2026-04-13 City Council Work Session Minutes_DRAFT

D R A F T
WORK SESSION OF THE COMMON COUNCIL
OF THE CITY OF EL MIRAGE
EL MIRAGE CITY COUNCIL CHAMBERS
10000 N. EL MIRAGE ROAD
9:30 AM - MONDAY, APRIL 13, 2026
Minutes
 
           
 
1.
ROLL CALL
Present: 
Mayor Alexis Hermosillo; Vice Mayor Jacquelyn Parsons; Councilmember Ryan
Eldridge; Councilmember Scottie Gentry; Councilmember Anita Norton;
Councilmember Donna Winston 
Absent: 
Councilmember Monica Dorcey (excused) 
2.
CALL TO ORDER - meeting called to order at 9:36 a.m.
 
3.
WORK SESSION PRESENTATION
 
1.
Proposed Fiscal Year 2026/27 annual budget review and discussion. (Administration)
Cyrstal Dyches, City Manager, stated the purpose of this work session is to walk through
the proposed Fiscal Year 2027 budget and highlight key items by fund and department.
Council can provide feedback which will be incorporated into the City Manager's final
recommended budget. The fiscal year 2027 budget maintains core services while
addressing rising personnel and operating costs. The General Fund is proposed at 47.5
million. This is a 6.45% increase over last year. The budget does not increase the property
tax rate. The proposed tax rate decreased for the 8th consecutive year. Overall collections
remain stable due to growth in new construction. The budget maintains current levels
while responding to increased demand in key areas. Public Safety remains the largest
operational component with Police and Fire adjustments tied to operations, investigations
and support services. Development Services reflect continued growth consistent with
current activity levels. The increase in Information Technology is primarily related to
hardware replacement, cybersecurity and system reliability. Similar service-driven
increases are reflected in the Highway User Revenue Fund (HURF) and Enterprise Funds,
largely tied to maintenance and infrastructure needs. Debt services increased this year due
to scheduled payments, but the city overall continues to pay down existing obligations and
has not issued any new general obligation debt since 2017. The five-year outlook provides
additional context as the city remains structurally balanced with ongoing revenues
supporting ongoing expenditures with strong reserves including approximately $14 million
designated for stabilization.
Ms. Dyches introduced Macy Walker, Budget Manager, to continue the conversation by
detailing significant changes in each department's budget.
Ms. Walker provided an overview of the financial practices and achievements for the
current budget year. She stated the ongoing revenues support ongoing expenses and
currently there is $14 million in reserves. The city's revenues are driven by sales tax, state
income tax, grants, and fees and charges for services. The current expenditures are driven
by inflation, personnel costs and capital projects. The Parks and Recreation Department

has requested one additional .5 full-time employee and additional hours for the current
park ranger employees, which will provide coverage for employees to get to the majority
of the parks within the week. This proposed addition would bring the total authorized
personnel positions to 12 in the Parks and Recreation Department and brings the total
number of authorized full-time non-elected employees to 229.6 for the city.  Personnel
cost factors include: a decrease in the police Public Safety Personnel Retirement System
(PSPRS) rate from 26% to 11.32%, an increase in the Fire PSPRS rate to 17.38%, a
decrease in the Arizona State Retirement System to 11.98%, health insurance increase of
4.5%, Post Employment Health Plan increased 2%, and the compensation study
implementation is 7.6%. The compensation study included the 32 grade salary structures
that aligned the city with the market conditions and tied the minimum wage to the Arizona
minimum wage.
Ms. Walker discussed the Capital Improvement Plan (CIP) changes that were included in
the budgeting process. Playground equipment replacement was moved from fiscal year
2029/2030 to fiscal year 2027 and the pavement management program increased from $7
million to $10 million. There are a total of 25 capital projects listed in the plan that have
previously been adopted by council. The consolidated summary of revenues and total
sources equals $94.5 million and total uses and expenses are $100 million with a
contingency of $10 million in the grant fund. 
Ms. Walker presented an overview of each department's budgets, outlining the significant
changes in the year-over-year differences in the total budget for each department.
Court Fund: Personnel services increased, IT hardware/accessories decreased due to the
movement of funds to non-professional services, machinery and equipment increased
$38,000 to add electronic card readers and security cameras to meet the required code of
the Arizona Judicial Code of Administration, and computer data services increased $20,000
due to the installation of fiber optic network to fix issue with the court's computer system.
Discussions included the contract for security services and armored services. 
Highway User Revenue Fund (HURF): Personnel services increased as outlined in the
personnel cost factors and landscaping services increased due to expanding services for
irrigation repair and wash cleanup on a more frequent basis. Discussion included
clarification of memberships and cost increases associated with membership dues.
Local Transportation Assistance Funding (LTAF): No significant changes. Discussion
included program boundaries and reduced program usage.
Ms. Walker discussed the Special Projects — Grants Fund. Discussion included clarification
of funds listed in the extraordinary placeholder line item.
Water Fund: Personnel services increased, operations supplies decreased due to the
completion of the up-front payments for NIA CAP water, operations services increased due
to an increase in liability insurance, operations special projects decreased due to the
completion of the Dietz Crane Arsenic Media Replacement, and customer service printing
services increased due to a missed allocation from the change in general ledger accounts.
Discussion included cost of meter repairs and replacement, water meter origination, and
the frequency of meter reading.
Wastewater Fund: Personnel services increased, administrative supplies increased due to
the reallocation of parts and equipment from service to supplies, and collections special
projects increased to replace the guideline at Brisas Lift Station.
Sanitation Fund: Discussion included the current contract with Parks and Sons, rebidding
the contract, soliciting quotes from other vendors, and the cost of sanitation services in
other local municipalities. 
City Clerk Department: Personnel services increased and services increased due to election
services needed to cover primary and general elections.
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Work Session - Council Minutes
April 13, 2026

