Contract

Page 1 of 11
PROFESSIONAL SERVICES AGREEMENT
THIS  PROFESSIONAL  SERVICES  AGREEMENT  (the  “Agreement”)  is  entered  into
between the Town of Wickenburg, a municipal corporation of the State of Arizona (“Client”)
acting through its Town Manager (the “Manager”), and Interim Public Management, LLC, an
Arizona limited liability company (“IPM”).
RECITALS
WHEREAS, the Code and Ordinances of Client, Client policies and/or Client’s Council
empower the Manager to enter into contracts on behalf of Client for professional; and
WHEREAS, Client is in need of professional management-level services, at this time and
possibly in the future; and
WHEREAS, Client desires to enter into this Agreement for IPM to provide professional
services  to  Client  upon  the  terms  and  conditions  set  forth  herein  and  to  agree  to  terms  and
conditions that will govern other such related services as may be requested by the Manager from
time to time (the “Services”); and
WHEREAS, IPM desires to provide the Services upon the terms and conditions set forth
herein;
AGREEMENT
NOW, THEREFORE, in consideration of the foregoing recitals, which are incorporated
herein  by  reference,  the  mutual  covenants  set  forth  herein,  and  other  good  and  valuable
consideration, the receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the parties hereto
agree as follows:
1.
Details of Services.  For each engagement hereunder, a description of the Services
to be provided, the expected start date, fees and expenses, and other details regarding the Services
shall be set forth in a Schedule to this Agreement signed by the Manager and IPM.  The Client
hereby  represents  that  the  Town  Manager  is  authorized  to  enter  into  services  agreements,
including Schedules to this Agreement, in excess of the Town Manager’s purchasing authority,
as long as expenditures for Services described in the Schedules do not exceed Council-adopted
budgeted amounts for personnel, without further Town Council approval.  The individuals to be
provided by IPM to perform the Services shall be referred to herein each as “Consultant” and
collectively the “Consultants.”  In addition, the Consultants, other IPM representatives and the
Chief Executive Officer of IPM (the “CEO”) will be reasonably available by telephone and email
to Client for additional workdays and/or hours, subject to appropriate additional charges based
on the fee structure set forth in the applicable Schedule, if such additional work and charges have
been preapproved in writing (email acceptable) by the Manager.

Page 2 of 11
2.
Selection of Consultants.  IPM and Client will agree from time to time to certain
Consultant(s) to provide Services to Client, and each such engagement will become effective upon
the Effective Date of the applicable Schedule to this Agreement.  IPM and Client agree each such
Consultant has been selected to perform the Services after mutual consultation and is a suitable
individual with sufficient education and prior experience to provide the designated Services to
Client.  IPM may replace a Consultant if such Consultant becomes unavailable to IPM for any
reason.  In each such event, IPM will endeavor to provide a reasonably sufficient replacement
Consultant within two (2) weeks, and this Agreement and the applicable Schedule shall then
apply with respect to that replacement Consultant.  IPM may use secondary vendors to fulfill any
or all of its obligations hereunder without securing Client’s consent.
3.
Term.  This Agreement shall commence upon its execution by both parties hereto
(the “Effective Date”) and shall continue until terminated by either party, with or without cause,
by providing the other party 30 days’ prior written notice of termination.  Each Schedule shall set
forth the terms under which it may be terminated.  Any termination of this Agreement shall not
automatically  terminate  any  then-effective  Schedule(s),  each  of  which  must  be  terminated
pursuant to its specific terms and conditions.
4.
Fees, Invoicing and Payment
4.1.
In consideration of the Services to be rendered by IPM, Client shall pay to
IPM all fees and expenses arising hereunder and arising pursuant to the terms of each active
Schedule.
4.2.
In  addition,  if  at  any  time  during  the  term  of  this  Agreement  or  the
applicable Schedule or within one (1) year thereafter Client hires, contracts with or engages in any
way, directly or indirectly, any Consultant that has been provided by IPM to provide Services to
Client under this Agreement or any Schedule hereto to perform any services for or for the benefit
of Client (other than through IPM), Client hereby agrees to pay IPM an Engagement Fee equal to
20.8% of the annualized salary, fees or other compensation to be paid to or for the benefit of such
Consultant, payable to IPM at the time of such engagement of the Consultant’s services.
4.3.
Client agrees to timely review and approve reports of time worked by IPM
employees, if submitted to Client.  If Client is unavailable to approve, IPM may approve such
reports on Client’s behalf.  Reports of time worked approved as set forth herein will be conclusive
as to the Services provided by each IPM Consultant assigned to Client.
4.4.
IPM will invoice Client semi-monthly for all amounts arising hereunder,
which invoices are payable by Client on net 10-day payment terms.  Late payments will be subject
to  a  service  charge  of  one  and  one-half  percent  (1.5%)  per  month,  or  the  maximum  charge
permitted by law, whichever is less. In addition to charging interest, IPM reserves the right to
suspend performance of the Services while any amount due hereunder is past due and remains
unpaid.

