §908.101]....................................42
16-VI.C. Records Management............................................................................................44
PART VII: REPORTING AND RECORD KEEPING FOR CHILDREN  WITH ELEVATED BLOOD
LEAD LEVEL...............................................................................................................46
16-VII.A. Overview..............................................................................................................46
16-VII.B. Reporting Requirement [24 CFR §35.1225(e); PIH Notice 2017-13].................46

18
16-VII.C. Data Collection and Record Keeping [24 CFR §35.1225(f)].............................. 46
PART VIII: DETERMINATION OF INSUFFICIENT FUNDING........................................ 47
16-VIII.A. Overview............................................................................................................ 47
16-VIII.B. Methodology.......................................................................................................47
PART IX: VIOLENCE AGAINST WOMEN ACT (VAWA):   NOTIFICATION,
DOCUMENTATION, CONFIDENTIALITY..............................................................48
16-IX.A. Overview...............................................................................................................48
16-IX.B. Definitions [24 CFR 5.2003; 42 USC 13925].......................................................48
16-IX.C. NOTIFICATION [24 CFR 5.2005(a)]..................................................................50
16-IX.D. Documentation [24 CFR 5.2007]..........................................................................51
16-IX.E. Confidentiality [24 CFR §5.2007(b)(4)]............................................................... 54
Exhibit 16-1: Notice of Occupancy Rights Under the Violence  Against Women Act, form HUD 5380
.......................................................................................................................................55
Exhibit 16-2: Certification of Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking and
Alternate Documentation, Form HUD-5382.................................................................60
EXHIBIT 16-3: EMERGENCY TRANSFER PLAN FOR VICTIMS OF DOMESTIC VIOLENCE,
DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, OR STALKING (HCV VERSION)...63
Attachment: Certification form HUD-5382..............................................................................63
EXHIBIT 16-4: EMERGENCY TRANSFER REQUEST FOR CERTAIN VICTIMS OF DOMESTIC
VIOLENCE, DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, OR STALKING, FORM HUD-
5383...............................................................................................................................67
EXHIBIT 16-5: MODEL OWNER NOTIFICATION OF RIGHTS AND OBLIGATIONS..70
ADDENDUM TO HCV ADMINISTRATIVE PLAN STATEMENT....................................77
AFFIRMATIVELY FURTHERING FAIR HOUSING...................................................... 77
CHAPTER 17..................................................................................................................................1
PROJECT-BASED VOUCHERS...............................................................................................1
PART I: GENERAL REQUIREMENTS................................................................................... 2
17-I.A. OVERVIEW [24 CFR 983.5; FR Notice 1/18/17; Notice PIH 2017-21]..................2
17-I.B. PBV DEFINITIONS [24 CFR 983.3]........................................................................2
17-I.C. MAXIMUM NUMBER OF PBV UNITS (PERCENTAGE LIMITATION)
[24 CFR 983.6].........................................................................................................5
17-I.D. CAP ON NUMBER OF PBV UNITS IN EACH PROJECT [24 CFR 983.54]........7
17-I.E. UNITS NOT SUBJECT TO THE PBV PROGRAM CAP OR PROJECT CAP [FR Notice
1/18/17 and 24 CFR 983.59]....................................................................................9
17-I.F. PHA-OWNED UNITS [24 CFR 982.4 and 983.57]................................................ 11

19
17-I.G. TENANT-BASED VS. PROJECT-BASED VOUCHER ASSISTANCE  [24 CFR 983.2]
................................................................................................................................11
17-I.H. RELOCATION REQUIREMENTS [24 CFR 983.7]..............................................12
17-I.I. EQUAL OPPORTUNITY REQUIREMENTS [24 CFR 983.8]...............................12
PART II: PROPOSALSAND PROJECT SELECTION...........................................................13
17-II.A. OVERVIEW...........................................................................................................13
17-II.B.  COMPETITIVE SELECTION OF PROPOSALS [24 CFR 983.51(b)]............... 14
17-II.C.  NON-COMPETITIVE PROJECT SELECTION [24 CFR 983.51(c)]................. 18
17-II.E.  HOUSING TYPE [24 CFR 983.52]...................................................................... 22
17-II.F. PROHIBITION OF ASSISTANCE FOR CERTAIN UNITS................................ 23
17-II.H.  SITE SELECTION STANDARDS.......................................................................26
17-II.I. ENVIRONMENTAL REVIEW [24 CFR 983.56].................................................. 29
PART III: DWELLING UNITS............................................................................................... 30
17-III.A. OVERVIEW..........................................................................................................30
17-III.B. HOUSING QUALITY STANDARDS [24 CFR 983.101]................................... 30
17-III.C. HOUSING ACCESSIBILITY FOR PERSONS WITH DISABILITIES............. 31
17-III.D. INSPECTING UNITS [24 CFR 983.103].............................................................31
PART IV: REHABILITATED AND NEWLY CONSTRUCTED UNITS............................. 34
17-IV.A. OVERVIEW [24 CFR 983.151 and 983.152]...................................................... 34
17-IV.B. AGREEMENT TO ENTER INTO HAP CONTRACT........................................34
17-IV.C. DEVELOPMENT REQUIREMENTS................................................................. 36
17-IV.D. COMPLETION OF WORK [24 CFR 983.155]................................................... 38
PART V: HOUSING ASSISTANCE PAYMENTS CONTRACT (HAP).............................. 40
17-V.A. OVERVIEW [24 CFR 983.202(a)]........................................................................40
17-V.B. HAP CONTRACT REQUIREMENTS..................................................................40
17-V.C. TERMINATION OF THE HAP CONTRACT......................................................43
17-V.D. AMENDMENTS TO THE HAP CONTRACT TO ADD OR SUBSTITUTE UNITS [24
CFR 983.207].........................................................................................................52
17-V.E. HAP CONTRACT YEAR, ANNIVERSARY AND EXPIRATION DATES [24 CFR
983.207(b)(2) and 983.302(e)]...............................................................................53
17-V.F. OWNER RESPONSIBILITIES UNDER THE HAP CONTRACT [24 CFR 983.210]
................................................................................................................................54
17-V.F. ADDITIONAL HAP REQUIREMENTS...............................................................55
PART VI: SELECTION OF PBV PROGRAM PARTICIPANTS.......................................... 56
17-VI.A. OVERVIEW......................................................................................................... 56

20
17-VI.B. ELIGIBILITY FOR PBV ASSISTANCE [24 CFR 983.251(a) and (b)]............. 56
17-VI.C. ORGANIZATION OF THE WAITING LIST [24 CFR 983.251(c)]...................58
17-VI.D. OWNER-MAINTAINED WAITING LISTS [24 CFR 983.251(c)(7)]................59
17-VI.E. SELECTION FROM THE WAITING LIST [24 CFR 983.251(c)]......................63
17-VI.F. OFFER OF PBV ASSISTANCE OR OWNER’S REJECTION...........................64
19-VI.G. LEASING OF CONTRACT UNITS [24 CFR 983.252]......................................66
17-VI.H. TENANT SCREENING [24 CFR 983.255].........................................................68
PART VII: OCCUPANCY.......................................................................................................69
17-VII.A. OVERVIEW........................................................................................................69
17-VII.B. LEASE [24 CFR 983.256]...................................................................................69
17-VII.C. MOVES................................................................................................................72
PART VIII: DETERMINING RENT TO OWNER.................................................................75
17-VIII.A. OVERVIEW [24 CFR 983.301(a)]....................................................................75
17-VIII.B. AMOUNT OF RENT TO OWNER [24 CFR 983.301(b)]................................ 75
17-VIII.C. REDETERMINATION OF RENT TO OWNER [24 CFR 983.302]................ 78
17-VIII.D. REASONABLE RENT [24 CFR 983.301(d) and 983.303].............................. 81
17-VIII.E. EFFECT OF OTHER SUBSIDY AND RENT CONTROL.............................. 83
PART IX: PAYMENTS TO OWNER..................................................................................... 84
17-IX.A. HOUSING ASSISTANCE PAYMENTS [24 CFR 983.351]...............................84
17-IX.B. VACANCY PAYMENTS [24 CFR 983.352]...................................................... 85
17-IX.C. TENANT RENT TO OWNER [24 CFR 983.353]............................................... 86
17-IX.D. OTHER FEES AND CHARGES [24 CFR 983.354]........................................... 87
17-IX.E. PROJECT RECORD RETENTION [24 CFR 983.12]......................................... 87
EXHIBIT 19-1: PBV DEVELOPMENT INFORMATION - SAMPLE............................. 88
EXHIBIT 17-2: Special Provisions Applying to TPVs Awarded as Part of a Voluntary Conversion
of Public Housing Units in Projects that Include RAD PBV Units.......................91
CHAPTER 18..................................................................................................................................1
PROJECT BASED VOUCHERS (PBV) UNDER THE RENTAL ASSISTANCE DEMONSTRATION
(RAD) PROGRAM.........................................................................................................1
INTRODUCTION..................................................................................................................1
PART I: GENERAL REQUIREMENTS................................................................................... 2
18-I.A. OVERVIEW AND HISTORY OF THE RAD PROGRAM..................................... 2
18-I.B. APPLICABLE REGULATIONS...............................................................................2

21
18-I.C. TENANT-BASED VS. PROJECT-BASED VOUCHER ASSISTANCE  [24 CFR 983.2]
..................................................................................................................................4
18-I.D. RELOCATION REQUIREMENTS.......................................................................... 5
18-I.E. EQUAL OPPORTUNITY REQUIREMENTS [24 CFR 983.8; 24 CFR 5.105; Notice PIH
2016-17]...................................................................................................................7
PART II: PBV PROJECT SELECTION....................................................................................8
18-II.A. OVERVIEW.............................................................................................................8
18-II.B. OWNERSHIP AND CONTROL [Notice PIH 2019-23]......................................... 8
18-II.C. PHA-OWNED UNITS [24 CFR 983.57, FR Notice 1/18/17, and Notice PIH 2017-21]
................................................................................................................................10
18-II.D. SUBSIDY LAYERING REQUIREMENTS [Notice PIH 2019-23; Notice PIH 2012-32,
REV-3; Notice PIH 2012-32, REV-2]................................................................... 10
18-II.E. PBV PERCENTAGE LIMITATION AND UNIT CAP [Notice PIH 2019-23 and Notice
PIH 2023-19]..........................................................................................................12
18-II.F. SITE SELECTION STANDARDS [Notice PIH 2019-23; Notice PIH 2016-17]..14
18-II.G. ENVIRONMENTAL REVIEW [Notice PIH 2019-23; Environmental Review
Requirements for RAD Conversions, March 2019]...............................................14
PART III: DWELLING UNITS............................................................................................... 15
18-III.A. OVERVIEW..........................................................................................................15
18-III.B. HOUSING QUALITY STANDARDS [24 CFR 983.101 and 24 CFR 5.703].....15
18-III.C. HOUSING ACCESSIBILITY FOR PERSONS WITH DISABILITIES [Notice PIH 2016
-17].........................................................................................................................15
18-III.D. INSPECTING UNITS [24 CFR 983.103].............................................................16
PART IV: HOUSING ASSISTANCE PAYMENTS (HAP) CONTRACT.............................18
18-IV.A. OVERVIEW [RAD PBV Quick Reference Guide 6/20]......................................18
18-IV.B. HAP CONTRACT REQUIREMENTS................................................................ 18
18-IV.C. AMENDMENTS TO THE HAP CONTRACT....................................................25
18-IV.D. HAP CONTRACT YEAR AND ANNIVERSARY DATES [24 CFR 983.207(b)(2) and
(g), and 24 CFR 983.302(e)]..................................................................................25
18-IV.E. OWNER RESPONSIBILITIES UNDER THE HAP CONTRACT  [24 CFR 983.210]
................................................................................................................................26
PART V: SELECTION OF PBV PROGRAM PARTICIPANTS............................................27
18-V.A. OVERVIEW...........................................................................................................27
18-V.B. PROHIBITED RESCREENING OF EXISTING TENANTS UPON CONVERSION
[Notice PIH 2019-23].............................................................................................27
18-V.C. ELIGIBILITY FOR PBV ASSISTANCE [24 CFR 983.251(a) and (b)]...............28

22
18-V.D. ORGANIZATION OF THE WAITING LIST [24 CFR 983.251(c); Notice PIH 2019-23]
................................................................................................................................28
18-V.E. SELECTION FROM THE WAITING LIST [24 CFR 983.251(c)].......................29
18-V.F. OFFER OF PBV ASSISTANCE............................................................................ 31
18-V.G. LEASING OF CONTRACT UNITS [24 CFR 983.252]....................................... 32
18-V.H. TENANT SCREENING [24 CFR 983.255].......................................................... 34
PART VI: OCCUPANCY........................................................................................................ 35
18-VI.A. OVERVIEW......................................................................................................... 35
18-VI.B. LEASE [24 CFR 983.256].................................................................................... 35
18-VI.C. PUBLIC HOUSING FSS AND ROSS PARTICIPANTS [Notice PIH 2019-23]41
18-VI.D. RESIDENT PARTICIPATION AND FUNDING [Notice PIH 2019-23]........... 42
18-VI.E. MOVES................................................................................................................. 42
Choice Mobility [Notice PIH 2019-23; PRRAC Choice Mobility Implementation Guidance, 8/20]
................................................................................................................................44
18-VI.F. REEXAMINATIONS [RAD PBV Quick Reference Guide 6/20]........................47
18-VI.G. RESIDENTS’ PROCEDURAL RIGHTS [Notice PIH 2019-23].........................47
18-VI.H. INFORMAL REVIEWS AND HEARINGS [Notice PIH 2019-23]....................48
PART VII: DETERMINING CONTRACT RENT..................................................................49
18-VII.A. INITIAL CONTRACT RENTS [Notice PIH 2019-23]...................................... 49
18-VII.B. ADJUSTING CONTRACT RENTS [Notice PIH 2019-23; RAD PBV Quick Reference
Guide 6/20; PHA Asset Repositioning “How to Apply OCAF for RAD PBV” Webinar]
................................................................................................................................50
18-VII.C. UTILITY ALLOWANCES [Notice PIH 2019-23; RAD PBV Quick Reference Guide
 6/20]...................................................................................................................... 51
18-VII.D. REASONABLE RENT [983.301(d) and 24 CFR 983.303]................................52
PART VIII: PAYMENTS TO OWNER...................................................................................52
18-VIII.A. HOUSING ASSISTANCE PAYMENTS.......................................................... 52
18-VIII.B. VACANCY PAYMENTS [24 CFR 983.352]....................................................53
18-VIII.C. TENANT RENT TO OWNER [24 CFR 983.353; Notice PIH 2019-23]..........54
18-VIII.D. PHASE-IN OF TENANT RENT INCREASES [Notice PIH 2019-23; PHA Asset
Repositioning “Phase-in of Tenant Rents” Webinar]............................................ 56
18.VIII.E. OTHER FEES AND CHARGES [24 CFR 983.354]..........................................57
EXHIBIT 18-1: PBV DEVELOPMENT INFORMATION (Fill out one for each development)
................................................................................................................................58
CHAPTER 19..................................................................................................................................1

23
SPECIAL PURPOSE VOUCHERS........................................................................................... 1
Part I 2
EMERGENCY HOUSING VOUCHERS..................................................................................2
PART I: Funding.................................................................................................................... 3
-I.A. FUNDING OVERVIEW............................................................................................... 3
-I.B. SERVICE FEES.............................................................................................................4
PART II: PARTNERING AGENCIES...................................................................................... 6
1-II.A. CONTINUUM OF CARE (CoC)...............................................................................6
19-iI.B. OTHER PARTNERING ORGANIZATIONS......................................................... 6
19-iI.C. REFERRALS............................................................................................................7
PART III: WAITING LIST MANAGEMENT.......................................................................... 8
19-iII.A. HCV WAITING LIST.............................................................................................8
19-iII.B. EHV WAITING LIST............................................................................................. 9
19-IIi.C. PREFERENCES......................................................................................................9
PART IV: FAMILY ELIGIBILITY.........................................................................................10
19-iV.A. OVERVIEW..........................................................................................................10
19-iV.B. REFERRING AGENCY DETERMINATION OF ELIGIBLITY........................10
19-iV.C. PHA SCREENING................................................................................................10
19-iV.D. INCOME VERIFICATION AT ADMISSION.....................................................12
19-iV.E. SOCIAL SECURITY NUMBER AND CITIZENSHIP STATUS VERIFICATION
................................................................................................................................14
18-iV.F. AGE AND DISABILITY VERIFICATION......................................................... 14
19-iV.G. INCOME TARGETING....................................................................................... 15
PART V: HOUSING SEARCH AND LEASING....................................................................15
19-V.A. INITIAL VOUCHER TERM.................................................................................15
19-V.B. HOUSING SEARCH ASSISTANCE.................................................................... 15
19-V.C. HOUSING PRE-INSPECTIONS...........................................................................17
19-V.D. INITIAL LEASE TERM........................................................................................18
19-V.F. PAYMENT STANDARDS.................................................................................... 20
19-I.U. TERMINATION OF VOUCHERS......................................................................... 21
PART VI: USE OF FUNDS, REPORTING, AND FINANCIAL RECORDS........................22
Exhibit TPS-1: MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU)................................ 23
Attachment 2 of Notice PIH 2021-15 - Sample MOU Template............................................. 23
Exhibit TPS-2: HOMELESS PROVIDER’S CERTIFICATION........................................ 26

24
Check only one box and complete only that section.................................................................26
Exhibit TPS-3: EXAMPLE OF A VICTIM SERVICES PROVIDER’S CERTIFICATION28
VETERANS AFFAIRS SUPPORTIVE HOUSING (VASH)................................................. 29
PART II.....................................................................................................................................29
GLOSSARY............................................................................................................................... 1

25

26
Introduction
HOTMA CHANGES IN THE ADMINSTRATIVE PLAN
On July 29, 2016, the Housing Opportunity Through Modernization Act of 2016 (HOTMA) was signed into law.
HOTMA made numerous changes to statutes governing HUD programs, including sections of the United
States Housing Act of 1937. Title I of HOTMA contains 14 different sections that impact the public housing and
Section 8 programs.
HOTMA 102/104
HUD published a final rule on February 14, 2023, revising regulations related to income, assets, adjusted
income, verification, and reexams (among others) to implement Sections 102 and 104 of HOTMA. While the
new regulations were effective January 1, 2024, HUD has delayed the compliance date for HOTMA 102/104.
Initially, HUD published a delayed compliance date of January 1, 2025, but HUD again delayed the compliance
date for HOTMA 102/104 and no new date has been provided. Compliance with Sections 102 and 104 of
HOTMA means not only applying HOTMA 102/104 regulations to affected programs but also reporting in
HUD’s new Housing Information Portal (HIP) system. Currently, PHAs remain unable to comply with HOTMA
102/104 because compliance depends on transitioning from HUD’s IMS/PIC system (which is unable to accept
HOTMA-compliant Form HUD-50058) to HUD’s new HIP system (which will be the only system that accepts
HOTMA-compliant Form HUD-50058). PHAs cannot transition to HOTMA until HIP is in place, HOTMA-
compliant, and accessible. However, HUD has determined that a few HOTMA 102/104 policies are not
dependent on transition systems and are easily isolated from other HOTMA 102/104 policy changes. These
policies may be implemented prior to the migration to HIP.
HUD stated that PHAs may update their policy documents before determining the date at which they will
transition to all HOTMA Section 102 and 104 policies. HUD stated that in order to update their policy
documents for HOTMA in this circumstance, PHAs may create an appendix that contains the HOTMA policies
that will be incorporated at a later date. The model policy adopts such an approach. HOTMA 102/104 policies
are provided in each affected area of the model policy. However, with the exception of the policies HUD has
indicated may be adopted early, HOTMA policies that are “on hold” are indicated in the model policy as such.
Further, an appendix has been provided to explicitly call out those policies that are on hold.

27
HOTMA VOUCHER FINAL RULE
The final rule implementing streamlining changes to the HCV and PBV programs was published on May 7,
2024, and codified certain provisions in Sections 101, 105, 106, and 112 of HOTMA, as well as incorporating
changes from the NSPIRE final rule discussed above. The rule is known as the “HOTMA voucher final rule.”
The effective date of the HOTMA voucher final rule was June 6, 2024. While the compliance date for certain
provisions of the rule is the same as the effective date, the compliance date for other provisions is not until 90
days, 180 days, or one year after the effective date. Further, many new changes to the regulations described in
the HOTMA voucher final rule require changes to the PHA’s administrative plan. PHAs must make all revisions
needed to bring existing policies into compliance with the final rule no later than June 6, 2025 (one year after
the effective date). However, if a PHA wishes to use program flexibilities requiring adoption of new local
policies not already present in the PHA’s administrative plan, the PHA must add those policies to the
administrative plan prior to using those program flexibilities.
Further, the delayed compliance date for policies of June 6, 2025, does not authorize delayed compliance with
the provisions of the rule. PHAs that choose not to bring their policies into compliance with the rule until June
6, 2025, must still implement each provision on its compliance date.
In order to identify those provisions of the final rule that are not effective until after June 6, 2024, the model
policy states that certain policies are not effective until a specific date.

28
ABOUT THE ADMINISTRATIVE PLAN
REFERENCES CITED IN THE ADMINISTRATIVE PLAN
The authority for PHA policies is derived from many sources. Primary among these sources are federal
statutes, federal regulations, and guidance issued by HUD. State law also directs PHA policy. State law must
be followed where such law exists and does not conflict with federal regulations. Industry practice may also be
used to develop policy as long as it does not conflict with federal requirements or prohibitions.
HUD
HUD provides the primary source of PHA policy through federal regulations, HUD notices, and handbooks.
Compliance with federal regulations, current HUD notices, and current HUD handbooks is mandatory.
HUD also provides guidance to PHAs through other means such as HUD-published guidebooks, expired HUD
notices, and expired handbooks. Basing PHA policy on HUD guidance is optional, as long as PHA policies
comply with federal law, federal regulations and mandatory policy. Because HUD has already determined that
the guidance it provides is consistent with mandatory policies, PHA reliance on HUD guidance provides the
PHA with a “safe harbor.”
Material posted on the HUD website can provide further clarification of HUD policies. For example, FAQs on
the HUD website can provide direction on the application of federal regulations in various aspects of the
program.
State Law
Where there is no mandatory federal guidance, PHAs must comply with state law, if it exists. Where state law
is more restrictive than federal law, but does not conflict with it, the PHA should follow the state law.
Industry Practice
Where no law or HUD authority exists on a particular subject, industry practice may support PHA policy.
Industry practice refers to a way of doing things or a policy that has been adopted by a majority of PHAs.

29
NSPIRE AND HQS IN THE ADMINISTRATIVE PLAN
The PHA must determine that the rental unit selected by the family is in safe and habitable condition at certain
times prescribed by the regulations. The current applicable inspection standard for the HCV and PBV
programs is Housing Quality Standards (HQS). On May 11, 2023, HUD published a final rule implementing the
National Standards for the Physical Inspection of Real Estate (NSPIRE final rule), a new approach to defining
and assessing housing quality across multiple HUD programs. 24 CFR 5.703 describes the NSPIRE
standards, including variations for the HCV and PBV programs. Notice PIH 2023-28 finalized the administrative
procedures for NSPIRE as they pertain specifically to the HCV and PBV programs. Collectively, this is known
as “NSPIRE-V.”
The compliance date for NSPIRE-V is no later than October 1, 2025, at which point the HQS inspection
standard will sunset. PHAs may, however, implement NSPIRE-V prior to October 1, 2025, provided they do so
in accordance with requirements in FR Notice 2024-14718, 7/5/24.
However, even once the HQS inspection standard has sunset, the regulations at 24 CFR Part 982 and 983
governing the HCV and PBV programs will continue to use the terms HQS and housing quality standards
rather than NSPIRE. This is because, the definition of housing quality standards (HQS) at 24 CFR 982.4
means the minimum quality standards developed by HUD in accordance with 24 CFR 5.703 for the HCV
program, including any variations approved by HUD for the PHA. As such, the model policy uses the term
housing quality standards whenever applicable regulations use this term. Except in the chapter describing
HQS, the acronym HQS is not used in the model policy in order to avoid confusion between the umbrella term
meaning housing standards and the specific inspection protocol. The model policy only uses the term NSPIRE
when referring to specific NSPIRE standards.
HOTMA SECTIONS 102 AND 104 CHANGES IN THE MODEL POLICY
HUD’s final rule published on February 14, 2023 made the new income and asset regulations effective January
1, 2024.  However, PHAs were instructed to select a compliance date no later than January 1, 2025. To date,
PHAs remain unable to select a compliance date because HOTMA compliance depends on transitioning from
HUD’s IMS/PIC system (which is unable to accept HOTMA-compliant Form HUD-50058) to HUD’s new HIP
system (which will be the only system that accepts HOTMA-compliant Form HUD-50058). Because HOTMA-
compliant reexaminations cannot be successfully submitted to IMS/PIC, HUD advised PHAs not to begin
conducting reexaminations under HOTMA rules without further information on when the new HOTMA-
compliant Form HUD-50058 in HIP will be available. PHAs cannot transition to HOTMA until HIP is in place,
HOTMA-compliant, and accessible.
RESOURCES CITED IN THE ADMINISTRATIVE PLAN
The administrative plan cites several documents. Where a document or resource is cited frequently, it may be
abbreviated. Where it is cited only once or twice, the administrative plan may contain the entire name of the
document or resource. Following is a key to abbreviations used for various sources that are frequently cited in
the administrative plan and a list of references and document locations that are referenced in the
administrative plan or that may be helpful.
HUD HCV Guidebook
In November 2019 HUD began issuing a new version of the HCV Guidebook chapter-by-chapter. Unlike the
previous version of the HCV Guidebook in which chapters were numbered, the new version of the guidebook
includes chapter names, but no numbers. As the new version of the guidebook has not yet been fully released,
and since the previous version of the guidebook contains guidance not found in the new version, the policy
cites both versions of the guidebook. Therefore, where the HCV Guidebook is cited in the policy, the citation

30
will make a distinction between the “old” and “new” versions of the guidebook. The “old” version of the
guidebook will continue to be cited as HCV GB with a chapter/page reference (example: HCV GB, p. 5-4). If
HUD has also released a new chapter on the same topic with information that either adds new information or
updates existing information from the previous guidebook, the new guidebook will be cited as New HCV GB
with a chapter title and page reference (example: New HCV GB, Payment Standards, p. 11). On September
29, 2023, HUD issued Notice PIH 2023-27 to implement sections 102 and 104 of HOTMA. The notice
supersedes relevant portions of the guidebook, specifically the chapters on eligibility, denials, and annual
reexaminations and interim reexaminations. Where chapters have not been altered by the HOTMA
implementation notice, the model policy continues to cite the HCV Guidebook.
In November 2019 HUD began issuing a new version of the HCV Guidebook chapter-by-chapter. Unlike the
previous version of the HCV Guidebook in which chapters were numbered, the new version of the guidebook
includes chapter names, but no numbers. As the new version of the guidebook has not yet been fully released,
and since the previous version of the guidebook contains guidance not found in the new version, the policy
cites both versions of the guidebook. Therefore, where the HCV Guidebook is cited in the policy, the citation
Document and Location
Code of Federal Regulations https://www.ecfr.gov/
Eligibility of Students for Assisted Housing Under Section 8 of the U.S. Housing Act of 1937; Final Rule
http://edocket.access.gpo.gov/2008/pdf/E8-19435.pdf
Enterprise Income Verification (EIV) System, Security Procedures for Upfront Income Verification data
https://www.hud.gov/sites/documents/EIVSECGUIDEPHA.PDF
Executive Order 11063 https://www.archives.gov/federal-register/codification/executive-order/11063.html
Federal Register https://www.federalregister.gov/
Housing Choice Voucher Program Guidebook (7420.10G), Updated Chapters
https://www.hud.gov/program_offices/public_indian_housing/programs/hcv/guidebook
HOTMA Final Rule https://www.federalregister.gov/documents/2023/02/14/2023-01617/housing-opportunity-through-
modernization-act-of-2016-implementation-of-sections-102-103-and-
104?utm_campaign=subscription+mailing+list&utm_source=federalregister.gov&utm_medium=email
HOTMA Implementation Notice, PIH 2023-27 https://www.hud.gov/sites/dfiles/OCHCO/documents/2023-27pihn.pdf
Joint Statement of the Department of Housing and Urban Development and the Department of Justice, issued May 17,
2004  https://www.justice.gov/sites/default/files/crt/legacy/2010/12/14/joint_statement_ra.pdf
Final Guidance to Federal Financial Assistance Recipients Regarding Title VI Prohibition Against National Origin
Discrimination Affecting Limited English Proficient Persons, published January 22, 2007
https://www.lep.gov/guidance/HUD_guidance_Jan07.pdf
Notice PIH 2010-26 (HA), Nondiscrimination and Accessibility Notice
https://www.hud.gov/sites/documents/DOC_8993.PDF
Notice PIH 2017-12, Administrative Guidance for Effective and Mandated Use of the Enterprise Income Verification (EIV)
System https://www.hud.gov/sites/documents/PIH2017-12EIVNOTICE.PDF
VAWA Resources https://www.hud.gov/vawa

31
will make a distinction between the “old” and “new” versions of the guidebook. The “old” version of the
guidebook will continue to be cited as HCV GB with a chapter/page reference (example: HCV GB, p. 5-4). If
HUD has also released a new chapter on the same topic with information that either adds new information or
updates existing information from the previous guidebook, the new guidebook will be cited as New HCV GB
with a chapter title and page reference (example: New HCV GB, Payment Standards, p. 11). On September
29, 2023, HUD issued Notice PIH 2023-27 to implement sections 102 and 104 of HOTMA. The notice
supersedes relevant portions of the guidebook, specifically the chapters on eligibility, denials, and annual
reexaminations and interim reexaminations. Where chapters have not been altered by the HOTMA
implementation notice, the model policy continues to cite the HCV Guidebook.
Abbreviations
Throughout the administrative plan, abbreviations are used to designate certain documents in citations. The
following is a table of abbreviations of documents cited in the administrative plan.
Abbreviation
Document
CFR
Code of Federal Regulations
HCV GB
Housing Choice Voucher Program Guidebook (7420.10G), April 2001.
New HCV GB
Housing Choice Voucher Program Guidebook (7420.10G),
Various dates of release
HUD-50058 IB
HUD-50058 Instruction Booklet
RHIIP FAQs
Rental Housing Integrity Improvement Program (RHIIP) Frequently
Asked Questions.
VG
PIH Notice 2004-01 Verification Guidance, March 9, 2004.
HB 4350.3
Occupancy Requirements of Subsidized Multifamily Housing Programs
Resources and Where to Find Them
The HUD website is https://www.hud.gov/.
Guidebooks, handbooks, and other HUD resources may be found at the HUDClips website:
https://www.hud.gov/program_offices/administration/hudclips.
Following is a list of resources helpful to the PHA or referenced in the administrative plan, and the online
location of each.

CHAPTER 1
Overview of the Program and Plan
Introduction
The PHA receives its funding for the Housing Choice Voucher (HCV) program from the Department of Housing
and Urban Development. The PHA is not a federal department or agency. A public housing agency (PHA) is a
governmental or public body, created and authorized by state law to develop and operate housing and housing
programs for low-income families. The PHA enters into an Annual Contributions Contract with HUD to
administer the program requirements on behalf of HUD. The PHA must ensure compliance with federal laws,
regulations, and notices and must establish policy and procedures to clarify federal requirements and to ensure
consistency in program operation.
This chapter contains information about the PHA and its programs with emphasis on the HCV program. It also
contains information about the purpose, intent and use of the plan and guide.
There are three parts to this chapter:
Part I: The Public Housing Agency (PHA). This part includes a description of the PHA, its jurisdiction,
its programs, and its mission and intent.
Part II: The HCV Program. This part contains information about the Housing Choice Voucher program
operation, roles and responsibilities, and partnerships.
Part III: The HCV Administrative Plan. This part discusses the purpose and organization of the plan
and its revision requirements.

THE PHA
1-I.A. OVERVIEW
This part explains the origin of the PHA’s creation and authorization, the general structure of the organization,
and the relationship between the PHA Board and staff.
1-I.B. ORGANIZATION AND STRUCTURE OF THE PHA
The Section 8 tenant-based Housing Choice Voucher (HCV) assistance program is funded by the federal
government and administered by the City of Chandler Housing and Redevelopment Division for the jurisdiction
of the City of Chandler.
The officials of a PHA are known as commissioners or, collectively, as the board of commissioners.
Commissioners are appointed in accordance with state housing law and generally serve in the same capacity
as the directors of a corporation, establishing policies under which the PHA conducts business, ensuring that
policies are followed by PHA staff and ensuring that the PHA is successful in its mission. The board is
responsible for preserving and expanding the agency’s resources and assuring the agency’s continued
viability.
Formal actions of the PHA are taken through written resolutions, adopted by the board of commissioners, and
entered into the official records of the PHA.
The principal staff member of the PHA is the housing manager (ED), hired and appointed by the board of
commissioners. The housing manager is directly responsible for carrying out the policies established by the
board and is delegated the responsibility for hiring, training, and supervising the PHA staff in order to manage
the day-to-day operations of the PHA. The housing manager is responsible for ensuring compliance with
federal and state laws and directives for the programs managed. In addition, the housing manager’s duties
include budgeting and financial planning for the agency.
1-I.C. PHA MISSION
The purpose of a mission statement is to communicate the purpose of the agency to people inside and outside
of the agency. It provides guiding direction for developing strategy, defining critical success factors, searching
out key opportunities, making resource allocation choices, satisfying clients and stakeholders, and making
decisions.

PHA Policy
Vision Statement: The City of Chandler, Housing and Redevelopment Division, together with our
community partners dedicate ourselves to creating and sustaining healthy, diverse neighborhood
housing opportunities that promote individual responsibility, economic growth, human dignity, and hope
for the future.
Having a quality living environment in a sustainable neighborhood is the foundation of society and our
community. Providing the structural foundation for quality life fosters hope and facilitates a pathway to
meeting other needs and goals.
Responsible and respectful people deserve the opportunity to contribute to attaining an efficient,
functional, quality home and neighborhood in which we can all have pride.
Mission Statement: It is the mission of the City of Chandler Housing and Redevelopment Division,
together with our community partners to work in ensuring affordable and other housing opportunities
are available for those families that are in need within our community.
1-I.D. THE PHA’S PROGRAMS
The following programs are included under this administrative plan:
PHA Policy
The PHA’s administrative plan is applicable to the operation of the Housing Choice Voucher program.
1-I.E. THE PHA’S COMMITMENT TO ETHICS AND SERVICE
As a public service agency, the PHA is committed to providing excellent service to HCV program participants,
owners, and to the community. The PHA’s standards include:

Administer applicable federal and state laws and regulations to achieve high ratings in performance
measurement indicators while maintaining efficiency in program operation to ensure fair and consistent
treatment of clients served.

Provide decent, safe, and sanitary housing – in compliance with program inspection standards
(NSPIRE) – for very low-income families while ensuring that family rents are fair, reasonable, and
affordable.

Encourage self-sufficiency of participant families and assist in the expansion of family opportunities
which address educational, socio-economic, recreational, and other human service needs.


Promote fair housing and the equal opportunity for very low-income families of all ethnic backgrounds
to experience freedom of housing choice.

Promote a housing program, which maintains quality service and integrity while providing an incentive
to private property owners to rent to very low-income families.

Promote a market-driven housing program that will help qualified low-income families be successful in
obtaining affordable housing and increase the supply of housing choices for such families.

Create positive public awareness and expand the level of family, owner, and community support in
accomplishing the PHA’s mission.

Attain and maintain a high level of standards and professionalism in day-to-day management of all
program components.

Administer an efficient, high-performing agency through continuous improvement of the PHA’s support
systems and a high level of commitment to our employees and their development.
The PHA will make every effort to keep program participants informed of HCV program rules and regulations,
and to advise participants of how the program rules affect them.
PART II. THE HOUSING CHOICE VOUCHER (HCV) PROGRAM
1-II.A. OVERVIEW AND HISTORY OF THE PROGRAM
The intent of this section is to provide the public and staff with information related to the overall operation of the
program. There have been many changes to the program since its inception in 1974 and a brief history of the
program will assist the reader to better understand the program.
The United States Housing Act of 1937 (the “Act”) is responsible for the birth of federal housing program
initiatives. The Act was intended to provide financial assistance to states and cities for public works projects,
slum clearance, and the development of affordable housing developments for low-income residents.
The Housing and Community Development (HCD) Act of 1974 created a new federally assisted housing
program – the Section 8 Existing program (also known as the Section 8 Certificate program). The HCD Act
represented a significant shift in federal housing strategy from locally owned public housing to privately owned
rental housing.
Under the Certificate program, federal housing assistance payments were made directly to private owners of
rental housing, where this housing was made available to lower-income families. Eligible families were able to
select housing in the private rental market. Assuming that the housing met certain basic physical standards of
quality and was within certain HUD-established rent limitations (“fair market rents”), the family would be able to
receive rental assistance in the housing unit. Family contribution to rent was generally set at 30 percent of the
family’s adjusted income, with the remainder of the rent paid by the program.

Another unique feature of the Certificate program was that the rental assistance remained with the eligible
family, if the family chose to move to another privately-owned rental unit that met program requirements (in
contrast to the public housing program where the rental assistance remains with the unit, should the family
decide to move). Consequently, the Certificate program was characterized as tenant-based assistance, rather
than unit-based assistance.
The Housing and Community Development (HCD) Act of 1987 authorized a new version of tenant- based
assistance – the Section 8 Voucher program. The Voucher program was very similar to the Certificate program
in that eligible families were able to select housing in the private rental market and receive assistance in that
housing unit.
However, the Voucher program permitted families more options in housing selection. Rental housing still had
to meet the basic housing quality standards, but there was no fair market rent limitation on rent. In addition,
family contribution to rent was not set at a limit of 30 percent of adjusted income. Consequently, depending on
the actual rental cost of the unit selected, a family might pay more or less than 30 percent of their adjusted
income for rent.
From 1987 through 1999, public housing agencies managed both the Certificate and Voucher tenant- based
assistance programs, with separate rules and requirements for each. From 1994 through 1998, HUD published
a series of new rules, known as “conforming” rules, to more closely combine and align the two similar housing
programs, to the extent permitted by the law.
In 1998, the Quality Housing and Work Responsibility Act (QHWRA) – also known as the Public Housing
Reform Act – was signed into law. QHWRA eliminated all statutory differences between the Certificate and
Voucher tenant-based programs and required that the two programs be merged into a single tenant-based
assistance program, now known as the Housing Choice Voucher (HCV) program.
The HCV program was modeled closely on the pre-merger Voucher program. However, unlike the pre-merger
Voucher program, the HCV program requires an assisted family to pay at least 30 percent of adjusted income
for rent.
The transition of assistance from the Certificate and Voucher programs to the new HCV program began in
October 1999. By October 2001, all families receiving tenant-based assistance were converted to the HCV
program.
On July 29, 2016, the Housing Opportunity Through Modernization Act of 2016 (HOTMA) was signed into law.
HOTMA made numerous changes to statutes governing HUD programs, including sections of the United
States Housing Act of 1937. Title I of HOTMA contains 14 different sections that impact the public housing and
Section 8 programs.

The Final Rule implementing broad changes to income and assets in Sections 102 and 104 of HOTMA,
and for PHAs that administer the public housing program over-income provisions in Section 103, was
officially published in the Federal Register on February 14, 2023. On September 29, 2023, HUD issued
notice PIH 2023-27, which provided guidance to PHAs on the implementation of the program changes
described in the Final Rule. HUD issued a revised version of the notice on February 2, 2024.

The Final Rule implementing streamlining changes to the HCV and PBV programs was published on
May 7, 2024, and codified certain provisions in Sections 101, 105, 106, and 112 of HOTMA as well as
incorporating changes from the NSPIRE final rule.

1-II.B. HCV PROGRAM BASICS
The purpose of the HCV program is to provide rental assistance to eligible families. The rules and regulations
of the HCV program are determined by the U.S. Department of Housing and Urban Development. The PHA is
afforded choices in the operation of the program, which are included in the PHA’s administrative plan, a
document approved by the board of commissioners of the PHA.
The HCV program offers mobility to eligible families because they may search for suitable housing anywhere in
the PHA’s jurisdiction and may also be eligible to move under portability to other PHAs’ jurisdictions.
When a family is determined to be eligible for the program and funding is available, the PHA issues the family
a housing voucher. When the family finds a suitable housing unit and funding is available, the PHA will enter
into a contract with the owner and the family will enter into a lease with the owner. Each party makes their
respective payment to the owner so that the owner receives full rent.
Even though the family is determined to be eligible for the program, the owner has the responsibility of
approving the family as a suitable renter. The PHA continues to make payments to the owner as long as the
family is eligible, and the housing unit continues to qualify under the program.
1-II.C. THE HCV PARTNERSHIPS
To administer the HCV program, the PHA enters into a contractual relationship with HUD (Consolidated Annual
Contribution Contract). The PHA also enters into contractual relationships with the assisted family and the
owner or landlord of the housing unit.
For the HCV program to work and be successful, all parties involved – HUD, the PHA, the owner, and the
family – have important roles to play. The roles and responsibilities of all parties are defined in federal
regulations and in legal documents that parties execute to participate in the program. The following chart
illustrates key aspects of these relationships.

The HCV Relationships:
What Does HUD Do?
HUD has the following major responsibilities:

Develop regulations, requirements, handbooks, notices, and other guidance to implement HCV housing
program legislation passed by Congress;
Congress Appropriates Funding
HUD Provides Funding to PHA
Program Regulations and ACC specifies
PHA Obligations and Voucher Funding
PHA Administers Program
Voucher specifies Family Obligations
Housing Assistance Payments (HAP)
Contract specifies Owner and PHA
Obligations
Family
(Program
Participant)
Lease specifies
Tenant and
Landlord
Obligations
Owner/Landlord
(Property
Management)


Allocate HCV program funds to PHAs;

Provide technical assistance to PHAs on interpreting and applying HCV program requirements.

Monitor PHA compliance with HCV program requirements and PHA performance in program
administration.
What Does the PHA Do?
The PHA administers the HCV program under contract with HUD and has the following major responsibilities:

Establish local policies to administer the program;

Review applications from interested applicant to determine whether they are eligible for the program;

Maintain a waiting list and select families for admission;

Issue voucher to eligible families and provide information on how to lease a unit;

Conduct outreach to owners, with special attention to owners outside areas of poverty or minority
concentration;

Approve the rental unit (including assuring compliance with housing quality standards and rent
reasonableness), the owner, and the tenancy;

Make housing assistance payments to the owner in a timely manner;

Recertify families for continued eligibility under the program;

Ensure that owners and families comply with their contractual obligations;

Provide families and owners with prompt, professional service;

Comply with all fair housing and equal opportunity requirements, HUD regulations and requirements,
the Annual Contributions Contract, HUD-approved applications for funding, the PHA’s administrative
plan, and other applicable federal, state, and local laws.
What Does the Owner Do?
The owner has the following major responsibilities:

Screen families who apply for tenancy, to determine suitability as renters.

The PHA can provide some information to the owner, but the primary responsibility for tenant screening
rests with the owner.

The owner should consider family background factors such as rent and bill-paying history, history of
caring for property, respecting the rights of others to peaceful enjoyment of the property, compliance
with essential conditions of tenancy, whether the family is engaging in drug-related criminal activity or
other criminal activity that might threaten others.

Comply with the terms of the Housing Assistance Payments contract, executed with the PHA;

Comply with all applicable fair housing laws and do not discriminate against anyone;


Maintain the housing unit in accordance with  minimum quality standards developed by HUD in
accordance with 24 CFR 5.703 (including any variations approved by HUD for the PHA) and make
necessary repairs in a timely manner;

Collect rent due from the assisted family and otherwise comply with and enforce provisions of the
dwelling lease.
What Does the Family Do?
The family has the following responsibilities:

Provide the PHA with complete and accurate information, determined by the PHA to be necessary for
administration of the program;

Make their best and most timely efforts to locate qualified and suitable housing;

Attend all appointments scheduled by the PHA;

Allow the PHA to inspect the unit at reasonable times and after reasonable notice;

Take responsibility for care of the housing unit, including any violations of inspection standards caused
by the family;

Comply with the terms of the lease with the owner;

Comply with the family obligations of the voucher;

Not commit serious or repeated violations of the lease;

Not engage in drug-related or violent criminal activity;

Notify the PHA and the owner before moving or termination the lease;

Use the assisted unit only for residence and as the sole residence of the family. Not sublet the unit,
assign the lease, or have any interest in the unit;

Promptly notify the PHA of any changes in family composition;

Not commit fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in connection with any housing programs.
1-II.D. APPLICABLE REGULATIONS
Applicable regulations include:

24 CFR Part 5: General Program Requirements

24 CFR Part 8: Nondiscrimination

24 CFR Part 35: Lead-Based Paint

24 CFR Part 100: The Fair Housing Act

24 CFR Part 982: Section 8 Tenant-Based Assistance: Housing Choice Voucher Program

24 CFR Part 983: Project-Based Vouchers

24 CFR Part 985: The Section 8 Management Assessment Program (SEMAP)

PART III: THE HCV ADMINISTRATIVE PLAN
1-III.A. OVERVIEW AND PURPOSE OF THE PLAN
The administrative plan is required by HUD. The purpose of the administrative plan is to establish policies for
carrying out the programs in a manner consistent with HUD requirements and local goals and objectives
contained in the PHA’s agency plan. This administrative plan is a supporting document to the PHA agency plan
and is available for public review as required by CFR 24 Part 903.
This administrative plan is set forth to define the PHA's local policies for operation of the housing programs in
accordance with federal laws and regulations. All issues related to the HCV program not addressed in this
document are governed by such federal regulations, HUD handbooks and guidebooks, notices, and other
applicable law. The policies in this administrative plan have been designed to ensure compliance with the
consolidated ACC and all HUD-approved applications for program funding.
The PHA is responsible for complying with all changes in HUD regulations pertaining to the HCV program. If
such changes conflict with this plan, HUD regulations will have precedence.
Administration of the HCV program and the functions and responsibilities of PHA staff shall be in compliance
with the PHA's personnel policy and HUD regulations as well as all federal, state and local fair housing laws
and regulations.
1-III.B. CONTENTS OF THE PLAN [24 CFR §982.54]
The HUD regulations at 24 CFR §982.54 define the policies that must be included in the administrative plan.
They are as follows:

Selection and admission of applicants from the PHA waiting list, including any PHA admission
preferences, procedures for removing applicant names from the waiting list, and procedures for closing
and reopening the PHA waiting list (Chapter 4);

Issuing or denying vouchers, including PHA policy governing the voucher term and any extensions of
the voucher term. If the PHA decides to allow extensions of the voucher term, the PHA administrative
plan must describe how the PHA determines whether to grant extensions and how the PHA determines
the length of any extension (Chapter 5);

Any special rules for use of available funds when HUD provides funding to the PHA for a special
purpose (e.g., desegregation), including funding for specified families or a specified category of families
(Chapter 4);

Occupancy policies, including definition of what group of persons may qualify as a 'family', definition of
when a family is considered to be 'continuously assisted'; standards for denying admission or
terminating assistance based on criminal activity or alcohol abuse in accordance with §982.553
(Chapters 3 and 12);

Encouraging participation by owners of suitable units located outside areas of low income or minority
concentration (Chapter 13);

Assisting a family that claims that illegal discrimination has prevented the family from leasing a suitable
unit (Chapter 2);

Providing information about a family to prospective owners (Chapters 3 and 9);

Disapproval of owners (Chapter 13);

Subsidy standards (Chapter 5);

Family absence from the dwelling unit (Chapter 12);

How to determine who remains in the program if a family breaks up (Chapter 3);


Informal review procedures for applicants (Chapter 16);

Informal hearing procedures for participants (Chapter 16);

The process for establishing and revising voucher payment standards (Chapter 16);

Policies on administering decreases and increases in the payment standard during the HAP contract
term (Chapter 6);

The method of determining that rent to owner is a reasonable rent (initially and during the term of a
HAP contract) (Chapter 8);

Special policies concerning special housing types in the program (e.g., use of shared housing) (Chapter
15);

Policies concerning payment by a family to the PHA of amounts the family owes the PHA (Chapter 16);

Interim re-determinations of family income and composition (Chapter 11);

Restrictions, if any, on the number of moves by a participant family (Chapter 10);

Approval by the board of commissioners or other authorized officials to charge the administrative fee
reserve (Chapter 16);

Procedural guidelines and performance standards for conducting required housing quality standards
inspections (Chapter 8);

PHA screening of applicants for family behavior or suitability for tenancy (Chapter 3).

Policies governing the project-basing of vouchers in both the standard Project-Based Voucher (PBV)
program (Chapter 17) and the RAD Project-Based Voucher program (Chapter 18); and

Special policies governing any special purpose vouchers issued by the PHA (Chapter 19).
Mandatory vs. Discretionary Policy
HUD makes a distinction between:

Mandatory policies: those driven by legislation, regulations, current handbooks, notices, and legal
opinions, and

Optional, non-binding guidance, including guidebooks, notices that have expired and recommendations
from individual HUD staff.
HUD expects PHAs to adopt local policies and procedures that are consistent with mandatory policies in the
areas where HUD gives the PHA discretion. The PHA's administrative plan is the foundation of those policies
and procedures. HUD’s directions require PHAs to make policy choices that provide sufficient guidance to staff
and ensure consistency to program applicants and participants.
Creating policies based upon HUD guidance is not mandatory but provides a PHA with a “safe harbor.” HUD
has already determined that the recommendations and suggestions it makes are consistent with mandatory

policies. If a PHA adopts an alternative strategy, it must make its own determination that the alternative
approach is consistent with legislation, regulations, and other mandatory requirements. There may be very
good reasons for adopting a policy or procedure that is different than HUD’s safe harbor, but PHAs should
carefully think through those decisions.
1-III.C. ORGANIZATION OF THE PLAN
The plan is organized to provide information to users in particular areas of operation.
1-III.D. UPDATING AND REVISING THE PLAN
The PHA will revise this administrative plan as needed to comply with changes in HUD regulations. The
original plan and any changes must be approved by the board of commissioners of the agency, the pertinent
sections included in the Agency Plan, and a copy provided to HUD.
PHA Policy
The PHA will review and update the plan as needed, to reflect changes in regulations, PHA operations,
or when needed to ensure staff consistency in operation.

CHAPTER 2
Fair Housing and Equal Opportunity
Introduction
This chapter explains the laws and HUD regulations requiring PHAs to affirmatively further civil rights and fair
housing in all federally assisted housing programs. The letter and spirit of these laws are implemented through
consistent policy and processes. The responsibility to further nondiscrimination pertains to all areas of the
PHA’s housing choice voucher (HCV) operations.
This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to these topics in three parts:
Part I: Nondiscrimination. This part presents the body of laws and regulations governing the
responsibilities of the PHA regarding nondiscrimination.
Part II: Policies Related to Persons with Disabilities. This part discusses the rules and policies of
the housing choice voucher program related to reasonable accommodation for persons with disabilities.
These rules and policies are based on the Fair Housing Act (42.U.S.C.) and Section 504 of the
Rehabilitation Act of 1973 and incorporate guidance from the Joint Statement of The Department of
Housing and Urban Development and the Department of Justice (DOJ), issued May 17, 2004.
Part III: Prohibition of Discrimination Against Limited English Proficiency Persons. This part
details the obligations of the PHA to ensure meaningful access to the HCV program and its activities by
persons with limited English proficiency (LEP). This part incorporates the Final Guidance to Federal
Financial Assistance Recipients Regarding Title VI Prohibition against National Origin Discrimination
Affecting Limited English Proficient Persons published January 22, 2007, in the Federal Register.

PART I: NONDISCRIMINATION
2-I.A. OVERVIEW
Federal laws require PHAs to treat all applicants and participants equally, providing the same quality of
services, regardless of family characteristics and background. Federal law prohibits discrimination in housing
on the basis of race, color, religion, sex, national origin, familial status, and disability. The PHA will comply fully
with all federal, state, and local nondiscrimination laws, and with rules and regulations governing fair housing
and equal opportunity in housing and employment, including:

Title VI of the Civil Rights Act of 1964

Title VIII of the Civil Rights Act of 1968 (as amended by the Community Development Act of 1974 and
the Fair Housing Amendments Act of 1988)

Executive Order 11063 and 13988

Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973

The Age Discrimination Act of 1975

Title II of the Americans with Disabilities Act (to the extent that it applies, otherwise Section 504 and the
Fair Housing Amendments govern)

The Equal Access to Housing in HUD Programs Regardless of Sexual Orientation or Gender Identity
Final Rule, published in the Federal Register February 3, 2012, and further clarified in PIH Notice 2014-
20.

Violence Against Women Reauthorization Act of 2022 (VAWA)
When more than one civil rights law applies to a situation, the laws will be read and applied together.
Any applicable state laws or local ordinances and any legislation protecting individual rights of tenants,
applicants, or staff that may subsequently be enacted.
PHA Policy
Arizona Fair Housing law at Arizona Revised Statutes 41-1491, et seq. and Chandler City Code
Chapter 63 Non-Discrimination apply.
2-I.B. NONDISCRIMINATION
Federal regulations prohibit discrimination against certain protected classes and other groups of people. State
and local requirements, as well as PHA policies, can prohibit discrimination based on other factors. The PHA
shall not discriminate because of race, color, sex, religion, familial status, disability, or national origin (called
“protected classes”). Familial status includes children under the age of 18 living with parents or legal
custodians, pregnant women, and people securing custody of children under the age of 18.
The PHA will not discriminate on the basis of marital status, gender identity, or sexual orientation [FR Notice
02/03/12; Executive Order 13988].
PHA Policy
The PHA will not discriminate against those classes of persons protected under federal, state and local
law. The Chandler City code protects ethnicity and veteran status in addition to the other federally
protected classes.
The PHA will not use any of these factors to:


Deny to any family the opportunity to apply for housing, nor deny to any qualified applicant the
opportunity to participate in the housing choice voucher program

Provide housing that is different from that provided to others

Subject anyone to segregation or disparate treatment

Subject anyone to sexual harassment

Restrict anyone's access to any benefit enjoyed by others in connection with the housing
program

Treat a person differently in determining eligibility or other requirements for admission

Steer an applicant or participant toward or away from a particular area based any of these
factors

Deny anyone access to the same level of services

Deny anyone the opportunity to participate in a planning or advisory group that is an integral
part of the housing program

Discriminate in the provision of residential real estate transactions

Discriminate against someone because they are related to or associated with a member of a
protected class

Publish or cause to be published an advertisement or notice indicating the availability of housing
that prefers or excludes persons who are members of a protected class.
Providing Information to Families and Owners
The PHA must take steps to ensure that families and owners are fully aware of all applicable civil rights laws.
As part of the briefing process, the PHA must provide information to HCV applicant families about civil rights
requirements and the opportunity to rent in a broad range of neighborhoods [24 CFR §982.301]. The Housing
Assistance Payments (HAP) contract informs owners of the requirement not to discriminate against any person
because of race, color, religion, sex, national origin, age, familial status, or disability in connection with the
contract.
Discrimination Complaints
If an applicant or participant believes that any family member has been discriminated against by the PHA or an
owner, the family should advise the PHA. The PHA should make every reasonable attempt to determine
whether the applicant’s or participant’s assertions have merit and take any warranted corrective action.
In all cases, the PHA will advise the family that they may file a fair housing complaint if the family feels they
have been discriminated against under the Fair Housing Act.
PHA Policy
Applicants or participants who believe that they have been subject to unlawful discrimination may notify
the PHA either orally or in writing.
Within 10 business days of receiving the complaint, the PHA will provide a written notice to those
alleged to have violated the rule. The PHA will also send a written notice to the complainant informing
them that notice was sent to those alleged to have violated the rule, as well as information on how to
complete and submit a housing discrimination complaint form to HUD's Office of Fair Housing and
Equal Opportunity (FHEO).
The PHA will attempt to remedy discrimination complaints made against the PHA and will conduct an
investigation into all allegations or discrimination.

Within 10 business days following the conclusion of the PHA's investigation, the PHA will provide the
complainant and those alleged to have violated the rule with findings and either a proposed corrective
action plan or an explanation of why corrective action is not warranted.
The PHA will keep a record of all complaints, investigations, notices, and corrective actions. (See
Chapter 16.)
Complaints under the Equal Access Final Rule [Notice PIH 2014-20]
Notice PIH 2014-20 requires an articulated complaint process for allegations of discrimination under the Equal
Access Final rule. The Equal Access Final Rule requires that PHAs provide equal access regardless of marital
status, gender identity, or sexual orientation. The PHA will be informed on these obligations by the HUD Field
Office or FHEO when an Equal Access complaint investigation begins.
PHA Policy
Applicants or tenant families who believe that they have been subject to unlawful discrimination based
on marital status, gender identity, or sexual orientation under the Equal Access Rule may notify the
PHA either orally or in writing.
Within 10 business days of receiving the complaint, the PHA will provide a written notice to those
alleged to have violated the rule. The PHA will also send a written notice to the complainant informing
them that notice was sent to those alleged to have violated the rule, as well as information on how to
complete and submit a housing discrimination complaint form to HUD’s FHEO.
The PHA will attempt to remedy discrimination complaints made against the PHA and will conduct an
investigation into all allegations of discrimination.
Within 10 business days following the conclusion of the PHA’s investigation, the PHA will provide the
complainant and those alleged to have violated the rule with findings and either a proposed corrective
action plan or an explanation of why corrective action is not warranted.
The PHA will keep a record of all complaints, investigations, notices, and corrective actions. (See
Chapter 16.)
VAWA Complaint Processing [Notice FHEO 2023-01]
A complainant may, not later than one year after an alleged VAWA violation has occurred or terminated, file a
complaint with FHEO alleging such violation. If there is a violation that began prior to a year before the
complaint is filed, but it continues into the one-year time period, HUD will accept the complaint. FHEO will
investigate the complaint if it is timely and FHEO otherwise has jurisdiction. If a complaint is filed more than
one year after the alleged violation occurred or terminated, FHEO may, but is not required to, investigate the
allegations under the additional authority and procedures described in FHEO 2023-01.
Complaints do not need to allege a violation of the Fair Housing Act for FHEO to accept and investigate the
complaint.
PHA Policy
Applicants or tenant families who wish to file a VAWA complaint against the PHA may notify the PHA
either orally or in writing.
The PHA will advise the family of their right to file a VAWA complaint with HUD’s FHEO. The PHA will
inform the family that not later than one year after an alleged VAWA violation has occurred or
terminated, applicants and tenants who believe they have been injured by a VAWA violation or will be
injured by such a violation that is about to occur may file a VAWA complaint using FHEO’s online
complaint form via mail, email, or telephone.
The PHA will attempt to remedy complaints made against the PHA and will conduct an investigation
into all allegations of discrimination.
The PHA will keep a record of all complaints, investigations, notices, and corrective actions. (See Chapter 16.)

PART II: POLICIES RELATED TO PERSONS WITH DISABILITIES
2-II.A. OVERVIEW
One type of disability discrimination prohibited by the Fair Housing Act is the refusal to make reasonable
accommodation in rules, policies, practices, or services when such accommodation may be necessary to
afford a person with a disability the equal opportunity to use and enjoy a program or dwelling under the
program.
The PHA must ensure that persons with disabilities have full access to the PHA’s programs and services. This
responsibility begins with the first contact by an interested family and continues through every aspect of the
program.
PHA Policy
The PHA will provide for alternate format applications for persons requiring a reasonable
accommodation in the online application process.
The PHA will ask all applicants and participants if they require any type of accommodations, in writing,
on the intake application, reexamination documents, and notices of adverse action by the PHA, by
including the following language:
For applicants:
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division is committed to fully complying with all
state, federal and local laws involving non-discrimination and equal opportunity. Any person who
believes he/she needs a reasonable accommodation to participate in any program for the City of
Chandler Housing and Redevelopment Division should notify our office at least 24 hours prior to the
date of the accommodation will be required.
For Reexamination documents and notices of adverse action by the PHA:
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division is committed to fully complying with all
state, federal and local laws involving non-discrimination and equal opportunity. Any person who

believes he/she needs a reasonable accommodation to participate in any program for the City of
Chandler Housing and Redevelopment Division should notify their housing specialist at least 24 hours
prior to the date of the accommodation will be required.
The PHA will display posters and other housing information and signage in locations throughout the
PHA’s office in such a manner as to be easily readable from a wheelchair.
2-II.B. DEFINITION OF REASONABLE ACCOMMODATION
A reasonable accommodation is an adjustment made to a rule, policy, practice, or service that allows a person
with a disability to have equal access to the HCV program. For example, reasonable accommodations may
include making home visits, extending the voucher term, or approving an exception payment standard in order
for a participant to lease an accessible dwelling unit.
Federal regulations stipulate that requests for accommodations will be considered reasonable if they do not
create an "undue financial and administrative burden" for the PHA or result in a “fundamental alteration” in the
nature of the program or service offered. A fundamental alteration is a modification that alters the essential
nature of a provider’s operations.
Types of Reasonable Accommodations
When needed, the PHA will modify normal procedures to accommodate the needs of a person with disabilities.
Examples include:

Permitting applications and reexaminations to be completed by mail

Conducting home visits

Using higher payment standards (either within the acceptable range or with HUD approval of a payment
standard outside the PHA range) if the PHA determines this is necessary to enable a person with
disabilities to obtain a suitable housing unit

Providing time extensions for locating a unit, when necessary, because of lack of availability of
accessible units or special challenges of the family in seeking a unit

Permitting an authorized designee or advocate to participate in the application or certification process
and any other meetings with PHA staff

Allowing for exceptions to the PHA’s subsidy standards

Allowing a change in the family’s rent due date to correspond with the receipt of the head of household,
or spouse or cohead’s SSI or SSDI benefits

2-II.C. REQUEST FOR AN ACCOMMODATION
If an applicant or participant indicates that an exception, change, or adjustment to a rule, policy, practice, or
service is needed because of a disability, HUD requires that the PHA treat the information as a request for a
reasonable accommodation, even if no formal request is made [Joint Statement of the Departments of HUD
and Justice: Reasonable Accommodations under the Fair Housing Act].
The family must explain what type of accommodation is needed to provide the person with the disability full
access to the PHA’s programs and services.
If the need for the accommodation is not readily apparent or known to the PHA, the family must explain the
relationship between the requested accommodation and the disability. There must be an identifiable
connection, or nexus, between the requested accommodation and the individual’s disability.
PHA Policy
The PHA will encourage the family to make its request in writing using a reasonable accommodation
request form.
2-II.D. VERIFICATION OF DISABILITY
The regulatory civil rights definition for persons with disabilities is provided in Exhibit 2-1 at the end of this
chapter. The definition of a person with a disability for the purpose of obtaining a reasonable accommodation is
much broader than the HUD definition of disability, which is used for waiting list preferences and income
allowances.
Before providing an accommodation, the PHA must determine that the person meets the definition of a person
with a disability, and that the accommodation will enhance the family’s access to the PHA’s programs and
services.
If a person’s disability is obvious or otherwise known to the PHA, and if the need for the requested
accommodation is also readily apparent or known, no further verification will be required [Joint Statement of
the Departments of HUD and Justice: Reasonable Accommodations under the Fair Housing Act].
If a family indicates that an accommodation is required for a disability that is not obvious or otherwise known to
the PHA, the PHA must verify that the person meets the definition of a person with a disability, and that the
limitations imposed by the disability require the requested accommodation.
When verifying a disability, the PHA will follow the verification policies provided in Chapter 7. All information
related to a person’s disability will be treated in accordance with the confidentiality policies provided in Chapter
16. In addition to the general requirements that govern all verification efforts, the following requirements apply
when verifying a disability:

Third-party verification must be obtained from an individual identified by the family who is competent to
make the determination. A doctor or other medical professional, a peer support group, a non-medical
service agency, or a reliable third party who is in a position to know about the individual’s disability may
provide verification of a disability [Joint Statement of the Departments of HUD and Justice: Reasonable
Accommodations under the Fair Housing Act]

The PHA must request only information that is necessary to evaluate the disability-related need for the
accommodation. The PHA will not inquire about the nature or extent of any disability.

Medical records will not be accepted or retained in the participant file.

In the event that the PHA does receive confidential information about a person’s specific diagnosis,
treatment, or the nature or severity of the disability, the PHA will dispose of it. If the information needs
to be disposed of, the PHA will note in the file that the disability and other requested information have

been verified, the date the verification was received, and the name and address of the knowledgeable
professional who sent the information [PIH Notice 2010-26].
2-II.E. APPROVAL/DENIAL OF A REQUESTED ACCOMMODATION 
[JOINT STATEMENT OF THE DEPARTMENTS OF HUD AND JUSTICE: REASONABLE
ACCOMMODATIONS UNDER THE FAIR HOUSING ACT, PIH NOTICE 2010-26]
The PHA must approve a request for an accommodation if the following three conditions are met:

The request was made by or on behalf of a person with a disability.

There is a disability-related need for the accommodation.

The requested accommodation is reasonable, meaning it would not impose an undue financial and
administrative burden on the PHA, or fundamentally alter the nature of the PHA’s HCV operations
(including the obligation to comply with HUD requirements and regulations).
Requests for accommodations must be assessed on a case-by-case basis, taking into account factors such as
the cost of the overall size of the PHA’s program with respect to the number of employees, type of facilities and
size of budget, type of operation including composition and structure of workforce, the nature and cost of the
requested accommodation, and the availability of alternative accommodations that would effectively meet the
family’s disability-related needs.
Before making a determination whether to approve the request, the PHA may enter into discussion and
negotiation with the family, request more information from the family, or may require the family to sign a
consent form so that the PHA may verify the need for the requested accommodation.
PHA Policy
After a request for an accommodation is presented, the PHA will respond in writing within 10 business
days.
If the PHA denies a request for an accommodation because there is no relationship or nexus found
between the disability and the requested accommodations, the PHA will discuss with the family the
reason for the denial. If the family cannot provide additional information to clarify the requested
accommodation, the PHA will notify the family, in writing, of its determination within 10 business days
from the date of the most recent discussion or communication with the family. The notice will inform the
family of the right to appeal the PHA’s decision through an informal review (if applicable) or informal
hearing (see Chapter 16).
If the PHA denies a request for an accommodation because it is not reasonable (it would impose an
undue financial and administrative burden or fundamentally alter the nature of the PHA’s operations),
the PHA will discuss with the family whether an alternative accommodation could effectively address
the family’s disability-related needs without a fundamental alteration to the HCV program and without
imposing an undue financial and administrative burden.
If the PHA believes that the family has failed to identify a reasonable alternative accommodation after
interactive discussion and negotiation, the PHA will notify the family, in writing, of its determination
within 10 business days from the date of the most recent discussion or communication with the family.
2-II.F. PROGRAM ACCESSIBILITY FOR PERSONS WITH HEARING OR VISION IMPAIRMENTS
HUD regulations require the PHA to ensure that persons with disabilities related to hearing and vision have
reasonable access to the PHA's programs and services [24 CFR §8.6].
At the initial point of contact with each applicant, the PHA shall inform all applicants of alternative forms of
communication that can be used other than plain language paperwork.

PHA Policy
To meet the needs of persons with hearing impairments, TTD/TTY (text telephone display / teletype)
communication will be available.
To meet the needs of persons with vision impairments, large-print and if possible, audio versions of key
program documents will be made available upon request. When visual aids are used in public meetings
or presentations, or in meetings with PHA staff, one-on-one assistance will be provided upon request.
Additional examples of alternative forms of communication are sign language interpretation; having
material explained orally by staff; or having a third-party representative (a friend, relative or advocate,
named by the applicant) to receive, interpret, and explain housing materials and be present at all
meetings.

2-II.G. PHYSICAL ACCESSIBILITY
The PHA must comply with a variety of regulations pertaining to physical accessibility, including the following:

PIH Notice 2010-26

Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973

The Americans with Disabilities Act of 1990

The Architectural Barriers Act of 1968

The Fair Housing Act of 1988
The PHA’s policies concerning physical accessibility must be readily available to applicants and participants.
They can be found in three key documents:

This plan describes the key policies that govern the PHA’s responsibilities with regard to physical
accessibility.

PIH Notice 2010-26 summarizes information about pertinent laws and implementing regulations related
to nondiscrimination and accessibility in federally funded housing programs.

The PHA Plan provides information about self-evaluation, needs assessment, and transition plans.
The design, construction, or alteration of PHA facilities must conform to the Uniform Federal Accessibility
Standards (UFAS). Newly constructed facilities must be designed to be readily accessible to and usable by
persons with disabilities. Alterations to existing facilities must be accessible to the maximum extent feasible,
defined as not imposing an undue financial and administrative burden on the operations of the HCV program.
When issuing a voucher to a family that includes an individual with disabilities, the PHA will include a current
list of available accessible units known to the PHA and will assist the family in locating an available accessible
unit, if necessary.
In general, owners must permit the family to make reasonable modifications to the unit. However, the owner is
not required to pay for the modification and may require that the unit be restored to its original state at the
family’s expense when the family moves.
2-II.H. DENIAL OR TERMINATION OF ASSISTANCE
A PHA’s decision to deny or terminate the assistance of a family that includes a person with disabilities is
subject to consideration of reasonable accommodation [24 CFR §982.552 (2)(iv)].
When applicants with disabilities are denied assistance, the notice of denial must inform them of the PHA’s
informal review process and their right to request an informal review. In addition, the notice must inform

applicants with disabilities of their right to request reasonable accommodations to participate in the informal
review process.
When a participant family’s assistance is terminated, the notice of termination must inform them of the PHA’s
informal hearing process and their right to request a hearing and reasonable accommodation.
When reviewing reasonable accommodation requests, the PHA must consider whether any mitigating
circumstances can be verified to explain and overcome the problem that led to the PHA’s decision to deny or
terminate assistance. If a reasonable accommodation will allow the family to meet the requirements, the PHA
must make the accommodation.

PART III: IMPROVING ACCESS TO SERVICES FOR PERSONS 
WITH LIMITED ENGLISH PROFICIENCY (LEP)
2-III.A. OVERVIEW
Language for Limited English Proficiency Persons (LEP) can be a barrier to accessing important benefits or
services, understanding, and exercising important rights, complying with applicable responsibilities, or
understanding other information provided by the HCV program. In certain circumstances, failure to ensure that
LEP persons can effectively participate in or benefit from federally assisted programs and activities may violate
the prohibition under Title VI against discrimination on the basis of national origin. This part incorporates the
Final Guidance to Federal Assistance Recipients Regarding Title VI Prohibition against National Origin
Discrimination Affecting Limited English Proficient Persons, published January 22, 2007, in the Federal
Register.
The PHA will take affirmative steps to communicate with people who need services or information in a
language other than English. These persons will be referred to as Persons with Limited English Proficiency
(LEP).
LEP is defined as persons who do not speak English as their primary language and who have a limited ability
to read, write, speak, or understand English. For the purposes of this administrative plan, LEP persons are
HCV applicants and participants, and parents and family members of applicants and participants.
In order to determine the level of access needed by LEP persons, the PHA will balance the following four
factors: (1) the number or proportion of LEP persons eligible to be served or likely to be encountered by the
Housing Choice Voucher program; (2) the frequency with which LEP persons come into contact with the
program; (3) the nature and importance of the program, activity, or service provided by the program to people’s
lives; and (4) the resources available to the PHA and costs. Balancing these four factors will ensure meaningful
access by LEP persons to critical services while not imposing undue burdens on the PHA.

EXHIBIT 2-1: Definition of a Person with a Disability Under Federal Civil Rights Laws 
[24 CFR Parts §8.3, §25.104, and §100.201; HOTMA]
A person with a disability, as defined under federal civil rights laws, is any person who:

Has a physical or mental impairment that substantially limits one or more of the major life activities of
an individual, or

Has a record of such impairment, or

Is regarded as having such impairment
The phrase “physical or mental impairment” includes:

Any physiological disorder or condition, cosmetic or disfigurement, or anatomical loss affecting one or
more of the following body systems: neurological; musculoskeletal; special sense organs; respiratory,
including speech organs; cardiovascular; reproductive; digestive; genitourinary; hemic and lymphatic;
skin; and endocrine; or

Any mental or psychological disorder, such as mental retardation, organic brain syndrome, emotional or
mental illness, and specific learning disabilities. The term “physical or mental impairment” includes but
is not limited to: such diseases and conditions as orthopedic, visual, speech and hearing impairments,
cerebral palsy, autism, epilepsy, muscular dystrophy, multiple sclerosis, cancer, heart disease,
diabetes, mental retardation, emotional illness, drug addiction and alcoholism.
“Major life activities” includes, but is not limited to, caring for oneself, performing manual tasks, walking, seeing,
hearing, breathing, learning, and/or working.
“Has a record of such impairment” means has a history of, or has been misclassified as having, a mental or
physical impairment that substantially limits one or more major live activities.
“Is regarded as having an impairment” is defined as having a physical or mental impairment that does not
substantially limit one or more major life activities but is treated by a public entity (such as the PHA) as
constituting such a limitation; has none of the impairments defined in this section but is treated by a public
entity as having such an impairment; or has a physical or mental impairment that substantially limits one or
more major life activities, only as a result of the attitudes of others toward that impairment.
The definition of a person with disabilities does not include:

Current illegal drug users

People whose alcohol use interferes with the rights of others

Persons who objectively pose a direct threat or substantial risk of harm to others that cannot be
controlled with a reasonable accommodation under the HCV program
The above definition of disability determines whether an applicant or participant is entitled to any of the
protections of federal disability civil rights laws. Thus, a person who does not meet this disability is not entitled
to a reasonable accommodation under federal civil rights and fair housing laws and regulations.
The HUD definition of a person with a disability is much narrower than the civil rights definition of disability. The
HUD definition of a person with a disability is used for purposes of receiving the disabled family preference, the
$550 elderly/disabled household deduction (HOTMA), the $480 dependent deduction, the allowance for
medical expenses, or the allowance for disability assistance expenses.
The definition of a person with a disability for purposes of granting a reasonable accommodation request is
much broader than the HUD definition of disability. Many people will not qualify as a disabled person under the
HCV program, yet an accommodation is needed to provide equal opportunity.

CHAPTER 3
Eligibility
Introduction
The PHA is responsible for ensuring that every individual and family admitted to the HCV program meets all
program eligibility requirements. This includes any individual approved to join the family after the family has
been admitted to the program. The family must provide any information needed by the PHA to confirm
eligibility and determine the level of the family’s assistance.
To be eligible for the HCV program:

The applicant family must:

Qualify as a family as defined by HUD and the PHA.

Have income at or below HUD-specified income limits.

Qualify on the basis of citizenship or the eligible immigrant status of family members.

Provide social security number information for household members as required.

Consent to the PHA’s collection and use of family information as provided for in PHA-provided
consent forms.

Not currently be receiving a duplicative subsidy.

Meet net asset and property ownership restriction requirements.

The PHA must determine that the current or past behavior of household members does not include
activities that are prohibited by HUD or the PHA.
This chapter contains three parts:
Part I: Definitions of Family and Household Members. This part contains HUD and PHA definitions
of family and household members and explains initial and ongoing eligibility issues related to these
members.
Part II: Basic Eligibility Criteria. This part discusses income eligibility, and rules regarding
citizenship, social security numbers, and family consent.
Part III: Denial of Assistance. This part covers factors related to an applicant’s past or current
conduct (e.g., criminal activity) that can cause the PHA to deny assistance as well as the asset
limitation for HCV.

PART I: DEFINITIONS OF FAMILY AND HOUSEHOLD MEMBERS
3-I.A. OVERVIEW
Some eligibility criteria and program rules vary depending upon the composition of the family requesting
assistance. In addition, some requirements apply to the family as a whole and others apply to individual
persons who will live in the assisted unit. This part provides information that is needed to correctly identify
family and household members, and to apply HUD's eligibility rules.
3-I.B. FAMILY AND HOUSEHOLD [24 CFR 5.403; FR NOTICE 02/03/12; NOTICE PIH 2014- 20; AND FR
NOTICE 2/14/23]
The terms family and household have different meanings in the HCV program.
Family
To be eligible for assistance, an applicant must qualify as a family. Family as defined by HUD includes, but is
not limited to the following, regardless actual or perceived sexual orientation, gender identity, or marital status,
a single person, who may be an elderly person, disabled person, disabled person, near- elderly person, or
any other single person, an otherwise eligible youth who has attained at least 18 years of age and not more
than 24 years of age and who has left foster care, or will leave foster care within 90 days, in accordance with
a transition plan described in section 475(5)(H) of the Social Security Act (42 U.S.C. 675(5)(H)), and is
homeless or is at risk of becoming homeless at age 16 or older; or  a group of persons residing together.
Such group includes but is not limited to a family with or without children (a child who is temporarily away from
the home because of placement in foster care is considered a member of the family), an elderly family, a near
-elderly family, a disabled family, a displaced family, and the remaining member of a tenant family. The PHA
has the discretion to determine if any other group of persons qualifies as a family.
Gender Identity means actual or perceived gender characteristics.
Sexual orientation means homosexuality, heterosexuality, or bisexuality.
PHA Policy
Each family must identify the individuals to be included in the family at the time of application and must
notify the PHA if the family’s composition changes.
A family also includes two or more individuals who not related by blood, marriage, adoption, or other
operation of law but who either can demonstrate that the individuals have lived together previously or
certify that each individual’s income and other resources will be available to meet the needs of the
family.
Household
Household is a broader term that includes additional people who, with the PHA’s permission, live in an
assisted unit, such as live-in aides, foster children, and foster adults.
3-I.C. FAMILY BREAK-UP AND REMAINING MEMBER OF TENANT FAMILY
Family Break-up [24 CFR §982.315; PIH Notice 2017-08]
Except under the following conditions, the PHA has discretion to determine which members of an assisted
family continue to receive assistance if the family breaks up:

(1) If the family breakup results from an occurrence of domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking, the PHA must ensure that the victim retains assistance. (For
documentation requirements and policies related to domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, and human trafficking; see Section 16-IX.D of this plan.)
(2) In accordance with Notice PIH 2017-08, for HUD–Veterans Affairs Supportive Housing (HUD–VASH)
vouchers, when the veteran is the perpetrator of domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking, the victim must continue to be assisted. Upon termination of the
perpetrator’s HUD–VASH voucher, the victim should be given a regular HCV if one is available, and
the perpetrator’s HUD–VASH voucher should be used to serve another eligible family. If a regular
HCV is not available, the victim will continue to use the HUD–VASH voucher, which must be issued to
another eligible family upon the voucher’s turnover.
(3) If a court determines the disposition of property between members of the assisted family, the PHA is
bound by the court’s determination of which family members continue to receive assistance.
PHA Policy
When a family on the waiting list breaks up into two otherwise eligible families, only one of the new
families may retain the original application date. Other former family members may submit a new
application with a new application date if the waiting list is open.
If a family breaks up into two otherwise eligible families while receiving assistance, only one of the new
families will continue to be assisted.
In the absence of a judicial decision, or an agreement among the original family members, the PHA
will determine which family retains their placement on the waiting list or will continue to receive
assistance. In making its determination, the PHA will take into consideration the following factors:
(1) the interest of any minor children, including custody arrangements,
(2) the interest of any ill, elderly, or disabled family members,
(3) the interest of any family member who is the victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking, including a family member who was forced to
leave an assisted unit as a result of such actual or threatened abuse;
(4) any possible risks to family members as a result of criminal activity; and
(5) the recommendations of social service professionals.
Remaining Member of a Tenant Family [24 CFR §5.403]
The HUD definition of family includes the remaining member of a tenant family, which is a member of an
assisted family who remains in the unit when other members of the family have left the unit.
Household members such as live-in aides, foster children, and foster adults do not qualify as remaining
members of a family.
If dependents are the only “remaining members of a tenant family” and there is no family member able to
assume the responsibilities of the head of household, see Chapter 6, Section 6-I.B, for the policy on
“Caretakers for a Child.”
3-I.D. HEAD OF HOUSEHOLD [24 CFR §5.504(B)]
Head of household means the adult member of the family who is considered the head for purposes of
determining income eligibility and rent. The head of household is responsible for ensuring that the family
fulfills all of its responsibilities under the program, alone or in conjunction with a cohead or spouse.

PHA Policy
The family may designate any qualified family member as the head of household.
The head of household must have the legal capacity to enter into a lease under state and local law. A
minor who is emancipated under state law may be designated as head of household.
3-I.E. SPOUSE, CO-HEAD, AND OTHER ADULT
A family may have a spouse or cohead, but not both [form HUD-50058 IB, p. 13]. Spouse means the marriage
partner of the head of household.
PHA Policy
A marriage partner includes the partner in a "common law" marriage as defined in state law. The term
“spouse” does not apply to friends, roommates, or significant others who are not marriage partners. A
minor who is emancipated under state law may be designated as a spouse.
A cohead is an individual in the household who is equally responsible with the head of household for ensuring
that the family fulfills all of its responsibilities under the program, but who is not a spouse.  A family can have
only one cohead.
PHA Policy
Minors who are emancipated under state law may be designated as a cohead.
Other adult means a family member, other than the head, spouse, or cohead, who is 18 years of age or older.
Foster adults and live-in aides are not considered other adults.
3-I.F. DEPENDENTS AND MINORS [24 CFR §5.603]
A minor is a member of the family, other than the head of family or spouse, who is under 18 years of age.
A dependent is a family member who is under 18 years of age or a person of any age who is a person with a
disability or a full-time student, except that the following persons can never be dependents: the head of
household, spouse, cohead, foster children/adults, and live-in aides. Identifying each dependent in the family is
important because each dependent qualifies the family for a dependent allowance as described in Chapter 6.
Joint Custody of Dependents
PHA Policy
Dependents that are subject to a joint custody arrangement will be considered a member of the family,
if they live with the applicant or participant family 50 percent or more of the time.
When more than one applicant or participant family is claiming the same dependents as family
members, the family with primary custody at the time of the initial examination or reexamination will be
able to claim the dependents. If there is a dispute about which family should claim them, the PHA will
make the determination based on available documents such as court orders, or an IRS return showing
which family has claimed the child for income tax purposes, school records, or other credible
documentation acceptable to the PHA.
3-I.G. FULL-TIME STUDENT [24 CFR §5.603, HVC GB P. 5-29]
A full-time student (FTS) is a person who is attending school or vocational training on a full-time basis. The
time commitment or subject load that is needed to be full-time is defined by the educational institution.

Identifying each FTS is important because (1) each family member that is an FTS, other than the head,
spouse, or cohead, qualifies the family for a dependent allowance and (2) the earned income of such an FTS
is treated differently from the income of other family members.
3-I.H. ELDERLY AND NEAR-ELDERLY PERSONS, AND ELDERLY FAMILY [24 CFR §5.100 AND 5.403,
FR NOTICE 02/03/12]
Elderly Persons
An elderly person is a person who is at least 62 years of age.
Near-Elderly Persons
A near-elderly person is a person who is at least 50-61 years of age.
Elderly Family
An elderly family is one in which the head, spouse, cohead, or sole member is an elderly person. Identifying
elderly families is important because elderly families qualify for the elderly family allowance as described in
Chapter 6.
3-I.I. PERSONS WITH DISABILITIES AND DISABLED FAMILY [24 CFR §5.403, FR NOTICE 02/03/12]
Persons with Disabilities
Under the HCV program, special rules apply to persons with disabilities and to any family whose head,
spouse, or cohead is a person with disabilities. The technical definitions of individual with handicaps and
persons with disabilities are provided in Exhibit 3-1 at the end of this chapter. These definitions are used for a
number of purposes including ensuring that persons with disabilities are not discriminated against based upon
disability.
As discussed in Chapter 2, the PHA must make all aspects of the HCV program accessible to persons with
disabilities and consider reasonable accommodations requested based upon a person’s disability. Disabled
Family
Disabled Family
A disabled family is one in which the head, spouse, or cohead is a person with disabilities. Identifying disabled
families is important because these families qualify for the disabled family allowance as described in Chapter
6.
Even though persons with drug or alcohol dependencies are considered persons with disabilities, this does
not prevent the PHA from denying assistance for reasons related to alcohol and drug abuse in accordance
with the policies found in Part III of this chapter, or from terminating assistance in accordance with the policies
in Chapter 12.
3-I.J. GUESTS [24 CFR §5.100]
A guest is a person temporarily staying in the unit with the consent of a member of the household who has
expressed or implied authority to so consent.
PHA Policy
A guest can remain in the assisted unit no longer than 30 consecutive days or a total of 90 cumulative
calendar days during any 12-month period.

Children who are subject to a joint custody arrangement or for whom a family has visitation privileges,
that are not included as a family member because they live outside of the assisted household more
than 50 percent of the time, are not subject to the time limitations of guests as described above.
A family may request an exception in writing to this policy for valid reasons (e.g., care of a relative
recovering from a medical procedure is expected to last 30 consecutive days). An exception will not be
made unless the family can identify and provide documentation of the residence to which the guest will
return.
The family in tenancy that allows an unauthorized occupant to reside in their unit is not in compliance
will be subject to termination of tenancy. Some examples of unauthorized occupants include:

Use of the unit address as the guest’s current residence for any purpose that is not explicitly
temporary or has the landlord’s consent shall be construed as permanent residence.

Persons that have joined the household without undergoing screening;

Persons that stay in the unit beyond an authorized period; and

A person (often a relative) that came to the unit as an extended visitor because the resident
needed support, for example, after a medical procedure but stayed on in the unit beyond the
time needed by the resident.
The burden of proof that the individual is a guest rests on the family. In the absence of such proof, the
individual will be considered an unauthorized member of the household and the PHA will terminate
assistance since prior approval was not requested for the addition.
3.I.K. FOSTER CHILDREN AND FOSTER ADULTS [24 CFR 5.603]
A foster adult is a member of the household who is 18 years of age or older and meets the definition of a
foster adult under state law. In general, a foster adult is a person who is 18 years of age or older, is unable to
live independently due to a debilitating physical or mental condition, and is placed with the family by an
authorized placement agency or by judgment, decree, or other order of any court of competent jurisdiction.
A foster child is a member of the household who meets the definition of a foster child under state law. In
general, a foster child is placed with the family by an authorized placement agency (e.g., public child welfare
agency) or by judgment, decree, or other order of any court of competent jurisdiction.
Foster children and foster adults that are living with an applicant or who have been approved by the PHA to
live with a participant family are considered household members but not family members. The income of
foster children/adults is not counted in family annual income, and foster children/adults do not qualify for a
dependent deduction [24 CFR §5.603; HUD-50058 IB, p. 13].
PHA Policy
A foster child or foster adult may be allowed to reside in the unit if their presence would not result in a
violation of HQS/NSPIRE space standards according to 24 CFR §982.401.
Children that are temporarily absent from the home as a result of placement in foster care are discussed in
Section 3-I.L.
3-I.L. ABSENT FAMILY MEMBERS

Individuals may be absent from the family, either temporarily or permanently, for a variety of reasons including
educational activities, placement in foster care, employment, illness, incarceration, and court order.
Definitions of Temporarily and Permanently Absent
PHA Policy
Generally, an individual who is or is expected to be absent from the assisted unit for 180 consecutive
days or less is considered temporarily absent and continues to be considered a family member.
Generally, an individual who is or is expected to be absent from the assisted unit for more than 180
consecutive days is considered permanently absent and no longer a family member. Exceptions to this
general policy are discussed below.
Absent Students
PHA Policy
When someone who has been considered a family member attends school away from home, the
person will continue to be considered a family member unless information becomes available to the
PHA indicating that the student has established a separate household, or the family declares that the
student has established a separate household.
Absences Due to Placement in Foster Care [24 CFR §5.403]
Children temporarily absent from the home as a result of placement in foster care are considered members of
the family.
PHA Policy
If a child has been placed in foster care, the PHA will verify with the appropriate agency whether and
when the child is expected to be returned to the home. Unless the agency confirms that the child has
been permanently removed from the home, the child will be counted as a family member.
Absent Head, Spouse, or Cohead
PHA Policy
An employed head, spouse, or cohead absent from the unit more than 180 consecutive days due to
employment will continue to be considered a family member.
Family Members Permanently Confined for Medical Reasons [HCV GB, p. 5-22]
If a family member is confined to a nursing home or hospital on a permanent basis, that person is no longer
considered a family member and the income of that person is not counted [HCV GB, p. 5-22].
PHA Policy
An individual confined to a nursing home or hospital on a permanent basis is not considered a family
member.
The PHA will request verification of the family member’s permanent absence from a responsible
medical professional. If the responsible medical professional cannot provide a determination, the
person will be considered temporarily absent. If the family certifies that the family member is confined
on a permanent basis, they may present, and the PHA will consider, any additional documentation or
evidence.

Return of Permanently Absent Family Members
PHA Policy
The family must request PHA approval for the return of any adult family members that the PHA
previously determined to be permanently absent. The individual is subject to the eligibility and
screening requirements discussed elsewhere in this chapter.
3-I.M. LIVE-IN AIDE
A live-in aide is a person who resides with one or more elderly persons, or near-elderly persons, or persons
with disabilities, and who: (1) is determined to be essential to the care and well-being of the persons, (2) is not
obligated for the support of the persons, and (3) would not be living in the unit except to provide the necessary
supportive services [24 CFR §5.403].
The PHA must approve a live-in aide if needed as a reasonable accommodation in accordance with 24 CFR
8, to make the program accessible to and usable by the family member with disabilities. The income of a live-
in aide is not counted in the calculation of annual income for the family [24 CFR §5.609(b]. Relatives may be
approved as live-in aides if they meet all of the criteria defining a live-in aide. Because live-in aides are not
family members, a relative who serves as a live-in aide would not be considered a remaining member of a
tenant family.
PHA Policy
A family’s request for a live-in aide must be made in writing. Written verification will be required from a
reliable, knowledgeable professional, such as a doctor, social worker, or case worker, that the live-in
aide is essential for the care and well-being of the elderly, near elderly, or disabled family member.
For continued approval the family must submit a new, written request-subject to PHA verification-at
each annual reexamination unless knowledgeable professional declares on verification that disability is
permanent or lifelong.
In addition, the family and live-in aide will be required to submit a certification stating that the live-in
aide is (1) not obligated for the support of the person(s) needing the care, and (2) would not be living
in the unit except to provide the necessary supportive services.
The PHA will not approve a particular person as a live-in aide, and may withdraw such approval if [24
CFR §982.316(b)]:

The person commits fraud, bribery or any other corrupt or criminal act in connection with any
federal housing program;

The person commits drug-related criminal activity or violent criminal activity; or

The person currently owes rent or other amounts to the PHA or to another PHA in connection
with Section 8 or public housing assistance under the 1937 Act.
The PHA will notify the family of its decision in writing within 10 business days of receiving a request
for a live-in aide, including all required documentation related to the request.

PART II: BASIC ELIGIBILITY CRITERIA
3-II.A. INCOME ELIGIBILITY AND TARGETING
Income Limits
HUD establishes income limits for all areas of the country and publishes them annually in the Federal
Register. They are based upon estimates of median family income with adjustments for family size. The
income limits are used to determine eligibility for the program and for income targeting purposes as discussed
in this section.
Definitions of the Income Limits [24 CFR §5.603(b)]
Low-income family. A family whose annual income does not exceed 80 percent of the median income for the
area, adjusted for family size.
Very low-income family. A family whose annual income does not exceed 50 percent of the median income for
the area, adjusted for family size.
Extremely low-income family. A family whose annual income does not exceed the federal poverty level or 30
percent of the median income for the area, whichever number is higher.
Area median income is determined by HUD, with adjustments for smaller and larger families. HUD may
establish income ceilings higher or lower than 30, 50, or 80 percent of the median income for an area if HUD
finds that such variations are necessary because of unusually high or low family incomes.
Using Income Limits for Eligibility [24 CFR §982.201 and Notice PIH 2023-27]
Income limits are used for eligibility only at admission. Income eligibility is determined by comparing the
annual income of an applicant to the applicable income limit for their family size. Income and net family assets
of household members are excluded when determining income eligibility; however, household members are
considered for purposes of unit size and subsidy standards. In order to be income eligible, an applicant family
must be one of the following:

A very low-income family

A low-income family that has been "continuously assisted" under the 1937 Housing Act. A family is
considered to be continuously assisted if the family is already receiving assistance under any 1937
Housing Act program at the time the family is admitted to the HCV program [24 CFR §982.4; 24 CFR
982.201(b)]
PHA Policy
The PHA will consider a family to be continuously assisted if the family was leasing a unit under any
1937 Housing Act program at the time they were selected from the PHA’s waiting list.

A low-income family that qualifies for voucher assistance as a non-purchasing household living
in HOPE 1 (public housing homeownership), HOPE 2 (multifamily housing homeownership)
developments, or other HUD-assisted multifamily homeownership programs covered by 24
CFR §248.173

A low-income or moderate-income family that is displaced as a result of the prepayment of a
mortgage or voluntary termination of a mortgage insurance contract on eligible low-income
housing as defined in 24 CFR §248.101

A low-income family that is eligible for assistance under VASH [FR Notice 8/13/24]. See
Chapter 19 of this policy for more information.

HUD permits the PHA to establish additional categories of low-income families that may be determined
eligible. The additional categories must be consistent with the PHA plan and the consolidated plans for local
governments within the PHA’s jurisdiction.
PHA Policy
The PHA has not established any additional categories of eligible low-income families.
Using Income Limits for Targeting [24 CFR §982.201]
At least 75 percent of the families admitted to the PHA's program during a PHA fiscal year must be extremely
low-income families. HUD may approve exceptions to this requirement if the PHA demonstrates that it has
made all required efforts but has been unable to attract an adequate number of qualified extremely low-
income families.
Families continuously assisted under the 1937 Housing Act and families living in eligible low- income housing
that are displaced as a result of prepayment of a mortgage or voluntary termination of a mortgage insurance
contract are not counted for income targeting purposes.
3-II.B. CITIZENSHIP OR ELIGIBLE IMMIGRATION STATUS 
[24 CFR 5, SUBPART E]
Housing assistance is available only to individuals who are U.S. citizens, U.S. nationals (herein referred to as
citizens and nationals), or noncitizens that have eligible immigration status. At least one family member must
be a citizen, national, or noncitizen with eligible immigration status in order for the family to qualify for any
level of assistance.
All applicant families must be notified of the requirement to submit evidence of their citizenship status when
they apply. Where feasible, and in accordance with the PHA’s Limited English Proficiency Plan, the notice
must be in a language that is understood by the individual if the individual is not proficient in English.
Declaration [24 CFR §5.508]
HUD requires each family member to declare whether the individual is a citizen, a national, or an eligible
noncitizen, except those members who elect not to contend that they have eligible immigration status. Those
who elect not to contend their status are considered to be ineligible noncitizens. For citizens, nationals, and
eligible noncitizens the declaration must be signed personally by the head, spouse, cohead, and any other
family member 18 or older, and by a parent or guardian for minors. The family must identify in writing any
family members who elect not to contend their immigration status (see Ineligible Noncitizens below). No
declaration is required for live-in aides, foster children, or foster adults.
U.S. Citizens and Nationals
In general, citizens and nationals are required to submit only a signed declaration as verification of their
status. However, HUD regulations permit the PHA to request additional documentation of their status, such as
a passport.
PHA Policy
Family members who declare citizenship or national status will not be required to provide additional
documentation unless the PHA receives information indicating that an individual’s declaration may not
be accurate.
Eligible Noncitizens
In addition to providing a signed declaration, those declaring eligible noncitizen status must sign a verification
consent form and cooperate with PHA efforts to verify their immigration status as described in Chapter 7. The
documentation required for establishing eligible noncitizen status varies depending upon factors such as the

date the person entered the U.S., the conditions under which eligible immigration status has been granted,
the person’s age, and the date on which the family began receiving HUD-funded assistance.
Lawful residents of the Marshall Islands, the Federated States of Micronesia, and Palau, together known as
the Freely Associated States, or FAS, are eligible for housing assistance under Section 141 of the Compacts
of Free Association between the U.S. Government and the Governments of the FAS [Public Law 106-504].
Ineligible Noncitizens
Those noncitizens who do not wish to contend their immigration status are required to have their names listed
on a non-contending family member listing, signed by the head, spouse, or cohead (regardless of citizenship
status), indicating their ineligible immigration status. The PHA is not required to verify a family member’s
ineligible status and is not required to report an individual’s unlawful presence in the U.S. to the United States
Citizenship and Immigration Services (USCIS).
Providing housing assistance to noncitizen students is prohibited [24 CFR §5.522]. This prohibition extends to
the noncitizen spouse of a noncitizen student as well as to minor children who accompany or follow to join the
noncitizen student. Such prohibition does not extend to the citizen spouse of a noncitizen student or to the
children of the citizen spouse and noncitizen student. Such a family is eligible for prorated assistance as a
mixed family.
Mixed Families
A family is eligible for assistance as long as at least one member is a citizen, national, or eligible noncitizen.
Families that include eligible and ineligible individuals are considered mixed families. Such families will be
given notice that their assistance will be prorated, and they may request a hearing if they contest this
determination. See Chapter 6 for a discussion of how rents are prorated, and Chapter 16 for a discussion of
informal hearing procedures.
Ineligible Families [24 CFR §5.514(d),(e), and(f)]
A PHA may elect to provide assistance to a family before the verification of the eligibility of the individual or
one family member [24 CFR §5.512(b)]. Otherwise, no individual or family may be assisted prior to the
affirmative establishment by the PHA that the individual or at least one family member is eligible Verification of
eligibility for this purpose occurs when the individual or family members have submitted documentation to the
PHA in accordance with program requirements [24 CFR §5.512(a)].
PHA Policy
The PHA will not provide assistance to a family before the verification of at least one family member.
When a PHA determines that an applicant family does not include any citizens, nationals, or eligible
noncitizens, following the verification process, the family will be sent a written notice within 10
business days of the determination.
The notice will explain the reasons for the denial of assistance, that the family may be eligible for
proration of assistance and will advise the family of its right to request an appeal to the United States
Citizenship and Immigration Services (USCIS), or to request an informal hearing with the PHA. The
informal hearing with the PHA may be requested in lieu of the USCIS appeal, or at the conclusion of
the USCIS appeal process. The notice must also inform the applicant family that assistance may not
be delayed until the conclusion of the USCIS appeal process, but that it may be delayed pending the
completion of the informal hearing process.
Informal hearing procedures are contained in Chapter 16.

Timeframe for Determination of Citizenship Status [24 CFR §5.508(g)]
For new occupants joining the assisted family the PHA must verify status at the first interim or regular
reexamination following the person’s occupancy, whichever comes first.
If an individual qualifies for a time extension for the submission of required documents, the PHA must grant
such an extension for no more than 30 days [24 CFR §5.508(h)].
Each family member is required to submit evidence of eligible status only one time during continuous
occupancy.
PHA Policy
The PHA will verify the citizenship status of applicants at the time other eligibility factors are
determined.
3-II.C. SOCIAL SECURITY NUMBERS [24 CFR §5.216 AND §5.218, NOTICE PIH 2018-24]
The applicant and all members of the applicant’s household must disclose the complete and accurate social
security number (SSN) assigned to each household member, and the documentation necessary to verify each
SSN. If a child under age 6 has been added to an applicant family within 6 months prior to voucher issuance,
an otherwise eligible family may be admitted to the program and must disclose and document the child’s SSN
within 90 days of the effective date of the initial HAP contract. A detailed discussion of acceptable
documentation is provided in Chapter 7.
Note: These requirements do not apply to noncitizens who do not contend eligible immigration status.
The PHA must deny assistance to an applicant family if they do not meet the SSN disclosure and
documentation requirements contained in 24 CFR §5.216.
3-II.D. FAMILY CONSENT TO RELEASE OF INFORMATION [24 CFR 5.230, 24 CFR §5.232,ANDHCV GB,
P. 5-13]
HUD requires that each adult family member, and the head of household, spouse, or cohead, regardless of
age, sign form HUD-9886, Authorization for the Release of Information/Privacy Act Notice, the form HUD-
52675 Debts Owed to Public Housing Agencies and Terminations, and other consent forms as needed to
collect information relevant to the family’s eligibility and level of assistance. Chapter 7 provides detailed
information concerning the consent forms and verification requirements.  The consent form remains effective
until the family is denied assistance, assistance is terminated, or the family provides written notification to
revoke consent. The PHA must deny admission to the program if any member of the applicant family fails to
sign and submit the consent forms for obtaining information in accordance with 24 CFR 5, Subparts B and F
[24 CFR §982.552(b)(3) and 24 CFR 5.232(a)].
Upon the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date, the following on revocation of consent is added:
However, this does not apply if the applicant or participant, or any member of their family, revokes their
consent with respect to the ability of the PHA to access financial records from financial institutions,
unless the PHA establishes a policy that revocation of consent to access financial records will result in
denial of admission or termination of assistance [24 CFR 5.232(c)].

PHA Policy
The PHA has established a policy that the family’s revocation of consent to allow the PHA to access
records from financial institutions will result in denial of admission.
3-II.E. STUDENTS ENROLLED IN INSTITUTIONS OF HIGHER EDUCATION 
[24 CFR §5.612; FR NOTICE 4/10/06 FR NOTICE 09/21/16]
Section 327 of Public Law 109-115 and the implementing regulation at 24 CFR §5.612 established restrictions
on the eligibility of certain students (both part- and full-time) who are enrolled in institutions of higher
education.
If a student enrolled at an institution of higher education is under the age of 24, is not a veteran, is not
married, does not have a dependent child, and is not a person with disabilities receiving HCV assistance as of
November 30, 2005, the student’s eligibility must be examined along with the income eligibility of the student’s
parents. In these cases, both the student and the student’s parents must be income eligible for the student to
receive HCV assistance. If, however, a student in these circumstances is determined independent from their
parents in accordance with PHA policy, the income of the student’s parents will not be considered in
determining the student’s eligibility.
The law does not apply to students who reside with parents who are applying to receive HCV assistance. It is
limited to students who are seeking assistance on their own, separately from their parents.
Definitions
In determining whether and how the eligibility restrictions apply to a student, the PHA will rely on the following
definitions [FR Notice 4/10/06, FR Notice 9/21/16].
Dependent Child
In the context of the student eligibility restrictions, dependent child means a dependent child of a student
enrolled in an institution of higher education. The dependent child must also meet the definition of dependent
in 24 CFR §5.603, which states that the dependent must be a member of the assisted family, other than the
head of household or spouse, who is under 18 years of age, or is a person with a disability, or is a full-time
student. Foster children and foster adults are not considered dependents.

Independent Student
PHA Policy
The PHA will consider a student “independent” from their parents and the parents’ income will not be
considered when determining the student’s eligibility if the following four criteria are all met:
(1) The individual is of legal contract age under state law.
(2) The individual has established a household separate from their parents for at least one year
prior to application for occupancy or the individual meets the U.S. Department of Education’s
definition of independent student.
**
To be considered an independent student according to the Department of Education, a
student must meet one or more of the following criteria:

The individual is at least 24 years old by December 31 of the award year for which
aid is sought

The individual is an orphan, in foster care, or a ward of the court, or was an orphan,
in foster care, or ward of the court at any time when the individual was 13 years of
age or older

The individual is, or was immediately prior to attaining the age of majority, an
emancipated minor or in legal guardianship as determined by a court of competent
jurisdiction in the individual’s state of legal residence

The individual is a veteran of the U.S. Armed Forces or is currently serving on active
duty in the Armed Forces for other than training purposes

The individual is a graduate or professional student

The individual is  married

The individual has one or more legal dependents other than a spouse (for example,
dependent children or an elderly dependent parent)

The individual has been verified during the school year in which the application is
submitted as either an unaccompanied youth who is a homeless child or youth, or as
unaccompanied, at risk of homelessness, and self-supporting by:
-
A local educational agency homeless liaison
-
-The director of a program funded under subtitle B of title IV of the McKinney-
Vento Homeless Assistance Act or a designee of the director
-
-A financial aid administrator

The individual is a student for whom a financial aid administrator makes a
documented determination of independence by reason of other unusual
circumstances
(3) The individual was not claimed as a dependent by their parents pursuant to IRS regulations, as
demonstrated on the parents’ most recent tax forms.
(4) The individual provides a certification of the amount of financial assistance that will be provided
by their parents. This certification must be signed by the individual providing the support and
must be submitted even if no assistance is being provided.

If the PHA determines that an individual meets the definition of a vulnerable youth such a determination is all
that is necessary to determine that the person is an independent student for the purposes of using only the
student’s income for determining eligibility for assistance.
The PHA will verify that a student meets the above criteria in accordance with the policies in Section 7-II.E.
Institution of Higher Education
The PHA will use the statutory definition under Section 102 of the Higher Education Act of 1965 to determine
whether a student is attending an institution of higher education (see Exhibit 3-2).
Parents
PHA Policy
For purposes of student eligibility restrictions, the definition of parents includes biological or adoptive
parents, stepparents (as long as they are currently married to the biological or adoptive parent), and
guardians (e.g., grandparents, aunt/uncle, godparents, etc.).
Person with Disabilities
The PHA will use the statutory definition under Section 3(b)(3)(E) of the 1937 Act to determine whether a
student is a person with disabilities (see Exhibit 3-1).
Veteran
PHA Policy
A veteran is a person who served in the active military, naval, or air service and who was discharged or
released from such service under conditions other than dishonorable.
Vulnerable Youth
PHA Policy
A vulnerable youth is an individual who meets the U.S. Department of Education’s definition of
independent student in paragraphs (b), (c), or (h), as adopted in Section II of FR Notice 9/21/16:

The individual is an orphan, in foster care, or a ward of the court, or was an orphan, in foster
care, or ward of the court at any time when the individual was 13 years of age or older

The individual is, or was immediately prior to attaining the age of majority, an emancipated
minor or in legal guardianship as determined by a court of competent jurisdiction in the
individual’s state of legal residence

The individual has been verified during the school year in which the application is submitted as
either an unaccompanied youth who is a homeless child or youth, or as unaccompanied, at risk
of homelessness, and self-supporting by:

A local educational agency homeless liaison

The director of a program funded under subtitle B of title IV of the McKinney-Vento
Homeless Assistance Act or a designee of the director

A financial aid administrator
Determining Student Eligibility
If a student is applying for assistance on their own, apart from their parents, the PHA must determine whether
the student is subject to the eligibility restrictions contained in 24 CFR §5.612.

If the student is subject to those restrictions, the PHA must ensure that: (1) the student is individually eligible
for the program, (2) either the student is independent from their parents or the student’s parents are income
eligible for the program, and (3) the “family” with which the student is applying is collectively eligible for the
program.
PHA Policy
For any student who is subject to the §5.612 restrictions, the PHA will:

Follow its usual policies in determining whether the student individually and the student’s
“family” collectively are eligible for the program

Determine whether the student is independent from their parents in accordance with the
definition of independent student in this section

Follow the policies below, if applicable, in determining whether the student’s parents are income
eligible for the program
If the PHA determines that the student, the student’s parents (if applicable), or the student’s “family” is
not eligible, the PHA will send a notice of denial in accordance with the policies in Section 3-III.F, and
the applicant family will have the right to request an informal review in accordance with the policies in
Section 16-III.B.
Determining Parental Income Eligibility
PHA Policy
For any student who is subject to the §5.612 restrictions and who does not satisfy the definition of
independent student in this section, the PHA will determine the income eligibility of the student’s
parents as follows:

If the student’s parents are married and living together, the PHA will obtain a joint income
declaration and certification of joint income from the parents.

If the student’s parent is widowed or single, the PHA will obtain an income declaration and
certification of income from that parent.

If the student’s parents are divorced or separated, the PHA will obtain an income declaration
and certification of income from each parent.

If the student has been living with one of their parents and has not had contact with or does not
know where to contact their other parent, the PHA will require the student to submit a
certification under penalty of perjury describing the circumstances and stating that the student
does not receive financial assistance from the other parent. The PHA will then obtain an income
declaration and certification of income from the parent with whom the student has been living or
had contact.

In determining the income eligibility of the student’s parents, the PHA will use the income limits for the
jurisdiction in which the parents live.
3-II.F. EIV SYSTEM SEARCHES [EIV FAQS; EIV SYSTEM TRAINING 9/30/20; AND NOTICE PIH 2023-27]
Existing Tenant Search
Prior to admission to the program, the PHA must search for all household members using the EIV Existing
Tenant Search module. The PHA must review the reports for any SSA matches involving another PHA or a
multifamily entity and follow up on any issues identified.
The PHA must provide the family with a copy of the Existing Tenant Search results if requested. At no time
may any family member receive duplicative assistance.
If the tenant is a new admission to the PHA, and a match is identified at a multifamily property, the PHA must
report the program admission date to the multifamily property and document the notification in the tenant file.
The family must provide documentation of move-out from the assisted unit, as applicable.
PHA Policy
The PHA will contact the PHA, or owner identified in the report to confirm that the family has moved out
of the unit and obtain documentation of current tenancy status, including a form HUD-50058 or 50059,
as applicable, showing an end of participation. The PHA will only approve assistance contingent upon
the move-out from the currently occupied assisted unit.
Debts Owed to PHAs and Terminations
All adult household members must sign the form HUD-52675 Debts Owed to Public Housing and Terminations.
Prior to admission to the program, the PHA must search for each adult family member in the Debts Owed to
PHAs and Terminations module.
If a current or former tenant disputes the information in the module, the tenant should contact the PHA directly
in writing to dispute the information and provide any documentation that supports the dispute. If the PHA
determines that the disputed information is incorrect, the PHA will update or delete the record from EIV.
Former tenants may dispute debt and termination information for a period of up to three years from the end of
participation date in the program.
PHA Policy
The PHA will require each adult household member to sign the form HUD-52675 once at the eligibility
determination. Any new members added to the household after admission will be required to sign the
form HUD-52675 prior to being added to the household.
The PHA will search the Debts Owed to PHAs and Terminations module as part of the eligibility
determination for new households and as part of the screening process for any household members
added after the household is admitted to the program.  If any information on debts or terminations is
returned by the search, the PHA will determine if this information warrants a denial in accordance with
the policies in Part III of this chapter.
EIV Income Reports
For each new admission, the PHA is required to review the  income information in EIV to confirm and validate
family reported income within 120 days after the admission information is transmitted to HUD. The PHA must
print and maintain copies of the reports in the tenant file and resolve any discrepancies .

PART III: DENIAL OF ASSISTANCE
3-III.A. OVERVIEW
A family that does not meet the eligibility criteria discussed in Parts I and II, must be denied assistance. A PHA
may deny assistance for an applicant because of the family’s action or failure to act as described in 24 CFR
982.552 or 982.553. In this section we will discuss other situations and circumstances in which denial of
assistance is mandatory for the PHA, and those in which denial of assistance is optional for the PHA.
While the regulations state that the PHA must prohibit admission for certain types of criminal activity and give
the PHA the option to deny for other types of previous criminal history, more recent HUD rules and OGC
guidance must also be taken into consideration when determining whether a particular individual’s criminal
history merits denial of admission.
When considering any denial of admission, PHAs may not use arrest records as the sole basis for the denial.
HUD does not require the adoption of “One Strike” policies and reminds PHAs of their obligation to safeguard
the due process rights of applicants and tenants [Notice PIH 2015-19].HUD’s Office of General Counsel issued
a memo on April 4, 2016, regarding the application of Fair Housing Act standards to the use of criminal
records. This memo states that a PHA violates the Fair Housing Act when their policy or practice has an
unjustified discriminatory effect, even when the PHA had no intention to discriminate. Where a policy or
practice that restricts admission based on criminal history has a disparate impact on a particular race, national
origin, or other protected class, that policy or practice is in violation of the Fair Housing Act if it is not necessary
to serve a substantial, legitimate, nondiscriminatory interest of the PHA, or if that interest could be served by
another practice that has a less discriminatory effect [OGC Memo 4/4/16]. HUD codified this stance on
disparate impact and discriminatory effects in a final rule dated March 31, 2023. In doing so, HUD also
standardized its long-practiced three-step approach to assessing burdens of proof.
PHAs who impose blanket prohibitions on any person with any conviction record, no matter when the
conviction occurred, what the underlying conduct entailed, or what the convicted person has done since then
will be unable to show that such policy or practice is necessary to achieve a substantial, legitimate,
nondiscriminatory interest. Even a PHA with a more tailored policy or practice that excludes individuals with
only certain types of convictions must still prove that its policy is necessary. To do this, the PHA must show
that its policy accurately distinguishes between criminal conduct that indicates a demonstrable risk to resident
safety and property and criminal conduct that does not.
Forms of Denial [24 CFR §982.552(a)(2); HCV GB, p. 5-35]
Denial of assistance includes any of the following:

Not placing the family's name on the waiting list

Denying or withdrawing a voucher

Not approving a request for tenancy or refusing to enter into a HAP contract


Refusing to process a request for or to provide assistance under portability procedures
Prohibited Reasons for Denial of Program Assistance [24 CFR §982.202(b); 24 CFR §5.2005(b)]
HUD rules prohibit denial of program assistance to the program based on any of the following criteria:

Age, disability, race, color, religion, sex, or national origin. (See Chapter 2 for additional information
about fair housing and equal opportunity requirements.)

Where a family lives prior to admission to the program

Where the family will live with assistance under the program. Although eligibility is not affected by
where the family will live, there may be restrictions on the family's ability to move outside the PHA's
jurisdiction under portability. (See Chapter 10)

Whether members of the family are unwed parents, recipients of public assistance, or children born out
of wedlock

Whether the family includes children

Whether a family decides to participate in a family self-sufficiency program

Whether or not a qualified applicant is or has been a victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking if the applicant is otherwise qualified for assistance (see
Section 3- III.G.)
3-III.B. MANDATORY DENIAL OF ASSISTANCE [24 CFR §982.553(A) AND 24 CFR 982.552(B)(6)]
HUD requires the PHA to deny assistance in the following cases:

Any member of the household has been evicted from federally assisted housing in the last three (3) years
for drug-related criminal activity. HUD permits, but does not require, the PHA to admit an otherwise-
eligible family if the household member has completed a PHA-approved drug rehabilitation program or
the circumstances which led to eviction no longer exist (e.g., the person involved in the criminal activity
no longer lives in the household).
PHA Policy
The PHA will admit an otherwise-eligible family who was evicted from federally- assisted housing
within the past three (3) years for drug-related criminal activity, if the PHA is able to verify that the
household member who engaged in the criminal activity has completed a supervised drug

rehabilitation program approved by the PHA, or the person who committed the crime, is no longer
living in the household.

The PHA determines that any household member is currently engaged in the use of illegal drugs.
PHA Policy
Currently engaged in is defined as any use of illegal drugs during the previous three (3) months.

The PHA has reasonable cause to believe that any household member's current use or pattern of use of
illegal drugs, or current abuse or pattern of abuse of alcohol, may threaten the health, safety, or right to
peaceful enjoyment of the premises by other residents.
PHA Policy
The PHA will consider the use of a controlled substance or alcohol to be a pattern if there is more
than one incident during the previous three (3) months.
In determining reasonable cause, the PHA will consider all credible evidence, including but not limited
to, any record of convictions, arrests, or evictions of household members related to the use of illegal
drugs or the abuse of alcohol.  A record or records of arrest will not be used as the sole basis of
determining reasonable cause.  The PHA will also consider evidence from treatment providers or
community-based organizations providing services to household members.

Any household member has ever been convicted of drug-related criminal activity for the production or
manufacture of methamphetamine on the premises of federally assisted housing

Any household member is subject to a lifetime registration requirement under a state sex offender
registration program

Any member of the family fails to sign and submit consent forms for obtaining information.

The family does not meet the restrictions on net assets and real property ownership as required by 24
CFR 5.618.
Upon the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date, the following section on the asset limitation is
added. The asset limitation does not apply until the PHA’s HOTMA compliance date.
3-III.C. RESTRICTION ON ASSISTANCE BASED ON ASSETS [24 CFR 5.618]
There are two circumstances under which a family is ineligible to receive assistance based on asset
ownership.
First, assistance may not be provided to any family if the family’s net assets exceed the HUD-published asset
limitation amount (adjusted annually by HUD).

This amount is listed in HUD’s current year Inflation-Adjusted Values tables

$100,000 for 2024, $103,200 for 2025
Second, the family has real property that is suitable for occupancy by the family as a residence and the family
has:

A present ownership interest in the real property; and

A legal right to reside in the real property; and

The effective legal authority to sell (based on state or local laws of the jurisdiction where the property is
located) the real property.

The PHA does not have the discretion not to enforce or provide limited enforcement of the asset limitation at
admission. However, the real property restriction does not apply in the following circumstances:

Any property for which the family is receiving assistance for a manufactured home under 24 CFR 982.620
or under the HCV Homeownership program;

Any property that is jointly owned by a member of the family and at least one non-household member who
does not live with the family, if the non-household member resides at the jointly owned property;

Any family that is offering the property for sale; or

Any person who is a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
-
When a family asks for an exception because a family member is a victim of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking, the PHA must comply with all the confidentiality requirements
under VAWA. The PHA must accept a self-certification from the family member, and the restrictions on
requesting documentation under VAWA apply.
A property is considered suitable for occupancy unless the family demonstrates that it:
Does not meet the disability-related needs for all members of the family (e.g., physical accessibility
requirements, disability-related need for additional bedrooms, proximity to accessible transportation, etc.);
Is not sufficient for the size of the family;
PHA Policy
The PHA defines not sufficient for the size of the family as being overcrowded based on the PHA’s subsidy
standards in Chapter 5 of this policy.
Is geographically located so as to be a hardship for the family (e.g., the distance or commuting time between
the property and the family's place of work or school would be a hardship to the family, as determined by the
PHA or owner);
PHA Policy
In general, the PHA defines a geographic hardship to include when a family members’ work, school,
health care provider, or other necessary service is located an unreasonable distance from the real property or
there is a lack of adequate transportation options for the family to access work, school, health care, or other
necessary services. The PHA will consider circumstantial details a family faces when determining whether a
geographic hardship is present.
Is not safe to reside in because of the physical condition of the property (e.g., property’s physical condition
poses a risk to the family’s health and safety and the condition of the property cannot be easily remedied); or
Is not a property that a family may reside in under the state or local laws of the jurisdiction where the property
is located.
If a family meets one of the above exceptions, the real property is not automatically excluded from the
calculation of net family assets. Unless the real property is specifically excluded from net family assets as
described in 24 CFR 5.603 and Chapter 6 of this policy, it will be included in net family assets. If the value of
that real property brings the net family assets above the HUD-published asset limitation amount, the family is
out of compliance with the asset limitation.
See Chapter 7 for information on verifying net family assets for purposes of the asset limitation.

3-III.D. OTHER PERMITTED REASONS FOR DENIAL OF ASSISTANCE
HUD permits, but does not require, the PHA to deny assistance for the reasons discussed in this section.
Criminal Activity [24 CFR 982.553]
HUD permits, but does not require, the PHA to deny assistance if the PHA determines that any household
member is currently engaged in or has engaged in during a reasonable time before the family would receive
assistance, certain types of criminal activity.
PHA Policy
If any household member is currently engaged in or has engaged in any of the following criminal
activities, within the past three years, the family will be denied assistance.
Drug-related criminal activity, defined by HUD as the illegal manufacture, sale, distribution, or
use of a drug, or the possession of a drug with intent to manufacture, sell, distribute or use the
drug [24 CFR 5.100];
Violent criminal activity, defined by HUD as any criminal activity that has as one of its elements
the use, attempted use, or threatened use of physical force substantial enough to cause, or be
reasonably likely to cause, serious bodily injury or property damage [24 CFR 5.100];
Criminal activity that may threaten the health, safety, or right to peaceful enjoyment of the
premises by other residents or persons residing in the immediate vicinity; Immediate vicinity
means within a three-block radius of the premises.
Criminal sexual conduct, including but not limited to sexual assault, incest, open and gross
lewdness, or child abuse; or criminal activity that may threaten the health or safety of property
owners, management staff, and persons performing contract administration functions or other
responsibilities on behalf of the PHA (including a PHA employee or a PHA contractor,
subcontractor, or agent).
Evidence of such criminal activity includes, but is not limited to:
Any conviction for drug-related or violent criminal activity within the past three years.
Records of arrests for drug-related or violent criminal activity within the past three years,
although a record or records of arrest will not be used as the sole basis for the denial or proof
that the applicant engaged in disqualifying criminal activity.

In making its decision to deny assistance, the PHA will consider the factors discussed in Section 3-III.F
and 3-III.G. Upon consideration of such factors, the PHA may, on a case-by-case basis, decide not to
deny assistance.
Previous Behavior in Assisted Housing [24 CFR 982.552(c)]
HUD authorizes the PHA to deny assistance based on the family’s previous behavior in assisted housing.
PHAs are not permitted to deny assistance to a family because the family previously failed to meet its
obligations under the Family Self-Sufficiency (FSS) program [24 CFR 984.101(d)].
PHA Policy
The PHA will deny assistance to an applicant family if:
The family does not provide information that the PHA or HUD determines is necessary in the
administration of the program.
The family does not provide complete and true information to the PHA.
Any family member has been evicted from federally assisted housing in the last three years.
Any family member has committed fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in
connection with any federal housing program.
The family owes rent or other amounts to any PHA in connection with Section 8 or other public
housing assistance under the 1937 Act, unless the family repays the full amount of the debt
prior to being selected from the waiting list.
If the family has not reimbursed any PHA for amounts the PHA paid to an owner under a HAP
contract for rent, damages to the unit, or other amounts owed by the family under the lease,
unless the family repays the full amount of the debt prior to being selected from the waiting list.
The family has breached the terms of a repayment agreement entered into with the PHA, unless
the family repays the full amount of the debt covered in the repayment agreement prior to being
selected from the waiting list.
When denying admission due to family debts as shown in HUD’s EIV system, the PHA
will provide the family with a copy of the EIV Debt Owed to PHA and Termination report.
If the family wishes to dispute the information in the report, the family must contact the
PHA that entered the information in EIV in writing, explaining why EIV information is
disputed. The family must also provide a copy of the letter and all applicable verification
to the PHA to support the family’s claim. The PHA will consider the information provided
by the family prior to issuing a notice of denial.
A family member has engaged in or threatened violent or abusive behavior toward PHA
personnel.

Abusive or violent behavior towards PHA personnel includes verbal as well as physical
abuse or violence. Use of racial epithets, or other language, written or oral, that is
customarily used to intimidate may be considered abusive or violent behavior.
Threatening refers to oral or written threats or physical gestures that communicate intent
to abuse or commit violence.
In making its decision to deny assistance, the PHA will consider the factors discussed in Section 3-III.F
and 3-III.G. Upon consideration of such factors, the PHA may, on a case-by-case basis, decide not to
deny assistance.

3-III.E. SCREENING
Screening for Eligibility
PHAs are authorized to obtain criminal conviction records from law enforcement agencies to screen applicants
for admission to the HCV program. This authority assists the PHA in complying with HUD requirements and
PHA policies to deny assistance to applicants who are engaging in or have engaged in certain criminal
activities. In order to obtain access to the records the PHA must require every applicant family to submit a
consent form signed by each adult household member [24 CFR 5.903].
PHA Policy
The PHA will perform a criminal background check through local law enforcement for every adult
household member.
If the results of the criminal background check indicate that there may be past criminal activity, but the
results are inconclusive, the PHA will request a fingerprint card and will request information from the
National Crime Information center (NCIC).
While a PHA has regulatory authority to use criminal conviction records for the purpose of applicant screening
for admission, there is no corresponding authority to use these records to check for criminal and illegal drug
activity by participants, and therefore, PHAs may not use records for this purpose.
PHAs are required to perform criminal background checks necessary to determine whether any household
member is subject to a lifetime registration requirement under a state sex offender program in the state where
the housing is located, as well as in any other state where a household member is known to have resided [24
CFR 982.553(a)(2)(i)].
PHA Policy
The PHA will use the Dru Sjodin National Sex Offender database to screen applicants for admission.
Additionally, PHAs must ask whether the applicant, or any member of the applicant’s household, is subject to a
lifetime registered sex offender registration requirement in any state [Notice PIH 2012-28].
If the PHA proposes to deny assistance based on a criminal record or on lifetime sex offender registration
information, the PHA must notify the household of the proposed action and must provide the subject of the
record and the applicant a copy of the record and an opportunity to dispute the accuracy and relevance of the
information prior to a denial of admission. [24 CFR 5.903(f) and 5.905(d)].
Screening for Suitability as a Tenant [24 CFR 982.307]
The PHA has no liability or responsibility to the owner for the family’s behavior or suitability for tenancy. The
PHA has the authority to conduct additional screening to determine whether an applicant is likely to be a
suitable tenant.
PHA Policy
The PHA will not conduct additional screening to determine an applicant family’s suitability for tenancy.
The owner is responsible for screening and selection of the family to occupy the owner’s unit. The PHA must
inform the owner that screening and selection for tenancy is the responsibility of the owner. An owner may
consider a family’s history with respect to factors such as: payment of rent and utilities, caring for a unit and
premises, respecting the rights of other residents to the peaceful enjoyment of their housing, criminal activity
that is a threat to the health, safety or property of others, and compliance with other essential conditions of
tenancy.
HUD requires the PHA to provide prospective owners with the family’s current and prior address (as shown in
PHA records) and the name and address (if known) of the owner at the family’s current and prior addresses.

HUD permits the PHA to provide owners with additional information, as long as families are notified that the
information will be provided, and the same type of information is provided to all owners.
The PHA may not disclose to the owner any confidential information provided to the PHA by the family in
response to a PHA request for documentation of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking,
or human trafficking, except at the written request or with the written consent of the individual providing the
documentation [see 24 CFR 5.2007(a)(4)].
PHA Policy
The PHA will inform owners of their responsibility to screen prospective tenants and will provide owners
with the required known name and address information, at the time of the initial inspection or before.
The PHA will not provide any additional information to the owner, such as tenancy history or criminal
history, etc.
3-III.F. CRITERIA FOR DECIDING TO DENY ASSISTANCE
Evidence [24 CFR 982.553(c)]
PHA Policy
The PHA will use the concept of the preponderance of the evidence as the standard for making all
admission decisions.
Preponderance of the evidence is defined as evidence which is of greater weight or more convincing
than the evidence which is offered in opposition to it; that is, evidence which as a whole shows that the
fact sought to be proved is more probable than not. Preponderance of the evidence may not be
determined by the number of witnesses, but by the greater weight of all evidence.
Consideration of Circumstances [24 CFR 982.552(c)(2)]
HUD authorizes the PHA to consider all relevant circumstances when deciding whether to deny assistance

based on a family’s past history except in the situations for which denial of assistance is mandatory (see
Section 3-III.B).
PHA Policy
The PHA will consider the following facts and circumstances prior to making its decision:
The seriousness of the case, especially with respect to how it would affect other residents’
safety or property
The effects that denial of assistance may have on other members of the family who were not
involved in the action or failure to act
The extent of participation or culpability of individual family members, including whether the
culpable family member is a minor or a person with disabilities, or (as discussed further in
section 3-III.H.) a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or
human trafficking
The length of time since the violation occurred, including the age of the individual at the time of
the conduct, as well as the family’s recent history and the likelihood of favorable conduct in the
future
While a record or records of arrest will not be used as the sole basis for denial, an arrest may
trigger an investigation to determine whether the applicant actually engaged in disqualifying
criminal activity.
As part of its investigation, the PHA may obtain the police report associated with the arrest and
consider the reported circumstances of the arrest. The PHA may also consider:
Any statements made by witnesses or the applicant not included in the police report
Whether criminal charges were filed
Whether, if filed, criminal charges were abandoned, dismissed, not prosecuted, or
ultimately resulted in an acquittal
Any other evidence relevant to determining whether or not the applicant engaged in
disqualifying activity
Evidence of criminal conduct will be considered if it indicates a demonstrable risk to safety
and/or property.
In the case of drug or alcohol abuse, whether the culpable household member is participating in
or has successfully completed a supervised drug or alcohol rehabilitation program or has
otherwise been rehabilitated successfully.
The PHA will require the applicant to submit evidence of the household member’s
current participation in or successful completion of a supervised drug or alcohol
rehabilitation program, or evidence of otherwise having been rehabilitated successfully.
Removal of a Family Member's Name from the Application
Should the PHA’s screening process reveal that an applicant’s household includes an individual subject to
state lifetime registered sex offender registration, the PHA must offer the family the opportunity to remove the
ineligible family member from the household. If the family is unwilling to remove that individual from the
household, the PHA must deny admission to the family [Notice PIH 2012-28].

For other criminal activity, the PHA may permit the family to exclude the culpable family members as a
condition of eligibility. [24 CFR 982.552(c)(2)(ii)].
PHA Policy
As a condition of receiving assistance, a family may agree to remove the culpable family member from
the application. In such instances, the head of household must certify that the family member will not be
permitted to visit, stay as a guest, or reside in the assisted unit.
After admission to the program, the family must present evidence of the former family member’s current
address upon PHA request.
Reasonable Accommodation [24 CFR 982.552(c)(2)(iv)]
If the family includes a person with disabilities, the PHA’s decision concerning denial of admission is subject to
consideration of reasonable accommodation in accordance with 24 CFR Part 8.
PHA Policy
If the family indicates that the behavior of a family member with a disability is the reason for the
proposed denial of assistance, the PHA will determine whether the behavior is related to the stated
disability. If so, upon the family’s request, the PHA will determine whether admitting the family as a
reasonable accommodation is appropriate. The PHA will only consider accommodations that can
reasonably be expected to address the behavior that is the basis of the proposed denial of assistance.
See Chapter 2 for a discussion of reasonable accommodation.
3-III.G. NOTICE OF ELIGIBILITY OR DENIAL
If the family is eligible for assistance, the PHA will notify the family in writing and schedule an applicant briefing,
as discussed in Chapter 5.
If the PHA determines that a family is not eligible for the program for any reason, the family must be notified
promptly. The notice must describe: (1) the reasons for which assistance has been denied, (2) the family’s right
to an informal review, and (3) the process for obtaining the informal review [24 CFR 982.554 (a)]. See Chapter
16, for informal review policies and procedures.
PHA Policy
The family will be notified of a decision to deny assistance in writing within 10 business days of the
determination.
If a PHA uses a criminal record or sex offender registration information obtained under 24 CFR 5, Subpart J,
as the basis of a denial, a copy of the record must precede the notice to deny, with an opportunity for the
applicant to dispute the accuracy and relevance of the information before the PHA can move to deny the
application. In addition, a copy of the record must be provided to the subject of the record [24 CFR 5.903(f) and
5.905(d)]. The PHA must give the family an opportunity to dispute the accuracy and relevance of that record, in
the informal review process in accordance with program requirements [24 CFR 982.553(d)].
PHA Policy
If based on a criminal record or sex offender registration information, an applicant family appears to be
ineligible the PHA will notify the family in writing of the proposed denial and provide a copy of the record
to the applicant and to the subject of the record. The family will be given 10 business days to dispute
the accuracy and relevance of the information. If the family does not contact the PHA to dispute the
information within that 10-day period, the PHA will proceed with issuing the notice of denial of
admission. A family that does not exercise their right to dispute the accuracy of the information prior to

issuance of the official denial letter will still be given the opportunity to do so as part of the informal
review process.
Notice requirements related to denying assistance to noncitizens are contained in Section 3-II.B.
Notice policies related to denying admission to applicants who may be victims of domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking are contained in Section 3-III.H.
3-III.H. PROHIBITION AGAINST DENIAL OF ASSISTANCE TO VICTIMS OF DOMESTIC VIOLENCE,
DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, STALKING, AND HUMAN TRAFFICKING
The Violence against Women Act (VAWA) and the HUD regulation at 24 CFR 5.2005(b) prohibit PHAs from
denying an applicant admission to the HCV program on the basis or as a direct result of the fact that the
applicant is or has been a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, if the
applicant otherwise qualifies for assistance or admission.

Although the VAWA 2022 statute does not specifically include human trafficking in the list of victims
protected under VAWA, in 2022 HUD began including human trafficking as part of the list of victims
protected under VAWA (as seen in Notices PIH 2022-06, PIH 2022-22, and PIH 2022-24). In the absence
of a final rule implementing VAWA 2022 and to mirror HUD’s recent usage, this policy includes human
trafficking in addition to domestic violence, dating violence, sexual assault, and stalking anywhere such a
list appears.
Definitions of key terms used in VAWA are provided in section 16-IX of this plan, where general VAWA
requirements and policies pertaining to notification, documentation, and confidentiality are also located.
Notification
VAWA requires PHAs to provide applicants who are denied assistance with a VAWA Notice of Occupancy
Rights (form HUD–5380) and a domestic violence certification form (HUD-5382) at the time the applicant is
denied.
PHA Policy
The PHA acknowledges that a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or
human trafficking may have an unfavorable history (e.g., a poor credit history, poor rental history, a
record of previous damage to an apartment, a prior arrest record) due to adverse factors that would
warrant denial under the PHA’s policies.
While the PHA is not required to identify whether adverse factors that resulted in the applicant’s denial
are a result of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the
applicant may inform the PHA that their status as a victim is directly related to the grounds for the
denial. The PHA will request that the applicant provide enough information to the PHA to allow the PHA
to make an objectively reasonable determination, based on all circumstances, whether the adverse
factor is a direct result of their status as a victim.The PHA will include in its notice of denial the VAWA
information described in section 16-IX.C of this plan as well as including a copy of the form HUD-5382.
The PHA will request in writing that an applicant wishing to claim protection under VAWA notify the
PHA within 14 business days.

Documentation
Victim Documentation [24 CFR 5.2007]
PHA Policy
If an applicant claims the protection against denial of assistance that VAWA provides to victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the PHA will request
in writing that the applicant provide documentation supporting the claim in accordance with section 16-
IX.D of this plan.
Perpetrator Documentation
PHA Policy
If the perpetrator of the abuse is a member of the applicant family, the applicant must provide additional
documentation consisting of one of the following:
A signed statement (1) requesting that the perpetrator be removed from the application and (2)
certifying that the perpetrator will not be permitted to visit or to stay as a guest in the assisted
unit
Documentation that the perpetrator has successfully completed, or is successfully undergoing,
rehabilitation or treatment. The documentation must be signed by an employee or agent of a
domestic violence service provider or by a medical or other knowledgeable professional from
whom the perpetrator has sought or is receiving assistance in addressing the abuse. The signer
must attest under penalty of perjury to their belief that the rehabilitation was successfully
completed or is progressing successfully. The victim and perpetrator must also sign or attest to
the documentation.

EXHIBIT 3-1: DETAILED DEFINITIONS RELATED TO DISABILITIES
Person with Disabilities [24 CFR 5.403]
The term person with disabilities means a person who has any of the following types of conditions:

Has a disability, as defined in 42 U.S.C. Section 423(d)(1)(A), which reads:
Inability to engage in any substantial gainful activity by reason of any medically determinable physical
or mental impairment which can be expected to result in death or which has lasted or can be expected
to last for a continuous period of not less than 12 months; or
In the case of an individual who has attained the age of 55 and is blind (within the meaning of
“blindness” as defined in section 416(i)(1) of this title), inability by reason of such blindness to engage in
substantial gainful activity, requiring skills or ability comparable to those of any gainful activity in which
he has previously engaged with some regularity and over a substantial period of time.

Has a developmental disability as defined in the Developmental Disabilities Assistance and Bill of Rights
Act of 2000 [42 U.S.C.15002(8)], which defines developmental disability in functional terms as follows:
(A) In General
The term “developmental disability” means a severe, chronic disability of an individual that:
(i) is attributable to a mental or physical impairment or combination of mental and physical
impairments;
(ii) is manifested before the individual attains age 22;
(iii) is likely to continue indefinitely;
(iv) results in substantial functional limitations in 3 or more of the following areas of major life
activity: (I) Self-care, (II) Receptive and expressive language, (III) Learning, (IV) Mobility, (V)
Self-direction, (VI) Capacity for independent living, (VII) Economic self-sufficiency; and
(v) reflects the individual’s need for a combination and sequence of special, interdisciplinary, or
generic services, individualized supports, or other forms of assistance that are of lifelong or
extended duration and are individually planned and coordinated.
(B) Infants and Young Children
An individual from birth to age 9, inclusive, who has a substantial developmental delay or specific
congenital or acquired condition, may be considered to have a developmental disability without meeting
3 or more of the criteria described in clauses (i) through (v) of subparagraph (A) if the individual, without
services and supports, has a high probability of meeting those criteria later in life.

Has a physical, mental, or emotional impairment that is expected to be of long-continued and indefinite
duration; substantially impedes their ability to live independently, and is of such a nature that the ability to
live independently could be improved by more suitable housing conditions.
People with the acquired immunodeficiency syndrome (AIDS) or any conditions arising from the etiologic agent
for AIDS are not excluded from this definition.
A person whose disability is based solely on any drug or alcohol dependence does not qualify as a person with
disabilities for the purposes of this program.
For purposes of reasonable accommodation and program accessibility for persons with disabilities, the term
person with disabilities refers to an individual with handicaps.

Individual with Handicaps [24 CFR 8.3]
Individual with handicaps means any person who has a physical or mental impairment that substantially limits
one or more major life activities; has a record of such an impairment; or is regarded as having such an
impairment. The term does not include any individual who is an alcoholic or drug abuser whose current use of
alcohol or drugs prevents the individual from participating in the program or activity in question, or whose
participation, by reason of such current alcohol or drug abuse, would constitute a direct threat to property or
the safety of others. As used in this definition, the phrase:
(1) Physical or mental impairment includes:
(a) Any physiological disorder or condition, cosmetic disfigurement, or anatomical loss affecting one or
more of the following body systems: neurological; musculoskeletal; special sense organs; respiratory,
including speech organs; cardiovascular; reproductive; digestive; genito-urinary; hemic and lymphatic;
skin; and endocrine; or
(b) Any mental or psychological disorder, such as mental retardation, organic brain syndrome, emotional or
mental illness, and specific learning disabilities. The term physical or mental impairment includes, but is
not limited to, such diseases and conditions as orthopedic, visual, speech and hearing impairments,
cerebral palsy, autism, epilepsy, muscular dystrophy, multiple sclerosis, cancer, heart disease,
diabetes, mental retardation, emotional illness, drug addiction and alcoholism.
(2) Major life activities means functions such as caring for one's self, performing manual tasks, walking,
seeing, hearing, speaking, breathing, learning and working.
(3) Has a record of such an impairment means has a history of, or has been misclassified as having, a mental
or physical impairment that substantially limits one or more major life activities.
(4) Is regarded as having an impairment means:
(a) Has a physical or mental impairment that does not substantially limit one or more major life activities
but that is treated by a recipient as constituting such a limitation;
(b) Has a physical or mental impairment that substantially limits one or more major life activities only as a
result of the attitudes of others toward such impairment; or
(c) Has none of the impairments defined in paragraph (1) of this section but is treated by a recipient as
having such an impairment.

EXHIBIT 3-2: DEFINITION OF INSTITUTION OF HIGHER EDUCATION
[20 U.S.C. 1001 and 1002]
Eligibility of Students for Assisted Housing Under Section 8 of the U.S. Housing Act of 1937;
Supplementary Guidance; Notice [Federal Register, April 10, 2006]
Institution of Higher Education shall have the meaning given this term in the Higher Education Act of 1965 in
20 U.S.C. 1001 and 1002.
Definition of ‘‘Institution of Higher Education’’ From 20 U.S.C. 1001
(a) Institution of higher education. For purposes of this chapter, other than subchapter IV and part C of
subchapter I of chapter 34 of Title 42, the term ‘‘institution of higher education’’ means an educational
institution in any State that
(1) Admits as regular students only persons having a certificate of graduation from a school providing
secondary education, or the recognized equivalent of such a certificate;
(2) Is legally authorized within such State to provide a program of education beyond secondary education;
(3) Provides an educational program for which the institution awards a bachelor’s degree or provides not
less than a 2-year program that is acceptable for full credit toward such a degree;
(4) Is a public or other nonprofit institution; and
(5) Is accredited by a nationally recognized accrediting agency or association, or if not so accredited, is an
institution that has been granted preaccreditation status by such an agency or association that has
been recognized by the Secretary for the granting of preaccreditation status, and the Secretary has
determined that there is satisfactory assurance that the institution will meet the accreditation standards
of such an agency or association within a reasonable time.
(b) Additional institutions included. For purposes of this chapter, other than subchapter IV and part C of
subchapter I of chapter 34 of Title 42, the term ‘‘institution of higher education’’ also includes—
(1) Any school that provides not less than a 1-year program of training to prepare students for gainful
employment in a recognized occupation and that meets the provision of paragraphs (1), (2), (4), and (5)
of subsection (a) of this section; and
(2) A public or nonprofit private educational institution in any State that, in lieu of the requirement in
subsection (a)(1) of this section, admits as regular students persons who are beyond the age of
compulsory school attendance in the State in which the institution is located.
(c) List of accrediting agencies. For purposes of this section and section 1002 of this title, the Secretary shall
publish a list of nationally recognized accrediting agencies or associations that the Secretary determines,
pursuant to subpart 2 of part G of subchapter IV of this chapter, to be reliable authority as to the quality of
the education or training offered.
Definition of ‘‘Institution of Higher Education’’ From 20 U.S.C. 1002
(a) Definition of institution of higher education for purposes of student assistance programs
(1) Inclusion of additional institutions. Subject to paragraphs (2) through (4) of this subsection, the term
‘‘institution of higher education’’ for purposes of subchapter IV of this chapter and part C of subchapter I
of chapter 34 of title 42 includes, in addition to the institutions covered by the definition in section 1001
of this title—

(A) A proprietary institution of higher education (as defined in subsection (b) of this section);
(B) A postsecondary vocational institution (as defined in subsection (c) of this section); and
(C) Only for the purposes of part B of subchapter IV of this chapter, an institution outside the United
States that is comparable to an institution of higher education as defined in section 1001 of this title
and that has been approved by the Secretary for the purpose of part B of subchapter IV of this
chapter.
(2) Institutions outside the United States
(A) In general. For the purpose of qualifying as an institution under paragraph (1)(C), the Secretary
shall establish criteria by regulation for the approval of institutions outside the United States and for
the determination that such institutions are comparable to an institution of higher education as
defined in section 1001 of this title (except that a graduate medical school, or a veterinary school,
located outside the United States shall not be required to meet the requirements of section 1001
(a)(4) of this title). Such criteria shall include a requirement that a student attending such school
outside the United States is ineligible for loans made, insured, or guaranteed under part B of
subchapter IV of this chapter unless—
(i) In the case of a graduate medical school located outside the United States—
(I)(aa) At least 60 percent of those enrolled in, and at least 60 percent of the graduates of, the
graduate medical school outside the United States were not persons described in section
1091(a)(5) of this title in the year preceding the year for which a student is seeking a loan
under part B of subchapter IV of this chapter; and
(bb) At least 60 percent of the individuals who were students or graduates of the graduate
medical school outside the United States or Canada (both nationals of the United States and
others) taking the examinations administered by the Educational Commission for Foreign
Medical Graduates received a passing score in the year preceding the year for which a
student is seeking a loan under part B of subchapter IV of this chapter; or
(II) The institution has a clinical training program that was approved by a State as of January 1,
1992; or
(ii) In the case of a veterinary school located outside the United States that does not meet the
requirements of section 1001(a)(4) of this title, the institution’s students complete their clinical
training at an approved veterinary school located in the United States.
(B) Advisory panel
(i) In general. For the purpose of qualifying as an institution under paragraph (1)(C) of this
subsection, the Secretary shall establish an advisory panel of medical experts that shall—
(I) Evaluate the standards of accreditation applied to applicant foreign medical schools; and
(II) Determine the comparability of those standards to standards for accreditation applied to
United States medical schools.
(ii) Special rule if the accreditation standards described in clause (i) are determined not to be
comparable, the foreign medical school shall be required to meet the requirements of section
1001 of this title.
(C) Failure to release information. The failure of an institution outside the United States to provide,
release, or authorize release to the Secretary of such information as may be required by

subparagraph (A) shall render such institution ineligible for the purpose of part B of subchapter IV of
this chapter.
(D) Special rule. If, pursuant to this paragraph, an institution loses eligibility to participate in the
programs under subchapter IV of this chapter and part C of subchapter I of chapter 34 of title 42,
then a student enrolled at such institution may, notwithstanding such loss of eligibility, continue to
be eligible to receive a loan under part B while attending such institution for the academic year
succeeding the academic year in which such loss of eligibility occurred.
(3) Limitations based on course of study or enrollment. An institution shall not be considered to meet the
definition of an institution of higher education in paragraph (1) if such institution—
(A) Offers more than 50 percent of such institution’s courses by correspondence, unless the institution
is an institution that meets the definition in section 2471 (4)(C) of this title;
(B) Enrolls 50 percent or more of the institution’s students in correspondence courses, unless the
institution is an institution that meets the definition in such section, except that the Secretary, at the
request of such institution, may waive the applicability of this subparagraph to such institution for
good cause, as determined by the Secretary in the case of an institution of higher education that
provides a 2-or 4-year program of instruction (or both) for which the institution awards an associate
or baccalaureate degree, respectively;
(C) Has a student enrollment in which more than 25 percent of the students are incarcerated, except
that the Secretary may waive the limitation contained in this subparagraph for a nonprofit institution
that provides a 2-or 4-year program of instruction (or both) for which the institution awards a
bachelor’s degree, or an associate’s degree or a postsecondary diploma, respectively; or
(D) Has a student enrollment in which more than 50 percent of the students do not have a secondary
school diploma or its recognized equivalent, and does not provide a 2-or 4-year program of
instruction (or both) for which the institution awards a bachelor’s degree or an associate’s degree,
respectively, except that the Secretary may waive the limitation contained in this subparagraph if a
nonprofit institution demonstrates to the satisfaction of the Secretary that the institution exceeds
such limitation because the institution serves, through contracts with Federal, State, or local
government agencies, significant numbers of students who do not have a secondary school
diploma or its recognized equivalent.
(4) Limitations based on management. An institution shall not be considered to meet the definition of an
institution of higher education in paragraph (1) if—
(A) The institution, or an affiliate of the institution that has the power, by contract or ownership interest,
to direct or cause the direction of the management or policies of the institution, has filed for
bankruptcy, except that this paragraph shall not apply to a nonprofit institution, the primary function
of which is to provide health care educational services (or an affiliate of such an institution that has
the power, by contract or ownership interest, to direct or cause the direction of the institution’s
management or policies) that files for bankruptcy under chapter 11 of title 11 between July 1, 1998,
and December 1, 1998; or
(B) The institution, the institution’s owner, or the institution’s chief executive officer has been convicted
of, or has pled nolo contendere or guilty to, a crime involving the acquisition, use, or expenditure of
funds under subchapter IV of this chapter and part C of subchapter I of chapter 34 of title 42, or has
been judicially determined to have committed fraud involving funds under subchapter IV of this
chapter and part C of subchapter I of chapter 34 of title 42.
(5) Certification. The Secretary shall certify an institution’s qualification as an institution of higher education
in accordance with the requirements of subpart 3 of part G of subchapter IV of this chapter.

(6) Loss of eligibility. An institution of higher education shall not be considered to meet the definition of an
institution of higher education in paragraph (1) if such institution is removed from eligibility for funds
under subchapter IV of this chapter and part C of subchapter I of chapter 34 of title 42 as a result of an
action pursuant to part G of subchapter IV of this chapter.
(b) Proprietary institution of higher education
(1) Principal criteria. For the purpose of this section, the term ‘‘proprietary institution of higher education’’
means a school that—
(A) Provides an eligible program of training to prepare students for gainful employment in a recognized
occupation;
(B) Meets the requirements of paragraphs (1) and (2) of section 1001 (a) of this title;
(C) Does not meet the requirement of paragraph (4) of section 1001 (a) of this title;
(D) Is accredited by a nationally recognized accrediting agency or association recognized by the
Secretary pursuant to part G of subchapter IV of this chapter;
(E) Has been in existence for at least 2 years; and
(F) Has at least 10 percent of the school’s revenues from sources that are not derived from funds
provided under subchapter IV of this chapter and part C of subchapter I of chapter 34 of title 42, as
determined in accordance with regulations prescribed by the Secretary.
(2) Additional institutions. The term ‘‘proprietary institution of higher education’’ also includes a proprietary
educational institution in any State that, in lieu of the requirement in paragraph (1) of section 1001 (a) of
this title, admits as regular students persons who are beyond the age of compulsory school attendance
in the State in which the institution is located.
(c) Postsecondary vocational institution.
(1) Principal criteria. For the purpose of this section, the term ‘‘postsecondary vocational institution’’ means
a school that—
(A) Provides an eligible program of training to prepare students for gainful employment in a recognized
occupation;
(B) Meets the requirements of paragraphs (1), (2), (4), and (5) of section 1001 (a) of this title; and
(C) Has been in existence for at least 2 years.
(2) Additional institutions. The term ‘‘postsecondary vocational institution’’ also includes an educational
institution in any State that, in lieu of the requirement in paragraph (1) of section 1001 (a) of this title,
admits as regular students persons who are beyond the age of compulsory school attendance in the
State in which the institution is located.

CHAPTER 4
Applications, Waiting List, and Tenant Selection
INTRODUCTION
When a family wishes to receive assistance under the HCV program, the family must submit an application that
provides the PHA with the information needed to determine the family’s eligibility. HUD requires the PHA to
place all families that apply for assistance on a waiting list. When HCV assistance becomes available, the PHA
must select families from the waiting list in accordance with HUD requirements and PHA policies as stated in
the administrative plan and the annual plan.
The PHA is required to adopt clear policies and procedures for accepting applications, placing families on the
waiting list, and selecting families from the waiting list and must follow these policies and procedures
consistently. The actual order in which families are selected from the waiting list can be affected if a family has
certain characteristics designated by HUD or the PHA that justify their selection. Examples of this are the
selection of families for income targeting and the selection of families that qualify for targeted funding.
HUD regulations require that all families have an equal opportunity to apply for and receive housing
assistance, and that the PHA affirmatively further fair housing goals in the administration of the program [24
CFR §982.53, HCV GB p. 4-1]. Adherence to the selection policies described in this chapter ensures that the
PHA will be in compliance with all relevant fair housing requirements, as described in Chapter 2.
This chapter describes HUD and PHA policies for taking applications, managing the waiting list, and selecting
families for HCV assistance. The policies outlined in this chapter are organized into three sections, as follows:
Part I: The Application Process. This part provides an overview of the application process and
discusses how applicants can obtain and submit applications. It also specifies how the PHA will handle
the applications it receives.
Part II: Managing the Waiting List. This part presents the policies that govern how the PHA’s waiting
list is structured, when it is opened and closed, and how the public is notified of the opportunity to apply
for assistance. It also discusses the process the PHA will use to keep the waiting list current.
Part III: Selection for HCV Assistance. This part describes the policies that guide the PHA in
selecting families for HCV assistance as such assistance becomes available. It also specifies how in-
person interviews will be used to ensure that the PHA has the information needed to make a final
eligibility determination.
PART I: THE APPLICATION PROCESS
4-I.A. OVERVIEW
This part describes the PHA policies for making applications available, accepting applications, making
preliminary determinations of eligibility, and the placement of applicants on the waiting list. This part also
describes the PHA’s obligation to ensure the accessibility of the application process to elderly persons, people
with disabilities, and people with limited English proficiency (LEP).
4-I.B. APPLYING FOR ASSISTANCE [HCV GB, PP. 4-11 – 4-16,

NOTICE PIH 2009-36]
Any family that wishes to receive HCV assistance must apply for admission to the program. HUD permits the
PHA to determine the format and content of HCV applications, as well as how such applications will be made
available to interested families and how applications will be accepted by the PHA. The PHA must include form
HUD-92006, Supplement to Application for Federally Assisted Housing, as part of the PHA’s application.
PHA Policy
Depending upon the length of time that applicants may need to wait to receive assistance, the PHA
may use a one- or two-step application process.
The PHA required two-step process will be used when it is expected that a family will not be selected
from the waiting list for at least 60 days from the date of application. Under the two-step application
process, the applicant must complete a pre-application.
Families wishing to apply will be required to complete a pre-application. No one will be denied the right
to request or submit a pre-application when the waitlist is open. The PHA will utilize an online
application process.  Applicants may use any computer, tablet, or smart phone with internet access to
apply. Alternate formats will be available for Reasonable Accommodation.  Alternate formats may
include requesting a pre-application for reasonable accommodation, modification, and auxiliary aids or
services by contacting the PHA office. Applicants may also submit a paper pre-application by email or
in person at the PHA office. The PHA will also strive to accommodate those that may not have internet
to access to a computer with availability at the Chandler Public Libraries.
Completed applications must be returned to the PHA by mail, electronically,  or submitted in person
during normal business hours. Applications must be complete in order to be accepted by the PHA for
processing. If an application is incomplete, the PHA will notify the family of the additional information
required.

4-I.C. ACCESSIBILITY OF THE APPLICATION PROCESS
Elderly or Disabled Populations [24 CFR §8; HCV GB, pp. 4-11 – 4-13]
The PHA must take steps to ensure that the application process is accessible to those people who might have
difficulty complying with the normal, standard PHA application process. This could include people with
disabilities, certain elderly individuals, as well as persons with limited English proficiency (LEP). The PHA must
provide a reasonable accommodation to accommodate the needs of individuals with disabilities. The
application-taking facility and the application process must be fully accessible, or the PHA must provide an
alternate approach that provides equal access to the application process. Chapter 2 provides a full discussion
of the PHA’s policies related to providing reasonable accommodations for people with disabilities.
The PHA will provide for alternate format pre-applications to the online application process for persons
requiring a reasonable accommodation that have been approved by COCHRD.
Limited English Proficiency
PHAs are required to take reasonable steps to ensure equal access to their programs and activities by persons
with limited English proficiency [24 CFR §1]. Chapter 2 provides a full discussion on the PHA’s policies related
to ensuring access to people with limited English proficiency (LEP).
4-I.D. PLACEMENT ON THE WAITING LIST
The PHA must review each complete application received and make a preliminary assessment of the family’s
eligibility. The PHA must accept applications from families for whom the list is open unless there is good cause
for not accepting the application (such as denial of assistance) for the grounds stated in the regulations [24
CFR §982.206(b)(2)]. Where the family is determined to be ineligible, the PHA must notify the family in writing
[24 CFR 982.201(f)]. Where the family is not determined to be ineligible, the family will be placed on a waiting
list of applicants. No applicant has a right or entitlement to be listed on the waiting list, or to any particular
position on the waiting list [24 CFR §982.202(c)].
PHA Policy
The PHA will utilize a random lottery selection for pre-application placement on the waitlist. All
interested persons are encouraged to apply. Once the waitlist closes, all accepted pre-applications will
be shuffled randomly through a computerized selection process and each pre-application will be given
a sequential waitlist number based on where their pre-application fell during the shuffle. The sequential
number will be the pre-application’s waitlist number.
Because the PHA reserves the right to limit the number of pre-applications placed on an established
waitlist, only those pre-applications with a waitlist number less than, or equal to, the pre-determined
number of pre-applications, will be placed on the waitlist and become part of the established waitlist.
Those pre-applications with a waitlist number greater than the pre-determined number of pre-
applications to be placed on the waitlist will be denied. (Note: Pre-applicants are encouraged to claim
preferences for which they qualify, but these preferences will only be taken into consideration at the
point when a pre-applicant is selected from the waitlist to start the eligibility process. Pre-applicants with
preferences will be selected from an established waitlist before pre-applicants without preferences.)
Ineligible for Placement on the Waiting List
PHA Policy
If the PHA can determine from the information provided that a family is ineligible, the family will not be
placed on the waiting list. Where a family is determined to be ineligible, the PHA will send written
notification of the ineligibility determination within 10 business days of receiving a complete application.
The notice will specify the reasons for ineligibility and will inform the family of its right to request an
informal review and explain the process for doing so (see Chapter 16).

Eligible for Placement on the Waiting List
PHA Policy
Only pre-applicants who submitted a completed pre-application prior to the deadline will be placed on
the list for selection in the random lottery selection process. The PHA reserves the right to select from
the pre-applicant list a pre-determined number of applicants pre-applications to move to the waitlist.
For each public posting, the PHA will assess the needs at the time of the waitlist and the pre-
determined number of waitlist spots will be posted on the public notice.
Applicants will receive written notification through the mail via U.S. Postal Service that their pre-
application has been placed on the waitlist or that their pre-application has been denied, notification will
be done within 60 to 90 days of closing of the pre-application period.
Waitlist numbers will not be disclosed at any time while an applicant is on a waitlist. Applicants may
access their online account to determine if their application is still active, or they may make inquiries at
the housing office.
Placement on the waiting list does not indicate that the family is, in fact, eligible for assistance. A final
determination of eligibility will be made when the family is selected from the waiting list.
The second phase is when the family is selected from the waiting list. This is called Eligibility, during
which time the PHA will verify any preference(s) claimed and determine eligibility and suitability for
admission to the program.
Applicants will be placed on the waiting list according to any preference(s) for which they qualify, and
the date and time their complete application is received by the PHA.

PART II: MANAGING THE WAITING LIST
4-II.A. OVERVIEW
The PHA must have policies regarding various aspects of organizing and managing the waiting list of applicant
families. This includes opening the list to new applicants, closing the list to new applicants, notifying the public
of waiting list openings and closings, updating waiting list information, purging the list of families that are no
longer interested in or eligible for assistance, as well as conducting outreach to ensure a sufficient number of
applicants.
In addition, HUD imposes requirements on how a PHA may structure its waiting list and how families must be
treated if they apply for assistance from a PHA that administers more than one assisted housing program.
4-II.B. ORGANIZATION OF THE WAITING LIST [24 CFR §982.204 AND §982.205]
The PHA’s HCV waiting list must be organized in such a manner to allow the PHA to accurately identify and
select families for assistance in the proper order, according to the admissions policies described in this plan.
The waiting list must contain the following information for each applicant listed:

Applicant name;

Family unit size;

;Date and time of application;

Qualification for any local preference;

Racial or ethnic designation of the head of household;
HUD requires the PHA to maintain a single waiting list for the HCV program unless it serves more than one
county or municipality. Such PHAs are permitted, but not required, to maintain a separate waiting list for each
county or municipality served.
PHA Policy
The PHA will maintain a single waiting list for the HCV program.
HUD directs that a family that applies for assistance from the HCV program must be offered the opportunity to
be placed on the waiting list for any public housing, project-based voucher or moderate rehabilitation program
the PHA operates if 1) the other programs’ waiting lists are open, and 2) the family is qualified for the other
programs.
HUD permits but does not require PHAs maintain a single merged waiting list for their public housing, Section
8, and other subsidized housing  programs.
A family’s decision to apply for, receive, or refuse other housing assistance must not affect the family’s
placement on the HCV waiting list, or any preferences for which the family may qualify.
PHA Policy
The PHA will not merge the HCV waiting list with the waiting list for any other program the PHA
operates.
4-II.C. OPENING AND CLOSING THE WAITING LIST [24 CFR §982.206]

Closing the Waiting List
A PHA is permitted to close the waiting list if it has an adequate pool of families to use its available HCV
assistance, or for administrative reasons. Alternatively, the PHA may elect to continue to accept applications
only from certain categories of families that meet particular preferences or funding criteria.
PHA Policy
The PHA will close the waiting list when the estimated waiting period for housing applicants on the list
reaches 24 months for the most current applicants, or the PHA will assess the needs at the time of the
waitlist and the pre-determined number of waitlist spots will be posted on the public notice, or for
administrative reasons.  Where the PHA has particular preferences or other criteria that require a
specific category of family, the PHA may elect to continue to accept applications from these applicants
while closing the waiting list to others.
The PHA reserves the right to select from the applicant pool a pre-determined number of applicants to
move to the waitlist. For each posting, the PHA will assess the needs at the time of the waitlist and the
pre-determined number of waitlist spots will be posted on the public notice.
Reopening the Waiting List
If the waiting list has been closed, it cannot be reopened until the PHA publishes a notice in local newspapers
of general circulation, minority media, and other suitable media outlets. The notice must comply with HUD fair
housing requirements and must specify who may apply, and where and when applications will be received.
PHA Policy
The PHA will announce the reopening of the waiting list at least 10 business days prior to the date
applications will first be accepted. If the list is only being reopened for certain categories of families, this
information will be contained in the notice.
The PHA will give public notice by publishing relevant information in suitable media outlets including,
but not limited to:
Chanweb
East Valley Tribune
Channel 11 Public Service City Scope
Local Social Service Agencies
(Arizona)
La Voz
Public Housing Authorities
4-II.D. FAMILY OUTREACH [HCV GB, PP. 4-2 TO 4-4]
The PHA must conduct outreach as necessary to ensure that the PHA has a sufficient number of applicants on
the waiting list to use the HCV resources it has been allotted.
Because HUD requires the PHA to admit a specified percentage of extremely low-income families to the
program (see Chapter 4, Part III), the PHA may need to conduct special outreach to ensure that an adequate
number of such families apply for assistance [HCV GB, p. 4-20 to 4-21].
PHA outreach efforts must comply with fair housing requirements. This includes:


Analyzing the housing market area and the populations currently being served to identify underserved
populations

Ensuring that outreach efforts are targeted to media outlets that reach eligible populations that are
underrepresented in the program

Avoiding outreach efforts that prefer or exclude people who are members of a protected class
PHA outreach efforts must be designed to inform qualified families about the availability of assistance under
the program. These efforts may include, as needed, any of the following activities:

Submitting press releases to local newspapers, including minority newspapers

Developing informational materials and flyers to distribute to other agencies

Providing application forms to other public and private agencies that serve the low income population

Developing partnerships with other organizations that serve similar populations, including agencies that
provide services for persons with disabilities
PHA Policy
The PHA will monitor the characteristics of the population being served and the characteristics of the
population as a whole in the PHA’s jurisdiction. Targeted outreach efforts will be undertaken if a
comparison suggests that certain populations are being underserved.

4-II.E. REPORTING CHANGES IN FAMILY CIRCUMSTANCES
PHA Policy
While the family is on the waiting list, the family must inform the PHA, within 10 business days of
changes in family size or composition, preference status, or contact information, including current
residence, mailing address, and phone number. The changes must be submitted in writing either
through the applicant’s online account or on a Change Report form. If using a Change Report form, the
applicant copy of the form must be time and date stamped by the City of Chandler Housing office to be
considered valid. The copy of the form will be provided to the participant.
Upon implementation of the online resident system, the family will be urged to use the PHA
website/online process for submitting Change Reports.
Changes in an applicant's circumstances while on the waiting list may affect the family's entitlement to
a preference. When an applicant reports a change that affects their placement on the waiting list, the
waiting list will be updated accordingly. Families with preferences will be selected before families not
claiming a preference.
4-II.F. UPDATING THE WAITING LIST [24 CFR §982.204; HCV GB 4.5]
HUD requires the PHA to establish policies to use when removing applicant names from the waiting list.
Purging the Waiting List
The decision to remove an applicant family that includes a person with disabilities from the waiting list is
subject to reasonable accommodation. If the applicant did not respond to a PHA request for information or
updates, and the PHA determines that the family did not respond because of the family member’s disability,
the PHA must reinstate the applicant family to their former position on the waiting list [24 CFR §982.204(c)(2)].
PHA Policy
The waiting list will be purged every other year to ensure that all applicant information is current.
To update the waiting list, the PHA will send an update request via first class mail to each family on the
waiting list to determine whether the family continues to be interested in, and to qualify for, the program.
This update request will be sent to the last address that the PHA has on record for the family. The
update request will provide a deadline by which the family must respond and will state that failure to
respond will result in the applicant’s name being removed from the waiting list.
Families must respond via the online system on or before the due date or respond by mail as indicated
in the purge letter instructions. Responses should be postmarked or received by the PHA not later than
15 business days from the date of the PHA letter.
If the family fails to respond within 14 business days, the family will be removed from the waiting list
and notice will be mailed to the last address of record or other address provided by the applicant.
If the notice is returned by the post office with no forwarding address, the applicant will be removed
from the waiting list and a notice will be mailed to the last address of record or other address provided
by the applicant.
If the notice is returned by the post office with a forwarding address, the notice will be re- sent to the
address indicated. The family will have 14 business days to respond from the date the letter was re-
sent. If the family fails to respond within this time frame, the family will be removed from the waiting list
without further notice and a notice will be mailed to the last address of record or other address provided
by the applicant.

If a family is removed from the waiting list for failure to respond, management may reinstate the family if
the lack of response was due to PHA error, or to circumstances beyond the family’s control, as a result
of a family member’s disability, or as a direct result of status as a victim of domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, including an adverse factor resulting from such
abuse. If the lack of response was due to circumstances beyond the family’s control, the family must
provide a written statement outlining the issue and evidence to support the claim.
Removal from the Waiting List
PHA Policy
The PHA will remove an applicant from the waiting list upon written request by the applicant family. In
such cases no informal hearing is required.
If at any time an applicant family is on the waiting list, and the PHA determines that the family is not
eligible for assistance (see Chapter 3), the family will be removed from the waiting list.
If a family is removed from the waiting list because the PHA has determined the family is not eligible for
assistance, a notice will be sent to the family’s address of record as well as to any alternate address
provided on an informal review request. The notice will state the reasons the family was removed from
the waiting and will inform the family how to request an informal review of the PHA’s decision (see
Chapter 16) [24 CFR §982.201(f)].
The family will also be removed from the waiting list for failure to respond to a request for information,
such as during the purge process. As this removal is not due to an eligibility determination, no formal
hearing is required. (24 CFR 982.202(c)).
PHA Policy
If the PHA receives no response from the applicant within the specified time frame, the applicant shall
be removed from the waiting list. If the applicant responds within 60 calendar days of the due date, the
PHA will review for return to the waiting list.
This will be allowed only once during the time a family is on the waiting list

PART III: SELECTION FOR HCV ASSISTANCE
4-III.A. OVERVIEW
As vouchers become available, families on the waiting list must be selected for assistance in accordance with
the policies described in this part.
The order in which families are selected from the waiting list depends on the selection method chosen by the
PHA and is impacted in part by any selection preferences for which the family qualifies. The availability of
targeted funding also may affect the order in which families are selected from the waiting list.
The PHA must maintain a clear record of all information required to verify that the family is selected from the
waiting list according to the PHA’s selection policies [24 CFR §982.204(b) and §982.207(e)].
4-III.B. SELECTION AND HCV FUNDING SOURCES
Special Admissions [24 CFR §982.203]
HUD may award funding for specifically named families living in specified types of units (e.g., a family that is
displaced by demolition of public housing; a non-purchasing family residing in a HOPE 1 or 2 projects). In
these cases, the PHA may admit such families whether or not they are on the waiting list, and, if they are on
the waiting list, without considering the family’s position on the waiting list. These families are considered non-
waiting list selections. The PHA must maintain records showing that such families were admitted with special
program funding.
Targeted Funding [24 CFR §982.204(e)]
HUD may award a PHA funding for a specified category of families on the waiting list. The PHA must use this
funding only to assist the families within the specified category. In order to assist families within a targeted
funding category, the PHA may skip families that do not qualify within the targeted funding category. Within this
category of families, the order in which such families are assisted is determined according to the policies
provided in Section 4-III.C.
Regular HCV Funding
Regular HCV funding may be used to assist any eligible family on the waiting list. Families are selected from
the waiting list according to the policies provided in Section 4-III.C.
4-III.C. SELECTION METHOD
PHAs must describe the method for selecting applicant families from the waiting list, including the system of
admission preferences that the PHA will use [24 CFR §982.202(d)].
Local Preferences [24 CFR §982.207; HCV p. 4-16]
PHAs are permitted to establish local preferences, and to give priority to serving families that meet those
criteria. HUD specifically authorizes and places restrictions on certain types of local preferences. HUD also
permits the PHA to establish other local preferences, at its discretion. Any local preferences established must
be consistent with the PHA plan and the consolidated plan and must be based on local housing needs and
priorities that can be documented by generally accepted data sources.
PHA Policy

Families will be selected from the waitlist in numeric order, based on a family’s assigned sequential
waitlist number. Families with a preference will be selected before families without a preference.
Preferences will be calculated in a “lumping” order, whereby, a family with one preference will have the
same number of points as a family with multiple preferences.
The PHA uses the following Local Preferences:
A.
Displaced person(s): Individuals or families who have/has been displaced by local government
action or whose dwelling has been extensively damaged or destroyed as a result of a disaster
declared or otherwise formally recognized pursuant to Federal disaster relief laws 24 CFR §
5.403(b).
B.
Living in Chandler: Applicant must physically live in the City of Chandler.
C.
Working in Chandler: Applicant must physically work or be hired to work in the City of Chandler.
D.
Chronically Homeless: The following definition must be met. A chronically homeless person as
defined by the U.S. Department of HUD (24 CFR 578.3):  (1) A “homeless individual with a
disability,” as defined in Section 401(9) of the McKinney–Vento Homeless Assistance Act (42
U.S.C. 11360(9)), who: (i) Lives in a place not meant for human habitation, a safe haven, or in
an emergency shelter; and ii) Has been homeless and living as described in paragraph (1)(i) of
this definition continuously for at least 12 months or on at least 4 separate occasions in the last
3 years, as long as the combined occasions equal at least 12 months and each break in
homelessness separating the occasions included at least 7 consecutive nights of not living as
described in paragraph (1)(i). Stays in institutional care facilities for fewer than 90 days will not
constitute as a break in homelessness, but rather such stays are included in the 12–month total,
as long as the individual was living or residing in a place not meant for human habitation, a safe
haven, or an emergency shelter immediately before entering the institutional care facility; (2) An
individual who has been residing in an institutional care facility, including a jail, substance abuse
or mental health treatment facility, hospital, or other similar facility, for fewer than 90 days and
met all of the criteria in paragraph (1) of this definition, before entering that facility; or (3) A
family with an adult head of household (or if there is no adult in the family, a minor head of
household) who meets all of the criteria in paragraph (1) or (2) of this definition, including a
family whose composition has fluctuated while the head of household has been homeless.
E.
Currently Employed/Employment Program: Families whose Head, Spouse, or Sole Member is
employed. Applicants with an adult family member enrolled in an employment training program
or currently working (20) hours a week. Working hours must be attributed to only one family
member. Family members cannot combine work hours.
F.
Full-time Student: Applicants with an adult family member enrolled in school on a full-time basis.
G.
Elderly families where the head of household or spouse is at least 62+ years of age.
H.
Disabled families and families with a disabled household member.
The PHA is establishing the following special and temporary preference, ranked above all other
categories of selection from the waiting list:
Emergency Housing Voucher (EHV) Preference:
Once all of the City of Chandler’s EHV families have all been selected from the PHA’s HCV waiting
list, the PHA will revert to its standard waiting list selection policies.
The above preferences are not weighted and will be used in a “lumping” manner so as to allow an applicant
with one preference to have the same advantage as an applicant qualifying for all preferences. Applicants are
encouraged to claim as many preferences for which they qualify. Verification of preferences will be conducted
at the time of eligibility. Selected applicants going through the eligibility process who have claimed preferences
for which they do not qualify and cannot verify will be returned to the waitlist and their pre-application will be
updated with the correct preference information.

Special Programs - COCHRD operates a number of programs which serve special populations, special needs
or which were designed for special purposes. For these populations and programs, preference will be given to
applicants that are referred from various community organizations or divisions of local government which are
under a Memorandum of Understand (MOU), Memorandum of Agreement, or a Contract with COCHRD in
accordance with program policies and HUD regulations, i.e., referrals from CE (local preference).
Emergency Housing Voucher (EHV) Preferences: The PHA will offer a preferences to families who have, in the
past twelve months, been participants in CHA’s Emergency Housing Voucher (EHV) program, who are losing
or have lost their assistance due to lack of continued funding for the EHV program.
As of July 1, 2023, the Emergency Housing Voucher (EHV) Chapter 18 will now be changed to as “Chapter 18,
Special Programs” to reflect inclusion of Veteran’s Affairs Supportive Housing (VASH) and Emergency
Housing Voucher (EHV) policies.
Income Targeting Requirement [24 CFR §982.201(b)(2)]
HUD requires that extremely low-income (ELI) families make up at least 75 percent of the families admitted to
the HCV program during the PHA’s fiscal year. ELI families are those with annual incomes at or below the
federal poverty level or 30 percent of the area median income whichever number is higher. To ensure this
requirement is met, a PHA may skip non-ELI families on the waiting list in order to select an ELI family.
Low-income families admitted to the program that are “continuously assisted” under the 1937 Housing Act [24
CFR §982.4(b)], as well as low-income or moderate-income families admitted to the program that are
displaced as a result of the prepayment of the mortgage or voluntary termination of an insurance contract on
eligible low-income housing, are not counted for income targeting purposes [24 CFR 982.201(b)(2)(v)].
PHA Policy
The PHA will monitor progress in meeting the income targeting requirement throughout the fiscal year.
Extremely low-income families will be selected ahead of other eligible families on an as-needed basis to
ensure the income targeting requirement is met.
Order of Selection
The PHA system of preferences may select families based on local preferences according to the date and time
of application, or by a random selection process (lottery) [24 CFR §982.207(c)]. If a PHA does not have
enough funding to assist the family at the top of the waiting list, it is not permitted to skip down the waiting list
to a family that it can afford to subsidize when there are not sufficient funds to subsidize the family at the top of
the waiting list [24 CFR §982.204(d) and (e)].
PHA Policy
PHA reserves the right to select from the applicant pool a pre-determined number of pre-applicants to
be placed on the waitlist.
The PHA will utilize a computerized random lottery selection process where each pre-application will be
given a waitlist number. The pre-applicant will be placed on the waitlist based upon the assigned
sequential waitlist number.
Pre-applicants will be selected from the waitlist based on that number. Pre-applicants with preferences
will be selected first in order of their waitlist number before pre-applicants without preferences.
While on the waitlist, families may add or delete preferences. Their selection from the waitlist will reflect
whether or not they have a preference at the time they are selected for the eligibility process.
Families with a preference will be selected before families without a preference.

Preferences will be calculated in a “lumping” order, whereby, a family with one preference will have the
same number of points as a family with multiple preferences.
When a family is selected from the waitlist, the family will be required to submit a full application and
documentation to determine eligibility prior to housing assistance becoming available.
The PHA is establishing the following special and temporary preference, ranked above all other
categories of selection from the waiting list:
Emergency Housing Voucher (EHV) Preference:
Once all of the City of Chandler’s EHV families have all been selected from the PHA’s HCV waiting
list, the PHA will revert to its standard waiting list selection policies.
4-III.D. NOTIFICATION OF SELECTION
When a family has been selected from the waiting list, the PHA must notify the family [24 CFR Part
§982.554(a)].
PHA Policy
The PHA will notify the family by first class mail via U.S. Postal Service when they have been selected
from the waiting list. The notice will inform the family of the following:

Date, time, and location of the eligibility interview, or process for obtaining an eligibility interview
appointment, and procedures for rescheduling the interview;

Who is required to attend the interview;

All eligibility documents that must be provided, including information about what constitutes
acceptable documentation, and due dates;

Documents that must be provided at the interview to document eligibility for a preference, if
applicable; and

Other documents and information that should be brought to the interview.
If a notification letter is returned to the PHA with no forwarding address or the online system is not updated
with the current information to maintain active status on the waiting list, the family will be removed from the
waiting list without further notice. A notice of denial (see Chapter 3) will be sent to the family’s address of
record, as well as to any known alternate address.
4-III.E. THE APPLICATION INTERVIEW

HUD recommends that the PHA obtain the information and documentation needed to make an eligibility
determination though a face-to-face interview with a PHA representative [HCV GB, pg. 4- 16]. Being invited to
attend an interview does not constitute admission to the program.
Assistance cannot be provided to the family until all SSN documentation requirements are met. However, if the
PHA determines that an applicant family is otherwise eligible to participate in the program, the family may
retain its place on the waiting list for a period of time determined by the PHA [PIH Notice 2018-24].
Reasonable accommodation will be made for persons with disabilities who are unable to attend an interview
due to their disability.
PHA Policy
Families selected from the waiting list are required to participate in an eligibility interview.
The head of household and all adult family members will be strongly encouraged to attend the interview
together. However, the head of household or the spouse or a legal representative (documented through
a legal power of attorney or guardianship) may attend the interview on behalf of the family. Verification
of information pertaining to adult members of the household not present at the interview will not begin
until signed release forms are returned to the PHA.  This may delay the eligibility process.
The head of household or spouse or legal representative must provide acceptable documentation of
legal identity. (Chapter 7 provides a discussion of proper documentation of legal identity). If the family
representative does not provide the required documentation at the time of the scheduled interview, they
will be required to provide it within 10 business days.
Pending disclosure and documentation of social security numbers, the PHA will allow the family to
retain its place on the waiting list for 30 days.  If not all household members have disclosed their SSNs
at the next time the PHA is issuing vouchers, the PHA will issue a voucher to the next eligible applicant
family on the waiting list.
The family must provide the information necessary to establish the family’s eligibility and to determine
the appropriate level of assistance, and must complete required forms, provide required signatures, and
submit required documentation. If any materials are missing, the PHA will provide the family with a
written list of items that must be submitted and the due date.
Any required documents or information that the family is unable to provide at the interview must be
provided. Upon formal review of all submitted documentation a notice will be sent to the applicant family
giving 10 business days to supply supporting documents. (Chapter 7 provides details about longer
submission deadlines for particular items, including documentation of eligible noncitizen status).
After the first 10 business day notice, if there are documents outstanding, an additional 10 business day
notice of request for documentation will be sent to the applicant family.
If the family is unable to obtain the information or materials within the required time frame, the family
may request an extension for reasonable cause, to be review by management If the required
documents and information are not provided within the required time frame (plus any extensions), the
family will be sent a notice of denial (See Chapter 3).
An advocate, interpreter, or other assistant may assist the family with the application and the interview
process. Where an advocate, interpreter or other third party is used to assist the family, the family and
the PHA will execute a certification attesting to the role and assistance of the third-party.
Interviews will be conducted in English. For limited English proficient (LEP) applicants, the PHA will
provide translation services in accordance with the PHA’s LEP plan.

If the family is unable to attend a scheduled interview, the family should contact the PHA in advance of
the interview to schedule a new appointment. If a family does not attend a scheduled interview, the
PHA will send another notification letter with a new interview appointment time. Applicants who fail to
attend two scheduled interviews without PHA approval will be denied assistance based on the family’s
failure to supply information needed to determine eligibility. A notice of denial will be issued in
accordance with policies contained in Chapter 3.
4-III.F. COMPLETING THE APPLICATION PROCESS
The PHA must verify all information provided by the family (see Chapter 7). Based on verified information, the
PHA must make a final determination of eligibility (see Chapter 3) and must confirm that the family qualified for
any special admission, targeted funding admission, or selection preference that affected the order in which the
family was selected from the waiting list.
PHA Policy
If the PHA determines that the family is ineligible, the PHA will send written notification of the ineligibility
determination within 10 business days of the determination. The notice will specify the reasons for
ineligibility and will inform the family of its right to request an informal review (Chapter 16).
If a family fails to qualify for any criteria that affected the order in which it was selected from the waiting
list (e.g. targeted funding, extremely low-income), the family will be returned to its original position on
the waiting list. The PHA will notify the family in writing that it has been returned to the waiting list and
will specify the reasons for it.
If the PHA determines that the family is eligible to receive assistance, the PHA will invite the family to
attend a briefing in accordance with the policies in Chapter 5.

CHAPTER 5
Briefings and Voucher Issuance
INTRODUCTION
This chapter explains the briefing and voucher issuance process. When a family is determined to be eligible for
the Housing Choice Voucher (HCV) program, the PHA must ensure that the family fully understands the way
the program operates and the family’s obligations under the program. This is accomplished through both an
oral briefing and provision of a briefing packet containing the HUD-required documents and other information
the family needs to know. Once the family is fully informed of the program’s requirements, the PHA issues the
family a voucher. The voucher includes the unit size for which the family qualifies based on the PHA’s subsidy
standards, as well as the issue and expiration date of the voucher. The voucher is the document that
authorizes the family to begin its search for a unit and limits the amount of time the family has to successfully
locate an acceptable unit.
This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to these topics in two parts:
Part I: Briefings and Family Obligations. This part details the program’s requirements for briefing
families orally, and for providing written materials describing the program and its requirements. It
includes a particular focus on the family’s obligations under the program.
Part II: Subsidy Standards and Voucher Issuance. This part discusses the PHA’s standards for
determining how many bedrooms a family of a given composition qualifies for, which in turn affects the
amount of subsidy the family can receive. It also discusses the policies that dictate how vouchers are
issued, and how long families have to locate a unit.

PART I: BRIEFINGS AND FAMILY OBLIGATIONS
5-I.A. OVERVIEW
HUD regulations require the PHA to conduct mandatory briefings for applicant families who qualify for a
voucher. The briefing provides a broad description of owner and family responsibilities, explains the PHA’s
procedures, and includes instructions on how to lease a unit. This part describes how oral briefings will be
conducted, specifies what written information will be provided to families, and lists the family’s obligations
under the program. The PHA must take reasonable steps to ensure meaningful access by persons with limited
English proficiency and will act in accordance with its language access plan.
5-I.B. BRIEFING [24 CFR §982.301]
Notification of Briefing
Prior to issuance of a voucher, the PHA must give the family an oral briefing and provide the family with a
briefing packet containing written information about the program. Families may be briefed in individual face-to-
face meetings, through group briefing sessions, or via remote briefing sessions.
PHA Policy
Families will be notified of their eligibility for assistance at the time they are invited to attend a briefing.
The notice will be sent by first class mail and will also be sent by email if the family has provided a valid
email address to the PHA.
The notice will advise the family of the type of briefing, who is required to be present at the briefing, and
the date and time of the briefing. The notice will also inform the family of any additional requirements for
in-person or remote briefings as addressed in relevant policy elsewhere in this section.
If the notice is returned by the post office with no forwarding address, the applicant will be denied and
their name will not be placed back on the waiting list. If the notice is returned by the post office with a
forwarding address, the notice will be re-sent to the address indicated.
Applicants who fail to attend a scheduled briefing will be scheduled for another briefing automatically.
The PHA will notify the family of the date and time of the second scheduled briefing. Applicants who fail
to attend two scheduled briefings, without prior PHA approval, will be denied assistance (see Chapter
3).
In-Person Briefings
At the briefing, the PHA must ensure effective communication in accordance with Section 504 requirements
(Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973) and ensure that the briefing site is accessible to individuals with
disabilities. For a more thorough discussion of accessibility requirements, refer to Chapter 2.
PHA Policy
The PHA reserves the right to hold briefings remotely. At the family’s request, the PHA may provide an
individual briefing.

Generally, the head of household is required to attend the briefing, however all adult family members
must sign required forms.
Families that attend briefings and still need individual assistance will be referred to an appropriate PHA
staff person.
Briefings will be conducted in English. For limited English proficient (LEP) applicants, the PHA will
provide interpretation services in accordance with the PHA’s language access plan (See Chapter 2).
Attendance
PHA Policy
Applicants who fail to attend a scheduled in-person briefing will be scheduled for another briefing
automatically. The PHA will notify the family of the date and time of the second scheduled briefing.
Applicants who fail to attend two scheduled briefings, without prior PHA approval, will be denied
assistance (see Chapter 3).
Remote Briefings [Notice PIH 2020-32]
Remote briefings may be conducted over the phone, via video conferencing, or through other virtual methods.
PHA Policy
The PHA has the sole discretion to require that briefings be conducted remotely in case of local, state,
or national physical distancing orders, and in cases of inclement weather or natural disaster, or in
person.
If the PHA schedules a remote briefing, the PHA will conduct a face-to-face briefing upon request of the
applicant as a reasonable accommodation for a person with a disability if safety and health concerns
can be reasonably addressed.
The PHA will conduct a briefing remotely upon request of the applicant as a reasonable
accommodation for a person with a disability, if an applicant does not have child care or transportation
that would enable them to attend the briefing, or if the applicant believes an in-person briefing would
create an undue health risk. The PHA will consider other reasonable requests for a remote briefing on a
case-by-case basis.
Accessibility Requirements for Persons with Disabilities and LEP Individuals
As with in-person briefings, the method for conducting remote briefings must be accessible and the briefing
conducted in accordance with Section 504 and accessibility requirements. This includes ensuring any
information, websites, emails, digital notifications, and other virtual platforms are accessible for persons with
vision, hearing, and other disabilities.
Additionally, providing effective communication virtually may require the use of individualized auxiliary aids or
services, such as audio description, captioning, sign language and other types of interpreters, keyboard
accessibility, accessible documents, screen reader support, and transcripts. Auxiliary aids or services must be
provided in accessible formats, in a timely manner, and in such a way to protect the privacy and independence
of the individual.
If no method of conducting a remote briefing is available that appropriately accommodates an individual’s
disability, the PHA may not hold against the individual their inability to participate in the remote briefing, and
the PHA should consider whether postponing the remote briefing to a later date is appropriate or whether there
is a suitable alternative.

Due to the individualized nature of disability, the appropriate auxiliary aid or service necessary, or reasonable
accommodation, will depend on the specific circumstances.
Limited English Proficiency (LEP) requirements also apply to remote briefings, including the use of
interpretation services and document translation. See Chapter 2 for a more thorough discussion of accessibility
and LEP requirements, all of which apply in the context of remote briefings.
Conducting Remote Briefings
The PHA must ensure that the lack of technology or inability to use technology for remote briefings does not
pose a disadvantage to families that may not be apparent to the PHA.
The PHA must ensure that the family has appropriate technological access in order to fully participate in the
remote briefing.
PHA Policy
At least 10 business days prior to scheduling the remote briefing, the PHA will provide written
notification via first class mail and/or email to families participating in the briefing to advise of
technological requirements and to request the family notify the PHA of any known barriers.
If any family does not respond within five business days, or if the written notification is returned by the
post office or the email is rejected, the PHA will contact the family by telephone to identify potential
technological barriers and to determine which technology resources are accessible to the family.
The PHA will resolve any barriers using the guidance in Section 6 of Notice PIH 2020-32, including
offering the family the opportunity to attend an in-person briefing or have a one-on-one briefing over the
phone, as appropriate.
The PHA will conduct remote briefings via a video conferencing method when available. If applicants
are unable to adequately access the video conferencing, the briefing will be conducted by telephone
conferencing call-in. If the family is unable to adequately access the telephone conferencing call-in, the
remote briefing will be postponed, and an in-person alternative or one-on-one briefing over the phone
will be provided.
The PHA will provide login information and/or conferencing call-in information and a packet of all
briefing materials needed to complete the briefing, either by US mail or via electronic delivery, in
advance of the briefing date. The PHA will contact the applicant two business days before the briefing
to ensure the packet was received.
The PHA will ensure that all electronic information stored or transmitted as part of the briefing meets
the requirements for accessibility for persons with disabilities and LEP persons, and is secure, including
ensuring personally identifiable information (PII) is protected.
The PHA will ensure that families who participate in remote briefings have the opportunity to ask
questions as part of the briefing.
If families lose connectivity during any remote briefing or otherwise feel they were unable to access information
presented during the briefing, the family may request a one-on-one briefing over the phone or in person with
the PHA.
Oral Briefing [24 CFR §982.301(a)]
Each briefing must provide information on the following subjects:

How the Housing Choice Voucher program works;

Family and owner responsibilities;


Where the family can lease a unit, including renting a unit inside or outside the PHA’s jurisdiction and
any information on selecting a unit that HUD provides;

An explanation of how portability works.