Administration Department: Personnel services increased, administrative IT hardware
increased due to the replacement of the printer/copier, administrative special projects
increased due to the neighborhood services program, and the Office of Management and
Budget increased due to increased cost of budget and project management software.
Discussion included clarification of the number of positions under Administration, age and
replacement philosophy for copy machines, executive leave, service award leave, and
surplus strategy for copy machine disposal.
Information Technology Department: Personnel services increased, supplies increased due
to hardware replacements at City Hall and the Police Department, and services increased
due to implementation of cybersecurity and software costs. Discussion included the life
cycle of computers, security updates, software maintenance agreement, and the number
of city hall computer replacements and the replacement schedule. 
Human Resources Department: Personnel services increased and services decreased
primarily due to the completion of the FY26 Compensation Study. Discussion included the
age of the copy machine, the number of copies on that machine, and who primarily uses
that copy machine.
Financial Services Department: Personnel services increased, financial services increased
due to the Transaction Privilege Tax (TPT) compliance and information contracting
increasing, and accounting services increased due to the upgrade of payroll services. 
Public Works Department: Facilities supplies decreased due to the movement of parts and
hardware supplies to the repair and maintenance services and the facilities repair services
increased due to the movement of the heating, ventilation and air conditioning (HVAC)
replacements from special projects. Discussion included listing all the items in the repair
and maintenance services budget line item.
Non-Departmental: The Maricopa County Sheriff's Office (MCSO) jail housing rate
increased, liability insurance increased and the non-professional services increased due to
the proposed addition of the revitalization and home repair program. This does include a
new project that is not currently factored into the budget, which is Riverbed Clearing and
Wash Maintenance. This project is intended to reduce conditions that support encampment
activity. The estimated cost is $200,000 for the riverbed clearing and $75,000 for the city
wash areas. Discussion included what areas of the wash to be cleared, agreements with
the property owners to allow cleanup, community impact by the homeless, public safety,
and code compliance.
Development Services Department: Personnel services increased, administrative
information technology hardware increased due to the replacement of  the copy machine.
Engineering services increased due to additional traffic studies and code compliance
services increased due to the implementation of neighborhood preservation, which includes
graffiti removal and homeless encampment cleanup.
Parks and Recreation Department: Personnel services increased, parks landscaping
services increased due to a maintenance contract expanding to cover irrigation repairs,
parks extermination services increased to address gopher and bee issues, parks special
projects decreased due to the completion of the YMCA pool shade structure and gym
floors, special events decreased due to the end of the Marvin Andrews Fellowship and the
Senior Center services decreased due to a reduction the meal program costs. Discussion
included the cost of the fence at Bill Gentry Park, the number of positions for Park
Rangers, staffing levels for Park Rangers, maintenance staffing needs, vehicle repair
maintenance cost, cost for music and movie in the park, irrigation repairs and inspections,
and employee response intervals for parks.
Police Department: Administrative training cost increased due to the reallocation and
inclusion of training costs, non-professional services increased to account for the West
Valley Law Enforcement Training Academy, operations personnel services decreased due
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to the Public Safety Personnel Retirement System (PSPRS) contribution rate decrease,
operations repair and maintenance services increased due to the annual maintenance costs
for the Glendale Regional Public Safety Training Center (GRPSTC), operations telephone
communication services increased due to the dispatch services agreement and the
Regional Wireless Communications Network increase and the operations tangible assets
increased due to the expansion of Flock and Motorola Spillman. Discussion included
clarification on the intelligent key allocations.
Fire Department: Personnel services increased, operations supplies increased due to the
personnel protective equipment replacement and operations services increased due to
increased travel costs for training.
Mayor and Council: Personnel services increased. 
Ms. Walker stated the next steps in the budget process would be adopting the utility rates
and fee schedule and adopting the tentative budget on May 5, 2026, then next adopting
the final budget on May 19, 2026, and finally adopting the property tax levy on June 2,
2026.
Council discussion included the employee compensation study and employee pay ranges
and a proposed budget for the El Mirage Youth Advisory Commission (EMYAC).
 
4.
ADJOURNMENT - meeting adjourned at 11:58 a.m.
 
_____________________________
Alexis A. Hermosillo, Mayor
ATTEST:
 
I hereby certify the aforementioned minutes are a true and accurate record of the El Mirage City
Council Work Session held on Monday, April 13, 2026, and a quorum was present.  
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April 13, 2026