Page 3 of 11
5.
Independent Contractor Status; Obligations and Duties of Parties.  With respect to
the  services  provided  by  IPM  hereunder,  IPM  shall  be  an  independent  contractor,  and  no
Consultant shall be construed in any way to be an employee of Client.
5.1.
As the employer, IPM will maintain all necessary personnel and payroll
records  for  its  employees;  calculate  their  wages  and  withhold  taxes;  remit  such  taxes  to  the
appropriate  governmental  entity;  pay  net  wages  and  benefits,  if  any,  to  its  employees;  and
provide workers’ compensation insurance coverage as required by law.
5.2.
IPM  shall  be  responsible  for  providing  proper  compensation  to  the
Consultants  and  all  other  IPM  representatives  per  IPM’s  agreed  terms  therewith,  and  no
employee or contractor of IPM shall be entitled to or have any right to demand salary, wages,
benefits,  employment  or  income  taxes,  reimbursements,  workers  compensation  coverage,
retirement, insurance or any other benefit, compensation or remuneration directly from Client,
whether or not Client affords any such payment or benefit to its employees.  Notwithstanding the
foregoing, if applicable Client shall be responsible to pay any alternative pension contributions
as required by state law that arise as a result of the Services provided hereunder; Client agrees
that it shall otherwise pay no wages, salary or other forms of direct or indirect compensation,
including employee benefits, to any Consultant.
5.3.
IPM shall have the sole authority to assign and/or remove the Consultants.
Notwithstanding the foregoing, Client may request in writing that IPM remove or reassign a
Consultant, and IPM shall not unreasonably withhold its approval of any such request.
5.4.
Client shall provide IPM’s employees with a suitable workplace, if and as
applicable,  that  complies  with  all  applicable  safety  and  health  requirements;  and  adequate
instructions, assistance, supervision and time to perform the Services.  Where an IPM employee
is  given  access  to  any  of  Client’s  computer  equipment  or  systems,  Client  is  responsible  for
maintaining a current backup copy of any data associated with those systems and appropriate
written internal control procedures relating thereto.  Client agrees to give IPM immediate written
notice of any concern or complaint regarding a Contractor’s performance or conduct.  Client
agrees that it shall report all on-the-job illnesses, accidents and injuries of any Contractor to IPM
immediately upon Client’s receipt of notice or knowledge of same.
6.
Compliance with Law.  IPM agrees to comply, and to ensure that the Consultants
and  all  other  IPM  representatives  comply,  with  the  provisions  of  Federal  law,  State  statutes,
Client’s Code and any and all other applicable laws.  Client agrees to comply with its obligations
under all applicable laws, regulations and orders, including but not limited to laws relating to
workplace safety and employment discrimination.  Client represents that its actions under this
Agreement do not violate its obligations under any agreement it has with any labor union.