The PHA must inform the family of how portability may affect the family’s assistance through screening,
subsidy standards, payment standards, and any other elements of the portability process which may
affect the family’s assistance; and

An explanation of the  advantages of areas that do not have a high concentration of low-income
families.
The PHA may not discourage the family from choosing to live anywhere in the PHA’s jurisdiction or outside
the PHA’s jurisdiction under portability, unless otherwise expressly authorized by statute, regulation, PIH
Notice, or court order.
The PHA must also take appropriate steps to ensure effective communication in accordance with 24 CFR 8.6
and 28 CFR part 35, subpart E, and must provide information on the reasonable accommodation process.
Briefing Packet [24 CFR §982.301(b); NEW HCV GB, Housing Search and Leasing, p. 7]
Documents and information provided in the briefing packet must include the following:

The term of the voucher, voucher suspensions, and the PHA’s policies on any extensions of the term. If
the PHA allows extensions, the packet must explain how the family can request an extension.

A description of the method used to calculate the housing assistance payment for a family, including
how the PHA determines the payment standard for a family and how the PHA determines total tenant
payment for a family.

An explanation of how the PHA determines the maximum allowable rent for an assisted unit.

Where the family may lease a unit and an explanation of how portability works; including information on
how portability may affect the family’s assistance through screening, subsidy standards, payment
standards, and any other elements of the portability process that may affect the family’s assistance.

The HUD-required tenancy addendum, which must be included in the lease.

The form the family must use to request approval of tenancy, and an explanation how to request
requesting approval.

A statement of the PHA policy on providing information about families to prospective owners.

The PHA subsidy standards and when the PHA will consider granting exceptions as allowed by 24 CFR
982.402(b)(8), and when exceptions are required as a reasonable accommodation for persons with
disabilities under Section 504, the Fair Housing Act, or the Americans with Disabilities Act (ADA).

Materials (e.g., brochures) on how to select a unit and any additional information on selecting a unit that
HUD provides (e.g., HUD brochure entitled, “A Good Place to Live”).

Information on federal, state, and local equal opportunity laws, the contact information for the Section
504 coordinator, a copy of the housing discrimination complaint form,  and information on how to
request a reasonable accommodation or modification (including information on requesting exception
payment standards as a reasonable accommodation) under Section 504, the Fair Housing Act, or the
Americans with Disabilities Act (ADA).

A list of landlords known to the PHA who may be willing to lease a unit to the family or other resources
(e.g., newspapers, organizations, online search tools) known to the PHA that may assist the family in
locating a unit. PHAs must ensure that the list of landlords or other resources covers areas outside of
poverty or minority concentration.


Notice that if the family includes a person with disabilities,  the PHA is subject to requirements under 24
CFR 8.28(a)(3) to provide a current listing of accessible units known to the PHA, and if necessary,
other assistance in locating an available unit.

The family obligations under the program.

PHA informal hearing procedures including when the PHA is required to offer a participant family the
opportunity for an informal hearing, and how to request the hearing.

An explanation of the advantages of moving to an area that does not have a high concentration of low-
income families, which may include access to accessible and high-quality housing, transit, employment
opportunities, educational opportunities, recreational facilities, public safety stations, retail services, and
health services.

The HUD pamphlet on lead-based paint entitled, “Protect Your Family from Lead in Your Home” [24
CFR 35.88].
If the PHA is located in a metropolitan FMR area, the following additional information must be included in the
briefing packet in order to receive full points under SEMAP Indicator 7, Expanding Housing Opportunities [24
CFR §985.3(g)].

Maps showing areas with housing opportunities outside areas of poverty or minority concentration, both
within its jurisdiction and its neighboring jurisdiction.

Information about the characteristics of these areas including job opportunities, schools, transportation
and other services.

An explanation of how portability works, including a list of portability contact persons for neighboring
PHAs with names, addresses, and telephone numbers.
Additional Items to be Included in the Briefing Packet
In addition to items required by the regulations, PHAs may wish to include supplemental materials to help
explain the program to both participants and owners [HCV GB p. 8-7, PIH Notice 2017-12]
PHA Policy
The PHA will provide the following additional materials in the briefing packet:

Information on how to fill out and file a housing discrimination complaint form

The grounds on which the PHA may terminate assistance for a participant family because of the
family action or failure to act

Requirements for notifying the PHA of any changes in income or family composition

The form HUD-5380 domestic violence certification form and the form HUD-5382 notice of
occupancy rights, which contains information on VAWA protections for victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, and stalking.

“Is Fraud Worth It?” HUD-1141-OIG) which explains the types of actions a family must avoid and
the penalties for program abuse.

“What You Should Know about EIV,” a guide to the Enterprise Income Verification (EIV) system
published by HUD as an attachment to PIH Notice 2017-12

5-I.C. FAMILY OBLIGATIONS
Obligations of the family are described in the housing choice voucher (HCV) regulations and on the voucher
itself. These obligations include responsibilities the family is required to fulfill, as well as prohibited actions. The
PHA must inform families of these obligations during the oral briefing, and the same information must be
included in the briefing packet. When the family’s unit is approved and the HAP contract is executed, the family
must meet those obligations in order to continue participating in the program. Violation of any family obligation
may result in termination of assistance, as described in Chapter 12.
Time Frames for Reporting Changes Required by Family Obligations
PHA Policy
Unless otherwise noted below, when family obligations require the family to respond to a request or
notify the PHA of a change, notifying the PHA of the request or change within 10 business days of its
occurrence is considered prompt notice (e.g., If you became employed, you would use the start date of
employment to start your count of 10 business days).
When a family is required to provide notice to the PHA, the notice must be in writing on the PHA’s
change report form.
Family Obligations [24 CFR §982.551]
The family obligations of the voucher are listed as follows:

The family must supply any information that the PHA or HUD determines to be necessary, including
submission of required evidence of citizenship or eligible immigration status.

The family must supply any information requested by the PHA or HUD for use in a regularly scheduled
reexamination or interim reexamination of family income and composition.
PHA Policy
The participant is required to report all changes within 10 business days of its occurrence and the
PHA will determine if an interim reexamination will be conducted.

The family must disclose and verify social security numbers and sign and submit consent forms for
obtaining information.

Any information supplied by the family must be true and complete.The family  may be held responsible
for a breach of housing quality standardscaused by the family’s failure to pay tenant-provided utilities or
appliances, or damages to the dwelling unit or premises beyond normal wear and tear caused by any
member of the household or guest.
PHA Policy
Damages beyond normal wear and tear will be considered to be damages, which could be
assessed against the security deposit.

The family must allow the PHA to inspect the unit at reasonable times and after reasonable notice, as
described in Chapter 8 of this plan.

The family must not commit any serious or repeated violation of the lease.
PHA Policy
The PHA will determine if a family has committed serious or repeated violations of the lease based
on available evidence, including but not limited to, a court-ordered eviction, or an owner’s notice to
evict, police reports, and affidavits from the owner, neighbors, or other credible parties with direct
knowledge.

Serious and repeated lease violations will include, but not be limited to, nonpayment of rent,
disturbance of neighbors, destruction of property, or living or housekeeping habits that cause
damage to the unit or premises and criminal activity. Generally, the criterion to be used will be
whether or not the reason for the eviction was the fault of the tenant or guests. Any incidents of, or
criminal activity related to, domestic violence, dating violence, sexual assault stalking, or human
trafficking will not be construed as serious or repeated lease violations by the victim [see 24 CFR
§5.2005(c)(1)].

The family must notify the PHA and the owner before moving out of the unit or terminating the lease.
PHA Policy
The family must comply with lease requirements regarding written notice to the owner. The family
must provide written notice to the PHA at the same time the owner is notified.

The family must promptly give the PHA a copy of any owner eviction notice.

The family must use the assisted unit for residence by the family. The unit must be the family’s only
residence.

The composition of the assisted family residing in the unit must be approved by the PHA. The family
must promptly notify the PHA in writing of the birth, adoption, or court-awarded custody of a child. The
family must request PHA approval to add any other family member as an occupant of the unit.
PHA Policy
The request to add a family member must be submitted in writing and approved prior to the person
moving into the unit. The PHA will determine eligibility of the new member in accordance with the
policies in Chapter 3.
The family must promptly notify the PHA in writing if any family member no longer lives in the unit.

If the PHA has given approval, a foster child or a live-in aide may reside in the unit. The PHA has the
discretion to adopt reasonable policies concerning residency by a foster child or a live-in aide, and to
define when PHA consent may be given or denied. For policies related to the request and
approval/disapproval of foster children, foster adults, and live-in aides, see Chapter 3 (Sections I.K and
I.M), and Chapter 11 (Section II.B).

The family must not sublease the unit, assign the lease, or transfer the unit.
PHA Policy
Subleasing includes receiving payment to cover rent and utility costs by a person living in the unit who
is not listed as a family member.

The family must supply any information requested by the PHA to verify that the family is living in the
unit or information related to family absence from the unit.

The family must promptly notify the PHA when the family is absent from the unit.
PHA Policy
Notice is required under this provision only when all family members will be absent from the unit for an
extended period. An extended period is defined as any period greater than 30 calendar days. Written
notice must be provided to the PHA at the start of the extended absence.

The family must pay utility bills and provide and maintain any appliances that the owner is not required
to provide under the lease [Form HUD-52646, Voucher].


The family must not own or have any interest in the unit, (other than in a cooperative and owners of a
manufactured home leasing a manufactured home space).

Family members must not commit fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in connection with
the program. (See Chapter 14, Program Integrity for additional information).

Family members must not engage in drug-related criminal activity or violent criminal activity or other
criminal activity that threatens the health, safety, or right to peaceful enjoyment of other residents and
persons residing in the immediate vicinity of the premises. See Chapter 12 for HUD and PHA policies
related to drug-related and violent criminal activity.

Members of the household must not engage in abuse of alcohol in a way that threatens the health,
safety, or right to peaceful enjoyment of the other residents and persons residing in the immediate
vicinity of the premises. See Chapter 12 for a discussion of HUD and PHA policies related to alcohol
abuse.

An assisted family or member of the family must not receive HCV program assistance while receiving
another housing subsidy, for the same unit or a different unit under any other federal, state or local
housing assistance program.

A family must not receive HCV program assistance while residing in a unit owned by a parent, child,
grandparent, grandchild, sister or brother of any member of the family, unless the PHA has determined
(and has notified the owner and the family of such determination) that approving rental of the unit,
notwithstanding such relationship, would provide reasonable accommodation for a family member who
is a person with disabilities. [Form HUD-52646, Voucher]

PART II: SUBSIDY STANDARDS AND VOUCHER ISSUANCE
5-II.A. OVERVIEW
The PHA must establish subsidy standards that determine the number of bedrooms needed for families of
different sizes and compositions. This part presents the policies that will be used to determine the family unit
size (also known as the voucher size) a particular family should receive, and the policies that govern making
exceptions to those standards. The PHA must also establish policies related to the issuance of the voucher, to
the voucher term, and to any extensions of that the voucher term.
5-II.B. DETERMINING FAMILY UNIT (VOUCHER) SIZE [24 CFR §982.402]
For each family, the PHA determines the appropriate number of bedrooms under the PHA subsidy standards
and enters the family unit size on the voucher that is issued to the family. The family unit size does not dictate
the size of unit the family must actually lease, nor does it determine who within a household will share a
bedroom/sleeping room.
The following requirements apply when the PHA determines family unit size:

The subsidy standards must provide for the smallest number of bedrooms needed to house a family
without overcrowding.

The subsidy standards must be consistent with space requirements  24 CFR 5.703.

The subsidy standards must be applied consistently for all families of like size and composition.

A child who is temporarily away from the home because of placement in foster care is considered a
member of the family in determining the family unit size.

A family that consists of a pregnant woman (with no other persons) must be treated as a two- person
family.

Any live-in aide (approved by the PHA to reside in the unit to care for a family member who is disabled
or is at least 50 years of age) must be counted in determining the family unit size.

Unless a live-in-aide resides with a family, the family unit size for any family consisting of a single
person must be either a zero- or one-bedroom unit, as determined under the PHA subsidy standards.
PHA Policy
The PHA will assign one bedroom for each two persons within the household, except in the following
circumstances:

Live-in aides will be allocated a separate bedroom. No additional bedrooms will be provided
for the live-in aide’s family. Until the participant identifies a live-in aide, and that live-in aide
passes PHA eligibility, the participant will not receive the additional bedroom for a live-in aide.

Single person families will be allocated a one bedroom.

Foster children will be included in determining unit size.

A separate bedroom should be allocated for the Head of Household and spouse/cohabitant.


A separate bedroom should be allocated for the Head of Household if no spouse or cohabitant
exists.

When someone who has been considered a family member attends school away from home,
the person will continue to be considered a family member unless information becomes
available to the PHA indicating that the student has established a separate household or the
family declares that the student has established a separate household.
The PHA will reference the following chart in determining the appropriate voucher size for a family:
Occupancy Standards / Subsidy Standards
Voucher size
Persons in Household
(Minimum – Maximum_
1 Bedroom
1 to 2
2 Bedroom
2 to 4
3 Bedroom
3 to 6
4 Bedroom
4 to 8
5 Bedroom
6 to 10
5-II.C. EXCEPTIONS TO SUBSIDY STANDARDS
In determining family unit size for a particular family, the PHA may grant an exception to its established subsidy
standards if the PHA determines that the exception is justified by the age, sex, health, handicap, or relationship
of family members or other personal circumstances [24 CFR §982.402(b)(8)]. Reasons may include, but are
not limited to:

A need for an additional bedroom for medical equipment

A need for a separate bedroom for reasons related to a family member’s disability, medical or health
condition

For a single person who is not elderly, disabled, or a remaining family member, an exception cannot override
the regulatory limit of a zero or one bedroom [24 CFR §982.402(b)(8)].
PHA Policy
The PHA will consider granting an exception for any of the reasons specified in the regulation: the age,
sex, health, handicap, or relationship of family members or other personal circumstances.
The family must request any exception to the subsidy standards in writing within 30 days of the
determination of voucher size:

The request must explain the need or justification for a larger family unit size and must include
appropriate documentation.

Requests based on health-related reasons must be verified by a knowledgeable professional
source (e.g. doctor or health professional), unless the disability and the disability–related need
for accommodation is readily apparent or otherwise known.

The family’s need for an additional bedroom due to special medical equipment must be re-
verified in writing at annual reexamination.
All exceptions to subsidy standards will be reviewed and determined by management.
The PHA will notify the family of its determination within 10 business days of receiving the family’s request. If a
participant family’s request is denied, the notice will inform the family of their right to request an informal
hearing.
5-II.D. VOUCHER ISSUANCE [24 CFR §982.302]
When a family is selected from the waiting list (or as a special admission as described in Chapter 4), or when a
participant family wants to move to another unit, the PHA issues a Housing Choice Voucher, form HUD-52646.
This chapter deals only with voucher issuance for applicants. For voucher issuance associated with moves of
program participants, please refer to Chapter 10.
The voucher is the family’s authorization to search for housing. It specifies the unit size for which the family
qualifies, and includes both the date of voucher issuance and date of expiration. It contains a brief description
of how the program works and explains the family obligations under the program. The voucher is evidence that
the PHA has determined the family to be eligible for the program, and that the PHA expects to have money
available to subsidize the family if the family finds an approvable unit. However, the PHA does not have any
liability to any party by the issuance of the voucher, and the voucher does not give the family any right to
participate in the PHA’s Housing Choice Voucher program [Voucher, Form HUD-52646]
 The PHA must issue the family a voucher within 60 days of determining the family eligible [24 CFR
982.201(e)]. The income documentation must be dated within 120 days of when it was received by the

PHA. However, for fixed-income sources, including Social Security benefits, the documentation must be
dated within the appropriate benefit year.PHA Policy
Vouchers will be issued to eligible applicants immediately following the mandatory briefing.
The PHA should have sufficient funds to house an applicant before issuing a voucher. If funds are insufficient
to house the family at the top of the waiting list, the PHA must wait until it has adequate funds before it calls
another family from the list [HCV GB p. 8-10].
PHA Policy
Prior to issuing any vouchers, the PHA will determine whether it has sufficient funding in accordance
with the policies in Part VIII of Chapter 16.
If the PHA determines that there is insufficient funding after a voucher has been issued, the PHA may rescind
the voucher and place the affected family back on the waiting list.
5-II.E. VOUCHER TERM AND EXTENSIONS
Voucher Term [24 CFR §982.303]
The initial term of a voucher must be at least 60 calendar days. The initial term must be stated on the voucher
[24 CFR §982.303(a)].
PHA Policy
The initial voucher term will be 60 calendar days.
The family must submit a Request for Tenancy Approval and proposed lease within the 60-day period
unless the PHA grants an extension.
Extensions of Voucher Term [24 CFR §982.303(b)]
The PHA has the authority to grant extensions of search time, to specify the length of an extension, and to
determine the circumstances under which extensions will be granted. There is no limit on the number of
extensions that the PHA can approve. Discretionary policies related to extension and expiration of search time
must be described in the PHA’s administrative plan [24 CFR §982.54].
PHAs must approve additional search time if needed as a reasonable accommodation to make the program
accessible to and usable by a person with disabilities. The extension period must be reasonable for the
purpose.
The family must be notified in writing of the PHA’s decision to approve or deny an extension. The PHA’s
decision to deny a request for an extension of the voucher term is not subject to informal review [24 CFR
§982.554(c)(4)].
PHA Policy
The PHA will approve extensions for up to 180 days total voucher term for disabled and/or elderly (62+
years of age) households and up to 120 days total voucher term for non- disabled, non-elderly
households. Extensions must be requested in writing from the voucher holder and will be granted in 30-
day increments.
Refer to Chapter 10 regarding portability voucher issuance and extension requirements.
Suspensions of Voucher Term [24 CFR §982.303(c)]
The PHA must provide for suspension of the initial or any extended term of the voucher from the date the
family submits a request for PHA approval of the tenancy until the date the PHA notifies the family in writing
whether the request has been approved or denied.

Expiration of Voucher Term
Once a family’s housing choice voucher term (including any extensions) expires, the family is no longer eligible
to search for housing under the program. If the family still wishes to receive assistance, the PHA may require
that the family reapply, or may place the family on the waiting list with a new application date but without
requiring reapplication. Such a family does not become ineligible for the program on the grounds that it was
unable to locate a unit before the voucher expired [HCV GB p. 8-13].
PHA Policy
If the applicant family’s voucher term or extension expires before the PHA has approved a tenancy, the
PHA will require the family to reapply for assistance.
Within 10 business days after the expiration of the voucher term or any extension, the PHA will notify
the family in writing that the voucher term has expired and that the family must reapply when the
waiting list is open in order to be placed on the waiting list.

CHAPTER 6. A.
Income and Subsidy Determinations 
[24 CFR Part 5, Subparts E and F; 24 CFR §982]
INTRODUCTION
This chapter is applicable prior to the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date. After this date, the PHA will
follow policies as outlined in Chapter 6.B. of the model policy.
The program regulations in the current Code of Federal Regulations (CFRs) were updated for HOTMA on
January 1, 2024.  As a result, pre-HOTMA regulations from 2023 are no longer available on the electronic
CFRs. However, since full HOTMA implementation is still pending, the pre-HOTMA regulations continue to
apply to some elements of the program, and this chapter makes references to both pre-HOTMA and HOTMA
regulations where applicable. Where HOTMA regulations apply, citations in this chapter have been provided
indicating that current HOTMA CFRs are applicable. For all other citations, the pre-HOTMA CFRs apply. The
federal government archives previous versions of the CFRs, and PHAs may access them here:
A family’s income determines eligibility for assistance and is also used to calculate the family’s payment and
the PHA’s subsidy. The PHA will use the policies and methods described in this chapter to ensure that only
eligible families receive assistance and that no family pays more or less than its obligation under the
regulations. This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to these topics in three parts as
follows:
Part I: Annual Income. HUD regulations specify the sources of income to include and exclude to arrive
at a family’s annual income. These requirements and PHA policies for calculating annual income are
found in Part I.
Part II: Adjusted Income. Once annual income has been established HUD regulations require the
PHA to subtract from annual income any of five mandatory deductions for which a family
qualifies.These requirements and PHA policies for calculating adjusted income are found in Part II.
Part III: Calculating Family Share and PHA Subsidy. This part describes the statutory formula for
calculating total tenant payment (TTP), the use of utility allowances, and the methodology for
determining PHA subsidy and required family payment.

PART I: ANNUAL INCOME
6-I.A. OVERVIEW
5.609 Annual income.
(a) Annual income means all amounts, monetary or not, which:
(1) Go to, or on behalf of, the family head or spouse (even if temporarily absent) or to any other family
member; or
(2) Are anticipated to be received from a source outside the family during the 12-month period following
admission or annual reexamination effective date; and
(3) Which are not specifically excluded in paragraph [5.609(c)].
(4) Annual income also means amounts derived (during the 12-month period) from assets to which any
member of the family has access.
In addition to this general definition, HUD regulations establish policies for treating specific types of income and
assets. The full texts of those portions of the regulations are provided in exhibits at the end of this chapter as
follows:

Annual Income Inclusions (Exhibit 6-1)

Annual Income Exclusions  (Exhibit 6-2)

Treatment of Family Assets (Exhibit 6-3)

The Effect of Welfare Benefit Reduction (Exhibit 6-4)
Sections 6-I.B and 6-I.C discuss general requirements and methods for calculating annual income. The rest of
this section describes how each source of income is treated for the purposes of determining annual income.
Verification requirements for annual income are discussed in Chapter 7.A.
6-I.B. Household Composition and Income
Income received by all family members must be counted unless specifically excluded by the regulations. It is
the responsibility of the head of household to report changes in family composition. The rules on which sources
of income are counted vary somewhat by family member. The chart below summarizes how family composition
affects income determinations.
Summary of Income Included and Excluded by Person

Live-in aides
Income from all sources is excluded [24 CFR
§5.609(b)(8) as updated for HOTMA].
Foster child or foster adult
Income from all sources is excluded [24 CFR
§5.609(b)(8) as updated for HOTMA].
Head, spouse, or cohead|
Other adult family members
All sources of income not specifically excluded by the
regulations are included.
Minors
Earned income of children under 18 years of age is
excluded [24 CFR 5.609(b)(3) as updated for HOTMA].
All sources of income, except those specifically excluded
by the regulations, are included.
Full-time students 18 years of
age or older (not head, spouse,
or cohead)
Earned income in excess of the dependent deduction is
excluded [24 CFR 5.609(b)(14) as updated for HOTMA].
All sources of income, except those specifically excluded
by the regulations, are included.
Temporarily Absent Family Members
 The income of family members approved to live in the unit will be counted, even if the family member is
temporarily absent from the unit [HCV GB, p. 5-18].
PHA Policy
Unless specifically excluded by the regulations, the income of all family members approved to live in
the unit will be counted, even if the family member is temporarily absent from the unit.
Generally, an individual who is or is expected to be absent from the assisted unit for 180 consecutive
days or less is considered temporarily absent and continues to be considered a family member.
Generally, an individual who is or is expected to be absent from the assisted unit for more than 180
consecutive days is considered permanently absent and no longer a family member. Exceptions to this
general policy are discussed below.
Absent Students
PHA Policy
When someone who has been considered a family member attends school away from home, the
person will continue to be considered a family member unless information becomes available to the
PHA indicating that the student has established a separate household, or the family declares that the
student has established a separate household.
Absences Due to Placement in Foster Care
Children temporarily absent from the home as a result of placement in foster care are considered members of
the family [24 CFR §5.403].
PHA Policy

If a child has been placed in foster care, the PHA will verify with the appropriate agency whether and
when the child is expected to be returned to the home. Unless the agency confirms that the child has
been permanently removed from the home, the child will continue to be counted as a family member.
Absent Head, Spouse, or Cohead
PHA Policy
An employed head, spouse, or cohead absent from the unit more than 180 consecutive days due to
employment will continue to be considered a family member.
Family Members Permanently Confined for Medical Reasons
If a family member is confined to a nursing home or hospital on a permanent basis, that person is no longer
considered a family member and the income of that person is not counted [HCV GB, p. 5-22].
PHA Policy
The PHA will request verification from a responsible medical professional and will use this
determination. If the responsible medical professional cannot provide a determination, the person
generally will be considered temporarily absent. The family may present evidence that the family
member is confined on a permanent basis and request that the person not be considered a family
member.
When an individual who has been counted as a family member is determined permanently absent, the
family is eligible for the medical expense deduction only if the remaining head, spouse, or cohead
qualifies as an elderly person or a person with disabilities.
Joint Custody of Dependents
PHA Policy
Dependents that are subject to a joint custody arrangement will be considered a member of the family,
if they live with the applicant or participant family 50 percent or more of the time.
When more than one applicant or participant family is claiming the same dependents as family
members, the family with primary custody at the time of the initial examination or reexamination will be
able to claim the dependents. If there is a dispute about which family should claim them, the PHA will
make the determination based on available documents such as court orders, school records, or an IRS
return showing which family has claimed the child for income tax purposes.
Caretakers for a Child
PHA Policy
The approval of a caretaker is at the owner and PHA’s discretion and subject to the owner and PHA’s
screening criteria. If neither a parent nor a designated guardian remains in a household receiving HCV
assistance, the PHA will take the following actions:
(1) If a responsible agency has determined that another adult is to be brought into the assisted unit
to care for a child for an indefinite period, the designated caretaker will not be considered a
family member until a determination of custody or legal guardianship is made.

(2) If a caretaker has assumed responsibility for a child without the involvement of a responsible
agency or formal assignment of custody or legal guardianship, the caretaker will be treated as a
visitor for 90 days. After the 90 days has elapsed, the caretaker will be considered a family
member unless information is provided that would confirm that the caretaker’s role is temporary.
In such cases the PHA will extend the caretaker’s status as an eligible visitor.
(3) At any time that custody or guardianship legally has been awarded to a caretaker, the housing
choice voucher will be transferred to the caretaker.
(4) During any period that a caretaker is considered a visitor, the income of the caretaker is not
counted in annual income and the caretaker does not qualify the family for any deductions from
income.
6-I.C. ANTICIPATING ANNUAL INCOME
The PHA is required to count all income “anticipated to be received from a source outside the family during the
12-month period following admission or annual reexamination effective date” [24 CFR §5.609(a)(2)]. Policies
related to anticipating annual income are provided below..
Basis of Annual Income Projection
The PHA generally will use current circumstances to determine anticipated income for the coming 12-month
period. HUD authorizes the PHA to use other than current circumstances to anticipate income when:
• An imminent change in circumstances is expected [HCV GB, p. 5-17]
• It is not feasible to anticipate a level of income over a 12-month period (e.g., seasonal or cyclic
income) [24 CFR §5.609(d)]
• The PHA believes that past income is the best available indicator of expected future income [24 CFR
§5.609(d)]
PHAs are required to use HUD’s Enterprise Income Verification (EIV) system in its entirety as a third-party
source to verify employment and income information, and to reduce administrative subsidy payment errors in
accordance with HUD administrative guidance [24 CFR §5.233 (a)(2)].
HUD allows PHAs to use tenant-provided documents (pay stubs) dated within 120 days of the date received by
the PHA to project income once EIV data has been received in such cases where the family does not dispute
the EIV employer data and where the PHA does not determine it is necessary to obtain additional third-party
data. The PHA may also accept a statement dated within the appropriate benefit year for fixed income sources.
PHA Policy
When EIV is obtained and the family does not dispute the EIV employer data, the PHA will use current
tenant-provided documents to project annual income. When the tenant-provided documents are pay
stubs, the PHA will make every effort to obtain current and consecutive pay stubs dated within the last
120 days.
The PHA will obtain written and/or oral third-party verification in accordance with the verification
requirements and policy in Chapter 7 in the following cases:
− If EIV or other UIV data is not available,

− If the family disputes the accuracy of the EIV employer data, and/or
− If the PHA determines additional information is needed. In such cases, the PHA will review and
analyze current data to anticipate annual income. In all cases, the family file will be documented with a
clear record of the reason for the decision, and a clear audit train will be left as to how the PHA
annualized projected income.
When the PHA cannot readily anticipate income based upon current circumstances (e.g., in the case of
temporary, sporadic, or variable employment, seasonal employment, unstable working hours, or
suspected fraud), the PHA will review and analyze historical data for patterns of employment, paid
benefits, and receipt of other income and use the results of this analysis to establish annual income.
Any time current circumstances are not used to project annual income, a clear rationale for the decision
will be documented in the file. In all such cases the family may present information and documentation
to the PHA to show why the historic pattern does not represent the family’s anticipated income.
Known Changes in Income
If the PHA verifies an upcoming increase or decrease in income, annual income will be calculated by applying
each income amount to the appropriate part of the 12-month period.
Example: An employer reports that a full-time employee who has been receiving $8/hour will begin to
receive $8.25/hour in the eighth week after the effective date of the new admission or interim
reexamination. In such a case the PHA would calculate annual income as follows: ($8/hour × 40 hours
× 7 weeks) + ($8.25 × 40 hours × 45 weeks).
The family may present information that demonstrates that implementing a change before its effective date
would create a hardship for the family. In such cases the PHA will calculate annual income using current
circumstances and then require an interim reexamination when the change actually occurs. This requirement
will be imposed even if the PHA’s policy on reexaminations does not require interim reexaminations for other
types of changes.
When tenant-provided third-party documents are used to anticipate annual income, they will be dated within
the last 120 days of the date received by the PHA. Statements dated within the appropriate benefit year will be
accepted for fixed income sources.
Projecting Income
In HUD’s EIV webcast of January 2008, HUD made clear that PHAs are not to use EIV quarterly wages to
project annual income.
6-I.D. EARNED INCOME
Types of Earned Income Included in Annual Income
Wages and Related Compensation [24 CFR 5.609(a); Notice PIH 2023-27; Notice PIH 2024 38]
The earned income of each member of the family who is 18 years of age or older, or who is the head of
household or spouse/cohead regardless of age, is included in annual income. Income received as a day
laborer or seasonal worker is also included in annual income, even if the source, date, or amount of the income
varies [24 CFR 5.609 (b)(24) as updated for HOTMA].

Earned income
A
A
PHA Policy
The PHA will include in annual income the full amount, before any payroll deductions, of wages and
salaries, overtime pay, commissions, fees, tips and bonuses, and other compensation.
Some Types of Military Pay
All regular pay, special pay and allowances of a member of the Armed Forces are countedexcept for the
special pay to a family member serving in the Armed Forces who is exposed to hostile fire [24 CFR
§5.609(b)(11) as updated for HOTMA].
Types of Earned Income Not Counted in Annual Income
Earnings of a Minor [24 CFR 5.609(b)(3) as updated for HOTMA]
A minor is a member of the family, other than the head of household or spouse, who is under 18 years
of age. Employment income earned by minors is not included in annual income. All other sources of
unearned income, except those specifically excluded by the regulations, are included.
Earned Income of Full-Time Students [24 CFR 5.609(b)(14) as updated for HOTMA]
The earned income of a dependent full-time student in excess of the amount of the dependent
deduction is excluded from annual income. All sources of unearned income, except those specifically
excluded by the regulations, are included.
A family member other than the head of household or spouse/cohead is considered a full-time student
if they are attending school or vocational training on a full-time basis [24 CFR 5.603(b)]. Full-time
status is defined by the educational or vocational institution the student is attending [New PH OCC GB,
Lease Requirements, p. 5].
Income of a Live-in Aide
Income earned by a live-in aide, as defined in [24 CFR §5.403], is not included in annual income [24 CFR
§5.609(b)(8) as updated for HOTMA]. (See Eligibility chapter for a full discussion of live-in aides.)
6-I.E. EARNED INCOME DISALLOWANCE FOR PERSONS WITH DISABILITIES
HOTMA removed the statutory authority for the EID. The EID is available only to families that are eligible for
and participating on the program as of December 31, 2023, or before; no new families may be added on or
after January 1, 2024. If a family is receiving the EID prior to or on the effective date of December 31, 2023,
they are entitled to the full amount of the benefit for a full 24-month period. The policies below are applicable
only to such families. No family will still be receiving the EID after December 31, 2025. The EID will sunset on

January 1, 2026, and the PHA policies below will no longer be applicable as of that date or when the last
qualifying family exhausts their exclusion period, whichever is sooner.
Calculation of the Disallowance
Calculation of the earned income disallowance for an eligible member of a qualified family begins with a
comparison of the member’s current income with their “baseline income.” The family member’s baseline
income is their income immediately prior to qualifying for the EID. The family member’s baseline income
remains constant throughout the period that they are participating in the EID.
Calculation Method
Initial 12-Month Exclusion
During the initial exclusion period of 12 consecutive months, the full amount (100 percent) of any increase in
income attributable to new employment or increased earnings is excluded.
PHA Policy
The initial EID exclusion period will begin on the first of the month following the date an eligible member
of a qualified family is first employed or first experiences an increase in earnings.
Second 12-Month Exclusion
During the second exclusion period of 12 consecutive months, the PHA must exclude at least 50 percent of
any increase in income attributable to employment or increased earnings.
PHA Policy
During the second 12-month exclusion period, the PHA will exclude 100 percent of any increase in
income attributable to new employment or increased earnings.
Lifetime Limitation
The EID has a two-year (24-month) lifetime maximum. The two-year eligibility period begins at the same time
that the initial exclusion period begins and ends 24 months later. During the 24-month period, an individual
remains eligible for EID even if they begin to receive assistance from a different housing agency, move
between public housing and Section 8 assistance, or have breaks in assistance. The EID will sunset on
January 1, 2026. In no circumstances will a family member’s exclusion period continue past January 1, 2026.

6-I.F. BUSINESS INCOME [24 CFR 5.609()(8) AS UPDATED FOR HOTMA]
Annual income includes “the net income from the operation of a business or profession. Net income is gross
income minus business expenses that allows the business to operate. Gross income is all income amounts
received into the business, prior to the deduction of business expenses.
Expenditures for business expansion or amortization of capital indebtedness shall not be used as deductions in
determining net income. An allowance for depreciation of assets used in a business or profession may be
deducted, based on straight line depreciation, as provided in Internal Revenue Service regulations. Any
withdrawal of cash or assets from the operation of a business or profession will be included in income, except
to the extent the withdrawal is reimbursement of cash or assets invested in the operation by the family”.
PHA Policy
To determine business expenses that may be deducted from gross income, the PHA will use current
applicable Internal Revenue Service (IRS) rules for determining allowable business expenses [see IRS
Publication 535], unless a topic is addressed by HUD regulations or guidance as described below.
Expenses must be evidences by receipts, contracts, etc. to prove the expense.
Independent Contractors
Income received as an independent contractor is included in annual income, even if the source, date, or
amount of the income varies [24 CFR 2.609 (b)(24) as updated for HOTMA].
An independent contractor is defined as an individual who qualifies as an independent contractor instead of an
employee in accordance with the Internal Revenue Code federal income tax requirements and whose earnings
are consequently subject to the self-employment tax. In general, an individual is an independent contractor if
the payer has the right to control or direct only the result of the work and not what will be done and how it will
be done [24 CFR 5.603(b) as updated for HOTMA]. This may include individuals such as third-party delivery
and transportation service providers and “gig workers” like babysitters, landscapers, rideshare drivers, and
house cleaners. Income earned as an independent contractor is not considered nonrecurring income.
Business Expansion
HUD regulations do not permit the PHA to deduct from gross income expenses for business expansion.
PHA Policy
Business expansion is defined as any capital expenditures made to add new business activities, to
expand current facilities, or to operate the business in additional locations. For example, purchase of a
street sweeper by a construction business for the purpose of adding street cleaning to the services
offered by the business would be considered a business expansion. Similarly, the purchase of a
property by a hair care business to open at a second location would be considered a business
expansion.
Capital Indebtedness
HUD regulations do not permit the PHA to deduct from gross income the amortization of capital indebtedness.
PHA Policy
Capital indebtedness is defined as the principal portion of the payment on a capital asset such as land,
buildings, and machinery. This means the PHA will allow as a business expense interest, but not
principal, paid on capital indebtedness.

Negative Business Income
If the net income from a business is negative, no business income will be included in annual income; a
negative amount will not be used to offset other family income.
Withdrawal of Cash or Assets from a Business
HUD regulations require the PHA to include in annual income the withdrawal of cash or assets from the
operation of a business or profession unless the withdrawal reimburses a family member for cash or assets
invested in the business by the family.
PHA Policy
Acceptable investments in a business include cash loans and contributions of assets or equipment. For
example, if a member of an assisted family provided an up-front loan of $2,000 to help a business get
started, the PHA will not count as income any withdrawals from the business up to the amount of this
loan until the loan has been repaid. Investments do not include the value of labor contributed to the
business without compensation.
Co-owned Businesses
PHA Policy
If a business is co-owned with someone outside the family, the family must document the share of the
business it owns. If the family’s share of the income is lower than its share of ownership, the family
must document the reasons for the difference.
6-I.G.
Introduction
The treatment of student financial assistance depends on the HUD program, student/household characteristics,
and the type of financial assistance received by the student. For public housing residents, all income received
under Title IV of the HEA must be excluded from income. Other student financial assistance may be included
depending on the students actual covered costs to For Section 8 programs, including HCV, however, for over 10
years HUD appropriations have included a provision that for Section 8 students who are age 23 and under and
without dependent children, any amounts received in excess of tuition and any other required fees and charges
must be considered income. Under HOTMA, HUD has interpreted this limitation to apply when the student is
the head of household or spouse, but not when the student resides with their parents [71 FR 18146].
For any funds from a year where HUD’s appropriations continue to include this Section 8 student financial
assistance limitation, if the student does not reside with their parents is the head of household, cohead, or
spouse, and is under the age of 23 or without dependent children, then both the assistance received under Title
IV HEA and other student financial assistance received by the student is included as income to the extent that it
exceeds the total of tuition and any other required fees and charges.
In contrast, student financial assistance received by a Section 8 student who is the head of household, spouse, or
cohead, and is over the age of 23 with dependent children, or a student who resides with their parents in a
Section 8 unit, is governed by the HOTMA student rule, which is described below.
During years in which an appropriations act does not contain this Section 8 student financial assistance
limitation (or any other such limitation), then the determination of student financial assistance for all Section 8
students defaults to the methodology for public housing.

HOTMA Student Financial Assistance Requirements [24 CFR 5.609(b)(9)]
The regulations under HOTMA distinguish between two categories of student financial assistance paid to both
full-time and part-time students. The first category is any assistance to students under section 479B of the
Higher Education Act of 1965 (Title IV of the HEA) which must be excluded from the family’s annual income
[24 CFR 5.609(b)(9)(i)]. Examples of assistance under title IV of the HEA include:
•
•
•
•
•
•
-
-
The second category is any other grant-in-aid, scholarship, or other assistance amounts an individual receives
for the actual covered costs charged by the institute of higher education (not otherwise excluded by the
Federally mandated income exclusions) [24 CFR 5.609(b)(9)(ii)]. Other student financial assistance received by
the student that, either by itself or in combination with HEA assistance, exceeds the actual covered costs is
included in income.
Actual covered costs are defined as the actual costs of:
•
-
•
•
For a student who is not the head of household or spouse/cohead, actual covered costs also include the
reasonable and actual costs of housing while attending the institution of higher education and not residing in an
assisted unit.
Further, to qualify, other student financial assistance must be expressly:
•
•
•

The student financial assistance may be paid directly to the student or to the educational institution on the
student’s behalf. However, any student financial assistance paid to the student must be verified by the PHA.
The financial assistance must be a grant or scholarship received from:
•
•
•
•
•
Student financial assistance, does not include:
•
•
•
Calculating Income from Student Financial Assistance [HOTMA Student Financial Assistance Resource Sheet;
Notice PIH 2023-27]
There are two steps required as part of the calculation for Section 8 students. First, determine the student’s
relationship to the household, age, and whether they have dependent children. Second, calculate whether any
excess student financial assistance should be included in the family’s income.
If the student does not live with their parents and is the head of household, cohead, or spouse, and is 23 or
younger or does not have dependent children, then Title IV HEA assistance is considered when determining the
student’s total financial aid amount. Subtract the total tuition plus required fees and charges from the total
student financial assistance (Title IV HEA assistance and any other student financial assistance). If the total
tuition plus required fees and charges is zero or exceeds the amount of total financial assistance from all
sources, then no student financial assistance is included in annual income. Any amount of student financial
assistance that exceeds the total tuition plus required fees and charges must be included in annual income.
If the student either lives with their parents or is over 23 with dependent children, then the calculation will use
the HOTMA methodology for calculating financial assistance, which always begins with deducting the
assistance received under 479B of the HEA from the total actual covered costs, because the 479B assistance is
intended to pay the student’s actual covered costs. When a student receives assistance from both Title IV of the
HEA and from other sources, the assistance received under Title IV of the HEA must be applied to the student’s
actual covered costs first and then other student financial assistance is applied to any remaining actual covered
costs. Once actual costs are covered, any remaining student financial assistance is considered income.
PHA Policy
If the student does not live with their parents and is the head of household, cohead, or spouse, and is 23 or
younger or does not have dependent children, then Title IV HEA assistance will be considered when
determining the student’s total financial assistance to be included in annual income. The PHA will use Notice

PIH 2015-21 as a guide to determine the total amount of the student’s tuition plus required fees and charges.
The PHA will subtract the total tuition plus required fees and charges from the total student financial assistance.
If the result is zero or exceeds the amount of total financial assistance from all sources, then no student financial
assistance will be included in annual income. Any amount of student financial assistance that exceeds the total
tuition plus required fees and charges will be included in annual income.
Example 1

Tuition and required fees and charges: $20,000

Title IV HEA assistance: $10,000

Other student financial assistance: $15,000

Total student financial assistance: $10,000 + $15,000 = $25,000

Included income: $25,000 in financial assistance - $20,000 tuition
and required fees = $5,000
If a student is head, spouse, or cohead, and is over 23 with dependent children or lives with their parents, the
following applies:
If a student only receives financial assistance under Title IV of the HEA and does not receive any other student
financial assistance, the PHA will exclude the full amount of the assistance received under Title IV from the
family’s annual income. The PHA will not calculate actual covered costs in this case.
If the student does not receive any assistance under Title IV of the HEA but does receive assistance from
another source, the PHA will first calculate the actual covered costs to the student in accordance with 24 CFR
5.609(b)(ii). The PHA will then subtract the total amount of the student’s financial assistance from the student’s
actual covered costs. The PHA will include any amount of financial assistance in excess of the student’s actual
covered costs in the family’s annual income.
Example 1

Actual covered costs: $20,000

Other student financial assistance: $25,000

Excluded income:  $20,000 ($25,000 in financial assistance -

Included income: $5,000
When a student receives assistance from both Title IV of the HEA and from other sources, the PHA will first
calculate the actual covered costs to the student in accordance with 24 CFR 5.609(b)(ii). The assistance received
under Title IV of the HEA will be applied to the student’s actual covered costs first and then the other student
financial assistance will be applied to any remaining actual covered costs.
If the amount of assistance excluded under Title IV of the HEA equals or exceeds the actual covered costs, none
of the assistance included under other student financial assistance” would be excluded from income.

Example 2

Actual covered costs: $25,000

Title IV HEA assistance: $26,000

Title IV HEA assistance covers the students entire actual
covered costs.

Other Student Financial Assistance: $5,000

Excluded income: The entire Title IV HEA assistance of $26,000

Included income: All other financial assistance of $5,000
If the amount of assistance excluded under Title IV of the HEA is less than the actual covered costs, the PHA
will exclude the amount of other student financial assistance up to the amount of the remaining actual covered
costs.

6-I.H. PERIODIC PAYMENTS [Notice PIH 2023-27]
Periodic payments are forms of income received on a regular basis.
Income that will not be repeated beyond the coming year (i.e., the 12 months following the effective date of the
certification), based on information provided by the family, is considered nonrecurring income and is excluded
from annual income. Income that has a discrete end date and will not be repeated beyond the coming year is
excluded from a family’s annual income because it is nonrecurring income. For example, a family receives
income from a guaranteed income program in their city that has a discrete beginning and end date. While the
guaranteed income will be repeated in the coming year, it will end before the family’s next annual
reexamination. This income is fully excluded from annual income.

However, this does not include unemployment income and other types of periodic payments that are received at
regular intervals (such as weekly, monthly, or yearly). Unemployment income and other types of periodic
payments are not considered nonrecurring income, unless explicitly excluded from income under 25 CFR
5.609(b) as updated for HOTMA, and thus they are included in annual income.
Insurance payments and settlements for personal or property losses, including but not limited to payments under
health insurance, motor vehicle insurance, and workers’ compensation, are excluded from annual income. Any
workers’ compensation is always excluded from annual income, regardless of the frequency or length of the
payments.
Lump-Sum Payments for the Delayed Start of a Periodic Payment [24 CFR 5.609(b)(16) as updated for
HOTMA]
Deferred periodic amounts from Supplemental Security Income (SSI) and Social Security benefits that are
received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts, or any deferred Department of Veterans
Affairs (VA) disability benefits that are received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts are
excluded from annual income.
PHA Policy
The PHA will include in annual income lump sums received as a result of delays in processing periodic
payments (other than those specifically excluded by the regulation), such as unemployment or welfare
assistance.
When a delayed-start payment is received that is to be included and the family reports this during the period in
which the PHA is processing an annual reexamination, the PHA will adjust the family’s rent retroactively for
the period the payment was intended to cover.
If the delayed-start payment is received outside of the time the PHA is processing an annual reexamination, then
the PHA will consider whether the amount meets the threshold to conduct an interim reexamination. If so, the
PHA will conduct an interim in accordance with PHA policies in Chapter 9. If not, the PHA will consider the
amount when processing the family’s next annual recertification.
 
Retirement Accounts [24 CFR 5.609(b)(26) as updated for HOTMA; Notice PIH 2023-27]
Income received from any account under a retirement plan recognized as such by the IRS, including individual
retirement arrangements (IRAs), employer retirement plans, and retirement plans for self-employed individuals
is not considered actual income from assets.
However, any distribution of periodic payments from such accounts is included in annual income at the time
they are received by the family.
An asset moved to a retirement account held by a member of the family is not considered to be an asset
disposed of for less than fair market value.
Social Security Benefits [Notice PIH 2023-27]
The PHA is required to use the gross benefit amount to calculate annual income from Social Security benefits.

Annually in October, the Social Security Administration (SSA) announces the cost-of-living adjustment
(COLA) by which federal Social Security and SSI benefits are adjusted to reflect the increase, if any, in the cost
of living. The federal COLA does not apply to state-paid disability benefits. Effective the day after the SSA has
announced the COLA, PHAs are required to factor in the COLA when determining Social Security and SSI
annual income for all annual reexaminations and interim reexaminations of family income that have not yet
been completed and will be effective January 1 or later of the upcoming year [Notice PIH 2023-27]. When a
family member’s benefits are garnished, levied, or withheld to pay restitution, child support, tax debt, student
loan debt, or other debts, the PHA must use the gross amount of the income, prior to the reduction, to determine
a family’s annual income.
PHA Policy
Annual income includes “all amounts received,” not the amount that a family may be legally entitled to receive
but which they do not receive. When the SSA overpays an individual, resulting in a withholding or deduction
from their benefit amount until the overpayment is paid in full, the PHA must use the reduced benefit amount
after deducting only the amount of the overpayment withholding from the gross benefit amount.
6-I.I. NONRECURRING INCOME [24 CFR 5.609(b)(24) as updated for HOTMA and Notice PIH 2023-27]
Nonrecurring income, which is income that will not be repeated beyond the coming year (e.g., 12 months
following the effective date of the certification) based on information provided by the family, is excluded from
annual income. The PHA may accept a self-certification from the family stating that the income will not be
repeated in the coming year. See Chapter 7 for PHA policies related to verification of nonrecurring income.
Income received as an independent contractor, day laborer, or seasonal worker is not excluded from income as
nonrecurring income, even if the source, date, or amount of the income varies.
Income that has a discrete end date and will not be repeated beyond the coming year during the family’s
upcoming annual reexamination period will be excluded from a family’s annual income as nonrecurring
income. This exclusion does not include unemployment income and other types of periodic payments that are
received at regular intervals (such as weekly, monthly, or yearly).
Income amounts excluded under this category may include, but are not limited to:
•
•
•
•
•
Nonrecurring income that is excluded under the regulations includes:
•
•
•

•
 
•
•
6-I.J. STATE PAYMENTS TO ALLOW INDIVIDUALS WITH DISABILITIES TO LIVE AT HOME [24
CFR 5.609(b)(19) as updated for HOTMA]
Payments made by or authorized by a state Medicaid agency (including through a managed care entity) or other
state or federal agency to an assisted family to enable a member of the assisted family who has a disability to
reside in the family’s assisted unit are excluded.
Authorized payments may include payments to a member of the assisted family through state Medicaid-
managed care systems, other state agencies, federal agencies, or other authorized entities.
The payments must be received for caregiving services a family member provides to enable another member of
the assisted family who has a disability to reside in the family’s assisted unit. Payments to a family member for
caregiving services for someone who is not a member of the assisted family (such as for a relative that resides
elsewhere) are not excluded from income.
Furthermore, if the agency is making payments for caregiving services to the family member for an assisted
family member and for a person outside of the assisted family, only the payments attributable to the caregiving
services for the caregiver’s assisted family member would be excluded from income.
6-I.K. CIVIL RIGHTS SETTLEMENTS [24 CFR 5.609(b)(25) as updated for HOTMA; FR Notice 2/14/23]
Regardless of how the settlement or judgment is structured, civil rights settlements or judgments, including
settlements or judgments for back pay, are excluded from annual income. This may include amounts received
because of litigation or other actions, such as conciliation agreements, voluntary compliance agreements,
consent orders, other forms of settlement agreements, or administrative or judicial orders under the Fair
Housing Act, Title VI of the Civil Rights Act, Section 504 of the Rehabilitation Act (Section 504), the
Americans with Disabilities Act, or any other civil rights or fair housing statute or requirement.
While these civil rights settlement or judgment amounts are excluded from income, the settlement or judgment
amounts will generally be counted toward the family’s net family assets (e.g., if the funds are deposited into the
family’s savings account or a revocable trust under the control of the family or some other asset that is not
excluded from the definition of net family assets). Income generated on the settlement or judgment amount after
it has become a net family asset is not excluded from income. For example, if the family received a settlement
or back pay and deposited the money in an interest-bearing savings account, the interest from that account
would be income at the time the interest is received.
Furthermore, if a civil rights settlement or judgment increases the family’s net family assets such that they
exceed the HUD-published threshold amount ($50,000 for 2024, and $51,600 for 2025), then income will be
imputed on the net family assets pursuant to 24 CFR 5.609(a)(2). If the imputed income, which HUD considers
unearned income, increases the family’s annual adjusted income by 10 percent or more, then an interim
reexamination of income will be required unless the addition to the family’s net family assets occurs within the

last three months of the family’s income certification period and the PHA or owner chooses not to conduct the
examination.
 
6-I.L. ADDITIONAL EXCLUSIONS FROM ANNUAL INCOME [24 CFR 5.609(b) as updated for HOTMA;
FR Notice 1/31/2024]
Other exclusions contained in 24 CFR 5.609(b) as updated for HOTMA and FR Notice 1/31/2024 that have not
been discussed earlier in this chapter include the following:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
PHA Policy
The PHA defines training program as “a learning process with goals and objectives, generally having a variety
of components, and taking place in a series of sessions over a period of time. It is designed to lead to a higher
level of proficiency, and it enhances the individual’s ability to obtain employment. It may have performance
standards to measure proficiency. Training may include but is not limited to: (1) classroom training in a specific
occupational skill, (2) on-the-job training with wages subsidized by the program, or (3) basic education”
[expired Notice PIH 98-2, p. 3].

The PHA defines incremental earnings and benefits as the difference between (1) the total amount of welfare
assistance and earnings of a family member prior to enrollment in a training program and (2) the total amount of
welfare assistance and earnings of the family member after enrollment in the program [expired Notice PIH 98-
2, pp. 3-4].
In calculating the incremental difference, the PHA will use as the pre-enrollment income the total annualized
amount of the family member’s welfare assistance and earnings reported on the family’s most recently
completed HUD-50058.
End of participation in a training program must be reported in accordance with the PHA’s interim reporting
requirements (see Chapter 9).
•
•
•
 
•
HUD publishes an updated list of these exclusions periodically. The most recent list of exclusions was
published in the Federal Register on January 31, 2024. It includes:
(a)
(b)
(c)
-
(d)
(e)
(f)
(g)
(h)
(i)
(j)
 
(k)
(l)

(m)
(n)
(o)
(p)
(q)
(r)
(s)
(t)
For Section 8 programs only, any financial assistance in excess of amounts received by an individual for tuition
and any other required fees and charges under the Higher Education Act of 1965 (20 U.S.C. 1001 et seq.), from
private sources, or an institution of higher education (as defined under the Higher Education Act of 1965 (20
U.S.C. 1002)), shall be considered income if the individual is over the age of 23 with dependent children (Pub.
L. 109–115, section 327 (as amended)).
(u)
(v)
(w)
(x)
(y)
(z)
(aa) Assistance received by a household under the Emergency Rental Assistance Program pursuant to the
Consolidated Appropriations Act, 2021 (Pub. L. 116–260, section 501(j)), and the American Rescue Plan Act of
2021.
(ab) Per capita payments made from the proceeds of Indian Tribal Trust Settlements listed in IRS Notice 2013-1
and 2013-55 must be excluded from annual income unless the per capita payments exceed the amount of the
original Tribal Trust Settlement proceeds and are made from a Tribe’s private bank account in which the Tribe
has deposited the settlement proceeds. Such amounts received in excess of the Tribal Trust Settlement are
included in the gross income of the members of the Tribe receiving the per capita payments as described in IRS
Notice 2013-1. The first $2,000 of per capita payments are also excluded from assets unless the per capita
payments exceed the amount of the original Tribal Trust Settlement proceeds and are made from a Tribe’s
private bank account in which the Tribe has deposited the settlement proceeds (25 U.S.C. 117b(a), 25 U.S.C.
1407).
(ac) Any amounts (i) not actually received by the family, (ii) that would be eligible for exclusion under 42
U.S.C. 1382b(a)(7), and (iii) received for service-connected disability under 38 U.S.C. Chapter 11 or
dependency and indemnity compensation under 38 U.S.C. Chapter 13 (25 U.S.C. 4103(9)(C)) as provided by an

amendment by the Indian Veterans Housing Opportunity Act of 2010 (Pub. L. 111–269 section 2) to the
definition of income applicable to programs under the Native American Housing Assistance and Self-
Determination Act (NAHASDA) (25 U.S.C. 4101 et seq.).
6-I.M. ASSETS
Overview
There is no asset limitation for participation in the HCV program. However, HUD requires that the PHA include
in annual income the anticipated “interest, dividends, and other net income of any kind from real or personal
property” [24 CFR 5.609(b)(3)]. This section discusses how the income from various types of assets is
determined. For most types of assets, the PHA must determine the value of the asset in order to compute
income from the asset. Therefore, for each asset type, this section discusses:

How the value of the asset will be determined

How income from the asset will be calculated
Exhibit 6-1 provides the regulatory requirements for calculating income from assets [24 CFR 5.609(b)(3)], and
Exhibit 6-3 provides the regulatory definition of net family assets. This section begins with a discussion of
general policies related to assets and then provides HUD rules and PHA policies related to each type of asset.
Optional policies for family self-certification of assets are found in Chapter 7.
General Policies
Income from Assets
The PHA generally will use current circumstances to determine both the value of an asset and the anticipated
income from the asset. As is true for all sources of income, HUD authorizes the PHA to use other than current
circumstances to anticipate income when (1) an imminent change in circumstances is expected (2) it is not
feasible to anticipate a level of income over 12 months or (3) the PHA believes that past income is the best
indicator of anticipated income. For example, if a family member owns real property that typically receives
rental income but the property is currently vacant, the PHA can take into consideration past rental income
along with the prospects of obtaining a new tenant.
PHA Policy
Anytime current circumstances are not used to determine asset income, a clear rationale for the
decision will be documented in the file. In such cases the family may present information and
documentation to the PHA to show why the asset income determination does not represent the family’s
anticipated asset income.
Valuing Assets
The calculation of asset income sometimes requires the PHA to make a distinction between an asset’s market
value and its cash value.


The market value of an asset is its worth in the market (e.g., the amount a buyer would pay for real estate
or the total value of an investment account).

The cash value of an asset is its market value less all reasonable amounts that would be incurred when
converting the asset to cash.
PHA Policy
Reasonable costs that would be incurred when disposing of an asset include, but are not limited to,
penalties for premature withdrawal, broker and legal fees, and settlement costs incurred in real estate
transactions [HCV GB, p. 5-28].

Lump-Sum Additions to Net Family Assets [24 CFR 5.609(b)(24)(viii) as updated for HOTMA; Notice PIH
2023-27]

The regulations exclude income from lump-sum additions to family assets, including lottery or other contest
winnings as a type of nonrecurring income.

In addition, lump sums from insurance payments, settlements for personal or property losses, and
recoveries from civil actions or settlements based on claims of malpractice, negligence, or other breach of
duty owed to a family member arising out of law that resulted in a member of the family becoming a family
member with a disability are excluded from income.

Further, deferred periodic amounts from Supplemental Security Income (SSI) and Social Security benefits
that are received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts, or any deferred Department of
Veterans Affairs disability benefits that are received in a lump sum amount or in prospective monthly
amounts are also excluded from income.

However, these amounts may count toward net family assets. The PHA must consider any actual or
imputed returns from assets as income at the next applicable income examination. In the case where the
lump sum addition to assets would lead to imputed income, which is unearned income, that increases the
family’s annual adjusted income by 10 percent or more, then the addition of the lump sum to the family’s
assets will trigger an immediate interim reexamination of income in accordance with Chapter 9. This
reexamination of income must take place as soon as the lump sum is added to the family’s net family
assets unless the addition takes place in the last three months of family’s income certification period and
the PHA chooses not to conduct the examination.

For a discussion of lump-sum payments that represent the delayed start of a periodic payment, most of
which are counted as income, see sections 6-I.H and 6-I.I.

PHA Policy
Any lump-sum receipts are only counted as assets if they are retained by a family in a form recognizable as an
asset. [RHIIP FAQs]. For example, if the family receives a $1,000 lump sum for lottery winnings, and the
family immediately spends the entire amount, the lump sum will not be counted toward net family assets.
Imputing Income from Assets [24 CFR 5.609(b)(3), Notice PIH 2012-29]
When net family assets are $5,000 or less, the PHA will include in annual income the actual income anticipated
to be derived from the assets. When the family has net family assets in excess of $5,000, the PHA will include
in annual income the greater of (1) the actual income derived from the assets or (2) the imputed income.
Imputed income from assets is calculated by multiplying the total cash value of all family assets by an average
passbook savings rate as determined by the PHA.


Note: The HUD field office no longer provides an interest rate for imputed asset income. The “safe harbor”
is now for the PHA to establish a passbook rate within 0.75 percent of a national average.

The PHA must review its passbook rate annually to ensure that it remains within 0.75 percent of the
national average.
PHA Policy
The PHA initially set the imputed asset passbook rate at the national rate established by the Federal
Deposit Insurance Corporation (FDIC).
The PHA will review the passbook rate annually. The rate will not be adjusted unless the current PHA
rate is no longer within 0.75 percent of the national rate. If it is no longer within 0.75 percent of the
national rate, the passbook rate will be set at the current national rate.
The effective date of changes to the passbook rate will be determined at the time of the review.
Determining Actual Anticipated Income from Assets
It may or may not be necessary for the PHA to use the value of an asset to compute the actual anticipated
income from the asset. When the value is required to compute the anticipated income from an asset, the
market value of the asset is used. For example, if the asset is a property for which a family receives rental
income, the anticipated income is determined by annualizing the actual monthly rental amount received for the
property; it is not based on the property’s market value. However, if the asset is a savings account, the
anticipated income is determined by multiplying the market value of the account by the interest rate on the
account.
Withdrawal of Cash or Liquidation of Investments
Any withdrawal of cash or assets from an investment will be included in income except to the extent that the
withdrawal reimburses amounts invested by the family. For example, when a family member retires, the
amount received by the family from a retirement investment plan is not counted as income until the family has
received payments equal to the amount the family member deposited into the retirement investment plan.
Jointly Owned Assets
The regulation at 24 CFR 5.609(a)(4) specifies that annual income includes “amounts derived (during the 12-
month period) from assets to which any member of the family has access.”
PHA Policy
If an asset is owned by more than one person and any family member has unrestricted access to the
asset, the PHA will count the full value of the asset. A family member has unrestricted access to an
asset when they can legally dispose of the asset without the consent of any of the other owners.
If an asset is owned by more than one person, including a family member, but the family member does
not have unrestricted access to the asset, the PHA will prorate the asset according to the percentage of
ownership. If no percentage is specified or provided for by state or local law, the PHA will prorate the
asset evenly among all owners.

Assets Disposed of for Less than Fair Market Value [24 CFR 5.603(b)]
HUD regulations require the PHA to count as a current asset any business or family asset that was disposed of
for less than fair market value during the two years prior to the effective date of the examination/reexamination,
except as noted below.
Minimum Threshold
The HCV Guidebook permits the PHA to set a threshold below which assets disposed of for less than fair
market value will not be counted [HCV GB, p. 5-27].
PHA Policy
The PHA will not include the value of assets disposed of for less than fair market value unless the
cumulative fair market value of all assets disposed of during the past two years exceeds the gross
amount received for the assets by more than $1,000.
When the two-year period expires, the income assigned to the disposed asset(s) also expires. If the two
-year period ends between annual recertifications, the family may request an interim recertification to
eliminate consideration of the asset(s).
Assets placed by the family in nonrevocable trusts are considered assets disposed of for less than fair
market value except when the assets placed in trust were received through settlements or judgments.
Separation or Divorce
The regulation also specifies that assets are not considered disposed of for less than fair market value if they
are disposed of as part of a separation or divorce settlement and the applicant or tenant receives important
consideration not measurable in dollar terms.
PHA Policy
All assets disposed of as part of a separation or divorce settlement will be considered assets for which
important consideration not measurable in monetary terms has been received. In order to qualify for
this exemption, a family member must be subject to a formal separation or divorce settlement
agreement established through arbitration, mediation, or court order.
Foreclosure or Bankruptcy
Assets are not considered disposed of for less than fair market value when the disposition is the result of a
foreclosure or bankruptcy sale.
Family Declaration
PHA Policy
Families must sign a declaration form at initial certification and each annual recertification identifying all
assets that have been disposed of for less than fair market value or declaring that no assets have been
disposed of for less than fair market value. The PHA may verify the value of the assets disposed of if

other information available to the PHA does not appear to agree with the information reported by the
family.

Types of Assets
Checking and Savings Accounts
For regular checking accounts and savings accounts, cash value has the same meaning as market value. If a
checking account does not bear interest, the anticipated income from the account is zero.
PHA Policy
In determining the value of checking accounts, The PHA will use 3 months of consecutive bank
statements. In determining the value of savings accounts, the PHA will use the current balance.
In determining the anticipated income from an interest-bearing checking or savings account, the PHA
will multiply the value of the account by the current rate of interest paid on the account.
ABLE Accounts [24 CFR 5.609(b)(10) as updated for HOTMA; Notice PIH 2019-09]
An Achieving a Better Life Experience (ABLE) account is a type of tax-advantaged savings account that an
eligible individual can use to pay for qualified disability expenses. Section 103 of the ABLE Act mandates that
an individual’s ABLE account (specifically, its account balance, contributions to the account, and distributions
from the account) is excluded when determining the designated beneficiary’s eligibility and continued
occupancy under certain federal means-tested programs. The PHA must exclude the entire value of the
individual’s ABLE account from the household’s assets. Distributions from the ABLE account are also not
considered income. However, all wage income received, regardless of which account the money is paid to, is
included as income.
Investment Accounts Such as Stocks, Bonds, Saving Certificates, and Money Market Funds
Interest or dividends earned by investment accounts are counted as actual income from assets even when the
earnings are reinvested. The cash value of such an asset is determined by deducting from the market value
any broker fees, penalties for early withdrawal, or other costs of converting the asset to cash.
PHA Policy
In determining the market value of an investment account, the PHA will use the value of the account on
the most recent investment report.
How anticipated income from an investment account will be calculated depends on whether the rate of
return is known.
For assets that are held in an investment account with a known rate of return (e.g., savings
certificates), asset income will be calculated based on that known rate (market value multiplied
by rate of earnings).
When the anticipated rate of return is not known (e.g., stocks), the PHA will calculate asset
income based on the earnings for the most recent reporting period.

Equity in Real Property or Other Capital Investments
Equity (cash value) in a property or other capital asset is the estimated current market value of the asset less
the unpaid balance on all loans secured by the asset and reasonable costs (such as broker fees) that would be
incurred in selling the asset [HCV GB, p. 5-25].
PHA Policy
In determining the equity, the PHA will determine market value by examining the most recent property
tax statement year available.
The PHA will first use the payoff amount for the loan (mortgage) as the unpaid balance to calculate
equity. If the payoff amount is not available, the PHA will use the basic loan balance information to
deduct from the market value in the equity calculation.
Equity in real property and other capital investments is considered in the calculation of asset income except for
the following types of assets:

Equity accounts in HUD homeownership programs [24 CFR5.603(b)]

The value of a home currently being purchased with assistance under the HCV program Homeownership
Option for the first 10 years after the purchase date of the home [24 CFR 5.603(b), Notice PIH 2012-3]

Equity in owner-occupied cooperatives and manufactured homes in which the family lives [HCV GB, p. 5-
25]

Equity in real property when a family member’s main occupation is real estate [HCV GB, p. 5-25]. This real
estate is considered a business asset, and income related to this asset will be calculated as described in
section 6-I.F.

Interests in Indian Trust lands [24 CFR 5.603(b)]

Real property and capital assets that are part of an active business or farming operation [HCV GB, p. 5-25]
The PHA must also deduct from the equity the reasonable costs for converting the asset to cash. Using the
formula for calculating equity specified above, the net cash value of real property is the market value minus the
balance of the loan (mortgage) minus the expenses to convert to cash 
[Notice PIH 2012-3].
PHA Policy
For the purposes of calculating expenses to convert to cash for real property, the PHA will use ten
percent of the market value of the home.
A family may have real property as an asset in two ways: (1) owning the property itself and (2) holding a
mortgage or deed of trust on the property. In the case of a property owned by a family member, the anticipated
asset income generally will be in the form of rent or other payment for the use of the property. If the property
generates no income, actual anticipated income from the asset will be zero.
In the case of a mortgage or deed of trust held by a family member, the outstanding balance (unpaid principal)
is the cash value of the asset. The interest portion only of payments made to the family in accordance with the
terms of the mortgage or deed of trust is counted as anticipated asset income.
PHA Policy

In the case of capital investments owned jointly with others not living in a family’s unit, a prorated share
of the property’s cash value will be counted as an asset unless the PHA determines that the family
receives no income from the property and is unable to sell or otherwise convert the asset to cash.
Trusts
A trust is a legal arrangement generally regulated by state law in which one party (the creator or grantor)
transfers property to a second party (the trustee) who holds the property for the benefit of one or more third
parties (the beneficiaries).
The basis for determining how to treat trusts relies on information about who has access to either the principal
in the account or the income from the account. There are two types of trusts, revocable and irrevocable.
When the creator sets up an irrevocable trust, the creator has no access to the funds in the account. Typically,
special needs trusts are considered irrevocable. Irrevocable trusts not under the control of any member of the
family are excluded from net family assets. The value of the trust continues to be excluded from net family
assets so long as the fund continues to be held in a trust that is not revocable by, or under the control of, any
member of the family or household [24 CFR 5.603(b)(4) as updated for HOTMA]. Further, where an irrevocable
trust is excluded from net family assets, the PHA must not consider actual income earned by the trust (e.g.,
interest earned, rental income if property is held in the trust) for so long as the income from the trust is not
distributed.
A revocable trust is a trust that the creator of the trust may amend or end (revoke). When there is a revocable
trust, the creator has access to the funds in the trust account.
•
•
For both irrevocable and revocable trusts, if the value of the trust is not considered part of net family assets,
then distributions from the trust are treated as follows:
•
•
Retirement Accounts
Company Retirement/Pension Accounts
In order to correctly include or exclude as an asset any amount held in a company retirement or pension
account by an employed person, the PHA must know whether the money is accessible before retirement [HCV
GB, p. 5-26].
While a family member is employed, only the amount the family member can withdraw without retiring or
terminating employment is counted as an asset [HCV GB, p. 5-26].
After a family member retires or terminates employment, any amount distributed to the family member is
counted as a periodic payment or a lump-sum receipt, as appropriate [HCV GB, p. 5-26], except to the extent
that it represents funds invested in the account by the family member. (For more on periodic payments, see
section 6-I.H.) The balance in the account is counted as an asset only if it remains accessible to the family
member.

IRA, Keogh, and Similar Retirement Savings Accounts - IRA, Keogh, and similar retirement savings accounts
are counted as assets even though early withdrawal would result in a penalty [HCV GB, p. 5-25].
Personal Property
Personal property held as an investment, such as gems, jewelry, coin collections, antique cars, etc., is
considered an asset [HCV GB, p. 5-25].
PHA Policy
In determining the value of personal property held as an investment, the PHA will use the family’s
estimate of the value.
Generally, personal property held as an investment generates no income until it is disposed of. If
regular income is generated (e.g., income from renting the personal property), the amount that is
expected to be earned in the coming year is counted as actual income from the asset.
Necessary items of personal property are not considered assets [24 CFR 5.603(b)].
PHA Policy
Necessary personal property consists of only those items not held as an investment, and may include
clothing, furniture, household furnishings, jewelry, and vehicles, including those specially equipped for
persons with disabilities.
Life Insurance
The cash value of a life insurance policy available to a family member before death, such as a whole life or
universal life policy, is included in the calculation of the value of the family’s assets [HCV GB 5-25]. The cash
value is the surrender value. If such a policy earns dividends or interest that the family could elect to receive,
the anticipated amount of dividends or interest is counted as income from the asset whether or not the family
actually receives it.

6-I.N. WELFARE ASSISTANCE
Overview
Welfare assistance is counted in annual income. Welfare assistance includes Temporary Assistance for Needy
Families (TANF) and any payments to individuals or families based on need that are made under programs
funded separately or jointly by federal, state, or local governments [24 CFR 5.603(b)].
Sanctions Resulting in the Reduction of Welfare Benefits [24 CFR 5.615]
The PHA must make a special calculation of annual income when the welfare agency imposes certain
sanctions on certain families. The full text of the regulation at 24 CFR 5.615 is provided as Exhibit 6-5. The
requirements are summarized below. This rule applies only if a family was receiving HCV assistance at the
time the sanction was imposed.
Covered Families
The families covered by 24 CFR 5.615 are those “who receive welfare assistance or other public assistance
benefits (‘welfare benefits’) from a State or other public agency (’welfare agency’) under a program for which
Federal, State or local law requires that a member of the family must participate in an economic self-sufficiency
program as a condition for such assistance” [24 CFR 5.615(b)]
Imputed Income
When a welfare agency imposes a sanction that reduces a family’s welfare income because the family
commits fraud or fails to comply with the agency’s economic self-sufficiency program or work activities
requirement, the PHA must include in annual income “imputed” welfare income. The PHA must request that
the welfare agency provide the reason for the reduction of benefits and the amount of the reduction of benefits.
The imputed welfare income is the amount that the benefits were reduced as a result of the sanction.
This requirement does not apply to reductions in welfare benefits: (1) at the expiration of the lifetime or other
time limit on the payment of welfare benefits, (2) if a family member is unable to find employment even though
the family member has complied with the welfare agency economic self-sufficiency or work activities
requirements, or (3) because a family member has not complied with other welfare agency requirements [24
CFR 5.615(b)(2)].

Offsets
The amount of the imputed welfare income is offset by the amount of additional income the family begins to
receive after the sanction is imposed. When the additional income equals or exceeds the imputed welfare
income, the imputed income is reduced to zero [24 CFR 5.615(c)(4)].
6-I.O. PERIODIC AND DETERMINABLE ALLOWANCES [24 CFR 5.609(B)(7)]
Annual income includes periodic and determinable allowances, such as alimony and child support payments,
and regular contributions or gifts received from organizations or from persons not residing with an assisted
family.
Alimony and Child Support
The PHA must count alimony or child support amounts awarded as part of a divorce or separation agreement.
PHA Policy
The PHA will count court-awarded amounts for alimony and child support unless the PHA verifies that:
(1) the payments are not being made, and (2) the family has made reasonable efforts to collect
amounts due, including filing with courts or agencies responsible for enforcing payments [HCV GB, pp.
5-23 and 5-47].
Families who do not have court-awarded alimony and child support awards are not required to seek a
court award and are not required to take independent legal action to obtain collection.

PART II: ADJUSTED INCOME
6-II.A. OVERVIEW
HUD regulations require PHAs to deduct from annual income any of five mandatory deductions for which a
family qualifies. The resulting amount is the family’s adjusted income. Mandatory deductions are found in 24
CFR 5.611.
5.611(a) Mandatory deductions. In determining adjusted income, the responsible entity [PHA] must deduct the
following amounts from annual income:
(1) $480 for each dependent;
(2) $400 for any elderly family or disabled family;
(3) The sum of the following, to the extent the sum exceeds three percent of annual income:
(i) Unreimbursed health and medical care expenses of any elderly family or disabled family;
(ii) Unreimbursed reasonable attendant care and auxiliary apparatus expenses for each member of the family
who is a person with disabilities, to the extent necessary to enable any member of the family (including the
member who is a person with disabilities) to be employed. This deduction may not exceed the earned income
received by family members who are 18 years of age or older and who are able to work because of such
attendant care or auxiliary apparatus; and
(4) Any reasonable childcare expenses necessary to enable a member of the family to be employed or to
further his or her education.
This part covers policies related to these mandatory deductions. Verification requirements related to these
deductions are found in Chapter 7.
Anticipating Expenses
PHA Policy
Generally, the PHA will use current circumstances to anticipate expenses. When possible, for costs that
are expected to fluctuate during the year (e.g., childcare during school and nonschool periods and
cyclical medical expenses), the PHA will estimate costs based on historic data and known future costs.
If a family has an accumulated debt for medical or disability assistance expenses, the PHA will include
as an eligible expense the portion of the debt that the family expects to pay during the period for which
the income determination is being made. However, amounts previously deducted will not be allowed
even if the amounts were not paid as expected in a preceding period. The PHA may require the family
to provide documentation of payments made in the preceding year.
6-II.B. DEPENDENT DEDUCTION
An allowance of $480 is deducted from annual income for each dependent [24 CFR 5.611(a)(1)]. Dependent is
defined as any family member other than the head, spouse, or cohead who is under the age of 18 or who is 18
or older and is a person with disabilities or a full-time student. Foster children, foster adults, and live-in aides
are never considered dependents [24 CFR 5.603(b) as updated for HOTMA].

6-II.C. ELDERLY OR DISABLED FAMILY DEDUCTION
A single deduction of $400 is taken for any elderly or disabled family [24 CFR 5.611(a)(2)]. An elderly family is
a family whose head, spouse, cohead, or sole member is 62 years of age or older, and a disabled family is a
family whose head, spouse, cohead, or sole member is a person with disabilities [24 CFR 5.403].
6-II.D. HEALTH AND MEDICAL CARE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.611(A)(3)(I) AND 5.603(B) AS
UPDATED FOR HOTMA]
Unreimbursed health and medical care expenses may be deducted to the extent that, in combination with any
disability assistance expenses, they exceed three percent of annual income.
The health and medical care expense deduction is permitted only for families in which the head, spouse, or
cohead is at least 62 or is a person with disabilities. If a family is eligible for  health and medical care expense
deduction, the medical expenses of all family members are counted [VG, p. 28].
Definition of Medical Expenses
HUD regulations define health and medical care expenses at 24 CFR 5.603(b) (as updated for HOTMA) to
mean “any costs incurred in the diagnosis, cure, mitigation, treatment, or prevention of disease or payments for
treatments affecting any structure or function of the body. Health and medical care expenses include medical
insurance premiums and long-term care premiums that are paid or anticipated during the period for which
annual income is computed.” Health and medical care expenses may be deducted from annual income only if
they are eligible under this definition and not otherwise reimbursed.
Although HUD revised the definition of health and medical care expenses to reflect the Internal Revenue
Service (IRS) general definition of medical expenses, HUD is not permitting PHAs to specifically align their
policies to IRS Publication 502. PHAs must review each expense to determine whether it is eligible in
accordance with HUD’s definition. While PHA policies may not specifically align with IRS Publication 502,

HUD recommends PHAs use it as a standard for determining allowable expenses, and the PHA may list
examples of allowable expenses in their policy provided they comply with HUD’s definition at 24 CFR 5.603 as
updated for HOTMA. The PHA may not define health and medical care expenses more narrowly than the
regulation.
PHA Policy
The PHA will use the most current IRS Publication 502 as a standard for determining if expenses claimed by
eligible families qualify as health and medical care expenses. However, under no circumstances will the PHA
deduct any expenses listed in IRS Publication 502 that do not conform with HUD’s definition of health and
medical care expenses.

Families That Qualify for Both  Health and Medical Care and Disability Assistance Expenses
PHA Policy
This policy applies only to families in which the head, spouse, or cohead is 62 or older or is a person
with disabilities.
When expenses anticipated by a family could be defined as either health and medical care or disability
assistance expenses, the PHA will consider them health and medical care expenses unless it is clear
that the expenses are incurred exclusively to enable a person with disabilities to work.
6-II.E. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.603(B) AND 
24 CFR 5.611(A)(3)(II)]
Reasonable expenses for attendant care and auxiliary apparatus for a disabled family member may be
deducted if they: (1) are necessary to enable a family member 18 years or older to work, (2) are not paid to a
family member or reimbursed by an outside source, (3) in combination with any medical expenses, exceed
three percent of annual income, and (4) do not exceed the earned income received by the family member who
is enabled to work.
Earned Income Limit on the Disability Assistance Expense Deduction
A family can qualify for the disability assistance expense deduction only if at least one family member (who
may be the person with disabilities) is enabled to work [24 CFR 5.603(b)].
The disability expense deduction is capped by the amount of “earned income received by family members who
are 18 years of age or older and who are able to work” because of the expense [24 CFR 5.611(a)(3)(ii)]. The
earned income used for this purpose is the amount verified before any income exclusions are applied.
PHA Policy
The family must identify the family members enabled to work as a result of the disability assistance
expenses. In evaluating the family’s request, the PHA will consider factors such as how the work
schedule of the relevant family members relates to the hours of care provided, the time required for
transportation, the relationship of the family members to the person with disabilities, and any special
needs of the person with disabilities that might determine which family members are enabled to work.
When the PHA determines that the disability assistance expenses enable more than one family
member to work, the expenses will be capped by the sum of the family members’ incomes.

Eligible Disability Expenses
Examples of auxiliary apparatus are provided in the HCV Guidebook as follows: “Auxiliary apparatus are items
such as wheelchairs, ramps, adaptations to vehicles, or special equipment to enable a blind person to read or
type, but only if these items are directly related to permitting the disabled person or other family member to
work” [HCV GB, p. 5-30].
HUD advises PHAs to further define and describe auxiliary apparatus [VG, p. 30].
Eligible Auxiliary Apparatus
PHA Policy
Expenses incurred for maintaining or repairing an auxiliary apparatus are eligible. In the case of an
apparatus that is specially adapted to accommodate a person with disabilities (e.g., a vehicle or
computer), the cost to maintain the special adaptations (but not maintenance of the apparatus itself) is
an eligible expense. The cost of service animals trained to give assistance to persons with disabilities,
including the cost of acquiring the animal, veterinary care, food, grooming, and other continuing costs of
care, will be included.
Eligible Attendant Care
The family determines the type of attendant care that is appropriate for the person with disabilities.
PHA Policy
Attendant care includes, but is not limited to, reasonable costs for home medical care, nursing services,
in-home or center-based care services, interpreters for persons with hearing impairments, and readers
for persons with visual disabilities.
Attendant care expenses will be included for the period that the person enabled to work is employed
plus reasonable transportation time. The cost of general housekeeping and personal services is not an
eligible attendant care expense. However, if the person enabled to work is the person with disabilities,
personal services necessary to enable the person with disabilities to work are eligible.
If the care attendant also provides other services to the family, the PHA will prorate the cost and allow
only that portion of the expenses attributable to attendant care that enables a family member to work.
For example, if the care provider also cares for a child who is not the person with disabilities, the cost of
care must be prorated. Unless otherwise specified by the care provider, the calculation will be based
upon the number of hours spent in each activity and/or the number of persons under care.
Payments to Family Members
No disability assistance expenses may be deducted for payments to a member of an assisted family [24 CFR
5.603(b)]. However, expenses paid to a relative who is not a member of the assisted family may be deducted if
they are not reimbursed by an outside source.

Necessary and Reasonable Expenses
The family determines the type of care or auxiliary apparatus to be provided and must describe how the
expenses enable a family member to work. The family must certify that the disability assistance expenses are
necessary and are not paid or reimbursed by any other source.
PHA Policy
The PHA determines the reasonableness of the expense and is determined on case-by-case basis
dependent upon the type of expense.
Families That Qualify for Both Medical and Disability Assistance Expenses
PHA Policy
This policy applies only to families in which the head or spouse is 62 or older or is a person with
disabilities. When expenses anticipated by a family could be defined as either medical or disability
assistance expenses, the PHA will consider them medical expenses unless it is clear that the expenses
are incurred exclusively to enable a person with disabilities to work.

6-II.F. CHILDCARE EXPENSE DEDUCTION
HUD defines childcare expenses at 24 CFR 5.603(b) as “amounts anticipated to be paid by the family for the
care of children under 13 years of age during the period for which annual income is computed, but only where
such care is necessary to enable a family member to actively seek employment, be gainfully employed, or to
further his or her education and only to the extent such amounts are not reimbursed. The amount deducted
shall reflect reasonable charges for childcare. In the case of childcare necessary to permit employment, the
amount deducted shall not exceed the amount of employment income that is included in annual income.”
Clarifying the Meaning of Child for This Deduction
Childcare expenses do not include child support payments made to another on behalf of a minor who is not
living in an assisted family’s household [VG, p. 26]. However, childcare expenses for foster children that are
living in the assisted family’s household are included when determining the family’s childcare expenses [HCV
GB, p. 5-29].
Qualifying for the Deduction
Determining Who Is Enabled to Pursue an Eligible Activity
PHA Policy
The family must identify the family member(s) enabled to pursue an eligible activity. The term eligible
activity in this section means any of the activities that may make the family eligible for a childcare
deduction (seeking work, pursuing an education, or being gainfully employed). In evaluating the family’s
request, the PHA will consider factors such as how the schedule for the claimed activity relates to the
hours of care provided and the relationship of the family member(s) to the child.
Seeking Work
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to seek employment, the family
must provide evidence of the family member’s efforts to obtain employment at each reexamination. The
deduction may be reduced or denied if the family member’s job search efforts are not commensurate
with the childcare expense being allowed by the PHA.
Furthering Education
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to further their education, the
member must be enrolled in school (academic or vocational) or participating in a formal training
program. The family member is not required to be a full-time student, but the time spent in educational
activities must be commensurate with the childcare claimed.
Being Gainfully Employed
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to be gainfully employed, the
family must provide evidence of the family member’s employment during the time that childcare is being
provided. Gainful employment is any legal work activity (full- or part-time) for which a family member is
compensated.

Earned Income Limit on Childcare Expense Deduction
When a family member looks for work or furthers their education, there is no cap on the amount that may be
deducted for childcare – although the care must still be necessary and reasonable. However, when childcare
enables a family member to work, the deduction is capped by “the amount of employment income that is
included in annual income” [24 CFR 5.603(b)].
The earned income used for this purpose is the amount of earned income verified after any income exclusions
are applied.
When the person who is enabled to work is a full-time student whose earned income above $480 is excluded,
childcare costs related to enabling a family member to work may not exceed the portion of the person’s earned
income that actually is included in annual income.
The PHA must not limit the deduction to the least expensive type of childcare. If the care allows the family to
pursue more than one eligible activity, including work, the cap is calculated in proportion to the amount of time
spent working [HCV GB, p. 5-30].
PHA Policy
When the childcare expense being claimed is to enable a family member to work, only one family
member’s income will be considered for a given period of time. When more than one family member
works during a given period, the PHA generally will limit allowable childcare expenses to the earned
income of the lowest-paid member. The family may provide information that supports a request to
designate another family member as the person enabled to work.
Eligible Childcare Expenses
The type of care to be provided is determined by the assisted family. The PHA may not refuse to give a family
the childcare expense deduction because there is an adult family member in the household that may be
available to provide childcare [VG, p. 26].
Allowable Childcare Activities
PHA Policy
For school-age children, costs attributable to public or private school activities during standard school
hours are not considered. Expenses incurred for supervised activities after school or during school
holidays (e.g., summer day camp, after-school sports league) are allowable forms of childcare.

The costs of general housekeeping and personal services are not eligible. Likewise, childcare
expenses paid to a family member who lives in the family’s unit are not eligible; however, payments for
childcare to relatives who do not live in the unit are eligible.
If a childcare provider also renders other services to a family or childcare is used to enable a family
member to conduct activities that are not eligible for consideration, the PHA will prorate the costs and
allow only that portion of the expenses that is attributable to childcare for eligible activities. For
example, if the care provider also cares for a child with disabilities who is 13 or older, the cost of care
will be prorated. Unless otherwise specified by the childcare provider, the calculation will be based
upon the number of hours spent in each activity and/or the number of persons under care.
Necessary and Reasonable Costs
Childcare expenses will be considered necessary if: (1) a family adequately explains how the care enables a
family member to work, actively seek employment, or further their education, and (2) the family certifies, and
the childcare provider verifies, that the expenses are not paid or reimbursed by any other source.
PART III: CALCULATING FAMILY SHARE AND PHA SUBSIDY
6-III.A. OVERVIEW OF RENT AND SUBSIDY CALCULATIONS
TTP Formula [24 CFR 5.628]
HUD regulations specify the formula for calculating the total tenant payment (TTP) for an assisted family. TTP
is the highest of the following amounts, rounded to the nearest dollar:

30 percent of the family’s monthly adjusted income (adjusted income is defined in Part II)

10 percent of the family’s monthly gross income (annual income, as defined in Part I, divided by 12)

The welfare rent (in as-paid states only)

A minimum rent between $0 and $50 that is established by the PHA
The PHA has authority to suspend and exempt families from minimum rent when a financial hardship exists, as
defined in section 6-III.B.
The amount that a family pays for rent and utilities (the family share) will never be less than the family’s TTP
but may be greater than the TTP depending on the rent charged for the unit the family selects.

Welfare Rent [24 CFR 5.628]
PHA Policy
Welfare rent does not apply in this locality.
Minimum Rent [24 CFR 5.630]
PHA Policy
The minimum rent for this locality is $50.
Family Share [24 CFR 982.305(a)(5)]
If a family chooses a unit with a gross rent (rent to owner plus an allowance for tenant-paid utilities) that
exceeds the PHA’s applicable payment standard: (1) the family will pay more than the TTP, and (2) at initial
occupancy the PHA may not approve the tenancy if it would require the family share to exceed 40 percent of
the family’s monthly adjusted income. (For a discussion of the application of payment standards, see
section 6-III.C.)

PHA Subsidy [24 CFR 982.505(b)]
The PHA will pay a monthly housing assistance payment (HAP) for a family that is equal to the lower of (1) the
applicable payment standard for the family minus the family’s TTP or (2) the gross rent for the family’s unit
minus the TTP. (For a discussion of the application of payment standards, see section 6-III.C.)
Utility Reimbursement [24 CFR 982.514(b); 982.514(c)]
When the PHA subsidy for a family exceeds the rent to owner, the family is due a utility reimbursement. HUD
permits the PHA to pay the reimbursement to the family or directly to the utility provider.
PHA Policy
The PHA will make utility reimbursements to the units electric provider. The PHA will issue all utility
reimbursements monthly.
6-III.B. FINANCIAL HARDSHIPS AFFECTING MINIMUM RENT [24 CFR 5.630]
Overview
If the PHA establishes a minimum rent greater than zero, the PHA must grant an exemption from the minimum
rent if a family is unable to pay the minimum rent because of financial hardship.
The financial hardship exemption applies only to families required to pay the minimum rent. If a family’s TTP is
higher than the minimum rent, the family is not eligible for a hardship exemption. If the PHA determines that a
hardship exists, the family share is the highest of the remaining components of the family’s calculated TTP.
HUD-Defined Financial Hardship
Financial hardship includes the following situations:
(1) The family has lost eligibility for or is awaiting an eligibility determination for a federal, state, or local
assistance program. This includes a family member who is a noncitizen lawfully admitted for permanent
residence under the Immigration and Nationality Act who would be entitled to public benefits but for Title IV
of the Personal Responsibility and Work Opportunity Act of 1996.
PHA Policy
A hardship will be considered to exist only if the loss of eligibility has an impact on the family’s ability to
pay the minimum rent.
For a family waiting for a determination of eligibility, the hardship period will end as of the first of the
month following: (1) implementation of assistance, if approved, or (2) the decision to deny assistance. A
family whose request for assistance is denied may request a hardship exemption based upon one of
the other allowable hardship circumstances.
(2) The family would be evicted because it is unable to pay the minimum rent.
PHA Policy
For a family to qualify under this provision, the cause of the potential eviction must be the family’s
failure to pay rent to the owner or tenant-paid utilities.

(3) Family income has decreased because of changed family circumstances, including the loss of
employment.
(4) A death has occurred in the family.
PHA Policy
In order to qualify under this provision, a family must describe how the death has created a financial
hardship (e.g., because of funeral-related expenses or the loss of the family member’s income).
(5) The family has experienced other circumstances determined by the PHA.
PHA Policy
The PHA has not established any additional hardship criteria.
Implementation of Hardship Exemption
Determination of Hardship
When a family requests a financial hardship exemption, the PHA must suspend the minimum rent requirement
beginning the first of the month following the family’s request.
The PHA then determines whether the financial hardship exists and whether the hardship is temporary or long-
term.
PHA Policy
The PHA defines temporary hardship as a hardship expected to last 90 days or less.  Long-term
hardship is defined as a hardship expected to last more than 90 days.

When the minimum rent is suspended, the family share reverts to the highest of the remaining components of
the calculated TTP. The example below demonstrates the effect of the minimum rent exemption.
Example: Impact of Minimum Rent Exemption
Assume the PHA has established a minimum rent of $50.
Family Share – No Hardship
Family Share – With Hardship
$0
$15
N/A
$50
30% of monthly adjusted income
10% of monthly gross income
Welfare rent
Minimum rent
$0
$15
N/A
$50
30% of monthly adjusted income
10% of monthly gross income
Welfare rent
Minimum rent
Minimum rent applies.
TTP = $50
Hardship exemption granted.
TTP = $15
PHA Policy
To qualify for a hardship exemption, a family must submit a request for a hardship exemption in writing.
The request must explain the nature of the hardship and how the hardship has affected the family’s
ability to pay the minimum rent.
The PHA will make the determination of hardship within 30 calendar days.
No Financial Hardship
If the PHA determines there is no financial hardship, the PHA will reinstate the minimum rent and require the
family to repay the amounts suspended.
PHA Policy
The PHA will require the family to repay the suspended amount within 30 calendar days of the PHA’s
notice that a hardship exemption has not been granted.
Temporary Hardship
If the PHA determines that a qualifying financial hardship is temporary, the PHA must suspend the minimum
rent for the 90-day period beginning the first of the month following the date of the family’s request for a
hardship exemption.
At the end of the 90-day suspension period, the family must resume payment of the minimum rent and must
repay the PHA the amounts suspended. HUD requires the PHA to offer a reasonable repayment agreement,
on terms and conditions established by the PHA. The PHA also may determine that circumstances have
changed and the hardship is now a long-term hardship.
PHA Policy
The PHA will enter into a repayment agreement in accordance with the procedures found in Chapter 16
of this plan.

Long-Term Hardship
If the PHA determines that the financial hardship is long-term, the PHA must exempt the family from the
minimum rent requirement for so long as the hardship continues. The exemption will apply from the first of the
month following the family’s request until the end of the qualifying hardship. When the financial hardship has
been determined to be long-term, the family is not required to repay the minimum rent.
PHA Policy
The hardship period ends when any of the following circumstances apply:
(1) At an interim or annual reexamination, the family’s calculated TTP is greater than the minimum rent.
(2) For hardship conditions based on loss of income, the hardship condition will continue to be
recognized until new sources of income are received that are at least equal to the amount lost. For
example, if a hardship is approved because a family no longer receives a $60/month child support
payment, the hardship will continue to exist until the family receives at least $60/month in income
from another source or once again begins to receive the child support.
(3) For hardship conditions based upon hardship-related expenses, the minimum rent exemption will
continue to be recognized until the cumulative amount exempted is equal to the expense incurred.

6-III.C. APPLYING PAYMENT STANDARDS [24 CFR 982.505(C) AND NOTICE PIH 2024-34]
Overview
The PHA’s schedule of payment standards is used to calculate housing assistance payments for HCV families.
This section covers the application of the PHA’s payment standards. The establishment and revision of the
PHA’s payment standard schedule are covered in Chapter 16.
Payment standard is defined as “the maximum monthly assistance payment for a family assisted in the
voucher program (before deducting the total tenant payment by the family)” [24 CFR 982.4(b)].
The payment standard for a family is the lower of (1) the payment standard for the family unit size, which is
defined as the appropriate number of bedrooms for the family under the PHA’s subsidy standards [24 CFR
982.4(b)], or (2) the payment standard for the size of the dwelling unit rented by the family [24 CFR
982.505(c)(1)].
If the PHA has established an exception payment standard for a designated part of an FMR area in
accordance with 24 CFR 982.503 and a family’s unit is located in the designated area, the PHA must use the
appropriate payment standard for the exception area [24 CFR 982.505(c)(2)].
The PHA is required to pay a monthly housing assistance payment (HAP) for a family that is the lower of (1)
the payment standard for the family minus the family’s TTP or (2) the gross rent for the family’s unit minus the
TTP.
If during the term of the HAP contract for a family’s unit, the owner lowers the rent, the PHA will recalculate the
HAP using the lower of the initial payment standard or the gross rent for the unit [HCV GB, p. 7-8].
Changes in Payment Standards
When the PHA revises its payment standards during the term of the HAP contract for a family’s unit, it will
apply the new payment standards in accordance with HUD regulations. Regulations governing increases and
decreases in the payment standard have changed, with a required compliance date of December 3, 2024.
Decreases [24 CFR 982.505(c)(3) and Notice PIH 2024-34]
For new HAP contracts, the PHA applies the payment standard in effect at the time of HAP contract execution.
The PHA must administer decreases in the payment standard amount for the family in accordance with the
PHA policy as described in the administrative plan and apply the policy consistently to all families.
If a PHA changes its payment standard schedule, resulting in a lower payment standard amount, during the
term of a HAP contract, the PHA is not required to reduce the payment standard used to calculate subsidy for
families under HAP contract as long as the HAP contract remains in effect.
Changes effective 12/2/24 and earlier: If the PHA does choose to reduce the payment standard for families
currently under HAP contract, the initial reduction to the payment standard may not be applied any earlier than
the effective date of the family’s second regular reexamination following the effective date of the decrease in
the payment standard amount.
Changes effective 12/3/24 and later: If the PHA does choose to reduce the payment standard for families
currently under HAP contract, the initial reduction to the payment standard may not be applied any earlier than

two years following the effective date of the decrease in the payment standard and only with proper written
notice to the family in accordance with 24 CFR 982.505(c)(3)(iii).
At that point, the PHA may either reduce the payment standard to the current amount in effect on the PHA’s
payment standard schedule or may reduce the payment standard to another amount that is higher than the
normally applicable amount on the schedule. The PHA may also establish different policies for designated
areas within their jurisdiction (e.g., different zip code areas).
In any case, the PHA must provide the family with at least 12 months’ notice that the payment standard is
being reduced before the effective date of the change. In the written notice, the PHA must state the new
payment standard amount, explain that the family’s new payment standard amount will be the greater of the
amount listed in the current written notice or the new amount (if any) on the PHA’s payment standard schedule
at the end of the 12-month period, and make clear where the family will find the PHA’s payment standard
schedule. The PHA’s policy on decreases in the payment standard during the term of the HAP contract apply
to all families under HAP contract at the time of the effective date of the decrease in the payment standard
within the designated area.
PHA Policy
If a PHA changes its payment standard schedule resulting in a lower payment standard amount, during
the term of a HAP contract, the PHA will not reduce the payment standard used to calculate subsidy for
families under HAP contract as long as the HAP contract remains in effect.
The PHA will not establish different policies for decreases in the payment standard for designated
areas within their jurisdiction.
Increases [24 CFR 982.505(c)(4) and Notice PIH 2024-34]
For new HAP contracts, the PHA applies the payment standard in effect at the time of HAP contract execution.
Changes effective 12/2/24 and earlier: If the payment standard is increased during the term of the HAP
contract, the increased payment standard will be used to calculate the monthly housing assistance payment for
the family beginning on the effective date of the family’s first regular reexamination on or after the effective
date of the increase in the payment standard.
Families requiring or requesting interim reexaminations will not have their HAP payments calculated using the
higher payment standard until their next annual reexamination [HCV GB, p. 7-8].
Changes effective 12/3/24 and later: If the payment standard is increased during the term of the HAP
contract, the increased payment standard will be applied no later than the earliest of:

The effective date of an increase in the gross rent that would result in an increase in the family share;

The family’s first regular or interim reexamination; or

One year following the effective date of the increase in the payment standard amount.
The PHA may adopt a policy to apply a payment standard increase at any time earlier than the date calculated
above as long as the policy is included in the administrative plan and applied consistently to all families [24
CFR 982.505(c)(5)].
PHA Policy
The PHA will not adopt payment standard increases earlier than the date required by the regulations.

Changes in Family Unit Size (Voucher Size) [24 CFR 982.505(c)(6) and Notice PIH 2024-34]
Changes effective 12/2/24 and earlier: Irrespective of any increase or decrease in the payment standard, if
the family unit size increases or decreases during the HAP contract term, the new family unit size must be
used to determine the payment standard for the family beginning at the family’s first regular reexamination
following the change in family unit size.
Changes effective 12/3/24 and later: Irrespective of any increase or decrease in the payment standard, if the
family unit size increases or decreases during the HAP contract term, the new family unit size may be used to
determine the payment standard immediately but no later than the family’s first regular reexamination following
the change in family unit size.
PHA Policy
If the family unit size (voucher size) changes during the term of a HAP contract, the new family unit size
will be used to determine the payment standard at the family’s first regular reexamination following the
change in family unit size.
Moves
If the family moves to a new unit, or a new HAP contract is executed due to changes in the lease (even if the
family remains in place) the current payment standard applicable to the family will be used when the new HAP
contract is processed.
Reasonable Accommodation [24 CFR 982.503(d)(5)]
If a family requires a higher payment standard as a reasonable accommodation for a family member who is a
person with disabilities, the PHA is allowed to establish a higher payment standard for the family of not more
than 120 percent of the published FMR without HUD approval or prior notification to HUD. A PHA may
establish a payment standard greater than 120 percent of the applicable FMR as a reasonable accommodation
in accordance with 24 CFR part 8, after requesting and receiving HUD approval. See Chapter 16 for more
information.
6-III.D. APPLYING UTILITY ALLOWANCES [24 CFR 982.517]
Overview
A PHA-established utility allowance schedule is used in determining family share and PHA subsidy. A family's
utility allowance is determined by the size of dwelling unit leased by a family or the voucher unit size for which
the family qualifies using PHA subsidy standards, whichever is the lowest of the two. See Chapter 5 for
information on the PHA’s subsidy standards.
For policies on establishing and updating utility allowances, see Chapter 16.
Flat Fees [24 CFR 982.517(b)(2)(iii)]
The PHA may base its utility allowance payments on actual flat fees charged by an owner for utilities that are
billed directly by the owner, but only if the flat fee charged by the owner is no greater than the PHA’s applicable
utility allowance for the utilities covered by the fee. If the owner charges a flat fee for some but not all utilities,
the PHA must pay a separate allowance for any tenant-paid utilities not covered in the flat fee.
PHA Policy

The PHA will not base utility allowance payments on flat fees charged by the owner.
PBV Developments [24 CFR 982.517(b)(2)(iv)]
If a tenant-based voucher holder resides in a project with project-based voucher (PBV) units and  the PBV
units use a site-specific utility allowance in accordance with PBV regulations, the PHA must use the project-
specific utility allowance schedule.
Reasonable Accommodation and Individual Relief
On request from a family that includes a person with disabilities, the PHA must approve a utility allowance
which is higher than the applicable amount on the utility allowance schedule if a higher utility allowance is
needed as a reasonable accommodation to make the program accessible and usable by the family member
with a disability [24 CFR 982.517(e)]. (See Chapter 2 for policies regarding the request and approval of
reasonable accommodations.)
Further, the PHA may grant requests for individual relief from charges in excess of the utility allowance on
reasonable grounds, such as special factors not within control of the resident, as the PHA deems appropriate.
The family must request the higher allowance and provide the PHA an explanation of the need for individual
relief and an explanation about the amount of additional allowance required [see HCV GB, p. 18-8].
PHAs should develop criteria for granting individual relief, notify residents about the availability of individual
relief, and notify participants about the availability of individual relief programs (sometimes referred to as
“Medical Baseline discounts”) offered by the local utility company.
PHA Policy
The family must request the higher allowance and provide the PHA with information about the amount
of additional allowance required.
The PHA will consider the following criteria as valid reasons for granting individual relief:
The family’s consumption was mistakenly portrayed as excessive due to defects in the meter or
errors in the meter reading.
The excessive consumption is caused by a characteristic of the unit or owner-supplied
equipment that is beyond the family’s control, such as a particularly inefficient refrigerator or
inadequate insulation. The allowance should be adjusted to reflect the higher consumption
needs associated with the unit until the situation is remedied. The resident should be granted
individual relief until the allowance is adjusted.
The excessive consumption is due to special needs of the family that are beyond their control,
such as the need for specialized equipment in the case of a family member who is ill, elderly, or
who has a disability.
In determining the amount of the reasonable accommodation or individual relief, the PHA will allow a
reasonable measure of additional usage as necessary.
At its discretion, the PHA may reevaluate the need for the increased utility allowance at any regular
reexamination.

If the excessive consumption is caused by a characteristic of the unit or PHA-supplied equipment that is
beyond the family’s control, such as a particularly inefficient refrigerator or inadequate insulation, the
individual relief to the resident will cease when the situation is remedied.
Utility Allowance Revisions
At reexamination, the PHA must use the current utility allowance schedule [HCV GB, p. 18-8].
PHA Policy
Revised utility allowances will be applied to a family’s rent and subsidy calculations at the first annual
reexamination that is effective after the allowance is adopted.
6-III.E. PRORATED ASSISTANCE FOR MIXED FAMILIES [24 CFR 5.520]
HUD regulations prohibit assistance to ineligible family members. A mixed family is one that includes at least
one U.S. citizen or eligible immigrant and any number of ineligible family members. The PHA must prorate the
assistance provided to a mixed family. The PHA will first determine assistance as if all family members were
eligible and then prorate the assistance based upon the percentage of family members that actually are
eligible. For example, if the PHA subsidy for a family is calculated at $500 and two of four family members are
ineligible, the PHA subsidy would be reduced to $250.
EXHIBIT 6-1: ANNUAL INCOME INCLUSIONS
24 CFR 5.609
(a) Annual income means all amounts, monetary or
not, which:
(1) Go to, or on behalf of, the family head or spouse
(even if temporarily absent) or to any other family
member; or
(2) Are anticipated to be received from a source
outside the family during the 12-month period
following admission or annual reexamination effective
date; and
(3) Which are not specifically excluded in paragraph
(c) of this section.
(4) Annual income also means amounts derived
(during the 12-month period) from assets to which
any member of the family has access.
(b) Annual income includes, but is not limited to:
(1) The full amount, before any payroll deductions, of
wages and salaries, overtime pay, commissions,
fees, tips and bonuses, and other compensation for
personal services;
(2) The net income from the operation of a business
or profession. Expenditures for business expansion or
amortization of capital indebtedness shall not be used
as deductions in determining net income. An
allowance for depreciation of assets used in a
business or profession may be deducted, based on
straight line depreciation, as provided in Internal
Revenue Service regulations. Any withdrawal of cash
or assets from the operation of a business or
profession will be included in income, except to the
extent the withdrawal is reimbursement of cash or
assets invested in the operation by the family;
(3) Interest, dividends, and other net income of any
kind from real or personal property. Expenditures for
amortization of capital indebtedness shall not be used
as deductions in determining net income. An
allowance for depreciation is permitted only as
authorized in paragraph (b)(2) of this section.

Any withdrawal of cash or assets from an investment
will be included in income, except to the extent the
withdrawal is reimbursement of cash or assets
invested by the family. Where the family has net
family assets in excess of $5,000, annual income
shall include the greater of the actual income derived
from all net family assets or a percentage of the value
of such assets based on the current passbook
savings rate, as determined by HUD;
(4) The full amount of periodic amounts received from
Social Security, annuities, insurance policies,
retirement funds, pensions, disability or death
benefits, and other similar types of periodic receipts,
including a lump-sum amount or prospective monthly
amounts for the delayed start of a periodic amount
(except as provided in paragraph (c)(14) of this
section);
(5) Payments in lieu of earnings, such as
unemployment and disability compensation, worker's
compensation and severance pay (except as
provided in paragraph (c)(3) of this section);
(6) Welfare assistance payments.
(i) Welfare assistance payments made under the
Temporary Assistance for Needy Families (TANF)
program are included in annual income only to the
extent such payments:
(A) Qualify as assistance under the TANF program
definition at 45 CFR 260.311; and
(B) Are not otherwise excluded under paragraph (c)
of this section.
(ii) If the welfare assistance payment includes an
amount specifically designated for shelter and utilities
that is subject to adjustment by the welfare
assistance agency in accordance with the actual cost
of shelter and utilities, the amount of welfare
assistance income to be included as income shall
consist of:
(A) The amount of the allowance or grant exclusive of
the amount specifically designated for shelter or
utilities; plus
(B) The maximum amount that the welfare assistance
agency could in fact allow the family for shelter and
utilities. If the family's welfare assistance is ratably
reduced from the standard of need by applying a
percentage, the amount calculated under this
paragraph shall be the amount resulting from one
application of the percentage.
(7) Periodic and determinable allowances, such as
alimony and child support payments, and regular
contributions or gifts received from organizations or
from persons not residing in the dwelling;
(8) All regular pay, special pay and allowances of a
member of the Armed Forces (except as provided in
paragraph (c)(7) of this section)
(9) For section 8 programs only and as provided in 24
CFR 5.612, any financial assistance, in excess of
amounts received for tuition, that an individual
receives under the Higher Education Act of 1965 (20
U.S.C. 1001 et seq.), from private sources, or from an
institution of higher education (as defined under the
Higher Education Act of 1965 (20 U.S.C. 1002)), shall
be considered income to that individual, except that
financial assistance described in this paragraph is not
considered annual income for persons over the age
of 23 with dependent children. For purposes of this
paragraph, “financial assistance” does not include
loan proceeds for the purpose of determining income.
HHS DEFINITION OF "ASSISTANCE"
45 CFR:  GENERAL TEMPORARY ASSISTANCE FOR NEEDY
FAMILIES
260.31  What does the term “assistance”
mean?
(a)(1) The term “assistance” includes cash,
payments, vouchers, and other forms of benefits
designed to meet a family’s ongoing basic needs
(i.e., for food, clothing, shelter, utilities, household
goods, personal care items, and general incidental
expenses).
(2) It includes such benefits even when they are:
(i) Provided in the form of payments by a TANF
agency, or other agency on its behalf, to individual
recipients; and
(ii) Conditioned on participation in work experience
or community service (or any other work activity
under 261.30 of this chapter).
(3) Except where excluded under paragraph (b) of
this section, it also includes supportive services
such as transportation and childcare provided to
families who are not employed.
(b) [The definition of “assistance”] excludes: (1)
Nonrecurrent, short-term benefits that:
(i) Are designed to deal with a specific crisis
situation or episode of need;
1 Text of 45 CFR 260.31 follows.

(ii) Are not intended to meet recurrent or ongoing
needs; and
(iii) Will not extend beyond four months.
(2) Work subsidies (i.e., payments to employers or
third parties to help cover the costs of employee
wages, benefits, supervision, and training);
(3) Supportive services such as childcare and
transportation provided to families who are
employed;
(4) Refundable earned income tax credits;
(5) Contributions to, and distributions from,
Individual Development Accounts;
(6) Services such as counseling, case
management, peer support, childcare information
and referral, transitional services, job retention, job
advancement, and other employment-related
services that do not provide basic income support;
and
(7) Transportation benefits provided under a Job
Access or Reverse Commute project, pursuant to
section 404(k) of [the Social Security] Act, to an
individual who is not otherwise receiving
assistance.

EXHIBIT 6-3: TREATMENT OF FAMILY ASSETS
24 CFR 5.603(b) Net Family Assets
(1) Net cash value after deducting reasonable costs
that would be incurred in disposing of real property,
savings, stocks, bonds, and other forms of capital
investment, excluding interests in Indian trust land
and excluding equity accounts in HUD
homeownership programs. The value of necessary
items of personal property such as furniture and
automobiles shall be excluded.
(2) In cases where a trust fund has been established
and the trust is not revocable by, or under the control
of, any member of the family or household, the value
of the trust fund will not be considered an asset so
long as the fund continues to be held in trust. Any
income distributed from the trust fund shall be
counted when determining annual income under Sec.
5.609.
(3) In determining net family assets, PHAs or owners,
as applicable, shall include the value of any business
or family assets disposed of by an applicant or tenant
for less than fair market value (including a disposition
in trust, but not in a foreclosure or bankruptcy sale)
during the two years preceding the date of application
for the program or reexamination, as applicable, in
excess of the consideration received therefor. In the
case of a disposition as part of a separation or
divorce settlement, the disposition will not be
considered to be for less than fair market value if the
applicant or tenant receives important consideration
not measurable in dollar terms.
(4) For purposes of determining annual income under
Sec. 5.609, the term "net family assets'' does not
include the value of a home currently being
purchased with assistance under part 982, subpart M
of this title. This exclusion is limited to the first 10
years after the purchase date of the home.

EXHIBIT 6-4: THE EFFECT OF WELFARE BENEFIT REDUCTION
24 CFR 5.615
Public housing program and Section 8 tenant-based assistance program: How welfare benefit
reduction affects family income.
(a) Applicability. This section applies to covered
families who reside in public housing (part 960 of
this title) or receive Section 8 tenant-based
assistance (part 982 of this title).
(b) Definitions. The following definitions apply for
purposes of this section:
Covered families. Families who receive welfare
assistance or other public assistance benefits
("welfare benefits'') from a State or other public
agency ("welfare agency'') under a program for
which Federal, State, or local law requires that a
member of the family must participate in an
economic self-sufficiency program as a condition
for such assistance.
Economic self-sufficiency program. See definition
at Sec. 5.603.
Imputed welfare income. The amount of annual
income not actually received by a family, as a result
of a specified welfare benefit reduction, that is
nonetheless included in the family's annual income
for purposes of determining rent.
Specified welfare benefit reduction.
(1) A reduction of welfare benefits by the welfare
agency, in whole or in part, for a family member, as
determined by the welfare agency, because of
fraud by a family member in connection with the
welfare program; or because of welfare agency
sanction against a family member for
noncompliance with a welfare agency requirement
to participate in an economic self-sufficiency
program.
(2) "Specified welfare benefit reduction'' does not
include a reduction or termination of welfare
benefits by the welfare agency:
(i) at expiration of a lifetime or other time limit on
the payment of welfare benefits;
(ii) because a family member is not able to obtain
employment, even though the family member has
complied with welfare agency economic self-
sufficiency or work activities requirements; or
(iii) because a family member has not complied
with other welfare agency requirements.
(c) Imputed welfare income.
(1) A family's annual income includes the amount of
imputed welfare income (because of a specified
welfare benefits reduction, as specified in notice to
the PHA by the welfare agency), plus the total
amount of other annual income as determined in
accordance with Sec. 5.609.
(2) At the request of the PHA, the welfare agency
will inform the PHA in writing of the amount and
term of any specified welfare benefit reduction for a
family member, and the reason for such reduction,
and will also inform the PHA of any subsequent
changes in the term or amount of such specified
welfare benefit reduction. The PHA will use this
information to determine the amount of imputed
welfare income for a family.
(3) A family's annual income includes imputed
welfare income in family annual income, as
determined at the PHA's interim or regular
reexamination of family income and composition,
during the term of the welfare benefits reduction (as
specified in information provided to the PHA by the
welfare agency).
(4) The amount of the imputed welfare income is
offset by the amount of additional income a family
receives that commences after the time the
sanction was imposed. When such additional
income from other sources is at least equal to the
imputed
(5) The PHA may not include imputed welfare
income in annual income if the family was not an
assisted resident at the time of sanction.
(d) Review of PHA decision.
(1) Public housing. If a public housing tenant claims
that the PHA has not correctly calculated the
amount of imputed welfare income in accordance
with HUD requirements, and if the PHA denies the
family's request to modify such amount, the PHA
shall give the tenant written notice of such denial,
with a brief explanation of the basis for the PHA
determination of the amount of imputed welfare
income. The PHA notice shall also state that if the
tenant does not agree with the PHA determination,
the tenant may request a grievance hearing in
accordance with part 966, subpart B of this title to
review the PHA determination. The tenant is not
required to pay an escrow deposit pursuant to Sec.

966.55(e) for the portion of tenant rent attributable
to the imputed welfare income in order to obtain a
grievance hearing on the PHA determination.
(2) Section 8 participant. A participant in the
Section 8 tenant-based assistance program may
request an informal hearing, in accordance with
Sec. 982.555 of this title, to review the PHA
determination of the amount of imputed welfare
income that must be included in the family's annual
income in accordance with this section. If the family
claims that such amount is not correctly calculated
in accordance with HUD requirements, and if the
PHA denies the family's request to modify such
amount, the PHA shall give the family written notice
of such denial, with a brief explanation of the basis
for the PHA determination of the amount of imputed
welfare income. Such notice shall also state that if
the family does not agree with the PHA
determination, the family may request an informal
hearing on the determination under the PHA
hearing procedure.
(e) PHA relation with welfare agency.
(1) The PHA must ask welfare agencies to inform
the PHA of any specified welfare benefits reduction
for a family member, the reason for such reduction,
the term of any such reduction, and any
subsequent welfare agency determination affecting
the amount or term of a specified welfare benefits
reduction. If the welfare agency determines a
specified welfare benefits reduction for a family
member, and gives the PHA written notice of such
reduction, the family's annual incomes shall include
the imputed welfare income because of the
specified welfare benefits reduction.
 (2) The PHA is responsible for determining the
amount of imputed welfare income that is included
in the family's annual income as a result of a
specified welfare benefits reduction as determined
by the welfare agency, and specified in the notice
by the welfare agency to the PHA. However, the
PHA is not responsible for determining whether a
reduction of welfare benefits by the welfare agency
was correctly determined by the welfare agency in
accordance with welfare program requirements and
procedures, nor for providing the opportunity for
review or hearing on such welfare agency
determinations.
 (3) Such welfare agency determinations are the
responsibility of the welfare agency, and the family
may seek appeal of such determinations through
the welfare agency's normal due process
procedures. The PHA shall be entitled to rely on the
welfare agency notice to the PHA of the welfare
agency's determination of a specified welfare
benefits reduction.

Chapter 6.B.
INCOME AND SUBSIDY DETERMINATIONS UNDER HOTMA 102/104
[24 CFR Part 5, Subparts E and F; 24 CFR 982]
INTRODUCTION
This chapter is applicable upon the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date. Prior to this date, the PHA will
follow policies as outlined in Chapter 6.A. of the model policy.
A family’s income determines eligibility for assistance and is also used to calculate the family’s payment and
the PHA’s subsidy. The PHA will use the policies and methods described in this chapter to ensure that only
eligible families receive assistance and that no family pays more or less than its obligation under the
regulations. This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to these topics in three parts as
follows:
Part I: Annual Income. HUD regulations specify the sources of income which are excluded from the
family’s annual income.  These requirements and PHA policies for calculating annual income are found
in Part I.
Part II: Assets. HUD regulations specify the types of assets which are excluded from a family’s annual
income. These requirements and PHA policies for calculating income from assets are found in Part II.
Part III: Adjusted Income. Once annual income has been established, HUD regulations require the PHA
to subtract from annual income any of five mandatory deductions for which a family qualifies and allow
the PHA to adopt additional permissive deductions. These requirements and PHA policies for
calculating adjusted income are found in Part III.
Part IV: Calculating Family Share and PHA Subsidy. This part describes the statutory formula for
calculating total tenant payment (TTP), the use of utility allowances, and the methodology for
determining PHA subsidy and required family payment.

PART I: ANNUAL INCOME
6-I.A. OVERVIEW [24 CFR 5.609]
Annual income includes:

All amounts, not specifically excluded in 24 CFR 5.609(b);

All amounts received from all sources (other than those specifically excluded in 24 CFR 5.609(b)) by each
member of the family who is 18 years of age or older or is the head of household or spouse;

Unearned income (other than those sources specifically excluded in 24 CFR 5.609(b)) by or on behalf of
each dependent who is under 18 years of age; and

Imputed returns of an asset based on the current passbook savings rate, as determined by HUD, when the
value of net family assets exceeds the HUD-published threshold amount (adjusted annually and published
in HUD’s Inflation-Adjusted Values tables) and the actual returns from a given asset cannot be calculated.
In addition to this general definition, the regulations at 24 CFR 5.609(b) provide a comprehensive listing of all
sources of income that are excluded from annual income. Note, unlike in previous versions of the regulations,
the current regulations governing annual income do not list sources of income that are to be included. Instead,
HUD relies on the definition of excluded income under 24 CFR 5.609(b) to provide the scope of what is
included. To that end, generally, all income is included unless it is specifically excluded by regulation.
Annual income includes “all amounts received,” not the amount that a family may be legally entitled to receive
but did not receive. For example, a family’s child support or alimony income must be based on payments
received, not the amounts to which the family is entitled by court or agency orders. However, when a family
member’s wages or benefits are garnished, levied, or withheld to pay restitution, child support, tax debt,
student loan debt, or other applicable debts, the PHA must use the gross amount of the income, prior to the
reduction, to determine a family’s annual income [Notice PIH 2023-27].
Annual income also includes all actual anticipated income from assets (provided the income is not otherwise
excluded) even if the asset itself is excluded from net family assets [Notice PIH 2023-27]. 24 CFR 5.603(b)(1)
describes HUD regulations for treating specific types of income and assets. The full texts of those portions of
the regulations are provided in exhibits at the end of this chapter as follows:

Annual Income Full Definition (Exhibit 6-1)

Treatment of Family Assets (Exhibit 6-2)

The Effect of Welfare Benefit Reduction (Exhibit 6-3)
Sections 6-I.B and 6-I.C discuss general requirements and methods for calculating annual income. The rest of
this section describes how each source of income is treated for the purposes of determining annual income.
Verification requirements for annual income are discussed in Chapter 7.
6-I.B. HOUSEHOLD COMPOSITION AND INCOME
Overview
Income received by all family members must be counted unless specifically excluded by the regulations. It is
the responsibility of the head of household to report changes in family composition in accordance with HUD

regulations and PHA policies in Chapter 11. The rules on which sources of income are counted vary somewhat
by family member. The chart below summarizes how family composition affects income determinations.
Summary of Income Included and Excluded by Person
Live-in aides
Income from all sources (both earned and unearned) is
excluded [24 CFR 5.609(b)(8)].
Foster child or foster adult
Income from all sources (both earned and unearned) is
excluded [24 CFR 5.609(b)(8)].
Head, spouse, or cohead
Other adult family members
All sources of income not specifically excluded by the
regulations are included [24 CFR 5.609(a)].
Minors
Earned income of children under 18 years of age is
excluded [24 CFR 5.609(b)(3)].
All sources of unearned income, except those specifically
excluded by the regulations, are included [24 CFR
5.609(a)].
Full-time students 18 years of
age or older (not head,
spouse, or cohead)
Earned income in excess of the dependent deduction is
excluded [24 CFR 5.609(b)(14)].
All sources of unearned income, except those specifically
excluded by the regulations, are included.

Temporarily Absent Family Members
The current regulations governing annual income do not specifically address temporarily absent family
members. The regulations also do not define “temporarily” or “permanently” absent or specify a timeframe
associated with a temporary versus a permanent absence.
PHA Policy
Unless specifically excluded by the regulations, the income of all family members approved to live in
the unit will be counted, even if the family member is temporarily absent from the unit.
Generally, an individual who is or is expected to be absent from the assisted unit for 180 consecutive
days or less is considered temporarily absent and continues to be considered a family member.
Generally, an individual who is or is expected to be absent from the assisted unit for more than 180
consecutive days is considered permanently absent and no longer a family member. Exceptions to this
general policy are discussed below.
Absent Students
PHA Policy
When someone who has been considered a family member attends school away from home, the
person will continue to be considered a family member unless information becomes available to the
PHA indicating that the student has established a separate household, or the family declares that the
student has established a separate household.
Absences Due to Placement in Foster Care
Children temporarily absent from the home as a result of placement in foster care (as confirmed by the state
child welfare agency) are considered members of the family [24 CFR 5.403].
PHA Policy
If a child has been placed in foster care, the PHA will verify with the appropriate agency whether and
when the child is expected to be returned to the home. Unless the agency confirms that the child has
been permanently removed from the home, the child will continue to be counted as a family member.
Absent Head, Spouse, or Cohead
PHA Policy
An employed head, spouse, or cohead absent from the unit more than 180 consecutive days due to
employment will continue to be considered a family member.
Family Members Permanently Confined for Medical Reasons
If a family member is confined to a nursing home or hospital on a permanent basis, that person is no longer
considered a family member and the income of that person is not counted [HCV GB, p. 5-22].
PHA Policy
The PHA will request verification from a responsible medical professional and will use this
determination. If the responsible medical professional cannot provide a determination, the person
generally will be considered temporarily absent. The family may present evidence that the family

member is confined on a permanent basis and request that the person not be considered a family
member.
When an individual who has been counted as a family member is determined permanently absent, the
family is eligible for the medical expense deduction only if the remaining head, spouse, or cohead
qualifies as an elderly person or a person with disabilities.
Joint Custody of Dependents
PHA Policy
Dependents that are subject to a joint custody arrangement will be considered a member of the family,
if they live with the applicant or participant family 50 percent or more of the time.
When more than one applicant or participant family is claiming the same dependents as family
members, the family with primary custody at the time of the initial examination or reexamination will be
able to claim the dependents. If there is a dispute about which family should claim them, the PHA will
make the determination based on available documents such as court orders, school records, or an IRS
return showing which family has claimed the child for income tax purposes.
Caretakers for a Child
PHA Policy
The approval of a caretaker is at the owner and PHA’s discretion and subject to the owner and PHA’s
screening criteria. If neither a parent nor a designated guardian remains in a household receiving HCV
assistance, the PHA will take the following actions.
(1) If a responsible agency has determined that another adult is to be brought into the assisted unit to
care for a child for an indefinite period, the designated caretaker will not be considered a family
member until a determination of custody or legal guardianship is made.
(2) If a caretaker has assumed responsibility for a child without the involvement of a responsible
agency or formal assignment of custody or legal guardianship, the caretaker will be treated as a
visitor for 90 days. After the 90 days has elapsed, the caretaker will be considered a family member
unless information is provided that would confirm that the caretaker’s role is temporary. In such
cases the PHA will extend the caretaker’s status as an eligible visitor.
(3) At any time that custody or guardianship legally has been awarded to a caretaker, the housing
choice voucher will be transferred to the caretaker.
(4) During any period that a caretaker is considered a visitor, the income of the caretaker is not
counted in annual income and the caretaker does not qualify the family for any deductions from
income.
6-I.C. CALCULATING ANNUAL INCOME
The methodology used for calculating income differs depending on whether income is being calculated at initial
occupancy, interim reexamination, or at annual reexamination. However, income from assets is always
anticipated regardless of certification type.

Anticipating Annual Income [24 CFR 5.609(c)(1)]
At initial occupancy and for an interim reexamination of family income, the PHA is required to use anticipated
income (current income) for the upcoming 12-month period following the new admission or interim
reexamination effective date. Policies related to verifying income are found in Chapter 7.
PHA Policy
When the PHA cannot readily anticipate income based upon current circumstances (e.g., in the case of
temporary, sporadic, or variable employment, seasonal employment, unstable working hours, or
suspected fraud), the PHA will review and analyze historical data for patterns of employment, paid
benefits, and receipt of other income and use the results of this analysis to establish annual income.
Any time current circumstances are not used to project annual income, a clear rationale for the decision
will be documented in the file. In all such cases the family may present information and documentation
to the PHA to show why the historic pattern does not represent the family’s anticipated income.
In all cases, the family file will be documented with a clear record of the reason for the decision, and a
clear audit trail will be left as to how the PHA annualized projected income.
Known Changes in Income
If the PHA verifies an upcoming increase or decrease in income at admission or interim reexamination,
annual income will be projected by applying each income amount to the appropriate part of the 12-
month period.
Example: An employer reports that a full-time employee who has been receiving $8/hour will begin to
receive $8.25/hour in the eighth week after the effective date of the new admission or interim
reexamination. In such a case the PHA would calculate annual income as follows: ($8/hour × 40 hours
× 7 weeks) + ($8.25 × 40 hours × 45 weeks).
The family may present information that demonstrates that implementing a change before its effective
date would create a hardship for the family. In such cases the PHA will calculate annual income using
current circumstances and then, should the change in income require the PHA to conduct an interim
reexamination, conduct an interim reexamination in accordance with PHA policy in Chapter 11.

Calculating Annual Income at Annual Reexamination [24 CFR.609(c)(2); Notice PIH 2023-27]
At annual reexamination, except where the PHA uses a streamlined income determination, PHAs must first
determine the family’s income for the previous 12-month period and use this amount as the family income for
annual reexaminations; however, adjustments to reflect current income must be made. Any change of income
since the family’s last annual reexamination, including those that did not meet the threshold to process an
interim reexamination of family income in accordance with PHA policies in Chapter 11 and HUD regulations,
must be considered. If, however, there have been no changes to income, then the amount of income
calculated for the previous 12-month period is the amount that will be used to determine the family’s rental
assistance. Income from assets is always anticipated, irrespective of the income examination type. Policies
related to conducting annual reexaminations are located in Chapter 11.

6-I.D. EARNED INCOME
Wages and Related Compensation [24 CFR 5.609(a); Notice PIH 2023-27]
The earned income of each member of the family who is 18 years of age or older, or who is the head of
household or spouse/cohead regardless of age, is included in annual income. Income received as a day
laborer or seasonal worker is also included in annual income, even if the source, date, or amount of the income
varies [24 CFR 5.609 (b)(24)].
Earned income means income or earnings from wages, tips, salaries, other employee compensation, and net
income from self-employment. Earned income does not include any pension or annuity, transfer payments
(meaning payments made or income received in which no goods or services are being paid for, such as
welfare, social security, and governmental subsidies for certain benefits), or any cash or in-kind benefits [24
CFR 5.100].
A day laborer is defined as an individual hired and paid one day at a time without an agreement that the
individual will be hired or work again in the future [24 CFR 5.603(b)]. Income earned as a day laborer is not
considered nonrecurring income.
A seasonal worker is defined as an individual who is hired into a short-term position ( e.g., for which the
customary employment period for the position is six months or fewer) and the employment begins about the
same time each year (such as summer or winter). Typically, the individual is hired to address seasonal
demands that arise for the particular employer or industry [24 CFR 5.603(b)]. Some examples of seasonal
work include employment limited to holidays or agricultural seasons. Seasonal work may include but is not
limited to employment as a lifeguard, ballpark vendor, or snowplow driver [Notice PIH 2023-27]. Income earned
as a seasonal worker is not considered nonrecurring income.
PHA Policy
The PHA will include in annual income the full amount, before any payroll deductions, of wages and
salaries, overtime pay, commissions, fees, tips and bonuses, and other compensation.
For persons who regularly receive bonuses or commissions, the PHA will verify and then average
amounts received for the two years preceding admission or interim reexamination. If only a one-year
history is available, the PHA will use the prior year amounts. In either case the family may provide, and
the PHA will consider, a credible justification for not using this history to anticipate future bonuses or
commissions. If a new employee has not yet received any bonuses or commissions, the PHA will count
only the amount estimated by the employer. The file will be documented appropriately.
Military Pay
All regular pay, special pay and allowances of a member of the Armed Forces are counted except for the
special pay to a family member serving in the Armed Forces who is exposed to hostile fire [24 CFR
5.609(b)(11)].
Earnings of a Minor [24 CFR 5.609(b)(3)]
A minor is a member of the family, other than the head of household or spouse, who is under 18 years of age.
Employment income earned by minors is not included in annual income. All other sources of unearned income,
except those specifically excluded by the regulations, are included.

Earned Income of Full-Time Students [24 CFR 5.609(b)(14)]
The earned income of a dependent full-time student in excess of the amount of the dependent deduction is
excluded from annual income. All sources of unearned income, except those specifically excluded by the
regulations, are included.
A family member other than the head of household or spouse/cohead is considered a full-time student if they
are attending school or vocational training on a full-time basis [24 CFR 5.603(b)]. To be considered “full-time,”
a student must be considered “full-time” by an educational institution with a degree or certificate program [HCV
GB, p. 5-29].

6-I.E. EARNED INCOME DISALLOWANCE FOR PERSONS WITH DISABILITIES [24 CFR 5.617;
STREAMLINING FINAL RULE (SFR) FEDERAL REGISTER 3/8/16; NOTICE PIH 2023-27]
HOTMA removed the statutory authority for the EID. The EID is available only to families that are eligible for
and participating on the program as of December 31, 2023, or before; no new families may be added on or
after January 1, 2024. If a family is receiving the EID prior to or on the effective date of December 31, 2023,
they are entitled to the full amount of the benefit for a full 24-month period. The policies below are applicable
only to such families. No family will still be receiving the EID after December 31, 2025. The EID will sunset on
January 1, 2026, and the PHA policies below will no longer be applicable as of that date or when the last
qualifying family exhausts their exclusion period, whichever is sooner.
Calculation of the Disallowance
Calculation of the earned income disallowance for an eligible member of a qualified family begins with a
comparison of the member’s current income with their “baseline income.” The family member’s baseline
income is their income immediately prior to qualifying for the EID. The family member’s baseline income
remains constant throughout the period that they are participating in the EID.
Calculation Method
Initial 12-Month Exclusion
During the initial exclusion period of 12 consecutive months, the full amount (100 percent) of any increase in
income attributable to new employment or increased earnings is excluded.
PHA Policy
The initial EID exclusion period will begin on the first of the month following the date an eligible member
of a qualified family is first employed or first experiences an increase in earnings.
Second 12-Month Exclusion
During the second exclusion period of 12 consecutive months, the PHA must exclude at least 50 percent of
any increase in income attributable to employment or increased earnings.
PHA Policy
During the second 12-month exclusion period, the PHA will exclude 100 percent of any increase in
income attributable to new employment or increased earnings.
Lifetime Limitation
The EID has a two-year (24-month) lifetime maximum. The two-year eligibility period begins at the same time
that the initial exclusion period begins and ends 24 months later. During the 24-month period, an individual
remains eligible for EID even if they begin to receive assistance from a different housing agency, move
between public housing and Section 8 assistance, or have breaks in assistance. The EID will sunset on
January 1, 2026. In no circumstances will a family member’s exclusion period continue past January 1, 2026.
6-I.F. BUSINESS AND SELF-EMPLOYMENT INCOME [24 CFR 5.609(B)(28); NOTICE PIH 2023-27]

Annual income includes “net income from the operation of a business or profession. Net income is gross
income minus business expenses that allows the business to operate. Gross income is all income amounts
received into the business, prior to the deduction of business expenses.
Expenditures for business expansion or amortization of capital indebtedness may not be used as deductions in
determining net income. An allowance for depreciation of assets used in a business or profession may be
deducted, based on straight line depreciation, as provided in Internal Revenue Service regulations. Any
withdrawal of cash or assets from the operation of a business or profession will be included in income, except
to the extent the withdrawal is reimbursement of cash or assets invested in the operation by the family.”
PHA Policy
To determine business expenses that may be deducted from gross income, the PHA will use current
applicable Internal Revenue Service (IRS) rules for determining allowable business expenses [see IRS
Publication 535], unless a topic is addressed by HUD regulations or guidance as described herein.
Independent Contractors
Income received as an independent contractor is included in annual income, even if the source, date, or
amount of the income varies [24 CFR 5.609 (b)(24)].
An independent contractor is defined as an individual who qualifies as an independent contractor instead of an
employee in accordance with the Internal Revenue Code Federal income tax requirements and whose
earnings are consequently subject to the Self-Employment Tax. In general, an individual is an independent
contractor if the payer has the right to control or direct only the result of the work and not what will be done and
how it will be done [24 CFR 5.603(b)]. This may include individuals such as third-party delivery and
transportation service providers and “gig workers” like babysitters, landscapers, rideshare drivers, and house
cleaners. Income earned as an independent contractor is not considered nonrecurring income.
Business Expansion
HUD regulations do not permit the PHA to deduct from gross income expenses for business expansion.
PHA Policy
Business expansion is defined as any capital expenditures made to add new business activities, to
expand current facilities, or to operate the business in additional locations. For example, purchase of a
street sweeper by a construction business for the purpose of adding street cleaning to the services
offered by the business would be considered a business expansion. Similarly, the purchase of a
property by a hair care business to open at a second location would be considered a business
expansion.
Capital Indebtedness
HUD regulations do not permit the PHA to deduct from gross income the amortization of capital indebtedness.
PHA Policy
Capital indebtedness is defined as the principal portion of the payment on a capital asset such as land,
buildings, and machinery. This means the PHA will allow as a business expense interest, but not
principal, paid on capital indebtedness.

Negative Business Income
If the net income from a business is negative, no business income will be included in annual income; a
negative amount will not be used to offset other family income.
Withdrawal of Cash or Assets from a Business
HUD regulations require the PHA to include in annual income the withdrawal of cash or assets from the
operation of a business or profession unless the withdrawal reimburses a family member for cash or assets
invested in the business by the family.
PHA Policy
Acceptable investments in a business include cash loans and contributions of assets or equipment. For
example, if a member of an assisted family provided an up-front loan of $2,000 to help a business get
started, the PHA will not count as income any withdrawals from the business up to the amount of this
loan until the loan has been repaid. Investments do not include the value of labor contributed to the
business without compensation.
Co-owned Businesses
PHA Policy
If a business is co-owned with someone outside the family, the family must document the share of the
business it owns. If the family’s share of the income is lower than its share of ownership, the family
must document the reasons for the difference.
Assets Owned by a Business Entity
If a business entity (e.g., limited liability company or limited partnership) owns the asset, then the family’s asset
is their ownership stake in the business, not some portion of the business’s assets. However, if the family holds
the assets in their own name (e.g., they own one-third of a restaurant) rather than in the name of a business
entity, then the percentage value of the asset owned by the family is what is counted toward net family assets
(e.g., one-third of the value of the restaurant) [Notice PIH 2023-27].
6-I.G. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [FR NOTICE 2/14/23 AND NOTICE PIH 2023-27]
Introduction
HOTMA Student Financial Assistance Requirements [24 CFR 5.609(b)(9)]
The regulations under HOTMA distinguish between two categories of student financial assistance paid to both
full-time and part-time students.
The first category is any assistance to students under section 479B of the Higher Education Act of 1965 (Title
IV of the HEA) which must be excluded from the family’s annual income [24 CFR 5.609(b)(9)(i)]. Examples of
assistance under title IV of the HEA include:

Federal Pell Grants;

Teach Grants;


Federal Work Study Programs;

Federal Perkins Loans;

Income earned in employment and training programs under section 134 of the Workforce Innovation and
Opportunity Act (WIOA); or

Bureau of Indian Affairs/Education student assistance programs
-
The Higher Education Tribal Grant
-
The Tribally Controlled Colleges or Universities Grant Program
The second category is any other grant-in-aid, scholarship, or other assistance amounts an individual receives
for the actual covered costs charged by the institute of higher education (not otherwise excluded by the
Federally mandated income exclusions)[24 CFR 5.609(b)(9)(ii)]. Other student financial assistance received by
the student that, either by itself or in combination with HEA assistance, exceeds the actual covered costs is
included in income.
Actual covered costs are defined as the actual costs of:

Tuition, books, and supplies;
-
Including supplies and equipment to support students with learning disabilities or other disabilities

Room and board; and

Other fees required and charged to a student by the education institution.
For a student who is not the head of household or spouse/cohead, actual covered costs also include the
reasonable and actual costs of housing while attending the institution of higher education and not residing in an
assisted unit.
Further, to qualify, other student financial assistance must be expressly:

For tuition, book, supplies, room and board, or other fees required and charged to the student by the
educational institution;

To assist a student with the costs of higher education; or

To assist a student who is not the head of household or spouse with the reasonable and actual costs of
housing while attending the educational institution and not residing in an assisted unit.
The student financial assistance may be paid directly to the student or to the educational institution on the
student’s behalf. However, any student financial assistance paid to the student must be verified by the PHA.
The financial assistance must be a grant or scholarship received from:

The Federal government;

A state, tribal, or local government ;

A private foundation registered as a nonprofit;

A business entity (such as corporation, general partnership, limited liability company, limited partnership,
joint venture, business trust, public benefit corporation, or nonprofit entity); or

An institution of higher education.

Student financial assistance, does not include:

Financial support provided to the student in the form of a fee for services performed; (e.g., a work study or
teaching fellowship that is not excluded under section 479B of the Higher Education Act HEA);

Gifts, including gifts from family or friends; or

Any amount of the scholarship or grant that, either by itself or in combination with assistance excluded
under the HEA, exceeds the actual covered costs of the student.
Calculating Income from Student Financial Assistance [HOTMA Student Financial Assistance
Resource Sheet; Notice PIH 2023-27]
There are two steps required as part of the calculation for Section 8 students. First, determine the student’s
relationship to the household, age, and whether they have dependent children. Second, calculate whether any
excess student financial assistance should be included in the family’s income.
If the student does not live with their parents and is the head of household, cohead, or spouse, and is 23 or
younger or does not have dependent children, then Title IV HEA assistance is considered when determining
the student’s total financial aid amount. Subtract the total tuition plus required fees and charges from the total
student financial assistance (Title IV HEA assistance and any other student financial assistance). If the total
tuition plus required fees and charges is zero or exceeds the amount of total financial assistance from all
sources, then no student financial assistance is included in annual income. Any amount of student financial
assistance that exceeds the total tuition plus required fees and charges must be included in annual income.
If the student either lives with their parents or is over 23 with dependent children, then the calculation will use
the HOTMA methodology for calculating financial assistance, which begins with deducting the assistance
received under 479B of the HEA from the total actual covered costs, because the 479B assistance is intended
to pay the student’s actual covered costs. When a student receives assistance from both Title IV of the HEA
and from other sources, the assistance received under Title IV of the HEA must be applied to the student’s
actual covered costs first and then other student financial assistance is applied to any remaining actual
covered costs. Once actual costs are covered, any remaining student financial assistance is considered
income.
PHA Policy
If the student does not live with their parents and is the head of household, cohead, or spouse, and is
23 or younger or does not have dependent children, then Title IV HEA assistance will be considered
when determining the student’s total financial assistance to be included in annual income. The PHA will
use Notice PIH 2015-21 as a guide to determine the total amount of the student’s tuition plus required
fees and charges. The PHA will subtract the total tuition plus required fees and charges from the total
student financial assistance. If the result is zero or exceeds the amount of total financial assistance
from all sources, then no student financial assistance will be included in annual income. Any amount of
student financial assistance that exceeds the total tuition plus required fees and charges will be
included in annual income.
Example 1

Tuition and required fees and charges: $20,000

Title IV HEA assistance: $10,000


Other student financial assistance: $15,000

Total student financial assistance: $10,000 + $15,000 = $25,000

Included income: $25,000 in financial assistance - $20,000 tuition
and required fees = $5,000
If a student is head, spouse, or cohead, and is over 23 with dependent children or lives with their
parents, the following applies:
If a student only receives financial assistance under Title IV of the HEA and does not receive any other
student financial assistance, the PHA will exclude the full amount of the assistance received under Title
IV from the family’s annual income. The PHA will not calculate actual covered costs in this case.
If the student does not receive any assistance under Title IV of the HEA but does receive assistance
from another source, the PHA will first calculate the actual covered costs to the student in accordance
with 24 CFR 5.609(b)(ii). The PHA will then subtract the total amount of the student’s financial
assistance from the student’s actual covered costs. The PHA will include any amount of financial
assistance in excess of the student’s actual covered costs in the family’s annual income.
Example 1

Actual covered costs: $20,000

Other student financial assistance: $25,000


Excluded income:  $20,000 ($25,000 in financial assistance - 
$20,000 in actual covered costs)

Included income: $5,000
When a student receives assistance from both Title IV of the HEA and from other sources, the PHA will
first calculate the actual covered costs to the student in accordance with 24 CFR 5.609(b)(ii). The
assistance received under Title IV of the HEA will be applied to the student’s actual covered costs first
and then the other student financial assistance will be applied to any remaining actual covered costs.
If the amount of assistance excluded under Title IV of the HEA equals or exceeds the actual covered
costs, none of the assistance included under other student financial assistance” would be excluded
from income.
Example 2

Actual covered costs: $25,000

Title IV HEA assistance: $26,000

Title IV HEA assistance covers the students entire actual
covered costs.

Other Student Financial Assistance: $5,000

Excluded income: The entire Title IV HEA assistance of $26,000

Included income: All other financial assistance of $5,000

Example 3

Actual covered costs: $22,000

Title IV HEA assistance: $15,000

The remaining amount not covered by Title IV HEA assistance
is $7,000 ($22,000 in actual covered costs - $15,000 in Title IV
HEA assistance).

Other Student Financial Assistance: $5,000

$7,000 in remaining actual covered costs - $5,000 in other
financial assistance

Excluded income: $15,000 entire amount of the Title IV HEA
Assistance + $5,000 in other financial assistance

Included income: $0
If the 
amount of
assistance 
excluded under
Title IV of 
the HEA is less
than the 
actual covered
costs, the 
PHA will
exclude the amount of other student financial assistance up to the amount of the remaining actual
covered costs.
Example 4

Actual covered costs: $18,000

Title IV HEA Assistance: $15,000

The remaining amount not covered by Title IV HEA assistance is
$3,000 ($18,000 in actual covered costs - $15,000 in Title IV
HEA Assistance)

Other student Financial Assistance: $5,000

When other student financial assistance is applied, financial
assistance exceeds actual covered costs by $2,000 ($3,000 in actual
covered costs - $5,000 in other financial assistance).

Included income: $2,000 (the amount by which the financial aid
exceeds the student's actual covered costs).

6-I.H. PERIODIC PAYMENTS
Periodic payments are forms of income received on a regular basis.
Income that will not be repeated beyond the coming year (i.e., the 12 months following the effective date of the
certification), based on information provided by the family, is considered nonrecurring income and is excluded
from annual income. Income that has a discrete end date and will not be repeated beyond the coming year is
excluded from a family’s annual income because it is nonrecurring income. For example, a family receives
income from a guaranteed income program in their city that has a discrete beginning and end date. While the
guaranteed income will be repeated in the coming year, it will end before the family’s next annual
reexamination. This income is fully excluded from annual income.
However, this does not include unemployment income and other types of periodic payments that are received
at regular intervals (such as weekly, monthly, or yearly). Unemployment income and other types of periodic
payments are not considered nonrecurring income, unless explicitly excluded from income under 25 CFR
5.609(b), and thus they are included in annual income.Insurance payments and settlements for personal or
property losses, including but not limited to payments under health insurance, motor vehicle insurance, and
workers’ compensation, are excluded from annual income. Any workers’ compensation is always excluded
from annual income, regardless of the frequency or length of the payments.
Lump-Sum Payments for the Delayed Start of a Periodic Payment [24 CFR 5.609(b)(16)]
Deferred periodic amounts from Supplemental Security Income (SSI) and Social Security benefits that are
received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts, or any deferred Department of Veterans
Affairs (VA) disability benefits that are received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts are
excluded from annual income.
PHA Policy
The PHA will include in annual income lump sums received as a result of delays in processing periodic
payments (other than those specifically excluded by the regulation), such as unemployment or welfare
assistance.
When a delayed-start payment is received that is to be included and the family reports this during the
period in which the PHA is processing an annual reexamination, the PHA will adjust the family’s rent
retroactively for the period the payment was intended to cover.
If the delayed-start payment is received outside of the time the PHA is processing an annual
reexamination, then the PHA will consider whether the amount meets the threshold to conduct an
interim reexamination. If so, the PHA will conduct an interim in accordance with PHA policies in Chapter
11. If not, the PHA will consider the amount when processing the family’s next annual recertification.
Retirement Accounts [24 CFR 5.609(b)(26); Notice PIH 2023-27]
Income received from any account under a retirement plan recognized as such by the IRS, including individual
retirement arrangements (IRAs), employer retirement plans, and retirement plans for self-employed individuals
is not considered actual income from assets.

However, any distribution of periodic payments from such accounts is included in annual income at the time
they are received by the family.
An asset moved to a retirement account held by a member of the family is not considered to be an asset
disposed of for less than fair market value.
Social Security Benefits [Notice PIH 2018-24]
The PHA is required to use the gross benefit amount to calculate annual income from Social Security benefits.
Annually in October, the Social Security Administration (SSA) announces the cost-of-living adjustment (COLA)
by which federal Social Security and SSI benefits are adjusted to reflect the increase, if any, in the cost of
living. The federal COLA does not apply to state-paid disability benefits. Effective the day after the SSA has
announced the COLA, PHAs are required to factor in the COLA when determining Social Security and SSI
annual income for all annual reexaminations and interim reexaminations of family income that have not yet
been completed and will be effective January 1 or later of the upcoming year [Notice PIH 2023-27]. When a
family member’s benefits are garnished, levied, or withheld to pay restitution, child support, tax debt, student
loan debt, or other debts, the PHA must use the gross amount of the income, prior to the reduction, to
determine a family’s annual income.
PHA Policy
Annual income includes “all amounts received,” not the amount that a family may be legally entitled to
receive but which they do not receive. When the SSA overpays an individual, resulting in a withholding
or deduction from their benefit amount until the overpayment is paid in full, the PHA will use the
reduced benefit amount after deducting only the amount of the overpayment withholding from the gross
benefit amount.
Alimony and Child Support
PHA Policy
The PHA will count all regular payments of alimony or child support awarded as part of a divorce or
separation agreement. Unless the family certifies and the PHA verifies that the payments are not being
made.
In order to verify that payments are not being made, the PHA will review child support payments over
the last three months. If no payments have been made in the past three months and there are no lump
sums, the PHA will not include alimony or child support in annual income.
If payments are being made regularly, the PHA will use the amount received during the last 12
months (excluding any lump sums received). If payments have been made for a period less
than 12 months, the PHA will average all payments that have been made.
At new admission or interim recertification, if any lump sum payments were made in the past 12
months, the PHA will determine the likelihood of the family receiving another similar payment
within the next 12 months before deciding whether or not this amount will be included in the
calculation of annual income.
If the PHA determines and can appropriately verify that the family in all likelihood will not
receive a similar payment, then the amount will not be considered when projecting
annual income.

If the PHA determines that it is likely that the family will receive a similar payment and
can appropriately verify it, the amount will be included when projecting annual income.
6-I.I. NONRECURRING INCOME [24 CFR 5.609(B)(24) AND NOTICE PIH 2023-27]
Income received as an independent contractor, day laborer, or seasonal worker is not excluded from income
as nonrecurring income, even if the source, date, or amount of the income varies. Income that has a discrete
end date and will not be repeated beyond the coming year during the family’s upcoming annual reexamination
period will be excluded from a family’s annual income as nonrecurring income. This exclusion does not include
unemployment income and other types of periodic payments that are received at regular intervals (such as
weekly, monthly, or yearly).
Income amounts excluded under this category may include, but are not limited to:

Nonrecurring payments made to the family or to a third party on behalf of the family to assist with utilities;

Payments for eviction prevention;

Security deposits to secure housing;

Payments for participation in research studies (depending on the duration); and


General one-time payments received by or on behalf of the family.
Nonrecurring income that is excluded under the regulations includes:

Payments from the U.S. Census Bureau for employment (relating to decennial census or the American
Community Survey) lasting no longer than 180 days and not culminating in permanent employment [24
CFR 5.609(b)(24)(i)].

Direct federal or state payments intended for economic stimulus or recovery [24 CFR 5.609(b)(24)(ii)].

Amounts directly received by the family as a result of state refundable tax credits or state or federal tax
refunds at the time they are received [24 CFR 5.609(b)(24)(iii) and (iv)].

Gifts for holidays, birthdays, or other significant life events or milestones (e.g., wedding gifts, baby
showers, anniversaries) [24 CFR 5.609(b)(24)(v)].

Non-monetary, in-kind donations, such as food, clothing, or toiletries, received from a food bank or similar
organization [24 CFR 5.609(b)(24)(vi)]. When calculating annual income, PHAs are prohibited from
assigning monetary value to such non-monetary in-kind donations received by the family [Notice PIH 2023-
27]. Non-recurring, non-monetary in-kind donations from friends and family are excluded as non-recurring
income. However, the value of regular in-kind donations (such as the value of groceries) received by
friends and family are included.

Lump-sum additions to net family assets, including but not limited to lottery or other contest winnings [24
CFR 5.609(b)(24)(vii)].

6-I.J. WELFARE ASSISTANCE
Overview
Welfare assistance is counted in annual income. Welfare assistance includes Temporary Assistance for Needy
Families (TANF) and any payments to individuals or families based on need that are made under programs
funded separately or jointly by federal, state, or local governments.
Sanctions Resulting in the Reduction of Welfare Benefits [24 CFR 5.615]
The PHA must make a special calculation of annual income when the welfare agency imposes certain
sanctions on certain families. The full text of the regulation at 24 CFR 5.615 is provided as Exhibit 6-3. The
requirements are summarized below. This rule applies only if a family was receiving HCV assistance at the
time the sanction was imposed.
Covered Families
The families covered by 24 CFR 5.615 are those “who receive welfare assistance or other public assistance
benefits (‘welfare benefits’) from a State or other public agency (’welfare agency’) under a program for which
Federal, State or local law requires that a member of the family must participate in an economic self-sufficiency
program as a condition for such assistance” [24 CFR 5.615(b)]
Imputed Income
When a welfare agency imposes a sanction that reduces a family’s welfare income because the family
commits fraud or fails to comply with the agency’s economic self-sufficiency program or work activities
requirement, the PHA must include in annual income “imputed” welfare income. The PHA must request that
the welfare agency provide the reason for the reduction of benefits and the amount of the reduction of benefits.
The imputed welfare income is the amount that the benefits were reduced as a result of the sanction.
This requirement does not apply to reductions in welfare benefits: (1) at the expiration of the lifetime or other
time limit on the payment of welfare benefits, (2) if a family member is unable to find employment even though
the family member has complied with the welfare agency economic self-sufficiency or work activities
requirements, or (3) because a family member has not complied with other welfare agency requirements [24
CFR 5.615(b)(2)].
Offsets
The amount of the imputed welfare income is offset by the amount of additional income the family begins to
receive after the sanction is imposed. When the additional income equals or exceeds the imputed welfare
income, the imputed income is reduced to zero [24 CFR 5.615(c)(4)].

6-I.K. STATE PAYMENTS TO ALLOW INDIVIDUALS WITH DISABILITIES TO LIVE AT HOME [24 CFR
5.609(B)(19)]
Payments made by or authorized by a state Medicaid agency (including through a managed care entity) or
other state or federal agency to an assisted family to enable a member of the assisted family who has a
disability to reside in the family’s assisted unit are excluded.
Authorized payments may include payments to a member of the assisted family through state Medicaid-
managed care systems, other state agencies, federal agencies or other authorized entities.
The payments must be received for caregiving services a family member provides to enable another member
of the assisted family who has a disability to reside in the family’s assisted unit. Payments to a family member
for caregiving services for someone who is not a member of the assisted family (such as for a relative that
resides elsewhere) are not excluded from income.
Furthermore, if the agency is making payments for caregiving services to the family member for an assisted
family member and for a person outside of the assisted family, only the payments attributable to the caregiving
services for the caregiver’s assisted family member would be excluded from income.
6-I.L. CIVIL RIGHTS SETTLEMENTS [24 CFR 5.609(B)(25); FR NOTICE 2/14/23]
Regardless of how the settlement or judgment is structured, civil rights settlements or judgments, including
settlements or judgments for back pay, are excluded from annual income. This may include amounts received
because of litigation or other actions, such as conciliation agreements, voluntary compliance agreements,
consent orders, other forms of settlement agreements, or administrative or judicial orders under the Fair
Housing Act, Title VI of the Civil Rights Act, Section 504 of the Rehabilitation Act (Section 504), the Americans
with Disabilities Act, or any other civil rights or fair housing statute or requirement.
While these civil rights settlement or judgment amounts are excluded from income, the settlement or judgment
amounts will generally be counted toward the family’s net family assets (e.g., if the funds are deposited into the
family’s savings account or a revocable trust under the control of the family or some other asset that is not
excluded from the definition of net family assets). Income generated on the settlement or judgment amount
after it has become a net family asset is not excluded from income. For example, if the family received a
settlement or back pay and deposited the money in an interest-bearing savings account, the interest from that
account would be income at the time the interest is received.
Furthermore, if a civil rights settlement or judgment increases the family’s net family assets such that they
exceed the HUD-published threshold amount ($50,000 for 2024, and $51,600 for 2025), then income will be
imputed on the net family assets pursuant to 24 CFR 5.609(a)(2). If the imputed income, which HUD considers
unearned income, increases the family’s annual adjusted income by 10 percent or more, then an interim
reexamination of income will be required unless the addition to the family’s net family assets occurs within the
last three months of the family’s income certification period and the PHA or owner chooses not to conduct the
examination.
6-I.M. ADDITIONAL EXCLUSIONS FROM ANNUAL INCOME [24 CFR 5.609(B); FR NOTICE 1/31/2024]
Other exclusions contained in 24 CFR 5.609(b) and FR Notice 1/31/24 that have not been discussed earlier in
this chapter include the following:

Payments received for the care of foster children or foster adults or state or tribal kinship or guardianship
care payments [24 CFR 5.609(b)(4)].


Insurance payments and settlements for personal or property losses, including but not limited to payments
through health insurance, motor vehicle insurance, and workers’ compensation [24 CFR 5.609(b)(5)].
However, periodic payments paid at regular intervals (such as weekly, monthly, or yearly) for a period of
greater than one year that are received in lieu of wages are included in annual income [Notice PIH 2023-
27].

Amounts received by the family that are specifically for, or in reimbursement of, the cost of health and
medical care expenses for any family member [24 CFR 5.609(b)(6)].

Any amounts recovered in any civil action or settlement based on a claim of malpractice, negligence, or
other breach of duty owed to a family member arising out of law, that resulted in a member of the family
becoming disabled [24 CFR 5.609(b)(7)].

Income and distributions from any Coverdell education savings account under Section 530 of the Internal
Revenue Code of 1986 or any qualified tuition program under Section 529 of such Code [24 CFR
5.609(b)(10)].

Income earned by government contributions to, and distributions from, “baby bond” accounts created,
authorized, or funded by federal, state, or local government [24 CFR 5.609(b)(10)].

The special pay to a family member serving in the Armed Forces who is exposed to hostile fire [24 CFR
5.609(b)(11)].

Payments related to aid and attendance under 38 U.S.C. 1521 to veterans in need of regular aid and
attendance [24 CFR 5.609(b)(17)]. This income exclusion applies only to veterans in need of regular aid
and attendance and not to other beneficiaries of the payments, such as a surviving spouse [Notice PIH
2023-27].

Loan proceeds (the net amount disbursed by a lender to or on behalf of a borrower, under the terms of a
loan agreement) received by the family or a third party (e.g., proceeds received by the family from a private
loan to enable attendance at an educational institution or to finance the purchase of a car) [24 CFR
5.609(b)(20)]. The loan borrower or co-borrower must be a member of the family for this income exclusion
to be applicable [Notice PIH 2023-27].

Payments received by tribal members as a result of claims relating to the mismanagement of assets held in
trust by the United States, to the extent such payments are also excluded from gross income under the
Internal Revenue Code or other federal law [24 CFR 5.609(b)(21)]. Generally, payments received by tribal
members in excess of the first $2,000 of per capita shares are included in a family’s annual income for
purposes of determining eligibility. However, as explained in Notice PIH 2023-27, payments made under
the Cobell Settlement, and certain per capita payments under the recent Tribal Trust Settlements, must be
excluded from annual income.

Replacement housing “gap” payments made in accordance with 49 CFR Part 24 that offset increased out
of pocket costs of displaced persons that move from one federally subsidized housing unit to another
federally subsidized housing unit. Such replacement housing “gap” payments are not excluded from annual
income if the increased cost of rent and utilities is subsequently reduced or eliminated, and the displaced
person retains or continues to receive the replacement housing “gap” payments [24 CFR 5.609(b)(23)].

Income earned on amounts placed in a family’s Family Self-Sufficiency account [24 CFR 5.609(b)(27)].

Amounts received by participants in other publicly assisted programs which are specifically for or in
reimbursement of out-of-pocket expenses incurred e.g., special equipment, clothing, transportation,
childcare, etc.) and which are made solely to allow participation in a specific program [24 CFR
5.609(i)(12)(ii)].


Amounts received by a person with a disability that are disregarded for a limited time for purposes of
Supplemental Security Income eligibility and benefits because they are set aside for use under a Plan to
Attain Self-Sufficiency (PASS) [(24 CFR 5.609(b)(12)(i)].

Amounts received under a resident service stipend not to exceed $200 per month. A resident service
stipend is a modest amount received by a resident for performing a service for the PHA or owner, on a part
-time basis, that enhances the quality of life in the development [24 CFR 5.609 I(12)(ii)].
Incremental earnings and benefits to any family member resulting from participation in qualifying training
program funded by HUD or in qualifying federal, state, tribal, or local employment training programs (including
training programs not affiliated with a local government) and training of a family member as resident
management staff are excluded from annual income. Amounts excluded by this provision must be received
under employment training programs with clearly defined goals and objectives and are excluded only for the
period during which the family member participates in the training program unless those amounts are excluded
under 24 CFR 5.609(b)(9)(i) [24 CFR 5.609(b)(12)(iv)].
PHA Policy
The PHA defines training program as “a learning process with goals and objectives, generally
having a variety of components, and taking place in a series of sessions over a period of time. It is
designed to lead to a higher level of proficiency, and it enhances the individual’s ability to obtain
employment. It may have performance standards to measure proficiency. Training may include but
is not limited to: (1) classroom training in a specific occupational skill, (2) on-the-job training with
wages subsidized by the program, or (3) basic education” [expired Notice PIH 98-2, p. 3].
The PHA defines incremental earnings and benefits as the difference between (1) the total amount
of welfare assistance and earnings of a family member prior to enrollment in a training program and
(2) the total amount of welfare assistance and earnings of the family member after enrollment in the
program [expired Notice PIH 98-2, pp. 3–4].
In calculating the incremental difference, the PHA will use as the pre-enrollment income the total
annualized amount of the family member’s welfare assistance and earnings reported on the family’s
most recently completed HUD-50058.
End of participation in a training program must be reported in accordance with the PHA’s interim
reporting requirements (see Chapter 11).

Reparation payments paid by a foreign government pursuant to claims filed under the laws of that
government by persons who were persecuted during the Nazi era [24 CFR 5.609(b)(13)].

Adoption assistance payments for a child in excess of the amount of the dependent deduction per adopted
child [24 CFR 5.609(b)(15)].

Refunds or rebates on property taxes paid on the dwelling unit [24 CFR 5.609(b)(20)].

Amounts that HUD is required by federal statute to exclude from consideration as income for purposes of
determining eligibility or benefits under a category of assistance programs that includes assistance under
any program to which the exclusions set forth in 24 CFR 5.609(b) apply. HUD will publish a notice in the
Federal Register to identify the benefits that qualify for this exclusion. Updates will be published when
necessary.
HUD publishes an updated list of these exclusions periodically. The most recent list of exclusions was
published in the Federal Register on January 31, 2024. It includes:
(c) The value of the allotment provided to an eligible household under the Food Stamp Act of 1977 (7
U.S.C. 2017 (b)). This exclusion also applies to assets.
(d) Benefits under Section 1780 of the Richard B. Russell School Lunch Act and Child Nutrition Act of
1966, including WIC and reduced-price lunches.

(c)
Payments, including for supportive services and reimbursement of out-of-pocket expenses, to
volunteers under the Domestic Volunteer Services Act of 1973 (42 U.S.C. 5044(g), 5058). The
exclusion also applies to assets.
-
Except, the exclusion does not apply when the Chief Executive Officer of the Corporation for
National and Community Service determines that the value of all such payments, adjusted to reflect
the number of hours such volunteers are serving, is equivalent to or greater than the minimum
wage then in effect under the Fair Labor Standards Act of 1938 (29 U.S.C. 201 et seq.) or the
minimum wage, under the laws of the State where such volunteers are serving, whichever is the
greater (42 U.S.C. 5044(f)(1)).
(d)
Certain payments received under the Alaska Native Claims Settlement Act (43 U.S.C. 1626(c)).
(e)
Income derived from certain submarginal land of the United States that is held in trust for certain
Indian tribes (25 U.S.C. 5506).
(f)
Payments or allowances made under the Department of Health and Human Services’ Low-Income
Home Energy Assistance Program (42 U.S.C. 8624(f)(1)).
(g)
Allowances, earnings, and payments to individuals participating in programs under the Workforce
Investment Act of 1998  which was reauthorized as the Workforce Innovation and Opportunity Act of
2014 (29 U.S.C. 3241(a)(2)).
(h)  Deferred disability benefits from the Department of Veterans Affairs, whether received as a lump sum
or in monthly prospective amounts.
(i)
Income derived from the disposition of funds to the Grand River Band of Ottawa Indians (Pub. L. 94-
540, 90 Section 6).
(j)
Payments, funds, or distributions authorized, established, or directed by the Seneca Nation Settlement
Act of 1990 (25 U.S.C. 1774f(b)).
(k)
A lump sum or periodic payment received by an individual Indian pursuant to the Class Action
Settlement Agreement in the United States District Court case entitled Elouise Cobell et al. v. Ken
Salazar et al., for a period of one year from the time of receipt of that payment as provided in the
Claims Resolution Act of 2010.
(l)
The first $2,000 of per capita shares received from judgment funds awarded by the Indian Claims
Commission or the U. S. Claims Court, the interests of individual Indians in trust or restricted lands,
including the first $2,000 per year of income received by individual Indians from funds derived from
interests held in such trust or restricted lands (25 U.S.C. 1407-1408). This exclusion does not include
proceeds of gaming operations regulated by the Commission (25 U.S.C. 1407–1408).
(m) Payments received from programs funded under Title V of the Older Americans Act of 1965 (42 U.S.C.
3056(f)).
(n)
Payments received on or after January 1, 1989, from the Agent Orange Settlement Fund or any other
fund established pursuant to the settlement in In Re Agent Orange product liability litigation, M.D.L.
No. 381 (E.D.N.Y.). This exclusion also applies to assets.
(o)
Payments received under 38 U.S.C. 1833(c) to children of Vietnam veterans born with spinal bifida,
children of women Vietnam veterans born with certain birth defects, and children of certain Korean and
Thailand service veterans born with spinal bifida (42 U.S.C. 12637(d)).

(p)
Payments received under the Maine Indian Claims Settlement Act of 1980 (25 U.S.C. 1721). This
exclusion also applies to assets.
(q)
The value of any childcare provided or arranged (or any amount received as payment for such care or
reimbursement for costs incurred for such care) under the Childcare and Development Block Grant Act
of 1990 (42 U.S.C. 9858q).
(r)
Earned income tax credit (EITC) refund payments received on or after January 1, 1991 (26 U.S.C.
32(j)). This exclusion also applies to assets.
(s)
Payments by the Indian Claims Commission to the Confederated Tribes and Bands of Yakima Indian
Nation or the Apache Tribe of Mescalero Reservation (Pub. L. 95-433) This exclusion also applies to
assets.
(t)
Amounts of student financial assistance funded under Title IV of the Higher Education Act of 1965j,
including awards under federal work-study programs or under the Bureau of Indian Affairs student
assistance programs (20 U.S.C. 1087uu). For Section 8 programs, only, any financial assistance in
excess of amounts received by an individual for tuition and any other required fees and charges under
the Higher Education Act of 1965 (20 U.S.C. 1001 et seq.), from private sources, or an institution of
higher education (as defined under the Higher Education Act of 1965 (20 U.S.C. 1002)), shall be
considered income if the individual is over the age of 23 with dependent children (Pub. L. 109–115,
section 327 (as amended)).
(u)
Allowances, earnings, and payments to AmeriCorps participants under the National and Community
Service Act of 1990 (42 U.S.C. 12637(d)).
(v)
Any amount of crime victim compensation that provides medical or other assistance (or payment or
reimbursement of the cost of such assistance) under the Victims of Crime Act of 1984 received
through a crime victim assistance program, unless the total amount of assistance that the applicant
receives from all such programs is sufficient to fully compensate the applicant for losses suffered as a
result of the crime (34 U.S.C. 20102(c)).
(w)   Any amounts in an “individual development account” are excluded from assets and any assistance,
benefit, or amounts earned by or provided to the individual development account are excluded from
income, as provided by the Assets for Independence Act, as amended (42 U.S.C. 604(h)(4)).
(x)
Major disaster and emergency assistance received under the Robert T. Stafford Disaster Relief and
Emergency Assistance Act and comparable disaster assistance provided by states, local
governments, and disaster assistance organizations. This exclusion also applies to assets.
(y)
Distributions from an ABLE account, distributions from and certain contributions to an ABLE account
established under the ABLE Act of 2014 (Pub. L. 113–295.), as described in Notice PIH 2019–09 or
subsequent or superseding notice is excluded from income and assets.
(z)  The amount of any refund (or advance payment with respect to a refundable credit) issued under the
Internal Revenue Code is excluded from income and assets for a period of 12 months from receipt (26
U.S.C. 6409).
(aa) Assistance received by a household under the Emergency Rental Assistance Program pursuant to the
Consolidated Appropriations Act, 2021 (Pub. L. 116–260, section 501(j)), and the American Rescue
Plan Act of 2021.
(ab) Per capita payments made from the proceeds of Indian Tribal Trust Settlements listed in IRS Notice
2013-1 and 2013-55 must be excluded from annual income unless the per capita payments exceed

the amount of the original Tribal Trust Settlement proceeds and are made from a Tribe’s private bank
account in which the Tribe has deposited the settlement proceeds. Such amounts received in excess
of the Tribal Trust Settlement are included in the gross income of the members of the Tribe receiving
the per capita payments as described in IRS Notice 2013-1. The first $2,000 of per capita payments
are also excluded from assets unless the per capita payments exceed the amount of the original Tribal
Trust Settlement proceeds and are made from a Tribe’s private bank account in which the Tribe has
deposited the settlement proceeds (25 U.S.C. 117b(a), 25 U.S.C. 1407).
(ac) Any amounts (i) not actually received by the family, (ii) that would be eligible for exclusion under 42
U.S.C. 1382b(a)(7), and (iii) received for service-connected disability under 38 U.S.C. Chapter 11 or
dependency and indemnity compensation under 38 U.S.C. Chapter 13 (25 U.S.C. 4103(9)(C)) as
provided by an amendment by the Indian Veterans Housing Opportunity Act of 2010 (Pub. L. 111–269
section 2) to the definition of income applicable to programs under the Native American Housing
Assistance and Self-Determination Act (NAHASDA) (25 U.S.C. 4101 et seq.).

PART II: ASSETS
6-II.A. OVERVIEW
Annual income includes all actual anticipated income from assets (unless otherwise excluded by the
regulations) even if the asset itself is excluded from net family assets [Notice PIH 2023-27].
The regulation at 24 CFR 5.603(b)(3) provides a list of items that are excluded from the calculation of net
family assets. Note, unlike previous versions of the regulations, the current regulations do not list types of
assets that are included in annual income. Instead, HUD relies on the definition of items excluded from assets
to provide the scope of what is included. Exhibit 6-2 provides the regulatory definition of net family assets.
Optional policies for family self-certification of assets are found in Chapter 7. Policies related to the asset
limitation may be found in Chapter 3.
Income from assets is always anticipated, irrespective of the income examination type.
PHA Policy
The PHA generally will use current circumstances to determine both the value of an asset and the
anticipated income from the asset. The PHA will use other than current circumstances to anticipate
income when (1) an imminent change in circumstances is expected, (2) it is not feasible to anticipate a
level of income over 12 months, or (3) the PHA believes that past income is the best indicator of
anticipated income. For example, if a family member owns real property that typically receives rental
income, but the property is currently vacant, the PHA can take into consideration past rental income
along with the prospects of obtaining a new tenant.
Any time current circumstances are not used to determine asset income, a clear rationale for the
decision will be documented in the file. In such cases the family may present information and
documentation to the PHA to show why the asset income determination does not represent the family’s
anticipated asset income.
6-II.B. ASSETS DISPOSED OF FOR LESS THAN FAIR MARKET VALUE [24 CFR 5.603(B)(2)]
PHAs must include the value of any business or family assets disposed of by an applicant or participant for
less than fair market value (including a disposition in trust, but not in a foreclosure or bankruptcy sale) during
the two years preceding the date of application or reexamination, as applicable, in excess of the consideration
received for the asset. An asset moved to a retirement account held by a member of the family is not
considered to be an asset disposed of for less than fair market value [Notice PIH 2023-27].
The family must certify whether any assets have been disposed of for less than fair market value in the
preceding two years.
Minimum Threshold
The HCV Guidebook permits the PHA to set a threshold below which assets disposed of for less than fair
market value will not be counted [HCV GB, p. 5-27].
PHA Policy

The PHA will not include the value of assets disposed of for less than fair market value unless the
cumulative fair market value of all assets disposed of during the past two years exceeds the gross
amount received for the assets by more than $1,000.
Separation or Divorce
The regulation also specifies that assets are not considered disposed of for less than fair market value if they
are disposed of as part of a separation or divorce settlement and the applicant or tenant receives important
consideration not measurable in dollar terms.
PHA Policy
All assets disposed of as part of a separation or divorce settlement will be considered assets for which
important consideration not measurable in monetary terms has been received. In order to qualify for
this exemption, a family member must be subject to a formal separation or divorce settlement
agreement established through arbitration, mediation, or court order.
Foreclosure or Bankruptcy
Assets are not considered disposed of for less than fair market value when the disposition is the result of a
foreclosure or bankruptcy sale. Negative equity in real property or other investments does not prohibit the
owner from selling the property or other investments, so negative equity alone would not justify excluding the
property or other investments from family assets.
Family Declaration
PHA Policy
Families must sign a declaration form at initial certification and each annual recertification identifying all
assets that have been disposed of for less than fair market value or declaring that no assets have been
disposed of for less than fair market value. The PHA may verify the value of the assets disposed of if
other information available to the PHA does not appear to agree with the information reported by the
family.
6-II.C. ASSET INCLUSIONS AND EXCLUSIONS
Necessary and Non-Necessary Personal Property [24 CFR 5.603(b)(3)(i)]
All assets are categorized as either real property (e.g., land, a home) or personal property. Personal property
includes tangible items, like boats, as well as intangible items, like bank accounts.
The value of necessary items of personal property is excluded from the calculation of net family assets.
Necessary items of personal property include a car used for commuting or medical devices.

HUD defines necessary personal property as items essential to the family for the maintenance, use, and
occupancy of the premises as a home; or they are necessary for employment, education, or health and
wellness. Necessary personal property includes more than merely items that are indispensable to the bare
existence of the family. It may include personal effects (such as items that are ordinarily worn or utilized by the
individual), items that are convenient or useful to a reasonable existence, and items that support and facilitate
daily life within the family’s home. Necessary personal property also includes items that assist a household
member with a disability, including any items related to disability-related needs, or that may be required for a
reasonable accommodation for a person with a disability. Necessary personal property does not include bank
accounts, other financial investments, or luxury items. Items of personal property that do not qualify as
necessary personal property are classified as non-necessary personal property.
The combined value of all non-necessary items of personal property is only included in annual income when
the combined total value exceeds the HUD-published threshold amount (adjusted annually and published in
HUD’s current year Inflation-Adjusted Values tables). When the combined value of all non-necessary personal
property does not exceed the HUD-published threshold amount, all non-necessary personal property is
excluded from net family assets.

The threshold amount is $50,000 for 2024, and $51,600 for 2025.
While not an exhaustive list, the following table from Notice PIH 2023-27 provides examples of necessary and
non-necessary personal property.

Necessary Personal Property
Non-Necessary Personal Property
Car(s)/vehicle(s) that a family relies on for
transportation for personal or business use (e.g.,
bike, motorcycle, skateboard, scooter)
Furniture, carpets, linens, kitchenware
Common appliances
Common electronics (e.g., radio, television, DVD
player, gaming system)
Clothing
Personal effects that are not luxury items
(e.g., toys, books)
Wedding and engagement rings
Jewelry used in religious/cultural celebrations and
ceremonies
Religious and cultural items
Medical equipment and supplies
Health care–related supplies
Musical instruments used by the family
Personal computers, phones, tablets, and related
equipment
Professional tools of trade of the family, for
example professional books
Educational materials and equipment used by the
family, including equipment to accommodate
persons with disabilities
Equipment used for exercising (e.g., treadmill,
stationary bike, kayak, paddleboard, ski equipment)
Recreational car/vehicle not needed for day-to-day
transportation for personal or business use
(campers, motorhomes, traveling trailers, all-terrain
vehicles (ATVs))
Bank accounts or other financial investments (e.g.,
checking account, savings account, stocks/bonds)
Recreational boat/watercraft
Expensive jewelry without religious or cultural
value, or which does not hold family significance
Collectibles (e.g., coins/stamps)
Equipment/machinery that is not used to generate
income for a business
Items such as gems/precious metals, antique cars,
artwork, etc.
PHA Policy
In determining the value of non-necessary, non-financial personal property, the PHA will use the
family’s estimate of the value.
Checking and Savings Accounts [Notice PIH 2023-27]
HUD considers bank accounts as non-necessary items of personal property. Whether or not non-necessary
personal property is counted toward net family assets depends on the combined value of all of the family’s
assets.


When the combined value of net family assets is greater than the HUD-published threshold amount, which
is adjusted annually and listed in HUD’s current year Inflation Adjusted Values tables ($50,000 for 2024,
and $51,600 for 2025), checking and/or savings accounts would be counted toward net family assets.

When the combined value of all non-necessary personal property does not exceed the HUD-published
threshold amount, all non-necessary personal property is excluded from net family assets. In this case, the
value of the family’s checking and/or savings accounts would not be considered when calculating net family
assets.
However, actual income from checking and savings accounts is always included in a family’s annual income,
regardless of the total value of net family assets or whether the asset itself is included or excluded from net
family assets, unless that income is specifically excluded.
ABLE Accounts [24 CFR 5.609(b)(10); Notice PIH 2019-09]
An Achieving a Better Life Experience (ABLE) account is a type of tax-advantaged savings account that an
eligible individual can use to pay for qualified disability expenses. Section 103 of the ABLE Act mandates that
an individual’s ABLE account (specifically, its account balance, contributions to the account, and distributions
from the account) is excluded when determining the designated beneficiary’s eligibility and continued
occupancy under certain federal means-tested programs. The PHA must exclude the entire value of the
individual’s ABLE account from the household’s assets. Distributions from the ABLE account are also not
considered income. However, all wage income received, regardless of which account the money is paid to, is
included as income.

Investment Accounts Such as Stocks, Bonds, Saving Certificates, and Money Market Funds [24 CFR
5.603(b)(1)]
HUD considers financial investments such as stocks and bonds non-necessary items of personal property.
Whether non-necessary personal property is counted toward net family assets depends on the combined value
of all of the family’s assets.

When the combined value of net family assets is greater than  the HUD-published threshold amount, which
is adjusted annually and listed in HUD’s Inflation Adjusted Values tables ($50,000 for 2024, and $51,600
for 2025), financial investments such as stocks and bonds are considered part of net family assets. In this
case, the value of the family’s investments such as stocks and bonds would be counted toward net family
assets.

When the combined value of all non-necessary personal property does not HUD-published threshold
amount, all non-necessary personal property is excluded from net family assets. In this case, the value of
the family’s financial investments such as stocks and bonds would not be considered when calculating net
family assets.
However, actual income from financial accounts is always included in a family’s annual income, regardless of
the total value of net family assets or whether the asset itself is included or excluded from net family assets,
unless that income is specifically excluded. When a stock issues dividends in some years but not others (e.g.,
due to market performance), the dividend is counted as the actual return when it is issued, but when no
dividend is issued, the actual return is $0. When the stock never issues dividends, the actual return is $0.
PHA Policy
The PHA will include interest or dividends earned by investment accounts as actual income from assets
even when the earnings are reinvested.
The cash value of such an asset is determined by deducting from the market value any broker fees,
penalties for early withdrawal, or other costs of converting the asset to cash.
In determining the market value of an investment account, the PHA will use the value of the account on
the most recent investment report.

Lump-Sum Additions to Net Family Assets [24 CFR 5.609(b)(24(viii); Notice PIH 2023-27]
The regulations exclude income from lump-sum additions to family assets, including lottery or other contest
winnings as a type of nonrecurring income.
In addition, lump sums from insurance payments, settlements for personal or property losses, and recoveries
from civil actions or settlements based on claims of malpractice, negligence, or other breach of duty owed to a
family member arising out of law that resulted in a member of the family becoming a family member with a
disability are excluded from income.
Further, deferred periodic amounts from Supplemental Security Income (SSI) and Social Security benefits that
are received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts, or any deferred Department of
Veterans Affairs disability benefits that are received in a lump sum amount or in prospective monthly amounts
are also excluded from income.
However, these amounts may count toward net family assets. The PHA must consider any actual or imputed
returns from assets as income at the next applicable income examination. In the case where the lump sum
addition to assets would lead to imputed income, which is unearned income, that increases the family’s annual
adjusted income by 10 percent or more, then the addition of the lump sum to the family’s assets will trigger an
immediate interim reexamination of income in accordance with Chapter 11. This reexamination of income must
take place as soon as the lump sum is added to the family’s net family assets unless the addition takes place
in the last three months of family’s income certification period and the PHA chooses not to conduct the
examination.
For a discussion of lump-sum payments that represent the delayed start of a periodic payment, most of which
are counted as income, see sections 6-I.H and 6-I.I.
PHA Policy
Any lump-sum receipts are only counted as assets if they are retained by a family in a form
recognizable as an asset. [RHIIP FAQs]. For example, if the family receives a $1,000 lump sum for
lottery winnings, and the family immediately spends the entire amount, the lump sum will not be
counted toward net family assets.
Jointly Owned Assets [Notice PIH 2023-27]
For assets owned jointly by the family and one or more individuals outside of the assisted family, the PHA must
include the total value of the asset in the calculation of net family assets, unless:

The asset is otherwise excluded;


The family can demonstrate that the asset is inaccessible to them; or

The family cannot dispose of any portion of the asset without the consent of another owner who refuses to
comply.
If the family demonstrates that they can only access a portion of an asset, then only that portion’s value is
included in the calculation of net family assets for the family.
Any income from a jointly owned asset must be included in annual income, unless:

The income is specifically excluded;

The family demonstrates that they do not have access to the income from that asset; or

 The family only has access to a portion of the income from that asset.
If the family demonstrates that they can only access a portion of the income from an asset, then only that
portion’s value is included in the calculation of income from assets.
If an individual is a beneficiary who is entitled to access the account’s funds only upon the death of the
account’s owner, and may not otherwise withdraw funds from an account, then the account is not an asset to
the assisted family, and the family should provide proper documentation demonstrating that they are only a
beneficiary on the account.
Trusts [24 CFR 5.609(b)(2) and 5.603(b)(4)]
A trust is a legal arrangement generally regulated by state law in which one party (the creator or grantor)
transfers property to a second party (the trustee) who holds the property for the benefit of one or more third
parties (the beneficiaries).
The basis for determining how to treat trusts relies on information about who has access to either the principal
in the account or the income from the account. There are two types of trusts, revocable and irrevocable.
When the creator sets up an irrevocable trust, the creator has no access to the funds in the account. Typically,
special needs trusts are considered irrevocable. Irrevocable trusts not under the control of any member of the
family are excluded from net family assets. The value of the trust continues to be excluded from net family
assets, so long as the fund continues to be held in a trust that is not revocable by, or under the control of, any
member of the family or household [24 CFR 5.603(b)(4)]. Further, where an irrevocable trust is excluded from
net family assets, the PHA must not consider actual income earned by the trust (e.g., interest earned, rental
income if property is held in the trust) for so long as the income from the trust is not distributed.

A revocable trust is a trust that the creator of the trust may amend or end (revoke). When there is a revocable
trust, the creator has access to the funds in the trust account.

A revocable trust that is under the control of the family is included in net family assets when the grantor is a
member of the assisted family. If a revocable trust is included in the calculation of net family assets, then
the actual income earned by the revocable trust is also included in the family’s income. For example,
interest earned or rental income if the property is held in the trust. The PHA must calculate imputed income
on the revocable trust if net family assets are more than the HUD-published threshold amount, which is
adjusted annually and listed in HUD’s Inflation Adjusted Values tables ($50,000 for 2024, and $51,600 for
2025), and actual income from the trust cannot be calculated (e.g., if the trust is comprised of farmland that
is not in use).

A revocable trust that is not under the control of the family is excluded from net family assets. This happens
when a member of the assisted family is the beneficiary of a revocable trust, but the grantor is not a
member of the assisted family. In this case the beneficiary does not “own” the revocable trust, and the
value of the trust is excluded from net family assets. For the revocable trust to be considered excluded
from net family assets, no family or household member may be the account’s trustee.
For both irrevocable and revocable trusts, if the value of the trust is not considered part of net family assets,
then distributions from the trust are treated as follows:

All distributions from the trust’s principal are excluded from income.

Distributions of income earned by the trust (i.e., interest, dividends, realized gains, or other earnings on the
trust’s principal), are included as income unless the distribution is used to pay for the health and medical
expenses for a minor.
Life Insurance [FR Notice 2/14/23 and Notice PIH 2023-27]
Net family assets do not include the value of term life insurance, which has no cash value to the individual
before death.
The cash value of a life insurance policy available to a family member before death, such as a whole life or
universal life policy, is included in the calculation of the value of the family’s assets. The cash value is the
surrender value. While the cash value of an insurance policy is considered an asset, the face value of any
policy is not. If such a policy earns dividends or interest that the family could elect to receive, the amount of
dividends or interest is counted as income from the asset whether or not the family actually receives it.
Tax Refunds [24 CFR 5.603(b)(3)(xi) and Notice PIH 2023-27]
All amounts received by a family in the form of federal tax refunds or refundable tax credits are excluded from
a family’s net family assets for a period of 12 months after receipt by the family.
At the time of an annual or interim reexamination of income, if the federal tax refund was received during the
12 months preceding the effective date of the reexamination, then the amount of the refund that was received
by the family is subtracted from the total value of family assets. When the subtraction results in a negative
number, then net family assets are considered $0.
Asset Exclusions [24 CFR 5.603(b)]
The following are excluded from the calculations of net family assets:

The value of any account under a retirement plan recognized as such by the IRS, including individual
retirement arrangements (IRAs), employer retirement plans, and retirement plans for self-employed
individuals [24 CFR 5.603(b)(3)(iii)].


The value of real property that the family does not have the effective legal authority to sell in the jurisdiction
in which the property is located [24 CFR 5.603(b)(3)(iv)].
-
Real property as used in this part has the same meaning as that provided under the law of the state in
which the property is located [24 CFR 5.100].
-
Examples of this include but are not limited to co-ownership situations (including situations where one
owner is a victim of domestic violence), where one party cannot unilaterally sell the real property;
property that is tied up in litigation; and inherited property in dispute [Notice PIH 2023-27].

Any amounts recovered in any civil action or settlement based on a claim of malpractice, negligence, or
other breach of duty owed to a family member arising out of law, that resulted in a family member being a
person with a disability [24 CFR 5.603(b)(3)(v)];

The value of any Coverdell education savings account under section 530 of the Internal Revenue Code of
1986 [24 CFR 5.603(b)(3)(vi)];

The value of any qualified tuition program under Section 529 of such Code [24 CFR 5.603(b)(3)(vi)];

The value of any “baby bond” account created, authorized, or funded by federal, state, or local government
[24 CFR 5.603(b)(3)(vi)];

Interests in Indian trust land [24 CFR 5.603(b)(3)(vii)];

Equity in a manufactured home where the family receives assistance under 24 CFR part 982 [24 CFR
5.603(b)(3)(viii)];

Equity in property under the Homeownership Option for which a family receives assistance under 24 CFR
part 982 [24 CFR 5.603(b)(3)(ix)];

Family Self-Sufficiency accounts [24 CFR 5.603(b)(3)(x)];

Federal tax refunds or refundable tax credits for a period of 12 months after receipt by the family [24 CFR
5.603(b)(3)(xi)].

The full amount of assets held in an irrevocable trust [Notice PIH 2023-27]; and

The full amount of assets held in a revocable trust where a member of the family is the beneficiary, but the
grantor/owner and trustee of the trust is not a member of the participant family or household [Notice PIH
2023-27].
6-II.D. DETERMINING INCOME FROM ASSETS
In some cases, amounts that are excluded from net family assets may be included as annual income when
disbursements are made to a family from an asset. In other cases, amounts are excluded from annual income
as a lump-sum addition to net family assets, but those funds are then considered a net family asset if held in
an account or other investment that is considered part of net family assets [Notice PIH 2023-27].
Net Family Assets
Net family assets are defined as the net cash value of all assets owned by the family, after deducting
reasonable costs that would be incurred in disposing real property, savings, stocks, bonds, and other forms of
capital investment.

PHA Policy
Reasonable costs that would be incurred when disposing of an asset include, but are not limited to,
penalties for premature withdrawal, broker and legal fees, and settlement costs incurred in real estate
transactions such as settlement costs and transfer taxes [New PH OCC GB, Income Determinations, p.
24].
The calculation of asset income sometimes requires the PHA to make a distinction between an asset’s market
value and its cash value.

The market value of an asset is its worth in the market (e.g., the amount a buyer would pay for real estate
or the total value of an investment account).

The cash value of an asset is its market value less all reasonable amounts that would be incurred when
converting the asset to cash.
The cash value of real property or other assets with negative equity would be considered $0 for the purposes
of calculating net family assets. Negative equity in real property or other investments does not prohibit the
family from selling the property or other investments, so negative equity alone would not justify excluding the
property or other investments from family assets [Notice PIH 2023-27].

Actual Income from Assets
Income from assets must be included on the Form HUD-50058 regardless of the amount of income. Actual
income from assets is always included in a family’s annual income, regardless of the total value of net family
assets or whether the asset itself is included or excluded from net family assets, unless that income is
specifically excluded by 24 CFR 5.609(b).
Income or returns from assets are generally considered to be interest, dividend payments, and other actual
income earned on the asset, and not the increase in market value of the asset. The increase in market value is
relevant to the cash value of the asset for the purpose of determining total net family assets and imputing
income.
The PHA may determine the net assets of a family based on a self-certification by the family that the net family
assets do not exceed the HUD-published threshold amount, which is adjusted annually and listed in HUD’s
Inflation Adjusted Values tables without taking additional steps to verify the accuracy of the declaration [24
CFR 5.618(b)]. Policies related to verification of assets are found in Chapter 7 of this policy.

The threshold amount is $50,000 for 2024, and $51,600 for 2025.
The PHA may not calculate or include any imputed income from assets when net family assets are less than or
equal to the HUD-published threshold amount [24 CFR 5.609(b)(1)]. The actual income from assets must be
included on the Form HUD-50058.
Imputed Income from Assets
When net family assets exceed the HUD-published threshold amount, which is adjusted annually and listed in
HUD’s Inflation Adjusted Values tables, the PHA may not rely on self-certification. If actual returns can be
calculated, the PHA must include actual income from the asset on the Form HUD-50058 (for example, a
savings account or CD where the rate of return is known). If actual returns cannot be calculated, the PHA must
calculate imputed returns using the HUD-determined passbook rate (for example, real property or a non-
necessary item of personal property such as a recreational boat). Imputed income is calculated by multiplying
the net cash value of the asset (found by deducting reasonable costs that would be incurred in disposing of the
asset from the market value), by the HUD-published passbook rate. If the PHA can compute actual income
from some but not all assets, the PHA must compute actual returns where possible and use the
HUD-determined passbook rate for assets where actual income cannot be calculated [24 CFR 5.609(a)(2)].
An asset with an actual return of $0 (such as a non-interest-bearing checking account), is not the same as an
asset for which an actual return cannot be computed (such as non-necessary personal property). If the asset is
a financial asset and there is no income generated (for example, a bank account with a zero percent interest
rate or a stock that does not issue cash dividends), then the asset generates zero actual asset income, and
imputed income is not calculated. When a stock issues dividends in some years but not others (e.g., due to
market performance), the dividend is counted as the actual return when it is issued, and when no dividend is
issued, the actual return is $0. When the stock never issues dividends, the actual return is consistently $0.

PART III: ADJUSTED INCOME
6-III.A. INTRODUCTION
Overview
HUD regulations require PHAs to deduct from annual income any of five mandatory deductions for which a
family qualifies and allow the PHA to deduct other permissive deductions in accordance with PHA policy. The
resulting amount is the family’s adjusted income. Mandatory deductions are found in 24 CFR 5.611.
5.611 Adjusted income means annual income (as determined under § 5.609) of the members of the family
residing or intending to reside in the dwelling unit, after making the following deductions:
(a) Mandatory deductions
(1) $480 for each dependent (adjusted annually by HUD, rounded to the next lowest multiple of $25);
(2) $525 for any elderly family or disabled family (adjusted annually by HUD, rounded to the next lowest
multiple of $25);
(3) The sum of the following, to the extent the sum exceeds ten percent of annual income:
(i) Unreimbursed health and medical care expenses of any elderly family or disabled family;
(ii) Unreimbursed reasonable attendant care and auxiliary apparatus expenses for each member of the family
who is a person with disabilities, to the extent necessary to enable any member of the family (including the
member who is a person with disabilities) to be employed; and
(4) Any reasonable childcare expenses necessary to enable a member of the family to be employed or to
further his or her education.
This part covers policies related to these mandatory deductions. Verification requirements related to these
deductions are found in Chapter 7.

Anticipating Expenses
PHA Policy
Generally, the PHA will use current circumstances to anticipate expenses. When possible, for costs that
are expected to fluctuate during the year (e.g., childcare during school and non-school periods and
cyclical medical expenses), the PHA will estimate costs based on historic data and known future costs.
If a family has an accumulated debt for medical or disability assistance expenses, the PHA will include
as an eligible expense the portion of the debt that the family expects to pay during the period for which
the income determination is being made. However, amounts previously deducted will not be allowed
even if the amounts were not paid as expected in a preceding period. The PHA may require the family
to provide documentation of payments made in the preceding year.
When calculating health and medical care expenses, the PHA will include those expenses anticipated
to be incurred during the 12 months following the certification date which are not covered by an outside
source, such as insurance. The allowance is not intended to give a family an allowance equal to last
year’s expenses, but to anticipate regular ongoing and anticipated expenses during the coming year.
Since these expenses are anticipated, the PH Occupancy Guidebook states “it is likely that actual
expenses will not match what was anticipated. Typically, this would not be considered an
underpayment as long as at the time of the annual reexamination, the expenses were calculated based
on the appropriate verification” [New PH OCC GB, Income Determinations, p. 30]. For annual
reexaminations, the PHA will use information for the previous 12-month period.
6-III.B. DEPENDENT DEDUCTION
An allowance of $480 is deducted from annual income for each dependent (which amount will be adjusted by
HUD annually in accordance with the Consumer Price Index for Urban Wage Earners and Clerical Workers,
rounded to the next lowest multiple of $25) [24 CFR 5.611(a)(1)]. Dependent is defined as any family member
other than the head, spouse, or cohead who is under the age of 18 or who is 18 or older and is a person with
disabilities or a full-time student. Foster children, foster adults, and live-in aides are never considered
dependents [24 CFR 5.603(b)].
6-III.C. ELDERLY OR DISABLED FAMILY DEDUCTION
A single deduction of $525 is taken for any elderly or disabled family (which amount will be adjusted by HUD
annually in accordance with the Consumer Price Index for Urban Wage Earners and Clerical Workers, rounded
to the next lowest multiple of $25) [24 CFR 5.611(a)(2)].
An elderly family is a family whose head, spouse, cohead, or sole member is 62 years of age or older, and a
disabled family is a family whose head, spouse, cohead, or sole member is a person with disabilities [24 CFR
5.403].
6-III.D. HEALTH AND MEDICAL CARE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.611(A)(3)(I) AND 5.603(B)]
Unreimbursed health and medical care expenses may be deducted to the extent that, in combination with any
disability assistance expenses, they exceed ten percent of annual income.
This deduction is permitted only for families in which the head, spouse, or cohead is at least 62 or is a person
with disabilities. If a family is eligible for a health and medical care expense deduction, the unreimbursed health
and medical care expenses of all family members are included. The PHA calculates health and medical care

expenses based on the family’s past expenses, but accounting for any anticipated changes in expenses during
the certification period.
Definition of Medical Expenses
HUD regulations define health and medical care expenses at 24 CFR 5.603(b) to mean “any costs incurred in
the diagnosis, cure, mitigation, treatment, or prevention of disease or payments for treatments affecting any
structure or function of the body. Health and medical care expenses include medical insurance premiums and
long-term care premiums that are paid or anticipated during the period for which annual income is computed.”
Health and medical care expenses may be deducted from annual income only if they are eligible under this
definition and not otherwise reimbursed.
Although HUD revised the definition of health and medical care expenses to reflect the Internal Revenue
Service (IRS) general definition of medical expenses, HUD is not permitting PHAs to specifically align their
policies to IRS Publication 502. PHAs must review each expense to determine whether it is eligible in
accordance with HUD’s definition.
While PHA policies may not specifically align with IRS Publication 502, HUD recommends PHAs use it as a
standard for determining allowable expenses, and the PHA may list examples of allowable expenses in their
policy provided they comply with HUD’s definition at 24 CFR 5.603. The PHA may not define health and
medical care expenses more narrowly than the regulation.
PHA Policy
The PHA will use the most current IRS Publication 502 as a standard for determining if expenses
claimed by eligible families qualify as health and medical care expenses. However, under no
circumstances will the PHA deduct any expenses listed in IRS Publication 502 that do not conform with
HUD’s definition of health and medical care expenses.

Summary of Typical Allowable Health and Medical Care Expenses
Services of medical professionals
Surgery and medical procedures that are
necessary, legal, and non-cosmetic
Services of medical facilities
Hospitalization, long-term care, and in-
home nursing services
Prescription medicines and insulin, but
not nonprescription medicines even if
recommended by a doctor
Improvements to housing directly related
to medical needs (e.g., ramps for a
wheelchair, handrails)
Medical insurance premiums or the cost
of a health maintenance organization
(HMO)
Medicare Part B and Part D premiums
Substance abuse treatment programs
Psychiatric treatment
Ambulance services and some costs of
transportation related to medical
expenses. The PHA will use the most
current medical mileage rate listed in
IRS Publication 502.
The cost and care of necessary
equipment related to a medical
condition (e.g., eyeglasses/lenses,
hearing aids, crutches, and artificial
teeth)
The costs of buying, training, and
maintaining a guide dog or other service
animal to assist a visually impaired or
hearing disabled person, or a person
with other physical disabilities. In
general, this includes any costs, such
as food, grooming, and veterinary care,
incurred in maintaining the health and
vitality of the service animal so that it
may perform its duties.
Note: This chart provides a summary of eligible health and medical care expenses
only. In all cases, the PHA will consider whether health and medical expenses care
expenses claimed by the family are eligible under HUD’s definition.
Families That Qualify for Both Health and Medical and Disability Assistance Expenses
PHA Policy
This policy applies only to families in which the head, spouse, or cohead is 62 or older or is a person
with disabilities.
When expenses anticipated by a family could be defined as either a health and medical care or
disability assistance expenses, the PHA will consider them health and medical care expenses unless it
is clear that the expenses are incurred exclusively to enable a person with disabilities to work.

6-III.E. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES DEDUCTION [24 CFR 5.603(B) AND 
24 CFR 5.611(A)(3)(II)]
Unreimbursed reasonable expenses for attendant care and auxiliary apparatus for each member of the family
who is a person with disabilities may be deducted if they: (1) are necessary to enable a family member 18
years or older to work, (2) are not paid to a family member or reimbursed by an outside source, (3) in
combination with any medical expenses, exceed ten percent of annual income, and (4) do not exceed the
earned income received by the family member who is enabled to work.
Earned Income Limit on the Disability Assistance Expense Deduction
A family can qualify for the disability assistance expense deduction only if at least one family member (who
may be the person with disabilities) is enabled to work [24 CFR 5.603(b)].
The disability expense deduction is capped by the amount of “earned income received by family members who
are 18 years of age or older and who are able to work” because of the expense [24 CFR 5.611(a)(3)(ii)]. The
earned income used for this purpose is the amount verified before any earned income disallowances or income
exclusions are applied.
PHA Policy
The family must identify the family members enabled to work as a result of the disability assistance
expenses. In evaluating the family’s request, the PHA will consider factors such as how the work
schedule of the relevant family members relates to the hours of care provided, the time required for
transportation, the relationship of the family members to the person with disabilities, and any special
needs of the person with disabilities that might determine which family members are enabled to work.
When the PHA determines that the disability assistance expenses enable more than one family
member to work, the expenses will be capped by the sum of the family members’ incomes.
Eligible Auxiliary Apparatus [Notice PIH 2023-27]
Auxiliary apparatus items may include expenses for wheelchairs, ramps, adaptations to vehicles, guide dogs,
assistance animals, or special equipment to enable a person who is blind or has low vision to read or type or
special equipment to assist a person who is deaf or hard of hearing.

Eligible Attendant Care [Notice PIH 2023-27]
Examples of attendant care expenses can include teaching a person with disabilities how to perform day-to-
day tasks independently like cleaning, bathing, doing laundry, and cooking. Attendant care can be 24-hour
care, or care during sporadic periods throughout the day. The family determines the type of attendant care that
is appropriate for the person with disabilities.
PHA Policy
Attendant care expenses will be included for the period that the person enabled to work is employed
plus reasonable transportation time. The cost of general housekeeping and personal services is not an
eligible attendant care expense. However, if the person enabled to work is the person with disabilities,
personal services necessary to enable the person with disabilities to work are eligible. If the care
attendant also provides other services to the family, the PHA will prorate the cost and allow only that
portion of the expenses attributable to attendant care that enables a family member to work. For
example, if the care provider also cares for a child who is not the person with disabilities, the cost of
care must be prorated. Unless otherwise specified by the care provider, the calculation will be based
upon the number of hours spent in each activity and/or the number of persons under care.
Payments to Family Members
No disability assistance expenses may be deducted for payments to a member of an assisted family [24 CFR
5.603(b)]. However, expenses paid to a relative who is not a member of the assisted family may be deducted if
they are not reimbursed by an outside source.
Necessary and Reasonable Expenses
The family determines the type of care or auxiliary apparatus to be provided and must describe how the
expenses enable a family member to work. The family must certify that the disability assistance expenses are
necessary and are not paid or reimbursed by any other source.
PHA Policy
The PHA determines the reasonableness of the expenses based on typical costs of care or apparatus
in the locality. To establish typical costs, the PHA will collect information from organizations that provide
services and support to persons with disabilities. A family may present, and the PHA will consider, the
family’s justification for costs that exceed typical costs in the area.
Families That Qualify for Both Health and Medical and Disability Assistance Expenses
PHA Policy
This policy applies only to families in which the head or spouse is 62 or older or is a person with
disabilities. When expenses anticipated by a family could be defined as either health and medical care
or disability assistance expenses, the PHA will consider them health and medical care expenses unless
it is clear that the expenses are incurred exclusively to enable a person with disabilities to work.
6-III.F. CHILDCARE EXPENSE DEDUCTION

HUD defines childcare expenses at 24 CFR 5.603(b) as “amounts anticipated to be paid by the family for the
care of children under 13 years of age (age 12 and younger) (including foster children) during the period for
which annual income is computed, but only where such care is necessary to enable a family member to
actively seek employment, be gainfully employed, or to further his or her education and only to the extent such
amounts are not reimbursed. The amount deducted shall reflect reasonable charges for childcare. In the case
of childcare necessary to permit employment, the amount deducted shall not exceed the amount of
employment income that is included in annual income.”
Clarifying the Meaning of Child for This Deduction
Childcare expenses do not include child support payments made to another on behalf of a minor who is not
living in an assisted family’s household [VG, p. 26]. However, childcare expenses for foster children that are
living in the assisted family’s household are included when determining the family’s childcare expenses [HCV
GB, p. 5-29].
Qualifying for the Deduction
Determining Who Is Enabled to Pursue an Eligible Activity
PHA Policy
The family must identify the family member(s) enabled to pursue an eligible activity. The term eligible
activity in this section means any of the activities that may make the family eligible for a childcare
deduction (seeking work, pursuing an education, or being gainfully employed).
In evaluating the family’s request, the PHA will consider factors such as how the schedule for the
claimed activity relates to the hours of care provided, the time required for transportation, the
relationship of the family member(s) to the child, and any special needs of the child that might help
determine which family member is enabled to pursue an eligible activity.
Seeking Work
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to seek employment, the family
must provide evidence of the family member’s efforts to obtain employment at each reexamination. The
deduction may be reduced or denied if the family member’s job search efforts are not commensurate
with the childcare expense being allowed by the PHA.
Furthering Education
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to further their education, the
member must be enrolled in school (academic or vocational) or participating in a formal training
program. The family member is not required to be a full-time student, but the time spent in educational
activities must be commensurate with the childcare claimed.
Being Gainfully Employed
PHA Policy
If the childcare expense being claimed is to enable a family member to be gainfully employed, the
family must provide evidence of the family member’s employment during the time that childcare is being

provided. Gainful employment is any legal work activity (full- or part-time) for which a family member is
compensated.
Earned Income Limit on Childcare Expense Deduction
When a family member looks for work or furthers their education, there is no cap on the amount that may be
deducted for childcare – although the care must still be necessary and reasonable. However, when childcare
enables a family member to work, the deduction is capped by “the amount of employment income that is
included in annual income” [24 CFR 5.603(b)].
The earned income used for this purpose is the amount of earned income verified after any earned income
disallowances or income exclusions are applied.
The PHA must not limit the deduction to the least expensive type of childcare. If the care allows the family to
pursue more than one eligible activity, including work, the cap is calculated in proportion to the amount of time
spent working [HCV GB, p. 5-30].
PHA Policy
When the childcare expense being claimed is to enable a family member to work, only one family
member’s income will be considered for a given period of time. When more than one family member
works during a given period, the PHA generally will limit allowable childcare expenses to the earned
income of the lowest-paid member. The family may provide information that supports a request to
designate another family member as the person enabled to work.
Eligible Childcare Expenses
The type of care to be provided is determined by the assisted family. The PHA may not refuse to give a family
the childcare expense deduction because there is an adult family member in the household that may be
available to provide childcare [VG, p. 26].
Allowable Childcare Activities
PHA Policy
For school-age children, costs attributable to public or private school activities during standard school
hours are not considered. Expenses incurred for supervised activities after school or during school
holidays (e.g., summer day camp, after-school sports league) are allowable forms of childcare.
The costs of general housekeeping and personal services are not eligible. Likewise, childcare
expenses paid to a family member who lives in the family’s unit are not eligible; however, payments for
childcare to relatives who do not live in the unit are eligible.
If a childcare provider also renders other services to a family or childcare is used to enable a family
member to conduct activities that are not eligible for consideration, the PHA will prorate the costs and
allow only that portion of the expenses that is attributable to childcare for eligible activities. For
example, if the care provider also cares for a child with disabilities who is 13 or older, the cost of care
will be prorated. Unless otherwise specified by the childcare provider, the calculation will be based
upon the number of hours spent in each activity and/or the number of persons under care.

Necessary and Reasonable Costs
Childcare expenses will be considered necessary if: (1) a family adequately explains how the care enables a
family member to work, actively seek employment, or further their education, and (2) the family certifies, and
the childcare provider verifies, that the expenses are not paid or reimbursed by any other source.
PHA Policy
Childcare expenses will be considered for the time required for the eligible activity plus reasonable
transportation time. For childcare that enables a family member to go to school, the time allowed may
include not more than one study hour for each hour spent in class.
To establish the reasonableness of childcare costs, the PHA will use the schedule of childcare costs
from a qualified local entity that either subsidizes childcare costs or licenses childcare providers.
Families may present, and the PHA will consider, justification for costs that exceed typical costs in the
area.
6-III.G. HARDSHIP EXEMPTIONS [24 CFR 5.611(C), (D), AND (E)]
Health and Medical Care and Disability Assistance Expenses [24 CFR 5.611(c); Notice PIH 2023-27]
The regulations provide for two types of hardship exemption categories for families that qualify for
unreimbursed health and medical care expenses and/or disability assistance expenses. A family will benefit
from this hardship exemption only if the family has eligible expenses that can be deducted in excess of five
percent of annual income. In order to claim unreimbursed health and medical care expenses, the family must
have a head, cohead, or spouse that is elderly or a person with a disability. In order to claim unreimbursed
reasonable attendant care and auxiliary apparatus expenses, the family must include a person with a disability,
and the expenses must enable any member of the family (including the member who is a person with a

disability) to be employed. Families may be eligible for relief under one of two categories; phased-in relief or
general relief, as defined below.
Phased-In Relief
The first category is applicable to all families who received a deduction for unreimbursed health and medical
care and/or reasonable attendant care or auxiliary apparatus expenses based on their most recent income
review prior to January 1, 2024. The family must receive phased-in relief if they are determined to be eligible.
These families will begin receiving a 24-month phased-in relief at their next annual or interim reexamination,
whichever occurs first, after the date on which the PHA implements phased-in relief.
For these families, the threshold amount is phased-in as follows:

The family is eligible for a deduction totaling the sum of expenses that exceeds 5 percent of annual income
for the first 12 months.

At the conclusion of 12 months, the family is eligible for a deduction totaling the sum of their expenses that
exceed 7.5 percent of annual income for another 12 months.

At the conclusion of 24 months, the standard threshold amount of 10 percent would be used, unless the
family qualifies for relief under the general hardship relief category.
When an eligible family’s phased-in relief begins at an interim reexamination, the PHA must process another
transaction (either an interim reexamination or non-interim transaction, as applicable) one year later to move
the family to the next phase.
Prior to the end of the 24-month period, the family may request a hardship exemption under the second
category as described below. If the family is found eligible under the second category, the hardship exemption
under the first category ends, and the family’s hardship is administered in accordance with the requirements
listed below. Once a family requests general relief, the family may no longer receive phased-in relief.
PHAs must track the 24-month phase-period for each eligible family, even if a family’s expenses go below the
appropriate phase-in percentage, during the first or second 12-month phase-in period. The phase-in must
continue for families who move to another housing unit at the same PHA. When the family is treated as a new
admission under a different property/program (e.g., the family moves from public housing to the HCV program),
unless the PHA has a written policy to continue the phased-in relief upon admission, the family’s expense
deduction will be calculated using the 10-percent threshold unless request for general relief is approved by the
PHA. When a family moves with continued assistance or ports to a new PHA, the family must continue to
receive the phased-in relief. The family must receive the remaining calendar months of the percentage phase-
in. The PHA must use the existing phase-in documentation to determine the remaining calendar months and
the percentage phase-in.
PHA Policy
The PHA will not continue the phased-in relief for families who move from public housing to HCV.
These families will be treated as new admissions and the sum of expenses that exceeds 10 percent of
annual income will be used to calculate their adjusted income.
General Relief
The second category is for families that can demonstrate:

Their health and medical and/or disability assistance expenses increased (other than the transition to the
higher threshold); or


The family’s financial hardship is a result of a change in circumstances (as defined in PHA policy) that
would not otherwise trigger an interim reexamination.
The family may request a hardship exemption under the second category regardless of whether the family
previously received the health and medical and/or disability assistance deductions or are currently or were
previously receiving relief under the phased-in relief category above. HUD requires that PHAs develop policies
defining what constitutes a hardship for purposes of this exemption.
The PHA must obtain third-party verification of the hardship or must document in the file the reason third-party
verification was not available. PHAs must attempt to obtain third-party verification prior to the end of the 90-day
hardship exemption period.
PHA Policy
To qualify for a hardship exemption, a family must submit a request in writing. The request must show
that the family’s health and medical and/or disability assistance expenses have increased (other than
the transition to the higher threshold) and that the family’s financial hardship is a result of a change in
circumstances. The PHA defines a change in circumstances as a decrease in income or increase in
other expenses that has resulted in the family’s financial hardship but does not, on its own, trigger an
interim reexamination in accordance with PHA policies.
Examples of circumstances constituting a financial hardship may include the following situations:
The family is awaiting an eligibility determination for a federal, state, or local assistance
program, such as a determination for unemployment compensation or disability benefits;
The family’s income decreased because of a loss of employment, death of a family member, or
due to a natural or federal/state declared disaster; or
Other circumstances as determined by the PHA.
The family must provide third-party verification of the hardship with the request. If third-party verification
is not available, the PHA will document the file with the reason and will attempt to obtain third-party
verification prior to the end of the 90-day hardship exemption period.
The PHA must promptly notify the family in writing of the change in the determination of adjusted income and
the family’s rent resulting from hardship exemptions. The notice must inform the family of when the hardship
exemption will begin and expire [24 CFR 5.611(e)(2)].
PHA Policy
The PHA will make a determination of whether the family qualifies within 30 calendar days and will
notify the family in writing of the result within 10 business days of the determination.
If the PHA denies the hardship exemption request, the PHA notice will also state that if the family does
not agree with the PHA determination, the family may request a hearing.
If the family qualifies for an exemption, the PHA will include the date the hardship exemption will begin
and the date it will expire as well as information on how to request a 90-day extension based on family
circumstances.

If the family qualifies, the family will receive a deduction for the sum of eligible expenses that exceed five
percent of annual income.
The family’s hardship relief ends when the circumstances that made the family eligible for the relief are no
longer applicable or after 90 days, whichever is earlier. However, the PHA may, at its discretion, extend the
relief for one or more additional 90-day periods while the family’s hardship condition continues. PHAs are not
limited to a maximum number of 90-day extensions.
PHAs must establish written policies regarding the types of circumstances that will allow a family to qualify for
a financial hardship and when such deductions may be eligible for additional 90-day extensions. PHAs must
develop policies requiring families to report if the circumstances that made the family eligible for the hardship
exemption are no longer applicable.
PHA Policy
The family may request an extension either orally or in writing prior to the end of the hardship
exemption period. The PHA will extend relief for an additional 90-days if the family demonstrates to the
PHA’s satisfaction that the family continues to qualify for the hardship exemption based on
circumstances described above. The PHA will require updated verification based on the family’s current
circumstances. Additional extension(s) may be granted on a case-by-case basis provided the family
continues to request extensions prior to the end of each hardship exemption period. Families must
report if the circumstances that made the family eligible for the hardship exemption are no longer
applicable. At any time, the PHA may terminate the hardship exemption if the PHA determines that the
family no longer qualifies for the exemption.
Childcare Expense Hardship Exemption [24 CFR 5.611(d) and Notice PIH 2023-27]
A family whose eligibility for the childcare expense deduction is ending may request a financial hardship
exemption to continue receiving the deduction. If the family demonstrates to the PHA’s satisfaction that the
family is unable to pay their rent because of the loss of the childcare expense deduction, and that the childcare
expense is still necessary even though the family member is not working, looking for work, or seeking to further
their education, the PHA must recalculate the family’s adjusted income and continue the childcare deduction.
The PHA must develop a policy to define what constitutes a hardship, which includes the family’s inability to
pay rent. The PHA must obtain third-party verification of the hardship or must document in the file the reason
third-party verification was not available. PHAs must attempt to obtain third-party verification prior to the end of
the 90-day hardship exemption period.
PHA Policy
For a family to qualify, they must demonstrate that their inability to pay rent would be as a result of the
loss of this deduction. The PHA defines this hardship as a potential decrease in income or increase in
other expenses that would result from the loss of the childcare expense and such loss would impact the
family’s ability to pay their rent.
Some factors to consider when determining if the family is unable to pay rent may include determining
that the rent, utility payment, and applicable expenses (childcare expenses or health and medical
expenses) are more than 40 percent of the family’s adjusted income, or verifying whether the family has
experienced unanticipated expenses, such as large medical bills, that have affected their ability to pay
their rent.
The family must also demonstrate that the childcare expense is still necessary even though the family
member is no longer employed or furthering their education. The PHA will consider qualification under

this criterion on a case-by case basis (for example, if the family member who was employed has left
their job in order to provide uncompensated care to an elderly friend or family member who is severely
ill and lives across town).
The family must provide third-party verification of the hardship with the request. If third-party verification
is not available, the PHA will document the file with the reason and will attempt to obtain third-party
verification prior to the end of the 90-day hardship exemption period.
The PHA must promptly notify the family in writing of the change in the determination of adjusted income and
the family’s rent resulting from hardship exemptions.
If the PHA denies the request, the notice must specifically state the reason for the denial. PHAs must provide
families 30 days’ notice of any increase in rent.
If the PHA approves the request, the notice must inform the family of when the hardship exemption will begin
and expire [24 CFR 5.611(e)(2)]. The notice must also state the requirement for the family to report to the PHA
if the circumstances that made the family eligible for relief are no longer applicable and that the family’s
adjusted income and tenant rent will be recalculated upon expiration of the hardship exemption [Notice PIH
2023-27].
PHA Policy
The PHA will make a determination of whether the family qualifies within 30 calendar days and will
notify the family in writing of the result within 10 business days of the determination.
If the PHA denies the hardship exemption request, the PHA notice will also state that if the
family does not agree with the PHA determination, the family may request an informal hearing.
If the family qualifies for an exemption, the PHA will include all required information listed above
as well as information on how to request a 90-day extension based on family circumstances.
If the family qualifies, the hardship exemption and the resulting alternative adjusted income calculation must
remain in place for a period of up to 90 days.
The PHA may, at its discretion, extend the hardship exemptions for additional 90-day periods based on family
circumstances and as stated in PHA policies. PHAs are not limited to a maximum number of 90-day
extensions. PHAs must develop policies requiring families to report if the circumstances that made the family
eligible for the hardship exemption are no longer applicable.
PHAs must promptly notify families in writing if they are denied either an initial hardship exemption or an
additional 90-day extension of the exemption. If the PHA denies the request, the notice must specifically state
the reason for the denial.
PHAs must notify the family if the hardship exemption is no longer necessary and the hardship exemption will
be terminated because the circumstances that made the family eligible for the exemption are no longer
applicable. The notice must state the termination date and provide 30 days’ notice of rent increase, if
applicable.
PHA Policy
The family may request an extension either orally or in writing prior to the end of the hardship
exemption period. The PHA will extend relief for an additional 90-days if the family demonstrates to the
PHA’s satisfaction that the family continues to qualify for the hardship exemption. The PHA will require
updated verification based on the family’s current circumstances. Additional extensions may be granted

on a case-by-case basis provided the family continues to request extensions prior to the end of each
hardship exemption period. Families must report if the circumstances that made the family eligible for
the hardship exemption are no longer applicable. At any time, the PHA may terminate the hardship
exemption if the PHA determines that the family no longer qualifies for the exemption.

6-III.H. PERMISSIVE DEDUCTIONS [24 CFR 5.611(B)(1)(II)]
The PHA may adopt additional permissive deductions from annual income if they establish a policy in the
administrative plan. Permissive deductions are additional, optional deductions that may be applied to annual
income. As with mandatory deductions, permissive deductions must be based on need or family circumstance
and deductions must be designed to encourage self-sufficiency or other economic purpose.  If the PHA offers
permissive deductions, they must be granted to all families that qualify for them and should complement
existing income exclusions and deductions [PH Occ GB, p. 128]. Permissive deductions may be used to
incentivize or encourage self-sufficiency and economic mobility.
A PHA that adopts such deductions must have sufficient funding to cover the increased housing assistance
payment cost of the deductions. A PHA will not be eligible for an increase in HCV renewal funding for subsidy
costs resulting from such deductions.
PHA Policy
The PHA has opted not to use permissive deductions.

PART IV: CALCULATING FAMILY SHARE AND PHA SUBSIDY
6-IV.A. OVERVIEW OF RENT AND SUBSIDY CALCULATIONS
TTP Formula [24 CFR 5.628]
HUD regulations specify the formula for calculating the total tenant payment (TTP) for an assisted family. TTP
is the highest of the following amounts, rounded to the nearest dollar:

30 percent of the family’s monthly adjusted income (adjusted income is defined in Part II)

10 percent of the family’s monthly gross income (annual income, as defined in Part I, divided by 12)

The welfare rent (in as-paid states only)

A minimum rent between $0 and $50 that is established by the PHA
The PHA has authority to suspend and exempt families from minimum rent when a financial hardship exists, as
defined in section 6-IV.B.
The amount that a family pays for rent and utilities (the family share) will never be less than the family’s TTP
but may be greater than the TTP depending on the rent charged for the unit the family selects.
Welfare Rent [24 CFR 5.628]
PHA Policy
Welfare rent does not apply in this locality.
Minimum Rent [24 CFR 5.630]
PHA Policy
The minimum rent for this locality is $50.
Family Share [24 CFR 982.305(a)(5)]
If a family chooses a unit with a gross rent (rent to owner plus an allowance for tenant-paid utilities) that
exceeds the PHA’s applicable payment standard: (1) the family will pay more than the TTP, and (2) at initial
occupancy the PHA may not approve the tenancy if it would require the family share to exceed 40 percent of
the family’s monthly adjusted income. (For a discussion of the application of payment standards, see
section 6-IV.C.)
PHA Subsidy [24 CFR 982.505(b)]
The PHA will pay a monthly housing assistance payment (HAP) for a family that is equal to the lower of (1) the
applicable payment standard for the family minus the family’s TTP or (2) the gross rent for the family’s unit
minus the TTP. (For a discussion of the application of payment standards, see section 6-IV.C.)
Utility Reimbursement [24 CFR 982.514(b); 982.514(c)]
When the PHA subsidy for a family exceeds the rent to owner, the family is due a utility reimbursement. HUD
permits the PHA to pay the reimbursement to the family or directly to the utility provider.
PHA Policy

The PHA will make utility reimbursements to the family.
The PHA may make all utility reimbursement payments to qualifying families on a monthly basis or may make
quarterly payments when the monthly reimbursement amount is $15.00 or less. Reimbursements must be
made once per calendar-year quarter and must be prorated if the family leaves the program in advance of its
next quarterly reimbursement. The PHA must also adopt hardship policies for families for whom receiving
quarterly reimbursement would create a financial hardship.
PHA Policy
The PHA will issue all utility reimbursements monthly.

6-IV.B. FINANCIAL HARDSHIPS AFFECTING MINIMUM RENT [24 CFR 5.630]
Overview
If the PHA establishes a minimum rent greater than zero, the PHA must grant an exemption from the minimum
rent if a family is unable to pay the minimum rent because of financial hardship.
The financial hardship exemption applies only to families required to pay the minimum rent. If a family’s TTP is
higher than the minimum rent, the family is not eligible for a hardship exemption. If the PHA determines that a
hardship exists, the family share is the highest of the remaining components of the family’s calculated TTP.
HUD-Defined Financial Hardship
Financial hardship includes the following situations:
(1) The family has lost eligibility for or is awaiting an eligibility determination for a federal, state, or local
assistance program. This includes a family member who is a noncitizen lawfully admitted for permanent
residence under the Immigration and Nationality Act who would be entitled to public benefits but for Title IV
of the Personal Responsibility and Work Opportunity Act of 1996.
PHA Policy
A hardship will be considered to exist only if the loss of eligibility has an impact on the family’s ability to
pay the minimum rent.
For a family waiting for a determination of eligibility, the hardship period will end as of the first of the
month following: (1) implementation of assistance, if approved, or (2) the decision to deny assistance. A
family whose request for assistance is denied may request a hardship exemption based upon one of
the other allowable hardship circumstances.
(2) The family would be evicted because it is unable to pay the minimum rent.
PHA Policy
For a family to qualify under this provision, the cause of the potential eviction must be the family’s
failure to pay rent to the owner or tenant-paid utilities.
(3) Family income has decreased because of changed family circumstances, including the loss of
employment.
(4)  A death has occurred in the family.
PHA Policy
In order to qualify under this provision, a family must describe how the death has created a financial
hardship (e.g., because of funeral-related expenses or the loss of the family member’s income).
(5) The family has experienced other circumstances determined by the PHA.
PHA Policy
The PHA has not established any additional hardship criteria.

Implementation of Hardship Exemption
Determination of Hardship
When a family requests a financial hardship exemption, the PHA must suspend the minimum rent requirement
beginning the first of the month following the family’s request.
The PHA then determines whether the financial hardship exists and whether the hardship is temporary or long-
term.
PHA Policy
The PHA defines temporary hardship as a hardship expected to last 90 days or less.  Long-term
hardship is defined as a hardship expected to last more than 90 days.
When the minimum rent is suspended, the family share reverts to the highest of the remaining components of
the calculated TTP. The example below demonstrates the effect of the minimum rent exemption.
Example: Impact of Minimum Rent Exemption
Assume the PHA has established a minimum rent of $50.
Family Share – No Hardship
Family Share – With Hardship
$0
$15
N/A
$50
30% of monthly adjusted income
10% of monthly gross income
Welfare rent
Minimum rent
$0
$15
N/A
$50
30% of monthly adjusted income
10% of monthly gross income
Welfare rent
Minimum rent
Minimum rent applies.
TTP = $50
Hardship exemption granted.
TTP = $15
PHA Policy
To qualify for a hardship exemption, a family must submit a request for a hardship exemption in writing.
The request must explain the nature of the hardship and how the hardship has affected the family’s
ability to pay the minimum rent.
The PHA will make the determination of hardship within 30 calendar days.
No Financial Hardship
If the PHA determines there is no financial hardship, the PHA will reinstate the minimum rent and require the
family to repay the amounts suspended.
PHA Policy

The PHA will require the family to repay the suspended amount within 30 calendar days of the PHA’s
notice that a hardship exemption has not been granted.
Temporary Hardship
If the PHA determines that a qualifying financial hardship is temporary, the PHA must suspend the minimum
rent for the 90-day period beginning the first of the month following the date of the family’s request for a
hardship exemption.
At the end of the 90-day suspension period, the family must resume payment of the minimum rent and must
repay the PHA the amounts suspended. HUD requires the PHA to offer a reasonable repayment agreement,
on terms and conditions established by the PHA. The PHA also may determine that circumstances have
changed and the hardship is now a long-term hardship.
PHA Policy
The PHA will enter into a repayment agreement in accordance with the procedures found in Chapter 16
of this plan.
Long-Term Hardship
If the PHA determines that the financial hardship is long-term, the PHA must exempt the family from the
minimum rent requirement for so long as the hardship continues. The exemption will apply from the first of the
month following the family’s request until the end of the qualifying hardship. When the financial hardship has
been determined to be long-term, the family is not required to repay the minimum rent.
PHA Policy
The hardship period ends when any of the following circumstances apply:
(1) At an interim or annual reexamination, the family’s calculated TTP is greater than the minimum rent.
(2) For hardship conditions based on loss of income, the hardship condition will continue to be
recognized until new sources of income are received that are at least equal to the amount lost. For
example, if a hardship is approved because a family no longer receives a $60/month child support
payment, the hardship will continue to exist until the family receives at least $60/month in income
from another source or once again begins to receive the child support.
(3) For hardship conditions based upon hardship-related expenses, the minimum rent exemption will
continue to be recognized until the cumulative amount exempted is equal to the expense incurred.

6-IV.C. APPLYING PAYMENT STANDARDS [24 CFR 982.505(C) AND NOTICE PIH 2024-34]
Overview
The PHA’s schedule of payment standards is used to calculate housing assistance payments for HCV families.
This section covers the application of the PHA’s payment standards. The establishment and revision of the
PHA’s payment standard schedule are covered in Chapter 16.
Payment standard is defined as “the maximum monthly assistance payment for a family assisted in the
voucher program (before deducting the total tenant payment by the family)” [24 CFR 982.4(b)].
The payment standard for a family is the lower of (1) the payment standard for the family unit size, which is
defined as the appropriate number of bedrooms for the family under the PHA’s subsidy standards [24 CFR
982.4(b)], or (2) the payment standard for the size of the dwelling unit rented by the family [24 CFR
982.505(c)(1)].
If the PHA has established an exception payment standard for a designated part of a an FMR area in
accordance with 24 CFR 982.503 and a family’s unit is located in the designated area, the PHA must use the
appropriate payment standard for the exception area [24 CFR 982.505(c)(2)].
The PHA is required to pay a monthly housing assistance payment (HAP) for a family that is the lower of (1)
the payment standard for the family minus the family’s TTP or (2) the gross rent for the family’s unit minus the
TTP.
If during the term of the HAP contract for a family’s unit, the owner lowers the rent, the PHA will recalculate the
HAP using the lower of the initial payment standard or the gross rent for the unit [HCV GB, p. 7-8].
Changes in Payment Standards
When the PHA revises its payment standards during the term of the HAP contract for a family’s unit, it will
apply the new payment standards in accordance with HUD regulations. Regulations governing increases and
decreases in the payment standard have changed, with a required compliance date of December 3, 2024.
Decreases [24 CFR 982.505(c)(3) and Notice PIH 2024-34]
For new HAP contracts, the PHA applies the payment standard in effect at the time of HAP contract execution.
The PHA must administer decreases in the payment standard amount for the family in accordance with the
PHA policy as described in the administrative plan and apply the policy consistently to all families.
If a PHA changes its payment standard schedule, resulting in a lower payment standard amount, during the
term of a HAP contract, the PHA is not required to reduce the payment standard used to calculate subsidy for
families under HAP contract as long as the HAP contract remains in effect. The PHA must administer
decreases in the payment standard amount for the family in accordance with the PHA policy as described in
the administrative plan.
Changes effective 12/2/24 and earlier: If the PHA does choose to reduce the payment standard for families
currently under HAP contract, the initial reduction to the payment standard may not be applied any earlier than
the effective date of the family’s second regular reexamination following the effective date of the decrease in
the payment standard amount.
Changes effective 12/3/24 and later: If the PHA does choose to reduce the payment standard for families
currently under HAP contract, the initial reduction to the payment standard may not be applied any earlier than

two years following the effective date of the decrease in the payment standard and only with proper written
notice to the family in accordance with 24 CFR 982.505(c)(3)(iii).
At that point, the PHA may either reduce the payment standard to the current amount in effect on the PHA’s
payment standard schedule or may reduce the payment standard to another amount that is higher than the
normally applicable amount on the schedule. The PHA may also establish different policies for designated
areas within their jurisdiction (e.g., different zip code areas). In any case, the PHA must provide the family with
at least 12 months’ notice that the payment standard is being reduced before the effective date of the change.
In the written notice, the PHA must state the new payment standard amount, explain that the family’s new
payment standard amount will be the greater of the amount listed in the current written notice or the new
amount (if any) on the PHA’s payment standard schedule at the end of the 12-month period, and make clear
where the family will find the PHA’s payment standard schedule. The PHA’s policy on decreases in the
payment standard during the term of the HAP contract apply to all families under HAP contract at the time of
the effective date of the decrease in the payment standard within the designated area.
PHA Policy
If a PHA changes its payment standard schedule resulting in a lower payment standard amount, during
the term of a HAP contract, the PHA will not reduce the payment standard used to calculate subsidy for
families under HAP contract as long as the HAP contract remains in effect.
The PHA will not establish different policies for decreases in the payment standard for designated
areas within their jurisdiction.
Increases [24 CFR 982.505(c)(4) and Notice PIH 2024-34]
For new HAP contracts, the PHA applies the payment standard in effect at the time of HAP contract execution.
Changes effective 12/2/24 and earlier: If the payment standard is increased during the term of the HAP
contract, the increased payment standard will be used to calculate the monthly housing assistance payment for
the family beginning on the effective date of the family’s first regular reexamination on or after the effective
date of the increase in the payment standard.
Families requiring or requesting interim reexaminations will not have their HAP payments calculated using the
higher payment standard until their next annual reexamination [HCV GB, p. 7-8].
Changes effective 12/3/24 and later: If the payment standard is increased during the term of the HAP
contract, the increased payment standard will be applied no later than the earliest of:

The effective date of an increase in the gross rent that would result in an increase in the family share;

The family’s first regular or interim reexamination; or

One year following the effective date of the increase in the payment standard amount.
The PHA may adopt a policy to apply a payment standard increase at any time earlier than the date calculated
above as long as the policy is included in the administrative plan and applied consistently to all families [24
CFR 982.505(c)(5)].
PHA Policy
The PHA will not adopt payment standard increases earlier than the date required by the regulations.

Changes in Family Unit Size (Voucher Size) [24 CFR 982.505(c)(6) and Notice PIH 2024-34]
Changes effective 12/2/24 and earlier: Irrespective of any increase or decrease in the payment standard, if
the family unit size increases or decreases during the HAP contract term, the new family unit size must be
used to determine the payment standard for the family beginning at the family’s first regular reexamination
following the change in family unit size.
Changes effective 12/3/24 and later: Irrespective of any increase or decrease in the payment standard, if the
family unit size increases or decreases during the HAP contract term, the new family unit size may be used to
determine the payment standard immediately but no later than the family’s first regular reexamination following
the change in family unit size.
PHA Policy
If the family unit size (voucher size) changes during the term of a HAP contract, the new family unit size
will be used to determine the payment standard at the family’s first regular reexamination following the
change in family unit size.
Moves
If the family moves to a new unit, or a new HAP contract is executed due to changes in the lease (even if the
family remains in place) the current payment standard applicable to the family will be used when the new HAP
contract is processed.
Reasonable Accommodation [24 CFR 982.503(d)(5)]
If a family requires a higher payment standard as a reasonable accommodation for a family member who is a
person with disabilities, the PHA is allowed to establish a higher payment standard for the family of not more
than 120 percent of the published FMR without HUD approval or prior notification to HUD. A PHA may
establish a payment standard greater than 120 percent of the applicable FMR as a reasonable accommodation
in accordance with 24 CFR part 8, after requesting and receiving HUD approval. See Chapter 16 for more
information.

6-IV.D. APPLYING UTILITY ALLOWANCES [24 CFR 982.517]
Overview
A PHA-established utility allowance schedule is used in determining family share and PHA subsidy. A family’s
utility allowance is determined by the size of dwelling unit leased by a family or the voucher unit size for which
the family qualifies using PHA subsidy standards, whichever is the lowest of the two. See Chapter 5 for
information on the PHA’s subsidy standards.
For policies on establishing and updating utility allowances, see Chapter 16.
Flat Fees [24 CFR 982.517(b)(2)(iii)]
The PHA may base its utility allowance payments on actual flat fees charged by an owner for utilities that are
billed directly by the owner, but only if the flat fee charged by the owner is no greater than the PHA’s applicable
utility allowance for the utilities covered by the fee. If the owner charges a flat fee for some but not all utilities,
the PHA must pay a separate allowance for any tenant-paid utilities not covered in the flat fee.
PHA Policy
The PHA will not base utility allowance payments on flat fees charged by the owner.
PBV Developments [24 CFR 982.517(b)(2)(iv)]
If a tenant-based voucher holder resides in a project with project-based voucher (PBV) units and  the PBV
units use a site-specific utility allowance in accordance with PBV regulations, the PHA must use the project-
specific utility allowance schedule.
Reasonable Accommodation and Individual Relief
On request from a family that includes a person with disabilities, the PHA must approve a utility allowance
which is higher than the applicable amount on the utility allowance schedule if a higher utility allowance is
needed as a reasonable accommodation to make the program accessible and usable by the family member
with a disability [24 CFR 982.517(e)]. (See Chapter 2 for policies regarding the request and approval of
reasonable accommodations.)
Further, the PHA may grant requests for individual relief from charges in excess of the utility allowance on
reasonable grounds, such as special factors not within control of the resident, as the PHA deems appropriate.
The family must request the higher allowance and provide the PHA an explanation of the need for individual
relief and an explanation about the amount of additional allowance required [see HCV GB, p. 18-8].
PHAs should develop criteria for granting individual relief, notify residents about the availability of individual
relief, and notify participants about the availability of individual relief programs (sometimes referred to as
“Medical Baseline discounts”) offered by the local utility company.
PHA Policy
The family must request the higher allowance and provide the PHA with information about the amount
of additional allowance required.
The PHA will consider the following criteria as valid reasons for granting individual relief:

The family’s consumption was mistakenly portrayed as excessive due to defects in the meter or errors
in the meter reading.
The excessive consumption is caused by a characteristic of the unit or owner-supplied equipment that
is beyond the family’s control, such as a particularly inefficient refrigerator or inadequate insulation. The
allowance should be adjusted to reflect the higher consumption needs associated with the unit until the
situation is remedied. The resident should be granted individual relief until the allowance is adjusted.
The excessive consumption is due to special needs of the family that are beyond their control, such as
the need for specialized equipment in the case of a family member who is ill, elderly, or who has a
disability.
In determining the amount of the reasonable accommodation or individual relief, the PHA will allow a
reasonable measure of additional usage as necessary. To arrive at the amount of additional utility cost of
specific equipment, the family may provide information from the manufacturer of the equipment, or the family or
PHA may conduct an internet search for an estimate of usage or additional monthly cost.
Information on reasonable accommodation and individual relief for charges in excess of the utility allowance
will be provided to all families at admission as part of the information on payment standards and utility
allowances in the briefing packet. The PHA will also provide information on utility relief programs or medical
discounts (sometimes referred to as “Medical Baseline discounts”) that may be available through local utility
providers.
At its discretion, the PHA may reevaluate the need for the increased utility allowance at any regular
reexamination.
If the excessive consumption is caused by a characteristic of the unit or PHA-supplied equipment that is
beyond the family’s control, such as a particularly inefficient refrigerator or inadequate insulation, the individual
relief to the resident will cease when the situation is remedied.
Utility Allowance Revisions
At reexamination, the PHA must use the current utility allowance schedule [HCV GB, p. 18-8].
PHA Policy
Revised utility allowances will be applied to a family’s rent and subsidy calculations at the first annual
reexamination that is effective after the allowance is adopted.
6-IV.E. PRORATED ASSISTANCE FOR MIXED FAMILIES [24 CFR 5.520]
HUD regulations prohibit assistance to ineligible family members. A mixed family is one that includes at least
one U.S. citizen or eligible immigrant and any number of ineligible family members. The PHA must prorate the
assistance provided to a mixed family. The PHA will first determine assistance as if all family members were
eligible and then prorate the assistance based upon the percentage of family members that actually are
eligible. For example, if the PHA subsidy for a family is calculated at $500 and two of four family members are
ineligible, the PHA subsidy would be reduced to $250.

EXHIBIT 6-1: ANNUAL INCOME FULL DEFINITION
24 CFR 5.609
(a) Annual income includes, with respect to the
family:
(1) All amounts, not specifically excluded in
paragraph (b) of this section, received from all
sources by each member of the family who is 18
years of age or older or is the head of household or
spouse of the head of household, plus unearned
income by or on behalf of each dependent who is
under 18 years of age, and
(2) When the value of net family assets exceeds
the HUD-published threshold amount (which
amount HUD will adjust annually in accordance
with the Consumer Price Index for Urban Wage
Earners and Clerical Workers) and the actual
returns from a given asset cannot be calculated,
imputed returns on the asset based on the current
passbook savings rate, as determined by HUD.
(b)Annual income does not include the following:
 (1) Any imputed return on an asset when net family
assets are less than or equal to the HUD-published
threshold amount (which amount HUD will adjust
annually in accordance with the Consumer Price
Index for Urban Wage Earners and Clerical
Workers) and no actual income from the net family
assets can be determined.
(2) The following types of trust distributions:
(i) For an irrevocable trust or a revocable trust
outside the control of the family or household
excluded from the definition of net family assets
under § 5.603(b):
(A) Distributions of the principal or corpus of the
trust; and
(B) Distributions of income from the trust when the
distributions are used to pay the costs of health and
medical care expenses for a minor.
(ii) For a revocable trust under the control of the
family or household, any distributions from the trust;
except that any actual income earned by the trust,
regardless of whether it is distributed, shall be
considered income to the family at the time it is
received by the trust.
(3) Earned income of children under the 18 years of
age.
(4) Payments received for the care of foster
children or foster adults, or State or Tribal kinship
or guardianship care payments.
(5) Insurance payments and settlements for
personal or property losses, including but not
limited to payments through health insurance,
motor vehicle insurance, and workers’
compensation.
(6) Amounts received by the family that are
specifically for, or in reimbursement of, the cost of
health and medical care expenses for any family
member.
(7) Any amounts recovered in any civil action or
settlement based on a claim of malpractice,
negligence, or other breach of duty owed to a
family member arising out of law, that resulted in a
member of the family becoming disabled.
(8) Income of a live-in aide, foster child, or foster
adult as defined in §§ 5.403 and 5.603,
respectively.
(9)
(i) Any assistance that section 479B of the Higher
Education Act of 1965, as amended (20 U.S.C.
1087uu), requires be excluded from a family’s
income; and
(ii) Student financial assistance for tuition, books,
and supplies (including supplies and equipment to
support students with learning disabilities or other
disabilities), room and board, and other fees
required and charged to a student by an institution
of higher education (as defined under Section 102
of the Higher Education Act of 1965 (20 U.S.C.
1002)) and, for a student who is not the head of
household or spouse, the reasonable and actual
costs of housing while attending the institution of
higher education and not residing in an assisted
unit.
(A) Student financial assistance, for purposes of
this paragraph (9)(ii), means a grant or scholarship
received from— (

1) The Federal government;
(2) A State, Tribe, or local government;
(3) A private foundation registered as a nonprofit
under 26 U.S.C. 501(c)(3);
(4) A business entity (such as corporation, general
partnership, limited liability company, limited
partnership, joint venture, business trust, public
benefit corporation, or nonprofit entity); or
(5) An institution of higher education.
(B) Student financial assistance, for purposes of
this paragraph (9)(ii), does not include—
(1) Any assistance that is excluded pursuant to
paragraph (b)(9)(i) of this section;
(2) Financial support provided to the student in the
form of a fee for services performed (e.g., a work
study or teaching fellowship that is not excluded
pursuant to paragraph (b)(9)(i) of this section); (
3) Gifts, including gifts from family or friends; or
(4) Any amount of the scholarship or grant that,
either by itself or in combination with assistance
excluded under this paragraph or paragraph
(b)(9)(i), exceeds the actual covered costs of the
student. The actual covered costs of the student
are the actual costs of tuition, books and supplies
(including supplies and equipment to support
students with learning disabilities or other
disabilities), room and board, or other fees required
and charged to a student by the education
institution, and, for a student who is not the head of
household or spouse, the reasonable and actual
costs of housing while attending the institution of
higher education and not residing in an assisted
unit. This calculation is described further in
paragraph (b)(9)(ii)€ of this section.
(C) Student financial assistance, for purposes of
this paragraph (b)(9)(ii) must be:
(1) Expressly for tuition, books, room and board, or
other fees required and charged to a student by the
education institution;
(2) Expressly to assist a student with the costs of
higher education; or
(3) Expressly to assist a student who is not the
head of household or spouse with the reasonable
and actual costs of housing while attending the
education institution and not residing in an assisted
unit.
(D) Student financial assistance, for purposes of
this paragraph (b)(9)(ii), may be paid directly to the
student or to the educational institution on the
student’s behalf. Student financial assistance paid
to the student must be verified by the responsible
entity as student financial assistance consistent
with this paragraph (b)(9)(ii).
(E) When the student is also receiving assistance
excluded under paragraph (b)(9)(i) of this section,
the amount of student financial assistance under
this paragraph (b)(9)(ii) is determined as follows:
(1) If the amount of assistance excluded under
paragraph (b)(9)(i) of this section is equal to or
exceeds the actual covered costs under paragraph
(b)(9)(ii)(B)(4) of this section, none of the
assistance described in this paragraph (b)(9)(ii) of
this section is considered student financial
assistance excluded from income under this
paragraph (b)(9)(ii)(E).
(2) If the amount of assistance excluded under
paragraph (b)(9)(i) of this section is less than the
actual covered costs under paragraph
(b)(9)(ii)(B)(4) of this section, the amount of
assistance described in paragraph (b)(9)(ii) of this
section that is considered student financial
assistance excluded under this paragraph is the
lower of:
(i) the total amount of student financial assistance
received under this paragraph (b)(9)(ii) of this
section, or
(ii) the amount by which the actual covered costs
under paragraph (b)(9)(ii)(B)(4) of this section
exceeds the assistance excluded under paragraph
(b)(9)(i) of this section.
(10) Income and distributions from any Coverdell
education savings account under section 530 of the
Internal Revenue Code of 1986 or any qualified
tuition program under section 529 of such Code;
and income earned by government contributions to,
and distributions from, “baby bond” accounts
created, authorized, or funded by Federal, State, or
local government.

(11) The special pay to a family member serving in
the Armed Forces who is exposed to hostile fire.
(12)
(i) Amounts received by a person with a disability
that are disregarded for a limited time for purposes
of Supplemental Security Income eligibility and
benefits because they are set aside for use under a
Plan to Attain Self-Sufficiency (PASS);
(ii) Amounts received by a participant in other
publicly assisted programs which are specifically for
or in reimbursement of out-of-pocket expenses
incurred (e.g., special equipment, clothing,
transportation, childcare, etc.) and which are made
solely to allow participation in a specific program;
(iii) Amounts received under a resident service
stipend not to exceed $200 per month. A resident
service stipend is a modest amount received by a
resident for performing a service for the PHA or
owner, on a part-time basis, that enhances the
quality of life in the development.
(iv) Incremental earnings and benefits resulting to
any family member from participation in training
programs funded by HUD or in qualifying Federal,
State, Tribal, or local employment training
programs (including training programs not affiliated
with a local government) and training of a family
member as resident management staff. Amounts
excluded by this provision must be received under
employment training programs with clearly defined
goals and objectives and are excluded only for the
period during which the family member participates
in the employment training program unless those
amounts are excluded under paragraph (b)(9)(i) of
this section.
(13) Reparation payments paid by a foreign
government pursuant to claims filed under the laws
of that government by persons who were
persecuted during the Nazi era.
(14) Earned income of dependent fulltime students
in excess of the amount of the deduction for a
dependent in § 5.611.
(15) Adoption assistance payments for a child in
excess of the amount of the deduction for a
dependent in § 5.611.
(16) Deferred periodic amounts from Supplemental
Security Income and Social Security benefits that
are received in a lump sum amount or in
prospective monthly amounts, or any deferred
Department of Veterans Affairs disability benefits
that are received in a lump sum amount or in
prospective monthly amounts.
(17) Payments related to aid and attendance under
38 U.S.C. 1521 to veterans in need of regular aid
and attendance.
(18) Amounts received by the family in the form of
refunds or rebates under State or local law for
property taxes paid on the dwelling unit.
(19) Payments made by or authorized by a State
Medicaid agency (including through a managed
care entity) or other State or Federal agency to a
family to enable a family member who has a
disability to reside in the family’s assisted unit.
Authorized payments may include payments to a
member of the assisted family through the State
Medicaid agency (including through a managed
care entity) or other State or Federal agency for
caregiving services the family member provides to
enable a family member who has a disability to
reside in the family’s assisted unit.
(20) Loan proceeds (the net amount disbursed by a
lender to or on behalf of a borrower, under the
terms of a loan agreement) received by the family
or a third party (e.g., proceeds received by the
family from a private loan to enable attendance at
an educational institution or to finance the purchase
of a car).
(21) Payments received by Tribal members as a
result of claims relating to the mismanagement of
assets held in trust by the United States, to the
extent such payments are also excluded from gross
income under the Internal Revenue Code or other
Federal law.
(22) Amounts that HUD is required by Federal
statute to exclude from consideration as income for
purposes of determining eligibility or benefits under
a category of assistance programs that includes
assistance under any program to which the
exclusions set forth in paragraph (b) of this section
apply. HUD will publish a notice in the Federal
Register to identify the benefits that qualify for this
exclusion. Updates will be published when
necessary.

(23) Replacement housing “gap” payments made in
accordance with 49 CFR part 24 that offset
increased out of pocket costs of displaced persons
that move from one federally subsidized housing
unit to another Federally subsidized housing unit.
Such replacement housing “gap” payments are not
excluded from annual income if the increased cost
of rent and utilities is subsequently reduced or
eliminated, and the displaced person retains or
continues to receive the replacement housing “gap”
payments.
(24) Nonrecurring income, which is income that will
not be repeated in the coming year based on
information provided by the family. Income received
as an independent contractor, day laborer, or
seasonal worker is not excluded from income under
this paragraph, even if the source, date, or amount
of the income varies. Nonrecurring income
includes:
(i) Payments from the U.S. Census Bureau for
employment (relating to decennial census or the
American Community Survey) lasting no longer
than 180 days and not culminating in permanent
employment.
(ii) Direct Federal or State payments intended for
economic stimulus or recovery.
(iii) Amounts directly received by the family as a
result of State refundable tax credits or State tax
refunds at the time they are received.
(iv) Amounts directly received by the family as a
result of Federal refundable tax credits and Federal
tax refunds at the time they are received.
(v) Gifts for holidays, birthdays, or other significant
life events or milestones (e.g., wedding gifts, baby
showers, anniversaries).
(vi) Non-monetary, in-kind donations, such as food,
clothing, or toiletries, received from a food bank or
similar organization.
(vii) Lump-sum additions to net family assets,
including but not limited to lottery or other contest
winnings.
(25) Civil rights settlements or judgments, including
settlements or judgments for back pay.
(26) Income received from any account under a
retirement plan recognized as such by the Internal
Revenue Service, including individual retirement
arrangements (IRAs), employer retirement plans,
and retirement plans for self-employed individuals;
except that any distribution of periodic payments
from such accounts shall be income at the time
they are received by the family.
(27) Income earned on amounts placed in a
family’s Family Self Sufficiency Account.
(28) Gross income a family member receives
through self-employment or operation of a
business; except that the following shall be
considered income to a family member:
(i) Net income from the operation of a business or
profession. Expenditures for business expansion or
amortization of capital indebtedness shall not be
used as deductions in determining net income. An
allowance for depreciation of assets used in a
business or profession may be deducted, based on
straight line depreciation, as provided in Internal
Revenue Service regulations; and
(ii) Any withdrawal of cash or assets from the
operation of a business or profession will be
included in income, except to the extent the
withdrawal is reimbursement of cash or assets
invested in the operation by the family.

EXHIBIT 6-2: TREATMENT OF FAMILY ASSETS
24 CFR 5.603(b) Net Family Assets
(1) Net family assets is the net cash value of all
assets owned by the family, after deducting
reasonable costs that would be incurred in
disposing real property, savings, stocks, bonds,
and other forms of capital investment.
(2) In determining net family assets, PHAs or
owners, as applicable, must include the value of
any business or family assets disposed of by an
applicant or tenant for less than fair market value
(including a disposition in trust, but not in a
foreclosure or bankruptcy sale) during the two
years preceding the date of application for the
program or reexamination, as applicable, in excess
of the consideration received therefor. In the case
of a disposition as part of a separation or divorce
settlement, the disposition will not be considered to
be for less than fair market value if the applicant or
tenant receives consideration not measurable in
dollar terms. Negative equity in real property or
other investments does not prohibit the owner from
selling the property or other investments, so
negative equity alone would not justify excluding
the property or other investments from family
assets.
(3) Excluded from the calculation of net family
assets are: (i) The value of necessary items of
personal property; (ii) The combined value of all
nonnecessary items of personal property if the
combined total value does not exceed the HUD-
published threshold amount (which amount will be
adjusted by HUD in accordance with the Consumer
Price Index for Urban Wage Earners and Clerical
Workers); (iii) The value of any account under a
retirement plan recognized as such by the Internal
Revenue Service, including individual retirement
arrangements (IRAs), employer retirement plans,
and retirement plans for self-employed individuals;
(iv) The value of real property that the family does
not have the effective legal authority to sell in the
jurisdiction in which the property is located; (v) Any
amounts recovered in any civil action or settlement
based on a claim of malpractice, negligence, or
other breach of duty owed to a family member
arising out of law, that resulted in a family member
being a person with a disability; (vi) The value of
any Coverdell education savings account under
section 530 of the Internal Revenue Code of 1986,
the value of any qualified tuition program under
section 529 of such Code, the value of any
Achieving a Better Life Experience (ABLE) account
authorized under Section 529A of such Code, and
the value of any “baby bond” account created,
authorized, or funded by Federal, State, or local
government. (vii) Interests in Indian trust land; (viii)
Equity in a manufactured home where the family
receives assistance under 24 CFR part 982; (ix)
Equity in property under the Homeownership
Option for which a family receives assistance under
24 CFR part 982; (x) Family Self-Sufficiency
Accounts; and (xi) Federal tax refunds or
refundable tax credits for a period of 12 months
after receipt by the family.
 (4) In cases where a trust fund has been
established and the trust is not revocable by, or
under the control of, any member of the family or
household, the trust fund is not a family asset and
the value of the trust is not included in the
calculation of net family assets, so long as the fund
continues to be held in a trust that is not revocable

EXHIBIT 6-3: THE EFFECT OF WELFARE BENEFIT REDUCTION
24 CFR 5.615
Public housing program and Section 8 tenant-
based assistance program: How welfare benefit
reduction affects family income
(a) Applicability. This section applies to covered
families who reside in public housing (part 960 of
this title) or receive Section 8 tenant-based
assistance (part 982 of this title).
(b) Definitions. The following definitions apply for
purposes of this section:
Covered families. Families who receive welfare
assistance or other public assistance benefits
(“welfare benefits”) from a State or other public
agency (“welfare agency”) under a program for
which Federal, State, or local law requires that a
member of the family must participate in an
economic self-sufficiency program as a condition
for such assistance.
Economic self-sufficiency program. See definition
at Sec. 5.603.
Imputed welfare income. The amount of annual
income not actually received by a family, as a result
of a specified welfare benefit reduction, that is
nonetheless included in the family's annual income
for purposes of determining rent.
Specified welfare benefit reduction.
(1) A reduction of welfare benefits by the welfare
agency, in whole or in part, for a family member, as
determined by the welfare agency, because of
fraud by a family member in connection with the
welfare program; or because of welfare agency
sanction against a family member for
noncompliance with a welfare agency requirement
to participate in an economic self-sufficiency
program.
(2) “Specified welfare benefit reduction” does not
include a reduction or termination of welfare
benefits by the welfare agency:
(i) at expiration of a lifetime or other time limit on
the payment of welfare benefits;
(ii) because a family member is not able to obtain
employment, even though the family member has
complied with welfare agency economic self-
sufficiency or work activities requirements; or
(iii) because a family member has not complied
with other welfare agency requirements.
(c) Imputed welfare income.
(1) A family's annual income includes the amount of
imputed welfare income (because of a specified
welfare benefits reduction, as specified in notice to
the PHA by the welfare agency), plus the total
amount of other annual income as determined in
accordance with Sec. 5.609.
(2) At the request of the PHA, the welfare agency
will inform the PHA in writing of the amount and
term of any specified welfare benefit reduction for a
family member, and the reason for such reduction,
and will also inform the PHA of any subsequent
changes in the term or amount of such specified
welfare benefit reduction. The PHA will use this
information to determine the amount of imputed
welfare income for a family.
(3) A family’s annual income includes imputed
welfare income in family annual income, as
determined at the PHA's interim or regular
reexamination of family income and composition,
during the term of the welfare benefits reduction (as
specified in information provided to the PHA by the
welfare agency).
(4) The amount of the imputed welfare income is
offset by the amount of additional income a family
receives that commences after the time the
sanction was imposed. When such additional
income from other sources is at least equal to the
imputed
(5) The PHA may not include imputed welfare
income in annual income if the family was not an
assisted resident at the time of sanction.
(d) Review of PHA decision.
(1) Public housing. If a public housing tenant claims
that the PHA has not correctly calculated the
amount of imputed welfare income in accordance
with HUD requirements, and if the PHA denies the
family's request to modify such amount, the PHA

shall give the    tenant written notice of such denial,
with a brief explanation of the basis for the PHA
determination of the amount of imputed welfare
income. The PHA notice shall also state that if the
tenant does not agree with the PHA determination,
the tenant may request a grievance hearing in
accordance with part 966, subpart B of this title to
review the PHA determination. The tenant is not
required to pay an escrow deposit pursuant to Sec.
966.55(e) for the portion of tenant rent attributable
to the imputed welfare income in order to obtain a
grievance hearing on the PHA determination.
(2) Section 8 participant. A participant in the
Section 8 tenant-based assistance program may
request an informal hearing, in accordance with
Sec. 982.555 of this title, to review the PHA
determination of the amount of imputed welfare
income that must be included in the family's annual
income in accordance with this section. If the family
claims that such amount is not correctly calculated
in accordance with HUD requirements, and if the
PHA denies the family's request to modify such
amount, the PHA shall give the family written notice
of such denial, with a brief explanation of the basis
for the PHA determination of the amount of imputed
welfare income. Such notice shall also state that if
the family does not agree with the PHA
determination, the family may request an informal
hearing on the determination under the PHA
hearing procedure.
(e) PHA relation with welfare agency.
(1) The PHA must ask welfare agencies to inform
the PHA of any specified welfare benefits reduction
for a family member, the reason for such reduction,
the term of any such reduction, and any
subsequent welfare agency determination affecting
the amount or term of a specified welfare benefits
reduction. If the welfare agency determines a
specified welfare benefits reduction for a family
member, and gives the PHA written notice of such
reduction, the family's annual incomes shall include
the imputed welfare income because of the
specified welfare benefits reduction.
 (2) The PHA is responsible for determining the
amount of imputed welfare income that is included
in the family's annual income as a result of a
specified welfare benefits reduction as determined
by the welfare agency, and specified in the notice
by the welfare agency to the PHA. However, the
PHA is not responsible for determining whether a
reduction of welfare benefits by the welfare agency
was correctly determined by the welfare agency in
accordance with welfare program requirements and
procedures, nor for providing the opportunity for
review or hearing on such welfare agency
determinations.
 (3) Such welfare agency determinations are the
responsibility of the welfare agency, and the family
may seek appeal of such determinations through
the welfare agency's normal due process
procedures. The PHA shall be entitled to rely on the
welfare agency notice to the PHA of the welfare
agency's determination of a specified welfare
benefits reduction.

CHAPTER 7.A.
VERIFICATION
[24 CFR 982.516, 24 CFR 982.551, 24 CFR 5.230, Notice PIH 2018-18]
INTRODUCTION
Prior to the PHA’s HOTMA compliance date, the PHA will follow policies as outlined in this chapter. Upon the
PHA’s HOTMA compliance date, the PHA will follow policies as outlined in Chapter 7.B.
The PHA must verify all information that is used to establish the family’s eligibility and level of assistance and is
required to obtain written authorization from the family in order to collect the information. Applicants and
program participants must cooperate with the verification process as a condition of receiving assistance. The
PHA must not pass on the cost of verification to the family.
The PHA will follow the verification guidance provided by HUD in Notice PIH 2018-18 and any subsequent
guidance issued by HUD. This chapter summarizes those requirements and provides supplementary PHA
policies.
Part I describes the general verification process. Part II provides more detailed requirements related to family
information. Part III provides information on income and assets, and Part IV covers mandatory deductions.
Verification policies, rules and procedures will be modified as needed to accommodate persons with
disabilities. All information obtained through the verification process will be handled in accordance with the
records management policies of the PHA.

PART I. GENERAL VERIFICATION REQUIREMENTS
7-I.A. FAMILY CONSENT TO RELEASE OF INFORMATION [24 CFR 982.516; 24 CFR 982.551; 24 CFR
5.230; AND NOTICE PIH 2023-27
Consent Forms
The family must supply any information that the PHA or HUD determines is necessary to the administration of
the program and must consent to PHA verification of that information [24 CFR §982.551].  All adult family
members must sign consent forms as needed to collect information relevant to the family’s eligibility and level
of assistance. While PHAs must use form HUD-9886, this form does not release all the information necessary
to the administration of the program. The PHA must also develop its own release forms to cover all other
necessary information.
Form HUD-9886-A [24 CFR 5.230(b)(1), b(2), (c)(4), and (c)(5)]; Notice PIH 2023-27
All adult applicants and participants sign form HUD-9886, Authorization for Release of Information. All adult
family members (and the head and spouse/cohead, regardless of age) are required to sign the Form HUD-
9886 at admission. Participants, prior to January 1, 2024, signed and submitted Form HUD-9886 at each
annual reexamination. HOTMA eliminated this requirement and instead required that the Form HUD-9886 be
signed only once. On or after January 1, 2024 (regardless of the PHA’s HOTMA compliance date), current
program participants must sign and submit a new Form HUD-9886 at their next interim or annual
reexamination. This form will only be signed once. Another Form HUD-9886 will not be submitted to the PHA
except under the following circumstances:

When any person 18 years or older becomes a member of the family;

When a current member of the family turns 18; or

As required by HUD or the PHA in administrative instructions.
The PHA has the discretion to establish policies around when family members must sign consent forms when
they turn 18. PHAs must establish these policies stating when family members will be required to sign consent
forms at intervals other than at reexamination.
PHA Policy
Family members turning 18 years of age between annual recertifications will be notified in writing that
they are required to sign the required Consent to the Release of Information Form HUD-9886 at the
family’s next annual or interim reexamination, whichever is earlier.
The purpose of form HUD-9886 is to facilitate automated data collection and computer matching from specific
sources and provides the family's consent only for the specific purposes listed on the form.
HUD and the PHA may collect information from State Wage Information Collection Agencies (SWICAs) and
current and former employers of adult family members. Only HUD is authorized to collect information directly
from the Internal Revenue Service (IRS) and the Social Security Administration (SSA).
The PHA may obtain any financial record from any financial institution, as the terms financial record and
financial institution are defined in the Right to Financial Privacy Act (12 U.S.C. 3401), whenever the PHA
determines, the record is needed to determine an applicant’s or participant’s eligibility for assistance or level of
benefits [24 CFR 5.230(c)(4)].
The executed form will remain effective until the family is denied assistance, assistance is terminated, or the
family provides written notification to the PHA to revoke consent.

Penalties for Failing to Consent [24 CFR §5.232]
If any family member who is required to sign a consent form fails to do so, the PHA must deny admission to
applicants and terminate assistance of participants. The family may request an informal review (applicants) or
informal hearing (participants) in accordance with PHA procedures.
7-I.B. OVERVIEW OF VERIFICATION REQUIREMENTS
Use of Other Programs’ Income Determinations [24 CFR 5.609(c)(3) and Notice PIH 2023-27]
PHAs may, but are not required to, determine a family’s annual income, including income from assets, prior to
the application of any deductions, based on income determinations made within the previous 12-month period,
using income determinations from means-tested federal public assistance programs. PHAs are not required to
accept or use determinations of income from other federal means-tested forms of assistance. If the PHA
adopts a policy to accept this type of verification, the PHA must establish in policy when they will accept Safe
Harbor income determinations and from which programs. PHAs must also create policies that outline the
course of action when families present multiple verifications from the same or different acceptable Safe Harbor
programs.
Means-tested federal public assistance programs include:

Temporary Assistance for Needy Families (TANF) (42 U.S.C. 601, et seq.);

Medicaid (42 U.S.C. 1396 et seq.);

Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP) (42 U.S.C. 2011 et seq.);

Earned Income Tax Credit (EITC) (26 U.S.C. 32);

Low-Income Housing Credit (LIHTC) program (26 U.S.C. 42);

Special Supplemental Nutrition Program for Woman, Infants, and Children (WIC) (42 U.S.C. 1786);

Supplemental Security Income (SSI) (42 U.S.C. 1381 et seq.);

Other programs administered by the HUD Secretary;

Other means-tested forms of federal public assistance for which HUD has established a memorandum of
understanding; and

Other federal benefit determinations made in other forms of means-tested federal public assistance that the
Secretary determines to have comparable reliability and announces through the Federal Register.
If the PHA elects to use the annual income determination from one of the above-listed forms of means-tested
federal public assistance, then they must obtain the income information by means of a third-party verification.
The third-party verification must state the family size, must be for the entire family, and must state the amount
of the family’s annual income. The annual income need not be broken down by family member or income type.
Annual income includes income earned from assets, therefore when using Safe Harbor to verify a family’s
income, PHAs will neither further inquire about a family’s net family assets, nor about the income earned from
those assets, except with respect to whether or not the family owns assets that exceed the asset limitation in
24 CFR 5.618. The Safe Harbor documentation will be considered acceptable if any of the following dates fall
into the 12-month period prior to the receipt of the documentation by the PHA:

Income determination effective date;

Program administrator’s signature date;

Family’s signature date;

Report effective date; or

Other report-specific dates that verify the income determination date.

The only information that PHAs are permitted to use to determine income under this method is the total income
determination made by the federal means-tested program administrator. Other federal programs may provide
additional information about income inclusions and exclusions in their award letters; however, these
determinations and any other information must not be considered by the PHA. PHAs are not permitted to mix
and match Safe Harbor income determinations and other income verifications.
If the PHA is unable to obtain Safe Harbor documentation or if the family disputes the other program’s income
determination, the PHA must calculate the family’s annual income using traditional methods as outlined in
Notice PIH 2023-27 and this chapter.
If the PHA uses a Safe Harbor determination to determine the family’s income, the family is obligated to report
changes in income that meet the PHA’s reporting requirement and occur after the effective date of the
transaction.
The amounts of unreimbursed reasonable attendant care expenses and child-care expenses deducted from a
family’s annual income, except for when a family is approved for a child-care expense hardship exemption,
must still be capped by the amount earned by any family member who is enabled to work as a result of the
expense. PHAs are therefore required to obtain third-party verification of the applicable employment income
and cap the respective expense deductions accordingly.
PHA Policy
T PHA will not accept verification from other federal assistance programs. All income will be verified in
accordance with the requirements of HUD’s verification hierarchy and PHA policies in this chapter. any
time.
When families present multiple verifications from the same or different acceptable Safe Harbor programs, the
PHA will use the most recent income determination, unless the family presents acceptable evidence that the
PHA should consider an alternative verification from a different Safe Harbor source.
When the PHA uses a Safe Harbor income determination from another program, and the family’s income
subsequently changes, the family is required to report the change to the PHA. Depending on when the change
occurred, the change may or may not impact the PHA’s calculation of the family’s total annual income.
Changes that occur between the time the PHA receives the Safe Harbor documentation, and the effective date
of the family’s annual reexam will not be considered. If the family has a change in income that occurs after the
annual reexam effective date, the PHA will conduct an interim reexam if the change meets the requirements for
performing an interim reexamination as outlined in Chapter 11. In this case, the PHA will use third-party
verification to verify the change.
7-I.C. UP-FRONT INCOME VERIFICATION (UIV)
Up-front income verification (UIV) refers to the PHA’s use of the verification tools available from independent
sources that maintain computerized information about earnings and benefits. UIV will be used to the extent that
these systems are available to the PHA.
There may be legitimate differences between the information provided by the family and UIV-generated
information. If the family disputes the accuracy of UIV data, no adverse action can be taken until the PHA has
independently verified the UIV information and the family has been granted an opportunity to contest any
adverse findings through the informal review/hearing process of the PHA.
See Chapter 6 for the PHA’s policy on the use of UIV/EIV to project annual income.

Upfront Income Verification Using HUD’s Enterprise Income Verification (EIV) System (Mandatory)
PHAs must use HUD’s EIV system in its entirety as a third-party source to verify tenant employment and
income information during mandatory reexaminations or recertifications of family composition and income in
accordance with 24 CFR 5.236 and administrative guidance issued by HUD. However, the PHA is not required
to verify income information in EIV at annual reexam when Safe Harbor verification is used to determine a
family’s income [Notice PIH 2023-27]. The EIV system contains data showing earned income, unemployment
benefits, social security benefits, and SSI benefits for participant families. The following policies apply to the
use of HUD’s EIV system.
EIV Income and IVT Reports
The data shown on income and income validation tool (IVT) reports is updated quarterly. Data may be between
3 and 6 months old at the time reports are generated.
PHA Policy
Income and IVT reports will be compared to family-provided information as part of the annual
reexamination process. Policies for resolving discrepancies between income reports and family-
provided information will be resolved as described in Chapter 6-I.C. and in this chapter.
Income and IVT reports will be used in interim reexaminations to identify any discrepancies between
reported income and income shown in the EIV system, and as necessary to verify earned income, and
to verify and calculate unemployment benefits, Social Security and/or SSI benefits. EIV will also be
used to verify that families claiming zero income are not receiving income from any of these sources.
When the PHA determines through EIV reports and third-party verification that a family has concealed
or under-reported income, corrective action will be taken pursuant to the policies in Chapter 14,
Program Integrity.
EIV Identity Verification
The EIV system verifies tenant identities against SSA records. These records are compared to PIC data for a
match on social security number, name, and date of birth.
PHAs are required to use EIV’s Identity Verification Report on a monthly basis to improve the availability of
income information in EIV [Notice PIH 2018-18].
When identity verification for a participant fails, a message will be displayed within the EIV system and no
income information will be displayed.
PHA Policy
The PHA will identify participants whose identity verification has failed by reviewing EIV’s Identity
Verification Report on a monthly basis.
The PHA will attempt to resolve PIC/SSA discrepancies by obtaining appropriate documentation from
the participant. When the PHA determines that discrepancies exist due to PHA errors such as spelling
errors or incorrect birth dates, the errors will be corrected promptly.
Upfront Income Verification Using Non-HUD Systems (Optional)
In addition to mandatory use of the EIV system, HUD encourages PHAs to utilize other upfront verification
sources.
PHA Policy

The PHA will inform all applicants and participants of its use of the following UIV resources during the
admission and reexamination process:
HUD’s EIV system
The Work Number
7-I.D. THIRD-PARTY WRITTEN AND ORAL VERIFICATION
HUD’s current verification hierarchy defines two types of written third-party verification. The more preferable
form, “written third-party verification,” consists of an original document generated by a third-party source, which
may be received directly from a third-party source or provided to the PHA by the family. If written third-party
verification is not available, the PHA must attempt to obtain a “written third-party verification form.” This is a
standardized form used to collect information from a third party.
Written Third-Party Verification [Notice PIH 2018-18]
Written third-party verification documents must be original and authentic and may be supplied by the family or
received from a third-party source.
Examples of acceptable tenant-provided documents include, but are not limited to: pay stubs, payroll summary
reports, employer notice or letters of hire and termination, SSA benefit verification letters, bank statements,
child support payment stubs, welfare benefit letters and/or printouts, and unemployment monetary benefit
notices.
The PHA is required to obtain, at minimum, two current and consecutive pay stubs for determining annual
income from wages.
The PHA may reject documentation provided by the family if the document is not an original, if the document
appears to be forged, or if the document is altered, mutilated, or illegible.
Written, third-party verification includes an original or authentic document generated by a third-party source
dated within 120 days of the date received by the PHA [Notice PIH 2023-27].
PHAs may accept a statement dated within the appropriate benefit year for fixed income sources [Notice PIH
2023-27].
PHA Policy
Third-party documents provided by the family must be dated within 120 days of receipt by the PHA. The
PHA will accept a statement dated within the appropriate benefit year for fixed income sources.
If the PHA determines that third-party documents provided by the family are not acceptable, the PHA
will explain the reason to the family and request additional documentation.

As verification of earned income, the PHA will require the family to provide the two most current and
consecutive pay stubs when pay is received bi-weekly or semi-monthly, four paystubs when pay is
received weekly, and two paystubs when pay is received monthly .
At the PHA’s discretion, if additional paystubs are needed due to the family’s circumstances (e.g.,
sporadic income, fluctuating schedule, etc.), the PHA may request additional paystubs or a payroll
record.
Written Third-Party Verification Form
When upfront verification is not available and the family is unable to provide written third-party documents, the
PHA must request a written third-party verification form. HUD’s position is that this traditional third-party
verification method presents administrative burdens and risks which may be reduced through the use of family-
provided third-party documents.
PHAs may mail or email third-party written verification form requests to third-party sources.
PHA Policy
The PHA will send third-party verification forms directly to the third party.
Third-party verification forms will be sent when third-party verification documents are unavailable or are
rejected by the PHA.
Oral Third-Party Verification [Notice PIH 2018-18]
For third-party oral verification, PHAs contact sources, identified by UIV techniques or by the family, by
telephone or in person.
Oral third-party verification is mandatory if neither form of written third-party verification is available.
Third-party oral verification may be used when requests for written third-party verification forms have not been
returned within a reasonable time—e.g., 10 business days.
PHAs should document in the file the date and time of the telephone call or visit, the name of the person
contacted, the telephone number, as well as the information confirmed.
PHA Policy
In collecting third-party oral verification, PHA staff will record in the family’s file the name and title of the
person contacted, the date of the conversation (or attempt), the telephone number used, and the facts
provided.
When any source responds verbally to the initial written request for verification the PHA will accept the
verbal response as oral verification but will also request that the source complete and return any
verification forms that were provided.

When Third-Party Verification is Not Required [Notice PIH 2018-18]
Third-party verification may not be available in all situations. HUD has acknowledged that it may not be cost-
effective or reasonable to obtain third-party verification of income, assets, or expenses when these items would
have a minimal impact on the family’s total tenant payment.
PHA Policy
If the family cannot provide original documents, the PHA will pay the service charge required to obtain
third-party verification, unless it is not cost effective in which case a self-certification will be acceptable
as the only means of verification. The cost of verification will not be passed on to the family.
The cost of postage and envelopes to obtain third-party verification of income, assets, and expenses is
not an unreasonable cost [VG, p. 18].
Primary Documents
Third-party verification is not required when legal documents are the primary source, such as a birth certificate
or other legal documentation of birth.
Imputed Assets
HUD permits PHAs to accept a self-certification from a family as verification of assets disposed of for less than
fair market value [HCV GB, p. 5-28].
PHA Policy
The PHA will accept a self-certification from a family as verification of assets disposed of for less than
fair market value.
Value of Assets and Asset Income [24 CFR 982.516(a)]
For families with net assets totaling $5,000 or less, the PHA may accept the family’s declaration of asset value
and anticipated asset income. However, the PHA is required to obtain third-party verification of all assets
regardless of the amount during the intake process and at least every three years thereafter.
PHA Policy
For families with net assets totaling $5,000 or less, the PHA will accept the family’s self-certification of
the value of family assets and anticipated asset income when applicable. The family’s declaration must
show each asset and the amount of income expected from that asset. All family members 18 years of
age and older must sign the family’s declaration.
The PHA will use third-party documentation for assets as part of the intake process, whenever a family
member is added to verify the individual’s assets, and every three years thereafter.
7-I.E. SELF-CERTIFICATION
When HUD requires third-party verification, self-certification or “tenant declaration,” is used as a last resort
when the PHA is unable to obtain third-party verification.
Self-certification, however, is an acceptable form of verification when:

A source of income is fully excluded


Net family assets total $5,000 or less and the PHA has adopted a policy to accept self certification at
annual recertification, when applicable

The PHA has adopted a policy to implement streamlined annual recertifications for fixed sources of income
(See Chapter 11)
When the PHA was required to obtain third-party verification but instead relies on a tenant declaration for
verification of income, assets, or expenses, the family’s file must be documented to explain why third-party
verification was not available.
PHA Policy
When information cannot be verified by a third party or by review of documents, family members will be
required to submit notarized self-certifications attesting to the accuracy of the information they have
provided to the PHA.
The PHA may require a family to certify that a family member does not receive a particular type of
income or benefit.
The self-certification must be made in a format acceptable to the PHA and must be signed by the family
member whose information or status is being verified.
PART II. VERIFYING FAMILY INFORMATION
7-II.A. VERIFICATION OF LEGAL IDENTITY
PHA Policy
The PHA will require families to furnish verification of legal identity for each household member.
Verification of Legal Identity for Adults
Verification of Legal Identity for
Children
Certificate of birth, naturalization papers
Church issued baptismal certificate
Certificate of birth
Adoption papers
Custody agreement

Current, valid driver's license or
Department of Motor Vehicles
identification card
U.S. military discharge (DD 214)
Current U.S. passport
Current government employer
identification card with picture
Health and Human Services ID
Certified school records
If a document submitted by a family is illegible for any reason or otherwise questionable, more than one of
these documents may be required.
If none of these documents can be provided and at the PHA’s discretion, a third party who knows the person
may attest to the person’s identity. The certification must be provided in a format acceptable to the PHA and
must be signed in the presence of a PHA representative by the family member whose information or status is
being verified.
Legal identity will be verified for all applicants at the time of eligibility determination and in cases where the
PHA has reason to doubt the identity of a person representing themselves to be a participant.
7-II.B. SOCIAL SECURITY NUMBERS [24 CFR 5.216, NOTICE PIH 2018-24]
The family must provide documentation of a valid Social Security number (SSN) for each member of the
household, with the exception of individuals who do not contend eligible immigration status. Exemptions also
include existing program participants who were at least 62 years of age as of January 31, 2010, and had not
previously disclosed an SSN.
Note that an individual who previously declared to have eligible immigration status may not change their
declaration for the purpose of avoiding compliance with the SSN disclosure and documentation requirements
or penalties associated with noncompliance with these requirements. Nor may the head of household opt to
remove a household member from the family composition for this purpose.
The PHA must accept the following documentation as acceptable evidence of the social security number:

An original SSN card issued by the Social Security Administration (SSA)

An original SSA-issued document, which contains the name and SSN of the individual
An original document issued by a federal, state, or local government agency, which contains the
name and SSN of the individual
While PHAs must attempt to gather third-party verification of SSNs prior to admission as listed above, PHAs
also have the option of accepting a self-certification and a third-party document (such as a bank statement,

utility or cell phone bill, or benefit letter) with the applicant’s name printed on it to satisfy the SSN disclosure
requirement if the PHA has exhausted all other attempts to obtain the required documentation. If verifying an
individual’s SSN using this method, the PHA must document why the other SSN documentation was not
available  [Notice PIH 2023-27].
PHA Policy
The PHA will verify an individual’s SSN in the situations described above using the method described
above as a last resort when no other forms of verification of the individual’s SSN are available.
The PHA may only reject documentation of an SSN provided by an applicant or participant if the document is
not an original document or if the original document has been altered, mutilated, is illegible, or appears to be
forged.
PHA Policy
The PHA will explain to the applicant or participant the reasons the document is not acceptable and
request that the individual obtain and submit acceptable documentation of the SSN to the PHA within
90 days.
In the case of Moderate Rehabilitation Single Room Occupancy (SRO) individuals, the required documentation
must be provided within 90 calendar days from the date of admission into the program. The PHA must grant
one additional 90-day extension if it determines that the applicant’s failure to comply was due to circumstances
that were beyond the applicant’s control and could not have been reasonably foreseen.
PHA Policy
The PHA will grant one additional 90-day extension if needed for reasons beyond the participant’s
control such as delayed processing of the SSN application by the SSA, natural disaster, fire, death in
the family, or other emergency. If the individual fails to comply with SSN disclosure and documentation
requirements upon expiration of the provided time period, the PHA will terminate the individual’s
assistance.
If an applicant family includes a child under 6 years of age who joined the household within the 6 months prior
to the date of voucher issuance, an otherwise eligible family may be admitted to the program and the family
must provide documentation of the child’s SSN within 90 days of the effective date of the initial HAP contract. A
90-day extension will be granted if the PHA determines that the participant’s failure to comply was due to
unforeseen circumstances and was outside of the participant’s control.
PHA Policy
The PHA will grant one additional 90-day extension if needed for reasons beyond the applicant’s
control, such as delayed processing of the SSN application by the SSA, natural disaster, fire, death in
the family, or other emergency.
When a participant requests to add a new household member who is at least 6 years of age, or who is under
the age of 6 and has an SSN, the participant must provide the complete and accurate SSN assigned to each
new member at the time of reexamination or recertification, in addition to the documentation required to verify
it. The PHA may not add the new household member until such documentation is provided.
When a participant requests to add a new household member who is under the age of 6 and has not been
assigned an SSN, the participant must provide the SSN assigned to each new child and the required
documentation within 90 calendar days of the child being added to the household. A 90-day extension will be
granted if the PHA determines that the participant’s failure to comply was due to unforeseen circumstances
and was outside of the participant’s control. During the period the PHA is awaiting documentation of the SSN,
the child will be counted as part of the assisted household.

PHA Policy
The PHA will grant one additional 90-day extension if needed for reasons beyond the participant’s
control such as delayed processing of the SSN application by the SSA, natural disaster, fire, death in
the family, or other emergency.
Social security numbers must be verified only once during continuously assisted occupancy.
PHA Policy
The PHA will verify each disclosed SSN by:

Obtaining documentation from applicants and participants that is acceptable as evidence of
social security numbers

Making a copy of the original documentation submitted, returning it to the individual, and
retaining a copy in the case file
Once the individual’s verification status is classified as “verified,” the PHA may, at its discretion, remove and
destroy copies of documentation accepted as evidence of social security numbers.  The retention of the EIV
Summary Report or Income Report is adequate documentation of an individual’s SSN.
PHA Policy
Once an individual’s status is classified as “verified” in HUD’s EIV system, the PHA will not remove and
destroy copies of documentation accepted as evidence of social security numbers.
7-II.C. DOCUMENTATION OF AGE
A birth certificate or other official record of birth is the preferred form of age verification for all family members.
For elderly family members an original document that provides evidence of the receipt of social security
retirement benefits is acceptable.
PHA Policy
If an official record of birth or evidence of social security retirement benefits cannot be provided, the
PHA will require the family to submit other documents that support the reported age of the family
member (e.g., school records, driver's license if birth year is recorded) and to provide a self-
certification.
Age must be verified only once during continuously assisted occupancy.
7-II.D. FAMILY RELATIONSHIPS
Applicants and program participants are required to identify the relationship of each household member to the
head of household. Definitions of the primary household relationships are provided in the Eligibility chapter.
PHA Policy
Family relationships are verified only to the extent necessary to determine a family’s eligibility and level
of assistance. Certification by the head of household normally is sufficient verification of family
relationships.
Marriage
PHA Policy
Certification by the head of household is normally sufficient verification. If the PHA has reasonable
doubts about a marital relationship, the PHA will require the family to document the marriage.
A marriage certificate generally is required to verify that a couple is married. In the case of a common
law marriage, the couple must demonstrate that they hold themselves to be married (e.g., by telling the

community they are married, calling each other husband and wife, using the same last name, filing joint
income tax returns).
Separation or Divorce
PHA Policy
Certification by the head of household is normally sufficient verification. If the PHA has reasonable
doubts about a separation or divorce, the PHA will require the family to provide documentation of the
divorce, or separation.
A certified copy of a divorce decree, signed by a court officer, is required to document that a couple is
divorced.
A copy of a court-ordered maintenance or other court record is required to document a separation.
If no court document is available, documentation from a community-based agency will be accepted.
Absence of Adult Member
PHA Policy
At the PHA request, if an adult member who was formerly a member of the household is reported to be
permanently absent, the family must provide evidence to support that the person is no longer a member
of the family.
Foster Children and Foster Adults
PHA Policy
Third-party verification from the state or local government agency responsible for the placement of the
individual with the family is required.
7-II.E. VERIFICATION OF STUDENT STATUS

General Requirements
PHA Policy
The PHA requires families to provide information about the student status of all students who are 18
years of age or older. This information will be verified only if:

The family reports full-time student status for an adult other than the head, spouse, or cohead.

The family reports childcare expenses to enable a family member to further their education.

The family includes a student enrolled in an institution of higher education.
Restrictions on Assistance to Students Enrolled in Institutions of Higher Education
This section applies only to students who are seeking assistance on their own, separately from their parents. It
does not apply to students residing with parents who are seeking or receiving HCV assistance.
PHA Policy
In accordance with the verification hierarchy described in Section 7-1. B, the PHA will determine
whether the student is exempt from the restrictions in 24 CFR §5.612 by verifying any one of the
following exemption criteria:

The student is enrolled at an educational institution that does not meet the definition of
institution of higher education in the Higher Education Act of 1965 (see Section Exhibit 3-2).

The student is at least 24 years old.

The student is a veteran, as defined in Section 3-II.E.

The student is married.

The student has at least one dependent child, as defined in Section 3-II.E.

Enrollment verification documentation must indicate the student’s status such as; part-time, full-
time, ¾ time, etc.

Self-certification will not be accepted.

Class schedule without the verbiage indicated above is not an acceptable form of
student status verification.
The student is a person with disabilities, as defined in section 3-II. E, and was receiving assistance prior to
November 30, 2005If the PHA cannot verify at least one of these exemption criteria, the PHA will conclude that
the student is subject to the restrictions on assistance at 24 CFR §5.612. In addition to verifying the student’s
income eligibility, the PHA will then proceed to verify either the student’s parents’ income eligibility (see Section
7-III.J) or the student’s independence from their parents (see below).
Independent Student
PHA Policy
The PHA will verify a student’s independence from their parents to determine that the student’s parents’
income is not relevant for determining the student’s eligibility by doing all of the following:

Either reviewing and verifying previous address information to determine whether the student
has established a household separate from their parents for at least one year, or reviewing and
verifying documentation relevant to determining whether the student meets the U.S. Department
of Education’s definition of independent student (see Section 3-II. E)


Reviewing the student’s prior year income tax returns to verify the student is independent or
verifying the student meets the U.S. Department of Education’s definition of independent
student (see Section 3-II. E.)

Requesting and obtaining written certification directly from the student’s parents identifying the
amount of support they will be providing to the student, even if the amount of support is $0 ,
except in cases in which the PHA determines that the student is a vulnerable youth (see Section
3-II.E)
7-II.F. DOCUMENTATION OF DISABILITY
The PHA must verify the existence of a disability in order to allow certain income disallowances and deductions
from income. The PHA is not permitted to inquire about the nature or extent of a person’s disability [24 CFR
§100.202(c)]. The PHA may not inquire about a person’s diagnosis or details of treatment for a disability or
medical condition. If the PHA receives a verification document that provides such information, the PHA will not
place this information in the tenant file. Under no circumstances will the PHA request a participant’s medical
record(s). For more information on health care privacy laws, see the Department of Health and Human
Services’ website at http://www.hhs.gov/ocr/privacy/.
The above cited regulation does not prohibit the following inquiries, provided these inquiries are made of all
applicants, whether or not they are persons with disabilities [VG, p. 24]:

Inquiry into an applicant’s ability to meet the requirements of ownership or tenancy

Inquiry to determine whether an applicant is qualified for a dwelling available only to persons with
disabilities or to persons with a particular type of disability

Inquiry to determine whether an applicant for a dwelling is qualified for a priority available to persons
with disabilities or to persons with a particular type of disability

Inquiring whether an applicant for a dwelling is a current illegal abuser or addict of a controlled
substance

Inquiring whether an applicant has been convicted of the illegal manufacture or distribution of a
controlled substance
Family Members Receiving SSA Disability Benefits
Verification of the receipt of disability benefits from the Social Security Administration (SSA) is sufficient
verification of disability for the purpose of qualifying for waiting list preferences (if applicable) or certain income
disallowances and deductions [VG, p. 23].
PHA Policy
For family members claiming disability who receive disability benefits from the SSA, the PHA will
attempt to obtain information about disability benefits through the HUD Enterprise Income Verification
(EIV) system. If documentation from HUD’s EIV System is not available, the PHA will request a current
(dated within the last 60 days) SSA benefit verification letter from each family member claiming
disability status. If the family is unable to provide the document(s), the PHA will ask the family to
request a benefit verification letter by either calling SSA at 1-800-772-1213, or by requesting it from
www.ssa.gov. Once the applicant or participant receives the benefit verification letter they will be
required to provide it to the PHA.
Family Members Not Receiving SSA Disability Benefits
Receipt of veteran’s disability benefits, worker’s compensation, or other non-SSA benefits based on the
individual’s claimed disability are not sufficient verification that the individual meets HUD’s definition of
disability in 24 CFR §5.403.

PHA Policy
For family members claiming disability who do not receive disability benefits from the SSA, a
knowledgeable professional must provide third-party verification that the family member meets the HUD
definition of disability. See the Eligibility chapter for the HUD definition of disability. The knowledgeable
professional will verify whether the family member does or does not meet the HUD definition.
7-II.G. CITIZENSHIP OR ELIGIBLE IMMIGRATION STATUS [24 CFR §5.508]
Overview
Housing assistance is not available to persons who are not citizens, nationals, or eligible immigrants. Prorated
assistance is provided for "mixed families" containing both eligible and ineligible persons. A detailed discussion
of eligibility requirements is in the Eligibility chapter. This verifications chapter discusses HUD and PHA
verification requirements related to citizenship status.
The family must provide a certification that identifies each family member as a U.S. citizen, a U.S. national, an
eligible noncitizen or an ineligible noncitizen and submit the documents discussed below for each family
member. Once eligibility to receive assistance has been verified for an individual it need not be collected or
verified again during continuously assisted occupancy [24 CFR §5.508(g)(5)].
U.S. Citizens and Nationals
HUD requires a declaration for each family member who claims to be a U.S. citizen or national. The declaration
must be signed personally by any family member 18 or older and by a guardian for minors.
The PHA may request verification of the declaration by requiring presentation of a birth certificate, United
States passport or other appropriate documentation.
PHA Policy
Family members who claim U.S. citizenship or national status will not be required to provide additional
documentation unless the PHA receives information indicating that an individual’s declaration may not
be accurate.
Eligible Immigrants
Documents Required
All family members claiming eligible immigration status must declare their status in the same manner as U.S.
citizens and nationals.
The documentation required for eligible noncitizens varies depending upon factors such as the date the person
entered the U.S., the conditions under which eligible immigration status has been granted, age, and the date
on which the family began receiving HUD-funded assistance. Exhibit 7-1 at the end of this chapter summarizes
documents family members must provide. PHA Verification [HCV GB, pp. 5-3 and 5-7]
For family members age 62 or older who claim to be eligible immigrants, proof of age is required in the manner
described in 7-II.C. of this plan. No further verification of eligible immigration status is required.
For family members under the age of 62 who claim to be eligible immigrants, the PHA must verify immigration
status with the United States Citizenship and Immigration Services (USCIS).
The PHA will follow all USCIS protocols for verification of eligible immigration status.

7-II.H. VERIFICATION OF PREFERENCE STATUS
The PHA must verify any preferences claimed by an applicant that determined placement on the waiting list.
PHA Policy
The following preferences will determine the place of an applicant on the waitlist after the lottery:
A. Displaced person(s): Individuals or families who have/has been displaced by local government
action or whose dwelling has been extensively damaged or destroyed as a result of a disaster
declared or otherwise formally recognized pursuant to Federal disaster relief laws.  24 CFR §
5.403(b). For purposes of redevelopment activities, a family may also be displaced as defined in
the Uniform Relocation Act. Such families have been displaced if they have been required to
permanently move from real property for the rehabilitation or demolition of such property. These
families may be entitled to specified benefits under the Uniform Relocation Act. 49CFR § 24.2
B. Living in the City of Chandler: Applicant must physically live in the City of Chandler.
C. Working in the City of Chandler: Applicant must physically work or be hired to work in the City of
Chandler.
The PHA may verify that the family qualifies for the working family preference based on the
verification received from the employer. If the employment verification is not received from the
employer within a reasonable amount of time, the family’s submission of the working member’s
most recent paycheck stub will be sufficient verification. The paycheck stub must have been issued
to the working member within the last thirty days.
D. Chronically Homeless: The following definition must be met:
A chronically homeless person as defined by the U.S. Department of HUD (24 CFR §578.3):

(1) A “homeless individual with a disability,” as defined in Section 401(9) of the McKinney–Vento
Homeless Assistance Act (42 U.S.C. 11360(9)), who:

(i) Lives in a place not meant for human habitation, a safe haven, or in an emergency shelter;
and

ii) Has been homeless and living as described in paragraph (1)(i) of this definition continuously
for at least 12 months or on at least 4 separate occasions in the last 3 years, as long as the
combined occasions equal at least 12 months and each break in homelessness separating
the occasions included at least 7 consecutive nights of not living as described in paragraph
(1)(i).
Stays in institutional care facilities for fewer than 90 days will not constitute as a break in
homelessness, but rather such stays are included in the 12–month total, as long as the

individual was living or residing in a place not meant for human habitation, a safe haven, or an
emergency shelter immediately before entering the institutional care facility;

(2) An individual who has been residing in an institutional care facility, including a jail, substance
abuse or mental health treatment facility, hospital, or other similar facility, for fewer than 90 days
and met all of the criteria in paragraph (1) of this definition, before entering that facility; or

(3) A family with an adult head of household (or if there is no adult in the family, a minor head of
household) who meets all of the criteria in paragraph (1) or (2) of this definition, including a family
whose composition has fluctuated while the head of household has been homeless.
The PHA may verify that the family qualifies for Chronically Homeless based on:
 1) referral letter from a non-profit organization in which the applicant is enrolled or verifying their
status as an unaccompanied homeless person with a disabling condition
2) printout from the Homeless Management Information System (HMIS).
E. Currently Employed/Employment Program: Families whose head, Spouse, or Sole Member is
employed. Applicants with an adult family member enrolled in an employment training program or
currently working (20) hours a week. Working hours must be attributed to only one family member.
Family cannot combined work hours.
a.
The PHA may verify that the family qualifies for the working family preference based on the
verification received from the employer. If the employment verification is not received from the
employer within a reasonable amount of time, the family’s submission of the working member’s
most recent paycheck stub indicating that the working member works at least 20 hours per
week is acceptable. The paycheck stub must have been issued to the working member within
the last thirty days.
The PHA may verify that the family qualifies for adult family member(s) enrolled in an
employment-training program preference based on the verification received from the institution
or agency that is providing the employment-training program
F. Full-Time Student: Applicants with an adult family member enrolled in school on a full-time basis.
G. Elderly families where the head of household or spouse is at least 62+ years of age.
a.
Elderly status will be verified by a birth certificate or other form of valid identification showing
birth date (e.g., Social Security documents, passport, etc.).
H. Disabled families and families with a disabled household member.
a.
Disabled status will be verified by a Social Security Administration letter/document showing the
person is disabled, or by a letter received from a disability or medical professional willing to sign
under oath that an individual is disabled.
Emergency Housing Voucher (EHV) Preference: for families who have, in the past twelve months,
been participants in CHA’s Emergency Housing Voucher (EHV) program who have lost or who are
losing their assistance due to lack of continued funding for the EHV program. The PHA will verify this
preference through review of internal PHA records.

PART III. VERIFYING INCOME AND ASSETS
Chapter 6, Part I of this plan describes in detail the types of income that are included and excluded and how
assets and income from assets are handled. Any income reported by the family must be verified. This part
provides PHA policies that supplement the general verification procedures specified in Part I of this chapter.
7-III.A. EARNED INCOME
Tips
PHA Policy
Tips will be verified via third party documentation such as paystubs or employment verification. If tips are not
indicated on paystubs, the participant will self-certify their estimated annual tip income.
Wages
PHA Policy
When the PHA requires third-party verification of wages,  the family must provide the most recent and
consecutive paystubs based on the frequency of pay indicated below:

Biweekly (every two weeks) or semi-monthly (twice a month) – 2 paystubs

Weekly – 4 paystubs

Monthly – 2 paystubs

7-III.B. BUSINESS AND SELF EMPLOYMENT INCOME
The PHA must obtain written, third-party verification when the income type is not available in EIV. This includes
income from self-employment.
PHA Policy
Business owners and self-employed persons will be required to provide:

Schedule C from their tax return of the most recent year filed.

If accelerated depreciation was used on the tax return or financial statement, an accountant's
calculation of depreciation expense, computed using straight-line depreciation rules.
For self-employed individuals who claim they do not to file tax returns, The PHA will have the participant self-
certify they have not filed. In lieu of tax documents participants will complete the notarized self-employment
certification providing two calendar months of income and expense information in accordance with IRS.
The above verification process will be used for  those employed in “gig employment” as listed below  or seen
as independent contractors. The PHA will also review the printed statements of monthly income from the
applicable app for all hours worked and pay received as well as the corresponding IRS Form 1099 or 1099k.

Examples of “gig employment” include but are not limited to:
o
Uber/Lyft
o
Doordash/Uber Eats
o
Task-based gig work: assembling furniture, being a mover, cleaning, babysitting,
attending to yardwork, or tech services such as web development, animal services (such
as dog walking, pet sitting, or grooming services.)
o
On demand roles that individuals can take as freelancers or independent contracts (hair
services, nail techs, food sales, content creation.)
At any reexamination the PHA may request documents that support submitted financial statements such as
manifests, appointment books, cash books, or bank statements.
Once proper verification is provided an interim reexamination will be processed in accordance to PHA policy.
7-III.C. PERIODIC PAYMENTS AND PAYMENTS IN LIEU OF EARNINGS
For policies governing streamlined income determinations for fixed sources of income, please see Chapter 11.
Social Security/SSI Benefits
 Verification requirements for Social Security (SS) and Supplemental Security Income (SSI) benefits differ for
applicants and participants.
For applicants, since EIV does not contain SS or SSI benefit information, the PHA must ask applicants to
provide a copy of their current SS and/or SSI benefit letter (dated within the  current calendar year) for each

family member that receives SS and/or SSI benefits. If the family is unable to provide the document or
documents, the PHA should help the applicant request a benefit verification letter from SSA’s website at
www.ssa.gov or ask the family to request one by calling SSA at 1-800-772-1213. The PHA must obtain the
original benefit letter from the applicant, make a photocopy of the document for the file, and return the original
to the family.
For participants, the PHA must obtain information through the HUD EIV system and confirm with the
participants that the current listed benefit amount is correct.

If the participant agrees with the amount reported in EIV, the PHA must use the EIV-reported gross benefit
amount to calculate annual income from Social Security. PHAs are required to use the EIV-reported SS
and SSI benefit amounts when calculating income unless the tenant disputes the EIV-reported amount. For
example, an SSA benefit letter may list the monthly benefit amount as $450.80 and EIV displays the
amount as $450.00. The PHA must use the EIV-reported amount unless the participant disputes the
amount.

If the participant disputes the EIV-reported benefit amount, or if benefit information is not available in EIV,
the PHA must request a current SSA benefit verification letter (dated within the last 120 calendar days)
from each family member that receives SS and/or SSI benefits. If the family is unable to provide the
document or documents, the PHA should help the participant request a benefit verification letter from
SSA’s website at www.ssa.gov or ask the family to request one by calling SSA at 1-800-772-1213. The
PHA must obtain the original benefit letter from the participant, make a photocopy of the document for the
file, and return the original to the family.
Photocopies of social security checks or bank statements are not acceptable forms of verification for SS/SSI
benefits.
7-III.D. ALIMONY OR CHILD SUPPORT
PHA Policy
The methods the PHA will use to verify alimony and child support payments differ depending on
whether the family declares that it receives regular payments.
If the family declares that it receives regular payments, verification will be obtained in the following
order of priority:

Copies of the receipts and/or payment stubs for the 12 months prior to PHA request.

Third-party verification form from the state or local child support enforcement agency

Third-party verification form from the person paying the support

Family’s self-certification of amount received.
If the family declares that it receives irregular or no payments, in addition to the verification process
listed above, the family must provide evidence that it has taken all reasonable efforts to collect amounts
due. This may include:

A statement from any agency responsible for enforcing payment that shows the family has requested
enforcement and is cooperating with all enforcement efforts
If the family has made independent efforts at collection, a written statement from the attorney or other
collection entity that has assisted the family in these efforts Note: Families are not required to
undertake independent enforcement action.
7-III.E. ASSETS AND INCOME FROM ASSETS
Assets Disposed of for Less than Fair Market Value
The family must certify whether any assets have been disposed of for less than fair market value in the
preceding two years. The PHA needs to verify only those certifications that warrant documentation [HCV GB,
p. 5-28].
PHA Policy
The PHA will verify the value of assets disposed of only if:
The PHA does not already have a reasonable estimation of its value from previously collected
information, or
The amount reported by the family in the certification appears obviously in error.
Example 1: An elderly participant reported a $10,000 certificate of deposit at the last annual
reexamination and the PHA verified this amount. Now the person reports that she has given this
$10,000 to her son. The PHA has a reasonable estimate of the value of the asset; therefore,
reverification of the value of the asset is not necessary.
Example 2: A family member has disposed of its 1/4 share of real property located in a desirable area
and has valued her share at approximately $5,000. Based upon market conditions, this declaration
does not seem realistic. Therefore, the PHA will verify the value of this asset.

7-III.F. NET INCOME FROM RENTAL PROPERTY
PHA Policy
The family must provide:
A current executed lease for the property that shows the rental amount or certification from the
current tenant
A self-certification from the family members engaged in the rental of property providing an
estimate of expenses for the coming year and the most recent IRS Form 1040 with Schedule E
(Rental Income).
If schedule E was not prepared, the PHA will require the family members involved in the rental
of property to provide a self-certification of income and expenses for the previous year and may
request documentation to support the statement including: tax statements, insurance invoices,
bills for reasonable maintenance and utilities, and bank statements or amortization schedules
showing monthly interest expense.
7-III.G. RETIREMENT ACCOUNTS
PHA Policy
The PHA will accept written third-party documents supplied by the family as evidence of the status of
retirement accounts.
The type of original document that will be accepted depends upon the family member’s retirement
status.
Before retirement, the PHA will accept an original document from the entity holding the account
dated within the appropriate benefit year.
Upon retirement, the PHA will accept an original document dated within the appropriate benefit
year from the entity holding the account that reflects any distributions of the account balance,
any lump sums taken and any regular payments.
After retirement, the PHA will accept an original document from the entity holding the account
dated within the appropriate benefit year that reflects any distributions of the account balance,
any lump sums taken and any regular payments.
7-III.H. INCOME FROM EXCLUDED SOURCES
A detailed discussion of excluded income is provided in Chapter 6, Part I.
HUD guidance on verification of excluded income draws a distinction between income which is fully excluded
and income which is only partially excluded.
For fully excluded income, the PHA is not required to follow the verification hierarchy, document why third-
party verification is not available, or report the income on the 50058. Fully excluded income is defined as
income that is entirely excluded from the annual income determination (for example, food stamps, earned
income of a minor, or foster care funds) [Notice PIH 2013-04].

PHAs may accept a family’s signed application or reexamination form as self-certification of fully excluded
income. They do not have to require additional documentation. However, if there is any doubt that a source of
income qualifies for full exclusion, PHAs have the option of requiring additional verification.
For partially excluded income, the PHA is required to follow the verification hierarchy and all applicable
regulations, and to report the income on the 50058. Partially excluded income is defined as income where only
a certain portion of what is reported by the family qualifies to be excluded and the remainder is included in
annual income (for example, the income of an adult full-time student).
PHA Policy
The PHA will accept the family’s self-certification as verification of fully excluded income. The PHA may
request additional documentation if necessary to document the income source. The PHA will verify the
source and amount of partially excluded income as described in Part 1 of this chapter.
7-III.I. ZERO INCOME FAMILIES [NOTICE PIH 2023-27]
PHAs have discretion to establish reasonable procedures to manage the risk of unreported income, such as
asking families to complete a zero-income worksheet at admission or periodically after admission to determine
if they have any sources of unreported income or searching any UIV sources for unreported income.
In calculating annual income, PHAs must not assign monetary value to nonmonetary in-kind donations from a
food bank or similar organization received by the family [24 CFR 5.609(b)(24)(vi)].
PHAs may accept a self-certification of zero income from the family without taking any additional steps to verify
zero reported income. HUD does not require such self-certifications be notarized.
PHAs that perform zero income reviews must update local discretionary policies, procedures, and forms.
Families who begin receiving income which does not trigger an interim reexamination should no longer be
considered zero income even though the family’s income is not reflected on the Form HUD-50058.
PHA Policy
The PHA will check UIV sources and/or may request information from third-party sources to verify that
certain forms of income such as unemployment benefits, TANF, SS, SSI, earned income, child support,
etc., are not being received by families claiming to have zero annual income.
The PHA will also require that each family member who claims zero income status complete a
notarized zero-income form. If any sources of income are identified on the form, the PHA will verify the
income in accordance with the policies in this chapter prior to including the income in the family’s
annual income. The PHA will conduct interims in accordance with PHA policy in Chapter 1.

7-III.J. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [24 CFR 5.609(B)(9) AS UPDATED FOR HOTMA]
The regulations under HOTMA distinguish between two categories of student financial assistance paid to both
full-time and part-time students. Any other grant-in-aid, scholarship, or other assistance amounts an individual
receives for the actual covered costs charged by the institute of higher education not otherwise excluded by the
federally mandated income exclusions are included [24 CFR 5.609(b)(9)(ii)].
PHA Policy
The PHA will request written third-party verification of both the source and the amount of student financial
assistance. Family-provided documents from the educational institution attended by the student will be
requested, as well as documents generated by any other person or entity providing such assistance, as reported
by the student.
In addition, unless the student’s only source of assistance is assistance under Title IV of the HEA, the PHA will
request written verification of the cost of the student’s tuition, books, supplies, room and board, and other
required fees and charges to the student from the educational institution.
If the PHA is unable to obtain third-party written verification of the requested information, the PHA will pursue
other forms of verification following the verification hierarchy in section 7-I.B.
7-III.K. PARENTAL INCOME OF STUDENTS SUBJECT TO ELIGIBILITY RESTRICTIONS
If a student enrolled at an institution of higher education is under the age of 24, is not a veteran, is not married,
does not have a dependent child, and is not a person with disabilities receiving HCV assistance as of
November 30, 2005, the income of the student’s parents must be considered when determining income
eligibility, unless the student is determined independent from their parents or a vulnerable youth in accordance
with PHA policy [24 CFR 5.612, FR Notice 4/10/06, p. 18146, and FR Notice 9/21/16].

This provision does not apply to students residing with parents who are seeking or receiving HCV assistance. It
is limited to students who are seeking or receiving assistance on their own, separately from their parents.
PHA Policy
If the PHA is required to determine the income eligibility of a student’s parents, the PHA will request an
income declaration and certification of income from the appropriate parent(s) (as determined in section
3-II.E). The PHA will send the request directly to the parents, who will be required to certify to their
income under penalty of perjury. The parents will be required to submit the information directly to the
PHA. The required information must be submitted (postmarked) within 10 business days of the date of
the PHA’s request or within any extended timeframe approved by the PHA.
The PHA reserves the right to request and review supporting documentation at any time if it questions
the declaration or certification. Supporting documentation may include, but is not limited to, Internal
Revenue Service (IRS) tax returns, consecutive and original pay stubs, bank statements, pension
benefit statements, benefit award letters, and other official and authentic documents from a federal,
state, or local agency.

PART IV. VERIFYING MANDATORY DEDUCTIONS
7-IV.A. DEPENDENT AND ELDERLY/DISABLED HOUSEHOLD DEDUCTIONS
The dependent and elderly/disabled family deductions require only that the PHA verify that the family members
identified as dependents or elderly/disabled persons meet the statutory definitions. No further verifications are
required.
Dependent Deduction
See Chapter 6 (6-II.B) for a full discussion of this deduction. The PHA will verify that:

Any person under the age of 18 for whom the dependent deduction is claimed is not the head, spouse,
or cohead of the family and is not a foster child

Any person age 18 or older for whom the dependent deduction is claimed is not a foster adult or live-in
aide, and is a person with a disability or a full time student
Elderly/Disabled Family Deduction
See Eligibility chapter for a definition of elderly and disabled families and Chapter 6 for a discussion of the
deduction. The PHA must verify that the head, spouse, or cohead is 62 years of age or older or a person with
disabilities.
7-IV.B. HEALTH AND MEDICAL CARE EXPENSE DEDUCTION
Policies related to medical expenses are found in Chapter 6-II.D.. The amount of the deduction will be verified
following the standard verification procedures described in Part I.
Amount of Expense
PHA Policy
Health and medicalcare expenses will be verified through:

Written third-party documents provided by the family, such as pharmacy printouts or receipts.

When income is projected at new admission or interim, the PHA will make a best effort to
determine what expenses from the past are likely to continue to occur in the future. The PHA
will also accept evidence of monthly payments or total payments that will be due for health and
medical care expenses during the upcoming 12 months.

Written third-party verification forms, if the family is unable to provide acceptable
documentation.
Before placing bills and documentation in the tenant file, the PHA will redact all personally identifiable
information.
If the PHA receives documentation from a verification source that contains the individual’s specific
diagnosis, information regarding the individual’s treatment, and/or information regarding the nature or
severity of the person’s disability, the PHA will immediately dispose of this confidential information; this
information will never be maintained in the individual’s file. If the information needs to be disposed of,
the PHA will note in the individual’s file that verification was received, the date received, and the name
and address of the person/organization that provided the verification. Under no circumstances will PHA
include an applicant’s or resident’s medical records in the file [Notice PIH 2010-26].
In addition, the PHA must verify that:

The household is eligible for the deduction.


The costs to be deducted are qualified health and medical care expenses.

The expenses are not paid for or reimbursed by any other source.

Costs incurred in past years are counted only once.
Eligible Household
The health and medical care expense deduction is permitted only for households in which the head, spouse, or
cohead is at least 62, or a person with disabilities. The PHA must verify that the family meets the definition of
an elderly or disabled family provided in the Eligibility chapter and as described in Chapter 7 (7-IV.A.) of this
plan.
Qualified Expenses
To be eligible for the health and medical cre expenses deduction, the costs must qualify as health and medical
care expenses. See Chapter 6 (6-II.D.) for the PHA’s policy on what counts as a medical expense.
Unreimbursed Expenses
To be eligible for the medical expenses deduction, the costs must not be reimbursed by another source.
PHA Policy
The family will be required to certify that the health and medical care expenses are not paid or
reimbursed to the family from any source. If health and medical care are verified through a third party,
the third party must certify that the expenses are not paid or reimbursed from any other source.
Expenses Incurred in Past Years
PHA Policy
At new admission and interim reexam, when anticipated costs are related to on-going payment of
medical bills incurred in past years, the PHA will verify:

The anticipated repayment schedule

The amounts paid in the past, and

Whether the amounts to be repaid have been deducted from the family’s annual income in past
years
7-IV.C. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES
Policies related to disability assistance expenses are found in 6-II.E. The amount of the deduction will be
verified following the standard verification procedures described in Part I.
Amount of Expense
Attendant Care
PHA Policy
Expenses for attendant care will be verified through:

Written third-party documents provided by the family, such as receipts or cancelled checks.

Third-party verification form signed by the provider, if family-provided documents are not
available.


When income is projected at new admission or interim, if third-party verification is not possible,
written family certification as to costs anticipated to be incurred for the upcoming 12 months.
Before placing bills and documentation in the tenant file, the PHA will redact all personally identifiable
information.
If the PHA receives documentation from a verification source that contains the individual’s specific
diagnosis, information regarding the individual’s treatment, and/or information regarding the nature or
severity of the person’s disability, the PHA will immediately dispose of this confidential information; this
information will never be maintained in the individual’s file. If the information needs to disposed of, the
PHA will note in the individual’s file that verification was received, the date received, and the name and
address of the person/organization that provided the verification. Under no circumstances will PHA
include an applicant’s or resident’s medical records in the file [Notice PIH 2010-26].
Auxiliary Apparatus
PHA Policy
Expenses for auxiliary apparatus will be verified through:

Written third-party documents provided by the family, such as billing statements for purchase of
auxiliary apparatus, or other evidence of monthly payments or total payments that will be due for
the apparatus during the upcoming 12 months.

Third-party verification form signed by the provider, if family-provided documents are not
available.

If third-party verification is not possible, written family certification of estimated apparatus costs
for the upcoming 12 months.
In addition, the PHA must verify that:

The family member for whom the expense is incurred is a person with disabilities (as described in 7-II.F
above).

The expense permits a family member, or members, to work (as described in 6-II.E.).

The expense is not reimbursed from another source (as described in 6-II.E..).

Family Member is a Person with Disabilities
To be eligible for the disability assistance expense deduction, the costs must be incurred for attendant care or
auxiliary apparatus expense associated with a person with disabilities. The PHA will verify that the expense is
incurred for a person with disabilities (See 7-II.F.).
Family Member(s) Permitted to Work
The PHA must verify that the expenses claimed actually enable a family member, or members, (including the
person with disabilities) to work.
PHA Policy
The PHA will require the family to follow the proper reasonable accommodation process verifying the
family member requires attendant care or an auxiliary apparatus to be employed, or that the attendant
care or auxiliary apparatus enables another family member, or members, to work (See 6-II.E.).
Unreimbursed Expenses
To be eligible for the disability expenses deduction, the costs must not be reimbursed by another source.
PHA Policy
The family will be required to certify that attendant care or auxiliary apparatus expenses are not paid by
or reimbursed to the family from any source.
7-IV.D. CHILD CARE EXPENSES
Policies related to child care expenses are found in Chapter 6 (6-II.F) . The amount of the deduction will be
verified following the standard verification procedures described in Part I of this chapter. In addition, the PHA
must verify that:

The child is eligible for care (12 or younger).

The costs claimed are not reimbursed.

The costs enable a family member to work, actively seek work, or further their education.

The costs are for an allowable type of childcare.

The costs are reasonable.
Eligible Child
To be eligible for the childcare deduction, the costs must be incurred for the care of a child under the age of 13.
The PHA will verify that the child being cared for (including foster children) is under the age of 13 (See 7-II.C.).
Unreimbursed Expense
To be eligible for the childcare deduction, the costs must not be reimbursed by another source.
PHA Policy
The family (and the care provider) will be required to certify that the childcare expenses are not paid or
reimbursed to the family from any source.
Pursuing an Eligible Activity
The PHA must verify that the family member(s) that the family has identified as being enabled to seek work,
pursue education, or be gainfully employed, are actually pursuing those activities.

PHA Policy
Information to be Gathered -
The PHA will verify information about how the schedule for the claimed activity relates to the hours
of care provided, the relationship of the family member(s) to the child, and any special needs of the
child that might help determine which family member is enabled to pursue an eligible activity.
Seeking Work
Whenever possible the PHA will use documentation from a state or local agency that monitors work
-related requirements (e.g., welfare or unemployment). In such cases the PHA will request family-
provided verification from the agency of the member’s job seeking efforts to date and require the
family to submit to the PHA any reports provided to the other agency.
In the event third-party verification is not available, the PHA will provide the family with a form on
which the family member must record job search efforts. The PHA will review this information at
each subsequent reexamination for which this deduction is claimed.
Furthering Education
The PHA will request third-party documentation to verify that the person permitted to further their
education by the childcare is enrolled and provide information about the timing of classes for which
the person is registered. The documentation may be provided by the family.
Gainful Employment -
The PHA will seek third-party verification of the work schedule of the person who is permitted to work
by the childcare. In cases in which two or more family members could be permitted to work, the work
schedules for all relevant family members may be verified. The documentation may be provided by the
family.
Allowable Type of Childcare
The type of care to be provided is determined by the family, but must fall within certain guidelines, as
discussed in Chapter 6.
PHA Policy
The PHA will verify that the type of childcare selected by the family is allowable, as described in
Chapter 6 (6-II.F).
The PHA will verify that the fees paid to the childcare provider cover only childcare costs (e.g., no
housekeeping services or personal services) and are paid only for the care of an eligible child (e.g.,
prorate costs if some of the care is provided for ineligible family members).
The PHA will verify that the childcare provider is not an assisted family member. Verification will be
made through the head of household’s declaration of family members who are expected to reside in the
unit.
Reasonableness of Expenses
Only reasonable childcare costs can be deducted.
PHA Policy
The actual costs the family incurs will be compared with the PHA’s established standards of
reasonableness for the type of care in the locality to ensure that the costs are reasonable.
If the family presents a justification for costs that exceed typical costs in the area, the PHA will request
additional documentation, as required, to support a determination that the higher cost is appropriate.

Exhibit 7-1: Summary of Documentation Requirements for Noncitizens 
[HCV GB, pp. 5-9 and 5-10]

All noncitizens claiming eligible status must sign a declaration of eligible immigrant status on a form
acceptable to the PHA.

Except for persons 62 or older, all noncitizens must sign a verification consent form

Additional documents are required based upon the person's status.
Elderly Noncitizens
A person 62 years of age or older who claims eligible immigration status also must provide proof of
age such as birth certificate, passport, or documents showing receipt of SS old-age benefits.
All other Noncitizens
Noncitizens that claim eligible immigration status also must present the applicable USCIS document.
Acceptable USCIS documents are listed below.
Form I-551 Alien Registration Receipt Card (for
permanent resident aliens)
Form I-94 Arrival-Departure Record annotated
with one of the following:
“Admitted as a Refugee Pursuant to
Section 207”
“Section 208” or “Asylum”
“Section 243(h)” or “Deportation stayed by
Attorney General”
“Paroled Pursuant to Section 221 (d)(5) of
the USCIS”
Form I-94 Arrival-Departure Record with no
annotation accompanied by:
A final court decision granting asylum (but
only if no appeal is taken);
A letter from a USCIS asylum officer
granting asylum (if application is filed on or
after 10/1/90) or from a USCIS district
director granting asylum (application filed
before 10/1/90);
A court decision granting withholding of
deportation; or
A letter from an asylum officer granting
withholding or deportation (if application
filed on or after 10/1/90).
Form I-688 Temporary Resident Card annotated
“Section 245A” or Section 210”.
Form I-688B Employment Authorization Card
annotated “Provision of Law 274a. 12(11)” or
“Provision of Law 274a.12”.

A receipt issued by the USCIS indicating that an application for issuance of a replacement document
in one of the above listed categories has been made and the applicant’s entitlement to the document
has been verified; or

Other acceptable evidence. If other documents are determined by the USCIS to constitute acceptable
evidence of eligible immigration status, they will be announced by notice published in the Federal
Register

Chapter 7.B.
VERIFICATION UNDER HOTMA 102/104
[24 CFR 982.516, 24 CFR 982.551, 24 CFR 5.230, Notice PIH 2023-27]
INTRODUCTION
This chapter is applicable upon the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date. Prior to this date, the PHA will
follow policies as outlined in Chapter 7.A. of the model policy.
The PHA must verify all information that is used to establish the family’s eligibility and level of assistance and is
required to obtain written authorization from the family in order to collect the information. Applicants and
program participants must cooperate with the verification process as a condition of receiving assistance. The
PHA must not pass on the cost of verification to the family.
The PHA must follow the verification guidance provided by HUD in Notice PIH 2023-27 and any subsequent
guidance issued by HUD. This chapter summarizes those requirements and provides supplementary PHA
policies.
Part I describes the general verification process. Part II provides more detailed requirements related to family
information. Part III provides information on income and assets, and Part IV covers mandatory deductions.
Verification policies, rules and procedures will be modified as needed to accommodate persons with
disabilities. All information obtained through the verification process will be handled in accordance with the
records management policies of the PHA.
PART I: GENERAL VERIFICATION REQUIREMENTS
7-I.A. FAMILY CONSENT TO RELEASE OF INFORMATION [24 CFR 982.516; 24 CFR 982.551; 24 CFR
5.230; AND NOTICE PIH 2023-27]

Consent Forms
The family must supply any information that the PHA or HUD determines is necessary to the administration of
the program and must consent to PHA verification of that information [24 CFR 982.551]. All adult family
members must sign consent forms as needed to collect information relevant to the family’s eligibility and level
of assistance. While PHAs must use form HUD-9886-A, this form does not release all the information
necessary to the administration of the program. The PHA must also develop its own release forms to cover all
other necessary information.
Form HUD-9886-A [24 CFR 5.230(b)(1), b(2), (c)(4), and (c)(5); and Notice PIH 2023-27]
All adult applicants and participants sign form HUD-9886-A, Authorization for Release of Information. All adult
family members (and the head and spouse/cohead, regardless of age) are required to sign the Form HUD-
9886-A at admission. Participants, prior to January 1, 2024, signed and submitted Form HUD-9886 at each
annual reexamination. HOTMA eliminated this requirement and instead required that the Form HUD-9886-A be
signed only once. On or after January 1, 2024 (regardless of the PHA’s HOTMA compliance date), current
program participants must sign and submit a new Form HUD-9886-A at their next interim or annual
reexamination. This form will only be signed once. Another Form HUD-9886-A will not be submitted to the PHA
except under the following circumstances:

When any person 18 years or older becomes a member of the family;

When a current member of the family turns 18; or

As required by HUD or the PHA in administrative instructions.
The PHA has the discretion to establish policies around when family members must sign consent forms when
they turn 18. PHAs must establish these policies stating when family members will be required to sign consent
forms at intervals other than at reexamination.
PHA Policy
Family members turning 18 years of age between annual recertifications will be notified in writing that
they are required to sign the required Consent to the Release of Information Form HUD-9886-A within
10 business days of turning 18 years of age.
The purpose of form HUD-9886-A is to facilitate automated data collection and computer matching from
specific sources and provides the family's consent only for the specific purposes listed on the form. HUD and
the PHA may collect information from State Wage Information Collection Agencies (SWICAs) and current and
former employers of adult family members. Only HUD is authorized to collect information directly from the
Internal Revenue Service (IRS) and the Social Security Administration (SSA).
The PHA may obtain any financial record from any financial institution, as the terms financial record and
financial institution are defined in the Right to Financial Privacy Act (12 U.S.C. 3401), whenever the PHA
determines the record is needed to determine an applicant’s or participant’s eligibility for assistance or level of
benefits [24 CFR 5.230(c)(4)].
The executed form will remain effective until the family is denied assistance, assistance is terminated, or the
family provides written notification to the PHA to revoke consent.
Penalties for Failing to Consent [24 CFR 5.232]
If any family member who is required to sign a consent form fails to do so, the PHA must deny admission to
applicants and terminate assistance of participants. The family may request an informal review (applicants) or
informal hearing (participants) in accordance with PHA procedures.
However, this does not apply if the applicant, participant, or any member of their family, revokes their consent
with respect to the ability of the PHA to access financial records from financial institutions, unless the PHA
establishes a policy that revocation of consent to access financial records will result in denial of admission or

termination of assistance [24 CFR 5.232(c)]. PHAs may not process interim or annual reexaminations of
income without the family’s executed consent forms.
PHA Policy
The PHA has established a policy that revocation of consent to access financial records will result in
denial of admission or termination of assistance in accordance with PHA policy.
In order for a family to revoke their consent, the family must provide written notice to the PHA.
Within 10 business days of the date the family provides written notice, the PHA will send the family a
notice acknowledging receipt of the request and explaining that revocation of consent will result in
denial or termination of assistance, as applicable. At the same time, the PHA will notify their local HUD
office.

7-I.B. USE OF OTHER PROGRAMS’ INCOME DETERMINATIONS [24 CFR 5.609(C)(3) AND NOTICE PIH
2023-27]
PHAs may, but are not required to, determine a family’s annual income, including income from assets, prior to
the application of any deductions, based on income determinations made within the previous 12-month period,
using income determinations from means-tested federal public assistance programs. PHAs are not required to
accept or use determinations of income from other federal means-tested forms of assistance. If the PHA
adopts a policy to accept this type of verification, the PHA must establish in policy when they will accept Safe
Harbor income determinations and from which programs. PHAs must also create policies that outline the
course of action when families present multiple verifications from the same or different acceptable Safe Harbor
programs.
Means-tested federal public assistance programs include:

Temporary Assistance for Needy Families (TANF) (42 U.S.C. 601, et seq.);

Medicaid (42 U.S.C. 1396 et seq.);

Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP) (42 U.S.C. 2011 et seq.);

Earned Income Tax Credit (EITC) (26 U.S.C. 32);

Low-Income Housing Tax Credit (LIHTC) program (26 U.S.C. 42);

Special Supplemental Nutrition Program for Woman, Infants, and Children (WIC) (42 U.S.C. 1786);

Supplemental Security Income (SSI) (42 U.S.C. 1381 et seq.);

Other programs administered by the HUD Secretary;

Other means-tested forms of federal public assistance for which HUD has established a memorandum of
understanding; and

Other federal benefit determinations made in other forms of means-tested federal public assistance that the
Secretary determines to have comparable reliability and announces through the Federal Register.
If the PHA elects to use the annual income determination from one of the above-listed forms of means-tested
federal public assistance, then they must obtain the income information by means of a third-party verification.
The third-party verification must state the family size, must be for the entire family, and must state the amount
of the family’s annual income. The annual income need not be broken down by family member or income type.
Annual income includes income earned from assets, therefore when using Safe Harbor to verify a family’s
income, PHAs will neither further inquire about a family’s net family assets, nor about the income earned from
those assets, except with respect to whether or not the family owns assets that exceed the asset limitation in
24 CFR 5.618. The Safe Harbor documentation will be considered acceptable if any of the following dates fall
into the 12-month period prior to the receipt of the documentation by the PHA:

Income determination effective date;

Program administrator’s signature date;

Family’s signature date;

Report effective date; or

Other report-specific dates that verify the income determination date.
The only information that PHAs are permitted to use to determine income under this method is the total income
determination made by the federal means-tested program administrator. Other federal programs may provide
additional information about income inclusions and exclusions in their award letters; however, these
determinations and any other information must not be considered by the PHA. PHAs are not permitted to mix
and match Safe Harbor income determinations and other income verifications.

If the PHA is unable to obtain Safe Harbor documentation or if the family disputes the other program’s income
determination, the PHA must calculate the family’s annual income using traditional methods as outlined in
Notice PIH 2023-27 and this chapter.
If the PHA uses a Safe Harbor determination to determine the family’s income, the family is obligated to report
changes in income that meet the PHA’s reporting requirement and occur after the effective date of the
transaction.
The amounts of unreimbursed reasonable attendant care expenses and childcare expenses deducted from a
family’s annual income, except for when a family is approved for a childcare expense hardship exemption,
must still be capped by the amount earned by any family member who is enabled to work as a result of the
expense. PHAs are therefore required to obtain third-party verification of the applicable employment income
and cap the respective expense deductions accordingly.
PHA Policy
The PHA will not accept verification from other federal assistance programs. All income will be verified
in accordance with the requirements of HUD verification hierarchy.
7-I.C. STREAMLINED INCOME DETERMINATIONS [24 CFR 960.257(C); NOTICE PIH 2023-27]
HUD permits PHAs to streamline the income determination process for family members with fixed sources of
income. While third-party verification of all income sources must be obtained during the intake process and
every three years thereafter, in the intervening years, the PHA may determine income from fixed sources by
applying a verified cost of living adjustment (COLA) or other inflationary adjustment factor. Streamlining
policies are optional. The PHA may, however, obtain third-party verification of all income, regardless of the
source. Further, upon request of the family, the PHA must perform third-party verification of all income sources.
Fixed sources of income include Social Security and SSI benefits, pensions, annuities, disability or death
benefits, and other sources of income subject to a COLA or rate of interest. The determination of fixed income
may be streamlined even if the family also receives income from other non-fixed sources.
Two streamlining options are available, depending upon the percentage of the family’s income that is received
from fixed sources.
When 90 percent or more of a family’s unadjusted income is from fixed sources, the PHA may apply the
inflationary adjustment factor to the family’s fixed-income sources, provided that the family certifies both that 90
percent or more of their unadjusted income is fixed and that their sources of fixed income have not changed
from the previous year. Sources of non-fixed income are not required to be adjusted and must not be adjusted
by a COLA, but PHAs may choose to adjust sources of non-fixed income based on third-party verification.
PHAs have the discretion to either adjust the non-fixed income or carry over the calculation of non-fixed
income from the first year to years two and three.
When less than 90 percent of a family’s unadjusted income consists of fixed income, PHAs may apply a COLA
to each of the family’s sources of fixed income. PHAs must determine all other income using standard
verification requirements as outlined in Notice PIH 2023-27.
PHA Policy
When the PHA does not use a Safe Harbor income determination from a federal assistance program to
determine the family’s annual income as outlined above, then PHA will use a streamlined income
determinations where applicable.
Regardless of the percent of a family’s unadjusted income from fixed income sources:

The PHA will streamline the annual reexamination process by applying the verified
COLA/inflationary adjustment factor to fixed-income sources.
The family will be required to sign a self-certification stating that their sources of fixed income
have not changed from the previous year.
The PHA will document in the file how the determination that a source of income was fixed was
made.
If the family’s sources of fixed income have changed from the previous year, the PHA will obtain
third-party verification of any new sources of fixed income.
All other income will be verified using third-party verification as outlined in Notice PIH 2023-27
and Chapter 7 of this policy.
In the following circumstances, regardless of the percentage of income received from fixed sources, the
PHA will obtain third-party verification as outlined in Notice PIH 2023-27 and Chapter 7 of this policy:
Of all assets when net family assets exceed the HUD-published threshold ($50,000 for 2024,
and $51,600 for 2025);
Of all deductions and allowances from annual income;
If a family member with a fixed source of income is added;
If verification of the COLA or rate of interest is not available;
During the intake process and at least once every three years thereafter.

7-I.D. VERIFICATION HIERARCHY [NOTICE PIH 2023-27]
When the PHA does not use a streamlined determination of income or an income determination from a means-
tested federal assistance program, HUD requires the PHA to obtain third-party verification of:

Reported family annual income;

The value of net family assets when the net value exceeds the HUD-published threshold, as listed in
HUD’s Inflation-Adjusted Values tables ($50,000 for 2024, and $51,600 for 2025);

 Expenses related to deductions from annual income; and

Other factors that affect the determination of adjusted income.
HUD mandates the use of the EIV system and offers administrative guidance on the use of other methods to
verify family information and specifies the circumstances in which each method will be used. In general HUD
requires the PHA to use the most reliable form of verification that is available and to document the reasons
when the PHA uses a lesser form of verification.
In order of priority, the forms of verification that the PHA will use are:
HUD developed a hierarchy that described verification documentation from most acceptable to least
acceptable. The PHA must demonstrate efforts to obtain third party verification prior to accepting self-
certification except instances when self-certification is explicitly allowed.
In order of priority, the hierarchy is:

Highest: Level 6: Up-front Income Verification (UIV) using HUD’s Enterprise Income Verification (EIV)
system

Highest: Level 5: Up-front Income Verification (UIV) using a non-EIV system

High: Level 4:
-
Written third-party verification from the source, also known as “family-provided verification”
-
Or EIV plus self-certification

Medium: Level 3: Written third-party verification form

Medium: Level 2: Oral third-party verification

Low: Level 1: Self-certification (not third-party verification)
Each of the verification methods is discussed in subsequent sections below.
File Documentation
The PHA must document in the file how the figures used in income and rent calculations were determined. All
verification attempts, information obtained, and decisions reached during the verification process will be
recorded in the family’s file in sufficient detail to demonstrate that the PHA has followed all of the verification
policies set forth in this plan. The record should be sufficient to enable a staff member or HUD reviewer to
understand the process followed and conclusions reached.

7-I.E. LEVEL 5 AND 6 VERIFICATIONS: UP-FRONT INCOME VERIFICATION (UIV)
Up-front income verification (UIV) refers to the PHA’s use of the verification tools available from independent
sources that maintain computerized information about earnings and benefits for a number of individuals. PHAs
may use UIV sources before or during a family reexamination.
UIV will be used to the extent that these systems are available to the PHA.
There may be legitimate differences between the information provided by the family and UIV-generated
information. If the family disputes the accuracy of UIV data, no adverse action can be taken until the PHA has
independently verified the UIV information and the family has been granted an opportunity to contest any
adverse findings through the informal review/hearing process of the PHA.
HUD’s Enterprise Income Verification (EIV) System (Mandatory)
PHAs must use HUD’s EIV system in its entirety as a third-party source to verify tenant employment and
income information during annual and streamlined reexaminations of family composition and income in
accordance with 24 CFR 5.236 and Notice PIH 2023-27.
HUD’s EIV system contains data showing earned income, unemployment benefits, social security benefits, and
SSI benefits for participant families.
The income validation tool (IVT) in EIV provides projections of discrepant income for wages, unemployment
compensation, and SSA benefits pursuant to HUD’s data sharing agreements with other departments.
The following policies apply to the use of HUD’s EIV system.
EIV Income Report
PHAs are required to obtain an EIV Income Report for each family any time the PHA conducts an annual
reexamination.
However, PHAs are not required to use the EIV Income Report:

At annual reexamination if the PHA used Safe Harbor verification from another means-tested federal
assistance program to determine the family’s income; or

During any interim reexaminations.
The EIV Income Report is also not available for program applicants at admission.
When required to use the EIV Income Report, in order for the report to be considered current, the PHA must
pull the report within 120 days of the effective date of the annual reexamination.
The EIV Income Report may be used to verify and calculate income at annual reexamination if the family self-
certifies that the amount is accurate and representative of current income. The family must be provided with
the information in EIV.
PHA Policy
The PHA will obtain an EIV Income Report for all annual reexaminations for all families on a monthly
basis. The PHA will ensure that all EIV Income Reports are pulled within 120 days of the effective date
of the annual reexamination.

Income reports will only be used for interim reexaminations as necessary. For example, EIV may be
used to verify that families claiming zero income are not receiving income from any sources listed in
EIV.
Income reports will be retained in participant files with the applicable annual documents or interim
reexamination documents (if applicable) for the duration of the family’s participation.
When the PHA determines through EIV reports and third-party verification that a family has concealed
or under-reported income, corrective action will be taken pursuant to the policies in Chapter 14,
Program Integrity.
New Hires Report [Notice PIH 2023-27]
The New Hires Report identifies participant families who have new employment within the last six months. The
report is updated monthly.
PHAs must review this information at annual reexamination except when the PHA uses Safe Harbor
verification from another means-tested federal assistance program to determine the family’s income.
PHAs that do not require families to undergo interim reexaminations for earned income increases after an
interim decrease are not required to review this report between a family’s annual reexamination. If the PHA
requires an interim for increases in earned income after an interim decrease, then the PHA must review the
report quarterly after the family’s interim decrease.
PHA Policy
The PHA will process interims in accordance with PHA policies in Chapter 11.
No Income Reported by HHS or SSA Report
This report is a tool for PHAs to identify participants who passed the SSA identity test, but no income
information was reported by either HHS or SSA records. This scenario does not mean that the participant does
not have any income. PHAs obtain written, third-party verification of any income reported by the participant.
The PHA must identify in its policies and procedures when this report will be pulled [Notice PIH 2023-27].
PHA Policy
The PHA will generate the No Income Reported by HHS or SSA Report quarterly.
The PHA will re-verify the status of participants identified on the report. Based on the information
provided by the family and in EIV, the PHA may require that family members provide verifications or
sign release forms in order to obtain additional verification.
When the PHA determines through this report and third-party verification that a family has concealed or
under-reported income, corrective action will be taken pursuant to the policies in Chapter 14, Program
Integrity
EIV Identity Verification Report
The EIV system verifies tenant identities against SSA records. These records are compared to HUD data for a
match on social security number, name, and date of birth.
PHAs are required to use EIV’s Identity Verification Report on a monthly basis to improve the availability of
income information in EIV [Notice PIH 2023-27].
When identity verification for a participant fails, a message will be displayed within the EIV system and no
income information will be displayed.

PHA Policy
The PHA will identify participants whose identity verification has failed by reviewing EIV’s Identity
Verification Report on a monthly basis.
The PHA will attempt to resolve discrepancies by obtaining appropriate documentation from the
participant. When the PHA determines that discrepancies exist as a result of PHA errors such as
spelling errors or incorrect birth dates, it will correct the errors promptly.
Deceased Tenants Reports [Notice PIH 2012-4 and Notice PIH 2023-27]
The Deceased Tenant Report identifies residents that have been reported by the SSA as deceased. The PHA
is required to review the report at least quarterly.
PHA Policy
The PHA will review the Deceased Tenants Report on a monthly basis.
When the Deceased Tenants Report identifies an individual as being deceased, PHAs must immediately send
a letter to the head of household or emergency contact person (if the head of household is deceased and there
is no other adult household member) to confirm the death of the listed household member. The PHA must
notify the owner in writing of the deceased head of household.
PHAs may list the EOP as the last day of the month in which the death occurred. The landlord is entitled to
receive the full HAP amount for the month in which the tenant death occurred.
PHA Policy
The PHA will list the EOP as the last day of the month in which the death occurred. The landlord is
entitled to receive the full HAP amount for the month in which the tenant death occurred.
When the only remaining household member is the live-in aide, the live-in aide is not entitled or eligible for any
rental assistance or continued occupancy. The PHA may not designate the live-in aide as the new head of
household or change the relation code on the Form HUD-50058.
Other EIV Reports [Notice PIH 2023-27]
The PHA is required to review the Multiple Subsidy Report at least quarterly and the Failed EIV Pre-Screening
and Failed Verification (Failed SSA Identity Test) reports at least monthly.
Upfront Income Verification Using Non-HUD Systems
In addition to mandatory use of the EIV system, HUD encourages PHAs to utilize other upfront verification
sources.
PHA Policy
The PHA will inform all applicants and participants of its use of the following UIV resources:
The Work Number

7-I.F. LEVEL 4 VERIFICATION [NOTICE PIH 2023-27]
HUD identifies two types of Level 4 verification: written-third party verification from the source and EIV + self-
certification.
EIV + Self-Certification
EIV may be used as written third-party verification and may be used to calculate income if the family agrees
with the information in EIV and self-certifies that the amount is accurate and representative of current income.
This practice is known as EIV + self-certification. When calculating income using this method, the PHA may
use its discretion to determine which method of calculation is reasonable: the last four quarters combined or an
average of any number of quarters. The family must be provided with the information from EIV.
PHA Policy
At annual reexamination, if there are no reported changes to an income source, the PHA will use EIV +
self-certification as verification of employment income, provided the family agrees with the amounts
listed in EIV.
The PHA will use an average of the last two quarters of income listed in EIV to determine income from
employment. The PHA will provide the family with the information in EIV. The family will be required to
sign a self-certification stating that the amount listed in EIV is accurate and representative of current
income. If the family disagrees with using only the last two quarters of income listed in EIV, because of
the seasonal or otherwise fluctuating nature of a particular family member’s employment, the PHA will
permit the family to sign a self-certification stating that the average of all four quarters of income listed
in EIV is accurate and representative of current annual income and use that amount for calculating
annual income. If the family disagrees and contends that the amount listed in EIV is not reflective of
current income, or if less than two quarters are available in EIV, the PHA will use written third-party
verification from the source as outlined below.
The PHA will not use this method of verification at new admission since EIV is not available for
applicant families or at interim reexamination since the income information in EIV is not current.
Written Third-Party Verification from the Source
Written, third-party verification from the source is also known as “tenant-provided verification.” In order to
qualify as written-third party verification from the source, the documents must be original or authentic and
(generally) dated within 120 days of the date received by the PHA. For fixed-income sources, a statement
dated within the appropriate benefit year is acceptable documentation. The PHA may use the verification
obtained during an interim reexamination for an annual reexamination if there have been no other changes to
annual income since the interim reexamination. Documents may be supplied by the family or received from a
third-party source.
Examples of acceptable tenant-provided documents include, but are not limited to pay stubs, payroll summary
reports, employer notice or letters of hire and termination, SSA benefit verification letters, bank statements,
child support payment stubs, welfare benefit letters and/or printouts, and unemployment monetary benefit
notices. Income tax returns with corresponding official tax forms and schedules attached and including third-
party receipt of transmission for income tax return filed (i.e., tax preparer’s transmittal receipt, summary of
transmittal from online source, etc.) are an acceptable form of written, third-party verification.
The PHA is required to obtain, at minimum, two current and consecutive pay stubs when calculating income
using third-party verification from the source. For new income sources or when two pay stubs are not available,
the PHA should determine income based on the information from a traditional written, third-party verification
form or the best available information.
When the family disputes EIV-reported employment income, the PHA uses written third-party verification.
When verification of assets is required, PHAs are required to obtain a minimum of one statement that reflects
the current balance of banking/financial accounts.

PHA Policy
In general, the PHA will use third-party verification from the source in the following circumstances:
At annual reexamination when EIV + self-certification is not used;
For all new admissions; and
For all interim reexaminations.
The PHA will not use this method if the PHA is able to use an income determination from a means-
tested federal assistance program or if the PHA uses EIV + self-certification as outlined above.
In general, third-party documents provided by the family or the source must be dated within 120 days of
the date received by the PHA. However, for fixed-income sources, a statement dated within the
appropriate benefit year is acceptable documentation.
The PHA may reject documentation provided by the family if the document is not an original, if the
document appears to be forged, or if the document is altered, mutilated, or illegible. If the PHA
determines that third-party documents provided by the family are not acceptable, the PHA will explain
the reason to the family and request additional documentation from the family or will use a lower form of
verification such as a written third-party verification form.
When verification of assets held by a banking or financial institution is required, the PHA will obtain one
statement that reflects the current balance of the account.
When pay stubs are used, the PHA will require the family to provide the two most current and
consecutive pay stubs when pay is received bi-weekly or semi-monthly, four paystubs when received
weekly, and two paystubs when received monthly. At the PHA’s discretion, if additional paystubs are
needed due to the family’s circumstances (e.g., sporadic income, fluctuating schedule, etc.), the PHA
may request additional paystubs or a payroll record.

7-I.G. LEVEL 3 VERIFICATION: WRITTEN, THIRD-PARTY FORM [NOTICE PIH 2023 -27]
This type of verification is a form developed by the PHA and used uniformly for all families when needed to
collect information from a third-party source. This is known as “traditional third-party verification.” PHAs send a
PHA-developed form directly to the third-party source by mail, fax, or email and the source completes the form
by hand (in writing or typeset).
The PHA may use this method when higher forms are unavailable or are rejected by the PHA or when the
family is unable to provide acceptable verification. The PHA may skip this level of verification and may instead
substitute oral third-party verification before moving to self-certification.
PHA Policy
Typically, the PHA will attempt to send written third-party verification forms to the verification source
whenever higher forms of verification are unavailable.
However, on a case-by-case basis, the PHA may choose to obtain oral third-party verification without
first attempting, and in lieu of, a written-third party verification form.

7.I.H. LEVEL 2: ORAL THIRD-PARTY VERIFICATION [NOTICE PIH 2023-27]
For third-party oral verification, PHAs contact sources, identified by UIV techniques or by the family, by
telephone or in person.
Third-party oral verification may be used when requests for written third-party verification forms have not been
returned within a reasonable time—e.g., 10 business days.
PHAs must document in the file the date and time of the telephone call or visit, the name of the person
contacted, the telephone number, as well as the information confirmed.
The PHA may skip this level of verification if they attempted written third-party verification via a form and the
source did not respond and move directly to self-certification.
PHA Policy
In general, the PHA will attempt to obtain written third-party verification via a form from the verification
source. If written third-party verification forms are not returned within 10 business days, the PHA will
attempt to obtain oral third-party verification. If the PHA is unable to obtain oral verification,  the PHA
will accept notarized self-certification from the family.
However, if the PHA chooses to obtain oral third-party verification, the PHA will document in the file the
date of the telephone call or visit, the name of the person contacted and the telephone number, as well
as the information confirmed.
When Third-Party Verification is Not Required [Notice PIH 2023-27]
Third-party verification may not be available in all situations. HUD has acknowledged that it may not be cost-
effective or reasonable to obtain third-party verification of income, assets, or expenses when these items would
have a minimal impact on the family’s total tenant payment.
PHA Policy
If the family cannot provide original documents, the PHA will pay the service charge required to obtain
third-party verification, unless it is not cost effective in which case a notarized self-certification will be
acceptable as the only means of verification. The cost of verification will not be passed on to the family.
Primary Documents
Third-party verification is not required when legal documents are the primary source, such as a birth certificate
or other legal documentation of birth.

7-I.I. LEVEL 1: NON-THIRD-PARTY VERIFICATION: SELF-CERTIFICATION [NOTICE PIH 2023-27]
Non-third-party verification consists of a signed statement of reported income and/or expenses. This
verification method should be used as a last resort when the PHA has not been successful in obtaining
information via all other required verification techniques.
Self-certification, however, is an acceptable form of verification when:

A source of income is fully excluded

Net family assets are less than or equal to the HUD-published threshold ($50,000 for 2024, and $51,600
for 2025) and the PHA has adopted a policy to accept self certification

The family declares that they do not have any present ownership in any real property

A family reports zero income;

A family states that they have non-recurring income that will not be repeated in the coming year; and/or

The PHA has adopted a policy to implement streamlined verification for fixed sources of income (See
Chapter 11)
When the PHA was required to obtain third-party verification but instead relies on self-certification, the family’s
file must be documented to explain why third-party verification was not available.
HUD does not require that a self-certification be notarized; however, HUD recommends including language on
any self-certification to ensure the certifier understands the consequences of knowingly providing false
information.
PHA Policy
When information cannot be verified by a third party or by review of documents, family members will be
required to submit notarized self-certifications attesting to the accuracy of the information they have
provided to the PHA.
The PHA may require a family to certify that a family member does not receive a particular type of
income or benefit.
The notarized self-certification must be made in a format acceptable to the PHA and must be signed by
the family member whose information or status is being verified.

Part II: Verifying FAMILY INFORMATION
7-II.A. VERIFICATION OF LEGAL IDENTITY
PHA Policy
The PHA will require families to furnish verification of legal identity for each household member.
Verification of Legal Identity for Adults
Verification of Legal Identity for
Children
Certificate of birth, naturalization papers
Church issued baptismal certificate
Current, valid driver’s license or
Department of Motor Vehicles
identification card
U.S. military discharge (DD 214)
Current U.S. passport
Current government employer
identification card with picture
Certificate of birth
Adoption papers
Custody agreement
Health and Human Services ID
Certified school records
If a document submitted by a family is illegible for any reason or otherwise questionable, more than one
of these documents may be required.
If none of these documents can be provided and at the PHA’s discretion, a third party who knows the
person may attest to the person’s identity. The certification must be provided in a format acceptable to
the PHA and must be signed by the family member whose information or status is being verified.
Legal identity will be verified for all applicants at the time of eligibility determination and in cases where
the PHA has reason to doubt the identity of a person representing themselves to be a participant.

7-II.B. SOCIAL SECURITY NUMBERS [24 CFR 5.216, NOTICE PIH 2023-27]
The family must provide documentation of a valid Social Security number (SSN) for each member of the
household, with the exception of individuals who do not contend eligible immigration status. Exemptions also
include existing program participants who were at least 62 years of age as of January 31, 2010, and had not
previously disclosed an SSN.
Note that an individual who previously declared to have eligible immigration status may not change their
declaration for the purpose of avoiding compliance with the SSN disclosure and documentation requirements
or penalties associated with noncompliance with these requirements. Nor may the head of household opt to
remove a household member from the family composition for this purpose.
The PHA must accept the following documentation as acceptable evidence of the social security number:

An original SSN card issued by the Social Security Administration (SSA)

An original SSA-issued document, which contains the name and SSN of the individual

An original document issued by a federal, state, or local government agency, which contains the name and
SSN of the individual
While PHAs must attempt to gather third-party verification of SSNs prior to admission as listed above, PHAs
also have the option of accepting a self-certification and a third-party document (such as a bank statement,
utility or cell phone bill, or benefit letter) with the applicant’s name printed on it to satisfy the SSN disclosure
requirement if the PHA has exhausted all other attempts to obtain the required documentation. If verifying an
individual’s SSN using this method, the PHA must document why the other SSN documentation was not
available.
If the tenant’s SSN becomes verified in EIV, then no further verification is required. If the tenant’s SSN fails the
SSA identity match, then the PHA must obtain a valid SSN card issued by the SSA or an original document
issued by a federal or state government agency that contains the name of the individual and the SSN of the
individual, along with other identifying information of the individual. The tenant’s assistance must be terminated
if they fail to provide the required documentation.
PHA Policy
The PHA will verify an individual’s SSN in the situations described above using the method described
above as a last resort when no other forms of verification of the individual’s SSN are available.
The PHA may only reject documentation of an SSN provided by an applicant or participant if the document is
not an original document or if the original document has been altered, mutilated, is illegible, or appears to be
forged.
PHA Policy
The PHA will explain to the applicant or participant the reasons the document is not acceptable and
request that the individual obtain and submit acceptable documentation of the SSN to the PHA within
90 days.
In the case of Moderate Rehabilitation Single Room Occupancy (SRO) individuals, the required documentation
must be provided within 90 calendar days from the date of admission into the program. The PHA must grant
one additional 90-day extension if it determines that the applicant’s failure to comply was due to circumstances
that were beyond the applicant’s control and could not have been reasonably foreseen.
PHA Policy

The PHA will grant one additional 90-day extension if needed for reasons beyond the participant’s
control such as delayed processing of the SSN application by the SSA, natural disaster, fire, death in
the family, or other emergency. If the individual fails to comply with SSN disclosure and documentation
requirements upon expiration of the provided time period, the PHA will terminate the individual’s
assistance.
If an applicant family includes a child under 6 years of age who joined the household within the 6 months prior
to the date of voucher issuance, an otherwise eligible family may be admitted to the program and the family
must provide documentation of the child’s SSN within 90 days of the effective date of the initial HAP contract. A
90-day extension will be granted if the PHA determines that the participant’s failure to comply was due to
unforeseen circumstances and was outside of the participant’s control.
PHA Policy
The PHA will grant one additional 90-day extension if needed for reasons beyond the applicant’s
control, such as delayed processing of the SSN application by the SSA, natural disaster, fire, death in
the family, or other emergency.
When a participant requests to add a new household member who is at least 6 years of age, or who is under
the age of 6 and has an SSN, the participant must provide the complete and accurate SSN assigned to each
new member at the time of reexamination or recertification, in addition to the documentation required to verify
it. The PHA may not add the new household member until such documentation is provided.
When a participant requests to add a new household member who is under the age of 6 and has not been
assigned an SSN, the participant must provide the SSN assigned to each new child and the required
documentation within 90 calendar days of the child being added to the household. A 90-day extension will be
granted if the PHA determines that the participant’s failure to comply was due to unforeseen circumstances
and was outside of the participant’s control. During the period the PHA is awaiting documentation of the SSN,
the child will be counted as part of the assisted household.
PHA Policy
The PHA will grant one additional 90-day extension if needed for reasons beyond the participant’s
control such as delayed processing of the SSN application by the SSA, natural disaster, fire, death in
the family, or other emergency.
Social security numbers must be verified only once during continuously assisted occupancy.
PHA Policy
The PHA will verify each disclosed SSN by:
Obtaining documentation from applicants and participants that is acceptable as evidence of
social security numbers
Making a copy of the original documentation submitted, returning it to the individual, and
retaining a copy in the file folder
Once the individual’s verification status is classified as “verified,” the PHA may, at its discretion, remove and
destroy copies of documentation accepted as evidence of social security numbers. The retention of the EIV
Summary Report or Income Report is adequate documentation of an individual’s SSN.

PHA Policy
Once an individual’s status is classified as “verified” in HUD’s EIV system, the PHA will not remove and
destroy copies of documentation accepted as evidence of social security numbers.
7-II.C. DOCUMENTATION OF AGE
A birth certificate or other official record of birth is the preferred form of age verification for all family members.
For elderly family members an original document that provides evidence of the receipt of social security
retirement benefits is acceptable.
PHA Policy
If an official record of birth or evidence of social security retirement benefits cannot be provided, the
PHA will require the family to submit other documents that support the reported age of the family
member (e.g., school records, driver's license if birth year is recorded) and to provide a self-
certification. 
Age must be verified only once during continuously assisted occupancy.
7-II.D. FAMILY RELATIONSHIPS
Applicants and program participants are required to identify the relationship of each household member to the
head of household. Definitions of the primary household relationships are provided in the Eligibility chapter.
PHA Policy
Family relationships are verified only to the extent necessary to determine a family’s eligibility and level
of assistance. Certification by the head of household normally is sufficient verification of family
relationships.
Marriage
PHA Policy
Certification by the head of household is normally sufficient verification. If the PHA has reasonable
doubts about a marital relationship, the PHA will require the family to document the marriage.
A marriage certificate generally is required to verify that a couple is married.
In the case of a common law marriage, the couple must demonstrate that they hold themselves to be
married (e.g., by telling the community they are married, calling each other husband and wife, using the
same last name, filing joint income tax returns).
Separation or Divorce
PHA Policy
Certification by the head of household is normally sufficient verification. If the PHA has reasonable
doubts about a separation or divorce, the PHA will require the family to provide documentation of the
divorce or separation.
A certified copy of a divorce decree, signed by a court officer, is required to document that a couple is
divorced.
A copy of a court-ordered maintenance or other court record is required to document a separation.
Absence of Adult Member
PHA Policy
If an adult member who was formerly a member of the household is reported to be permanently absent,
the family must provide evidence to support that the person is no longer a member of the family (e.g.,

documentation of another address at which the person resides such as a lease or utility bill), if the PHA
so requests.
Foster Children and Foster Adults
PHA Policy
Third-party verification from the state or local government agency responsible for the placement of the
individual with the family is required.
7-II.E. VERIFICATION OF STUDENT STATUS
General Requirements
PHA Policy
The PHA requires families to provide information about the student status of all students who are 18
years of age or older. This information will be verified only if:
The family reports full-time student status for an adult other than the head, spouse, or cohead.
The family reports childcare expenses to enable a family member to further their education.
The family includes a student enrolled in an institution of higher education.
Restrictions on Assistance to Students Enrolled in Institutions of Higher Education
This section applies only to students who are seeking assistance on their own, separately from their parents. It
does not apply to students residing with parents who are seeking or receiving HCV assistance.
PHA Policy
No assistance shall be provided under Section 8 of the United States Housing Act of 1937 according to
any individual who -
is enrolled at an educational institution that does not meet the definition of institution of higher
education in the Higher Education Act of 1965 (see section Exhibit 3-2).

is under 24 years old.
is not a veteran, as defined in section 3-II.E.
is unmarried.
Does not have a dependent child; and
Is not otherwise individually eligible, or has parents who, individually or jointly, are not eligible, to
receive assistance under section 8 of the United States Housing Act of 1937
The student is a person with disabilities, as defined in section 3-II.E, and was receiving
assistance prior to November 30, 2005.
If the PHA cannot verify at least one of these exemption criteria, the PHA will conclude that the student
is subject to the restrictions on assistance at 24 CFR 5.612. In addition to verifying the student’s income
eligibility, the PHA will then proceed to verify either the student’s parents’ income eligibility (see section
7-III.M) or the student’s independence from their parents (see below).
Independent Student
PHA Policy
The PHA will verify a student’s independence from their parents to determine that the student’s parents’
income is not relevant for determining the student’s eligibility by doing all of the following:
Either reviewing and verifying previous address information to determine whether the student
has established a household separate from their parents for at least one year, or reviewing and
verifying documentation relevant to determining whether the student meets the U.S. Department
of Education’s definition of independent student (see section 3-II.E)
Reviewing the student’s prior year income tax returns to verify the student is independent or
verifying the student meets the U.S. Department of Education’s definition of independent
student (see section 3-II.E)
Requesting and obtaining written certification directly from the student’s parents identifying the
amount of support they will be providing to the student, even if the amount of support is $0,
except in cases in which the PHA determines that the student is a vulnerable youth (see section
3-II.E)
7-II.F. DOCUMENTATION OF DISABILITY
The PHA must verify the existence of a disability in order to allow certain income disallowances and deductions
from income. The PHA is not permitted to inquire about the nature or extent of a person’s disability [24 CFR
100.202(c)]. The PHA may not inquire about a person’s diagnosis or details of treatment for a disability or
medical condition. If the PHA receives a verification document that provides such information, the PHA will not
place this information in the tenant file. Under no circumstances will the PHA request a participant’s medical
record(s). For more information on health care privacy laws, see the Department of Health and Human
Services’ website at http://www.hhs.gov/ocr/privacy/.
The above cited regulation does not prohibit the following inquiries, provided these inquiries are made of all
applicants, whether or not they are persons with disabilities [VG, p. 24]:

Inquiry into an applicant’s ability to meet the requirements of ownership or tenancy

Inquiry to determine whether an applicant is qualified for a dwelling available only to persons with
disabilities or to persons with a particular type of disability


Inquiry to determine whether an applicant for a dwelling is qualified for a priority available to persons with
disabilities or to persons with a particular type of disability

Inquiring whether an applicant for a dwelling is a current illegal abuser or addict of a controlled substance

Inquiring whether an applicant has been convicted of the illegal manufacture or distribution of a controlled
substance
Family Members Receiving SSA Disability Benefits
Verification of the receipt of disability benefits from the Social Security Administration (SSA) is sufficient
verification of disability for the purpose of qualifying for waiting list preferences (if applicable) or certain income
disallowances and deductions [VG, p. 23].
PHA Policy
For family members claiming disability who receive disability benefits from the SSA, the PHA will
attempt to obtain information about disability benefits through the HUD Enterprise Income Verification
(EIV) system. If documentation from HUD’s EIV System is not available, the PHA will request a current
(dated within the appropriate benefit year) SSA benefit verification letter from each family member
claiming disability status. If the family is unable to provide the document(s), the PHA will ask the family
to request a benefit verification letter by either calling SSA at 1-800-772-1213, or by requesting it from
www.ssa.gov. Once the applicant or participant receives the benefit verification letter they will be
required to provide it to the PHA.
Family Members Not Receiving SSA Disability Benefits
Receipt of veteran’s disability benefits, worker’s compensation, or other non-SSA benefits based on the
individual’s claimed disability are not sufficient verification that the individual meets HUD’s definition of
disability in 24 CFR 5.403.
PHA Policy
For family members claiming disability who do not receive disability benefits from the SSA, a
knowledgeable professional must provide third-party verification that the family member meets the HUD
definition of disability. See the Eligibility chapter for the HUD definition of disability. The knowledgeable
professional will verify whether the family member does or does not meet the HUD definition.

7-II.G. CITIZENSHIP OR ELIGIBLE IMMIGRATION STATUS [24 CFR 5.508]
Overview
Housing assistance is not available to persons who are not citizens, nationals, or eligible immigrants. Prorated
assistance is provided for "mixed families" containing both eligible and ineligible persons. A detailed discussion
of eligibility requirements is in the Eligibility chapter. This verifications chapter discusses HUD and PHA
verification requirements related to citizenship status.
The family must provide a certification that identifies each family member as a U.S. citizen, a U.S. national, an
eligible noncitizen or an ineligible noncitizen and submit the documents discussed below for each family
member. Once eligibility to receive assistance has been verified for an individual it need not be collected or
verified again during continuously-assisted occupancy. [24 CFR 5.508(g)(5)]
U.S. Citizens and Nationals
HUD requires a declaration for each family member who claims to be a U.S. citizen or national. The declaration
must be signed personally by any family member 18 or older and by a guardian for minors.
The PHA may request verification of the declaration by requiring presentation of a birth certificate, United
States passport or other appropriate documentation.
PHA Policy
Family members who claim U.S. citizenship or national status will not be required to provide additional
documentation unless the PHA receives information indicating that an individual’s declaration may not
be accurate.
Eligible Immigrants
Documents Required
All family members claiming eligible immigration status must declare their status in the same manner as U.S.
citizens and nationals.
The documentation required for eligible noncitizens varies depending upon factors such as the date the person
entered the U.S., the conditions under which eligible immigration status has been granted, age, and the date
on which the family began receiving HUD-funded assistance. Exhibit 7-1 at the end of this chapter summarizes
documents family members must provide.
PHA Verification [HCV GB, pp. 5-3 and 5-7]
For family members age 62 or older who claim to be eligible immigrants, proof of age is required in the manner
described in 7-II.C. of this plan. No further verification of eligible immigration status is required.
For family members under the age of 62 who claim to be eligible immigrants, the PHA must verify immigration
status with the United States Citizenship and Immigration Services (USCIS).
The PHA will follow all USCIS protocols for verification of eligible immigration status.
7-II.H. VERIFICATION OF PREFERENCE STATUS
The PHA must verify any preferences claimed by an applicant that determined placement on the waiting list.
PHA Policy

The PHA will offer a preference to any family that has been terminated from its HCV program due to
insufficient program funding. The PHA will verify this preference using the PHA’s termination records.
The PHA also offers a preference for victims of domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking, as described in Section 4-III.C. To verify that applicants qualify for the
preference, the PHA will follow documentation requirements outlined in Section 16-IX.D.

PART III: Verifying Income AND ASSETS
Chapter 6 of this plan describes in detail the types of income that are included and excluded and how assets
and income from assets are handled. Any income reported by the family must be verified. This part provides
PHA policies that supplement the general verification procedures specified in Part I of this chapter.
PHA Policy
The following policies do not apply when the PHA uses a Safe Harbor income determination from a
means-tested federal assistance program.
7-III.A. EARNED INCOME
Tips
PHA Policy
Unless tip income is included in a family member’s W-2 by the employer or in UIV verification sources,
persons who work in industries where tips are standard will be required to sign a certified estimate of
tips received for the prior year or tips anticipated to be received in the coming year.
Wages
PHA Policy
When the PHA requires third-party verification of wages, for wages other than tips, the family must
provide originals of the two most current and consecutive pay stubs when pay is received bi-weekly or
semi-monthly, four paystubs when received weekly, and two when received monthly.

7-III.B. BUSINESS AND SELF EMPLOYMENT INCOME
The PHA must obtain written, third-party verification when the income type is not available in EIV. This includes
income from self-employment.
PHA Policy
Business owners and self-employed persons will be required to provide:
•  Schedule C from their tax return of the most recent year filed.
•  If accelerated depreciation was used on the tax return or financial statement, an accountant's calculation
of depreciation expense, computed using straight-line depreciation rules.
For self-employed individuals who claim they do not to file tax returns, The PHA will have the participant self-
certify they have not filed. In lieu of tax documents participants will complete the notarized self-employment
certification providing two calendar months of income and expense information in accordance with IRS.
The above verification process will be used for  those employed in “gig employment” as listed below  or seen
as independent contractors,TheThe PHA will also review the printed statements of monthly income from the
applicable app for all hours worked and pay received as well asthe corresponding IRS Form 1099 or 1099k.
•  Examples of “gig employment” include but are not limited to:
o  Uber/Lyft
o  Doordash/Uber Eats
o  Task-based gig work: assembling furniture, being a mover, cleaning, babysitting, attending to yardwork,
or tech services such as web development, animal services (such as dog walking, pet sitting, or grooming
services.)
o  On demand roles that indivuduals can take as freelancers or independent contracts (hair services, nail
techs, food sales, content creation.)
At any reexamination the PHA may request documents that support submitted financial statements such as
manifests, appointment books, cash books, or bank statements.

7-III.C. PERIODIC PAYMENTS AND PAYMENTS IN LIEU OF EARNINGS
For policies governing streamlined income determinations for fixed sources of income, please see Chapter 11.
Social Security/SSI Benefits [Notice PIH 2023-27]
Verification requirements for Social Security (SS) and Supplemental Security Income (SSI) benefits differ for
applicants and participants.
For applicants, since EIV does not contain SS or SSI benefit information, the PHA must ask applicants to
provide a copy of their current SS and/or SSI benefit letter (dated within the appropriate benefit year) for each
family member that receives SS and/or SSI benefits. If the family is unable to provide the document or
documents, the PHA should help the applicant request a benefit verification letter from SSA’s website at
www.ssa.gov or ask the family to request one by calling SSA at 1-800-772-1213. The PHA must obtain the
original benefit letter from the applicant, make a photocopy of the document for the file, and return the original
to the family.
For participants, the PHA must obtain information through the HUD EIV system and confirm with the
participants that the current listed benefit amount is correct.

If the participant agrees with the amount reported in EIV, the PHA must use the EIV-reported gross benefit
amount to calculate annual income from Social Security. PHAs are required to use the EIV-reported SS
and SSI benefit amounts when calculating income unless the tenant disputes the EIV-reported amount. For
example, an SSA benefit letter may list the monthly benefit amount as $450.80 and EIV displays the
amount as $450.00. The PHA must use the EIV-reported amount unless the participant disputes the
amount.

If the participant disputes the EIV-reported benefit amount, or if benefit information is not available in EIV,
the PHA must request a current SSA benefit verification letter (dated within the appropriate benefit year)
from each family member that receives SS and/or SSI benefits. If the family is unable to provide the
document or documents, the PHA should help the participant request a benefit verification letter from
SSA’s website at www.ssa.gov or ask the family to request one by calling SSA at 1-800-772-1213. The
PHA must obtain the original benefit letter from the participant, make a photocopy of the document for the
file, and return the original to the family.
Photocopies of social security checks or bank statements are not acceptable forms of verification for SS/SSI
benefits.

7-III.D. ALIMONY OR CHILD SUPPORT [NOTICE PIH 2023-27]
Annual income includes “all amounts received,” not the amount that a family may be legally entitled to receive
but which they do not receive. For example, a family’s child support or alimony income must be based on
payments received, not the amounts to which the family is entitled by court or agency orders. A copy of a court
order or other written payment agreement alone may not be sufficient verification of amounts received by a
family.
PHA Policy
Verification will be obtained in the following order of priority:
Copies of the receipts and/or payment stubs for the 12 months prior to PHA request
Third-party verification form from the state or local child support enforcement agency
Third-party verification form from the person paying the support
Family's self-certification of amount received
Note: Families are not required to undertake independent enforcement action.
7-III.E. NONRECURRING INCOME [NOTICE PIH 2023-27]
Income that will not be repeated beyond the coming year (i.e., the 12 months following the effective date of the
certification), based on information provided by the family, is considered nonrecurring income and is excluded
from annual income. PHAs may accept a self-certification from the family stating that the income will not be
repeated in the coming year.
PHA Policy
The PHA will accept self-certification from the family stating that income will not be repeated in the
coming year. However, the PHA may choose, on a case-by-case basis, to require third-party
verification that income sources will not be repeated in the coming year.

7-III.F. ASSETS AND INCOME FROM ASSETS
Net Family Assets [24 CFR 5.603]
At admission and reexam, for families with net assets less than or equal to the HUD-published threshold listed
in HUD’s current year Inflation-Adjusted Values tables ($50,000 for 2024, $51,600 for 2025), the PHA may, but
is not required to, accept the family’s self-certification that the family’s assets do not exceed the HUD-
published threshold without taking any additional steps to verify the accuracy of the declaration. The
declaration must include the amount of income the family expects to receive from assets which must be
included in the family’s income. This includes declaring income from checking and savings accounts which,
although excluded from the calculation of net family assets (because the combined value of non-necessary
personal property does not exceed the HUD-published threshold), may generate asset income. PHAs must
clarify during the self-certification process which assets are included/excluded from net family assets.
For PHAs that choose to accept self-certification, the PHA is required to obtain third-party verification of all
assets, regardless of the amount, at least once every three years.
PHAs who choose not to accept self-certifications of assets must verify all families’ assets on an annual basis.
When net family assets have a total value over the HUD-published threshold, the PHA may not rely on the
family’s self-certification. Third-party verification of assets is required when net family assets exceed the HUD-
published threshold.
When verification of assets is required, PHAs are required to obtain a minimum of one statement that reflects
the current balance of banking/financial accounts.
PHA Policy
For families with net assets less than or equal to the HUD-published threshold listed in the current
year’s Inflation-Adjusted Values tables, the PHA will accept the family’s self-certification of the value of
family assets and anticipated asset income. The family’s declaration must show the total amount of
income expected from all assets. All family members 18 years of age and older must sign the family’s
declaration. The PHA reserves the right to require additional verification in situations where the
accuracy of the declaration is in question. Any income the family expects to receive from assets will be
included in the family’s annual income. The family will be required to provide third-party verification of
net family assets every three years.
When verification is required, in determining the value of checking accounts the PHA will use three
most recent and consecutive statements. In determining the value of savings accounts the PHA will use
the most current statement available.
In determining the anticipated income from an interest-bearing checking or savings account when
verification is required and the rate of return is known, the PHA will multiply the current balance of the
account by the current rate of interest paid on the account. If a checking account does not bear interest,
the anticipated income from the account is zero.
Self-Certification of Real Property Ownership [24 CFR 5.618(b)(2); Notice PIH 2023-27]
The PHA must determine whether a family has present ownership in real property that is suitable for
occupancy for purposes of determining whether the family is compliant with the asset limitation described in
Chapters 3. The PHA may accept a self-certification from the family stating that the family does not have any
present ownership in any real property. If the family certifies that they do not have any present ownership
interest in real property, the PHA may take that as sufficient to determine the family is not out of compliance
with the real property restriction. If the family declares they have present ownership in real property, the PHA
must obtain third-party verification of the family’s legal right to reside in the property, the effective legal
authority to sell the property, and whether the property is suitable for occupancy by the family as a residence.

PHA Policy
The PHA will accept self-certification from the family stating that the family does not have any present
ownership in any real property. The certification must be signed by all family members 18 years of age
and older. The PHA reserves the right to require additional verification in situations where the accuracy
of the declaration is in question.
If the family declares they have a present ownership in real property, the PHA will obtain third-party
verification of the following factors: whether the family has the legal right to reside in the property;
whether the family has effective legal authority to sell the property; and whether the property is suitable
for occupancy by the family as a residence. However, in cases where a family member is a victim of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the PHA will comply
with confidentiality requirements under 24 CFR 5.2007 and will accept a self-certification.
7-III.G. NET INCOME FROM RENTAL PROPERTY
PHA Policy
The family must provide:
A current executed lease for the property that shows the rental amount or certification from the
current tenant.
A self-certification from the family members engaged in the rental of property providing an
estimate of expenses for the coming year and the most recent IRS Form 1040 with Schedule E
(Rental Income).
If schedule E was not prepared, the PHA will require the family members involved in the rental
of property to provide a self-certification of income and expenses for the previous year and may
request documentation to support the statement including: tax statements, insurance invoices,
bills for reasonable maintenance and utilities, and bank statements or amortization schedules
showing monthly interest expense.
7-III.H. FEDERAL TAX REFUNDS OR REFUNDABLE TAX CREDITS [NOTICE PIH 2023-27]
PHAs are not required to verify the amount of the family’s federal tax refund or refundable tax credit(s) if the
family’s net assets are less than or equal to the HUD-published threshold listed in HUD’s current year Inflation-
Adjusted Values tables ($50,000 for 2024, $51,600 for 2025), even in years when full verification of assets is
required or if the PHA does not accept self-certification of assets. PHAs must verify the amount of the family’s
federal tax refund or refundable tax credits if the family’s net assets are greater than the HUD-published
threshold.
7-III.I. RETIREMENT ACCOUNTS
PHA Policy
The PHA will accept an original document from the entity holding the account dated no earlier than 12
months before that reflects any distributions of the account balance, any lump sums taken, and any
regular payments.
7-III.J. INCOME FROM EXCLUDED SOURCES [NOTICE PIH 2023-27]

A detailed discussion of excluded income is provided in Chapter 6, Part I.
HUD guidance on verification of excluded income draws a distinction between income which is fully excluded
and income which is only partially excluded.
For fully excluded income, the PHA is not required to follow the verification hierarchy, For fully excluded
income, the PHA is not required to document why third-party verification is not available, or report the income
on the 50058. Fully excluded income is defined as income where the entire amount qualifies to be excluded
from the annual income determination in accordance with 24 CFR 5.609(b) and any Federal Register notice on
mandatory exclusions issued by HUD (for example, food stamps, earned income of a minor, or foster care
funds).
PHAs may accept a family’s signed application or reexamination form as self-certification of fully excluded
income. They do not have to require additional documentation. However, if there is any doubt that a source of
income qualifies for full exclusion, PHAs have the option of requiring additional verification.
For partially excluded income, the PHA is required to follow the verification hierarchy and all applicable
regulations, and to report the income on the 50058. Partially excluded income is defined as income where only
a certain portion of what is reported by the family qualifies to be excluded and the remainder is included in
annual income (for example, the income of an adult full-time student).
PHA Policy
The PHA will accept the family’s self-certification as verification of fully excluded income. The PHA may
request additional documentation if necessary to document the income source.
The PHA will verify the source and amount of partially excluded income as described in Part 1 of this
chapter.
7-III.K. ZERO INCOME FAMILIES [NOTICE PIH 2023-27]
PHAs have discretion to establish reasonable procedures to manage the risk of unreported income, such as
asking families to complete a zero-income worksheet at admission or periodically after admission to determine
if they have any sources of unreported income or searching any UIV sources for unreported income.
In calculating annual income, PHAs must not assign monetary value to nonmonetary in-kind donations from a
food bank or similar organization received by the family [24 CFR § 5.609(b)(24)(vi)].
PHAs may accept a self-certification of zero income from the family without taking any additional steps to verify
zero reported income. HUD does not require such self-certifications be notarized.
PHAs that perform zero income reviews must update local discretionary policies, procedures, and forms.
Families who begin receiving income which does not trigger an interim reexamination should no longer be
considered zero income even though the family’s income is not reflected on the Form HUD-50058.
PHA Policy
The PHA will check UIV sources and/or may request information from third-party sources to verify that
certain forms of income such as unemployment benefits, TANF, SS, SSI, earned income, child support,
etc., are not being received by families claiming to have zero annual income.
The PHA will also require that each adult family member who claims zero income status complete a
zero-income form. If any sources of income are identified on the form, the PHA will verify the income in
accordance with the policies in this chapter prior to including the income in the family’s annual income.

The PHA will only conduct interims in accordance with PHA policy in Chapter 11.
7-III.L. STUDENT FINANCIAL ASSISTANCE [24 CFR 5.609(B)(9)]
The regulations under HOTMA distinguish between two categories of student financial assistance paid to both
full-time and part-time students. Any other grant-in-aid, scholarship, or other assistance amounts an individual
receives for the actual covered costs charged by the institute of higher education not otherwise excluded by
the federally mandated income exclusions are included [24 CFR 5.609(b)(9)(ii)].
PHA Policy
The PHA will request written third-party verification of both the source and the amount of student
financial assistance. Family-provided documents from the educational institution attended by the
student will be requested, as well as documents generated by any other person or entity providing such
assistance, as reported by the student.
In addition, unless the student’s only source of assistance is assistance under Title IV of the HEA, the
PHA will request written verification of the cost of the student’s tuition, books, supplies, room and
board, and other required fees and charges to the student from the educational institution.
If the PHA is unable to obtain third-party written verification of the requested information, the PHA will
pursue other forms of verification following the verification hierarchy in section 7-I.B.
7-III.M. PARENTAL INCOME OF STUDENTS SUBJECT TO ELIGIBILITY RESTRICTIONS
If a student enrolled at an institution of higher education is under the age of 24, is not a veteran, is not married,
does not have a dependent child, and is not a person with disabilities receiving HCV assistance as of
November 30, 2005, the income of the student’s parents must be considered when determining income
eligibility, unless the student is determined independent from their parents or a vulnerable youth in accordance
with PHA policy [24 CFR 5.612, FR Notice 4/10/06, p. 18146, and FR Notice 9/21/16].
This provision does not apply to students residing with parents who are seeking or receiving HCV assistance. It
is limited to students who are seeking or receiving assistance on their own, separately from their parents.
PHA Policy
If the PHA is required to determine the income eligibility of a student’s parents, the PHA will request an
income declaration and certification of income from the appropriate parent(s) (as determined in section
3-II.E). The PHA will send the request directly to the parents, who will be required to certify to their
income under penalty of perjury. The parents will be required to submit the information directly to the
PHA. The required information must be submitted (postmarked) within 10 business days of the date of
the PHA’s request or within any extended timeframe approved by the PHA.
The PHA reserves the right to request and review supporting documentation at any time if it questions
the declaration or certification. Supporting documentation may include, but is not limited to, Internal
Revenue Service (IRS) tax returns, consecutive and original pay stubs, bank statements, pension
benefit statements, benefit award letters, and other official and authentic documents from a federal,
state, or local agency.

PART IV: VERIFYING MANDATORY DEDUCTIONS
7-IV.A. DEPENDENT AND ELDERLY/DISABLED HOUSEHOLD DEDUCTIONS
The dependent and elderly/disabled family deductions require only that the PHA verify that the family members
identified as dependents or elderly/disabled persons meet the statutory definitions. No further verifications are
required.
Dependent Deduction
See Chapter 6 for a full discussion of this deduction. The PHA must verify that:

Any person under the age of 18 for whom the dependent deduction is claimed is not the head, spouse, or
cohead of the family and is not a foster child

Any person age 18 or older for whom the dependent deduction is claimed is not a foster adult or live-in
aide, and is a person with a disability or a full time student
Elderly/Disabled Family Deduction
See Eligibility chapter for a definition of elderly and disabled families and Chapter 6 for a discussion of the
deduction. The PHA must verify that the head, spouse, or cohead is 62 years of age or older or a person with
disabilities.

7-IV.B. HEALTH AND MEDICAL CARE EXPENSE DEDUCTION
Policies related to medical expenses are found in Chapter 6. The amount of the deduction will be verified
following the standard verification procedures described in Part I.
The PHA must comply with the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) (Pub. L. 104-191,
110 Stat. 1936) and the Privacy Act of 1974 (Pub. L. 93-579, 88 Stat. 1896) when requesting documentation to
determine unreimbursed health and medical care expenses. The PHA may not request documentation beyond
what is sufficient to determine anticipated health and medical care costs. Before placing bills and
documentation in the tenant file, the PHA must redact all personally identifiable information [FR Notice
2/14/23].
Amount of Expense
PHA Policy
Medical expenses will be verified through:
Written third-party documents provided by the family, such as pharmacy printouts or receipts.
When income is projected at new admission or interim, the PHA will make a best effort to
determine what expenses from the past are likely to continue to occur in the future. The PHA
will also accept evidence of monthly payments or total payments that will be due for medical
expenses during the upcoming 12 months.
Written third-party verification forms if the family is unable to provide acceptable documentation.
Before placing bills and documentation in the tenant file, the PHA will redact all personally identifiable
information. Documentation may also be removed from the file, in place will be a memorandum
indicating the expense verified and signed off on by the PHA.
If the PHA receives documentation from a verification source that contains the individual’s specific
diagnosis, information regarding the individual’s treatment, and/or information regarding the nature or
severity of the person’s disability, the PHA will immediately dispose of this confidential information; this
information will never be maintained in the individual’s file. If the information needs to be disposed of,
the PHA will note in the individual’s file that verification was received, the date received, and the name
and address of the person/organization that provided the verification. Under no circumstances will PHA
include an applicant’s or resident’s medical records in the file [Notice PIH 2010-26].
In addition, the PHA must verify that:

The household is eligible for the deduction.

The costs to be deducted are qualified health and medical care expenses.

The expenses are not paid for or reimbursed by any other source.

Costs incurred in past years are counted only once.
Eligible Household
The health and medical care expense deduction is permitted only for households in which the head, spouse, or
cohead is at least 62, or a person with disabilities. The PHA must verify that the family meets the definition of
an elderly or disabled family provided in the Eligibility chapter and as described in Chapter 7 (7-IV.A.) of this
plan.