Page 4 of 11
7.
Indemnification
7.1.
IPM agrees to indemnify, defend and hold harmless Client, to the extent of
the  insurance  limits  set  forth  in  Section 10,  from  and  against  all  claims,  liabilities,  damages,
attorneys’ fees, costs and expenses (“Losses”) arising out of IPM’s breach of its obligations under
this Agreement or any direct claim for workers’ compensation benefits for job-related bodily
injury or death asserted against Client by any IPM employees or, in the event of death, by their
personal  representatives.    IPM’s  obligation  to  indemnify,  defend  and  hold  harmless  will  not
apply to: indirect, special or consequential Losses; the extent Losses are due to Client’s failure to
fulfill its duties under this Agreement or any applicable law; the extent any Losses, except for the
payment of workers’ compensation benefits, are the result of any negligent act or omission or
intentional  misconduct  of  Client,  its  employees  or  agents;  or  the  extent  Client  is  required  to
indemnify IPM against such Damages as set forth in this Agreement.
7.2.
Client agrees to indemnify, defend and hold harmless IPM and its officers,
directors, employees and agents from and against all Losses imposed upon or incurred by IPM,
other than for job-related bodily injury or death of IPM’s employees on assignment to Client,
arising out of Client’s breach of its obligations under this Agreement or Client’s failure to comply
with  its  obligations  under  applicable  laws,  regulations  or  orders.    Client’s  obligation  to
indemnify, defend and hold harmless will not apply to: indirect, special or consequential Losses,
or the extent any Losses are the result of any negligent act or omission or intentional misconduct
of IPM, its employees or agents.
7.3.
IPM and all IPM Consultants and representatives shall be entitled to the
defense  and  indemnification  provisions  of  Client’s  Code  and  any  other  indemnification
protections available by statute.
7.4.
The party that is seeking indemnity from the other party pursuant to this
Section 7  shall  give  the  indemnifying  party  prompt  notice  of  any  such  claim,  allow  the
indemnifying  party  to  control  the  defense  and  settlement  thereof,  and  cooperate  with  the
indemnifying party relating thereto.  If the indemnifying party does not assume control of the
defense, the indemnified party may do so at the expense of the indemnifying party.  Failure or
delay of notice of any claim hereunder shall not relieve an indemnifying party of its obligations
with respect to such claim except to the extent such indemnifying party can demonstrate that its
interests have been materially prejudiced by such failure or delay.
7.5.
The  provisions  of  this  Section   7  shall  survive  the  termination  of  this
Agreement and the expiration or termination of any Schedule hereto.
8.
Bonding.    Client  shall  provide  all  required  bonding,  if  any,  relating  to  the
performance of Services as set forth herein.
9.
Performance  Warranty.    IPM  warrants  that  the  Services  rendered  by  the
Consultants  will  conform  to  the  requirements  of  this  Agreement  and  to  the  prevailing

Page 5 of 11
professional standards for comparable services in the Phoenix metropolitan area.  In the event of
breach  of  the  foregoing  warranty,  IPM  will  re-perform  the  deficient  Services  and  correct  the
breach at no additional cost.  Except for the warranties described herein, IPM disclaims all other
warranties  concerning  the  Services,  express  or  implied,  including  without  limitation  any
warranty  of  merchantability  or  fitness  for  a  particular  purpose  and  any  warranty  that  might
otherwise  arise  pursuant  to  applicable  law.    Client’s  remedies  and  IPM’s  liability  under  this
Agreement are limited to the remedies and liabilities set forth in this Section 9.
10.
Insurance
10.1.
IPM  agrees  to  procure  and  maintain  in  force  during  the  term  of  this
Agreement,  at  its  own  cost,  the  following  coverages  or  sufficient  evidence  of  qualified  self-
insured status of same:
10.1.1. Commercial  General  or  Business  Liability  Insurance  with
minimum combined single limits of one million dollars ($1,000,000) each occurrence and two
million dollars ($2,000,000) general aggregate.
10.1.2. Professional Liability coverage with minimum limits of one million
dollars ($1,000,000) each claim and one million dollars ($1,000,000) general aggregate.
10.2.
All coverages shall be continuously maintained to cover all liability, claims,
demands and other obligations assumed by IPM pursuant this Agreement. In the case of any
claims-made  policy,  the  necessary  retroactive  dates  and  extended  reporting  periods  shall  be
procured to maintain such continuous coverage.  Client reserves the right to continue payment of
the premium for which reimbursement will be deducted from amounts due or subsequently due
IPM.
 