Qualified Expenses

To be eligible for the health and medical care expense deduction, the costs must qualify as medical
expenses. See Chapter 6  for the PHA’s policy on what counts as a medical expense.
Unreimbursed Expenses
To be eligible for the health and medical care expense deduction, the costs must not be reimbursed by another
source.
PHA Policy
The family will be required to certify that the medical expenses are not paid or reimbursed to the family
from any source. If expenses are verified through a third party, the third party must certify that the
expenses are not paid or reimbursed from any other source.
Expenses Incurred in Past Years
PHA Policy
At new admission and interim reexam, when anticipated costs are related to on-going payment of
medical bills incurred in past years, the PHA will verify:

The anticipated repayment schedule

The amounts paid in the past, and

Whether the amounts to be repaid have been deducted from the family’s annual income in past
years
7-IV.C. DISABILITY ASSISTANCE EXPENSES
Policies related to disability assistance expenses are found in 6-II.E. The amount of the deduction will be
verified following the standard verification procedures described in Part I.
The PHA must comply with the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) (Pub. L. 104-191,
110 Stat. 1936) and the Privacy Act of 1974 (Pub. L. 93-579, 88 Stat. 1896) when requesting documentation to
determine unreimbursed auxiliary apparatus or attendance care costs. The PHA may not request
documentation beyond what is sufficient to determine anticipated reasonable attendant care and auxiliary
apparatus costs. Before placing bills and documentation in the tenant file, the PHA must redact all personally
identifiable information [FR Notice 2/14/23].
Amount of Expense
Attendant Care
PHA Policy
Expenses for attendant care will be verified through:
Written third-party documents provided by the family, such as receipts or cancelled checks.
Third-party verification form signed by the provider, if family-provided documents are not
available.
When income is projected at new admission or interim, if third-party verification is not possible,
written family certification as to costs anticipated to be incurred for the upcoming 12 months.

Before placing bills and documentation in the tenant file, the PHA will redact all personally identifiable
information.
If the PHA receives documentation from a verification source that contains the individual’s specific
diagnosis, information regarding the individual’s treatment, and/or information regarding the nature or
severity of the person’s disability, the PHA will immediately dispose of this confidential information; this
information will never be maintained in the individual’s file. If the information needs to disposed of, the
PHA will note in the individual’s file that verification was received, the date received, and the name and
address of the person/organization that provided the verification. Under no circumstances will PHA
include an applicant’s or resident’s medical records in the file [Notice PIH 2010-26].
Auxiliary Apparatus
PHA Policy
Expenses for auxiliary apparatus will be verified through:
Written third-party documents provided by the family, such as billing statements for purchase of
auxiliary apparatus, or other evidence of monthly payments or total payments that will be due for
the apparatus during the upcoming 12 months.
Third-party verification form signed by the provider, if family-provided documents are not
available.
In addition, the PHA must verify that:

The family member for whom the expense is incurred is a person with disabilities (as described in 7-II.F
above).

The expense permits a family member, or members, to work (as described in Chapter 6.).

The expense is not reimbursed from another source (as described in Chapter 6.).
Family Member is a Person with Disabilities
To be eligible for the disability assistance expense deduction, the costs must be incurred for attendant care or
auxiliary apparatus expense associated with a person with disabilities. The PHA will verify that the expense is
incurred for a person with disabilities (See 7-II.F.).
Family Member(s) Permitted to Work
The PHA must verify that the expenses claimed actually enable a family member, or members, (including the
person with disabilities) to work.
PHA Policy
The PHA will request third-party verification from a rehabilitation agency or knowledgeable medical
professional indicating that the person with disabilities requires attendant care or an auxiliary apparatus
to be employed, or that the attendant care or auxiliary apparatus enables another family member, or
members, to work (See 6-II.E.). This documentation may be provided by the family.
If third-party verification has been attempted and is either unavailable or proves unsuccessful, the
family must certify that the disability assistance expense frees a family member, or members (possibly
including the family member receiving the assistance), to work.
Unreimbursed Expenses
To be eligible for the disability expenses deduction, the costs must not be reimbursed by another source.

PHA Policy
The family will be required to certify that attendant care or auxiliary apparatus expenses are not paid by
or reimbursed to the family from any source.

7-IV.D. CHILDCARE EXPENSES
Policies related to childcare expenses are found in Chapter 6. The amount of the deduction will be verified
following the standard verification procedures described in Part I of this chapter. In addition, the PHA must
verify that:

The child is eligible for care (12 or younger).

The costs claimed are not reimbursed.

The costs enable a family member to work, actively seek work, or further their education.

The costs are for an allowable type of childcare.

The costs are reasonable.
Eligible Child
To be eligible for the childcare deduction, the costs must be incurred for the care of a child under the age of 13.
The PHA will verify that the child being cared for (including foster children) is under the age of 13 (See 7-II.C.).
Unreimbursed Expense
To be eligible for the childcare deduction, the costs must not be reimbursed by another source.
PHA Policy
The family (and the care provider) will be required to certify that the childcare expenses are not paid or
reimbursed to the family from any source.
Pursuing an Eligible Activity
The PHA must verify that the family member(s) that the family has identified as being enabled to seek work,
pursue education, or be gainfully employed, are actually pursuing those activities.
PHA Policy
Information to be Gathered
The PHA will verify information about how the schedule for the claimed activity relates to the hours of
care provided, the relationship of the family member(s) to the child, and any special needs of the child
that might help determine which family member is enabled to pursue an eligible activity.
Seeking Work
Whenever possible the PHA will use documentation from a state or local agency that monitors work-
related requirements (e.g., welfare or unemployment). In such cases the PHA will request family-
provided verification from the agency of the member’s job seeking efforts to date, and require the family
to submit to the PHA any reports provided to the other agency.
In the event third-party verification is not available, the PHA will provide the family with a form on which
the family member must record job search efforts. The PHA will review this information at each
subsequent reexamination for which this deduction is claimed.
Furthering Education
The PHA will request third-party documentation to verify that the person permitted to further their
education by the childcare is enrolled and provide information about the timing of classes for which the
person is registered. The documentation may be provided by the family.

Gainful Employment
The PHA will seek third-party verification of the work schedule of the person who is permitted to work
by the childcare. In cases in which two or more family members could be permitted to work, the work
schedules for all relevant family members may be verified. The documentation may be provided by the
family.
Allowable Type of Childcare
The type of care to be provided is determined by the family, but must fall within certain guidelines, as
discussed in Chapter 6.
PHA Policy
The PHA will verify that the type of childcare selected by the family is allowable, as described in
Chapter 6.
The PHA will verify that the fees paid to the childcare provider cover only childcare costs (e.g., no
housekeeping services or personal services) and are paid only for the care of an eligible child (e.g.,
prorate costs if some of the care is provided for ineligible family members).
The PHA will verify that the childcare provider is not an assisted family member. Verification will be
made through the head of household’s declaration of family members who are expected to reside in the
unit.
Reasonableness of Expenses
Only reasonable childcare costs can be deducted.
PHA Policy
The actual costs the family incurs will be compared with the PHA’s established standards of
reasonableness for the type of care in the locality to ensure that the costs are reasonable.
If the family presents a justification for costs that exceed typical costs in the area, the PHA will request
additional documentation, as required, to support a determination that the higher cost is appropriate.

EXHIBIT 7-1: SUMMARY OF DOCUMENTATION REQUIREMENTS
FOR NONCITIZENS [HCV GB, pp. 5-9 and 5-10]

All noncitizens claiming eligible status must sign a declaration of eligible immigrant status on
a form acceptable to the PHA.

Except for persons 62 or older, all noncitizens must sign a verification consent form

Additional documents are required based upon the person's status.
Elderly Noncitizens

A person 62 years of age or older who claims eligible immigration status also must provide
proof of age such as birth certificate, passport, or documents showing receipt of SS old-age
benefits.
All other Noncitizens

Noncitizens that claim eligible immigration status also must present the applicable USCIS
document. Acceptable USCIS documents are listed below.

Form I-551 Alien Registration Receipt Card
(for permanent resident aliens)

Form I-94 Arrival-Departure Record
annotated with one of the following:

“Admitted as a Refugee Pursuant to
Section 207”

“Section 208” or “Asylum”

“Section 243(h)” or “Deportation stayed
by Attorney General”

“Paroled Pursuant to Section 221 (d)(5)
of the USCIS”

Form I-94 Arrival-Departure Record with
no annotation accompanied by:

A final court decision granting asylum
(but only if no appeal is taken);

A letter from a USCIS asylum officer
granting asylum (if application is filed
on or after 10/1/90) or from a USCIS
district director granting asylum
(application filed before 10/1/90);

A court decision granting withholding of
deportation; or

A letter from an asylum officer granting
withholding or deportation (if
application filed on or after 10/1/90).

Form I-688 Temporary Resident Card
annotated “Section 245A” or Section 210”.
Form I-688B Employment Authorization Card
annotated “Provision of Law 274a. 12(11)” or
“Provision of Law 274a.12”.

A receipt issued by the USCIS indicating that an application for issuance of a replacement
document in one of the above listed categories has been made and the applicant’s
entitlement to the document has been verified; or

Other acceptable evidence. If other documents are determined by the USCIS to constitute
acceptable evidence of eligible immigration status, they will be announced by notice
published in the Federal Register

CHAPTER 8
Housing Quality Standards/Uniform Physical Condition Standards for 
HCV (NSPIRE) and Rent Reasonableness Determinations 
[24 CFR §982 Subpart I; 24 CFR §982.507]
Introduction
Owners must maintain all units occupied by families receiving Housing Choice Voucher (HCV) assistance in
accordance with housing quality standards. Units assisted under the program must comply with HUD’s
National Standards for the Physical Inspection of Real Estate (NSPIRE) regulations and standards no later
than October 1, 2025. Until such time, the PHA may continue using the HQS inspection standards.
All units must pass an NSPIRE inspection prior to the approval of a lease and at least once every 24 months
during the term of the contract and at other times as needed, to determine that the unit meets NSPIRE
Protocol. HUD also requires PHAs to determine that rents for under the program are reasonable when
compared to comparable unassisted units in the market area.
This chapter explains HUD and PHA requirements related to housing quality and rent reasonableness as
follows:
Part I. Physical Standards. This part discusses the physical standards required of units occupied by
HCV-assisted families and identifies decisions about the acceptability of the unit that may be made by
the family based upon the family's preference. It also identifies life-threatening conditions that must be
addressed on an expedited basis.
Part II. The Inspection Process. This part describes the types of inspections the PHA will make and
the steps that will be taken when units do not meet NSPIRE.
Part III. Rent Reasonableness Determinations. This part discusses the policies the PHA will use to
make rent reasonableness determinations.
Special NSPIRE requirements for homeownership, manufactured homes, and other special housing types are
discussed in Chapter 15 to the extent that they apply in this jurisdiction.
NSPIRE and HQS
Even once the HQS inspection standard has sunset, the regulations at 24 CFR Part 982 and 983 governing
the HCV and PBV programs will continue to use the terms HQS and housing quality standards rather than
NSPIRE. This is because the definition of housing quality standards (HQS) at 24 CFR 982.4 means the
minimum quality standards developed by HUD in accordance with 24 CFR 5.703 for the HCV program,
including any variations approved by HUD for the PHA. As such, the model policy uses the term housing
quality standards whenever applicable regulations use this term. Except in the chapter describing HQS, the
acronym HQS is not used in the model policy in order to avoid confusion between the umbrella term meaning
housing standards and the specific inspection protocol. The model policy only uses the term NSPIRE when
referring to specific NSPIRE standards.
Part I: PHYSICAL STANDARDS
8-I.A.
GENERAL HUD REQUIREMENTS

HUD Performance and Acceptability Standards
HUD's performance and acceptability standards for HCV-assisted housing are provided in 24 CFR §982.401.
These standards cover the following areas

Sanitary facilities

Food preparation and refuse disposal

Space and Security

Thermal Environment

Illumination and electricity

Structure and materials

Interior Air Quality

Water Supply

Lead-based paint

Access

Site and neighborhood

Sanitary condition

Smoke Detectors
A summary of HUD performance criteria is provided in Attachment 8-1. Additional guidance on these
requirements is found in the following HUD resources:

Housing Choice Voucher Guidebook, Chapter 10

HUD Housing Inspection Manual for Section 8 Housing

HUD Inspection Form, form HUD-52580 (3/01) and Inspection Checklist, form HUD-52580-A (9/00)

HUD Notice 2003-31, Accessibility Notice: Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973; the Americans
with Disabilities Act of 1990; the Architectural Barriers Act of 1968 and the Fair Housing Act of 1988
NSPIRE Standards Applicable to HQS [HUD Letter 6/14/24]
Even if the PHA is still under the HQS inspection standard, the PHA must apply the following requirements
under NSPIRE:

The NSPIRE standards for carbon monoxide alarms are currently applicable even if the PHA has not yet
transitioned to NSPIRE;

PHAs are required to comply with the NSPIRE Smoke Alarm Standard prior to December 3, 2024; and

The Visual Assessment Standard for Potential Lead-Based Paint Hazard in 24 CFR Part 35 Subparts M
and H apply.
Tenant Preference Items
HUD requires the PHA to enforce minimum NSPIRE standards but also recognizes that certain judgments
about the acceptability of the unit are left to the family. For example, the PHA must ensure that the unit
contains the required sanitary facilities, but the family decides whether the cosmetic appearance of the facilities
is acceptable. Exhibit 8-2 summarizes those items that are considered tenant preferences.
Modifications to Provide Accessibility
Under the Fair Housing Act of 1988 an owner must not refuse the request of a family that contains a person
with a disability to make necessary and reasonable modifications to the unit. Such modifications are at the
family's expense. The owner may require restoration of the unit to its original condition if the modification would
interfere with the owner or next occupant's full enjoyment of the premises. The owner may not increase a

customarily required security deposit. However, the landlord may negotiate a restoration agreement that
requires the family to restore the unit and, if necessary to ensure the likelihood of restoration, may require the
tenant to pay a reasonable amount into an interest bearing escrow account over a reasonable period of time.
The interest in any such account accrues to the benefit of the tenant. The owner may also require reasonable
assurances that the quality of the work will be acceptable and that any required building permits will be
obtained.[24 CFR §100.203; Notice 2003-31].
Modifications to units to provide access for a person with a disability must meet all applicable NSPIRE
requirements and conform to the design, construction, or alteration of facilities contained in the UFAS and the
ADA Accessibility Guidelines (ADAAG) [28 CFR §35.151(c) and Notice 2003- 31].  See Chapter 2 of this plan
for additional information on reasonable accommodations for persons with disabilities.
PHA Policy
Any owner that intends to negotiate a restoration agreement or require an escrow account must submit
the agreement(s) to the PHA for review.
8-I.B.
ADDITIONAL LOCAL REQUIREMENTS
The PHA may impose variations to NSPIRE as long as the additional criteria are not likely to adversely affect
the health or safety of participant families or severely restrict housing choice for families.HUD approval is
required for variations to the NSPIRE Protocol. HUD approval is not required if the variations are clarifications
of HUD's acceptability criteria or performance standards [24 CFR §982.401(a)(4)].
Thermal Environment [HCV GB p.10-7]
The PHA must define a “healthy living environment” for the local climate. This may be done by establishing a
temperature that the heating system must be capable of maintaining, that is appropriate for the local climate.
PHA Policy

Heating:

If the resident controls the temperature, the heating equipment must have the capability of
heating to at least 68 degrees Fahrenheit (PIH 2018-19).

At no point should indoor temperatures in occupied space drop below 55 degrees
Fahrenheit (PIH Notice 2018-19).


Cooling:

If the resident controls the temperature, the cooling equipment must have the capability of
cooling to at least 82 degrees Fahrenheit (PIH Notice 2018-19)
Clarifications of HUD Requirements
PHA Policy
As permitted by HUD, the PHA has adopted the following specific requirements that elaborate on HUD
standards.
Walls

In areas where plaster or drywall is sagging, severely cracked, or otherwise damaged, it must
be repaired or replaced.
Windows

Window sashes must be in good condition, solid and intact, and properly fitted to the window
frame. Damaged or deteriorated sashes must be replaced.

Windows must be weather-stripped as needed to ensure a weather-tight seal.

Window screens must be in good condition (applies only if screens are present).
Doors

All exterior doors must be weather-tight to avoid any air or water infiltration, be lockable, have
no holes, have all trim intact, and have a threshold.

All interior doors must have no holes, have all trim intact, and be openable without the use of a
key.
Floors

All wood floors must be sanded to a smooth surface and sealed. Any loose or warped boards
must be re-secured and made level. If they cannot be leveled, they must be replaced.

All floors must be in a finished state. Raw wood or unsealed concrete is not permitted.

All floors include, except for carpeted floors, some type of base-shoe, trim, or sealing for a
"finished look." Vinyl base-shoe is permitted.
Sinks

All sinks and commode water lines must have shut off valves, unless faucets are wall mounted.

All sinks must have functioning stoppers.
Toilets

All worn or cracked toilet seats and tank lids must be replaced and toilet tank lid must fit
properly.
Security

If window security bars or security screens are present on emergency exit windows, they must
be equipped with a quick release system. The owner is responsible for ensuring that the family
is instructed on the use of the quick release system.
8-I.C.
LIFE THREATENING CONDITIONS [24 CFR §982.404(A);FR NOTICE 1/18/17]
HUD requires the PHA to define life-threatening conditions and to notify the owner or the family (whichever is
responsible) of the corrections required. The responsible party must correct life- threatening conditions within
24 hours of PHA notification.

PHA Policy
The following are considered life-threatening conditions as long as they are in alignment with NSPIRE
Protocol:

Any condition that jeopardizes the security of the unit

Major plumbing leaks or flooding, waterlogged ceiling or floor in imminent danger of falling

Natural or LP gas or fuel oil leaks

A fuel storage vessel, fluid line, valve, or connection that supplies fuel to a HVAC unit is
leaking or a strong odor is detected with potential for explosion or fire or that results in a
health risk if inhaled

Any electrical problem or condition that could result in shock or fire

A light fixture is readily accessible, is not securely mounted to the ceiling or wall, and
electrical connections or wires are exposed

A light fixture is hanging by its wires

A light fixture has a missing or broken bulb, and the open socket is readily accessible to
the tenant during the day-to-day use of the unit

A receptacle (outlet) or switch is missing or broken and electrical connections or wires are
exposed

An open circuit breaker position is not appropriately blanked off in a panel board, main
panel board, or other electrical box that contains circuit breakers or fuses

A cover is missing from any electrical device box, panel box, switch gear box, control
panel, etc., and there are exposed electrical connections

Any nicks, abrasions, or fraying of the insulation that exposes conducting wire

Exposed bare wires or electrical connections

Any condition that results in openings in electrical panels or electrical control device
enclosures

Water leaking or ponding near any electrical device

Any condition that poses a serious risk of electrocution or fire and poses an immediate life-
threatening condition

Absence of a working heating system when outside temperature is below 60 degrees
Fahrenheit.

Absence of a working air conditioner or evaporative cooler when the outside temperature is 110
degrees or above.

Utilities not in service

Conditions that present the imminent possibility of injury

Obstacles that prevent safe entrance or exit from the unit

Any components that affect the function of the fire escape are missing or damaged

Stored items or other barriers restrict or prevent the use of the fire escape in the event of
an emergency

The building’s emergency exit is blocked or impeded, thus limiting the ability of occupants
to exit in a fire or other emergency

Absence of a functioning toilet in the unit


Inoperable or missing smoke detectors

Missing or inoperable carbon monoxide detector

Missing, damaged, discharged, overcharged, or expired fire extinguisher (where required)

Gas/oil-fired water heater or heating, ventilation, or cooling system with missing, damaged,
improper, or misaligned chimney venting

The chimney or venting system on a fuel-fired water heater is misaligned, negatively
pitched, or damaged, which may cause improper or dangerous venting or gases

A gas dryer vent is missing, damaged, or is visually determined to be inoperable, or the
dryer exhaust is not vented to the outside

A fuel-fired space heater is not properly vented or lacks available combustion air

A non-vented space heater is present

Safety devices on a fuel-fired space heater are missing or damaged

The chimney or venting system on a fuel-fired heating, ventilation, or cooling system is
misaligned, negatively pitched, or damaged, which may cause improper or dangerous
venting of gas

Deteriorating paint as defined at 24 CFR §35.110 in a unit built before 1978 that is to be
occupied by a family with a child under six years of age if it would prevent the family from
moving into the unit
If an owner fails to correct life-threatening conditions as required by the PHA, the PHA will enforce the
NSPIRE Protocol in accordance with HUD requirements. See 8-II-G.
If a family fails to correct a family caused life threatening condition as required by the PHA, the PHA will
enforce the family obligations See 8-II.H.
The owner will be required to repair an inoperable smoke detector unless the PHA determines that the
family has intentionally disconnected it (by removing batteries or other means). In this case, the family
will be required to repair the smoke detector within 24 hours.

8-I.D. OWNER AND FAMILY RESPONSIBILITIES [24 CFR §982.404]
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 5, 2024, or earlier:
Family Responsibilities
The family is responsible for correcting the following NSPIRE Protocol deficiencies:

Tenant-paid utilities not in service

Failure to provide or maintain appliances owned by the family

Damage to the unit or premises caused by a household member or guest beyond ordinary wear
and tear that result in a breach of the NSPIRE. "Ordinary wear and tear" is defined as items, which
could not be charged against the tenant's security deposit under state law or court practice.
PHA Policy
The owner is responsible for all housing quality violations not listed as a family responsibility above,
even if the violation is caused by the family’s living habits (e.g., vermin infestation). However, if the
family’s actions constitute a serious or repeated lease violation, the owner may take legal action to evict
the family.
The owner will be required to repair an inoperable smoke detector unless the PHA determines that the
family has intentionally disconnected it (by removing batteries or other means). In this case, the family
will be required to repair the smoke detector within 24 hours.
If an owner fails to correct life-threatening conditions as required by the PHA, the PHA will enforce the
housing quality standards in accordance with HUD requirements. See 8-II.G.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later:
Owner Obligation
The owner must maintain the unit in accordance with housing quality standards. A unit is not in compliance
with housing quality standards if the PHA or other inspector authorized by the state or local government
determines that the unit has housing quality standards deficiencies based upon an inspection, notifies the
owner in writing of the deficiencies, and the deficiencies are not remedied within the appropriate time frame.
In the case of a housing quality standards deficiency that the PHA determines is caused by the tenant, any
member of the household, or any guest or other person under the tenant’s control (other than damage resulting
from ordinary use), the PHA may waive the owner’s responsibility to remedy the violation. The HAP to the
owner may not be withheld or abated if the owner responsibility has been waived.
However, if the family’s actions constitute a serious or repeated lease violation, the owner may take legal
action to evict the family. In addition, the PHA may terminate the family’s assistance because of a housing
quality standards breach (beyond damage resulting from ordinary use) caused by any member of the
household, guest, or other person under the tenant’s control.

PHA Policy
The PHA will waive the owner’s responsibility for housing quality standards deficiencies that have been
determined to have been caused by the tenant, any member of the household, or any guest or other
person under the tenant’s control, to the extent the tenant can be held responsible for ensuring that the
deficiencies are corrected: the tenant must take all necessary steps permissible under the lease and
state and local law to remedy the deficiency. This may include paying the owner for the cost of the
necessary repairs in accordance with the lease.
Family Responsibilities
The family may be held responsible for a breach of housing quality standards caused by any of the following:

Tenant-paid utilities not in service;

Failure to provide or maintain appliances owned by the family; and

Damage to the dwelling unit or premises caused by a household member or guest beyond ordinary wear
and tear.
PHA Policy
Damages beyond ordinary wear and tear will be considered to be damages which could be assessed
against the security deposit under state law or in court practice.
If the PHA has waived the owner’s responsibility to remedy the violation as outlined under the owner
obligations above, the following applies:

If the housing quality standards breach caused by the family is life-threatening, the family must take all
steps permissible under the lease and state and local law to ensure the deficiency is corrected within 24
hours of notification.

For other family-caused deficiencies, the family must take all steps permissible under the lease and state
and local law to ensure the deficiency is corrected within 30 calendar days of notification (or any PHA-
approved extension).
If the family has caused a breach of the HQS, the PHA must take prompt and vigorous action to enforce the
family obligations. The PHA may terminate assistance for the family in accordance with 24 CFR 982.552.

8-I-E. SPECIAL REQUIREMENTS FOR CHILDREN WITH ELEVATED BLOOD LEAD LEVEL [24 CFR
§35.1225; FR NOTICE 1/13/17; PIH NOTICE 2017-13]
If a PHA is notified by a public health department or other medical health care provider, or verifies information
from a source other than a public health department or medical health care provider, that a child of less than 6
years of age, living in an HCV-assisted unit has been identified as having an elevated blood lead level, the
PHA must complete an environmental investigation of the dwelling unit within 15 calendar days after being
notified by a public health department or other medical health care provider. The environmental investigation
must be completed in accordance with program requirements, and the result of the environmental investigation
must be immediately provided to the owner of the dwelling unit. In cases where the public health department
has already completed an evaluation of the unit, this information must be provided to the owner.
Within 30 days after receiving the environmental investigation report from the PHA, or the evaluation from the
public health department, the owner is required to complete the reduction of identified lead-based paint
hazards in accordance with the lead-based paint regulations [24 CFR §35.1325 and §35.1330; 40 CFR
§745.227]. If the owner does not complete the “hazard reduction” as required, the dwelling unit is in violation of
UPCS-,V and the PHA will take action in accordance with Section 8-II.G.
PHA reporting requirements, data collection, and record keeping responsibilities related to children with an
elevated blood lead level are discussed in Chapter 16.
8-I-F. VIOLATION OF NSPIRE SPACE STANDARDS [24 CFR §982.401, 24 CFR §982.403]
A dwelling unit must:

Provide adequate space and security for the family

Have at least one bedroom or living/sleeping room for each two persons
A unit that does not meet these NSPIRE space standards is defined as overcrowded.  A living room may be
used as sleeping (bedroom) space, but no more than two persons may occupy the space [HCV GB p. 10-6]. A
bedroom or living/sleeping room must have at least:

One window

Two electrical outlets in proper operating condition (permanent overhead or wall-mounted light fixtures may count
as one of the required electrical outlets)
If the PHA determines that a unit is overcrowded because of an increase in family size or a change in family
composition, the PHA must issue the family a new voucher, and the family and PHA must try to find an
acceptable unit as soon as possible. If an acceptable unit is available for rental by the family, the PHA must
terminate the HAP contract in accordance with its terms.
PART II: THE INSPECTION PROCESS
8-II.A. OVERVIEW [24 CFR §982.405]
Types of Inspections
The PHA conducts the following types of inspections as needed. Each type of inspection is discussed in the
paragraphs that follow.


Initial Inspections. The PHA conducts initial inspections in response to a request from the family to
approve a unit for participation in the HCV program.

Periodic Inspections. HUD requires the PHA to inspect each unit under lease at least annually or
biennially, depending on PHA policy to confirm that the unit still meets NSPIRE. The inspection may be
conducted in conjunction with the family's annual reexamination but also may be conducted separately.

Interim Inspections. A special inspection may be requested by the owner, the family, or a third party as
a result of problems identified with a unit between annual inspections.

Supervisory Inspections. HUD requires that a sample of units be Inspected by a supervisor or other
qualified individual to evaluate the work of the inspector(s) and to ensure that inspections are
performed in compliance with the NSPIRE.
Inspection of PHA-Owned Units [24 CFR §982.352(b)]
The PHA must obtain the services of an independent entity to perform all NSPIRE inspections in cases where
an HCV family is receiving assistance in a PHA-owned unit as defined in 24 CFR 982.4. The independent
entity must communicate the results of each inspection to the family and the PHA.
The independent agency must be approved by HUD, and may be the unit of general local government for the
PHA jurisdiction (unless the PHA is itself the unit of general local government or an agency of such
government). The PHA must inform the family, both orally and in writing, that the family has the right to select
any eligible unit available for lease. PHA-owned unit is freely selected by the family, without PHA pressure or
steering.
For information on the inspection of PHA-owned units in the PBV program, see Chapters 17 and 18.
Inspection Costs [PIH Notice 2016-05; 24 CFR 5.705(h)]]
The PHA may not charge the family for unit inspections or reinspection’s [24 CFR §982.405(e)]. In the case of
inspections of PHA-owned units, the PHA may compensate the independent agency from ongoing
administrative fees (including fees credited to the administrative fee reserve) for inspections performed. The
PHA and the independent agency may not charge the family any fee or charge for the inspection [24 CFR
§982.352(b)].
The PHA may not charge the owner for the inspection of the unit prior to the initial term of the lease or for a
first inspection during assisted occupancy of the unit. However, the PHA may charge a reasonable fee to
owners for reinspections if an owner notifies the PHA that a repair has been made or the allotted time for
repairs has elapsed and a reinspection reveals that any deficiency cited in the previous inspection that the
owner is responsible for repairing, pursuant to 24 CFR 982.404(a), was not corrected
Fees may not be imposed for tenant-caused damages, for cases in which the inspector could not gain access
to the unit, or for new deficiencies discovered during a reinspection.
The owner may not pass the cost of a reinspection fee to the family. Reinspection fees must be added to the
PHA’s administrative fee reserves and may only be used for activities related to the provision of tenant-based
assistance.
PHA Policy
The PHA will not charge a fee for failed reinspections.
Remote Video Inspections (RVIs) [PIH Notice 2020-31]
As an alternative to some or all on-site inspections, the PHA may, but is not required to, perform HQS
inspections from a remote location using video streaming technology and a proxy at the inspection site.

Since there may be some circumstances in which the application of technology provides insufficient
information or evidence to allow the PHA to make appropriate determinations about whether a condition
violates HQS, Notice PIH 2020-31 requires that if a PHA chooses to implement RVIs, the PHA should have
policies and procedures in place to address such limitations.
PHA Policy
The PHA will not conduct any HQS inspection using RVI.
Notice and Scheduling
The family must allow the PHA to inspect the unit at reasonable times with reasonable notice [24 CFR
§982.551(d)].
PHA Policy
Both the family and the owner will be given reasonable notice of all inspections. Except in the case of a
life-threatening emergency, reasonable notice is considered to be not less than 48 hours. Inspections
may be scheduled between 8:00 a.m. and 5:00 p.m. Generally, inspections will be conducted on
business days only. In the case of a life-threatening emergency, the PHA will give as much notice as
possible, given the nature of the emergency.
Owner and Family Inspection Attendance
HUD permits the PHA to set policy regarding family and owner presence at the time of inspection [HCV GB p.
10-27].
PHA Policy
When a family occupies the unit at the time of inspection an authorized adult must be present for the
inspection. The presence of the owner or the owner's representative is encouraged but is not
required.At initial inspection of a vacant unit, the PHA will inspect the unit in the presence of the owner
or owner's representative. The presence of a family representative is permitted, but is not required,
however the family will be notified that the PHA is not a family representative.
8-II.B. INITIAL NSPIRE INSPECTION [24 CFR §982.405(A)]
HUD regulations require that units assisted under the HCV program be inspected to determine that the units
meet housing quality standards before the PHA approves assisted tenancy. However, PHAs have two options
for bringing units under HAP contract (or, in the case of PBV, approving occupancy and the execution of a
lease) more quickly. The PHA may but is not required to approve assisted tenancy and start HAP if the unit:

Fails the initial inspection, but only if no life-threatening deficiencies are identified; and/or

Passed an alternative inspection in the last 24 months.
If the PHA adopts the alternative inspection option in combination with the non-life-threatening deficiencies
option, the PHA must follow family and owner notification requirements listed at 24 CFR 982.406(f). Otherwise,
if neither of the above provisions are adopted, the PHA must determine that the unit the family selects meets
NSPIRE standards prior to approving tenancy.
Approving Units with Non-Life-Threatening Deficiencies [FR Notice 1/18/17; Notice PIH 2017-20; FR
Notice 5/7/24; and 24 CFR 982.405(j)]
The PHA may approve assisted tenancy, execute a HAP contract, and begin paying HAP if a unit fails an initial
inspection, but only if the deficiencies identified are non-life threatening. This is known as the “NLT option.” A
PHA that implements the NLT option may apply the option to all of the PHA’s initial inspections or may limit it to
certain units. If the NLT option is adopted, the PHA must follow requirements listed at 24 CFR 982.405(j) for
family and owner notification.

The PHA’s administrative plan must specify the circumstances under which the PHA will exercise the NLT
option, if any.
PHA Policy
The PHA will not use the NLT option. All units must pass the initial inspection on or before the effective
date of the HAP contract.
Approving Units Using Alternative Inspections [FR Notice 1/18/17; Notice PIH 2017-20; FR Notice
5/7/24; and 24 CFR 982.406]
The PHA may approve assisted tenancy, execute a HAP contract, and begin paying HAP if a unit passed an
alternative inspection (i.e., an inspection conducted for another housing program) conducted in the last 24
months provided the PHA is able to obtain the results of the alternative inspection, the property received a
“pass” score (if applicable), and the inspection meets the requirements at 24 CFR 982.406(c) and (d). The
PHA may implement the use of alternative inspections for both initial and periodic inspections or may limit the
use of alternative inspections to either initial or periodic inspections. If alternative inspections are used, the
PHA must follow requirements listed at 24 CFR 982.406(e)(2) for family and owner notification.
A PHA relying on an alternative inspections must identify the alternative inspection method being used in
the PHA’s administrative plan.
PHA Policy
The unit must pass the initial inspection on or before the effective date of the HAP contract.
The PHA will not rely on alternative inspections and will conduct an initial inspection for each unit prior
to executing a HAP contract with the owner.
Timing of Initial Inspections [24 CFR 982.305(b)(2)(i)]
Unless the PHA relies on alternative inspections, HUD requires PHAs with fewer than 1,250 budgeted units to
complete the initial inspection, determine whether the unit satisfies NSPIRE, and notify the owner and the
family of the determination within 15 days of submission of the Request for Tenancy Approval (RFTA). For
PHAs with 1,250 or more budgeted units, to the extent practicable such inspection and determination must be
completed within 15 days. The 15-day period is suspended for any period during which the unit is not available
for inspection [24 CFR §982.305(b)(2)].
PHA Policy
The PHA will complete the initial inspection, determine whether the unit satisfies HQS/NSPIRE, and
notify the owner and the family of the determination within a reasonable timeframe of submission of the
RFTA.
Inspection Results and Reinspections
PHA Policy
If any NSPIRE violations are identified, the owner will be notified of the deficiencies and be given a time
frame to correct them. If requested by the owner, the time frame for correcting the deficiencies may be
extended by the PHA for good cause. The PHA will reinspect the unit within five (5) business days of
the date the owner notifies the PHA that the required corrections have been made.
If the time for correcting the deficiencies (or any PHA-approved extension) has elapsed, or the unit fails
NSPIRE at the time of the reinspection, the PHA will notify the owner and the family that the unit has
been rejected and that the family must search for another unit. The PHA may agree to conduct a
second reinspection, for good cause, at the request of the family and owner.
Following a failed reinspection, the family may submit a new Request for Tenancy Approval after the
owner has made repairs, if they are unable to locate another suitable unit.

Utilities
Generally, at initial lease-up the owner is responsible for demonstrating that all utilities are in working order
including those utilities that the family will be responsible for paying.
PHA Policy
If utility service is not available for testing at the time of the initial inspection, the PHA will not conduct
the inspection.
After the initial inspection has passed, and the owner does not provide the utility service, the electric
utility must be turned on only in the head of household’s name before the execution of the Housing
Assistance Payment Contract. Written documentation must be provided to the PHA that will verify that
the electric utility is turned on only in the head of household’s name.
It is important that the electricity is in the head of household’s name because the COCHRD submits
utility reimbursement payments to the electric company only in the head of household’s name.
Appliances [Form HUD-52580]
PHA Policy
If the family is responsible for supplying the stove and/or refrigerator, the PHA will allow the stove and
refrigerator to be placed in the unit after the unit has met all other NSPIRE requirements. The required
appliances must be in place before the HAP contract is executed by the PHA.
8.II.C. PERIODIC NSPIRE INSPECTIONS [24 CFR §982.405(B), PIH NOTICE 2016- 05]
PHA Policy
Each Unit under HAP Contract must be inspected biennially within 24 months of the last full HQS
inspection.  The PHA reserves the right to require annual inspections of any unit or owner at any time.
Each unit under HAP contract must be inspected within 24 months of the last full NSPIRE inspection;
however, if a unit is found to have a life-threatening NSPIRE fail, the owner of that unit will be required
to participate in annual inspections for all units for the period of 24 months before being returned to
biennial inspections. This does not apply to life- threatening NSPIRE fails caused by tenants.
One or more substantiated complaints will also require the owner of that unit to participate in annual
inspections for all units for the period of 24 months before being returned to biennial inspections.
The PHA reserves the right to require annual/biennial inspections of any owner at any time. The PHA
will maintain documentation in the participant file to support the decision. The PHA will not rely on
alternative inspection standards.
Scheduling the Inspection
PHA Policy
If an authorized adult cannot be present on the scheduled date, the family should request that the PHA
reschedule the inspection. The PHA and family will agree on a new inspection date that generally
should take place within five (5) business days of the originally scheduled date. The PHA may schedule
an inspection more than five (5) business days after the original date for good cause.
If the family misses the first scheduled appointment without requesting a new inspection date, the PHA
will automatically schedule a second inspection. If the family misses two scheduled inspections without
PHA approval, the PHA will consider the family to have violated its obligation to make the unit available
for inspection. This may result in termination of the family’s assistance in accordance with Chapter 12.

8-II.D. INTERIM INSPECTIONS [24 CFR §982.405(DG)]
If a participant or government official  notifies the PHA of a potential deficiency, the following applies:

If the reported deficiency is life-threatening, the PHA must, within 24 hours of notification, both inspect the
housing unit and notify the owner if the life-threatening deficiency is confirmed. The owner must then make
the repairs within 24 hours of PHA notification.

If the reported deficiency is non-life-threatening, the PHA must, within 15 days of notification, both inspect
the unit and notify the owner if the deficiency is confirmed. The owner must then make the repairs within 30
days of notification from the PHA or within any PHA-approved extension
PHA Policy
During a interim inspection, the PHA generally will inspect only those deficiencies that were reported.
However, the inspector will record any additional NSPIRE deficiencies that are observed and will
require the responsible party to make the necessary repairs.
If the periodic inspection has been scheduled or is due within 90 days of the date the interim inspection
is scheduled the PHA may elect to conduct a full inspection.
8-II.E. SUPERVISORY QUALITY CONTROL INSPECTIONS [24 CFR §982.405(B); 24 CFR 985.3€; HCV GB
P. 10-32]
HUD requires a PHA supervisor or other qualified person to conduct quality control inspections of a sample of
units to ensure that each inspector is conducting accurate and complete inspections and that there is
consistency in the application of the NSPIRE.
The unit sample must include only units that have been inspected within the preceding 3 months. The selected
sample should be drawn to represent a cross section of neighborhoods and the work of a cross section of
inspectors.
8-II.F. INSPECTION RESULTS AND REINSPECTIONS FOR UNITS UNDER HAP CONTRACT
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 5, 2024, or earlier:
Notification of Corrective Actions
The owner and the family will be notified in writing of the results of all inspections. When an inspection
identifies HQS failures, the PHA will determine (1) whether or not the failure is a life-threatening condition and
(2) whether the family or owner is responsible.
PHA Policy
When life-threatening conditions are identified, the PHA will immediately notify both parties by
telephone or email. The notice will specify who is responsible for correcting the violation. The corrective
actions must be taken within 24 hours of the PHA’s notice.
When failures that are not life-threatening are identified, the PHA will send the owner and the family a
written notification of the inspection results within five (5) business days of the inspection. The written
notice will specify who is responsible for correcting the violation, and the time frame within which the
failure must be corrected. Generally, not more than 30 days will be allowed for the correction.

The notice of inspection results will inform the owner that if life-threatening conditions are not corrected
within 24 hours, and non-life-threatening conditions are not corrected within the specified time frame (or
any PHA-approved extension), the owner’s HAP will be abated in accordance with PHA policy (see 8-
II.G.).
Likewise, in the case of family caused deficiencies, the notice will inform the family that if corrections
are not made within the specified time frame (or any PHA-approved extension, if applicable) the
family’s assistance will be terminated in accordance with PHA policy (see Chapter 12).
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later:
Notification of Corrective Actions [24 CFR 982.404(d)(1)]
The owner must maintain the unit in accordance with housing quality standards. The unit is in noncompliance
with housing quality standards if:

The PHA or authorized inspector determines the unit has housing quality standards deficiencies based
upon an inspection

The PHA notified the owner in writing of the unit housing quality standards deficiencies; and

The unit’s housing quality standards deficiencies are not corrected within the required timeframes.
A PHA may withhold assistance payments for units that have deficiencies once the owner has been notified in
writing of the deficiencies. The PHA’s administrative plan must identify the conditions under which the PHA will
withhold HAP. In this case, if the unit is brought into compliance during the applicable cure period, the PHA
must resume assistance payments and provide payments to cover the time period for which the payments
were withheld.
The PHA must abate the HAP, including amounts that had been withheld, if the owner fails to make the repairs
within the applicable cure period. In this case, the PHA must notify the family and the owner that it is abating
payments and, if the unit does not meet housing quality standards within 60 days (or a reasonable longer
period established by the PHA), the PHA will terminate the HAP contract for the unit and the family will have to
move to receive continued assistance. In this case, the PHA must issue the family its voucher to move at least
30 days prior to the termination of the HAP contract.
PHA Policy
The owner and the family will be notified in writing of the results of all inspections. When an inspection
identifies housing quality standards failures, the PHA will determine (1) whether or not the failure is a
life-threatening condition and (2) whether the family or owner is responsible.
The PHA will not withhold assistance payments upon notification of the deficiencies to the owner.
When life-threatening conditions are identified, the PHA will immediately notify both parties by
telephone or email. The notice will specify who is responsible for correcting the violation. The corrective
actions must be taken within 24 hours of the PHA’s notice.
When failures that are not life-threatening are identified, the PHA will send the owner and the family a
written notification of the inspection results within five business days of the inspection. The written
notice will specify who is responsible for correcting the violation, and the time frame within which the
failure must be corrected. Generally, no more than 30 days will be allowed for the correction.
If the owner is responsible for correcting the deficiency, the notice of inspection results will inform the
owner that if life-threatening conditions are not corrected within 24 hours, and non-life-threatening
conditions are not corrected within the specified time frame (or any PHA-approved extension), the
owner’s HAP will be abated in accordance with PHA policy (see 8-II.G.).
Likewise, if the family is responsible for correcting the deficiency, the notice will inform the family that if
corrections are not made within the specified time frame (or any PHA-approved extension, if applicable)
the family’s assistance will be terminated in accordance with PHA policy (see Chapter 12).

Extensions
For conditions that are life-threatening, the PHA cannot grant an extension to the 24-hour corrective action
period. For conditions that are not life-threatening, the PHA may grant an exception to the required time frames
for correcting the violation, if the PHA determines that an extension is appropriate [24 CFR §982.404].
PHA Policy
Extensions will be granted in cases where the PHA has determined that the owner has made a good
faith effort to correct the deficiencies and is unable to for reasons beyond the owner’s control. Reasons
may include, but are not limited to:

A repair cannot be completed because required parts or services are not available.

A repair cannot be completed because of weather conditions.

A reasonable accommodation is needed because the family includes a person with
disabilities.
The length of the extension will be determined on a case-by-case basis, but will not exceed 60 days,
except in the case of delays caused by weather conditions. In the case of weather conditions,
extensions may be continued until the weather has improved sufficiently to make repairs possible. The
necessary repairs must be made within 15 calendar days, once the weather conditions have subsided.
Reinspections [24 CFR 982.405(i)]
When a PHA must verify correction of a deficiency, the PHA may use verification methods other than another
on-site inspection. The PHA may establish different verification methods for initial and non-initial inspections or
for different deficiencies. Upon either an inspection for initial occupancy or a reinspection, the PHA may accept
photographic evidence or other reliable evidence from the owner to verify that a deficiency has been corrected.
PHA Policy
The PHA will conduct a reinspection immediately following the end of the corrective period, or any PHA
approved extension.
The family and owner will be given reasonable notice of the reinspection appointment. If the
deficiencies have not been corrected by the time of the reinspection, the PHA will send a notice of
abatement to the owner, or in the case of family caused violations, a notice of termination to the family,
in accordance with PHA policies. If the PHA is unable to gain entry to the unit in order to conduct the
scheduled reinspection, the PHA will consider the family to have violated its obligation to make the unit
available for inspection. This may result in termination of the family’s assistance in accordance with
Chapter 12.
The PHA may accept self-certification of NSPIRE repairs.
8-II.H. ENFORCING OWNER COMPLIANCE
If the owner fails to maintain the dwelling unit in accordance with NSPIRE, the PHA must take prompt and
vigorous action to enforce the owner obligations.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 5, 2024, or earlier:
HAP Abatement
If an owner fails to correct NSPIRE deficiencies by the time specified by the PHA, HUD requires the PHA to
abate housing assistance payments no later than the first of the month following the specified correction period
(including any approved extension) [24 CFR 985.2(f)]. No retroactive payments will be made to the owner for

the period of time the rent was abated. Owner rents are not abated as a result of NSPIRE failures that are the
family's responsibility.
PHA Policy
The PHA will make all HAP abatements effective the first of the month following the expiration of the
PHA specified correction period (including any extension).
The PHA will inspect abated units within five (5) business days of the owner's notification that the work
has been completed. Payment will resume effective on the day the unit passes inspection.
During any abatement period the family continues to be responsible for its share of the rent. The owner must
not seek payment from the family for abated amounts and may not use the abatement as cause for eviction.
HAP Contract Termination
The PHA must decide how long any abatement period will continue before the HAP contract will be terminated.
The PHA should not terminate the contract until the family finds another unit, provided the family does so in a
reasonable time [HCV GB p. 10-29] and must give the owner reasonable notice of the termination. The PHA
will issue a voucher to permit the family to move to another unit as described in Chapter 10.
PHA Policy
The maximum length of time that HAP may be abated is 7 days. However, if the owner completes
corrections and notifies the PHA before the termination date of the HAP contract, the PHA may rescind
the termination notice if (1) the family still resides in the unit and wishes to remain in the unit and (2) the
unit passes inspection.
Reasonable notice of HAP contract termination by the PHA is 30 days.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later:
HAP Withholding [24 CFR 982.404(d)(1)]
A PHA may withhold assistance payments for units that have housing quality standards deficiencies once the
PHA has notified the owner in writing of the deficiencies. The PHA’s administrative plan must identify the
conditions under which the PHA will withhold HAP. In this case, if the unit is brought into compliance during the
applicable cure period, the PHA resumes assistance payments and provides assistance payments to cover the
time period for which the payments were withheld.
PHA Policy
The PHA will not withhold assistance payments upon notification to the owner of the deficiencies.
HAP Abatement [24 CFR 982.404(d)(2)]
The PHA must abate the HAP, including amounts that had been withheld, if the owner fails to make the repairs
within the applicable cure period. In this case, the PHA must notify the family and the owner that it is abating
payments and, if the unit does not meet housing quality standards within 60 days (or a reasonable longer
period established by the PHA), the PHA will terminate the HAP contract for the unit and the family will have to
move to receive continued assistance. In this case, the PHA must issue the family its voucher to move at least
30 days prior to the termination of the HAP contract.
The owner may not terminate the tenancy of any family due to the withholding or abatement of assistance.
PHA Policy
The PHA will make all HAP abatements effective the first of the month following the expiration of the
PHA-specified correction period (including any extension).
The PHA will inspect abated units within five business days of the owner’s notification that the work has
been completed. Payment will resume effective on the day the unit passes inspection.

During any abatement period the family continues to be responsible for its share of the rent.
For PHA policies on family moves when units are in abatement and termination of the HAP contract when a
family moves due to deficiencies, see Section 10-I.B.
8-II.H. ENFORCING FAMILY COMPLIANCE WITH NSPIRE [24 CFR §982.404(B)]
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 5, 2024, or earlier:
Families are responsible for correcting any NSPIRE violations listed in paragraph 8.I.D. If the family fails to
correct a violation within the period allowed by the PHA (and any extensions), the PHA will terminate the
family’s assistance, according to the policies described in Chapter 12.
If the owner carries out a repair for which the family is responsible under the lease, the owner may bill the
family for the cost of the repair.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later:
If the PHA waived the landlord responsibility for housing quality standards deficiencies that have been
determined to have been caused by the tenant, any member of the household, or any guest or other person
under the tenant’s control (see section 8-I.D), the family is responsible for correcting any housing quality
standards violations listed in paragraph 8.I.D. If the family fails to correct a violation within the period allowed
by the PHA (and any extensions), the PHA will terminate the family’s assistance, according to the policies
described in Chapter 12.
If the owner carries out a repair for which the family is responsible under the lease, the owner may bill the
family for the cost of the repair and may enter into a repayment agreement with the family.

PART III: RENT REASONABLENESS [24 CFR §982.507]
8-III.A. OVERVIEW
No HAP contract can be approved until the PHA has determined that the rent for the unit is reasonable. The
purpose of the rent reasonableness test is to ensure that a fair rent is paid for each unit rented under the HCV
program.
HUD regulations define a reasonable rent as one that does not exceed the rent charged for comparable,
unassisted units in the same market area. HUD also requires that owners not charge more for assisted units
than for comparable units on the premises. This part explains the method used to determine whether a unit’s
rent is reasonable.
PHA-owned Units [24 CFR §982.352(b)]
In cases where an HCV family is receiving assistance in a PHA-owned unit, the PHA must obtain the services
of an independent entity to determine rent reasonableness in accordance with program requirements, and to
assist the family in negotiating the contract rent when the family requests assistance. A PHA-owned unit is
defined as a unit that is owned by the PHA that administers the assistance under the consolidated ACC
(including a unit owned by an entity substantially controlled by the PHA). The independent agency must
communicate the results of the rent reasonableness determination to the family and the PHA. The independent
agency must be approved by HUD, and may be the unit of general local government for the PHA jurisdiction
(unless the PHA is itself the unit of general local government or an agency of such government).
8-III.B. WHEN RENT REASONABLENESS DETERMINATIONS ARE REQUIRED
Owner-initiated Rent Determinations
The PHA must make a rent reasonableness determination at initial occupancy, and whenever the owner
requests a rent adjustment.
The owner and family first negotiate the rent for a unit [24 CFR §982.506].
The PHA (or independent agency in the case of PHA-owned units) will assist the family with the negotiations
upon request. At initial occupancy, the PHA must determine whether the proposed rent is reasonable before a
HAP Contract is signed. The owner must not change the rent during the initial lease term. Subsequent
requests for rent adjustments must be consistent with the lease between the owner and the family. Rent
increases will not be approved unless any failed items identified by the most recent NSPIRE inspection have
been corrected.
PHA Policy
After the initial occupancy period, the owner may request a rent adjustment in accordance with the
owner’s lease. For rent increase requests after initial lease-up, the PHA may request owners to provide
information about the rents charged for other units on the premises, if the premises include more than
four (4) units. In evaluating the proposed rents in comparison to other units on the premises, the PHA
will consider unit size and length of tenancy in the other units.

The PHA will determine whether the requested increase is reasonable within 10 business days of
receiving the request from the owner. The owner will be notified of the determination in writing.
All rents adjustments will be effective the first of the month if one of the following criteria are met:
-
Following 60 days after the PHA’s receipt of the owner’s request or on the date specified by the
owner, whichever is later.
-
The anniversary of the participants lease up.
-
The anniversary of the last rent adjustment .
-
Rent adjustments may only be processed once per 12 calendar months.
PHA and HUD-Initiated Rent Reasonableness Determinations [PIH Notice 2018-01; 24 CFR
§982.507(a)(2)(ii); §983.302(a)(2; §983.303(b)(1); PIH Notice 2018-01]
HUD requires the PHA to make a determination of rent reasonableness (even if the owner has not requested a
change) if there is a 10 percent decrease in the fair market rent that goes into effect at least 60 days before the
contract anniversary date. HUD also may direct the PHA to make a determination at any other time. The PHA
may decide that a new determination of rent reasonableness is needed at any time.
PHA Policy
In addition to the instances described above, the PHA will make a determination of rent reasonableness
at any time after the initial occupancy period if:
(1) the PHA determines that the initial rent reasonableness determination was in error, or
(2) the PHA determines that the information provided by the owner about the unit or other units on
the same premises was incorrect.
This provision is designed to ensure that when the market goes down by a significant amount (i.e., a 10
percent or more reduction in FMR) the PHA must reexamine rent reasonableness at the contract
anniversary date, even if the owner does not propose a rent increase. When determining if this
provision applies, the PHA must compare the FMR in effect 60 days prior to the upcoming HAP
contract anniversary date with the FMR in effect one year before the upcoming anniversary date [HCV
Program Guidebook 7420.1].
PIH Notice 2018-01 provides guidance on the regulatory provisions implemented under the Small Area
FMR (SAFMR) Final Rule (FR-5855-F-03), published in the Federal Register on November 16, 2016.
The effective date of the Final Rule is January 17, 2017.
The Final Rule changes the percentage decrease in the FMR that triggers the need for a rent
reasonableness determination from 5 to 10 percent.
A rent reasonableness determination will be required only when the decrease in the FMR from the
previous year is exactly 10 percent. (An FMR will never decrease by more than 10 percent from the
previous year’s FMR, regardless of whether a PHA is voluntarily using SAFMRs, is operating in a
designated SAFMR area, or is not using SAFMRs.) (PIH Notice 2018-01) A PHA is still required to re-
determine rent reasonableness before any increase in rent to owner and/or if directed by HUD.
10 PERCENT DECREASE IN FMR
HAP Contract Anniversary Date:12/01/01
New FMR Effective Date:
10/01/01
Old FMR:
$500
New FMR:
$ 450
Is Effective Date of new FMR 60 days or more before the contract anniversary date?

Yes. 31 days October + 30 days November = 61 days
Is the decrease in the FMR equal to or greater than 10 percent?
Yes. $500 – $ 450= $50 (500 x .10) = $50
In this example, the decrease from $500 to $450 represents a 10 percent decrease and would
activate the provision. If the FMR decreased from $500 to $480, no rent reasonableness
determination would be required. The PHA could choose; however, to initiate a review of rent
reasonableness.
LIHTC- and HOME-Assisted Units [24 CFR §982.507(c)]
For units receiving low-income housing tax credits (LIHTCs) or units assisted under HUD’s HOME Investment
Partnerships (HOME) Program, a rent comparison with unassisted units is not required if the voucher rent does
not exceed the rent for other LIHTC- or HOME-assisted units in the project that are not occupied by families
with tenant-based assistance. For LIHTCs, if the rent requested by the owner does exceed the LIHTC rents for
non-voucher families, the PHA must perform a rent comparability study in accordance with program
regulations. In such cases, the rent shall not exceed the lesser of: (1) the reasonable rent as determined from
the rent comparability study; or (2) the payment standard established by the PHA for the unit size involved.
8-III.C. HOW COMPARABILITY IS ESTABLISHED
Factors to Consider
HUD requires PHAs to take into consideration the factors listed below when determining rent comparability.
The PHA may use these factors to make upward or downward adjustments to the rents of comparison units
when the units are not identical to the HCV-assisted unit.

Location and age

Unit size including the number of rooms and square footage of rooms

The type of unit including construction type (e.g., single family, duplex, garden, low-rise, high-rise)

The quality of the units including the quality of the original construction, maintenance, and
improvements made.

Amenities, services, and utilities included in the rent.

Units that Must Not be Used as Comparables
Comparable units must represent unrestricted market rents. Therefore, units that receive some form of federal,
state, or local assistance that imposes rent restrictions cannot be considered comparable units. These include
units assisted by HUD through any of the following programs: Section 8 project-based assistance, Section 236
and Section 221(d)(3) Below Market Interest Rate (BMIR) projects, HOME or Community Development Block
Grant (CDBG) program-assisted units in which the rents are subsidized; units subsidized through federal,
state, or local tax credits; units subsidized by the Department of Agriculture rural housing programs, and units
that are rent-controlled by local ordinance.  [PIH Notice 2002-22, PIH Notice 2005-20, and PIH Notice 2020-19]
Note: PIH Notice 2020-19, issued August 21, 2020, provides further guidance on the issue of what constitutes
an assisted unit.
Rents Charged for Other Units on the Premises
The Request for Tenancy Approval (form HUD-52517) requires owners to provide information, on the form
itself, about the rent charged for other unassisted comparable units on the premises if the premises include
more than 4 units.
By accepting the PHA payment each month the owner certifies that the rent is not more than the rent charged
for comparable unassisted units on the premises. If asked to do so, the owner must give the PHA information
regarding rents charged for other units on the premises.
8-III.D. PHA RENT REASONABLENESS METHODOLOGY
How Market Data Is Collected
PHA Policy
The PHA utilizes market data provided by HUD via GoSection8.com.
How Rents are Determined
PHA Policy
The rent for a unit proposed for HCV assistance will be compared to the rent charged for comparable
units in the same market area.
The adjustment must reflect the local market. Not all differences in units require adjustments (e.g., the
presence or absence of a garbage disposal may not affect the rent in some market areas).Adjustments
may vary by unit type (e.g., a second bathroom may be more valuable in a three-bedroom unit than in a
two-bedroom).
The PHA will notify the owner of the rent the PHA can approve based upon its analysis of rents for
comparable units. The owner may submit information about other comparable units in the market area.
The PHA will confirm the accuracy of the information provided and consider this additional information
when making rent determinations. The owner must submit any additional information within five (5)
business days of the PHA’s request for information or the owner’s request to submit information.
EXHIBIT 8-1: Overview of HUD Inspection Standards
Note: This document provides an Overview of NSPIRE. For more detailed information see the following
documents:

24 CFR §982.401, Housing Quality Standards (HQS)

Housing Choice Voucher Guidebook, Chapter 10.

HUD Housing Inspection Manual for Section 8 Housing


HUD Inspection Form, form HUD-52580 (3/01) and Inspection Checklist, form HUD-52580-A (9/00)
Sanitary Facilities
The dwelling unit must include sanitary facilities within the unit. The sanitary facilities must be usable in privacy
and must be in proper operating condition and adequate for personal cleanliness and disposal of human
waste.
Food Preparation and Refuse Disposal
The dwelling unit must have space and equipment suitable for the family to store, prepare, and serve food in a
sanitary manner.
Space and Security
The dwelling unit must provide adequate space and security for the family. This includes having at least one
bedroom or living/sleeping room for each two persons.
PHA Policy

Rooms used as a sleeping area (den, living room, family room, dining room, etc.) will not be
counted as a bedroom for purposes of higher contract rent.

A room must be classified as a bedroom if that is the purpose for which it was designed and if it
meets the NSPIRE criteria for a living/sleeping room (i.e., at least one window and must be
operable; smoke detector, two working outlets and one permanently installed light fixture.)

A room will not be classified as a bedroom if it was not designed for that purpose.

Bedrooms generally have closets and offer permanent privacy or semi-privacy in the form of
surrounding walls and a door.
Thermal Environment
The unit must have a safe system for heating the dwelling unit. Air conditioning is not required but if provided
must be in proper operating condition. The dwelling unit must not contain unvented room heaters that burn
gas, oil, or kerosene. Portable electric room heaters or kitchen stoves with built-in heating units are not
acceptable as a primary source of heat for units located in climatic areas where permanent heat systems are
required.
Illumination and Electricity
Each room must have adequate natural or artificial illumination to permit normal indoor activities and to support
the health and safety of occupants. The dwelling unit must have sufficient electrical sources so occupants can
use essential electrical appliances. Minimum standards are set for different types of rooms. Once the minimum
standards are met, the number, type, and location of electrical sources are a matter of tenant preference.
Structure and Materials
The dwelling unit must be structurally sound. Handrails are required when four or more steps (risers) are
present, and protective railings are required when porches, balconies, and stoops are thirty inches or more off
the ground. The elevator servicing the unit must be working [if there is one]. Manufactured homes must have
proper tie-down devices capable of surviving wind loads common to the area.

Interior Air Quality
The dwelling unit must be free of air pollutant levels that threaten the occupants’ health. There must be
adequate air circulation in the dwelling unit. Bathroom areas must have one openable window or other
adequate ventilation. Any sleeping room must have at least one window. If a window was designed to be
opened, it must be in proper working order.
Water Supply
The dwelling unit must be served by an approved public or private water supply that is sanitary and free from
contamination. Plumbing fixtures and pipes must be free of leaks and threats to health and safety.
Lead-Based Paint
Lead-based paint requirements apply to dwelling units built prior to 1978 that are occupied or can be occupied
by families with children under six years of age, excluding zero bedroom dwellings. Owners must:

Disclose known lead-based paint hazards to prospective tenants before the lease is signed

Provide all prospective families with "Protect Your Family from Lead in Your Home"

Stabilize deteriorated painted surfaces and conduct hazard reduction activities when identified by the
PHA

Notify tenants each time such an activity is performed

Conduct all work in accordance with HUD safe practices

As part of ongoing maintenance ask each family to report deteriorated paint

Maintain covered housing without deteriorated paint if there is child under six (6) in the family
For units occupied by elevated blood lead level (lead poisoned) children under six years of age, an
environmental investigation must be conducted (paid for by the PHA). If lead hazards are identified during the
environmental investigation, the owner must complete hazard reduction activities within 30 days.
See HCV GB p. 10-15 for a detailed description of these requirements. For additional information on lead-
based paint requirements see 24 CFR 35, Subparts A, B, M, and R.
Access
Use and maintenance of the unit must be possible without unauthorized use of other private properties. The
building must provide an alternate means of exit in case of fire.
Site and Neighborhood [City of Chandler AZ, City Code, Chp 30.18 .G; 30.18.J.]
The site and neighborhood must be reasonably free from disturbing noises and reverberations, excessive trash
or vermin, or other dangers to the health, safety, and general welfare of the occupants.
PHA Policy
Yard Maintenance:

Front, side, or backyards shall not be allowed to become dry and overgrown. No dry weeds,
grass, trees, or bushes that present a hazardous condition. Such conditions will be rated ‘FAIL.’

Overgrown green grass, trees or bushes will be rated as a ‘FAIL,’ per the City of Chandler City
Code, 30.18.G. and J., Ordinance No 4951, “2020 Code Amendments – Property Maintenance
Ordinance:


30.18.G. - “No person owning or occupying any property fronting on any street, alleyway
or public place in the City, shall allow thereon grass or weeds characterized as
uncontrolled, unmaintained or overgrown, including those areas between the property line
and the street, when such conditions create a blighted condition or may harbor infestations
or are likely to become a hazard to the public health or safety.”

30.18.J. – “No person shall allow or permit to remain any exterior property condition that
presents a blighted or deteriorated appearance including, but not limited to, yards, ground
covers, trees, shrubs or other landscaping vegetation that is substantially dead or
damaged, characterized by uncontrolled growth or lack of maintenance, or any other
similar conditions.”

The ground shall be free of any hazardous debris. A hazardous condition would endanger the
health or safety of the tenant.

The HA recommends that the owner and the tenant enter into a written agreement regarding
yard maintenance and submit a copy to the HA for the tenants file.
Sanitary Condition
The dwelling unit and its equipment must be in sanitary condition and free of vermin and rodent infestation.
The unit must have adequate barriers to prevent infestation.
Smoke Detectors
Smoke detectors must be installed in accordance with and meet the requirements of the National Fire
Protection Association Standard (NFPA) 74 (or its successor standards). If the dwelling unit is occupied by any
person with a hearing impairment, smoke detectors must have an appropriate alarm system as specified in
NFPA 74 (or successor standards).
Hazards and Heath/Safety
The unit, interior and exterior common areas accessible to the family, the site, and the surrounding
neighborhood must be free of hazards to the family's health and safety.

EXHIBIT 8-2: Summary of Tenant Preference Areas Related to Housing Quality
Note: This document provides an Overview of unit and site characteristics and conditions for which the family
determines acceptability. For more detailed information see the following documents:

Housing Choice Voucher Guidebook, Chapter 10

HUD Housing Inspection Manual for Section 8 Housing

HUD Inspection Form, form HUD-52580 (3/01) and Inspection Checklist, form HUD-52580-A (9/00)
(1) Sanitary Facilities. The family may determine the adequacy of the cosmetic condition and quality of the
sanitary facilities, including the size of the lavatory, tub, or shower; the location of the sanitary facilities
within the unit; and the adequacy of the water heater.
(2) Food Preparation and Refuse Disposal. The family selects size and type of equipment it finds
acceptable. When the family is responsible for supplying cooking appliances, the family may choose to
use a microwave oven in place of a conventional oven, stove, or range. When the owner is responsible
for providing cooking appliances, the owner may offer a microwave oven in place of an oven, stove, or
range only if other subsidized and unsubsidized units on the premises are furnished with microwave
ovens only. The adequacy of the amount and type of storage space, the cosmetic conditions of all
equipment, and the size and location of the kitchen are all determined by the family.
(3) Space and Security. The family may determine the adequacy of room sizes and room locations. The
family is also responsible for deciding the acceptability of the type of door and window locks.
(4) Energy conservation items. The family may determine whether the amount of insulation, presence of
absence of storm doors and windows and other energy conservation items are acceptable.
(5) Illumination and Electricity. The family may determine whether the location and the number of outlets
and fixtures (over and above those required to meet NSPIRE standards) are acceptable or if the
amount of electrical service is adequate for the use of appliances, computers, or stereo equipment.
(6) Structure and Materials. Families may determine whether minor defects, such as lack of paint, or worn
flooring or carpeting will affect the livability of the unit.
(7) Indoor Air. Families may determine whether window and door screens, filters, fans, or other devices for
proper ventilation are adequate to meet the family’s needs. However, if screens are present they must
be in good condition.
(8) Sanitary Conditions. The family determines whether the sanitary conditions in the unit, including minor
infestations, are acceptable.
(9) Neighborhood conditions. Families may determine whether neighborhood conditions such as the
presence of drug activity, commercial enterprises, and convenience to shopping will affect the livability
of the unit.
Families have no discretion with respect to lead-based paint standards and smoke detectors.

Chapter 8.B.
NATIONAL STANDARDS FOR THE PHYSICAL INSPECTION OF REAL ESTATE AND RENT
REASONABLENESS DETERMINATIONS
[24 CFR 5 Subpart G and Notice PIH 2024-26]
INTRODUCTION
Owners must maintain all units occupied by families receiving Housing Choice Voucher (HCV) and Project
Based Voucher (PBV) assistance in accordance with housing quality standards. Units assisted under the
program must comply with HUD’s National Standards for the Physical Inspection of Real Estate (NSPIRE)
regulations and standards no later than October 1, 2025. The inspection performance standards and
procedures for conducting NSPIRE inspections must be included in the administrative plan [Notice PIH 2024-
26].
All units must pass an  inspection prior to the approval of a lease (with some exceptions) and at least once
every 24 months (or 36 months for small rural PHAs) during the term of the HAP contract, and at other times
as needed, to determine that the unit meets housing quality standards. HUD also requires PHAs to determine
that rents for units under the program are reasonable when compared to comparable unassisted units in the
market area.
Provided they meet certain requirements, HUD permits PHAs to establish some additional local requirements
in their administrative plans. The use of the term NSPIRE standards in this plan refers to the combination of
both HUD and PHA-established requirements. However, state and local codes, compliance is not part of the
determination of whether a unit passes the NSPIRE standards.
This chapter explains HUD and PHA requirements related to physical inspections and rent reasonableness as
follows:
Part I. Physical Standards. This part discusses NSPIRE standards required of units occupied by HCV
and PBV-assisted families. It also identifies affirmative habitability requirements for all units and life-
threatening conditions that must be corrected in 24 hours.
Part II. The Inspection Process. This part describes the types of inspections the PHA will make and the
steps that will be taken when units do not meet NSPIRE standards.
Part III. Rent Reasonableness Determinations. This part discusses the policies the PHA will use to
make rent reasonableness determinations.
Special requirements for homeownership, manufactured homes, and other special housing types are
discussed in Chapter 15 to the extent that they apply in this jurisdiction. Special requirements for the PBV and
RAD PBV programs (if applicable) are discussed in Chapters 17 and 18, respectively.

NSPIRE and HQS
Even once the HQS inspection standard has sunset, the regulations at 24 CFR Part 982 and 983 governing
the HCV and PBV programs will continue to use the terms HQS and housing quality standards rather than
NSPIRE. This is because the definition of housing quality standards (HQS) at 24 CFR 982.4 means the
minimum quality standards developed by HUD in accordance with 24 CFR 5.703 for the HCV program,
including any variations approved by HUD for the PHA. As such, the model policy uses the term housing
quality standards whenever applicable regulations use this term. Except in the chapter describing HQS, the
acronym HQS is not used in the model policy in order to avoid confusion between the umbrella term meaning
housing standards and the specific inspection protocol. The model policy only uses the term NSPIRE when
referring to specific NSPIRE standards.
PART I: NSPIRE STANDARDS
NSPIRE standards are published on HUD’s NSPIRE website as well as in the NSPIRE Final Rule [FR Notice
5/1//2023].
8-I.A. INSPECTABLE AREAS [24 CFR 5.703(A)(1) AND 24 CFR 5.705(A)(2)]
NSPIRE defines the inspectable areas for inspection under the standards as inside, outside and unit. However,
the inspection requirement for the HCV and PBV programs only applies to units occupied or to be occupied by
HCV or PBV participants and common areas and exterior areas which either service or are associated with
such units.
8-I.B. AFFIRMATIVE HABITABILITY REQUIREMENTS [24 CFR 5.703(B), (C), AND (D)]
NSPIRE provides for minimum, or affirmative, habitability requirements for each area (unit, inside, outside).
These areas must meet these requirements for habitability, which are listed in Exhibit 8-1.
The inside, outside and unit must be free of health and safety hazards that pose a danger to residents. Types
of health and safety concerns include, but are not limited to carbon monoxide, electrical hazards, extreme
temperature, flammable materials or other fire hazards, garbage and debris, handrail hazards, infestation, lead
-based paint, mold, and structural soundness [24 CFR 5.703(e).
The NSPIRE Smoke Alarm Standard does not require that smoke alarms have a sealed battery; however,
upon the effective date of the Public and Federally Assisted Housing Fire Safety Act of 2022 on December 29,
2024, sealed batteries will be required.

8-I.C. MODIFICATIONS TO PROVIDE ACCESSIBILITY [24 CFR 100.203; NOTICE 2003-31; AND NOTICE
PIH 2014-02]
Under the Fair Housing Act of 1988 an owner must make reasonable accommodations in rules, policies,
practices, or services if necessary for a person with disabilities to use the housing and must not refuse the
request of a family that contains a person with a disability to make necessary and reasonable modifications to
the unit if such modification is necessary to afford the person with a disability full enjoyment of the premises.
Such modifications are at the family’s expense. The owner may, where it is reasonable to do so, require
restoration of the unit to its original condition (reasonable wear and tear excepted) if the modification would
interfere with the owner or next occupant's full enjoyment of the premises. The owner may not increase a
customarily required security deposit. However, the landlord may negotiate a restoration agreement that
requires the family to restore the unit and, if necessary to ensure the likelihood of restoration, may require the
tenant to pay a reasonable amount into an interest- bearing escrow account over a reasonable period of time.
The interest in any such account accrues to the benefit of the tenant. The owner may also require reasonable
assurances that the quality of the work will be acceptable and that any required building permits will be
obtained. [24 CFR 100.203; Notice 2003-31].
Modifications to units to provide access for a person with a disability must meet all applicable NSPIRE
requirements and conform to the design, construction, or alteration of facilities contained in the UFAS and the
ADA Accessibility Guidelines (ADAAG) [28 CFR 35.151(c) and Notice 2003-31] See Chapter 2 of this plan for
additional information on reasonable accommodations for persons with disabilities.
PHA Policy
Any owner that intends to negotiate a restoration agreement or require an escrow account the landlord
must submit the agreement(s) to the PHA for review.
8-I.D. ADDITIONAL LOCAL REQUIREMENTS [24 CFR 5.705(A)(3) AND NOTICE PIH 2024-26]
The PHA may impose variations to the NSPIRE standards as long as the additional criteria are not likely to
adversely affect the health or safety of participant families or severely restrict housing choices for families.
HUD approval is required for variations to NSPIRE standards and approved variations must be added to the
administrative plan.
HUD may approve inspection criteria variations if the variations apply standards in local housing codes or other
codes adopted by the PHA or because of local climatic or geographic conditions. Acceptability criteria
variations may only be approved by HUD if such variations either meet or exceed the performance
requirements or significantly expand affordable housing opportunities for families assisted under the program.
PHA Policy
The PHA has not requested any HUD-approved variations to NSPIRE standards.

8-I.E. LIFE-THREATENING DEFICIENCIES [NOTICE PIH 2024-26]
HUD previously required the PHA to define life-threatening conditions in the administrative plan. The NSPIRE
standards now describe those conditions which are considered life-threatening and must be corrected within
24 hours.
The following are a list of life-threatening deficiencies under NSPIRE:
Inspectable Item
Deficiency
Call-for-Aid System
System is blocked, or pull cord is higher than 6 inches off the
floor.
System does not function properly
Carbon Monoxide Alarm
Carbon monoxide alarm is missing, not installed, or not installed
in a proper location.
Carbon monoxide alarm is obstructed.
Carbon monoxide alarm does not produce an audio or visual
alarm when tested.
Chimney
A visually accessible chimney, flue, or firebox connected to a
fireplace or wood-burning appliance is incomplete or damaged
such that it may not safely contain fire and convey smoke and
combustion gases to the exterior.
Chimney exhibits signs of structural failure.
Clothes Dryer Exhaust
Ventilation
Electric dryer transition duct is detached or missing.
Gas dryer transition duct is detached or missing.
Electric dryer exhaust ventilation system has restricted airflow.
Dryer transition duct is constructed of unsuitable material.
Gas dryer exhaust ventilation system has restricted airflow.
Door – Entry
Entry door is missing.
Door – Fire Labeled
Fire labeled door is missing.
Egress
Obstructed means of egress.
Sleeping room is located on the third floor or below and has an
obstructed rescue opening.
Fire escape is obstructed.
Electrical – Conductor,
Outlet, and Switch
Outlet or switch is damaged.
Exposed electrical conductor.
Water is currently in contact with an electrical conductor.
Electrical – Service
Panel
The overcurrent protection device is damaged.
Exit Sign
Exit sign is damaged, missing, obstructed, or not adequately
illuminated.
Fire Escape
Fire escape component is damaged or missing.
Fire Extinguisher
Fire extinguisher pressure gauge reads over or under-charged.
Fire extinguisher service tag is missing, illegible, or expired.
Fire extinguisher is damaged or missing.

Flammable and
Combustible Items
Flammable or combustible item is on or within 3 feet of an
appliance that provides heat for thermal comfort or a fuel-
burning water heater; OR
Improperly stored chemicals.
Guardrail
Guardrail is missing or not installed.
Guardrail is not functionally adequate.
Heating, Ventilation, and
Air Conditioning (HVAC)
The inspection date is on or between October 1 and March 31
and the permanently installed heating source is not working or
the permanently installed heating source is working and the
interior temperature is below 64 degrees Fahrenheit.
Unvented space heater that burns gas, oil, or kerosene is
present.
Combustion chamber cover or gas shutoff valve is missing from
a fuel burning heating appliance.
Fuel burning heating system or device exhaust vent is
misaligned, blocked, disconnected, improperly connected,
damaged, or missing.
Leak – Gas or Oil
Natural gas, propane, or oil leak.
Mold-like Substance
Presence of mold-like substance at extremely high levels is
observed visually.
Smoke Alarm
Smoke alarm is not installed where required.
Smoke alarm is obstructed.
Smoke alarm does not produce an audio or visual alarm when
tested.
Sprinkler Assembly
Sprinkler head assembly is encased or obstructed by an item or
object that is within 18 inches of the sprinkler head.
Sprinkler assembly component is damaged, inoperable, or
missing and it is detrimental to performance.
Sprinkler assembly has evidence of corrosion.
Sprinkler assembly has evidence of foreign material that is
detrimental to performance.
Structural System
Structural system exhibits signs of serious failure.
Toilet
Only 1 toilet was installed, and it is missing.
Inspectable Item
Deficiency
Water Heater
Chimney or flue piping is blocked, misaligned, or missing.
Gas shutoff valve is damaged, missing, or not installed.
However, PHAs may add additional deficiencies which the PHA considers life-threatening provided they are
described in the administrative plan.
PHA Policy
In addition to those listed under the NSPIRE standards, the following are considered life-threatening
conditions:
Utilities not in service, including no running hot water

8-I.F. OWNER AND FAMILY RESPONSIBILITIES [24 CFR 982.404]
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 5, 2024, or earlier:
Family Responsibilities
The family is responsible for correcting the following deficiencies:

Tenant-paid utilities not in service

Failure to provide or maintain appliances owned by the family

Damage to the unit or premises caused by a household member or guest beyond ordinary  wear and tear.
If a family fails to correct a family-caused life-threatening condition as required by the PHA, the PHA will
enforce the family obligations. See 8-II.H.
PHA Policy
Damages beyond ordinary wear and tear will be considered to be damages which could be assessed
against the security deposit under state law or in court practice.
Owner Responsibilities
The owner must maintain the unit in accordance with housing quality standards. The owner is not responsible
for a breach of housing quality standards that is not caused by the owner, and for which the family is
responsible (as provided in 24 CFR 982.404(b) and 982.551(c)).
PHA Policy
The owner is responsible for all housing quality violations not listed as a family responsibility above,
even if the violation is caused by the family’s living habits (e.g., vermin infestation). However, if the
family's actions constitute a serious or repeated lease violation, the owner may take legal action to evict
the family.
The owner will be required to repair an inoperable smoke detector unless the PHA determines that the
family has intentionally disconnected it (by removing batteries or other means). In this case, the family
will be required to repair the smoke detector within 24 hours.
If an owner fails to correct life-threatening conditions as required by the PHA, the PHA will enforce the housing
quality standards in accordance with HUD requirements. See 8-II-G.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later.
Owner Obligation
The owner must maintain the unit in accordance with housing quality standards. A unit is not in compliance
with housing quality standards if the PHA or other inspector authorized by the state or local government
determines that the unit has housing quality standards deficiencies based upon an inspection, notifies the
owner in writing of the deficiencies, and the deficiencies are not remedied within the appropriate time frame.
In the case of a housing quality standards deficiency that the PHA determines is caused by the tenant, any
member of the household, or any guest or other person under the tenant’s control (other than damage resulting
from ordinary use), the PHA may waive the owner’s responsibility to remedy the violation. The HAP to the
owner may not be withheld or abated if the owner responsibility has been waived. However, if the family’s
actions constitute a serious or repeated lease violation, the owner may take legal action to evict the family. In
addition, the PHA may terminate the family’s assistance because of a housing quality standards breach
(beyond damage resulting from ordinary use) caused by any member of the household, guest, or other person
under the tenant’s control.
PHA Policy
The PHA will waive the owner’s responsibility for housing quality standards deficiencies that have been
determined to have been caused by the tenant, any member of the household, or any guest or other

person under the tenant’s control, to the extent the tenant can be held responsible for ensuring that the
deficiencies are corrected: the tenant must take all necessary steps permissible under the lease and
state and local law to remedy the deficiency. This may include paying the owner for the cost of the
necessary repairs in accordance with the lease.
Family Responsibilities
The family may be held responsible for a breach of housing quality standards caused by any of the following:

Tenant-paid utilities not in service;

Failure to provide or maintain appliances owned by the family; and

Damage to the dwelling unit or premises caused by a household member or guest beyond ordinary wear
and tear.
PHA Policy
Damages beyond ordinary wear and tear will be considered to be damages which could be assessed
against the security deposit under state law or in court practice.
If the PHA has waived the owner’s responsibility to remedy the violation as outlined under the owner
obligations above, the following applies:

If the housing quality standards breach caused by the family is life-threatening, the family must take all
steps permissible under the lease and state and local law to ensure the deficiency is corrected within 24
hours of notification.

For other family-caused deficiencies, the family must take all steps permissible under the lease and state
and local law to ensure the deficiency is corrected within 30 calendar days of notification (or any PHA-
approved extension).
If the family has caused a breach of housing quality standards, the PHA must take prompt and vigorous action
to enforce the family obligations. The PHA may terminate assistance for the family in accordance with 24 CFR
982.552.

8-I.G. LEAD-BASED PAINT
PHAs and owners must comply with the requirements and timelines in 24 CFR Part 35 Subpart M—Tenant-
Based Rental Assistance and Subpart H—Project-Based Assistance. PHAs and owners are reminded that any
deteriorated paint in target housing, or other lead-based paint hazard identified through a lead-based paint risk
assessment or lead-based paint inspection is considered a violation of NSPIRE standards.
For the HCV program, Subpart M applies to units where a child under age six resides or is expected to reside,
common areas that service that unit, and exterior painted surfaces associated with that unit or common areas.
For project-based programs, Subpart H applies to assisted units and common areas of the property regardless
of whether a child under age six resides or is expected to reside in the unit. NSPIRE does not alter any of the
lead-based paint requirements in Part 35 for these programs.
Special Requirements for Children with Elevated Blood Lead Level [24 CFR 35.1225; FR Notice 1/13/17;
Notice PIH 2017-13]
If a PHA is notified by a public health department or other medical health care provider, or verifies information
from a source other than a public health department or medical health care provider, that a child of less than
six years of age, living in an HCV-assisted unit has been identified as having an elevated blood lead level, the
PHA must complete an environmental investigation of the dwelling unit within 15 calendar days after being
notified by a public health department or other medical health care provider. The environmental investigation
must be completed in accordance with program requirements, and the result of the environmental investigation
must be immediately provided to the owner of the dwelling unit. In cases where the public health department
has already completed an evaluation of the unit, this information must be provided to the owner.
Within 30 days after receiving the environmental investigation report from the PHA, or the evaluation from the
public health department, the owner is required to complete the reduction of identified lead-based paint
hazards in accordance with the lead-based paint regulations [24 CFR 35.1325 and 35.1330; 40 CFR 745.227].
If the owner does not complete the “hazard reduction” as required, the dwelling unit is in violation of NSPIRE
and the PHA will take action in accordance with Section 8-II.G.
PHA reporting requirements, and data collection and record keeping responsibilities related to children with an
elevated blood lead level are discussed in Chapter 16.
8-I.H. VIOLATION OF SPACE STANDARDS [24 CFR 5.703(d)(5)]
Units assisted under the HCV or PBV programs must have at least one bedroom or living/sleeping room for
each two persons. A living room may be used as sleeping (bedroom) space, but no more than two persons
may occupy the space [HCV GB p. 10-6]. Each habitable room must have two working outlets or one working
outlet and a permanent light. HUD defines a habitable room as a room in a building for living, sleeping, eating,
or cooking, but excluding bathrooms, toilet rooms, closets, hallways, storage or utility spaces, and similar areas
[FR Notice 5/11/23].
A unit that does not meet these space standards is defined as overcrowded.
If the PHA determines that a unit is overcrowded because of an increase in family size or a change in family
composition, the PHA must issue the family a new voucher, and the family and PHA must try to find an
acceptable unit as soon as possible. If an acceptable unit is available for rental by the family, the PHA must
terminate the HAP contract in accordance with its terms.

PART II: THE INSPECTION PROCESS
8-II.A. OVERVIEW [24 CFR 982.405]
Types of Inspections
The PHA conducts the following types of inspections as needed. Each type of inspection is discussed in the
paragraphs that follow.

Initial Inspections. The PHA conducts initial inspections in response to a request from the family to approve
a unit for participation in the HCV program.

Periodic Inspections. HUD requires the PHA to inspect each unit under lease at least annually or biennially
(or triennially for small rural PHAs as defined in 24 CFR 982.305(b)(2)), depending on PHA policy, to
confirm that the unit still meets housing quality standards.

Interim Inspections. A special inspection may be requested by the owner, the family, or a third party as a
result of problems identified with a unit between annual inspections.

Supervisory Control Inspections. HUD requires that a sample of units be inspected by a supervisor or other
qualified individual to evaluate the work of the inspector(s) and to ensure that inspections are performed in
compliance with housing quality standards.
Inspection of PHA-Owned Units [24 CFR 982.352(b)]
The PHA must obtain the services of an independent entity to perform all inspections in cases where an HCV
family is receiving assistance in a PHA-owned unit as defined in 24 CFR 982.4. The independent entity must
communicate the results of each inspection to the family and the PHA. The independent agency must be
approved by HUD and may be the unit of general local government for the PHA jurisdiction (unless the PHA is
itself the unit of general local government or an agency of such government). The PHA must inform the family,
both orally and in writing, that the family has the right to select any eligible unit available for lease. PHA-owned
unit is freely selected by the family, without PHA pressure or steering.
For information on the inspection of PHA-owned units in the PBV program, see Chapters 17 and 18.
Inspection Costs [Notice PIH 2016-05 and 24 CFR 5.705(h)]
The PHA may not charge the family for unit inspections or reinspections [24 CFR 982.405(g)].
In the case of inspections of PHA-owned units, the PHA may compensate the independent agency from
ongoing administrative fees (including fees credited to the administrative fee reserve) for inspections
performed. The PHA and the independent agency may not charge the family any fee or charge for the
inspection [24 CFR.982.352(b)(1)(v)(B)].
The PHA may not charge the owner for the inspection of the unit prior to the initial term of the lease or for a
first inspection during assisted occupancy of the unit. However, the PHA may charge a reasonable fee to
owners for reinspections if an owner notifies the PHA that a repair has been made or the allotted time for
repairs has elapsed and a reinspection reveals that any deficiency cited in the previous inspection that the
owner is responsible for repairing, pursuant to 24 CFR 982.404(a), was not corrected. Fees may not be
imposed for tenant-caused damages, for cases in which the inspector could not gain access to the unit, or for
new deficiencies discovered during a reinspection.
The owner may not pass the cost of a reinspection fee to the family. Reinspection fees must be added to the
PHA’s administrative fee reserves and may only be used for activities related to the provision of tenant-based
assistance.
PHA Policy
The PHA will not charge a fee for failed reinspection’s.

Remote Video Inspections (RVIs) [Notice PIH 2020-31]
As an alternative to some or all on-site inspections, the PHA may, but is not required to, perform NSPIRE
inspections from a remote location using video streaming technology and a proxy at the inspection site. Since
there may be some circumstances in which the application of technology provides insufficient information or
evidence to allow the PHA to make appropriate determinations about whether a condition violates NSPIRE
standards, Notice PIH 2020-31 requires that if a PHA chooses to implement RVIs, the PHA should have
policies and procedures in place to address such limitations.
PHA Policy
The PHA will not conduct any inspection using RVI.
Notice and Scheduling
The family must allow the PHA to inspect the unit at reasonable times with reasonable notice [24 CFR
982.551(d)].
PHA Policy
Both the family and the owner will be given reasonable notice of all inspections. Except in the case of a
life-threatening emergency, reasonable notice is considered to be not less than 48 hours. Inspections
may be scheduled between 8:00 a.m. and 5:00 p.m. Generally, inspections will be conducted on
business days only. In the case of a life-threatening emergency, the PHA will give as much notice as
possible, given the nature of the emergency.
Owner and Family Inspection Attendance
HUD permits the PHA to set policy regarding family and owner presence at the time of inspection [HCV GB p.
10-27].
PHA Policy
When a family occupies the unit at the time of inspection an authorized adult must be present for the
inspection. The presence of the owner or the owner's representative is encouraged but is not required.
At initial inspection of a vacant unit, the PHA will inspect the unit in the presence of the owner or
owner’s representative. The presence of a family representative is permitted but is not required.
8-II.B. INITIAL INSPECTION [24 CFR 982.405(A)]
HUD regulations require that units assisted under the HCV program be inspected to determine that the units
meet housing quality standards before the PHA approves assisted tenancy. However, PHAs have two options
for bringing units under HAP contract (or, in the case of PBV, approving occupancy and the execution of a
lease) more quickly. The PHA may, but is not required to approve assisted tenancy and start HAP if the unit:

Fails the initial inspection, but only if no life-threatening deficiencies are identified; and/or

Passed an alternative inspection in the last 24 months.
If the PHA adopts the alternative inspection option in combination with the non-life-threatening deficiencies
option, the PHA must follow family and owner notification requirements listed at 24 CFR 982.406(f). Otherwise,
if neither of the above provisions are adopted, the PHA must determine that the unit the family selects meets
NSPIRE standards prior to approving tenancy.

Approving Units with Non-Life-Threatening Deficiencies [FR Notice 1/18/17; Notice PIH 2017-20; FR
Notice 5/7/24; and 24 CFR 982.405(j)]
The PHA may approve assisted tenancy, execute a HAP contract, and begin paying HAP if a unit fails an initial
inspection, but only if the deficiencies identified are non-life threatening. This is known as the “NLT option.” A
PHA that implements the NLT option may apply the option to all of the PHA's initial inspections or may limit it to
certain units. If the NLT option is adopted, the PHA must follow requirements listed at 24 CFR 982.405(j) for
family and owner notification.
The PHA's administrative plan must specify the circumstances under which the PHA will exercise the NLT
option, if any.
PHA Policy
The PHA will not use the NLT option. All units must pass the initial inspection on or before the effective
date of the HAP contract.
Approving Units Using Alternative Inspections [FR Notice 1/18/17; Notice PIH 2017-20; FR Notice
5/7/24; and 24 CFR 982.406]
The PHA may approve assisted tenancy, execute a HAP contract, and begin paying HAP if a unit passed an
alternative inspection (i.e., an inspection conducted for another housing program) conducted in the last 24
months provided the PHA is able to obtain the results of the alternative inspection, the property received a
“pass” score (if applicable), and the inspection meets the requirements at 24 CFR 982.406(c) and (d). The
PHA may implement the use of alternative inspections for both initial and periodic inspections or may limit the
use of alternative inspections to either initial or periodic inspections. If alternative inspections are used, the
PHA must follow requirements listed at 24 CFR 982.406(e)(2) for family and owner notification.
A PHA relying on an alternative inspections must identify the alternative inspection method being used in
the PHA’s administrative plan.
PHA Policy
The PHA will not rely on alternative inspections and will conduct an initial inspection for each unit prior
to executing a HAP contract with the owner.
Timing of Initial Inspections [24 CFR 982.305(b)(2)(i)]
Unless the PHA relies on alternative inspections, HUD requires PHAs with fewer than 1,250 budgeted units to
complete the initial inspection, determine whether the unit satisfies housing quality standards, and notify the
owner and the family of the determination within 15 days of submission of the RFTA For PHAs with 1,250 or
more budgeted units, to the extent practicable such inspection and determination must be completed within 15
days. The 15-day period is suspended for any period during which the unit is not available for inspection.
PHA Policy
The PHA will complete the initial inspection, determine whether the unit satisfies NSPIRE standards,
and notify the owner and the family of the determination within 15 days of submission of the
RFTA.Inspection Results and Reinspections
For new units proposed for the HCV program, life-threatening deficiencies must be resolved before the HAP
contract is executed and the family moves into the unit.
PHA Policy
If any deficiencies are identified, the owner will be notified of the deficiencies and be given a time frame
to correct them. If requested by the owner, the time frame for correcting the deficiencies may be
extended by the PHA for good cause. The PHA will reinspect the unit within five business days of the
date the owner notifies the PHA that the required corrections have been made.
If the time period for correcting the deficiencies (or any PHA-approved extension) has elapsed, or the
unit fails at the time of the reinspection, the PHA will notify the owner and the family that the unit has

been rejected and that the family must search for another unit. The PHA may agree to conduct a
second reinspection, for good cause, at the request of the family and owner.
Following a failed reinspection, the family may submit a new Request for Tenancy Approval for the
same unit after the owner has made repairs, if they are unable to locate another suitable unit.
Utilities
Generally, at initial lease-up the owner is responsible for demonstrating that all utilities are in working order
including those utilities that the family will be responsible for paying.
PHA Policy
Utility service must be available for testing at the time of the initial inspection.
Appliances
PHA Policy
If the family is responsible for supplying the stove and/or refrigerator, the PHA will allow the stove and
refrigerator to be placed in the unit after the unit has met all other NSPIRE requirements. The required
appliances must be in place before the HAP contract is executed by the PHA.

8-II.C. PERIODIC INSPECTIONS [24 CFR 982.405(B) AND NOTICE PIH 2016-05]
HUD requires the PHA to inspect each unit under HAP contract at least biennially (or triennially for small rural
PHAs), to confirm that the unit still meets NSPIRE standards. The inspection may be conducted in conjunction
with the family's annual reexamination but also may be conducted separately.
PHA Policy
Each unit under HAP contract must be inspected biennially within 24 months of the last full inspection.
The PHA reserves the right to require annual inspections of any unit or owner at any time.
The PHA will not rely on alternative inspection standards.
Scheduling the Inspection
PHA Policy
If an adult cannot be present on the scheduled date, the family should request that the PHA reschedule
the inspection. The PHA and family will agree on a new inspection date that generally should take place
within five business days of the originally scheduled date. The PHA may schedule an inspection more
than five business days after the original date for good cause.
If the family misses the first scheduled appointment without requesting a new inspection date, the PHA
will automatically schedule a second inspection. If the family misses two scheduled inspections without
PHA approval, the PHA will consider the family to have violated its obligation to make the unit available
for inspection. This may result in termination of the family’s assistance in accordance with Chapter 12.
8-II.D. INTERIM INSPECTIONS [24 CFR 982.405(D)]
If a participant family or government official notifies the PHA of a potential deficiency, the following applies:

If the reported deficiency is life-threatening, the PHA must, within 24 hours of notification, both inspect the
housing unit and notify the owner if the life-threatening deficiency is confirmed. The owner must then make
the repairs within 24 hours of PHA notification.

If the reported deficiency is non-life-threatening, the PHA must, within 15 days of notification, both inspect
the unit and notify the owner if the deficiency is confirmed. The owner must then make the repairs within 30
days of notification from the PHA or within any PHA-approved extension.
PHA Policy
During an interim inspection, the PHA generally will inspect only those deficiencies that were reported.
However, the inspector will record any additional deficiencies that are observed and will require the
responsible party to make the necessary repairs.
If the periodic inspection has been scheduled or is due within 90 days of the date the interim inspection
is scheduled the PHA may elect to conduct a full inspection.
8-II.E. SUPERVISORY QUALITY CONTROL INSPECTIONS [24 CFR 982.405(B); 24 CFR 985.3(E);
HCV GB, P. 10-32]
HUD requires a PHA supervisor or other qualified person to conduct quality control inspections of a sample of
units to ensure that each inspector is conducting accurate and complete inspections and that there is
consistency in the application of the NSPIRE standards.
The unit sample must include only units that have been inspected within the preceding three months. The
selected sample should be drawn to represent a cross section of neighborhoods and the work of a cross
section of inspectors.

8-II.F. INSPECTION RESULTS AND REINSPECTIONS FOR UNITS UNDER HAP CONTRACT
Correction Timeframes
Each deficiency is identified in the NSPIRE standards as either life-threatening, severe, moderate, or low.
For units under HAP contract, life-threatening deficiencies must be corrected within 24 hours after notice has
been provided. All other non-life-threatening deficiencies (severe and moderate) must be corrected within 30
days (or a PHA-approved extension) after notice has been provided. If low deficiencies are present in a unit,
these deficiencies result in a pass and would only be noted by the inspector for informational purposes
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 5, 2024, or earlier:
Notification of Corrective Actions
The owner and the family will be notified in writing of the results of all inspections. When an inspection
identifies deficiencies, the PHA will determine (1) whether or not the failure is a life-threatening condition and
(2) whether the family or owner is responsible.
PHA Policy
When life-threatening deficiencies are identified, the PHA will immediately notify both parties by
telephone or email. The notice will specify who is responsible for correcting the violation. The corrective
actions must be taken within 24 hours of the PHA’s notice.
When failures that are severe or moderate are identified, the PHA will send the owner and the family a
written notification of the inspection results within five business days of the inspection. The written
notice will specify who is responsible for correcting the violation, and the time frame within which the
failure must be corrected. Generally, not more than 30 days will be allowed for the correction. If low
deficiencies are identified, these deficiencies will only be noted for informational purposes.
The notice of inspection results will inform the owner that if life-threatening conditions are not corrected
within 24 hours, and non-life-threatening conditions are not corrected within the specified time frame (or
any PHA-approved extension), the owner’s HAP will be abated in accordance with PHA policy (see 8-
II.G.).
Likewise, in the case of family caused deficiencies, the notice will inform the family that if corrections
are not made within the specified time frame (or any PHA-approved extension, if applicable) the
family’s assistance will be terminated in accordance with PHA policy (see Chapter 12).
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later:
Notification of Corrective Actions [24 CFR 982.404(d)(1)]
The owner must maintain the unit in accordance with housing quality standards. The unit is in noncompliance
with housing quality standards if:

The PHA or authorized inspector determines the unit has housing quality standards deficiencies based
upon an inspection

The PHA notified the owner in writing of the unit housing quality standards deficiencies; and

The unit’s housing quality standards deficiencies are not corrected within the required timeframes.
A PHA may withhold assistance payments for units that have deficiencies once the owner has been notified in
writing of the deficiencies. The PHA’s administrative plan must identify the conditions under which the PHA will
withhold HAP. In this case, if the unit is brought into compliance during the applicable cure period, the PHA
must resume assistance payments and provide payments to cover the time period for which the payments
were withheld.
The PHA must abate the HAP, including amounts that had been withheld, if the owner fails to make the repairs
within the applicable cure period. The PHA must notify the family and the owner that it is abating payments
and, if the unit does not meet housing quality standards within 60 days (or a reasonable longer period

established by the PHA), the PHA will terminate the HAP contract for the unit and the family will have to move
to receive continued assistance.
PHA Policy
The owner and the family will be notified in writing of the results of all inspections. When an inspection
identifies housing quality standards failures, the PHA will determine (1) whether or not the failure is a
life-threatening condition and (2) whether the family or owner is responsible.
The PHA will not withhold assistance payments upon notification of the deficiencies to the owner.
When life-threatening conditions are identified, the PHA will immediately notify both parties by
telephone or email. The notice will specify who is responsible for correcting the violation. The corrective
actions must be taken within 24 hours of the PHA’s notice.
When failures that are not life-threatening are identified, the PHA will send the owner and the family a
written notification of the inspection results within five business days of the inspection. The written
notice will specify who is responsible for correcting the violation, and the time frame within which the
failure must be corrected. Generally, not more than 30 days will be allowed for the correction.
If the owner is responsible for correcting the deficiency, the notice of inspection results will inform the
owner that if life-threatening conditions are not corrected within 24 hours, and non-life-threatening
conditions are not corrected within the specified time frame (or any PHA-approved extension), the
owner’s HAP will be abated in accordance with PHA policy (see 8-II.G.).
Likewise, if the family is responsible for correcting the deficiency, the notice will inform the family that if
corrections are not made within the specified time frame (or any PHA-approved extension, if applicable)
the family’s assistance will be terminated in accordance with PHA policy (see Chapter 12).

Extensions
For life-threatening deficiencies, the PHA cannot grant an extension to the 24-hour corrective action period.
For conditions that are severe or moderate, the PHA may grant an exception to the required time frames for
correcting the violation, if the PHA determines that an extension is appropriate.
PHA Policy
Extensions will be granted in cases where the PHA has determined that the owner has made a good
faith effort to correct the deficiencies and is unable to for reasons beyond the owner’s control. Reasons
may include, but are not limited to:
A repair cannot be completed because required parts or services are not available.
A repair cannot be completed because of weather conditions.
A reasonable accommodation is needed because the family includes a person with disabilities.
The length of the extension will be determined on a case-by-case basis, but will not exceed 60 days,
except in the case of delays caused by weather conditions. In the case of weather conditions,
extensions may be continued until the weather has improved sufficiently to make repairs possible. The
necessary repairs must be made within 15 calendar days, once the weather conditions have subsided.
Reinspections [24 CFR 982.405(i)]
When a PHA must verify correction of a deficiency, the PHA may use verification methods other than another
on-site inspection.
PHA Policy
The PHA will conduct a reinspection immediately following the end of the corrective period, or any PHA
approved extension.
The family and owner will be given reasonable notice of the reinspection appointment. If the
deficiencies have not been corrected by the time of the reinspection, the PHA will send a notice of
abatement to the owner, or in the case of family caused violations, a notice of termination to the family,
in accordance with PHA policies. If the PHA is unable to gain entry to the unit in order to conduct the
scheduled reinspection, the PHA will consider the family to have violated its obligation to make the unit
available for inspection. This may result in termination of the family’s assistance in accordance with
Chapter 12.
The PHA may accept self-certification of repairs.

8-II.G. ENFORCING OWNER COMPLIANCE
If the owner fails to maintain the dwelling unit in accordance with NSPIRE standards, the PHA must take
prompt and vigorous action to enforce the owner obligations.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 5, 2024, or earlier:
HAP Abatement
If an owner fails to correct deficiencies by the time specified by the PHA, HUD requires the PHA to abate
housing assistance payments no later than the first of the month following the specified correction period
(including any approved extension) [24 CFR 985.3(f)]. No retroactive payments will be made to the owner for
the period of time the rent was abated. Owner rents are not abated as a result of deficiencies that are the
family’s responsibility.
PHA Policy
The PHA will make all HAP abatements effective the first of the month following the expiration of the
PHA specified correction period (including any extension).
The PHA will inspect abated units within five business days of the owner’s notification that the work has
been completed. Payment will resume effective on the day the unit passes inspection.
During any abatement period the family continues to be responsible for its share of the rent. The owner must
not seek payment from the family for abated amounts and may not use the abatement as cause for eviction.
HAP Contract Termination
The PHA must decide how long any abatement period will continue before the HAP contract will be terminated.
The PHA should not terminate the contract until the family finds another unit, provided the family does so in a
reasonable time [HCV GB p. 10-29] and must give the owner reasonable notice of the termination. The PHA
will issue a voucher to permit the family to move to another unit as described in Chapter 10.
PHA Policy
The maximum length of time that HAP may be abated is 90 days. However, if the owner completes
corrections and notifies the PHA before the termination date of the HAP contract, the PHA may rescind
the termination notice if (1) the family still resides in the unit and wishes to remain in the unit and (2) the
unit passes inspection.
Reasonable notice of HAP contract termination by the PHA is 30 days.

The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later:
HAP Withholding [24 CFR 982.404(d)(1)]
A PHA may withhold assistance payments for units that have housing quality standards deficiencies once the
PHA has notified the owner in writing of the deficiencies. The PHA’s administrative plan must identify the
conditions under which the PHA will withhold HAP. In this case, if the unit is brought into compliance during the
applicable cure period, the PHA resumes assistance payments and provides assistance payments to cover the
time period for which the payments were withheld.
PHA Policy
The PHA will not withhold assistance payments upon notification to the owner of the deficiencies.
HAP Abatement [24 CFR 982.404(d)(2)]
The PHA must abate the HAP, including amounts that had been withheld, if the owner fails to make the repairs
within the applicable cure period. In this case, the PHA must notify the family and the owner that it is abating
payments and, if the unit does not meet housing quality standards within 60 days (or a reasonable longer
period established by the PHA), the PHA will terminate the HAP contract for the unit and the family will have to
move to receive continued assistance.
The owner may not terminate the tenancy of any family due to the withholding or abatement of assistance.
PHA Policy
The PHA will make all HAP abatements effective the first of the month following the expiration of the
PHA-specified correction period (including any extension).
The PHA will inspect abated units within five business days of the owner’s notification that the work has
been completed. Payment will resume effective on the day the unit passes inspection.
During any abatement period the family continues to be responsible for its share of the rent.
For PHA policies on family moves when units are in abatement and termination of the HAP contract when a
family moves due to deficiencies, see Section 10-I.B.
HAP Contract Termination
The PHA must decide how long any abatement period will continue before the HAP contract will be terminated.
If the unit does not meet housing quality standards within 60 days (or a reasonable longer period established
by the PHA), the PHA will terminate the HAP contract for the unit and the family will have to move to receive
continued assistance. In this case, the PHA must issue the family its voucher to move at least 30 days prior to
the termination of the HAP contract.
PHA Policy
The maximum length of time that HAP may be abated is 60 days. However, if the owner completes
corrections and notifies the PHA before the termination date of the HAP contract, the PHA may rescind
the termination notice if (1) the family still resides in the unit and wishes to remain in the unit and (2) the
unit passes inspection.
Reasonable notice of HAP contract termination by the PHA is 30 days. The PHA will issue a voucher to
permit the family to move to another unit as described in Chapter 10.

8-II.H. ENFORCING FAMILY COMPLIANCE [24 CFR 982.404(B)]
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 5, 2024, or earlier:
Families are responsible for correcting any deficiencies listed in paragraph 8-I.D. If the family fails to correct a
violation within the period allowed by the PHA (and any extensions), the PHA will terminate the family’s
assistance, according to the policies described in Chapter 12.
If the owner carries out a repair for which the family is responsible under the lease, the owner may bill the
family for the cost of the repair.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later:
If the PHA waived the landlord responsibility for housing quality standards deficiencies that have been
determined to have been caused by the tenant, any member of the household, or any guest or other person
under the tenant’s control, (see section 8-I.D), the family is responsible for correcting any housing quality
standards violations listed in paragraph 8.I.D. If the family fails to correct a violation within the period allowed
by the PHA (and any extensions), the PHA will terminate the family’s assistance, according to the policies
described in Chapter 12.
If the owner carries out a repair for which the family is responsible under the lease, the owner may bill the
family for the cost of the repair and may enter into a repayment agreement with the family.
PART III: RENT REASONABLENESS [24 CFR 982.507]
8-III.A. OVERVIEW
Except in the case of certain LIHTC- and HOME-assisted units, no HAP contract can be approved until the
PHA has determined that the rent for the unit is reasonable. The purpose of the rent reasonableness test is to
ensure that a fair rent is paid for each unit rented under the HCV program.
HUD regulations define a reasonable rent as one that does not exceed the rent charged for comparable,
unassisted units in the same market area. HUD also requires that owners not charge more for assisted units
than for comparable units on the premises. This part explains the method used to determine whether a unit’s
rent is reasonable.
PHA-Owned Units [24 CFR 982.352(b)]
In cases where an HCV family is receiving assistance in a PHA-owned unit, the PHA must obtain the services
of an independent entity to determine rent reasonableness in accordance with program requirements, and to
assist the family in negotiating the contract rent when the family requests assistance. A PHA-owned unit is
defined as a unit that is owned by the PHA that administers the assistance under the consolidated ACC
(including a unit owned by an entity substantially controlled by the PHA). The independent agency must
communicate the results of the rent reasonableness determination to the family and the PHA. The independent
agency must be approved by HUD and may be the unit of general local government for the PHA jurisdiction
(unless the PHA is itself the unit of general local government or an agency of such government).

8-III.B. WHEN RENT REASONABLENESS DETERMINATIONS ARE REQUIRED
Owner-Initiated Rent Determinations
The PHA must make a rent reasonableness determination at initial occupancy and whenever the owner
requests a rent adjustment.
The owner and family first negotiate the rent for a unit. The PHA (or independent agency in the case of PHA-
owned units) will assist the family with the negotiations upon request. At initial occupancy the PHA must
determine whether the proposed rent is reasonable before a HAP Contract is signed. The owner must not
change the rent during the initial lease term. Subsequent requests for rent adjustments must be consistent with
the lease between the owner and the family. Rent increases will not be approved unless any failed items
identified by the most recent  inspection have been corrected.
PHA Policy

After the initial occupancy period, the owner may request a rent adjustment in accordance with the
owner’s lease. For rent increase requests after initial lease-up, the PHA may request owners to provide
information about the rents charged for other units on the premises, if the premises include more than
four units. In evaluating the proposed rents in comparison to other units on the premises the PHA will
consider unit size and length of tenancy in the other units.
The PHA will determine whether the requested increase is reasonable within 10 business days of
receiving the request from the owner. The owner will be notified of the determination in writing.
All rents adjustments will be effective the first of the month if one of the following criteria are met:
-
Following 60 days after the PHA’s receipt of the owner’s request or on the date specified by the
owner, whichever is later.
-
The anniversary of the participants lease up.
-
The anniversary of the last rent adjustment .
-
Rent adjustments may only be processed once per 12 calendar months.
PHA and HUD-Initiated Rent Reasonableness Determinations
HUD requires the PHA to make a determination of rent reasonableness (even if the owner has not requested a
change) if there is a 10 percent decrease in the fair market rent that goes into effect at least 60 days before the
contract anniversary date. HUD also may direct the PHA to make a determination at any other time. The PHA
may decide that a new determination of rent reasonableness is needed at any time.
PHA Policy
In addition to the instances described above, the PHA will make a determination of rent reasonableness
at any time after the initial occupancy period if: (1) the PHA determines that the initial rent
reasonableness determination was in error or (2) the PHA determines that the information provided by
the owner about the unit or other units on the same premises was incorrect.
LIHTC and HOME-Assisted Units [24 CFR 982.507(c)]
For units receiving low-income housing tax credits (LIHTCs) or units assisted under HUD’s HOME Investment
Partnerships (HOME) Program, a rent comparison with unassisted units is not required if the voucher rent does
not exceed the rent for other LIHTC- or HOME-assisted units in the project that are not occupied by families
with tenant-based assistance.
For LIHTCs, if the rent requested by the owner does exceed the LIHTC rents for non-voucher families, the
PHA must perform a rent comparability study in accordance with program regulations. In such cases, the rent
shall not exceed the lesser of: (1) the reasonable rent as determined from the rent comparability study; or (2)
the payment standard established by the PHA for the unit size involved.
8-III.C. HOW COMPARABILITY IS ESTABLISHED

Factors to Consider
HUD requires PHAs to take into consideration the factors listed below when determining rent comparability.
The PHA may use these factors to make upward or downward adjustments to the rents of comparison units
when the units are not identical to the HCV-assisted unit.

Location and age

Unit size including the number of rooms and square footage of rooms

The type of unit including construction type (e.g., single family, duplex, garden, low-rise, high-rise)

The quality of the units including the quality of the original construction, maintenance and improvements
made

Amenities, services, and utilities included in the rent
Units that Must Not Be Used as Comparables
Comparable units must represent unrestricted market rents. Therefore, units that receive some form of federal,
state, or local assistance that imposes rent restrictions cannot be considered comparable units. These include
units assisted by HUD through any of the following programs: Section 8 project-based assistance, Section 236
and Section 221(d)(3) Below Market Interest Rate (BMIR) projects, HOME or Community Development Block
Grant (CDBG) program-assisted units in which the rents are subsidized; units subsidized through federal,
state, or local tax credits; units subsidized by the Department of Agriculture rural housing programs, and units
that are rent-controlled by local ordinance [Notice PIH 2002-22, Notice PIH 2005-20, and Notice PIH 2020-19].
Note: Notice PIH 2020-19, issued August 21, 2020, provides further guidance on the issue of what constitutes
an assisted unit.
Rents Charged for Other Units on the Premises
The Request for Tenancy Approval (HUD-52517) requires owners to provide information, on the form itself,
about the rent charged for other unassisted comparable units on the premises if the premises include more
than 4 units.
By accepting the PHA payment each month the owner certifies that the rent is not more than the rent charged
for comparable unassisted units on the premises. If asked to do so, the owner must give the PHA information
regarding rents charged for other units on the premises.

8-III.D . PHA RENT REASONABLENESS METHODOLOGY
How Market Data Is Collected
PHA Policy
The PHA utilizes market data provided by HUD via GoSection8.com.
How Rents Are Determined
PHA Policy
The rent for a unit proposed for HCV assistance will be compared to the rent charged for comparable
units in the same market area

The adjustment must reflect the local market. Not all differences in units require adjustments (e.g., the
presence or absence of a garbage disposal may not affect the rent in some market areas).

Adjustments may vary by unit type (e.g., a second bathroom may be more valuable in a three-bedroom
unit than in a two-bedroom).
The PHA will notify the owner of the rent the PHA can approve based upon its analysis of rents for
comparable units. The owner may submit information about other comparable units in the market area.
The PHA will confirm the accuracy of the information provided and consider this additional information
when making rent determinations. The owner must submit any additional information within five
business days of the PHA’s request for information or the owner’s request to submit information.
EXHIBIT 8-1: AFFIRMATIVE HABITABILITY REQUIREMENTS
Affirmative Habitability Requirements: Inside
Must include at least 1 battery-operated or hard-wired smoke detector, in proper working
condition, on each level of the property.
Must meet or exceed the carbon monoxide detection standards set by the Secretary through
Federal Register notification.
Any outlet installed within 6 feet of a water source must be GFCI protected.
Must have a guardrail when there is an elevated walking surface with a drop off of 30 inches
or greater measured vertically.
Must have permanently mounted light fixtures in any kitchens and each bathroom.
May not contain unvented space heaters that burn gas, oil or kerosene.
Affirmative Habitability Requirements: Outside
Any outlet installed within 6 feet of a water source must be GFCI-protected.
Must have a guardrail when there is an elevated walking surface with a drop off of 30 inches
or greater measured vertically.
Affirmative Habitability Requirements: Unit
Must have hot and cold running water in the bathroom and kitchen, including an adequate
source of safe drinking water in the bathroom and kitchen.
Must include its own bathroom or sanitary facility that is in proper operating condition and
usable in privacy. It must contain a sink, a bathtub or shower, and an interior flushable toilet.

Must have at least one battery-operated or hard-wired smoke detector, in proper working
condition, in the following locations:

On each level of the unit AND

Inside each bedroom or sleeping area AND

With 21 feet of any door toa bedroom measured along a path of travel AND

Where a smoke detector is installed outside a bedroom is separated from an adjacent
living area by a door, a smoke detector must also be installed in the living area side of the
door.
If the unit is occupied by a hearing-impaired person, the smoke detectors must have an alarm
system designed for hearing-impaired persons.
Must have a living room and a kitchen area with a sink, cooking appliance, refrigerator, food
preparation area and food storage area.
Must have two working outlets or one working outlet and one permanent light fixture within all
habitable rooms.
Must have a permanently mounted light fixture in each bathroom and in the kitchen.
Outlets within 6 feet of water source must be GFCI-protected.
Must have permanently installed heating source.
No units may contain unvented space heaters that burn gas, oil or kerosene.
Must have a guard rail when there is an elevated walking surface with a drop off of 30 inches
or greater measured vertically.
Must have at least one bedroom or living/sleeping room for each two persons.

CHAPTER 9
General Leasing Policies
Introduction
Chapter 9 covers the lease-up process from the family's submission of a Request for Tenancy Approval to
execution of the HAP contract.
In order for the PHA to assist a family in a particular dwelling unit, or execute a Housing Assistance Payments
(HAP) contract with the owner of a dwelling unit, the PHA must determine that all the following program
requirements are met:

The unit itself must qualify as an eligible unit [24 CFR §982.305(a)]

The unit must be inspected by the PHA andpass applicable housing quality standards [24 CFR
§982.305(a)]

The lease offered by the owner must be approvable and must include the required Tenancy Addendum
[24 CFR §982.305(a)]

The rent to be charged by the owner for the unit must be reasonable [24 CFR §982.305(a)]

The owner must be an eligible owner, approvable by the PHA, with no conflicts of interest [24 CFR
§982.306]

For families initially leasing a unit only - Where the gross rent of the unit exceeds the applicable
payment standard for the family, the share of rent to be paid by the family cannot exceed 40 percent of
the family’s monthly adjusted income [24 CFR §982.305(a)]
9-I.A. TENANT SCREENING
The PHA has no liability or responsibility to the owner or other persons for the family’s behavior or suitability for
tenancy [24 CFR §982.307(a)(1)].

The PHA may elect to screen applicants for family behavior or suitability for tenancy. See Chapter 3 for a
discussion of the PHA’s policies with regard to screening applicant families for program eligibility [24 CFR
§982.307(a)(1)].
The owner is responsible for screening and selection of the family to occupy the owner's unit. At or before PHA
approval of the tenancy, the PHA must inform the owner that screening and selection for tenancy is the
responsibility of the owner [24 CFR §982.307(a)(2)]. The PHA must also inform the owner or manager of  their
rights and obligations under the Violence against Women Act (VAWA) [24 CFR §5.2005(a)(2)].
The PHA must provide the owner with the family's current and prior address (as shown in the PHA records);
and the name and address (if known to the PHA) of the landlord at the family's current and prior address. [24
CFR §982.307 (b)(1)].
The PHA is permitted, but not required, to offer the owner other information in the PHA’s possession about the
tenancy history or drug trafficking of family members [24 CFR §982.307(b)(2)].
The PHA’s policy on providing information to the owner must be included in the family’s briefing packet [24
CFR §982.307(b)(3)].
The PHA may not disclose to the owner any confidential information provided by the family in response to a
PHA request for documentation of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking, except at the written request or with the written consent of the individual providing the
documentation [see 24 CFR §5.2007(b)(4)].
PHA Policy
The PHA will not screen applicants for family behavior or suitability for tenancy.
The PHA will not provide additional screening information to the owner.
9-I.B. REQUESTING TENANCY APPROVAL [FORM HUD-52517 AND 24 CFR 982.302]
After the family is issued a voucher, the family must locate an eligible unit, with an owner or landlord willing to
participate in the voucher program. Once a family finds a suitable unit and the owner is willing to lease the unit
under the program, the owner and the family must request the PHA to approve the assisted tenancy in the
selected unit.
The owner and the family must submit two documents to the PHA:

Completed Request for Tenancy Approval (RFTA) – Form HUD-52517

Copy of the proposed lease, including the HUD-prescribed Tenancy Addendum – form HUD-52641-A

The RFTA contains important information about the rental unit selected by the family, including the unit
address, number of bedrooms, structure type, year constructed, utilities included in the rent, and the requested
beginning date of the lease, necessary for the PHA to determine whether to approve the assisted tenancy in
this unit.
Owners must certify to the most recent amount of rent charged for the unit and provide an explanation for any
difference between the prior rent and the proposed rent.
Owners must certify that they are not the parent, child, grandparent, grandchild, sister or brother of any
member of the family, unless the PHA has granted a request for reasonable accommodation for a person with
disabilities who is a member of the tenant household.
For units constructed prior to 1978, owners must either 1) certify that the unit, common areas, and exterior
have been found to be free of lead-based paint by a certified inspector; or 2) attach a lead- based paint
disclosure statement.
Both the RFTA and the proposed lease must be submitted no later than the expiration date stated on the
voucher. [HCV GB p.8-15].
The PHA must identify in the administrative plan whether the family will be permitted to submit more than one
RFTA at a time [24 CFR 982.54(d)(25)].
PHA Policy
The RFTA must be signed by both the family and the owner.
The owner may submit the RFTA on behalf of the family.
Completed RFTA (including the proposed dwelling lease) must be submitted as hard copies, in-person,
by mail, or by email.
The family may not submit, and the PHA will not process, more than one (1) RFTA at a time.
When the family submits the RFTA the PHA will review the RFTA for completeness:

If the RFTA is incomplete (including lack of signature by family, owner, or both), or if the
dwelling lease is not submitted with the RFTA, the PHA will notify the family and the owner of
the deficiencies.

Missing information and/or missing documents will only be accepted as hard copies, in-person,
by mail, by email, or by fax. The PHA will not accept missing information over the phone.
When the family submits the RFTA and proposed lease, the PHA will also review the terms of the
RFTA for consistency with the terms of the proposed lease.

If the terms of the RFTA are not consistent with the terms of the proposed lease, the PHA will
notify the family and the owner of the discrepancies.

Corrections to the terms of the RFTA and/or the proposed lease will only be accepted as hard
copies, in-person, by mail, by email, or by fax. The PHA will not accept corrections by phone.
Because of the time sensitive nature of the tenancy approval process, the PHA will attempt to
communicate with the owner and family by phone, fax, or email. The PHA will use mail when the parties
cannot be reached by phone, fax, or email.
9-I.C. OWNER PARTICIPATION

The PHA does not formally approve an owner to participate in the HCV program. However, there are a number
of criteria where the PHA may deny approval of an assisted tenancy based on past owner behavior, conflict of
interest, or other owner-related issues. There are also criteria for which the PHA must disapprove an owner.
No owner has a right to participate in the HCV program [24 CFR §982.306(e)]
See Chapter 13 for a full discussion of owner qualification to participate in the HCV program.
9-I.D. ELIGIBLE UNITS
There are a number of criteria that a dwelling unit must meet in order to be eligible for assistance under the
voucher program. Generally, a voucher-holder family may choose any available rental dwelling unit on the
market in the PHA’s jurisdiction. This includes the dwelling unit they are currently occupying.
Ineligible Units [24 CFR §982.352(a)]
The PHA may not assist a unit under the voucher program if the unit is a public housing or Indian housing unit;
a unit receiving project-based assistance under Section 8 of the 1937 Act (42 U.S.C. 1437f); nursing homes,
board and care homes, or facilities providing continual psychiatric, medical, or nursing services; college or
other school dormitories; units on the grounds of penal, reformatory, medical, mental, and similar public or
private institutions; a unit occupied by its owner or by a person with any interest in the unit.
PHA Policy
The PHA does not permit the rental of any single family detached residences with swimming pools, hot
tubs, spas or a Jacuzzi, for leasing under the voucher program.
PHA-Owned Units [24 CFR §982.352(b)]
PHA-owned units as defined in 24 CFR 982.4 may also be leased in the voucher program. In order for a PHA-
owned unit to be leased under the voucher program, the unit must not be ineligible housing and the PHA must
inform the family, both orally and in writing, that the family has the right to select any eligible unit available for
lease and that the family is free to select a PHA-owned unit without any pressure or steering by the PHA. The
PHA must obtain the services of an independent entity to perform certain functions as described in 24 CFR
982.352(b)(v)(A).
PHA Policy
The PHA currently does not have any eligible PHA-owned units available for leasing under the voucher
program. The PHA will have PHA-owned units available for leasing under the ovoucher program upon
opening of Villas on McQueen June 2026.
Special Housing Types [24 CFR §982 Subpart M]
HUD regulations permit, but do not generally require, the PHA to permit families to use voucher assistance in a
number of special housing types in accordance with the specific requirements applicable to those programs.
These special housing types include single room occupancy (SRO) housing, congregate housing, group home,
shared housing, manufactured home space (where the family owns the manufactured home and leases only
the space), cooperative housing and homeownership option. See Chapter 15 for specific information and
policies on any of these housing types that the PHA has chosen to allow.
The regulations do require the PHA to permit use of any special housing type if needed as a reasonable
accommodation so that the program is readily accessible to and usable by persons with disabilities.
Duplicative Assistance [24 CFR 982.352(c)]
A family may not receive the benefit of HCV tenant-based assistance while receiving the benefit of any of the
following forms of other housing subsidy, for the same unit or for a different unit:


Public or Indian housing assistance;

Other Section 8 assistance (including other tenant-based assistance);

Assistance under former Section 23 of the United States Housing Act of 1937 (before amendment by
the Housing and Community Development Act of 1974);

Section 101 rent supplements;

Section 236 rental assistance payments;

Tenant-based assistance under the HOME Program;

Rental assistance payments under Section 521 of the Housing Act of 1949 (a program of the Rural
Development Administration);

Any local or State rent subsidy;

Section 202 supportive housing for the elderly;

Section 811 supportive housing for persons with disabilities; (11) Section 202 projects for non-elderly
persons with disabilities (Section 162 assistance); or

Any other duplicative federal, State, or local housing subsidy, as determined by HUD. For this purpose,
'housing subsidy' does not include the housing component of a welfare payment, a social security
payment received by the family, or a rent reduction because of a tax credit.
 Initial Inspection
In order to be eligible, the dwelling unit must be in safe and habitable condition. See Chapter 8 for a full
discussion of the inspection standards, as well as the process for NSPIRE inspection at initial lease-up.
Unit Size
In order to be eligible, the dwelling unit must be appropriate for the number of persons in the household. A
family must be allowed to lease an otherwise acceptable dwelling unit with fewer bedrooms than the number of
bedrooms stated on the voucher issued to the family, provided the unit meets the applicable NSPIRE space
requirements [24 CFR §982.402(d)(5)]. The family must be allowed to lease an otherwise acceptable dwelling
unit with more bedrooms than the number of bedrooms stated on the voucher issued to the family. See
Chapter 5 for a full discussion of subsidy standards.
Rent Reasonableness [24 CFR §982.305; 24 CFR §982.507]
In order to be eligible, the dwelling unit must have a reasonable rent. The rent must be reasonable in relation to
comparable unassisted units in the area and must not be in excess of rents charged by the owner for
comparable, unassisted units on the premises. See Chapter 8 for a full discussion of rent reasonableness and
the rent reasonableness determination process.
Rent Burden [24 CFR §982.508]
Where a family is initially leasing a unit and the gross rent of the unit exceeds the applicable payment standard
for the family, the family share cannot exceed 40 percent of the family’s adjusted monthly income. The term
“family share” refers to the amount the family pays toward rent and utilities. The gross rent for the unit minus
the total housing assistance payment (HAP) for the unit equals the family share. See Chapter 6 for a
discussion of calculation of gross rent, the use of payment standards, and calculation of family income, family
share of rent and HAP.

9-I.E. LEASE AND TENANCY ADDENDUM
The family and the owner must execute a written dwelling lease agreement for the assisted unit. This written
lease is a contract between the tenant family and the owner; the PHA is not a party to this contract.
The tenant must have legal capacity to enter a lease under State and local law. 'Legal capacity' means that the
tenant is bound by the terms of the lease and may enforce the terms of the lease against the owner. [24 CFR
§982.308(a)]
Lease Form and Tenancy Addendum [24 CFR §982.308]
If the owner uses a standard lease form for rental to unassisted tenants in the locality or the premises, the
lease must be in such standard form. If the owner does not use a standard lease form for rental to unassisted
tenants, the owner may use another form of lease. The HAP contract prescribed by HUD contains the owner's
certification that if the owner uses a standard lease form for rental to unassisted tenants, the lease for the
assisted tenant is in such standard form.
All provisions in the HUD-required Tenancy Addendum must be added word-for-word to the owner's standard
lease form. The Tenancy Addendum includes the HUD requirements for the tenancy. Because it is a part of the
lease, the tenant shall have the right to enforce the Tenancy Addendum against the owner. If there is a conflict
between the owner’s lease and the Tenancy Addendum, the terms of the Tenancy Addendum shall prevail
over any other provisions of the lease.
PHA Policy
The PHA does not provide a model or standard dwelling lease for owners to use in the HCV program.
Lease Information [24 CFR §982.308(d)]
The assisted dwelling lease must contain all of the required information as listed below:

The names of the owner and the tenant:

The unit rented (address, apartment number, and any other information needed to identify the contract
unit)

The term of the lease (initial term and any provisions for renewal)

The amount of the monthly rent to owner

A specification of what utilities and appliances are to be supplied by the owner, and what utilities and
appliances are to be supplied by the family
Term of Assisted Tenancy
The initial term of the assisted dwelling lease must be for at least one year [24 CFR §982.309]. The initial lease
term is also stated in the HAP contract.

The HUD program regulations permit the PHA to approve a shorter initial lease term if certain conditions are
met.
PHA Policy
The PHA will not approve an initial lease term of less than one (1) year. For example lease term dates
1/13/2025-1/12/2026 or 1/13/2025-12/31/2026 would be an applicable one (1) year lease term.
During the initial term of the lease, the owner may not raise the rent to owner [24 CFR §982.309].
Any provisions for renewal of the dwelling lease will be stated in the dwelling lease [HCV Guidebook, pg. 8-22].
There are no HUD requirements regarding any renewal extension terms, except that they must be in the
dwelling lease if they exist.
The PHA may execute the HAP contract even if there is less than one year remaining from the beginning of the
initial lease term to the end of the last expiring funding increment under the consolidated ACC. [24 CFR
§982.309(b)]
Security Deposit [24 CFR §982.313 (a) and (b)]
The owner may collect a security deposit from the tenant. The PHA may prohibit security deposits in excess of
private market practice, or in excess of amounts charged by the owner to unassisted tenants. However, if the
PHA chooses to do so, language to this effect must be added to Part A of the HAP contract [Form HUD-
52641].
PHA Policy
In accordance with the Arizona Residential Landlord and Tenant Act, Article 2, §33-1321. Security
deposits, “A landlord shall not demand or receive security, however denominated, including prepaid
rent in an amount or value of MORE THAN one and one-half month's rent.”
Separate Non-Lease Agreements between Owner and Tenant
Owners may not demand or accept any rent payment from the family in excess of the rent to the owner as
approved by the PHA minus the PHA’s housing assistance payments to the owner. [24 CFR §982.451(b)(4)]
The owner may not charge the tenant extra amounts for items customarily included in rent in the locality, or
provided at no additional cost to unsubsidized tenants in the premises. [24 CFR §982.510(c)]
PHA Policy
The PHA permits owners and families to execute separate, non-lease agreements for services,
appliances (other than range and refrigerator) and other items that are not included in the lease.
Any items, appliances, or other services that are customarily provided to unassisted families as part of
the dwelling lease with those families, or are permanently installed in the dwelling unit must be included
in the dwelling lease for the assisted family. These items, appliances, or services cannot be placed
under a separate non-lease agreement between the owner and family.
Side payments for additional rent, or for items, appliances or services customarily provided to
unassisted families as part of the dwelling lease for those families, are strictly prohibited.
Any items, appliances, or other services that are not customarily provided to unassisted families as part
of the dwelling lease with those families, are not permanently installed in the dwelling unit, and where
the family has the sole option of not utilizing the item, appliance or service, may be included in a
separate non-lease agreement between the owner and the family.
The family is not liable and cannot be held responsible under the terms of the assisted dwelling lease
for any charges pursuant to a separate non-lease agreement between the owner and the family. Non-

payment of any charges pursuant to a separate non-lease agreement between the owner and the
family cannot be a cause for eviction or termination of tenancy under the terms of the assisted dwelling
lease.
Separate non-lease agreements that involve additional items, appliances or other services may be
considered amenities offered by the owner and may be taken into consideration when determining the
reasonableness of the rent for the property.
PHA Review of Lease
The PHA will review the dwelling lease for compliance with all applicable requirements.
PHA Policy
If the dwelling lease is incomplete or incorrect, the PHA will notify the family and the owner of the
deficiencies. Missing and corrected lease information will only be accepted as hard copies, in-person,
by mail, or by email. The PHA will not accept missing and corrected information over the phone.
Because the initial leasing process is time-sensitive, the PHA will attempt to communicate with the
owner and family by phone, fax, or email. The PHA will use mail when the parties cannot be reached by
phone, fax, or email.
The PHA is permitted, but is not required, to review the lease to determine if the lease complies with State and
local law and is permitted to decline to approve the tenancy if the PHA determines that the lease does not
comply with State or local law. [24 CFR §982.308(c)]
PHA Policy
The PHA will not review the owner’s lease for compliance with state/local law.
9-I.F. TENANCY APPROVAL [24 CFR §982.305]
After receiving the family's Request for Tenancy Approval, with proposed dwelling lease, the PHA must
promptly notify the family and owner whether the assisted tenancy is approved.
Prior to approving the assisted tenancy and execution of a HAP contract, the PHA must ensure that all
required actions and determinations, discussed in Part I of this chapter have been completed.
These actions include:

Ensuring that the unit is eligible;

The unit has been inspected by the PHA and meets housing quality standards;

The lease offered by the owner is approvable and includes the required Tenancy Addendum;


The rent to be charged by the owner for the unit must is reasonable;

Where the family is initially leasing a unit and the gross rent of the unit exceeds the applicable payment
standard for the family, the share of rent to be paid by the family does not exceed 40 percent of the
family’s monthly adjusted income [24 CFR §982.305(a)];

The owner is an eligible owner, not disapproved by the PHA, with no conflicts of interest [24 CFR
§982.306];

The family and the owner have executed the lease, including the Tenancy Addendum, and the lead-
based paint disclosure information.[24 CFR §982.305(b)]
PHA Policy
The PHA will complete its determination within 10 business days of receiving all required information.
If the terms of the RFTA/proposed lease are changed for any reason, including but not limited to
negotiation with the PHA, the PHA will obtain corrected copies of the RFTA and proposed lease, signed
by the family and the owner.

Corrections to the RFTA/proposed lease will only be accepted as hard copies, in- person, by
mail, or by email. The PHA will not accept corrections over the phone.
If the PHA determines that the tenancy cannot be approved for any reason, the owner and the family
will be notified in writing and given the opportunity to address any reasons for disapproval. The PHA will
instruct the owner and family of the steps that are necessary to obtain approval of the tenancy.

Where the tenancy is not approvable because the unit is not approvable, the family must
continue to search for eligible housing within the timeframe of the issued voucher.

If the tenancy is not approvable due to rent affordability or rent reasonableness, the PHA will
attempt to negotiate the rent with the owner. If a new, approvable rent is negotiated, the tenancy
will be approved. If the owner is not willing to negotiate an approvable rent, the family must
continue to search for eligible housing within the timeframe of the issued voucher.
9-I.G. HAP CONTRACT EXECUTION [24 CFR §982.305]
The HAP contract is a written agreement between the PHA and the owner of the dwelling unit. Under the HAP
contract, the PHA agrees to make housing assistance payments to the owner on behalf of the family, and the
owner agrees to comply with all program requirements as stated in the HAP contract.
The HAP contract form is prescribed by HUD.
If the PHA has given approval for the family of the assisted tenancy, the owner and the PHA must execute the
HAP contract.The term of the HAP contract must be the same as the term of the lease [24 CFR
§982.451(a)(2)].
The PHA is permitted to execute a HAP contract even if the funding currently available does not extend for the
full term of the HAP contract.
The PHA must make a best effort to ensure that the HAP contract is executed before the beginning of the
lease term. Regardless, the HAP contract must be executed no later than 60 calendar days from the beginning
of the lease term. Any HAP contract executed after the 60-day period is void, and the PHA may not pay any
housing assistance payment to the owner, unless there are extenuating circumstances that prevent or
prevented the PHA from meeting the 60-day deadline—then the PHA may submit to the HUD field office a
request for an extension no later than two weeks after the 60-day deadline.
The PHA may not pay any housing assistance payment to the owner until the HAP contract has been
executed. If the HAP contract is executed during the period of 60 calendar days from the beginning of the

lease term, the PHA will pay housing assistance payments after execution of the HAP contract (in accordance
with the terms of the HAP contract), to cover the portion of the lease term before execution of the HAP contract
(a maximum of 60 days).
PHA Policy
Owners who have not previously participated in the HCV program are strongly encouraged to attend a
meeting with the PHA in which the terms of the Tenancy Addendum and the HAP contract will be
explained. The PHA may waive this requirement on a case-by-case basis, if it determines that the
owner is sufficiently familiar with the requirements and responsibilities under the HCV program.
The owner and the assisted family will execute the dwelling lease and the owner must provide a copy to
the PHA. The PHA will ensure that both the owner and the assisted family receive copies of the
dwelling lease.
The owner and the PHA will execute the HAP contract. The PHA will not execute the HAP contract until
the owner has submitted IRS form W-9. The PHA will ensure that the owner receives a copy of the
executed HAP contract.
As required under VAWA , once the HAP contract and lease have been executed and the family has
been admitted to the program, the PHA will notify families of their rights under VAWA by providing all
families with a copy of the domestic violence certification form (HUD-5382) as well as the VAWA notice
of occupancy rights (form HUD-5380).
See Chapter 13 for a discussion of the HAP contract and contract provisions.
9-I.H. CHANGES IN LEASE OR RENT [24 CFR §982.308]
If the tenant and the owner agree to any changes in the lease, such changes must be in writing, and the owner
must immediately give the PHA a copy of such changes. The lease, including any changes, must remain in
accordance with the requirements of this chapter.
Generally, PHA approval of tenancy and execution of a new HAP contract are not required for changes in the
lease. However, under certain circumstances, the execution of a new lease and HAP contract are required.
These circumstances include:

Changes in lease requirements governing tenant or owner responsibilities for utilities or appliances

Changes in lease provisions governing the term of the lease

The family moves to a new unit, even if the unit is in the same building or complex
In these cases, if the HCV assistance is to continue, the family must submit a new Request for Tenancy
Approval (RFTA) along with a new dwelling lease containing the proposed changes. A new tenancy must then
be approved in accordance with this chapter.
Where the owner is changing the amount of the rent to owner, the owner must notify the PHA at least 60 days
before any such changes go into effect [24 CFR §982.308(g)(4)]. The PHA will agree to such an increase only
if the amount of the rent to owner is considered reasonable according to the rent reasonableness standards
discussed in Chapter 8. If the requested rent is not found to be reasonable, the owner must either reduce the
requested rent increase or terminate the tenancy in accordance with the terms of the lease.
No rent increase is permitted during the initial term of the lease [24 CFR §982.309(a)(3)].
PHA Policy
Where the owner is requesting a rent increase, the PHA will determine whether the requested increase
is reasonable within 10 business days of receiving the request from the owner. The owner will be
notified of the determination in writing.

Rent increases will go into effect on the first of the month following the 60-day period after the owner
notifies the PHA of the rent change, or on the date specified by the owner, whichever is later.

CHAPTER 10
Moving with Continued Assistance and Portability
Introduction
Freedom of housing choice is a hallmark of the housing choice voucher (HCV) program. In general, HUD
regulations impose few restrictions on where families may live or move with HCV assistance. This chapter sets
forth HUD regulations and PHA policies governing moves within or outside the PHA’s jurisdiction in two parts:
Part I: Moving with Continued Assistance. This part covers the general rules that apply to all moves
by a family assisted under the PHA’s HCV program, whether the family moves to another unit within the
PHA’s jurisdiction or to a unit outside the PHA’s jurisdiction under portability.
Part II: Portability. This part covers the special rules that apply to moves by a family under portability,
whether the family moves out of or into the PHA’s jurisdiction. This part also covers the special
responsibilities that the PHA has under portability regulations and procedures.

PART I: MOVING WITH CONTINUED ASSISTANCE
10-I.A. ALLOWABLE MOVES
HUD lists six regulatory conditions under which listed family is allowed to move to a new unit with continued
assistance. Permission to move is subject to the restrictions set forth in Section 10-I.B.

The family has a right to terminate the lease on notice to the owner (for the owner’s breach or
otherwise) and has given a notice of termination to the owner in accordance with the lease [24 CFR
§982.354(b)(3)]. If the family terminates the lease on notice to the owner, the family must give the PHA
a copy of the notice at the same time [24 CFR §982.354(d)(1)].

The lease for the family’s unit has been terminated by mutual agreement of the owner and the family
[24 CFR §982.354(b)(1)(ii)].
PHA Policy
If the family and the owner mutually agree to terminate the lease for the family’s unit, the family
must give the PHA a copy of the termination agreement.

The owner has given the family a notice to vacate, has commenced an action to evict the family, or has
obtained a court judgment or other process allowing the owner to evict the family [24 CFR
§982.354(b)(2)]. The family must give the PHA a copy of any owner eviction notice [24 CFR
§982.551(g)].

The family or a member of the family is or has been the victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking, and the move is needed to protect the health or safety of
the family or family member [see 24 CFR §982.354(b)(4)].

This condition applies even when the family has moved out of its unit in violation of the lease, with
or without prior notification to the PHA, if the family or family member who is the victim reasonably
believed that they were imminently threatened by harm from further violence if they remained in the
unit [24 CFR §982.354(b)(4), 24 CFR §982.353(b)].

The PHA must adopt an emergency transfer plan as required by regulations at 24 CFR §5.2007(e).
PHA Policy
If a family requests permission to move with continued assistance or for an external transfer to
another covered housing program operated by the PHA based on a claim that the move is
necessary to protect the health or safety of a family member who is or has been the victim of
domestic violence, dating violence, sexual assault,  stalking, or human trafficking the PHA will
request that the resident request the emergency transfer using form HUD-5383, and the PHA will
request documentation in accordance with section 16-IX.D of this plan.
The PHA reserves the right to waive the documentation requirement if it determines that a
statement or other corroborating evidence from the family or family member will suffice. In such
cases the PHA will document the waiver in the family’s file.
The PHA may choose to provide a voucher to facilitate an emergency transfer of the victim without
first terminating the assistance of the perpetrator.
Before granting an emergency transfer, the PHA will ensure the victim is eligible to receive
continued assistance based on the citizenship or immigration status of the victim.
The PHA has adopted an emergency transfer plan, which is included as Exhibit 16-3 to this plan
and discusses external transfers to other covered housing programs.


The PHA has terminated the HAP contract for the family’s unit for the owner’s breach [24 CFR
§982.354(b)(1)(i)].

The PHA determines that the family’s current unit does not meet the NSPIRE space standards because
of an increase in family size or a change in family composition. In such cases, the PHA must issue the
family a new voucher, and the family and PHA must try to find an acceptable unit as soon as possible.
If an acceptable unit is available for the family, the PHA must terminate the HAP contract for the
family’s old unit in accordance with the HAP contract terms and must notify both the family and the
owner of the termination. The HAP contract terminates at the end of the calendar month that follows the
calendar month in which the PHA gives notice to the owner. [24 CFR §982.403(a) and (c)
10-I.B. FAMILY MOVES DUE TO UNIT DEFICIENCIES
Units in Abatement [24 CFR 982.404(d)(3)]
An owner may not terminate the tenancy of a family due to the PHA withholding or abating HAP for housing
quality standards deficiencies that are not repaired timely. During the period that assistance is abated, the
family may terminate tenancy by notifying the owner and the PHA. If the family chooses to terminate tenancy,
the HAP contract will automatically terminate on the effective date of tenancy termination or the date the family
vacates the unit, whichever is earlier. The PHA must promptly issue the family its voucher to move.
PHA Policy
Upon receipt of a family’s written notification that it wishes to move, the PHA will issue a voucher within
10 business days upon receipt of all required documentation from the participant once the PHA has
given written approval to move. No briefing is required for these families. The PHA will follow the
policies set forth in Chapter 5 on voucher term, extension, and expiration.
Termination of HAP Contract and Family Moves [24 CFR 982.404(e)]
For HAP contracts executed or renewed on or after June 6, 2024, if an owner fails to make required repairs
within 60 days (or a reasonable longer period established by the PHA) of the notice of abatement, the PHA
must terminate the HAP contract. In this case, the PHA must issue the family its voucher at least 30 days prior
to the termination of the HAP contract. The family must be provided at least 90 days following the termination
of the HAP contract to lease a new unit, although the PHA may provide a longer period as the PHA determines
is reasonably necessary.
PHA Policy
The PHA will issue a family whose HAP contract is being terminated due to an owner failing to make
required repairs within the required time frame a voucher no later than 30 days prior to the termination
of the HAP contract. The initial term of the voucher will be 120 calendar days. No briefing is required for
these families.
To continue under the tenant-based HCV program, the family must submit a Request for Tenancy
Approval and proposed lease within the 120-day period unless the PHA grants an extension. The PHA
will follow the policies set forth in Chapter 5 on voucher extension and expiration.
Offer of Public Housing [24 CFR 982.404(e)(2)]
If the family is unable to lease a new unit within the term of the voucher. and the PHA owns or operates public
housing, the PHA must offer, and if accepted, provide the family a selection preference for an appropriate-
sized public housing unit that first becomes available for occupancy after the time period expires.
PHA Policy
The PHA does operate a public housing program and will provide a preference for HCV families whose
HAP contract is being terminated due to an owner failing to make required repairs within the required
time frame, and who were unable to lease a new unit within the term of the voucher.

Thirty days prior to the expiration date of the voucher, the PHA will provide written notice to the family
stating that the PHA does provide such a preference and providing an estimation of availability for the
appropriate-sized public housing unit.
Relocation Assistance [24 CFR 982.404(e)(3)]
PHAs may assist families relocating due to the HAP contract being terminated as a result of the owner failing
to make required repairs within the required time frame in finding a new unit, including using up to two months
of the withheld and abated assistance payments for costs directly associated with relocating to a new unit,
such as security deposits, temporary housing costs, or other reasonable moving costs as determined by the
PHA based on their locality.
The PHA must assist families with disabilities with locating available accessible units in accordance with 24
CFR 8.28(a)(3).
PHA Policy
The PHA will assist families with disabilities with locating available accessible units in accordance with
program requirements.
The PHA will use up to two months of withheld and abated payment to assist with any required security
deposit at the new unit. Funds will not be used for any other relocation assistance.
If the family receives a refund of a security deposit for the new unit, the PHA will not require any
amount to be remitted to the PHA.

10-I.C. RESTRICTIONS ON MOVES
A family’s right to move is generally contingent upon the family’s compliance with program requirements [24
CFR §982.1(b)(2)]. HUD specifies two conditions under which a PHA may deny a family permission to move
and two ways in which a PHA may restrict moves by a family.
Denial of Moves
HUD regulations permit the PHA to deny a family permission to move under the following conditions:
Insufficient Funding
The PHA may deny a family permission to move either within or outside the PHA’s jurisdiction if the PHA does
not have sufficient funding for continued assistance [24 CFR §982.314(e)(1)].
However, PIH Notice 2016-09 significantly restricts the ability of PHAs to deny permission to move due to
insufficient funding and places further requirements on PHAs regarding moves denied due to lack of funding.
The requirements found in this notice are mandatory.
PHA Policy
The PHA will deny a family permission to move on grounds that the PHA does not have sufficient
funding for continued assistance if (a) the move is initiated by the family, not the owner or the PHA; (b)
the PHA can demonstrate that the move will, in fact, result in higher subsidy costs; (c) the PHA can
demonstrate, in accordance with the policies in Part VIII of Chapter 16, that it does not have sufficient
funding in its annual budget to accommodate the higher subsidy costs; and (d) for portability moves, the
receiving PHA is not absorbing the voucher.
If the PHA does not have sufficient funding for continued assistance, but the family must move from
their unit (e.g., the unit failed NSPIRE), the family may move to a higher cost unit if the move is within
the PHA’s jurisdiction. The PHA, however, will not allow the family to move under portability in this
situation if the family wishes to move to a higher cost area.
For both moves within the PHA’s jurisdiction and outside under portability, the PHA will not deny a
move due to insufficient funding if the PHA previously approved the move and subsequently
experienced a funding shortfall if the family cannot remain in their current unit. The PHA will rescind the
voucher in this situation if the family will be allowed to remain in their current unit.
The PHA will create a list of families whose moves have been denied due to insufficient funding. The
PHA will keep the family’s request open indefinitely, and when funds become available, the families on
this list will take precedence over families on the waiting list. The PHA will use the same procedures for
notifying families with open requests to move when funds become available as it uses for notifying
families on the waiting list (see Section 4-III.D).
The PHA will inform the family of its policy regarding moves denied due to insufficient funding in a letter
to the family at the time the move is denied.
Grounds for Denial or Termination of Assistance
The PHA may deny a family permission to move if it has grounds for denying or terminating the family’s
assistance [24 CFR §982.354(e)(2)].
PHA Policy
If the PHA has grounds for denying or terminating a family’s assistance, the PHA will act on those
grounds in accordance with the regulations and policies set forth in Chapters 3 and 12, respectively. In

general, it will not deny a family permission to move for this reason; however, it retains the discretion to
do so under special circumstances.
Restrictions on Elective Moves [24 CFR §982.354(c)]
HUD regulations permit the PHA to prohibit any elective move by a participant family during the family’s initial
lease term. They also permit the PHA to prohibit more than one elective move by a participant family during
any 12-month period. However, such prohibitions, if adopted, do not apply when the family or a member of the
family is or has been the victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking, and the move is needed to protect the health or safety of the family or family member. (For the
policy on documentation of abuse, see section 10-I.A) In addition, the PHA may not establish a policy
permitting moves only at reexamination [PIH Notice 2016-09].
PHA Policy
The PHA will deny a family permission to make an elective move during the family’s initial lease term.
This policy applies to moves within the PHA’s jurisdiction or outside it under portability.
The PHA will also deny a family permission to make more than one elective move during any 12-month
period. This policy applies to all assisted families residing in the PHA’s jurisdiction.
The PHA will consider exceptions to these policies for the following reasons: to protect the health or
safety of a family member (e.g., lead-based paint hazards, domestic violence, or witness protection
programs), to accommodate a change in family circumstances (e.g., new employment, school
attendance in a distant area), or to address an emergency situation over which a family has no control.
In addition, the PHA will allow exceptions to these policies for purposes of reasonable accommodation
of a family member who is a person with disabilities (see Chapter 2).
10-I.D. MOVING PROCESS
Notification
If a family wishes to move to a new unit, the family must notify the PHA and the owner before moving out of the
old unit or terminating the lease on notice to the owner [24 CFR §982.354(d)(2)]. If the family wishes to move
to a unit outside the PHA’s jurisdiction under portability, the notice to the PHA must specify the area where the
family wishes to move [24 CFR §982.354(d)(2), PIH Notice 2012-42]. The notices must be in writing [24 CFR
§982.5].
Approval
PHA Policy
Upon receipt of a family’s notification that it wishes to move, the PHA will determine whether the move
is approvable in accordance with the regulations and policies set forth in Sections 10-I.A and 10-I.B.
The PHA will notify the family in writing of its determination within 10 business days following receipt of
the family’s notification.
Reexamination of Family Income and Composition
PHA Policy
For families approved to move to a new unit within the PHA’s jurisdiction, the PHA will perform a new
annual reexamination in accordance with the policies set forth in Chapter 11 of this plan.
For families moving into or families approved to move out of the PHA’s jurisdiction under portability, the
PHA will follow the policies set forth in Part II of this chapter.

Voucher Issuance and Briefing
PHA Policy
For families approved to move to a new unit within the PHA’s jurisdiction, the PHA will issue a new
voucher within 10 business upon receipt of all required documentation from the participant once the
PHA has given written approval to move. No briefing is required for these families. The PHA will follow
the policies set forth in Chapter 5 on voucher term, extension, and expiration. If a family does not locate
a new unit within the term of the voucher and any extensions, the family may remain in its current unit
with continued voucher assistance if the owner agrees and the PHA approves. Otherwise, the family
will lose its assistance.
For families moving into or families approved to move out of the PHA’s jurisdiction under portability, the
PHA will follow the policies set forth in Part II of this chapter.
For families moving due an owner failing to make required repairs timely, resulting in the PHA
terminating the HAP contract, the PHA will follow the policies set forth earlier in this section and in
Chapter 8, Part II.
Housing Assistance Payments [24 CFR §982.311(d)]
When a family moves out of an assisted unit, the PHA may not make any housing assistance payment to the
owner for any month after the month the family moves out. The owner may keep the housing assistance
payment for the month when the family moves out of the unit.
If a participant family moves from an assisted unit with continued tenant-based assistance, the term of the
assisted lease for the new assisted unit may begin during the month the family moves out of the first assisted
unit. Overlap of the last housing assistance payment (for the month when the family moves out of the old unit)
and the first assistance payment for the new unit is not considered to constitute a duplicative housing subsidy.
Zero HAP Families Who Wish to Move [24 CFR §982.455]
A participant who is not receiving any subsidy, but whose HAP contract is still in force, may request a voucher
to move to a different unit. The PHA must issue a voucher to move unless it has grounds to deny assistance
under the program regulations. However, if the PHA determines no subsidy would be paid at the new unit, the
PHA may refuse to enter into a HAP contract on behalf of the family.
PHA Policy
If a zero HAP family requests to move to a new unit, the family may request a voucher to move.
However, if no subsidy will be paid at the unit to which the family requests to move, the PHA will not
enter into a HAP contract on behalf of the family for the new unit. The PHA must remind the family of 24
CFR §982.455, Automatic termination of HAP contract, which states, “The HAP contract terminates
automatically 180 calendar days after the last housing assistance payment to the owner.”

PART II: PORTABILITY
10-II.A. OVERVIEW
Within the limitations of the regulations and this plan, a participant family or an applicant family that has been
issued a voucher has the right to use tenant-based voucher assistance to lease a unit anywhere in the United
States providing that the unit is located within the jurisdiction of a PHA administering a tenant-based voucher
program [24 CFR §982.353(b)]. The process by which a family obtains a voucher from one PHA and uses it to
lease a unit in the jurisdiction of another PHA is known as portability. The PHA that issues the voucher is called
the initial PHA. The PHA that has jurisdiction in the area to which the family wants to move is called the
receiving PHA.
The receiving PHA has the option of administering the family’s voucher for the initial PHA or absorbing the
family into its own program. Under the first option, the receiving PHA provides all housing services for the
family and bills the initial PHA for the family’s housing assistance payments and the fees for administering the
family’s voucher. Under the second option, the receiving PHA pays for the family’s assistance with its own
program funds, and the initial PHA has no further relationship with the family. The initial PHA must contact the
receiving PHA via email or other confirmed delivery method to determine whether the receiving PHA will
administer or absorb the initial PHA’s voucher. Based on the receiving PHA’s response, the initial PHA must
determine whether they will approved or deny the portability request [PIH Notice 2016-09].
PHAs commonly act as both the initial and receiving PHA because families may move into or out of their
jurisdiction under portability. Each role involves different responsibilities. The PHA will follow the rules and
policies in Section 10-II.B when it is acting as the initial PHA for a family. It will follow the rules and policies in
Section 10-II.C when it is acting as the receiving PHA for a family.
In administering portability, the initial PHA and the receiving PHA must comply with financial procedures
required by HUD, including the use of HUD-required forms [24 CFR §982.355.(e) (5)].
PHAs must also comply with billing and payment deadlines. HUD may reduce an administrative fee to an initial
or receiving PHA if the PHA does not comply with HUD portability requirements [24 CFR §982.355 (e) (7)].
10-II.B. INITIAL PHA ROLE
Allowable Moves under Portability
A family may move with voucher assistance only to an area where there is at least one PHA administering a
voucher program [24 CFR §982.353(b)]. If there is more than one PHA in the area, the initial PHA provides the
family with the contact information for the receiving PHAs that serve the area, and the family selects the
receiving PHA. The family must inform the initial PHA which receiving PHA it has selected. If the family prefers
not to select the receiving PHA, the initial PHA will select the receiving PHA on behalf of the family (24 CFR
§982.255(b).
Applicant families that have been issued vouchers as well as participant families may qualify to lease a unit
outside the PHA’s jurisdiction under portability. HUD regulations and PHA policy, determines whether a family
qualifies.
Applicant Families
Under HUD regulations, most applicant families qualify to lease a unit outside the PHA’s jurisdiction under
portability. However, HUD gives the PHA discretion to deny a portability move by an applicant family for the
same two reasons that it may deny any move by a participant family: insufficient funding and grounds for denial
or termination of assistance. If a PHA intends to deny a family permission to move under portability due to
insufficient funding, the PHA must notify HUD within 10 business days of the determination to deny the move
[24 CFR §982.355(e)].

PHA Policy
In determining whether or not to deny an applicant family permission to move under portability because
the PHA lacks sufficient funding or has grounds for denying assistance to the family, the initial PHA will
follow the policies established in section 10-I.B of this chapter. If the PHA does deny the move due to
insufficient funding, the PHA will notify HUD in writing within 10 business days of the PHA’s
determination to deny the move.
In addition, the initial PHA may establish a policy denying the right to portability to nonresident applicants
during the first 12 months after they are admitted to the program [24 CFR §982.353(c)].
PHA Policy
If neither the head of household nor the spouse/cohead of an applicant family had a domicile (legal
residence) in the initial PHA’s jurisdiction at the time that the family’s initial application for assistance
was submitted, the family must lease a unit within the initial PHA’s jurisdiction for at least 12 months
before requesting portability.
The PHA will consider exceptions to this policy for purposes of reasonable accommodation (see
Chapter 2) or reasons related to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking.
Participant Families
The Initial PHA must not provide portable assistance for a participant if a family has moved out of its assisted
unit in violation of the lease [24 CFR §982.353(b)]. The Violence against Women Act (VAWA) creates an
exception to this prohibition for families who are otherwise in compliance with program obligations but have
moved to protect the health or safety of a family member who is or has been a victim of domestic violence,
dating violence, sexual assault,  stalking, or human trafficking, and who reasonably believed they were
imminently threatened by harm from further violence if they remained in the unit [see 24 CFR §982.353(b)].
PHA Policy
The PHA will determine whether a participant family may move out of the PHA’s jurisdiction with
continued assistance in accordance with the regulations and policies set forth here and in sections 10-
I.A and 10-I.B of this chapter. The PHA will notify the family of its determination in accordance with the
approval policy set forth in Section 10-I.C of this chapter.
Determining Income Eligibility
Applicant Families
An applicant family may lease a unit in a particular area under portability only if the family is income eligible for
admission to the voucher program in that area [24 CFR §982.353(d)(1)]. The family must specify the area to
which the family wishes to move [24 CFR §982.355(c)(1)].
The initial PHA is responsible for determining whether the family is income eligible in the area to which the
family wishes to move [24 CFR §982.353(d)(1), 24 CFR §982.355(9)]. If the applicant family is not income
eligible in that area, the PHA must inform the family that it may not move there and receive voucher assistance
[PIH Notice 2016-09].
Participant Families
The income eligibility of a participant family is not re-determined if the family moves to a new jurisdiction under
portability [24 CFR §982.353(d)(2).

Reexamination of Family Income and Composition
No new reexamination of family income and composition is required for an applicant family.
PHA Policy
For a participant family approved to move out of a jurisdiction under portability, the PHA generally will
conduct a reexamination of family income and composition only if the family’s annual reexamination
must be completed on or before the initial billing deadline specified on form HUD-52665, Family
Portability Information.
The PHA will make any exceptions to this policy necessary to remain in compliance with HUD
regulations.
Briefing
The regulations and policies on briefings set forth in Chapter 5 of this plan require the PHA to provide
information on portability to all applicant families that qualify to lease a unit outside the PHA’s
jurisdiction under the portability procedures. Therefore, no special briefing is required for these families.
PHA Policy
No formal briefing will be required for a participant family wishing to move outside the PHA’s jurisdiction
under portability. However, the PHA will provide the family with the same oral and written explanation of
portability that it provides to applicant families selected for admission to the program (see Chapter 5).
The PHA will provide the name, address, and phone of the contact for the PHAs in the jurisdiction to
which they wish to move. If there is more than one PHA with jurisdiction over the area to which the
family wishes to move, the PHA will advise the family that the family selects the receiving PHA, and
notify the initial PHA of which receiving PHA was selected. The PHA will provide the family with contact
information for all of the receiving PHAs that serve the area.
The PHA will not provide any additional information about receiving PHAs in the area.
The PHA will further inform the family that if the family prefers not to select the receiving PHA, the initial
PHA will select the receiving PHA on behalf of the family. In this case, the PHA will not provide the
family with information for all receiving PHAs in the area.
The PHA will advise the family that they will be under the receiving PHA’s policies and procedures,
including screening, subsidy standards voucher extension policies, and payment standards.
Voucher Issuance and Term
An applicant family has no right to portability until after the family has been issued a voucher [24 CFR
§982.353(b)]. In issuing vouchers to applicant families, the PHA will follow the regulations and procedures set
forth in Chapter 5.
PHA Policy
For participating families approved to move under portability, the PHA will issue a new voucher within
10 business days upon receipt of all required documentation from the participant once the PHA has
given written approval to move.
The initial term of the voucher will be 120 days.
However, if the move is due to the HAP contract being terminated due to an owner failing to make
required repairs within the required time frame, the PHA will issue the family a voucher no later than 30
days prior to the termination of the HAP contract. The initial term of the voucher will be 120 calendar
days.

Voucher Extensions and Expiration
PHA Policy
The initial PHA will approve no extensions to a voucher issued to an applicant or participant family
porting out of the PHA’s jurisdiction except under the following circumstances:
(a) the initial term of the voucher will expire before the portable family will be issued a voucher by
the receiving PHA,
(b) the family decides to return to the initial PHA’s jurisdiction and search for a unit there, or
(c) the family decides to search for a unit in a third PHA’s jurisdiction. In such  cases, the policies
on voucher extensions set forth in Chapter 5, Section 5-II.E, of this plan will apply, including the
requirement that the family apply for an extension in writing prior to the expiration of the initial
voucher term.
To receive or continue receiving assistance under the initial PHA’s voucher program, a family that moves to
another PHA’s jurisdiction under portability must be under HAP contract in the receiving PHA’s jurisdiction
within 60 days following the expiration date of the initial PHA’s voucher term (including any extensions). (See
below under “Initial Billing Deadline” for one exception to this policy.)
Preapproval Contact with the Receiving PHA
Prior to approving a family’s request to move under portability, the initial PHA must contact the receiving PHA
via e-mail or other confirmed delivery method to determine whether the receiving PHA will administer or absorb
the family’s voucher. Based on the receiving PHA’s response, the initial PHA must determine whether it will
approve or deny the move [24 CFR §982.355(c)(3)].
PHA Policy
The PHA will use e-mail, when possible, to contact the receiving PHA regarding whether the receiving
PHA will administer or absorb the family’s voucher.
Initial Notification to the Receiving PHA
After approving a family’s request to move under portability, the initial PHA must promptly notify the receiving
PHA via email or other confirmed delivery method to expect the family [24 CFR §982.355(c)(3); 24 CFR
§982.355(c) (7)]. The initial PHA must also advise the family how to contact and request assistance from the
receiving PHA [24 CFR §982.355(c)(6)].
PHA Policy
Because the portability process is time-sensitive, the PHA will notify the receiving PHA by phone, fax,
or e-mail to expect the family. The initial PHA will also ask the receiving PHA to provide any information
the family may need upon arrival, including the name, fax, email address, and telephone number of the
staff person responsible for business with incoming portable families and procedures related to
appointments for voucher issuance.
The PHA will pass this information along to the family. The PHA will also ask for the name, address,
telephone number, fax and email of the person responsible for processing the billing information.

Sending Documentation to the Receiving PHA
The initial PHA is required to send the receiving PHA the following documents:

Form HUD-52665, Family Portability Information, with Part I filled out [PIH Notice 2016- 09]

A copy of the family’s voucher [PIH Notice 2016-09]

A copy of the family’s most recent HUD Form 50058 (Family Report) or, if necessary in the case of an
applicant family, family and income information in a format similar to that of form HUD-50058 [24 CFR
§982.355(c)(7), PIH Notice 2016-09]

Copies of the income verifications backing up the form HUD-50058, including a copy of the family’s
current EIV data [24 CFR §982.355(c)(7), PIH Notice 2016-09]
PHA Policy
In addition to these documents, the PHA will provide the following information, if available, to the
receiving PHA:

Social security numbers (SSNs)

Documentation of SSNs for all nonexempt household members whose SSNs have not been
verified through the EIV system

Documentation of legal identity

Documentation of citizenship or eligible immigration status

Documentation of participation in the earned income disallowance (EID) benefit

Documentation of participation in a family self-sufficiency (FSS) program
The PHA will notify the family in writing regarding any information provided to the receiving PHA [HCV GB, p.
13-3].

Initial Billing Deadline [PIH Notice 2016-09]
The deadline for submission of initial billing is 90 days following the expiration date of the voucher issued to the
family by the initial PHA. In cases where suspension of the voucher delays the initial billing submission, the
receiving PHA must notify the initial PHA of delayed billing before the billing deadline and document the delay
is due to the suspension. In this case, the initial PHA must extend the billing deadline by 30 days.
If the initial PHA does not receive a billing notice by the deadline and does not intend to honor a late billing
submission, it must notify the receiving PHA in writing. The initial PHA may report to HUD the receiving PHA’s
failure to comply with the deadline.
If the initial PHA will honor the late billing, no action is required.
PHA Policy
The initial PHA’s decision as to whether to accept late billing will be based on internal PHA factors,
including the initial PHA’s leasing or funding status. If the PHA has not received an initial billing notice
from the receiving PHA within the billing deadline and does not intend to honor the late billing, it will
contact the receiving PHA to inform them that it will not honor a late billing submission and will return
any subsequent billings that it receives on behalf of the family. In this case, the PHA will send the
receiving PHA a written confirmation of its decision by mail.
Among other considerations as to whether to accept late billing will be if the family includes a person
with disabilities and the late billing is a result of a reasonable accommodation granted to the family by
the receiving PHA.
Monthly Billing Payments [24 CFR §982.355(e), PIH Notice 2016-09]
If the receiving PHA is administering the family’s voucher, the receiving PHA bills the initial PHA for housing
assistance payments and administrative fees.
When reimbursing for administrative fees, the initial PHA must promptly reimburse the receiving PHA for the
lesser of 80 percent of the initial PHA ongoing administrative fee, or 100 percent of the receiving PHA’s
ongoing administrative fee for each program unit under contract on the first day of the month for which the
receiving PHA is billing the initial PHA under portability. If the administrative fees are prorated for the HCV
program, the proration will apply to the amount of the administrative fee for which the receiving PHA may bill
[24 CFR §982.355(e)(2)].
The initial PHA is responsible for making billing payments in a timely manner. The first billing amount is due
within 30 calendar days after the initial PHA receives Part II of form HUD-52665 from the receiving PHA.
Subsequent payments must be received by the receiving PHA no later than the fifth business day of each
month. The payments must be provided in a form and manner that the receiving PHA is able and willing to
accept.
The initial PHA may not terminate or delay making payments under existing portability billing arrangements as
a result of over leasing or funding shortfalls. The PHA must manage its tenant- based program in a manner
that ensures that it has the financial ability to provide assistance for families that move out of its jurisdiction
under portability and are not absorbed by receiving PHAs as well as for families that remain within its
jurisdiction.
PHA Policy
The initial PHA will utilize direct deposit to ensure that the payment is received by the deadline unless
the receiving PHA notifies the initial PHA that direct deposit is not acceptable to them. If the initial PHA
extends the term of the voucher, the receiving PHA’s voucher will expire 30 calendar days from the new
expiration date of the initial PHA’s voucher.

Annual Updates of Form HUD-50058
If the initial PHA is being billed on behalf of a portable family, it should receive an updated form HUD-50058
each year from the receiving PHA. If the initial PHA fails to receive an updated 50058 by the family’s annual
reexamination date, the initial PHA should contact the receiving PHA to verify the status of the family. The
initial PHA must continue paying the receiving PHA based on the last form HUD-50058 received, unless
instructed otherwise by HUD. The initial PHA may seek absorption of the vouchers by following steps outlined
in PIH Notice 2016-09.
Denial or Termination of Assistance [24 CFR §982.355(c)(17)]
At any time, either the initial PHA or the receiving PHA may make a determination to deny or terminate
assistance with the family in accordance with 24 CFR §982.552 and 24 CFR §982.553. (For PHA policies on
denial and termination, see Chapters 3 and 12, respectively.)
10-II.C. RECEIVING PHA ROLE
If a family has a right to lease a unit in the receiving PHA’s jurisdiction under portability, the receiving PHA
must provide assistance for the family [24 CFR §982.355(10)].
The receiving PHA’s procedures and preferences for selection among eligible applicants do not apply, and the
receiving PHA’s waiting list is not used [24 CFR §982.355(10)]. HUD may determine in certain instances that a
PHA is not required to accept incoming portable families, such as a PHA in a declared disaster area. However,
the PHA must have approval in writing from HUD before refusing any incoming portable families [24 CFR
§982.355(b)].
Administration of the voucher must be in accordance with the receiving PHA’s policies; this requirement also
applies to policies of Moving to Work agencies. The receiving PHA procedures and preferences for selection
among eligible applicants do not apply to the family, and the receiving PHA waiting list is not used [24 CFR
§982.355 (c)(10)]. The family’s unit, or voucher, size is determined in accordance with the subsidy standards of
the receiving PHA [24 CFR §982.355(c)(12)], and the receiving PHA’s policies on extensions of the voucher
term apply [24 CFR §982.355(c)(14)].
Responding to Initial PHA’s Request [24 CFR §982.355(c)]
The receiving PHA must respond via e-mail or other confirmed delivery method to the initial PHA’s inquiry to
determine whether the family’s voucher will be billed or absorbed [24 CFR §982.355(c)(3)]. If the receiving
PHA informs the initial PHA that it will be absorbing the voucher, the receiving PHA cannot reverse its decision
at a later date without consent of the initial PHA (24 CFR §982.355(c)(4).
PHA Policy
The PHA will use e-mail, when possible, to notify the initial PHA whether it will administer or absorb the
family’s voucher.
Initial Contact with Family
When a family moves into the PHA’s jurisdiction under portability, the family is responsible for promptly
contacting the PHA and complying with the PHA’s procedures for incoming portable families. The family’s
failure to comply may result in denial or termination of the receiving PHA’s voucher [24 CFR §982.355 (c)(8)].

If the voucher issued to the family by the initial PHA has expired, the receiving PHA Must contact the initial
PHA to determine if it will extend the voucher [24 CFR §982.355(c)(13)]. An informal hearing is not required
when a voucher has expired without the family leasing a unit.
If for any reason the receiving PHA refuses to process or provide assistance to a family under the portability
procedures, the family must be given the opportunity for an informal review or hearing [PIH Notice 2016-09].
(For more on this topic, see later under “Denial or Termination of Assistance.”)
Briefing
HUD allows the receiving PHA to require a briefing for an incoming portable family as long as the requirement
does not unduly delay the family’s search [PIH Notice 2016-09.
PHA Policy
The PHA will require the family to attend a briefing. The PHA will provide the family with a briefing
packet (as described in Chapter 5) and, in an individual briefing, will orally inform the family about the
PHA’s payment and subsidy standards, procedures for requesting approval of a unit, the unit inspection
process, and the leasing process.
Income Eligibility and Reexamination
The receiving PHA does not re-determine eligibility for a portable family that was already receiving assistance
in the initial PHA’s voucher program [24 CFR §982.355(c)(9)]. If the receiving PHA opts to conduct a new
reexamination for a current participant family, the receiving PHA may not delay issuing the family a voucher or
otherwise delay approval of a unit [24 CFR §982.355(c) (11)].
PHA Policy
For any family moving into its jurisdiction under portability, the PHA will obtain current verifications
associated with the completed application by the household.
Voucher Issuance
When a family moves into its jurisdiction under portability, the receiving PHA is required to issue the family a
voucher [24 CFR §982.355(c)(13)]. The family must submit a request for tenancy approval to the receiving
PHA during the term of the receiving PHA’s voucher [24 CFR §982.355(c)(15)].
Timing of Voucher Issuance
HUD expects the receiving PHA to issue the voucher within two weeks after receiving the family’s paperwork
from the initial PHA if the information is in order, the family has contacted the receiving PHA, and the family
complies with the receiving PHA’s procedures [PIH Notice 2016-09].
PHA Policy
When a family ports into its jurisdiction, the PHA will issue the family a voucher based on the paperwork
provided by the family unless the family’s paperwork from the initial PHA is incomplete, the family’s
voucher from the initial PHA has expired or the family does not comply with the PHA’s procedures. The
PHA will update the family’s information when verification has been completed.
Voucher Term
The term of the receiving PHA’s voucher may not expire before 30 calendar days from the expiration of the
initial PHA’s voucher [24 CFR §982.355(c)(13)]. If the initial PHA extends the term of the voucher, the receiving
PHA’s voucher may not expire before 30 days from the new expiration date of the initial PHA’s voucher [PIH
Notice 2016-09].

PHA Policy
The receiving PHA’s voucher will expire 30 calendar days from the expiration date of the initial PHA’s
voucher. If the initial PHA extends the term of the voucher, the receiving PHA’s voucher will expire 30
calendar days from the new expiration date of the initial PHA’s voucher.
Voucher Extensions [24 CFR §982.355(c)(14), PIH Notice 2016-09]
Once the receiving PHA issues the portable family a voucher, the receiving PHA’s policies on extensions of the
voucher term apply. The receiving PHA must inform the initial PHA of any extension granted to the term of the
voucher. It must also bear in mind the billing deadline provided by the initial PHA. Unless willing and able to
absorb the family, the receiving PHA should ensure that any voucher expiration date would leave sufficient
time to process a request for tenancy approval, execute a HAP contract, and deliver the initial billing to the
initial PHA.
PHA Policy
The PHA generally will not extend the term of the voucher that it issues to an incoming portable family
unless the PHA plans to absorb the family into its own program, in which case it will follow the policies
on voucher extension set forth in Section 5-II.E.
The PHA will consider an exception to this policy as a reasonable accommodation to a person with
disabilities (see Chapter 2).
Voucher Suspensions [24 CFR §982.303, 24 CFR §982.355(c)(15)]
If the family submits a request for tenancy approval during the term of the receiving PHA’s voucher, the PHA
must suspend the term of that voucher. The term of the voucher stops from the date that the family submits a
request for PHA approval of the tenancy until the date the PHA notifies the family in writing whether the
request has been approved or denied [24 CFR §982.4(b)] (see Section 5-II.E).
Notifying the Initial PHA
The receiving PHA must promptly notify the initial PHA if the family has leased an eligible unit under the
program or if the family fails to submit a request for tenancy approval for an eligible unit within the term of the
receiving PHA’s voucher [24 CFR §982.355(c)(16)]. The receiving PHA is required to use Part II of form HUD-
52665, Family Portability Information, for this purpose [PIH Notice 2016-09]. (For more on this topic and the
deadline for notification, see below under “Administering a Portable Family’s Voucher,”)
If an incoming portable family ultimately decides not to lease in the jurisdiction of the receiving PHA but instead
wishes to return to the initial PHA’s jurisdiction or to search in another jurisdiction, the receiving PHA must refer
the family back to the initial PHA. In such a case, the voucher of record for the family is once again the voucher
originally issued by the initial PHA. Any extension of search time provided by the receiving PHA’s voucher is
only valid for the family’s search in the receiving PHA’s jurisdiction. [PIH Notice 2016-09]
Administering a Portable Family’s Voucher
Portability Billing [24 CFR §982.355(e)]
To cover assistance for a portable family that was not absorbed, the receiving PHA bills the initial PHA for
housing assistance payments and administrative fees. The amount of the housing assistance payment for a
portable family in the receiving PHA’s program is determined in the same manner as for other families in the
receiving PHA’s program.
The receiving PHA may bill the initial PHA for the lesser of 80 percent of the initial PHA’s ongoing
administrative fee, or 100 percent of the receiving PHA’s ongoing administrative fee for each program unit
under contract on the first day of the month for which the receiving PHA is billing the initial PHA under

portability. If the administrative fees are prorated for the HCV program, the proration will apply to the amount of
the administrative fee for which the receiving PHA may bill (i.e., the receiving PHA may bill for the lesser of 80
percent of the initial PHA’s prorated ongoing administrative fee or 100 percent of the receiving PHA’s ongoing
administrative fee).
If both PHAs agree, the PHAs may negotiate a different amount of reimbursement.
PHA Policy
Unless the PHA negotiates a different amount of reimbursement with the initial PHA, the PHA will bill
the initial PHA the maximum amount of administrative fees allowed, ensuring any administrative fee
proration has been properly applied.
Initial Billing Deadline
If a portable family’s search for a unit is successful and the receiving PHA intends to administer the family’s
voucher, the receiving PHA must submit its initial billing notice (Part II of form HUD-52665) in time, so that the
notice will be received no later than 90 days following the expiration date of the family’s voucher issued by the
initial PHA [PIH Notice 2016-09]. This deadline may be extended for 30 additional days if the delay is due to
suspension of the voucher’s term (see Initial Billing Section). A copy of the family’s form HUD-50058, Family
Report, completed by the receiving PHA must be attached to the initial billing notice. The receiving PHA may
send these documents by mail, or e-mail.
PHA Policy
The PHA will send its initial billing notice by  e-mail, if necessary, to meet the billing deadline but will
also send the notice by regular mail.
If the receiving PHA fails to send the initial billing by the deadline, it is required to absorb the family into its own
program unless (a) the initial PHA is willing to accept the late submission or HUD requires the initial PHA to
honor the late submission (e.g., because the receiving PHA is over-leased) [PIH Notice 2016-09].
Ongoing Notification Responsibilities [PIH Notice 2016-09, Form HUD-52665]
Annual Reexamination. The receiving PHA must send the initial PHA a copy of a portable family’s updated
form HUD-50058 after each annual reexamination for the duration of time the receiving PHA is billing the initial
PHA on behalf of the family, regardless of whether there is a change in the billing amount.
PHA Policy
The PHA will send a copy of the updated form HUD-50058 by email and regular mail no later than 10
business days after the effective date of the reexamination.
Change in Billing Amount
The receiving PHA is required to notify the initial PHA, using form HUD-52665, of any change in the billing
amount for the family as a result of:

A change in the HAP amount (because of a reexamination, a change in the applicable payment
standard, a move to another unit, etc.)

An abatement or subsequent resumption of the HAP payments

Termination of the HAP contract

Payment of a damage/vacancy loss claim for the family

Termination of the family from the program

The timing of the notice of the change in the billing amount should correspond with the notification to the owner
and the family, in order to provide the initial PHA with advance notice of the change. Under no circumstances
should the notification be later than 10 business days following the effective date of the change in the billing
amount. If the receiving PHA fails to send Form HUD-52665 within 10 days of effective date of billing changes,
the initial PHA is not responsible for any increase prior to notification. If the change resulted in a decrease in
the monthly billing amount, the initial PHA will offset future monthly payments until the difference is reconciled.
Late Payments [PIH Notice 2016-09]
If the initial PHA fails to make a monthly payment for a portable family by the fifth business day of the month,
the receiving PHA must promptly notify the initial PHA in writing of the deficiency. The notice must identify the
family, the amount of the billing payment, the date the billing payment was due, and the date the billing
payment was received (if it arrived late). The receiving PHA must send a copy of the notification to the Office of
Public Housing (OPH) in the HUD area office with jurisdiction over the receiving PHA. If the initial PHA fails to
correct the problem by the second month following the notification, the receiving PHA may request by
memorandum to the director of the OPH with jurisdiction over the receiving PHA that HUD transfer the unit in
question. A copy of the initial notification and any subsequent correspondence between the PHAs on the
matter must be attached. The receiving PHA must send a copy of the memorandum to the initial PHA.
If the OPH decides to grant the transfer, the billing arrangement on behalf of the family ceases with the
transfer, but the initial PHA is still responsible for any outstanding payments due to the receiving PHA.
Overpayments [PIH Notice 2016-09]
In all cases where the receiving PHA has received billing payments for billing arrangements no longer in effect,
the receiving PHA is responsible for returning the full amount of the overpayment (including the portion
provided for administrative fees) to the initial PHA.
In the event that HUD determines billing payments have continued for at least three months because the
receiving PHA failed to notify the initial PHA that the billing arrangement was terminated, the receiving PHA
must take the following steps:

Return the full amount of the overpayment, including the portion provided for administrative fees, to the
initial PHA.

Once full payment has been returned, notify the Office of Public Housing in the HUD area office with
jurisdiction over the receiving PHA of the date and the amount of reimbursement to the initial PHA.
At HUD’s discretion, the receiving PHA will be subject to the sanctions spelled out in PIH Notice 2016-09.
Denial or Termination of Assistance
At any time, the receiving PHA may make a determination to deny or terminate assistance to a portable family
for family action or inaction [24 CFR §982.355(c)(17)].

In the case of a termination, the PHA should provide adequate notice of the effective date to the initial PHA to
avoid having to return a payment. In no event should the receiving PHA fail to notify the initial PHA later than
10 business days following the effective date of the termination of the billing arrangement. [form HUD-52665;
PIH Notice 2016-09]
PHA Policy
If the PHA elects to deny or terminate assistance for a portable family, the PHA will notify the initial
PHA within 10 business days after the informal review or hearing if the denial or termination is upheld.
The PHA will base its denial or termination decision on the policies set forth in Chapter 3 or Chapter 12,
respectively. The informal review or hearing will be held in accordance with the policies in Chapter 16.
The receiving PHA will furnish the initial PHA with a copy of the review or hearing decision.
Absorbing a Portable Family
The receiving PHA may absorb an incoming portable family into its own program when the PHA executes a
HAP contract on behalf of the family or at any time thereafter providing that the PHA has funding available
under its annual contributions contract (ACC) [24 CFR §982.355(d)(1), PIH Notice 2016-09].
If the receiving PHA absorbs a family from the point of admission, the admission will be counted against the
income targeting obligation of the receiving PHA [24 CFR §982.201(b)(2)(vii)].
If the receiving PHA absorbs a family after providing assistance under a billing arrangement with the initial PHA
the receiving PHA must send an updated form HUD-52665 to the initial PHA no later than 10 business days
following the effective date of the termination of the billing arrangement. [PIH Notice 2016-09]
PHA Policy
If the PHA decides to absorb a portable family upon the execution of a HAP contract on behalf of the
family, the PHA will notify the initial PHA by the initial billing deadline specified on form HUD-52665.
The effective date of the HAP contract will be the effective date of the absorption.
If the PHA decides to absorb a family after that, it will provide the initial PHA with 30 days’ advance
notice, but no later than 10 business days following the effective date of the termination of the billing
arrangement.
Following the absorption of an incoming portable family, the family is assisted with funds available under the
consolidated ACC for the receiving PHA’s voucher program [24 CFR §982.355(d)], and the receiving PHA
becomes the initial PHA in any subsequent moves by the family under portability [24 CFR §982.355(e)(4)]

Chapter 11.A.
REEXAMINATIONS
INTRODUCTION
This chapter is applicable until the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date. After this date, the PHA will follow
policies as outlined in Chapter 11.B. of the model policy.
The PHA is required to reexamine each family’s income and composition at least annually, and to adjust the
family’s level of assistance accordingly. Interim reexaminations are also needed in certain situations. This
chapter discusses both annual and interim reexaminations, and the recalculation of family share and subsidy
that occurs as a result. HUD regulations and PHA policies concerning reexaminations are presented in three
parts:
Part I: Annual Reexaminations. This part discusses the process for conducting annual reexaminations.
Part II: Interim Reexaminations. This part details the requirements for families to report changes in
family income and composition between annual reexaminations.
Part III: Recalculating Family Share and Subsidy Amount. This part discusses the recalculation of
family share and subsidy amounts based on the results of annual and interim reexaminations.
Policies governing reasonable accommodation, family privacy, required family cooperation, and program
abuse, as described elsewhere in this plan, apply to both annual and interim reexaminations.
PART I: ANNUAL REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516]
11-I.A. OVERVIEW
The PHA must conduct a reexamination of family income and composition at least annually. This includes
gathering and verifying current information about family composition, income, and expenses. Based on this
updated information, the family’s income and rent must be recalculated. This part discusses the schedule for
annual reexaminations, the information to be collected and verified, and annual reexamination effective dates.

PHAs also have the option of using a Safe Harbor income verification from another federal means-tested
program to verify gross annual income. Chapter 7 contains the PHA’s policies related to use of Safe Harbor
income verifications.

11-I.B. STREAMLINED ANNUAL REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516(B); 
NEW HCV GB, REEXAMINATIONS]
HUD permits PHAs to streamline the income determination process for family members with fixed sources of
income. While third-party verification of all income sources must be obtained during the intake process and
every three years thereafter, in the intervening years the PHA may determine income from fixed sources by
applying a verified cost of living adjustment (COLA) or rate of interest. The PHA may, however, obtain third-
party verification of all income, regardless of the source. Further, upon request of the family, the PHA must
perform third-party verification of all income sources.
Fixed sources of income include Social Security and SSI benefits, pensions, annuities, disability or death
benefits, and other sources of income subject to a COLA or rate of interest. The determination of fixed income
may be streamlined even if the family also receives income from other non-fixed sources.
Two streamlining options are available, depending upon the percentage of the family’s income that is received
from fixed sources. If at least 90 percent of the family’s income is from fixed sources, the PHA may streamline
the verification of fixed income but is not required to verify non-fixed income amounts. If the family receives
less than 90 percent of its income from fixed sources, the PHA may streamline the verification of fixed income
and must verify non-fixed income annually.
PHA Policy
The PHA will streamline the annual reexamination process by applying the verified COLA or interest
rate to fixed-income sources. The PHA will document in the file how the determination that a source of
income was fixed was made.
If a family member with a fixed source of income is added, the PHA will use third-party verification of all
income amounts for that family member.
If verification of the COLA or rate of interest is not available, the PHA will obtain third-party verification
of income amounts.
Third-party verification of fixed sources of income will be obtained during the intake process and at
least once every three years thereafter.
Third-party verification of non-fixed income will be obtained annually regardless of the percentage of
family income received from fixed sources.

11-I.C. SCHEDULING ANNUAL REEXAMINATIONS
The PHA must establish a policy to ensure that the annual reexamination for each family is completed within a
12-month period and may require reexaminations more frequently [HCV GB p. 12-1].
PHA Policy
The PHA will begin the annual reexamination process 120 days in advance of its scheduled effective
date. Generally, the PHA will schedule annual reexamination effective dates to coincide with the
family’s lease anniversary date.
Anniversary date is defined as 12 months from the effective date of the family’s last annual
reexamination or, during a family’s first year in the program, from the effective date of the family’s initial
examination (admission).
If the family moves to a new unit, the PHA will perform a new annual reexamination.
The PHA also may schedule an annual reexamination for completion prior to the anniversary date for
administrative purposes.
Notification of and Participation in the Annual Reexamination Process
The PHA is required to obtain the information needed to conduct annual reexaminations. How that information
will be collected is left to the discretion of the PHA. However, PHAs should give tenants who were not provided
the opportunity the option to complete Form HUD-92006 at this time [Notice PIH 2009-36].
PHA Policy
Families generally may be required to participate in an annual reexamination interview, which must be
attended by the head of household, spouse, or cohead. If participation in an in-person interview poses
a hardship because of a family member’s disability, the family should contact the PHA to request a
reasonable accommodation (see Chapter 2).
Notification of annual reexamination interviews will be sent by first-class mail and will contain the date,
time, and location of the interview. In addition, it will inform the family of the information and
documentation that must be brought to the interview.
If the family is unable to attend a scheduled interview, the family should contact the PHA in advance of
the interview to schedule a new appointment. If a family does not attend the scheduled interview, the
PHA will send a second notification with a new interview date and appointment time.
If a family fails to attend two scheduled interviews without PHA approval, or if the notice is returned by
the post office with no forwarding address, a notice of termination (see Chapter 12) will be sent to the
family’s address of record, and to any alternate address provided in the family’s file. An advocate,
interpreter, or other assistant may assist the family in the interview process. The family and the PHA
must execute a certification attesting to the role and the assistance provided by any such third party.