10.3.
A Certificate of Insurance shall be completed by IPM’s insurance agent(s)
as evidence that policies providing the required coverages, conditions and minimum limits are in
full  force  and  effect.  The  Certificate  shall  identify  this  Agreement  and  shall  provide  that  the
coverages afforded under the policies shall not be canceled, terminated or limits reduced until at
least 30 days prior written notice has been given to Client.  The Certificate of Insurance will name
Client  as  an  additional  insured,  except  for  workers  compensation  and  professional  liability
insurance.  The Certificate of Insurance shall be sent or emailed to the Manager.
11.
Applicable Law; Venue.  This Agreement shall be governed by the laws of the State
of Arizona and suit pertaining to this Agreement may be brought only in courts in the County in
the State of Arizona in which Client is located.

Page 6 of 11
12.
Miscellaneous
12.1.
Amendments.  Except as may be otherwise stated herein, this Agreement
or any Schedule hereto may be modified only by a written amendment signed by persons duly
authorized to enter into contracts on behalf of Client and IPM.
12.2.
Severability.  The provisions of this Agreement are severable to the extent
that any provision or application held to be invalid by a court of competent jurisdiction shall not
affect any other provision or application of the Agreement which may remain in effect without
the invalid provision or application.
12.3.
Binding Effect.  This Agreement shall inure to the benefit of and be binding
upon the parties hereto and their respective successors, representatives and assigns.
12.4.
Entire Agreement; Interpretation; Parol Evidence.  This Agreement and the
Schedules hereto collectively represent the entire agreement of the parties with respect to its
subject matter, and all previous agreements, whether oral or written, entered into prior to this
Agreement  are  hereby  revoked  and  superseded  thereby.    No  representations,  warranties,
inducements or oral agreements have been made by any of the parties except as expressly set
forth herein, or in any other contemporaneous written agreement executed for the purposes of
carrying  out  the  provisions  of  this  Agreement.    This  Agreement  shall  be  construed  and
interpreted according to its plain meaning, and no presumption shall be deemed to apply in favor
of, or against the party drafting the Agreement.  The parties acknowledge and agree that each has
had the opportunity to seek and utilize legal counsel in the drafting of, review of, and entry into
this Agreement.
12.5.
Waiver.  The failure by one party hereto to require performance by the
other party shall not be deemed to constitute a waiver of any such breach, nor of any subsequent
breach by the other party of any provision of this Agreement, and shall not affect the validity of
this Agreement, nor prejudice either party’s rights in connection with any subsequent action.
This Agreement or any provision hereof may be waived by a party hereto only via a writing
signed by such party.
12.6.
Force Majeure.  IPM will not be responsible for failure or delay in assigning
its employees to Client if the failure or delay is due to labor disputes and strikes, fire, riot, war,
acts of nature or of God, or any other causes beyond the control of IPM.
12.7.
Dispute Resolution.  The parties agree in good faith to attempt to resolve
amicably,  without  litigation,  any  dispute  arising  out  of  or  relating  to  this  Agreement  or  any
Schedule hereto.  In the event that any dispute cannot be resolved through direct discussions, the
parties agree to endeavor to settle the dispute by mediation.  Either party may make a written
demand for mediation, upon which demand the matter shall be submitted to a mediation firm
mutually selected by the parties.  The mediator shall hear the matter and provide an informal
opinion  and  advice  within  twenty  (20)  days  following  written  demand  for  mediation.    Said