11-I.D. CONDUCTING ANNUAL REEXAMINATIONS
As part of the annual reexamination process, families are required to provide updated information to the PHA
regarding the family’s income, expenses, and composition [24 CFR 982.551(b)].
PHA Policy
Families will be asked to bring all required information (as described in the reexamination notice) to the
reexamination appointment.  The required information will include a PHA-designated reexamination
form, an Authorization for the Release of Information/Privacy Act Notice, as well as supporting
documents or forms related to the family’s income, expenses, and family composition. The PHA utilizes
an online application portal. If a family is unable to complete the online portal due to disability  or other
reasonable circumstances, the family may complete a paper reexamination packet.
Any required documents or information that the family is unable to provide at the time of the interview
must be provided within 10 business days of the interview. If the family is unable to obtain the
information or materials within the required time frame, the family may request an extension.
If the family does not provide the required documents or information within the required time period
(plus any extensions), the family will be sent a notice of termination (See Chapter 12).
Additionally, HUD recommends that at annual reexaminations PHAs ask whether the tenant, or any member of
the tenant’s household, is subject to a lifetime sex offender registration requirement in any state [Notice
PIH 2012-28].
PHA Policy
At the annual reexamination, the PHA will ask whether the tenant, or any member of the tenant’s
household, is subject to a lifetime sex offender registration requirement in any state. The PHA will use
the Dru Sjodin National Sex Offender database to verify the information provided by the tenant.
If the PHA proposes to terminate assistance based on lifetime sex offender registration information, the PHA
must notify the household of the proposed action and must provide the subject of the record and the tenant a
copy of the record and an opportunity to dispute the accuracy and relevance of the information prior to
termination. [24 CFR 5.903(f) and 5.905(d)]. (See Chapter 12.)
The information provided by the family generally must be verified in accordance with the policies in Chapter 7.
Unless the family reports a change, or the PHA has reason to believe a change has occurred in information
previously reported by the family, certain types of information that are verified at admission typically do not
need to be re-verified on an annual basis. These include:

Legal identity

Age

Social security numbers

A person’s disability status

Citizenship or immigration status
If adding a new family member to the unit causes overcrowding according to the housing quality standards
(HQS) (see Chapter 8), the PHA must issue the family a new voucher, and the family and PHA must try to find
an acceptable unit as soon as possible. If an acceptable unit is available for rental by the family, the PHA must
terminate the HAP contract in accordance with its terms [24 CFR 982.403].
11-I.E. DETERMINING ONGOING ELIGIBILITY OF CERTAIN STUDENTS [24 CFR 982.552(B)(5)]

Section 327 of Public Law 109-115 established new restrictions on the ongoing eligibility of certain students
(both part- and full-time) who are enrolled in institutions of higher education.
If a student enrolled in an institution of higher education is under the age of 24, is not a veteran, is not married,
does not have a dependent child, and is not a person with disabilities receiving HCV assistance as of
November 30, 2005, the student’s eligibility must be reexamined along with the income eligibility of the
student’s parents on an annual basis. In these cases, both the student and the student’s parents must be
income eligible for the student to continue to receive HCV assistance. If, however, a student in these
circumstances is determined independent from their parents or is considered a vulnerable youth in accordance
with PHA policy, the income of the student’s parents will not be considered in determining the student’s
ongoing eligibility.
Students who reside with parents in an HCV assisted unit are not subject to this provision. It is limited to
students who are receiving assistance on their own, separately from their parents.
PHA Policy
During the annual reexamination process, the PHA will determine the ongoing eligibility of each student
who is subject to the eligibility restrictions in 24 CFR 5.612 by reviewing the student’s individual income
as well as the income of the student’s parents. If the student has been determined “independent” from
their parents or is considered a vulnerable youth based on the policies in Sections 3-II.E and 7-II.E, the
parents’ income will not be reviewed.
If the student is no longer income eligible based on their own income or the income of their parents, the
student’s assistance will be terminated in accordance with the policies in Section 12-I.D.
If the student continues to be income eligible based on their own income and the income of their
parents (if applicable), the PHA will process a reexamination in accordance with the policies in this
chapter.

11-I.F. EFFECTIVE DATES
The PHA must establish policies concerning the effective date of changes that result from an annual
reexamination [24 CFR 982.516].
PHA Policy
In general, an increase in the family share of the rent that results from an annual reexamination will
take effect on the family’s anniversary date, and the family will be notified at least 30 days in advance.
If less than 30 days remain before the scheduled effective date, the increase will take effect on
the first of the month following the end of the 30-day notice period.
If a family moves to a new unit, the increase will take effect on the effective date of the new
lease and HAP contract, and no 30-day notice is required.
If the PHA chooses to schedule an annual reexamination for completion prior to the family’s
anniversary date for administrative purposes, the effective date will be determined by the PHA,
but will always allow for the 30-day notice period.
If the family causes a delay in processing the annual reexamination, increases in the family
share of the rent will be applied retroactively, to the scheduled effective date of the annual
reexamination. The family will be responsible for any overpaid subsidy and may be offered a
repayment agreement in accordance with the policies in Chapter 16.
In general, a decrease in the family share of the rent that results from an annual reexamination will take
effect on the family’s anniversary date.
If a family moves to a new unit, the decrease will take effect on the effective date of the new
lease and HAP contract.
If the PHA chooses to schedule an annual reexamination for completion prior to the family’s
anniversary date for administrative purposes, the effective date will be determined by the PHA.
If the family causes a delay in processing the annual reexamination, decreases in the family
share of the rent will be applied prospectively, from the first day of the month following
completion of the reexamination processing.
Delays in reexamination processing are considered to be caused by the family if the family fails to
provide information requested by the PHA by the date specified, and this delay prevents the PHA from
completing the reexamination as scheduled.

PART II: INTERIM REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516]
11-II.A. OVERVIEW
Family circumstances may change between annual reexaminations. HUD and PHA policies dictate what kinds
of information about changes in family circumstances must be reported, and under what circumstances the
PHA must process interim reexaminations to reflect those changes. HUD regulations also permit the PHA to
conduct interim reexaminations of income or family composition at any time. When an interim reexamination is
conducted, only those factors that have changed are verified and adjusted [HCV GB, p. 12-10].
In addition to specifying what information the family must report, HUD regulations permit the family to request
an interim determination if other aspects of the family’s income or composition changes. The PHA must
complete the interim reexamination within a reasonable time after the family’s request.
This part includes HUD and PHA policies describing what changes families are required to report, what
changes families may choose to report, and how the PHA will process both PHA- and family-initiated interim
reexaminations.
11-II.B. CHANGES IN FAMILY AND HOUSEHOLD COMPOSITION
The family is required to report all changes in family composition. The PHA must adopt policies prescribing
when and under what conditions the family must report changes in income and family composition. However,
due to family obligations under the program, the PHA has limited discretion in this area.
PHA Policy
The PHA will conduct interim reexaminations to account for any changes in household composition that
occur between annual reexaminations.
New Family Members Not Requiring PHA Approval
The addition of a family member as a result of birth, adoption, or court-awarded custody does not require PHA
approval. However, the family is required to promptly notify the PHA of the addition [24 CFR 982.551(h)(2)].
PHA Policy
The family must inform the PHA of the birth, adoption, or court-awarded custody of a child within 10
business days.

New Family and Household Members Requiring Approval
With the exception of children who join the family as a result of birth, adoption, or court-awarded custody, a
family must request PHA approval to add a new family member [24 CFR 982.551(h)(2)] or other household
member (live-in aide or foster child) [24 CFR 982.551(h)(4)].
Although the PHA must verify aspects of program eligibility when any new family member is added, the
Streamlining Final Rule removed the requirement that PHAs conduct a reexamination of income whenever a
new family member is added. The PHA may state in policy that an income reexamination will be conducted.
If a change in family size causes a violation of Housing Quality Standards (HQS) space standards (see
Chapter 8), the PHA must issue the family a new voucher, and the family and PHA must try to find an
acceptable unit as soon as possible. If an acceptable unit is available for rental by the family, the PHA must
terminate the family’s HAP contract in accordance with its terms [24 CFR 982.403].
PHA Policy
Families must request PHA approval to add a new family member, live-in aide, foster child, or foster
adult. This includes any person not on the lease who is expected to stay in the unit for more than 30
consecutive days or 90 cumulative days within a 12-month period and therefore no longer qualifies as a
“guest.” Requests must be made in writing and approved by the PHA prior to the individual moving into
the unit. The PHA will approve the addition only if the family can demonstrate that there are medical
needs or other extenuating circumstances, including reasonable accommodation, that should be
considered by the PHA. Exceptions will be made on a case-by-case basis.
The PHA will not approve the addition of a new family or household member unless the individual
meets the PHA’s eligibility criteria (see Chapter 3) and documentation requirements (see Chapter 7,
Part II).
The PHA will not approve the addition of a foster child or foster adult if it will cause a violation of HQS
space standards.
If the PHA determines an individual meets the PHA’s eligibility criteria and documentation
requirements, the PHA will provide written approval to the family. If the approval of a new family
member or live-in aide will cause overcrowding according to HQS standards, the approval letter will
explain that the family will be issued a voucher and will be required to move. A voucher will only be
issued if the family is able to vacate their current unit. This includes moving at the end of the lease term
or mutual agreement between the family and landlord to terminate the lease before expiration.
If the PHA determines that an individual does not meet the PHA’s eligibility criteria or documentation
requirements, the PHA will notify the family in writing of its decision to deny approval of the new family
or household member and the reasons for the denial.
The PHA will make its determination within 10 business days of receiving all information required to
verify the individual’s eligibility.
Departure of a Family or Household Member
Families must promptly notify the PHA if any family member no longer lives in the unit [24 CFR 982.551(h)(3)].
Because household members are considered when determining the family unit (voucher) size [24 CFR
982.402], the PHA also needs to know when any live-in aide, foster child, or foster adult ceases to reside in the
unit.
PHA Policy
If a household member ceases to reside in the unit, the family must inform the PHA within 10 business
days. This requirement also applies to a family member who has been considered temporarily absent at

the point that the family concludes the individual is permanently absent. Verification of the new address
of the family member(s) moving from the unit will be required.
Changes in Family Unit Size (Voucher Size) [24 CFR 982.505(c)(6)]
Changes effective 12/2/24 and earlier: Irrespective of any increase or decrease in the payment standard, if
the family unit size increases or decreases during the HAP contract term, the new family unit size must be
used to determine the payment standard for the family beginning at the family’s first regular reexamination
following the change in family unit size.
Changes effective 12/3/24 and later: Irrespective of any increase or decrease in the payment standard, if the
family unit size increases or decreases during the HAP contract term, the new family unit size may be used to
determine the payment standard immediately or at the family’s first regular reexamination following the change
in family unit size.
PHA Policy
If the family unit size (voucher size) changes during the term of a HAP contract, the new family unit size
will be used to determine the payment standard at the family’s first regular reexamination following the
change in family unit size.

11-II.C. CHANGES AFFECTING INCOME OR EXPENSES
Interim reexaminations can be scheduled either because the PHA has reason to believe that changes in
income or expenses may have occurred, or because the family reports a change. When a family reports a
change, the PHA may take different actions depending on whether the family reported the change voluntarily,
or because it was required to do so.
PHA-Initiated Interim Reexaminations
PHA-initiated interim reexaminations are those that are scheduled based on circumstances or criteria defined
by the PHA. They are not scheduled because of changes reported by the family.
PHA Policy
The PHA will conduct interim reexaminations in each of the following instances:
For families receiving the Earned Income Disallowance (EID), the PHA will conduct an interim
reexamination at the conclusion of the 24-month eligibility period.
If at the time of the annual reexamination, it is not feasible to anticipate a level of income for the
next 12 months (e.g. seasonal or cyclic income), the PHA will schedule an interim
reexamination to coincide with the end of the period for which it is feasible to project income.
If at the time of the annual reexamination, tenant declarations were used on a provisional basis
due to the lack of third-party verification, and third-party verification becomes available, the PHA
will conduct an interim reexamination.
The PHA may conduct an interim reexamination at any time in order to correct an error in a
previous reexamination, or to investigate a tenant fraud complaint.
Family-Initiated Interim Reexaminations
The PHA must adopt policies prescribing when and under what conditions the family must report changes in
family income or expenses [24 CFR 982.516(c)]. In addition, HUD regulations require that the family be
permitted to obtain an interim reexamination any time the family has experienced a change in circumstances
since the last determination [24 CFR 982.516(b)(2)].
Required Reporting
HUD regulations give the PHA the freedom to determine the circumstances under which families will be
required to report changes affecting income.
PHA Policy
Families are required to report all increases in income within 10 business days of the date the change
takes effect.
Optional Reporting
The family may request an interim reexamination any time the family has experienced a change in
circumstances since the last determination [24 CFR 982.516(b)(2)]. The PHA must process the request if the
family reports a change that will result in a reduced family income [HCV GB, p. 12-9].
If a family reports a decrease in income from the loss of welfare benefits due to fraud or non-compliance with a
welfare agency requirement to participate in an economic self-sufficiency program, the family’s share of the
rent will not be reduced [24 CFR 5.615]. For more information regarding the requirement to impute welfare
income see Chapter 6.

PHA Policy
Families are required to report all changes in income or expenses within 10 business days of the date
the change takes effect.
If the PHA determines no change is to be made, the PHA will send a letter to the family notifying them
that no interim will be conducted.

11-II.D. PROCESSING THE INTERIM REEXAMINATION
Method of Reporting
PHA Policy
The family must notify the PHA of changes in writing on the PHA Change Report Form. If the family
provides oral notice, the PHA will require the family to submit the changes in writing. Until the family
reports the changes on the PHA Change Report Form, the change is not considered reported.
Generally, the family will not be required to attend an interview for an interim reexamination. However, if
the PHA determines that an interview is warranted, the family may be required to attend.
Based on the type of change reported, the PHA will determine the documentation the family will be
required to submit. The family must submit any required information or documents within 10 business
days of receiving a request from the PHA. This time frame may be extended for good cause with PHA
approval. The PHA will accept required documentation by mail, by email, or in person.

Effective Dates
The PHA must establish the time frames in which any changes that result from an interim reexamination will
take effect [24 CFR 982.516(d)]. The changes may be applied either retroactively or prospectively, depending
on whether there is to be an increase or a decrease in the family share of the rent, and whether the family
reported any required information within the required time frames [HCV GB, p. 12-10].
PHA Policy
 If the family share of the rent is to increase:
• The increase generally will be effective on the first of the month following 30 days’ notice to the family.
• If a family fails to report a change within the required time frames or fails to provide all required
information within the required time frames, the increase will be applied retroactively to the date it would
have been effective had the information been provided on a timely basis.
The family will be responsible for any overpaid subsidy and may be offered a repayment agreement in
accordance with the policies in Chapter 16.
If the family share of the rent is to decrease:
• The decrease will be effective on the first day of the month following the month in which the change
was reported, and all required documentation was submitted.
• In cases where the change cannot be verified until after the date the change would have become
effective, the change will be made retroactively on a case-by-case basis.

PART III: RECALCULATING FAMILY SHARE AND SUBSIDY AMOUNT
11-III.A. OVERVIEW
After gathering and verifying required information for an annual or interim reexamination, the PHA must
recalculate the family share of the rent and the subsidy amount and notify the family and owner of the changes
[24 CFR 982.516(d)(2), HCV 12-6 and 12-10]. While the basic policies that govern these calculations are
provided in Chapter 6, this part lays out policies that affect these calculations during a reexamination.
11-III.B. CHANGES IN PAYMENT STANDARDS AND UTILITY ALLOWANCES
In order to calculate the family share of the rent and HAP amount correctly, changes in payment standards,
subsidy standards, or utility allowances may need to be updated and included in the PHA’s calculations.
Specific policies governing how subsidy standards, payment standards, and utility allowances are applied are
discussed below.
Payment Standards [24 CFR 982.505 and FR Notice 5/7/24]
The family share of the rent and HAP calculations must use the correct payment standard for the family, taking
into consideration the family unit size, the size of unit, and the area in which the unit is located [HCV GB, p. 12-
5]. See Chapter 6 for information on how to select the appropriate payment standard when the PHA changes
its payment standard or when there is a change in family composition.
Subsidy Standards [24 CFR 982.505(c)(4)]
If there is a change in the family unit size that would apply to a family during the HAP contract term, either due
to a change in family composition, or a change in the PHA’s subsidy standards (see Chapter 5), the new family
unit size must be used to determine the payment standard amount for the family immediately or at the family’s
first annual reexamination following the change in family unit size.
Utility Allowances [24 CFR 982.517(d)]
The family share of the rent and HAP calculations must reflect any changes in the family’s utility arrangement
with the owner, or in the PHA’s utility allowance schedule [HCV GB, p. 12-5]. Chapter 16 discusses how utility
allowance schedules are established.
When there are changes in the utility arrangement with the owner, the PHA must use the utility allowances in
effect at the time the new lease and HAP contract are executed.
At reexamination, the PHA must use the PHA current utility allowance schedule [HCV GB, p. 18-8].
PHA Policy
Revised utility allowances will be applied to a family’s rent and subsidy calculations at the first annual
reexamination after the allowance is adopted.
11-III.C. NOTIFICATION OF NEW FAMILY SHARE AND HAP AMOUNT
The PHA must notify the owner and family of any changes in the amount of the HAP payment [HUD-52641,
HAP Contract]. The notice must include the following information [HCV GB, p. 12-6]:

The amount and effective date of the new HAP payment

The amount and effective date of the new family share of the rent


The amount and effective date of the new tenant rent to owner
The family must be given an opportunity for an informal hearing regarding the PHA’s determination of their
annual or adjusted income, and the use of such income to compute the housing assistance payment [24 CFR
982.555(a)(1)(i)] (see Chapter 16).
PHA Policy
The PHA will comply with HUD required notification of changes in the amount of the HAP payments
and tenant portion.
11-III.D. DISCREPANCIES
During an annual or interim reexamination, the PHA may discover that information previously reported by the
family was in error, or that the family intentionally misrepresented information. In addition, the PHA may
discover errors made by the PHA. When errors resulting in the overpayment or underpayment of subsidy are
discovered, corrections will be made in accordance with the policies in Chapter 14.

Chapter 11.B.
REEXAMINATIONS UNDER HOTMA 102/104
INTRODUCTION
This chapter is applicable upon the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date. Prior to this date, the PHA will
follow policies as outlined in Chapter 11.A. of the model policy.
The PHA is required to reexamine each family’s income and composition at least annually, and to adjust the
family’s level of assistance accordingly. Interim reexaminations are also needed in certain situations. This
chapter discusses both annual and interim reexaminations, and the recalculation of family share and subsidy
that occurs as a result. HUD regulations and PHA policies concerning reexaminations are presented in three
parts:
Part I: Annual Reexaminations. This part discusses the process for conducting annual reexaminations.
Part II: Interim Reexaminations. This part details the requirements for families to report changes in
family income and composition between annual reexaminations.
Part III: Recalculating Family Share and Subsidy Amount. This part discusses the recalculation of
family share and subsidy amounts based on the results of annual and interim reexaminations.
Part IV: Non-Interim Reexamination Transaction. This part describes transactions that do not entail
changes to the family’s adjusted income.
Policies governing reasonable accommodation, family privacy, required family cooperation, and program
abuse, as described elsewhere in this plan, apply to both annual and interim reexaminations.
PART I: ANNUAL REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516]
11-I.A. OVERVIEW
The PHA must conduct a reexamination of family income and composition at least annually. This includes
gathering and verifying current information about family composition, income, and expenses. Based on this

updated information, the family’s income and rent must be recalculated. This part discusses the schedule for
annual reexaminations, the information to be collected and verified, and annual reexamination effective dates.
Unlike when performing an interim reexamination or at intake, at annual reexamination, the PHA must
determine the income of the family for the previous 12-month period, except where the PHA uses a
streamlined income determination. Income from assets, however, is always anticipated, irrespective of the
income examination type [Notice PIH 2023-27]. PHAs also have the option of using a Safe Harbor income
verification from another federal means-tested program to verify gross annual income. Chapter 7 contains the
PHA’s policies related to streamlined income determinations and the use of Safe Harbor income verifications.

11-I.B. SCHEDULING ANNUAL REEXAMINATIONS
The PHA must establish a policy to ensure that the annual reexamination for each family is completed within a
12-month period and may require reexaminations more frequently [HCV GB p. 12-1].
PHA Policy
The PHA will begin the annual reexamination process 120 days in advance of its scheduled effective
date. Generally, the PHA will schedule annual reexamination effective dates to coincide with the
family’s anniversary date.
Anniversary date is defined as 12 months from the effective date of the family’s last annual
reexamination or, during a family’s first year in the program, from the effective date of the family’s initial
examination (admission).
If the family moves to a new unit, the PHA will perform a new annual reexamination.
The PHA also may schedule an annual reexamination for completion prior to the anniversary date for
administrative purposes.
Notification of and Participation in the Annual Reexamination Process
The PHA is required to obtain the information needed to conduct annual reexaminations. How that information
will be collected is left to the discretion of the PHA. However, PHAs should give tenants who were not provided
the opportunity the option to complete Form HUD-92006 at this time [Notice PIH 2009-36].
PHA Policy
The PHA can generally require the participant to attend an annual reexamination interview, which must
be attended by the head of household, spouse, or cohead. If participation in an in-person interview
poses a hardship because of a family member’s disability, the family should contact the PHA to request
a reasonable accommodation (see Chapter 2).
Notification of annual reexamination interviews will be sent by first-class mail and will contain the date,
time, and location of the interview. In addition, it will inform the family of the information and
documentation that must be brought to the interview.
If the family is unable to attend a scheduled interview, the family should contact the PHA in advance of
the interview to schedule a new appointment. If a family does not attend the scheduled interview, the
PHA will send a second notification with a new interview date and appointment time.
If a family fails to attend two scheduled interviews without PHA approval, or if the notice is returned by
the post office with no forwarding address, a notice of termination (see Chapter 12) will be sent to the
family’s address of record, and to any alternate address provided in the family’s file.
An advocate, interpreter, or other assistant may assist the family in the interview process.

11-I.C. CONDUCTING ANNUAL REEXAMINATIONS
As part of the annual reexamination process, families are required to provide updated information to the PHA
regarding the family’s income, expenses, and composition [24 CFR 982.551(b)].
PHA Policy
Families will be asked to bring all required information (as described in the reexamination notice) to the
reexamination appointment. The required information will include a PHA-designated reexamination
form as well as supporting documents or forms related to the family’s income, expenses, and family
composition. The PHA utilizes an online application portal. If a family is unable to complete the online
portal due to disability  or other reasonable circumstances, the family may complete a paper
reexamination packet.
Any required documents or information that the family is unable to provide at the time of the interview
must be provided within 10 business days of the interview. If the family is unable to obtain the
information or materials within the required time frame, the family may request an extension. If the
family does not provide the required documents or information within the required time period (plus any
extensions), the family will be sent a notice of termination (See Chapter 12).
Additionally, HUD recommends that at annual reexaminations PHAs ask whether the tenant, or any member of
the tenant’s household, is subject to a lifetime sex offender registration requirement in any state [Notice
PIH 2012-28].
PHA Policy
At the annual reexamination, the PHA will ask whether the tenant, or any member of the tenant’s
household, is subject to a lifetime sex offender registration requirement in any state. The PHA will use
the Dru Sjodin National Sex Offender database to verify the information provided by the tenant.
If the PHA proposes to terminate assistance based on lifetime sex offender registration information, the PHA
must notify the household of the proposed action and must provide the subject of the record and the tenant a
copy of the record and an opportunity to dispute the accuracy and relevance of the information prior to
termination. [24 CFR 5.903(f) and 5.905(d)]. (See Chapter 12.)
The information provided by the family generally must be verified in accordance with the policies in Chapter 7.
Unless the family reports a change, or the PHA has reason to believe a change has occurred in information
previously reported by the family, certain types of information that are verified at admission typically do not
need to be re-verified on an annual basis. These include:

Legal identity

Age

Social security numbers

A person’s disability status

Citizenship or immigration status
If adding a new family member to the unit causes overcrowding according to space standards (see Chapter 8),
the PHA must issue the family a new voucher, and the family and PHA must try to find an acceptable unit as
soon as possible. If an acceptable unit is available for rental by the family, the PHA must terminate the HAP
contract in accordance with its terms [24 CFR 982.403].

11-I.D. DETERMINING ONGOING ELIGIBILITY OF CERTAIN STUDENTS [24 CFR 982.552(B)(5)]
Section 327 of Public Law 109-115 established restrictions on the ongoing eligibility of certain students (both
part- and full-time) who are enrolled in institutions of higher education.
If a student enrolled in an institution of higher education is under the age of 24, is not a veteran, is not married,
does not have a dependent child, and is not a person with disabilities receiving HCV assistance as of
November 30, 2005, the student’s eligibility must be reexamined along with the income eligibility of the
student’s parents on an annual basis. In these cases, both the student and the student’s parents must be
income eligible for the student to continue to receive HCV assistance. If, however, a student in these
circumstances is determined independent from their parents or is considered a vulnerable youth in accordance
with PHA policy, the income of the student’s parents will not be considered in determining the student’s
ongoing eligibility.
Students who reside with parents in an HCV assisted unit are not subject to this provision. It is limited to
students who are receiving assistance on their own, separately from their parents.
PHA Policy
During the annual reexamination process, the PHA will determine the ongoing eligibility of each student
who is subject to the eligibility restrictions in 24 CFR 5.612 by reviewing the student’s individual income
as well as the income of the student’s parents. If the student has been determined “independent” from
their parents or is considered a vulnerable youth based on the policies in Sections 3-II.E and 7-II.E, the
parents’ income will not be reviewed.
If the student is no longer income eligible based on their own income or the income of their parents, the
student’s assistance will be terminated in accordance with the policies in Section 12-I.D.
If the student continues to be income eligible based on their own income and the income of their
parents (if applicable), the PHA will process a reexamination in accordance with the policies in this
chapter.

11-I.E. CALCULATING ANNUAL INCOME AT ANNUAL REEXAMINATION [24 CFR 5.609(C)(2) AND
NOTICE PIH 2023-27]
The PHA must determine the income of the family for the previous 12-month period and use this amount as the
family income for annual reexaminations, except where the PHA uses a streamlined income determination as
indicated in Chapter 7 of this policy. The PHA may also use Safe Harbor income determinations dated within
the last 12 months from a means-tested federal public assistance program at annual reexamination as outlined
in Chapter 7 of this policy.
Except when using streamlined or Safe Harbor income determinations, in determining the income of the family
for the previous 12-month period, any change of income since the family’s last annual reexamination, including
those that did not meet the threshold to process an interim reexamination in accordance with PHA policies and
24 CFR 5.657(c) or 960.257(b) must be considered.
Income from assets is always anticipated, irrespective of the income examination type.
A change in income may be a loss of income or the addition of a new source of income. Changing to a different
employer in the prior year does not necessarily constitute a change if the income earned from either employer
is substantially the same. The PHA should look at the entirety of the family’s unearned income and earned
income from the prior year in which earned income may have been one constant job or many different jobs that
start and stop.
Cost of Living Adjustments (COLA) to Social Security income and Social Security disability income are always
considered changes to income because the COLA is an adjustment that automatically occurs annually by law.
See Chapter 6 for PHA policies on when the COLA is applied and Chapter 7 on streamlined determination of
income for inflationary adjustments.
Notice PIH 2023-27 lists the following steps to calculate both earned and unearned income at annual
reexamination.

Step 1: The PHA determines annual income for the previous 12-month period by reviewing the following
information:

The EIV Income Report pulled within 120 days of the effective date of the annual reexamination;

The income reported on the most recent HUD–50058; and

The amount of prior-year income reported by the family on the PHA’s annual reexamination paperwork.

Step 2: The PHA takes into consideration any interim reexamination of family income completed since the
last annual reexamination.

If there was an interim reexamination performed within the last reexamination cycle and there are no
additional changes, the PHA must use the annual income from the interim to determine the family’s total
annual income. The PHA may use verification obtained from the interim for this step.

If the PHA did not perform an interim or there have been changes since the last reexamination, the PHA
moves to Step 3.

Step 3: If there were changes in annual income not processed by the PHA since the last reexamination,
the PHA must use current income. The family will be required to report their income for the prior year and
whether there have been permanent changes.

If there are no reported changes to an income source, the PHA may use documentation of prior-year
income to calculate the annual income. For example, the PHA may use the following documentation:

EIV + self-certification (wages, Supplemental Security Income (SSI), Social Security, and unemployment)

Current written third-party verification from the source verifying prior-year income that is dated within 120
days of receipt by the PHA, for example:

-
Year-end statements
-
Paystub with year-to-date amounts
-
Tax forms (Form 1040, W2, 1099, etc.)

If there are reported changes by the family or the PHA notes discrepancies between EIV and what the
family reports, the PHA must follow the verification hierarchy (described in Chapter 7) to document and
verify income. Exhibit 11-1 provides detailed examples of how the PHA calculates income from different
sources at annual reexamination using the above method.
PHA Policy
When income is calculated using a streamlined income determination in accordance with PHA policies
in Chapter 7, the above is not applicable. However, where the family disagrees with the PHA or other
agency’s determination of income or the PHA has other reason to use third-party verification in these
circumstances, then the above will apply.

11-I.F. EFFECTIVE DATES
The PHA must establish policies concerning the effective date of changes that result from an annual
reexamination [24 CFR 982.516].
PHA Policy
In general, an increase in the family share of the rent that results from an annual reexamination will
take effect on the family’s anniversary date, and the family will be notified at least 30 days in advance.
If less than 30 days remain before the scheduled effective date, the increase will take effect on
the first of the month following the end of the 30-day notice period.
If a family moves to a new unit, the increase will take effect on the effective date of the new
lease and HAP contract, and no 30-day notice is required.
If the PHA chooses to schedule an annual reexamination for completion prior to the family’s
anniversary date for administrative purposes, the effective date will be determined by the PHA,
but will always allow for the 30-day notice period.
If the family causes a delay in processing the annual reexamination, increases in the family
share of the rent will be applied retroactively to the scheduled effective date of the annual
reexamination. The family will be responsible for any overpaid subsidy and may be offered a
repayment agreement in accordance with the policies in Chapter 16.
In general, a decrease in the family share of the rent that results from an annual reexamination will take
effect on the family’s anniversary date.
If a family moves to a new unit, the decrease will take effect on the effective date of the new
lease and HAP contract.
If the PHA chooses to schedule an annual reexamination for completion prior to the family’s
anniversary date for administrative purposes, the effective date will be determined by the PHA.
If the family causes a delay in processing the annual reexamination, decreases in the family
share of the rent will be applied prospectively from the first day of the month following
completion of the reexamination processing.
Delays in reexamination processing are considered to be caused by the family if the family fails to
provide information requested by the PHA by the date specified, and this delay prevents the PHA from
completing the reexamination as scheduled.

PART II: INTERIM REEXAMINATIONS [24 CFR 982.516; Notice PIH 2023-27]
11-II.A. OVERVIEW
Family circumstances may change between annual reexaminations. HUD and PHA policies dictate what kinds
of information about changes in family circumstances must be reported, and under what circumstances the
PHA must process interim reexaminations to reflect those changes.
A family may request an interim determination of family income or composition because of any changes since
the last determination. The PHA must conduct any interim reexamination within a reasonable period of time
after the family request or when the PHA becomes aware of a change in the family’s adjusted income that
must be processed in accordance with HUD regulations. What qualifies as a “reasonable time” may vary based
on the amount of time it takes to verify information, but the PHA generally should conduct the interim
reexamination not longer than 30 days after the PHA becomes aware of changes in income.
Notice PIH 2023-27 changes the conditions under which interim reexaminations must be conducted, codifies
when interim reexaminations should be processed and made effective, and requires related changes for
annual reexaminations and streamlined income determinations. When the PHA determines that an interim
reexamination of income is necessary, they must ask the family to report changes in all aspects of adjusted
income.
11-II.B. CHANGES IN FAMILY AND HOUSEHOLD COMPOSITION
Reporting
PHAs must require families to report household composition changes; however, PHAs determine the
timeframe in which reporting happens [Notice PIH 2023-27]. The PHA must adopt policies prescribing when

and under what conditions the family must report changes in income and family composition [24 CFR
960.257(b)(5)].
PHA Policy
All families must report all changes in family and household composition that occur between annual
reexaminations within 10 business days of the change.
All changes must be submitted in writing on a Change Report Form.
New Family Members Not Requiring PHA Approval
The addition of a family member as a result of birth, adoption, or court-awarded custody does not require PHA
approval. However, the family is required to promptly notify the PHA of the addition [24 CFR 982.551(h)(2)].
New Family and Household Members Requiring Approval
With the exception of children who join the family as a result of birth, adoption, or court-awarded custody, a
family must request PHA approval to add a new family member [24 CFR 982.551(h)(2)] or other household
member (live-in aide or foster child) [24 CFR 982.551(h)(4)].
Although the PHA must verify aspects of program eligibility when any new family member is added, the
Streamlining Final Rule removed the requirement that PHAs conduct a reexamination of income whenever a
new family member is added. The PHA may state in policy that an income reexamination will be conducted.
If a change in family size causes a violation of space standards (see Chapter 8), the PHA must issue the family
a new voucher, and the family and PHA must try to find an acceptable unit as soon as possible. If an
acceptable unit is available for rental by the family, the PHA must terminate the family’s HAP contract in
accordance with its terms [24 CFR 982.403].
PHA Policy
Families must request PHA approval to add a new family member (other than due to birth, adoption, or
court-awarded custody), live-in aide, foster child, or foster adult. This includes any person not on the
lease who is expected to stay in the unit for more than 30 consecutive days or 90 cumulative days
within a 12-month period and therefore no longer qualifies as a “guest.” Requests must be made in
writing and approved by the PHA prior to the individual moving into the unit.
The PHA will not approve the addition of a new family or household member unless the individual
meets the PHA’s eligibility criteria (see Chapter 3) and documentation requirements (see Chapter 7,
Part II).
The PHA will not approve the addition of a foster child or foster adult if it will cause a violation of space
standards.
If the PHA determines an individual meets the PHA’s eligibility criteria and documentation
requirements, the PHA will provide written approval to the family. If the approval of a new family
member or live-in aide will cause overcrowding according to space standards, the approval letter will
explain that the family will be issued a voucher and will be required to move.
If the PHA determines that an individual does not meet the PHA’s eligibility criteria or documentation
requirements, the PHA will notify the family in writing of its decision to deny approval of the new family
or household member and the reasons for the denial.
The PHA will make its determination within 10 business days of receiving all information required to
verify the individual’s eligibility.

Departure of a Family or Household Member
Families must promptly notify the PHA if any household member no longer lives in the unit [24 CFR
982.551(h)(3)]. Because household members are considered when determining the family unit (voucher) size
[24 CFR 982.402], the PHA also needs to know when any live-in aide, foster child, or foster adult ceases to
reside in the unit. The PHA must process an interim for all decreases in adjusted income when a family
member permanently moves out of the unit.
PHA Policy
If a household member ceases to reside in the unit, the family must inform the PHA within 10 business
days. This requirement also applies to a family member who has been considered temporarily absent at
the point that the family concludes the individual is permanently absent. Documentation of the
household members new address will be required to remove the individual from the household.
Changes in Family Unit Size (Voucher Size) [24 CFR 982.505(c)(6)]
Changes effective 12/2/24 and earlier: Irrespective of any increase or decrease in the payment standard, if
the family unit size increases or decreases during the HAP contract term, the new family unit size must be
used to determine the payment standard for the family beginning at the family’s first regular reexamination
following the change in family unit size.
Changes effective 12/3/24 and later: Irrespective of any increase or decrease in the payment standard, if the
family unit size increases or decreases during the HAP contract term, the new family unit size may be used to
determine the payment standard immediately or at the family’s first regular reexamination following the change
in family unit size.
PHA Policy
If the family unit size (voucher size) changes during the term of a HAP contract, the new family unit size
will be used to determine the payment standard at the family’s first regular reexamination following the
change in family unit size.

11-II.C. CHANGES AFFECTING INCOME OR EXPENSES
Overview
Interim reexaminations for changes in income or expenses may be scheduled either because the PHA has
reason to believe that changes in income or expenses may have occurred, or because the family reports a
change.
The PHA must estimate the income of the family for the upcoming 12-month period to determine family income
for an interim reexamination [24 CFR 5.609(c)(1)]. Policies for projecting income are found in Chapter 6.
Interim Decreases [24 CFR 982.516(c)(2) and Notice PIH 2023-27]
A family may request an interim determination of family income for any change since the last determination.
However, the PHA may decline to conduct an interim reexamination if the PHA estimates the family’s adjusted
income will decrease by an amount that is less than 10 percent of the family’s adjusted income. The PHA may
set a lower threshold in PHA policy such as performing an interim for any decreases in adjusted income,
although HUD prohibits the PHA from setting a dollar-figure threshold.
However, while the PHA has some discretion, HUD requires that the PHA perform an interim reexamination for
a decrease in adjusted income of any amount in two circumstances:

When there is a decrease in family size attributed to the death of a family member; or

When a family member permanently moves out of the assisted unit during the period since the family’s last
reexamination.
In the above circumstances, the PHA must perform an interim reexamination for any decrease in adjusted
income.
If the net effect of the changes in adjusted income due to a decrease in family size results in no change or an
increase in annual adjusted income, then PHA must process the removal of the household member(s) as a
non-interim reexamination transaction without making changes to the family’s annual adjusted income.
PHA Policy
The PHA will conduct an interim reexamination any time the family’s adjusted income has decreased by
5 percent or greater.

Interim Increases [24 CFR 982.516(c)(3) and Notice PIH 2023-27]
Increases Less than 10 Percent
PHAs must not process interim reexaminations for income increases that result in less than a 10 percent
increase in annual adjusted income.
Increases 10 Percent or Greater
PHAs must conduct an interim reexamination of family income when the PHA becomes aware that the family’s
adjusted income has changed by an amount that the PHA estimates will result in an increase of 10 percent or
more in adjusted income, with the following exceptions:

PHAs may not consider any increases in earned income when estimating or calculating whether the
family’s adjusted income has increased, unless the family has previously received an interim reduction
during the same reexamination cycle; and

PHAs may choose not to conduct an interim reexamination during the last three months of a certification
period if a family reports an increase in income within three months of the next annual reexamination
effective date.
When the family previously received an interim reexamination for a decrease to adjusted income during the
same annual reexamination cycle, a PHA has the discretion whether to consider a subsequent increase in
earned income.
PHA Policy
When a family reports an increase in their earned income between annual reexaminations, the PHA
will conduct an interim reexamination when the family’s adjusted income has increased by 10 percent
or more.
When the family previously received an interim reexamination resulting in a decrease to annual
adjusted income since the families last annual reexamination, the PHA will process the increase in
earned income when the 10 percent threshold has been met.
The PHA will process an interim reexamination for any increases in unearned income of 10 percent or
more in adjusted income.
The PHA will not perform an interim reexamination when a family reports an increase in income
(whether earned or unearned income) within three months of their annual reexamination effective date.
However, families who delay reporting income increases until the last three months of their certification
period may be subject to retroactive rent increases in accordance with the PHA policies in Chapter 14.

Concurrent Increases in Earned and Unearned Income [Notice PIH 2023-27]
When the family reports an increase in both earned and unearned income at the same time, the PHA must
look at the earned and unearned income changes independently of each other to determine if an interim
reexamination is performed. The PHA will only conduct an interim reexamination when the increase
independently meets the 10 percent threshold and all other requirements for performing interim
reexaminations. For example, if a family reported increases in both earned and unearned income that overall
resulted in a 12 percent increase in their adjusted income, but the change in earned income represented a 7
percent increase and the change in unearned income represented a 5 percent increase, the PHA may not
perform an interim for either change since neither change meets the 10 percent threshold amount
independently. If the change in unearned income met the 10 percent threshold in this case, the PHA would be
required to perform an interim. If the change in earned income met the 10 percent threshold in this case, the
PHA would refer to PHA policy to determine whether an interim was required.
Cumulative Increases [Notice PIH 2023-27]
A series of smaller reported increases in adjusted income may cumulatively meet or exceed the 10-percent
increase threshold, at which point the PHA must conduct an interim reexamination in accordance with PHA
policy.
Family Reporting
The PHA must adopt policies consistent with HUD regulations prescribing when and under what conditions the
family must report a change in family income or composition [24 CFR 982.516(d)].
PHA policy may require families to report only changes that the family estimates meet the threshold for an
interim reexamination or the PHA may establish policies requiring that families report all changes in income
and household composition, and the PHA will subsequently determine if the change requires an interim
reexamination [Notice PIH 2023-27].
When the PHA determines that an interim reexamination of income is necessary, they must ask the family to
report changes in all aspects of adjusted income. For example, if the family is reporting a decrease in adjusted
income that is more than 10 percent, but the family also had a change in assets that would result in a change
in income, the change in assets must also be reviewed [Notice PIH 2023-27].
PHA Policy
The family will be required to report all changes in income regardless of the amount of the change,
whether the change is to earned or unearned income, or if the change occurred during the last three
months of the certification period.
Families must report changes in income within 10 business days of the date the change takes effect.
The family must notify the PHA of changes in writing on the Change Report Form. If the family provides
oral notice, the PHA will require the family to submit the changes in writing on the Change Report Form.
When the Change Report is received by the PHA, the family must submit any required information or
documents within 10 business days of receiving a request from the PHA. This time frame may be
extended for good cause with PHA approval. The PHA will accept required documentation by mail,
email, or in person.
Upon full verification of the change, the PHA will determine whether the change will require an interim
reexamination.
If the change will not result in an interim reexamination, the PHA will note the information in the
tenant file but will not conduct an interim reexamination. The PHA will send the family written

notification (which may be emailed) within 10 business days of making this determination
informing the family that the PHA will not conduct an interim reexamination.
If the change will result in an interim reexamination, the PHA will follow interim policies
addressed in Chapter 11. The PHA will conduct the interim within a reasonable time period
based on the amount of time it takes to verify the information.
Generally, the family will not be required to attend an interview for an interim reexamination. However, if
the PHA determines that an interview is warranted, the family may be required to attend.

11-II.D. EFFECTIVE DATES [24 CFR 982.516(E) AND NOTICE 2023-27]
Changes Reported Timely [Notice PIH 2023-27]
If the family reports a change in family income or composition timely in accordance with PHA policies:

For rent increases, the PHA must provide the family with 30 days advance written notice. The rent increase
is effective the first of the month after the end of that 30-day notice period.

Rent decreases are effective on the first of the month after the date of the actual change leading to the
interim reexamination of family income. This means the decrease will be applied retroactively.
Changes Not Reported Timely [Notice PIH 2023-27]
If the family failed to report a change in family income or composition timely in accordance with PHA policies:

For rent increases, the PHA must implement any resulting rent increases retroactively to the first of the
month following the date of the change leading to the interim reexamination of family income.

For rent decreases, the PHA must implement the change no later than the first rent period following
completion of the interim reexamination.
However, the PHA may choose to adopt a policy that would make the effective date of the rent decrease
retroactive to the first of the month following completion of the reexamination. PHAs may choose to establish
conditions or requirements for when such a retroactive application would apply. PHAs that choose to adopt
such policies must ensure the earliest date that the retroactive decrease is applied is the later of:

The first of the month following the date of the change that led to the interim reexamination; or

The first of the month following the most recent previous income examination.
In applying a retroactive change in rent as the result of an interim reexamination, the PHA must clearly
communicate the effect of the retroactive adjustment to the family so that there is no confusion over the
amount of the rent that is the family’s responsibility.
PHA Policy
In general, when the family fails to report a change in income or family composition timely, and the
change would lead to a rent decrease, the PHA will apply the decrease the first of the month following
completion of the interim reexamination.
The interim effective date will be determined upon the date all documentation needed is received by the
PHA, this includes the change report form and verification of change(s) reported.
The PHA will decide to apply decreases retroactively on a case-by-case basis.
When the PHA applies the results of interim increases retroactively, the PHA will clearly communicate
the effect of the retroactive adjustment to the family and may enter into a repayment agreement in
accordance with PHA policies.
The PHA will also clearly communicate the effect of the retroactive adjustment to the owner.

PART III: RECALCULATING FAMILY SHARE AND SUBSIDY AMOUNT
11-III.A. OVERVIEW
After gathering and verifying required information for an annual or interim reexamination, the PHA must
recalculate the family share of the rent and the subsidy amount and notify the family and owner of the changes
[24 CFR 982.516(d)(2), HCV 12-6 and 12-10]. While the basic policies that govern these calculations are
provided in Chapter 6, this part lays out policies that affect these calculations during a reexamination.
11-III.B. CHANGES IN PAYMENT STANDARDS AND UTILITY ALLOWANCES
In order to calculate the family share of the rent and HAP amount correctly, changes in payment standards,
subsidy standards, or utility allowances may need to be updated and included in the PHA’s calculations.
Specific policies governing how subsidy standards, payment standards, and utility allowances are applied are
discussed below.
Payment Standards [24 CFR 982.505 and FR Notice 5/7/24]
The family share of the rent and HAP calculations must use the correct payment standard for the family, taking
into consideration the family unit size, the size of unit, and the area in which the unit is located [HCV GB, p. 12-
5]. See Chapter 6 for information on how to select the appropriate payment standard when the PHA changes
its payment standard or when there is a change in family composition.
Subsidy Standards [24 CFR 982.505(c)(4)]
If there is a change in the family unit size that would apply to a family during the HAP contract term, either due
to a change in family composition, or a change in the PHA’s subsidy standards (see Chapter 5), the new family
unit size must be used to determine the payment standard amount for the family immediately or at the family’s
first annual reexamination following the change in family unit size.
Utility Allowances [24 CFR 982.517(d)]
The family share of the rent and HAP calculations must reflect any changes in the family’s utility arrangement
with the owner, or in the PHA’s utility allowance schedule [HCV GB, p. 12-5]. Chapter 16 discusses how utility
allowance schedules are established.
When there are changes in the utility arrangement with the owner, the PHA must use the utility allowances in
effect at the time the new lease and HAP contract are executed.
At reexamination, the PHA must use the PHA current utility allowance schedule [HCV GB, p. 18-8].
PHA Policy
Revised utility allowances will be applied to a family’s rent and subsidy calculations at the first annual
reexamination after the allowance is adopted.
11-III.C. NOTIFICATION OF NEW FAMILY SHARE AND HAP AMOUNT
The PHA must notify the owner and family of any changes in the amount of the HAP payment [HUD-52641,
HAP Contract]. The notice must include the following information [HCV GB, p. 12-6]:

The amount and effective date of the new HAP payment

The amount and effective date of the new family share of the rent


The amount and effective date of the new tenant rent to owner

The family must be given an opportunity for an informal hearing regarding the PHA’s determination of their
annual or adjusted income, and the use of such income to compute the housing assistance payment [24
CFR 982.555(a)(1)(i)] (see Chapter 16).
11-III.D. DISCREPANCIES
During an annual or interim reexamination, the PHA may discover that information previously reported by the
family was in error, or that the family intentionally misrepresented information. In addition, the PHA may
discover errors made by the PHA. When errors resulting in the overpayment or underpayment of subsidy are
discovered, corrections will be made in accordance with the policies in Chapter 13.

PART IV: NON-INTERIM REEXAMINATION TRANSACTIONS [Notice PIH 2023-27]
Families may experience changes within the household that do not trigger an interim reexamination under PHA
policy and HUD regulations, but which HUD still requires the PHA to report to HUD via Form HUD-50058.
These are known as non-interim reexamination transactions. In these cases, PHAs will submit a separate, new
action code on Form HUD-50058. The following is a list of non-interim reexamination transactions:

Adding or removing a hardship exemption for the childcare expense deduction;

Updating or removing the phased-in hardship relief for the health and medical care expense deduction
and/or reasonable attendant care and auxiliary apparatus expense deduction (families will begin receiving
a 24-month phased-in relief at their next annual or interim reexamination, whichever occurs first);

Adding or removing general hardship relief for the health and medical care expense deduction and/or
reasonable attendant care and auxiliary apparatus expense deduction;

Adding or removing a minimum rent hardship;

Adding or removing a non-family member (i.e., live-in aide, foster child, foster adult);

Ending a family’s EID or excluding 50 percent (decreased from 100 percent) of a family member’s increase
in employment income at the start of the second 12- month EID period.

Adding a family member and the increase in adjusted income does not trigger an interim reexamination
under the final rule;

Removing a family member and the increase in adjusted income does not trigger an interim reexamination
under the final rule;

Adding/updating a family or household member’s Social Security number;

Updating a family member’s citizenship status from eligible to ineligible or vice versa, resulting in a change
to the family’s rent and/or utility reimbursement, if applicable (i.e., family begins receiving prorated
assistance or previously prorated assistance becomes full assistance), or updating the prorated rent
calculation due to the addition or removal of family members in household with an ineligible noncitizen(s);
and

Rent increases
PHAs must make all other changes to assets, income, and deductions at the next annual or interim
reexamination of income, whichever is sooner.

Exhibit 11-1: CALCULATING Income at Annual Reexamination
Example 1: Calculating Annual Income at Annual Reexamination Using EIV
Staff are processing the 3/1/2024 annual reexamination for Ruby Myers and her minor
daughter, Georgia. No interim reexaminations have been processed, and Ruby has not reported
any changes to annual income to the PHA since the 3/1/2023 annual reexamination. The SSA
published 2024 COLA is 7 percent.
Last reexamination – 3/1/2023 Annual Reexamination
Ruby:
Wages: $30,000
Georgia:
SSI: $10,980 ($915 monthly)
The EIV report pulled on 12/15/2023
Ruby:
Georgia:
Wages Total: $33,651
SSI Total: $10,980
Quarter 3 of 2023: $8,859 (City Public School)
2023 benefit $915 monthly
Quarter 2 of 2023: $8,616 (City Public School)
Quarter 1 of 2023: $8,823 (City Public School)
Quarter 4 of 2022: $7,353 (City Public School)
Income Reported on Reexamination Application
Ruby:
Wages at City Public School: $32,000 (switched
jobs but no permanent change to amount)
Georgia:
SSI benefits: $10,980 (no changes)
Calculating Ruby’s wages:
Step 1: Determine prior annual income from EIV
(i.e., Q4 2022 through Q3 of 2023: $33,651).
Step 2: Take into consideration any interim
reexamination of family income completed since
the last annual reexamination (in this case, there
have been no interim reexaminations processed
since the last annual reexamination).
Step 3: Ruby certifies that the $33,651 of wages in
EIV is accurate and reflects her current annual
income, so the PHA will use $33,651 for annual
wages for the 3/1/2024 annual reexamination given
Calculating Georgia’s SSI benefit:
Step 1: Determine the prior annual income from
EIV (i.e., $915 x 12 months: $10,980).
Step 2: Take into consideration any interim
reexamination of family income completed since
the last annual reexamination (in this case, there
have been no interim reexaminations processed
since the last annual reexamination).
Step 3: Ruby certifies the SSI income in EIV is
accurate and reflects Georgia’s current annual
income. The PHA must adjust the prior-year
income (2023 SSI benefit) by the 7- percent COLA

there have been no additional changes to annual
income.
and will use this amount to calculate annual SSI
income for the 3/1/2024 annual reexamination:
COLA: $64.05 ($915 x 0.07)
New gross SSI benefit: $11,748.60 ($979.05 x 12
months)
If Ruby did not agree with the annual wages
reported in EIV, the PHA/MFH Owner would be
required to verify her current income in accordance
with HUD’s verification hierarchy.
Summary of Annual Income (as reported on the HUD-50058)
Ruby (Head of Household):
Other Wage: $33,651
Myers Family Total Annual Income: $45,399
Georgia (Other Youth Under 18):
SSI: $11,748

Example 2: Calculating Annual Income at Annual Reexamination Using EIV:
Family Disagrees with EIV
Staff are processing Paul Hewson’s 5/1/2024 annual reexamination. Since the last annual reexamination,
Paul reported a decrease in annual income that exceeded 10 percent. Last year, Paul reported a
decrease in earned income because he transferred from a full-time job at Sasha’s Sweets to a part-time
job at Viking Bakery. Following HUD’s EIV verification hierarchy, staff confirmed Paul was no longer
employed at Sasha’s Sweets and decreased his anticipated annual income from $28,000 to $7,500
resulting from his new part-time employment at Viking Bakery; an interim reexamination was processed
effective 7/1/2023. After the 7/1/2023 interim, Paul worked briefly at two different jobs, but he says he is
no longer working and is not planning to work.
5/1/2023 Annual Reexamination
Wages: $28,000
The EIV report pulled on 1/15/2024
Wages Total: $18,271
Quarter 3 of 2023: $2,500 (Viking Bakery)
Quarter 3 of 2023: $796 (Sweet Tooth Candy Bar)
Quarter 2 of 2023: $1,300 (Sasha’s Sweets)
Quarter 2 of 2023: $584 (Larry’s Concessions)
Quarter 2 of 2023: $2,401 (Viking Bakery)
Quarter 1 of 2023: $6,500 (Sasha’s Sweets)
Quarter 4 of 2022: $600 (Sasha’s Sweets)
SS/SSI: No history of benefits
Income Reported on Reexamination Application
Wages: $0 (permanent change; no longer receiving)
Social Security: $14,400 ($1,200 monthly)
Paul certified on the PHA’s annual reexamination paperwork that he does not agree with the annual
wages of $18,271 reported in EIV and it is not reflective of his current anticipated annual income. He
reported he is currently unemployed, and provided a copy of an award letter from the Social Security
Administration to document that he will begin receiving a monthly disability benefit of $1,200 effective
3/1/2024.
Calculating Wages and SS Benefit
Step 1: Determine prior annual income taking into consideration the 7/1/2023 interim reexamination (i.e.,
EIV wages reflected Q4 2022 through Q3 2023: $18,271)

Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed since the last
annual reexamination. In this case, there was a 7/1/2023 interim that reduced wages to $7,500.
Step 3: Obtain documentation to verify current income and confirm Paul is no longer employed at Viking
Bakery or The Sweet Tooth Candy Bar (the employers reported in the most recent quarter of EIV). This
step is necessary, because Paul did not agree with the EIV income report or income reported on the last
interim reexamination. Paul reported that he is no longer working at all.
Process the annual reexamination effective 5/1/2024 using annual SS income of $14,400 and $0 wages.
Summary of Annual Income (as reported on the HUD-50058)
Paul (Head of Household): $14,400 (SS)
Hewson Family Total Annual Income: $14,400

Example 3: Calculating Annual Income at Annual Reexamination
Staff are processing the 11/1/2024 annual reexamination for Samantha and Fergus Pool, head of
household and spouse. On 2/14/2024 Samantha reported her monthly child support payment was
reduced from $200 to $100 per month, but an interim reexamination was not processed because the
reduction in child support income for Samantha’s daughter, Hailey, did not result in a decrease of 10
percent or more in annual adjusted income, and the PHA did not establish a lower threshold. Samantha
did not report any additional changes to the PHA.
Last reexamination – 11/1/2023 Annual Reexamination
Samantha:
Business income: $28,000
VA disability pension: $12,000
Child support: $2,400
Fergus:
Wages: $8,250
Other non-wage income: $3,000 (Go Fund Me
online fundraiser)
The EIV report pulled on 9/16/2024
Samantha:
Fergus:
Wages Total: $0 (no wage data reported since Q1
2023)
Wages Total: $8,600
Quarter 1 of 2024: $2,100 (Ian’s Fish ‘n’ Chips)
Quarter 1 of 2024: $500 (Claire’s Healthcare
Supplies)
Quarter 4 of 2023: $1,000 (Claire’s Healthcare
Supplies)
Quarter 3 of 2023: $1,800 (The Onion Garden
Shop)
Quarter 2 of 2023: $3,200 (Ivar’s Fish Haus)
Current Family Circumstances: Income Reported on Reexamination Application
Samantha and Fergus reported how much income was earned/received in the previous 12-month period
and noted permanent changes, where applicable, for each source of their income on PHA’s annual
reexamination form. However, no information was reported by the family concerning other non-wage
income. Fergus reported only wages and his current employment at Ian’s Fish ‘n’ Chips for the annual
reexamination. The family supplied the supporting documentation noted below to the PHA for the
11/1/2024 annual reexamination.
Samantha:
Business income: $28,750 (last year); has
decreased to $18,000 (permanent change)
VA disability benefit: $12,000 (last year); has
increased to $12,300 (permanent change)
Fergus:
Wages: $6,000

Child support: $2,400 (last year); has decreased to
$1,200 (permanent change)
Calculating Samantha’s Net Business Income
Step 1: Determine prior annual net business income (i.e., $28,000 on last HUD–50058).
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed since the last
annual reexamination. In this case, there have been no interim reexaminations processed since the last
annual reexamination.
Step 3: Adjust to reflect current net business income. Samantha reported on the annual reexamination
application that business income permanently decreased to $18,000. The PHA must obtain supporting
documentation from Samantha that demonstrates current net business income. Samantha provided
documentation that supported the current annual net business income is $18,000. Process the annual
reexamination effective 11/1/2024 using annual net business income determined in Step 3.
Calculating Samantha’s VA Pension Income
Step 1: Determine prior annual VA pension income (i.e., $12,000 supported by a VA award letter
Samantha supplied that documents the prior year monthly VA pension was $1,000).
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed since the last
annual reexamination. In this case, there have been no interim reexaminations processed since the last
annual reexamination.
Step 3: The PHA needs to adjust to reflect current VA pension income. Samantha supplies a VA award
letter showing a monthly pension of $1,025, or $12,300 annually. Process the annual reexamination
effective 11/1/2024 using annual VA pension income determined in Step 3 ($12,300 in this example).

Calculating Samantha’s Child Support Income
Step 1: Determine prior annual child support income (i.e., $2,400 on the last HUD–50058).
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed since the last
annual reexamination. In this case, there have been no interim reexaminations processed since the last
annual reexamination. The family reported a decrease from $200 to $100 monthly, but the change was
not processed because it did not meet the threshold.
Step 3: The family reported changes, so the PHA must adjust to reflect current child support income. In
this example, the family submitted a child support history report from the local child support office that
documents regular $100 monthly child supports payments beginning 3/1/2024 through the current month.
Process the annual reexamination effective 11/1/2024 using current annual child support income
determined in Step 3 ($1,200 in this example).
Calculating Fergus’ Wages
Step 1: Determine prior annual income from wages in EIV (i.e., Q2 2023 through Q1 of 2024: $8,600).
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed since the last
annual reexamination. In this case, there have been no interim reexaminations processed since the last
annual reexamination.
Step 3: There is a discrepancy between what the family reported and EIV, so the PHA must verify and
adjust to reflect current annual income from wages. Fergus reported $6,000 in annual income from wages
on the annual reexamination from a single employer, Ian’s Fish ‘n’ Chips. The PHA projected annual
income of $7,800 based on the two paystubs for this employer, and EIV shows $8,600 earned in the most
recent four quarters in EIV. To complete Step 3, the PHA must do the following:

Resolve the discrepancy between EIV wages, the $6,000 annual income Fergus reported, and the
$7,800 projected based on the paystubs he provided, and

Verify he is no longer employed at Claire’s Healthcare Supplies in accordance with HUD’s verification
hierarchy and local policies.
The PHA determined that Fergus reported his net vs. gross annual income from wages, which he
corrected on the annual reexamination form to reflect his current gross annual income of $9,000. The
PHA verified Fergus was no longer employed at Claire’s Healthcare Supplies and obtained two additional
paystubs. Based on four current and consecutive paystubs, Fergus is now projected to earn $9,360
annually. Process the annual reexamination effective 11/1/2024 using income from wages determined in
Step 3 ($9,360 in this example).

Calculating Fergus’ Other Non-Wage Income
Step 1: Determine prior annual income from other non-wage income (i.e., $3,000 on the last HUD–
50058).
Step 2: Take into consideration any interim reexamination of family income completed since the last
annual reexamination. In this case, there have been no interim reexaminations processed since the last
annual reexamination.
Step 3: The family did not report any non-wage income on the annual reexamination form, but it was
included on the last HUD–50058. The PHA must verify and adjust to reflect current non-wage income. The
PHA must verify no income was received through a “Go Fund Me” online fundraiser so that it may be
excluded. Fergus provided a self-certification that he hasn’t solicited funds online and doesn’t plan to in
the following year; he also provided records from the account that documented no fundraising activity in
the prior 12-month period. Process the annual reexamination effective 11/1/2024 using annual non-wage
income of $0 determined in Step 3.
Summary of Annual Income (as reported on the HUD-50058)
Samantha (Head of Household):
Own business: $18,000
Pension: $12,300
Child support: $1,200
Fergus (Co-head):
Wages: $9,360
Poole Family Total Annual Income: $40,860

CHAPTER 12
Termination of Assistance and Tenancy
HUD regulations specify mandatory and optional grounds for which a PHA can terminate a family’s assistance.
They also specify the circumstances under which an owner may terminate the tenancy of an assisted family.
This chapter describes the policies that govern mandatory and optional terminations of assistance, and
termination of tenancy by the owner. It is presented in three parts:
Part I: Grounds for Termination of Assistance. This part describes the various circumstances under
which assistance under the program can be terminated by the family or by the PHA.
Part II: Approach to Termination of Assistance. This part describes the policies and the process that
the PHA will use in evaluating decisions on whether to terminate assistance due to actions o inactions
of the family where termination is an option. It specifies the alternatives that the PHA may consider in
lieu of termination, the criteria the PHA will use when deciding what action to take and the steps the
PHA must take when terminating a family’s assistance.
Part III: Termination of Tenancy by the Owner. This part describes the HUD policies that govern the
owner’s right to terminate an assisted tenancy.

PART I: GROUNDS FOR TERMINATION OF ASSISTANCE
12-I.A. OVERVIEW
HUD requires the PHA to terminate assistance for certain actions and inactions of the family and when the
family no longer requires assistance due to increases in family income.
HUD permits the PHA to terminate assistance for certain other actions or inactions of the family.
In addition, a family may decide to withdraw from the program and terminate their HCV assistance at any time
by notifying the PHA.
12-I.B. FAMILY NO LONGER REQUIRES ASSISTANCE [24 CFR §982.455]
As a family’s income increases, the amount of PHA the housing assistance payment decreases. If the amount
of assistance provided by the PHA is reduced to zero, the family's assistance terminates automatically 180
days after the last HAP payment.
PHA Policy
If a participating family receiving zero assistance experiences a change in circumstances that would
result in a HAP payment to the owner, the family must notify the PHA of the change and request an
interim reexamination before the expiration of the 180-day period.
12-I.C. FAMILY CHOOSES TO TERMINATE ASSISTANCE
The family may request that the PHA terminate housing assistance payments on behalf of the family at any
time.
PHA Policy
The request to terminate assistance should be made in writing and signed by the head of household
and spouse, or cohead if applicable. Before terminating the family’s assistance, the PHA will follow the
notice requirements in Section 12-II.F.
12-I.D. MANDATORY TERMINATION OF ASSISTANCE
HUD requires the PHA to terminate assistance in the following circumstances.

Eviction [24 CFR §982.552(b)(2), 24 CFR 5.2005(c)(1)]
The PHA must terminate assistance whenever a family is evicted from a unit assisted under the HCV program
for a serious or repeated violation of the lease. As discussed further in section 12- II.E, incidents of actual or
threatened domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking may not be
construed as serious or repeated violations of the lease by the victim or threatened victim of such violence or
stalking.
PHA Policy
A family will be considered evicted if the family moves after a legal eviction order has been issued,
whether or not physical enforcement of the order was necessary.
If a family moves after the owner has given the family an eviction notice for serious or repeated lease
violations but before a legal eviction order has been issued, termination of assistance is not mandatory.
In such cases the PHA will determine whether the family has committed serious or repeated violations
of the lease based on available evidence and may terminate assistance or take any of the alternative
measures described in Section 12-II.C. In making its decision, the PHA will consider the factors
described in sections 12-II.D and 12-II.E. Upon consideration of such factors, the PHA may, on a case-
by-case basis choose not to terminate assistance.
Serious and repeated lease violations will include, but not be limited to, nonpayment of rent,
disturbance of neighbors, destruction of property, or living or housekeeping habits that cause damage
to the unit or premises and criminal activity. Generally, the criteria to be used is whether the reason for
the eviction was through no fault of the tenant or guests.
Failure to Provide Consent [24 CFR §982.552(b)(3)]
The PHA must terminate assistance if any family member fails to sign and submit any consent form they are
required to sign for a regular or interim reexamination. See Chapter 7 for a complete discussion of consent
requirements.
Upon the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date, the below policy on failure to provide consent is
added:
PHA Policy
The PHA will also terminate assistance if the family revokes consent for the PHA to collect information
from financial institutions.
Failure to Document Citizenship [24 CFR §982.552(b)(4); [24 CFR §5.514(c)]
The PHA must terminate assistance if:
(1) a family fails to submit required documentation within the required timeframe concerning any family
member’s citizenship or immigration status;
(2) a family submits evidence of citizenship and eligible immigration status in a timely manner, but United
States Citizenship and Immigration Services (USCIS) primary and secondary verification does not
verify eligible immigration status of the family; or
(3) a family member, as determined by the PHA, has knowingly permitted another individual who is not
eligible for assistance to reside (on a permanent basis) in the unit.

For (3) above, such termination must be for a period of at least 24 months. This does not apply to ineligible
noncitizens already in the household where the family’s assistance has been prorated. See Chapter 7 for a
complete discussion of documentation requirements.
Failure to Disclose and Document Social Security Numbers [24 CFR §5.218(c), PIH Notice2018-24]
The PHA must terminate assistance if a participant family fails to disclose the complete and accurate social
security numbers of each household member and the documentation necessary to verify each social security
number.
However, if the family is otherwise eligible for continued program assistance, and the PHA determines that the
family’s failure to meet the SSN disclosure and documentation requirements was due to circumstances that
could not have been foreseen and were outside of the family’s control, the PHA may defer the family’s
termination and provide the opportunity to comply with the requirement within a period not to exceed 90
calendar days from the date the PHA determined the family to be noncompliant.
PHA Policy
The PHA will defer the family’s termination and provide the family with the opportunity to comply with
the requirement for a period of 90 calendar days for circumstances beyond the participant’s control,
such as delayed processing of the SSN application by the SSA, natural disaster, fire, death in the
family, or other emergency, if there is a reasonable likelihood that the participant will be able to disclose
an SSN by the deadline.
Methamphetamine Manufacture or Production [24 CFR §983.553(b)(1)(ii)]
The PHA must terminate assistance if any household member has ever been convicted of the manufacture or
production of methamphetamine on the premises of federally-assisted housing.
Lifetime Registered Sex Offenders [PIH Notice 2012-28]
Should a PHA discover that a member of an assisted household was subject to a lifetime registration
requirement at admission and was erroneously admitted after June 25, 2001, the PHA must immediately
terminate assistance for the household member.
In this situation, the PHA must offer the family the opportunity to remove the ineligible family member from the
household. If the family is unwilling to remove that individual from the household, the PHA must terminate
assistance for the household.
Failure of Students to Meet Ongoing Eligibility Requirements [24 CFR §982.552(b)(5);FR 4/10/06]
If a student enrolled at an institution of higher education is under the age of 24, is not a veteran, is not married,
does not have dependent children, is not residing with their parents in an HCV assisted household, and is not a
person with disabilities receiving HCV assistance as of November 30, 2005, the PHA must the terminate the
student’s assistance if, at the time of reexamination, either the student’s income or the income of the student’s
parents (if applicable) exceeds the applicable income limit.
If a participant household consists of both eligible and ineligible students, the eligible students shall not be
terminated, but must be issued a voucher to move with continued assistance in accordance with program
regulations and PHA policies or must be given the opportunity to lease in place if the terminated ineligible
student members elect to move out of the assisted unit.
Death of the Sole Family Member [24 CFR §982.311(d); PIH Notice 2010-9]
The PHA must immediately terminate program assistance for deceased single member households.
12-I.E. MANDATORY POLICIES AND OTHER AUTHORIZED TERMINATIONS

Mandatory Policies [24 CFR §982.553(b); §982.551(l)]
HUD requires the PHA to establish policies that permit the PHA to terminate assistance if the PHA determines
that:

Any household member is currently engaged in any illegal use of a drug, or has a pattern of illegal drug
use that interferes with the health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by other
residents

Any household member’s abuse or pattern of abuse of alcohol may threaten the health, safety, or right
to peaceful enjoyment of the premises by other residents

Any household member has violated the family’s obligation not to engage in any drug- related criminal
activity

Any household member has violated the family’s obligation not to engage in violent criminal activity
Use of Illegal Drugs and Alcohol Abuse
PHA Policy
The PHA will terminate a family’s assistance if any household member is currently engaged in any
illegal use of a drug or has a pattern of illegal drug use that interferes with the health, safety, or right to
peaceful enjoyment of the premises by other residents.
The PHA will terminate assistance if any household member’s abuse or pattern of abuse of alcohol
threatens the health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by other residents.
Currently engaged in is defined as any use of illegal drugs during the previous three months.
The PHA will consider all credible evidence, including but not limited to, any record of convictions, or
eviction of household members related to the use of illegal drugs or abuse of alcohol.
A record of arrest(s) will not be used as the sole basis for the termination or proof that the participant
engaged in disqualifying criminal activity.
In making its decision to terminate assistance, the PHA will consider alternatives as described in
Section 12-II.C and other factors described in Section 12-II.D and 12-II.E. Upon consideration of such
alternatives and factors, the PHA may, on a case-by-case basis choose not to terminate assistance.
Drug-Related and Violent Criminal Activity [24 CFR §5.100]
Drug means a controlled substance as defined in section 102 of the Controlled Substances Act (21 U.S.C.
802).
Drug-related criminal activity is defined by HUD as the illegal manufacture, sale, distribution, or use of a drug,
or the possession of a drug with intent to manufacture, sell, distribute or use the drug.
Violent criminal activity means any criminal activity that has as one of its elements the use, attempted use, or
threatened use of physical force substantial enough to cause, or be reasonably likely to cause, serious bodily
injury or property damage.
PHA Policy
The PHA will terminate a family’s assistance if any household member has violated the family’s
obligation not to engage in any drug-related or violent criminal activity during participation in the HCV
program.

The PHA will consider all credible evidence, including but not limited to, any record of convictions of
household members related to drug-related or violent criminal activity, and any eviction or notice to
evict based on drug-related or violent criminal activity.
A record of arrest(s) will not be used as the basis for the termination or proof that the participant
engaged in disqualifying criminal activity.
In making its decision to terminate assistance, the PHA will consider alternatives as described in
Section 12-II.C and other factors described in Section 12-II.D and 12-II.E. Upon consideration of such
alternatives and factors, the PHA may, on a case-by-case basis choose not to terminate assistance.
State laws purporting to legalize medical and recreational marijuana directly conflict with the admission and
continued requirements of the Quality Housing and Work Responsibility Act of 1998 (QHWRA) and are thus
subject to preemption [September 24, 1999 HUD Letter Re: Medical Use of Marijuana].
Other Authorized Reasons for Termination of Assistance [24 CFR §982.552(c), 24 CFR 5.2005(c), 24
CFR 984.101(d)]
HUD permits the PHA to terminate assistance under a number of other circumstances. It is left to the discretion
of the PHA whether such circumstances in general warrant consideration for the termination of assistance.
 As discussed further in section 12-II.E., the Violence Against Women Reauthorization prohibits PHAs from
considering incidents of, or criminal activity directly related to, domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking as reasons for terminating the assistance of a victim of such abuse.
Additionally, per 24 CFR §984.10(d), PHAs are no longer permitted to terminate assistance to a family due to
the family’s failure to meet its obligations under the Family Self-Sufficiency (FSS) contract of participation [FR
Notice 12/29/14].
PHA Policy
The PHA will terminate a family’s assistance if:

The family has failed to comply with any family obligations under the program.  See Exhibit 12-1
for a listing of family obligations and related PHA policies.

Any drug-related, violent criminal activity, or criminal activity on the property by the leaseholder,
a member of the household, or guest; or any criminal activity on or off the property by the
leaseholder or a household member.

Any family member has been evicted from or abandoned a federally assisted housing in the last
three years.

Any PHA has ever terminated assistance under the program for any member of the family.

Any family member has committed fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in
connection with any federal housing program.

The family currently owes rent or other amounts to any PHA in connection with Section 8 or
public housing assistance under the 1937 Act.

The family has not reimbursed any PHA for amounts the PHA paid to an owner under a HAP
contract for rent, damages to the unit, or other amounts owed by the family under the lease.

The family has breached the terms of a repayment agreement entered into with the PHA.

A family member has engaged in or threatened violent or abusive behavior toward PHA
personnel.


Abusive or violent behavior towards PHA personnel includes verbal as well as physical
abuse or violence. Use of racial epithets, or other language, written or oral, that is
customarily used to intimidate may be considered abusive or violent behavior.

Threatening refers to oral or written threats or physical gestures that communicate intent
to abuse or commit violence.
In making its decision to terminate assistance, the PHA will consider alternatives as described in
Section 12-II.C and other factors described in Section 12-II.D and 12-II.E. Upon consideration of such
alternatives and factors, the PHA may, on a case-by-case basis choose not to terminate assistance.
Family Absence from the Unit [24 CFR §982.312]
The family may be absent from the unit for brief periods. The PHA must establish a policy on how long the
family may be absent from the assisted unit. However, the family may not be absent from the unit for a period
of more than 180 consecutive calendar days for any reason. Absence in this context means that no member of
the family is residing in the unit.
PHA Policy
If the family is absent from the unit for more than 30 calendar days, the family’s assistance will be
terminated. Notice of termination will be sent in accordance with Section 12-II.F.
Housing assistance payments terminate if the family is absent for longer than the maximum period permitted.
The term of the HAP contract and assisted lease also terminate.
(The owner must reimburse the PHA for any housing assistance payment for the period after the termination.)
Absence means that no member of the family is residing in the unit.
If the family moves from the contract unit, the HAP contract terminates automatically. Housing assistance
payments shall only be paid to the owner while the family is residing in the contract unit during the term of the
HAP contract. The PHA shall not pay a housing assistance payment to the owner for any month after the
month when the family moves out.
Upon the PHA’s HOTMA 102/104 compliance date, the below section on the asset limitation is added:
Asset Limitation [24 CFR 5.618; Notice PIH 2023-27]
The PHA has discretion with respect to the application of the asset limitation at annual and interim
reexamination. The PHA may adopt a written policy of total nonenforcement, enforcement, or limited
enforcement as well as adopting exception policies.
PHA Policy
The PHA has adopted a policy of total nonenforcement of the asset limitation for all program
participants. The asset limitation only applies to initial eligibility determinations for new admissions to
the PHA’s HCV program.
Insufficient Funding [24 CFR §982.454]
The PHA may terminate HAP contracts if the PHA determines, in accordance with HUD requirements, that
funding under the consolidated ACC is insufficient to support continued assistance for families in the program.
The PHA must identify in the administrative plan, in the event of insufficient funding, taking into account any
cost saving measures taken by the PHA, a description of the factors the PHA will consider when determining
which HAP contracts to terminate first [24 CFR 982.54(d)(26)].
PHA Policy

The PHA will determine whether there is sufficient funding to pay for currently assisted families
according to the policies in Part VIII of Chapter 16.
If the PHA determines there is a shortage of funding, prior to terminating any HAP contracts, the PHA
will determine if any other actions can be taken to reduce program costs.
If, after implementing all reasonable cost cutting measures, there is not enough funding available to
provide continued assistance for current participants, the PHA will terminate HAP contracts as a last
resort.
Prior to terminating any HAP contracts, the PHA will inform the local HUD field office . The PHA will
terminate the minimum number needed in order to reduce HAP costs to a level within the PHA’s annual
budget authority.
If the PHA must terminate HAP contracts due to insufficient funding, the PHA will do so in accordance
with the following criteria and instructions:

Families who have been assisted in the HCV program the longest will be the first to be
terminated, excluding families that include elderly or disabled family members.

Families who have graduated the FSS program will be the next to be terminated.

Families whose rental portion exceeds 30% of their adjusted annual income will be the next to
be terminated, excluding families that include elderly or disabled family members.

Families comprising the required number of special purpose vouchers, including nonelderly
disabled (NED), HUD-Veteran’s Affairs Supportive Housing (HUD-VASH), and family unification
program (FUP) will be the last to be terminated.

PART II: APPROACH TO TERMINATION OF ASSISTANCE
12-II.A. OVERVIEW
The PHA is required by regulation to terminate a family’s assistance for certain actions or inactions of the
family. For other types of actions or inactions of the family, the regulations give the PHA the authority to either
terminate the family’s assistance or to take another action. This part discusses the various actions the PHA
may choose to take when it has discretion, and outlines the criteria the PHA will use to make its decision about
whether or not to terminate assistance. It also specifies the requirements for the notification to the family of the
PHA’s intent to terminate assistance.
12-II.B. METHOD OF TERMINATION [24 CFR §982.552(A)(3)]
Termination of assistance for a participant may include any or all of the following:

Terminating housing assistance payments under a current HAP contract,

Refusing to enter into a new HAP contract or approve a lease, or

Refusing to process a request for or to provide assistance under portability procedures.
12-II.C. ALTERNATIVES TO TERMINATION OF ASSISTANCE
Change in Household Composition
As a condition of continued assistance, the PHA may require that any household member who participated in
or was responsible for an offense no longer resides in the unit [24 CFR §982.552(c)(2)(ii)].
PHA Policy
As a condition of continued assistance, the head of household must certify that the culpable family
member has vacated the unit and will not be permitted to visit or to stay as a guest in the assisted unit.
The family must present evidence of the former family member’s current address upon PHA request.
Repayment of Family Debts
PHA Policy
If a family owes amounts to the PHA, as a condition of continued assistance, the PHA will require the
family to repay the full amount or to enter into a repayment agreement, within 30 days of receiving
notice from the PHA of the amount owed. See Chapter 16 for policies on repayment agreements.

12-II.D. CRITERIA FOR DECIDING TO TERMINATE ASSISTANCE
Evidence
For criminal activity, HUD permits the PHA to terminate assistance if a preponderance of the evidence
indicates that a household member has engaged in the activity, regardless of whether the household member
has been arrested or convicted [24 CFR §982.553(c)].
PHA Policy
The PHA will use the concept of the preponderance of the evidence as the standard for making all
termination decisions.
Preponderance of the evidence is defined as evidence which is of greater weight or more convincing
than the evidence which is offered in opposition to it; that is, evidence which as a whole shows that the
fact sought to be proved is more probable than not.
Preponderance of the evidence may not be determined by the number of witnesses, but by the greater
weight of all evidence.
Use of Criminal Conviction Records after Admission [24 CFR 5.903]
The regulation at 24 CFR 5.903 governs a PHA’s access to and use of criminal conviction records obtained
from a “law enforcement agency” such as the National Crime Information Center (NCIC), police departments,
and other law enforcement agencies that hold criminal conviction records. While the regulatory listing of
permitted uses for these records includes PHA screening of applicants for admission to the HCV program, it
specifically excludes the use of records for lease enforcement and eviction of HCV participants and excludes
by omission a PHA’s use of records to terminate assistance for participants. While a PHA has regulatory
authority to use criminal conviction records for the purpose of applicant screening for admission, there is no
corresponding authority to use these records to check for criminal and illegal drug activity by participants, and
therefore, PHAs may not use records for this purpose.  The limitations, however, do not apply to criminal
conviction information searches from non-federal sources (i.e., sources other than the “law enforcement
agencies” defined in 24 CFR 5.902(b)). There is no prohibition that bars a PHA from using non-federal sources
to conduct criminal background checks of program participants.
Consideration of Circumstances [24 CFR §982.552(c)(2)(i)]
The PHA is permitted, but not required, to consider all relevant circumstances when determining whether a
family’s assistance should be terminated.
PHA Policy
The PHA will consider the following facts and circumstances when making its decision to terminate
assistance:

The seriousness of the case, especially with respect to how it would affect other residents’
safety or property.

The effects that termination of assistance may have on other members of the family who were
not involved in the action or failure to act.

The extent of participation or culpability of individual family members, including whether the
culpable family member is a minor or a person with disabilities or (as discussed further in
section 12-II.E) a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or
human trafficking.

The length of time since the violation occurred, including the age of the individual at the time of
conduct, as well as the family’s recent history and the likelihood of favorable conduct in the
future.


While a record of arrest(s) will not be used as the sole basis for termination, an arrest may
however, trigger an investigation to determine whether the participant actually engaged in
disqualifying criminal activity. As part of its investigation, the PHA may obtain the police report
associated with the arrest and consider the reported circumstances of the arrest. The PHA may
also consider:

Any statements made by witnesses or the participant not included in the police report

Whether criminal charges were filed

Whether, if filed, criminal charges were abandoned, dismissed, not prosecuted, or
ultimately resulted in an acquittal

Any other evidence relevant to determining whether or not the participant engaged in
disqualifying activity

Evidence of criminal conduct will be considered if it indicates a demonstrable risk to safety
and/or property:

In the case of drug or alcohol abuse, whether the culpable household member is
participating in or has successfully completed a supervised drug or alcohol rehabilitation
program or has otherwise been rehabilitated successfully.

The PHA will require the applicant to submit evidence of the household member’s
current participation in or successful completion of a supervised drug or alcohol
rehabilitation program, or evidence of otherwise having been rehabilitated successfully.

In the case of program abuse the dollar amount of the overpaid assistance and whether
or not a false certification was signed by the family (See Chapter 16-IV.B. Repayment
Policy, Criminal Prosecution for Program Fraud/Abuse).
Reasonable Accommodation [24 CFR 982.552(c)(2)(iv)]
If the family includes a person with disabilities, the PHA’s decision to terminate the family’s assistance
is subject to consideration of reasonable accommodation in accordance with 24 CFR Part 8.
PHA Policy
If a family indicates that the behavior of a family member with a disability is the reason for a proposed
termination of assistance, the PHA will determine whether the behavior is related to the disability. If so,
upon the family’s request, the PHA will determine whether alternative measures are appropriate as a
reasonable accommodation.
The PHA will only consider accommodations that can reasonably be expected to address the behavior
that is the basis of the proposed termination of assistance. See Chapter 2 for a discussion of
reasonable accommodation.

12-II.E. TERMINATING RELATED TO DOMESTIC VIOLENCE, DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT,
STALKING, OR HUMAN TRAFFICKING
This section describes the protections against termination of assistance that the Violence against Women Act
(VAWA) provides for victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human
trafficking. For general VAWA requirements, key VAWA definitions, and PHA policies pertaining to notification,
documentation, and confidentiality, see section 16-IX of this plan.
VAWA Protections against Termination
VAWA provides four specific protections against termination of HCV assistance for victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking. (Note: The second, third, and fourth protections also
apply to terminations of tenancy or occupancy by owners participating in the HCV program as do the limitations
discussed under the next heading.)

Although the VAWA 2022 statute does not specifically include human trafficking in the list of victims
protected under VAWA, in 2022 HUD began including human trafficking as part of the list of victims
protected under VAWA (as seen in Notices PIH 2022-06, PIH 2022-22, and PIH 2022-24). In the absence
of a final rule implementing VAWA 2022 and to mirror HUD’s recent usage, this policy includes human
trafficking in addition to domestic violence, dating violence, sexual assault, and stalking anywhere such a
list appears.
1.
VAWA provides that a PHA may not terminate assistance to a family that moves out of an assisted unit in
violation of the lease, with or without prior notification to the PHA, if the move occurred to protect the health
or safety of a family member who is or has been the victim of domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking, and who reasonably believed they were  imminently threatened by
harm from further violence if they remained in the unit [see 24 CFR §982.314(b)(4)].
2.
It provides that an incident or incidents of actual or threatened domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking may not be construed either as a serious or repeated lease violation
by the victim or as good cause to terminate the assistance of the victim [see 24 CFR §5.2005(c)(1)].
3.
It provides that criminal activity directly related to domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking may not be construed as cause for terminating the assistance of a tenant if a
member of the tenant’s household, a guest, or another person under the tenant’s control is the one
engaging in the criminal activity and the tenant or affiliated individual or other individual is the actual or
threatened victim of the domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking
[see 24 CFR §5.2005(c)(2)].
4.
It gives PHAs the authority to terminate assistance to any tenant or lawful occupant who engages in
criminal acts of physical violence against family members or others without terminating assistance to, or
otherwise penalizing, the victim of the violence [24 CFR §5.2009(a)].
PHAs and owners may not coerce, intimidate, threaten, interfere with, or retaliate against any person who
exercises or assists or encourages a person to exercise any rights or protections under VAWA [FR Notice
1/4/23].
Limitations on VAWA Protections [24 CFR §5.2005(d) and (e)]
VAWA does not limit the authority of a PHA to terminate the assistance of a victim of abuse for reasons
unrelated to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking so long as the
PHA does not subject the victim to a more demanding standard than it applies to other program participants
[24 CFR §5.2005(d)(1)].
Likewise, VAWA does not limit the authority of a PHA to terminate the assistance of a victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking if the PHA can demonstrate an actual

and imminent threat to other tenants or those employed at or providing service to the assisted property if the
victim is not terminated from assistance [24 CFR §5.2005(d)(2)].
HUD regulations define actual and imminent threat to mean words, gestures, actions, or other indicators of a
physical threat that (a) is real, (b) would occur within an immediate time frame and could result in death or
serious bodily harm [24 CFR §5.2005(d)(2) and (e)]. In determining whether an individual would pose an actual
and imminent threat, the factors to be considered include:

The duration of the risk

The nature and severity of the potential harm

The likelihood that the potential harm will occur

The length of time before the potential harm would occur [24 CFR §5.2005(e)]
In order to demonstrate an actual and imminent threat, the PHA must have objective evidence of words,
gestures, actions, or other indicators. Even when a victim poses an actual and imminent threat, HUD
regulations authorize a PHA to terminate the victim’s assistance “only when there are no other actions that
could be taken to reduce or eliminate the threat” [24 CFR §5.2005(d)(3)].
PHA Policy
In determining whether a program participant who is a victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking is an actual and imminent threat to other tenants or those
employed at or providing service to a property, the PHA will consider the following, and any other
relevant, factors:

Whether the threat is toward an employee or tenant other than the victim of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking

Whether the threat is a physical danger beyond a speculative threat

Whether the threat is likely to happen within a short period of time

Whether the threat to other tenants or employees can be eliminated in some other way, such as
by helping the victim relocate to a confidential location or seeking a legal remedy to prevent the
perpetrator from acting on the threat
If the participant wishes to contest the PHA’s determination that they are an actual and imminent threat to other
tenants or employees, the participant may do so as part of the informal hearing.
Documentation of Abuse [24 CFR §5.2007]
PHA Policy
When an individual facing termination of assistance for reasons related to domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking claims protection under VAWA, the PHA will
request that the individual provide documentation supporting the claim in accordance with the policies
in section 16-IX.D of this plan.
The PHA reserves the right to waive the documentation requirement if it determines that a statement or
other corroborating evidence from the individual will suffice. In such cases the PHA will document the
waiver in the individual’s file.
Terminating the Assistance of a Domestic Violence Perpetrator
Although VAWA provides protection against termination of assistance for victims of domestic violence, it does
not provide such protection for perpetrators. VAWA gives the PHA the explicit authority to “terminate
assistance to any individual who is a tenant or lawful occupant and who engages in criminal acts of physical

violence against family members or others” without terminating assistance to “or otherwise penalizing the
victim of such violence who is also a tenant or lawful occupant” [24 CFR 5.2009(a)]. This authority is not
dependent on a bifurcated lease or other eviction action by an owner against an individual family member.
Further, this authority supersedes any local, state, or other federal law to the contrary. However, if the PHA
chooses to exercise this authority, it must follow any procedures prescribed by HUD or by applicable local,
state, or federal law regarding termination of assistance. This means that the PHA must follow the same rules
when terminating assistance to an individual as it would when terminating the assistance of an entire family
[FR Notice 3/16/07].
If the perpetrator remains in the unit, the PHA continues to pay the owner until the PHA terminates the
perpetrator from the program. The PHA must not stop paying HAP until 30 days after the owner bifurcates the
lease to evict the perpetrator. The PHA may pay HAP for the full month if the 30-day period will end mid-month
[Notice PIH 2017-08].
If the perpetrator is the only participant eligible to receive assistance, the PHA will provide any remaining
participant a chance to establish eligibility for the program. If the remaining participant cannot do so, the PHA
will provide them with 30 days to establish eligibility for another housing program prior to termination of the
HAP contract.
PHA Policy
The PHA will terminate assistance to a family member if the PHA determines that the family member
has committed criminal acts of physical violence against other family members or others. This action
will not affect the assistance of the remaining, nonculpable family members.
In making its decision, the PHA will consider all credible evidence, including, but not limited to, a signed
certification (form HUD-5382) or other documentation of abuse submitted to the PHA by the victim in
accordance with this section and section 16-IX.D. The PHA will also consider the factors in section 12-
II.D. Upon such consideration, the PHA may, on a case-by-case basis, choose not to terminate the
assistance of the culpable family member. If the PHA does terminate the assistance of the culpable
family member, it will do so in accordance with applicable law, HUD regulations, and the policies in this
plan.
12-II.F. TERMINATION NOTICE
HUD regulations require PHAs to provide written notice of termination of assistance to a family only when the
family is entitled to an informal hearing. However, since the family’s HAP contract and lease will also terminate
when the family’s assistance terminates [form HUD- 52641], it is a good business practice to provide written
notification to both owner and family anytime assistance will be terminated, whether voluntarily or involuntarily.
PHA Policy
Whenever a family’s assistance will be terminated, the PHA will send a written notice of termination to
the family and to the owner. The PHA will also send a form HUD-5382 and form HUD-5380 to the
family with the termination notice. The notice will state the date on which the termination will become
effective. This date generally will be at least 30 calendar days following the date of the termination
notice, but exceptions will be made whenever HUD rules, other PHA policies, or the circumstances
surrounding the termination require.
When the PHA notifies an owner that a family’s assistance will be terminated, the PHA will, if
appropriate, advise the owner of their right to offer the family a separate, unassisted lease.
If a family whose assistance is being terminated is entitled to an informal hearing, the notice of termination that
the PHA sends to the family must meet the additional HUD and PHA notice requirements discussed in section
16-III.C of this plan. VAWA requires PHAs to provide notice of VAWA rights and the HUD 5382 form when a
PHA terminates a household’s housing benefits.

PHA Policy
Whenever the PHA decides to terminate a family’s assistance because of the family’s action or failure
to act, the PHA will include in its termination notice the VAWA information described in section 16-IX.C
of this plan and a form HUD-5382 and form HUD-5380. The PHA will request in writing that a family
member wishing to claim protection under VAWA notify the PHA within 14 business days.
Still other notice requirements apply in two situations:

If a criminal record is the basis of a family’s termination, the PHA must provide a copy of the record to
the subject of the record and the tenant so that they have an opportunity to dispute the accuracy and
relevance of record [24 CFR §982.553(d)].

If immigration status is the basis of a family’s termination, as discussed in Section 12-I.D, the special
notice requirements in Section 16-III.D must be followed.

PART III: TERMINATION OF TENANCY BY THE OWNER
12-III.A. OVERVIEW
Termination of an assisted tenancy is a matter between the owner and the family; the PHA is not directly
involved. However, the owner is under some constraints when terminating an assisted tenancy. Termination of
tenancy for certain reasons will also result in termination of assistance as discussed in this section.
12-III.B. GROUNDS FOR OWNER TERMINATION OF TENANCY [24 CFR §982.310, 24 CFR 5.2005(C),
AND FORM HUD-52641-A, TENANCY ADDENDUM]
During the term of the lease, the owner is not permitted to terminate the tenancy except for serious or repeated
violations of the lease, certain violations of state or local law, or other good cause.
Serious or Repeated Lease Violations
The owner is permitted to terminate the family’s tenancy for serious or repeated violations of the terms and
conditions of the lease, except when the violations are related to incidents of actual or threatened domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human trafficking and the victim is protected from
eviction by the Violence against Women Act of 2013 (see Section 12-II.E).
A serious lease violation includes failure to pay rent or other amounts due under the lease.
However, the PHA’s failure to make a HAP payment to the owner is not a violation of the lease between the
family and the owner.
Violation of Federal, State, or Local Law
The owner is permitted to terminate the tenancy if a family member violates federal, state, or local law that
imposes obligations in connection with the occupancy or use of the premises.
Criminal Activity or Alcohol Abuse
The owner may terminate tenancy during the term of the lease if any covered person, meaning any member of
the household, a guest or another person under the tenant’s control commits any of the following types of
criminal activity (for applicable definitions see 24 CFR §5.100):

Any criminal activity that threatens the health or safety of, or the right to peaceful enjoyment of the
premises by, other residents (including property management staff residing on the premises);

Any criminal activity that threatens the health or safety of, or the right to peaceful enjoyment of their
residences by, persons residing in the immediate vicinity of the premises;

Any violent criminal activity on or near the premises; or

Any drug-related criminal activity on or near the premises.
However, in the case of criminal activity directly related to domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking if the tenant or an affiliated individual is the victim, the criminal activity may not be
construed as cause for terminating the victim’s tenancy (see Section 12-II.E).
The owner may terminate tenancy during the term of the lease if any member of the household is:

Fleeing to avoid prosecution, custody, or confinement after conviction for a crime or an attempt to
commit a crime that is a felony under the laws of the place from which the individual flees, or that, in the
case of the State of New Jersey, is a high misdemeanor; or

Violating a condition of probation or parole imposed under federal or state law.

The owner may terminate tenancy during the term of the lease if any member of the household has engaged in
abuse of alcohol that threatens the health, safety, or right to peaceful enjoyment of the premises by other
residents.
Evidence of Criminal Activity
The owner may terminate tenancy and evict by judicial action a family for criminal activity by a covered person
if the owner determines the covered person has engaged in the criminal activity, regardless of whether the
covered person has been arrested or convicted for such activity and without satisfying the standard of proof
used for a criminal conviction. This is the case except in certain incidents where the criminal activity directly
relates to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, and the tenant or
an affiliated individual is the victim or threatened victim of the domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking.
Other Good Cause
During the initial lease term, the owner may not terminate the tenancy for “other good cause” unless the owner
is terminating the tenancy because of something the family did or failed to do.
During the initial lease term or during any extension term, other good cause includes the disturbance of
neighbors, destruction of property, or living or housekeeping habits that cause damage to the unit or premises.
After the initial lease term, “other good cause” for termination of tenancy by the owner includes:

Failure by the family to accept the offer of a new lease or revision;

The owner's desire to use the unit for personal or family use, or for a purpose other than as a
residential rental unit; or

A business or economic reason for termination of the tenancy (such as sale of the property, renovation
of the unit, or desire to lease the unit at a higher rent).
After the initial lease term, the owner may give the family notice at any time, in accordance with the terms of
the lease.
If a property is subject to foreclosure, during the term of the lease, the new owner of the property does not
have good cause to terminate the tenant’s lease, unless the new owner will occupy the unit as their primary
residence and has provided the tenant with at least a 90-day notice. In that case, the lease may be terminated
effective on the date of sale, although the tenant is still entitled to a 90-day notice to vacate. See Section 13-
II.G for a discussion of PHA policies relating to units in foreclosure.
12-III.C. EVICTION [24 CFR §982.310(E) AND (F) AND FORM HUD-52641-A, TENANCY ADDENDUM]
The owner must give the tenant a written notice that specifies the grounds for termination of tenancy during the
term of the lease. The tenancy does not terminate before the owner has given this notice, and the notice must
be given at or before commencement of the eviction action.
The notice of grounds may be included in, or may be combined with, any owner eviction notice to the tenant.
Owner eviction notice means a notice to vacate, or a complaint or other initial pleading used under state or
local law to commence an eviction action. The owner may only evict the tenant from the unit by instituting a
court action.
The owner must give the PHA a copy of any eviction notice at the same time the owner notifies the family. The
family is also required to give the PHA a copy of any eviction notice (see Chapter 5).

PHA Policy
If the eviction action is finalized in court, the owner must provide the PHA with documentation related to
the eviction, including notice of the eviction date, as soon as possible, but no later than 5 business days
following the court-ordered eviction.
12-III.D. DECIDING WHETHER TO TERMINATE TENANCY [24 CFR §982.310(H)], [24 CFR §982.310(H)(4)]
An owner who has grounds to terminate a tenancy is not required to do so and may consider all of the
circumstances relevant to a particular case before making a decision. These might include:

The nature of the offending action

The seriousness of the offending action;

The effect on the community of the termination, or of the owner’s failure to terminate the tenancy;

The extent of participation by the leaseholder in the offending action;

The effect of termination of tenancy on household members not involved in the offending activity;

The demand for assisted housing by families who will adhere to lease responsibilities;

The extent to which the leaseholder has shown personal responsibility and taken all reasonable steps
to prevent or mitigate the offending action;

The effect of the owner's action on the integrity of the program.
The owner may require a family to exclude a household member in order to continue to reside in the assisted
unit, where that household member has participated in or been culpable for action or failure to act that warrants
termination.
In determining whether to terminate tenancy for illegal use of drugs or alcohol abuse by a household member
who is no longer engaged in such behavior, the owner may consider whether such household member is
participating in or has successfully completed a supervised drug or alcohol rehabilitation program or has
otherwise been rehabilitated successfully (42 U.S.C. 13661). For this purpose, the owner may require the
tenant to submit evidence of the household member's current participation in, or successful completion of, a
supervised drug or alcohol rehabilitation program or evidence of otherwise having been rehabilitated
successfully.
The owner's termination of tenancy actions must be consistent with the fair housing and equal opportunity
provisions in 24 CFR §5.105.
An owner’s decision to terminate tenancy for incidents related to domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking is limited by the Violence against Women Act (VAWA) and the
conforming regulations in 24 CFR Part 5, Subpart L. (See Section 12-II.E.)
12-III.E. EFFECT OF TENANCY TERMINATION ON THE FAMILY’S ASSISTANCE
If a termination is not due to a serious or repeated violation of the lease, and if the PHA has no other grounds
for termination of assistance, the PHA may issue a new voucher so that the family can move with continued
assistance (see Chapter 10).

EXHIBIT 12-1: STATEMENT OF FAMILY OBLIGATIONS
Following is a listing of a participant family’s obligations under the HCV program:

The family must supply any information that the PHA or HUD determines to be necessary, including
submission of required evidence of citizenship or eligible immigration status.

The family must supply any information requested by the PHA or HUD for use in a regularly scheduled
reexamination or interim reexamination of family income and composition.

The family must disclose and verify social security numbers and sign and submit consent forms for
obtaining information.

Any information supplied by the family must be true and complete.

The family may be held responsible for a breach of housing quality standards caused by the family’s
failure to pay tenant-provided utilities or appliances, or damages to the dwelling unit or premises
beyond normal wear and tear caused by any member of the household or guest.
PHA Policy
Damages beyond normal wear and tear will be considered to be damages, which could be
assessed against the security deposit.

The family must allow the PHA to inspect the unit at reasonable times and after reasonable notice, as
described in Chapter 8 of this plan.

The family must not commit any serious or repeated violation of the lease.
PHA Policy
The PHA will determine if a family has committed serious or repeated violations of the lease based
on available evidence, including but not limited to, a court-ordered eviction, or an owner’s notice to
evict police reports, and affidavits from the owner, neighbors, or other credible parties with direct
knowledge.
Serious and repeated lease violations will include, but not be limited to, nonpayment of rent,
disturbance of neighbors, destruction of property, or living or housekeeping habits that cause
damage to the unit or premises and criminal activity. Generally, the criterion to be used will be
whether or not the reason for the eviction was the fault of the tenant or guests. Any incidents of, or
criminal activity related to, domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking will not be construed as serious or repeated lease violations by the victim [see 24 CFR
§5.2005(c)(1)].

The family must notify the PHA and the owner before moving out of the unit or terminating the lease.
PHA Policy
The family must comply with lease requirements regarding written notice to the owner.
The family must provide written notice to the PHA at the same time the owner is notified.

The family must promptly give the PHA a copy of any owner eviction notice.

The family must use the assisted unit for residence by the family. The unit must be the family’s only
residence.

The composition of the assisted family residing in the unit must be approved by the PHA. The family
must promptly notify the PHA in writing of the birth, adoption, or court-awarded custody of a child. The
family must request PHA approval to add any other family member as an occupant of the unit.

PHA Policy
The request to add a family member must be submitted in writing and approved prior to the
person moving into the unit. The PHA will determine eligibility of the new member in accordance
with the policies in Chapter 3.

The family must promptly notify the PHA in writing if any family member no longer lives in the unit.

If the PHA has given approval, a foster child or a live-in aide may reside in the unit. The PHA has the
discretion to adopt reasonable policies concerning residency by a foster child or a live- in aide, and to
define when PHA consent may be given or denied. For policies related to the request and
approval/disapproval of foster children, foster adults, and live-in aides, see Chapter 3 (Sections I.K and
I.M), and Chapter 11 (Section II.B).

The family must not sublease the unit, assign the lease, or transfer the unit.
PHA Policy
Subleasing includes receiving payment to cover rent and utility costs by a person living in the
unit who is not listed as a family member.

The family must supply any information requested by the PHA to verify that the family is living in the
unit or information related to family absence from the unit.

The family must promptly notify the PHA when the family is absent from the unit.
PHA Policy
Notice is required under this provision only when all family members will be absent from the unit
for an extended period. An extended period is defined as any period greater than 30 calendar
days. Written notice must be provided to the PHA at the start of the extended absence.

The family must pay utility bills and provide and maintain any appliances that the owner is not required
to provide under the lease [Form HUD-52646, Voucher].

The family must not own or have any interest in the unit, (other than in a cooperative and owners of a
manufactured home leasing a manufactured home space).

Family members must not commit fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in connection with
the program. (See Chapter 14, Program Integrity for additional information).

Family members must not engage in drug-related criminal activity or violent criminal activity or other
criminal activity that threatens the health, safety, or right to peaceful enjoyment of other residents and
persons residing in the immediate vicinity of the premises. See Chapter 12 for HUD and PHA policies
related to drug-related and violent criminal activity.

Members of the household must not engage in abuse of alcohol in a way that threatens the health,
safety, or right to peaceful enjoyment of the other residents and persons residing in the immediate
vicinity of the premises. See Chapter 12 for a discussion of HUD and PHA policies related to alcohol
abuse.

An assisted family or member of the family must not receive HCV program assistance while receiving
another housing subsidy, for the same unit or a different unit under any other federal, state or local
housing assistance program.

A family must not receive HCV program assistance while residing in a unit owned by a parent, child,
grandparent, grandchild, sister or brother of any member of the family, unless the PHA has determined
(and has notified the owner and the family of such determination) that approving rental of the unit,

notwithstanding such relationship, would provide reasonable accommodation for a family member who
is a person with disabilities. [Form HUD-52646, Voucher]

CHAPTER 13
Owners
Introduction
Owners play a major role in the HCV program by supplying decent, safe, and sanitary housing for participating
families.
The term “owner” refers to any person or entity with the legal right to lease or sublease a unit to a participant in
the HCV program [24 CFR §982.4(b)]. The term “owner” includes a principal or other interested party [24 CFR
§982.453; 24 CFR §982.306(f)], such as a designated agent of the owner.
Owners have numerous responsibilities under the program, including screening and leasing to families,
maintaining the dwelling unit, enforcing the lease, and complying with various contractual obligations.
The chapter is organized in two parts:
Part I: Owners in the HCV Program. This part discusses the role of an owner in the PHA’s HCV
program and highlights key owner rights and responsibilities.
Part II: HAP Contracts. This part explains provisions of the HAP contract and the relationship between
the PHA and the owner as expressed in the HAP contract.
For detailed information about HCV program responsibilities and processes, including PHA policies in key
areas, owners will need to refer to several other chapters in this plan. Where appropriate, Chapter 13 will
reference the other chapters.

PART I. OWNERS IN THE HCV PROGRAM
13-I.A. OWNER RECRUITMENT AND RETENTION [HCV GB, PP. 2-4 TO 2-6; HCV LANDLORD
STRATEGY GUIDEBOOK FOR PHA];
 Education and outreachPHAs are responsible for ensuring that very low-income families have access to all
types and ranges of affordable housing in the PHA’s jurisdiction, particularly housing outside areas of poverty
or minority concentration. A critical element in fulfilling this responsibility is for the PHA to ensure that a
sufficient number of owners, representing all types and ranges of affordable housing in the PHA’s jurisdiction,
are willing to participate in the HCV program.
To accomplish this objective, PHAs must identify and recruit new owners to participate in the program. PHAs
can provide education and outreach in a variety of ways. Some strategies include hosting or attending events
targeted to landlords or affordable housing providers. Education and outreach can include activities like
newsletters, presentations, briefings to community groups, one-on-one appointments, or other ways of sharing
information or creating relationships between PHAs and owners. The PHA may also provide monetary
incentives and reimbursements to encourage participation in the program.
If the PHA will be conducting outreach events, the PHA must ensure that notices and communications during
outreach events are provided in a manner that is effective for persons with hearing, visual, and other
communications-related disabilities. PHAs must also take reasonable steps to ensure meaningful access to
programs to persons with limited English proficiency.
PHA Policy
The PHA will conduct owner outreach to ensure that owners are familiar with the program and its
advantages. The PHA will actively recruit property owners with property located outside areas of
poverty and minority concentration. These outreach strategies will include:

Distributing printed material about the program to prospective property owners and managers

Contacting property owners and managers by phone, email, or in-person

Holding owner recruitment/information meetings as necessary

Developing working relationships with owners and real estate brokers’ associations. PHA will
attempt to also include apartment associations

Free vacancy listing. The PHA may provide in-house referral listing and has partnered with
www.Gosection8.com, which provides an enhanced program to list rental properties on line.
Listings are available to potential Section 8 tenants seeking apartment units, duplexes, single-
family homes or townhomes in the private market.

Printed material is offered to acquaint owners and managers with the opportunities available
under the program.

To the extent practical, partnering with and attending events hosted by other area agencies to
deliver information about the HCV program
Outreach strategies will be monitored for effectiveness and will be adapted accordingly based on need.
Retention
In addition to recruiting owners to participate in the HCV program, the PHA must also provide the kind of
customer service that will encourage participating owners to remain active in the program. See the “Landlord-
Focused Customer Service” chapter of the HCV Landlord Strategies Guidebook for more information.
PHA Policy
All PHA activities that may affect an owner’s ability to lease a unit will be processed as rapidly as
possible, in order to minimize vacancy losses for owners.

The PHA will provide owners with a handbook that explains the program, including HUD and PHA
policies and procedures, in easy-to-understand language.
The PHA will give special attention to helping new owners succeed through activities such as:

Providing the owner with a designated PHA contact person.

Coordinating inspection and leasing activities between the PHA, the owner, and the family.

Initiating telephone contact with the owner to explain the inspection process and providing an
inspection booklet and other resource materials about HUD housing quality standards.

Providing other written information about how the program operates, including answers to
frequently asked questions.

Contacting owners via letters, emails or, texts to disseminate information.
Additional services may be undertaken on an as-needed basis, and as resources permit.
13-I.B. BASIC HCV PROGRAM REQUIREMENTS
HUD requires the PHA to assist families in their housing search by providing the family with a list of landlords
or other parties known to the PHA who may be willing to lease a unit to the family, or to help the family find a
unit. As part of the briefing packet, the PHA is also required to provide a current listing of accessible units
known to the PHA. Although the PHA cannot maintain a list of owners that are pre- qualified to participate in
the program, owners may indicate to the PHA their willingness to lease a unit to an eligible HCV family, or to
help the HCV family find a unit [24 CFR §982.301(b)(11)].
PHA Policy
Owners that wish to indicate their willingness to lease a unit to an eligible HCV family or to help the
HCV family find a unit must notify the PHA. The PHA will maintain a listing of such owners and provide
this listing to the HCV family as part of the informational briefing packet.
When a family approaches an owner to apply for tenancy, the owner is responsible for screening the family
and deciding whether to lease to the family, just as the owner would with any potential unassisted tenant. The

PHA has no liability or responsibility to the owner or other persons for the family’s behavior or suitability for
tenancy. See chapters 3 and 9 for more detail on tenant family screening policies and process.
If the owner is willing, the family and the owner must jointly complete a Request for Tenancy Approval (RFTA,
Form HUD 52517), which constitutes the family's request for assistance in the specified unit, and which
documents the owner's willingness to lease to the family and to follow the program’s requirements.
When submitted to the PHA, this document is the first step in the process of obtaining approval for the family to
receive the financial assistance it will need in order to occupy the unit.
Also submitted with the RFTA is a copy of the owner’s proposed dwelling lease, including the HUD-required
Tenancy Addendum (Form HUD-52641-A). See Chapter 9 for more detail on request for tenancy approval
policies and process.
HUD regulations stipulate requirement for the approval of an assisted tenancy.
The owner must be qualified to participate in the program [24 CFR §982.306]. Some owners are precluded
from participating in the program, or from renting to a particular family, either because of their past history with
this or another federal housing program, or because of certain conflicts of interest. Owner qualifications are
discussed later in this chapter.
The selected unit must be of a type that is eligible for the program [24 CFR §982.305(a)]. Certain types of
dwelling units cannot be assisted under the HCV program. Other types may be assisted under certain
conditions. See chapter 9 for more detail on unit eligibility policies and process.
The selected unit must pass housing quality standards [24 CFR 982.305(a)(2)]. The PHA will inspect the
owner’s dwelling unit at least annually to ensure that the unit continues to meet inspection requirements. See
Chapter 8 for a discussion of the inspection standards and policies for NSPIRE  inspections at initial lease-up
and throughout the family’s tenancy.
The PHA must determine that the proposed rent for the unit is reasonable [24 CFR 982.305(a)]. The rent must
be reasonable in relation to comparable unassisted units in the area and must not be in excess of rents
charged by the owner for comparable, unassisted units on the premises. See chapter 8 for a discussion of
requirements and policies on rent reasonableness, rent comparability and the rent reasonableness
determination process.
At initial lease-up of a unit, if the gross rent exceeds the applicable payment standard, the PHA must ensure
that the family share does not exceed 40 percent of the family’s monthly adjusted income [24 CFR
§982.305(a)]. See Chapter 6 for a discussion of the calculation of family income, family share of rent and HAP.
The dwelling lease must comply with all program requirements [24 CFR §982.308]. Owners are encouraged to
use their standard leases when renting to an assisted family. The HUD Tenancy Addendum (Form HUD-52641
-A), includes the HUD requirement governing the tenancy and must be added word-for- word to the owner’s
lease. See Chapter 9 for a discussion of the dwelling lease and tenancy addendum, including lease terms and
provisions.
The PHA and the owner must execute a Housing Assistance Payment (HAP) Contract (Form HUD-52641).
The HAP contract format is prescribed by HUD. See chapter 9 for a discussion of the HUD requirements for
execution of the HAP contract.
13-I.C. OWNER RESPONSIBILITIES [24 CFR §982.452]
The basic owner responsibilities in the HCV program are outlined in the regulations as follows:

Complying with all of the owner's obligations under the Housing Assistance Payments (HAP) contract
and the lease


Performing all management and rental functions for the assisted unit, including selecting a voucher-
holder to lease the unit, and deciding if the family is suitable for tenancy of the unit

Maintaining the unit in accordance withhousing quality standards, including performance of ordinary
and extraordinary maintenance

Complying with equal opportunity requirements

Preparing and furnishing to the PHA information required under the HAP contract

Collecting the security deposit, the tenant rent, and any charges for unit damage by the family

Enforcing tenant obligations under the dwelling lease

Paying for utilities and services that are not the responsibility of the family as specified in the lease

Allowing reasonable modifications to a dwelling unit occupied or to be occupied by a disabled person
[24 CFR §100.203]

Complying with the Violence against Women Reauthorization Act (VAWA) when screening prospective
HCV tenants or terminating the tenancy of an HCV family [see 24 CFR Part 5, Subpart L; 24 CFR
§982.310(h)(4); and 24 CFR §982.452(b)(1)); and FR Notice 1/4/23].
13-I.D. OWNER QUALIFICATIONS
The PHA does not formally approve an owner to participate in the HCV program. However, there are a number
of criteria where the PHA may deny approval of an assisted tenancy based on past owner behavior, conflict of
interest, or other owner-related issues. No owner has a right to participate in the HCV program [24 CFR
§982.306(e)].
Owners Barred from Participation [24 CFR §982.306(a) and (b)]
The PHA must not approve the assisted tenancy if the PHA has been informed that the owner has been
debarred, suspended, or subject to a limited denial of participation under 24 CFR part 24.
HUD may direct the PHA not to approve a tenancy request if a court or administrative agency has determined
that the owner violated the Fair Housing Act or other federal equal opportunity requirements, or if such an
action is pending.
Leasing to Relatives [24 CFR §982.306(d), HCV GB p. 11-2]
The PHA must not approve a tenancy if the owner is the parent, child, grandparent, grandchild, sister, or
brother of any member of the family. The PHA may make an exception as a reasonable accommodation for a
family member with a disability. The owner is required to certify that no such relationship exists. This restriction
applies at the time that the family receives assistance under the HCV program for occupancy of a particular
unit. Current contracts on behalf of owners and families that are related may continue, but any new leases or
contracts for these families may not be approved.
Conflict of Interest [24 CFR §982.161; HCV GB p. 8-19; Form HUD-52641, Section 13]
The PHA must not approve a tenancy in which any of the following classes of persons has any interest, direct
or indirect, during tenure or for one year thereafter:


Any present or former member or officer of the PHA (except a participant commissioner)

Any employee of the PHA, or any contractor, subcontractor or agent of the PHA, who formulates policy
or who influences decisions with respect to the programs

Any public official, member of a governing body, or State or local legislator, who exercises functions or
responsibilities with respect to the programs

Any member of the Congress of the United States
Such “covered individual” may not have any direct or indirect interest in the HAP contract or in any benefits
or payments under the contract (including the interest of an immediate family member of such covered
individual) while such person is a covered individual or for one year thereafter.
Immediate family member means the spouse, parent (including a stepparent), child (including a
stepchild), grandparent, grandchild, sister, or brother (including a stepsister or stepbrother) of any
covered individual.
HUD may waive the conflict-of-interest requirements, except for members of Congress, for good cause. The
PHA must submit a waiver request to the appropriate HUD Field Office for determination.
Any waiver request submitted by the PHA must include the following [HCV Guidebook pp.11-2 and 11-3]:

Complete statement of the facts of the case;

Analysis of the specific conflict of interest provision of the HAP contract and justification as to why the
provision should be waived;

Analysis of, and statement of consistency with state and local laws. The local HUD office, the PHA, or
both parties may conduct this analysis. Where appropriate, an opinion by the state’s attorney general
should be obtained;

Opinion by the local HUD office as to whether there would be an appearance of impropriety if the
waiver were granted;

Statement regarding alternative existing housing available for lease under the HCV program or other
assisted housing if the waiver is denied;

If the case involves a hardship for a particular family, statement of the circumstances and discussion of
possible alternatives;

If the case involves a public official or member of the governing body, explanation of their duties under
state or local law, including reference to any responsibilities involving the HCV program;

If the case involves employment of a family member by the PHA or assistance under the HCV program
for an eligible PHA employee, explanation of the responsibilities and duties of the position, including
any related to the HCV program;

If the case involves an investment on the part of a member, officer, or employee of the PHA, description
of the nature of the investment, including disclosure/divestiture plans
Where the PHA has requested a conflict of interest waiver, the PHA may not execute the HAP contract until
HUD has made a decision on the waiver request.
PHA Policy
In considering whether to request a conflict of interest waiver from HUD, the PHA will consider certain
factors such as consistency of the waiver with state and local laws; the existence of alternative housing
available to families; the individual circumstances of a particular family; the specific duties of individuals
whose positions present a possible conflict of interest; the nature of any financial investment in the
property and plans for disclosure/divestiture; and the possible appearance of impropriety.

Owner Actions That May Result in Disapproval of a Tenancy Request [24 CFR §982.306(c)]
HUD regulations permit the PHA to disapprove a request for tenancy for various actions and inactions of the
owner.
If the PHA disapproves a request for tenancy because an owner is not qualified, it may not terminate the HAP
contract for any assisted families that are already living in the owner’s properties unless the owner has violated
the HAP contract for those units [HCV GB p. 11-4].
PHA Policy
The PHA will refuse to approve a request for tenancy if any of the following are true:

The owner has violated obligations under a HAP contract under Section 8 of the 1937 Act (42
U.S.C. 1437f);

The owner has committed fraud, bribery or any other corrupt or criminal act in connection with
any federal housing program;

The owner has engaged in any drug-related criminal activity or any violent criminal activity;

The owner has a history or practice of non-compliance with the NSPIRE  Protocol for units
leased under the tenant-based programs, or with applicable housing standards for units leased
with project-based Section 8 assistance or leased under any other federal housing program;

The owner has a history or practice of failing to terminate tenancy of tenants of units assisted
under Section 8 or any other federally assisted housing program for activity engaged in by the
tenant, any member of the household, a guest or another person under the control of any
member of the household that:
(i)
Threatens the right to peaceful enjoyment of the premises by other residents;
(ii)
Threatens the health or safety of other residents, of employees of the PHA, or of owner
employees or other persons engaged in management of the housing;
(iii)
Threatens the health or safety of, or the right to peaceful enjoyment of their residences,
by persons residing in the immediate vicinity of the premises; or
(iv)
Is drug-related criminal activity or violent criminal activity.

The owner has a history or practice of renting units that fail to meet state or local housing codes;

The owner has not paid state or local real estate taxes, fines, or assessment
In considering whether to disapprove owners for any of the discretionary reasons listed above, the PHA
will consider any mitigating factors. Such factors may include, but are not limited to, the seriousness of
the violation in relation to program requirements, the impact on the ability of families to lease units
under the program, health and safety of participating families, among others.

Legal Ownership of Unit
The following represents PHA policy on legal ownership of a dwelling unit to be assisted under the HCV
program.
PHA Policy
The PHA will only enter into a contractual relationship with the legal owner of a qualified unit. No
tenancy will be approved without acceptable documentation of legal ownership (e.g., deed of trust,
proof of taxes for most recent year).
13-I.E. NON-DISCRIMINATION [HAP CONTRACT – FORM HUD-52641]
The owner must not discriminate against any person because of race, color, religion, sex, national origin, age,
familial status, or disability, in connection with any actions or responsibilities under the HCV program and the
HAP contract with the PHA.
The owner must cooperate with the PHA and with HUD in conducting any equal opportunity compliance
reviews and complaint investigations in connection with the HCV program and the HAP contract with the PHA.
See Chapter 2 for a more thorough discussion of Fair Housing and Equal Opportunity requirements in the HCV
program.
PART II. HAP CONTRACTS
13-II.A. OVERVIEW

The HAP contract (Form HUD-52641) represents a written agreement between the PHA and the owner of the
dwelling unit occupied by a HCV assisted family. The contract spells out the owner’s responsibilities under the
program, as well as the PHA’s obligations. Under the HAP contract, the PHA agrees to make housing
assistance payments to the owner on behalf of the family approved by the PHA to occupy the unit.
The HAP contract is used for all HCV tenant-based program tenancies except for assistance under the Section
8 homeownership program, and assistance to families that own a manufactured home and use their assistance
to lease the space for the manufactured home. See Chapter 15 for a discussion of any special housing types
included in the PHA’s HCV program.
When the PHA has determined that the unit meets program requirements and the tenancy is approvable, the
PHA and owner must execute the HAP contract. See Chapter 9 for a discussion of the leasing process,
including provisions for execution of the HAP contract.
13-II.B. HAP CONTRACT CONTENTS
The HAP contract format is required by HUD, specifically Housing Assistance Payment (HAP) Contract, Form
HUD-52641.
The HAP contract contains three parts.
Part A of the contract includes basic contract information the names of the tenant and all household
members, the address of the contract unit, start and end dates of initial lease term, the amount of initial
monthly rent to owner, the amount of initial housing assistance payment, the utilities and appliances to be
supplied by owner and tenant, and the signatures of the PHA representative and owner [HCV Guidebook, pp
11-10 and 11-11].
In general, the HAP contract cannot be modified. However, PHAs do have the discretion to add language to
Part A of the HAP contract, which prohibits the owner from collecting a security deposit in excess of private
market practices or in excess of amounts charged to unassisted tenants. PHA policy on the amount of security
deposit an owner may collect is found in Chapter 9.
PHAs also have the discretion to add language to Part A of the HAP contract that defines when the housing
assistance payment by the PHA is deemed received by the owner (e.g., upon mailing by the PHA or actual
receipt by the owner).
PHA Policy
The PHA has not adopted a policy that defines when the housing assistance payment by the PHA is
deemed received by the owner. Therefore, no modifications to the HAP contract will be necessary.
Part B is the body of the contract. It describes in detail program requirements affecting the owner and owner
roles and responsibilities under the HCV program. Most of the requirements contained in Part B of the HAP
contract are outlined elsewhere in this plan. Topics addressed in Part B include:

Lease of Contract Unit

Maintenance, Utilities, and Other Services

Term of HAP Contract

Provision and Payment of Utilities and Appliances

Rent to Owner: Reasonable Rent

PHA Payment to Owner

Prohibition of Discrimination

Owner’s Breach of HAP Contract


PHA and HUD Access to Premises and Owner’s Records

Exclusion of Third-Party Rights

Conflict of Interest

Assignment of the HAP Contract

Written Notices

Entire Agreement Interpretation
Part C of the contract includes the Tenancy Addendum (Form HUD-52641-A). The addendum sets forth the
tenancy requirements for the program and the composition of the household, as approved by the PHA. The
tenant has the right to enforce the Tenancy Addendum against the owner. The terms of the Tenancy
Addendum prevail over any other provisions of the lease.
13-II.C. HAP CONTRACT PAYMENTS
General
During the term of the HAP contract, and subject to the provisions of the HAP contract, the PHA must make
monthly HAP payments to the owner on behalf of the family, at the beginning of each month. If a lease term
begins after the first of the month, the HAP payment for the first month is prorated for a partial month.
The amount of the HAP payment is determined according to the policies described in Chapter 6, and is subject
to change during the term of the HAP contract. The PHA must notify the owner and the family in writing of any
changes in the HAP payment.
HAP payments can be made only during the lease term, and only while the family is residing in the unit.
The monthly HAP payment by the PHA is credited toward the monthly rent to owner under the family’s lease.
The total of the rent paid by the tenant, and the HAP payment is equal to the rent to owner as specified in the
lease.
The family is not responsible for payment of the HAP payment, and the PHA is not responsible for payment of
the family share of rent.
The family’s share of the rent cannot be more than the difference between the rent to owner and the HAP
payment. The owner may not demand or accept any rent payment from the tenant in excess of this maximum
[24 CFR §982.451(b)(4)]. The owner may not charge the tenant extra amounts for items customarily included
in rent in the locality, or provided at no additional cost to unsubsidized tenants in the premises [24 CFR
§982.510(c)]. See Chapter 9 for a discussion of separate, non-lease agreements for services, appliances and
other items that are not included in the lease.
If the owner receives any excess HAP from the PHA, the excess amount must be returned immediately. If the
PHA determines the owner is not entitled to all or a portion of the HAP, the PHA may deduct the amount of
overpayment from any amounts due to the owner, including amounts due under any other Section 8 HCV
contract. See Chapter 16 for additional detail on owner reimbursement of HAP overpayments.
Owner Certification of Compliance
Unless the owner complies with all provisions of the HAP contract, the owner is not entitled to receive housing
assistance payments under the HAP contract [HAP Contract – Form HUD-52641].
By endorsing the monthly check from the PHA, the owner certifies to compliance with the terms of the HAP
contract. This includes certification that the owner is maintaining the unit and premises in accordance with
housing quality; that the contract unit is leased to the tenant family and, to the best of the owner’s knowledge,

the family resides in the unit as the family’s only residence; the rent to owner does not exceed rents charged
by the owner for comparable unassisted units on the premises; and that the owner does not receive (other than
rent to owner) any additional payments or other consideration for rent of the contract unit during the HAP term.
Late HAP Payments [24 CFR §982.451(a)(5)]
The PHA is responsible for making HAP payments promptly when due to the owner, in accordance with the
terms of the HAP contract. After the first two calendar months of the HAP contract term, the HAP contract
provides for late penalties if the PHA fails to make the HAP payment on time.
Penalties for late HAP payments can only be imposed if 1) the penalties are in accordance with generally
accepted local rental market practices and law governing penalties for late payment by tenants; 2) it is the
owner’s normal business practice to charge late payment penalties for both assisted and unassisted families;
and 3) the owner charges the assisted family for late payment of the family’s share of the rent.
The PHA is not required to pay a late payment penalty if HUD determines that the payment is late for reasons
beyond the PHA’s control. In addition, late payment penalties are not required if the PHA intentionally delays or
denies payment as a remedy to an owner breach of the HAP contract [HCV Guidebook p. 11-7].
Termination of HAP Payments [24 CFR 982.311(b)]
The PHA must continue making housing assistance payments to the owner in accordance with the HAP
contract as long as the tenant continues to occupy the unit and the HAP contract is not violated.
HAP payments terminate when the HAP contract terminates or when the tenancy is terminated in accordance
with the terms of the lease.
If the owner has initiated eviction proceedings against the family and the family continues to reside in the unit,
the PHA must continue to make housing assistance payments to the owner until the owner has obtained a
court judgment or other process allowing the owner to evict the tenant.
PHA Policy
The owner must inform the PHA when the owner has initiated eviction proceedings against the family
and the family continues to reside in the unit.
The owner must inform the PHA when the owner has obtained a court judgment or other process
allowing the owner to evict the tenant and provide the PHA with a copy of such judgment or
determination.
After the owner has obtained a court judgment or other process allowing the owner to evict the tenant,
the PHA will continue to make HAP payments to the owner until the family actually moves from the unit
or until the family is physically evicted from the unit, whichever is earlier. The owner must inform the
PHA of the date when the family actually moves from the unit, or the family is physically evicted from
the unit.

13-II.D. BREACH OF HAP CONTRACT [24 CFR §982.453]
Any of the following actions by the owner constitutes a breach of the HAP contract:

If the owner violates any obligations under the HAP contract including failure to maintain the unit in
accordance with  housing quality standards

If the owner has violated any obligation under any other HAP contract under Section 8

If the owner has committed fraud, bribery or any other corrupt or criminal act in connection with any
federal housing program

For projects with mortgages insured by HUD or loans made by HUD, if the owner has failed to comply
with the regulation for the applicable program; or if the owner has committed fraud, bribery or any other
corrupt or criminal act in connection with the mortgage or loan

If the owner has engaged in drug-related criminal activity

If the owner has committed any violent criminal activity
If the PHA determines that a breach of the HAP contract has occurred,  the PHA will exercise its rights and
remedies under 24 CFR 982.404.
The PHA rights and remedies against the owner under the HAP contract include recovery of any HAP
overpayment, withholding or abatement of housing assistance payments, termination of the payment or
termination of the HAP contract. The PHA may also obtain additional relief by judicial order or action.
The PHA must notify the owner of its determination and provide in writing the reasons for the determination.
The notice may require the owner to take corrective action by an established deadline. The PHA must provide
the owner with written notice of any reduction in housing assistance payments or the termination of the HAP
contract.
PHA Policy
Before the PHA invokes a remedy against an owner, the PHA will evaluate all information and
documents available to determine if the contract has been breached.
If relevant, the PHA will conduct an audit of the owner’s records pertaining to the tenancy or unit.
If it is determined that the owner has breached the contract, the PHA will consider all of the relevant
factors including the seriousness of the breach, the effect on the family, the owner’s record of
compliance and the number and seriousness of any prior HAP contract violations.

13-II.E. HAP CONTRACT TERM AND TERMINATIONS
The term of the HAP contract runs concurrently with the term of the dwelling lease [24 CFR §982.451(a)(2)],
beginning on the first day of the initial term of the lease and terminating on the last day of the term of the lease,
including any lease term extensions.
The HAP contract and the housing assistance payments made under the HAP contract terminate if [HCV
Guidebook pp.11-4 and 11-5, pg. 15-3]:

The owner or the family terminates the lease;

The lease expires;

The PHA terminates the HAP contract;

The PHA terminates assistance for the family;

The family moves from the assisted unit. In this situation, the owner is entitled to keep the housing
assistance payment for the month when the family moves out of the unit.

180 calendar days have elapsed since the PHA made the last housing assistance payment to the
owner;

The family is absent from the unit for longer than the maximum period permitted by the PHA;

The Annual Contributions Contract (ACC) between the PHA and HUD expires;

The PHA elects to terminate the HAP contract.
PHA Policy
The PHA may elect to terminate the HAP contract in each of the following situations:

Available program funding is not sufficient to support continued assistance for families in the
program [24 CFR §982.454];

The unit does not meet housing quality standards size requirements due to change in family
composition [24 CFR §982.403] – see Chapter 8;

The unit does not meet housing quality standards [24 CFR §982.404] – see chapter 8;

The family breaks up [HUD Form 52641] – see Chapter 3;

The owner breaches the HAP contract [24 CFR §982.453(b)] – see Section 13-II.D.
If the PHA terminates the HAP contract, the PHA must give the owner and the family written notice. The notice
must specify the reasons for the termination and the effective date of the termination. Once a HAP contract is
terminated, no further HAP payments may be made under that contract [HCV Guidebook pg.15-4].
PHA Policy
Generally, the HAP contract terminates at the end of the calendar month that follows the calendar
month in which the PHA gives written notice to the owner.
The PHA cannot make any HAP payment for any month after the month the family vacates the unit.The
owner is not entitled to any housing assistance payment after this period and must return to the PHA
any housing assistance payment received after this period.

If the family moves from the assisted unit into a new unit, even if the new unit is in the same building or
complex as the assisted unit, the HAP contract for the assisted unit terminates. A new HAP contract would be
required [HCV GB, p. 11-17].
When the family moves from an assisted unit into a new unit, the term of the HAP contract for the new unit may
begin in the same month in which the family moves out of its old unit. This is not considered a duplicative
subsidy [HCV GB, p. 8-22].
13-II.F. CHANGE IN OWNERSHIP / ASSIGNMENT OF THE HAP CONTRACT [form HUD-52641]
The HAP contract cannot be assigned to a new owner without the prior written consent of the PHA.
An owner under a HAP contract must notify the PHA in writing prior to a change in the legal ownership of the
unit. The owner must supply all information as requested by the PHA.
Prior to approval of assignment to a new owner, the new owner must agree to be bound by and comply with
the HAP contract. The agreement between the new owner and the former owner must be in writing and in a
form that the PHA finds acceptable. The new owner must provide the PHA with a copy of the executed
agreement.
PHA Policy
Assignment of the HAP contract will be approved only if the new owner is qualified to become an owner under
the HCV program according to the policies in Section 13-I.D. of this chapter.
The PHA must receive a signed, written request from the existing owner stating the name and address
of the new HAP payee and the effective date of the assignment in order to change the HAP payee
under an outstanding HAP contract.
Within 10 business days of receiving the owner’s request, the PHA will inform the current owner in
writing whether the assignment may take place.
The new owner must provide a written certification to the PHA that includes:

A copy of the escrow statement or other document showing the transfer of title and recorded
deed;

A copy of the owner’s IRS Form W-9, Request for Taxpayer Identification Number and
Certification, or the social security number of the new owner;

The effective date of the HAP contract assignment;

A written agreement to comply with the terms of the HAP contract; and

A certification that the new owner is not a prohibited relative.
If the new owner does not agree to an assignment of the HAP contract, or fails to provide the necessary
documents, the PHA will terminate the HAP contract with the old owner. If the new owner wants to offer the
family a new lease, and the family elects to stay with continued assistance, the PHA will process the leasing in
accordance with the policies in Chapter 9.
13-II.G. FORECLOSURE [NOTICE PIH 2010-49]
Families receiving HCV assistance are entitled to certain protections set forth under the Protecting Tenants at
Foreclosure Act (PTFA). During the term of the lease, the new owner of the property does not have good
cause to terminate the tenant’s lease, unless the new owner will occupy the unit as their primary residence and

has provided the tenant with at least a 90-day notice. In that case, the lease may be terminated effective on the
date of sale, although the tenant is still entitled to a 90-day notice to vacate. Further, the new owner assumes
interest in the lease between the prior owner and the tenant and to the HAP contract. Any state or local law
that provides longer time periods or other additional protections for tenants also applies.
PHA Policy
If a property is in foreclosure, the PHA will make all reasonable efforts to determine the status of the
foreclosure and ownership of the property and will continue to make payments to the original owner
until ownership legally transfers in accordance with the HAP contract. The PHA will attempt to obtain a
written acknowledgement of the assignment of the HAP contract from the successor in interest. This
will include a request for owner information, including a tax identification number and payment
instructions from the new owner. Even if the new owner does not acknowledge the assignment of the
HAP contract in writing, the assignment is still effective by operation of law.
The PHA will inform the tenant that they must continue to pay rent in accordance with the lease, and if
the new owner refuses to accept payment or cannot be identified, the tenant should pay rent into
escrow. Failure to pay rent may constitute an independent ground for eviction.
In the event that the PHA is unable to make HAP payments to the new owner due to an action or
inaction by the new owner that prevents such payments (e.g., rejection of payments or failure to
maintain the property according to housing quality standards), or due to an inability to identify the new
owner, the PHA will either use the funds to pay:
The utilities that are the owner’s responsibility after taking reasonable steps to notify the owner; except
that if the unit has been or will be rendered uninhabitable due to termination or threat of termination of
service, prior notice is not required. In the latter case, the PHA shall notify the owner within a
reasonable time after making the utility payment or for the family’s reasonable moving costs, including
security deposit costs.
The PHA will also refer the tenant, as needed, to the local legal aid office in order to ensure adequate
protection of the tenant’s rights and enforcement of the successor in interest’s performance under the
HAP contract. See Section 12-III.B for a discussion of foreclosure as it pertains to owner termination
of tenancy.

CHAPTER 14
Program Integrity
Introduction
The PHA is committed to ensuring that subsidy funds made available to the PHA are spent in accordance with
HUD requirements.
This chapter covers HUD and PHA policies designed to prevent, detect, investigate and resolve instances of
program abuse or fraud. It also describes the actions that will be taken in the case of unintentional errors and
omissions.
Part I: Preventing, Detecting, and Investigating Errors and Program Abuse. This part presents
PHA policies related to preventing, detecting, and investigating errors and program abuse.
Part II: Corrective Measures and Penalties. This part describes the corrective measures the PHA
must and may take when errors or program abuses are found.

PART I: PREVENTING, DETECTING, AND INVESTIGATING ERRORS
AND PROGRAM ABUSE
14-I.A. PREVENTING ERRORS AND PROGRAM ABUSE
HUD created the Enterprise Income Verification (EIV) system to provide PHAs with a powerful tool for
preventing errors and detecting program abuse. PHAs are required to use the EIV system at annual
reexamination in accordance with HUD administrative guidance [24 CFR §5.233]. PHAs are further required to:

Provide applicants and participants with form HUD-52675, “Debts Owed to PHAs and Terminations”

Require all adult members of an applicant or participant family to acknowledge receipt of form HUD-
52675 by signing a copy of the form for retention in the family file
PHA Policy
To ensure that the PHA’s HCV program is administered according to the highest ethical and legal
standards, the PHA will employ a variety of techniques to ensure that both errors and intentional
program abuse are rare.
The PHA will discuss program compliance and integrity issues during the voucher briefing sessions
described in Chapter 5.
The PHA will provide each applicant and participant with the publication of a copy of “Is Fraud Worth
It?” (form HUD-1141-OIG, which explains the types of actions a family must avoid and the penalties for
program abuse.)
The PHA will provide each applicant and participant with a copy of “What You Should Know about EIV,”
a guide to the Enterprise Income Verification (EIV) system published by HUD as an attachment to PIH
Notice 2017-12. In addition, the PHA will require the head of each household to acknowledge receipt of
the guide by signing a copy for retention in the family file.
The PHA will place a warning statement about the penalties for fraud (as described in 18 U.S.C. 1001
and 1010) on key PHA forms and form letters that request information from a family or owner.
PHA staff will be required to review and explain the contents of all HUD- and PHA- required forms prior
to requesting family member signatures.
At every regular reexamination, PHA staff will explain any changes in HUD regulations or PHA policy
that affect program participants.
The PHA will require first-time owners (or their agents) to participate in a briefing session on HAP
contract requirements.
The PHA will provide owners with ongoing information about the program, with an emphasis on actions
and situations to avoid.
The PHA will provide each PHA employee with the necessary training on program rules and the
organization’s standards of conduct and ethics.
For purposes of this chapter the term error refers to an unintentional error or omission. Program abuse or fraud
refers to a single act or pattern of actions that constitute a false statement, omission, or concealment of a
substantial fact, made with the intent to deceive or mislead.
14-I.B. DETECTING ERRORS AND PROGRAM ABUSE

In addition to taking steps to prevent errors and program abuse, the PHA will use a variety of activities to
detect errors and program abuse.
Quality Control and Analysis of Data
Under the Section 8 Management Assessment Program (SEMAP), HUD requires the PHA to review a random
sample of tenant records annually to determine if the records conform to program requirements and to conduct
quality control inspections of a sample of units to ensure NSPIRE compliance [24 CFR, Part §985]. (See
Chapter 16 for additional information about SEMAP requirements).
PHA Policy
In addition to the SEMAP quality control requirements, the PHA will employ a variety of methods to
detect errors and program abuse:

The PHA routinely will use HUD and other non-HUD sources of up-front income verification.
This includes the Work Number and any other private or public database available to the PHA.

At each annual or interim  reexamination, current information provided by the family will be
compared to information provided at the most recent reexamination to identify inconsistencies
and incomplete information.

The PHA will compare family-reported income and expenditures to detect possible unreported
income.
Independent Audits and HUD Monitoring
OMB Circular A-133 requires all PHAs that expend $750,000 or more in federal awards annually to have an
independent audit (IPA). In addition, HUD conducts periodic on-site and automated monitoring of PHA
activities and notifies the PHA of errors and potential cases of program abuse.
PHA Policy
The PHA will use the results reported in any IPA or HUD monitoring reports to identify potential
program abuses as well as to assess the effectiveness of the PHA’s error detection and abuse
prevention efforts.
Individual Reporting of Possible Errors and Program Abuse
PHA Policy
The PHA will encourage staff, program participants, and the public to report possible program abuse.
14-I.C. INVESTIGATING ERRORS AND PROGRAM ABUSE
When the PHA Will Investigate
PHA Policy
The PHA will review all referrals, specific allegations, complaints, and tips from any source including
other agencies, companies, and individuals, to determine if they warrant investigation. In order for the
PHA to investigate, the allegation must contain at least one independently verifiable item of information,
such as the name of an employer or the name of an unauthorized household member.
The PHA will investigate when inconsistent or contradictory information is detected through file reviews
and the verification process.

Consent to Release of Information [24 CFR §982.516]
The PHA may investigate possible instances of error or abuse using all available PHA and public records. If
necessary, the PHA will require HCV families to sign consent forms for the release of additional information.
Analysis and Findings
PHA Policy
The PHA will base its evaluation on a preponderance of the evidence collected during its investigation.
Preponderance of the evidence is defined as evidence which is of greater weight or more convincing
than the evidence which is offered in opposition to it; that is, evidence that as a whole shows that the
fact sought to be proved is more probable than not. Preponderance of evidence may not be determined
by the number of witnesses, but by the greater weight of all evidence
For each investigation the PHA will determine (1) whether an error or program abuse has occurred, (2)
whether any amount of money is owed the PHA, and (3) what corrective measures or penalties will be
assessed.
Consideration of Remedies
All errors and instances of program abuse must be corrected prospectively. Whether the PHA will enforce
other corrective actions and penalties depends upon the nature of the error or program abuse.
PHA Policy
In the case of family-caused errors or program abuse, the PHA will take into consideration:
(1) The seriousness of the offense and the extent of participation or culpability of individual family
members,
(2) Any special circumstances surrounding the case,
(3) Any mitigating circumstances related to the disability of a family member,
(4) The effects of a particular remedy on family members who were not involved in the offense.
In the case of owner-caused errors or program abuse, the PHA will take into consideration:
(1) the seriousness of the offense,
(2) the length of time since the violation has occurred, and
(3) the effects of a particular remedy on family members who were not involved in the offense.
Notice and Appeals
PHA Policy
The PHA will inform the relevant party in writing of its findings and remedies within 10 business days of
the conclusion of the investigation. The notice will include
(1) a description of the error or program abuse,
(2) the basis on which the PHA determined the error or program abuses,
(3) the remedies to be employed, and

(4) the families right to appeal the results through the informal review or hearing process, if
applicable (see Chapter 16).

PART II: CORRECTIVE MEASURES AND PENALTIES
14-II.A. SUBSIDY UNDER- OR OVERPAYMENTS
A subsidy under- or overpayment includes
(1) an incorrect housing assistance payment to the owner,
(2) an incorrect family share established for the family, and
(3) an incorrect utility reimbursement to a family.
Corrections
Whether the incorrect subsidy determination is an overpayment or underpayment of subsidy, the PHA must
promptly correct the HAP, family share, and any utility reimbursement prospectively.
PHA Policy
Increases in the family share will be implemented on the first of the month following a written 30-day
notice.
Any decreases in family share will become effective the first of the month following the discovery of the
error.
Reimbursement
Whether the family or owner is required to reimburse the PHA or the PHA is required to make retroactive
subsidy payments to the owner or family depends upon which party is responsible for the incorrect subsidy
payment and whether the action taken was an error or program abuse.
Policies regarding reimbursement are discussed in the three sections that follow.
14-II.B. FAMILY-CAUSED ERRORS AND PROGRAM ABUSE
Family obligations and general administrative requirements for participating in the program are discussed
throughout this plan. This section deals specifically with errors and program abuse by family members.
An incorrect subsidy determination caused by a family generally would be the result of incorrect reporting of
family composition, income, assets, or expenses, but also would include instances in which the family
knowingly allows the PHA to use incorrect information provided by a third party.
Family Reimbursement to PHA [HCV GB pp. 22-12 to 22-13]
PHA Policy
In the case of family-caused errors (unintentional error or omission) the family will be required to repay
any excess subsidy received. The PHA may, but is not required to, offer the family a repayment
agreement in accordance with Chapter 16. If the family fails to repay the excess subsidy, the PHA will
terminate the family’s assistance in accordance with the policies in Chapter 12. In the case of family
program abuse or fraud, see penalties for program abuse below.
PHA Reimbursement to Family [HCV GB p. 22-12]
PHA Policy
The PHA will not reimburse the family for any underpayment of assistance when the underpayment
clearly is caused by the family.

Prohibited Actions
An applicant or participant in the HCV program must not knowingly:

Make a false statement to the PHA [Title 18 U.S.C. Section 1001].

Commit fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in connection with any federal housing
program [24 CFR 982.552(c)(iv)].
PHA Policy
Any of the following will be considered evidence of family program abuse:

Payment to the owner in excess of amounts authorized by the PHA for rent, security deposit,
and additional services

Offering bribes or illegal gratuities to the PHA Board of Commissioners, employees, contractors,
or other PHA representatives

Offering payments or other incentives to the owner or a third party as an inducement for the
third party to make false or misleading statements to the PHA on the family’s behalf

Use of a false name or the use of falsified, forged, or altered documents

Intentional misreporting of family information or circumstances (e.g. income, family composition)

Omitted facts that were obviously known by a family member (e.g., not reporting employment
income)

Admission of program abuse by an adult family member
The PHA may determine other actions to be program abuse based upon a preponderance of the
evidence, as defined earlier in this chapter.
Penalties for Program Abuse
In the case of program abuse caused by a family the PHA may, at its discretion, impose any of the following
remedies.

The PHA may require the family to repay excess subsidy amounts paid by the PHA, as described
earlier in this section.

The PHA may require, as a condition of receiving or continuing assistance, that a culpable family
member not reside in the unit. See policies in Chapter 3 (for applicants) and Chapter 12 (for
participants).

The PHA may deny or terminate the family’s assistance following the policies set forth in Chapter 3 and
Chapter 12 respectively.The PHA may refer the family for state or federal criminal prosecution as
described in Section 14-II.E.
14-II.C. OWNER-CAUSED ERROR OR PROGRAM ABUSE
Owner requirements that are part of the regular process of offering, leasing, and maintaining a unit (e.g.,
housing quality standards, compliance, fair housing) are addressed in the appropriate chapters of this plan.
This section focuses on errors and program abuse by owners.
An incorrect subsidy determination caused by an owner generally would be the result of an incorrect owner
statement about the characteristics of the assisted unit (e.g., the number of bedrooms, which utilities are paid
by the family). It also includes accepting duplicate housing assistance payments for the same unit in the same
month, or after a family no longer resides in the unit.

Owner Reimbursement to the PHA
In all cases of overpayment of subsidy caused by the owner, the owner must repay to the PHA any excess
subsidy received. The PHA may recover overpaid amounts by withholding housing assistance payments due
for subsequent months, or if the debt is large, the PHA may allow the owner to pay in installments over a
period of time [HCV GB p. 22-13].
PHA Policy
In cases where the owner has received excess subsidy, the PHA will require the owner to repay the
amount owed in accordance with the policies in Section 16-IV.B.
Prohibited Owner Actions
An owner participating in the HCV program must not:

Make any false statement to the PHA [Title 18 U.S.C. Section 1001].

Commit fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in connection with any federal housing
program [24 CFR 982.453(a)(3)] including:
PHA Policy
Any of the following will be considered evidence of owner program abuse:

Charging the family rent above or below the amount specified by the PHA

Charging a security deposit other than that specified in the family’s lease

Charging the family for services that are provided to unassisted tenants at no extra charge

Knowingly accepting housing assistance payments for any month(s) after the family has
vacated the unit

Knowingly accepting incorrect or excess housing assistance payments

Offering bribes or illegal gratuities to the PHA Board of Commissioners, employees, contractors,
or other PHA representatives

Offering payments or other incentives to an HCV family as an inducement for the family to make
false or misleading statements to the PHA

Residing in the unit with an assisted family

Committing sexual or other harassment, either quid pro quo or hostile environment based on the
protected classes defined in Chapter 2

Retaliating against any applicant or participant reporting/alleging sexual or other harassment,
either quid pro quo or hostile environment, based on the protected classes defined in Chapter 2.
Remedies and Penalties
When the PHA determines that the owner has committed program abuse, the PHA may take any of the
following actions:

Require the owner to repay excess housing assistance payments, as discussed earlier in this section
and in accordance with the policies in Chapter 16.

Terminate the HAP contract (See Chapter 13).

Bar the owner from future participation in any PHA programs.

Refer the case to state or federal officials for criminal prosecution as described in Section 14-II.E.
14-II.D. PHA-CAUSED ERRORS OR PROGRAM ABUSE

The responsibilities and expectations of PHA staff with respect to normal program administration are discussed
throughout this plan. This section specifically addresses actions of a PHA staff member that are considered
errors or program abuse related to the HCV program. Additional standards of conduct may be provided in the
PHA personnel policy.
PHA-caused incorrect subsidy determinations include
(1) failing to correctly apply HCV rules regarding family composition, income, assets, and expenses,
(2) assigning the incorrect voucher size to a family, and
(3) errors in calculation.
De Minimis Errors [24 CFR 5.609(c)(4)]
The PHA will not be considered out of compliance when making annual income determinations solely due to
de minimis errors in calculating family income. A de minimis error is an error where the PHA determination of
family income deviates from the correct income determination by no more than $30 per month in monthly
adjusted income ($360 in annual adjusted income) per family.
PHAs must take corrective action to credit or repay a family if the family was overcharged rent, including when
PHAs make de minimis errors in the income determination. Families will not be required to repay the PHA in
instances where the PHA miscalculated income resulting in a family being undercharged for rent. PHAs state
in their policies how they will repay or credit a family the amount they were overcharged as a result of the
PHA’s de minimis error in income determination.
PHA Policy
The PHA will reimburse a family for any family overpayment of rent, regardless of whether the
overpayment was the result of staff-caused error, staff program abuse, or a de minimis error.
Prohibited Activities
PHA Policy
Any of the following will be considered evidence of program abuse by PHA staff:

Failing to comply with any HCV program requirements for personal gain

Failing to comply with any HCV program requirements as a result of a conflict of interest
relationship with any applicant, participant, or owner

Seeking or accepting anything of material value from applicants, participating families, vendors,
owners, contractors, or other persons who provide services or materials to the PHA

Disclosing confidential or proprietary information to outside parties

Gaining profit as a result of insider knowledge of PHA activities, policies, or practices

Misappropriating or misusing HCV funds

Destroying, concealing, removing, or inappropriately using any records related to the HCV
program

Committing any other corrupt or criminal act in connection with any federal housing program

14-II.E. CRIMINAL PROSECUTION
PHA Policy
When the PHA determines that program abuse by an owner, family, or PHA staff member has occurred
and the amount of overpaid subsidy meets or exceeds the threshold for prosecution under local or state
law, the PHA will refer the matter to the appropriate entity for prosecution. When the amount of
overpaid assistance meets or exceeds the federal threshold, the case will also be referred to the HUD
Office of Inspector General (OIG).
Other criminal violations related to the HCV program will be referred to the appropriate local, state, or
federal entity.
14-II.F. FRAUD AND PROGRAM ABUSE RECOVERIES
The PHA may retain a portion of program fraud losses that the PHA recovers from a family or owner through
litigation, court order, or a repayment agreement [24 CFR §982.163].
The PHA must be the principal party initiating or sustaining the action to recover amounts due from tenants
that are due as a result of fraud and abuse. 24 CFR §792.202 permits the PHA to retain the greater of:

50 percent of the amount it actually collects from a judgment, litigation (including settlement of a
lawsuit) or an administrative repayment agreement, or

Reasonable and necessary costs that the PHA incurs related to the collection including costs of
investigation, legal fees, and agency collection fees.
The family must be afforded the opportunity for an informal hearing in accordance with requirements in 24 CFR
§982.555. If HUD incurs costs on behalf of the PHA related to the collection, these costs must be deducted
from the amount retained by the PHA.

Chapter 15
Special Housing Types
[24 CFR 982, Subpart M; NEW HCV GB, Special Housing Types]
Introduction
The PHA may permit a family to use any of the special housing types discussed in this chapter. However, the
PHA is not required to permit families receiving assistance in its jurisdiction to use these housing types, except
that PHAs must permit use of any special housing type if needed as a reasonable accommodation for a person
with a disability, and the PHA must permit a family to lease a manufactured home and space with assistance
under the program. The PHA also may limit the number of families who receive HCV assistance in these
housing types and cannot require families to use a particular housing type. No special funding is provided for
special housing types. Unless specifically modified by the regulations, housing quality standards apply to
special housing types (Single Room Occupancy, Congregate Housing, Group Homes, Shared Housing,
Manufactured Homes, Homeownership units) [Notice PIH 2023-28].
PHA Policy
Families will not be permitted to use any special housing types, unless use is needed as a reasonable
accommodation so that the program is readily accessible to a person with disabilities The PHA must
permit a family to lease a manufactured home and space with assistance under the program.
Policy language is included in this chapter where relevant in the event the PHA does grant use as a
reasonable accommodation or when a family leases a manufactured home and space.
Special housing types include single room occupancy (SRO), congregate housing, group homes, shared
housing, cooperative housing, manufactured homes where the family owns the home and leases the space,
and homeownership [24 CFR §982.601].  A single unit cannot be designated as more than one type of special
housing. The PHA cannot give preference to households that wish to live in any of these types of housing and
cannot require households to select any of these types of housing [NEW HCV GB, Special Housing Types, p.
3].
This chapter consists of the following seven parts. Each part contains a description of the housing type and
any special requirements associated with it. Except as modified by this chapter, the general requirements of
the HCV program apply to special housing types.
Part I: Single Room Occupancy
Part II: Congregate Housing
Part III: Group Homes
Part IV: Shared Housing
Part V: Cooperative Housing
Part VI: Manufactured Homes (including manufactured home space rental)
Part VII: Homeownership
PART I. SINGLE ROOM OCCUPANCY
[24 CFR §982.602 through §982.605; Form HUD-52641, NEW HCV GB, Special Housing Types, p. 4]
15-I.A. OVERVIEW
A single room occupancy (SRO) unit provides living and sleeping space for the exclusive use of the occupant
but requires the occupant to share sanitary and/or food preparation facilities with others. More than one person

may not occupy an SRO unit. HCV regulations do not limit the number of units in an SRO facility, but the size
of a facility may be limited by local ordinances.
When providing HCV assistance in an SRO unit, a separate lease and HAP contract are executed for each
assisted person. The standard form of the HAP contract is used (Form HUD-52641) with the special housing
type specified in Part A of the HAP contract, as follows: “This HAP contract is used for the following special
housing type under HUD regulations for the Section 8 voucher program: Single room occupancy (SRO)
housing.”
15-I.B. PAYMENT STANDARD, UTILITY ALLOWANCE, AND HAP CALCULATION
The payment standard for SRO housing is 75 percent of the zero-bedroom payment standard amount on the
PHA’s payment standard schedule.
The utility allowance for an assisted person residing in SRO housing is 75 percent of the zero-bedroom utility
allowance.
The HAP for an assisted occupant in an SRO facility is the lower of the SRO payment standard amount minus
the TTP or the gross rent for the unit minus the TTP.
15-I.C. SRO: HOUSING QUALITY STANDARDS [24 CFR 982.605(A)]
Housing quality standards requirements described in the applicable portions of Chapter 8 apply to SRO
housing except that sanitary facilities, and space and security characteristics must meet local code standards
for SRO housing. In the absence of applicable local code standards for SRO housing, the following standards
apply:

Access: Access doors to the SRO unit must have working locks for privacy. The occupant must be able
to access the unit without going through any other unit. Each unit must have immediate access to two
or more approved means of exit from the building, appropriately marked and leading to safe and open
space at ground level. The SRO unit must also have any other means of exit required by State or local
law.

Fire Safety: All SRO facilities must have a sprinkler system that protects major spaces. “Major spaces”
are defined as hallways, common areas, and any other areas specified in local fire, building, or safety
codes. SROs must also have hard-wired smoke detectors, and any other fire and safety equipment
required by state or local law.
Sanitary facilities and space and security standards must meet local code requirements for SRO
housing. In the absence of local code standards, the requirements discussed below apply [24 CFR
982.605].
Sanitary Facilities: At least one flush toilet that can be used in privacy, a lavatory basin, and a bathtub or
shower in proper operating condition must be provided for each six persons (or fewer) residing in the SRO
facility. If the SRO units are leased only to males, flush urinals may be substituted for up to one-half of the
required number of toilets.  Sanitary facilities must be reasonably accessible from a common hall or
passageway to all persons sharing them and may not be located more than one floor above or below the SRO
unit. They may not be located below grade unless the SRO units are located on that level.

Space and Security: An SRO unit must contain at least 110 square feet of floor space, and at least four-
square feet of closet space with an unobstructed height of at least five feet, for use by the occupant. If
the closet space is less than four square feet, the habitable floor space in the SRO unit must be
increased by the amount of the deficiency. Exterior doors and windows accessible from outside the
SRO unit must be lockable.

For SRO housing, 24 CFR 5.703(d) only applies to the extent that the SRO unit contains the room or facility
referenced in 24 CFR 5.703(d). Because no children live in SRO housing, the housing quality standards
applicable to lead-based paint do not apply.

PART II. CONGREGATE HOUSING
[24 CFR §982.606 through §982.609; Form HUD-52641, NEW HCV GB, Special Housing Types, p. 6]
15-II.A. OVERVIEW
Congregate housing is intended for use by elderly persons or persons with disabilities. A congregate housing
facility contains a shared central kitchen and dining area and a private living area for the individual household
that includes at least a living room, bedroom and bathroom. Food service for residents must be provided.
If approved by the PHA, a family member or live-in aide may reside with the elderly person or person with
disabilities. The PHA must approve a live-in aide if needed as a reasonable accommodation so that the
program is readily accessible to and usable by persons with disabilities.
When providing HCV assistance in congregate housing, a separate lease and HAP contract are executed for
each assisted family. The standard form of the HAP contract is used (form HUD-52641) with the special
housing type specified in Part A of the HAP contract, as follows: “This HAP contract is used for the following
special housing type under HUD regulations for the Section 8 voucher program: Congregate housing.”
15-II.B. PAYMENT STANDARD, UTILITY ALLOWANCE, AND HAP CALCULATION
The payment standard for an individual unit in a congregate housing facility is based on the number of rooms
in the private living area for the assisted family. If there is only one room in the unit (not including the bathroom
or the kitchen, if a kitchen is provided), the PHA must use the payment standard for a zero-bedroom unit. If the
unit has two or more rooms (other than the bathroom and the kitchen), the PHA must use the one-bedroom
payment standard.
The HAP for an assisted occupant in a congregate housing facility is the lower of the applicable payment
standard minus the TTP or the gross rent for the unit minus the TTP.
The gross rent for the unit for the purpose of calculating HCV assistance is the shelter portion (including
utilities) of the resident’s monthly housing expense only. The residents’ costs for food service should not be
included in the rent for a congregate housing unit.
15-II.C. CONGREATE: HOUSING QUALITY STANDARDS
Housing quality standards requirements as described in Chapter 8 apply to congregate housing except for the
requirements stated below:

Congregate housing is not subject to the requirement that the dwelling unit must have a kitchen area

Congregate housing must have
(1) a refrigerator of appropriate size in the private living area of each resident;

(2) a central kitchen and dining facilities located within the premises and accessible to the residents,
and
(3) food service for the residents, that is not provided by the residents themselves.
The congregate housing must contain adequate facilities and services for the sanitary disposal of food waste
and refuse, including facilities for temporary storage where necessary.
The housing quality standards applicable to lead-based paint do not apply unless a child under the age of six is
expected to reside in the unit.
PART III. GROUP HOME
[24 CFR §982.610 through §982.614; Form HUD-52641; NEW HCV GB, Special Housing 
Types, p. 8]
15-III.A. OVERVIEW
A group home is a state-approved (licensed, certified, or otherwise approved in writing by the state) facility
intended for occupancy by elderly persons and/or persons with disabilities. Except for live-in aides, all persons
living in a group home, whether assisted or not, must be elderly persons or persons with disabilities. Persons
living in a group home must not require continuous medical or nursing care.
A group home consists of bedrooms for residents, which can be shared by no more than two people, and a
living room, kitchen, dining area, bathroom, and other appropriate social, recreational, or community space that
may be shared with other residents.
No more than 12 persons may reside in a group home including assisted and unassisted residents and any live
-in aides.
If approved by the PHA, a live-in aide may live in the group home with a person with disabilities. The PHA must
approve a live-in aide if needed as a reasonable accommodation so that the program is readily accessible to
and usable by persons with disabilities.
When providing HCV assistance in a group home, a separate lease and HAP contract is executed for each
assisted family. The standard form of the HAP contract is used (Form HUD-52641) with the special housing
type specified in Part A of the HAP contract, as follows: “This HAP contract is used for the following special
housing type under HUD regulations for the Section 8 voucher program: Group home.”
15-III.B. PAYMENT STANDARD, UTILITY ALLOWANCE, AND HAP CALCULATION
Unless there is a live-in aide, the family unit size (voucher size) for an assisted occupant of a group home must
be zero- or one-bedroom. If there is a live-in aide, the aide must be counted in determining the household’s
unit size.
The payment standard used to calculate the HAP is the lower of the payment standard for the family unit size
or the pro rata share of the payment standard for the group home size. The pro rata share is calculated by
dividing the number of persons in the assisted household by the number of persons (assisted and unassisted)
living in the group home.
The number of persons in the assisted household equals one assisted person plus any PHA-approved live-in
aide

The HAP for an assisted occupant in a group home is the lower of the payment standard minus the TTP or the
gross rent minus the TTP.
The utility allowance for an assisted occupant in a group home is the pro rata share of the family unit size to
the utility allowance for the group home.
The rents paid for participants residing in group homes are subject to generally applicable standards for rent
reasonableness. The rent for an assisted person must not exceed the pro rata portion of the reasonable rent
for the group home. In determining reasonable rent, the PHA must consider whether sanitary facilities and
facilities for food preparation and service are common facilities or private facilities.
15-III.C. GROUP HOME: HOUSING QUALITY STANDARDS
The entire unit must comply with housing quality standards  requirements described in Chapter 8 except for the
requirements stated below.

Sanitary Facilities: A group home must have at least one bathroom in the facility, with a flush toilet that
can be used in privacy, a fixed basin with hot and cold running water, and a shower or bathtub with hot
and cold running water. A group home may contain private or common bathrooms. However, no more
than four residents can be required to share a bathroom.

Food Preparation and Service: Group home units must contain a kitchen and dining area with adequate
space to store, prepare, and serve food. The facilities for food preparation and service may be private
or may be shared by the residents. The kitchen must contain a range, an oven, a refrigerator, and a
sink with hot and cold running water. The sink must drain into an approvable public or private disposal
system.

Space and Security: Group homes must contain at least one bedroom of appropriate size for every two
people, and a living room, kitchen, dining area, bathroom, and other appropriate social, recreational, or
community space that may be shared with other residents. Doors and windows accessible from outside
the unit must be lockable.

Structure and Material: To avoid any threat to the health and safety of the residents, group homes must
be structurally sound. Elevators must be in good condition. Group homes must be accessible to and
usable by residents with disabilities.

Site and Neighborhood: Group homes must be located in a residential setting. The site and
neighborhood should be reasonably free from disturbing noises and reverberations, and other hazards
to the health, safety, and general welfare of the residents, and should not be subject to serious adverse
conditions, such as:

Dangerous walks or steps

Instability

Flooding, poor drainage

Septic tank back-ups

Sewage hazards

Mud slides

Abnormal air pollution

Smoke or dust

Excessive noise

Vibrations or vehicular traffic


Excessive accumulations of trash

Excessive accumulations of trash

Fire hazards.
The housing quality standards applicable to lead-based paint do not apply unless a child under age six (6) is
expected to reside in the unit.
PART IV: SHARED HOUSING
[24 CFR §982.615 through §982.618; Form HUD-52641; Notice PIH 2021-05; NEW HCV GB, Special
Housing Types, p. 11]
15-IV.A. OVERVIEW
Families in markets with tight rental conditions or with a prevalence of single-family housing may determine a
shared housing living arrangement to be a useful way to secure affordable housing. PHAs offering shared
housing as a housing solution may also experience some reduction in the average per-unit-cost (PUC) paid on
behalf of assisted families.
Shared housing is a single housing unit occupied by an assisted family and another resident or residents. The
unit may be a house or an apartment. The shared unit consists of both common space for use by the
occupants of the unit and separate private space for each assisted family.
An assisted family may share a unit with other persons assisted under the HCV program or with other
unassisted persons.
Shared housing may be offered in a number of ways, including for-profit co-living (such as a boarding house,
single bedroom with common living room/kitchen/dining room) run by a private company [Notice PIH 2021-05].
The owner of a shared housing unit may reside in the unit, but housing assistance may not be paid on behalf of
the owner. The resident owner may not be related by blood or marriage to the assisted family.

If approved by the PHA, a live-in aide may reside with the family to care for a person with disabilities. The PHA
must approve a live-in aide if needed as a reasonable accommodation so that the program is readily
accessible to and usable by persons with disabilities.
When shared housing is offered as a housing option, HUD encourages PHAs to consider ways in which the
families may be assisted in finding shared housing, including for-profit shared housing matching (such as
roommates or single-family homes) and online sites that charge a fee for their matching services, or nonprofit
shared housing matching services. HUD further encourages PHAs to include information about this housing
possibility in the family’s voucher briefing.
PHA Policy
The PHA will provide information to families regarding the shared housing option, including a listing to
families of any known for-profit or nonprofit shared housing matching services in the community at
briefing, and upon request. Families will be advised they can conduct their own internet search.
Families will be cautioned to not enter into any rental agreement or pay any deposit or rental payment
until the tenancy is approved by the PHA.
PHAs should be aware of potential local legal barriers to HCV participants using shared housing, which can
create additional obstacles for shared housing:

Municipalities may have occupancy limits for the number of unrelated persons who may share a housing
unit.

Local zoning codes for single family housing may restrict occupancy in certain areas to households whose
family members are related by blood.
PHAs should work with local jurisdictions to find solutions that encourage affordable housing and are
consistent with the Fair Housing Act, Title VI, and other federal, state, and local fair housing laws. PHAs should
inform HUD if they encounter barriers to shared housing that may conflict with fair housing laws.
PHA Policy
The PHA will work with local jurisdictions as necessary to identify solutions consistent with fair housing
laws and will inform HUD if the PHA encounters barriers to shared housing that conflict with fair
housing laws.
When providing HCV assistance in shared housing, a separate lease and HAP contract are executed for each
assisted family. The standard form of the HAP contract is used (form HUD-52641) with the special housing
type specified in Part A of the HAP contract, as follows: “This HAP contract is used for the following special
housing type under HUD regulations for the Section 8 voucher program: Shared housing.”

15-IV.B. PAYMENT STANDARD, UTILITY ALLOWANCE AND HAP CALCULATION
The payment standard for a family in shared housing is the lower of the payment standard for the family unit
size (voucher size) or the pro rata share of the payment standard for the shared housing unit size.
The pro rata share is calculated by dividing the number of bedrooms available for occupancy by the assisted
family in the private, non-shared space by the total number of bedrooms in the unit.
Example: Family holds a two-bedroom voucher.
Shared housing unit size: bedrooms available to assisted family = 2
Total bedrooms in the unit: 3
2 Bedrooms for assisted family
÷ 3 Bedrooms in the unit.
.667 pro rata share
2 BR payment standard: $1200
3 BR payment standard: $1695 $1695 x .667 (pro rata share) = $1131 $1131 is lower than the
$1200 payment standard for the 2 BR family unit size $1131 is the payment standard used to
calculate the HAP
The HAP for a family in shared housing is the lower of the payment standard minus the TTP or the gross rent
minus the TTP.
The utility allowance for an assisted family living in shared housing is the pro rata share of the utility allowance
for the shared housing unit.
Example: A family holds a 2-bedroom voucher. The family decides to occupy 3 out of 4 bedrooms available in
the unit.
The utility allowance for a 4-bedroom unit equals $200
The utility allowance for a 2-bedroom unit equals $100
The pro rata share of the utility allowance is $150 (3/4 of $200)
The PHA will use the 2-bedroom utility allowance of $100.
The rents paid for families living in shared housing are subject to generally applicable standards for rent
reasonableness. The rent paid to the owner for the assisted family must not exceed the pro rata portion of the
reasonable rent for the shared unit. In determining reasonable rent, the PHA may consider whether sanitary
and food preparation areas are private or shared.
15-IV.C. SHARED HOUSING: HOUSING QUALITY STANDARDS
The PHA may not give approval to reside in shared housing unless the entire unit, including the portion of the
unit available for use by the assisted family under its lease, meets the housing quality standards.

Housing quality standards requirements described in Chapter 8 apply to shared housing except for the
requirements stated as follows.

Facilities Available for the Family: Facilities available to the assisted family, whether shared or private,
must include a living room, a bathroom, and food preparation and refuse disposal facilities.

Space and Security: The entire unit must provide adequate space and security for all assisted and
unassisted residents. The private space for each assisted family must contain at least one bedroom for
each two persons in the family. The number of bedrooms in the private space of an assisted family
must not be less than the family unit size (voucher size). A zero-bedroom or one (1)-bedroom unit may
not be used for shared housing.
PART V. COOPERATIVE HOUSING
[24 CFR §982.619; NEW HCV GB, Special Housing Types, p. 14]
15-V.A. OVERVIEW
This part applies to rental assistance for a cooperative member residing in cooperative housing. It does not
apply to assistance for a cooperative member who has purchased membership under the HCV
homeownership option, or to rental assistance for a family that leases a cooperative housing unit from a
cooperative member.
A cooperative is a form of ownership (nonprofit corporation or association) in which the residents purchase
memberships in the ownership entity. Rather than being charged “rent” a cooperative member is charged a
“carrying charge.” The monthly carrying charge includes the member’s share of the cooperative debt service,
operating expenses, and necessary payments to cooperative reserve funds. It does not include down
payments or other payments to purchase the cooperative unit or to amortize a loan made to the family for this
purpose.
The occupancy agreement or lease and other appropriate documents must provide that the monthly carrying
charge is subject to Section 8 limitations on rent to owner, and the rent must be reasonable as compared to
comparable unassisted units.
When providing HCV assistance in cooperative housing, the standard form of the HAP contract is used with
the special housing type specified in Part A of the HAP contract, as follows: “This HAP contract is used for the
following special housing type under HUD regulations for the Section 8 voucher program: Cooperative
housing.”
15-V.B. PAYMENT STANDARD, UTILITY ALLOWANCE AND HAP CALCULATION
The payment standard and utility allowance are determined according to regular HCV program requirements.
The HAP for a cooperative housing unit is the lower of the payment standard minus the TTP or the gross rent
(monthly carrying charge for the unit, plus any utility allowance) minus the TTP. The monthly carrying charge
includes the member’s share of the cooperative debt service, operating expenses, and necessary payments to
cooperative reserve funds. The carrying charge does not include down payments or other payments to
purchase the cooperative unit or to amortize a loan made to the family for this purpose.
15-V.C. COOPERATIVE: HOUSING QUALITY STANDARDS

All housing quality standard requirements apply to cooperative housing units. There are no additional
requirements.
The PHA remedies described in 24 CFR §982.404 do not apply. Rather, if the unit and premises are not
maintained in accordance with housing quality standards, the PHA may exercise all available remedies
regardless of whether the family or cooperative is responsible for the breach of housing quality standards.
No housing assistance payment can be made unless unit meets housing quality standards, and the defect is
corrected within the period as specified by the PHA and the PHA verifies correction (see Chapter 8).
In addition to regular  deficiencies, breaches of housing quality standards by the family include failure to
perform any maintenance for which the family is responsible in accordance with the terms of the cooperative
occupancy agreement [HCV GB].
PART VI. MANUFACTURED HOMES
[24 CFR §982.620 through §982.624; FR Notice 1/18/17; NEW HCV GB, Special Housing Types, p. 15]
15-VI.A. OVERVIEW
A manufactured home is a manufactured structure, transportable in one or more parts, that is built on a
permanent chassis and designed for use as a principal place of residence. HCV-assisted families may occupy
manufactured homes in three different ways:
(1)
A family may choose to rent a manufactured home already installed on a space and the PHA must
permit it. In this instance program rules are the same as when a family rents any other residential
housing, except that there are special housing quality requirements as provided in Section 15-VI.D
below.
(2)
A family can purchase a manufactured home under the Housing Choice Voucher Homeownership
program.
(3)
HUD also permits an otherwise eligible family that owns a manufactured home to rent a space for the
manufactured home and receive HCV assistance with the rent for the space as well as certain other
housing expenses. PHAs may, but are not required to, provide assistance for such families.
15-VI.B. SPECIAL REQUIREMENTS FOR MANUFACTURED HOMEOWNERS WHO LEASE A SPACE
Family Income
In determining the annual income of families leasing manufactured home spaces, the value of the family’s
equity in the manufactured home in which the family resides is not counted as a family asset.
Lease and HAP Contract
There is a designated HAP Contract (Form HUD-52642) and designated Tenancy Addendum (Form HUD
52642-A) for this special housing type.
15-VI.C. PAYMENT STANDARD, UTILITY ALLOWANCE AND HAP CALCULATION
Payment Standards
The PHA payment standard for manufactured homes is determined in accordance with 24 CFR 982.505 and is
the payment standard used for the PHA’s HCV program. It is based on the applicable FMR for the area in
which the manufactured home space is located.
The payment standard for the family is the lower of the family unit size (voucher size) or the payment standard

for the number of bedrooms in the manufactured home.
Utility Allowance [24 CFR 982.624]
The PHA must establish utility allowances for manufactured home space rental. For the first 12 months of the
initial lease term only, the allowance must include a reasonable amount for a utility hook-up charge if the family
actually incurred a hook-up charge because of a move. This allowance will not be given to a family that leases
in place. Utility allowances for manufactured home space must not include the costs of digging a well or
installing a septic system.
Space Rent [24 CFR 982.622]
Rent to owner for rental of a manufactured home space includes payment for maintenance and services that
the owner must provide to the tenant under the lease for the space. Rent to owner does not include the costs
of utilities and trash collection for the manufactured home. However, the owner may charge the family a
separate fee for the cost of utilities or trash collection provided by the owner.
Amortization Costs
The monthly payment made by the family to amortize the cost of purchasing the manufactured home is the
debt service established at the time of application to a lender for financing the purchase of the manufactured
home if monthly payments are still being made. Any increase in debt service due to refinancing after purchase
of the home may not be included in the amortization cost. Debt service for set-up charges incurred by a family
may be included in the monthly amortization payments made by the family. In addition, set-up charges incurred
before the family became an assisted family may be included in the amortization cost if monthly payments are
still being made to amortize the charges.
Housing Assistance Payment [24 CFR 982.623(a)]
The HAP for a manufactured home space under the housing choice voucher program is the lower of the
payment standard minus the TTP or the family’s eligible housing expenses minus the TTP.
Eligible Housing Expenses [24 CFR 982.623(b)]
The family’s eligible housing expenses are the total of:

The rent charged by the owner for the manufactured home space.

Charges for the maintenance and management the space owner must provide under the lease.

The monthly payments made by the family to amortize the cost of purchasing the manufactured home
established at the time of application to a lender for financing the purchase of the manufactured home if
monthly payments are still being made, including any required insurance and property taxes included in the
loan payment to the lender.
-
Any increase in debt service or term due to refinancing after purchase of the home may not be included
in the amortization cost.
-
Debt service for installation charges incurred by a family may be included in the monthly amortization
payments. Installation charges incurred before the family became an assisted family may be included in
the amortization cost if monthly payments are still being made to amortize the charges.

The applicable allowances for tenant-paid utilities, as determined under 24 CFR 982.517 and 982.624.
Rent Reasonableness [24 CFR 982.622(b)]
During the assisted tenancy, the rent to owner for the manufactured home space may not exceed a reasonable
rent. Initially, and at least annually thereafter, the PHA must determine that the rent for the manufactured home
space is reasonable based on rents for comparable manufactured home spaces. The PHA must consider the
location and size of the space, and any services and maintenance to be provided by the owner in accordance

with the lease (without a fee in addition to rent). By accepting the monthly housing assistance payment, the
owner of the manufactured home space certifies that the rent does not exceed rents charged by the owner for
comparable unassisted spaces in the same manufactured home park or elsewhere.
If requested by the PHA, the owner must give the PHA information on rents charged by the owner for other
manufactured home spaces.
Distribution of HAP [24 CFR 982.623(c)]
The PHA pays the owner of the space the lesser of the housing assistance payment or the portion of the
monthly rent due to the owner. The portion of the monthly rent due to the owner is the total of:

The actual rent charged by the owner for the manufactured home space; and

Charges for the maintenance and management the space owner must provide under the lease.
If the housing assistance payment exceeds the portion of the monthly rent due to the owner, the PHA may pay
the balance of the housing assistance payment to the family. Alternatively, the PHA may pay the balance to the
lender or utility company, in an amount no greater than the amount due for the month to each, respectively,
subject to the lender’s or utility company’s willingness to accept the PHA’s payment on behalf of the family.
PHA Policy
If the housing assistance payment exceeds the portion of the monthly rent due to the owner, the PHA
will pay the balance to the family.
Single HAP to Family [24 CFR 982.623.(d)]
If the owner of the manufactured home space agrees, the PHA may make the entire housing assistance
payment to the family, and the family is responsible for paying the owner directly for the full amount of rent of
the manufactured home space due to the owner, including owner maintenance and management charges.
PHA Policy
The PHA will not exercise the option to pay a single HAP and will pay HAP directly to the owner.
15-VI.D. MANUFCATURED HOMES: HOUSING QUALITY STANDARDS [24 CFR 982.621]
Under either type of occupancy described in 15-VI.A above, the manufactured home must meet all housing
quality standards performance requirements and acceptability criteria discussed in Chapter 8 of this plan. In
addition, the following requirements apply:
Performance Requirement :A manufactured home must be placed on the site in a stable manner and must be
free from hazards such as sliding or wind damage.
Acceptability Criteria: The home must be securely anchored by a tie-down device that distributes and transfers
the loads imposed by the unit to appropriate ground anchors to resist overturning and sliding.

PART VII. HOMEOWNERSHIP
[24 CFR §982.625 through §982.643]
15-VII.A. OVERVIEW [24 CFR §982.625]
The homeownership option is used to assist a family residing in a home purchased and owned by one or more
members of the family. A family assisted under this option may be newly admitted or an existing participant in
the HCV program. The PHA must have the capacity to operate a successful HCV homeownership program as
defined by the regulations.
PHA Policy
The PHA has instituted a minimum homeowner down payment requirement of at least three percent of
the purchase price and requires that at least one percent of the purchase price come from the family's
personal resources.
There are two forms of homeownership assistance described in the regulations: monthly homeownership
assistance payments and single down payment assistance grants. However, PHAs may not offer down
payment assistance until and unless funding is allocated by Congress. Since this has not yet happened, only
monthly homeownership assistance may be offered.
PHA Policy
The PHA will offer the monthly homeownership assistance payments to qualified families.
The PHA may choose not to offer homeownership assistance. However, the PHA must offer homeownership
assistance if needed as a reasonable accommodation so that the program is readily accessible to and usable
by persons with disabilities. It is the sole responsibility of the PHA to determine whether it is reasonable to
implement a homeownership program as a reasonable accommodation. The PHA must determine what is
reasonable based on the specific circumstances and individual needs of the person with a disability. The PHA
may determine that it is not reasonable to offer homeownership assistance as a reasonable accommodation in
cases where the PHA has otherwise opted not to implement a homeownership program.
The PHA must approve a live-in aide if needed as a reasonable accommodation so that the program is readily
accessible to and usable by persons with disabilities.
15-VII.B. FAMILY ELIGIBILITY [24 CFR §982.627]
If the PHA offers the homeownership option, participation by the family is optional. However, the family must
meet all of the requirements listed below before the commencement of homeownership assistance. The PHA
may also establish additional initial requirements as long as they are described in the PHA administrative plan.

The family must have been admitted to the Housing Choice Voucher program.


The family must qualify as a first-time homeowner or may be a cooperative member.

The family must meet the Federal minimum income requirement.

The family must have a gross annual income equal to the Federal minimum wage multiplied by
2000, based on the income of adult family members who will own the home.

The PHA may establish a higher income standard for families. However, a family that meets the
federal minimum income requirement (but not the PHA's requirement) will be considered to
meet the minimum income requirement if it can demonstrate that it has been pre-qualified or pre
-approved for financing that is sufficient to purchase an eligible unit.
PHA Policy
The PHA will not establish a higher minimum income standard for disabled and/or non-disabled
families.

For disabled families, the minimum income requirement is equal to the current SSI monthly payment for
an individual living alone, multiplied by 12.

For elderly or disabled families, welfare assistance payments for adult family members who will own the
home will be included in determining whether the family meets the minimum income requirement. It will
not be included for other families.

The family must satisfy the employment requirements by demonstrating that one or more adult
members of the family who will own the home at commencement of homeownership assistance is
currently employed on a full-time basis (the term 'full-time employment' means not less than an average
of 30 hours per week); and has been continuously so employed during the year before commencement
of homeownership assistance for the family.
PHA Policy
Families will be considered “continuously employed” if the break in employment does not
exceed four months.
The PHA will count self-employment in a business when determining whether the family meets
the employment requirement.

The employment requirement does not apply to elderly and disabled families. In addition, if a family,
other than an elderly or disabled family includes a person with disabilities, the PHA must grant an
exemption from the employment requirement if the PHA determines that it is needed as a reasonable
accommodation.

The family has not defaulted on a mortgage securing debt to purchase a home under the
homeownership option

Except for cooperative members who have acquired cooperative membership shares prior to
commencement of homeownership assistance, no family member has a present ownership interest in a
residence at the commencement of homeownership assistance for the purchase of any home.

Except for cooperative members who have acquired cooperative membership shares prior to the
commencement of homeownership assistance, the family has entered a contract of sale in accordance
with 24 CFR §982.631(c).
PHA Policy
The PHA will impose additional eligibility requirements. To be eligible to participate in the
homeownership option, families must meet the following criteria:
The family has had no family-caused violations of HUD’s Housing Quality standards within the past
year.
The family is not within the initial one-year period of a HAP Contract.

The family owes no money to the PHA
The family has not committed any serious or repeated violations of a PHA-assisted lease within the
past year.
15-VII.C. SELECTION OF FAMILIES [24 CFR §982.626]
Unless otherwise provided (under the homeownership option), the PHA may limit homeownership assistance
to families or purposes defined by the PHA and may prescribe additional requirements for commencement of
homeownership assistance for a family. Any such limits or additional requirements must be described in the
PHA administrative plan.
If the PHA limits the number of families that may participate in the homeownership option, the PHA must
establish a system by which to select families to participate.
PHA Policy
The PHA will administer up to five new homeownership units per year. The PHA may exceed the
number of units planned per year if it is necessary as a reasonable accommodation for a person with a
disability. If this occurs, the PHA may reduce the number of homeownership units offered in
subsequent years.
Families who have been participating in an economic self-sufficiency program for at least six months, or
have graduated from such a program, will be given preference over other families. Elderly and disabled
families will automatically be given this preference.
Within preference and non-preference categories, families will be selected according to the date and
time their application for participation in the homeownership option is submitted to the PHA.
All families must meet eligibility requirements as defined in Section 15-VII.B. of this plan.
15-VII.D. ELIGIBLE UNITS [24 CFR §982.628]
In order for a unit to be eligible, the PHA must determine that the unit satisfies all of the following requirements:

The unit must meet HUD’s “eligible housing” requirements. The unit may not be any of the following:

A public housing or Indian housing unit;

A unit receiving Section 8 project-based assistance;

A nursing home, board and care home, or facility providing continual psychiatric, medical or
nursing services;

A college or other school dormitory;

On the grounds of penal, reformatory, medical, mental, or similar public or private institutions.

The unit must have been inspected by the PHA and by an independent inspector designated by the
family.

The unit must be a one-unit property or a single dwelling unit in a cooperative or condominium.

The unit must meet Housing Quality Standards (see Chapter 8).

For a unit where the family will not own fee title to the real property (such as a manufactured home), the
home must have a permanent foundation and the family must have the right to occupy the site for at
least 40 years.

Families may enter into contracts of sale for units not yet under construction. However, the PHA will not
commence homeownership assistance for the family for that unit until:
1.
Either the responsible entity completes the environmental review as required by 24 CFR part 58 and
HUD approved the environmental certification and request for release of funds prior to commencement
of construction or HUD performed an environmental review under 24 CFR part 50 and notified the PHA
in writing of environmental approval of the site prior to construction commencement; and
2.
Construction of the unit has been completed and the unit has passed the required inspection and
independent inspection as addressed elsewhere in this chapter.

For PHA-owned units (as defined in 24 CFR 982.4), all of the following conditions must be satisfied:

The PHA informs the family, both orally and in writing, that the family has the right to purchase
any eligible unit and a PHA-owned unit is freely selected by the family without PHA pressure or
steering;

The unit is not ineligible housing;

The PHA obtains the services of an independent entity (as defined in 24 CFR 982.4) to inspect
the unit, review the independent inspection report, review the contract of sale, determine the
reasonableness of the sales price and any PHA provided financing. All of these actions must be
completed in accordance with program requirements.

The PHA must not approve the unit if the PHA has been informed that the seller is debarred,
suspended, or subject to a limited denial of participation.
15-VII.E. ADDITIONAL PHA REQUIREMENTS FOR SEARCH AND PURCHASE [24 CFR  § 982.629]
It is the family’s responsibility to find a home that meets the criteria for voucher homeownership assistance.
The PHA may establish the maximum time that will be allowed for a family to locate and purchase a home and
may require the family to report on their progress in finding and purchasing a home. If the family is unable to
purchase a home within the maximum time established by the PHA, the PHA may issue the family a voucher to
lease a unit or place the family’s name on the waiting list for a voucher.
PHA Policy
The family will be allowed 120 days to identify a unit and submit a sales contract to the PHA for review.
The family will be allowed an additional 120 days to close on the home. PHAs may grant extensions to
either of these periods for good cause. The length of the extension(s) will be determined on a case-by-
case, but in no case will an extension exceed a total of 125 days. The maximum amount of time a
family will be given to locate and complete the purchase of a home under the homeownership option is
365 days.
During these periods, the family will continue to receive HCV rental assistance in accordance with any
active lease and HAP contract until the family vacates the rental unit for its purchased home.
All requests for extensions must be submitted in writing to the PHA prior to the expiration of the period
for which the extension is being requested. The PHA will approve or disapprove the extension request
within 10 business days. The family will be notified of the PHA’s decision in writing.
The family will be required to report their progress on locating and purchasing a home to the PHA every
30 days until the home is purchased.
If the family cannot complete the purchase of a unit within the maximum required time frame, and is not
receiving rental assistance under a HAP contract at the time the search and purchase time period
expires, the family will be issued a voucher to lease a unit.

15-VII.F. HOMEOWNERSHIP COUNSELING [24 CFR §982.630]
Before commencement of homeownership assistance for a family, the family must attend and satisfactorily
complete the pre-assistance homeownership and housing counseling program required by the PHA. HUD
suggests the following topics for the PHA-required pre-assistance counseling:

Home maintenance (including care of the grounds);

Budgeting and money management;

Credit counseling;

How to negotiate the purchase price of a home;

How to obtain homeownership financing and loan pre-approvals, including a description of types of
financing that may be available, and the pros and cons of different types of financing;

How to find a home, including information about homeownership opportunities, schools, and
transportation in the PHA jurisdiction;

Advantages of purchasing a home in an area that does not have a high concentration of low-income
families and how to locate homes in such areas;

Information on fair housing, including fair housing lending and local fair housing enforcement agencies;
and

Information about the Real Estate Settlement Procedures Act (12 U.S.C. 2601 et seq.) (RESPA), state
and Federal truth-in-lending laws, and how to identify and avoid loans with oppressive terms and
conditions.
The PHA may adapt the subjects covered in pre-assistance counseling (as listed) to local circumstances and
the needs of individual families.
The PHA may also offer additional counseling after commencement of homeownership assistance (ongoing
counseling). If the PHA offers a program of ongoing counseling for participants in the homeownership option,
the PHA shall have discretion to determine whether the family is required to participate in the ongoing
counseling.
 Any homeownership counseling provided to families in connection with this section must be conducted
by a HUD certified housing counselor working for an agency approved to participate in HUD’s Housing
Counseling Program.
PHA Policy
Families will not be required to participate in ongoing counseling after commencement of
homeownership assistance.

15-VII.G. HOME INSPECTIONS, CONTRACT OF SALE, AND PHA DISAPPROVAL OF SELLER [24 CFR
§982.631]
Home Inspections
The PHA may not commence monthly homeownership assistance payments for a family until the PHA has
inspected the unit and has determined that the unit  meets housing quality standards.
PHA Policy
When the family locates a home they wish to purchase and submits a copy of their purchase
offer/contract, the PHA will conduct an inspection within 10 business days. Any items found not to meet
housing quality standards must be repaired before the unit can be determined eligible for the
homeownership program.
An independent professional inspector selected by and paid for by the family must also inspect the unit. The
independent inspection must cover major building systems and components, including foundation and
structure, housing interior and exterior, and the roofing, plumbing, electrical, and heating systems. The
independent inspector must be qualified to report on property conditions, including major building systems and
components.
The PHA may not require the family to use an independent inspector selected by the PHA. The independent
inspector may not be a PHA employee or contractor, or other person under control of the PHA. However, the
PHA may establish standards for qualification of inspectors selected by families under the homeownership
option.
PHA Policy
The family must hire an independent professional inspector, whose report must be submitted to the
PHA for review. This inspector must be a member of the American Society of Home Inspectors (ASHI)
or other recognized professional society, or a licensed engineer. The inspector cannot be a PHA
employee or contractor.
The PHA may disapprove a unit for assistance based on information in the independent inspector’s report,
even if the unit was found to comply with housing quality standards.
PHA Policy
The PHA will review the professional report in a timely fashion and, based on the presence of major
physical problems, may disapprove the purchase of the home.
If the PHA disapproves the purchase of a home, the family will be notified in writing of the reasons for
the disapproval.
While the family is receiving homeownership assistance, the PHA will conduct an NSPIRE inspection
every other year.
Contract of Sale
Before commencement of monthly homeownership assistance payments, a member or members of the family
must enter into a contract of sale with the seller of the unit to be acquired by the family.

The family must give the PHA a copy of the contract of sale. The contract of sale must:

Specify the price and other terms of sale by the seller to the purchaser;

Provide that the purchaser will arrange for a pre-purchase inspection of the dwelling unit by an
independent inspector selected by the purchaser;

Provide that the purchaser is not obligated to purchase the unit unless the inspection is satisfactory to
the purchaser;

Provide that the purchaser is not obligated to pay for any necessary repairs; and

Contain a certification from the seller that the seller has not been debarred, suspended, or subject to a
limited denial of participation under 24 CFR part 24.

A contract for the sale of a unit not yet under construction must meet all above requirements, and
requirements below. Commencement of construction in violation of the below requirements voids the
purchase contract.
-
The purchaser is not obligated to purchase the unit unless an environmental review has been
performed and the site received environmental approval prior to commencement of construction in
accordance with 24 CFR 982.628; and
-
The construction will not commence until the environmental review has been completed and the
seller has received written notice from the PHA that environmental approval has been obtained.
Environmental approval may be conditioned on the contracting parties’ agreement to modification
to the unit design or to mitigation actions.
Disapproval of a Seller
In its administrative discretion, the PHA may deny approval of a seller for the same reasons a PHA may
disapprove an owner under the regular HCV program [see 24 CFR §982.306(c)].
15-VII.H. FINANCING [24 CFR §982.632]
The PHA may establish requirements for financing purchase of a home under the homeownership option. This
may include requirements concerning qualification of lenders, terms of financing, restrictions concerning debt
secured by the home, lender qualifications, loan terms, and affordability of the debt. The PHA must establish
policies describing these requirements in the administrative plan.
A PHA may not require that families acquire financing from one or more specified lenders, thereby restricting
the family’s ability to secure favorable financing terms.
PHA Policy

As a check against predatory lending, the PHA will review the financing of each purchase transaction,
including estimated closing costs. The PHA will review the loans for features, such as balloon
payments, adjustable-rate mortgages, and unusually high interest rates, all of which are prohibited. The
PHA also will not approve “seller financing” or “owner-held” mortgages. Beyond these basic criteria, the
PHA will rely on the lenders to determine that the loan will be affordable to program participants.
The mortgage the family applies for must require a minimum down payment of at least three percent of
the sales price with one percent of the down payment coming from the purchaser’s personal funds. The
PHA will not require that the family have any more than the minimum of one percent of their own money
in the transaction. However, in cases where a lender is requiring a larger amount, the family may be
held to the underwriting guidelines set by their lending institution.
The PHA will approve a family’s request to utilize its Family Self-Sufficiency escrow account after final
disbursement for down payment and/or closing costs when purchasing a unit under the HCV
homeownership option.
15-VII.I. CONTINUED ASSISTANCE REQUIREMENTS; FAMILY OBLIGATIONS [24 CFR §982.633]
Homeownership assistance may only be paid while the family is residing in the home. If the family moves out
of the home, the PHA may not continue homeownership assistance after the month when the family moves
out. The family or lender is not required to refund to the PHA the homeownership assistance for the month
when the family moves out.
Before commencement of homeownership assistance, the family must execute family obligations in the form
prescribed by HUD [Form HUD-52649]. In the statement, the family agrees to comply with all family obligations
under the homeownership option.
The family must comply with the following obligations:

The family must comply with the terms of the mortgage securing debt incurred to purchase the home,
or any refinancing of such debt.

The family may not convey or transfer ownership of the home, except for purposes of financing,
refinancing, or pending settlement of the estate of a deceased family member. Use and occupancy of
the home are subject to 24 CFR §982.551 (h) and (i).


The family must supply information to the PHA or HUD as specified in 24 CFR §982.551(b). The family
must further supply any information required by the PHA or HUD concerning mortgage financing or
refinancing, sale or transfer of any interest in the home, or homeownership expenses.

The family must notify the PHA before moving out of the home.

The family must notify the PHA if the family defaults on the mortgage used to purchase the home.

The family must provide the PHA with information on any satisfaction or payment of the mortgage debt.

No family member may have any ownership interest in any other residential property.
The family must comply with the obligations of a participant family described in 24 CFR §982.551,
except for the following provisions which do not apply to assistance under the homeownership option:
24 CFR §982.551(c), (d), (e), (f), (g) and (j).
PHA Policy
Any inspection the PHA conducts after the initial inspection will be done on an advisory basis. The
family will be encouraged to make the repairs, but will not be required to do so as a condition of
ongoing assistance.
15-VII.J. MAXIMUM TERM OF HOMEOWNER ASSISTANCE [24 CFR §982.634]
Except in the case of a family that qualifies as an elderly or disabled family, other family members (described
below) shall not receive homeownership assistance for more than:

Fifteen years, if the initial mortgage incurred to finance purchase of the home has a term of 20 years or
longer; or

Ten years, in all other cases.
The maximum term described above applies to any member of the family who:

Has an ownership interest in the unit during the time that homeownership payments are made; or

Is the spouse of any member of the household who has an ownership interest in the unit during the
time homeownership payments are made.
In the case of an elderly family, the exception only applies if the family qualifies as an elderly family at the start
of homeownership assistance. In the case of a disabled family, the exception applies if at any time during
receipt of homeownership assistance the family qualifies as a disabled family.
If, during the course of homeownership assistance, the family ceases to qualify as a disabled or elderly family,
the maximum term becomes applicable from the date homeownership assistance commenced. However, such
a family must be provided at least 6 months of homeownership assistance after the maximum term becomes
applicable (provided the family is otherwise eligible to receive homeownership assistance).
If the family has received such assistance for different homes, or from different PHAs, the total of such
assistance terms is subject to the maximum term described in this part.

15-VII.K. HOMEOWNERSHIP ASSISTANCE PAYMENTS AND HOMEOWNERSHIP EXPENSES [24 CFR
§982.635]
The monthly homeownership assistance payment is the lower of the voucher payment standard minus the total
tenant payment, or the monthly homeownership expenses minus the total tenant payment. The payment
standard amount may not be lower than what the payment standard amount was at commencement of
homeownership assistance.
In determining the amount of the homeownership assistance payment, the PHA will use the same payment
standard schedule, payment standard amounts, and subsidy standards as those described elsewhere in this
plan for the Housing Choice Voucher program.
The payment standard for a family is the greater of:
(i)
The payment standard as determined at the commencement of homeownership assistance for
occupancy of the home, or
(ii)
The payment standard at the most recent regular reexamination of family income and composition
since the commencement of homeownership assistance for occupancy of the home.
The PHA must adopt policies for determining the amount of homeownership expenses to be allowed by the
PHA in accordance with HUD requirements.
Homeownership expenses (not including cooperatives) may only include amounts allowed by the PHA to
cover:

Principal and interest on initial mortgage debt, any refinancing of such debt, and any mortgage
insurance premium incurred to finance purchase of the home;

Real estate taxes and public assessments on the home;

Home insurance;

The PHA allowance for maintenance expenses;

The PHA allowance for costs of major repairs and replacements;

The PHA utility allowance for the home;

Principal and interest on mortgage debt incurred to finance costs for major repairs, replacements, or
improvements for the home. If a member of the family is a person with disabilities, such debt may
include debt incurred by the family to finance costs needed to make the home accessible for such
person, if the PHA determines that allowance of such costs as homeownership expenses is needed as
a reasonable accommodation so that the homeownership option is readily accessible to and usable by
such person;

Land lease payments where a family does not own fee title to the real property on which the home is
located; [see 24 CFR §982.628(b)];

For a condominium unit, condominium operating charges or maintenance fees assessed by the
condominium homeowner association.
Homeownership expenses for a cooperative member may only include amounts allowed by the PHA to
cover:

The cooperative charge under the cooperative occupancy agreement including payment for real estate
taxes and public assessments on the home;

Principal and interest on initial debt incurred to finance purchase of cooperative membership shares
and any refinancing of such debt;

Home insurance;


The PHA allowance for maintenance expenses;

The PHA allowance for costs of major repairs and replacements;

The PHA utility allowance for the home; and

Principal and interest on debt incurred to finance major repairs, replacements or improvements for the
home. If a member of the family is a person with disabilities, such debt may include debt incurred by the
family to finance costs needed to make the home accessible for such person, if the PHA determines
that allowance of such costs as homeownership expenses is needed as a reasonable accommodation
so that the homeownership option is readily accessible to and usable by such person.

Cooperative operating charges or maintenance fees assessed by the cooperative homeowner
association.
PHA Policy
The PHA will use the following amounts for homeownership expenses:
Monthly homeownership payment. This includes principal and interest on initial mortgage debt, taxes
and insurance, public assessments, and any mortgage insurance premium, if applicable.
Utility allowance. The PHA’s utility allowance for the unit, based on the current HCV utility allowance
schedule.
Monthly maintenance/major repair/replacement allowance. A single monthly
maintenance/repair/replacement allowance will be provided at $120 per month.
Monthly co-op/condominium assessments. If applicable, the monthly amount of co-op or
condominium association operation and maintenance assessments.
Monthly principal and interest on debt for improvements. Principal and interest for major home
repair, replacements, or improvements, if applicable.
Land lease payments. Land lease payments where a family does not own fee title to the real property
on which the home is located.
The PHA may pay the homeownership assistance payments directly to the family, or at the PHA’s discretion, to
a lender on behalf of the family. If the assistance payment exceeds the amount due to the lender, the PHA
must pay the excess directly to the family.
PHA Policy
The PHA’s housing assistance payment will be paid directly to the family. It will be the family’s
responsibility to make the entire payment to the lender. The PHA may make an exception if the family
requests the payment to go directly to the lender, and this arrangement is acceptable to the mortgage
company. If the assistance payment exceeds the amount due to the lender, the PHA must pay the
excess directly to the family.
15-VII.L. PORTABILITY [24 CFR 982.636, 982.637, 982.353(B); (C); 982.552; 982.553]
Subject to the restrictions on portability included in HUD regulations and PHA policies, a family may exercise
portability if the receiving PHA is administering a voucher homeownership program and accepting new
homeownership families. The receiving PHA may absorb the family into its voucher program or bill the initial
PHA.
The family must attend the briefing and counseling sessions required by the receiving PHA. The receiving PHA
will determine whether the financing for, and the physical condition of the unit, are acceptable. The receiving
PHA must promptly notify the initial PHA if the family has purchased an eligible unit under the program, or if the
family is unable to purchase a home within the maximum time established by the PHA.

15-VII.M. MOVING WITH CONTINUED ASSISTANCE [24 CFR §982.637]
A family receiving homeownership assistance may move with continued tenant-based rental assistance, or
with voucher homeownership assistance.
The PHA must determine that all initial requirements have been satisfied if a family that has received
homeownership assistance wants to move with continued homeownership assistance. However, the following
do not apply:

The requirement for pre-assistance counseling is not applicable. However, the PHA may require that
the family complete additional counseling (before or after moving to a new unit with continued
homeownership assistance).

The requirement that a family must be a first-time homeowner is not applicable.
Continued tenant-based assistance for a new unit cannot begin so long as any family member holds title to the
prior home.  However, when the family or a member of the family is or has been the victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking and the move is needed to protect the
health or safety of the family or family member (or any family member has been the victim of a sexual assault
that occurred on the premises during the 90-calendar-day period preceding the family’s request to move), such
family or family member may be assisted with continued tenant-based assistance even if they own any title or
other interest in the prior home.
The PHA may deny permission to move to a new unit with continued voucher assistance:

If the PHA has insufficient funding to provide continued assistance.

In accordance with 24 CFR 982.638, regarding denial or termination of assistance.

In accordance with the PHA’s policy regarding number of moves within a 12-month period.
The PHA must deny the family permission to move to a new unit with continued voucher rental assistance if:

The family defaulted on an FHA-insured mortgage; and

The family fails to demonstrate that the family has conveyed, or will convey, title to the home, as
required by HUD, to HUD or HUD's designee; and
The family has moved, or will move, from the home within the period established or approved by HUD.
PHA Policy
For families participating in the homeownership option, requests to move will be approved and/or
denied in accordance with PHA policies in Chapter 10.
The PHA will not require additional counseling of any families who move with continued assistance.
15-VII.N. DENIAL OR TERMINATION OF ASSISTANCE [24 CFR §982.638]
At any time, the PHA may deny or terminate homeownership assistance in accordance with HCV program
requirements in 24 CFR 982.552 (Grounds for denial or termination of assistance) or 24 CFR 982.553 (Crime
by family members).

The PHA may also deny or terminate assistance for violation of participant obligations described in 24 CFR
Parts 982.551 or 982.633 and in accordance with its own policy, with the exception of failure to meet
obligations under the Family Self-Sufficiency program as prohibited under the alternative requirements set forth
in FR Notice 12/29/14.
Homeownership assistance for a family automatically terminates 180 calendar days after the last
homeownership assistance payment on behalf of the family. However, a PHA may grant relief from this
requirement in those cases where automatic termination would result in extreme hardship for the family.
PHA Policy
In order for the PHA to consider granting relief from the requirement to automatically terminate
homeownership assistance 180 days following the PHA’s last housing assistance payment on behalf of
the family, the family must submit a written request to the PHA at least 30 days prior to the date of
automatic termination. The request must include an explanation of the circumstances that will cause an
extreme hardship for the family (e.g., the imminent loss of income or employment) as well as
documentation supporting the request. The PHA will determine on a case-by-case basis whether to
grant relief from the requirement and for what period of time. In no case will the PHA postpone
termination beyond an additional 90 days.
The PHA must terminate voucher homeownership assistance for any member of family receiving
homeownership assistance that is dispossessed from the home pursuant to a judgment or order of foreclosure
on any mortgage (whether FHA insured or non-FHA) securing debt incurred to purchase the home, or any
refinancing of such debt.
PHA Policy
The PHA will terminate a family’s homeownership assistance if the family violates any of the
homeowner obligations listed in Section 1, as well as for any of the reasons listed in Section 2 of Form
HUD-52649, Statement of Homeowner Obligations Housing Choice Homeownership Voucher Program.
In making its decision to terminate homeownership assistance, the PHA will consider alternatives as
described in Section 12-II.C and other factors described in Section 12-II.D. Upon consideration of such
alternatives and factors, the PHA may, on a case-by-case basis, choose not to terminate assistance.
Termination notices will be sent in accordance with the requirements and policies set forth in Section 12
-II.F.

Chapter 16
Program Administration
Introduction
This chapter discusses administrative policies and practices that are relevant to the activities covered in this
plan. The policies are discussed in seven parts as described below:
Part I: Administrative Fee Reserve. This part describes the PHA’s policies with regard to oversight of
expenditures from its administrative fee reserve.
Part II: Setting Program Standards and Schedules. This part describes what payment standards
are, and how they are updated, as well as how utility allowances are established and revised.
Part III: Informal Reviews and Hearings. This part outlines the requirements and procedures for
informal reviews and hearings, and for informal hearings regarding citizenship status.
Part IV: Owner or Family Debts to the PHA. This part describes policies for recovery of monies that
the PHA has overpaid on behalf of families, or to owners, and describes the circumstances under which
the PHA will offer repayment agreements to owners and families. Also discussed are the consequences
for failure to make payments in accordance with a repayment agreement.
Part V: Section 8 Management Assessment Program (SEMAP). This part describes what the
SEMAP scores represent, how they are established, and how those scores affect a PHA.
Part VI: Record-Keeping. All aspects of the program involve certain types of record- keeping. This part
outlines the privacy rights of applicants and participants and record retention policies the PHA will
follow.
Part VII: Reporting and Record Keeping for Children with Elevated Blood Lead Level. This part
describes the PHA’s responsibilities for reporting, data collection, and record keeping relative to
children with elevated blood lead levels that are less than six years of age, and are receiving HCV
assistance.
Part VIII: Determination of Insufficient Funding. This part describes the PHA’s policies for
determining if there is sufficient funding to issue vouchers, to approve moves to higher cost units or
areas, and to continue assistance for all participant families.
Part IX: Violence against Women Act (VAWA): Notification, Documentation, Confidentiality. This
part contains key terms used in VAWA and describes requirements related to notifying families and
owners about their rights and responsibilities under VAWA; requesting documentation from victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human trafficking; and maintaining the
confidentiality of information obtained from victims.

PART I: ADMINISTRATIVE FEE RESERVE [24 CFR §982.155]
The PHA will maintain administrative fee reserves, or unrestricted net position (UNP) for the program to pay
program administrative expenses in excess of administrative fees paid by HUD for a PHA fiscal year. HUD
appropriations acts beginning with FFY 2004 have specified that administrative fee funding may be used only
for activities related to the provision of HCV assistance, including related development activities.
PIH Notice 2012-9 cites two examples of related development activities: unit modification for accessibility
purposes and development of project-based voucher units. The notice makes clear that other activities may
also qualify as related development activities.
Administrative fees that remain in the UNP account from funding provided prior to 2004 may be used for “other
housing purposes permitted by state and local law,” in accordance with 24 CFR §982.155(b)(1).
In addition, as specified in Notice PIH 2022-18, PHAs may use administrative fee funding for both
administrative and “other expenses” needed to employ strategies and undertake activities beyond regular
administrative responsibilities to facilitate the successful leasing and use of housing choice vouchers by
families, such as through the use of security deposit assistance and landlord recruitment and incentive
payments, among other allowable expenses specified in the notice. PHAs are also permitted to use UNP for
these expenses [Notice PIH 2022-18].
If a PHA has not adequately administered its HCV program, HUD may prohibit use of funds in the UNP
Account and may direct the PHA to use funds in that account to improve administration of the program, for
HCV HAP expenses, or to reimburse ineligible expenses in accordance with the regulation at 24 CFR
§982.155(b)(3).
HUD requires the PHA Board of Commissioners or other authorized officials to establish the maximum amount
that may be charged against the UNP account without specific approval.
PHA Policy
Expenditures from the UNP account will be made in accordance with all applicable federal
requirements. Expenditures will not exceed $29,999 per occurrence without the prior approval of the
PHA’s Board of Commissioners.

PART II: SETTING PROGRAM STANDARDS AND SCHEDULES
16-II.A. OVERVIEW
Although many of the program’s requirements are established centrally by HUD, the HCV program’s
regulations recognize that some flexibility is required to allow the PHA to adapt the program to local conditions.
This part discusses how the PHA establishes and updates certain schedules and standards that are used to
administer the program locally. Details about how these schedules are applied to individual families are
provided in other chapters. The schedules and standards discussed here include:

Payment Standards, which dictate the maximum subsidy a family can receive (application of the
payment standards is discussed in Chapter 6); and

Utility Allowances, which specify how a family’s payment should be adjusted to account for tenant-paid
utilities (application of utility allowances is discussed in Chapter 6).
PHA Policy
Copies of the payment standard and utility allowance schedules are available for review in the PHA’s
offices during normal business hours and on the PHA’s website.
Families, owners, and members of the public may submit written comments on the schedules
discussed in this part, at any time, for consideration during the next revision cycle.
The PHA will maintain documentation to support its annual review of payment standards and utility
allowance schedules. This documentation will be retained for at least 3 years.
16-II.B. PAYMENT STANDARDS [24 CFR §982.503; HCV GB, CHAPTER 7; AND NOTICE PIH 2024-34]
The payment standard sets the maximum subsidy payment a family can receive from the PHA each month [24
CFR §982.505(a)]. Payment standards are based on fair market rents (FMRs) published annually by HUD.
FMRs are set at a percentile within the rent distribution of standard quality rental housing units in each FMR
area. For most jurisdictions, FMRs are set at the 40th percentile of gross rents in the market area.
In the HCV program, the FMR may be established at the ZIP code level, metropolitan market area level, or
nonmetropolitan county level. Within each FMR area, the applicable FMR is the HUD-published:

Small Area FMR (SAFMR);
-
For any metropolitan area designated as an SAFMR area; or
-
Anywhere a PHA has notified HUD it will voluntarily use SAFMRs;

Metropolitan FMR for any other metropolitan area; or

FMR for any other non-metropolitan county.
The PHA must establish a payment standard schedule that establishes payment standard amounts for each
FMR area within the PHA’s jurisdiction, and for each unit size within each of the FMR areas.  . In many cases a
single FMR area will cover the PHA’s entire jurisdiction. Some PHAs’ jurisdictions include more than one FMR
area. The PHA’s established payment standards within the payment standard area always must be within the
basic range of the applicable FMR area, or any HUD-approved exception payment standard. Program
regulations and this policy refer to the “applicable FMR.” The “applicable FMR” is the HUD-published SAFMR
for PHAs in mandatory SAFMR areas or for those PHAs that have opted-in to using the SAFMR, both of which
are discussed below.
Small Area FMR PHAs (Mandatory and Opt-In) [Notice PIH 2018-01; Notice PIH 2023-32; Notice PIH 2024
-34; and Implementing Small Area Fair Market Rents (SAFMR) Guidebook]
SAFMRs are FMRs calculated at the ZIP Code level, rather than for an entire metropolitan or non-metropolitan
county.

HUD identifies which metropolitan areas are required to use SAFMRs based on significant voucher
concentration challenges and market conditions. PHAs administering the HCV program in those areas are
required to use the SAFMRs when establishing payment standards (mandatory SAFMR PHAs). Mandatory
SAFMR PHAs must use the SAFMR for any part of their jurisdiction located in the SAFMR area.
Upon notification to HUD, PHAs not located in mandatory SAFMR areas may opt-in and voluntarily adopt
SAFMRs for one or more of the FMR areas in which the PHA administers vouchers (opt-in PHAs). A PHA that
exercises this option in one metropolitan area or non-metropolitan county is not required to exercise this option
in other metropolitan areas or non-metropolitan counties. A PHA that opts in to SAFMRs may subsequently opt
out through revision of the administrative plan and notification to HUD.
Alternatively, PHAs may elect to use SAFMRs only as the basis for exception payment standards in some or
all of those non-mandatory SAFMR areas that cover or are within their jurisdictions. These PHAs are not
considered opt-in PHAs.
When applicable, SAFMRs apply to all tenant-based vouchers in the PHA’s jurisdiction, including special
vouchers such as the Veterans Affairs Supportive Housing (VASH) program, the Family Unification Program
(FUP), and special housing types such as Single Room Occupancies (SROs) and homeownership vouchers.
SAFMRs do not apply to manufactured home space rental.
PHA Policy
The PHA has been designated by HUD as a mandatory SAMFR PHA and, in accordance with 24 CFR
888.113(c )(3) is required to implement SAFMR’s- based payment standards no later than January 1,
2025.
The Basic Range [24 CFR 982.503(c) and Notice PIH 2024-34]
The PHA may establish a payment standard within the “basic range” established by HUD—between 90 and
110 percent of the published FMR for each unit size—without HUD approval or prior notification to HUD. For
each payment standard area, the PHA must establish a payment standard amount for each unit size which
may be based on the same percentage of the published FMR (for example, all units at 100 percent of FMR), or
the PHA may set different payment standards for different unit sizes (for example, 1-bedrooms at 90 percent
and 2-bedrooms at 100 percent of the FMR).
Designated Payment Standard Areas [24 CFR 982.503(a)(3) and Notice PIH 2024-34]
The PHA may establish designated payment standard areas within each FMR area where the PHA establishes
different payment standards, provided each area is no smaller than a census tract block group. If the PHA
designates payment standard areas, then it must include the criteria used to determine the designated areas
and the payment standard amounts for those areas in the administrative plan.
The PHA has not established any designated payment standard areas.
Exception Payment Standards [24 CFR §982.503(d); PIH Notice 2018-01, Notice PIH 2024-34, and FR
Notice 9/27/2021]
There are several options available to increase payment standards above the basic range. These are known
as exception payment standards, which are payment standards that exceed 110 percent of the published FMR.
The following are types of exception payment standards:

Payment standards based on SAFMRs in ZIP codes where the SAFMR is higher than the applicable
metropolitan or non-metropolitan county FMR

Payment standards greater than 110 percent up to 120 percent of the applicable FMR

Payment standards over 120 percent of the applicable FMR


Payment standards up to 120 percent of the FMR for Veterans Affairs Supportive Housing (HUD-VASH)

Payment standards necessary as a reasonable accommodation
Payment Standards based on SAFMRs in ZIP codes where the SAFMR is Higher than the FMR: Upon
notification to HUD, a PHA that is not located in a SAFMR area or that has not opted to voluntarily adopt
SAFMRs may establish an exception payment standard for a ZIP code area that exceeds the basic range for
the metropolitan area or county FMR of up to and including 110 percent of the SAFMR for that ZIP code area.
If  an exception area crosses one or more FMR boundaries, then the maximum exception payment standard
amount that a PHA may adopt for the area without HUD approval is 110 percent of the ZIP code area with the
lowest SAFMR amount. A PHA that adopts an exception payment standard pursuant to this authority must
apply it to the entire ZIP code area.

Payment Standards Greater than 110 Percent Up to 120 Percent: Upon notification to HUD, a PHA may
establish exception payment standards between 110 percent and 120 percent of the applicable FMR if the
PHA meets one of the following criteria:

Success rate: Fewer than 75 percent of families to which the PHA has issued tenant-based vouchers
during the most recent 12-month period for which there is success rate data available have become
participants on the program; or

Rent burden: More than 40 percent of families with tenant-based assistance pay more than 30 percent of
their adjusted income as their family share.
The PHA may revert back to the basic range at any time without notification to HUD.
PHAs may combine exception payment standards based on the SAFMR and exception payment standards
greater than 110 and up to 120 percent.
Other Exception Payment Standards: PHAs may request HUD approval to establish exception payment
standards up to 120 percent of the FMR when the above criteria do not apply or in order to establish exception
payment standards that exceed 120 percent of the FMR. Requests may be made for an entire FMR area or a
designated part of the FMR area.
Exception Payment Standards for VASH: In addition, HUD allows PHAs to establish a HUD-Veterans Affairs
Supportive Housing (HUD-VASH) exception payment standard. PHAs may go up to but no higher than 120
percent of the FMR or SAFMR specifically for VASH families. PHAs who want to establish a VASH exception
payment standard over 120 percent must still request a waiver from HUD (See Section 19-III.E.).
Once exception payment standards are adopted, the PHA may use the exception payment standard for all
units, or for only units of a particular size. The exception payment standard may be established for a
designated part of the FMR area (called an “exception area”) or for the entire FMR area. Exception areas are
typically county, city, town, ZIP code, or census tract areas. However, so long as the exception area is no
smaller than census tract block group, the PHA may determine the area for the exception area.
PHA Policy
The PHA has not established exception payment standards.
Reasonable Accommodation [24 CFR 982.503(d)(5), 24 CFR 982.505(d), Notice PIH 2024-34, and Notice
PIH 2010-26]
Unit-by-unit exceptions to the PHA’s payment standards generally are not permitted. However, an exception
may be made on a case-by-case basis as a reasonable accommodation for a family that includes a person
with disabilities. (See Chapter 2 for a discussion of reasonable accommodations.) This type of exception does
not affect the PHA’s payment standard schedule.
If required as a reasonable accommodation, the PHA may make an exception to the payment standard without
HUD approval if the exception amount does not exceed 120 percent of the applicable FMR/SAFMR for the unit
size (or in the case of VASH, up to 140 percent of the FMR/SAFMR). The PHA may request HUD approval for

an exception to the payment standard for a particular family if the required amount exceeds 120 percent of the
FMR/SAFMR.
PHA Policy
A family that requires a reasonable accommodation may request a higher payment standard at the time
the Request for Tenancy Approval (RTA) is submitted. The family must document the need for the
exception. In order to approve an exception, or request an exception from HUD, the PHA must
determine that:
There is a shortage of affordable units that would be appropriate for the family;
The family share would otherwise exceed 40 percent of adjusted monthly income; and
The rent for the unit is reasonable.
Payment Standard below the Basic Range [24 CFR §982.503(e) and Notice PIH 2024-34]
The PHA must request HUD approval to establish a payment standard amount that is lower than the basic
range. At HUD’s sole discretion, HUD may approve establishment of a payment standard lower than the basic
range. HUD will consider rent burden on families under the program. Updating Payment Standards [24 CFR
982.503(c)(3) and Notice PIH 2023-24]
HUD publishes FMRs in the Federal Register and also makes them available on the HUD website with an
effective date of October 1. When HUD updates FMRs, the PHA must revise its payment standard amounts
and schedule no later than three months following the effective date of the published FMR if revisions are
necessary to stay within the basic range. HUD may require the PHA to make further adjustments if it
determines that rent burdens for assisted families in the PHA’s jurisdiction are unacceptably high [24 CFR
982.503(h)]. PHAs must include a copy of the payment standard schedule in the voucher briefing materials,
and HUD strongly encourages PHAs to post their payment standard schedule on their website.
PHA Policy
The PHA will review the appropriateness of the payment standards on an annual basis when the new FMR is
published, and at other times as determined necessary. In addition to ensuring the payment standards are
always within the “basic range,” the PHA will consider the following factors when determining whether an
adjustment should be made to the payment standard schedule:
Funding Availability: The PHA will review projected HAP expenditures to determine the impact
projected subsidy adjustments will have on funding available for the program and the number of
families served. The PHA will compare the number of families who could be served under revised
payment standard amounts with the number assisted under current payment standard amounts.
Rent Burden of Participating Families: Rent burden will be determined by identifying the percentage
of families, for each unit size, that are paying more than 30 percent of their monthly adjusted income as
the family share. When 40 percent or more of families, for any given unit size, are paying more than 30
percent of adjusted monthly income as the family share, the PHA will consider increasing the payment
standard. In evaluating rent burdens, the PHA will not include families renting a larger unit than their
family unit size.
Quality of Units Selected: The PHA may review the quality of units selected by participant families
when making the determination of the percent of income families are paying for housing, to ensure that
payment standard increases are only made when needed to reach the mid-range of the market.

Changes in Rent to Owner: The PHA may review a sample of the units to determine how often
owners are increasing or decreasing rents and the average percent of increases and decreases by
bedroom size.
Unit Availability: The PHA may review the availability of units for each unit size, particularly in areas
with low concentrations of poor and minority families.
Lease-up Time and Success Rate: The PHA may consider the percentage of families that are unable
to locate suitable housing before the voucher expires and whether families are leaving the jurisdiction to
find affordable housing.
Effective dates of changes to payment standard amounts will be determined at the time of update. The PHA
will always ensure the payment standards will be within the basic range. The PHA will post its payment
standards schedule on the PHA’s website and include a copy in the voucher briefing materials.

16-II.C. UTILITY ALLOWANCES [24 CFR §982.517]
A PHA-established utility allowance schedule is used in determining family share and PHA subsidy. The PHA
must maintain a utility allowance schedule for
(1)
all tenant-paid utilities,
(2)
the cost of tenant-supplied refrigerators and ranges, and
(3)
other tenant-paid housing services such as trash collection.
The PHA must maintain an area-wide utility allowance schedule. The utility allowance schedule must be
determined based on the typical cost of utilities and services paid by energy-conservative households that
occupy housing of similar size and type in the same locality. In developing the schedule, the PHA must use
normal patterns of consumption for the community as a whole, and current utility rates.
The utility allowance must include the utilities and services that are necessary in the locality to provide housing
that complies with housing quality standards. Costs for telephone, cable/satellite television, and internet
services are not included in the utility allowance schedule.
In the utility allowance schedule, the PHA must classify utilities and other housing services according to the
following general categories: space heating; air conditioning; cooking; water heating; water; sewer; trash
collection; other electric; cost of tenant-supplied refrigerator; cost of tenant-supplied range; applicable
surcharges; and other specified housing services.
The cost of each utility and housing service must be stated separately by unit size and type. Chapter 16 of the
HCV Guidebook provides detailed guidance to the PHA about establishing utility allowance schedules.
The PHA must state its policy for utility allowance payments in the administrative plan and apply it consistently
to all households. The PHA must provide a copy of the utility allowance schedule to HUD.
Energy Efficient Utility Allowance [24 CFR 982.517(b)(2)(ii)]
In addition to the area-wide utility allowance standard, the PHA may maintain an area-wide, energy efficient
utility allowance schedule to be used for units that are in a building that meets Leadership in Energy and
Environmental Design (LEED) or Energy Star standards.
PHA Policy
The PHA will not maintain an energy efficient utility allowance schedule.
Air Conditioning [24 CFR 982.517(b)(1)(iii)]
The PHA must provide a utility  allowance for air-conditioning when the majority of housing units in the market
provide central air-conditioning or are wired for tenant-installed air conditioners.
PHA Policy
The PHA has included an allowance for air-conditioning in its schedule. Central air- conditioning or a
portable air conditioner must be present in a unit before the PHA will apply this allowance to a family’s
rent and subsidy calculations.
Reasonable Accommodation and Individual Relief
Upon request from a family that includes a person with disabilities, the PHA must approve a utility allowance
which is higher than the applicable amount on the utility allowance schedule if a higher utility allowance is
needed as a reasonable accommodation to make the program accessible and usable by the family member

with a disability [24 CFR 982.517(e)]. (See Chapter 2 for policies regarding the request and approval of
reasonable accommodations).
Further, the PHA may grant requests for relief from charges in excess of the utility allowance on reasonable
grounds, such as special needs of the elderly, ill, or residents with disabilities, or special factors not within
control of the resident, as the PHA deems appropriate. The family must request the higher allowance and
provide the PHA with an explanation of the need for the individual relief and information about the amount of
additional allowance required [see HCV GB, p. 18-8].
PHAs should develop criteria for granting individual relief and to notify residents about the availability of
individual relief, and also to notify participants about the availability of individual relief programs (sometimes
referred to as “Medical Baseline discounts”) offered by the local utility company. Policies for granting exception
utility allowances can be found in Section 6-III.D. of this plan.
Utility Allowance Revisions
The PHA must review its schedule of utility allowances each year, and must revise the schedule if there has
been a change of 10 percent or more in any utility rate since the last time the allowance for that utility was
revised [24 CFR 982.517(c)(1)].
The PHA must maintain information supporting its annual review of utility allowance and any revisions made in
its utility allowance schedule
PART III: INFORMAL REVIEWS AND HEARINGS
16-III.A. OVERVIEW
Both applicants and participants have the right to disagree with, and appeal, certain decisions of the PHA that
may adversely affect them. PHA decisions that may be appealed by applicants and participants are discussed
in this section.
The process for applicant appeals of PHA decisions is called the “informal review.” For participants (or
applicants denied admission because of citizenship issues), the appeal process is called an “informal hearing.”
PHAs are required to include informal review procedures for applicants, and informal hearing procedures for
participants in their administrative plans [24 CFR §982.54(d)(12) and (13)].
16-III.B. INFORMAL REVIEWS
Informal reviews are provided for program applicants. An applicant is someone who has applied for admission
to the program, but is not yet a participant in the program. Informal reviews are intended to provide a “minimum
hearing requirement” [24 CFR 982.554], and need not be as elaborate as the informal hearing requirements
[Federal Register 60, no. 127 (3 July 1995): 34690].

Decisions Subject to Informal Review [24 CFR 982.554(a) and (c)]
The PHA must give an applicant the opportunity for an informal review of a decision denying assistance [24
CFR 982.554(a)]. Denial of assistance may include any or all of the following [24 CFR 982.552(a)(2)]:

Denying listing on the PHA waiting list

Denying or withdrawing a voucher

Refusing to enter into a HAP contract or approve a lease

Refusing to process or provide assistance under portability procedures
Informal reviews are not required for the following reasons [24 CFR 982.554(c)]:

Discretionary administrative determinations by the PHA

General policy issues or class grievances

A determination of the family unit size under the PHA subsidy standards

A PHA determination not to approve an extension of a voucher term

A PHA determination not to grant approval of the tenancy

A PHA determination that the unit is not in compliance with the housing quality standards

A PHA determination that the unit does not meet space standards
PHA Policy
The PHA will only offer an informal review to applicants for whom assistance is being denied. Denial of
assistance includes: denying listing on the PHA waiting list; denying or withdrawing a voucher; refusing to
enter into a HAP contract or approve a lease; refusing to process or provide assistance under portability
procedures.
Notice to the Applicant [24 CFR 982.554(a)]
The PHA must give an applicant prompt notice of a decision denying assistance. The notice must contain a
brief statement of the reasons for the PHA decision and must also state that the applicant may request an
informal review of the decision. The notice must describe how to obtain the informal review.
Scheduling an Informal Review
PHA Policy
A request for an informal review must be made in writing and delivered to the PHA either in person or
by first class mail, by the close of the business day, no later than 10 business days from the date of the
PHA’s denial of assistance.
The PHA must schedule and send written notice of the informal review within 10 business days of the
family’s request.
If the informal review will be conducted remotely, at the time the PHA notifies the family of the
informal review, the family will be informed:

Regarding the processes to conduct a remote informal review, if needed, the PHA will
provide technical assistance prior to and during the informal review, and that if the family or any
individual witness has any technological, resource, or accessibility barriers preventing them
from fully accessing the remote informal review, the family may inform the PHA and the PHA will
assist the family in either resolving the issues or allow the family to participate in an in-person
informal review, as appropriate
Informal Review Procedures [24 CFR 982.554(b)]
The informal review must be conducted by a person other than the one who made or approved the decision
under review, or a subordinate of this person.
The applicant must be provided an opportunity to present written or oral objections to the decision of the PHA.
Remote Informal Reviews [Notice PIH 2020-32]
There is no requirement that informal reviews be conducted in-person and, as such, HUD allows PHAs to
conduct all or a portion of their informal review remotely either over the phone, via video conferencing, or
through other virtual platforms. If the PHA chooses to conduct remote informal reviews, applicants may still
request an in-person informal review, as applicable.
PHA Policy
The PHA has the sole discretion to require that informal reviews be conducted remotely in case of local,
state, or national physical distancing orders, and in cases of inclement weather or natural disaster.
In addition, the PHA will conduct an informal review remotely upon request of the applicant as a
reasonable accommodation for a person with a disability, if an applicant does not have childcare or
transportation that would enable them to attend the informal review, or if the applicant believes an in-
person informal review would create an undue health risk. The PHA will consider other reasonable
requests for a remote informal review on a case-by-case basis.
Ensuring Accessibility for Persons with Disabilities and LEP Individuals
As with in-person informal reviews, the platform for conducting remote informal reviews must be accessible to
persons with disabilities and the informal review must be conducted in accordance with Section 504 and
accessibility requirements. This includes ensuring any information, websites, emails, digital notifications, and
other virtual platforms are accessible for persons with vision, hearing, and other disabilities. Further, providing
effective communication in a digital context may require the use of individualized auxiliary aids or services,
such as audio description, captioning, sign language and other types of interpreters, keyboard accessibility,
accessible documents, screen reader support, and transcripts. Auxiliary aids or services must be provided in
accessible formats, in a timely manner, and in such a way to protect the privacy and independence of the
individual. PHAs may never request or require that individuals with disabilities provide their own auxiliary aids
or services, including for remote informal hearings.
PHAs are required to make reasonable accommodations in policies, practices, and procedures to ensure
persons with disabilities have a full and equal opportunity to participate in and benefit from all aspects of the
informal review process. See Chapter 2 for a more detailed discussion of reasonable accommodation
requirements.
If no method of conducting a remote informal review is available that appropriately accommodates an
individual’s disability, the PHA may not hold against the individual their inability to participate in the remote
informal review, and the PHA should consider whether postponing the remote informal review to a later date is
appropriate or whether there is a suitable alternative.
Due to the individualized nature of disability, the appropriate auxiliary aid or service necessary, or reasonable
accommodation, will depend on the specific circumstances and requirements.

As with in-person reviews, Limited English Proficiency (LEP) requirements also apply to remote informal
reviews, including the use of interpretation services and document translation. See Chapter 2 for a more
thorough discussion of accessibility and LEP requirements, all of which apply in the context of remote informal
reviews.
Conducting Remote Informal Reviews
The PHA must ensure that the lack of technology or inability to use technology for remote informal reviews
does not pose a disadvantage to families that may not be apparent to the PHA. The PHA should determine
through a survey or other means if these barriers exist prior to conducting the remote informal review and, if
the family does not have the proper technology to fully participate, either postpone the informal review or
provide an alternative means of access.
As with in-person informal reviews, the PHA must provide all materials presented, whether paper or electronic,
to the family prior to the remote informal review. The family must also be provided with an accessible means by
which to transmit their own evidence.
The PHA must ensure that the applicant has the right to hear and be heard. All PHA policies and processes for
remote informal reviews must be conducted in accordance with due process requirements and be in
compliance with HUD regulations at 24 CFR 982.554 and guidance specified in Notice PIH 2020-32.
PHA Policy
The PHA will conduct remote informal reviews via a video conferencing platform, when
available. If, after attempting to resolve any barriers, applicants are unable to adequately access
the video conferencing platform at any point, or upon applicant request, the informal review will
be conducted by telephone conferencing call-in. If the family is unable to adequately access the
telephone conferencing call-in at any point, the remote informal review will be postponed, and
an in-person alternative will be provided promptly within a reasonable time.
At least five business days prior to scheduling the remote review, the PHA will provide
the family with login information and/or conferencing call-in information and an electronic and/or
physical copy of all materials being presented via first class mail and/or email. The notice will
advise the family of technological requirements for the informal review and request the family
notify the PHA of any known barriers
 The PHA will resolve any barriers using the guidance in Section 6 of Notice PIH 2020-
32, including offering the family the opportunity to attend an in-person informal review.
If the informal review is to be conducted remotely, the PHA will require the family to
provide any documents directly relevant to the informal review at least 24 hours before the
scheduled review through the mail, via email, or text. The PHA will scan and email copies of
these documents to the PHA representative the same day.
Documents will be shared electronically whenever possible.
The PHA will follow up the email with a phone call and/or email to the applicant at least
one business day prior to the remote informal review to ensure that the applicant received all
information and is comfortable accessing the video conferencing or call-in platform.
The PHA will ensure that all electronic information stored or transmitted with respect to
the informal review is secure, including protecting personally identifiable information (PII), and
meets the requirements for accessibility for persons with disabilities and persons with LEP.

Informal Review Decision [24 CFR §982.554(b)]
The PHA must notify the applicant of the PHA’s final decision, including a brief statement of the reasons for the
final decision.
PHA Policy
In rendering a decision, the PHA will evaluate the following matters:

Whether or not the grounds for denial were stated factually in the notice to the family.

The validity of the grounds for denial of assistance. If the grounds for denial are not specified in
the regulations, then the decision to deny assistance will be overturned.

The validity of the evidence. The PHA will evaluate whether the facts presented prove the
grounds for denial of assistance. If the facts prove that there are grounds for denial, and the
denial is required by HUD, the PHA will uphold the decision to deny assistance.

If the facts prove the grounds for denial, and the denial is discretionary, the PHA will consider
the recommendation of the person conducting the informal review in making the final decision
whether to deny assistance.
The PHA will notify the applicant of the final decision, including a statement explaining the reason(s) for
the decision. The notice will be mailed within 10 business days of the informal review, to the applicant
and their representative, if any, along with proof of mailing.
If the decision to deny is overturned as a result of the informal review, processing for admission will
resume.
If the family fails to appear for their informal review, the denial of admission will stand and the family will
be so notified.
16-III.C. INFORMAL HEARINGS FOR PARTICIPANTS [24 CFR §982.555]
PHAs must offer an informal hearing for certain PHA determinations relating to the individual circumstances of
a participant family. A participant is defined as a family that has been admitted to the PHA’s HCV program and
is currently assisted in the program. The purpose of the informal hearing is to consider whether the PHA’s
decisions related to the family’s circumstances are in accordance with the law, HUD regulations, and PHA
policies.
The PHA is not permitted to terminate a family’s assistance until the time allowed for the family to request an
informal hearing has elapsed, and any requested hearing has been completed.
Termination of assistance for a participant may include any or all of the following:

Refusing to enter into a HAP contract or approve a lease


Terminating housing assistance payments under an outstanding HAP contract

Refusing to process or provide assistance under portability procedures
Decisions Subject to Informal Hearing
Circumstances for which the PHA must give a participant family an opportunity for an informal hearing are as
follows:

A determination of the family’s annual or adjusted income, and the use of such income to compute the
housing assistance payment

A determination of the appropriate utility allowance (if any) for tenant-paid utilities from the PHA utility
allowance schedule

A determination of the family unit size under the PHA’s subsidy standards

A determination to terminate assistance for a participant family because of the family’s actions or failure
to act

A determination to terminate assistance because the participant has been absent from the assisted unit
for longer than the maximum period permitted under PHA policy and HUD rules
PHA Policy
The PHA will also give participant families an opportunity for an informal hearing for:
Any denial of a request for a reasonable accommodation for a person with disabilities (see
Chapter 2).
Families participating in the Family Self-Sufficiency (FSS) program, when the PHA withholds the
coordination of supportive services or terminates a family’s participation in the FSS program because
the PHA determines the FSS family has failed to comply without good cause with the requirements of
the FSS Contract of Participation in accordance with the FSS Action Plan [24 CFR 984.303(i)].
Circumstances for which an informal hearing is not required are as follows:

Discretionary administrative determinations by the PHA

General policy issues or class grievances

Establishment of the PHA schedule of utility allowances for families in the program

A PHA determination not to approve an extension of a voucher term

A PHA determination not to approve a unit or tenancy

A PHA determination that a unit selected by the applicant is not in compliance with the housing quality
standards

A PHA determination that the unit is not in accordance with NSPIRE  because of family size

A determination by the PHA to exercise or not to exercise any right or remedy against an owner under
a HAP contract

Remote Informal Hearings [PIH Notice 2020-32]
There is no requirement that informal hearings be conducted in-person, and as such, HUD allows PHAs to
conduct all or a portion of their informal hearings remotely either over the phone, via video conferencing, or
through other virtual methods. If the PHA chooses to conduct remote informal hearings, applicants may still
request an in-person informal hearing, as applicable.
PHA Policy
The PHA has the sole discretion to require informal hearings be conducted remotely in case of local,
state, or national physical distancing orders, and in cases of inclement weather or natural disaster.
In addition, the PHA will conduct an informal hearing remotely upon request as a reasonable
accommodation for a person with a disability, if a participant does not have childcare or transportation
that would enable them to attend the informal hearing, or if the participant believes an in-person hearing
would create an undue health risk. The PHA will consider other reasonable requests for a remote
informal hearing on a case-by-case basis.
Ensuring Accessibility for Persons with Disabilities and LEP Individuals
As with in-person informal hearings, the platform for conducting remote informal hearings must be accessible
to persons with disabilities and the informal hearings must be conducted in accordance with Section 504 and
accessibility requirements. This includes ensuring any information, websites, emails, digital notifications, and
other virtual platforms are accessible for persons with vision, hearing, and other disabilities. Further, providing
effective communication in a digital context may require the use of individualized auxiliary aids or services,
such as audio description, captioning, sign language and other types of interpreters, keyboard accessibility,
accessible documents, screen reader support, and transcripts. Auxiliary aids or services must be provided in
accessible formats, in a timely manner, and in such a way to protect the privacy and independence of the
individual. PHAs may never request or require that individuals with disabilities provide their own auxiliary aids
or services, including for remote informal hearings.
PHAs are required to make reasonable accommodations in policies, practices, and procedures to ensure
persons with disabilities have a full and equal opportunity to participate in and benefit from all aspects of the
informal hearing process. See Chapter 2 for a more detailed discussion of reasonable accommodation
requirements.
If no method of conducting a remote informal hearing is available that appropriately accommodates an
individual’s disability, the PHA may not hold against the individual their inability to participate in the remote
informal hearing, and the PHA should consider whether postponing the remote hearing to a later date is
appropriate or whether there is a suitable alternative.
Due to the individualized nature of disability, the appropriate auxiliary aid or service necessary, or reasonable
accommodation will depend on the specific circumstances and requirements.
As with in-person reviews, Limited English Proficiency (LEP) requirements also apply to remote informal
hearings, including the use of interpretation services and document translation. See Chapter 2 for a more
thorough discussion of accessibility and LEP requirements, all of which apply in the context of remote informal
hearings.
Conducting Informal Hearings Remotely
The PHA must ensure that the lack of technology or inability to use technology for remote informal hearings
does not pose a disadvantage to families that may not be apparent to the PHA. The PHA should determine
through a survey or other means if these barriers exist prior to conducting the remote informal hearing and, if
the family does not have the proper technology to fully participate, either postpone the informal hearing or
provide an alternative means of access.
As with in-person informal hearings, the PHA must provide all materials presented, whether paper or

electronic, to the family prior to the remote informal hearing. The family must also be provided with an
accessible means by which to transmit their own evidence.
The PHA’s essential responsibility is to ensure informal hearings meet the requirements of due process and
comply with HUD regulations. Therefore, all PHA policies and processes for remote informal hearings will be
conducted in accordance with due process requirements and will be in compliance with HUD regulations at 24
CFR 982.555 and the guidance for conducting remote hearings specified in Notice PIH 2020-32.
PHA Policy
The PHA will conduct remote informal hearings via a video conferencing platform, when available. If,
after attempting to resolve any barriers, participants are unable to adequately access the video
conferencing platform at any point, or upon request, the informal hearing will be conducted by
telephone conferencing call-in. If the family is unable to adequately access the telephone conferencing
call-in at any point, the remote informal hearing will be postponed, and an in-person alternative will be
provided promptly within a reasonable time.
At least five business days prior to the scheduled remote hearing, the PHA will provide the family with
login information and/or conferencing call-in information and an electronic copy of all materials being
presented via first class mail and/or email. The notice will advise the family of technological
requirements for the hearing and request the family notify the PHA of any known barriers. The PHA will
resolve any barriers using the guidance in Section 6 of Notice PIH 2020-32, including offering the family
the opportunity to attend an in-person hearing.
The PHA will follow up with a phone call and/or email to the family at least one business day prior to the
remote informal hearing to ensure that the family received all information and is comfortable accessing
the video conferencing or call-in platform.
The PHA will ensure that all electronic information stored or transmitted with respect to the informal
hearing is secure, including protecting personally identifiable information (PII), and meets the
requirements for accessibility for persons with disabilities and persons with LEP.
Informal Hearing Procedures
Notice to the Family [24 CFR §982.555(c)]
When the PHA makes a decision that is subject to informal hearing procedures, the PHA must inform the
family of its right to an informal hearing at the same time that it informs the family of the decision.
For decisions related to the family’s annual or adjusted income, the determination of the appropriate utility
allowance, and the determination of the family unit size, the PHA must notify the family that they may ask for
an explanation of the basis of the determination, and that if they do not agree with the decision, they may
request an informal hearing on the decision.
For decisions related to the termination of the family’s assistance, or the denial of a family’s request for an
exception to the PHA’s subsidy standards, the notice must contain a brief statement of the reasons for the
decision, a statement that if the family does not agree with the decision, the family may request an informal
hearing on the decision, and a statement of the deadline for the family to request an informal hearing.
PHA Policy
In cases where the PHA makes a decision for which an informal hearing must be offered, the notice to
the family will include all of the following:

The proposed action or decision of the PHA.

A brief statement of the reasons for the decision including the regulatory reference.


The date the proposed action will take place.

A statement of the family’s right to an explanation of the basis for the PHA’s decision.

A statement that if the family does not agree with the decision, the family may request an
informal hearing of the decision.

A deadline for the family to request the informal hearing.

To whom the hearing request should be addressed.

A copy of the PHA’s hearing procedures.

That the family may request a remote informal hearing.
Scheduling an Informal Hearing [24 CFR §982.555(d)]
When an informal hearing is required, the PHA must proceed with the hearing in a reasonably expeditious
manner upon the request of the family.
PHA Policy
A request for an informal hearing must be made in writing and delivered to the PHA either in person or
by first class mail, by the close of the business day, no later than 10 business days from the date of the
PHA’s decision or notice to terminate assistance.
The PHA must schedule and send written notice of the informal hearing to the family within 10 business
days of the family’s request. If the PHA hearing will be conducted remotely, at the time the notice is
sent to the family, the family will be notified:

Regarding the processes involved in a remote informal hearing;

That the PHA will provide technical assistance prior to and during the informal hearing, if
needed; and

That if the family or any individual witness has any technological, resource, or accessibility
barriers, the family may inform the PHA and the PHA will assist the family in either resolving the
issue or allow the family to participate in an in-person hearing, as appropriate.
The family may request to reschedule a hearing for good cause, or if it is needed as a reasonable
accommodation for a person with disabilities. Good cause is defined as an unavoidable conflict, which
seriously affects the health, safety or welfare of the family. Requests to reschedule a hearing must be
made orally or in writing prior to the hearing date. At its discretion, the PHA may request documentation
of the “good cause” prior to rescheduling the hearing.
If the family does not appear within 20 minutes of the scheduled time the hearing will proceed without
the family and the PHA’s decision will stand. The PHA will reschedule the hearing only if the family can
show good cause for the failure to appear or if necessary as a reasonable accommodation.

Pre-Hearing Right to Discovery [24 CFR §982.555(e)]
Participants and the PHA are permitted pre-hearing discovery rights.
The family must be given the opportunity to examine before the hearing any PHA documents that are directly
relevant to the hearing. The family must be allowed to copy any such documents at their own expense. If the
PHA does not make the document available for examination on request of the family, the PHA may not rely on
the document at the hearing.
For the purpose of informal hearings, documents include records and regulations.
The family will be allowed to copy any documents related to the hearing at no cost to the family.
The family must request discovery of PHA documents no later than 12:00pm on the business day prior
to the scheduled hearing date.
If the hearing will be conducted remotely, the PHA will compile a hearing packet, consisting of all
documents the PHA intends to produce at the informal hearing.
The PHA will mail, email, or hand-deliver, copies of the hearing packet to the family, the family’s
representatives, if any, and the hearing officer at least three days before the scheduled remote informal
hearing. The original hearing packet will be in the possession of the PHA representative and retained
by the PHA.
Documents will be shared electronically whenever possible.
The PHA hearing procedures may provide that the PHA must be given the opportunity to examine at the PHA
offices before the hearing any family documents that are directly relevant to the hearing. The PHA must be
allowed to copy any such document at the PHA’s expense. If the family does not make the document available
for examination on request of the PHA, the family may not rely on the document at the hearing.
PHA Policy
For in-person hearings, the PHA will not require pre-hearing discovery by the PHA of family documents
directly relevant to the hearing.
If the informal hearing is to be conducted remotely, the PHA will require the family to provide any
documents directly relevant to the informal hearing at least 24 hours before the scheduled hearing
through the mail, via email, or text. The PHA will scan and email copies of these documents to the
hearing officer and the PHA representative the same day.
Documents will be shared electronically whenever possible.

Participant’s Right to Bring Counsel [24 CFR §982.555(e)(3)]
At its own expense, the family may be represented by a lawyer or other representative at the informal hearing.
Informal Hearing Officer [24 CFR 982.555(e)(4)]
Informal hearings will be conducted by a person or persons approved by the PHA, other than the person who
made or approved the decision or a subordinate of the person who made or approved the decision.
PHA Policy
The PHA will contract a hearing officer.
Attendance at the Informal Hearing
PHA Policy
Hearings may be attended by a hearing officer and the following applicable persons:

A PHA representative and any witnesses for the PHA

The participant and any witnesses for the participant

The participant’s counsel or other representative

Any other person approved by the PHA as a reasonable accommodation for a person with a
disability
Conduct at Hearings
The person who conducts the hearing may regulate the conduct of the hearing in accordance with the PHA’s
hearing procedures [24 CFR 982.555(4)(ii)].
PHA Policy
The hearing officer is responsible to manage the order of business and to ensure that hearings are
conducted in a professional and businesslike manner. Attendees are expected to comply with all
hearing procedures established by the hearing officer and guidelines for conduct. Any person
demonstrating disruptive, abusive or otherwise inappropriate behavior will be excused from the hearing
at the discretion of the hearing officer.
All hearings will be recorded.

Evidence [24 CFR §982.555(e)(5)]
The PHA and the family must be given the opportunity to present evidence and question any witnesses. In
general, all evidence is admissible at an informal hearing. Evidence may be considered without regard to
admissibility under the rules of evidence applicable to judicial proceedings.
PHA Policy
Any evidence to be considered by the hearing officer must be presented at the time of the hearing.
There are four categories of evidence.
(1)
Oral evidence: the testimony of witnesses
(2)
Documentary evidence: a writing that is relevant to the case, for example, a letter written to
the PHA. Writings include all forms of recorded communication or representation, including
letters, words, pictures, sounds, videotapes or symbols, or combinations thereof:

Police Reports are documentary evidence and will take the place of an officer’s
presence at the informal hearing.
(3)
Demonstrative evidence: Evidence created specifically for the hearing and presented as an
illustrative aid to assist the hearing officer, such as a model, a chart or other diagram.
(4)
Real evidence: A tangible item relating directly to the case.
Hearsay Evidence is evidence based not on a witness’ personal knowledge. In and of itself, hearsay evidence
carries no weight when making a finding of fact. The hearing officer may include hearsay evidence when
considering their decision if it is corroborated by other evidence. Even though hearsay evidence is generally
admissible in a hearing, the hearing officer will not base a hearing decision on hearsay alone unless there is
clear probative value and credibility of the evidence, and the party seeking the change has met the burden of
proof.
If either the PHA (or the family, if required in a remote hearing) fail to comply with the discovery requirements
described above, the hearing officer will refuse to admit such evidence. Other than the failure of a party to
comply with discovery, the hearing officer has the authority to overrule any objections to evidence.
Procedures for Rehearing or Further Hearing
PHA Policy
The hearing officer may ask the family for additional information and/or might adjourn the hearing in
order to reconvene at a later date, before reaching a decision. If the family misses an appointment or
deadline ordered by the hearing officer, the action of the PHA will take effect and another hearing will
not be granted.
Hearing Officer’s Decision [24 CFR §982.555(e)(6)]
The person who conducts the hearing must issue a written decision, stating briefly the reasons for the decision.
Factual determinations relating to the individual circumstances of the family must be based on a
preponderance of evidence presented at the hearing.
PHA Policy
In rendering a decision, the hearing officer will consider the following matters:

PHA Notice to the Family: The hearing officer will determine if the reasons for the PHA’s
decision are factually stated in the Notice.

Discovery: The hearing officer will determine if the PHA and the family were given the
opportunity to examine any relevant documents in accordance with PHA policy.


PHA Evidence to Support the PHA Decision: The evidence consists of the facts presented.
Evidence is not conclusion and it is not argument. The hearing officer will evaluate the facts to
determine if they support the PHA’s conclusion.

Validity of Grounds for Termination of Assistance (when applicable): The hearing officer
will determine if the termination of assistance is for one of the grounds specified in the HUD
regulations and PHA policies. If the grounds for termination are not specified in the regulations
or in compliance with PHA policies, then the decision of the PHA will be overturned.

The hearing officer will issue a written decision to the family and the PHA no later than 10 business days after
the hearing. The report will contain the following information:
Hearing information:

Name of the participant

Date, time and place of the hearing

Name of the hearing officer

Name of the PHA representative, and

Name of family representative (if any).
Background: A brief, impartial statement of the reason for the hearing.
Summary of the Evidence: The hearing officer will summarize the testimony of each witness and
identify any documents that a witness produced in support of their testimony and that are admitted into
evidence.
Findings of Fact: The hearing officer will include all findings of fact, based on a preponderance of the
evidence. Preponderance of the evidence is defined as evidence which is of greater weight or more
convincing than the evidence which is offered in opposition to it; that is, evidence which as a whole
shows that the fact sought to be proved is more probable than not. Preponderance of the evidence may
not be determined by the number of witnesses, but by the greater weight of all evidence.
Conclusions: The hearing officer will render a conclusion derived from the facts that were found to be
true by a preponderance of the evidence. The conclusion will result in a determination of whether these
facts uphold the PHA’s decision.
Order: The hearing report will include a statement of whether the PHA’s decision is upheld or
overturned. If it is overturned, the hearing officer will instruct the PHA to change the decision in
accordance with the hearing officer’s determination. In the case of termination of assistance, the
hearing officer will instruct the PHA to restore the participant’s program status.
Issuance of Decision [24 CFR §982.555(e)(6)]
A copy of the hearing order must be furnished promptly to the family.
PHA Policy
The hearing officer will provide  a “Notice of Hearing Decision” to the PHA and the PHA will provide the
written decision to the participant.
 This notice will be sent via mail and electronically if possible to the participant. A copy of the “Notice of
Hearing Decision” will be maintained in the PHA’s file.
Effect of Final Decision [24 CFR §982.555(f)]
The PHA is not bound by the decision of the hearing officer for matters in which the PHA is not required to
provide an opportunity for a hearing, decisions that exceed the authority of the hearing officer, decisions that
conflict with or contradict HUD regulations, requirements, or are otherwise contrary to federal, state, or local
laws.
If the PHA determines it is not bound by the hearing officer’s decision in accordance with HUD regulations, the
PHA must promptly notify the family of the determination and the reason for the determination.

PHA Policy
The Executive Director has the authority to determine that the PHA is not bound by the decision of the
hearing officer because the PHA was not required to provide a hearing, the decision exceeded the
authority of the hearing officer, the decision conflicted with or contradicted HUD regulations,
requirements, or the decision was otherwise contrary to federal, state, or local laws.
In such a case, the PHA will issue a written determination and an explanation of the PHA's position.
The written determination will be promptly sent to the family  via mail and electronically if possible. A
copy of this determination will be maintained in the PHA’s file.
16-III.D. HEARING AND APPEAL PROVISIONS FOR NON-CITIZENS [24 CFR §5.514]
Denial or termination of assistance based on immigration status is subject to special hearing and notice rules.
Applicants who are denied assistance due to immigration status are entitled to an informal hearing, not an
informal review.
Assistance to a family may not be delayed, denied, or terminated on the basis of immigration status at any time
prior to a decision under the United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) appeal process.
Assistance to a family may not be terminated or denied while the PHA hearing is pending, but assistance to an
applicant may be delayed pending the completion of the informal hearing.
A decision against a family member, issued in accordance with the USCIS appeal process or the PHA informal
hearing process, does not preclude the family from exercising the right, that may otherwise be available, to
seek redress directly through judicial procedures.
Notice of Denial or Termination of Assistance [24 CFR §5.514(d)]
The notice of denial or termination of assistance for noncitizens must advise the family:

That financial assistance will be denied or terminated, and provide a brief explanation of the reasons for
the proposed denial or termination of assistance.

The family may be eligible for proration of assistance.

In the case of a participant, the criteria and procedures for obtaining relief fund the provisions for
preservation of families [24 CFR §5.514 and §5.518].

That the family has a right to request an appeal to the USCIS of the results of secondary verification of
immigration status and to submit additional documentation or explanation in support of the appeal.

That the family has a right to request an informal hearing with the PHA either upon completion of the
USCIS appeal or in lieu of the USCIS appeal.

For applicants, assistance may not be delayed until the conclusion of the USCIS appeal process, but
assistance may be delayed during the period of the informal hearing process.

USCIS Appeal Process [24 CFR §5.514(e)]
When the PHA receives notification that the USCIS secondary verification failed to confirm eligible immigration
status, the PHA must notify the family of the results of the USCIS verification.
The family will have 30 days from the date of the notification to request an appeal of the USCIS results. The
request for appeal must be made by the family in writing directly to the USCIS. The family must provide the
PHA with a copy of the written request for appeal and the proof of mailing.
PHA Policy
The PHA will notify the family in writing of the results of the USCIS secondary verification within 10
business days of receiving the results.
The family must provide the PHA with a copy of the written request for appeal and proof of mailing
within 10 business days of sending the request to the USCIS.
The family must forward to the designated USCIS office any additional documentation or written explanation in
support of the appeal. This material must include a copy of the USCIS document verification request (used to
process the secondary request) or such other form specified by the USCIS, and a letter indicating that the
family is requesting an appeal of the USCIS immigration status verification results.
The USCIS will notify the family, with a copy to the PHA, of its decision. When the USCIS notifies the PHA of
the decision, the PHA must notify the family of its right to request an informal hearing.
PHA Policy
The PHA will send written notice to the family of its right to request an informal hearing within 10
business days of receiving notice of the USCIS decision regarding the family’s immigration status.
Informal Hearing Procedures for Applicants [24 CFR §5.514(f)]
After notification of the USCIS decision on appeal, or in lieu of an appeal to the USCIS, the family may request
that the PHA provide a hearing. The request for a hearing must be made either within 30 days of receipt of the
PHA notice of denial or termination, or within 30 days of receipt of the USCIS appeal decision.
The informal hearing procedures for applicant families are described below.
Informal Hearing Officer
The PHA must provide an informal hearing before an impartial individual, other than a person who made or
approved the decision under review, and other than a person who is a subordinate of the person who made or
approved the decision. See Section 16-III.C. for a listing of positions that serve as informal hearing officers.
Evidence
The family must be provided the opportunity to examine and copy at the family’s expense, at a reasonable time
in advance of the hearing, any documents in the possession of the PHA pertaining to the family’s eligibility
status, or in the possession of the USCIS (as permitted by USCIS requirements), including any records and
regulations that may be relevant to the hearing.
The family must be provided the opportunity to present evidence and arguments in support of eligible status.
Evidence may be considered without regard to admissibility under the rules of evidence applicable to judicial
proceedings.
The family must also be provided the opportunity to refute evidence relied upon by the PHA, and to confront
and cross-examine all witnesses on whose testimony or information the PHA relies.

Representation and Interpretive Services
The family is entitled to be represented by an attorney or other designee, at the family’s expense, and to have
such person make statements on the family’s behalf.
The family is entitled to request an interpreter. Upon request, the PHA will provide competent interpretation
services, free of charge.
Recording of the Hearing
The family is entitled to have the hearing recorded by audiotape. The PHA may, but is not required to provide a
transcript of the hearing.
Hearing Decision
The PHA must provide the family with a written final decision, based solely on the facts presented at the
hearing, within 14 calendar days of the date of the informal hearing. The decision must state the basis for the
decision.
Informal Hearing Procedures for Residents [24 CFR §5.514(f)]
After notification of the USCIS decision on appeal, or in lieu of an appeal to the USCIS, the family may request
that the PHA provide a hearing. The request for a hearing must be made either within 30 days of receipt of the
PHA notice of termination, or within 30 days of receipt of the USCIS appeal decision.
For the informal hearing procedures that apply to participant families whose assistance is being terminated
based on immigration status, see Section 16-III.C.
Retention of Documents [24 CFR §5.514(h)]
The PHA must retain for a minimum of 5 years the following documents that may have been submitted to the
PHA by the family, or provided to the PHA as part of the USCIS appeal or the PHA informal hearing process:

The application for assistance

The form completed by the family for income reexamination

Photocopies of any original documents, including original USCIS documents

The signed verification consent form

The USCIS verification results

The request for an USCIS appeal

The final USCIS determination

The request for an informal hearing

The final informal hearing decision

PART IV: OWNER OR FAMILY DEBTS TO THE PHA
16-IV.A. OVERVIEW
PHAs are required to include in the administrative plan, policies concerning repayment by a family of amounts
owed to the PHA [24 CFR 982.54].
If the family breaches an agreement with the PHA to pay amounts owed to a PHA, or amounts paid to an
owner by a PHA, the PHA, at its discretion, may offer a family the opportunity to enter an agreement to pay
amounts owed to a PHA or amounts paid to an owner by a PHA. The PHA may prescribe the terms of the
agreement [24 CFR 982.552(c)(1)(vii)].
This part describes the PHA’s policies for recovery of monies owed to the PHA by families or  owners.
PHA Policy
When an action or inaction of an owner or participant results in the overpayment of housing assistance,
the PHA holds the owner or participant liable to return any overpayments to the PHA.
The PHA will enter into repayment agreements in accordance with the policies contained in this part as
a means to recover overpayments.

16-IV.B. REPAYMENT POLICY
Owner Debts to the PHA
PHA Policy
Any amount due to the PHA by an owner must be repaid by the owner within 30 days of the PHA
determination of the debt. If the owner fails to repay the debt within the required time frame and is
entitled to future HAP payments, the PHA will reduce the future HAP payments by the amount owed
until the debt is paid in full.
If the owner is not entitled to future HAP payments the PHA may, in its sole discretion, offer to enter
into a repayment agreement on terms prescribed by the PHA.
If the owner refuses to repay the debt, does not enter into a repayment agreement, or breaches a
repayment agreement, the PHA will ban the owner from future participation in the program and pursue
other modes of collection.
When an owner refuses to repay monies owed to the PHA, the PHA will utilize other available collection
alternatives including, but not limited to, the following:
Collection agencies
Small claims court
Civil lawsuit
State income tax set-off program
Family Debts to the PHA
Families are required to reimburse the PHA if they were charged less rent than required because the family
either underreported or failed to report income. PHAs are required to determine retroactive rent amounts as far
back as the PHA has documentation of family unreported income [Notice PIH 2018-18].
PHA Policy
Any amount owed to the PHA by an HCV family must be repaid by the family. If the family is unable to
repay the debt within 30 days, the PHA will offer to enter into a repayment agreement in accordance
with the policies below.

Criminal Prosecution for Program Fraud/Abuse
Local, state or federal criminal prosecution should be considered by the PHA in flagrant cases, if the
abuse was committed over several years, the fraud and/or underpayments are substantial and the PHA
documents that a family and/or owner willfully intended to misrepresent the truth
PHA Policy
The PHA will consult with the HUD Field Office and regional OIG Special Agent in Charge (SAC) to
determine whether it will refer the matter to the state or local district attorney to pursue criminal fraud
charges.
Refusal to Enter into an Agreement
If the family refuses to repay the debt, does not enter into a repayment agreement, or breaches a repayment
agreement, the PHA must terminate assistance [Notice PIH 2018-18].
PHA Policy
When a family refuses to repay monies owed to the PHA, in addition to termination of program
assistance, the PHA will utilize other available collection alternatives including, but not limited to, the
following:
Collection agencies
Small claims court
Civil lawsuit
State income tax set-off program
Repayment Agreement [24 CFR §792.103]
The term repayment agreement refers to a formal document signed by a tenant or owner and provided to the
PHA in which a tenant or owner acknowledges a debt in a specific amount and agrees to repay the amount
due at specific time periods.
General Repayment Agreement Guidelines for Families
Down Payment Requirement
PHA Policy
Before executing a repayment agreement with a family, the PHA will generally require a down payment
of 10 percent of the total amount owed. If the family can provide evidence satisfactory to the PHA that a
down payment of 10 percent would impose an undue hardship, the PHA may, in its sole discretion,
require a lesser percentage or waive the requirement.
Payment Thresholds
PIH Notice 2018-18 recommends that the total amount that a family must pay each month—the family’s
monthly share of rent plus the monthly debt repayment amount—should not exceed 40 percent of the family’s
monthly-adjusted income. However, a family may already be paying 40 percent or more of its monthly-adjusted
income in rent. Moreover, PIH Notice 2018-18 acknowledges that PHAs have the discretion to establish
“thresholds and policies” for repayment agreements with families [24 CFR §982.552(c)(1)(vii)].

PHA Policy
The monthly repayment amount plus the amount of rent the tenant pays at the time the repayment
agreement is executed should be affordable and not exceed 40 percent of the family’s monthly adjusted
income.
The PHA has established the following thresholds for repayment of debts:
Amounts over $3,000 must be repaid within 36 months
Amounts between $2,000 and $2,999 must be repaid within 30 months.
Amounts between $1,000 and $1,999 must be repaid within 24 months
Amounts under $1,000 must be repaird within 12 months.
If a family can provide evidence satisfactory to the PHA that the threshold applicable to the family’s
debt would impose an undue hardship, the PHA may, in its sole discretion, determine that a lower
monthly payment amount is reasonable. In making its determination, the PHA will consider all relevant
information, including the following:

The amount owed by the family to the PHA

The reason for the debt, including whether the debt was the result of family action/inaction or
circumstances beyond the family’s control

The family’s current and potential income and expenses

The family’s current family share, as calculated under 24 CFR 982.515

The family’s history of meeting its financial responsibilities
The minimum monthly amount of monthly payment for any payment agreement is $50. Any payment
agreement in excess of 36 months requires the approval from the Housing Manager.
Execution of the Agreement
All repayment agreements must be in writing, dated, and signed by both the family and the PHA [Notice PIH
2018-18].
PHA Policy
Any repayment agreement between the PHA and a family must be signed and dated by the PHA and
by the head of household and spouse/cohead (if applicable).
Due Dates
PHA Policy
All payments are due by the close of business on the 15th day of the month. If the 15th does not fall on a
business day, the due date is the close of business on the first business day after the 15th.
Late or Missed Payments
PHA Policy
If a payment is not received by the end of the business day on the date due, and prior approval for the
missed payment has not been given by the PHA, the PHA will send the family a delinquency notice
giving the family 10 business days to make the late payment.
If the payment is not received by the due date of the delinquency notice, it will be considered a breach
of the agreement and the PHA will terminate assistance in accordance with the policies in Chapter 12.
If a family receives three delinquency notices for unexcused late payments in a 12-month period, the
repayment agreement will be considered in default, and the PHA will terminate assistance in
accordance with the policies in Chapter 12.

No Offer of Repayment Agreement
PHA Policy
The PHA will not enter into a repayment agreement with a family if there is already a repayment
agreement in place with the family or if the PHA, in consultation with HUD and local law enforcement,
determine to pursue criminal charges in connection with the conduct and the amounts owed.
Repayment Agreement Terms
All repayment agreements must be in writing, dated, signed by both the family and the PHA, include the total
retroactive rent amount owed, any amount of lump sum payment made at time of execution, if applicable, and
the monthly repayment amount. PIH Notice 2018-18 requires certain provisions, at a minimum, to be included
in any repayment agreement involving amounts owed by a family because it underreported or failed to report
income:

A reference to the items in the family briefing packet that state the family’s obligation to provide true
and complete information at every reexamination and the grounds on which the PHA may terminate
assistance because of a family’s action or failure to act

A statement clarifying that each month the family not only must pay to the PHA the monthly payment
amount specified in the agreement but must also pay to the owner the family’s monthly share of the
rent to owner

A statement that the terms of the repayment agreement may be renegotiated if the family’s income
decreases or increases

A statement that late or missed payments constitute default of the repayment agreement and may
result in termination of assistance

PART V: SECTION 8 MANAGEMENT ASSESSMENT PROGRAM (SEMAP)
16-V.A. OVERVIEW
The Section 8 Management Assessment Program (SEMAP) is a tool that allows HUD to measure PHA
performance in key areas to ensure program integrity and accountability. SEMAP scores translate into a rating
for each PHA as high performing, standard, or troubled. Scores on individual SEMAP indicators, as well as
overall SEMAP ratings, can affect the PHA in several ways.

High-performing PHAs can be given a competitive advantage under notices of funding availability [24
CFR §985.103].

PHAs with deficiencies on one or more indicators are required to correct the deficiencies and report to
HUD [24 CFR §985.106].

PHAs with an overall rating of “troubled” are subject to additional HUD oversight, including on-site
reviews by HUD staff, a requirement to develop a corrective action plan, and monitoring to ensure the
successful implementation of the corrective action plan. In addition, PHAs that are designated
“troubled” may not use any part of the administrative fee reserve for other housing purposes [24 CFR
§985.107].

HUD may determine that a PHA's failure to correct identified SEMAP deficiencies or to prepare and
implement a corrective action plan required by HUD constitutes a default under the ACC [24 CFR
§985.109].
16-V.B. SEMAP CERTIFICATION [24 CFR §985.101]
PHAs must submit the HUD-required SEMAP certification form within 60 calendar days after the end of its
fiscal year. The certification must be approved by PHA board resolution and signed by the PHA housing
manager. If the PHA is a unit of local government or a state, a resolution approving the certification is not
required, and the certification must be executed by the Section 8 program director.

PHAs with less than 250 voucher units are only required to be assessed every other PHA fiscal year. HUD will
assess such PHAs annually if the PHA elects to have its performance assessed on an annual basis; or is
designated as “troubled” [24 CFR §985.105].
Failure of a PHA to submit its SEMAP certification within the required time frame will result in an overall
performance rating of “troubled.”
A PHA’s SEMAP certification is subject to HUD verification by an on-site confirmatory review at any time. For
small PHAs, HUD may conduct a remote confirmatory review.
Upon receipt of the PHA’s SEMAP certification, HUD will rate the PHA’s performance under each SEMAP
indicator in accordance with program requirements.
HUD Verification Method
Several of the SEMAP indicators are scored based on a review of a quality control sample selected for this
purpose. The PHA or the Independent Auditor must select an unbiased sample that provides an adequate
representation of the types of information to be assessed, in accordance with SEMAP requirements [24 CFR
§985.2].
If the HUD verification method for the indicator relies on data in the Form-50058 module (formerly known as
MTCS) in the PIH Information Center (PIC), and HUD determines that those data are insufficient to verify the
PHA's certification on the indicator due to the PHA's failure to adequately report family data, HUD will assign a
zero rating for the indicator [24 CFR §985.3].
16-V.C. SEMAP INDICATORS [24 CFR §985.3 AND FORM HUD-52648]
The table below lists each of the SEMAP indicators, contains a description of each indicator, and explains the
basis for points awarded under each indicator.
A PHA that expends less than $300,000 in Federal awards and whose Section 8 programs are not audited by
an independent auditor, is not to be rated under SEMAP indicators 1-7.

SEMAP Indicators
Indicator 1: Selection from the waiting list
Maximum Score: 15
This indicator shows whether the PHA has written policies in its administrative plan for selecting applicants from the
waiting list and whether the PHA follows these policies when selecting applicants from the waiting list.
Points are based on the percent of families that are selected from the waiting list in accordance with the PHA’s written
policies, according to the PHA’s quality control sample.
Indicator 2: Rent Reasonableness
Maximum Score: 20
This indicator shows whether the PHA has and implements a reasonable written method to determine and document
for each unit leased that the rent to owner is reasonable based on current rents for comparable unassisted units at
the required times.
Points are based on the percent of units for which the PHA follows its written method to determine reasonable rent
and has documented its determination that the rent to owner is reasonable, according to the PHA’s quality control
sample.
Indicator 3: Determination of adjusted income
Maximum Score: 20
This indicator measures whether the PHA verifies and correctly determines adjusted income for each assisted family,
and where applicable, uses the appropriate utility allowances for the unit leased in determining the gross rent.
Points are based on the percent of files that are calculated and verified correctly, according to the PHA’s quality
control sample.
Indicator 4: Utility allowance schedule
Maximum Score: 5
This indicator shows whether the PHA maintains an up-to-date utility allowance schedule.
Points are based on whether the PHA has reviewed the utility allowance schedule and adjusted it when required,
according to the PHA’s certification.
Indicator 5: HQS quality control inspections
Maximum Score: 5
This indicator shows whether a PHA supervisor reinspects a sample of units under contract during the PHA fiscal
year, which meets the minimum sample size requirements for quality control of HQS inspections.
Points are based on whether the required quality control reinspection’s were completed, according to the PHA’s
certification.
Indicator 6: HQS enforcement
Maximum Score: 10
This indicator shows whether, following each HQS inspection of a unit under contract where the unit fails to meet
HQS, any cited life-threatening deficiencies are corrected within 24 hours from the inspection and all other
deficiencies are corrected within no more than 30 calendar days from the inspection or any PHA-approved extension.

Points are based on whether the PHA corrects all HQS deficiencies in accordance with required time frames,
according to the PHA’s certification.
Indicator 7: Expanding Housing Opportunities
Maximum Points: 5
Only applies to PHAs with jurisdiction in metropolitan FMR areas.
This indicator shows whether the PHA has adopted and implemented a written policy to encourage participation by
owners of units located outside areas of poverty or minority concentration; informs voucher holders of the full range of
areas where they may lease units both inside and outside the PHA’s jurisdiction; and supplies a list of landlords or
other parties who are willing to lease units or help families find units, including units outside areas of poverty or
minority concentration.
Points are based on whether the PHA has adopted and implemented written policies in accordance with SEMAP
requirements, according to the PHA’s certification.
Indicator 8: FMR limit and payment standards
Maximum Points: 5 points
This indicator shows whether the PHA has adopted a payment standard schedule that establishes payment standard
amounts by unit size for each FMR area in the PHA’s jurisdiction, that are within the basic range of 90 to 110 percent
of the published FMR.
Points are based on whether the PHA has appropriately adopted a payment standard schedule(s), according to the
PHA’s certification.
Indicator 9: Annual reexaminations
Maximum Points: 10
This indicator shows whether the PHA completes a reexamination for each participating family at least every 12
months.
Points are based on the percent of reexaminations that are less than 2 months overdue, according to data from PIC.
Indicator 10: Correct tenant rent calculations
Maximum Points: 5
This indicator shows whether the PHA correctly calculates the family’s share of the rent to owner.
Points are based on the percent of correct calculations of family share of the rent according to data from PIC.
Indicator 11: Pre-contract HQS inspections
Maximum Points: 5
This indicator shows whether newly leased units pass HQS inspection on or before the effective date of the assisted
lease and HAP contract.
Points are based on the percent of newly leased units that passed HQS inspection on or before the effective date of
the lease and HAP contract, according to data from PIC.
Indicator 12: Annual HQS inspections
Maximum Points: 10

This indicator shows whether the PHA inspects each unit under contract at least annually.
Points are based on the percent of annual HQS inspections of units under contract that are more than 2 months
overdue, according to data from PIC.
Indicator 13: Lease-up
Maximum Points: 20 points
This indicator shows whether the PHA enters HAP contracts for at least 98 percent of the number of the PHA’s
baseline voucher units in the ACC for the calendar year ending on or before the PHA’s fiscal year, or whether the
PHA has expended at least 98 percent of its allocated budget authority for the same calendar year. The PHA can
receive 15 points if 95 to 97 percent of vouchers are leased or budget authority is utilized.
Points are based on utilization of vouchers and HAP expenditures as reported in the voucher management system
(VMS) for the most recently completed calendar year.
Indicator 14: Family self-sufficiency (FSS) enrollment and escrow account balances
Maximum Points: 10
Only applies to PHAs with mandatory FSS programs.
This indicator shows whether the PHA has enrolled families in the FSS program as required and measures the
percent of current FSS participants that have had increases in earned income which resulted in escrow account
balances.
Points are based on the percent of mandatory FSS slots that are filled and the percent of families with escrow
account balances, according to data from PIC.
Success Rate of Voucher Holders
Maximum Points: 5
Only applies to PHAs that have received approval to establish success rate payment standard amounts and isn’t
effective until the second full PHA fiscal year following the date of HUD approval of success rate payment standard
amounts.
This indicator shows whether voucher holders were successful in leasing units with voucher assistance.
Points are based on the percent of families that were issued vouchers, and that became participants in the voucher
program.
Deconcentration Bonus Indicator
Maximum Points: 5
Submission of data for this indicator is mandatory for a PHA using one or more payment standard amount(s) that
exceed(s) 100 percent of the published FMR set at the 50th percentile rent, starting with the second full PHA fiscal
year following initial use of payment standard amounts based on the FMRs set at the 50th percentile.
Additional points are available to PHAs that have jurisdiction in metropolitan FMR areas and that choose to submit
the required data.
Points are based on whether the data that is submitted meets the requirements for bonus points.

PART VI: RECORD KEEPING
16-VI.A. OVERVIEW
The PHA must maintain complete and accurate accounts and other records for the program in accordance with
HUD requirements, in a manner that permits a speedy and effective audit. All such records must be made
available to HUD or the Comptroller General of the United States upon request.
In addition, the PHA must ensure that all applicant and participant files are maintained in a way that protects an
individual’s privacy rights.
16-VI.B. RECORD RETENTION [24 CFR §982.158; 24 CFR §908.101]
During the term of each assisted lease, and for at least three years thereafter, the PHA must keep:

A copy of the executed lease;

The HAP contract; and

The application from the family.
In addition, the PHA must keep the following records for at least three years:

Records that provide income, racial, ethnic, gender, and disability status data on program applicants
and participants;

An application from each ineligible family and notice that the applicant is not eligible;

HUD-required reports;

Unit inspection reports;

Lead-based paint records as required by 24 CFR 35, Subpart B.

Accounts and other records supporting PHA budget and financial statements for the program;

Records to document the basis for PHA determination that rent to owner is a reasonable rent (initially
and during the term of a HAP contract); and

Other records specified by HUD.
The PHA must keep the last three years of the Form HUD-50058 and supporting documentation during the
term of each assisted lease, and for a period of at least three years from the end of participation (EOP) date
[24 CFR 908.101].
The PHA must maintain Enterprise Income Verification (EIV) system Income Reports in the tenant file for the
duration of the tenancy but for a period not to exceed three years from the EOP date [Notice PIH 2018-18].
PIH Notice 2014-20 requires PHAs to keep records of all complaints, investigations, notices, and corrective
actions related to violations of the Fair Housing Act or the equal access final rule.
PHA Policy

The PHA will keep for at least three years records of all complaints, investigations, notices, and
corrective actions related to violations of the Fair Housing Act, the equal access final rule, or VAWA.
The PHA must keep confidential records of all emergency transfer requested by victims of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, and human trafficking under the PHA’s Emergency Transfer Plan, as
well as the outcomes of such requests, and retain the records for a period of three years [see 24 CFR
§5.2002(e)(12)].
PHA Policy
All documents related to a family’s tenancy, and termination will be kept at least for three  years.
If an informal hearing to establish a family’s citizenship status is held, longer retention requirements apply for
some types of documents. For specific requirements, see Section 16-III.D., Retention of Documents.

16-VI.C. RECORDS MANAGEMENT
PHAs must maintain applicant and participant files and information in accordance with the regulatory
requirements described below.
PHA Policy
All applicant and participant information will be kept in a secure location and access will be limited to
authorized PHA staff. All applicant and participant files will have a retention period of 5 years.
PHA staff will not discuss personal family information unless there is a business reason to do so.
Inappropriate discussion of family information or improper disclosure of family information by staff will
result in disciplinary action.
When discussing sensitive PII on the telephone, PHA staff will confirm that they are speaking to the
right person before discussing the information and inform him/her that the discussion will include
sensitive information. PHA staff will not leave messages containing sensitive PII on voicemail.
Privacy Act Requirements [24 CFR §5.212; Form HUD 9886-A]
The collection, maintenance, use, and dissemination of social security numbers (SSN), employer identification
numbers (EIN), any information derived from these numbers, and income information of applicants and
participants must be conducted, to the extent applicable, in compliance with the Privacy Act of 1974, and all
other provisions of Federal, State, and local law.
Applicants and participants, including all adults in the household, are required to sign a consent form - form
HUD-9886-A, Authorization for Release of Information. This form incorporates the Federal Privacy Act
Statement and describes how the information collected using the form may be used, and under what
conditions HUD or the PHA may release the information collected.
Upfront Income Verification (UIV) Records
PHAs that access UIV data through HUD’s Enterprise Income Verification (EIV) system are required to adopt
and follow specific security procedures to ensure that all EIV data is protected in accordance with federal laws,
regardless of the media on which the data is recorded (e.g. electronic, paper). These requirements are
contained in the HUD-issued document, Enterprise Income Verification (EIV) System, Security Procedures for
Upfront Income Verification data.
PHA Policy
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division will adopt and implement HUD’s Enterprise
Income Verification (EIV) system security procedures required by HUD as set forth in Version 1.4,
November 2005.
Criminal Records
The PHA may only disclose the criminal conviction records which the PHA receives from a law enforcement
agency to officers or employees of the PHA, or to authorized representatives of the PHA who have a job-
related need to have access to the information [24 CFR §5.903(e)].
The PHA must establish and implement a system of records management that ensures that any criminal
record received by the PHA from a law enforcement agency is maintained confidentially, not misused or
improperly disseminated, and destroyed, once the purpose for which the record was requested has been
accomplished, including expiration of the period for filing a challenge to the PHA action without institution of a
challenge or final disposition of any such litigation [24 CFR §5.903(g)].

The PHA must establish and implement a system of records management that ensures that any sex offender
registration information received by the PHA from a State or local agency is maintained confidentially, not
misused or improperly disseminated, and destroyed, once the purpose for which the record was requested has
been accomplished, including expiration of the period for filing a challenge to the PHA action without institution
of a challenge or final disposition of any such litigation. However, a record of the screening, including the type
of screening and the date performed must be retained [PIH Notice 2012-28].
This requirement does not apply to information that is public information or is obtained by a PHA other than
under 24 CFR §5.905.
Medical/Disability Records
PHAs are not permitted to inquire about the nature or extent of a person’s disability. The PHA may not inquire
about a person’s diagnosis or details of treatment for a disability or medical condition. If the PHA receives a
verification document that provides such information, the PHA should not place this information in the tenant
file. The PHA should destroy the document.
Documentation of Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, Stalking, or Human Trafficking
For requirements and PHA policies related to management of documentation obtained from victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking see Section 16-IX.E.
PART VII: REPORTING AND RECORD KEEPING FOR CHILDREN 
WITH ELEVATED BLOOD LEAD LEVEL
16-VII.A. OVERVIEW
The PHA has certain responsibilities relative to children with elevated blood lead levels that are receiving HCV
assistance. The notification, verification, and hazard reduction requirements are discussed in Chapter 8. This
part deals with the reporting requirements, and data collection and record keeping responsibilities to which  the
PHA is subject.
16-VII.B. REPORTING REQUIREMENT [24 CFR §35.1225(E); PIH NOTICE 2017-13]
The owner must report the name and address of a child identified as having an elevated blood lead level to the
public health department within 5 business days of being so notified by any other medical health care
professional. The owner must also notify the HUD field office and the HUD Office of Lead Hazard Control and
Healthy Homes (OLHCHH) of the child’s address within five business days.
The PHA may collaborate with the owner on the notification process, such as by agreeing with the owner to
provide the required notifications on the owner’s behalf.
PHA Policy

Upon notification by the owner, the PHA will provide the public health department written notice of the
name and address of any child identified as having an elevated blood lead level within five business
days.
Upon notification by the owner, the PHA will notify the HUD field office and the HUD Office of Lead
Hazard Control and Healthy Homes (OLHCHH) of the child’s address within five business days.
16-VII.C. DATA COLLECTION AND RECORD KEEPING [24 CFR §35.1225(F)]
At least quarterly, the PHA must attempt to obtain from the public health department(s) with a similar area of
jurisdiction, the names and/or addresses of children less than 6 years old with an elevated blood lead level.
If the PHA obtains names and addresses of elevated blood lead level children from the public health
department(s), the PHA must match this information with the names and addresses of families receiving HCV
assistance, unless the public health department performs such a procedure. If a match occurs, the PHA must
carry out the notification, verification, and hazard reduction requirements discussed in Chapter 8, and the
reporting requirement discussed above.
At least quarterly, the PHA must also report an updated list of the addresses of units receiving assistance
under the HCV program to the same public health department(s), unless the public health department(s) states
that it does not wish to receive such a report.
PHA Policy
The public health department(s) has stated they do not wish to receive a report of an updated list of the
addresses of units receiving assistance under the HCV program, on a quarterly basis. Therefore, the
PHA is not providing such a report.
PART VIII: DETERMINATION OF INSUFFICIENT FUNDING
16-VIII.A. OVERVIEW
The HCV regulations allow PHAs to deny families permission to move and to terminate Housing Assistance
Payments (HAP) contracts if funding under the consolidated ACC is insufficient to support continued
assistance [24 CFR §982.354(e)(1) and §982.454].
If a PHA denies a family a portability move based on insufficient funding, the PHA is required to notify the local
HUD office within 10 business days [24 CFR §982.354]. Insufficient funding may also impact the PHA’s ability
to issue vouchers to families on the waiting list. This part discusses the methodology the PHA will use to
determine whether or not the PHA has sufficient funding to issue vouchers, approve moves, and to continue
subsidizing all families currently under a HAP contract. The PHA must identify in the administrative plan, in the
event of insufficient funding, considering any cost saving measures taken by the PHA, a description of the
factors the PHA will consider when determining which HAP contracts to terminate first. See Chapter 12 for a
description of these factors.
16-VIII.B. METHODOLOGY
PHA Policy
The PHA will determine whether there is adequate funding to issue vouchers, approve moves to higher
cost units and areas, and continue subsidizing all current participants by comparing the PHA’s annual
budget authority to the annual total HAP needs on a monthly basis.
The total HAP needs for the calendar or fiscal year will be projected by establishing the actual HAP
costs year to date. To that figure, the PHA will add anticipated HAP expenditures for the remainder of
the calendar year.

Projected HAP expenditures will be calculated by multiplying the projected number of units leased per
remaining months by the most current month’s average HAP. The projected number of units leased per
month will take into account the average monthly turnover of participant families.
If the total annual HAP needs equal or exceed the annual budget authority and funding reserves, or if
the PHA cannot support the cost of the proposed subsidy commitment, (voucher issuance or move)
based on the funding analysis, the PHA will be considered to have insufficient funding.
At the discretion of the PHA or upon guidance from HUD, the PHA may modify or add to the
methodology of determining insufficient funding as it becomes appropriate or necessary.

PART IX: VIOLENCE AGAINST WOMEN ACT (VAWA):  
NOTIFICATION, DOCUMENTATION, CONFIDENTIALITY
16-IX.A. OVERVIEW
The Violence against Women Reauthorization Act (VAWA) provides special protections for victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human trafficking who are applying for or receiving
assistance under the housing choice voucher (HCV) program. If your state or local laws provide greater
protection for such victims, those laws apply in conjunction with VAWA.

Although the VAWA 2022 statute does not specifically include human trafficking in the list of victims
protected under VAWA, in 2022 HUD began including human trafficking as part of the list of victims
protected under VAWA (as seen in Notices PIH 2022-06, PIH 2022-22, and PIH 2022-24). In the absence
of a final rule implementing VAWA 2022 and to mirror HUD’s recent usage, this policy includes human
trafficking in addition to domestic violence, dating violence, sexual assault, and stalking anywhere such a
list appears.
In addition to definitions of key terms used in VAWA, this part contains general VAWA requirements and PHA
policies in three areas:

Notification, documentation, and confidentiality. Specific VAWA requirements and PHA policies are
located primarily in the following sections: 3- I.C, “Family Breakup and Remaining Member of Tenant
Family”; 3-III.G, “Prohibition against Denial of Assistance to Victims of Domestic Violence, Dating
Violence, Stalking and Human Trafficking”; 10-I.A, “Allowable Moves”; 10-I.B, “Restrictions on Moves”;
12-II.E, “Terminations Related to Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, Stalking, or
Human Trafficking”; and 12-II.F, “Termination Notice.”
16-IX.B. DEFINITIONS [24 CFR 5.2003; 42 USC 13925]
As used in VAWA:

The term affiliated individual  means, with respect to a person:
-
A spouse, parent, brother or sister, or child of that individual, or an individual to whom that individual
stands in the position or place of a parent; or
-
Any other individual, tenant, or lawful occupant living in the household of the victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking.

The term bifurcate means, with respect to a public housing or Section 8 lease, to divide a lease as a
matter of law such that certain tenants can be evicted or removed while the remaining family members’
lease and occupancy rights are allowed to remain intact.

The term dating violence means violence committed by a person who is or has been in a social
relationship of a romantic or intimate nature with the victim; and where the existence of such a
relationship shall be determined based on a consideration of the following factors:

The length of the relationship

The type of relationship

The frequency of interaction between the persons involved in the relationship

The term domestic violence includes felony or misdemeanor crimes committed by a current or former
spouse or intimate partner of the victim under the family or domestic violence laws of the jurisdiction
receiving grant funding, and in the case of victim services, includes the user or attempted use of physical
abuse or sexual abuse, or a pattern of any other coercive behavior committed, enabled, or solicited to gain
or maintain power and control over a victim, including verbal, psychological, economic, or technological
abuse that may or may not constitute criminal behavior, by a person who is:

-
The current or former spouse or intimate partner of the victim, or person similarly situated to a spouse
or intimate partner of the victim
-
A person who is cohabitating or has cohabitated with the victim as a spouse or intimate partner
-
A person with whom the victim shares a child in common
-
A person who commits acts against a youth or adult victim who is protected from those acts under the
domestic or family violence laws of the jurisdiction

The term economic abuse means behavior that is coercive, deceptive, or unreasonably controls or
restrains a person’s ability to acquire, use, or maintain economic resources to which they are entitle,
including using coercion, fraud, and manipulation to:
-
Restrict a person’s access to money, assets, credit, or financial information
-
Unfairly use a person’s personal economic resources, including money, assets, and credit, for one’s
own advantage
-
Exert undue influence over a person’s financial and economic behavior or decisions, including forcing
default on joint or other financial obligations, exploiting powers of attorney, guardianship, or
conservatorship, or to whom one has a fiduciary duty

The term sexual assault means:
-
Any nonconsensual sexual act prescribed by Federal, tribal, or State law, including when the
victim lacks the capacity to consent

The term stalking means:
-
To engage in a course of conduct directed at a specific person that would cause a reasonable
person to fear for their safety or the safety of others, or suffer substantial emotional distress.

The term technological abuse means an act or pattern of behavior that occurs within domestic violence,
dating violence, sexual assault, or stalking and is intended to harm, threaten, intimidate, control, stalk,
harass, impersonate, exploit, extort, or monitor another person, except as otherwise permitted by law, that
occurs using any form of technology, including but not limited to:
-
Internet enabled devices
-
Online spaces and platforms
-
Computers
-
Mobile devices
-
Cameras and imaging programs
-
Apps
-
Location tracking devices
-
Communication technologies
-
Any other emergency technologies
16-IX.C. NOTIFICATION [24 CFR 5.2005(A)]
Notification to Public
The PHA adopts the following policy to help ensure that all actual and potential beneficiaries of its HCV
program are aware of their rights under VAWA.

PHA Policy
The PHA will post the following information regarding VAWA in its offices and on its website. It will also
make the information readily available to anyone who requests it:

A copy of the notice of occupancy rights under VAWA to housing choice voucher program
applicants and participants who are or have been victims of domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking Form HUD-5380, see Exhibit 16-1)

A copy of Form HUD-5382, Certification of Domestic Violence, Dating Violence, or Stalking and
Alternate Documentation (see Exhibit 16-2)

A copy of the PHA’s emergency transfer plan (Exhibit 16-3)

A copy of HUD’s Emergency Transfer Request for Certain Victims of Domestic Violence, Dating
Violence, Sexual Assault, or Stalking, Form HUD-5383 (Exhibit 16-4)

The National Domestic Violence Hot Line: 1-800-799-SAFE (7233) or 1-800-787-3224 (TTY)
(included in Exhibits 16-1 and 16-2)
Contact information for local victim advocacy groups or service providers.
Notification to Program Applicants and Participants [24 CFR 5.2005(a)(1)]
PHAs are required to inform program applicants and participants of their rights under VAWA, including their
right to confidentiality and the limits thereof, when they are denied assistance, when they are admitted to the
program, and when they are notified of an eviction or termination of housing benefits.
PHA Policy
The PHA will provide all applicants with information about VAWA at the time they request an application
for housing assistance, as part of the written briefing packet, and at the time the family is admitted to
the program. The PHA will also include information about VAWA in all notices of denial of assistance
(see Section 3-III.G).
The PHA will provide all participants with information about VAWA at the time of admission (see section
5-I.B) and at annual reexamination. The PHA will also include information about VAWA in notices of
termination of assistance, as provided in section 12- II.F. The VAWA information provided to applicants
and participants will consist of the notices in Exhibits 16-1 and 16-2.
The PHA is not limited to providing VAWA information at the times specified in the above policy. If the PHA
decides to provide VAWA information to a participant following an incident of domestic violence, PIH Notice
2017-08 cautions against sending the information by mail, since the abuser may be monitoring the mail. The
notice recommends that in such cases the PHA make alternative delivery arrangements that will not put the
victim at risk.
PHA Policy
Whenever the PHA has reason to suspect that providing information about VAWA to a participant might
place a victim of domestic violence at risk, it will attempt to deliver the information by hand directly to
the victim or by having the victim come to an office or other space that may be safer for the individual,
making reasonable accommodations as necessary.
For example, the PHA may decide not to send mail regarding VAWA protections to the victim’s unit if
the PHA believes the perpetrator may have access to the victim’s mail, unless requested by the victim.
When discussing VAWA with the victim, the PHA will take reasonable precautions to ensure that no
one can overhear the conversation, such as having conversations in a private room.
The victim may, but is not required to, designate an attorney, advocate, or other secure contact for
communications regarding VAWA protections.

Notification to Owners and Managers
While PHAs are no longer required by regulation to notify owners and managers participating in the HCV
program of their rights and obligations under VAWA, the PHA may still choose to inform them.
PHA Policy
The PHA will provide owners and managers with information about their rights and obligations under
VAWA when they begin their participation in the program and at least annually thereafter.
The VAWA information provided to owners will consist of the notice in Exhibit 16-5 and a copy of form
HUD-5382, Certification of Domestic Violence, Dating Violence, and Stalking and Alternate
Documentation.
16-IX.D. DOCUMENTATION [24 CFR 5.2007]
A PHA presented with a claim for initial or continued assistance based on status as a victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, human trafficking, or criminal activity related to any of these
forms of abuse may—but is not required to—request that the individual making the claim document the abuse.
Any request for documentation must be in writing, and the individual must be allowed at least 14 business days
after receipt of the request to submit the documentation. The PHA may extend this time period at its discretion.
[24 CFR §5.2007(a)]
The individual may satisfy the PHA’s request by providing any one of the following three forms of
documentation [24 CFR §5.2007(b)]:
(1)
A completed and signed HUD-approved certification form (form HUD-5382, Certification of Domestic
Violence, Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking), which must include the name of the perpetrator
only if the name of the perpetrator is safe to provide and is known to the victim. The form may be filled
out and submitted on behalf of the victim.
(2)
A federal, state, tribal, territorial, or local police report or court record, or an administrative record
(3)
Documentation signed by a person who has assisted the victim in addressing domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, human trafficking or the effects of such abuse. This person may be
an employee, agent, or volunteer of a victim service provider, an attorney; a mental health professional;
or a medical professional. The person signing the documentation must attest under penalty of perjury to
the person’s belief that the incidents in question are bona fide incidents of abuse. The victim must also
sign the documentation.
The PHA may not require third-party documentation (forms 2 and 3) in addition to certification (form 1), except
as specified below under “Conflicting Documentation,” nor may it require certification in addition to third-party
documentation [FR Notice 11/1616].
PHA Policy
Any request for documentation of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking:

will be in writing,

will specify a deadline of 14 business days following receipt of the request,

will describe the three forms of acceptable documentation,

will provide explicit instructions on where and to whom the documentation must be submitted,
and


will state the consequences for failure to submit the documentation or request an extension in
writing by the deadline.
The PHA may, in its discretion, extend the deadline for 10 business days.
In determining whether to extend the deadline, the PHA will consider factors that may contribute to the
victim’s inability to provide documentation in a timely manner, including cognitive limitations, disabilities,
limited English proficiency, absence from the unit, administrative delays, the danger of further violence,
and the victim’s need to address health or safety issues. Any extension granted by the PHA will be in
writing.
Once the victim provides documentation, the PHA will acknowledge receipt of the documentation within
10 business days.
Conflicting Documentation [24 CFR 5.2007(e)]
In cases where the PHA receives conflicting certification documents from two or more members of a
household, each claiming to be a victim and naming one or more of the other petitioning household members
as the perpetrator, the PHA may determine which is the true victim by requiring each to provide acceptable
third-party documentation, as described above (forms 2 and 3).
The PHA may also request third-party documentation when submitted documentation contains information that
conflicts with existing information already available to the PHA. Individuals have 30 calendar days to return
third-party verification to the PHA. If the PHA does not receive third-party documentation, and the PHA will
deny or terminate assistance as a result, the PHA must hold separate hearings for the tenants [PIH Notice
2017-08].
The PHA must honor any court orders issued to protect the victim or to address the distribution of property.
PHA Policy
If presented with conflicting certification documents from members of the same household, the PHA will
attempt to determine which is the true victim by requiring each of them to provide third-party
documentation in accordance with 24 CFR §5.2007(e) and by following any HUD guidance on how
such determinations should be made.
When requesting third-party documents, the PHA will provide contact information for local domestic
violence and legal aid offices. In such cases, applicants or tenants will be given 30 calendar days from
the date of the request to provide such documentation.
If the PHA does not receive third-party documentation within the required timeframe (and any
extensions) the PHA will deny VAWA protections and will notify the applicant or tenant in writing of the
denial. If, as a result, the applicant or tenant is denied or terminated from the program, the PHA will
hold separate hearings for the applicants or tenants.
Discretion to Require No Formal Documentation [24 CFR §5.2007(d)]
The PHA has the discretion to provide benefits to an individual based solely on the individual’s statement or
other corroborating evidence—i.e., without requiring formal documentation of abuse in accordance with 24
CFR §5.2007(b). HUD recommends documentation in a confidential manner when a verbal statement or other
evidence is accepted.
PHA Policy
If the PHA accepts an individual’s statement or other corroborating evidence (as determined by the
victim) of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the PHA will
document acceptance of the statement or evidence in the individual’s file.

Failure to Provide Documentation [24 CFR §5.2007(c)]
In order to deny relief for protection under VAWA, a PHA must provide the individual requesting relief with a
written request for documentation of abuse. If the individual fails to provide the documentation within 14
business days from the date of receipt, or such longer time as the PHA may allow, the PHA may deny relief for
protection under VAWA.
16-IX.E. CONFIDENTIALITY [24 CFR §5.2007(B)(4)]
All information provided to the PHA regarding domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or
human trafficking, including the fact that an individual is a victim, must be retained in confidence. This means
that the PHA (1) may not enter the information into any shared database, (2) may not allow employees or
others to access the information unless they are explicitly authorized to do so and have a need to know the
information for purposes of their work, and (3) may not provide the information to any other entity or individual,
except to the extent that the disclosure is (a) requested or consented to by the individual in writing, (b) required
for use in an eviction proceeding, or (c) otherwise required by applicable law.
PHA Policy
If disclosure is required for use in an eviction proceeding or is otherwise required by applicable law, the
PHA will inform the victim before disclosure occurs so that safety risks can be identified and addressed.

Exhibit 16-1: Notice of Occupancy Rights Under the Violence 
Against Women Act, form HUD 5380
City of Chandler Housing and Redevelopment Division
Notice of Occupancy Rights under the Violence Against Women Act 2(VAWA)
To all Tenants and Applicants
The Violence Against Women Act (VAWA) provides protections for victims of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking.  VAWA protections are not only available to women, but are available
equally to all individuals regardless of sex, gender identity, or sexual orientation.3  The U.S. Department of
Housing and Urban Development (HUD) is the Federal agency that oversees that public housing and housing
choice voucher is in compliance with VAWA.  This notice explains your rights under VAWA.  A HUD-approved
certification form is attached to this notice.  You can fill out this form to show that you are or have been a victim
of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, and that you wish to use your rights under
VAWA.”
Protections for Applicants
If you otherwise qualify for assistance under public housing or housing choice voucher, you cannot be denied
admission or denied assistance because you are or have been a victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking.
Protections for Tenants
If you are receiving assistance under public housing or housing choice voucher, you may not be denied
assistance, terminated from participation, or be evicted from your rental housing because you are or have been
a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Also, if you or an affiliated individual of yours is or has been the victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking by a member of your household or any guest, you may not be denied rental
assistance or occupancy rights under the housing choice voucher program solely on the basis of criminal
activity directly relating to that domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Affiliated individual means your spouse, parent, brother, sister, or child, or a person to whom you stand in the
place of a parent or guardian (for example, the affiliated individual is in your care, custody, or control); or any
individual, tenant, or lawful occupant living in your household.
Removing the Abuser or Perpetrator from the Household
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division (COCHRD) may divide (bifurcate) the lease in
order to evict the individual or terminate the assistance of the individual who has engaged in criminal activity
(the abuser or perpetrator) directly relating to domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
If the COCHRD chooses to remove the abuser or perpetrator, COCHRD may not take away the rights of
eligible tenants to the unit or otherwise punish the remaining tenants.  If the evicted abuser or perpetrator was
the sole tenant to have established eligibility for assistance under the program, COCHRD must allow the
tenant who is or has been a victim and other household members to remain in the unit for a period of time, in
2 Despite the name of this law, VAWA protection is available regardless of sex, gender identity, or sexual orientation.
3 Housing providers cannot discriminate on the basis of any protected characteristic, including race, color, national origin, religion,
sex, familial status, disability, or age. HUD-assisted and HUD-insured housing must be made available to all otherwise eligible
individuals regardless of actual or perceived sexual orientation, gender identity, or marital status.

order to establish eligibility under the program or under another HUD housing program covered by VAWA, or,
find alternative housing.
In removing the abuser or perpetrator from the household, COCHRD must follow Federal, State, and local
eviction procedures.  In order to divide a lease, COCHRD may, but is not required to, ask you for
documentation or certification of the incidences of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking.
Moving to Another Unit
Upon your request, COCHRD may permit you to move to another unit, subject to the availability of other units,
and still keep your assistance.  In order to approve a request, COCHRD may ask you to provide
documentation that you are requesting to move because of an incidence of domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking.  If the request is a request for emergency transfer, the housing provider may ask
you to submit a written request or fill out a form where you certify that you meet the criteria for an emergency
transfer under VAWA.  The criteria are:
(1)
You are a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.  If COCHRD
does not already have documentation that you are a victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking, COCHRD may ask you for such documentation, as described in the
documentation section below.
(2)
You expressly request the emergency transfer.  COCHRD may choose to require that you submit a
form or may accept another written or oral request.
(3)
You reasonably believe you are threatened with imminent harm from further violence if you
remain in your current unit.  This means you have a reason to fear that if you do not receive a
transfer, you would suffer violence in the very near future.
OR
You are a victim of sexual assault and the assault occurred on the premises during the 90-calendar-
day period before you request a transfer.  If you are a victim of sexual assault, then in addition to qualifying
for an emergency transfer because you reasonably believe you are threatened with imminent harm from further
violence if you remain in your unit, you may qualify for an emergency transfer if the sexual assault occurred on
the premises of the property from which you are seeking your transfer, and that assault happened within the 90
-calendar-day period before you expressly request the transfer.
COCHRD will keep confidential requests for emergency transfers by victims of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking, and the location of any move by such victims and their families.
COCHRD’s emergency transfer plan provides further information on emergency transfers, and COCHRD must
make a copy of its emergency transfer plan available to you if you ask to see it.
Documenting You Are or Have Been a Victim of Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault or
Stalking
COCHRD can, but is not required to, ask you to provide documentation to “certify” that you are or have been a
victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.  Such request from COCHRD must be
in writing, and COCHRD must give you at least 14 business days (Saturdays, Sundays, and Federal holidays
do not count) from the day you receive the request to provide the documentation.  COCHRD may, but does not
have to, extend the deadline for the submission of documentation upon your request.
You can provide one of the following to COCHRD as documentation.  It is your choice which of the following to
submit if the COCHRD asks you to provide documentation that you are or have been a victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking.


A complete HUD-approved certification form given to you by COCHRD with this notice, that documents
an incident of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking. The form will ask for your
name, the date, time, and location of the incident of domestic violence, dating violence, sexual assault,
or stalking, and a description of the incident.  The certification form provides for including the name of
the abuser or perpetrator if the name of the abuser or perpetrator is known and is safe to provide.

A record of a Federal, State, tribal, territorial, or local law enforcement agency, court, or administrative
agency that documents the incident of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Examples of such records include police reports, protective orders, and restraining orders, among
others.

A statement, which you must sign, along with the signature of an employee, agent, or volunteer of a
victim service provider, an attorney, a medical professional or a mental health professional (collectively,
“professional”) from whom you sought assistance in addressing domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking, or the effects of abuse, and with the professional selected by you attesting
under penalty of perjury that he or she believes that the incident or incidents of domestic violence,
dating violence, sexual assault, or stalking are grounds for protection.

Any other statement or evidence that the COCHRD has agreed to accept.
If you fail or refuse to provide one of these documents within the 14 business days, the COCHRD does not
have to provide you with the protections contained in this notice.
If the COCHRD receives conflicting evidence that an incident of domestic violence, dating violence, sexual
assault, or stalking has been committed (such as certification forms from two or more members of a household
each claiming to be a victim and naming one or more of the other petitioning household members as the
abuser or perpetrator), COCHRD has the right to request that you provide third-party documentation within
thirty 30 calendar days in order to resolve the conflict.  If you fail or refuse to provide third-party documentation
where there is conflicting evidence, COCHRD does not have to provide you with the protections contained in
this notice.
Confidentiality
COCHRD must keep confidential any information you provide related to the exercise of your rights under
VAWA, including the fact that you are exercising your rights under VAWA.
COCHRD must not allow any individual administering assistance or other services on behalf of COCHRD (for
example, employees and contractors) to have access to confidential information unless for reasons that
specifically call for these individuals to have access to this information for applicable Federal, State, or local
law.
COCHRD must not enter your information into any shared database or disclose your information to any other
entity or individual.  COCHRD, however, may disclose the information provided if:

You give written permission to the PHA to release the information on a time-limited basis.

The PHA needs to use the information in an eviction or termination proceeding, such as to evict your
abuser or perpetrator or terminate your abuser or perpetrator from assistance under this program.

A law requires the PHA or your landlord to release the information.
VAWA does not limit the PHA’s duty to honor court orders about access to or control of the property. This
includes orders issued to protect a victim and orders dividing property among household members in cases
where a family breaks up.
Reasons a Tenant Eligible for Occupancy Rights under VAWA May Be Evicted or Assistance May Be
Terminated
You can be evicted, and your assistance can be terminated for serious or repeated lease violations that are not
related to domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking committed against you.  However,
COCHRD cannot hold tenants who have been victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, or

stalking to a more demanding set of rules than it applies to tenants who have not been victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
The protections described in this notice might not apply, and you could be evicted and your assistance
terminated, if the PHA can demonstrate that not evicting you or terminating your assistance would present a
real physical danger that:
(1) Would occur within an immediate time frame, and
(2) Could result in death or serious bodily harm to other tenants or those who work on the property.
If COCHRD can demonstrate the above, COCHRD should only terminate your assistance or evict you if there
are no other actions that could be taken to reduce or eliminate the threat.
Other Laws
VAWA does not replace any Federal, State, or local law that provides greater protection for victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking.  You may be entitled to additional housing protections for
victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking under other Federal laws, as well as
under State and local laws.
Non-Compliance with The Requirements of This Notice
You may report a covered COCHRD’s violations of these rights and seek additional assistance, if needed, by
contacting or filing a complaint with Amy Jacobson, Housing and Redevelopment Manager or HUD’s Phoenix
field office.
For Additional Information
You may view a copy of HUD’s final VAWA rule at https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2016-11-16/pdf/2016-
25888.pdf.
Additionally, COCHRD must make a copy of HUD’s VAWA regulations available to you if you ask to see them.
For questions regarding VAWA, please contact your housing specialist.
For help regarding an abusive relationship, you may call the National Domestic Violence Hotline at 1-800-799-
7233 or, for persons with hearing impairments, 1-800-787-3224 (TTY).  You may also contact 2-1-1 within
Arizona or at https://211arizona.org/domestic-violence/
For tenants who are or have been victims of stalking seeking help may visit the National Center for Victims of
Crime’s Stalking Resource Center at https://www.victimsofcrime.org/our-programs/stalking-resource-center.
For help regarding sexual assault, you may contact 2-1-1 within Arizona or at https://211arizona.org/domestic-
violence/.
Victims of stalking seeking help may contact 2-1-1 within Arizona or at https://211arizona.org/domestic-
violence/
Attachment: Certification Form HUD-5382

Exhibit 16-2: Certification of Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking and
Alternate Documentation, Form HUD-5382
CERTIFICATION OF  
U.S. Department of Housing
OMB Approval No. 2577-0286
DOMESTIC VIOLENCE, 
and Urban Development
Exp. 06/30/2017
DATING VIOLENCE,
SEXUAL ASSAULT, OR STALKING,
AND ALTERNATE DOCUMENTATION
Purpose of Form:  The Violence Against Women Act (“VAWA”) protects applicants, tenants, and program
participants in certain HUD programs from being evicted, denied housing assistance, or terminated from
housing assistance based on acts of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking against
them.  Despite the name of this law, VAWA protection is available to victims of domestic violence, dating
violence, sexual assault, and stalking, regardless of sex, gender identity, or sexual orientation.
Use of This Optional Form:  If you are seeking VAWA protections from your housing provider, your housing
provider may give you a written request that asks you to submit documentation about the incident or incidents
of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
In response to this request, you or someone on your behalf may complete this optional form and submit it to
your housing provider, or you may submit one of the following types of third-party documentation:
(1)
A document signed by you and an employee, agent, or volunteer of a victim service provider, an
attorney, or medical professional, or a mental health professional (collectively, “professional”) from
whom you have sought assistance relating to domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking, or the effects of abuse.  The document must specify, under penalty of perjury, that the
professional believes the incident or incidents of domestic violence, dating violence, sexual assault, or
stalking occurred and meet the definition of “domestic violence,” “dating violence,” “sexual assault,” or
“stalking” in HUD’s regulations at 24 CFR 5.2003.
(2)
A record of a Federal, State, tribal, territorial or local law enforcement agency, court, or administrative
agency; or
(3)
At the discretion of the housing provider, a statement or other evidence provided by the applicant or
tenant.
Submission of Documentation: The time period to submit documentation is 14 business days from the date
that you receive a written request from your housing provider asking that you provide documentation of the
occurrence of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking. Your housing provider may, but is
not required to, extend the time period to submit the documentation, if you request an extension of the time
period. If the requested information is not received within 14 business days of when you received the request
for the documentation, or any extension of the date provided by your housing provider, your housing provider
does not need to grant you any of the VAWA protections. Distribution or issuance of this form does not serve
as a written request for certification.
Confidentiality: All information provided to your housing provider concerning the incident(s) of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking shall be kept confidential and such details shall not be
entered into any shared database. Employees of your housing provider are not to have access to these details
unless to grant or deny VAWA protections to you, and such employees may not disclose this information to any
other entity or individual, except to the extent that disclosure is: (i) consented to by you in writing in a time-
limited release; (ii) required for use in an eviction proceeding or hearing regarding termination of assistance; or
(iii) otherwise required by applicable law.

TO BE COMPLETED BY OR ON BEHALF OF THE VICTIM OF DOMESTIC VIOLENCE, DATING
VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, OR STALKING
1.
Date the written request is received by victim: 
2.
Name of victim: 
3.
Your name (if different from victim’s):
4.
Name(s) of other family member(s) listed on the lease:
5.
Residence of victim: ______________________________________________________________
6.
Name of the accused perpetrator (if known and can be safely disclosed): 
7.
Relationship of the accused perpetrator to the victim:
8.
Date(s) and times(s) of incident(s) (if known):
9.
Location of incident(s):
In your own words, describe the incident(s):
This is to certify that the information provided on this form is true and correct to the best of my knowledge and
recollection, and that the individual named above in Item 2 is or has been a victim of domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking. I acknowledge that submission of false information could jeopardize
program eligibility and could be the basis for denial of admission, termination of assistance, or eviction.
Signature
Date Signed
Public Reporting Burden: The public reporting burden for this collection of information is estimated to
average 1 hour per response. This includes the time for collecting, reviewing, and reporting the data. The
information provided is to be used by the housing provider to request certification that the applicant or tenant is
a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking. The information is subject to the
confidentiality requirements of VAWA. This agency may not collect this information, and you are not required to
complete this form, unless it displays a currently valid Office of Management and Budget control number.

EXHIBIT 16-3: EMERGENCY TRANSFER PLAN FOR VICTIMS OF DOMESTIC VIOLENCE, DATING
VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, OR STALKING (HCV VERSION)
Attachment: Certification form HUD-5382
City of Chandler Housing and Redevelopment Division
Emergency Transfer Plan for Victims of Domestic Violence, 
Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking
Housing Choice Voucher Program
Emergency Transfers
The PHA is concerned about the safety of its tenants, and such concern extends to tenants who are victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking. In accordance with the Violence Against
Women Act (VAWA),4 the PHA allows tenants who are victims of domestic violence, dating violence, sexual
assault, or stalking to request an emergency transfer from the tenant’s current unit to another unit. The ability
to request a transfer is available regardless of sex, gender identity, or sexual orientation.5 The ability of the
PHA to honor such request for tenants currently receiving assistance, however, may depend upon a
preliminary determination that the tenant is or has been a victim of domestic violence, dating violence, sexual
assault, or stalking, and on whether the PHA has another dwelling unit that is available and is safe to offer the
tenant for temporary or more permanent occupancy.
This plan identifies tenants who are eligible for an emergency transfer, the documentation needed to request
an emergency transfer, confidentiality protections, how an emergency transfer may occur, and guidance to
tenants on safety and security. This plan is based on a model emergency transfer plan published by the U.S.
Department of Housing and Urban Development (HUD), the federal agency that oversees that the public
housing and housing choice voucher (HCV) programs are in compliance with VAWA.
Eligibility for Emergency Transfers
A tenant who is a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, as provided in HUD’s
regulations at 24 CFR Part 5, subpart L, is eligible for an emergency transfer if the tenant reasonably believes
that there is a threat of imminent harm from further violence if the tenant remains within the same unit. If the
tenant is a victim of sexual assault, the tenant may also be eligible to transfer if the sexual assault occurred on
the premises within the 90-calendar day period preceding a request for an emergency transfer.
A tenant requesting an emergency transfer must expressly request the transfer in accordance with the
procedures described in this plan.
Tenants who are not in good standing may still request an emergency transfer if they meet the eligibility
requirements in this section.
Emergency Transfer Request Documentation
To request an emergency transfer, the tenant shall notify the PHA’s management office and submit a written
request for a transfer to any PHA office. The PHA will provide reasonable accommodations to this policy for
individuals with disabilities. The tenant’s written request for an emergency transfer should include either:
1.
A statement expressing that the tenant reasonably believes that there is a threat of imminent harm from
further violence if the tenant were to remain in the same dwelling unit assisted under the PHA’s
program; OR
4 Despite the name of this law, VAWA protection is available to all victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, and
stalking, regardless of sex, gender identity, or sexual orientation.
55 Housing providers cannot discriminate on the basis of any protected characteristic, including race, color, national origin, religion,
sex, familial status, disability, or age. HUD-assisted and HUD-insured housing must be made available to all otherwise eligible
individuals regardless of actual or perceived sexual orientation, gender identity, or marital status.

2.
A statement that the tenant was a sexual assault victim and that the sexual assault occurred on the
premises during the 90-calendar-day period preceding the tenant’s request for an emergency transfer.
Confidentiality
The PHA will keep confidential any information that the tenant submits in requesting an emergency transfer,
and information about the emergency transfer, unless the tenant gives the PHA written permission to release
the information on a time-limited basis, or disclosure of the information is required by law or required for use in
an eviction proceeding or hearing regarding termination of assistance from the covered program. This includes
keeping confidential the new location of the dwelling unit of the tenant, if one is provided, from the person or
persons that committed an act of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking against the
tenant. See the Notice of Occupancy Rights under the Violence against Women Act for All Tenants for more
information about the PHA’s responsibility to maintain the confidentiality of information related to incidents of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
Emergency Transfer Timing and Availability
The PHA cannot guarantee that a transfer request will be approved or how long it will take to process a
transfer request. The PHA will, however, act as quickly as possible to move a tenant who is a victim of
domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking to another unit, subject to availability and safety
of a unit. If a tenant reasonably believes a proposed transfer would not be safe, the tenant may request a
transfer to a different unit. If a unit is available, the transferred tenant must agree to abide by the terms and
conditions that govern occupancy in the unit to which the tenant has been transferred. The PHA may be unable
to transfer a tenant to a particular unit if the tenant has not or cannot establish eligibility for that unit.
If the PHA has no safe and available units for which a tenant who needs an emergency transfer is eligible, the
PHA will assist the tenant in identifying other housing providers who may have safe and available units to
which the tenant could move. At the tenant’s request, the PHA will also assist tenants in contacting the local
organizations offering assistance to victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking
that are attached to this plan.
Emergency Transfers: Housing Choice Voucher (HCV) Program
Tenant-based assistance: If you are a participant in the tenant-based HCV program and request an
emergency transfer as described in this plan, the PHA will assist you to move to a safe unit quickly using your
existing voucher assistance. The PHA will make exceptions to program regulations restricting moves as
required.
At your request, the PHA will refer you to organizations that may be able to further assist you.
Project-based assistance: If you are assisted under the project-based voucher (PBV) program, you may
request an emergency transfer under the following programs for which you are not required to apply:

Tenant-based voucher, if available

Project-based assistance in the same project (if a vacant unit is available and you determine that the
vacant unit is safe)

Project-based assistance in another development owned by the PHA
Emergency transfers under VAWA will take priority over waiting list admissions for these types of assistance.
You may also request an emergency transfer under the following programs for which you are required to apply:

Public housing program

PBV assistance in another development not owned by the PHA

Other programs administered by the PHA

Emergency transfers will not take priority over waiting list admissions for these programs. At your request, the
PHA will refer you to organizations that may be able to further assist you.
Safety and Security of Tenants
Pending processing of the transfer and the actual transfer, if it is approved and occurs, the tenant is urged to
take all reasonable precautions to be safe.
Tenants who are or have been victims of domestic violence are encouraged to contact the National Domestic
Violence Hotline at 1-800-799-7233, or a local domestic violence shelter, for assistance in creating a safety
plan. For persons with hearing impairments, that hotline can be accessed by calling 1-800-787-3224 (TTY).
Tenants who have been victims of sexual assault may call the Rape, Abuse, and Incest National Network’s
National Sexual Assault Hotline at 1-800-656-HOPE, or visit the online hotline at: https://ohl.rainn.org/online/
Tenants who are or have been victims of stalking seeking help may visit the National Center for Victims of
Crime’s Stalking Resource Center at: https://www.victimsofcrime.org/our-programs/stalking-resource-center.
Attachment: Local organizations offering assistance to victims of domestic violence, dating violence, sexual
assault, or stalking.

EXHIBIT 16-4: EMERGENCY TRANSFER REQUEST FOR CERTAIN VICTIMS OF DOMESTIC VIOLENCE,
DATING VIOLENCE, SEXUAL ASSAULT, OR STALKING, FORM HUD-5383
EMERGENCY TRANSFER 
U.S. Department of Housing 
OMB Approval No. 2577-0286
REQUEST FOR CERTAIN 
and Urban Development 
Exp. 06/30/2017
VICTIMS OF DOMESTIC
VIOLENCE, DATING VIOLENCE,
SEXUAL ASSAULT, OR STALKING
Purpose of Form: If you are a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, and
you are seeking an emergency transfer, you may use this form to request an emergency transfer and certify
that you meet the requirements of eligibility for an emergency transfer under the Violence Against Women Act
(VAWA). Although the statutory name references women, VAWA rights and protections apply to all victims of
domestic violence, dating violence, sexual assault or stalking. Using this form does not necessarily mean that
you will receive an emergency transfer. See your housing provider’s emergency transfer plan for more
information about the availability of emergency transfers
The requirements you must meet are:
(1) You are a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking. If your housing
provider does not already have documentation that you are a victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking, your housing provider may ask you for such documentation. In response, you may
submit Form HUD-5382, or any one of the other types of documentation listed on that Form.
(2) You expressly request the emergency transfer. Submission of this form confirms that you have
expressly requested a transfer. Your housing provider may choose to require that you submit this form, or may
accept another written or oral request. Please see your housing provider’s emergency transfer plan for more
details.
(3) You reasonably believe you are threatened with imminent harm from further violence if you remain
in your current unit. This means you have a reason to fear that if you do not receive a transfer you would
suffer violence in the very near future.
OR
You are a victim of sexual assault and the assault occurred on the premises during the 90-calendar-
day period before you request a transfer. If you are a victim of sexual assault, then in addition to qualifying
for an emergency transfer because you reasonably believe you are threatened with imminent harm from further
violence if you remain in your unit, you may qualify for an emergency transfer if the sexual assault occurred on
the premises of the property from which you are seeking your transfer, and that assault happened within the 90
-calendar-day period before you submit this form or otherwise expressly request the transfer.
Submission of Documentation: If you have third-party documentation that demonstrates why you are eligible
for an emergency transfer, you should submit that documentation to your housing provider if it is safe for you to
do so. Examples of third party documentation include, but are not limited to: a letter or other documentation
from a victim service provider, social worker, legal assistance provider, pastoral counselor, mental health
provider, or other professional from whom you have sought assistance; a current restraining order; a recent
court order or other court records; a law enforcement report or records; communication records from the
perpetrator of the violence or family members or friends of the perpetrator of the violence, including emails,
voicemails, text messages, and social media posts.
Confidentiality: All information provided to your housing provider concerning the incident(s) of domestic
violence, dating violence, sexual assault, or stalking, and concerning your request for an emergency transfer
shall be kept confidential. Such details shall not be entered into any shared database. Employees of your
housing provider are not to have access to these details unless to grant or deny VAWA protections or an
emergency transfer to you. Such employees may not disclose this information to any other entity or individual,
except to the extent that disclosure is: (i) consented to by you in writing in a time-limited release; (ii) required

for use in an eviction proceeding or hearing regarding termination of assistance; or (iii) otherwise required by
applicable law.

TO BE COMPLETED BY OR ON BEHALF OF THE PERSON REQUESTING A TRANSFER
1. Name of victim requesting an emergency transfer: 
2. Your name (if different from victim’s):
3. Name(s) of other family member(s) listed on the lease:
4. Name(s) of other family member(s) who would transfer with the victim:
5. Address of location from which the victim seeks to transfer: 
6. Address or phone number for contacting the victim:
7. Name of the accused perpetrator (if known and can be safely disclosed):
8. Relationship of the accused perpetrator to the victim:
9. Date(s), Time(s) and location(s) of incident(s):
10. Is the person requesting the transfer a victim of a sexual assault that occurred in the past 90 days on the
premises of the property from which the victim is seeking a transfer? 
If yes, skip question 11. If no, fill out question 11.
11. Describe why the victim believes they are threatened with imminent harm from further violence if they
remain in their current unit.
12. If voluntarily provided, list any third-party documentation you are providing along with this notice:
This is to certify that the information provided on this form is true and correct to the best of my knowledge, and
that the individual named above in Item 1 meets the requirement laid out on this form for an emergency
transfer. I acknowledge that submission of false information could jeopardize program eligibility and could be
the basis for denial of admission, termination of assistance, or eviction.
Signature
Signed on (Date)

16-590
EXHIBIT 16-5: MODEL OWNER NOTIFICATION OF RIGHTS AND OBLIGATIONS
City of Chandler Housing and Redevelopment Division
NOTIFICATION OF YOUR RIGHTS AND OBLIGATIONS
UNDER THE VIOLENCE AGAINST WOMEN ACT (VAWA)
VAWA provides protections for Section 8 Housing Choice Voucher (HCV) and PBV applicants, tenants, and
participants from being denied assistance on the basis or as a direct result of being a victim of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking and human trafficking.
Purpose
Many of VAWA’s protections to victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, and
human trafficking involve action by the public housing agency (PHA), but some situations involve action by
owners of assisted housing. The purpose of this notice (herein called “Notice”) is to explain your rights and
obligations under VAWA, as an owner of housing assisted through COCHRD’s HCV program. Each
component of this Notice also provides citations to HUD’s applicable regulations.
Denial of Tenancy
Protections for applicants: Owners cannot deny tenancy based on the applicant having been or currently being
a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking. However, the
applicant must be otherwise eligible for tenancy. (See 24 Code of Federal Regulations (CFR) §982.452(b)(1).)
Eviction
Protections for HCV participants: Incidents or threats of domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking will not be considered a serious or repeated lease violation by the victim, or good
cause to terminate the tenancy of the victim (see 24 CFR §5.2005(c)). Protection also applies to criminal
activity related directly to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking
conducted by a member of a tenant’s household or any guest or other person under the tenant’s control, if the
tenant or an affiliated individual of the tenant is the victim or threatened victim of such domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking (24 CFR §5.2005(b)(2)).
Limitations of VAWA protections:
a.
Nothing in VAWA limits the authority of an owner, when notified of a court order, to comply with a court
order with respect to (24 CFR §5.2005(d)(1)):
1) The rights of access or control of property, including civil protection orders issued to protect a victim
of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking; or
2) The distribution or possession of property among members of a household in a case.
b.
Nothing in VAWA limits an owner from evicting a victim of domestic violence, dating violence, sexual
assault, stalking, or human trafficking for a lease violation that is not premised on an act of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, as long as the owner does not
subject the victim to more demanding standards than other tenants when deciding whether to evict.
(See 24 CFR §5.2005(d)(2).)
c.
Nothing in VAWA limits an owner from evicting a tenant (including the victim of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking) if the owner can demonstrate an actual

16-591
and imminent threat to other tenants or those employed at or providing services to the HCV property
would be present if the tenant or lawful occupant is not evicted. (See 24 CFR §5.2005(d)(3).)
i.
In this context, words, gestures, actions, or other indicators will be considered an “actual and
imminent threat” if they meet the following standards: An actual and imminent threat consists of
a physical danger that is real, would occur within an immediate time frame, and could result in
death or serious bodily harm. In determining whether an individual would pose an actual and
imminent threat, the factors to be considered include: the duration of the risk, the nature and
severity of the potential harm, the likelihood that the potential harm will occur, and the length of
time before the potential harm would occur. (See 24 CFR §5.2003.)
ii.
Any eviction due to “actual and imminent threat” should be utilized by an owner only when there
are no other actions that could be taken to reduce or eliminate the threat, including, but not
limited to, transferring the victim to a different unit, barring the perpetrator from the property,
contacting law enforcement to increase police presence or develop other plans to keep the
property safe, or seeking other legal remedies to prevent the perpetrator from acting on a threat.
Restrictions predicated on public safety cannot be based on stereotypes but must be tailored to
particularized concerns about individual residents. (See 24 CFR §5.2005(d)(4).)
Documentation of Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, Stalking, or Human Trafficking
If an applicant or tenant requests VAWA protection based on status as a victim of domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the owner has the option to request that the victim
document or provide written evidence to demonstrate that the violence occurred. However, nothing in HUD’s
regulation requires a covered housing provider to request this documentation. (See 24 CFR §5.2007(b)(3).)
If the owner chooses to request this documentation, the owner must make such request in writing. The
individual may satisfy this request by providing any one document type listed under 24 CFR §5.2007(b)(1):
a.
Form HUD-55383 (Self-Certification Form); or
b.
A document:
1) Signed by an employee, agent, or volunteer of a victim service provider, an attorney, or medical
professional or a mental health professional (collectively, “professional”) from whom the victim has
sought assistance relating to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking or the effects of abuse:
2) Signed by the applicant or tenant; and
3) That specifies, under penalty of perjury, that the professional believes in the occurrence of the incident
of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking that is the ground
for protection and remedies under 24 CFR part 5, subpart L, and that the incident meets the applicable
definition of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking under 24
CFR §5.2003; or
c.
A record of a Federal, State, tribal, territorial or local law enforcement agency, court, or administrative
agency; or
d.
At the discretion of a covered housing provider, a statement or other evidence provided by the applicant
or tenant.
The owner must accept any of the above items (a – c). The owner has discretion to accept a statement or
other evidence (d).

16-592
The owner is prohibited from requiring third-party documentation of the domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking, unless the submitted documentation contains conflicting
information.
If the owner makes a written request for documentation, the owner may require submission of that
documentation within 14 business days after the date that the individual received the written request for
documentation. (24 CFR §5.2007(a)(2)). The owner may extend this time period at its discretion. During the 14
-business day period and any granted extensions of that time, no adverse actions, such as evictions or
terminations, can be taken against the individual requesting VAWA protection.
Once a victim provides documentation of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or
human trafficking, the owner is encouraged to acknowledge receipt of the documentation in a timely manner.
If the applicant or tenant fails to provide documentation that meets the criteria in 24 CFR §5.2007 within 14
business days after receiving the written request for that documentation or within the designated extension
period, nothing in VAWA may be construed to limit the authority of the covered housing provider to:
a.
Deny admission by the applicant or tenant to the housing or program;
b.
Deny assistance under the covered housing program to the applicant or tenant;
c.
Terminate the participation of the tenant in the covered housing program; or
d.
Evict the tenant, or a lawful occupant that commits a violation of a lease.
An individual’s failure to timely provide documentation of domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or human trafficking does not result in a waiver of the individual’s right to challenge the denial of
assistance or termination, nor does it preclude the individual’s ability to raise an incident of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking at eviction or termination proceedings.
Owners may not coerce, intimidate, threaten, interfere with, or retaliate against any person who exercises or
assists or encourages a person to exercise any rights or protections under VAWAs (See FR Notice 1/4/23.)
Moves
A victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking may move in
violation of their lease if the move is required to protect their safety. If a move results in the termination of the
Housing Assistance Payment Contract, the lease is automatically terminated.
Lease Bifurcation
Owners may choose to bifurcate a lease or remove a household member from a lease in order to evict,
remove, terminate occupancy rights, or terminate assistance to such member who engages in criminal activity
directly relating to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking against an
affiliated individual or other individual. (See 24 CFR §5.2009(a).) If an owner chooses to bifurcate the lease,
the owner must comply with the reasonable time to establish eligibility under the covered housing program or
find alternative housing following lease bifurcation provision in 24 CFR §5.2009(b). VAWA protections,
including bifurcation, do not apply to guests or unreported members of a household or anyone else residing in
a household who is not a tenant.
Eviction, removal, termination of occupancy rights, or termination of assistance must be affected in accordance
with the procedures prescribed by federal, state, or local law for termination of leases.
To avoid unnecessary delay in the bifurcation process, HUD recommends that owners seek court-ordered
eviction of the perpetrator pursuant to applicable laws. This process results in the underlying lease becoming
null and void once the owner regains possession of the unit. The owner would then execute a new lease with
the victim.

16-593
Evictions Due to “Actual and Imminent Threat” or Violations Not Premised on Abuse
VAWA generally prohibits eviction on the basis or as a direct result of the fact that the applicant or tenant is or
has been a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, if the
applicant or tenant otherwise qualifies for assistance, participation or occupancy. (See 24 CFR §5.2005.)
However, VAWA does not prohibit an owner from evicting a tenant for any violation not premised on an act of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking that is in question against the
tenant or an affiliated individual of the tenant. Nor does VAWA prohibit an owner from evicting a tenant if the
owner can demonstrate an actual and imminent threat to other tenants or those employed at or providing
services to property of the owner would be present if that tenant or lawful occupant is not evicted or terminated
from assistance. (See §5.2005(d)(2) and (3).)
In order to demonstrate an actual and imminent threat to other tenants or employees at the property, the
covered housing provider must have objective evidence of words, gestures, actions, or other indicators that
meet the standards in the following definition:
Actual and imminent threat refers to a physical danger that is real, would occur within an immediate time
frame, and could result in death or serious bodily harm. In determining whether an individual would pose an
actual and imminent threat, the factors to be considered include:

The duration of the risk;

The nature and severity of the potential harm’

The likelihood that the potential harm will occur; and

The length of time before the potential harm would occur.
(See 24 CFR 5.2003 and 5.2005(d)(2)
Confidentiality
Any information submitted to a covered housing provider under 24 CFR §5.2007, including the fact that an
individual is a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking must
be maintained in strict confidence by the covered housing provider. (See 24 CFR §5.2007(c).)
Employees of the owner (or those within their employ, e.g., contractors) must not have access to the
information unless explicitly authorized by the owner for reasons that specifically call for these individuals to
have access to this information under applicable Federal, State, or local law (e.g., the information is needed by
an employee to provide the VAWA protections to the victim).
The owner must not enter this information into any shared database, or disclose this information to any other
entity or individual, except to the extent that disclosure is:
a.
Requested or consented to in writing by the individual (victim) in a time-limited release;
b.
Required for use in an eviction proceeding or hearing regarding termination of assistance from the
covered program; or
c.
Otherwise required by applicable law.
When communicating with the victim, owners must take precautions to ensure compliance with these
confidentiality requirements.
Service Providers

16-594
[insert name of housing provider] has extensive relationships with local service providers.
[insert name of housing provider] staff are available to provide referrals to shelters,
counselors, and advocates. These resources are also provided in [insert name of housing
provider] Annual and 5-Year Plan, Administrative Plan, VAWA Notice of Occupancy Rights,
and Emergency Transfer Plan. A list of local service providers is attached to this Notice.
Definitions
Actual and imminent threat refers to a physical danger that is real, would occur within an immediate time
frame, and could result in death or serious bodily harm. In determining whether an individual would pose an
actual and imminent threat, the factors to be considered include: the duration of the risk, the nature and
severity of the potential harm, the likelihood that the potential harm will occur, and the length of time before the
potential harm would occur.
Affiliated individual, with respect to an individual, means:
(1) A spouse, parent, brother, sister, or child of that individual, or a person to whom that individual stands in
the place of a parent or guardian (for example, the affiliated individual is a person in the custody, or
control care, of that individual); or
(2) Any individual, tenant, or lawful occupant living in the household of that individual.
Bifurcate means to divide a lease as a matter of law, subject to the permissibility of such process under the
requirements of the applicable HUD-covered program and State or local law, such that certain tenants or lawful
occupants can be evicted or removed and the remaining tenants or lawful occupants can continue to reside in
the unit under the same lease requirements or as may be revised depending upon the eligibility for continued
occupancy of the remaining tenants and lawful occupants.
Dating violence means violence committed by a person:
(1) Who is or has been in a social relationship of a romantic or intimate nature with the victim; and
(2) Where the existence of such a relationship shall be determined based on a consideration of the following
factors
i.
The length of the relationship;
ii.
The type of relationship; and
iii. The frequency of interaction between the persons involved in the  relationship.
Domestic violence includes felony or misdemeanor crimes of committed by a current or former spouse
or intimate partner of the victim under the family or domestic violence laws of the jurisdiction receiving
grant funding, and in the case of victim services, includes the user or attempted use of physical abuse
or sexual abuse, or a pattern of any other coercive behavior committed, enabled, or solicited to gain or
maintain power and control over a victim, including verbal, psychological, economic, or technological
abuse that may or may not constitute criminal behavior, by a person who is:

The current or former spouse or intimate partner of the victim, or person similarly situated to a spouse or
intimate partner of the victim

A person who is cohabitating or has cohabitated with the victim as a spouse or intimate partner

A person with whom the victim shares a child in common

A person who commits acts against an youth or adult victim who is protected from those acts under the
domestic or family violence laws of the jurisdiction
Sexual assault means any nonconsensual sexual act proscribed by Federal, tribal, or State law, including
when the victim lacks capacity to consent.

16-595
Stalking means engaging in a course of conduct directed at a specific person that would cause a reasonable
person to:
(1) Fear for the person’s individual safety or the safety of others; or
(2) Suffer substantial emotional distress.
VAWA means the Violence Against Women Act of 1994, as amended (42 U.S.C. 13925 and 42 U.S.C. 14043e
et seq.).
Attached:
Legal services and the domestic violence resources for the Metro area
Form HUD-5382 Certification of Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking City of
Chandler Housing and Redevelopmemt Division VAWA Notice of Occupancy Rights

16-596
ADDENDUM TO HCV ADMINISTRATIVE PLAN STATEMENT
AFFIRMATIVELY FURTHERING FAIR HOUSING
Addendum to the HCV Administrative Plan Statement Regarding the
Steps the PHA will take to Affirmatively Further Fair Housing.
The City of Chandler Housing and Redevelopment Division has completed an Analysis of Impediments to Fair
Housing, detailing the existing conditions affecting housing opportunities and defines strategies to create
greater choices to all protected classes. The review has indicated the greatest impediments to Fair Housing
are lack of adequate income, which is closely correlated with education and job opportunities, and the
availability of affordable housing stock. Through the resources available from HOME and CDBG funds and the
on-going activities within the City, the impediments can be analyzed and handled appropriately to further fair
housing and to comply with the Annual Action Plan and Consolidated Plan performance goals.
The City of Chandler has strong ties with conventional assisted housing and directly supports the
administration of the Section 8 Existing program practicing fair housing and equal opportunity in finding units
for HUD eligible applicants. The City has also implemented the Section 504 accessibility requirements to
ensure City facilities are accessible and that administrative practice does not have the unintentional effect of
discriminating.
The Housing and Redevelopment office conducts activities to further the spirit of Fair Housing Equal
Opportunity (FHEO) by receiving and handling all calls where there is a potential risk of a civil rights complaint.
Information and assistance is provided to any caller who believes they have a valid FHEO complaint. The
office provides the necessary forms and information on how to best locally resolve their complaint.
The Housing and Redevelopment office and the Neighborhood Resources Division will continue to receive all
potential civil rights complaints through our Fair Housing Hotline that is regularly published in the City
newsletter that is distributed through the water bill. Fair Housing posters are displayed in English and Spanish
in the Housing and Redevelopment office to ensure participants know their rights. All CDBG recipients are
required to display and provide Fair Housing Information in their offices. The fair housing toll-free number (1-
800-669-9777) for the Housing Discrimination Hotline is listed in the HUD publications and is provided to
callers on the City’s Fair Housing Hotline. This includes the provision of access number via TTY through the
federal information relay service at (1-800-887-8339) for persons with hearing or speech impairments.
The City encourages minority and women owned businesses to bid on upcoming projects, and the Housing
and Redevelopment office will provide technical assistance in getting through the bid process to any minority or
women owned business that competes for federally funded projects.
The City also provides for non-discrimination in regular hiring practices. The City seeks to hire minorities and
women for any position for which an applicant is qualified and advertises widely when recruiting for vacancies.
Fair Housing outreach by the City of Chandler is an on-going responsibility of the Housing and Redevelopment
activities. Each April, the Mayor will formally recognize Fair Housing Month
Initiatives through Council Resolution. A copy of the proclamation is posted and mailed to over 200 landlords,
management companies, rental companies and media outlets. A Fair Housing booklet has also been
developed in English and Spanish and has been distributed to, The Housing Division through the Housing
Choice Voucher Program briefing packet, The Chandler Chamber of Commerce, Chandler Public Library and
the City Manager’s Office. The City also offered a fair housing workshop and invited all area landlords to
attend. This workshop was free of charge.

16-597
The City will utilize key meeting areas such as the Housing and Redevelopment office to distribute information
on fair housing and keep the public informed of the active program Chandler is conducting. The City has
become fully aware of the existence, nature, extent and causes of all Fair Housing problems and continues to
develop the resources available to solve them. In conjunction with outreach and education, the City of
Chandler can continue to analyze and eliminate housing discrimination, promote housing that is physically
accessible, and overall to promote fair housing choice for all persons.
With regard to specifics of the Housing Choice Voucher Program:

The FSS program is marketed to all eligible Housing Choice Voucher (HCV) participants when
applicants are deemed eligible for the HCV program. The Division administering the HCV program
markets the FSS program to all eligible HCV participants regardless of disability or proficiency in the
English language.  The current coordinator is bilingual and is charged with making services available to
individuals and families with special needs or to aide in overcoming language barriers.

The buildings that house the HCV program and associate activities are ADA compliant either through
handicapped modifications or construction type.

Communications that facilitate HCV applications and service delivery are accessible and available is
multiple formats, communication styles, and through individual translation. Assistive services are
available for persons with disabilities or special needs.

As mentioned in our HCV administrative plan, the Housing Division recruits new landlords in areas that
offers choices to HCV participants and encourages HCV holder to pursue landlords that met their
needs regardless of whether the landlord has participated in the HCV program before or not. Housing
staff is always willing to speak with a new landlord or meet with a landlord to provide information about
FSS, HCV and sell our service programs.

The Housing Division has a web site that provides fair housing information containing video clips,
Resources for education and training about our affordable housing programs and services. This
resource makes it easier for information to be distributed to landlords, HCV applicants and participants
alike. This service has significantly expanded our ability to communicate and reach more applicants,
participants and landlords with information and services about all of our programs.  There is a menu of
language translations built into the site that makes translation of service information understandable.
Record-keeping for the Housing Division’s and related HCV programs track information that is related to race,
ethnicity, familial status, and to the extent allowed by law, disability status or program participants.

Chapter 17
PROJECT-BASED VOUCHERS
INTRODUCTION
This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to the project-based voucher (PBV) program
in nine parts:
Part I: General Requirements. This part describes general provisions of the PBV program including
maximum budget authority requirements, relocation requirements, and equal opportunity requirements.
Part II: PBV Owner Proposals. This part includes policies related to the submission and selection of
owner proposals for PBV assistance. It describes the factors the PHA will consider when selecting
proposals, the type of housing that is eligible to receive PBV assistance, the cap on assistance at
projects receiving PBV assistance, subsidy layering requirements, site selection standards, and
environmental review requirements.
Part III: Dwelling Units. This part describes requirements related to housing quality standards, the
type and frequency of inspections, and housing accessibility for persons with disabilities.
Part IV: Rehabilitated and Newly Constructed Units. This part describes requirements and policies
related to the development and completion of rehabilitated and newly constructed housing units that will
be receiving PBV assistance.
Part V: Housing Assistance Payments Contract. This part discusses HAP contract requirements and
policies including the execution, term, and termination of the HAP contract. In addition, it describes how
the HAP contract may be amended and identifies provisions that may be added to the HAP contract at
the PHA’s discretion.
Part VI:  Selection of PBV Program Participants. This part describes the requirements and policies
governing how the PHA and the owner will select a family to receive PBV assistance.
Part VII: Occupancy. This part discusses occupancy requirements related to the lease and describes
under what conditions families are allowed or required to move.
Part VIII: Determining Rent to Owner. This part describes how the initial rent to owner is determined,
and how rent will be redetermined throughout the life of the HAP contract. Rent reasonableness
requirements are also discussed.
Part IX: Payments to Owner. This part describes the types of payments owners may receive under
this program.

PART I: GENERAL REQUIREMENTS
17-I.A. OVERVIEW [24 CFR 983.5; FR NOTICE 1/18/17; NOTICE PIH 2017-21]
The project-based voucher (PBV) program allows PHAs that already administer a tenant-based voucher
program under an annual contributions contract (ACC) with HUD to take up to 20 percent of its authorized units
(plus an additional 10 percent for units meeting certain criteria) and attach the funding to specific units rather
than using it for tenant-based assistance [24 CFR 983.6].  Assistance may be tied to a multifamily building or a
single-family building. PHAs may only operate a PBV program if doing so is consistent with the PHA’s Annual
Plan, and the goals of deconcentrating poverty and expanding housing and economic opportunities [42 U.S.C.
1437f(o)(13)]. A PHA has discretion whether to operate a PBV program. HUD approval is not required, except
that the PHA must notify HUD of its intent to project-base its vouchers and when the PHA executes, amends,
or extends a HAP contract. The PHA must also state in its administrative plan that it will engage in project-
basing and must amend its administrative plan to include all PBV-related matters over which the PHA is
exercising its discretion.
PHA Policy
The PHA will operate a project-based voucher program and may use up to 20 percent of its authorized
units for project-based assistance.
See Exhibit 19-1 for information on projects to which the PHA has attached PBV assistance.
 The PHA may enter into a HAP contract for existing housing, newly constructed or rehabilitated housing (see
definitions below). During the term of the HAP contract, the PHA makes housing assistance payments to the
owner for units leased and occupied by eligible families.
17-I.B. PBV DEFINITIONS [24 CFR 983.3]
The following terms apply to the PBV program and are used throughout this chapter:
Excepted units are units in a project not counted toward the project cap because they exclusively serve or are
made available to certain families in accordance with 24 CFR 983.54(c)(2).
Excluded units are units in a project not counted toward the program cap or project cap because they meet
certain criteria in accordance with 24 CFR 983.59.
Existing housing is a project that meets the following criteria:

All the proposed contract units in the project either fully comply or substantially comply with HQS on the
proposal or project selection date, as determined per 24 CFR 983.103(a). (The units must fully comply with
HQS at the time required by 24 CFR 983.103(c). The units substantially comply with HQS if:
-
The units only require repairs to current components or replacement of equipment and/or materials by
items of substantially the same kind to correct deficiencies; and
-
The PHA determines all deficiencies can reasonably be corrected within a 30-day period, taking into
consideration the totality of the deficiencies in the project.

The PHA determines the project is not reasonably expected to require substantial improvement and the
owner certifies it has no plans to undertake substantial improvement from the proposal submission date
(for projects subject to competitive selection) or the project selection date (for projects excepted from
competitive selection) through the first two years of the HAP contract.

The following units do not qualify as existing housing:
-
Units for which rehabilitation or new construction began after proposal submission or the date of board
resolution but prior to the effective date of an AHAP (if applicable); and
-
Units that were newly constructed or rehabilitated in violation of program requirements.

An independent entity is either:

The unit of general local government; however, if the PHA itself is the unit of general local government or
an agency of such government, then only the next level of general local government (or an agency of such
government) or higher may serve as the independent entity; or

A HUD-approved entity that is autonomous and recognized under state law as a separate legal entity from
the PHA. The entity must not be connected financially (except regarding compensation for services
performed for PHA-owned units) or in any other manner that could result in the PHA improperly influencing
the entity.
An in-place family is a family residing in a proposed contract unit on the proposal or project selection date.
Newly constructed housing is a project containing housing units that do not exist on the proposal or project
selection date and are developed after the date of selection for use under the PBV program.
A PHA-owned unit is a dwelling unit in a project that is:

Owned by the PHA (including having a controlling interest in the entity that owns the project);

Owned by an entity wholly controlled by the PHA; or

Owned by a limited liability company or limited partnership in which the PHA (or an entity wholly controlled
by the PHA) holds a controlling interest in the managing member or general partner.
-
A controlling interest is:

Holding more than 50 percent of the stock of any corporation;

Having the power to appoint more than 50 percent of the members of the board of directors of a
non-stock corporation (such as a nonprofit corporation);

Where more than 50 percent of the members of the board of directors of any corporation also serve
as directors, officers, or employees of the PHA;

Holding more than 50 percent of all managing member interests in an LLC;

Holding more than 50 percent of all general partner interests in a partnership; or

Equivalent levels of control in other ownership structures.
A project can be a single building, multiple contiguous buildings, or multiple buildings on contiguous parcels of
land. “Contiguous” in this definition includes “adjacent to,” as well as touching along a boundary or a point. A
PHA may, in its administrative plan, establish the circumstances under which it will define a project as only one
of the following: a single building, multiple contiguous buildings, or multiple buildings on contiguous parcels of
land.
PHA Policy
The PHA will not define circumstances that limit the definition of the term project.
Rehabilitated housing is a project which is developed for use under the PBV program, in which all proposed
contract units exist on the proposal or project selection date, but which does not qualify as existing housing.
A qualified census tract is any census tract (or equivalent geographic area defined by the Bureau of the
Census) in which at least 50 percent of households have an income of less than 60 percent of Area Median
Income (AMI), or where the poverty rate is at least 25 percent and where the census tract is designated as a
qualified census tract by HUD.
Substantial improvement is one of the following activities undertaken at a time beginning from the proposal
submission date (for projects subject to competitive selection) or from the project selection date (for projects
excepted from competitive selection), or undertaken during the term of the PBV HAP contract:

Remodeling that alters the nature or type of housing units in a project;


Reconstruction; or
A substantial improvement in the quality or kind of equipment and materials. The replacement of equipment
and/or materials rendered unsatisfactory because of normal wear and tear by items of substantially the
same kind does not constitute substantial improvement.

17-I.C. MAXIMUM NUMBER OF PBV UNITS (PERCENTAGE LIMITATION) [24 CFR 983.6]
Program Cap
If a PHA decides to operate a PBV program, the PHA’s PBV program is funded with a portion of appropriated
funding (budget authority) available under the PHA’s voucher Annual Contributions Contract (ACC). Except for
certain units discussed below, a PHA may commit project-based assistance to no more than 20 percent of its
authorized voucher units, as adjusted, at the time of commitment, with the ability to project-base an additional
10 percent of units that meet certain requirements. An analysis of impact must be conducted if a PHA is project
-basing 50 percent or more of the PHA’s authorized voucher units.
All PBV units which the PHA has selected (from the time of the proposal or project selection date) or which are
under an Agreement to Enter into a HAP Contract (AHAP) or HAP contract for PBV assistance count toward
the 20 percent maximum or increased cap. The PHA is responsible for determining the amount of budget
authority that is available for project-based vouchers and for ensuring that the amount of assistance that is
attached to units is within the amounts available under the ACC. Appendix I of Notice PIH 2017-21 contains a
sample PBV program cap calculation worksheet.  If PBV units are already selected for project-based
assistance either under an AHAP or a HAP contract, the PHA is not required to reduce the number of units if
the number of authorized units is subsequently reduced.
Increased Cap [24 CFR 983.6(d)]
The PHA may project-base an additional 10 percent of its authorized voucher units above the 20 percent
program limit, provided the units meet requirements outlined in 24 CFR 983.6(d)(1) or (2). The units may be
distributed among one, all, or a combination of the categories described below, as long as the total number of
units does not exceed the 10 percent cap. The PBV HAP contract must specify, and the owner must set aside,
the number of units meeting the conditions to qualify for the increased program cap. To qualify for the
increased program cap, the unit must be occupied by the type of family specified in the applicable paragraph
below.
For units under a HAP contract that was first executed on or after April 18, 2017, or added on or after that date
to a current HAP contract entered into prior to April 19, 2017, units qualify under the increased program cap if
the units meet one or more of the conditions below [24 CFR 983.6(d)(1)]:

The units are specifically made available to house individuals and families that meet the definition of
homeless under section 103 of the McKinney-Vento Homeless Assistance Act (42 U.S.C. 11302) and
contained in the Continuum of Care Interim Rule at 24 CFR 578.3.
-
A family qualifies if they were homeless at the time the family first occupies the unit.

The units are specifically made available to house families that are comprised of or include a veteran at the
time the family first occupies a unit.
-
A veteran is person who served in the active military, naval, air, or space service, and who was
discharged or released therefrom.

The units provide supportive housing to persons with disabilities or elderly persons as defined in 24 CFR
5.403.
A disabled or elderly member of the family must be eligible for one or more of the supportive services at the
time the family first occupies the unit. The member of the family may choose not to participate in the services.
Supportive housing means that the project makes supportive services available for all of the assisted families
in the project and provides a range of services tailored to the needs of the residents occupying such housing.
Such supportive services need not be provided by the owner or onsite but must be reasonably available to the
families receiving PBV assistance in the project.
The PHA’s administrative plan must describe the type and availability of supportive services the PHA will
consider as qualifying for the 10 percent increased cap.
The units are located in areas where vouchers are difficult to use.
The units replace, on a different site, units listed in 24 CFR 983.59(b)(1) and (2) for which the PHA had
authority under 24 CFR 983.59 to commit PBV assistance on the original site without the units counting toward
the program cap or project cap.
The increased program cap also applies to units that are part of a HAP contract executed on or after
December 27, 2020, or are added on or after that date to any current HAP contract, including a contract
entered into prior to December 27, 2020, and meet the following requirements [24 CFR 983.6(d)(2)]:
The units are exclusively made available to eligible youth receiving Family Unification Program (FUP) or Foster
Youth to Independence (FYI) assistance; and
If the units exclusively made available to eligible youth use FUP assistance that is normally available for
eligible families and youth, the PHA determines and documents that the limitation of the units to youth is
consistent with the local housing needs of both eligible FUP populations (families and youth) and amends its
administrative plan to specify that FUP PBV assistance is solely for eligible youth.
PHA Policy
The PHA will project-base up to an additional 10 percent of its authorized units, up to 30 percent, in
accordance with HUD regulations and requirements.
[See the Instruction Guide for Chapter 17 and insert information on applicable unit types.]

17-I.D. CAP ON NUMBER OF PBV UNITS IN EACH PROJECT [24 CFR 983.54]
Project Cap [24 CFR 983.54(a)]
In general, the PHA may not select a proposal for units in a project or enter into an AHAP or a HAP contract to
provide PBV assistance for units in a project if the total number of dwelling units in the project that will receive
PBV assistance is more than the greater of 25 units or 25 percent of the number of dwelling units (assisted or
unassisted, as adjusted) in the project.
Higher Project Cap [24 CFR 983.54(b)]
The PHA may provide PBV assistance to the greater of 25 units or 40 percent of the number of dwelling units
(assisted and unassisted, as adjusted) in the project if the project is located in an area where vouchers are
difficult to use [24 CFR 983.54(b)]. An area where a voucher is difficult to use is defined as:
A census tract with a poverty rate of 20 percent or less, as determined by HUD;
A ZIP code area where the rental vacancy rate is less than 4 percent, as determined by HUD; or
A ZIP code area where 90 percent of the Small Area FMR is more than 110 percent of the metropolitan area or
county FMR.
Exceptions to the Project Cap [24 CFR 983.54(c)]
Certain units are removed from the number of dwelling units for purposes of calculating the project cap. These
are known as excepted units, which are defined as units in a project not counted toward the project cap
because they exclusively service or are made available to certain families.
The PHA determines the number of units in the project for which the PHA will provide project-based
assistance, including whether and how many units will be excepted. The PBV HAP contract must specify, and
the owner must set aside, the number of excepted units made available for occupancy by families who qualify
for the exception. For a unit to be considered excepted, it must be occupied by a family who qualifies for the
exception.
Which units are considered excepted differs depending on when the HAP contract was executed. Contracts
executed prior to April 18, 2017, follow the “old” statutory PBV requirements for excepted units. Projects where
the HAP contract was executed on or after April 18, 2017, follow new requirements. In this case, PBV units are
not counted toward the project cap if the units are:
Exclusively for elderly families;
Exclusively made available to eligible youth receiving FUP or FYI assistance; or
For households eligible for supportive services available to all families receiving PBV assistance in the project.
A project is not limited to a single exception category but may include excepted units from any of the exception
categories.
PHA Policy
The PHA will have excepted units in certain PBV projects.
[See the Guide for Chapter 17 and insert information on applicable unit types.]

Units that No Longer Qualify as Excepted Units or Units under the Increased Program Cap [24 CFR
983.262(b)]
In order to qualify as either excepted units or units under the increased program cap, units must be occupied
by a family that meets the exception criteria applicable to the unit. Once the family vacates the unit, the PHA
must select a new family from the waiting list via an admission preference, and the unit must be made
available to and occupied by a family that meets the applicable exception.
The PHA must specify in its administrative plan which of the options below the PHA will take if a unit is no
longer qualified due to circumstances beyond the control of the family (e.g., death of an elderly family member
or long-term permanent hospitalization or nursing care).
The unit may continue to count as an excepted unit or unit on the increased program cap as long as the family
resides in the unit. However, the requirements on wrong-sized units apply.
If the PHA chooses not to exercise this discretion, the unit is no longer considered excepted or a unit under the
increased program cap (as applicable) and the family is not required to move from the unit. The PHA must
specify which of the following actions it will take if the unit is no longer qualified:

Substitute the unit for another unit if it is possible to do so in accordance with 24 CFR 983.207(a), so that
the overall number of excepted units or units under the increased program cap in the project is not
reduced. The PHA may, in conjunction with such substitution, add the original unit to the HAP contract if it
is possible to do so in accordance with 24 CFR 983.207(b), including that such addition does not cause the
PHA to exceed the program cap or become non-compliant with the project cap.

Remove the unit from the PBV HAP contract. In conjunction with the removal, the PHA may provide the
family with tenant-based assistance, if the family is eligible for tenant-based assistance. The family and the
owner may agree to use the tenant-based voucher in the unit; otherwise, the family must move from the
unit with the tenant-based voucher. If the family later vacates the unit, the PHA may add the unit to the
PBV HAP contract in accordance with 24 CFR 983.207.

Change the unit’s status under the project cap or program cap, as applicable, provided that the change
does not cause the PHA to exceed the program cap or become non-compliant with the project cap.
PHA Policy
If, due to circumstances beyond the control of the family, the unit is no longer qualified as an excepted
unit or unit under the increased program cap, the unit will continue to count as long as the family
resides in the unit. However, requirements for wrong-sized units will apply.
17-I.E. UNITS NOT SUBJECT TO THE PBV PROGRAM CAP OR PROJECT CAP [FR NOTICE 1/18/17 AND
24 CFR 983.59]
For HAP contracts that first became effective on or after April 18, 2017, the PHA may commit project-based
assistance to units that meet the requirements below without the units counting toward the program cap
(including the 10 percent exception) or project cap. These are known as excluded units and fall into two
different categories:

Existing or Rehabilitation Units: In the five years prior to the request for proposals (RFP) or the proposal
or project selection date (in the case of selection without RFP), these units fall into one of the categories
described below, provided that the units are removed from all categories prior to the effective date of the
HAP contract. These units include units that received one of the following forms of HUD assistance:
-
Public Housing Capital or Operating Funds;

-
Project-Based Rental Assistance (Section 8), including units assisted under Section 8 Moderate
Rehabilitation (Mod Rehab) and Mod Rehab Single-Room Occupancy (SRO) programs;
-
Housing for Elderly (Section 202);
-
Housing for Persons with Disabilities (Section 811);
-
Rental Assistance Program (RAP) (Section 236(f)(2) of the National Housing Act); or Flexible Subsidy
Program (Section 201 of the Housing and Community Development Amendments of 1978).
Or the units have been subject to a federally required rent restriction under one of the following programs:
-
The Low-Income Housing Tax Credit program (26 U.S.C. 42);
-
Section 515 Rural Rental Housing Loans (42 U.S.C. 1485); or
-
The following HUD programs:
-
Section 236;
-
Section 221(d)(3) Below Market Interest Rate;
-
Housing For the Elderly (Section 202 of the Housing Act of 1959);
-
Housing for Persons with Disabilities (Section 811 of the Cranston-Gonzalez National Affordable
Housing Act);
-
Flexible Subsidy Program (Section 201 of the Housing and Community Development Amendments Act
of 1978); or
-
Any other program identified by HUD through Federal Register notice subject to public comment.

Replacement Units: Newly constructed units developed under the PBV program are also considered
excluded units if the primary purpose of the newly constructed units is or was to replace units that meet the
criteria listed above. The newly constructed unit must be located on the same site as the unit it is replacing;
however, an expansion of or modification to the prior project’s site boundaries as a result of the design of
the newly constructed project is acceptable as long as a majority of the replacement units are built back on
the site of the original project and any replacement units that are not located on the existing site are part of
a project that shares a common border with, are across a public right of way from, or touch that site. In
addition, in order for the replacement units to be excluded from the program and project caps, one of the
following must be true:
-
Former residents of the original project must be provided with a selection preference that provides the
residents with the right of first occupancy at the PBV newly constructed project when it is ready for
occupancy; or
-
Prior to the demolition of the original project, the PBV newly constructed project must have been
identified as replacement housing for that original project as part of a documented plan for the
redevelopment of the site.
PHA Policy
Units in the following projects are not subject to the program cap or project cap because they are
excluded units:
Villas on McQueen
The Haven on Hamilton
Site 2 (project name TBD)
Kingston Arms (project name TBD)

17-I.F. PHA-OWNED UNITS [24 CFR 982.4 AND 983.57]
For PHA-owned units (as defined in 24 CFR 982.4), an independent entity (as defined in 24 CFR 982.4) must
perform the following functions:

Determine rent to owner, including rent reasonableness and calculating any rent adjustments by HUD’s
Operating Cost Adjustment Factor (OCAF) (where applicable), in accordance with 24 CFR 983.301 through
983.305;

Perform unit inspections in accordance with 24 CFR 983.103(g);

When the owner carries out development activity or substantial improvement, the independent entity must
review the evidence and work completion certification submitted by the owner and determine if the units
are complete in accordance with 24 CFR 983.156; and

Determine whether to approve substantial improvement to units under a HAP contract in accordance with
24 CFR 983.212.
The PHA may only compensate the independent entity from PHA ongoing administrative fee income (including
amounts credited to the administrative fee reserve). The PHA may not use other program receipts to
compensate the independent entity for its services. The PHA and independent entity may not charge the family
any fee for the appraisal, or the services provided by the independent entity.
PHA Policy
The PHA may submit a proposal or select a project that is owned or controlled by the PHA. The PHA
will obtain the services of a HUD-approved independent entity for any PHA-owned housing where
PBVs will be placed.

17-I.G. TENANT-BASED VS. PROJECT-BASED VOUCHER ASSISTANCE 
[24 CFR 983.2]
Much of the tenant-based voucher program regulations also apply to the PBV program. Consequently, many of
the PHA policies related to tenant-based assistance also apply to PBV assistance. The provisions of the tenant
-based voucher regulations that do not apply to the PBV program are listed at 24 CFR 983.2(c).
PHA Policy
Except as otherwise noted in this chapter, or unless specifically prohibited by PBV program regulations,
the PHA policies for the tenant-based voucher program contained in this administrative plan also apply
to the PBV program.
17-I.H. RELOCATION REQUIREMENTS [24 CFR 983.7]
Any persons displaced as a result of implementation of the PBV program must be provided relocation
assistance in accordance with the requirements of the Uniform Relocation Assistance and Real Property
Acquisition Policies Act of 1970 (URA)[42 U.S.C. 4201-4655] and implementing regulations at 49 CFR part 24.
The cost of required relocation assistance may be paid with funds provided by the owner, local public funds, or
funds available from other sources. PHAs may not use voucher program funds to cover relocation costs,
except that PHAs may use their administrative fee reserve to pay for relocation expenses after all other
program administrative expenses are satisfied, and provided that payment of the relocation benefits is
consistent with state and local law. Use of the administrative fee for these purposes must also be consistent
with other legal and regulatory requirements, including the requirement in 24 CFR 982.155 and other official
HUD issuances.
The acquisition of real property for a PBV project is subject to the URA and 49 CFR part 24, subpart B. It is the
responsibility of the PHA to ensure the owner complies with these requirements.
17-I.I. EQUAL OPPORTUNITY REQUIREMENTS [24 CFR 983.8]
The PHA must comply with all equal opportunity requirements under federal law and regulations in its
implementation of the PBV program. This includes the requirements and authorities cited at 24 CFR 5.105(a).
In addition, the PHA must comply with the PHA Plan certification on civil rights and affirmatively furthering fair
housing, submitted in accordance with 24 CFR 903.7(o).

PART II: PROPOSALSAND PROJECT SELECTION
17-II.A. OVERVIEW
The PHA must include a description of the circumstances under which the PHA will use noncompetitive
selection for PBV projects and competitive selection for PBV proposals, including the procedures for
submission and selection of such proposals, in the administrative plan [24 CFR 983.10(b)(3)].
Before selecting a PBV proposal, the PHA must determine that the PBV proposal complies with HUD program
regulations and requirements, including a determination that the property is eligible housing [24 CFR 983.52
and 983.53], complies with the cap on the number of PBV units per project [24 CFR 983.54], and meets the
site selection standards [24 CFR 983.55]. The PHA may not commit PBVs until or unless it has followed the
proposal selection requirements defined in 24 CFR 983.51.
The PHA may allow for entities that have site control to submit proposals provided the entity will be the owner
prior to entering into the AHAP or HAP contract. An owner may submit, and a PHA may select, a single
proposal covering multiple projects where each project consists of a single-family building, provided all projects
are the same housing type (existing, rehabilitated, or newly constructed) [24 CFR 983.51(a)].
A PHA may not commit project-based assistance to a project if the owner or any principal or interested party is
debarred, suspended subject to a limited denial of participation, or otherwise excluded under 2 CFR Part 2424
or is listed on the U.S. General Services Administration list of parties excluded from federal procurement or
non-procurement programs. HUD approval of specific projects or owners is not required. For example, owner
proposal selection does not require submission of form HUD-2530 (Previous Participation Certification) or
other HUD previous participation clearance.
Selection of PHA-Owned Units [24 CFR 983.51(h)]
A PHA-owned unit (as defined in 24 CFR 982.4) may be assisted under the PBV program only if the HUD field
office or HUD-approved independent entity reviews the selection process and determines that the PHA-owned
units were appropriately selected based on the selection procedures specified in the PHA’s administrative plan.
With the exception of projects selected in accordance with 24 CFR 983.51(c) (projects that meet the criteria to
be excepted from competitive selection), the PHA’s selection procedures must be designed in a manner that
does not effectively eliminate the submission of proposals for non-PHA-owned units or give preferential
treatment (e.g., additional points) to PHA-owned units.

17-II.B.  COMPETITIVE SELECTION OF PROPOSALS [24 CFR 983.51(B)]
The PHA must select PBV proposals in accordance with the selection procedures in the PHA administrative
plan. The PHA must select PBV proposals by either of the following two methods.

PHA request for PBV Proposals. The PHA may solicit proposals by using a request for proposals to select
proposals on a competitive basis in response to the PHA request.  The PHA may not limit proposals to a
single site or impose restrictions that explicitly or practically preclude owner submission of proposals for
PBV housing on different sites. The PHA may establish selection procedures that combine or are in
conjunction with other federal, state, or local government housing assistance, community development, or
supportive services competitive selection processes. If the PHA selection process is combined and
administered in conjunction with another RFP process, the PHA remains responsible for complying with
proposal selection procedures as described in 24 CFR 983.51.

The PHA may select, without issuing an RFP, proposal that were previously selected based on a
competition. This may include selection of a proposal for housing assisted under a federal, state, or local
government housing assistance, community development program, or supportive services program that
was subject to a competition in accordance with the requirements of the applicable program where the
proposal has been selected in accordance with such program's competitive selection requirements within
three years of the PBV proposal selection date, and the earlier competitive selection proposal did not
involve any consideration that the project would receive PBV assistance.

Solicitation and Selection of PBV Proposals [24 CFR 983.51(d)]
PHA procedures for selecting PBV proposals must be designed and actually operated to provide broad public
notice of the opportunity to offer PBV proposals for consideration by the PHA.  The public notice procedures
may include publication of the public notice in a local newspaper of general circulation and other means
designed and actually operated to provide broad public notice. The public notice of the PHA request for PBV
proposals must specify the submission deadline. Detailed application and selection information must be
provided at the request of interested parties.
PHA Policy
PHA Request for Proposals for Rehabilitated and Newly Constructed Units
The PHA will advertise its request for proposals (RFP) for rehabilitated and newly constructed housing
in newspapers of general circulation (to be identified at the time of publication).
In addition, the PHA will post the RFP and proposal submission and rating and ranking procedures on
its website. The advertisement will remain on the PHA’s website until such time as the application
period is closed.
The advertisement will state the number of vouchers available to be project-based, the type of units that
will be considered, the submission deadline, and will note how to obtain the full RFP with information on
the application and selection process. Advertisements will also contain a statement that participation in
the PBV program requires compliance with Fair Housing and Equal Opportunity (FHEO) requirements
and that the Federal Labor Standard provisions may be applicable for new and rehabilitation projects.
The PHA will publish its advertisement in the same newspaper used for publication of the RFP for at
least one day per week for three consecutive weeks. The advertisement will specify the number of units
the PHA estimates that it will be able to assist under the funding the PHA is making available.
Proposals will be due in the PHA office by close of business 30 calendar days from the date of the last
publication. The PHA will date and time stamp all applications upon receipt. Applications received after
the published deadline date will not be accepted for consideration under the RFP process. Postmarks
are not acceptable.
In order for the proposal to be considered, the owner must submit the proposal to the PHA by the
published deadline date, and the proposal must respond to all requirements as outlined in the RFP and
be in compliance with all HUD program requirements. Incomplete proposals will not be reviewed. The
PHA reserves the right to reject applications at any time for misinformation, errors, or omissions of any
kind.
The PHA will rate and rank proposals for rehabilitated and newly constructed housing using the
following criteria:
Owner experience and capability to build or rehabilitate housing as identified in the RFP;
Extent to which the project furthers the PHA goal of deconcentrating poverty and expanding
housing and economic opportunities;
If applicable, the extent to which services for special populations are provided on site or in the
immediate area for occupants of the property; and
In order to promote partially assisted projects, projects where less than 25 percent of the units
will be assisted will be rated higher than projects where 25 percent or more of the units will be
assisted. In the case of projects for occupancy by the elderly, persons with disabilities or
families needing other services, the PHA will rate partially assisted projects on the percentage
of units assisted. Projects with the lowest percentage of assisted units will receive the
highest score.

PHA Requests for Proposals for Existing Housing Units
The PHA will advertise its request for proposals (RFP) for existing housing in newspapers of general
circulation (to be identified at the time of publication).
In addition, the PHA will post the notice inviting such proposal submission and the rating and ranking
procedures on its website.
The advertisement will state the number of vouchers available to be project-based, the type of units that
will be considered, the submission deadline, and will note how to obtain the full RFP with information on
the application and selection process. Advertisements will also contain a statement that participation in
the PBV program requires compliance with Fair Housing and Equal Opportunity (FHEO) requirements.
The PHA will periodically publish its advertisement in the same newspaper used for publication of the
RFP for at least one day per week for three consecutive weeks. The advertisement will specify the
number of units the PHA estimates that it will be able to assist under the funding the PHA is making
available. Owner proposals will be accepted on a first-come first-served basis and will be evaluated
using the following criteria:
Experience as an owner in the tenant-based voucher program and owner compliance with the
owner’s obligations under the tenant-based program;
Extent to which the project furthers the PHA goal of deconcentrating poverty and expanding
housing and economic opportunities;
If applicable, extent to which services for special populations are provided on site or in the
immediate area for occupants of the property; and
Extent to which units are occupied by families that are eligible to participate in the PBV program.
PHA Selection of Proposals Subject to a Previous Competition under a Federal, State, or Local Housing
Assistance Program
The PHA will accept proposals for PBV assistance from owners that were competitively selected under
another federal, state or local housing assistance program, including projects that were competitively
awarded Low-Income Housing Tax Credits (if the earlier competition did not involve any consideration
that the project would receive PBV assistance) on an ongoing basis.
The PHA may periodically advertise that it is accepting proposals, in newspapers of general circulation
(to be identified at the time of publication).
The advertisement will state the number of vouchers available to be project-based, the type of units that
will be considered, the submission deadline, and will note how to obtain the full RFP with information on
the application and selection process. Advertisements will also contain a statement that participation in
the PBV program requires compliance with Fair Housing and Equal Opportunity (FHEO) requirements
and that the Federal Labor Standard provisions may be applicable for new and rehabilitation projects.

In addition to, or in place of advertising, the PHA may also directly contact specific owners that have
already been selected for Federal, state, or local housing assistance based on a previously held
competition, to inform them of available PBV assistance.
Proposals will be reviewed on a first-come first-served basis. The PHA will evaluate each proposal on
its merits using the following factors:
Extent to which the project furthers the PHA goal of deconcentrating poverty and expanding
housing and economic opportunities; and
Extent to which the proposal complements other local activities such as the redevelopment of a
public housing site under the HOPE VI program, the HOME program, CDBG activities, other
development activities in a HUD-designated Enterprise Zone, Economic Community, Choice
Neighborhood, or Renewal Community.

17-II.C.  NON-COMPETITIVE PROJECT SELECTION [24 CFR 983.51(C)]
The PHA may select units without a competitive selection process in certain circumstances described in 24
CFR 983.51(c) and FR Notice 8/13/24. Prior to selecting units based on the below criteria, the PHA must notify
the public of its intent to noncompetitively select one or more projects for PBV assistance through its 5-Year
Plan. If this requirement is not met, the PHA may not select units non-competitively.
The PHA may select units for PBV assistance without following a competitive process in the following
circumstances:

The PHA may select existing, newly constructed, or rehabilitated public housing projects where the PHA
has an ownership interest or over which the PHA has control, when the PHA is engaged in an initiative to
improve, develop, or replace a public housing property or site.
-
The public housing units may either currently be in the public housing inventory or may have been
removed from the public housing inventory through any available legal removal tool within five years of
the project selection date.

The PHA may select for future PBV assistance a project currently under the public housing program, or a
project that is replacing the public housing project, in which a PHA has no ownership interest, or which a
PHA has no control over, provided:
-
The public housing project is either still in the public housing inventory or had been removed from the
public housing inventory through any available legal removal tool within five years of the project
selection date;
-
The PHA that owned or owns the public housing project does not administer the HCV program;
-
The project selected for PBV assistance was specifically identified as replacement housing for the
impacted public housing residents as part of the public housing demolition/disposition application,
voluntary conversion application, or any other application process submitted to and approved by HUD
to remove the public housing project from the public housing inventory; and
-
With respect to replacement housing, the PHA does not have to replace the housing on the same site
as the original public housing, but the number of contract units in the replacement project may not
exceed the number of units in the original public housing project by more than a de minimis amount for
this exception to apply.

The PHA may select a project consisting of PHA-owned units as defined at 24 CFR 982.4.
-
The units must continue to meet the definition of PHA-owned for the initial two years of the HAP
contract unless there is a transfer of ownership approved by HUD.

The PHA may select a project that underwent an eligibility event within five years of the project selection
date, in which a family (or families) qualifies for enhanced voucher assistance and provided informed
consent to relinquish its enhanced voucher for PBV assistance.

The PHA may select one or more PBV projects with units made exclusively available to VASH families on
the site of a VA facility [FR Notice 8/13/24].
-
The method of project selection must comply with all other requirements under 24 CFR 983.51,
including that the PHA must notify the public of its intent to noncompetitively select one or more
projects for PBV assistance through its 5-Year Plan and to ensure any project selection is consistent
with the PHA administrative plan.
PHA Policy
The PHA may noncompetitively attach PBVs to projects as described above. If the PHA does intend to
select units noncompetitively, the PHA will first notify the public through the PHA’s 5-Year Plan process
and will include the procedures for submission and selection to address under what circumstances the
PHA will use this method.

17-II.D.  PROJECT OR PROPOSAL SELECTION [24 CFR 983.51(f) and 24 CFR 983.153(c)(3)]Inspections
Required Prior to Project or Proposal Selection [24 CFR 983.51(e)]
The PHA must examine the proposed site before the proposal or project selection date to determine whether
the site complies with the site selection standards outlined in 24 CFR 983.55.
The PHA may execute a HAP contract for existing housing if:

All proposed contract units in the project fully or substantially comply with housing quality standards on the
proposal or project selection date, which the PHA must determine via inspection;

The project meets the environmental review requirements at 24 CFR 983.56, if applicable; and

The project meets the initial inspection requirements in accordance with 24 CFR 983.103(c).
PHA Written Notice of Proposal or Project Selection [24 CFR 983.51(f) and (h) and 24 CFR 983.153(c)(3)]
Regardless of the method of selection, the PHA is required to provide written notice of proposal or project
selection, which must include:

If the project contains PHA-owned units, the PHA must provide the written notice of proposal or project
selection to the responsible PHA official, and that official must certify in writing that the PHA accepts the
terms and requirements stated in the notice. The PHA must make documentation available for public
inspection regarding the basis for the PHA selection of a PBV proposal.

When an environmental review is required, if the review has not been conducted prior to the project or
proposal selection date, the PHA’s written notice that the selection is subject to completion of a favorable
environmental review and that the project or proposal may be rejected based on the results of the
environmental review.

For newly constructed housing and rehabilitated housing in projects to which labor standards apply, the
PHA’s written notice to the party that submitted the selected proposal or board resolution approving project
-basing of assistance at the specific project must state that any construction contracts must incorporate a
Davis-Bacon contract clause and the current applicable prevailing wage determination [24 CFR
983.153(c)(3)].
In addition to the requirements above, for selection of proposals through competitive methods, the PHA must
give prompt written notice to the party that submitted a selected proposal and must also give prompt public
notice of such selection. Public notice procedures may include publication of public notice in a local newspaper
of general circulation and other means designed and actually operated to provide broad public notice. The
proposal selection date is the date on which the PHA provides written notice to the party that submitted the
selected proposal. The written notice of proposal selection must require the owner or party that submitted the
selected proposal to provide a written response to the PHA accepting the terms and requirements stated in the
notice. The PHA must make documentation available for public inspection regarding the basis for the PHA
selection of a PBV proposal.
PHA Policy
If the project does not contain PHA-owned units, the PHA will notify the selected owner in writing of the
owner’s selection for the PBV program within 10 business days of the PHA making the selection. The
PHA will also notify in writing all owners that submitted proposals that were not selected and advise
such owners of the name of the selected owner.
If the project contains PHA-owned units, within 10 business days of the PHA making the selection, the
PHA will provide the written notice of proposal selection to the responsible PHA official, and that official
must certify in writing that the PHA accepts the terms and requirements stated in the notice within 10
business days of receiving the PHA’s written notice.
When an environmental review is required, if the review has not been conducted prior to the proposal
selection date, the PHA’s written notice of proposal selection will state that the selection is subject to

completion of a favorable environmental review and that the proposal may be rejected based on the
results of the environmental review.
For any project to which labor standards apply, the PHA’s written notice will state that any construction
contracts must incorporate a Davis-Bacon contract clause and the current applicable prevailing wage
determination.
The PHA will publish its notice for selection of PBV proposals for two consecutive days in the same
newspapers the PHA used to solicit the proposals. The announcement will include the name of the
owner that was selected for the PBV program. The PHA will also post the notice of owner selection on
its website.
The PHA will make available to any interested party its rating and ranking sheets and documents that
identify the PHA basis for selecting the proposal. These documents will be available for review by the
public and other interested parties for one month after publication of the notice of owner selection. The
PHA will not make available sensitive owner information that is privileged, such as financial statements
and similar information about the owner.
The PHA will make these documents available for review at the PHA during normal business hours.
The cost for reproduction of allowable documents will be $.25 per page.
The owner must submit a written response to the PHA accepting the terms and requirements stated in
the notice within 10 business days of the PHA’s written notification to the owner.
In addition to the requirements above, for projects selected under an exception to the competitive process
under 24 CFR 983.51(c), the PHA must give prompt written notice of project selection to the owner following
the PHA board’s resolution approving the project-basing of assistance at the specific project. The project
selection date is the date of the PHA’s board resolution approving the project-basing of assistance at the
specific project. The written notice of project selection must require the owner of the project selected to provide
a written response to the PHA accepting the terms and requirements stated in the notice.
PHA Policy
If the project contains PHA-owned units, within 10 business days of the board’s resolution approving
the project-basing of assistance at a specific project, the PHA will provide the written notice of project
selection to the responsible PHA official, and that official must certify in writing that the PHA accepts the
terms and requirements stated in the notice within 10 business days of receiving the PHA’s written
notice.
If the project does not contain PHA-owned units, within 10 business days of the board’s resolution
approving the project-basing of assistance at a specific project, the PHA will notify the owner in writing
of the project’s selection. The owner must submit a written response to the PHA accepting the terms
and requirements stated in the notice within 10 business days of the PHA’s written notification to the
owner.
In addition, when an environmental review is required, if the review has not been conducted prior to the
project selection date, the PHA’s written notice of project selection will state that the selection is subject
to completion of a favorable environmental review and that the project may be rejected based on the
results of the environmental review.

Further, for any project to which labor standards apply, the PHA’s written notice will state that any
construction contracts must incorporate a Davis-Bacon contract clause and the current applicable
prevailing wage determination.

17-II.E.  HOUSING TYPE [24 CFR 983.52]
The PHA must decide what housing type, new construction, rehabilitation, or existing housing, will be used to
develop project-based housing. The PHA choice of housing type must be reflected in its solicitation for
proposals. With certain exceptions, the PHA may not execute a HAP contract for units:

On which construction or rehabilitation commenced after the date of proposal submission (for housing
subject to competitive selection) or the date of the PHA’s board resolution approving the project-basing of
assistance at the project (for housing excepted from competitive selection); and

Prior to the effective date of an AHAP.
However, HUD makes an exception in the following circumstances:

The PHA has exercised its discretion under 24 CFR 983.154(f) to undertake development activity without
an AHAP; or

The PHA has executed an AHAP after construction or rehabilitation that complied with applicable
requirements of 24 CFR 983.153 has commenced; or

The PHA will undertake development activity after execution of the HAP contract as authorized under 24
CFR 983.157.
At HUD’s sole discretion, HUD may approve a PHA’s request for additional exceptions to this prohibition.

17-II.F. PROHIBITION OF ASSISTANCE FOR CERTAIN UNITS
Ineligible Units [24 CFR 983.52]
A HAP contract must not be effective and no PBV assistance may be provided for any of the following: shared
housing units; units on the grounds of a penal reformatory, medical, mental, or similar public or private
institution; nursing homes or facilities providing continuous psychiatric, medical, nursing services, board and
care, or intermediate care (except that assistance may be provided in assisted living facilities); units that are
owned or controlled by an educational institution or its affiliate and are designated for occupancy by students;
and transitional housing. Manufactured homes are ineligible only if the manufactured home is not permanently
affixed to a permanent foundation or the owner does not own fee title to the real property (land) on which the
manufactured home is located.
In addition, the PHA may not attach or pay PBV assistance for a unit occupied by an owner of the housing. A
member of a cooperative who owns shares in the project assisted under the PBV program is not considered an
owner for purposes of participation in the PBV program.
Before a PHA places a specific unit under a HAP contract, the PHA must determine whether the unit is
occupied and, if occupied, whether the unit’s occupants are eligible for assistance in accordance with 24 CFR
982.201. For a family to be eligible for assistance in the specific unit, the unit must be appropriate for the size
of the family under the PHA’s subsidy standards and the total tenant payment (TTP) for the family must be less
than the gross rent for the unit. The PHA must not enter into a HAP contract for a unit occupied by a family
ineligible for participation in the PBV program.
However, unlike in the regular PBV program, the PHA may opt to select an occupied unit or admit a family to a
unit if such unit is made exclusively available to VASH families if the PBV project is either on the grounds of a
VA facility or there are VASH supportive services provided on-site at the project. See Chapter 19 for more
information.