Page 7 of 11
informal opinion and advice shall not be binding on the parties, but shall be intended to help
resolve the dispute.  The mediator's fee shall be shared equally by the parties.  Each party shall
pay its own attorneys’ fees and costs.  If the dispute has not been resolved, the matter may then
be submitted by either party to the judicial system.
12.8.
Attorneys’ Fees and Costs.  Should any legal action, including mediation
or other alternative dispute resolution methods, be necessary to enforce any term of provision of
this Agreement or to collect any portion of the amount payable hereunder, then all reasonably
incurred  expenses  of  such  legal  action  or  collection,  including  witness  fees,  costs  of  the
proceedings and attorneys' fees, shall be awarded to the substantially prevailing party.
12.9.
Notices and Requests.  Any notice or other communication required or
permitted to be given under this Agreement shall be in writing and shall be deemed to have been
duly given if (a) delivered to the party at the address set forth below, (b) deposited in the U.S.
Mail, registered or certified, return receipt requested, to the address set forth below, or (c) given
to a recognized and reputable overnight delivery service, to the address set forth below:
If to Client:
Troy Smith, Town Manager
Town of Wickenburg
155 N. Tegner St.
Suite A
Wickenburg AZ  85390
Email: tsmith@wickenburgaz.gov
If to IPM:
Interim Public Management, LLC
29408 N. Verde River Way W
Scottsdale, Arizona 85263
Attn:  Timothy G. Pickering, President and CEO
Email: tim@IPMaz.com
or at such other address, and to the attention of such other person or officer, as any party may
designate in writing by notice duly given pursuant to this subsection.  Notices shall be deemed
received the earlier of (a) when delivered to the party, (b) three business days after being placed
in the U.S. Mail, properly addressed, with sufficient postage, or (c) the following business day
after being given to a recognized overnight delivery service, with the person giving the notice
paying  all  required  charges  and  instructing  the  delivery  service  to  deliver  on  the  following
business  day.    If  a  copy  of  a  notice  is  also  given  to  a  party’s  counsel  or  other  recipient,  the
provisions above governing the date on which a notice is deemed to have been received by a party
shall mean and refer to the date on which the party, and not its counsel or other recipient to which
a copy of the notice may be sent, is deemed to have received the notice.
12.10. Confidentiality of Records.  IPM shall establish and maintain commercially
reasonable  procedures  and  controls  for  the  purpose  of  ensuring  information  contained  in  its
records  or  obtained  from  Client  or  from  others  in  carrying  out  its  obligations  under  this

Page 8 of 11
Agreement  shall  not  be  used  or  disclosed  by  it,  its  agents,  officers,  or  employees,  except  as
required to perform IPM’s duties under this Agreement or for the management of IPM’s business.
Persons requesting such information should be referred to Client.
12.11. Americans With Disabilities Act. This agreement is subject to all applicable
provisions of the Americans with Disabilities Act (Public Law 101-336, 42 U.S.C. 12101-12213) and
all  applicable  federal  regulations  under  the  Act,  including  28  CFF  Parts 35  and 36.    (Non-
Discrimination:    IPM  shall  comply  with  Executive  Order  2009-09,  which  mandates  that  all
persons, regardless of race, color, religion, sex, age, national origin or political affiliation shall
have  equal  access  to  employment  opportunities,  and  all  other  applicable  state  and  federal
employment laws, rules and regulations, including the Americans With Disabilities Act.  IPM
shall take affirmative action to ensure that applicants for employment and employees are not
discriminated  against  due  to  race,  creed,  color,  religion,  sex,  age,  national  origin  or  political
affiliation or disability.)
12.12. Compliance  With  Federal  and  State  Laws.    IPM  understands  and
acknowledges  the  applicability  to  it  of  the  Americans  with  Disabilities  Act,  the  Immigration
Reform and Control Act of 1986 and the Drug Free Workplace Act of 1989.
12.12.1.Under the provisions of A.R.S. § 41-4401, IPM hereby warrants to
Client that IPM and each of its subcontractors will comply with, and are contractually obligated
to comply with, all Federal Immigration laws and regulations that relate to their employees and
A.R.S. § 23-214(A) (hereinafter "Contractor Immigration Warranty").
12.12.2.Client retains the legal right to inspect the papers of any contractor
or  subcontractor  employee  who  works  on  this  Agreement  to  ensure  that  the  contractor  or
subcontractor is complying with the Contractor Immigration Warranty.  IPM agrees to assist
Client in regard to any such inspections.
12.12.3.Client may, at its sole discretion, conduct random verification of the
employment  records  of  IPM  and  any  subcontractors  to  ensure  compliance  with  Contractor's
Immigration  Warranty.    IPM  agrees  to  assist  Client  in  regard  to  any  random  verifications
performed.
12.12.4.Neither  IPM  nor  any  subcontractor  shall  be  deemed  to  have
materially  breached  the  Contractor  Immigration  Warranty  if  IPM  or  any  subcontractor
establishes  that  it  has  complied  with  the  employment  verification  provisions  prescribed  by
sections  274A  and  274B  of  the  Federal  Immigration  and  Nationality  Act  and  the  E-Verify
requirements prescribed by A.R.S. § 23-214, Subsection A.
12.12.5.The provisions of this article must be included in any contract that
IPM enters into with any and all of its subcontractors who provide services under this Agreement
or any subcontract. "Services" are defined as furnishing labor, time or effort in the State of Arizona

Page 9 of 11
by a contractor or subcontractor. Services include construction or maintenance of any structure,
building or transportation facility or improvement to real property.
12.13. No Kick-back Certification.  No person has been employed or retained to
solicit  or  secure  this  Agreement  upon  an  agreement  or  understanding  for  a  commission,
percentage, brokerage or contingent fee; and that no member of Client’s Council or any employee
of Client has any interest, financially or otherwise, in IPM’s firm.
12.14. Conflict  of  Interest.    From  the  date  of  this  Agreement  through  the
termination of its service to Client, IPM shall not accept, negotiate or enter into any contract or
agreements  for  services  with  any  other  party  that  may  create  a  substantial  interest,  or  the
appearance  of  a  substantial  interest  in  conflict  with  the  timely  performance  of  the  work  or
ultimate outcome of this Agreement and/or adversely impact the quality of the work under this
Agreement without the express approval of the Manager. Whether such approval is granted shall
be in the sole discretion of the Manager. The parties hereto acknowledge that this Agreement is
subject to cancellation pursuant to the provisions of ARS § 38-511.
IN  WITNESS  WHEREOF  the  parties  have  executed  this  Agreement,  effective  on  the
Effective Date described above.
Client: Town of Wickenburg
By: Troy Smith, Town Manager
Date
ATTEST:
Amy Brown, Town Clerk
                                     
Agreed to and accepted by Interim Public Management, LLC:
By: 
       Tim Pickering, President and CEO
Date

Page 10 of 11
SCHEDULE
TO
PROFESSIONAL SERVICES AGREEMENT
Effective Date of Schedule:  [Insert date]
Client:  [Insert Client name], Arizona
Services:  [Insert description]
Expected Commencement Date for Engagement:  [Insert date]
Expected Services Performance:  [Insert number] days per week, typically [Insert weekdays]
Fees:  Client shall pay to IPM the Fees set forth below, in consideration of the Services rendered
by IPM hereunder:
Services Fees:
The Town shall pay IPM the following fee for each for each week
during which the Consultant or other IPM representatives provide
Services to the Town:  $[Insert amount] per week, per Consultant
or other IPM resource
The Services Fees set forth above shall increase by five percent on [Insert date] and annually
thereafter.  Services Fees may be prorated by IPM as appropriate.  If Client expressly approves or
requests that a Contractor work overtime hours, and if IPM is required to pay such Consultant
overtime rates for such work, Client hereby agrees that its rates for such Consultant with respect
to such overtime hours shall be 1.5 times the Services Fees rates set forth above.
Expenses.   Client shall reimburse IPM for the following expenses:

Actual cost for business-related meals, mileage at IRS standard rates, lodging, supplies,
copies,  postage,  and  other  customarily  reimbursed  expenses  reasonably  related  to  the
performance of the Services; and

An administrative charge of 15% on all reimbursed expenses.
Term:  This Schedule shall commence upon its stated Commencement Date and shall continue
until [Insert date] and shall continue month to month after said date.  After, [Insert date] this
Schedule may be terminated either (a) by either party without cause by providing the other party
30 days’ prior written notice of termination; or (b) by either party with cause by providing the
other party at least fifteen (15) days’ prior written notice of termination for cause, provided that
if the party giving such notice agrees that such cause has been cured during the first seven (7)
days of such notice period then such notice of termination shall have no force or effect.  Should
the Client terminate the agreement before [Insert date], Client shall pay to IPM as a termination
fee and not as a penalty fifty percent (50%) of the Services Fee set forth above for each week
remaining between the date of Client’s early termination and [Insert date].

Page 11 of 11
IN  WITNESS  WHEREOF  the  parties  have  executed  this  Schedule,  effective  on  the
Effective Date described above.
Client: [Insert Client name]
By: [Insert name and title of signer]
Date
ATTEST:
                                     
Agreed to and accepted by Interim Public Management, LLC:
By: 
       Tim Pickering, CEO
Date