Subsidized Housing [24 CFR 983.53]
A HAP contract must not be effective and no PBV assistance may be provided in any of the following types of
subsidized housing:

A public housing unit;

A unit subsidized with any other form of Section 8 assistance;

A unit subsidized with any governmental rent subsidy (a subsidy that pays all or any part of the rent);

A unit subsidized with any governmental subsidy that covers all or any part of the operating costs of the
housing;

A unit subsidized with rental assistance payments under Section 521 of the Housing Act of 1949, 42 U.S.C.
1490a (a Rural Housing Service Program). However, the PHA may attach assistance for a unit subsidized
with Section 515 interest reduction payments (42 U.S.C. 1485);

A Section 202 project for non-elderly with disabilities;

Section 811 project-based supportive housing for persons with disabilities;

Section 202 supportive housing for the elderly;

A Section 101 rent supplement project;

A unit subsidized with any form of tenant-based rental assistance; or

A unit with any other duplicative federal, state, or local housing subsidy, as determined by HUD or the PHA
in accordance with HUD requirements. For this purpose, housing subsidy does not include the housing
component of a welfare payment; a social security payment; or a federal, state, or local tax concession
(such as relief from local real property taxes).

17-II.G. SUBSIDY LAYERING REQUIREMENTS [24 CFR 983.11, 24 CFR 983.153(b), 24 CFR 4.13, Notice
PIH 2013-11, and FR Notice 3/13/23]Development Activity Before HAP Contract [24 CFR 983.153(b)]
As part of the PBV project or proposal selection process, the project owner must disclose information regarding
all HUD and/or other federal, state, or local governmental assistance committed to the project, as well as other
governmental assistance, using Form HUD-2880 (even if no other governmental assistance is received or
anticipated) [FR Notice 3/3/23].
HUD requires a subsidy layering review (SLR) be conducted when new construction or rehabilitation housing
will include PBVs in combination with other governmental housing assistance from federal, state, or local
agencies, including assistance such as tax concessions or tax credits. The SLR must occur before the PHA
attaches PBV assistance to a project. This means when an SLR is required, the PHA may not execute an
AHAP or HAP contract until HUD or a HUD-approved housing credit agency (HCA) has conducted the required
subsidy layering review and determined the project compliance with 24 CFR 4.13 and other related regulation
requirements with regards to attaching PBV assistance. Subsidy layering requirements also do not apply to
existing housing when PBV is the only governmental assistance.
Conducting the SLR [FR Notice 3/3/23 and Notice PIH 2023-15]
PHAs request an SLR through their local HUD Field Office or, if eligible, through a participating HCA. The PHA
is responsible for collecting all required documentation for the SLR from the project owner. Appendix A of FR
Notice 3/23/23 contains a list of all required documentation. The owner must inform the PHA if any information
changes during or after the application process. If new information becomes available after initial submission,
the PHA is responsible for submitting updated information to HUD or the HCA.
If HUD completes the SLR and determines the PBV assistance complies with all requirements, HUD will notify
the PHA in writing. If the SLR request is submitted to an approved HCA, and the proposed project-based
voucher assistance meets HUD subsidy layering requirements, the HCA must submit a certification to HUD
and notify the PHA. The PHA may proceed to execute an AHAP at that time if the environmental approval is
received.
Additional Assistance after HAP Contract [24 CFR 983.11(d)]
The HAP contract must contain the owner’s certification that the project has not received and will not receive
(before or during the term of the HAP contract) any public assistance for acquisition, development, or operation
of the housing other than assistance disclosed in the subsidy layering review in accordance with HUD
requirements, unless the owner discloses additional assistance in accordance with HUD requirements [24 CFR
983.11(d)].
For newly constructed or rehabilitated housing under a HAP contract, the owner must disclose to the PHA
information regarding any additional related assistance from the federal government, a state, or a unit of
general local government, or any agency or instrumentality thereof. Related assistance includes but is not
limited to any loan, grant, guarantee, insurance, payment, rebate, subsidy, credit, tax benefit, or any other form
of direct or indirect assistance. If the additional related assistance meets certain threshold and other
requirements established by HUD, a subsidy layering review may be required to determine if it would result in
excess public assistance to the project. The PHA must adjust the amount of the housing assistance payments
to the owner to compensate in whole or in part for such related assistance.
17-II.H.  SITE SELECTION STANDARDS
Compliance with PBV Goals, Civil Rights Requirements, and Site and Neighborhood Standards [24
CFR 983.55(b)]
The PHA may not select a project or proposal for existing, newly constructed, or rehabilitated PBV housing on
a site or enter into an AHAP or HAP contract for units on the site, unless the PHA has determined that PBV
assistance for housing at the selected site is consistent with the goal of deconcentrating poverty and
expanding housing and economic opportunities. The standard for deconcentrating poverty and expanding

housing and economic opportunities must be consistent with the PHA Plan under 24 CFR 903 and the PHA
administrative plan.
In addition, prior to selecting a proposal, the PHA must determine that the site is suitable from the standpoint of
facilitating and furthering full compliance with the applicable Civil Rights Laws, regulations, and Executive
Orders, and that the site meets the housing quality standards and neighborhood standards at 24 CFR 5.703.
PHA Policy
It is the PHA goal to select sites for PBV housing that provide for deconcentrating poverty and
expanding housing and economic opportunities. In complying with this goal the PHA will limit approval
of sites for PBV housing in census tracts that have poverty concentrations of 20 percent or less.
However, the PHA will grant exceptions to the 20 percent standard where the PHA determines that the
PBV assistance will complement other local redevelopment activities designed to deconcentrate
poverty and expand housing and economic opportunities in census tracts with poverty concentrations
greater than 20 percent, such as sites in:
A census tract in which the proposed PBV development will be located in a HUD-designated
Enterprise Zone, Economic Community, Choice Neighborhood, or Renewal Community;
A census tract where the concentration of assisted units will be or has decreased as a result of
public housing demolition and HOPE VI redevelopment;
A census tract in which the proposed PBV development will be located is undergoing significant
revitalization as a result of state, local, or federal dollars invested in the area;
A census tract where new market rate units are being developed where such market rate units
will positively impact the poverty rate in the area;
A census tract where there has been an overall decline in the poverty rate within the past five
years; or
A census tract where there are meaningful opportunities for educational and economic
advancement.
The PHA will also consider whether the site is suitable from the standpoint of facilitating and furthering
full compliance with the applicable provisions of Title VI of the Civil Rights Act of 1964 (42 U.S.C. 2000d
-2000d(4)) and HUD’s implementing regulations at 24 CFR Part 1; Title VIII of the Civil Rights Act of
1968 (42 U.S.C. 3601-3629) and HUD’s implementing regulations at 24 CFR Parts 100 through 199;
Executive Order 11063 (27 FR 11527; 3 CFR, 1959-1963 Comp., p. 652), and HUD’s implementing
regulations at 24 CFR Part 107.
The site must also be suitable from the standpoint of facilitating and furthering full compliance with the
applicable provisions of the Americans with Disabilities Act (42 U.S.C. 12131-12134) and implementing
regulations (28 CFR Part 35), and Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973 (29 U.S.C. 794) and
HUD’s implementing regulations at 24 CFR Part 8, including meeting the Section 504 site selection
requirements described in 24 CFR 8.4(b)(5).
The PHA will also consider whether the site and neighborhood are reasonably free from disturbing
noises and reverberations and other dangers to the health, safety, and general welfare of the
occupants. The site and neighborhood may not be subject to serious adverse environmental conditions,
natural or manmade, that could affect the health or safety of the project occupants, such as dangerous
walks or steps; contamination; instability; flooding, poor drainage, septic tank back-ups or sewage
hazards; mudslides; abnormal air pollution, smoke or dust; excessive noise, vibration or vehicular
traffic; excessive accumulations of trash; vermin or rodent infestation; or fire hazards.

Existing and Rehabilitated Housing Site and Neighborhood Standards [24 CFR 983.55(d)]
The PHA may not enter into an AHAP or HAP contract for existing or rehabilitated housing until it has
determined that the site complies with the HUD required site and neighborhood standards. The site must:

Be adequate in size, exposure, and contour to accommodate the number and type of units proposed;

Have adequate utilities and streets available to service the site;

Promote a greater choice of housing opportunities and avoid undue concentration of assisted persons in
areas containing a high proportion of low-income persons;

Be accessible to social, recreational, educational, commercial, and health facilities and services and other
municipal facilities and services equivalent to those found in neighborhoods consisting largely of
unassisted similar units; and

Be located so that travel time and cost via public transportation or private automobile from the
neighborhood to places of employment is not excessive.
New Construction Site and Neighborhood Standards [24 CFR 983.55(e)]
In order to be selected for PBV assistance, a site for newly constructed housing must meet the following HUD
required site and neighborhood standards:

The site must be adequate in size, exposure, and contour to accommodate the number and type of units
proposed;

The site must have adequate utilities and streets available to service the site;

The site must not be located in an area of minority concentration unless the PHA determines that sufficient,
comparable opportunities exist for housing for minority families in the income range to be served by the
proposed project outside areas of minority concentration or that the project is necessary to meet overriding
housing needs that cannot be met in that housing market area;

The site must not be located in a racially mixed area if the project will cause a significant increase in the
proportion of minority to non-minority residents in the area.

The site must promote a greater choice of housing opportunities and avoid undue concentration of assisted
persons in areas containing a high proportion of low-income persons;

The neighborhood must not be one that is seriously detrimental to family life or in which substandard
dwellings or other undesirable conditions predominate, unless there is actively in progress a concerted
program to remedy the undesirable conditions;

The housing must be accessible to social, recreational, educational, commercial, and health facilities and
services and other municipal facilities and services equivalent to those found in neighborhoods consisting
largely of unassisted similar units; and

Except for housing designed for elderly persons, the housing must be located so that travel time and cost
via public transportation or private automobile from the neighborhood to places of employment is not
excessive.

17-II.I. ENVIRONMENTAL REVIEW [24 CFR 983.56]
The PHA activities under the PBV program are subject to HUD environmental regulations in 24 CFR parts 50
and 58, other than where exceptions are provided in the PBV regulations.
For projects or proposals that were selected in accordance with the site selection standards at 24 CFR 983.55
in effect on or after June 6, 2024, no environmental review is required to be undertaken before entering into a
HAP contract for existing housing, except to the extent a Federal environmental review is required by law or
regulation relating to funding other than PBV.
When an environmental review is required, the responsible entity is responsible for performing the federal
environmental review under the National Environmental Policy Act of 1969 (42 U.S.C. 4321 et seq.). If the
review has not been conducted prior to the proposal or project selection date, then the PHA’s written notice of
proposal or project selection must state that the selection is subject to completion of a favorable environmental
review and that the project may be rejected based on the results of the environmental review. The PHA may
not enter into an AHAP or HAP contract until the responsible entity has complied with the environmental review
requirements.
The PHA may not enter into an AHAP or a HAP contract with an owner, and the PHA, the owner, and its
contractors may not acquire, rehabilitate, convert, lease, repair, dispose of, demolish, or construct real property
or commit or expend program or local funds for PBV activities under this part, until one of the following occurs:

The responsible entity has determined that the activities to be undertaken are exempt under 24 CFR
85.34(a) or categorically excluded and not subject to compliance with environmental laws under 24 CFR
58.35(b);

The responsible entity has completed the environmental review procedures required by 24 CFR Part 58,
and HUD has approved the PHA’s Request for Release of Funds and Certification (form HUD-7015.15)
-
HUD approves the Request for Release of Funds and Certification by issuing a Letter to Proceed or
form HUD-7015.16, thereby authorizing the PHA to execute an AHAP or HAP contract, as applicable;
or

HUD has performed an environmental review under 24 CFR Part 50 and has notified the PHA in writing of
environmental clearance.
The PHA must supply all available, relevant information necessary for the responsible entity to perform any
required environmental review for any site. The PHA must require the owner to carry out mitigating measures
required by the responsible entity (or HUD, if applicable) as a result of the environmental review.
PART III: DWELLING UNITS
17-III.A. OVERVIEW
This part identifies the special housing quality standards that apply to the PBV program, housing accessibility
for persons with disabilities, and special procedures for conducting inspections.
17-III.B. HOUSING QUALITY STANDARDS [24 CFR 983.101]

Housing quality standards for the tenant-based program, including those for special housing types, generally
apply to the PBV program. Housing quality standards requirements for shared housing, and the
homeownership option do not apply because these housing types are not assisted under the PBV program.
The owner is required to maintain and operate the contract units and premises in accordance with housing
quality standards, including performance of ordinary and extraordinary maintenance. The owner must provide
all the services, maintenance, equipment, and utilities specified in the HAP contract with the PHA and in the
lease with each assisted family. In addition, maintenance, replacement and redecoration must be in
accordance with the standard practice for the building as established by the owner.
Lead-based Paint [24 CFR 983.101(c)]
The lead-based paint requirements for the tenant-based voucher program do not apply to the PBV program.
Instead, The Lead-based Paint Poisoning Prevention Act (42 U.S.C. 4821-4846), the Residential Lead-based
Paint Hazard Reduction Act of 1992 (42 U.S.C. 4851-4856), and implementing regulations at 24 CFR Part 35,
Subparts A, B, H, and R, and 40 CFR 745.227, apply to the PBV program.
Housing Quality and Design Requirements [24 CFR 983.101(e) and 983.208(a)]
The PHA may elect to establish additional requirements for quality, architecture, or design of PBV housing.
Any such additional requirements must be specified in the AHAP and the HAP contract. These requirements
must be in addition to, not in place of, compliance with housing quality standards. The PHA must specify the
conditions under which it will require additional housing quality requirements in the administrative plan.
PHA Policy
The PHA will identify the need for any special features on a case-by-case basis depending on the
intended occupancy of the PBV project. The PHA will specify any special design standards or additional
requirements in the invitation for PBV proposals (if applicable), the AHAP, and the HAP contract.
17-III.C. HOUSING ACCESSIBILITY FOR PERSONS WITH DISABILITIES
The housing must comply with program accessibility requirements of section 504 of the Rehabilitation Act of
1973 (29 U.S.C. 794) and implementing regulations at 24 CFR part 8. The PHA must ensure that the
percentage of accessible dwelling units complies with the requirements of section 504 of the Rehabilitation Act
of 1973 (29 U.S.C. 794), as implemented by HUD's regulations at 24 CFR 8, subpart C.
Housing first occupied after March 13, 1991, must comply with design and construction requirements of the
Fair Housing Amendments Act of 1988 and implementing regulations at 24 CFR 100.205, as applicable. (24
CFR 983.102)
17-III.D. INSPECTING UNITS [24 CFR 983.103]
The PHA must inspect contract units whenever needed to determine that the contract units comply with
housing quality standards and that the owner is providing maintenance, utilities, and other services in
accordance with the HAP contract. The PHA must take into account complaints and any other information
coming to its attention in scheduling inspections.

Pre-selection Inspection [24 CFR 983.103(a)]
If the units to be assisted already exist, the PHA must inspect all the units before the proposal selection date
and must determine if the project meets the definition of existing housing. If the project is existing housing, the
PHA may not execute the HAP contract until the units meet the initial inspection requirements in accordance
with 24 CFR 983.103(c).
Initial Inspection: Newly Constructed and Rehabilitated Projects That Underwent Substantial
Improvement [24 CFR 983.103(b)]
Following completion of work pursuant to 24 CFR 983.155, the PHA must complete the following inspections,
as applicable:

For rehabilitated housing that is developed prior to the HAP contract term or newly constructed housing,
the PHA must inspect each proposed newly constructed and rehabilitated PBV unit before execution of the
HAP contract. Each proposed PBV unit must fully comply with housing quality standards prior to HAP
contract execution.

For rehabilitated housing that will undergo development activity after HAP contract execution, the PHA
must conduct unit inspections in accordance with the requirements of 24 CFR 983.157.

For units that underwent substantial improvement pursuant to 24 CFR 983.207(d) or 983.212, inspect each
unit. Each PBV unit that underwent substantial improvement must fully comply with housing quality
standards prior to the PHA adding the unit to the HAP contract, returning the unit temporarily removed to
the HAP contract, allowing re-occupancy of the unit, and resuming housing assistance payments, as
applicable.
Initial Inspection: Existing Housing [24 CFR 983.103(c)]
The PHA must inspect and determine that all of the proposed PBV units fully comply with housing quality
standards before entering into the HAP contract, unless the PHA has adopted a policy to enter into a HAP
contract for units that fail the initial inspection as a result of only non-life-threatening conditions (NLT option), or
if the unit passed an alternative inspection, or both. The PHA must establish in its administrative plan the
amount of time that may elapse between the initial inspection of existing housing and execution of a HAP
contract for that unit.
PHA Policy
The PHA will not provide assistance on behalf of the family until the unit fully complies with housing
quality standards.
The PHA will not rely on alternative inspections for initial inspections.
The HAP contract for existing housing must be executed within 45 calendar days of the initial
inspection.
Turnover Inspections [24 CFR 983.103(c)]
Before providing assistance to a new family in a contract unit, the PHA must inspect the unit. The PHA may not
provide assistance on behalf of the family until the unit fully complies with housing quality standards.
Periodic Inspections [24 CFR 983.103(e); FR Notice 6/25/14]
At least once every 24 months during the term of the HAP contract (or at least triennially for small rural PHAs),
the PHA must inspect a random sample consisting of at least 20 percent of the contract units in each building

to determine if the contract units and the premises are maintained in accordance with housing quality
standards. Turnover inspections are not counted toward meeting this inspection requirement.
PHA Policy
The PHA will inspect on a bi-annual basis a random sample consisting of at least 20 percent of the
contract units in each building to determine if the contract units and the premises are maintained in
accordance with housing quality standards.
If more than 20 percent of the sample of inspected contract units in a building fail the initial inspection, the PHA
must reinspect 100 percent of the contract units in the building.
This requirement also applies in the case of a HAP contract that is undergoing development activity after HAP
contract execution; however, if the periodic inspection occurs during the period of development activity covered
by the rider and fewer than 20 percent of contract units in each building are designated in the rider as available
for occupancy, the PHA is only required to inspect the units in that building that are designated as available for
occupancy.

Alternative Inspections for Periodic Inspections [24 CFR 983.103(g); Notice PIH 2016-05]
In the case of mixed finance properties that are subject to alternative inspections, the PHA may rely upon an
alternative inspection conducted at least triennially to demonstrate compliance with inspection requirements.
PHA Policy
The PHA will not rely on alternative inspection standards.
Interim Inspections [24 CFR 983.103(f)]
If a participant or government official notifies the PHA of a potential deficiency in a PBV unit or development,
the following applies:

If the reported deficiency is life-threatening, the PHA must, within 24 hours of notification, both inspect the
housing unit and notify the owner if the life-threatening deficiency is confirmed. The owner must then make
the repairs within 24 hours of PHA notification.

If the reported deficiency is non-life-threatening, the PHA must, within 15 days of notification, both inspect
the unit and notify the owner if the deficiency is confirmed. The owner must then make the repairs within 30
days of notification from the PHA or within any PHA-approved extension.
PHA Policy
During an interim inspection, the PHA generally will inspect only those deficiencies that were reported.
However, the inspector will record any additional deficiencies that are observed and will require the
responsible party to make the necessary repairs.
If the periodic inspection has been scheduled or is due within 90 days of the date the special inspection
is scheduled the PHA may elect to conduct a full inspection.
Follow Up Inspections [24 CFR 983103(f)(2)]
The PHA must conduct follow-up inspections needed to determine if the owner (or, if applicable, the family)
has corrected a housing quality standards violation and must conduct inspections to determine the basis for
exercise of contractual and other remedies for owner or family violations of housing quality standards.
Supervisory Quality Control Inspections [24 CFR 983.103(f)(3)]
In conducting PHA supervisory quality control inspections, the PHA should include a representative sample of
both tenant-based and project-based units.
Inspecting PHA-Owned Units [24 CFR 983.103(g)]
In the case of PHA-owned units, the inspections must be performed by an independent entity designated by
the PHA and approved by HUD. The independent entity must furnish a copy of each inspection report to the
PHA. The PHA must take all necessary actions in response to inspection reports from the independent entity,
including exercise of contractual remedies for violation of the HAP contract by the PHA-owner.
PART IV: REHABILITATED AND NEWLY CONSTRUCTED UNITS
17-IV.A. OVERVIEW [24 CFR 983.151 AND 983.152]
There are specific requirements that apply to PBV assistance for newly constructed or rehabilitated housing
that do not apply to PBV assistance in existing housing. This part describes the requirements unique to this
type of assistance.

Housing selected for this type of assistance may not at a later date be selected for PBV assistance as existing
housing.
17-IV.B. AGREEMENT TO ENTER INTO HAP CONTRACT
Except where the PHA decides not to use an AHAP or chooses to execute an AHAP after construction or
rehabilitation has commenced, the PHA and owner must enter into an AHAP that will govern development
activity. In the AHAP, the owner agrees to develop the PBV contract units to comply with housing quality
standards, and the PHA agrees that upon timely completion of development in accordance with the terms of
the AHAP, the PHA will enter into a HAP contract with the owner for the contract units. The AHAP must cover
a single project, except one AHAP may cover multiple projects that each consist of a single-family building.
The effective date of the AHAP must be on or after the date the AHAP is executed. The AHAP must be
executed and effective prior to the commencement of development activity as described in 24 CFR 983.154(d),
except where the PHA decides not to use an AHAP or chooses to execute an AHAP after construction or
rehabilitation has commenced. The AHAP must be in the form required by HUD.
The PHA and owner may agree to amend the contents of the AHAP by executing an addendum, so long as
such amendments are consistent with all PBV requirements. The PHA and owner may only execute an
addendum affecting a unit prior to the PHA accepting the completed unit.
Development activity must not commence after the date of proposal submission (for housing subject to
competitive selection) or the date of the PHA’s board resolution approving the project-basing of assistance at
the project (for housing excepted from competitive selection) and before the effective date of the AHAP, except
where the PHA decides not to use an AHAP or chooses to execute an AHAP after construction or rehabilitation
has commenced. In the case of new construction, development activity begins with excavation or site
preparation (including clearing of the land). Rehabilitation begins with the physical commencement of
rehabilitation activity on the housing.
PHA Discretion Not to Use an AHAP [24 CFR 983.154(f)]
The PHA may decide not to use an AHAP or may choose to execute an AHAP after construction or
rehabilitation that complied with applicable requirements of 24 CFR 983.153 has commenced.  To do so, the
PHA must explain the circumstances (if any) under which the PHA will enter into a PBV HAP contract for newly
constructed or rehabilitated housing without first entering into an AHAP and under which the PHA will enter into
an AHAP after construction or rehabilitation has commenced.
PHA Policy
The PHA will not exercise its discretion to not use an AHAP or to execute an AHAP after construction
or rehabilitation.
Content of the AHAP [24 CFR 983.154(e)]
At a minimum, the AHAP must describe the following features of the housing to be developed and assisted
under the PBV program:


Site and the location of the contract units;

Number of contract units by area (square footage) and number of bedrooms and bathrooms;

Services, maintenance, or equipment to be supplied by the owner without charges in addition to the rent to
owner;

Utilities available to the contract units, including a specification of utility services to be paid by the owner
(without charges in addition to rent) and utility services to be paid by the tenant;

An indication of whether or not the design and construction requirements of the Fair Housing Act and
section 504 of the Rehabilitation Act of 1973 apply to units under the AHAP. If applicable, any required
work item resulting from these requirements must be included in the description of work to be performed
under the AHAP;

A description of any required work item if the requirement to install broadband infrastructure applies;

Estimated initial rents to owner for the contract units;

Description of the work to be performed under the AHAP.
-
For rehabilitated units, the description must include the rehabilitation work write up and, where
determined necessary by the PHA, specifications and plans.
-
For new construction units, the description must include the working drawings and specifications.

The deadline for completion of the work to be performed under the AHAP; and

Any additional requirements for quality, architecture, or design over and above housing quality standards.
The PHA must specify the conditions under which it will require additional housing quality requirements in
the administrative plan.
Execution of the AHAP [FR Notice 11/24/08]
The AHAP must be executed promptly after PHA notice of proposal selection to the selected owner.
PHA Policy
The PHA will enter into the AHAP with the owner within 10 business days of receiving both
environmental approval and notice that subsidy layering requirements have been met, and before
construction or rehabilitation work is started.
17-IV.C. DEVELOPMENT REQUIREMENTS
Labor Standards [24 CFR 983.153(c)]
If an AHAP covers the development of nine or more contract units (whether or not completed in stages), the
owner and the owner’s contractors and subcontractors must pay Davis-Bacon wages to laborers and
mechanics employed in the development of housing.
Further, these Davis-Bacon requirements apply to existing PBV units when the nature of any work to be
performed either before the execution of the HAP contract or within 18-months after execution constitutes
project development. Any development initiated on existing units within 18-months after the effective date of
the HAP contract on projects with nine or more contract units triggers Davis-Bacon requirements.
When the PHA exercises its discretion at 24 CFR 983.154(f) or 983.157(a) to allow the owner to conduct some
or all development activity while the proposed PBV units are not under an AHAP or HAP contract, the

applicable parties must comply with the labor standards outlined above from the date of proposal submission
(for housing subject to competitive selection) or from the date of the PHA’s board resolution approving the
project-basing of assistance at the project (for housing excepted from competitive selection).
The AHAP will include the labor standards clauses required by HUD, such as those involving Davis-Bacon
wage rates. The addendum to the HAP contract, Form HUD-5679, also includes the required labor standards
clauses.
The owner, contractors, and subcontractors must also comply with the Contract Work Hours and Safety
Standards Act, Department of Labor regulations in 29 CFR part 5, and other applicable federal labor relations
laws and regulations. The PHA must monitor compliance with labor standards.
For any project to which labor standards apply, the PHA’s written notice to the party that submitted the
selected proposal or board resolution approving project-basing of assistance at the specific project must state
that any construction contracts must incorporate a Davis-Bacon contract clause and the current applicable
prevailing wage determination.
Development activity is also subject to the federal equal employment opportunity requirements of Executive
Orders 11246 as amended (3 CFR, 1964-1965 Comp., p. 339), 11625 (3 CFR, 1971-1975 Comp., p. 616),
12432 (3 CFR, 1983 Comp., p. 198), and 12138 (3 CFR, 1977 Comp., p. 393).
Accessibility [24 CFR 983.153(e)]
As applicable, the design and construction requirements of the Fair Housing Act and implementing regulations
at 24 CFR 100.205; the accessibility requirements of Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973 (29 U.S.C.
794) and implementing regulations at 24 CFR Part 8, including 8.22 and 8.23; and Title II of the Americans with
Disabilities Act (42 U.S.C. 12131-12134) and implementing regulations at 28 CFR Part 35, including 24 CFR
35.150 and 35.151, apply to development activity.
A description of any required work item resulting from these requirements must be included in the AHAP (if
applicable) or HAP contract (if applicable).
Broadband Infrastructure [24 CFR 983.153(f)]
Any development activity that constitutes substantial rehabilitation (as defined by 24 CFR 5.100) of a building
with more than four rental units and where the proposal or project selection date or the start of the
development activity while under a HAP contract is after January 19, 2017, must include installation of
broadband infrastructure, as defined in 24 CFR 5.100, except where the owner determines and documents the
determination that:

The location of the new construction or substantial rehabilitation makes installation of broadband
infrastructure infeasible;

The cost of installing broadband infrastructure would result in a fundamental alteration in the nature of its
program or activity or in an undue financial burden; or

The structure of the housing to be substantially rehabilitated makes installation of broadband infrastructure
infeasible.
A description of any required work item resulting from this requirement must be included in the AHAP (if
applicable) or HAP contract (if applicable).
Owner Disclosure [24 CFR 983.153(g)
The AHAP and HAP contract must include a certification by the owner that the owner and other project
principals are not on the U.S. General Services Administration list of parties excluded from federal
procurement and non-procurement programs.

The owner must also disclose any possible conflict of interest that would be a violation of the AHAP, the HAP
contract, or HUD regulations.
17-IV.D. COMPLETION OF WORK [24 CFR 983.155]
Evidence of Completion [24 CFR 983.155]
The owner must submit evidence and certify to the PHA, in the form and manner required by the PHA’s
administrative plan, that development activity or substantial improvement has been completed, and that all
such work was completed in accordance with the applicable requirements. The PHA must review the evidence
to determine whether the development activity or substantial improvement was completed in accordance with
the applicable requirements.
In the case of PHA-owned units, the owner must submit evidence and certify to the independent entity, in the
form and manner required by the PHA’s administrative plan, that development activity or substantial
improvement has been completed, and that all such work was completed in accordance with the applicable
requirements. The independent entity must review the evidence to determine whether the development activity
or substantial improvement was completed in accordance with the applicable requirements.
PHA Policy
At a minimum, the owner must submit the following evidence of completion to the PHA or independent
entity, as applicable:
Owner certification that the work has been completed in accordance with housing quality
standards and all requirements of the AHAP; and
Owner certification that the owner has complied with labor standards and equal opportunity
requirements in development of the housing.
At the discretion of the PHA, the AHAP may specify additional documentation that must be submitted
by the owner as evidence of housing completion. For example, such documentation may include:
A certificate of occupancy or other evidence that the units comply with local requirements (such
as code and zoning requirements); and an architect’s certification that the housing complies
with:
HUD housing quality standards;
State, local, or other building codes;
Zoning;
The rehabilitation work write-up (for rehabilitated housing) or the work description (for
newly constructed housing); or
Any additional design or quality requirements pursuant to the AHAP.

The PHA will determine the need for the owner to submit additional documentation as evidence of
housing completion on a case-by-case basis depending on the nature of the PBV project. The PHA will
specify any additional documentation requirements in the AHAP.

PHA Acceptance of Completed Units [24 CFR 983.156(a) and (b)]
After the PHA has received all required evidence of completion and the owner’s certification that all work was
completed in accordance with the applicable requirements, the PHA must inspect to determine if the housing
has been completed in accordance with the AHAP, including compliance with housing quality standards and
any additional design, architecture, or quality requirements imposed under the AHAP. For PHA-owned units,
the independent entity must perform the inspection. The PHA must also determine if the owner has submitted
all required evidence of completion.
If the work has not been completed in accordance with the AHAP, the PHA must not enter into the HAP
contract.
If the PHA determines the work has been completed in accordance with the AHAP and all applicable
requirements and that the owner has submitted all required evidence of completion, the PHA must:

For units which will not undergo development activity after HAP contract execution, submit the HAP
contract for execution by the owner and then execute the HAP contract;

For rehabilitated housing projects for which development activity has commenced prior to HAP contract
execution under 24 CFR 983.157(b), submit the HAP contract for execution by the owner and then execute
the HAP contract;

For development activity after the HAP contract execution, amend the HAP contract rider to designate the
completed units as available for occupancy, or if the owner has completed all development activity as
provided in the rider, amend the HAP contract to delete the rider; or

For units that underwent substantial improvement in order to be added to the HAP contract, amend the
HAP contract to add the units to the HAP contract.
Staged Completion of Contract Units [24 CFR 983.156(c)]
Contract units that will not undergo development activity after HAP contract execution may be placed under the
HAP contract in stages commencing on different dates. In such a case, the PHA must determine separately for
each stage whether the development activity was completed in accordance with the applicable requirements
and that the units meet housing quality standards and any additional design, architecture, or quality
requirements specified by the PHA. If the first stage is determined compliant, then the PHA must submit the
HAP contract for execution by the owner and must execute the HAP contract for PBV rehabilitated housing and
newly constructed housing projects. As each subsequent stage is determined compliant, the PHA and owner
must amend the HAP contract to add the units to the HAP contract.

PART V: HOUSING ASSISTANCE PAYMENTS CONTRACT (HAP)
17-V.A. OVERVIEW [24 CFR 983.202(A)]
The PHA must enter into a HAP contract with an owner for units that are receiving PBV assistance. The
purpose of the HAP contract is to provide housing assistance payments for eligible families leasing PBV units
during the term of the HAP contract.  With some exceptions, a HAP contract must cover a single project. If
multiple projects exist, each project is covered by a separate HAP contract. However, a PHA and owner may
agree to place multiple projects, each consisting of a single-family building, under one HAP contract. The HAP
contract must be in the form required by HUD.
17-V.B. HAP CONTRACT REQUIREMENTS
Contract Information [24 CFR 983.203]
The HAP contract must specify the following information:

The total number of contract units by number of bedrooms;

The project’s name, street address, city or county, state and zip code, block and lot number (if known), and
any other information necessary to clearly identify the site and the building;

The number of contract units in each building, the location of each contract unit, the area of each contract
unit, and the number of bedrooms and bathrooms in each contract unit;

Services, maintenance, and equipment to be supplied by the owner and included in the rent to owner;

Utilities available to the contract units, including a specification of utility services to be paid by the owner
(included in rent) and utility services to be paid by the tenant;

Features provided to comply with program accessibility requirements of Section 504 of the Rehabilitation
Act of 1973 and implementing regulations at 24 CFR part 8 and the Americans with Disabilities Act, as
applicable;

The HAP contract term;

 The number of units under the increased program cap or excepted from the project cap that will be set
aside for occupancy by families who qualify for such a unit; The initial rent to owner for the first 12 months
of the HAP contract term; and

Whether the PHA has elected not to reduce rents below the initial rent to owner.
Execution of the HAP Contract [24 CFR 983.204]
Before execution of the HAP contract, the PHA must determine that applicable pre-HAP contract housing
quality standards requirements have been met in accordance with 24 CFR 983.103(b) or (c) as applicable. The
PHA may not execute the HAP contract for any contract unit that does not meet the pre-HAP contract housing
quality standards requirements.
For existing housing, the HAP contract must be executed promptly after the PHA selects the owner proposal
and the PHA determines that applicable pre-HAP contract housing quality standards requirements have been
met. For newly constructed or rehabilitated housing that will not undergo development activity after HAP
contract execution, the HAP contract must be executed promptly after the PHA has inspected the completed
units and has determined that the units have been completed in accordance with the AHAP, and the owner
furnishes all required evidence of completion. For rehabilitated housing that will undergo development activity
after HAP contract execution, the HAP contract must be executed and effective promptly after all proposed
PBV units are added to the contract at this time, including units that do not comply with HQS or that will
undergo development activity.

PHA Policy
For existing housing, the HAP contract will be executed within 10 business days of the PHA
determining that all units pass inspection.
For rehabilitated or newly constructed housing, the HAP contract will be executed within 10 business
days of the PHA determining that the units have been completed in accordance with the AHAP , all
units meet housing quality standards, and the owner has submitted all required evidence of completion.
Effective Date of the HAP Contract [24 CFR 983.204(d)]
The effective date of the HAP contract must be on or after the date the HAP contract is executed. The HAP
contract must be effective before the effective date of the first lease covering a contract unit occupied by an
assisted family, and the PHA may not pay any housing assistance payment to the owner until the HAP contract
is effective.
Term of HAP Contract [24 CFR 983.205, FR Notice 1/18/17, and Notice PIH 2017-21]
The PHA may enter into a HAP contract with an owner for an initial term of no less than one year and no more
than 20 years for each contract unit. The length of the term of the HAP contract for any contract unit may not
be less than one year, nor more than 20 years
PHA Policy
The term of all PBV HAP contracts will be negotiated with the owner on a case-by-case basis.
The PHA and owner may agree at any time before expiration of the HAP contract to execute one or more
extensions of the HAP contract term, but the following conditions apply:

Each extension executed must have a term that does not exceed 20 years;

At no time may the total remaining term of the HAP contract, with extensions, exceed 40 years;

Before agreeing to an extension, the PHA must determine that the extension is appropriate to continue
providing affordable housing for low-income families or to expand housing opportunities; and

Each extension must be on the form and subject to the conditions prescribed by HUD at the time of the
extension.
PHA Policy
When determining whether or not to extend an expiring PBV contract, the PHA will consider several
factors including, but not limited to:
The cost of extending the contract and the amount of available budget authority;
The condition of the contract units;
The owner’s record of compliance with obligations under the HAP contract and lease(s);
Whether the location of the units continues to support the goals of deconcentrating poverty and
expanding housing opportunities; and
Whether the funding could be used more appropriately for tenant-based assistance.

17-V.C. TERMINATION OF THE HAP CONTRACT
Termination by Agreement of PHA and Owner [24 CFR 983.206(e)]
The PHA and owner may agree to terminate the HAP contract prior to the end of the term. The owner is
required to give notice in accordance 24 CFR 983.206(a) prior to termination, and families must be provided
tenant-based assistance and may elect to remain in the project.
Termination by PHA [24 CFR 983.205(c)]
The HAP contract must provide that the PHA may terminate the contract for insufficient funding, subject to
HUD requirements. The PHA has the option of terminating a PBV HAP contract based on “insufficient funding”
only if:

The PHA determines in accordance with HUD requirements that it lacks sufficient HAP funding (including
HAP reserves) to continue to make housing assistance payments for all voucher units currently under a
HAP contract;

The PHA has taken cost-saving measures specified by HUD;

The PHA notifies HUD of its determination and provides the information required by HUD; and

HUD determines that the PHA lacks sufficient funding and notifies the PHA it may terminate HAP contracts
as a result.
If the PHA determines that the owner has breached the HAP contract, the PHA may exercise any of its rights
or remedies under the HAP contract, including but not limited to contract termination. The provisions of 24 CFR
983.208 apply for HAP contract breaches involving failure to comply with housing quality standards. For any
other contract termination due to breach, 24 CFR 983.206(b) on provision of tenant-based assistance applies.
Non-extension by Owner – Notice Requirements [24 CFR 983.206(a)]
Not less than one year before the HAP contract terminates, the owner must notify the PHA and assisted
tenants of the termination. The notice must be provided in the form prescribed by HUD. The term termination
for applicability of this notice requirement means the expiration of the HAP contract, termination of the HAP
contract by agreement of PHA and owner, or an owner’s refusal to renew the HAP contract.
If the owner does not give timely notice, the owner must permit the tenants in assisted units to remain in their
units for the required notice period with no increase in the tenant portion of their rent, and with no eviction as a
result of the owner’s inability to collect an increased tenant portion of rent. An owner and the PHA may agree
to renew the terminating contract for a period of time sufficient to give tenants one-year advance notice under
such terms as HUD may require.
Termination by Owner – Reduction Below Initial Contract Rent [24 CFR 983.206(d)]
If the amount of the rent to owner for any contract unit, as adjusted, is reduced below the amount of the initial
rent to owner, the owner may terminate the HAP contract, upon notice to the PHA no fewer than 90 calendar
days prior to the planned termination, and families must be provided tenant-based assistance and may elect to
remain in the project. The owner is not required to provide the one-year notice of the termination of the HAP
contract to the family and the PHA when terminating the HAP contract due to rent reduction below the initial
rent to owner.
Termination or Expiration without Extensions – Required Provision of Tenant-Based Assistance [24
CFR 983.206(b)]
Unless a termination or expiration without extension occurs due to a determination of insufficient funding or
other extraordinary circumstances determined by HUD, upon termination or expiration of the contract, a family
living at the property is entitled to receive a tenant-based voucher no fewer than 60 calendar days prior to the
planned termination or expiration of the PBV HAP contract. However, the PHA is not required to issue the
family a voucher if the PHA has offered the family an alternative housing option (e.g., an assisted unit in
another PBV project), and the family chooses to accept the alternative housing option instead of the voucher.

Tenant-based assistance would not begin until the owner’s required notice period ends. The PHA must provide
the family with a voucher and the family must also be given the option by the PHA and owner to remain in their
unit with HCV tenant-based assistance subject to the following:

The unit must comply with housing quality standards;

The PHA must determine or have determined that the rent for the unit is reasonable;

The family must pay its required share of the rent and the amount, if any, by which the unit rent (including
the amount allowed for tenant-based utilities) exceeds the applicable payment standard (the limitation at 24
CFR 982.508 regarding maximum family share at initial occupancy does not apply); and

The owner may not refuse to initially lease a unit in the project to a family that elects to use their tenant-
based assistance to remain in the same project, except where the owner will use the unit for a purpose
other than a residential rental unit. The owner may not later terminate the tenancy of such a family, except
for the following grounds:
-
The grounds in 24 CFR 982.310, except paragraphs 24 CFR 982.310(d)(1)(iii) and (iv);
-
The owner’s desire to use the unit for a purpose other than a residential rental unit; and
-
The owner’s desire to renovate the unit, subject to the following:

The owner must consider whether a reasonable alternative to terminating the lease exists. If a
reasonable alternative exists, the owner must not terminate the lease. The owner must consider the
following alternatives:
-
Completing renovations without the family vacating the unit, if the renovations can be completed
in a manner that does not result in life-threatening conditions, does not result in deficiencies
under housing quality standards that are not corrected within 30 days, and is mutually agreeable
to the owner and the family; and
-
Temporarily relocating the family to complete the renovations, if the relocation and renovations
can be completed within a single calendar month (beginning no sooner than the first day of a
month and ending no later than the last day of the same month) and the family can be relocated
to a location and in a manner mutually agreeable to the owner and the family;

If the owner terminates the lease for renovation, the owner must make every reasonable effort to
make available and lease the family another unit within the project that meets the tenant-based
voucher program requirements; and

If no other unit within the project is available for the family to lease during the renovation period or
the family chooses to move from the project during the renovation period, the owner must make
every reasonable effort to make available and lease the family a unit within the project upon
completion of renovations.
The family has the right to remain in the project as long as the units are used for rental housing and are
otherwise eligible for HCV assistance. Families that receive a tenant-based voucher at the expiration or
termination of the PBV HAP contract are not new admissions to the PHA HCV tenant-based program and are
not subject to income eligibility requirements or any other admission requirements. If the family chooses to
remain in their unit with tenant-based assistance, the family may do so regardless of whether the family share
would initially exceed 40 percent of the family’s adjusted monthly income.
The voucher issued to the family is the voucher attached to its unit under the expiring or terminating PBV
contract. Consequently, if the family vacates the contract unit following the issuance of the tenant-based
voucher and prior to the contract termination or expiration date, the PHA must remove the unit from the PBV
HAP contract at the time the family vacates the unit. The PBV HAP contract must provide that, if the units
continue to be used for rental housing upon termination or expiration without extension of a PBV HAP contract,
each assisted family may elect to use its tenant-based assistance to remain in the same project.

Remedies for Housing Quality Standards Deficiences [24 CFR 983.208]
The PHA may not make any HAP payment to the owner for a contract unit during any period in which the unit
does not comply with housing quality standards. If the PHA determines that a contract does not comply with
housing quality standards, the PHA may exercise any of its remedies under the HAP contract, for any or all of
the contract units. Available remedies include termination of housing assistance payments, abatement or
reduction of housing assistance payments, reduction of contract units, and termination of the HAP contract.
PHA Policy
The PHA will abate and terminate PBV HAP contracts for non-compliance with HQS in accordance with
the policies used in the tenant-based voucher program. These policies are contained in Section 8-II.G.,
Enforcing Owner Compliance.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later.
Enforcement of Housing Quality Standards [24 CFR 983.208(b)]
The PHA must vigorously enforce the owner’s obligation to maintain contract units in accordance with housing
quality standards. If the owner fails to maintain the dwelling unit in accordance with housing quality standards,
the PHA must take enforcement action. The unit is in noncompliance with housing quality standards if:

The PHA or other inspector authorized by the state or local government determines the unit has housing
quality standards deficiencies based upon an inspection;

The agency or inspector notifies the owner in writing of the unit housing quality standards deficiencies; and

The deficiencies are not remedied within the following timeframes:
-
For life-threatening deficiencies, the owner must correct the deficiency within 24 hours of notification;
-
For other deficiencies, the owner must correct the deficiency within 30 calendar days of notification (or
any reasonable PHA-approved extension).
In the case of a housing quality standards deficiency that the PHA determines is caused by the tenant, any
member of the household, or any guest or other person under the tenant’s control, other than any damage
resulting from ordinary use, the PHA may waive the owner’s responsibility to remedy the violation. Housing
assistance payments to the owner may not be withheld or abated if the owner responsibility has been waived.
However, the PHA may terminate assistance to a family because of a housing quality standards breach
beyond damage resulting from ordinary use caused by any member of the household or any guest or other
person under the tenant’s control, which may result in removing the unit from the HAP contract.
PHA Policy
The PHA will waive the owner’s responsibility for housing quality standards deficiencies that have been
determined to have been caused by the tenant, any member of the household, or any guest or other

person under the tenant’s control, to the extent the tenant can be held responsible for ensuring that the
deficiencies are corrected: the tenant must take all necessary steps permissible under the lease and
state and local law to remedy the deficiency. This may include paying the owner for the cost of the
necessary repairs in accordance with the lease.
In the case of a housing quality standards deficiency that is caused by fire, natural disaster, or similar
extraordinary circumstances, the PHA may permit the owner to undertake substantial improvement in
accordance with 24 CFR 983.212. However, so long as the contract unit with deficiencies is occupied, the PHA
must withhold or abate housing assistance payments and remove units from or terminate the HAP contract as
described in this section.
In the case of a project that is undergoing development activity after HAP contract execution, the remedies of
24 CFR 983.208(d) do not apply to units designated as unavailable for occupancy during the period of
development activity in accordance with the rider. However, in the case of any contract unit with deficiencies
that is occupied, the PHA must withhold or abate housing assistance payments and remove units from or
terminate the HAP contract as described in this section.
Family Obligation [24 CFR 983.208(c)]
The family may be held responsible for a breach of housing quality standards caused by any of the following:

Tenant-paid utilities not in service;

Failure to provide or maintain appliances owned by the family; and

Damage to the dwelling unit or premises caused by a household member or guest beyond ordinary wear
and tear.
PHA Policy
Damages beyond ordinary wear and tear will be considered to be damages which could be assessed
against the security deposit under state law or in court practice.
If the PHA has waived the owner’s responsibility to remedy the violation, the following applies:

If the housing quality standards breach caused by the family is life-threatening, the family must take all
steps permissible under the lease and state and local law to ensure the deficiency is corrected within 24
hours of notification.

For other family-caused deficiencies, the family must take all steps permissible under the lease and state
and local law to ensure the deficiency is corrected within 30 calendar days of notification (or any PHA-
approved extension).
If the family has caused a breach of the housing quality standards, the PHA must take prompt and vigorous
action to enforce the family obligations. The PHA may terminate assistance for the family in accordance with
24 CFR 982.552.
PHA Remedies [24 CFR 983.208(d)]
The remedies listed below apply when housing quality standards deficiencies are identified as the result of an
inspection other than a pre-selection, initial, or turnover inspection. The PHA must identify in its administrative
plan the conditions under which it will withhold HAP and the conditions under which it will abate HAP or
terminate the HAP contract for units other than the unit with housing quality standards deficiencies.
PHA Policy
The owner and the family will be notified in writing of the results of all inspections. When an inspection
identifies housing quality standards failures, the PHA will determine (1) whether or not the failure is a
life-threatening condition and (2) whether the family or owner is responsible.

The PHA will not withhold assistance payments upon notification to the owner of the deficiencies.
When life-threatening conditions are identified, the PHA will immediately notify both parties by
telephone or email. The notice will specify who is responsible for correcting the violation. The corrective
actions must be taken within 24 hours of the PHA’s notice.
When failures that are not life-threatening are identified, the PHA will send the owner and the family a
written notification of the inspection results within five business days of the inspection. The written
notice will specify who is responsible for correcting the violation, and the time frame within which the
failure must be corrected. Generally, not more than 30 days will be allowed for the correction.
If the owner is responsible for correcting the deficiency, the notice of inspection results will inform the
owner that if life-threatening conditions are not corrected within 24 hours, and non-life-threatening
conditions are not corrected within the specified time frame (or any PHA-approved extension), the
owner’s HAP will be abated.
Likewise, if the family is responsible for correcting the deficiency, the notice will inform the family that if
corrections are not made within the specified time frame (or any PHA-approved extension, if applicable)
the family’s assistance will be terminated in accordance with PHA policy (see Chapter 12).
HAP Withholding [24 CFR 983.208(d)(1)
A PHA may withhold assistance payments for units that have housing quality standards deficiencies once the
PHA has notified the owner in writing of the deficiencies. The PHA’s administrative plan must identify the
conditions under which the PHA will withhold HAP. In this case, if the unit is brought into compliance during the
applicable cure period, the PHA resumes assistance payments and provides assistance payments to cover the
time period for which the payments were withheld.
PHA Policy
The PHA will not withhold assistance payments upon notification to the owner of the deficiencies.

HAP Abatement [24 CFR 983.208(d)(2)]
The PHA must abate the HAP, including amounts that had been withheld, if the owner fails to make the repairs
within the applicable cure period. The PHA may choose to abate payments for all units covered by the HAP
contract due to a contract unit’s noncompliance with the housing quality standards, even if some of the contract
units continue to meet housing quality standards. In this case, the PHA must notify the family and the owner
that it is abating payments and, if the unit does not meet housing quality standards within 60 days (or a
reasonable longer period established by the PHA), the PHA will either terminate the HAP contract or remove
the unit with deficiencies from the HAP contract, and any family residing in a unit that does not comply with
housing quality standards will have to move if the family wishes to receive continued assistance.
The owner may not terminate the tenancy of any family due to the withholding or abatement of assistance.
PHA Policy
The PHA will make all HAP abatements effective the first of the month following the expiration of the
PHA-specified correction period (including any extension).
The PHA will abate payments only for those contract units that do not meet housing quality standards.
The PHA will inspect abated units within five business days of the owner’s notification that the work has
been completed. Payment will resume effective on the day the unit passes inspection.
During any abatement period the family continues to be responsible for its share of the rent.
Failure to Make Repairs
If an owner fails to make required repairs within 60 days (or a reasonable longer period established by the
PHA) of the notice of abatement, the PHA must either remove the unit from the HAP contract or terminate the
HAP contract in its entirety. The PHA must issue the family whose unit will be removed or all families residing
in contract units, if the PHA is terminating the HAP contract, a tenant-based voucher to move at least 30 days
prior to the removal of the unit from the HAP contract or termination of the HAP contract. A family may elect to
remain in the project if the project contains a unit that meets the requirements of that section, with priority given
to families who will remain in the same unit if there are insufficient units available to accommodate all families
that wish to remain. The PHA must give any family residing in a unit that is either removed from the HAP
contract or for which the HAP contract is terminated due to a failure to correct housing quality standards
deficiencies at least 90 days or a longer period as the PHA determines is reasonably necessary following the
termination of the HAP contract or removal of the unit from the HAP contract to lease a unit with tenant-based
assistance.
PHA Policy
The PHA will issue a family whose HAP contract is being terminated due to an owner failing to make
required repairs within the required time frame a voucher no later than 30 days prior to the termination
of the HAP contract. The initial term of the voucher will be 120 calendar days. No briefing is required for
these families.
In order to receive tenant-based assistance under the HCV program, the family must submit a Request
for Tenancy Approval and proposed lease within the 120-day period, unless the PHA grants an
extension. The PHA will follow the policies set forth in Chapter 5 on voucher extension and expiration.
Offer of Public Housing [24 CFR 983.208(d)(6)(ii)]
If the family is unable to lease a new unit within the term of the voucher, and the PHA owns or operates public
housing, the PHA must offer, and, if accepted, provide the family a selection preference for an appropriate-size
public housing unit that first becomes available for occupancy after the time period expires.

PHA Policy
The PHA does operate a public housing program and will provide a preference for PBV families whose
units are being removed from the HAP contract or whose HAP contract is being terminated due to an
owner failing to make required repairs within the required time frame, and who were unable to lease a
new unit within the term of the voucher.
Thirty days prior to the expiration date of the voucher, the PHA will provide written notice to the family
stating that the PHA does provide such a preference and providing an estimation of availability for the
appropriately-size public housing unit.
Relocation Assistance [24 CFR 983.208(d)(6)(iii)]
PHAs may assist families relocating due to the HAP contract being terminated as a result of the owner failing
to make required repairs within the required time frame in finding a new unit, including using up to two months
of the withheld and abated assistance payments for costs directly associated with relocating to a new unit,
including security deposits, temporary housing costs, or other reasonable moving costs as determined by the
PHA based on their locality.
If the PHA uses withheld and abated payments to assist with relocation costs, the PHA must provide security
deposit assistance to the family as necessary. The PHA must assist families with disabilities with locating
available accessible units in accordance with 24 CFR 8.28 (a)(3). If the family receives security deposit
assistance from the PHA for the new unit, the PHA may require the family to remit the security deposit returned
by the owner of the new unit as such time that the lease is terminated, up to the amount of security deposit
provided by the PHA for that unit.
PHA Policy
The PHA will assist families with disabilities with locating available accessible units in accordance with
program requirements.
The PHA will use up to two months of withheld and abated payment to assist with any required security
deposit at the new unit. Funds will not be used for any other relocation assistance.
If the family receives a refund of a security deposit for the new unit, the PHA will not require any
amount to be remitted to the PHA.

17-V.D. AMENDMENTS TO THE HAP CONTRACT TO ADD OR SUBSTITUTE UNITS [24 CFR 983.207]
At the PHA’s discretion, the PHA and owner may execute an amendment to the HAP contract to substitute a
different unit with the same number of bedrooms in the same project for a previously covered contract unit or to
add additional contract units to the existing HAP contract without a new proposal selection.
The proposed substituted or added units may be vacant or occupied (subject to the requirements of 24 CFR
983.207(c) described below). Before any such substitution or addition can take place:

The units must comply with housing quality standards;

The rent to owner must be reasonable; and

One of the following conditions must apply:
-
The units existed at the time of HAP contract execution; or
-
In the case of a project completed in stages, the units existed at the time of PHA acceptance of the last
completed units; or
-
A unit, office space, or common area within the interior of a building containing contract units existed at
the time described above, as applicable, and is reconfigured without impacting the building envelope,
subject to 24 CFR 983.207(d), into one or more units to be added or substituted.
The PHA must describe in the administrative plan the circumstances under which it will add or substitute
contract units, and how those circumstances support the goals of the PBV program.
PHA Policy
The PHA will add units to the contract on a case-by-case basis to ensure the availability of affordable
housing as long as the addition of units does not exceed allowable project caps.
Addition of Contract Units [24 CFR 983.207(b)]
Before adding any contract units, the units must comply with housing quality standards and the rent to owner
must be reasonable. The additional PBV units, however, are still subject to the PBV program cap and project
cap. However, added units that qualify for an exclusion from the program cap (as described in 24 CFR 983.59)
or an exception to or exclusion from the project cap (as described in 24 FR 983.54(c) and 24 CFR 983.59,
respectively) do not count toward such caps.
Substituting or Adding Occupied Units [24 CFR 983.207(c)]
The PHA may place occupied units on the HAP contract subject to the following:

The family occupying the unit must be eligible for assistance;

The unit must be the appropriate for the size of the family occupying the unit under the PHA’s subsidy
standards;

The family must be selected from the waiting list in accordance with applicable selection policies; and

The unit may be occupied by a family who was assisted with a tenant-based voucher immediately prior to
the unit being placed on the PBV HAP contract. The tenant-based HAP contract for the unit must terminate

before the unit may be placed under the PBV HAP contract. The family occupying the unit is not a new
admission to the voucher program.
-
If the family is in the initial term of the tenant-based lease, the family agreed to mutually terminate the
tenant-based lease with the owner and enter into a PBV lease.
-
If the initial term of the tenant-based lease has passed or the end of that term coincides with the time at
which the unit will be placed on the PBV HAP contract, upon the owner’s decision not to renew the
tenant-based lease or to terminate the tenant-based lease in accordance with 24 CFR 982.308 or
982.310, respectively, the family agreed to relinquish the tenant-based voucher and enter into a PBV
lease.
17-V.E. HAP CONTRACT YEAR, ANNIVERSARY AND EXPIRATION DATES [24 CFR 983.207(B)(2) AND
983.302(E)]
The HAP contract year is the period of 12 calendar months preceding each annual anniversary of the HAP
contract during the HAP contract term. The initial contract year is calculated from the first day of the first
calendar month of the HAP contract term.
The annual anniversary of the HAP contract is the first day of the first calendar month after the end of the
preceding contract year.
There is a single annual anniversary and expiration date for all units under a particular HAP contract, even in
cases where contract units are placed under the HAP contract in stages (on different dates) or units are added
by amendment. The anniversary and expiration dates for all units coincide with the dates for the contract units
that were originally placed under contract.
17-V.F. OWNER RESPONSIBILITIES UNDER THE HAP CONTRACT [24 CFR 983.210]
When the owner executes the HAP contract s/he certifies that at such execution and at all times during the
term of the HAP contract:

All contract units are in good condition and the owner is maintaining the premises and contract units in
accordance with HQS;

The owner is providing all services, maintenance, equipment and utilities as agreed to under the HAP
contract and the leases;

Each contract unit for which the owner is receiving HAP, is leased to an eligible family referred by the PHA,
and the lease is in accordance with the HAP contract and HUD requirements;

To the best of the owner’s knowledge the family resides in the contract unit for which the owner is receiving
HAP, and the unit is the family’s only residence;


The owner (including a principal or other interested party) is not the spouse, parent, child, grandparent,
grandchild, sister, or brother of any member of a family residing in a contract unit;

The amount of the HAP the owner is receiving is correct under the HAP contract;

The rent for contract units does not exceed rents charged by the owner for comparable unassisted units;

Except for HAP and tenant rent, the owner has not received and will not receive any other payment or
consideration for rental of the contract unit;

The family does not own or have any interest in the contract unit (does not apply to family's membership in
a cooperative); and

Repair work on the project selected as an existing project that is performed after HAP execution within
such post-execution period as specified by HUD may constitute development activity, and if determined to
be development activity, the repair work undertaken shall be in compliance with Davis-Bacon wage
requirements.
17-V.F. ADDITIONAL HAP REQUIREMENTS
Housing Quality and Design Requirements [24 CFR 983.101(e) and 983.208(a)]
The owner is required to maintain and operate the contract units and premises in accordance with HQS,
including performance of ordinary and extraordinary maintenance. The owner must provide all the services,
maintenance, equipment, and utilities specified in the HAP contract with the PHA and in the lease with each
assisted family. In addition, maintenance, replacement and redecoration must be in accordance with the
standard practice for the building as established by the owner.
The PHA may elect to establish additional requirements for quality, architecture, or design of PBV housing.
Any such additional requirements must be specified in the Agreement to enter into a HAP contract and the
HAP contract. These requirements must be in addition to, not in place of, compliance with HQS.
PHA Policy
The PHA will identify the need for any special features on a case-by-case basis depending on the
intended occupancy of the PBV project. The PHA will specify any special design standards or additional
requirements in the invitation for PBV proposals, the agreement to enter into HAP contract, and the
HAP contract.

Vacancy Payments [24 CFR 983.352(b)]
At the discretion of the PHA, the HAP contract may provide for vacancy payments to the owner for a PHA-
determined period of vacancy extending from the beginning of the first calendar month after the move-out
month for a period not exceeding two full months following the move-out month. The amount of the vacancy
payment will be determined by the PHA and cannot exceed the monthly rent to owner under the assisted
lease, minus any portion of the rental payment received by the owner (including amounts available from the
tenant’s security deposit).
PHA Policy
The PHA will decide on a case-by-case basis if the PHA will provide vacancy payments to the owner.
The HAP contract with the owner will contain any such agreement, including the amount of the vacancy
payment and the period for which the owner will qualify for these payments.

PART VI: SELECTION OF PBV PROGRAM PARTICIPANTS
17-VI.A. OVERVIEW
Many of the provisions of the tenant-based voucher regulations [24 CFR 982] also apply to the PBV program.
This includes requirements related to determining eligibility and selecting applicants from the waiting list. Even
with these similarities, there are requirements that are unique to the PBV program. This part describes the
requirements and policies related to eligibility and admission to the PBV program.
17-VI.B. ELIGIBILITY FOR PBV ASSISTANCE [24 CFR 983.251(A) AND (B)]
The PHA may select families for the PBV program from those who are participants in the PHA’s tenant-based
voucher program and from those who have applied for admission to the voucher program. For voucher
participants, eligibility was determined at original admission to the voucher program and does not need to be
redetermined at the commencement of PBV assistance. For all others, eligibility for admission must be
determined at the commencement of PBV assistance using information received and verified by the PHA
within a period of 60 days before commencement of PBV assistance. For all families, the PHA must determine
the total tenant payment for the family is less than the gross rent, such that the unit will be eligible for a
monthly HAP.
Applicants for PBV assistance must meet the same eligibility requirements as applicants for the tenant-based
voucher program. Applicants must qualify as a family as defined by HUD and the PHA, meet asset limitation
requirements, have income at or below HUD-specified income limits, and qualify on the basis of citizenship or
the eligible immigration status of family members [24 CFR 982.201(a) and 24 CFR 983.2(a)]. In addition, an
applicant family must provide social security information for family members [24 CFR 5.216 and 5.218] and
consent to the PHA’s collection and use of family information regarding income, expenses, and family
composition [24 CFR 5.230]. The PHA may also not approve a tenancy if the owner (including a principal or
other interested party) of the unit is the parent, child, grandparent, grandchild, sister, or brother of any member
of the family, unless needed as a reasonable accommodation. An applicant family must also meet HUD
requirements related to current or past criminal activity.
PHA Policy
The PHA will determine an applicant family’s eligibility for the PBV program in accordance with the
policies in Chapter 3.
In-Place Families [24 CFR 983.251(b)]
An family residing in a proposed PBV contract unit on the proposal or project selection date is considered an
“in-place family.” If an in-place family is determined to be eligible prior to placement of the family’s unit on the
HAP contract, the in-place family must be placed on the PHA’s waiting list (if the family is not already on the
list). Once the family’s continued eligibility is determined (the PHA may deny assistance to an in-place family
for the grounds specified in 24 CFR 982.552 and 982.553), the family must be given an absolute selection
preference and the PHA must refer these families to the applicable project owner for an appropriately sized
PBV unit in the specific project. Admission of eligible in-place families is not subject to income targeting
requirements.

During the initial term of the lease under the tenant-based tenancy, an in-place tenant-based voucher family
may agree, but is not required, to mutually terminate the lease with the owner and enter into a lease and
tenancy under the PBV program. If the family chooses to continue the tenant-based assisted tenancy, the unit
may not be added to the PBV HAP contract. The owner may not terminate the lease for other good cause
during the initial term unless the owner is terminating the tenancy because of something the family did or failed
to do in accordance with  24 CFR 982.310(d)(2). The owner is expressly prohibited from terminating the
tenancy during the initial term of the lease based on the family’s failure to accept the offer of a new lease or
revision, or for a business or economic reason.
If, after the initial term, the owner chooses not to renew the lease or terminates the lease for other good cause
(as defined in 24 CFR 982.310(d)) to end the tenant-based assisted tenancy, the family would be required to
move with continued tenant-based assistance or relinquish the tenant-based voucher and enter into a new
lease to receive PBV assistance in order to remain in the unit.
17-VI.C. ORGANIZATION OF THE WAITING LIST [24 CFR 983.251(C)]
Applicants who will occupy units with PBV assistance must be selected from the waiting list for the PBV
program. The PHA or owner (as applicable) may establish selection criteria or preferences for occupancy of
particular PBV units. The PHA may place families referred by the PBV owner on its PBV waiting list. The PHA
must establish in the administrative plan the options it will use to structure the PBV waiting list. The PHA may:

Use a separate, central, waiting list comprised of more than one or all PBV projects;

Use the same waiting list for both tenant-based and some or all PBV projects;

Use a separate waiting list for PBV units in individual projects or buildings (or for sets of such units) (which
may be used in combination with either of the above options and may be maintained by the owner); or

Merge the PBV waiting list with a waiting list for other assisted housing programs offered by the PHA.
If the PHA chooses to offer a separate waiting list for PBV assistance, the PHA must offer to place applicants
who are listed on the tenant-based waiting list on the waiting list for PBV assistance. The PHA must specify the
name of the PBV projects in its administrative plan.

PHA Policy
The PHA will establish and manage separate waiting lists for individual projects or buildings that are
receiving PBV assistance. The PHA currently has waiting lists for the following PBV projects:
Proposed new project through RAD transfer of assistance to Villas on McQueen located on McQueen
and Chandler Blvd (2025).
PHA Waiting List Preferences [24 CFR 983.251(c)(3)]
The PHA may establish in its administrative plan any preferences for occupancy of particular units including
the name of the projects and the specific preferences that are to be used by project. Criteria for occupancy of
units (e.g., elderly families) may also be established, however, selection of families must be done through
admission preference. The PHA may use the same selection preferences that are used for the tenant-based
voucher program, establish selection criteria or preferences for the PBV program as a whole, or for occupancy
of particular PBV developments or units. The PHA must provide an absolute selection preference for eligible in
-place families as described in Section 17-VI.B. above. For both excepted units and units under the increased
program cap, 24 CFR 983.262(b)(2) requires that the PHA must select families from the waiting list though an
admission preference for these types of units.
PHA Policy
The PHA will provide a selection preference when required by the regulation (e.g., eligible in-place
families, elderly families or units with supportive services, or mobility impaired persons for accessible
units). The PHA will not offer any additional preferences for the PBV program or for particular PBV
projects or units.
[See the Guide for Chapter 17 and insert information on applicable preferences.]
17-VI.D. OWNER-MAINTAINED WAITING LISTS [24 CFR 983.251(C)(7)]
When the PHA uses separate waiting lists for individual projects or buildings, the PHA may establish in the
administrative plan that owners will maintain the waiting lists.
All HCV waiting list administration requirements that apply to the PBV program also apply to owner-maintained
waiting lists [24 CFR part 982, subpart E, other than 24 CFR 982.201(e), 982.202(b)(2), and 982.204(d)].
Under an owner-maintained waiting list, the owner is responsible for carrying out responsibilities including, but
not limited to:

Processing changes in applicant information;

Removing an applicant’s name from the waiting list;

Opening and closing the waiting list;
-
If the owner-maintained waiting list is open and additional applicants are needed to fill vacant units, the
owner must give public notice in accordance with the requirements of 24 CFR 982.206 and the owner
waiting list policy.

Maintaining complete and accurate records as described in 24 CFR 982.158; and

Giving the PHA, HUD, and the Comptroller General full and free access to its offices and records
concerning waiting list management, as described in 24 CFR 982.158(c).
Applicants already on the PHA’s waiting list (including the tenant-based waiting list) must be permitted to place
their names on the project’s waiting lists.

Applicants may apply directly at the project, or the applicant may request that the PHA refer the applicant to
the owner for placement on the project’s waiting list. The PHA must disclose to the applicant all the PBV
projects available to the applicant, including the projects’ contact information and other basic information about
the project.
PHA Policy
The PHA will establish owner-maintained waiting lists at the following PBV projects:
[Insert list of projects for which owners maintain waiting lists.]
The PHA will disclose information to all applicants about all the PBV projects, including the projects’
contact information and other basic information such as the location, number of accessible units, types
of excepted units (if any), amenities, and anticipated waiting time.

Owner Waiting List Policy [24 CFR 983.251(c)(7)(i)]
The owner must develop and submit to the PHA a written owner waiting list policy that must include:

Policies and procedures concerning waiting list management and selection of applicants from the project’s
waiting list, including any admission preferences;

Procedures for removing applicant names from the waiting list; and

Procedures for closing and reopening the waiting list.
The owner must receive approval from the PHA in accordance with the process established in the PHA’s
administrative plan, and the PHA must include the owner’s waiting list policy in the PHA’s administrative plan.
PHA Policy
Prior to any owner initially managing a waiting list, the owner must develop and submit a written owner
waiting list policy to the PHA. Owners may not operate a waiting list without prior PHA approval. The
PHA will review the owner’s policy to ensure that, at a minimum, it includes policies and procedures
concerning waiting list management and selection of applicants from the project’s waiting list, including
any admission preferences; procedures for removing applicant names from the waiting list; and
procedures for closing and reopening the waiting list. Further, if the owner will maintain waiting list
preferences, the owner must also receive written approval from the PHA for any preferences that will be
applicable to the project (see Preferences below).
The PHA will not approve any owner waiting list policies that do not meet minimum requirements as
described in the regulations and PHA policy. Owner policies must be submitted electronically to the
PHA. If, upon review, the PHA is unable to approve the policy, the PHA will send the owner written
notice via email specifying the reasons the policy is being disapproved. The owner will have 10
business days to amend and resubmit the policy to the PHA, subject to extensions for good cause,
which the owner must request prior to the end of the 10-bussiness day period. The owner must receive
final written approval from the PHA prior to maintaining a waiting list. Once an owner’s policy is
approved, the PHA will email the owner a copy of the approval and will maintain a copy of the approval
in the project records. The PHA will also amend its administrative plan to include the name of the
project and the owner’s waiting list policy. All owner waiting list policies are included at the end of this
chapter as Exhibit 17-3.
The owner must submit any changes to the waiting list policy to the PHA in writing electronically 30
days prior to implementing the changes. The PHA will review the proposed changes and will provide
the owner with a written approval or denial letter via email. The owner may not implement any changes
to the waiting list policy without prior PHA approval. Changes to the owner’s policy will be included in
the PHA’s administrative plan.

Owner-Maintained Waiting List Preferences [24 CFR 983.251(c)(7)(ii)]
For any owner-maintained waiting lists, the owner may not give selection preferences to families without prior
PHA approval. The PHA will review and approve owner preferences as part of its owner waiting list policy
approval process. All owner preferences must be consistent with the PHA Plan. If applicable, the owner must
give an absolute preference to eligible families residing in a proposed PBV contract unit on the date the
proposal or project is selected by the PHA (“in-place families”) in accordance with 24 CFR 983.251(b).
If the project offers services for a particular type of disability, the owner’s preference must be provided to all
applicants who qualify for the voluntary services offered in conjunction with the assisted units and may not
require families to accept the particular services offered at the project nor require families to provide their own
equivalent services if they decline the project’s services. The owner may not grant a preference for persons
with specific disabilities. In advertising the project, the owner may advertise the project as offering services for
a particular type of disability; however, the preference must be provided to all applicants who qualify for the
voluntary services offered in conjunction with the assisted units. The owner is responsible for notifying the
family of any determination that the family is not eligible for a preference.
Preliminary Eligibility Determinations [24 CFR 983.251(c)(7)(vi)]
At the discretion of the PHA, the owner may make preliminary eligibility determinations for purposes of placing
the family on the waiting list and preference eligibility determinations. The PHA may choose to make this
determination rather than delegating it to the owner.
Once an owner selects the family from the waiting list, the owner refers the family to the PHA who then
determines the family’s final program eligibility. The owner may not offer a unit to the family until the PHA
determines that the family is eligible for the program.
PHA Policy
The PHA will allow the owner to make preliminary eligibility determinations for purposes of placing the
family on the waiting list. The owner must review each completed application received and make a
preliminary assessment of the family’s eligibility. Applicants for whom the waiting list is open must be
placed on the waiting list unless the owner determines the family to be ineligible. If the owner
determines from the information provided that a family is ineligible, the family will not be placed on the
waiting list. The owner is responsible for notifying the family and the PHA of the owner’s determination
not to place the applicant on the waiting list. In such a case, the owner is responsible for providing
notice in accordance with 24 CFR 982.554(a). The owner must give the applicant prompt notice of a
decision denying assistance to the applicant. The notice must contain a brief statement of the reasons
for the owner decision and must also state that the applicant may request an informal review by the
PHA.

PHA Oversight [24 CFR 983.251(c)(7)(x)]
The PHA is responsible for oversight of owner-maintained waiting lists to ensure that they are administered
properly and in accordance with program requirements, including but not limited to nondiscrimination and equal
opportunity requirements under 24 CFR 5.105(a). The PHA must identify in the administrative plan the
oversight procedures the PHA will use to ensure these requirements are met.
PHA Policy
The PHA will review owner waiting list and waiting list procedures annually. The owner must maintain
an electronic waiting list and provide the PHA electronic records upon request. The PHA will review the
owner’s waiting list policy to ensure the following:
No changes were made to the owner’s waiting list policy without prior PHA approval;
Applicants were selected from the waiting list in the proper order, recognizing applicable
preferences;
If applicable, when preferences were applied, they were properly documented;
If the owner opens the waiting list, the owner complied with requirements of 24 CFR 982.206;
The owner’s waiting list complies with all equal opportunity requirements listed under 24 CFR
5.105(a); and
Families in need of vacant accessible units were identified on the waiting list (as applicable).
The PHA will communicate any deficiencies found during the waiting list review to the owner in writing
via email within 10 business days after the PHA completes its review. The owner must provide the PHA
with a written response detailing how deficiencies were remedied within 30 calendar days of the PHA’s
email notification.
By signing the HAP contract, the owner certifies that at all times during the term of the HAP contract,
each contract unit for which the owner is receiving housing assistance payments is leased to an eligible
family selected from the owner-maintained waiting list. Serious noncompliance identified by the PHA
may result in the owner losing the ability to maintain the waiting list. If the PHA determines that the
owner has breached the HAP contract, the PHA may exercise any of its rights or remedies under the
HAP contract, including but not limited to contract termination.

17-VI.E. SELECTION FROM THE WAITING LIST [24 CFR 983.251(C)]
Income Targeting [24 CFR 983.251(c)(9)]
At least 75 percent of the families admitted to the PHA’s tenant-based and project-based voucher programs
during the PHA fiscal year from the waiting list (including owner-maintained PBV waiting lists) must be
extremely low-income families. The income targeting requirement applies to the total of admissions to both
programs.
Units with Accessibility Features [24 CFR 983.251(c)(9)]
Families who require particular accessibility features for persons with disabilities must be selected first to
occupy PBV units with such accessibility features. The PHA must have some mechanism for referring to
accessible PBV units a family that includes a person with a mobility or sensory impairment.

17-VI.F. OFFER OF PBV ASSISTANCE OR OWNER’S REJECTION
If a family refuses the PHA’s offer of PBV assistance or the owner rejects a family for admission, the family’s
position on the PHA waiting list for tenant-based assistance is not affected regardless of the type of PBV
waiting list used by the PHA. The impact (of a family’s rejection of the offer or the owner’s rejection of the
family) on a family’s position on the PBV waiting list will be determined as follows:

If a central PBV waiting list is used, the PHA’s administrative plan must address the number of offers a
family may reject without good cause before the family is removed from the PBV waiting list and whether
the owner’s rejection will impact the family’s place on the PBV waiting list.

If a project-specific PBV waiting list is used, the family’s name is removed from the project’s waiting list
connected to the family’s rejection of the offer without good cause or the owner’s rejection of the family.
The family’s position on any other project-specific PBV waiting list is not affected.

The PHA must define good cause in its administrative plan. The PHA’s definition of good cause must
include, at minimum, that:
-
The family determines the unit is not accessible to a household member with a disability or otherwise
does not meet the member’s disability-related needs;
-
The unit has housing quality standards deficiencies;
-
The family is unable to accept the offer due to circumstances beyond the family’s control (such as
hospitalization, temporary economic hardship, or natural disaster); and
-
The family determines the unit presents a health or safety risk to a household member who is or has
been a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
PHA Policy
The PHA will define good cause for rejection of a unit offer as any of the factors listed above.
The PHA must not take any of the following actions against a family who has applied for, received, or refused
an offer of PBV assistance:

Refuse to list the applicant on the waiting list for tenant-based voucher assistance;
-
The PHA (or owner in the case of owner-maintained waiting lists) is not required to open a closed
waiting list to place the family on that waiting list.

Deny any admission preference for which the applicant is currently qualified;

Change the applicant’s place on the waiting list based on preference, date, and time of application, or other
factors affecting selection from the waiting list;

Remove the applicant from the tenant-based voucher waiting list.
Acceptance of Offer [24 CFR 983.252(a) and (b)]
Family Briefing
When a family accepts an offer for PBV assistance, the PHA must give the family an oral briefing. The briefing
must include information on how the program works, the responsibilities of the family and owner, and the
family’s right to move.
In addition to the oral briefing, the PHA must provide a briefing packet that contains the following information:

How the PHA determines the total tenant payment for a family;

The family obligations under the program;


Information on federal, state, and local equal opportunity laws, the contact information for the Section 504
coordinator, a copy of the housing discrimination complaint form, and information on how to request a
reasonable accommodation or modification under Section 504, the Fair Housing Act, and the Americans
with Disabilities Act;

PHA subsidy standards, including when the PHA will consider granting exceptions to the standards, and
when exceptions are required as a reasonable accommodation for a person with disabilities under Section
504, the Fair Housing Act, or the Americans with Disabilities Act; and

The family’s right to move.
The PHA and family must sign the statement of family responsibility.
Persons with Disabilities
The PHA must take appropriate steps to ensure  effective communication, in accordance with 24 CFR 8.6 and
28 CFR Part 35, subpart E, and must provide information on the reasonable accommodation process in
conducting the oral briefing and in providing the written information packet. This may include making
alternative formats available (see Chapter 2). In addition, the PHA must have a mechanism for referring a
family that includes a member with a mobility impairment to an appropriate accessible PBV unit.
Persons with Limited English Proficiency [24 CFR 983.252(d)]
The PHA must take reasonable steps to ensure meaningful access by persons with limited English proficiency
in accordance with Title VI of the Civil Rights Act of 1964, HUD’s implementing regulation at 24 CFR Part 1,
Executive Order 13166 (see Chapter 2), and HUD’s Final Guidance to Federal Financial Assistance Recipients
Regarding Title VI Prohibition Against National Origin Discrimination Affecting Limited English Proficient
Persons (72 FR 2732) or successor authority.
19-VI.G. LEASING OF CONTRACT UNITS [24 CFR 983.252]
The owner is responsible for developing written tenant selection procedures that are consistent with the
purpose of improving housing opportunities for very low-income families and reasonably related to program
eligibility and an applicant’s ability to fulfill their obligations under the lease. An owner must promptly notify in
writing any rejected applicant of the grounds for any rejection [24 CFR 983.253(a)(2) and (a)(3)]. The owner
must provide a copy of the rejection notice to the PHA. During the term of the HAP contract, the owner must
lease contract units to eligible families that are selected from the waiting list for the PBV program. The contract
unit leased to the family must be the appropriate size unit for the size of the family, based on the PHA’s
subsidy standards.
Filling Vacancies [24 CFR 983.254(a)]
The PHA and the owner must make reasonable, good-faith efforts to minimize the likelihood and length of any
vacancy in a contract unit. However, contract units in a rehabilitated housing project undergoing development
activity after HAP contract execution that are not available for occupancy are not subject to this requirement.
If an owner-maintained waiting list is used, the owner must promptly notify the PHA of any vacancy or
expected vacancy in a contract unit and refer the family to the PHA for final eligibility determination. The PHA
must make every reasonable effort to make such final eligibility determination within 30 calendar days.

If a PHA-maintained waiting list is used, the owner must promptly notify the PHA of any vacancy or expected
vacancy in a contract unit. After receiving such notice, the PHA must make every reasonable effort to promptly
refer a sufficient number of families for the owner to fill such vacancies within 30 calendar days.
PHA Policy
For units where the waiting list is owner-maintained, the owner must notify the PHA in writing via email
within five business days of learning about any vacancy or expected vacancy.
The owner is responsible for notifying the family of their selection from the waiting list. The PHA will
make every reasonable effort to notify the owner in writing via email of the PHA’s eligibility
determination within 30 calendar days of receiving such notice from the owner. If the family is
determined eligible, the PHA will notify the family and refer them back to the owner for a suitability
screening. If the owner rejects the family after conducting a suitability screening, the owner must
provide a copy of the rejection notice to the PHA. The owner may not offer a unit to a family until the
PHA determines that the family is eligible for the program and has given the owner written confirmation.
For units where the waiting list is PHA-maintained, the owner must notify the PHA in writing via email
within five business days of learning about any vacancy or expected vacancy. The PHA will refer
families determined eligible to the owner for a suitability determination within 30 calendar days of
receiving such notice from the owner. If the owner rejects the family after conducting a suitability
screening, the owner must provide a copy of the rejection notice to the PHA. The owner may not offer a
unit to a family until the PHA determines that the family is eligible for the program and has given the
owner written confirmation.
Reduction in HAP Contract Units Due to Vacancies [24 CFR 983.254(b)]
If any contract units have been vacant for 120 or more days since owner notice of the vacancy, and
notwithstanding the reasonable good-faith efforts of the PHA and the owner to fill such vacancies, the PHA
may give notice to the owner amending the HAP contract to reduce the number of contract units by subtracting
the number of contract units (according to the bedroom size) that have been vacant for this period.
PHA Policy
If any contract units have been vacant for 120 days, the PHA will give notice to the owner that the HAP
contract will be amended to reduce the number of contract units that have been vacant for this period.
The PHA will provide the notice to the owner within 10 business days of the 120th day of the vacancy.
The amendment to the HAP contract will be effective the 1st day of the month following the date of the
PHA’s notice.

17-VI.H. TENANT SCREENING [24 CFR 983.255]
PHA Option
The PHA is not responsible or liable to the owner or any other person for the family’s behavior or suitability for
tenancy. However, the PHA may opt to screen applicants for family behavior or suitability for tenancy and may
deny applicants based on such screening.
PHA Policy
The PHA will not conduct screening to determine a PBV applicant family’s suitability for tenancy.
The PHA must provide the owner with an applicant family’s current and prior address (as shown in PHA
records) and the name and address (if known by the PHA) of the family’s current landlord and any prior
landlords.
In addition, the PHA may offer the owner other information the PHA may have about a family, including
information about the tenancy history of family members or about drug trafficking and criminal activity by family
members. The PHA must provide applicant families a description of the PHA policy on providing information to
owners, and the PHA must give the same types of information to all owners.
The protections for victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking
in 24 CFR part 5, subpart L, apply to tenant screening. The PHA may not disclose to the owner any
confidential information provided in response to a request for documentation of domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, except at the written request or with the written consent
of the individual providing the documentation [see 24 CFR 5.2007(a)(4)].
PHA Policy
The PHA will inform owners of their responsibility to screen prospective tenants and will provide owners
with the required known name and address information, at the time of the turnover inspection or before.
The PHA will not provide any additional information to the owner, such as tenancy history, criminal
history, etc.
Owner Responsibility
The owner is responsible for screening and selection of the family to occupy the owner’s unit. When screening
families the owner may consider a family’s background with respect to the following factors:

Payment of rent and utility bills;

Caring for a unit and premises;

Respecting the rights of other residents to the peaceful enjoyment of their housing;

Drug-related criminal activity or other criminal activity that is a threat to the health, safety, or property of
others; and

Compliance with other essential conditions of tenancy.

PART VII: OCCUPANCY
17-VII.A. OVERVIEW
After an applicant has been selected from the waiting list, determined eligible by the PHA, referred to an owner
and determined suitable by the owner, the family will sign the lease and occupancy of the unit will begin.
17-VII.B. LEASE [24 CFR 983.256]
The tenant must have legal capacity to enter a lease under state and local law. Legal capacity means that the
tenant is bound by the terms of the lease and may enforce the terms of the lease against the owner [24 CFR
983.256(a)].
Form of Lease [24 CFR 983.256(b)]
The tenant and the owner must enter into a written lease agreement that is signed by both parties. If an owner
uses a standard lease form for rental units to unassisted tenants in the locality or premises, the same lease
must be used for assisted tenants, except that the lease must include a HUD-required tenancy addendum. The
tenancy addendum must include, word-for-word, all provisions required by HUD.
If the owner does not use a standard lease form for rental to unassisted tenants, the owner may use another
form of lease, such as a PHA model lease.
The PHA may review the owner’s lease form to determine if the lease complies with state and local law. If the
PHA determines that the lease does not comply with state or local law, the PHA may decline to approve the
tenancy.
PHA Policy
The PHA will not review the owner’s lease for compliance with state or local law.
Lease Requirements [24 CFR 983.256(c)]
The lease for a PBV unit must specify all of the following information:

The names of the owner and the tenant;

The unit rented (address, apartment number, if any, and any other information needed to identify the
leased contract unit);

The term of the lease (initial term and any provision for renewal);

The amount of the tenant rent to owner, which is subject to change during the term of the lease in
accordance with HUD requirements;

A specification of the services, maintenance, equipment, and utilities that will be provide by the owner; and

The amount of any charges for food, furniture, or supportive services.
Tenancy Addendum [24 CFR 983.256(d)]
The tenancy addendum in the lease must state:

The program tenancy requirements;

The composition of the household as approved by the PHA (the names of family members and any PHA-
approved live-in aide);


All provisions in the HUD-required tenancy addendum must be included in the lease. The terms of the
tenancy addendum prevail over other provisions of the lease.
Initial Term and Lease Renewal [24 CFR 983.256(f)]
The initial lease term must be for at least one year. The lease must provide for automatic renewal after the
initial term of the lease in either successive definitive terms (e.g. month-to-month or year-to-year) or an
automatic indefinite extension of the lease term. For automatic indefinite extension of the lease term, the lease
terminates if any of the following occur:

The owner terminates the lease for good cause

The tenant terminates the lease

The owner and tenant agree to terminate the lease

The PHA terminates the HAP contract

The PHA terminates assistance for the family
Changes in the Lease [24 CFR 983.256(e)]
If the tenant and owner agree to any change in the lease, the change must be in writing, and the owner must
immediately give the PHA a copy of all changes.
The owner must notify the PHA in advance of any proposed change in the lease regarding the allocation of
tenant and owner responsibilities for utilities.
Such changes may only be made if approved by the PHA and in accordance with the terms of the lease
relating to its amendment. The PHA must redetermine reasonable rent, in accordance with program
requirements, based on any change in the allocation of the responsibility for utilities between the owner and
the tenant. The redetermined reasonable rent will be used in calculation of the rent to owner from the effective
date of the change.
Owner Termination of Tenancy [24 CFR 983.257]
With two exceptions, the owner of a PBV unit may terminate tenancy for the same reasons an owner may in
the tenant-based voucher program (see Section 12-III.B. and 24 CFR 982.310). In the PBV program,
terminating tenancy for “good cause” does not include doing so for a business or economic reason, or a desire
to use the unit for personal or family use or other non-residential purpose. The regulations at 24 CFR 5.858
through 5.861 on eviction for drug and alcohol abuse and 24 CFR Part 5, subpart L (Protection for Victims of
Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking) apply to the PBV program.
In addition, the owner may terminate the tenancy in accordance with the requirements related to lease
terminations for development activity on units under a HAP contract and for substantial improvement to units
under a HAP contract.
Tenant Absence from the Unit [24 CFR 983.256(g) and 982.312(a)]
The lease may specify a maximum period of family absence from the unit that may be shorter than the
maximum period permitted by PHA policy. According to program requirements, the family’s assistance must be
terminated if they are absent from the unit for more than 180 consecutive days. PHA termination of assistance
actions due to family absence from the unit are subject to 24 CFR 981.312, except that the unit is not
terminated from the HAP contract if the family is absent for longer than the maximum period permitted.

Continuation of Housing Assistance Payments [24 CFR 982.258]
Housing assistance payments shall continue until the tenant rent equals the rent to owner. The cessation of
housing assistance payments at such point will not affect the family's other rights under its lease, nor will such
cessation preclude the resumption of payments as a result of later changes in income, rents, or other relevant
circumstances if such changes occur within 180 days following the date of the last housing assistance payment
by the PHA. After the 180-day period, the unit shall be removed from the HAP contract pursuant to 24 CFR
983.211.
PHA Policy
If a participating family receiving zero assistance experiences a change in circumstances that would
result in a HAP payment to the owner, the family must notify the PHA of the change and request an
interim reexamination before the expiration of the 180-day period.
Security Deposits [24 CFR 983.259]
The owner may collect a security deposit from the tenant. The PHA may prohibit security deposits in excess of
private market practice, or in excess of amounts charged by the owner to unassisted tenants.
PHA Policy
The PHA will allow the owner to collect a security deposit amount the owner determines is appropriate.
When the tenant moves out of a contract unit, the owner, subject to state and local law, may use the security
deposit, including any interest on the deposit, in accordance with the lease, as reimbursement for any unpaid
tenant rent, damages to the unit, or other amounts owed by the tenant under the lease.
The owner must give the tenant a written list of all items charged against the security deposit and the amount
of each item. After deducting the amount used to reimburse the owner, the owner must promptly refund the full
amount of the balance to the tenant.
If the security deposit does not cover the amount owed by the tenant under the lease, the owner may seek to
collect the balance from the tenant. The PHA has no liability or responsibility for payment of any amount owed
by the family to the owner.
17-VII.C. MOVES
Overcrowded, Under-Occupied, and Accessible Units [24 CFR 983.260]
If the PHA determines that a family is occupying a wrong size unit, based on the PHA’s subsidy standards, or a
unit with accessibility features that the family does not require, and the unit is needed by a family that does
require the features, the PHA must promptly notify the family and the owner of this determination, and within 60
days of the determination, and the PHA must offer the family the opportunity to receive continued housing
assistance in another unit.
PHA Policy
The PHA will notify the family and the owner of the family’s need to move based on the occupancy of a
wrong-size or accessible unit within 10 business days of the PHA’s determination. The PHA will offer
the family the following types of continued assistance in the following order, based on the availability of
assistance:
PBV assistance in the same building or project;
PBV assistance in another project; and
Tenant-based voucher assistance.

If no continued housing assistance is available, the PHA must remove the wrong-sized or accessible unit from
the HAP contract to make voucher assistance available to issue the family a tenant-based voucher.
If the PHA offers the family a tenant-based voucher, the PHA must terminate the housing assistance payments
for a wrong-sized or accessible unit at the earlier of the expiration of the term of the family’s voucher (including
any extension granted by the PHA) or the date upon which the family vacates the unit. If the family does not
move out of the wrong-sized unit or accessible unit by the expiration of the term of the family's voucher, the
PHA must remove the unit from the HAP contract.
If the PHA offers the family another form of assistance that is not a tenant-based voucher, the PHA must
terminate the housing assistance payments for the wrong-sized or accessible unit and remove the unit from the
HAP contract when:

The PHA has offered PBV assistance or other project-based assistance in an appropriately sized unit, and
the family does not accept the offer, does not move out of the PBV unit within a reasonable time as
determined by the PHA (not to exceed 90 days); or

The PHA has offered other comparable tenant-based rental assistance, the family either accepts or does
not accept the offer but does not move out of the PBV unit within a reasonable time as determined by the
PHA (not to exceed 90 days).
In either of the above situations, the family may request, and the PHA may grant, one extension not to exceed
up to an additional 90 days to accommodate the family’s efforts to locate affordable, safe, and geographically
proximate replacement housing.
The PHA must terminate the housing assistance payments for the wrong-sized or accessible unit and remove
the unit from the HAP contract when the PHA has offered PBV assistance or other project-based assistance in
an appropriately sized unit, and the family accepts the offer but does not move out of the PBV unit within a
reasonable time as determined by the PHA (not to exceed 90 days). No extensions may be granted in this
case. The PHA may reinstate a removed unit to the HAP contract after the family vacates the property, in
accordance with 24 CFR 983.207(b).
PHA Policy
When the PHA offers a family another form of assistance that is not a tenant-based voucher, the family
will be given 30 days from the date of the offer to accept the offer and move out of the PBV unit. If the
family does not move out within this 30-day time frame, the PHA will terminate the housing assistance
payments at the expiration of this 30-day period.
The PHA may make exceptions to this 30-day period if needed for reasons beyond the family’s control
such as death, serious illness, or other medical emergency of a family member.
Family Right to Move [24 CFR 983.261]
The family may terminate the lease at any time after one year of PBV assistance. The family must give
advance written notice to the owner in accordance with the lease and provide a copy of such notice to the
PHA. If the family wishes to move with continued tenant-based assistance, the family must contact the PHA to
request the rental assistance prior to providing notice to terminate the lease. The right to request a move with
tenant-based assistance does not expire, and the family may request a move at any time after the one-year
period has expired.
If the family terminates the lease in accordance with these requirements, the PHA is required to offer the family
the opportunity for continued tenant-based assistance, in the form of a voucher or other comparable tenant-
based rental assistance. The PHA must specify in the administrative plan whether it will offer families
assistance under the voucher program or other comparable tenant-based rental assistance. If voucher
assistance is offered to the family and the search term expires, the PHA must issue the voucher to the next
eligible family before issuing another voucher to the family that requested to move. If voucher or other
comparable tenant-based assistance is not immediately available uponthe family’s request to the PHA, the
PHA must give the family priority to receive the next available opportunity for continued tenant-based

assistance. The PHA must describe in its Administrative Plan its policies and procedures for how the family
must contact the PHA and how the PHA documents families waiting for continued tenant-based rental
assistance.
If the family terminates the assisted lease before the end of the first year, the family relinquishes the
opportunity for continued tenant-based assistance.
Emergency Transfers under VAWA [Notice PIH 2017-08 and 24 CFR 983.261(f) and (g]
In the case of a move due to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking,
PHAs must describe policies for facilitating emergency transfers for families with PBV assistance in their
Emergency Transfer Plan, including when a victim has been living in a unit for less than a year or when a
victim seeks to move sooner than a tenant-based voucher is available.
When the family or a member of the family is or has been the victim of domestic violence, dating violence,
sexual assault, stalking, or human trafficking, and the move is needed to protect the health or safety of the
family or family member, the family is not required to give the owner advance written notice or contact the PHA
before moving from the unit. Additionally, when any family member has been the victim of a sexual assault that
occurred on the premises during the 90-calendar-day period preceding the family’s request to move, the family
is not required to give the owner advance written notice or contact the PHA before moving from the unit. A
PHA may not terminate the assistance of a family due to a move occurring under these circumstances and
must offer the family the opportunity for continued tenant-based assistance if the family had received at least
one year of PBV assistance prior to moving.
If a family break-up results from an occurrence of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking
or human trafficking, the PHA must ensure that the victim retains assistance.
PHA Policy
When the victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking has
lived in the unit for less than one year, the PHA will provide several options for continued assistance.
The PHA will first try to transfer the participant to another PBV unit in the same development or transfer
to a different development where the PHA has PBV units. The PHA will expedite the administrative
processes in this case in an effort to conduct the transfer as quickly as possible.
If no units are available for an internal transfer, or if there is reasonable cause to believe that such a
transfer would put the victim in jeopardy, the participant may receive continued assistance through an
external transfer to either tenant-based rental assistance (HCV) or assistance in the PHA’s public
housing program. Such a decision will be made by the PHA based on the availability of tenant-based
vouchers and/or vacancies in public housing units. Such families must be selected from the waiting list
for the applicable program. The PHA has adopted a waiting list preference for victims of domestic
violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human trafficking in both its HCV and public
housing programs in order to expedite this process. See Section 4-III.C. of this administrative plan.
If a victim wishes to move of occupancy in the unit, but no tenant-based vouchers are available, the
PHA will offer the participant an internal transfer to another PBV unit in the same development or a
transfer to a different development where the PHA has PBV units. The PHA will expedite the
administrative processes in this case in an effort to conduct the transfer as quickly as possible.
If no units are available for an internal transfer, or if there is reasonable cause to believe that such a
transfer would put the victim in jeopardy, the participant may receive continued assistance through an
external transfer to the PHA’s public housing program. The PHA has adopted a waiting list preference
for victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human trafficking as part
of the public housing ACOP in order to expedite this process.

PART VIII: DETERMINING RENT TO OWNER
17-VIII.A. OVERVIEW [24 CFR 983.301(A)]
The amount of the initial rent to an owner of units receiving PBV assistance is established at the beginning of
the HAP contract term. Although for rehabilitated or newly constructed housing, the AHAP states the estimated
amount of the initial rent to owner, the actual amount of the initial rent to owner is established at the beginning
of the HAP contract term.
During the tem of the HAP contract, the rent to owner is redetermined at the owner’s request in accordance
with program requirements, and at such time that there is a ten percent or greater decrease in the published
FMR.
17-VIII.B. AMOUNT OF RENT TO OWNER [24 CFR 983.301(B)]
Except for certain tax credit units (discussed below), the rent to owner must not exceed the lowest of the
following amounts:

An amount determined by the PHA in accordance with the administrative plan not to exceed 110 percent of
the applicable fair market rent (or amount of any applicable exception payment standard) for the unit
bedroom size minus any utility allowance;

The reasonable rent; or

The rent requested by the owner.

Rent to Owner for Certain Tax Credit Units [24 CFR 983.301(c)]
For certain tax credit units, the rent limits are determined differently than for other PBV units. Tax credit units
that do not meet the criteria below will have their rents determined by the PHA pursuant to 24 CFR 983.301(b)
as stated above.
Rents are set differently in contract units that meet all of the following criteria:

The contract unit receives a low-income housing tax credit under the Internal Revenue Code of 1986;

The contract unit is not located in a qualified census tract;

In the same building, there are comparable tax credit units of the same bedroom size as the contract unit
and the comparable tax credit units do not have any form of rental assistance other than the tax credit; and

The tax credit rent exceeds 110 percent of the fair market rent (or any approved exception payment
standard) as determined in 24 CFR 983.301(b);
For contract units that meet these criteria, the rent to owner must not exceed the lowest of:

An amount determined by the PHA in accordance with the administrative plan, not to exceed the tax credit
rent minus any utility allowance;

The reasonable rent; or

The rent requested by the owner.
Tax credit rent is the rent charged for comparable units of the same bedroom size in the building that also
receive the low-income housing tax credit but do not have any additional rental assistance (e.g., additional
assistance such as tenant-based voucher assistance).

Use of Small Area FMRs (SAFMRs) [24 CFR 888.113(h) and 24 CFR 983.301(f)(3)]
Unless one of the following exceptions apply, SAFMRs do not apply to PBV projects regardless of whether
HUD designates the metropolitan area or the PHA notifies HUD and implements the SAFMRs under paragraph
883.113(c)(3).

Where the proposal or project selection date was on or before the effective dates of either or both the
SAFMR designation/implementation and the PHA administrative policy, the PHA and owner may mutually
agree to apply the SAFMR. The application of the SAFMRs must be prospective and consistent with the
PHA administrative plan. The owner and PHA may not subsequently choose to revert back to the use of
the metropolitan-wide or county-wide FMRs for the PBV project. If the rent to owner will increase as a
result of the mutual agreement to apply the SAFMRs to the PBV project, the rent increase must not be
effective until the next annual anniversary of the HAP contract.

Where the proposal or project selection date was after the effective dates of both the SAFMR
designation/implementation and the PHA administrative policy, the SAFMR must apply to the PBV project if
the PHA administrative plan provides that SAFMRs are used for all future PBV projects. If the PHA
chooses to implement this administrative policy, the SAFMRs must apply to all future PBV projects located
within the same metropolitan area or non-metropolitan county where the SAFMRs are in effect for the
PHA’s HCV program. An owner and the PHA may not subsequently choose to apply the metropolitan area
or county FMR to the project, regardless of whether the PHA subsequently changes its administrative plan
to revert to the use of metropolitan-wide or county-wide FMR for future PBV projects.
For purposes of this section, the term effective date of the Small Area FMR designation means:

The date that HUD designated a metropolitan area as a SAFMR area; or

The date that HUD approved a PHA request to voluntarily opt to use Small Area FMRs for its HCV
program, as applicable.
For purposes of this section, the term effective date of the PHA administrative policy means the date the
administrative policy was formally adopted as part of the PHA administrative plan by the PHA Board of
Commissioners or other authorized PHA officials.
PHA Policy
The PHA will not apply SAFMRs to the PHA’s PBV program.

17-VIII.C. REDETERMINATION OF RENT TO OWNER [24 CFR 983.302]
The PHA must redetermine the rent to owner when:

When there is a 10 percent or greater decrease in the published FMR;

Upon the owner’s request consistent with requirements established in the PHA’s administrative plan; or

At the time of the automatic adjustment by an operating cost adjustment factor (OCAF) in accordance with
24 CFR 983.302(b)(3).
Adjusted rent to owner amount applies for the period of 12 calendar months from the annual anniversary of the
HAP contract.
Rent Increase
During the term of the HAP contract, any increase in rent to owner is effective on the annual anniversary of the
HAP contract. A rent increase may occur either through automatic adjustment by an OCAF or as the result of
an owner request for a rent increase. The owner does not need to request a rent adjust when a rent increase
occurs through an OCAF since the PHA redetermines the rent automatically under that option.
PHA Policy
An owner’s request for a rent increase must be submitted to the PHA 60 days prior to the anniversary
date of the HAP contract and must include the new rent amount the owner is proposing.
OCAF [24 CFR 983.302(b)(3)]
If the PHA and owner agree, the HAP contract may provide for rent adjustments using an OCAF established by
the HUD pursuant to Section 524(c) of the Multifamily Assisted Housing Reform and Affordability Act of 1997
(MAHRA) at each annual anniversary of the HAP contract and published annually in the Federal Register.
Further, the HAP contract may require an additional increase up to an amount determined by the PHA
(pursuant to 24 CFR 983.301(b) and (c)) if requested by the owner in writing, periodically during the term of the
contract. The HAP contract must require an additional increase up to an amount determined by the PHA at the
point of contract extension, pursuant to 24 CFR 983.301(b) and (c), if requested by the owner in writing.
PHA Policy
The PHA will allow for rent increases by OCAF rather than owner request on a case-by-case basis,
including allowing for additional increases up to an amount determined by the PHA pursuant to 24 CFR
983.301(b) and (c) if requested by the owner in writing. An owner’s request must be submitted to the
PHA 60 days prior to the anniversary date of the HAP contract and must include the new rent amount
the owner is proposing.
When the PHA allows for rent increases by OCAF, at the point of contract extension, the contract will
require an additional increase up to an amount determined by the PHA if requested by the owner in
writing. An owner’s request must be submitted to the PHA 60 days prior to the anniversary date of the
contract extension date and must include the new rent amount the owner is proposing.
Owner-Requested Rent Increases [24 CFR 983.302(b)(4)]
If the HAP contract does not provide for automatic adjustment by an OCAF, and if an owner wishes to request
an increase in the rent to owner from the PHA, it must be requested at the annual anniversary of the HAP
contract (see Section 17-V.E.). The request must be in writing and in the form and manner required by the
PHA. The PHA may only make rent increases in accordance with the rent limits described previously. There
are no provisions in the PBV program for special adjustments (e.g., adjustments that reflect increases in the
actual and necessary expenses of owning and maintaining the units which have resulted from substantial

general increases in real property taxes, utility rates, or similar costs). The administrative plan must specify any
advance notice the owner must give the PHA and the form the request must take.
PHA Policy
An owner’s request for a rent increase must be submitted to the PHA in writing (or via email) 60 days
prior to the anniversary date of the HAP contract and must include the new rent amount the owner is
proposing.
The PHA may not approve, and the owner may not receive any increase of rent to owner, until and unless the
owner has complied with requirements of the HAP contract, including compliance with housing quality
standards, except that housing quality standards compliance is not required for units undergoing development
activity that complies with 24 CFR 983.157 or substantial improvement that complies with 24 CFR 983.212.
The owner may not receive any retroactive increase of rent for any period of noncompliance.
Rent Decrease [24 CFR 983.302(c)]
If the HAP contract does not provide for adjustment by an OCAF and there is a decrease in the rent to owner,
as established in accordance with program requirements such as a change in the FMR or exception payment
standard, or reasonable rent amount, the rent to owner must be decreased regardless of whether the owner
requested a rent adjustment.
If the HAP contract provides for rent adjustments by an OCAF and there is a decrease in the fair market rent,
tax credit rent, or reasonable rent that requires a decrease to the rent to owner, the rent to owner must be
decreased.
However, at any time during the term of the HAP contract, the PHA may elect within the HAP contract to not
reduce rents below the initial rent to owner.
Where a PHA makes such an election, the rent to owner shall not be reduced below the initial rent to owner,
except:

To correct errors in calculations in accordance with HUD requirements;

If additional housing assistance has been combined with PBV assistance after the execution of the initial
HAP contract and a rent decrease is required; or

If a decrease in rent to owner is required based on changes in the allocation of responsibility for utilities
between the owner and the tenant.

Notice of Rent Change [24 CFR 983.203(d)]
Whenever there is a change in rent to owner, the PHA must provide written notice to the owner specifying the
amount of the new rent to owner. The PHA notice of rent adjustment constitutes an amendment of the rent to
owner specified in the HAP contract. The adjusted amount of rent to owner applies for the period of 12
calendar months from the annual anniversary of the HAP contract.
PHA Policy
The PHA will provide the owner with at least 30 days written notice of any change in the amount of rent
to owner.
PHA-Owned Units [24 CFR 983.301(g)]
For PHA-owned PBV units, the initial rent to owner and the annual redetermination of rent at the anniversary of
the HAP contract are determined by the independent entity approved by HUD. The PHA must use the rent to
owner established by the independent entity.

17-VIII.D. REASONABLE RENT [24 CFR 983.301(D) AND 983.303]
At the time the initial rent is established and all times during the term of the HAP contract, the rent to owner for
a contract unit may not exceed the reasonable rent for the unit as determined by the PHA, except where the
PHA has elected within the HAP contract to not reduce rents below the initial rent under the initial HAP
contract.
When Rent Reasonable Determinations Are Required
The PHA must redetermine the reasonable rent for a unit receiving PBV assistance whenever any of the
following occur:

There is a 10 percent or greater decrease in the published FMR in effect 60 days before the contract
anniversary (for the unit sizes specified in the HAP contract) as compared with the FMR that was in effect
one year before the contract anniversary date;

The PHA approves a change in the allocation of responsibility for utilities between the owner and the
tenant;

The HAP contract is amended to add a contract unit or substitute a different contract unit in the same
building or project;

The PHA accepts a completed unit after development activity that is conducted after HAP contract
execution in accordance with 24 CFR 983.156(b)(3); and

There is any other change that may substantially affect the reasonable rent.
The PHA must determine reasonable rent in accordance with 24 CFR 983.303.
Rent Floor
The rent to owner for each contract unit may at no time exceed the reasonable rent, except in cases where the
PHA has elected within the HAP contract not to reduce rents below the initial rent to owner, and upon
redetermination of the rent to owner, the reasonable rent would result in a rent below the initial rent. However,
the rent to owner must be reduced in the following cases:

To correct errors in calculations in accordance with HUD requirements;

If additional housing assistance has been combined with PBV assistance after the execution of the initial
HAP contract and a rent decrease is required pursuant to 24 CFR 983.55; and

If a decrease in rent to owner is required based on changes in the allocation of the responsibility for utilities
between owner and tenant.
If the PHA has not elected within the HAP contract to establish the initial rent to owner as the rent floor, the
rent to owner shall not at any time exceed the reasonable rent.
PHA Policy
The PHA will elect within the HAP contract not to reduce rents below the initial level, with the exception
of the circumstances listed in 24 CFR 983.302(c)(2). If, upon redetermination of the rent to owner, the
reasonable rent would result in a rent below the initial rent, the PHA will use the higher initial rent to
owner amount.
How to Determine Reasonable Rent [24 CFR 983.303(c)]
The reasonable rent of a unit receiving PBV assistance must be determined by comparison to rent for other
comparable unassisted units. When making this determination, the PHA must consider factors that affect
market rent. Such factors include the location, quality, size, type and age of the unit, as well as the amenities,
housing services maintenance, and utilities to be provided by the owner. The reasonable rent determination

must be based on the condition of the assisted unit at the time of the determination and not on anticipated
future unit conditions.
Comparability Analysis [24 CFR 983.303(d)]
For each unit, the comparability analysis must use at least three comparable units in the private unassisted
market. This may include units in the premises or project that is receiving project-based assistance. The
analysis must show how the reasonable rent was determined, including major differences between the contract
units and comparable unassisted units, and must be retained by the PHA. The comparability analysis may be
performed by PHA staff or by another qualified person or entity. Those who conduct these analyses or are
involved in determining the housing assistance payment based on the analyses may not have any direct or
indirect interest in the property.
PHA-Owned Units  [24 CFR 983.303(f)]
For PHA-owned units, the amount of the reasonable rent must be determined by an independent agency
approved by HUD in accordance with PBV program requirements. The independent entity must provide a copy
of the determination of reasonable rent for PHA-owned units to the PHA.
Owner Certification of Reasonable Rent
By accepting each monthly housing assistance payment, the owner certifies that the rent to owner is not more
than rent charged by the owner for other comparable unassisted units in the premises. At any time, the PHA
may require the owner to submit information on rents charged by the owner for other units in the premises or
elsewhere.
17-VIII.E. EFFECT OF OTHER SUBSIDY AND RENT CONTROL
In addition to the rent limits discussed in Section 19-VIII.B above, other restrictions may limit the amount of rent
to owner in a PBV unit. In addition, certain types of subsidized housing are not even eligible to receive PBV
assistance (see Section 19-II.D).
Other Subsidy [24 CFR 983.304]
To comply with HUD subsidy layering requirements, at the discretion of HUD or its designee, a PHA shall
reduce the rent to owner because of other governmental subsidies, including tax credits or tax exemptions,
grants, or other subsidized funding.

For units receiving assistance under the HOME program, rents may not exceed rent limits as required by that
program.
For units in any of the following types of federally subsidized projects, the rent to owner may not exceed the
subsidized rent (basic rent) or tax credit rent as determined in accordance with requirements for the applicable
federal program:

An insured or non-insured Section 236 project;

A formerly insured or non-insured Section 236 project that continues to receive Interest Reduction Payment
following a decoupling action;

A Section 221(d)(3) below market interest rate (BMIR) project;

A Section 515 project of the Rural Housing Service;

Any other type of federally subsidized project specified by HUD.
Combining Subsidy
Rent to owner may not exceed any limitation required to comply with HUD subsidy layering requirements.
Rent Control [24 CFR 983.305]
In addition to the rent limits set by PBV program regulations, the amount of rent to owner may also be subject
to rent control or other limits under local, state, or federal law.

PART IX: PAYMENTS TO OWNER
17-IX.A. HOUSING ASSISTANCE PAYMENTS [24 CFR 983.351]
During the term of the HAP contract, the PHA must make housing assistance payments to the owner in
accordance with the terms of the HAP contract. During the term of the HAP contract, payments must be made
for each month that a contract unit complies with housing quality standards and is leased to and occupied by
an eligible family. The housing assistance payment must be paid to the owner on or about the first day of the
month for which payment is due, unless the owner and the PHA agree on a later date.
Except for discretionary vacancy payments, the PHA may not make any housing assistance payment to the
owner for any month after the month when the family moves out of the unit (even if household goods or
property are left in the unit).
The amount of the housing assistance payment by the PHA is the rent to owner minus the tenant rent (total
tenant payment minus the utility allowance).
In order to receive housing assistance payments, the owner must comply with all provisions of the HAP
contract. Unless the owner complies with all provisions of the HAP contract, the owner does not have a right to
receive housing assistance payments.

17-IX.B. VACANCY PAYMENTS [24 CFR 983.352]
Payment at Move-Out Month [24 CFR 983.352(a)]
If an assisted family moves out of the unit, the owner may keep the housing assistance payment for the
calendar month when the family moves out. However, the owner may not keep the payment if the PHA
determines that the vacancy is the owner’s fault.
PHA Policy
If the PHA determines that the owner is responsible for a vacancy and, as a result, is not entitled to the
keep the housing assistance payment, the PHA will notify the landlord of the amount of housing
assistance payment that the owner must repay. The PHA will require the owner to repay the amount
owed in accordance with the policies in Section 16-IV.B.
Vacancy Payments [24 CFR 983.352(b)]
At the discretion of the PHA, the HAP contract may provide for vacancy payments to the owner for a PHA-
determined period of vacancy extending from the beginning of the first calendar month after the move-out
month for a period not exceeding two full months following the move-out month.
The PHA must include in its administrative plan the PHA’s policy on the conditions under which it will allow
vacancy payments in a HAP contract, the duration of the payments, amount of vacancy payments it will make
to an owner, and the required form and manner of requests for vacancy payments.
PHA Policy
The PHA will decide on a case-by-case basis if the PHA will provide vacancy payments to the owner.
The HAP contract with the owner will contain any such agreement, including the amount of the vacancy
payment and the period for which the owner will qualify for these payments.
The PHA may only make vacancy payments if:

The owner gives the PHA prompt, written notice certifying that the family has vacated the unit and identifies
the date when the family moved out (to the best of the owner’s knowledge);

The owner certifies that the vacancy is not the fault of the owner and that the unit was vacant during the
period for which payment is claimed;

The owner certifies that it has taken every reasonable action to minimize the likelihood and length of
vacancy; and

The owner provides any additional information required and requested by the PHA to verify that the owner
is entitled to the vacancy payment.
The owner must submit a request for vacancy payments in the form and manner required by the PHA and
must provide any information or substantiation required by the PHA to determine the amount of any vacancy
payment.
The vacancy payment to the owner for each month of the maximum two-month period is determined by the
PHA, and cannot exceed the monthly rent to owner under the assisted lease, minus any portion of the rental
payment received by the owner (including amounts available from the tenant’s security deposit). Any vacancy
payment may cover only the period the unit remains vacant.
PHA Policy
If an owner’s HAP contract calls for vacancy payments to be made, and the owner wishes to receive
vacancy payments, the owner must have properly notified the PHA of the vacancy in accordance with
the policy in Section 19-VI.F. regarding filling vacancies.

In order for a vacancy payment request to be considered, it must be made within 10 business days of
the end of the period for which the owner is requesting the vacancy payment. The request must include
the required owner certifications and the PHA may require the owner to provide documentation to
support the request. If the owner does not provide the information requested by the PHA within 10
business days of the PHA’s request, no vacancy payments will be made.
17-IX.C. TENANT RENT TO OWNER [24 CFR 983.353]
The tenant rent is the portion of the rent to owner paid by the family. The amount of tenant rent is determined
by the PHA in accordance with HUD requirements. Any changes in the amount of tenant rent will be effective
on the date stated in the PHA notice to the family and owner.
The family is responsible for paying the tenant rent (total tenant payment minus the utility allowance). The
amount of the tenant rent determined by the PHA is the maximum amount the owner may charge the family for
rental of a contract unit. The tenant rent covers all housing services, maintenance, equipment, and utilities to
be provided by the owner. The owner may not demand or accept any rent payment from the tenant in excess
of the tenant rent as determined by the PHA. The owner must immediately return any excess payment to the
tenant.
Tenant and PHA Responsibilities
The family is not responsible for the portion of rent to owner that is covered by the housing assistance payment
and the owner may not terminate the tenancy of an assisted family for nonpayment by the PHA.
Likewise, the PHA is responsible only for making the housing assistance payment to the owner in accordance
with the HAP contract. The PHA is not responsible for paying tenant rent, or any other claim by the owner,
including damage to the unit. The PHA may not use housing assistance payments or other program funds
(including administrative fee reserves) to pay any part of the tenant rent or other claim by the owner.
Utility Reimbursements [24 CFR 983.353(d)]
If the amount of the utility allowance exceeds the total tenant payment, the PHA must pay the amount of such
excess to the tenant as a reimbursement for tenant-paid utilities, and the tenant rent to the owner must be
zero. The PHA may pay the utility reimbursement directly to the family or to the utility supplier on behalf of the
family. If the PHA chooses to pay the utility supplier directly, the PHA must notify the family of the amount paid
to the utility supplier.
PHA Policy
The PHA will make utility reimbursements to the utility supplier on behalf of the family.
17-IX.D. OTHER FEES AND CHARGES [24 CFR 983.354]
Meals and Supportive Services
With the exception of PBV assistance in assisted living developments, the owner may not require the tenant to
pay charges for meals or supportive services. Non-payment of such charges is not grounds for termination of
tenancy.
In assisted living developments receiving PBV assistance, the owner may charge for meals or supportive
services. These charges may not be included in the rent to owner, nor may the value of meals and supportive
services be included in the calculation of the reasonable rent. However, non-payment of such charges is
grounds for termination of the lease by the owner in an assisted living development.

Other Charges by Owner
The owner may not charge extra amounts for items customarily included in rent in the locality or provided at no
additional cost to unsubsidized tenants in the premises.
17-IX.E. PROJECT RECORD RETENTION [24 CFR 983.12]
The regulation at 24 CFR 982.158 applies to both the PHA’s tenant-based and project-based programs. In
addition, for each PBV project, the PHA must maintain the following records throughout the HAP contract term
and for three years thereafter:

Records to document the basis for PHA selection of the proposal, if selection is competitive, or project, if
selection is noncompetitive, including records of the PHA’s site selection determination (see 24 CFR
983.55) and records to document the completion of the review of the selection process in the case of PHA-
owned units, and copies of the written notice of proposal selection and response of the appropriate party;

The analysis of impact, if applicable;

The subsidy layering determination, if applicable;

The environmental review record, if applicable;

The Agreement to enter into HAP contract (AHAP), if applicable;

Evidence of completion, if applicable;

The HAP contract and any rider and/or amendments, including amendments to extend the term of the
contract;

Records to document the basis for PHA determination and redetermination of rent to owner;

Records to document HUD approval of the independent entity or entities, in the case of PHA-owned units;

Records of the accessibility features of the project and each contract unit; and

Other records as HUD may require.
EXHIBIT 19-1: PBV DEVELOPMENT INFORMATION - SAMPLE
(Fill out one for each development)
Date: [Enter the date on which this form was completed]
DEVELOPMENT INFORMATION
Development Name: [Insert name of PBV development]
Address: [Insert full address of PBV development]
Owner Information: [Insert PBV development owner name and contact information. If development is PHA-
owned, enter “PHA-owned.”]
Property Management Company: [Insert property management company name and contact information, or
enter “None”]
PHA-Owned: [Enter “Yes” or “No.” If yes, enter name of independent entity]
Mixed Finance Development: [Enter “Yes” or “No.” If yes, list other types of funding and units to which other
funding applies.]

HAP CONTRACT
Effective Date of Contract: [Enter start date of HAP contract]
HOTMA Requirements: [If HAP contract was signed prior to April 18, 2017, enter “Pre-HOTMA.” If HAP
contract was signed on or after April 18, 2017, enter “Post-HOTMA.”]
Term of HAP Contract: [Enter term from HAP contract]
Expiration Date of Contract: [Enter expiration date from HAP contract]
PBV UNITS
0 BR
1 BR
2 BR
3 BR
4 BR
5 BR
Total
# of
Units
Initial
Contract
Rent
$
$
$
$
$
$
Structure Type: [Identify the structure type, i.e. Single Family Detached, Duplex or Two Family, Row House or
Town House, Low Rise (3,4 Stories, including Garden Apartment), Highrise (5 or more stories)
Housing Type: [Identify if the units are an Independent Group Residence or Single Room Occupancy]
UTILITY RESPONSIBILITY
[Enter in Accordance with the HAP Exhibit C]
Utility
Fuel Type
(Gas,  Electric, Oil,
Coal, Other)
Paid By
(Tenant/Owner)
Provided By
(Tenant/Owner)
Heating
Electric
Tenant
Owner
Cooking
Electric
Tenant
Owner
Water Heating
Electric
Tenant
Owner
Other Electric
Tenant
Owner
Water
Owner
Owner
Sewer
Owner
Owner
Trash Collection
Owner
Owner
Air Conditioning
Tenant
Owner
Refrigerator
Range/Microwave
Other (specify)
Accessible Units and Features: [Identify which units are accessible and describe accessibility features or
enter “None”]
Target Population: [Describe targeted population in accordance with HAP contract or enter “None”]
Excepted Units: [Identify excepted unit types below or enter “None”]

Supportive Services: [Enter “Yes, see Exhibit D of HAP Contract” or enter “No”]

Elderly Units: [Enter “Yes” or “No.” If yes, identify which units are elderly units.]


Disabled Units (only for HAP contracts executed prior to April 18, 2017) [Enter “Yes” or “No.” If yes,
identify which units are for persons with disabilities.]

FUPY/FYI Units: [Enter “Yes” or “No.” If yes, identify which units are FUP units]

Are units excepted because they are located in a low-poverty census tract area?: [Enter “Yes” or
“No”]

WAITING LIST AND SELECTION
Waiting List Type: [ Enter “Site-based waiting list,” “Combined with HCV,” “Waiting list for entire PBV
program,” or “Merged with another assisted housing program”]
Preferences: [Enter “Same as HCV; see Chapter 4” or describe preferences offered. If different from HCV,
also note in Section 17.1.B of this policy.]
Preference Verification: [Enter “Same as HCV; see Chapter 7” or describe for each preference listed above.
If different from HCV, note in Section 17.1.B of this policy.]
For the PBV program, is the income limit the same as the HCV program? (Note: In mixed finance
developments, other income limits may also apply.) [Enter “Same as HCV; see Chapter 3” or clearly describe.
If different from HCV, note in Section 19.1.B of this policy.]
OCCUPANCY
Subsidy Standards: [Enter “Same as HCV; see Chapter 5” or describe. If different from HCV, note in Section
17.1.B of this policy]
Vacancy Payments: [Enter in accordance with HAP contract Part 1, e, 2 and Section 17-V.F. within this
chapter]

EXHIBIT 17-2: SPECIAL PROVISIONS APPLYING TO TPVS AWARDED AS PART OF A VOLUNTARY
CONVERSION OF PUBLIC HOUSING UNITS IN PROJECTS THAT INCLUDE RAD PBV UNITS
[24 CFR Part 972.200; Notice PIH 2019-05; Notice PIH 2019-23]
Under certain circumstances, HUD allows small PHAs to reposition a public housing project (or portion of a
project) by voluntarily converting units to tenant-based housing choice voucher assistance. In order to preserve
affordable housing for residents of the project, the PHA is given priority to receive replacement tenant
protection vouchers (TPVs). As part of the voluntary conversion, the PHA has the option to continue to operate
it as rental housing. If so, the PHA or subsequent owner must allow existing families to remain in their units
using the TPV in the form of tenant-based assistance.  In this situation, however, the PHA may choose to
project-base these TPVs in the former public housing project. Families must still be provided with the option to
remain in their unit using tenant-based assistance. In order for the PHA to project-base the assistance and
include these units on the PBV HAP contract, the family must voluntarily consent in writing to PBV assistance
following the requirements in Appendix A of Notice PIH 2019-05. If the family fails to consent to PBV
assistance and chooses to remain using tenant-based assistance, the family’s unit is excluded from the PBV
HAP contract until the family moves out or consents to switching to PBV assistance. In general, all applicable
program regulations and guidance for the standard PBV program apply to these units.
The PHA may also convert units in the same former public housing project to the PBV program under the
rental assistance demonstration (RAD) program. The RAD statute authorizes HUD to waive certain statutory
and regulatory provisions governing the standard PBV program and specify alternative requirements. In order
to facilitate the uniform treatment of residents and units at the project, Notice PIH 2019-23 extended some of
the alternative requirements to non-RAD PBV units in the converted project (i.e., the TPV units in the project).
As such, while PBV TPV units in the converted project generally follow the requirements for the standard PBV
program listed in this chapter, where HUD has specified alternative requirements for non-RAD PBV units in the
project, PBV TPV units will instead follow the requirements outlined in Chapter 18 of this policy for the RAD
PBV program.
RAD Requirements Applicable to Non-RAD units in the Project
Alternative Requirement
under RAD as Listed in
Notice PIH 2019-23
Standard PBV Policy
That Does Not Apply
Applicable Policy in Chapter 18
1.6.A.4. Site Selection –
Compliance with PBV Goals
19-II.G. SITE
SELECTION
STANDARDS applies
with the exception of
deconcentration of
poverty and expanding
housing and economic
opportunity
requirements.
18-II.F. SITE SELECTION
STANDARDS
1.6.B.5.d. PBV Site-Specific
Utility Allowances
Alternative requirement
under RAD. No
corresponding policy in
Chapter 19.
18-VII.C. UTILITY
ALLOWANCES
1.6.C.1. No Rescreening of
Tenants upon Conversion
Policies contained in
Chapter 3 relating to
eligibility do not apply to
existing tenants who
receive TPVs.
18-V.B. PROHIBITED
RESCREENING OF EXISTING
TENANTS UPON CONVERSION

1.6.C.2. Right to Return
Alternative requirement
under RAD. No
corresponding policy in
Chapter 19.
18-I.D. RELOCATION
REQUIREMENTS
1.6.C.3. Phase-in of Tenant
Rent Increases
Alternative requirements
under RAD. No
corresponding policy in
Chapter 19.
18-VIII.D. PHASE-IN OF
TENANT RENT INCREASES
1.6.C.4. Family Self
Sufficiency (FSS) and
Resident Opportunities and
Self-Sufficiency Service
Coordinator (ROSS-SC)
Programs
Not covered in
administrative plan.
18-VI.C. PUBLIC HOUSING FSS
AND ROSS PARTICIPANTS
1.6.C.5. Resident Participation
and Funding
Alternative requirement
under RAD. No
corresponding policy in
Chapter 19.
18-VI.D. RESIDENT
PARTICIPATION AND FUNDING
1.6.C.6. Resident Procedural
Rights
Policies related to
hearings in Chapter 16
apply, with added
procedural rights and
notice requirements as
outlined in Chapter 18.
18-VI.H. RESIDENTS’
PROCEDURAL RIGHTS
1.6.C.7. Earned Income
Disregard (EID)
Alternative requirements
under RAD for in-place
residents.
New admissions follow
policies in Chapter 6.
18-VI.G. EARNED INCOME
DISALLOWANCE
1.6.C.8. Jobs Plus
Not covered in
administrative plan.
No corresponding policy.
1.6.C.9. When Total Tenant
Payment Exceeds Gross Rent
Alternative requirements
under RAD for in-place
residents.
New admissions follow
policies in 19-VII.B.
LEASE, Continuation of
Housing Assistance
Payments.
18-VI.B. LEASE, Continuation of
Housing Assistance Payments
1.6.C.10. Under-Occupied Unit
Alternative requirements
under RAD for in-place
residents.
New admissions follow
19-VII.C. MOVES,
18-VI.E. MOVES, Overcrowded,
Under-Occupied, and Accessible
Units

Overcrowded, Under-
Occupied, and
Accessible Units
1.6.D.4. Establishment of
Waiting List
Alternative requirements
under RAD for initial
establishment of the
waiting list.
Once waiting list is
established, follow 19-
VI.D. SELECTION
FROM THE WAITING
LIST
18-V.D. ORGANIZATION OF
THE WAITING LIST
1.6.D.10. Initial Certifications
and Tenant Rent Calculations
Alternative requirements
under RAD for in-place
residents. No
corresponding policy in
Chapter 19.
18-VIII.C. TENANT RENT TO
OWNER, Initial Certifications
Note, while Notice PIH 2019-05 states that the PHA must screen families for eligibility for a tenant protection
voucher and that families must be below the low-income limit (80 percent of AMI), Notice PIH 2019-23 waives
these requirements for residents in projects that include RAD PBV units.

Chapter 18
PROJECT BASED VOUCHERS (PBV) UNDER THE RENTAL ASSISTANCE DEMONSTRATION (RAD)
PROGRAM
INTRODUCTION
This chapter describes HUD regulations and PHA policies related to the Project-Based Voucher (PBV)
program under the Rental Assistance Demonstration (RAD) program in eight parts:
Part I: General Requirements. This part describes general provisions of the PBV program, including maximum
budget authority requirements, relocation requirements, and equal opportunity requirements.
Part II: PBV Project Selection. This part describes the cap on assistance at projects receiving PBV assistance,
ownership and control, and site selection standards.
Part III: Dwelling Units. This part describes requirements related to housing quality standards, the type and
frequency of inspections, and housing accessibility for persons with disabilities.
Part IV: Housing Assistance Payments Contract. This part discusses HAP contract requirements and policies
including the execution and term of the HAP contract.
Part V: Selection of PBV Program Participants. This part describes the requirements and policies governing
how the PHA and the owner will select a family to receive PBV assistance.
Part VI: Occupancy. This part discusses occupancy requirements related to the lease and describes under
what conditions families are allowed or required to move.
Part VII: Determining Contract Rent. This part describes how the initial rent to owner is determined, and how
rent will be redetermined throughout the life of the HAP contract.
Part VIII: Payments to Owner. This part describes the types of payments owners may receive under this
program.

PART I: GENERAL REQUIREMENTS
18-I.A. OVERVIEW AND HISTORY OF THE RAD PROGRAM
The Rental Assistance Demonstration (RAD) program was authorized in 2012 in order to assess the
effectiveness of converting public housing, moderate rehabilitation properties, and units under the rent
supplement and rental assistance payments programs to long-term, project-based Section 8 rental assistance.
The program’s four primary objectives are to:

Preserve and improve public and other assisted housing.

Standardize the administration of the plethora of federally subsidized housing programs and rules. The
conversions are intended to promote operating efficiency by using a Section 8 project-based assistance
model that has proven successful and effective for over 30 years. In other words, RAD aligns eligible
properties more closely with other affordable housing programs.

Attract private market capital for property renovations. Through the use of this model, properties may
be able to leverage private debt and equity to make capital repairs.

Increase tenant mobility opportunities.
Under the first component, a PHA with public housing units may submit an application to HUD to convert some
or all of their public housing units to long-term, project-based Section 8 HAP contracts under either:

Project-based rental assistance (PBRA) under HUD’s Office of Multifamily Housing Programs.

Project-based vouchers (PBVs) under HUD’s Office of Public and Indian Housing (PIH).
A RAD/Section 18 blend is a public housing conversion that combines RAD and Section 18 activities and that
includes both converting public housing assistance to RAD PBV and converting tenant protection voucher
(TPV) assistance to PBV in the same project. All assistance converting under a RAD/Section 18 blend is
placed under a single RAD HAP contract upon conversion, is subject to a single RAD Use Agreement, and is
governed by the terms of Notice PHI 2019-23 (as amended by Supplemental Notice 4B and 4C).
This chapter will focus on public housing conversions to the PBV program under RAD as well as RAD/Section
18 blends. In order to distinguish between requirements for public housing conversion under RAD and PBV
units under the standard PBV program, we will refer to the standard PBV program and the RAD PBV program.
18-I.B. APPLICABLE REGULATIONS
On the whole, the regulations for both the standard and RAD PBV programs generally follow the regulations for
the tenant-based HCV program found at 24 CFR Part 982. However, important parts of the tenant-based
regulations do not apply to the project-based program. 24 CFR Part 983 outlines the sections of 24 CFR Part
982 that are not applicable to the project-based program.
For the RAD PBV program, Congress authorized HUD to waive certain statutory and regulatory provisions or
establish alternative requirements from the standard PBV program. Additionally, the RAD Statute imposes
certain RAD/Section 18 Blend, will be subject to requirements in Notice PIH 2019-23 (as amended by
Supplemental Notice 4B and 4C), and as reflected in the RAD PBV HAP contract.
Non-RAD PBV units in a project are also subject to the requirements of Notice PIH 201-23 (as amended by
Supplemental Notice 4B and 4C) in the following circumstances:

Any legacy non-RAD PBV units located in the covered project are subject to the same waivers and
alternative requirements where noted in Notice PIH 2019-23 (as amended by Supplemental Notice 4B
and 4C) and in this policy. Legacy non-RAD PBV units are defined as PBV assistance in a project that
prior to December 31, 2024, replaced public housing at the time of conversion and that are subject to a
non-RAD PBV HAP contract.

When a PHA undertakes a RAD/Section 18 blend, all units are placed under a single RAD HAP
contract upon conversion and are governed by the terms of Notice PIH 2019-23 (as amended by
Supplemental Notice 4B and 4C).

Otherwise, all regulatory and statutory requirements for the standard PBV program in 24 CFR Part 983 and
Section 8(o)(13) of the Housing Act of 1937, and all applicable standing and subsequent Office of Public and
Indian Housing (PIH) notices and guidance, including related handbooks, apply to RAD PBV. This includes
environmental review, Davis-Bacon, and fair housing requirements.
RAD is authorized by the Consolidated and Further Continuing Appropriations Act of 2012 (Public Law 112-55,
approved November 18, 2011), as amended by the Consolidated Appropriations Act of 2014 (Public Law 113-
76, approved January 17, 2014), the Consolidated and Further Continuing Appropriations Act of 2015 (Public
Law 113-235, approved December 6, 2014), the Consolidated Appropriations Act of 2016 (Public Law 114-
113, approved December 18, 2015), the Consolidated Appropriations Act, 2017 (Public Law 115-31, approved
May 5, 2017), and section 237 of Title II, Division L, Transportation, Housing and Urban Development, and
Related Agencies, of the Consolidated Appropriations Act, 2018 (Public Law 115-141, approved March 23,
2018) collectively, the “RAD Statute.”
Requirements specific to the RAD program may be found in the following:

Generally, public housing projects converting assistance under RAD are bound by the terms of the
notice in effect at the time of closing. For all conversion types, HUD reserves the right, in its sole
discretion and upon request from the applicant, to apply provisions from previous versions of this notice
to program participants that are near conversion.
-
Notice PIH 2025-03 (Supplemental Notice 4C) amended Notice PIH 2019-23 (as amended by
Notice 2023-19) and was effective January 16, 2025.
-
Notice PIH 2023-19 (Supplemental Notice) amended Notice PIH 2019-23 and Notice PIH 2021-
07, and was effective July 27,2023.
-
Notice PIH 2019-23 was immediately applicable at the time of closing to all projects converting
assistance (notwithstanding execution of a commitment for conversion). Notice PIH 2019-23
was published on September 5, 2019.

Except with respect to changes in the project eligibility and selection criteria, not
included in this policy, which are effective after a 30-day comment period.
-
Notice PIH 2012-32, REV-3 was applicable to projects that were seeking conversion of
assistance through RAD, including those where a CHAP had already been issued when it was
published January 12, 2017.

Except with respect to changes in the project eligibility and selection criteria, not
included in this policy, which were effective after a 30-day comment period.
-
Notice PIH 2012-32, REV-2 was applicable to projects that were seeking conversion of
assistance through RAD, including those where a CHAP had already been issued when it was
published June 15, 2015.

Except with respect to changes in the project eligibility and selection criteria, not
included in this policy, which are effective after a 30-day comment period.

RAD Quick Reference Guide for Public Housing Converting to PBV Assistance (6/20)

RAD Welcome Guide for New Awardees: RAD 1st Component (3/15)

Notice PIH 2016-17, Rental Assistance Demonstration (RAD) Notice Regarding Fair Housing and Civil
Rights Requirements and Relocation Requirements Applicable to RAD First Component – Public
Housing Conversions.
-
This Notice applies to all projects that have applied for RAD conversion but have not yet
converted as of November 10, 2016.

Notice PIH 2014-17, Relocation Requirements under the RAD Program, Public Housing in the First
Component.
-
This notice may apply to projects that have converted to RAD prior to November 10, 2016, AND
who have requested and received approval from HUD to be governed by this notice. See PIH
Notice 2016-17, Section 1, Paragraph 1.3 for applicability.

RAD FAQs (http://www.radresource.net/search.cfm)
NOTE: The policies in this chapter follow Notice PIH 2019-23 (REV-4) as amended by RAD
Supplemental Notice 4B and 4C.

PHA Policy
Project
Closing Date
RAD Notice
Villas on McQueen
6/24/2024
The Haven on Hamilton
Anticipates closing
7/31/2026
In other words, the standard PBV program follows many of the same regulations as the tenant-based HCV
program, but not all of them, and the RAD PBV program follows many of the same regulations as the standard
PBV program, but not all of them.
MTW agencies are able to apply activities impacting the PBV program that are approved in the MTW Plan to
properties converting under RAD, provided they do not conflict with RAD requirements.
18-I.C. TENANT-BASED VS. PROJECT-BASED VOUCHER ASSISTANCE 
[24 CFR 983.2]
Much of the tenant-based voucher program regulations also apply to the PBV program. Consequently, many of
the PHA policies related to tenant-based assistance also apply to RAD PBV assistance. The provisions of the
tenant-based voucher regulations that do not apply to the PBV program are listed at 24 CFR 983.2.
PHA Policy
Except as otherwise noted in this chapter, or unless specifically prohibited by PBV program regulations,
the PHA policies for the tenant-based voucher program contained in this administrative plan also apply
to the RAD PBV program and its participants. This chapter is intended to address requirements specific
to the RAD PBV program only.
See Exhibit 18-1 for information on projects to which the PHA has attached RAD PBV assistance.
18-I.D. RELOCATION REQUIREMENTS
For projects that apply for conversion of assistance under the First Component of RAD and will convert
November 10, 2016 or later, the following applies [Notice PIH 2016-17]:

In some developments, in-place residents may need to be relocated as a result of properties
undergoing repairs, being demolished and rebuilt, or when assistance is transferred from one site to
another. RAD program rules prohibit the permanent, involuntary relocation of residents as a result of
conversion. Residents that are temporarily relocated retain the right to return to the project once it has
been completed. Any legacy non-RAD PBV units located in the same project are also subject to the
right to return.

Relocation assistance provided to residents will vary depending on the length of time relocation is
required. Residents must be properly notified in advance of relocation requirements in accordance with
RAD program rules and Uniform Relocation Act (URA) requirements, and other requirements which
may be applicable such as Section 104(d) of the Housing and Community Development Act of 1974, as
amended. Sample informing notices are provided in Appendices 2–5 of Notice PIH 2014-17. A written
relocation plan is required if the RAD conversion involves permanent relocation (including a move in
connection with a transfer of assistance) or temporary relocation anticipated to last longer than a year.
While the PHA is not required to have a written relocation plan for temporary relocation lasting one year
or less, HUD strongly encourages PHAs to prepare one. Appendix II of Notice PIH 2016-17 contains
recommended contents for a relocation plan.

In addition, PHAs must undertake a planning process that complies with the Uniform Relocation

Assistance and Real Property Acquisition Policies Act of 1970, as amended (URA), although not all
relocations under RAD will trigger requirements under URA. URA statute and implementing regulations
may be found at 49 CFR Part 24. The obligation due to relocating residents under RAD are broader
than URA relocation assistance and payments.

Any residents that may need to be temporarily relocated to facilitate rehabilitation or construction will
have a right to return to either: a) a unit at the development once rehabilitation or construction is
completed, provided the resident’s household is not under-housed; or b) a unit in the development
which provides the same major features as the resident’s unit in the development prior to the
implementation of the RAD conversion.

Where the transfer of assistance to a new site is warranted and approved, residents of the converting
development will have the right to reside in an assisted unit at the new site once rehabilitation or
construction is complete.

If the PHA’s proposed plans for conversion would preclude a resident from returning to the
development, the resident must be given an opportunity to comment and/or object to such plans.  PHAs
must alter the project plans to accommodate the resident’s right to return to the development if the
resident would be precluded from returning to the development.

Examples of project plans that may preclude a resident from returning to the development include, but
are not limited to:
-
Changes in the development’s bedroom distribution that decrease the size of the units, resulting
in the resident being under-housed;
-
The resident cannot be accommodated in the remaining assisted units due to a reduction in the
number of assisted units at the development;
-
Income limit eligibility requirements associated with the LIHTC program or another program; and
-
Failure to provide a reasonable accommodation, in violation of applicable law, where
reasonable accommodation may include installation of accessibility features that are needed by
the resident.

Residents of a development undergoing conversion that would be precluded from returning to the
development may voluntarily accept a PHA or owner’s offer to permanently relocate to alternative
housing, and thereby waive their right to return to the development after rehabilitation or construction is
completed. In this event, the PHA must secure the resident’s written consent to a voluntary permanent
relocation in lieu of returning to the development. PHAs are prohibited from employing any tactics to
pressure residents into relinquishing their right to return or accepting other housing options.
Additionally, a PHA may not terminate a resident’s lease if the PHA fails to obtain the resident’s
consent and the resident seeks to exercise the right to return.

In the case of multi-phase RAD transactions, the resident has a right to return to the development or to
other converted phases of the development that are available for occupancy at the time the resident is
eligible to exercise their right of return. Generally, the resident’s right to return must be accommodated
within the development associated with the resident’s original unit, however, the PHA may treat multiple
converted developments on the same site as one for purposes of right to return. Should the PHA seek
to have the resident exercise the right to return at a future phase, the PHA must secure the resident’s
consent in writing.

Alternative housing options may involve a variety of housing options, including but not limited to:
-
Transfers to public housing
-
Admission to other affordable housing properties subject to the applicable program rules
-
Housing choice voucher (HCV) assistance
-
Homeownership programs subject to the applicable program rules
-
Other options identified by the PHA
However, for projects that applied for conversion prior to November 10, 2016, the following applies [Notice PIH
2014-17]:

In some developments, in-place residents may need to be relocated as a result of properties
undergoing repairs, being demolished and rebuilt, or when assistance is transferred from one site to
another. RAD program rules prohibit the permanent, involuntary relocation of residents as a result of
conversion. Residents that are temporarily relocated retain the right to return to the project once it has
been completed.


Relocation assistance provided to residents will vary depending on the length of time relocation is
required. Residents must be properly notified in advance of relocation requirements in accordance with
RAD program rules and Uniform Relocation Act (URA) requirements. Sample informing notices are
provided in Appendices 2–5 of Notice PIH 2014-17. While the PHA is not required to have a written
relocation plan, HUD strongly encourages PHAs to prepare one. Appendix I of Notice PIH 2014-17
contains recommended contents for a relocation plan.

In addition, PHAs must undertake a planning process that complies with the Uniform Relocation
Assistance and Real Property Acquisition Policies Act of 1970, as amended (URA), although not all
relocations under RAD will trigger requirements under URA. URA statute and implementing regulations
may be found at 49 CFR Part 24.

Any residents that may need to be temporarily relocated to facilitate rehabilitation or construction will
have a right to return to an assisted unit at the development once rehabilitation or construction is
completed. Where the transfer of assistance to a new site is warranted and approved, residents of the
converting development will have the right to reside in an assisted unit at the new site once
rehabilitation or construction is complete. Residents of a development undergoing conversion of
assistance may voluntarily accept a PHA or owner’s offer to permanently relocate to another assisted
unit, and thereby waive their right to return to the development after rehabilitation or construction is
completed.

For RAD/Section 18 blends, all RAD relocation requirements (such as the resident notice and meeting
requirements, the right to return, and relocation assistance and payments) as described in Notice PIH
2016-17 or successor notices apply to residents of the units subject to a Section 18 action in lieu of the
relocation requirements under 24 CFR 970.21. The PHA must provide the same relocation rights and
benefits to all residents of the converting project [Notice PIH 2025-03].
18-I.E. EQUAL OPPORTUNITY REQUIREMENTS [24 CFR 983.8; 24 CFR 5.105; NOTICE PIH 2016-17]
RAD conversions are governed by the same civil rights authorities that govern HUD-assisted activities in
general. These authorities prohibit discrimination and impose affirmative obligations on HUD program
participants. PHAs must comply with all applicable fair housing and civil rights laws, including but not limited to
the Fair Housing Act, Title VI of the Civil Rights Act of 1964, and Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973,
when conducting relocation planning and providing relocation assistance. For example, persons with
disabilities returning to the RAD project may not be turned away or placed on a waiting list due to a lack of
accessible units. Their need for an accessible unit must be accommodated. See the RAD Fair Housing, Civil
Rights, and Relocation Notice [Notice PIH 2016-17] for more information.

PART II: PBV PROJECT SELECTION
18-II.A. OVERVIEW
Unlike in the standard PBV program where the PHA typically selects the property through an owner proposal
selection process, projects selected for assistance under RAD PBV are selected in accordance with the
provisions in Notice PIH 2019-23. Therefore, 24 CFR 983.51 does not apply since HUD selects RAD
properties through a competitive selection process.
18-II.B. OWNERSHIP AND CONTROL [NOTICE PIH 2019-23]
For projects governed by Notice PIH 2019-23, the following language applies:

Under the PBV program, the contract administrator and the owner listed on the contract cannot be the
same legal entity (i.e., the PHA cannot execute a contract with itself). To avoid this situation, the PHA may
either: 1) Transfer the ownership of the project to a nonprofit affiliate or instrumentality of the PHA
(including to a “single-purpose entity” that owns nothing other than the property, which will typically be a
requirement of a lender or investor), or 2) The PHA can form a related entity that is responsible for
management and leasing and can serve as the owner for purposes of the Section 8 HAP contract; in this
scenario, the HAP is then executed between the PHA (as the contract administrator) and the PHA’s related
entity (as the owner for HAP contract purposes). Note that in the second scenario, both the PHA and the
entity serving as the owner for HAP contract purposes will be required to sign the RAD Use Agreement
[RAD Resource Desk FAQ 01/24/19].

Except where permitted to facilitate the use of low-income housing tax credits, during both the initial term
and renewal terms of the HAP contract, ownership must be by a public or nonprofit entity. HUD may also
allow ownership of the project to be transferred to a tax credit entity controlled by a for-profit entity to
facilitate the use of tax credits for the project, but only if HUD determines that the PHA or a nonprofit entity
preserves an interest in the profit. The requirement for a public or nonprofit entity, or preservation of an
interest by a PHA or nonprofit in a property owned by a tax credit entity controlled by a for-profit entity, is
satisfied if a public or nonprofit entity (or entities), directly or through a wholly owned affiliate (1) holds a fee
simple interest in the property; (2) is the lessor under a ground lease with the property owner; (3) has the
direct or indirect legal authority to direct the financial and legal interest of the property owner with respect to
the RAD units, (4) owns 51 percent or more of the general partner interests in a limited partnership or 51
percent or more of the managing member interests in a limited liability company with all powers of a
general partner or managing member, as applicable; (5) owns a lesser percentage of the general partner or
managing member interests and holds certain control rights as approved by HUD; (6) owns 51 percent or
more of all ownership interests in a limited partnership or limited liability company and holds certain control
rights as approved by HUD; or (7) demonstrates other ownership and control arrangements approved by
HUD.

Control may be established through the terms of the project owner’s governing documents or through a
Control Agreement, provided that in either case amendment of the terms of control requires consent from
HUD.
For projects subject to the requirements of Notice PIH 2012-32, REV-3, the following language applies:

Except where permitted to facilitate the use of low-income housing tax credits, during both the initial term
and renewal terms of the HAP contract, ownership must be by a public or nonprofit entity. The requirement
for a public or nonprofit entity is satisfied if a public or nonprofit entity (or entities), directly or through a
wholly owned affiliate (1) holds a fee simple interest in the property; (2) is the lessor under a ground lease
with the property owner; (3) has the direct or indirect legal authority to direct the financial and legal interest
of the property owner with respect to the RAD units, (4) owns 51 percent or more of the general partner

interests in a limited partnership or 51 percent or more of the managing member interests in a limited
liability company with all powers of a general partner or managing member, as applicable; (5) owns a
lesser percentage of the general partner or managing member interests and holds certain control rights as
approved by HUD; (6) owns 51 percent or more of all ownership interests in a limited partnership or limited
liability company and holds certain control rights as approved by HUD; or (7) other ownership and control
arrangements approved by HUD.

If low-income housing tax credits will be used, HUD may allow ownership of the property to be transferred
to a tax credit entity controlled by a for-profit entity if HUD determines that the PHA preserves its interest in
the property. Preservation of PHA interest in the property includes but is not limited to the following:
o
The PHA, or an affiliate under its sole control, is the general partner or managing member;
o
The PHA retains fee ownership and leases the real estate to the tax credit entity pursuant to a long-
term ground lease;
o
The PHA retains control over leasing the property and determining program eligibility;
o
The PHA enters into a control agreement by which the PHA retains consent rights over certain acts of
the project owner and retains certain rights over the project;
o
Other means that HUD finds acceptable
For projects that converted assistance prior to the implementation of Notice PIH 2012-32, REV-3, the following
language applies:

During both the initial term and renewal terms of the HAP contract, ownership must be either of the
following:
o
A public or nonprofit entity that has legal title to the property. The entity must have the legal authority to
direct the financial, legal, beneficial, and other interests of the property; or
o
A private entity, if the property has low-income tax credits. The PHA must maintain control via a ground
lease.

18-II.C. PHA-OWNED UNITS [24 CFR 983.57, FR NOTICE 1/18/17, AND NOTICE PIH 2017-21]
If the project is PHA-owned, rent-setting (including redetermination of rent and determination of rent
reasonableness) and inspection functions described in 24 CFR 983.57 must be conducted by an independent
entity approved by HUD.
The definition of ownership or control provided under Notice PIH 2019-23 (listed above) is used specifically to
determine whether a PHA retains control over a project for purposes of HUD’s requirement for ownership or
control of the covered project under RAD. For purposes of determining whether an independent entity will
perform certain functions for the project, the definition of PHA-owned under 24 CFR 982.4 is used. This is the
same definition used for standard PBV units. In some cases, a project may meet the RAD definition of
ownership or control but may not be considered PHA-owned for purposes of requiring an independent entity.
The independent entity that performs the program services may be the unit of general local government for the
PHA jurisdiction (unless the PHA is itself the unit of general local government or an agency of such
government), or another HUD-approved public or private independent entity.
The PHA may compensate the independent entity from PHA ongoing administrative fee income (including
amounts credited to the administrative fee reserve). The PHA may not use other program receipts to
compensate the independent entity for its services. The PHA, and the independent entity, may not charge the
family any fee for the services provided by the independent entity.
PHA Policy
If units converted to PBV under RAD are PHA-owned housing, the PHA will use City of Chandler
Housing and Redevelopment Division as the HUD-approved independent entity.
18-II.D. SUBSIDY LAYERING REQUIREMENTS [NOTICE PIH 2019-23; NOTICE PIH 2012-32, REV-3;
NOTICE PIH 2012-32, REV-2]
For projects governed by Notice PIH 2019-23, REV-4, the following language applies:

In the case of a PHA that will no longer have ACC units as a result of the pending or simultaneous closing
or have less than 50 units remaining and have initiated procedures to dispose of their final ACC units, there
is no restriction on the amount of public housing funds that may be contributed to the covered project or
projects though the conversion. However, the PHA must estimate and plan for outstanding liabilities and
costs and must follow Notice PIH 2016-23 or successor notice regarding the administrative activities
required to terminate the ACC if it has no plans to develop additional public housing.

In the case where the PHA will continue to maintain other units in its inventory under a public housing ACC,
a contribution of operating funds to the covered project that exceeds the average amount the project has
held in operating reserves over the past three years will trigger a subsidy layering review under 24 CFR
4.13. Similarly, any contribution of capital funds, including Replacement Housing Factor (RHF) or
Demolition Disposition Transitional Funding (DDTF), will trigger a subsidy layering review. Notwithstanding
the subsidy layering review, PHAs should be mindful of how the capital funds or operating reserves used in
the financing of its RAD properties may impact the physical and financial health of properties that will
remain in its public housing inventory.

Following execution of the HAP contract, PHAs are authorized to use operating and capital funds to make
HAP payments for the remainder of the first calendar year in which the HAP contract is effective.
Otherwise, a PHA may not contribute public housing program funds to the covered project unless those
funds have been identified in the RCC and converted at closing for Section 8 RAD purposes.
For projects governed by Notice PIH 2012-32, REV-3, the following language applies:

In the case of a PHA that is converting all of its ACC units, there is no restriction on the amount of public
housing funds that may be contributed to the covered project at closing; the PHA may convey all program

funds to the covered projects. In order to cover the cost of administrative activities required to terminate the
ACC, once it no longer has units under the ACC and has no plans to develop additional public housing, the
PHA may:
o
Designate that a reserve associated with the project be available to fund any public housing closeout
costs (such as an operating deficit reserve or a specific PHA closeout reserve).  Any funds not needed
for public housing closeout costs would remain in such reserve or may be transferred to another
reserve associated with the project (such as the replacement reserve). Thereafter, these funds may be
used at the project pursuant to the authorized use of the applicable reserve; or
o
Retain funds under the public housing program for this purpose. However, HUD will recapture any
public housing funds that a PHA does not expend for closeout costs.

In the case where the PHA will continue to maintain other units in its inventory under a public housing ACC,
a contribution of operating funds to the covered project that exceeds the average amount the project has
held in operating reserves over the past three years will trigger a subsidy layering review under 24 CFR
4.13. Similarly, any contribution of capital funds, including Replacement Housing Factor (RHF) or
Demolition Disposition Transitional Funding (DDTF), will trigger a subsidy layering review. Notwithstanding
the subsidy layering review, PHAs should be mindful of how the capital funds or operating reserves used in
the financing of its RAD properties may impact the physical and financial health of properties that will
remain in its public housing inventory.

In addition, following execution of the HAP contract, PHAs are authorized to use operating and capital
funds to make HAP payments for the remainder of the first calendar year in which the HAP contract is
effective.  Otherwise, a PHA may not contribute public housing program funds to the covered project
unless such funding has been identified in the approved financing plan and included in the approved
“sources and uses” attached to the RCC.
For projects governed by the requirements of Notice PIH 2012-32, REV-2, the following language applies:

In the case of a PHA that is converting all of its ACC units, there is no restriction on the amount of public
housing funds that may be contributed to the covered project at closing; the PHA may convey all program
funds to the covered project. HUD will recapture any public housing funds that a PHA has not expended
once it no longer has units under ACC. In the case where the PHA will continue to maintain other units in
its inventory under a public housing ACC, a contribution of operating funds to the covered project that
exceeds the average amount the project has held in operating reserves over the past three years will
trigger a subsidy layering review under 24 CFR 4.13. Similarly, any contribution of capital funds, including
Replacement Housing Factor (RHF) or Demolition Disposition Transitional Funding (DDTF), will trigger a
subsidy layering review. Notwithstanding the subsidy layering review, PHAs should be mindful of how the
capital funds or operating reserves used in the financing of its RAD properties may impact the physical and
financial health of properties that will remain in its public housing inventory.
18-II.E. PBV PERCENTAGE LIMITATION AND UNIT CAP [NOTICE PIH 2019-23, SUPPLEMENTAL
NOTICE 4C]

PBV Percentage Limitation
RAD PBV units in a covered projects do not count against the maximum amount of assistance a PHA may
utilize for the PBV program (program cap), which under the standard PBV program is set at 20 percent of the
authorized units allocated to a PHA under the HCV program with the ability to project-base an additional 10
percent of units that meet certain requirements. The number of PBV units excluded from the PHA’s PBV
program cap cannot exceed the number of former public housing units that those PBV units are replacing
through the course of the RAD conversion. All PBV units in a covered project that replace former public
housing units at the time of conversion are excluded from both the numerator and the denominator when
calculating the percent of vouchers that may be project-based by a PHA. To implement this provision, HUD is
waiving section 8(o)(13)(B) of the 1937 Act as well as 24 CFR 983.6.
Cap on the Number of PBV Units in Each Project [Notice PIH 2025-03, Supplemental Notice 4C]
There is no cap on the number of units that may received RAD PBV assistance in each project. Under 24 CFR
983.54(c )(3), units excluded under 24 CFR 983.59 that were previously subject to federally required rent
restrictions or received one of the listed forms of HUD assistance do not count toward the project cap. For any
RAD PBV and legacy Non-RAD PBV units in projects not already excluded under 24 CFR 983.59, including
transfers of assistance to a new location, HUD waived section 8(o)(13)(D) of the Act, as well as related
provisions of 24 CFR 983.54. Accordingly, units under a RAD PBV HAP contract may not be “expected” for a
specified purpose.
18-II.F. SITE SELECTION STANDARDS [NOTICE PIH 2019-23; NOTICE PIH 2016-17]
Site selection requirements set forth in 24 CFR 983.55 apply to RAD PBV, with the exception of the provisions
regarding deconcentration of poverty and expanding housing and economic opportunity for existing housing
sites.
To facilitate the uniform treatment of residents and units, any legacy non-RAD PBV units located in the same
project are subject to the terms of this provision.
HUD will conduct a front-end civil rights review of the PHA’s proposed site in certain circumstances. For RAD
PBV conversions that involve new construction located in an area of minority concentration (whether on the
existing public housing site or on a new site) HUD will determine whether it meets one of the exceptions that
would allow for new construction in an area of minority concentration.
The PHA must ensure that its RAD PBV conversion, including any associated new construction, is consistent
with its certification to affirmatively further fair housing and complies with civil rights laws.
18-II.G. ENVIRONMENTAL REVIEW [NOTICE PIH 2019-23; ENVIRONMENTAL REVIEW REQUIREMENTS
FOR RAD CONVERSIONS, MARCH 2019]
HUD cannot approve an applicant’s financing plan submission unless and until the required environmental
review has been completed for the applicant’s proposed conversion project and found to meet environmental
review requirements. Environmental documents must be submitted no later than the applicant’s financing plan.
HUD will not issue a RAD Conversion Commitment (RCC) if the project plan does not meet the environmental
review requirements described in Attachment 1A of Notice PIH 2019-23. Once an awardee has submitted an
application for a specific project, they may not make any choice limiting actions before the completion of the
environmental review.

PART III: DWELLING UNITS
18-III.A. OVERVIEW
This part identifies the special housing quality standards that apply to the RAD PBV program, housing
accessibility for persons with disabilities, and special procedures for conducting housing quality standards
inspections.
18-III.B. HOUSING QUALITY STANDARDS [24 CFR 983.101 AND 24 CFR 5.703]
Housing quality standards for the tenant-based program generally apply to the PBV program. Housing quality
standards requirements for shared housing, manufactured home space rental, and the homeownership option
do not apply because these housing types are not assisted under the PBV program.
The physical condition standards at 24 CFR 5.703 do not apply to the PBV program.
Lead-based Paint [24 CFR 983.101(c); Notice PIH 2019-23]
The lead-based paint requirements for the tenant-based voucher program do not apply to the PBV program.
Instead, the Lead-based Paint Poisoning Prevention Act (42 U.S.C. 4821-4846), the Residential Lead-based
Paint Hazard Reduction Act of 1992 (42 U.S.C. 4851-4856), and implementing regulations at 24 CFR part 35,
subparts A, B, H, and R, and 40 CFR 745.227, apply to the PBV program.
18-III.C. HOUSING ACCESSIBILITY FOR PERSONS WITH DISABILITIES [NOTICE PIH 2016-17]
Federal accessibility requirements apply to all conversions, whether they entail new construction, alternations,
or existing facilities. The housing must comply with program accessibility requirements of section 504 of the
Rehabilitation Act of 1973 (29 U.S.C. 794) and implementing regulations at 24 CFR part 8. The PHA must
ensure that the percentage of accessible dwelling units complies with the requirements of section 504 of the
Rehabilitation Act of 1973 (29 U.S.C. 794), as implemented by HUD’s regulations at 24 CFR 8, subpart C.
Housing first occupied after March 13, 1991, must comply with design and construction requirements of the
Fair Housing Amendments Act of 1988 and implementing regulations at 24 CFR 100.205, as applicable. (24
CFR 983.102).

18-III.D. INSPECTING UNITS [24 CFR 983.103]
Initial Inspection [RAD Quick Reference Guide, Notice PIH 2019-23, and Notice PIH 2023-19]
Under standard PBV regulations at 24 CFR 983.103(c), the PHA must inspect and determine that all of the
proposed PBV units fully comply with housing quality standards before entering the HAP contract, unless the
PHA has adopted a policy to enter into a HAP contract for units that fail the initial inspection as a result of only
non-life-threatening conditions (NLT option), or if the unit passed an alternative inspection, or both. It is the
responsibility of the contract administrator to perform this initial inspection (unless units are PHA-owned). In
order to accommodate projects in which repairs are conducted, however, HUD has waived this requirement
when units are undergoing rehabilitation. In this case, units must meet housing quality standards by the date
indicated in the RAD Conversion Commitment (RCC). To place the unit under HAP contract and commence
making payments, the PHA may rely on the owner’s certification that the owner has no reasonable basis to
have knowledge that life-threatening conditions exist in the unit or units to be added to the HAP contract
instead of conducting an initial inspection. During the period of the work, housing quality standards
requirements apply. The PHA must enforce the project owner’s obligations and conduct inspections when
needed, (for example in response to tenant complaints or other information coming to its attention), and the
owner must correct any deficiencies in accordance with HQS requirements (i.e., no more than 24 hours for a
life-threatening deficiency, and within no more than 30 calendar days or any PHA-approved extension for other
defects, but no later than the date of the completion of the work as indicated in the RCC).
Turnover Inspections [24 CFR 983.103(c), FR Notice 1/18/17, and Notice PIH 2017-20]
Before providing assistance to a new family in a contract unit, the PHA must inspect the unit. The PHA may not
provide assistance on behalf of the family until the unit fully complies with housing quality standards.
Periodic Inspections [24 CFR 983.103(e); FR Notice 6/25/14]
At least once every 24 months during the term of the HAP contract, the PHA must inspect a random sample
consisting of at least 20 percent of the contract units in each building, to determine if the contract units and the
premises are maintained in accordance with housing quality standards. Turnover inspections are not counted
toward meeting this inspection requirement.
PHA Policy
The PHA will inspect on an annual basis a random sample consisting of at least 20 percent of the
contract units in each building to determine if the contract units and the premises are maintained in
accordance with housing quality standards.
If more than 20 percent of the sample of inspected contract units in a building fail the initial inspection, the PHA
must reinspect 100 percent of the contract units in the building.
Alternative Inspections [24 CFR 983.103(g); Notice PIH 2016-05]
In the case of a PBV project financed under a federal, state, or local housing program that is subject to
alternative inspections, the PHA may rely upon an alternative inspection conducted at least triennially to
demonstrate compliance with inspection requirements.
PHA Policy
The PHA will not rely on alternative inspection standards.

Interim Inspections [24 CFR 983.103(f)]
If a participant or government official notifies the PHA of a potential deficiency, the following applies:
If the reported deficiency is life-threatening, the PHA must, within 24 hours of notification, both inspect the
housing unit and notify the owner if the life-threatening deficiency is confirmed. The owner must then make the
repairs within 24 hours of PHA notification.
If the reported deficiency is non-life-threatening, the PHA must, within 15 days of notification, both inspect the
unit and notify the owner if the deficiency is confirmed. The owner must then make the repairs within 30 days
of notification from the PHA or within any PHA-approved extension.
PHA Policy
During an interim inspection, the PHA generally will inspect only those deficiencies that were reported.
However, the inspector will record any additional deficiencies that are observed and will require the responsible
party to make the necessary repairs.
If the periodic inspection has been scheduled or is due within 90 days of the date the special inspection is
scheduled the PHA may elect to conduct a full inspection.
Follow Up Inspections [24 CFR 983103(f)(2)]
The PHA must conduct follow-up inspections needed to determine if the owner (or, if applicable, the family)
has corrected a housing quality standards violation, and must conduct inspections to determine the basis for
exercise of contractual and other remedies for owner or family violation of housing quality standards.
Supervisory Quality Control Inspections [24 CFR 983.103(f)(3)]
In conducting PHA supervisory quality control HQS inspections, the PHA should include a representative
sample of both tenant-based and project-based units.
Inspecting PHA-Owned Units [24 CFR 983.103(g); Notice PIH 2017-21]
In the case of PHA-owned units, all required inspections must be performed by an independent entity
designated by the PHA and approved by HUD. The independent entity must furnish a copy of each inspection
report to the PHA. The PHA must take all necessary actions in response to inspection reports from the
independent agency, including exercise of contractual remedies for violation of the HAP contract by the PHA-
owner.

PART IV: HOUSING ASSISTANCE PAYMENTS (HAP) CONTRACT
18-IV.A. OVERVIEW [RAD PBV QUICK REFERENCE GUIDE 6/20]
Public housing projects converting under RAD do not employ the PBV Agreement to Enter into a Housing
Assistance Payments (AHAP) contract. Instead, following the execution of all requirements contained in the
Commitment to Enter into a HAP (CHAP) contract and the RAD Conversion Commitment (RCC), a project is
converted immediately to the RAD PBV HAP contract following the closing of any construction financing.
Except for transfers of assistance, the RAD PBV HAP contract takes effect before any work begins. Owners of
public housing projects converted to PBV assistance via RAD enter into a HAP contract with the PHA that will
administer the PBV assistance. Units assisted under a RAD PBV HAP contract must be subject to long-term,
renewable use and affordability restrictions.
18-IV.B. HAP CONTRACT REQUIREMENTS
Contract Information [RAD PBV Quick Reference Guide 6/20; Notice PIH 2019-23]
The RAD PBV program uses the PBV HAP contract for new construction or rehabilitated housing (Form HUD-
52530A), as modified by the RAD rider (Form HUD-52621). For closings on or after January 1, 2018, HUD
incorporated the RAD rider directly into the standard PBV HAP contract. For closing that occurred prior to
January 1, 2018, the RAD rider must be attached to the PBV HAP contract.
The distinction between “existing housing” and “rehabilitated and newly constructed housing” is overridden by
RAD requirements. The project must also have an initial RAD use agreement. All public housing RAD
conversion properties financed with LIHTC are also required to include an LIHTC rider.
Execution and Effective date of the HAP Contract [RADBlast! 7/11/16]
RAD PBV projects do not employ an Agreement to Enter into a Housing Assistance Payments (AHAP) contract
like in the standard PBV program. Rather, when the conditions of the CHAP and the RCC are met and the
conversion has closed, the PHA executes the HAP contract. Project owners may select the effective date of
the HAP contract as the first day of either of the two months following the completed closing.
Term of HAP Contract [Notice PIH 2019-23]
The initial term of the HAP contract may not be for less than 15 years and may be for a term of up to 20 years
upon request of the owner and with approval of the administering voucher agency. Upon expiration of the initial
term of the contract, and upon each renewal term of the contract, the owner must accept each offer to renew
the contract, for the prescribed number and mix of units, either on the site of the project subject to the expiring
contract or, upon request of the project owner and subject to PHA and HUD approval, at another site through a
future transfer of assistance.
Contracts are subject to the terms and conditions applicable at the time of each offer and further subject to the
availability of appropriations for each year of each such renewal. To implement this provision, HUD is waiving
section 8(o)(13)(F) of The United States Housing Act of 1937, which permits a minimum term of one year, as
well as 24 CFR 983.205(a), which governs the contract term.
After the expiration of a 20-year initial term of the HAP contract, the HAP contract must be renewed on a form
approved by HUD, which must include language that requires rents to be re-determined in accordance with 24
CFR 983.301 and 983.302. If the RAD PBV HAP contract was renewed or extended prior to the 20the 20 2025
-03].

Agreement to Enter into a HAP (AHAP) Contract [Notice PIH 2019-23]
For public housing conversions to PBV, there will be no agreement to enter into a Housing Assistance
Payments (AHAP) contract. Therefore, all regulatory references to the Agreement (AHAP), including
regulations under 24 CFR Part 983 Subpart D, are waived. The definitions for proposal selection date, new
construction, rehabilitation, and existing housing are not applicable.
Mandatory Contract Renewal [Notice PIH 2019-23]
By statue, upon contact expiration, the agency administering the vouchers will offer, and the PHA will accept,
renewal of the contract for the prescribed number and mix of units, either on the site of the project subject to
the expiring contract or, upon request of the project owner and subject to PHA and HUD approval, at another
site through a future transfer of assistance. The contract is subject to the terms and conditions applicable at the
time of renewal and the availability of appropriations each year for such renewal. Consequently 24 CFR
983.205(b), governing the PHA discretion to renew the contract, will not apply.
In the event that the HAP contract is removed due to breach, non-compliance or insufficiency of appropriations,
for all units previously covered under the HAP contract, new tenants must have incomes at or below 80
percent of the area median income at the time of admission and rents may not exceed 30 percent of 80
percent of median income for an appropriate size unit for the remainder of the term of the RAD use agreement.
Remedies for Housing Quality Standards Violations [24 CFR 983.208]
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed before June 6, 2024.
The PHA may not make any HAP payment to the owner for a contract unit during any period in which the unit
does not comply with housing quality standards. If the PHA determines that a contract unit does not comply
with housing quality standards, the PHA may exercise any of its remedies under the HAP contract, for any or
all of the contract units. Available remedies include termination of housing assistance payments, abatement or
reduction of housing assistance payments, withholding of contract units, and termination of the HAP contract.
PHA Policy
The PHA will abate contracts for noncompliance with housing quality standards in accordance with the
policies used in the tenant-based voucher program. These policies are contained in Section 8-II.G.,
Enforcing Owner Compliance.
The following is applicable to HAP contracts executed or renewed June 6, 2024, or later.
Enforcement of Housing Quality Standards [24 CFR 983.208(b)]
The PHA must vigorously enforce the owner’s obligation to maintain contract units in accordance with housing
quality standards. If the owner fails to maintain the dwelling unit in accordance with housing quality standards,
the PHA must take enforcement action. The unit is in noncompliance with housing quality standards if:

The PHA or other inspector authorized by the state or local government determines the unit has
housing quality standards deficiencies based upon an inspection;

The agency or inspector notifies the owner in writing of the unit housing quality standards

deficiencies; and

The deficiencies are not remedied within the following timeframes:
o
For life-threatening deficiencies, the owner must correct the deficiency within 24 hours of
notification;
o
For other deficiencies, the owner must correct the deficiency within 30 calendar days of
notification (or any reasonable PHA-approved extension).
In the case of an HQS deficiency that the PHA determines is caused by the tenant, any member of the
household, or any guest or other person under the tenant’s control, other than any damage resulting
from ordinary use, the PHA may waive the owner’s responsibility to remedy the violation. Housing
assistance payments to the owner may not be withheld or abated if the owner responsibility has been
waived. However, the PHA may terminate assistance to a family because of a housing quality
standards breach beyond damage resulting from ordinary use caused by any member of the household
or any guest or other person under the tenant’s control, which may result in removing the unit from the
HAP contract.
PHA Policy
The PHA will waive the owner’s responsibility for housing quality standards deficiencies that have been
determined to have been caused by the tenant, any member of the household, or any guest or other
person under the tenant’s control, to the extent the tenant can be held responsible for ensuring that the
deficiencies are corrected: the tenant must take all necessary steps permissible under the lease and
state and local law to remedy the deficiency. This may include paying the owner for the cost of the
necessary repairs in accordance with the lease.
In the case of a housing quality standards deficiency that is caused by fire, natural disaster, or similar
extraordinary circumstances, the PHA may permit the owner to undertake substantial improvement in
accordance with 24 CFR 983.212. However, so long as the contract unit with deficiencies is occupied, the PHA
must withhold or abate housing assistance payments and remove units from or terminate the HAP contract as
described in this section.
In the case of a project that is undergoing development activity after HAP contract execution, the remedies of
24 CFR 983.208(d) do not apply to units designated as unavailable for occupancy during the period of
development activity in accordance with the rider. However, in the case of any contract unit with deficiencies
that is occupied, the PHA must withhold or abate housing assistance payments and remove units from or
terminate the HAP contract as described in this section.
Family Obligation [24 CFR 983.208(c)]
The family may be held responsible for a breach of housing quality standards caused by any of the following:

Tenant-paid utilities not in service;

Failure to provide or maintain appliances owned by the family; and

Damage to the dwelling unit or premises caused by a household member or guest beyond ordinary
wear and tear.
PHA Policy
Damages beyond ordinary wear and tear will be considered to be damages which could be assessed
against the security deposit under state law or in court practice.
If the PHA has waived the owner’s responsibility to remedy the violation, the following applies:

If the housing quality standards breach caused by the family is life-threatening, the family must take
all steps permissible under the lease and state and local law to ensure the deficiency is corrected
within 24 hours of notification.

For other family-caused deficiencies, the family must take all steps permissible under the lease and

state and local law to ensure the deficiency is corrected within 30 calendar days of notification (or
any PHA-approved extension).
If the family has caused a breach of the HQS, the PHA must take prompt and vigorous action to enforce the
family obligations. The PHA may terminate assistance for the family in accordance with 24 CFR 982.552.
PHA Remedies [24 CFR 983.208(d)]
The remedies listed below apply when housing quality standards deficiencies are identified as the result of an
inspection other than a pre-selection, initial, or turnover inspection. The PHA must identify in its administrative
plan the conditions under which it will withhold HAP and the conditions under which it will abate HAP or
terminate the HAP contract for units other than the unit with housing quality standards deficiencies.
PHA Policy
The owner and the family will be notified in writing of the results of all inspections. When an inspection
identifies housing quality standards failures, the PHA will determine (1) whether or not the failure is a
life-threatening condition and (2) whether the family or owner is responsible.
The PHA will not withhold assistance payments upon notification to the owner of the deficiencies.
When life-threatening conditions are identified, the PHA will immediately notify both parties by
telephone or email. The notice will specify who is responsible for correcting the violation. The corrective
actions must be taken within 24 hours of the PHA’s notice.
When failures that are not life-threatening are identified, the PHA will send the owner and the family a
written notification of the inspection results within five business days of the inspection. The written
notice will specify who is responsible for correcting the violation, and the time frame within which the
failure must be corrected. Generally, not more than 30 days will be allowed for the correction.
If the owner is responsible for correcting the deficiency, the notice of inspection results will inform the
owner that if life-threatening conditions are not corrected within 24 hours, and non-life-threatening
conditions are not corrected within the specified time frame (or any PHA-approved extension), the
owner’s HAP will be abated.
Likewise, if the family is responsible for correcting the deficiency, the notice will inform the family that if
corrections are not made within the specified time frame (or any PHA-approved extension, if applicable)
the family’s assistance will be terminated in accordance with PHA policy (see Chapter 12).
HAP Withholding [24 CFR 983.208(d)(1)
A PHA may withhold assistance payments for units that have housing quality standards deficiencies once the
PHA has notified the owner in writing of the deficiencies. The PHA’s administrative plan must identify the
conditions under which the PHA will withhold HAP. In this case, if the unit is brought into compliance during the
applicable cure period, the PHA resumes assistance payments and provide assistance payments to cover the
time period for which the payments were withheld.
PHA Policy
The PHA will not withhold assistance payments upon notification to the owner of the deficiencies.

HAP Abatement [24 CFR 983.208(d)(2)]
The PHA must abate the HAP, including amounts that had been withheld, if the owner fails to make the repairs
within the applicable cure period. The PHA may choose to abate payments for all units covered by the HAP
contract due to a contract unit’s noncompliance with the housing quality standards, even if some of the contract
units continue to meet housing quality standards. In this case, the PHA must notify the family and the owner
that it is abating payments and, if the unit does not meet housing quality standards within 60 days (or a
reasonable longer period established by the PHA), the PHA will either terminate the HAP contract or remove
the unit with deficiencies from the HAP contract, and any family residing in a unit that does not comply with
housing quality standards will have to move if the family wishes to receive continued assistance.
The owner may not terminate the tenancy of any family due to the withholding or abatement of assistance.
PHA Policy
The PHA will make all HAP abatements effective the first of the month following the expiration of the
PHA-specified correction period (including any extension).
The PHA will abate payments only for those contract units that do not meet housing quality standards.
The PHA will inspect abated units within five business days of the owner’s notification that the work has
been completed. Payment will resume effective on the day the unit passes inspection.
During any abatement period, the family continues to be responsible for its share of the rent.
Failure to Make Repairs
If an owner fails to make required repairs within 60 days (or a reasonable longer period established by the
PHA) of the notice of abatement, the PHA must either remove the unit from the HAP contract or terminate the
HAP contract in its entirety. The PHA must issue the family whose unit will be removed or all families residing
in contract units, if the PHA is terminating the HAP contract, a tenant-based voucher to move at least 30 days
prior to the removal of the unit from the HAP contract or termination of the HAP contract. A family may elect to
remain in the project if the project contains a unit that meets the requirements of that section, with priority given
to families who will remain in the same unit if there are insufficient units available to accommodate all families
that wish to remain. The PHA must give any family residing in a unit that is either removed from the HAP
contract or for which the HAP contract is terminated due to a failure to correct housing quality standards
deficiencies at least 90 days or a longer period as the PHA determines is reasonably necessary following the
termination of the HAP contract or removal of the unit from the HAP contract to lease a unit with tenant-based
assistance.
PHA Policy
The PHA will issue a family whose HAP contract is being terminated due to an owner failing to make
required repairs within the required time frame a voucher no later than 30 days prior to the termination
of the HAP contract. The initial term of the voucher will be 120 calendar days. No briefing is required for
these families.
In order to receive tenant-based assistance under the HCV program, the family must submit a Request
for Tenancy Approval and proposed lease within the 120-day period, unless the PHA grants an
extension. The PHA will follow the policies set forth in 
Chapter 5 on voucher extension and expiration.

Offer of Public Housing [24 CFR 983.208(d)(6)(ii)]
If the family is unable to lease a new unit within the term of the voucher, and the PHA owns or operates public
housing, the PHA must offer, and, if accepted, provide the family a selection preference for an appropriate-
sized public housing unit that first becomes available for occupancy after the time period expires.
PHA Policy
The PHA does operate a public housing program and will provide a preference for PBV families whose
units is being removed from the HAP contract or whose HAP contract is being terminated due to an
owner failing to make required repairs within the required time frame, and who were unable to lease a
new unit within the term of the voucher.
Thirty days prior to the expiration date of the voucher, the PHA will provide written notice to the family
stating that the PHA does provide such a preference and providing an estimation of availability for the
appropriately sized public housing unit.
Relocation Assistance [24 CFR 983.208(d)(6)(iii)]
PHAs may assist families relocating due to the HAP contract being terminated as a result of the owner failing
to make required repairs within the required time frame in finding a new unit, including using up to two months
of the withheld and abated assistance payments for costs directly associated with relocating to a new unit,
including security deposits, temporary housing costs, or other reasonable moving costs as determined by the
PHA based on their locality.
If the PHA uses withheld and abated payments to assist with relocation costs, the PHA must provide security
deposit assistance to the family as necessary. The PHA must assist families with disabilities with locating
available accessible units in accordance with 24 CFR 8.28(a)(3). If the family receives security deposit
assistance from the PHA for the new unit, the PHA may require the family to remit the security deposit returned
by the owner of the new unit at such time that the lease is terminated, up to the amount of security deposit
provided by the PHA for that unit.
PHA Policy
The PHA will assist families with disabilities with locating available accessible units in accordance with
program requirements.
The PHA will use up to two months of withheld and abated payment to assist with any required security
deposit at the new unit. Funds will not be used for any other relocation assistance.
If the family receives a refund of a security deposit for the new unit, the PHA will not require any
amount to be remitted to the PHA.

18-IV.C. AMENDMENTS TO THE HAP CONTRACT
Floating Units [Notice PIH 2019-23]
Upon request of the owner to the voucher agency that will administer the project, HUD will permit assistance to
float among units within the project that are the same bedroom size. The unit to which assistance is floated
must be comparable to the unit being replaced in quality and amenities.
If the PHA chooses to float units, units are not specifically identified on the HAP contract, rather the HAP
contract must specify the number and type of units in the property that are RAD PBV units. The property must
maintain the same number and type of RAD units from the time of the initial HAP contract execution forward.
PHA Policy
The PHA will float assistance among unoccupied units within the project. Tracking of the number and
type of units at the property, as well as identification of comparable units when assistance is floated, will
be maintained by each property.
Reduction in HAP Contract Units [Notice PIH 2019-23]
Project owners are required to make available for occupancy by eligible tenants the number of assisted units
under the terms of the HAP contract.
The PHA may not reduce the number of assisted units without written HUD approval. Any HUD approval of a
PHA’s request to reduce the number of assisted units under contract is subject to conditions that HUD may
impose. MTW agencies may not alter this requirement.
If units are removed from the HAP contract because a new admission’s TTP comes to equal or exceed the
gross rent for the unit and if the project is fully assisted, the PHA must reinstate the unit after the family has
vacated the property. If the project is partially assisted, the PHA may substitute a different unit for the unit on
the HAP contract in accordance with 24 CFR 983.207, or where the development has “floating” units.
18-IV.D. HAP CONTRACT YEAR AND ANNIVERSARY DATES [24 CFR 983.207(B)(2) AND (G), AND 24
CFR 983.302(E)]
The HAP contract year is the period of 12 calendar months preceding each annual anniversary of the HAP
contract during the HAP contract term. The initial contract year is calculated from the first day of the first
calendar month of the HAP contract term.
The annual anniversary of the HAP contract is the first day of the first calendar month after the end of the
preceding contract year. There is a single annual anniversary date for all units under a particular HAP contract.
18-IV.E. OWNER RESPONSIBILITIES UNDER THE HAP CONTRACT 
[24 CFR 983.210]
When the owner executes the HAP contract, they certify that at such execution and at all times during the term
of the HAP contract:

The owner is maintaining the premises and contract units in accordance with housing quality
standards;


The owner is providing all services, maintenance, equipment, and utilities as agreed to under the
HAP contract and the leases;

Each contract unit for which the owner is receiving HAP is leased to an eligible family referred by
the PHA or selected from the owner-maintained waiting list, and the lease is in accordance with the
HAP contract and HUD requirements;

To the best of the owner’s knowledge, the family resides in the contract unit for which the owner is
receiving HAP, and the unit is the family’s only residence;

The owner (including a principal or other interested party) is not the spouse, parent, child,
grandparent, grandchild, sister, or brother of any member of a family residing in a contract unit
(unless needed as a reasonable accommodation);

The amount of the HAP the owner is receiving is correct under the HAP contract;

The rent for contract units does not exceed rents charged by the owner for comparable unassisted
units;

Except for HAP and tenant rent, the owner has not received and will not receive any other payment
or consideration for rental of the contract unit;

The family does not own or have any interest in the contract unit (this does not apply to the family’s
membership in a cooperative); and

Repair work on the project selected as an existing project that is performed after HAP contract
execution within such post-execution period as specified by HUD may constitute development
activity, and if determined to be development activity, the repair work undertaken shall be in
compliance with Davis-Bacon wage requirements.
PART V: SELECTION OF PBV PROGRAM PARTICIPANTS
18-V.A. OVERVIEW
Many of the provisions of the tenant-based voucher regulations [24 CFR 982] also apply to the PBV program.
This includes requirements related to determining eligibility and selecting applicants from the waiting list. Even
with these similarities, there are requirements that are unique to the PBV program. This part describes the
requirements and policies related to eligibility and admission to the PBV program.
18-V.B. PROHIBITED RESCREENING OF EXISTING TENANTS UPON CONVERSION [NOTICE PIH 2019-
23]
Current households cannot be excluded from occupancy at the covered project based on any rescreening,
income eligibility, or income targeting provisions. Consequently, current households will be grandfathered for
application of any eligibility criteria to conditions that occurred prior to conversion but will be subject to any

ongoing eligibility requirements for actions that occur after conversion. Post-conversion, the tenure of all
residents of the covered project is protected pursuant to PBV requirements regarding continued occupancy
unless explicitly modified by Notice PIH 2019-23 (e.g., rent phase-in provisions). For example, a unit with a
household that was over-income at time of conversion would continue to be treated as an assisted unit. Thus,
24 CFR 982.201, concerning eligibility and targeting, will not apply for current households. Once that remaining
household moves out, the unit must be leased to an eligible family. Existing residents at the time of conversion
may not be rescreened for citizenship status or have their social security numbers reverified.
Further, so as to facilitate the right to return to the assisted property, this provision must apply to current public
housing residents of the converting project that will reside in legacy non-RAD PBV units placed in a project that
contain RAD PBV units. Such families and such contract units will otherwise be subject to all requirements of
the applicable program, specifically 24 CFR 983 for legacy non-RAD PBV. Any legacy non-RAD PBV units
located in the same project are also subject to the right to return.
For the RAD PBV program, in-place family means a family who lived in a pre-conversion property at the time
assistance was converted from public housing to PBV under RAD.
18-V.C. ELIGIBILITY FOR PBV ASSISTANCE [24 CFR 983.251(A) AND (B)]
Applicants for PBV assistance must meet the same eligibility requirements as applicants for the tenant-based
voucher program using information received and verified by the PHA within a period of 60 days before
commencement of PBV assistance. For all families, the PHA must determine if the total tenant payment for the
family is less than the gross rent, such that the unit will be eligible for a monthly HAP. Applicants must qualify
as a family as defined by HUD and the PHA, have income at or below HUD-specified income limits, and qualify
on the basis of citizenship or the eligible immigration status of family members [24 CFR 982.201(a) and 24
CFR 983.2(a)]. In addition, an applicant family must provide social security information for family members [24
CFR 5.216 and 5.218] and consent to the PHA’s collection and use of family information regarding income,
expenses, and family composition [24 CFR 5.230]. The PHA may also not approve a tenancy if the owner
(including a principal or other interested party) of the unit is the parent, child, grandparent, grandchild, sister, or
brother of any member of the family, unless needed as a reasonable accommodation. An applicant family must
also meet HUD requirements related to current or past criminal activity.
PHA Policy
The PHA will determine an applicant family’s eligibility for the RAD PBV program in accordance with the
policies in Chapter 3.
18-V.D. ORGANIZATION OF THE WAITING LIST [24 CFR 983.251(C); NOTICE PIH 2019-23]

The standard PBV regulations at 24 CFR 983.251 set out program requirements related to establishing and
maintaining a waiting list from which residents will be admitted. These provisions will apply unless the project is
covered by a remedial order or agreement that specifies the type of waiting list and other waiting list policies.
Any legacy non-RAD PBV units located in the same project are also subject to these requirements.
Applicants who will occupy units with PBV assistance must be selected from the waiting list for the PBV
program. The PHA or owner (as applicable) may establish selection criteria or preferences for occupancy of
particular PBV units. The PHA may place families referred by the PBV owner on its PBV waiting list.
The PHA must establish in the administrative plan the options it will use to structure the PBV waiting list. The
PHA may:

Use a separate, central, waiting list comprised of more than one or or all PBV projects;

Use the same waiting list for both tenant-based and some or all PBV projects;

Use a separate waiting list for PBV units in individual projects or buildings (or for sets of such units)
(which may be used in combination with either of the above options and may be maintained by the
owner); or

Merge the PBV waiting list with a waiting list for other assisted housing programs offered by the
PHA.
If the PHA chooses to offer a separate waiting list for PBV assistance, the PHA must offer to place applicants
who are listed on the tenant-based waiting list on the waiting list for PBV assistance. The PHA must specify the
name of the PBV projects in its administrative plan.
PHA Policy
The PHA will establish and manage separate waiting lists for individual projects or buildings that are
receiving RAD PBV assistance. The PHA currently has waiting lists for the following RAD PBV projects:

Villas on McQueen
o
The preferences for this wait list our as followed: elderly, veterans, families, and those that
are disabled.
For any applicants on the public housing waiting list that are likely to be ineligible for admission to a covered
project converting to PBV because the household’s TTP is likely to exceed the RAD gross rent, the PHA will
consider transferring such household, consistent with program requirements for administration of waiting lists,
to the PHA’s remaining public housing waiting lists or to another voucher waiting list, in addition to transferring
such household to the waiting list for the covered project.
To the extent any wait list relies on the date and time of application, the applicants shall have priority on the
wait lists to which their application was transferred in accordance with the date and time of their application to
the original waiting list.
The PHA will maintain the project-specific waiting list in accordance with all applicable civil rights and fair
housing regulations found at 24 CFR 903.7(b)(2)(ii)-(iv). The PHA will provide applicants full information about
each development, including an estimate of the wait time, location, occupancy, number and size of accessible
units, and amenities like day care, security, transportation, and training programs at each development with a
site-based waiting list. The system for selection will be consistent with all applicable civil rights and fair housing
laws and regulations and may not be in conflict with any imposed or pending court order, settlement
agreement, or complaint brought by HUD.
The PHA will give priority to participants moving under a VAWA emergency transfer from one PBV
development to another in accordance with Section 18-VI.E.
18-V.E. SELECTION FROM THE WAITING LIST [24 CFR 983.251(C)]

After conversion to RAD PBV, applicants who will occupy units with RAD PBV assistance must be selected
from the waiting list. The PHA may establish selection criteria or preferences for occupancy of particular PBV
units.
Income Targeting [24 CFR 983.251(c)(9); Notice PIH 2019-23]
At least 75 percent of the families admitted to the PHA’s tenant-based and project-based voucher programs
during the PHA fiscal year from the waiting list must be extremely-low income families. The income targeting
requirement applies to the total of admissions to both programs.
Families in place at the time of the conversion are exempt from income targeting requirements. New
admissions follow standard PBV requirements. Any legacy non-RAD PBV units located in the same project are
also subject to these requirements.
Units with Accessibility Features [24 CFR 983.251(c)(9)]
Families who require particular accessibility features for persons with disabilities must be selected first to
occupy PBV units with such accessibility features. The PHA must have some mechanism for referring to
accessible PBV units a family that includes a person with a mobility or sensory impairment. .
Preferences [24 CFR 983.251(d); FR Notice 11/24/08; Notice PIH 2019-23]
The PHA may establish in its administrative plan any preferences for occupancy of particular units, including
the name of the projects and the specific preferences that are to be used by projects. Criteria for occupancy of
units (e.g., elderly families) may also be established, however, selection of families must be done through
admission preference. The PHA may use the same selection preferences that are used for the tenant-based
voucher program, establish selection criteria or preferences for the PBV program as a whole, or for occupancy
of particular PBV developments or units.
PHA Policy
o
For the Villas on McQueen waitlist for PBV- The preferences for this wait list our as followed:
elderly, veterans, families, and those that are disabled.
However, the PHA will give priority to participants moving under a VAWA emergency transfer from one
PBV development to another in accordance with Section 18-VI.E.

18-V.F. OFFER OF PBV ASSISTANCE
Refusal of Offer [24 CFR 983.251(e)]
If a family refuses the PHA’s offer of PBV assistance or the owner rejects a family for admission to the owner’s
PBV units, the family’s position on the PHA waiting list for tenant-based assistance is not affected regardless of
the type of PBV waiting list used by the PHA. The impact (of a family’s rejection of the offer or the owner’s
rejection of the family) on a family’s position on the PBV waiting list will be determined as follows:

If a central PBV waiting list is used, the PHA’s administrative plan must address the number of
offers a family may reject without good cause before the family is removed from the PBV waiting list
and whether the owner’s rejection will impact the family’s place on the PBV waiting list.

If a project-specific PBV waiting list is used, the family’s name is removed from the project’s waiting
list connected to the family’s rejection of the offer without good cause or the owner’s rejection of the
family. The family’s position on any other project-specific PBV waiting list is not affected.

The PHA must define good cause in its administrative plan. The PHA’s definition of good cause
must include, at minimum, that:
o
The family determines the unit is not accessible to a household member with a disability or
otherwise does not meet the member’s disability-related needs;
o
The unit has housing quality standards deficiencies;
o
The family is unable to accept the offer due to circumstances beyond the family’s control (such
as hospitalization, temporary economic hardship, or natural disaster); and
o
The family determines the unit presents a health or safety risk to a household member who is or
has been a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking.
PHA Policy
The PHA will define good cause for rejection of a unit offer as any of the factors listed above.
The PHA is prohibited from taking any of the following actions against a family who has applied for,
received, or refused an offer of PBV assistance:

Refusing to list the applicant on the waiting list for tenant-based voucher assistance

Denying any admission preference for which the applicant qualifies

Changing the applicant’s place on the waiting list based on preference, date, and time of
application, or other factors affecting selection under the PHA’s selection policy

Removing the applicant from the tenant-based voucher waiting list
Acceptance of Offer [24 CFR 983.252(a) and (b)]]
Family Briefing
When a family accepts an offer for PBV assistance, the PHA must give the family an oral briefing. The briefing
must include information on how the program works, the responsibilities of the family and owner, and the
family’s right to move.
In addition to the oral briefing, the PHA must provide a briefing packet that contains the following information:

How the PHA determines the total tenant payment for a family;

The family obligations under the program;

Information on federal, state, and local equal opportunity laws, the contact information for the
Section 504 coordinator, a copy of the housing discrimination complaint form, and information on
how to request a reasonable accommodation or modification under Section 504, the Fair Housing
Act, and the Americans with Disabilities Act;

PHA subsidy standards, including when the PHA will consider granting exceptions to the standards,
and when exceptions are required as a reasonable accommodation for a person with disabilities

under Section 504, the Fair Housing Act, or the Americans with Disabilities Act; and

The family’s right to move.
The PHA and family must sign the statement of family responsibility.
Persons with Disabilities
The PHA must take appropriate steps to ensure effective communication, in accordance with 24 CFR 8.6 and
28 CFR part 35, subpart E, and must provide information on the reasonable accommodation process, in
conducting the oral briefing and in providing the written information packet. This may include making
alternative formats available (see Chapter 2). In addition, the PHA must have a mechanism for referring a
family that includes a member with a mobility impairment to an appropriate accessible PBV unit.
Persons with Limited English Proficiency [24 CFR 983.252(d)]
The PHA must take reasonable steps to ensure meaningful access by persons with limited English proficiency
in accordance with Title VI of the Civil Rights Act of 1964,  HUD’s implementing regulation at 24 CFR Part 1,
Executive Order 13166 (see Chapter 2) ), and HUD’s Final Guidance to Federal Financial Assistance
Recipients Regarding Title VI Prohibition Against National Origin Discrimination Affecting Limited English
Proficient Persons (72 FR 2732) or successor authority.
18-V.G. LEASING OF CONTRACT UNITS [24 CFR 983.252]
The owner is responsible for developing written tenant selection procedures that are consistent with the
purpose of improving housing opportunities for very low-income families and reasonably related to program
eligibility and an applicant’s ability to fulfill their obligations under the lease. An owner must promptly notify in
writing any rejected applicant of the grounds for any rejection [24 CFR 983.253(a)(2) and (a)(3)]. The owner
must provide a copy of the rejection notice to the PHA. During the term of the HAP contract, the owner must
lease contract units to eligible families that are selected from the waiting list for the PBV program. The contract
unit leased to the family must be the appropriate size unit for the size of the family, based on the PHA’s
subsidy standards.
Leasing [24 CFR 983.253(a)]
During the term of the HAP contract, the owner must lease contract units to eligible families that are selected
and referred by the PHA from the waiting list. The contract unit leased to the family must be the appropriate
size unit for the size of the family, based on the PHA’s subsidy standards.
Filling Vacancies [24 CFR 983.254(a)]
The owner must promptly notify the PHA of any vacancy or expected vacancy in a contract unit. After receiving
such notice, the PHA must make every reasonable effort to promptly refer a sufficient number of families for
the owner to fill such vacancies within 30 calendar days. The PHA and the owner must make reasonable
efforts to minimize the likelihood and length of any vacancy.
PHA Policy
The owner must notify the PHA in writing (email) within five business days of learning about any
vacancy or expected vacancy.

The PHA will make every reasonable effort to refer families determined eligible to the owner for a
suitability determination within 30 calendar days of receiving such notice from the owner. If the owner
rejects the family after conducting a suitability screening, the owner must provide a copy of the rejection
notice to the PHA. The owner may not offer a unit to a family until the PHA determines that the family is
eligible for the program and has given the owner written confirmation.
18-V.H. TENANT SCREENING [24 CFR 983.255]
PHA Option
The PHA is not responsible or liable to the owner or any other person for the family’s behavior or suitability for
tenancy. However, the PHA may opt to screen applicants for family behavior or suitability for tenancy and may
deny applicants based on such screening.
PHA Policy
The PHA will not conduct screening to determine a PBV applicant family’s suitability for tenancy.
The PHA must provide the owner with an applicant family’s current and prior address (as shown in PHA
records) and the name and address (if known by the PHA) of the family’s current landlord and any prior
landlords.
In addition, the PHA may offer the owner other information the PHA may have about a family, including
information about the tenancy history of family members or about drug trafficking and criminal activity by family
members. The PHA must provide applicant families a description of the PHA policy on providing information to
owners, and the PHA must give the same types of information to all owners.
The protections for victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking
in 24 CFR part 5, subpart L, apply to tenant screening. The PHA may not disclose to the owner any
confidential information provided in response to a request for documentation of domestic violence, dating
violence, sexual assault, stalking, or human trafficking except at the written request or with the written consent
of the individual providing the documentation [24 CFR 5.2007(c)].
PHA Policy
The PHA will inform owners of their responsibility to screen prospective tenants and will provide owners
with the required known name and address information, at the time of the turnover HQS inspection or
before. The PHA will not provide any additional information to the owner, such as tenancy history,
criminal history, etc.

Owner Responsibility
The owner is responsible for screening and selection of the family to occupy the owner’s unit. When screening
families the owner may consider a family’s background with respect to the following factors:

Payment of rent and utility bills

Caring for a unit and premises

Respecting the rights of other residents to the peaceful enjoyment of their housing

Drug-related criminal activity or other criminal activity that is a threat to the health, safety, or
property of others

Compliance with other essential conditions of tenancy
PART VI: OCCUPANCY
18-VI.A. OVERVIEW
After an applicant has been selected from the waiting list, determined eligible by the PHA, referred to an
owner, and determined suitable by the owner, the family will sign the lease and occupancy of the unit will
begin.
18-VI.B. LEASE [24 CFR 983.256]
The tenant must have legal capacity to enter into a lease under state and local law. Legal capacity means that
the tenant is bound by the terms of the lease and may enforce the terms of the lease against the owner.
The tenant and the owner must enter into a written lease agreement that is signed by both parties. The
tenancy addendum must include, word-for-word, all provisions required by HUD.
Lease Requirements [24 CFR 983.256(c); Notice PIH 2019-23; Notice PIH 2025-03, Supplemental Notice
4C]
The lease for a PBV unit must specify all of the following information:

The names of the owner and the tenant;

The unit rented (address, apartment number, if any, and any other information needed to identify
the leased contract unit);

The term of the lease (initial term and any provision for renewal);

The amount of the tenant rent to owner, which is subject to change during the term of the lease in
accordance with HUD requirements;

A specification of the services, maintenance, equipment, and utilities that will be provided by the
owner;

The amount of any charges for food, furniture, or supportive services; and

For any family admitted following conversion, the lease must specify what will happen if the family
elects to remain in its unit after increasing its income such that it requires zero HAP. Specifically,
the lease must make clear how the tenant rent will be calculated, and it must address the transition
to a new lease. The PHA must include resident procedural rights for termination notification and
grievance procedures in the owner’s lease. These requirements are not part of the regular PBV
program but are required under RAD.
The lease terms and provisions, including all addenda and referenced documents such as House
Rules, must:

Be reasonable, use plain language, and must not contain provisions that conflict with resident rights

described in Notice PIH 2025-03 or requirements of the PBV program.

Be available in multiple languages as needed and written in a manner accessible to people with
disabilities.

For any residences that qualify as “target housing” under 42 U.S.C. 4851b, comply with the Lead
Disclosure Rule, as codified in 24 CFR part 35, subpart A.
The lease must not:

Require a new security deposit for residents in-place at the time of conversion,

Prohibit residents’ pets in-place at the time of conversion.

Be onerous or difficult for residents to understand and should not impose overly restrictive rules
about what residents may or may not do in their homes.
Tenancy Addendum [24 CFR 983.256(d)]
The tenancy addendum in the lease must state:

The program tenancy requirements

The composition of the household as approved by the PHA (the names of family members and any
PHA-approved live-in aide)
All provisions in the HUD-required tenancy addendum must be included in the lease. The terms of the tenancy
addendum prevail over other provisions of the lease.
Initial Term and Lease Renewal [24 CFR 983.256(f); RAD PBV Quick Reference Guide 6/20]
Leases for residents who will remain in place (i.e., who will not be relocated solely as a result of conversion)
must have an effective date that coincides with—and must be signed on or before—the effective date of the
RAD PBV HAP contract.
The initial lease term must be for at least one year. The lease must provide for automatic renewal after the
initial term of the lease in either successive definitive terms (e.g., month-to-month or year-to-year) or an
automatic indefinite extension of the lease term. For automatic indefinite extension of the lease term, the lease
terminates if any of the following occur:

The owner terminates the lease for good cause

The tenant terminates the lease

The owner and tenant agree to terminate the lease

The PHA terminates the HAP contract

The PHA terminates assistance for the family
Changes in the Lease [24 CFR 983.256(e)]
If the tenant and owner agree to any change in the lease, the change must be in writing, and the owner must
immediately give the PHA a copy of all changes.
The owner must notify the PHA in advance of any proposed change in the lease regarding the allocation of
tenant and owner responsibilities for utilities. Such changes may only be made if approved by the PHA and in
accordance with the terms of the lease relating to its amendment. The PHA must redetermine reasonable rent,
in accordance with program requirements, based on any change in the allocation of the responsibility for
utilities between the owner and the tenant. The redetermined reasonable rent will be used in calculation of the
rent to owner from the effective date of the change.

Owner Termination of Tenancy [24 CFR 983.257; Notice PIH 2019-23]
With two exceptions, the owner of a PBV unit may terminate tenancy for the same reasons an owner may in
the tenant-based voucher program (see Section 12-III.B. and 24 CFR 982.310). In the PBV program,
terminating tenancy for “good cause” does not include doing so for a business or economic reason, or a desire
to use the unit for personal or family use or other non-residential purpose. The regulations at 24 CFR 5.858
through 5.861 on eviction for drug and alcohol abuse and 24 CFR part 5, subpart L (Protection for Victims of
Domestic Violence, Dating Violence, Sexual Assault, or Stalking) apply to the PBV program.
Projects converting from public housing to PBV under RAD have additional procedural rights that do not apply
to the standard PBV program. These procedural rights must be included in the owner’s lease as well as the
PHA’s administrative plan. In addition to the regulations at 24 CFR 983.257 related to project owner
termination of tenancy and eviction (which MTW agencies may not alter) the termination procedure for RAD
conversions to PBV will require that PHAs provide adequate written notice of termination of the lease, which
may not be less than:

A reasonable period of time, but not to exceed 30 days:
o
If the health or safety of other tenants, PHA employees, or persons residing in the immediate
vicinity of the premises is threatened; or
o
In the event of any drug-related or violent criminal activity or any felony conviction

Not less than 30 days in the case of nonpayment of rent

Not less than 30 days in any other case, except that if a state or local law provides for a shorter
period of time, such shorter period will apply
These provisions apply to legacy non-RAD PBV units located in the project as well.
Tenant Absence from the Unit [24 CFR 983.256(g) and 982.312(a)]
The lease may specify a maximum period of family absence from the unit that may be shorter than the
maximum period permitted by PHA policy. According to program requirements, the family’s assistance must be
terminated if they are absent from the unit for more than 180 consecutive days. PHA termination of assistance
actions due to family absence from the unit are subject to 24 CFR 982.312, except that the unit is not
terminated from the HAP contract if the family is absent for longer than the maximum period permitted.
Continuation of Housing Assistance Payments [24 CFR 983.258; Notice PIH 2019-23; Notice PIH 2023-
19; RAD Supplemental Notice 4B; RAD PBV Quick Reference Guide 6/20]
Pre-Conversion Residents
The unit for a family with a TTP that equals or exceeds the gross rent (which is defined as the contract rent
plus any utility allowance for the unit) must be placed on the PBV HAP contract and the family must be
admitted to the PBV program. In this case, and until such time as the family’s TTP falls below the gross rent,
the family will pay the owner the alternate rent which is defined as the lesser of:

The family’s  TTP minus the utility allowance (subject to any required phase-in); or

The Zero HAP Rent Cap, which is the lower of:

o
110 percent for the applicable FMR minus the utility allowance; or
o
In the event the units are subject to more restrictive rent setting requirement under the LIHTC or
HOME programs (or other programs approved by HUD on a project-specific basis, the rent to
owner set to comply with such requirements.
The family will continue to pay this amount until/if circumstances change, and HAP is paid on their behalf. In
other words, assistance may subsequently be reinstated if the tenant becomes eligible for assistance in which
case normal PBV rent requirements will apply to the family. In such cases, the resident is still considered a
program participant. All of the family obligations and protections under RAD and standard PBV apply to the
resident. Likewise, all requirements with respect to the unit, such as compliance with the HQS requirements,
apply as long as the unit is under HAP contract or added back to the HAP Contract. Any legacy non-RAD PBV
units located in the same project are also subject to these requirements.
After a family has paid the Zero HAP Rent Cap for a period of 180 days, the PHA must remove the unit from
the HAP Contract and the family’s participating in the PBV program ends.  If the Covered Project is fully
assisted and the family subsequently leaves the property, the PHA must reinstate the unit back onto the HAP
contract and admit an eligible family. If the Covered Project is partially assisted and the family subsequently
leaves the property, the unit must be reinstated back onto the HAP contract unless the PHA previously
substituted a different unit on the HAP contract in accordance with 24 CFR § 983.207 or, where “floating units”
have been permitted.
Additionally, if the family continues to reside in the project after the family’s unit was removed from the HAP
contract, the family may request to return to the PBV program if the family’s income subsequently decreases to
the extent that the family’s TTP is less than the Zero-HAP Rent Cap, and the family is otherwise eligible for
PBV assistance. The PHA must, at the earliest opportunity, reinstate the family’s unit back onto the HAP
contract to provide rental assistance to the family. If the project was partially assisted and the PHA previously
substituted a different unit on the HAP contract, the PHA must substitute the family’s unit for a vacant unit on
the HAP contract if there is a vacant unit at the time of the request, or by doing so as soon as a unit on the
HAP contract becomes vacant if there are no vacant units on the HAP contract at the time of the family
request.
New Admission Families
Unless a waiver is requested and approved, following conversion, 24 CFR 983.53(d) applies, and any new
admission referred to the RAD PBV project must be initially eligible for a HAP payment at admission to the
program. This means a family’s TTP may not equal or exceed the gross rent for the unit at admission.
Further, for any new families admitted after the conversion, assistance will be terminated 180 days after the
last housing assistance payment on their behalf. If the project is fully assisted and the family subsequently
leaves the property, the PHA must reinstate the unit after the family has vacated the property and admit an
eligible family.  If the project is partially assisted, the PHA may substitute a different unit for the unit on the HAP
contract in accordance with 24 CFR 983.207 or where floating units have been permitted.
In circumstances where low RAD PBV rents may prohibit a significant number of otherwise eligible families on
the waiting list from being admitted to the project because they do not require subsidy, and which could
consequently create an undue concentration of poverty at the project compared to legacy non-RAD PBV
projects, a PHA may request a waiver from HUD for the covered project in order to admit otherwise eligible
families whose TTP exceeds gross rent and to allow the units those families occupy to remain under the HAP
contract even if the PHA has not paid HAP for the family in 180 days. The waiver will apply the alternative
requirements applicable to the pre-conversion residents to new admission families.
PHA Policy
The PHA will not request waivers from HUD to  apply the alternative requirements applicable to pre-
conversion residents to new admission families.

If a participating family who was admitted after the RAD conversion receive zero assistance and
subsequently experiences a change in circumstances that would result in a HAP payment to the owner,
the family must notify the PHA of the change and request an interim reexamination before the
expiration of the 180-day period.
Security Deposits [24 CFR 983.259; RAD PBV Quick Reference Guide 6/20]
Owners are permitted to recognize security deposit amounts that have been previously provided by tenants
who are in-place at the time of the RAD conversion. If a tenant residing in a converting project has not
previously provided a security deposit, then the owner may collect a security deposit at the time of initial lease
execution. Otherwise, the security deposit requirements for standard PBV apply.
The owner may collect a security deposit from the tenant. The PHA may prohibit security deposits in excess of
private market practice, or in excess of amounts charged by the owner to unassisted tenants.
PHA Policy
The PHA will allow the owner to collect a security deposit amount the owner determines is appropriate.
When the tenant moves out of a contract unit, the owner, subject to state and local law, may use the security
deposit, including any interest on the deposit, in accordance with the lease, as reimbursement for any unpaid
tenant rent, damages to the unit, or other amounts owed by the tenant under the lease.
The owner must give the tenant a written list of all items charged against the security deposit and the amount
of each item. After deducting the amount used to reimburse the owner, the owner must promptly refund the full
amount of the balance to the tenant.
If the security deposit does not cover the amount owed by the tenant under the lease, the owner may seek to
collect the balance from the tenant. The PHA has no liability or responsibility for payment of any amount owed
by the family to the owner.
18-VI.C. PUBLIC HOUSING FSS AND ROSS PARTICIPANTS [NOTICE PIH 2019-23 AND NOTICE PIH
2025-03, SUPPLEMENTAL NOTICE 4C]
Current public housing FSS participants must be allowed to  continue to participate in the PHA’s FSS program
for the duration of the grant’s period of performance, and PHAs will be allowed to use any PH FSS funds
granted previously or pursuant to the current fiscal year (FY) PH FSS notice of funding opportunity (NOFO) to
serve those FSS participants who live in units converted to RAD and who will as a result be moving to the HCV
FSS program.
A PHA must convert the PH FSS program participants at the covered project to their HCV FSS program. No
special provisions are required to continue serving FSS participants that live in public housing units converting
to PBV through RAD.
Residents who were converted from the PH FSS program to the HCV FSS program through RAD may not be
terminated from the HCV FSS program or have HCV assistance withheld due to the participant’s failure to
comply with the contract of participation. Consequently, 24 CFR 984.303(b)(5)(iii) does not apply to FSS
participants in converted properties.
At the completion of the FSS grant, PHAs should follow the normal closeout procedures outlined in the grant
agreement and any applicable 24 CFR part 200 requirements. If the PHA continues to run an FSS program
that serves public housing and/or HCV (including PBV) participants, the PHA will continue to be eligible
(subject to NOFO requirements) to apply for FSS funding.
Current Resident Opportunities and Self-Sufficiency–Service Coordinators (ROSS–SC) program grantees will
be able to finish out their current ROSS–SC grants once their housing is converted under RAD And the PHAs

or the new Project Owners may apply for their ROSS-SC grant to be renewed, subject to requirements of the
ROSS-SC NOFO. In addition, projects where the project previously received a ROSS-SC grant prior to
conversion but was ineligible to renew the grant after conversion are eligible to apply for a ROSS-SC grant,
subject to requirements of the ROSS-SC NOFO.
At the completion of the ROSS-SC grant, PHAs should follow the normal closeout procedures outlined in the
grant agreement.
To facilitate the uniform treatment of residents and units at a project previously served by a ROSS-SC grant,
any legacy non-RAD PBV units in a project that replace former public housing at the time of conversion are
also subject to the terms of this provision.
18-VI.D. RESIDENT PARTICIPATION AND FUNDING [NOTICE PIH 2019-23]
Residents of covered projects converting assistance to PBVs will have the right to establish and operate a
resident organization for the purpose of addressing issues related to their living environment and be eligible for
resident participation funding.
18-VI.E. MOVES
Overcrowded, Under-Occupied, and Accessible Units [24 CFR 983.260; Notice PIH 2019-23]
All in-place tenants at the time of conversion are eligible to remain in the project. Over-housed families should
be moved into appropriately sized units if such units are available in the new or rehabbed project. If
appropriately sized units are not available, the existing tenants may continue to be over-housed until an
appropriately sized unit becomes available or until the tenant leaves the project. Once the unit turns over, it
must be leased to an appropriately sized family. Any legacy non-RAD PBV units located in the same project
are also subject to these requirements.
Following conversion, the standard PBV regulations apply. If the PHA determines that a family is occupying a
wrong-size unit, based on the PHA’s subsidy standards, or a unit with accessibility features that the family
does not require, and the unit is needed by a family that does require the features, the PHA must promptly
notify the family and the owner of this determination, and within 60 days of the determination, the PHA must
offer the family the opportunity to receive continued housing assistance in another unit.
PHA Policy
The PHA will notify the family and the owner of the family’s need to move based on the occupancy of a
wrong-size or accessible unit within 60 days of the PHA’s determination. The PHA will offer the family
the following types of continued assistance in the following order, based on the availability of
assistance:
PBV assistance in an appropriately sized unit in the same building or project
PBV assistance in an appropriately sized unit in another project

Tenant-based voucher assistance
If no continued housing assistance is available, the PHA must remove the wrong-sized or accessible unit from
the HAP contract to make voucher assistance available to issue the family a tenant-based voucher.
If the PHA offers the family a tenant-based voucher, the PHA must terminate the housing assistance payments
for a wrong-size or accessible unit at the earlier of the expiration of the term of the family’s voucher, including
any extension granted by the PHA, or the date upon which the family vacates the unit.
If the family does not move out of the wrong-size unit or accessible unit by the expiration of the term of the
family’s voucher, the PHA must remove the unit from the HAP contract.
If the PHA offers the family another form of assistance that is not a tenant-based voucher, the PHA must
terminate the housing assistance payments for the wrong-sized or accessible unit and remove the unit from the
HAP contract when:

The PHA has offered PBV assistance or other project-based assistance in an appropriately sized
unit, and the family does not accept the offer, does not move out of the PBV unit within a
reasonable time as determined by the PHA (not to exceed 90 days); or

The PHA has offered other comparable tenant-based rental assistance, the family either accepts or
does not accept the offer but does not move out of the PBV unit within a reasonable time as
determined by the PHA (not to exceed 90 days).

In either of the above situations, the family may request, and the PHA may grant, one extension not
to exceed up to an additional 90 days to accommodate the family’s efforts to locate affordable, safe,
and geographically proximate replacement housing.

The PHA must terminate the housing assistance payments for the wrong-sized or accessible unit
and remove the unit from the HAP contract when the PHA has offered PBV assistance or other
project-based assistance in an appropriately sized unit, and the family accepts the offer but does
not move out of the PBV unit within a reasonable time as determined by the PHA (not to exceed 90
days). No extensions may be granted in this case. The PHA may reinstate a unit removed unit to
the HAP contract after the family vacates the property, in accordance with 24 CFR 983.207(b).
PHA Policy
When the PHA offers a family another form of assistance that is not a tenant-based voucher, the
family will be given 90 days from the date of the offer to accept the offer and move out of the
PBV unit. If the family does not move out within this 90-day time frame, the PHA will terminate
the housing assistance payments at the expiration of this 90-day period.
Except in the case of an offer by the PHA of PBV assistance or other project-based housing
assistance in an appropriate size unit, the family accepts the offer but does not move out, the
PHA may make exceptions to this 30-day period if needed for reasons beyond the family’s
control such as death, serious illness, or other medical emergency of a family member, or to
accommodate the family’s efforts to locate affordable, safe, and geographically proximate
replacement housing. The family must make such a request in writing prior to the end of the 90-
day period. The PHA will only grant one extension, which will not exceed an additional 90 days.
Family Right to Move [24 CFR 983.261]
The family may terminate the lease at any time after one year of PBV assistance. The family must give
advance written notice to the owner in accordance with the lease and provide a copy of such notice to the
PHA. The right to request a move with tenant-based assistance does not expire, and the family may request a
move at any time after the one-year period has expired.

CHOICE MOBILITY [NOTICE PIH 2019-23; PRRAC CHOICE MOBILITY IMPLEMENTATION GUIDANCE,
8/20]
Family’s Right to Choice Mobility
Under RAD PBV, the choice mobility option provides families with the opportunity to move with continued
assistance any time after 12 months of occupancy. All residents in converted properties should be aware of
their housing mobility rights and of their options in a range of neighborhoods.
PHA Policy
To ensure that residents are fully aware of and understand their rights under choice mobility, the PHA
will inform families of their rights under the choice mobility option and the benefits to moving to lower
poverty areas, and provide a summary of the steps necessary to exercise this option, at the time the
family signs the lease for the RAD PBV unit and during their annual recertification.
Information on choice mobility will be made be accessible to persons with disabilities, ensuring any
information, electronic or otherwise, is accessible for persons with vision, hearing, and other disabilities.
This information will also be made available in accordance with Limited English Proficiency (LEP)
requirements, including document translation and user of interpretation services. See Chapter 2 for a
more thorough discussion of accessibility and LEP requirements.
Moving with Continued Assistance under Choice Mobility
If the family wishes to move with continued tenant-based assistance under choice mobility, the family must
contact the PHA to request the rental assistance prior to providing notice to terminate the lease. If the family
terminates the lease in accordance with lease requirements, the PHA is required to offer the family the
opportunity for continued tenant-based assistance, in the form of a voucher or other comparable tenant-based
rental assistance. The PHA must specify in the administrative plan whether it will offer families assistance
under the voucher program or other comparable tenant-based rental assistance. If voucher assistance is
offered to the family and the search term expires, the PHA must issue the voucher to the next eligible family
before issuing another voucher to the family that requested to move. If a voucher or other comparable tenant-
based assistance is not immediately available at the time of the family’s request to the PHA, the PHA must
give the family priority to receive the next available opportunity for continued tenant-based assistance. The
PHA must describe in its administrative plan its policies and procedures for how the family must contact the
PHA and how the PHA documents families waiting for continued tenant-based rental assistance.
Families are eligible to move with continued assistance under choice mobility after 12 months of occupancy. If
the family terminates the assisted lease before one year of PBV assistance, the family relinquishes the
opportunity for continued tenant-based assistance.
PHA Policy
Except for families seeking protection under VAWA, prior to providing notice to the owner to terminate
the lease, the family may submit a written request to the PHA for a choice mobility voucher at any time
after completing the 12-month occupancy requirement. The PHA will process the request within 10
business days of receiving the family’s request. The PHA will verify that the family has met the 12-

month occupancy requirement. No additional screening will be performed. If the request is approved by
the PHA, the family will receive the next available tenant-based voucher.
If a tenant-based voucher is not immediately available, the PHA will maintain a combined, agency-wide
waiting list for all standard PBV and RAD PBV families wishing to exercise mobility after one year of
tenancy. This list will be maintained separately from the tenant-based HCV list. Families on the choice
mobility waiting list will be given priority over families on the tenant-based waiting list. The choice
mobility waiting list will be organized by date and time of the family’s written request to exercise choice
mobility. The list will also identify whether families live in standard or RAD PBV units. A RAD resident
does not have priority for tenant-based assistance over a non-RAD PBV resident and vice versa. Once
a family is placed on the list, the PHA will send the family an acknowledgement of receipt of their
request and successful placement on the list. If a family requests a tenant-based voucher and then is
unable or unwilling to move once the PHA offers the family a tenant-based voucher, the family’s name
will be removed from the list. The family may resubmit a new request to move at any time.
The PHA will not subject RAD PBV families applying for choice mobility vouchers to any additional
rescreening requirements in order to receive a tenant-based voucher. While the family will not be
required to attend a standard HCV briefing in order to receive a voucher, the PHA will promptly
schedule a meeting with each family at the time of voucher issuance.
Families exercising choice mobility will not be required to vacate their units before a lease has been
entered into using their tenant-based voucher so long as the resident has not yet provided notice to
vacate to the owner. At the time the PHA issues a choice mobility voucher, the PHA will notify the
family of their right to remain in their unit if they are unable find a rental unit using the tenant-based
voucher. If family’s search term (and any extensions) expires, the PHA must issue the voucher to the
next eligible family. The family’s name will be removed from the priority list, and the family will be able
to resubmit a request at a later time.
Turnover Cap
If as a result of RAD, the total number of PBV units (including RAD PBV units) administered by the PHA
exceeds 20 percent of the PHA’s authorized units under its HCV ACC with HUD, the PHA may establish a
turnover cap. The PHA is not required to provide more than three-quarters of its turnover vouchers in any
single year to the residents of covered projects. If the PHA chooses to establish a turnover cap and the cap is
implemented, the PHA must create and maintain a waiting list in the order requests from eligible households
were received.
PHA Policy
As a result of RAD, the total number of PBV units (including RAD PBV units) administered by the PHA
exceeds 20 percent of the PHA’s authorized units under its HCV ACC with HUD. Therefore, the PHA
will establish a choice mobility cap. The PHA will not provide more than three-quarters of its turnover
vouchers in a single year to residents of covered projects.
Families who requested a choice mobility voucher and are denied due to the cap will be given priority
the following year when choice mobility vouchers are again issued since the choice mobility list will be
organized by the date and time of the family’s request.
Emergency Transfers under VAWA [24 CFR 983.261(f) and (g)]
In the case of a move due to domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking,
PHAs must describe policies for facilitating emergency transfers for families with PBV assistance in their
Emergency Transfer Plan, including when a victim has been living in a unit for less than a year or when a
victim seeks to move sooner than a tenant-based voucher is available. When the family or a member of the
family is or has been the victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking, and the move is needed to protect the health or safety of the family or family member, the family is

not required to give the owner advance written notice or contact the PHA before moving from the unit.
Additionally, when any family member has been the victim of a sexual assault that occurred on the premises
during the 90-calendar-day period preceding the family’s request to move, the family is not required to give the
owner advance written notice or contact the PHA before moving from the unit. A PHA may not terminate the
assistance of a family due to a move occurring under these circumstances and must offer the family the
opportunity for continued tenant-based assistance if the family had received at least one year of PBV
assistance prior to moving.
If a family break-up results from an occurrence of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking,
or human trafficking, the PHA must ensure that the victim retains assistance.
PHA Policy
Except where special consideration is needed for the project-based voucher program, the PHA will
follow VAWA policies as outlined in Chapter 16 Part IX of this administrative plan, including using the
Emergency Transfer Plan as the basis for PBV transfers under VAWA (Exhibit 16-4).
When the victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking has
lived in the unit for less than one year, the PHA will provide several options for continued assistance.
The PHA will first try to transfer the participant to another PBV unit in the same development or transfer
to a different development where the PHA has PBV units. The PHA will expedite the administrative
processes in this case in an effort to conduct the transfer as quickly as possible. If assistance is
transferred to another development, the PHA will give priority to the participant on the other
development’s waiting list.
If no units are available for an internal transfer to a PBV development or if there is reasonable cause to
believe that such a transfer would put the victim in jeopardy, the participant may receive continued
assistance through an external transfer to either tenant-based rental assistance (HCV) or assistance in
the PHA’s public housing program. Such a decision will be made by the PHA based on the availability
of tenant-based vouchers and/or vacancies in public housing units. Such families must be selected
from the waiting list for the applicable program. The PHA has adopted a waiting list preference for
victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human trafficking in both its
HCV and public housing programs in order to expedite this process. See Section 4-III.C. of this
administrative plan.
If a victim wishes to move after a year of occupancy in the unit, but no tenant-based vouchers are
available, the PHA will offer the participant an internal transfer to another PBV unit in the same
development or a transfer to a different development where the PHA has PBV units. The PHA will
expedite the administrative processes in this case in an effort to conduct the transfer as quickly as
possible.
If no units are available for an internal transfer, or if there is reasonable cause to believe that such a
transfer would put the victim in jeopardy, the participant may request an external emergency transfer to
the PHA’s public housing program for which they are required to apply. The PHA has adopted a waiting
list preference for victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, and human
trafficking as part of the public housing ACOP in order to expedite this process.
18-VI.F. REEXAMINATIONS [RAD PBV QUICK REFERENCE GUIDE 6/20]
A family living in a unit converted from public housing to RAD PBV may retain its certification date. Unless a
family’s annual reexamination is due at the same time as the effective date of the RAD PBV HAP contract, the
PHA does not need to recertify tenants at the point of conversion. For each family residing in a unit undergoing
conversion of assistance under RAD, the administering PHA will have to submit a form HUD-50058 reflecting
the family’s admission to the voucher program. The effective date of the new admission will be the same as the

effective date of the RAD PBV HAP contract. The form should include the same information previously found
on the public housing form 50058, including the next annual reexamination date.
18-VI.G. RESIDENTS’ PROCEDURAL RIGHTS [NOTICE PIH 2019-23]
HUD is incorporating additional termination notification requirements for public housing projects that convert
assistance under RAD to PBV and to legacy non-RAD PBV units located in the same project beyond those for
the standard PBV program. In addition to the regulations at 24 CFR 983.257 related to owner termination of
tenancy and eviction (which MTW agencies may not alter), the termination procedure for RAD conversions to
PBV requires that PHAs provide adequate written notice of termination of the lease, which is:

A reasonable period of time, but not to exceed 30 days:
o
If the health or safety of other tenants, project owner employees, or persons residing in the
immediate vicinity of the premises is threatened; or
o
In the event of any drug-related or violent criminal activity or any felony conviction.

Not less than 30 days in the case of nonpayment of rent

Not less than 30 days in any other case, except that if a state or local law provides for a shorter
period of time, such shorter period will apply
18-VI.H. INFORMAL REVIEWS AND HEARINGS [NOTICE PIH 2019-23]
In addition to reasons for an informal hearing listed at 24 CFR 982.555(a)(1)(i)–(v) (See 
16-III.C. Informal Hearings for Participants), an opportunity for an informal hearing must be given to residents
for any dispute that a resident may have with respect to an owner action in accordance with the individual’s
lease or the contract administrator in accordance with RAD PBV requirements that adversely affect the
resident’s rights, obligations, welfare, or status.
For any hearing required under 24 CFR 982.555(a)(1)(i)–(v), the contract administrator will perform the hearing
in accordance with Chapter 16 Part III: Informal Reviews and Hearings, as is the current standard in the
program.
For any additional hearings required under RAD, the PHA (as owner) will perform the hearing.
An informal hearing will not be required for class grievances or for disputes between residents not involving the
PHA (as owner) or contract administrator. This hearing requirement does not apply to and is not intended as a
forum for initiating or negotiating policy changes between a group or groups of residents and the PHA (as
owner) or contract administrator.
The owner must give residents notice of their ability to request an informal hearing as outlined in 24 CFR
982.555(c)(1) for informal hearings that will address circumstances that fall outside of the scope of 24 CFR
982.555(a)(1)(i)–(v). (See Chapter 16)
The owner must provide an opportunity for an informal hearing before an eviction.

PART VII: DETERMINING CONTRACT RENT
18-VII.A. INITIAL CONTRACT RENTS [NOTICE PIH 2019-23]
RAD conversions are intended to be cost-neutral, and therefore, should not exceed current public housing
funding as adjusted for unit size. Since public housing units do not currently have contract rents, HUD provides
an estimate of current contract rents for each PHA’s public housing units based on current funding as adjusted
by bedroom size. Current funding includes operating subsidy, tenant rents, capital funds, replacement housing
factor funds (RHF), and demolition disposition transitional funding (DDTF). The funding may limit the amount of
initial rent for a property. A detailed explanation of the determination of current funding may be found in
Attachment 1C of Notice PIH 2019-23. Once the current funding amount is calculated, the amount is adjusted
by bedroom size to determine the current funding rent. HUD uses the same bedroom adjustment factors as in
the metropolitan FMR schedules where the project is located. For RAD/Section 18 blends, HUD produces a
single, blended rent schedule for all units.
PHAs may adjust subsidy (and contract rents) across multiple projects as long as the PHA does not exceed
the aggregate subsidy for all of the projects the PHA has submitted for conversion under RAD.
Notwithstanding HUD’s calculation of the initial contract rent based on the project’s subsidy under the public
housing program and any modifications made to the initial contact rent, the initial rents are set at the lower of:

An amount determined by the PHA in accordance with the administrative plan, not to exceed 110
percent of the fair market rent (FMR) (or amount of any applicable exception payment standard), or
the alternate rent cap in a PHA’s MTW agreement minus any utility allowance

The reasonable rent

The rent requested by the owner
18-VII.B. ADJUSTING CONTRACT RENTS [NOTICE PIH 2019-23; RAD PBV QUICK REFERENCE GUIDE
6/20; PHA ASSET REPOSITIONING “HOW TO APPLY OCAF FOR RAD PBV” WEBINAR]
RAD PBV contract rents are adjusted differently than contract rents in the standard PBV program. At each
annual anniversary of the HAP contract, contract rents will be adjusted only by HUD’s operating cost
adjustment factor (OCAF) that is applied to the current contract rent, less the portion of the rent paid for debt

service, subject to the availability of appropriations for each year of the contract term. As such, section
8(o)(13)(I) of the 1937 Act, and 24 CFR 983.301 and 983.302, concerning rent determinations, do not apply
when adjusting rents. The rent to owner may at no time exceed the reasonable rent charged for comparable
unassisted units in the private market, as determined by the contract administrator in accordance with 24 CFR
983.303.
Contract rents may not exceed the reasonable rent (as determined by the PHA that administers the contract or
the independent entity, as applicable), with the exception that the contract rent for each unit may not be
reduced below the initial contract rent under the initial HAP contract.
However, the rent to owner may fall below the initial contract rent in the following situations:

To correct errors in calculations in accordance with HUD requirements

If additional housing assistance has been combined with PBV assistance after the execution of the
initial HAP contract and a rent decrease is required pursuant to 983.55 (prohibition of excess public
assistance)

If a decrease in rent to owner is required based on changes in the allocation of responsibility for
utilities between the owner and the tenant
The contract rent adjustment will be the lesser of:

The current contract rent increased by the operating cost adjustment factor (OCAF), which is
published annually in the Federal Register; or

The reasonable rent
The administering PHA (or independent entity, if the project is PHA-owned) is responsible for processing rent
adjustments at each contract anniversary date in accordance with the prevailing OCAF. The PHA who
administers the contract (directly or via an independent entity) must maintain records to demonstrate how
OCAF amounts were determined and how rent adjustments were calculated. HUD approval of rent
adjustments is not required.
Properties are eligible to receive prior years’ OCAF adjustments for years in which the OCAF was not taken.
The OCAF must be applied retroactively if it was missed. The PHA administering the contract (or the
independent entity) must make sure that all OCAFs have been applied correctly since the RAD closing and
calculate the current rents accordingly, including making sure that the RAD PBV contract rents do not exceed
the PBV program caps.
In extraordinary circumstances, a project owner may request a waiver of the rental adjustment by OCAF and
receive a rental adjustment by an alternative operating cost factor. The waiver request with documentation
demonstrating the need for an alternative operating cost factor rental adjustment must be submission to the
Office of Recapitalization in accordance with Supplemental Notice 4C.
PHA Policy
The owner will request a contract rent adjustment from the PHA who administers the contract within
120 days, but no less than 60 days, prior to the HAP contract anniversary date by submitting a
completed OCAF rent adjustment worksheet (Form HUD-9624). The independent entity will validate the
data on the form and determine whether the rent exceeds the reasonable rent charged for comparable
unassisted units in the private market, in accordance with 24 CFR 983.303. If rents would be
unreasonable following application of the requested OCAF, then the rent will only be increased up to
the reasonable rent. The independent entity will notify the PHA who administers the contract in writing
of the results of its review of the rent adjustment request. The PHA who administers the contract will
retain a copy of the worksheet and any other records necessary to demonstrate how the OCAF was
used to make rent adjustments for audit purposes. The approved rent adjustment will go into effect via
written notice from the PHA that administers the project to the owner. This notice will constitute an
amendment to the rents specified on Exhibit A of the RAD PBV HAP contract. The new rents to owner
will take effect on the date of the contract anniversary.

Rent Decrease
Rents must not be reduced below the initial rent except to correct errors, for additional subsidy to the property,
or to realign utility responsibilities.
18-VII.C. UTILITY ALLOWANCES [NOTICE PIH 2019-23; RAD PBV QUICK REFERENCE GUIDE 6/20]
When contract rent amounts are set initially, the amount does not include a utility allowance. In general, the
utility allowances that are used on the initial HAP contract at closing are the public housing utility allowances
that are in effect prior to conversion. The CHAP must be updated prior to conversion to reflect current public
housing utility allowances. At its discretion, a PHA may use the FMRs and utility allowances in effect during the
30-day period immediately before the beginning date of the HAP contract.
After conversion, the PHA that administers the contract must maintain the utility allowance schedule. The PHA
may either maintain a utility allowance schedule for tenant-paid utilities in accordance with standard PBV and
HCV utility allowance regulations at 24 CFR 983.301(f)(2)(ii) and 24 CFR 982.517, respectively, or the PHA
may instead apply site-specific utility allowances. HUD waived the requirement for the standard PBV program
that the HCV utility allowance be used. If a site-specific utility allowance is used, the utility allowance is
applicable to legacy non-RAD PBV units in the project and is calculated consistent with Notice H 2015-04.
Each family transitions to the new utility allowance at their first recertification following conversion.
PHA Policy
The PHA will use the HCV utility allowance schedule for the RAD PBV developments.
18-VII.D. REASONABLE RENT [983.301(D) AND 24 CFR 983.303]
At the time the initial rent is established and all times during the term of the HAP contract, the rent to owner for
a contract unit may not exceed the reasonable rent for the unit as determined by the PHA, except rents must
not be reduced below the initial rent except to correct errors, for additional subsidy to the property, or to realign
utility responsibilities.
How to Determine Reasonable Rent [24 CFR 983.303(c)]
The reasonable rent of a unit receiving PBV assistance must be determined by comparison to rent for other
comparable unassisted units. When making this determination, the PHA must consider factors that affect
market rent. Such factors include the location, quality, size, type and age of the unit, as well as the amenities,
housing services maintenance, and utilities to be provided by the owner. The reasonable rent determination
must be based on the condition of the assisted unit at the time of the determination and not on anticipated
future unit conditions.
Comparability Analysis [24 CFR 983.303(d)]
For each unit, the comparability analysis must use at least three comparable units in the private unassisted
market. This may include units in the premises or project that is receiving project-based assistance. The
analysis must show how the reasonable rent was determined, including major differences between the contract
units and comparable unassisted units, and must be retained by the PHA. The comparability analysis may be
performed by PHA staff or by another qualified person or entity. Those who conduct these analyses or are
involved in determining the housing assistance payment based on the analyses may not have any direct or
indirect interest in the property.

PHA-Owned Units [24 CFR 983.303(f)]
For PHA-owned units, the amount of the reasonable rent must be determined by an independent entity
approved by HUD in accordance with PBV program requirements. The independent entity must provide a copy
of the determination of reasonable rent for PHA-owned units to the PHA.
PART VIII: PAYMENTS TO OWNER
18-VIII.A. HOUSING ASSISTANCE PAYMENTS
During the term of the HAP contract, the PHA must make housing assistance payments to the owner in
accordance with the terms of the HAP contract. During the term of the HAP contract, payments must be made
for each month that a contract unit complies with HQS and is leased to and occupied by an eligible family. The
housing assistance payment must be paid to the owner on or about the first day of the month for which
payment is due, unless the owner and the PHA agree on a later date.
Except for discretionary vacancy payments, the PHA may not make any housing assistance payment to the
owner for any month after the month when the family moves out of the unit (even if household goods or
property are left in the unit).
The amount of the housing assistance payment by the PHA is the rent to owner minus the tenant rent (total
tenant payment minus the utility allowance).
In order to receive housing assistance payments, the owner must comply with all provisions of the HAP
contract. Unless the owner complies with all provisions of the HAP contract, the owner does not have a right to
receive housing assistance payments.
18-VIII.B. VACANCY PAYMENTS [24 CFR 983.352]
Payment at Move-Out Month [24 CFR 983.352(a)]
If an assisted family moves out of the unit, the owner may keep the housing assistance payment for the
calendar month when the family moves out. However, the owner may not keep the payment if the PHA
determines that the vacancy is the owner’s fault.
PHA Policy
If the PHA determines that the owner is responsible for a vacancy and as a result is not entitled to the
keep the housing assistance payment, the PHA will notify the owner of the amount of housing
assistance payment that the owner must repay. The PHA will require the owner to repay the amount
owed in accordance with the policies in Section 16-IV.B.
Vacancy Payments
At the discretion of the PHA, the HAP contract may provide for vacancy payments to the owner for a PHA-
determined period of vacancy extending from the beginning of the first calendar month after the move-out
month for a period not exceeding two full months following the move-out month. The PHA must include in its
administrative plan the PHA’s policy on the conditions under which it will allow vacancy payments in a HAP

contract, the duration of the payments, amount of vacancy payments it will make to an owner, and the required
form and manner of requests for vacancy payments.
PHA Policy
The PHA will decide on a case-by-case basis if the PHA will provide vacancy payments to the owner.
The HAP contract with the owner will contain any such agreement, including the amount of the vacancy
payment and the period for which the owner will qualify for these payments.
The PHA may only make vacancy payments if:

The owner gives the PHA prompt, written notice certifying that the family has vacated the unit and
identifies the date when the family moved out (to the best of the owner’s knowledge and belief);

The owner certifies that the vacancy is not the fault of the owner and that the unit was vacant during
the period for which payment is claimed;

The owner certifies that it has taken every reasonable action to minimize the likelihood and length
of vacancy; and

The owner provides any additional information required and requested by the PHA to verify that the
owner is entitled to the vacancy payment.
The owner must submit a request for vacancy payments in the form and manner required by the PHA and
must provide any information or substantiation required by the PHA to determine the amount of any vacancy
payment.
The vacancy payment to the owner for each month of the maximum two-month period is determined by the
PHA and cannot exceed the monthly rent to owner under the assisted lease, minus any portion of the rental
payment received by the owner (including amounts available from the tenant’s security deposit). Any vacancy
payment may cover only the period the unit remains vacant.
PHA Policy
If the HAP contract calls for vacancy payments to be made, and the owner wishes to receive vacancy
payments, the owner must have properly notified the PHA of the vacancy in accordance with the policy
in Section 18-V.G. regarding filling vacancies.
In order for a vacancy payment request to be considered, it must be made in writing (including via
email) within 10 business days of the end of the period for which the owner is requesting the vacancy
payment. The request must include the required owner certifications and the PHA may require the
owner to provide documentation to support the request. If the owner does not provide the information
requested by the PHA within 10 business days of the PHA’s request, no vacancy payments will be
made.
If vacancy payments are made, the PHA will make vacancy payments for the period of vacancy
extending from the beginning of the first calendar month after the move-out month for a period not
exceeding two full months following the move-out month. The amount of the vacancy payment will not
exceed the monthly rent to owner under the assisted lease, minus any portion of the rental payment
received by the owner (including amounts available from the tenant’s security deposit). Any vacancy
payment will cover only the period the unit remains vacant.
18-VIII.C. TENANT RENT TO OWNER [24 CFR 983.353; NOTICE PIH 2019-23]
The tenant rent is the portion of the rent to owner paid by the family. The amount of tenant rent is determined
by the PHA in accordance with HUD requirements. Any changes in the amount of tenant rent will be effective
on the date stated in the PHA notice to the family and owner.

The family is responsible for paying the tenant rent (total tenant payment minus the utility allowance). The
amount of the tenant rent determined by the PHA is the maximum amount the owner may charge the family for
rental of a contract unit. The tenant rent covers all housing services, maintenance, equipment, and utilities to
be provided by the owner. The owner may not demand or accept any rent payment from the tenant in excess
of the tenant rent as determined by the PHA. The owner must immediately return any excess payment to the
tenant.
Initial Certifications [Notice PIH 2019-23]
For the initial certification, the PHA will use the family’s public housing tenant rent (reflected on line 10f of the
family’s most recent 50058) at the date of conversion to calculate HAP and tenant rent for the PBV program.
The PHA will use this amount until the effective date of the earlier of the family’s first regular or interim
recertification following the conversion. At that point, the PHA will use the family’s TTP based on the
recertification and the applicable utility allowance (HCV or RAD PBV site-based, as applicable) to determine
PBV HAP and tenant rent. Any legacy non-RAD PBV units located in the same project are subject to the same
requirements.
Tenant and PHA Responsibilities
The family is not responsible for the portion of rent to owner that is covered by the housing assistance payment
and the owner may not terminate the tenancy of an assisted family for nonpayment by the PHA.
Likewise, the PHA is responsible only for making the housing assistance payment to the owner in accordance
with the HAP contract. The PHA is not responsible for paying tenant rent, or any other claim by the owner,
including damage to the unit. The PHA may not use housing assistance payments or other program funds
(including administrative fee reserves) to pay any part of the tenant rent or other claim by the owner.
Utility Reimbursements [24 CFR 983.353(d)]
If the amount of the utility allowance exceeds the total tenant payment, the PHA must pay the amount of such
excess to the tenant as a reimbursement for tenant-paid utilities, and the tenant rent to the owner must be
zero.
The PHA must describe in its administrative plan its policies on paying the utility reimbursement directly to the
family or directly to the utility supplier. The PHA may pay the utility reimbursement directly to the family or to
the utility supplier on behalf of the family. If the PHA chooses to pay the utility supplier directly, the PHA must
notify the family of the amount paid to the utility supplier.
PHA Policy
The PHA will make utility reimbursements directly to the family.

18-VIII.D. PHASE-IN OF TENANT RENT INCREASES [NOTICE PIH 2019-23; PHA ASSET
REPOSITIONING “PHASE-IN OF TENANT RENTS” WEBINAR]
For in-place tenants, if the amount the tenant would pay for rent and utilities (TTP) would increase by more
than the greater of 10 percent or $25 purely as a result of conversion, the rent increase will be phased in over
three years. To implement this provision, HUD is waiving section 3(a)(1) of the 1937 Act, as well as 24 CFR
983.3 (definition of total tenant payment (TTP)) only to the extent necessary to allow for the phase-in of tenant
rent increases. For families who were on EID at the time of conversion to RAD PBV, upon the expiration of the
EID, the rent adjustment is not subject to rent phase-in.
The PHA must communicate this policy in writing to affected residents. Any legacy non-RAD PBV units located
in the same covered project are subject to the terms of the phase-in provisions.
PHA Policy
The PHA will use the family’s public housing tenant rent (reflected on line 10f of the family’s most
recent 50058) at the date of conversion to calculate the family’s tenant rent in PBV. The PHA will
implement a three-year phase-in for in-place families whose TTP increases by more than the greater of
10 percent or $25 purely as a result of the conversion as follows:
Year 1: Any recertification (interim or annual) performed prior to the second annual
recertification after conversion: 33 percent of the difference between the most recently paid TTP
and the currently calculated PBV TTP. (If the family was paying flat rent immediately prior to
conversion, the PHA will use the flat rent amount to calculate the phase-in for Year 1.)
Year 2: Year 2 annual recertification and any interim recertification: 50 percent of the difference
between the most recently paid TTP and the currently calculated PBV TTP
Year 3: Year 3 annual recertification and all subsequent recertifications: Full calculated TTP
Once the standard TTP is equal to or less than the previous TTP, the phase-in ends, and tenants will pay
full TTP from that point forward.
If the family’s income falls during the phase-in period such that the currently calculated PBV TTP falls
below the amount that would otherwise be the phased-in rent, the family pays the currently calculated
PBV TTP and the phase-in ends.
The PHA will communicate the PHA’s phase-in policy in writing to the family at the time the PHA first
determines that the family qualifies for a rent phase-in.
Any  legacy  non-RAD  PBV  units  located  in  the  same  project  are  also  subject  to  rent  phase-in
requirements.
18.VIII.E. OTHER FEES AND CHARGES [24 CFR 983.354]
Meals and Supportive Services
With the exception of PBV assistance in assisted living developments, the owner may not require the tenant to
pay charges for meals or supportive services. Non-payment of such charges is not grounds for termination of
tenancy.

In assisted living developments receiving PBV assistance, the owner may charge for meals or supportive
services. These charges may not be included in the rent to owner, nor may the value of meals and supportive
services be included in the calculation of the reasonable rent. However, non-payment of such charges is
grounds for termination of the lease by the owner in an assisted living development.
Other Charges by Owner
The owner may not charge extra amounts for items customarily included in rent in the locality or provided at no
additional cost to unsubsidized tenants in the premises.
EXHIBIT 18-1: PBV DEVELOPMENT INFORMATION (FILL OUT ONE FOR EACH DEVELOPMENT)
Date: [Enter the date on which this form was completed]
DEVELOPMENT INFORMATION
Development Name: [Insert name of PBV development]
Address: [Insert full address of PBV development]
Owner Information: [Insert PBV development owner name and contact information. If development is PHA-
owned, enter “PHA-owned.”]

Property Management Company: [Insert property management company name and contact information, or
enter “None”]
PHA-Owned: [Enter “Yes” or “No.” If yes, enter name of independent entity.]
Mixed-Finance Development: [Enter “Yes” or “No.” If yes, list other types of funding and units to which other
funding applies.]
HAP CONTRACT
Closing Date: [Enter closing date of RAD conversion]
List Which RAD Notice Applies to the Project: [Enter “PIH 2012-32, REV-2,” “PIH 2012-32, REV-3,” or “PIH
2019-23”]
Effective Date of Contract: [Enter start date of HAP contract]
HOTMA Requirements: [If HAP contract was signed prior to April 18, 2017, enter “Pre-HOTMA.” If HAP
contract was signed on or after April 18, 2017, enter “Post-HOTMA.”]
Term of HAP Contract: [Enter term from HAP contract]
Expiration Date of Contract: [Enter expiration date from HAP contract]
PBV UNITS
0 BR
1 BR
2 BR
3 BR
4 BR
5 BR
Total
# of
Units
Initial
Contract
Rent
$
$
$
$
$
$
Unit Designation: [Enter “Fixed” or “Floating”]
Accessible Units and Features: [Identify which units are accessible and describe accessibility features or
enter “None”]
Target Population: [Describe targeted population in accordance with HAP contract or enter “None”]
Excepted Units (Notice PIH 2012-32, REV-2 Developments Only): [Identify excepted unit types below or
enter “None”]
Supportive Services: [Enter “Yes, see Exhibit D of HAP contract” or enter “No”]
Elderly Units: [Enter “Yes” or “No.” If yes, identify which units are elderly units.]
Disabled Units [Enter “Yes” or “No.” If yes, identify which units are for persons with disabilities.]
WAITING LIST AND SELECTION
Waiting List Type: [Enter “Site-based waiting list,” “Combined with HCV,” “Waiting list for entire PBV
program,” or “Merged with another assisted housing program”]
Preferences: [Enter “Same as HCV; see Chapter 4” or describe preferences offered. If different from HCV,
note in Section 18.1.C. of this policy.]

Preference Verification: [Enter “Same as HCV; see Chapter 7” or describe for each preference listed above.
If different from HCV, note in Section 18.1.C. of this policy.]
For the PBV program, is the income limit the same as the HCV program? (Note: In mixed-finance
developments, other income limits may also apply.) [Enter “Same as HCV; see Chapter 3” or clearly describe]
OCCUPANCY
Subsidy Standards: [Enter “Same as HCV; see Chapter 5” or describe. If different from HCV, note in Section
18.1.C. of this policy.]
Utilities: [Enter in accordance with HAP contract Exhibit C]
Vacancy Payments: [Enter in accordance with HAP contract Part 1, e, 2 and Section 18-IV.F. within this
chapter]

CHAPTER 19
SPECIAL PURPOSE VOUCHERS
INTRODUCTION
Special purpose vouchers are specifically funded by Congress in separate appropriations from regular HCV
program funding in order to target specific populations. Special purpose vouchers include vouchers for the
following programs:

Family Unification Program (FUP)

Foster Youth to Independence (FYI) program

Veterans Affairs Supportive Housing (VASH)

Mainstream

Non-Elderly Disabled (NED)

Stability Voucher program
PHA Policy
COCHRD will administer the following types of special purpose vouchers: Emergency Housing Vouchers
(EHV) and Veterans Affairs Supportive Housing (VASH)
This chapter describes HUD regulations and PHA policies for administering special purpose vouchers. The
policies outlined in this chapter are organized into two sections, as follows:

Part I: Emergency Housing Voucher (EHV)

Part II: Project Based Voucher (PBV)
Except as addressed by this chapter and as required under federal statute and HUD requirements, the general
requirements of the HCV program apply to special purpose vouchers.
.
Part I
EMERGENCY HOUSING VOUCHERS
Temporary Policy Supplement
Introduction

On March 11, 2021, President Biden signed the American Rescue Plan Act of 2021 (ARP) (P.L. 117-2). Section
3202  of  the  ARP  appropriated  $5  billion  for  the  creation,  administration,  and  renewal  of  new  incremental
emergency housing vouchers (EHVs) and other eligible expenses related to COVID-19.
On May 5, 2021, HUD issued Notice PIH 2021-15, which d escribed HUD’s process for allocating approximately
70,000 EHVs to eligible PHAs and set forth the operating requirements for PHAs who administer them. Based
on criteria outlined in the notice, HUD notified eligible PHAs of the number of EHVs allocated to their agency,
and PHAs were able to accept or decline the invitation to participate in the program.
PHAs may not project-base EHVs; EHVs are exclusively tenant-based assistance.
All  applicable  nondiscrimination  and  equal  opportunity  requirements  apply  to  the  EHV  program,  including
requirements  that  the  PHA  grant  reasonable  accommodations  to  persons  with  disabilities,  effectively
communicate  with  persons  with  disabilities,  and  ensure  meaningful  access  for  persons  with  limited  English
proficiency (LEP).
This chapter describes HUD regulations and PHA policies for administering EHVs. The policies outlined in this
chapter are organized into seven sections, as follows:

Funding

Partnering Agencies

Waiting List Management

Family Eligibility

Housing Search and Leasing

Use of Funds, Reporting, and Financial Records
Except as addressed by this chapter and as required under federal statute and HUD requirements, the general
requirements of the HCV program apply to EHV’s.
PART I: FUNDING
-I.A. FUNDING OVERVIEW
The  American  Rescue  Plan  Act  of  2021  (ARP)  provides  administrative  fees  and  funding  for  the  costs  of
administering emergency housing vouchers (EHVs) and other eligible expenses defined in Notice PIH 2021-15.
These fees may only be used for EHV administration and other eligible expenses and must not be used for or
applied to other PHA programs or vouchers. The PHA must maintain separate financial records from its regular
HCV funding for all EHV funding.
Housing Assistance Payments (HAP) Funding
ARP funding obligated to the PHA as housing assistance payments (HAP) funding may only be used for eligible
EHV  HAP  expenses  (i.e.,  rental  assistance  payments).  EHV  HAP  funding  may  not  be  used  for  EHV
administrative expenses or for the eligible uses under the EHV services fee.

The initial funding term will expire December 31, 2022. HUD will provide renewal funding to the PHA for the EHVs
on a calendar year (CY) basis commencing with CY 2023. The renewal funding allocation will be based on the
PHA’s actual EHV HAP costs in leasing, similar to the renewal process for the regular HCV program. EHV
renewal funding is not part of the annual HCV renewal funding formula; EHVs are renewed separately from the
regular HCV program. All renewal funding for the duration of the EHV program has been appropriated as part of
the ARP funding.
Administrative Fee and Funding
The EHV program provides administrative fee funding to PHAs for expenses that are not normally eligible under
the HCV program, as well as fees designated for the cost of administering the EHV program generally. The
following types of fees and funding are allocated as part of the EHV program:

Preliminary  fees  support  immediate  start-up  costs  that  the  PHA  will  incur  in  implementing  alternative
requirements under EHV, such as outreach and coordination with partnering agencies:
-
$400 per EHV allocated to the PHA, once the consolidated annual contributions contract (CACC) is
amended.
-
This fee may be used for any eligible administrative expenses related to EHVs. The fee may also be used
to pay for any eligible activities under EHV service fees (TPS-I.B).

Issuing action fees are one-time fees once the voucher is initially leased:
-
$100 for each EHV initially leased, if the PHA reports the voucher issuance date in Public Housing
Information Center–Next Generation (PIC–NG) system within 14 days of voucher issuance or the date
the system becomes available for reporting.
-
Issuing action fees only apply to the initial leasing of the voucher; they are not paid for family moves or
to turnover vouchers.
-
This fee may be used for any eligible administrative expenses related to EHVs.

Placement fees  support initial lease-up costs and the added cost and effort required to expedite leasing of
EHVs:
-
$500 for each EHV family placed under a HAP contract effective within four months of the effective date
of the ACC funding increment; or
$250 for each EHV family placed under a HAP contract effective after four months but less than six
months after the effective date of the ACC funding increment.
HUD will determine placement fees in the event of multiple EHV allocations and funding increment
effective dates.
-
Placement  fees only apply to the initial leasing of the voucher; they are not paid for family moves or to
turnover vouchers.
-
This fee may be used for any eligible administrative expenses related to EHVs.

Ongoing administrative fees, which are calculated in the same way as the standard HCV program:
-
PHAs are allocated administrative fees using the full column A administrative fee amount for each EHV
under contract as of the first day of each month.
-
Ongoing EHV administrative fees may be subject to proration in future years, based on available EHV
funding.
-
This fee may be used for any eligible administrative expenses related to EHVs.


Services fees, which are a one-time fee to support PHAs’ efforts to implement and operate an effective EHV
services program in its jurisdiction (TPS-I.B):
-
The fee is allocated once the PHA’s CACC is amended to reflect EHV funding.
-
The amount allocated is $3,500 for each EHV allocated.
-
This fee may be used for any eligible administrative expenses related to EHV’s.
-I.B. SERVICE FEES
Services fee funding must be initially used for defined eligible uses and not for other administrative expenses of
operating the EHV program. Service fees fall into four categories:

Housing search assistance

Security deposit/utility deposit/rental application/holding fee uses

Owner-related uses

Other eligible uses such as moving expenses or tenant-readiness services
The PHA must establish the eligible uses and the parameters and requirements for service fees in the PHA’s
administrative plan.
PHA Policy
The eligible uses for service fees include with prior approval of PHA:
Housing search assistance, which may include activities such as, but not limited to, helping a family
identify and visit potentially available units during their housing search, helping to find a unit that meets
the  household’s  disability-related  needs,  providing  transportation  and  directions,  assisting  with  the
completion of rental applications and PHA forms, and helping to expedite the EHV leasing process for
the family.
Application fees/non-refundable administrative or processing fees/refundable application deposit
assistance. The PHA maychoose to assist the family with some or all these expenses.
Holding fees are fees an owner requests that are rolled into the security deposit after an application is
accepted but before a lease is signed. The PHA may cover part or all the holding fee for units where the
fee is required by the owner after a tenant’s application has been accepted but before the lease signing.
The  PHA  and  owner  must  agree  how  the  holding  fee  gets  rolled  into  the  deposit,  and  under  what
conditions the fee will be returned to the PHA. In general, owners need to accept responsibility for making
needed repairs to a unit required by the initial housing inspections and can only keep the holding fee if
the client is at fault for not entering into a lease.
Security deposit assistance. The amount of the security deposit assistance may not exceed one and a
half months’ (1-1/2 months’) of total rent to owner, which is the maximum security deposit allowed under
applicable state and/or  law, or the actual security deposit required by the owner. The PHA will pay the
security deposit assistance directly to the owner  and will require a reconciliation of the security deposit
once the family vacates the unit.
Utility deposit assistance/utility arrears. The PHA may provide utility deposit assistance for all of the
family’s utility deposit expenses. Assistance can be provided for deposits (including connection fees)
required for the utilities to be supplied by the tenant under the lease. The PHA will pay the utility deposit
assistance directly to the utility company. The PHA will require the utility supplier or family to return the
utility deposit assistance to the PHA at such time the deposit is returned by the utility supplier (less any
amounts retained by the utility supplier). In addition, some families may have large balances with gas,
electric, water, sewer, or trash companies that will make it difficult, if not impossible, to establish services
for tenant-supplied utilities. The PHA may also provide the family with assistance to help address these
utility arrears to facilitate leasing. Utility deposit assistance returned to the PHA will be used for either

services fee eligible uses or other EHV administrative costs, as required by HUD.
Owner recruitment and outreach for EHVs. The PHA may use the service fee funding to conduct owner
recruitment and outreach specifically for EHVs. In addition to traditional owner recruitment and outreach,
activities  may  include  conducting  pre-inspections  or  otherwise  expediting  the  inspection  process,
providing enhanced customer service, and offering owner incentive and/or retention payments.
Owner incentive and/or retention payments. The PHA may make incentive or retention payments to
owners that agree to initially lease their unit to an EHV family and/or renew the lease of an EHV family.
Payments will be made as a single payment at the beginning of the assisted lease term (or lease renewal
if a retention payment). Owner incentive and retentions payments are not housing assistance payments,
are not part of the rent to owner, and are not taken into consideration when determining whether the rent
for the unit is reasonable.
Moving expenses (including move-in fees and deposits). The PHA may provide assistance forsome
or all the family’s reasonable move-in expenses when they initially lease a unit with the EHV. The PHA
will not provide move-in expenses assistance for subsequent moves unless the family is required to move
for reasons other than something the family did or failed to do (e.g., the PHA is terminating the HAP
contract because the owner did not fulfill the owner responsibilities under the HAP contract or the owner
is refusing to offer the family the opportunity to continue the family’s tenancy with either a new lease or a
month-to-month agreement after the initial lease term, as opposed to the family choosing to terminate the
tenancy in order to move to another unit), or a family has to move due to domestic violence, dating
violence, sexual assault, or stalking.
Tenant-readiness services. The PHA may use fees to help create a customized plan to address or
mitigate barriers that individual families may face in renting a unit with an EHV, such as negative credit,
lack of credit, negative rental or utility history, or to connect the family to other community resources
(including COVID-related resources) that can assist with rental arrears.
Essential household items. The PHA may use services fee funding to assist the family with some or all
the costs of acquiring essential household items such as tableware, cooking equipment, beds or bedding,
and essential sanitary products such as soap and toiletries.
Renter’s insurance if required by the lease. The PHA may choose to assist the family with some or all
this cost.
Any services fee assistance that is returned to the PHA after its initial or subsequent use may only be applied to
the eligible services fee uses defined in Notice PIH 2021-15 (or subsequent notice) or other EHV administrative
costs. Any amounts not expended for these eligible uses when the PHA’s EHV program ends must be remitted
to HUD
PART II: PARTNERING AGENCIES
1-II.A. CONTINUUM OF CARE (COC)
PHAs that accept an allocation of EHVs must work with community partners to determine the best use and
targeting for EHVs along with other resources available in the community. PHAs are required to enter a
Memorandum of Understanding (MOU) with the Continuum of Care (CoC) to establish a partnership for the
administration of EHVs.
PHA Policy
The PHA has entered into an MOU with Phoenix/Mesa Maricopa County Continuum of Care
(“CoC”). See Exhibit TPS-1 for a copy of the MOU.

19-II.B. OTHER PARTNERING ORGANIZATIONS
The PHA may, but is not required to, partner with other organizations trusted by persons experiencing
homelessness, such as victim services providers (VSPs) and other community partners. If the PHA chooses to
partner with such agencies, the PHA must either enter into an MOU with the partnering agency or the
partnering agency may be added to the MOU between the PHA and CoC.
PHA Policy
The PHA works with local organization that assist those experiencing homelessness as detailed in the
MOU between the PHA and CoC. See Exhibit TPS-1 for a copy of the MOU.
19-II.C. REFERRALS
CoC and Partnering Agency Referrals
The primary responsibility of the CoC under the MOU with the PHA is to make direct referrals of qualifying
individuals and families to the PHA. The PHA must generally refer a family that is seeking EHV assistance directly
from the PHA to the CoC or other referring agency for initial intake, assessment, and possible referral for EHV
assistance. Partner CoCs are responsible for determining whether the family qualifies under one of the four
eligibility categories for EHVs. The CoC or other direct referral partner must provide supporting documentation
to the PHA of the referring agency’s verification that the family meets one of the four eligible categories for EHV
assistance.
PHA Policy
The CoC or partnering agency must establish and implement a system to identify EHV-eligible individuals
and families within the agency’s caseload and make referrals to the PHA. The CoC or other partnering
agency must certify that the EHV applicants they refer to the PHA meet at least one of the four EHV
eligibility criteria. The PHA will maintain a copy of the referral or certification form from the CoC or other
partnering  agency  in  the  participant’s  file  along  with  other  eligibility  paperwork.  Homeless  service
providers may, but are not required to, use the certification form found in Exhibit TPS-2 of this chapter.
Victim services providers may, but are not required to, use the certification form found in Exhibit TPS-3
of this chapter when identifying eligible families who qualify as victims of human trafficking.
As part of the MOU, the PHA and CoC or other partnering agency will identify staff positions to serve as
lead EHV liaisons. These positions will be responsible for transmission and acceptance of referrals. The
CoC or partnering agency must commit sufficient staff and resources to ensure eligible individuals and
families are identified and determined eligible in a timely manner.
The PHA liaison responsible for acceptance of referrals will contact the CoC or partnering agency liaison
via email indicating the number of vouchers available and requesting an appropriate number of referrals.
No more than five business days from the date the CoC or partnering agency receives this notification,
the CoC or partnering agency liaison will provide the PHA with a list of eligible referrals including the
name, address, and contact phone number for each adult individual who is being referred; a completed
release form for each adult family member; and a written certification for each referral indicating they are
EHV-eligible.
Offers of Assistance with CoC Referral
Referrals for EHVs must come through the CoC’s Coordinated Entry (CE) system. However,the PHA may make
an  EHV  available  without  a  referral  from  the  CoC  or  other  partnering  organization  in  order  to  facilitate  an
emergency transfer under VAWA in accordance with the PHA’s Emergency Transfer Plan (ETP) in Chapter 16
(Program Administration, Exhibit 16-3).
The PHA must also take direct referrals from outside the CoC if:

The CoC does not have a sufficient number of eligible families to refer to the PHA; or


The CoC does not identify families that may be eligible for EHV assistance because they are fleeing, or
attempting to flee, domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking or human trafficking.
In the latter two exceptions, the PHA must enter into a partnership to receive direct referrals from another entity
(e.g., a homeless service provider, VSP, or anti-trafficking service provider if the CE system is not referring
victims fleeing or attempting to flee domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human
trafficking). PHAs should work with the CoC to come up with an alternative referral system that allows for
prioritization according to the standards set out in the MOU and the referring organization and that will
transition easily to the CoC’s CE system when it comes online or is able to begin making referrals.
If at any time the PHA is not receiving enough referrals or is not receiving referrals in a timely manner from the
CoC or other partner referral agencies (or the PHA and CoC cannot identify any such alternative referral partner
agencies), HUD may permit the PHA on a temporary or permanent basis to take EHV applications directly from
applicants and admit eligible families to the EHV program in lieu of or in addition to direct referrals in those
circumstances.
PART III: WAITING LIST MANAGEMENT
19-III.A. HCV WAITING LIST
The regulation that requires the PHA to admit applicants as waiting list admissions or special admissions in
accordance with admission policies in Chapter 4 (Applications, Waiting List, and Tenant Selection) does not
apply to PHAs operating the EHV program. Direct referrals are not added to the PHA’s HCV waiting list.
The PHA must inform families on the HCV waiting list of the availability of EHVs by, at a minimum, either by
posting the information to their website or providing public notice in their respective communities in accordance
with the requirements listed in Notice PIH 2021-15.
PHA Policy
The PHA will post information about the EHV program for families on the PHA’s HCV waiting list on their
website. The notice will:
Describe the eligible populations to which EHVs are limited: Homeless; at risk of homelessness; fleeing or
attempting to flee, domestic violence, dating violence, stalking, or human trafficking; or recently homeless and
for whom providing rental assistance will prevent the family’s homelessness or having high risk of housing
instability.
Clearly state that the availability of these EHVs is managed through a direct referral process:
Eligible Referrals.  In general, EHV-qualified individuals or families may be eligible for EHV if they are:
Directly referred to the PHA from the CES based on confirmed availability of number of referrals needed by
PHA.
Directly referred to CES from local providers, homeless programs, temporary housing programs, street
outreach teams and other referring agencies and Other
Service Providers by completing a referral in the form mutually agreed upon by PHA and CoC, attached hereto
as Exhibit “B” (“Referral Form and Eligibility Certificate”) PHA and the CoC may agree, from time to time, to
revise the form.
Move on strategy from Tenant Based Rental Assistance (“TBRA”), Rapid Rehousing (“RRH”) and Permanent
Supportive Housing (“PSH”) with PHA providing a list of individuals to CES through the Referral Form and
Eligibility Certificate .

RRH initially referred through CES and Domestic, Dating, Sexual, Stalking or Trafficking, Violent Crime victims,
providers will not have to go through CES, these providers can make direct referrals to PHA.
19-III.B. EHV WAITING LIST
The HCV regulations requiring the PHA to operate a single waiting list for admission to the HCV program do not
apply to PHAs operating the EHV program. Instead, when the number of applicants referred by the CoC or
partnering agency exceeds the EHVs available, the PHA must maintain a separate waiting list for EHV referrals,
both at initial leasing and for any turnover vouchers that may be issued prior to September 30, 2023.
Further, the EHV waiting list is not subject to PHA policies in Chapter 4 (Applications, Waiting List, and Tenant
Selection) regarding opening and closing the HCV waiting list. The PHA will work directly with its CoC and other
referral agency partners to manage the number of referrals and the size of the EHV waiting list.
19-III.C. PREFERENCES
HCV Waiting List Preferences
If local preferences are established by the PHA for HCV, they do not apply to EHVs. However, if the PHA has a
homeless preference or a VAWA preference for the HCV waiting list, the PHA must adopt additional policies
related to EHVs in accordance with Notice PIH 2021-15.
PHA Policy
The PHA does not offer either a homeless or a VAWA preference for the HCV waiting list.
EHV Waiting List Preferences
With the exception of a residency preference, the PHA may choose, in coordination with the CoC and other
referral  partners,  to  establish  separate  local  preferences  for  EHVs.  The  PHA  may,  however,  choose  to  not
establish any local preferences for the EHV waiting list.
PHA Policy
No local preferences have been established for the EHV waiting list. The PHA will attempt to process
referrals in the order they are received with date/time being the determining factor for initial referrals from
CoC. 
If the PHA encounters a backlog of referrals, the PHA will establish an EHV waiting list in accordance
with EHV program requirements and described in the PHA Administrative Plan. 
PART IV: FAMILY ELIGIBILITY
19-IV.A. OVERVIEW
The CoC or referring agency determines whether the individual or family meets any one of the four eligibility
criteria described in Notice PIH 2021-15 and then refers the family to the PHA. The PHA determines that the
family meets other eligibility criteria for the HCV program, as modified for the EHV program and outlined below.
19-IV.B. REFERRING AGENCY DETERMINATION OF ELIGIBLITY
In order to be eligible for an EHV, an individual or family must meet one of four eligibility criteria:


Homeless as defined in 24 CFR 578.3;

At risk of homelessness as defined in 24 CFR 578.3;

Fleeing, or attempting to flee, domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking (as defined in
Notice PIH 2021-15), or human trafficking (as defined in the 22 U.S.C. Section 7102); or

Recently  homeless  and  for  whom  providing  rental  assistance  will  prevent  the  family’s  homelessness  or
having high risk of housing instability as determined by the CoC or its designee in accordance with the
definition in Notice PIH 2021-15.
As applicable, the CoC or referring agency must provide documentation to the PHA of the referring agency’s
verification that the family meets one of the four eligible categories for EHV assistance. The PHA must retain this
documentation as part of the family’s file.
19-IV.C. PHA SCREENING
OVERVIEW
HUD waived 24 CFR 982.552 and 982.553 in part for the EHV applicants and established alternative requirement
for  mandatory  and  permissive  prohibitions  of  admissions.  Except  where  applicable,  PHA  policies  regarding
denials in Chapter 3 (Eligibility) of this policy do not apply to screening individuals and families for eligibility for
an EHV. Instead, the EHV alternative requirement listed in this section will apply to all EHV applicants.
The mandatory and permissive prohibitions listed in Notice PIH 2021-15 and in this chapter, however, apply
only when screening the individual or family for eligibility for an EHV. When adding a family member after the
family has been placed under a HAP contract with EHV assistance, the regulations at 24 CFR 982.551(h)(2)
apply. Other than the birth, adoption, or court-awarded custody of a child, the PHA must approve additional
family members and may apply its regular HCV screening criteria in Chapter 3 (Eligibility) in doing so.
Mandatory Denials
Under alternative requirements for the EHV program, mandatory denials for EHV applicants include:

24 CFR 982.553(a)(1)(ii)(C), which prohibits admission if any household member has ever been convicted
of  drug-related  criminal  activity  for  manufacture  or  production  of  methamphetamine  on  the  premises  of
federally assisted housing.

24 CFR 982.553(a)(2)(i), which prohibits admission to the program if any member of the household is subject
to a lifetime registration requirement under a state sex offender registration program.
The PHA must deny admission to the program if any member of the family fails to sign and submit consent forms
for obtaining information as required by 24 CFR 982.552(b)(3) but should notify the family of the limited EHV
grounds for denial of admission first.
PHA Policy
While the PHA will deny admission to the program if any adult member (or head of household or spouse,
regardless of age) fails to sign and submit consent forms, the PHA will first notify the family of the limited
EHV grounds for denial of admission as part of the notice of denial that will be mailed and/or emailed to
the family. The denial letter may also be provided to case management or navigation, if available.
Permissive Denial

Notice PIH 2021-15 lists permissive prohibitions for which the PHA may, but is not required to, deny admission
to EHV families. The notice also lists prohibitions that, while allowable under the HCV program, may not be used
to deny assistance for EHV families.
If the PHA intends to establish permissive prohibition policies for EHV applicants, the PHA must first consult with
its CoC partner to understand the impact that the proposed prohibitions may have on referrals and must take the
CoC’s recommendations into consideration.
PHA Policy
In consultation with the CoC, the PHA will apply permissive prohibition to the screening of EHV applicants.
Determinations using permissive prohibitions will be made based on an individualized assessment of
relevant mitigating information in accordance with policies in Section 3-III.E.
The PHA will establish the following permissive prohibitions:
If the PHA determines that any household member is currently engaged in, or has engaged in
within the previous 12 months:
Violent criminal activity
Other criminal activity that may threaten the health, safety, or right to peaceful enjoyment
of the premises by other residents or persons residing in the immediate vicinity
If any member of the family has committed fraud, bribery, or any other corrupt or criminal act in
connection with any federal housing program within the previous 12 months.
If the family engaged in or threatened abusive or violent behavior toward PHA personnel within
the previous 12 months.
The PHA will also deny assistance to household members already receiving assistance from another
program in accordance with Section 9.h. of Notice PIH 2021-15.
Prohibitions based on criminal activity for the eligible EHV populations regarding drug possession will be
considered apart from criminal activity against persons (i.e., violent criminal activity).
In  compliance  with  PIH  2021-15,  the  PHA  will  not  deny  an  EHV  applicant  admission  regardless  of
whether:
Any member of the family has been evicted from federally assisted housing in the last five years;
A PHA has ever terminated assistance under the program for any member of the family;
The family currently owes rent or other amounts to the PHA or to another PHA in connection with
Section 8 or public housing assistance under the 1937 Act;
The family has not reimbursed any PHA for amounts paid to an owner under a HAP contract for
rent, damages to the unit, or other amounts owed by the family under the lease;
The family breached an agreement with the PHA to pay amounts owed to a PHA, or amounts paid
to an owner by a PHA;
The family would otherwise be prohibited admission under alcohol abuse standards established
by the PHA in accordance with 24 CFR 982.553(a)(3);
The PHA determines that any household member is currently engaged in or has engaged in
during a reasonable time before the admission at least six months, drug-related criminal activity
19-IV.D. INCOME VERIFICATION AT ADMISSION
Self-Certification at Admission
The requirement to obtain third-party verification of income in accordance with Notice PIH 2018-18 does not
apply to the EHV program applicants at admission, and alternatively, PHAs may consider self-certification the

highest form of income verification at admission. As such, PHA policies related to the verification of income in
Section 7-I.B. do not apply to EHV families at admission. Instead, applicants must submit an affidavit attesting
to their reported income, assets, expenses, and other factors that would affect an income eligibility determination.
Additionally, applicants may provide third-party documentation that represents the applicant’s income within the
60-day period prior to admission or voucher issuance but is not dated within 60 days of the PHA’s request.
PHA Policy
Any documents used for verification must be the original (not photocopies) and dated within the 60-day
period prior to admission. The documents must not be damaged, altered, or in any way illegible.
Printouts from webpages are considered original documents.
Any family self-certifications must be made in a format acceptable to the PHA and must be signed by the
family member whose information or status is being verified.
The PHA will incorporate additional procedures to remind families of the obligation to provide true and
complete  information  in  accordance  with  Chapter  14  (Program  Integrity).  The  PHA  will  address  any
material discrepancies (i.e., unreported income or a substantial difference in reported income) that may
arise later. The PHA may, but is not required to, offer the family a repayment agreement in accordance
with Chapter 16 (Program Administration). If the family fails to repay the excess subsidy, the PHA will
terminate the family’s assistance in accordance with the policies in Chapter 12 (Termination of Assistance
and Tenancy).
Recently Conducted Income Determinations
PHAs may accept income calculations and verifications from third-party providers or from an examination that
the PHA conducted on behalf of the family for another subsidized housing program in lieu of conducting an initial
examination of income as long as:

The income was calculated in accordance with rules outlined at 24 CFR Part 5 and within the last six months;
andThe family certifies there has been no change in income or family composition in the interim.
PHA Policy
The PHA will accept income calculations and verifications from third-party providers provided they meet
the criteria outlined above.
The family certification must be made in a format acceptable to the PHA and must be signed by all adult
family members whose information or status is being verified.
At the time of the family’s annual reexamination, the PHA must conduct the annual reexamination of income as
outlined at 24 CFR 982.516 and PHA policies in Chapter 11 (Reexaminations).
EIV Income Validation
Once HUD makes the EIV data available to PHAs under this waiver and alternative requirement, the PHA must:

Review the EIV Income and Income Validation Tool (IVT) reports to confirm and validate family-reported
income within 90 days of the PIC submission date;

Print and maintain copies of the EIV Income and IVT Reports in the tenant file; and

Resolve any income discrepancy with the family within 60 days of the EIV Income or IVT Report dates.
Prior to admission, PHAs must continue to use HUD’s EIV system to search for all household members using
the Existing Tenant Search in accordance with PHA policies in Chapter 3 (Eligibility).
If a PHA later determines that an ineligible family received assistance, the PHA must take steps to terminate that
family from the program in accordance with Chapter 12 (Termination of Assistance).

19-IV.E. SOCIAL SECURITY NUMBER AND CITIZENSHIP STATUS VERIFICATION
For the EHV program, the PHA is not required to obtain and verify SSN documentation and documentation
evidencing eligible noncitizen status before admitting the family to the EHV program. Instead, PHAs may adopt
policies to admit EHV applicants who are unable to provide the required SSN or citizenship documentation during
the initial eligibility determination. As an alternative requirement, such individuals must provide the required
documentation within 180 days of admission to be eligible for continued assistance, pending verification, unless
the  PHA  provides  an  extension  based  on  evidence  from  the  family  or  confirmation  from  the  CoC  or  other
partnering agency that the family has made a good-faith effort to obtain the documentation.
If a PHA determines that an ineligible family received assistance, the PHA must take steps to terminate that
family from the program.
PHA Policy
The  PHA  will  admit  EHV  applicants  who  are  unable  to  provide  the  required  SSN  or  citizenship
documentation  during  the  initial  eligibility  determination.  These  individuals  must  provide  the  required
documentation in accordance with policies in Chapter 7 (Verification) within 180 days of admission. The
PHA may provide an additional 60-day extension based on evidence from the family or confirmation from
the  CoC  or  other  partnering  agency  that  the  family  has  made  a  good-faith  effort  to  obtain  the
documentation.
If the PHA determines that an ineligible family received assistance, the PHA will take steps to terminate
that family from the program in accordance with policies in Chapter 12 (Termination of Assistance and
Tenancy).
18-IV.F. AGE AND DISABILITY VERIFICATION
PHAs may accept self-certification of date of birth and disability status if a higher level of verification is not
immediately available. If self-certification is used, the PHA must obtain a higher level of verification within 90 days
of admission or verify the information in EIV.
If a PHA determines that an ineligible family received assistance, the PHA must take steps to terminate that
family from the program.
PHA Policy
The PHA will accept self-certification of date of birth and disability status if a higher form of verification is
not immediately available. The certification must be made in a format acceptable to the PHA and must
be  signed  by  the  family  member  whose  information  or  status  is  being  verified.  If  self-certification  is
accepted, within 90 days of admission, the PHA will verify the information in EIV or through other third-
party verification if the information is not available in EIV. The PHA will note the family’s file that self-
certification was used as initial verification and include an EIV printout or other third-party verification
confirming the applicant’s date of birth and/or disability status.
If the PHA determines that an ineligible family received assistance, the PHA will take steps to terminate
that family from the program in accordance with policies in Chapter 12 (Termination of Assistance and
Tenancy).
19-IV.G. INCOME TARGETING

The PHA must determine income eligibility for EHV families in accordance with 24 CFR 982.201 and PHA policy
in Chapter 3 (Eligibility); however, income targeting requirements do not apply for EHV families. The PHA may
still choose to include the admission of extremely low-income EHV families in its income targeting numbers for
the fiscal year in which these families are admitted.
PHA Policy
The PHA will not include the admission of extremely low-income EHV families in its income targeting
numbers for the fiscal year in which these families are admitted.
 PART V: HOUSING SEARCH AND LEASING
19-V.A. INITIAL VOUCHER TERM
Unlike the standard HCV program, which requires an initial voucher term of at least 60 days, EHV vouchers must
have an initial search term of at least 120 days. PHA policies on extensions as outlined in Section 5-II.E. will
apply.
PHA Policy
All EHVs will have an initial term of 120 calendar days.
The family must submit a Request for Tenancy Approval and proposed lease within the 120-day period
unless the PHA grants an extension. Extensions will be granted in 30-day increments.
19-V.B. HOUSING SEARCH ASSISTANCE
The PHA must ensure housing search assistance is made available to EHV families during their initial housing
search. The housing search assistance may be provided directly by the PHA or through the CoC or another
partnering agency or entity.
At a minimum, housing search assistance must:

Help individual families identify potentially available units during their housing search, including physically
accessible  units  with  features  for  family  members  with  disabilities,  as  well  as  units  in  low-poverty
neighborhoods;

Provide transportation assistance and directions to potential units;

Conduct owner outreach;

Assist with the completion of rental applications and PHA forms; and

Help expedite the EHV leasing process for the family.
PHA Policy
As identified in the MOU between the PHA and CoC, the following housing search assistance will be
provided to each EHV family:
The PHA will:
1.
PHA Required Services.  In accordance with PIH Notice 2021-15 (HA) Subsection 9.d. The
PHA is required to provide the following services, at a minimum, in partnership with the CoC
or Other Service Providers (if applicable), or by utilizing the Services Fee to obtain services.   
2.
Housing Search Assistance.   
a.
Help individual families identify potentially available units during their housing search,
including physically accessible units with features for family members with disabilities,
as well as units in low poverty neighborhoods;  
b.
Provide transportation assistance as needed and directions to potential units;
c.
Conduct owner outreach;

d.
Assist with the completion of rental applications and PHA forms; 
e.
Help expedite the EHV leasing process for the family.
3.
CoC Required Services. The CoC in coordination with Other Services Providers as identified
in Section 7 agrees to be responsible for providing the following services to offer or make
connections to supportive services for families that are referred to the PHA. CoCs and PHAs
seek a diverse range of supportive services by partnering with organizations trusted by people
experiencing  homelessness  assess,  arrange,  coordinate,  and  monitor  the  delivery  of
individualized services to meet the needs of EHV participants throughout their participation in
the  program.  The  PHA  agrees  to  collaborate  with  the  service  provider  on  the  effective
provision and delivery of these services.
4.
Application Assistance and Active Case Management. 
a.
Conducting the initial evaluation, verifying and documenting EHV eligibility; 
b.
Supporting individuals and families in completing applications and obtaining necessary
documentation. 
c.
Conducting an initial needs assessment to include an evaluation of other assistance
the participant may need including, but not limited to, other Referral Services (see
Subsection 21 below) and Optional Lease Up Services (see Subsection 22 below). 
d.
Ensuring participants attend PHA appointments; 
e.
Attending the family briefing appointment with the participant to assist the participant
in understanding their responsibilities related to their lease; 
f.
Counseling; 
g.
Assisting  participants  in  securing  and  coordinating  other  services  or  benefits  from
Federal, State, and local assistance programs;
h.
Monitoring and evaluating program participant progress; 
i.
Providing the participant with information and referrals to other providers; 
j.
Providing  ongoing  risk  assessment  and  safety  planning  with  victims  of  domestic
violence, dating violence, sexual assault, and stalking; and 
k.
Developing an individualized housing and service plan, including planning a path to
permanent housing stability. 
Conduct owner outreach in accordance with policies in Chapter 13 (Owners)
Provide directions to potential units as part of the EHV briefing packet
Expedite  the  EHV  leasing  process  for  the  family  to  the  extent  practicable  and  in
accordance with policies in this chapter
At least every 30 days, conduct proactive check-ins via email and telephone with families
who are searching with an EHV and remind them of their voucher expiration date
Assign a dedicated landlord liaison for EHV voucher families
The CoC will:
Help  families  identify  potentially  available  units  during  their  housing  search,  including
physically accessible units with features for family members with disabilities, as well as
units in low-poverty neighborhoods
Provide transportation assistance to potential units
Assist the family with the completion of rental applications and PHA forms
19-V.C. HOUSING PRE-INSPECTIONS

To expedite the leasing process, PHAs may pre-inspect available units that EHV families may be interested in
leasing in order to maintain a pool of eligible units.
PHA Policy
City of Chandler participates in a HUD NSPIRE inspection demonstration.
To expedite the leasing process, the PHA may pre-inspect available units that EHV families may be
interested in leasing to maintain a pool of eligible units. If an EHV family selects a unit that passed a
housing pre-inspection (without intervening occupancy) within 45 days of the date of the Request for
Tenancy Approval, the unit may be approved provided that it meets all other conditions under 24 CFR
982.305.
The family will be free to select his or her unit.
When a pre-inspected unit is not selected, the PHA will make every effort to fast-track the inspection
process, including adjusting the normal inspection schedule for any required reinspections.
19-V.D. INITIAL LEASE TERM
Unlike in the standard the HCV program, EHV voucher holders may enter into an initial lease that is for less than
12 months, regardless of the PHA policy in Section 9-I.E., Term of Assisted Tenancy.
19-V.E.Portability
The normal HCV portability procedures and requirements outlined in Chapter 10  generally apply to EHVs.
Exceptions are addressed below.
Nonresident Applicants
Under EHV, applicant families may move under portability even if the family did not have legal residency in the
jurisdiction of the initial PHA when they applied, regardless of PHA policy in Section 10-II.B.
Billing and Absorption
A receiving PHA cannot refuse to assist an incoming EHV family, regardless of whether the PHA administers
EHVs under its own ACC.

If the EHV family moves under portability to another PHA that administers EHVs under its own ACC:
-
The receiving PHA may only absorb the incoming EHV family with an EHV (assuming it has an EHV
voucher available to do so).
-
If the PHA does not have an EHV available to absorb the family, it must bill the initial PHA. The receiving
PHA must allow the family to lease the unit with EHV assistance and may not absorb the family with a
regular HCV when the family leases the unit.
-
Regardless of whether the receiving PHA absorbs or bills the initial PHA for the family’s EHV assistance,
the EHV administration of the voucher is in accordance with the receiving PHA’s EHV policies.

If the EHV family moves under portability to another PHA that does not administer EHV under its own ACC,
the receiving PHA may absorb the family into its regular HCV program or may bill the initial PHA.

Family Briefing
In addition to the applicable family briefing requirements at 24 CFR 982.301(a)(2) as to how portability works and
how portability may affect the family’s assistance, the initial PHA must inform the family how portability may
impact the special EHV services and assistance that may be available to the family.
The initial PHA is required to help facilitate the family’s portability move to the receiving PHA and inform the
family of this requirement in writing, taking reasonable steps to ensure meaningful access for persons with limited
English proficiency (LEP).
PHA Policy
For limited English proficient (LEP) applicants, the PHA will provide interpretation services in accordance
with the PHA’s LEP plan (See Chapter 2, Fair Housing and Equal Opportunity).
Coordination of Services
If the portability move is in connection with the EHV family’s initial lease-up, the receiving PHA and the initial
PHA must consult and coordinate on the EHV services and assistance that will be made available to the family.
PHA Policy
For EHV families who are exercising portability, when the PHA contacts the receiving PHA in accordance
with Section 10-II.B. Preapproval Contact with Receiving PHA, the PHA will consult and coordinate with
the receiving PHA to ensure there is no duplication of EHV services and assistance, and ensure the
receiving PHA is aware of the maximum amount of services fee funding that the initial PHA may provide
to the receiving PHA on behalf of the family.
Services Fee
Standard portability billing arrangements apply for HAP and ongoing administrative fees for EHV families.
For service fees funding, the amount of the service fee provided by the initial PHA may not exceed the lesser of
the actual cost of the services and assistance provided to the family by the receiving PHA or $1,750, unless the
initial PHA and receiving PHA mutually agree to change the $1,750 cap. Service fees are paid as follows:

If the receiving PHA, in consultation and coordination with the initial PHA, will provide eligible services or
assistance to the incoming EHV family, the receiving PHA may be compensated for those costs by the initial
PHA, regardless of whether the receiving PHA bills or absorbs.

If  the  receiving  PHA  administers  EHVs,  the  receiving  PHA  may  use  its  own  services  fee  and  may  be
reimbursed by the initial PHA, or the initial PHA may provide the services funding upfront to the receiving
PHA for those fees and assistance.

If the receiving PHA does not administer EHVs, the initial PHA must provide the services funding upfront to
the receiving PHA. Any amounts provided to the receiving PHA that are not used for services or assistance
on behalf of the EHV family must promptly be returned by the receiving PHA to the initial PHA.
Placement Fee/Issuance Reporting Fee
If the portability lease-up qualifies for the placement fee/issuance reporting fee, the receiving PHA receives the
full amount of the placement component of the placement fee/issuing reporting fee. The receiving PHA is eligible

for the placement fee regardless of whether the receiving PHA bills the initial PHA or absorbs the family into its
own program at initial lease-up. The initial PHA qualifies for the issuance reporting component of the placement
fee/issuance reporting fee, as applicable.
19-V.F. PAYMENT STANDARDS
Payment Standard Schedule
For the EHV program, HUD has waived the regulation requiring a single payment standard for each unit size.
Instead, the PHA may, but is not required to, establish separate higher payment standards for EHVs. Lower EHV
payment standards are not permitted. If the PHA is increasing the regular HCV payment standard, the PHA must
also increase the EHV payment standard if it would be otherwise lower than the new regular HCV payment
standard. The separate EHV payment standard must comply with all other HCV requirements with the exception
of the alternative requirements discussed below.
Further,  if  the  PHA  chooses  to  establish  higher  payments  standards  for  EHVs,  HUD  has  provided  other
regulatory waivers:

Defining the “basic range” for payment standards as between 90 and 120 percent of the published Fair
Market Rent (FMR) for the unit size (rather than 90 to 110 percent).

Allowing a PHA that is not in a designated Small Area FMR (SAFMR) area or has not opted to voluntarily
implement SAFMRs to establish exception payment standards for a ZIP code area above the basic range for
the metropolitan FMR based on the HUD published SAFMRs. The PHA may establish an exception payment
standard up to 120 percent (as opposed to 110 percent) of the HUD published Small Area FMR for that ZIP
code area.  The exception payment standard must apply to the entire ZIP code area.
-
The PHA must notify HUD if it establishes an EHV exception payment standard based on the SAFMR.
PHA Policy
The PHA will not establish a higher payment standard amount for EHVs. The PHA will use the same
payment standards for HCV and EHV.
Rent Reasonableness
All rent reasonableness requirements apply to EHV units, regardless of whether the PHA has established an
alternative or exception EHV payment standard.
Increases in Payment Standards
The requirement that the PHA apply increased payment standards at the family’s first regular recertification on
or after the effective date of the increase does not apply to EHV. The PHA may, but is not required to, establish
an  alternative  policy  on  when  to  apply  the  increased  payment  standard,  provided  the  increased  payment
standard is used to calculate the HAP no later than the effective date of the family’s first regular reexamination
following the change.
PHA Policy
The PHA will not establish an alternative policy for increases in the payment standard. PHA policy in
Section 11-III.B. governing increases in payment standards will apply to EHV.

19-I.U. TERMINATION OF VOUCHERS
After September 30, 2023, a PHA may not reissue EHVs when assistance for an EHV-assisted family ends. This
means that when an EHV participant (a family that is receiving rental assistance under a HAP contract) leaves
the program for any reason, the PHA may not reissue that EHV to another family unless it does so no later than
September 30, 2023.
If  an  applicant  family  that  was  issued  the  EHV  is  unsuccessful  in  finding  a  unit  and  the  EHV  expires  after
September 30, 2023, the EHV may not be reissued to another family.
All EHVs under lease on or after October 1, 2023, may not under any circumstances be reissued to another
family when the participant leaves the program for any reason.
An EHV that has never been issued to a family may be initially issued and leased after September 30, 2023,
since this prohibition only applies to EHVs that are being reissued upon turnover after assistance to a family has
ended. However, HUD may direct PHAs administering EHVs to cease leasing any unleased EHVs if such action
is determined necessary by HUD to ensure there will be sufficient funding available to continue to cover the HAP
needs of currently assisted EHV families.
As explained in Notice 2023-14, issued on June 29, 2023, HUD is identifying whether a voucher issuance is a
turnover voucher or a voucher that has never been leased by counting the number of cumulative EHV lease-
ups. (Note that cumulative leased vouchers is equal to all households leased since the start of the EHV
program—this includes households that have left the program.)
Once a PHA’s total cumulative leased EHV count reaches their total EHV allocation of the consolidated annual
contributions contract (EHV-CACC), any EHV issuance is considered a reissuance. PHAs that have reached
their cumulative EHV lease-up count may not reissue any EHV voucher after September 30, 2023.
If a PHA has not reached its EHV-CACC in cumulative leased vouchers, the PHA may continue to issue
vouchers to eligible households after September 30, 2023, until the cumulative leased vouchers equal the
number of EHVs currently under the PHA’s EHV- CACC, or until directed by HUD to stop issuing EHVs. If a
PHA is reallocated additional EHVs, these EHVs are considered never leased and may be issued.
PHAs must adjust their EHV voucher issuances according to their most recent EHV success rate, i.e., the
likelihood that the voucher-holder will successfully secure an EHV lease. PHAs can consider evaluating their
success rate similar to the EHV dashboard that provides a 180-day lease rate. For example, the PHA
calculates that 50 percent of recent EHV voucher holders successfully establish an EHV lease in 180 days;
therefore, their EHV 180-day success rate is 50 percent.
EXAMPLES
1.
As of October 1, 2023, a PHA has cumulatively leased 60 of its 100 EHV allocation under their EHV-
CACC. The PHA may continue to issue and lease the remaining 40 EHVs that have never been leased.
2.
As of October 1, 2023, a PHA has cumulatively leased 80 of its 100 EHV allocation and has a success rate
of 50 percent. Therefore, the PHA may have no more than 40 families with a voucher searching for a unit,
which – considering a 180-day success rate – would equate to 20 new leases, and thus a fully leased
program. If these voucher holders do not equate to 20 new leases, the PHA may continue to issue
vouchers, (considering a 180-day success rate) until the EHV-CACC limit is reached.
EHV participants may still move (including under portability) after September 30, 2023. The termination of
vouchers upon turnover provision does not impact an individual or family’s ability to move within the PHA’s
jurisdiction or their ability to move under the portability procedures to another PHA’s jurisdiction.

PART VI: USE OF FUNDS, REPORTING, AND FINANCIAL RECORDS
EHV funds allocated to the PHA for HAP (both funding for the initial allocation and HAP renewal funding) may
only be used for eligible EHV HAP purposes. EHV HAP funding obligated to the PHA may not be used for EHV
administrative expenses or the other EHV eligible expenses under this notice.  Likewise, EHV administrative fees
and funding obligated to the PHA are to be used for those purposes and must not be used for HAP.
The appropriated funds for EHVs are separate from the regular HCV program and may not be used for the regular
HCV program but may only be expended for EHV eligible purposes. EHV HAP funds may not roll into the regular
HCV  restricted  net  position  (RNP)  and  must  be  tracked  and  accounted  for  separately  as  EHV  RNP.  EHV
administrative fees and funding for other eligible expenses permitted by Notice PIH 2021-15 may only be used
in support of the EHVs and cannot be used for regular HCVs. EHV funding may not be used for the repayment
of debts or any amounts owed to HUD by HUD program participants including, but not limited to, those resulting
from Office of Inspector General (OIG), Quality Assurance Division (QAD), or other monitoring review findings.
The  PHA  must  comply  with  EHV  reporting  requirements  in  the  Voucher  Management  System  (VMS)  and
Financial Data Schedule (FDS) as outlined in Notice PIH 2021-15.
The PHA must maintain complete and accurate accounts and other records for the program and provide HUD
and the Comptroller General of the United States full and free access to all accounts and records that are
pertinent the administration of the EHVs in accordance with the HCV program requirements at 24 CFR 982.158.

EXHIBIT TPS-1: MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU)
Attachment 2 of Notice PIH 2021-15 - Sample MOU Template
Memorandum of Understanding
[** This sample document demonstrates the Memorandum of Understanding requirements for the
administration Emergency Housing Voucher. Unless otherwise noted, all elements are required. **]
This Memorandum of Understanding (MOU) has been created and entered into on 
[** Insert execution date. **].
[PHA Name and Address]
[CoC Name and Address]
I.
Introduction and Goals (the following elements, listed in a. – c., are required elements of the MOU):
a.
PHA and CoC’s commitment to administering the EHVs in accordance with all program requirements.
b.
PHA goals and standards of success in administering the program.
c.
Identification of staff position at the PHA and CoC who will serve as the lead EHV liaisons.
Lead HCV Liaison:
[Name and title of PHA staff position]
Responsibilities of the PHA EHV liaison [**Optional**].
[Name and title of CoC staff position]
Responsibilities of the CoC EHV liaison [**Optional**].
II. Define the populations eligible for EHV assistance to be referred by CoC.
III. Services to be provided to eligible EHV families
1. List the services to be provided to assist individuals and families have success in the program and who
will provide them.
[**The following services are listed for example purposes. **]
1.
Partnering service providers will support individuals and families in completing applications and
obtaining necessary supporting documentation to support referrals and applications for assistance;
while aiding households in addressing barriers.
2.
Partnering service providers will support PHAs in ensuring appointment notifications to eligible
individuals and families and will assist eligible households in getting to meetings with the PHA.
3.
PHAs will establish windows of time for EHV applicants to complete intake interviews for EHV.
4.
Partnering service providers will provide housing search assistance for eligible individuals and
families.
5.
Partnering service providers will provide counseling on compliance with rental lease requirements.
6.
Partnering service providers will assess individuals and families who may require referrals for
assistance on security deposits, utility hook-up fees, and utility deposits.
7.
Partnering service providers will assess and refer individuals and families to benefits and supportive
services, where applicable.
IV. PHA Roles and Responsibilities

[**The following responsibilities are listed for example purposes. **]
1.
Coordinate and consult with the CoC in developing the services and assistance to be offered under
the EHV services fee.
2.
Accept direct referrals for eligible individuals and families through the CoC Coordinated Entry System.
3.
Commit a sufficient number of staff and necessary resources to ensure that the application,
certification, and voucher issuance processes are completed in a timely manner.
4.
Commit a sufficient number of staff and resources to ensure that inspections of units are completed in
a timely manner.
5.
Designate a staff to serve as the lead EHV liaison.
6.
Comply with the provisions of this MOU.
V. CoC Roles and Responsibilities
[**The following responsibilities are listed for example purposes. **]
1.
Designate and maintain a lead EHV liaison to communicate with the PHA.
2.
Refer eligible individuals and families to PHA using the community’s coordinated entry system.
3.
Support eligible individuals and households in completing and applying for supportive documentation
to accompany admissions application to the PHA (i.e. self-certifications, birth certificate, social security
card, etc.).
4.
Attend EHV participant briefings when needed.
5.
Assess all households referred for EHV for mainstream benefits and supportive services available to
support eligible individuals and families through their transition.
6.
Identify and provide supportive services to EHV families. (While EHV participants are not required to
participate in services, the CoC should assure that services are available and accessible.)
7.
Comply with the provisions of this MOU.
VI. Third Party Entity Roles Responsibilities
[**The following responsibilities are listed for example purposes. **]
1.
Describe how the State, local, philanthropic, faith-based organizations, Victim Service Providers or
CoC recipients it designates will fulfill each of the following responsibilities:
a.
Outline resource and/or service being provided in support of the community’s EHV Program.
Commit a sufficient number of staff and necessary resources to ensure that the application,
certification and voucher issuance processes are completed in a timely manner.
b.
Comply with the provisions of this MOU. VII.  Program Evaluation
The PHA, and CoC or designated CoC recipient agree to cooperate with HUD, provide requested data to
HUD or HUD-approved contractor delegated the responsibility of program evaluation protocols established by
HUD or HUD-approved contractor, including possible random assignment procedures.
[Signed and dated by the official representatives of the PHA, CoC, CoC Contractor organization (if
applicable), and third-party entities (if applicable.]
Signed by
   Executive Director, PHA
                                            Date

CoC Executive Director                                               Date

EXHIBIT TPS-2: HOMELESS PROVIDER’S CERTIFICATION
Attachment 3 of Notice PIH 2021-15   Example of a Homeless Provider’s Certification
Emergency Housing Voucher (EHV)
HOMELESS CERTIFICATION
EHV Applicant Name:  
Household without dependent children (complete one form for each adult in the household)
Household with dependent children (complete one form for household)
Number of persons in the household:   
This is to certify that the above named individual or household meets the following criteria based
on the check mark, other indicated information, and signature indicating their current living
situation-
Check only one box and complete only that section
Living Situation: place not meant for human habitation (e.g., cars, parks, abandoned buildings,
streets/sidewalks)
The person(s) named above is/are currently living in (or, if currently in hospital or other institution,
was living in immediately prior to hospital/institution admission) a public or private place not designed for,
or ordinarily used as a regular sleeping accommodation for human beings, including a car, park,
abandoned building, bus station, airport, or camp ground.
Description of current living situation:
Homeless Street Outreach Program
Name: 
This certifying agency must be recognized by the local Continuum of Care (CoC) as an agency that has a
program designed to serve persons living on the street or other places not meant for human habitation.
Examples may be street outreach workers, day shelters, soup kitchens, Health Care for the Homeless
sites, etc.
Authorized Agency Representative Signature:   
 
Date:

Living Situation: Emergency Shelter
The person(s) named above is/are currently living in (or, if currently in hospital or other institution,
was living in immediately prior to hospital/institution admission) a supervised publicly or privately operated
shelter as follows:
Emergency Shelter Program Name:
This emergency shelter must appear on the CoC’s Housing Inventory Chart submitted as part of the most
recent CoC Homeless Assistance application to HUD or otherwise be recognized by the CoC as part of the
CoC inventory (e.g., newly established Emergency Shelter).
Authorized Agency Representative Signature:   
 Date:
Living Situation: Recently Homeless
The person(s) named above is/are currently receiving financial and supportive services for persons who
are homeless. Loss of such assistance would result in a return to homelessness (ex. Households in Rapid
Rehousing Programs, residents of Permanent Supportive Housing Programs participating in Moving On, etc.)
Authorized Agency Representative Signature:
This referring agency must appear on the CoC’s Housing Inventory Chart submitted as part of the most
recent CoC Homeless Assistance application to HUD or otherwise be recognized by the CoC as part of the
CoC inventory.
Immediately prior to entering the household’s current living situation, the person(s) named above
was/were residing in:
 emergency shelter OR 
     a place unfit for human habitation
Authorized Agency Representative Signature:   
 
Date:

EXHIBIT TPS-3: EXAMPLE OF A VICTIM SERVICES PROVIDER’S CERTIFICATION
Attachment 4 of Notice PIH 2021-15: Example of a Victim Services Provider’s Certification
Emergency Housing Voucher (EHV)
SAMPLE HUMAN TRAFFICKING CERTIFICATION
Purpose of Form:
The Victims of Trafficking and Violence Protection Act of 2000 provides assistance to victims of
trafficking making housing, educational health care, job training and other Federally-funded social
service programs available to assist victims in rebuilding their lives.
Use of This Optional Form:
In response to this request, the service provider may complete this form and submit it to the Public
Housing Agency (PHA) to certify eligibility for EHV assistance.
Confidentiality: All information provided to the service provider concerning the incident(s) of human
trafficking shall be kept confidential and such details shall not be entered into any shared database.
Employees of the PHA will not have access to these details, and such employees may not disclose this
information to any other entity or individual, except to the extent that disclosure is: (i) consented to by you in
writing in a time-limited release; (ii) required for use in an eviction proceeding or hearing regarding
termination of assistance; or (iii) otherwise required by applicable law.
TO BE COMPLETED ON BEHALF OF HUMAN TRAFFICKING SURVIVOR
EHV Applicant Name:  
This is to certify that the above named individual or household meets the definition for persons who
are fleeing or attempting to flee human trafficking under section 107(b) of the Trafficking Victims
Protection Act of 2000.
Immediately prior to entering the household’s current living situation, the person(s) named above
was/were residing in:
This is to certify that the information provided on this form is true and correct to the best of my knowledge
and recollection, and that the individual(s) named above is/has been a victim of human trafficking. I
acknowledge that submission of false information could jeopardize program eligibility and could be the
basis for denial of admission, termination of assistance, or eviction.
Authorized Agency Representative Signature:
Date:  
VETERANS AFFAIRS SUPPORTIVE HOUSING (VASH)
PART II
Introduction
19-II.A. Overview

Since 2008, HCV program funding has provided rental assistance under a supportive housing program for
homeless veterans. The Veterans Affairs Supportive Housing (VASH) program combines HCV rental
assistance with case management and clinical services provided by the Department of Veterans Affairs (VA) at
VA medical centers (VAMCs) and Community-Based Outpatient Clinics (CBOCs) , or through a designated
service provider (DSP) as approved by the VA Secretary. Eligible families are homeless veterans and their
families that agree to participate in VA case management and are referred to the VAMC’s partner PHA for HCV
assistance. The VAMC or DSP’s responsibilities include:

Screening homeless veterans to determine whether they meet VASH program participation criteria;

Referring homeless veterans to the PHA;
o
The term homeless veteran means a veteran who is homeless (as that term is defined in
subsection (a) or (b) of Section 103 of the McKinney-Vento Homeless Assistance Act (42 U.S.C.
11302)). See 38 U.S.C. 2002.

 Providing appropriate treatment and supportive services to potential VASH participants, if needed,
prior to PHA issuance of a voucher;

Providing housing search assistance to VASH participants;

Identifying the social service and medical needs of VASH participants, and providing or ensuring the
provision of regular ongoing case management, outpatient health services, hospitalization, and other
supportive services as needed throughout the veterans’ participation period; and

Maintaining records and providing information for evaluation purposes, as required by HUD and the VA.
VASH vouchers are awarded noncompetitively based on geographic need and PHA administrative
performance. Eligible PHAs must be located within the jurisdiction of a VAMC and in an area of high need
based on data compiled by HUD and the VA. When Congress funds a new allocation of VASH vouchers,
HUD invites eligible PHAs to apply for a specified number of vouchers.
Generally, the HUD-VASH program is administered in accordance with regular HCV program
requirements. However, HUD is authorized to waive or specify alternative requirements to allow PHAs to
effectively deliver and administer VASH assistance. Alternative requirements are established in the HUD-
VASH Operating Requirements, which were originally published in the Federal Register on May 6, 2008,
and updated September 27, 2021, and then again in 2024.
Unless expressly waived by HUD, all regulatory requirements and HUD directives regarding the HCV
program requirements are applicable to VASH vouchers, including the use of all HUD-required contracts
and other forms, and all civil rights and fair housing requirements. In addition, the PHA may request
additional statutory or regulatory waivers that it determines are necessary for the effective delivery and
administration of the program.
The VASH program is administered in accordance with applicable Fair Housing requirements since civil
rights requirements cannot be waived under the program. These include applicable authorities under 24
CFR §5.105(a) and 24 CFR 982.53 including, but not limited to, the Fair Housing Act, Section 504 of the
Rehabilitation Act of 1973, Title VI of the Civil Rights Act of 1964, the Americans with Disabilities Act, and
the Age Discrimination Act and all PHA policies as outlined in Chapter 2 of this document. When HUD-
VASH recipients include veterans with disabilities or family members with disabilities, reasonable
accommodation requirements in Part II of Chapter 2 of this policy apply.
19-II.B. Referrals [FR Notice 8/13/24 and HUD-VASH Qs and As]
VAMC case managers will screen all families in accordance with VA screening criteria and refer eligible
families to the PHA for determination of program eligibility and voucher issuance. The PHA has no role in
determining or verifying the veteran’s eligibility under VA screening criteria, including determining the
veteran’s homelessness status. The PHA must accept referrals from the partnering VAMC and must
maintain written documentation of referrals in VASH tenant files. Upon turnover, VASH vouchers must be
issued to eligible veteran families as identified by the VAMC.

PHA POLICY
In order to expedite the screening process, the PHA will provide all forms and a list of documents
required for the VASH application to the VAMC.
Case managers will work with veterans to fill out the forms and compile all documents prior to
meeting with the PHA and submitting an application. When feasible, the VAMC case manager
should email copies of all documents to the PHA prior to the meeting in order to allow the PHA
time to review them and start a file for the veteran. After the VAMC has given the PHA a complete
referral, the PHA will perform an eligibility screening within five (5) business days of receipt of a
VAMC referral.
19-III.C. HCV Program Eligibility [FR Notice 8/13/24]
Eligible participants are homeless veterans and their families who agree to participate in case management
from the VAMC.

A VASH Veteran or veteran family refers to either a single veteran or a veteran with a household
composed of two or more related persons. It also includes one or more eligible persons living with the
veteran who are determined to be important to the veteran’s care or well-being.

A veteran for the purpose of VASH is a person whose length of service meets statutory requirements,
and who served in the active military, naval, or air service, was discharged or released under conditions
other than dishonorable, and is eligible for VA health care.
Under VASH, PHAs do not have authority to determine family eligibility in accordance with HCV program rules
and PHA policies. The only reasons for denial of assistance by the PHA are failure to meet the income
eligibility requirements and/or that a family member is subject to a lifetime registration requirement under a
state sex offender registration program. Under portability, the receiving PHA must also comply with these
VASH screening requirements.
Social Security Numbers
When verifying Social Security numbers (SSNs) for homeless veterans and their family members, PHAs must
use available flexibilities in accordance with 24 CFR 5.216(g)(1)(iii) to accept self-certification of SSNs and at
least one third-party document, such as a bank statement, utility or cell phone bill, or benefit letter that contains
the name of the individual in the absence of other documentation.
In the case of the homeless veteran, the PHA must accept the Certificate of Release or Discharge from Active
Duty (DD-214) or the VA-verified Application for Health Benefits (10-10EZ) as verification of SSN if these forms
are available and cannot require the veteran to provide a Social Security card. A VA-issued identification card
may also be used to verify the SSN of a homeless veteran.
Proof of Age
The DD-214 or 10-10EZ must be accepted as proof of age in lieu of birth certificates or other PHA-required
documentation as outlined in Section 7-II.C. of this policy. A VA-issued identification card may also be used to
verify the age of a homeless veteran.
Photo Identification

A VA-issued identification card must be accepted in lieu of another type of government-issued photo
identification. These cards also serve as verification of SSNs and date of birth.
Income Eligibility [FR Notice 8/13/24]
With some exceptions, the PHA must determine income eligibility for VASH families in accordance with 24
CFR 982.201 and policies in Section 3-II.A. Low-income families (80 percent of AMI) are eligible for assistance
under VASH, and PHAs may not condition eligibility based on additional eligibility criteria specified in its
administrative plan. If the family is over-income based on the most recently published income limits for the
family size, the family will be ineligible for assistance.
The following alternative requirements related to income apply to VASH families:

The PHA must determine the applicant’s annual income for purposes of income eligibility by excluding all
VA service-connected benefits received by the applicant. This special income exclusion only applies to the
definition of annual income for purposes of determining income eligibility. If the HUD-VASH applicant
qualifies as a low-income family under the alternative requirement, the VA service-connected benefits (with
the exception of the normally excluded deferred VA disability payments under 24 CFR 5.609(b)(16) and the
payments related to aid and attendance under 24 CFR 5.609(b)(17)) must still be included as annual
income when calculating the family’s adjusted income. In other words, the VA service-connected disability
benefits are excluded for purposes of determining income eligibility but included for purposes of calculating
the family’s total tenant payment (TTP), housing assistance payment (HAP), and family share.

When a veteran family reports that they have zero income, the PHA must accept a self-certification of zero
income from the family at admission and at reexamination without taking any additional steps to verify the
family is indeed zero income. The self-certification does not need to be notarized. The PHA must verify
families’ income in the Enterprise Income Verification (EIV) system within 120 days after admission. The
PHA may not deny zero income families.

Regardless of PHA policy, in determining compliance with the asset limitation at admission, for the VASH
program, the PHA must accept a self-certification by the family that the family’s total assets are equal to or
less than the HUD-published asset limitation amount (adjusted annually) and that the family does not have
any present ownership interest in real property, without taking additional steps to verify the accuracy of the
declaration.

The PHA must not enforce the asset limitation for VASH families at reexamination.

In addition, because there needs to be a monthly housing assistance payment (HAP) in order to enter into
a HAP contract on behalf of a tenant-based voucher family, the utilization of tenant-based VASH
assistance by families determined income-eligible is limited to those areas where the family’s (TTP) is less
than the applicable payment standard or exception payment standard (including any VASH-specific
exception payment standard established by the PHA). The family must select a unit with a gross rent that is
above the family’s TTP in order to lease a unit with the tenant-based VASH voucher.
While income-targeting does not apply to VASH vouchers, the PHA may include the admission of extremely
low-income VASH families in its income targeting numbers for the fiscal year in which these families are
admitted.
PHA Policy
While income-targeting requirements will not be considered by the PHA when families are referred
by the partnering VAMC, the PHA will include any extremely low-income VASH families that are
admitted in its income targeting numbers for the fiscal year in which these families are admitted.
Minimum Rent [FR Notice 8/13/24]
PHAs must consider hardship circumstances before charging a minimum rent in accordance with 24 CFR
5.630(b). The PHA may choose to charge a lower minimum rent (including a minimum rent of $0) specifically

for their VASH program regardless of the minimum rent policies established in their administrative plan for
other HCV families.
PHA Policy
The PHA will establish a minimum rent of $50 for VASH families.
Screening [FR Notice 8/13/24]
The PHA may not screen any potentially eligible family members or deny assistance for any grounds permitted
under 24 CFR §982.552 and §982.553 with one exception: the PHAs is still required to prohibit admission if
any member of the household is subject to a lifetime registration requirement under a state sex offender
registration program. Accordingly, with the exception of denial for registration as a lifetime sex offender under
state law and PHA policies on how sex offender screenings will be conducted, PHA policy in Sections 3-III.B.
through 3-III.E. do not apply to VASH. The prohibition against screening families for anything other than
lifetime sex offender status applies to all family members, not just the veteran.
If a family member is subject to lifetime registration under a state sex offender registration program, the
remaining family members may be served if the family agrees to remove the sex offender from its family
composition. This is true unless the family member subject to lifetime registration under a state sex offender
registration program is the homeless veteran, in which case the family would be denied admission to the
program [FR Notice 8/13/24].
Denial of Assistance [Notice PIH 2008-37]
Once a veteran is referred by the VAMC, the PHA must either issue a voucher or deny assistance. If the PHA
denies assistance, it must provide the family with prompt notice of the decision and a brief statement of the
reason for denial in accordance with Section 3-III.F. Like in the standard HCV program, the family must be
provided with the opportunity for an informal review in accordance with policies in Section 3-III.F. In addition, a
copy of the denial notice must be sent to the VAMC case manager.
19-III.D. CHANGES IN FAMILY COMPOSITION
Adding Family Members [FR Notice 8/13/24]
When adding a family member after the family has been admitted to the program, PHA policies in Section 3-
II.B. apply. Other than the birth, adoption, or court-awarded custody of a child, the PHA must approve
additional family members and will apply its regular screening criteria in doing so.
Remaining Family Members [HUD-VASH Qs & As]
If the homeless veteran dies while the family is being assisted, the voucher will remain with the remaining
members of the tenant family. The PHA may use one of its own regular vouchers, if available, to continue
assisting this family and free up a VASH voucher for another VASH-eligible family. If a regular voucher is not
available, the family would continue utilizing the VASH voucher. Once the VASH voucher turns over, however,
it must go to a homeless veteran family.
PHA PLAN
If the veteran dies while receiving assistance, the PHA will use a regular HCV voucher if available
for the remaining family members to free up the VASH voucher for another veteran.
Family Break Up [HUD-VASH Qs & As]

In the case of divorce or separation, since the set-aside of VASH vouchers is for veterans, the voucher must
remain with the veteran. This overrides the PHA’s policies in Section 3-I.C. on how to determine who remains
in the program if a family breaks up.
19-III.E. Leasing [FR Notice 8/13/24]
Waiting List
The PHA does not have the authority to maintain a waiting list or apply local preferences for HUD– VASH
vouchers. Policies in Chapter 4 relating to applicant selection from the waiting list, local preferences, special
admissions, cross-listing, and opening and closing the waiting list do not apply to VASH vouchers.
Exception Payment Standards [FR Notice 8/13/24]
To assist VASH participants in finding affordable housing, especially in competitive markets, HUD allows PHAs
to establish a HUD-VASH exception payment standard. PHAs may go up to but no higher than 120 percent of
the published metropolitan area-wide fair market rent (FMR) or small area fair market rent (SAFMR)
specifically for VASH families.
PHAs who want to establish a VASH exception payment standard over 120 percent are allowed but must still
request a waiver from HUD through the regular waiver process outlined in Notice PIH 2018-16, or any
successor notices.
Exception payment standards implemented by the PHA under this section also apply in determining rents
under 24 CFR 983.301(b) for PBV projects only when the project is comprised solely of units exclusively made
available to VASH families.
The PHA may also establish an exception payment standard up to 140 percent of the published FMR or
SAFMR only to be applied if required as a reasonable accommodation for a family that includes a person with
a disability. Any unit approved under an exception payment standard must still meet reasonable rent
requirements. The PHA may use a payment standard that is greater than 140 percent of FMR as a reasonable
accommodation for a person with a disability, but only with HUD approval.
Voucher Issuance [FR Notice 8/13/24]
Unlike the standard HCV program, which requires an initial voucher term of at least 60 days, VASH vouchers
must have asearch term of at least 120 days. This applies both to the initial search term and moves. PHA
policies on extensions as outlined in Section 5-II.E. will apply.
PHA Policy
All VASH vouchers will have an initial term of 120 calendar days. The family must submit a
Request for Tenancy Approval and proposed lease within the 120- day period unless the PHA
grants an extension. (See Section 5-II.E)
The PHA must track issuance of HCVs for families referred by the VAMC or DSP in HUD systems as required
in FR Notice 8/13/24.
Special Housing Types [FR Notice 8/13/24]
The PHA must permit VASH clients to use the following special housing types for tenant-based VASH
assistance, regardless of whether these types are permitted in their administrative plan for other families:

Single room occupancy (SRO);

Congregate housing;

Group home;


Shared housing; and

Cooperative housing.
Initial Lease Term [FR Notice 8/13/24]
Unlike in the standard the HCV program, VASH voucher holders may enter into an initial lease that is for less
than 12 months. Accordingly, PHA policy in Section 9-I.E., Term of Assisted Tenancy, does not apply.
Ineligible Housing [FR Notice 8/13/24]
Unlike in the standard HCV program, VASH families are permitted to live on the grounds of a VA facility in units
developed to house homeless veterans. Therefore, 24 CFR §982.352(a)(5) and §983.53(a)(2), which prohibit
units on the physical grounds of a medical, mental, or similar public or private institution, do not apply to VASH
for this purpose only. Accordingly, PHA policy in 9-I.D., Ineligible Units, does not apply for this purpose only.
Pre-Inspections [FR Notice 8/13/24]
To expedite the leasing process, PHAs may pre-inspect available units that veterans may be interested in
leasing in order to maintain a pool of eligible units. If a VASH family selects a unit that passed an inspection
(without intervening occupancy) within 90 days of the date of the Request for Tenancy Approval (Form HUD-
52517), the unit may be approved if it meets all other conditions under 24 CFR §982.305. However, the
veteran must be free to select his or her unit and cannot be steered to these units. All regulatory requirements
pertaining to housing quality standards found at 24 CFR 5.703 apply to HUD-VASH.
PHA Policy
To expedite the leasing process, the PHA may pre-inspect available units that veterans may be
interested in leasing to maintain a pool of eligible units.
If a VASH family selects a unit that passed a HQS pre-inspection (without intervening occupancy)
within 45 days of the date of the RFTA, the unit may be approved provided that it meets all other
conditions under 24 CFR §982.305. The veteran will be free to select his or her unit.
When a pre-inspected unit is not selected, the PHA will make every effort to fast-track the
inspection process, including adjusting the normal inspection schedule for both initial and any
required reinspections.

19-III.F. Portability [Notice PIH 2011-53 and FR Notice 8/13/24]
General Requirements
Portability policies under VASH depend on whether the family wants to move within or outside of
the initial VA facility’s catchment area (the area in which the VAMC or CBOC operates). In all
cases, the initial VA facility must be consulted prior to the move and provide written confirmation
that case management will continue to be provided in the family’s new location.
Under VASH, applicant families may move under portability even if the family did not have legal
residency in the jurisdiction of the initial PHA when they applied. As a result, PHA policies in
Section 10-II.B. about nonresident applicants do not apply. A family that moves under the
portability procedures must not be subject to rescreening by the receiving PHA.
If the family no longer requires case management, there are no portability restrictions. Normal
portability rules apply.
Portability within the Initial VAMC’s or DSP’s Catchment Area
A VASH family can move within the VAMC’s catchment area as long as case management can still
be provided, as determined by the VA. If the initial PHA’s partnering VAMC will still provide the
case management services, the receiving PHA must process the move in accordance with
portability procedures:

If the receiving PHA has been awarded VASH vouchers, it can choose to either bill the
initial PHA or absorb the family if it has a VASH voucher available to do so.
o
If the PHA absorbs the family, the VAMC or CBOC providing the initial case
management must agree to the absorption and the transfer of case management.

If the receiving PHA does not administer a VASH program, it must always bill the initial
PHA.
Portability Outside of the Initial VAMC’s or DSP’s Catchment Area
If a family wants to move to another jurisdiction where it will not be possible for the initial PHA’s
partnering VAMC or CBOC to provide case management services, the initial VAMC must first confirm
that the new VAMC has an available VASH case management slot and the new VAMC’s partner PHA
has an available VASH voucher.
After acceptance of the veteran by the new VAMC, the new VAMC will refer the veteran to its partner PHA. In
these cases, the family must be absorbed by the receiving PHA either as a new admission or as a portability
move-in, as applicable. Upon absorption, the initial PHA’s VASH voucher will be available to lease to a new
VASH-eligible family, and the absorbed family will count toward the number of VASH slots awarded to the
receiving PHA.
Portability Outside of the Initial VAMC or DSP’s Catchment Area under VAWA
Veterans who request to port beyond the catchment area of the VAMC where they are receiving case
management to protect the health or safety of a person who is or has been the victim of domestic violence,
dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, and who reasonably believes they are
threatened with imminent harm from further violence by remaining in the unit may port prior to receiving
approval from the receiving VAMC. The initial PHA must follow its emergency transfer plan (see Exhibit 16-3).

PHAs may require verbal self-certification or a written request from a participant seeking a move beyond the
catchment area of the VAMC or DSP.
The verbal self-certification or written request must include either a statement expressing why the participant
reasonably believes that there is a threat of imminent harm from further violence if they were to remain in the
same unit or a statement that the tenant was a sexual assault victim and that the sexual assault occurred on
the premises during the 90-day period preceding the participants request for the move.
The participant must still port to a PHA that has a VASH program. If the receiving PHA does not have a VASH
voucher available to lease, they may bill the initial PHA until a VASH voucher is available, at which point the
porting veteran must be absorbed into the receiving PHA’s program.
19-III.G. Termination of Assistance [FR Notice 8/13/24]
Prior to terminating VASH participants, HUD strongly encourages PHAs to exercise their discretion under 24
CFR §982.552(c)(2) as outlined in Section 12-II.D. of this policy and consider all relevant circumstances of the
specific case. This includes granting reasonable accommodations for persons with disabilities, as well as
considering the role of the case manager and the impact that ongoing case management services can have on
mitigating the conditions that led to the potential termination.
VASH participant families may not be terminated after admission for a circumstance or activities that occurred
prior to admission and were known to the PHA but could not be considered at the time of admission due to
VASH program requirements. The PHA may terminate the family’s assistance only for program violations that
occur after the family’s admission to the program.
There are two alternative requirements for termination of assistance for VASH participants.
Cessation of Case Management
As a condition of receiving HCV rental assistance, a HUD-VASH-eligible family must receive case
management services from the VAMC or DSP. A VASH participant family’s assistance must be terminated for
failure to participate, without good cause, in case management as verified by the VAMC or DSP. However, the
PHA may offer the family continued assistance through one of its regular vouchers or a PBV unit not
exclusively made available for HUD-VASH.
However, a VAMC or CBOC determination that the participant family no longer requires case management is
not grounds for termination of assistance and the family is still eligible for assistance under the HCV program.
In such a case, at its option, the PHA may offer the family continued HCV assistance through one of its regular
vouchers. The decision to transfer assistance to a regular voucher must consider veteran preference and must
be communicated to the VA prior to occurring. If the PHA has no voucher to offer, the family will retain its
VASH voucher, or PBV unit, until such time as the PHA has an available voucher (or PBV unit not exclusively
made available for VASH) for the family.   If the PHA has no voucher to offer, the family will retain its VASH
voucher until such time as the PHA has an available voucher for the family.
Serious Violation of the Lease
The regulation at 24 CFR 982.552(b)(2) states that the PHA must terminate program assistance for a family
evicted from housing assisted under the program for serious violation of the lease. HUD waived this provision,
and establishing the alternative requirement that the PHA may terminate program assistance in this case. Prior
to terminating VASH participants for this reason, HUD strongly encourages PHAs to exercise their discretion
under 24 CFR 982.552(c)(2) and consider all relevant circumstances of the specific case, as well as including
the role of the case manager and the impact that ongoing case management services can have on mitigating
the conditions that led to the potential termination, prior to determining whether to terminate assistance.
VAWA [FR Notice 8/13/24]

When a veteran’s family member is receiving protection under VAWA because the veteran is the perpetrator of
domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking, the victim must continue to
be assisted. Upon termination of the perpetrator’s VASH assistance, the victim should be given a regular HCV
if one is available, and the perpetrator’s VASH voucher should be used to serve another eligible veteran family.
If a regular HCV is not available, the perpetrator must be terminated from assistance and the victim will
continue to use the VASH voucher.
19-III.H. PROJECT-BASING VASH VOUCHERS
General Requirements [Notice PIH 2017-21andand FR Notice 8/13/24]
PHAs are authorized to project-base their tenant-based VASH vouchers without additional HUD review or
approval in accordance with Notice PIH 2017-21 and all PBV program requirements provided that the VAMC
will continue to make supportive services available. In addition, since 2010, HUD has awarded VASH vouchers
specifically for project-based assistance in the form of PBV HUD-VASH set-aside vouchers. While these
vouchers are excluded from the PBV program cap as long as they remain under PBV HAP contract at the
designated project, all other VASH vouchers are subject to the PBV program percentage limitation discussed
in Section 17-I.A. Note that VASH supportive services only need to be provided to VASH families receiving
PBV assistance in the project, not all families receiving PBV assistance in the project. If a VASH family does
not require or no longer requires case management, the unit continues to count as an excepted PBV unit as
long as the family resides in the unit. In the description of units in Exhibit A of the HAP contract, PHAs must
indicate the number of units that will be exclusively made available to VASH families. The PHA must refer only
VASH families to PBV units exclusively made available to VASH families and to PBV units funded through a
VASH PBV set-aside award.
If the PHA project-bases VASH vouchers, the PHA must consult with the partnering VAMC or DSP to ensure
approval of the project or projects. PHAs may project-base VASH vouchers in projects alongside other PBV
units and may execute a single HAP contract covering both the VASH PBVs and the other PBVs. The PHA
must refer only VASH families to PBV units exclusively made available to VASH families and to PBV units
funded through a HUD set-aside award.
If a VASH family is referred to the PHA and there is an available PBV unit that is not exclusively made
available to VASH families, the PHA may offer to refer the family to the owner if allowable under the selection
policy for that project, and the owner and PHA may amend the HAP contract to designate the PBV unit as a
VASH PBV unit.
The PHA and owner may agree to amend a PBV HAP contract to redesignate a regular PBV unit as a unit
specifically designated for VASH families so long as the PHA first consults with the VAMC or DSP.
Additionally, the PHA and owner may agree to amend a PBV HAP contract to redesignate a unit specifically
designated for VASH families as a regular PBV unit, so long as the unit is not funded through a VASH PBV set
-aside award and is eligible for regular PBV (i.e., the unit is not on the grounds of a medical facility and the unit
is eligible under the PHA’s program and project caps).
Policies for VASH PBV units will generally follow PHA policies for the standard PBV program as listed in
Chapter 17, with the exception of the policies listed below.
Ineligible Units
Unlike in the regular PBV program, the PHA may opt to select an occupied unit or admit a family to a unit if
such unit is made exclusively available to VASH families if the PBV project is either on the grounds of a VA
facility or there are VASH supportive services provided on-site at the project.
Termination of Assistance
A VASH family’s PBV assistance must be terminated for failure to participate in case management when

required by the VA. However, the PHA may allow the veteran family to receive a regular (non-VASH) tenant-
based voucher or PBV unit instead of the family’s assistance being terminated. In this case, the PHA may:

Substitute the family’s unit on the PBV HAP contract for another unit (the PHA may, in conjunction with
such substitution, add the original unit to the PBV HAP contract with a non-VASH voucher if it is possible to
do so;

Remove the unit from the PBV HAP contract so the family may remain with tenant-based assistance, if the
family and the owner agree to use the tenant-based voucher in the unit; or

Change the unit’s status in the PBV HAP contract from a unit exclusively made available for VASH to a
regular PBV unit, if doing so is allowable under program rules.
If the PHA will not allow the veteran to receive a regular (non-VASH) tenant-based voucher or PBV unit instead
of the family’s assistance being terminated, then upon notification by the VA of the family’s failure to participate
in VA-required case management, the PHA must provide the family a reasonable period of time (as
established by the PHA) to vacate the unit.
PHA Policy
If the family fails to participate in case management when required by the VA, the PHA will terminate
the family’s assistance. The family will have 120 days to vacate the unit. The PHA will terminate
assistance to the family at the earlier of (1) the time the family vacates or (2) the expiration of the 120-
day period. If the family fails to vacate the unit within the established time, the owner may evict the
family. If the owner does not evict the family, the PHA will remove the unit from the HAP contract or
amend the HAP contract to substitute a different unit in the project if the project is partially assisted.
The PHA may add the removed unit back onto the HAP contract after the ineligible family vacates the
property.
Moves
 If a VASH family is eligible to move from its PBV unit after a year of PBV assistance, the PHA will generally
follow policies in Chapter 17. However, if there is no VASH tenant-based voucher available at the time the
family requests to move, the PHA’s actions depend on whether the family still requires case management.

The PHA may require a family that still requires case management to wait for a VASH tenant-based
voucher for a period not to exceed 180 days. If a HUD-VASH tenant-based voucher is still not available
after 180 days, the family must be allowed to move using its VASH voucher as tenant-based assistance.
Alternatively, the PHA may allow the family to move using its VASH voucher as tenant-based assistance
without having to meet this 180-day waiting period. In either case, the PHA may either amend the PBV
HAP contract to replace the assistance in the PBV unit with one of its regular vouchers if the unit is eligible
for a regular PBV or the PHA and owner may agree to temporarily remove the unit from the HAP contract.

If a VASH veteran has been determined to no longer require case management, the PHA must allow the
family to move with the first available tenant-based voucher. If no VASH voucher is immediately available,
the PHA may not require the family to wait for a VASH voucher to become available.
Wrong-Sized or Accessible Units
If the PHA determines that a VASH family is occupying a wrong-size PBV unit or a PBV unit with accessibility
features that the family does not require and the PBV unit is needed by a family that requires the accessibility
features, the PHA must notify the family and the owner within 30 days of the PHA’s determination. The PHA’s
offer of continued housing assistance (that must be made within 60 days of the PHA’s determination) must be
in the form of either a VASH tenant-based voucher or another VASH PBV unit. If no VASH assistance is
available for the PHA to offer within 60 days of the PHA’s determination, the PHA must remove the wrong-
sized or accessible unit from the HAP contract to make VASH voucher assistance available to the family.

Contract Terminations
The regulation at 24 CFR 983.206(b), which covers the required provision of tenant-based assistance and
requires that the family may elect to use its tenant-based assistance to remain in the same project when a PBV
HAP contract terminates or expires, does not apply to families issued a HUD-VASH tenant-based voucher
under this circumstance. The PHA may use another voucher to add the unit removed under this alternative
requirement to the HAP contract after the family vacates the property, in accordance with 24 CFR 983.207(b).
Rents
Contract rents may not be different based on whether the unit is a VASH PBV unit or a non-VASH PBV unit. In
determining the rent to owner for the PBV project, if the cap on the amount of rent to owner under 24 CFR
983.301(b)(1) is lower for non-HUD-VASH units than it is for the HUD-VASH units (e.g., the PHA has
established a HUD-VASH exception payment standard and there is either no exception payment standard or a
lower exception payment standard for the regular HCV program for the area in question), that lower cap is
applicable when setting the rent to owner for the PBV units in the project, including the  HUD-VASH units.
Removing Units from the HAP Contract for Ineligible Families
The PHA and owner may also agree to temporarily remove a unit from the HAP contract in cases where a
HUDVASH eligible veteran has been identified by the VA as appropriate for a VASH PBV unit, but the veteran
is not income eligible to receive voucher assistance or may not be selected for the PBV unit because the
family’s TTP exceeds the gross rent of the unit. Although the family would not be a program participant in the
housing portion of the VASH program in such a case, the family would still benefit from the project’s location on
the grounds of a VA facility or from the VASH supportive services on-site at the project, while the VASH
voucher would be available to assist another VASH family. The PHA and owner may agree to add a VASH
voucher back onto the PBV HAP contract if the family’s income subsequently decreased to the point that there
would be a HAP or when the family vacates the unit.
Zero HAP Families
Under normal PBV requirements, the PHA may select an occupied unit to be included under a PBV HAP
contract only if the unit’s occupants are eligible for assistance under 24 CFR 982.201, and the TTP for the
family is less than the gross rent for the unit. Furthermore, in selecting a family for an available PBV unit,
typically the PHA must determine the TTP for the family is less than the gross rent, meaning that the unit will
be eligible for a monthly HAP. However, if  the PBV project is either on the grounds of a VA facility or there are
HUD-VASH supportive services provided onsite at the project, the PHA may opt to select a unit occupied by a
zero HAP VASH eligible family or admit a zero HAP VASH family to a unit if such unit is made exclusively
available to VASH families. Until such time that the VASH family’s TTP falls below the gross rent, the family is
responsible for paying the entire rent to owner in addition to being responsible for paying all tenant-supplied
utilities. During any period that the family’s TTP falls below the gross rent, normal PBV requirements apply.
Further, under normally applicable rules, units occupied by families whose incomes have increased during their
tenancy resulting in their TTP equaling the gross rent (zero HAP) must be removed from the HAP contract 180
days following the last housing assistance payment to the owner on the family’s behalf. These regulations do
not apply to zero HAP families admitted to the PBV project under this waiver and alternative requirement
because there is no last housing assistance payment that would trigger the unit removal date of 180 days. As
an alternative requirement, PHAs have the option of removing the unit in which the zero HAP family resides
from the HAP contract, but no earlier than 180 days from the start of the family PBV tenancy. If the PHA
exercises this option, the family may not be required to move from the unit as a consequence and continues to

receive the VASH supportive services. If the project is fully assisted, the PHA may reinstate the unit removed
to the HAP contract after the family either vacates the unit or their income decreases to the point that there
would be a HAP. If the project is partially assisted, the PHA may substitute a different unit for the unit removed
from the HAP contact when the first eligible substitute unit becomes available. Alternatively, the PHA may
choose to simply leave the unit on the HAP contract while the zero HAP family continues to reside there.
Proposal/Project Selection
PBV proposal and/or project selection for VASH must follow all regular proposal and/or project selection
regulations, with one exception. HUD permits noncompetitive selection of one or more PBV projects with units
made exclusively available to VASH families on the site of a VA facility. Note that the method of project
selection must comply with all other requirements under 24 CFR 983.51, including that the PHA must notify the
public of its intent to noncompetitively select one or more projects for PBV assistance through its 5-Year Plan
and to ensure any project selection is consistent with the PHA administrative plan.
Failure to Participate in Case Management [FR Notice 8/13/24]
Upon notification by the VAMC or DSP of the family’s failure to participate, without good cause, in case
management, the PHA must provide the family a reasonable time period to vacate the unit. The PHA must
terminate assistance to the family at the earlier of either the time the family vacates or the expiration of the
reasonable time period given to vacate.
PHA Policy
Upon notification by the VAMC or DSP that a VASH PBV family has failed to participate in case
management without good cause, the PHA will provide written notice of termination of assistance to the
family and the owner within 10 business days. The family will be given 120 days from the date of the
notice to move out of the unit.
The PHA may make exceptions to this 120-day period if needed for reasons beyond the family’s control
such as death, serious illness, or other medical emergency of a family member.
If the family fails to vacate the unit within the established time, the owner may evict the family. If the owner
does not evict the family, the PHA must remove the unit from the HAP contract or amend the HAP contract to
substitute a different unit in the project if the project is partially assisted. The PHA may add the removed unit to
the HAP contract after the ineligible family vacates the property.
Moves [HUD-VASH Qs & As, FR Notice 8/13/24]
When a VASH PBV family is eligible to move from its PBV unit in accordance with Section 17- VIII.C. of this
policy, but there is no other comparable tenant-based rental assistance, the following procedures must be
implemented:

If a VASH tenant-based voucher is not available at the time the family wants (and is eligible) to move,
the PHA may require a family who still requires case management to wait for a VASH tenant-based
voucher for a period not to exceed 180 days;

If a VASH tenant-based voucher is still not available after that period, the family must be allowed to
move with its VASH voucher.  Alternatively, the PHA may allow the family to move with its VASH
voucher without having to meet this 180-day period. In either case, the PHA is required to replace the
assistance in the PBV unit with one of its regular vouchers, unless the PHA and owner agree to
temporarily remove the unit from the HAP contract; and

If a VASH veteran is determined to no longer require case management, the PHA must allow the family
to move with the first available tenant-based voucher if no VASH voucher is immediately available and
cannot require the family to wait for a VASH voucher to become available.

20-1
GLOSSARY
A. 
ACRONYMS USED IN HOUSING CHOICE VOUCHER (HCV) PROGRAM
ACC
Annual contributions contract
ADA
Americans with Disabilities Act of 1990
AIDS
Acquired immune deficiency syndrome
BR
Bedroom
CDBG
Community Development Block Grant (Program)
CFR
Code of Federal Regulations (published federal rules that define and implement laws;
commonly referred to as “the regulations”)
CPI
Consumer price index (published monthly by the Department of Labor as an inflation indicator)
EIV
Enterprise Income Verification
FDIC
Federal Deposit Insurance Corporation
FHA
Federal Housing Administration (HUD Office of Housing)
FHEO
Fair Housing and Equal Opportunity (HUD Office of Housing)
FICA
Federal Insurance Contributions Act (established Social Security taxes)
FMR
Fair market rent
FR
Federal Register
FSS
Family Self-Sufficiency (Program)
FY
Fiscal year
FYE
Fiscal year end
GAO
Government Accountability Office
GR
Gross rent
HA
Housing authority or housing agency
HAP
Housing assistance payment
HCV
Housing choice voucher
HIP
   Housing Information Portal
HOTMA
Housing Opportunity Through Modernization Act
HQS
Housing Quality Standards
HUD
Department of Housing and Urban Development
HUDCLIPS
HUD Client Information and Policy System
IPA
Independent public accountant
IRA
Individual Retirement  Account
IRS
Internal Revenue Service

20-2
IVT
Income Validation Tool
JTPA
Job Training Partnership Act
LBP
Lead-based paint
LEP
Limited English proficiency
LIHTC
Low Income Housing Tax Credit
MSA
Metropolitan statistical area (established by the U.S. Census Bureau)
MTW
Moving to Work
NOFA
Notice of funding availability
NSPIRE
      National Standards for the Physical Inspection of Real Estate
OGC
HUD’s Office of General Counsel
OIG
HUD’s Office of Inspector General
OMB
Office of Management and Budget
PASS
Plan for Achieving Self-Support
PBV
Project Based Voucher
PHA
Public housing agency
PIH
(HUD Office of) Public and Indian Housing
PS
Payment standard
QC
Quality control
RAD
Rental Assistance Demonstration
REAC
(HUD) Real Estate Assessment Center
RFP
Request for proposals
RFTA
Request for tenancy approval
RIGI
Regional inspector general for investigation (handles fraud and program abuse matters for
HUD at the regional office level)
RVI
Remote Video Inspection
SEMAP
Section 8 Management Assessment Program
SRO
Single room occupancy
SSA
Social Security Administration
SSI
Supplemental security income
SSN
Social Security Number
SWICA
State wage information collection agency
TANF
Temporary assistance for needy families
TPV
Tenant protectection vouchers

20-3
TR
Tenant rent
TTP
Total tenant payment
UA
Utility allowance
UFAS
Uniform Federal Accessibility Standards
UIV
Upfront Income Verification
URP
Utility reimbursement payment
VAWA
Violence Against Women Act
VCA
Voluntary Compliance Agreement
VMS
   Voucher Management System

20-4
B.  
GLOSSARY OF SUBSIDIZED HOUSING TERMS
Abatement. Stopping HAP payments to an owner with no potential for retroactive payment.
Absorption. In portability (under subpart H of this part 982): the point at which a receiving PHA stops
billing the initial PHA for assistance on behalf of a portability family. The receiving PHA uses funds
available under the receiving PHA consolidated ACC.
Accessible. The facility or portion of the facility can be approached, entered, and used by individuals with
physical handicaps.
Adjusted Income. Annual income, less allowable HUD deductions.
Adjusted Annual Income. Same as Adjusted Income.
Administrative fee. Fee paid by HUD to the PHA for administration of the program. See §982.152.
Administrative Plan. The plan that describes PHA policies for administration of the tenant-based
programs. The Administrative Plan and any revisions must be approved by the PHA’s board and
included as a supporting document to the PHA Plan. See §982.54.
Admission. The point when the family becomes a participant in the program. The date used for this
purpose is the effective date of the first HAP contract for a family (first day of initial lease term) in a
tenant-based program.
Affiliated individual. With respect to an individual, a spouse, parent, brother, sister, or child of that
individual, or an individual to whom that individual stands in loco parentis (in the place of a parent), or
any individual, tenant, or lawful occupant living in the household of that individual.
Amortization payment. In a manufactured home space rental: The monthly debt service payment by the
family to amortize the purchase price of the manufactured home.
Annual. Happening once a year.
Annual contributions contract (ACC). The written contract between HUD and a PHA under which HUD
agrees to provide funding for a program under the 1937 Act, and the PHA agrees to comply with HUD
requirements for the program.
Prior to PHA implementation of HOTMA 102/104: Annual income. The anticipated total income of an
eligible family from all sources for the 12-month period following the date of determination of income,
computed in accordance with the regulations.
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Annual Income.  All amounts not specifically excluded
in 24 CFR 5.609(b), received from all sources by each member of the family who is 18 years of age or
older or is the head of household, spouse or cohead, plus unearned income by or on behalf of each
dependent who is under 18 years of age.
Applicant (applicant family). A family that has applied for admission to a program but is not yet a
participant in the program.
Area Exception Rent. An amount that exceeds the published FMR. See §982.504(b).
“As-paid” States. States where the welfare agency adjusts the shelter and utility component of the welfare
grant in accordance with actual housing costs.

20-5
Assets. (See Net Family Assets.)
Authorized voucher units. The number of units for which a PHA is authorized to make assistance
payments to owners under its annual contributions contract.
Auxiliary aids. Services or devices that enable persons with impaired sensory, manual, or speaking skills
to have an equal opportunity to participate in, and enjoy the benefits of, programs or activities receiving
Federal financial assistance.
Biennial. Happening every two years.
Bifurcate. With respect to a public housing or Section 8 lease, to divide a lease as a matter of law such
that certain tenants can be evicted or removed while the remaining family members’ lease and
occupancy rights are allowed to remain intact.
Budget authority. An amount authorized and appropriated by the Congress for payment to HAs under the
program. For each funding increment in a PHA program, budget authority is the maximum amount that may
be paid by HUD to the PHA over the ACC term of the funding increment.Building. A structure with a roof
and walls that contains one or more dwelling units.
Child. A member of the family other than the family head or spouse who is under 18 years of age.
Childcare expenses. Amounts anticipated to be paid by the family for the care of children under 13 years
of age during the period for which annual income is computed, but only where such care is necessary
to enable a family member to actively seek employment, be gainfully employed, or to further their
education and only to the extent such amounts are not reimbursed. The amount deducted shall reflect
reasonable charges for child care. In the case of child care necessary to permit employment, the
amount deducted shall not exceed the amount of employment income that is included in annual
income.
Citizen. A citizen or national of the United States.
Cohead. An individual in the household who is equally responsible for the lease with the head of
household. A family may have a cohead or spouse but not both. A cohead never qualifies as a
dependent. The cohead must have legal capacity to enter into a lease.
Common space. In shared housing: Space available for use by the assisted family and other occupants of
the unit.
Computer match. The automated comparison of data bases containing records about individuals.
Confirmatory review. An on-site review performed by HUD to verify the management performance of a
PHA.
Consent form. Any consent form approved by HUD to be signed by assistance applicants and participants
to obtain income information from employers and SWICAs; return information from the Social Security
Administration (including wages, net earnings from self-employment, and retirement income); and
return information for unearned income from the IRS. Consent forms expire after a certain time and
may authorize the collection of other information to determine eligibility or level of benefits.
Congregate housing. Housing for elderly persons or persons with disabilities that meets the
HQS/NSPIRE  for congregate housing. A special housing type: see §982.606 to §982.609.

20-6
Contiguous MSA. In portability (under subpart H of part 982): An MSA that shares a common boundary
with the MSA in which the jurisdiction of the initial PHA is located.
Continuously assisted. An applicant is continuously assisted under the 1937 Act if the family is already
receiving assistance under any 1937 Housing Act program when the family is admitted to the voucher
program.
Contract. (See Housing Assistance Payments Contract.)
Contract authority. The maximum annual payment by HUD to a PHA for a funding increment.
Cooperative (term includes mutual housing). Housing owned by a nonprofit corporation or association,
and where a member of the corporation or association has the right to reside in a particular apartment,
and to participate in management of the housing. A special housing type: see §982.619.
Covered families. Statutory term for families who are required to participate in a welfare agency economic
self-sufficiency program and who may be subject to a welfare benefit sanction for noncompliance with
this obligation. Includes families who receive welfare assistance or other public assistance under a
program for which Federal, State or local law requires that a member of the family must participate in
an economic self-sufficiency program as a condition for the assistance.
Dating violence. Violence committed by a person who is or has been in a social relationship of a romantic
or intimate nature with the victim; and where the existence of such a relationship shall be determined
based on a consideration of the following factors:

The length of the relationship

The type of relationship

The frequency of interaction between the persons involved in the relationship
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Day laborer. An individual hired and paid one day at a time
without an agreement that the individual will be hired or work again in the future.
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: De minimis error. An error that results in a difference in
the determination of a family’s adjusted income of $30 or less per month.
Dependent. A member of the family (except foster children and foster adults) other than the family head or
spouse, who is under 18 years of age, or is a person with a disability, or is a full-time student
Dependent child. In the context of the student eligibility restrictions, a dependent child of a student
enrolled in an institution of higher education. The dependent child must also meet the definition of
dependent as specified above.
Disability assistance expenses. Reasonable expenses that are anticipated, during the period for which
annual income is computed, for attendant care and auxiliary apparatus for a disabled family member
and that are necessary to enable a family member (including the disabled member) to be employed,
provided that the expenses are neither paid to a member of the family nor reimbursed by an outside
source.
Disabled family. A family whose head, spouse, or sole member is a person with disabilities; or two or
more persons with disabilities living together; or one or more persons with disabilities living with one or
more live-in aides.
Disabled person. See Person with Disabilities.

20-7
Displaced family. A family in which each member, or whose sole member, is a person displaced by
governmental action, or a person whose dwelling has been extensively damaged or destroyed as a
result of a disaster declared or otherwise formally recognized pursuant to Federal disaster relief laws.
Domestic violence. Felony or misdemeanor crimes committed by a current or former spouse or intimate
partner of the victim under the family or domestic violence laws of the jurisdiction receiving grant funding,
and in the case of victim services, includes the user or attempted use of physical abuse or sexual abuse, or
a pattern of any other coercive behavior committed, enabled, or solicited to gain or maintain power and
control over a victim, including verbal, psychological, economic, or technological abuse that may or may
not constitute criminal behavior, by a person who is:
-
The current or former spouse or intimate partner of the victim, or person similarly situated to a spouse or
intimate partner of the victim
-
A person who is cohabitating or has cohabitated with the victim as a spouse or intimate partner
-
A person with whom the victim shares a child in common
-
A person who commits acts against a youth or adult victim who is protected from those acts under the
domestic or family violence laws of the jurisdiction
Domicile. The legal residence of the household head or spouse as determined in accordance with State
and local law.
Drug-related criminal activity. The illegal manufacture, sale, distribution, or use of a drug, or the
possession of a drug with intent to manufacture, sell, distribute, or use the drug.Upon PHA
implementation of HOTMA 102/104: Earned income. Income or earnings from wages, tips, salaries,
other employee compensation, and net income from self-employment. Earned income does not include
any pension or annuity, transfer payments (meaning payments made or income received in which no
goods or services are being paid for, such as welfare, social security, and governmental subsidies for
certain benefits), or any cash or in-kind benefits.Economic abuse. Behavior that is coercive, deceptive,
or unreasonably controls or restrains a person’s ability to acquire, use, or maintain economic resources
to which they are entitle, including using coercion, fraud, and manipulation to:
-
Restrict a person’s access to money, assets, credit, or financial information
-
Unfairly use a person’s personal economic resources, including money, assets, and credit, for one’s own
advantage
Exert undue influence over a person’s financial and economic behavior or decisions, including forcing
default on joint or other financial obligations, exploiting powers of attorney, guardianship, or
conservatorship, or to whom one has a fiduciary duty
Economic Self-Sufficiency Program. Any program designed to encourage, assist, train, or facilitate the
economic independence of assisted families, or to provide work for such families. Can include job
training, employment counseling, work placement, basic skills training, education, English proficiency,
Workfare, financial or household management, apprenticeship, or any other program necessary to

20-8
ready a participant to work (such as treatment for drug abuse or mental health treatment). Includes any
work activities as defined in the Social Security Act (42 U.S.C. 607(d)). Also see §5.603(c).
Elderly family. A family whose head, spouse, or sole member is a person who is at least 62 years of age;
or two or more persons who are at least 62 years of age living together; or one or more persons who
are at least 62 years of age living with one or more live-in aides.
Elderly Person. An individual who is at least 62 years of age.
Eligible Family. A family that is income eligible and meets the other requirements of the Act and Part 5 of
24 CFR. See also family.
Employer Identification Number (EIN). The nine-digit taxpayer identifying number that is assigned to an
individual, trust, estate, partnership, association, company, or corporation.
Evidence of citizenship or eligible status. The documents which must be submitted to evidence
citizenship or eligible immigration status. (See §5.508(b).)
Extremely Low-Income Family. A family whose annual income does not exceed the higher of 30 percent
of area median income or the federal poverty level.
Fair Housing Act means title VIII of the Civil Rights Act of 1968, as amended by the Fair Housing
Amendments Act of 1988.
Fair market rent (FMR). The rent, including the cost of utilities (except telephone), as established by HUD
for units of varying sizes (by number of bedrooms), that must be paid in the housing market area to rent
privately owned, existing, decent, safe and sanitary rental housing of modest (non-luxury) nature with
suitable amenities.. In the HCV program, the FMR may be established at the ZIP code level (see
definition of Small Area Fair Market Rents), metropolitan area level, or nonmetropolitan county level .
Family. Includes but is not limited to the following, regardless of actual or perceived sexual orientation,
gender identity, or marital status, and can be further defined in PHA policy. Family includes a single
person, who may be:
o
An elderly person, displaced person, disabled person, near-elderly person, or any other
single person;
o
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: An otherwise eligible youth who has
attained at least 18 years of age and not more than 24 years of age and who has left
foster care, or will leave foster care within 90 days, in accordance with a transition plan
described in section 475(5)(H) of the Social Security Act (42 U.S.C. 675(5)(H)), and is
homeless or is at risk of becoming homeless at age 16 or older; or
Family also includes a group of persons residing together, and such group includes, but is not limited to:

A family with or without children (a child who is temporarily away from the home because of
placement in foster care is considered a member of the family);

An elderly family;

A near-elderly family;

A displaced family; and

The remaining member of a tenant family
Family rent to owner. In the voucher program, the portion of rent to owner paid by the family.

20-9
Family self-sufficiency program (FSS program). The program established by a PHA  within its
jurisdiction, to promote self-sufficiency among participating families, including the coordination of
supportive services for these families [24 CFR §984.103].
Family share. The portion of rent and utilities paid by the family. For calculation of family share, see
§982.515(a).
Family unit size. The appropriate number of bedrooms for a family, as determined by the PHA under the
PHA subsidy standards.
Federal agency. A department of the executive branch of the federal government.
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Foster adult. A member of the household who is 18
years of age or older and meets the definition of a foster adult under state law. In general, a foster adult
is a person who is 18 years of age or older, is unable to live independently due to a debilitating physical
or mental condition, and is placed with the family by an authorized placement agency or by judgment,
decree, or other order of any court of competent jurisdiction.
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Foster child. A member of the household who meets
the definition of a foster child under state law. In general, a foster child is placed with the family by an
authorized placement agency (e.g., public child welfare agency) or by judgment, decree, or other order
of any court of competent jurisdiction.
Foster Childcare Payment. Payment to eligible households by state, local, or private agencies appointed
by the State, to administer payments for the care of foster children.
Full-time Student. A person who is attending school or vocational training on a full-time basis (carrying a
subject load that is considered full-time for day students under the standards and practices of the
educational institution attended). (CFR 5.603)
Funding increment. Each commitment of budget authority by HUD to a PHA under the consolidated
annual contributions contract for the PHA program.
Gender identity. Actual or perceived gender-related characteristics.
Gross rent. The sum of the rent to owner plus any utility allowance.
Group home. A dwelling unit that is licensed by a State as a group home for the exclusive residential use
of two to twelve persons who are elderly or persons with disabilities (including any live-in aide). A
special housing type: see §982.610 to §982.614.
Handicap. Any condition or characteristic that renders a person an individual with handicaps. See 24CFR
§8.3.
Handicap Assistance Expense. See “Disability Assistance Expense.”
HAP contract. Housing assistance payments contract. (Contract). A written contract between the PHA and
an owner for the purpose of providing housing assistance payments to the owner on behalf of an
eligible family.

20-10
Head of household. The adult member of the family who is the head of the household for purposes of
determining income eligibility and rent.
Health and medical care expenses. Any costs incurred in the diagnosis, cure, mitigation, treatment, or
prevention of disease or payments for treatments affecting any structure or function of the body. Health
and medical care expenses include medical insurance premiums and long-term care premiums that are
paid or anticipated during the period for which annual income is computed.
Household. A household includes additional people other than the family who, with the PHA’s permission,
live in an assisted unit, such as live-in aides, foster children, and foster adults.
Housing assistance payment. The monthly assistance payment by a PHA, which includes: (1) A payment
to the owner for rent to the owner under the family's lease; and (2) An additional payment to the family
if the total assistance payment exceeds the rent to owner.
Housing agency (HA). See public housing agency.
Housing Quality Standards. The HUD minimum quality standards developed by HUD in accordance with
24 CFR 5.703 for the HCV program, including any variations approved by HUD for the PHA under 24
CFR 5.705(a)(3).
HUD. The Department of Housing and Urban Development.
Human trafficking. A crime involving the exploitation of a person for labor, services, or commercial sex. The
Trafficking Victims Protection Act of 2000 and its subsequent reauthorizations recognize and define two
primary forms of human trafficking:
-
Sex trafficking is the recruitment, harboring, transportation, provision, obtaining, patronizing, or soliciting
of a person for the purpose of a commercial sex act in which a commercial sex act is induced by force,
fraud, or coercion, or in which the person induced to perform such act has not attained 18 years of age.
See 22 U.S.C. § 7102(11)(A).
-
Forced labor is the recruitment, harboring, transportation, provision, or obtaining of a person for labor or
services, through the use of force, fraud, or coercion for the purpose of subjection to involuntary
servitude, peonage, debt bondage, or slavery. See 22 U.S.C. § 7102(11)(B).
Imputed asset income. HUD passbook rate multiplied by the total cash value of assets. The calculation is
used when net family assets exceed $5,000.
Income For Eligibility. Annual Income.
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Independent contractor. An individual who qualifies as
an independent contractor instead of an employee in accordance with the Internal Revenue Code
Federal income tax requirements and whose earnings are consequently subject to the Self-
Employment Tax. In general, an individual is an independent contractor if the payer has the right to
control or direct only the result of the work and not what will be done and how it will be done.
Independent entity. The unit of general local government; however, if the PHA itself is the unit of general
local government or an agency of such government, then only the next level of general local government
(or an agency of such government) or higher may serve as the independent entity; or a HUD-approved
entity that is autonomous and recognized under state law as a separate legal entity from the PHA. The
entity must not be connected financially (except regarding compensation for services performed for PHA-
owned units) or in any other manner that could result in the PHA improperly influencing the entity.

20-11
Individual with handicaps. See person with disabilities.
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Inflationary index. An index based on the Consumer Price
Index for Urban Wage Earners and Clerical Workers (CPI-W) used to make annual adjustments to the
deduction for elderly disabled families, the cap for imputing returns on assets, the restriction on net family
assets, the amount of net assets the PHA may determine based on self-certification by the family, and the
dependent deduction.
Initial PHA. In portability, the term refers to both: (1) A PHA that originally selected a family that later
decides to move out of the jurisdiction of the selecting PHA; and (2) A PHA that absorbed a family that
later decides to move out of the jurisdiction of the absorbing PHA.
Initial payment standard. The payment standard at the beginning of the HAP contract term.
Initial rent to owner. The rent to owner at the beginning of the HAP contract term.
Inside. Under NSPIRE, the inside of HUD housing (or “inside areas”) refers to the common areas and
building systems that can be generally found within the building interior and are not inside a unit.
Examples of “inside” common areas may include, basements, interior or attached garages, enclosed
carports, restrooms, closets, utility rooms, mechanical rooms, community rooms, day care rooms, halls,
corridors, stairs, shared kitchens, laundry rooms, offices, enclosed porches, enclosed patios, enclosed
balconies, and trash collection areas. Examples of building systems include those components that
provide domestic water such as pipes, electricity, elevators, emergency power, fire protection, HVAC,
and sanitary services.
Institution of higher education. An institution of higher education as defined in 20 U.S.C. 1001 and 1002.
See Exhibit 3-2 in this Administrative Plan.
Jurisdiction. The area in which the PHA has authority under State and local law to administer the
program.
Landlord. Either the owner of the property or their representative or the managing agent or their
representative, as shall be designated by the owner.
Lease. A written agreement between an owner and a tenant for the leasing of a dwelling unit to the tenant.
The lease establishes the conditions for occupancy of the dwelling unit by a family with housing assistance
payments under a HAP contract between the owner and the PHA.Life-Threatening deficiency. Under
NSPIRE, the life-threatening category includes deficiencies that, if evident in the home or on the property,
present a high risk of death or severe illness or injury to a resident.
Live-in aide. A person who resides with one or more elderly persons, or near-elderly persons, or persons
with disabilities, and who:

Is determined to be essential to the care and well-being of the persons;

Is not obligated for the support of the persons; and

Would not be living in the unit except to provide the necessary supportive services.
Local Preference. A preference used by the PHA to select among applicant families.

20-12
Low deficiency. Under NSPIRE, deficiencies critical to habitability but not presenting a substantive health
or safety risk to resident.
Low-Income Family. A family whose income does not exceed 80% of the median income for the area as
determined by HUD with adjustments for smaller or larger families, except that HUD may establish
income limits higher or lower than 80% for areas with unusually high or low incomes.
Manufactured home. A manufactured structure that is built on a permanent chassis, is designed for use
as a principal place of residence, and meets the HQS/NSPIRE . A special housing type: See §982.620
and §982.621.
Manufactured home space. In manufactured home space rental: A space leased by an owner to a family.
A manufactured home owned and occupied by the family is located on the space. See §982.622 to
§982.624.
Minor. A member of the family household other than the family head or spouse, who is under 18 years of
age.
Mixed family. A family whose members include those with citizenship or eligible immigration status, and
those without citizenship or eligible immigration status.
Moderate deficiency. Under NSPIRE, this includes deficiencies that, if evident in the home or on the
property, present a moderate risk of an adverse medical event requiring a healthcare visit; cause
temporary harm; or if left untreated, cause or worsen a chronic condition that may have long-lasting
adverse health effects; or that the physical security or safety of a resident or their property could be
compromised.
Monthly adjusted income. One twelfth of adjusted income.
Monthly income. One twelfth of annual income.
Mutual housing. Included in the definition of “cooperative.”
National. A person who owes permanent allegiance to the United States, for example, as a result of birth
in a United States territory or possession.
National Standards for the Physical Inspection of Real Estate. HUD’s housing inspection approach.
NSPIRE is a single inspection standard for all units under the Public Housing, HCV, Multifamily, and
Community Planning and Development (CPD) programs. NSPIRE’s focus is on the areas that impact
residents the most, such as the dwelling unit.
Near-elderly family. A family whose head, spouse, or sole member is a person who is at least 50 years of
age but below the age of 62; or two or more persons, who are at least 50 years of age but below the
age of 62, living together; or one or more persons who are at least 50 years of age but below the age of
62 living with one or more live-in aides.
Prior to PHA implementation of HOTMA 102/104: Net family assets. (1) Net cash value after deducting
reasonable costs that would be incurred in disposing of real property, savings, stocks, bonds, and other
forms of capital investment, excluding interests in Indian trust land and excluding equity accounts in
HUD homeownership programs. The value of necessary items of personal property such as furniture
and automobiles shall be excluded.
-
In cases where a trust fund has been established and the trust is not revocable by, or under the control
of, any member of the family or household, the value of the trust fund will not be considered an asset so

20-13
long as the fund continues to be held in trust. Any income distributed from the trust fund shall be
counted when determining annual income under §5.609.
-
In determining net family assets, PHAs or owners, as applicable, shall include the value of any business
or family assets disposed of by an applicant or tenant for less than fair market value (including a
disposition in trust, but not in a foreclosure or bankruptcy sale) during the two years preceding the date
of application for the program or reexamination, as applicable, in excess of the consideration received
therefore. In the case of a disposition as part of a separation or divorce settlement, the disposition will
not be considered to be for less than fair market value if the applicant or tenant receives important
consideration not measurable in dollar terms.
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Net family assets. The net cash value of all assets owned
by the family, after deducting reasonable costs that would be incurred in disposing real property, savings,
stocks, bonds, and other forms of capital investment. In determining net family assets, PHAs or owners, as
applicable, must include the value of any business or family assets disposed of by an applicant or tenant
for less than fair market value (including a disposition in trust, but not in a foreclosure or bankruptcy sale)
during the two years preceding the date of application for the program or reexamination, as applicable, in
excess of the consideration received therefor. In the case of a disposition as part of a separation or divorce
settlement, the disposition will not be considered to be for less than fair market value if the applicant or
tenant receives consideration not measurable in dollar terms. Negative equity in real property or other
investments does not prohibit the owner from selling the property or other investments, so negative equity
alone would not justify excluding the property or other investments from family assets.
Noncitizen. A person who is neither a citizen nor national of the United States.
Notice of Funding Availability (NOFA). For budget authority that HUD distributes by competitive process,
the Federal Register document that invites applications for funding. This document explains how to
apply for assistance and the criteria for awarding the funding.
Office of General Counsel (OGC). The General Counsel of HUD.
Outside. Under NSPIRE, outside of HUD housing (or “outside areas”) refers to the building site, building
exterior components, and any building systems located outside of the building or unit. Examples of
“outside” components may include fencing, retaining walls, grounds, lighting, mailboxes, project signs,
parking lots, detached garage or carport, driveways, play areas and equipment, refuse disposal, roads,
storm drainage, non-dwelling buildings, and walkways. Components found on the exterior of the
building are also considered outside areas, and examples may include doors, attached porches,
attached patios, balconies, car ports, fire escapes, foundations, lighting, roofs, walls, and windows.
Overcrowded. A unit that does not meet the following HQS/NSPIRE space standards: (1) Provide
adequate space and security for the family; and (2) Have at least one bedroom or living/sleeping room
for each two persons.
Office of General Counsel (OGC). The General Counsel of HUD.
Owner. Any person or entity with the legal right to lease or sublease a unit to a participant.
PHA-owned unit. A dwelling unit in a project that is: (A) Owned by the PHA (including having a controlling
interest in the entity that owns the project); (B) Owned by an entity wholly controlled by the PHA; or (C)
Owned by a limited liability company or limited partnership in which the PHA (or an entity wholly
controlled by the PHA) holds a controlling interest in the managing member or general partner. A
controlling interest is: (A) Holding more than 50 percent of the stock of any corporation; (B) Having the
power to appoint more than 50 percent of the members of the board of directors of a non-stock
corporation (such as a nonprofit corporation); (C) Where more than 50 percent of the members of the
board of directors of any corporation also serve as directors, officers, or employees of the PHA; (D)

20-14
Holding more than 50 percent of all managing member interests in an LLC; (E) Holding more than 50
percent of all general partner interests in a partnership; or (F) Equivalent levels of control in other
ownership structures.
PHA Plan. The annual plan and the 5-year plan as adopted by the PHA and approved by HUD [24 CFR
§903].
PHA’s quality control sample. An annual sample of files or records drawn in an unbiased manner and
reviewed by a PHA supervisor (or by another qualified person other than the person who performed the
original work) to determine if the work documented in the files or records conforms to program
requirements. For minimum sample size see CFR §985.3.
Participant (participant family). A family that has been admitted to the PHA program and is currently
assisted in the program. The family becomes a participant on the effective date of the first HAP contract
executed by the PHA for the family (first day of initial lease term).
Payment standard. The maximum monthly assistance payment for a family assisted in the voucher
program (before deducting the total tenant payment by the family).Persons with Disabilities. A person
who has a disability as defined in 42 U.S.C. 423 or a developmental disability as defined in 42 U.S.C.
6001. Also includes a person who is determined, under HUD regulations, to have a physical or mental
impairment that is expected to be of long-continued and indefinite duration, substantially impedes the
ability to live independently, and is of such a nature that the ability to live independently could be
improved by more suitable housing conditions. For purposes of reasonable accommodation and
program accessibility for persons with disabilities, means and “individual with handicaps” as defined in
24 CFR §8.3. Definition does not exclude persons who have AIDS or conditions arising from AIDS, but
does not include a person whose disability is based solely on drug or alcohol dependence (for low-
income housing eligibility purposes). See “Individual with handicaps.”
Portability. Renting a dwelling unit with Section 8 housing choice voucher outside the jurisdiction of the initial
PHA.
Premises. The building or complex in which the dwelling unit is located, including common areas and grounds.
Private space. In shared housing: The portion of a contract unit that is for the exclusive use of an assisted
family.
Project owner. The person or entity that owns the housing project containing the assisted dwelling unit.
Public assistance. Welfare or other payments to families or individuals, based on need, which are made
under programs funded, separately or jointly, by Federal, state, or local governments.
Public housing agency (PHA). Any State, county, municipality, or other governmental entity or public body, or
agency or instrumentality of these entities, that is authorized to engage or assist in the development or
operation of low-income housing under the 1937 Act.
Qualified census tract. With regard to certain tax credit units, any census tract (or equivalent geographic area
defined by the Bureau of the Census) in which at least 50 percent of households have an income of less than
60 percent of Area Median Gross Income (AMGI), or where the poverty rate is at least 25 percent, and where
the census tract is designated as a qualified census tract by HUD.
Reasonable rent. A rent to owner that is not more than rent charged: (1) For comparable units in the private
unassisted market; and (2) For comparable unassisted units in the premises.

20-15
Reasonable accommodation. A change, exception, or adjustment to a rule, policy, practice, or service to
allow a person with disabilities to fully access the PHA’s programs or services.
Receiving PHA. In portability: A PHA that receives a family selected for participation in the tenant-based
program of another PHA. The receiving PHA issues a voucher and provides program assistance to the family.
Recertification. Sometimes called reexamination. The process of securing documentation of total family
income used to determine the rent the tenant will pay for the next 12 months if there are no additional changes
to be reported.
Remaining Member of Tenant Family. Person left in assisted housing who may or may not normally qualify
for assistance on own circumstances (i.e., an elderly spouse dies, leaving widow age 47 who is not disabled).
Rent to owner. The total monthly rent payable to the owner under the lease for the unit (also known as
contract rent). Rent to owner covers payment for any housing services, maintenance and utilities that the
owner is required to provide and pay for.
Request for Tenancy Approval (RFTA). A form (Form HUD-52517) submitted by or on behalf of a family to a
PHA once the family has identified a unit that it wishes to rent using tenant-based voucher assistance.
Residency Preference. A PHA preference for admission of families that reside anywhere in a specified area,
including families with a member who works or has been hired to work in the area (“residency preference
area”).
Residency Preference Area. The specified area where families must reside to qualify for a residency
preference.
Responsible entity. For the public housing and the Section 8 tenant-based assistance, project-based voucher
assistance, and moderate rehabilitation programs, the responsible entity means the PHA administering the
program under an ACC with HUD. For all other Section 8 programs, the responsible entity means the Section 8
owner.
Row/Townhouse. Refers to duplex, quads, townhouse and multifamily.
Secretary. The Secretary of Housing and Urban Development.
Section 8. Section 8 of the United States Housing Act of 1937. Also known as Housing Choice Voucher.
Section 8 covered programs. All HUD programs which assist housing under Section 8 of the 1937 Act,
including Section 8 assisted housing for which loans are made under section 202 of the Housing Act of 1959.
Section 8 Management Assessment Program (SEMAP). A system used by HUD to measure PHA
performance in key Section 8 program areas. See 24 CFR Part 985.
Section 214. Section 214 of the Housing and Community Development Act of 1980, as amended.
Section 214 covered programs is the collective term for the HUD programs to which the restrictions imposed
by Section 214 apply. These programs are set forth in 24 CFR §5.500.
Security Deposit. A dollar amount (maximum set according to the regulations) which can be used for unpaid
rent or damages to the owner upon termination of the lease.

20-16
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Seasonal worker. An individual who is hired into a short-
term position and the employment begins about the same time each year (such as summer or winter).
Typically, the individual is hired to address seasonal demands that arise for the particular employer or industry.
Set-up charges. In a manufactured home space rental: Charges payable by the family for assembling, skirting
and anchoring the manufactured home.Severe deficiency. Under NSPIRE, the severe category includes
deficiencies that, if evident in the home or on the property, present a high risk of permanent disability, or
serious injury or illness, to a resident; or the physical security or safety of a resident or their property would be
seriously compromised.
Sexual Assault. Any nonconsensual sexual act proscribed by federal, tribal, or state law, including when the
victim lacks capacity to consent (42 U.S.C. 13925(a)).
Sexual Orientation. Homosexuality, heterosexuality or bisexuality.
Shared housing. A unit occupied by two or more families. The unit consists of both common space for shared
use by the occupants of the unit and separate private space for each assisted family. A special housing type:
see §982.615 to §982.618.
Single Person. A person living alone or intending to live alone.
Single room occupancy housing (SRO). A unit that contains no sanitary facilities or food preparation
facilities, or contains either, but not both, types of facilities. A special housing type: see 24 CFR §982.602 to
§982.605.
Small Area Fair Market Rents (SAFMRs). FMRs established for ZIP code areas.
Small rural public housing agency (PHA). Section 38 defines the term “small public housing agency” as a
public housing agency “for which the sum of the number of public housing dwelling units administered by the
agency and the number of vouchers under section 8(o) administered by the agency is 550 or fewer” and “that
predominantly operates in a rural area, as described in section 1026.35(b)(2)(iv)(A) of title 12, Code of Federal
Regulations.” After consideration of the public comments discussed above, HUD is interpreting “predominantly
operates in a rural area” to mean a small PHA that:
(1)
Has a primary administrative building with a physical address in a rural area as described in 12 CFR
1026.35(b)(2)(iv)(A); or
(2)
more than 50 percent of its combined public housing units and voucher units under section 8(o) are in
rural areas as described in 12 CFR 1026.35(b)(2)(iv)(A). HUD also clarifies that voucher units under
section 8(o) include those in the tenant-based Housing Choice Voucher (HCV) program and the Project
-Based Voucher (PBV) program.
Social Security Number (SSN). The nine-digit number that is assigned to a person by the Social Security
Administration and that identifies the record of the person's earnings reported to the Social Security
Administration. The term does not include a number with a letter as a suffix that is used to identify an auxiliary
beneficiary.
Special admission. Admission of an applicant that is not on the PHA waiting list or without considering the
applicant's waiting list position.
Special housing types. See subpart M of part 982. Subpart M states the special regulatory requirements for:
SRO housing, congregate housing, group homes, shared housing, cooperatives (including mutual housing),
and manufactured homes (including manufactured home space rental).
Specified Welfare Benefit Reduction. Those reductions of welfare benefits (for a covered family) that may
not result in a reduction of the family rental contribution. A reduction of welfare benefits because of fraud in

20-17
connection with the welfare program, or because of welfare sanction due to noncompliance with a welfare
agency requirement to participate in an economic self-sufficiency program.
Spouse. The marriage partner of the head of household.
Stalking. To follow, pursue, or repeatedly commit acts with the intent to kill, injure, harass, or intimidate; or to
place under surveillance with the intent to kill, injure, harass, or intimidate another person; and in the course of,
or as a result of, such following, pursuit, surveillance, or repeatedly committed acts, to place a person in
reasonable fear of the death of, or serious bodily injury to, or to cause substantial emotional harm to (1) that
person, (2) a member of the immediate family of that person, or (3) the spouse or intimate partner of that
person.
State Wage Information Collection Agency (SWICA). The state agency, including any Indian tribal agency,
receiving quarterly wage reports from employers in the state, or an alternative system that has been
determined by the Secretary of Labor to be as effective and timely in providing employment-related income
and eligibility information.
Subsidy standards. Standards established by a PHA to determine the appropriate number of bedrooms and
amount of subsidy for families of different sizes and compositions.
Suspension. The term on the family’s voucher stops from the date the family submits a request for PHA
approval of the tenancy, until the date the PHA notifies the family in writing whether the request has been
approved or denied. This practice is also called “tolling”.Tax credit rent. With regard to certain tax credit units,
the rent charged for comparable units of the same bedroom size in the building that also receive the low-
income housing tax credit but do not have any additional rental assistance (e.g., tenant-based voucher
assistance).
Technological abuse. An act or pattern of behavior that occurs within domestic violence, dating violence,
sexual assault, or stalking and is intended to harm, threaten, intimidate, control, stalk, harass, impersonate,
exploit, extort, or monitor another person, except as otherwise permitted by law, that occurs using any form
of technology, including but not limited to:
-
Internet enabled devices
-
Online spaces and platforms
-
Computers
-
Mobile devices
-
Cameras and imaging programs
-
Apps
-
Location tracking devices
-
Communication technologies
-
Any other emergency technologies
Tenancy Addendum. For the Housing Choice Voucher Program, the lease language required by HUD in the
lease between the tenant and the owner.
Tenant. The person or persons (other than a live-in aide) who executes the lease as lessee of the dwelling
unit.
Tenant-paid utilities. Utilities and services that are not included in the rent to owner and are the responsibility
of the assisted family, regardless of whether the payment goes to the utility company or the owner. The utilities
and services are those necessary in the locality to provide housing that complies with HQS. The utilities and

20-18
services may also include those required by HUD through a Federal Register notice after providing opportunity
for public comment.
Tenant rent to owner. See “Family rent to owner.”
Term of Lease. The amount of time a tenant agrees in writing to live in a dwelling unit.
Total Tenant Payment (TTP). The total amount the HUD rent formula requires the tenant to pay toward rent
and utilities.
Upon PHA implementation of HOTMA 102/104: Unearned income. Any annual income, as calculated under
24 CFR 5.609, that is not earned income.
Unit. Under NSPIRE, a unit (or “dwelling unit”) of HUD housing refers to the interior components of an
individual unit. Examples of components included in the interior of a unit may include the balcony, bathroom,
call-for-aid (if applicable), carbon monoxide devices, ceiling, doors, electrical systems, enclosed patio, floors,
HVAC (where individual units are provided), kitchen, lighting, outlets, smoke detectors, stairs, switches, walls,
water heater, and windows.
Utilities. Water, electricity, gas, other heating, refrigeration, cooking fuels, trash collection, and sewage
services. Telephone service is not included.
Utility Allowance. If the cost of utilities (except telephone) and other housing services for an assisted unit is
not included in the tenant rent but is the responsibility of the family occupying the unit, an amount equal to the
estimate made or approved by a PHA or HUD of the monthly cost of a reasonable consumption of such utilities
and other services for the unit by an energy- conservative household of modest circumstances consistent with
the requirements of a safe, sanitary, and healthful living environment.
Utility reimbursement. In the voucher program, the portion of the housing assistance payment which exceeds
the amount of rent to owner.
Utility hook-up charge. In a manufactured home space rental: Costs payable by a family for connecting the
manufactured home to utilities such as water, gas, electrical and sewer lines.
Very low-income family. A low-income family whose annual income does not exceed 50 percent of the
median income for the area, as determined by HUD, with adjustments for smaller and larger families. HUD
may establish income limits higher or lower than 50 percent of the median income for the area on the basis of
its finding that such variations are necessary because of unusually high or low family incomes. This is the
income limit for the housing choice voucher program.
Veteran. A person who has served in the active military or naval service of the United States at any time and
who shall have been discharged or released therefrom under conditions other than dishonorable.
Violence Against Women Reauthorization Act (VAWA). Prohibits denying admission to the program to an
otherwise qualified applicant or terminating assistance on the basis that the applicant or program participant is
or has been a victim of domestic violence, dating violence, sexual assault, stalking, or human trafficking.
Violent criminal activity. Any illegal criminal activity that has as one of its elements the use, attempted use, or
threatened use of physical force against the person or property of another.

20-19
Voucher (Housing Choice Voucher). A document issued by a PHA to a family selected for admission to the
housing choice voucher program. This document describes the program and the procedures for PHA approval
of a unit selected by the family. The voucher also states obligations of the family under the program.
Voucher holder. A family holding a voucher with an unexpired term (search time).
Voucher program. The housing choice voucher program.
Waiting list. A list of families organized according to HUD regulations and PHA policy who are waiting for a
unit to become available.
Waiting list admission. An admission from the PHA waiting list. Welfare assistance. Income assistance from
Federal or State welfare programs, including assistance provided under TANF and general assistance.
Does not include assistance directed solely to meeting housing expenses, nor programs that provide health
care, child care or other services for working families. For the FSS program (24 CFR 984.103), welfare
assistance includes only cash maintenance payments designed to meet a family’s ongoing basic needs.
Does not include nonrecurring short term benefits designed to address individual crisis situations, work
subsidies, supportive services such as childcare and transportation provided to families who are employed,
refundable earned income tax credits, contributions to and distributions from Individual Development
Accounts under TANF, services such as counseling, case management, peer support, childcare
information and referral, financial empowerment, transitional services, job retention, job advancement, and
other employment-related services that to not provide basic income support, amounts solely directed to
meeting housing expenses, amounts for health care, Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP)
and emergency rental and utilities assistance, SSI, SSDI, or social security, and child-only or non-needy
TANF grants made to or on behalf of a dependent child solely on the basis of the child’s need and not the
need of the child’s current non-parental caretaker.
Withholding. Stopping HAP payments to an owner while holding them for potential retroactive disbursement.